3. Alapveto irodai alkalmazói programok áttekintése

INFORMÁCIÓ TECHNOLÓGIA

3. Alapveto irodai alkalmazói programok áttekintése A fejezetbol megismeri: v a szövegszerkesztés, v a táblázatkezelés és v az adatbázis-kezelés alapelveit, legfontosabb szabályait. A fejezet célja segítséget nyújtani az irodai alapszoftverek világában való eligazodáshoz, vagyis hogy egy konkrét feladat megoldásához milyen szoftverekre van szükség.

3.1. Irodai szoftverek A számítástechnika irodai felhasználása igen sokrétu. A kezdeti megoldások a számítási feladatok gyors megoldására irányultak, de rövid idon belül felmerült az irodai adminisztráció megkönnyítésének kérdése is. Ehhez eloször a gépírást kiváltó egyszeru szövegszerkesztok jelentek meg, így könnyebbé vált az írott szövegek javítása, szerkesztése. A kezdeti, karakteres üzemmódú szövegszerkesztok napjainkra hatalmas kiadványszerkeszto programrendszerré notték ki magukat. Ezek a rendszerek a képek szerkesztésén túl támogatják a többhasábos szerkesztést és egyszerubb táblázatok kezelését is. A számítási feladatok megoldásában megjelentek az adatbázisokkal kapcsolatos munkák támogatását szolgáló szoftverek. Ezek átfogó módon szolgálják a felhasználót, de mivel az alapszoftverek általános célúak, a speciális feladatokat továbbra is külön kell megoldani. Ezek a rendszerek általában ún. nyitott rendszerek, így támogatják a speciális feladatok megoldását is. A nyitott rendszerek szabadon programozhatók saját fejlesztoi nyelvükön. Ezt nevezzük alkalmazásfejlesztésnek. Az adatbázisok kezelésének, felhasználásának bizonyos eseteiben táblázatos adatok között kell sorozatos muveleteket végrehajtani. Az ilyen feladatok megoldására táblázatkezelo szoftvereket használnak. Az említett szoftverek ma már integráltan is megjelennek különbözo programcsomagokban (pl. MS Office), megvalósítva az irodaautomatizálás gyakorlati szintjét.

32

FFFK SdiLA TEMPUS Projekt

nyitott rendszer

INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIA

3.2. Szövegszerkesztés Nagyon sokféle szövegszerkeszto program létezik. Vannak azonban olyan alapelvek és szabályok, amelyek szoftverfüggetlenek. Mivel a Windows alatt futó Word (Winword) a legelterjedtebb, a Word for Windows 6.0-ás magyar nyelvu változatának parancsain keresztül tekintjük át a szövegszerkesztés elemeit.

gramot elindító ikon

Régebben élesen megkülönböztették a kiadványszerkesztést a szövegszerkesztéstol. Míg szövegszerkesztésen csak szövegek bevitelét és feldolgozását értették, addig a kiadványszerkesztés – amely elsosorban nyomdai alkalmazást jelentett – magában foglalta a képek feldolgozását, a szöveg és a grafika egyideju kezelését is. Napjainkra minden komolyabb szövegszerkeszto képes kiadványszerkesztésre, így a határ a két rendszer között összemosódott. 3.2.1. A szövegszerkesztés jellemzoi

szövegkurzor

A Winword használatához nélkülözhetetlen az egér. Az egér mozgását az egérkurzor mutatja, amely a szövegterületen I alakú, de menüsoron, eszközsoron, menülécen, vonalzósoron, panelek szélén átalakul ferde nyíllá. Ha a szövegkurzor I alakú és állandóan villog, ez mutatja a beszúrás helyét. Ahová az egérrel kattintunk, a szövegkurzor oda helyezodik át. Melyek a legfontosabb szövegszerkesztési feladatok? s szerkesztés s formázás, megjelenítés s táblázatok szerkesztése s képek, ábrák elhelyezése s oldalszámozás, s helyesírás-ellenorzés Maga a szöveg begépelése alapvetoen a bil: Feladat lentyuzet kezelésének ismeretét igényli. Ez gyaGyakorolja szövegek begépelését korlással fejlesztheto. Emellett ügyelni kell a haa Windows Word programjával! gyományos gépírás és a számítógépes szövegVálasszon egy több oldalas szerkesztés különbségeire is (pl. sorvége jel alszöveget, gépelje be, és ezen a dokumentumon gyakorolja a kalmazása, oldaltörés stb.) különbözo szerkesztési A gépelés során csak a legegyszerubb szerlehetoségeket. Pl. kesztési szabályokra ügyeljünk (pl. írásjelek formázás, oldalbeállítás elott ne hagyjunk ki üres helyet), a formázást tabulátorok használata hagyjuk a végére. Ha olyan betut, jelet szeretoldalszámozás nénk bevinni, amelyet nem találunk a billentyuoldaltörés beillesztése elválasztás, helyesírás zeten, használjuk a Beszúrás menü Szimbólum ellenorzés stb. párbeszédablakot. A gyakorláshoz segítséget nyújt a Próbáljunk figyelni a formára is, pl. a cím program kezeloi kézikönyve és a vagy megszólítás legyen új sorban. A cím Súgó menü. kivételével, ha sor végére érünk, ne üssünk A Word automatikusan Enter-t! A tördel: Word ha automatikusan egy szó mártördel: nem fér ha ki egya


33


sorba, a Word átviszi a következobe. A szavak automatikus elválasztására is van lehetoség. A bekezdést zárjuk le az Enter billentyuvel! Miért nem célszeru az Enter használata? Ha késobb megváltoztatjuk a szöveg vagy a lap beállításait, lehet hogy egy sorba több (vagy kevesebb) szó fér el, ugyanis a Word alapegysége a bekezdés. Ilyenkor a Word automatikusan újratördel, és ha nincsen Enter, a sort kitölti. Ha Enter-t használunk, ez kötelezo sortörést jelent, a következményei pedig a beállítottnál rövidebb sorok lesznek, ezért Enter-t csak a bekezdés végére szoktunk tenni. Erre utal a szövegbevitelkor leütött Enter Word-beli neve is: bekezdés-végjel. Ha üres sort szeretnénk a bekezdés után, nyomjuk meg újra az Enter-t. A másik – az írógépes szövegbeviteltol eltéro – jellemzo a szóközök használata behúzásoknál (azaz akkor, amikor a szöveg nem a lap szélén kezdodik, hanem beljebb). Írógéppel történo írásnál a szóköz "pötyögtetésével" mozgatják a kívánt helyre az írógép fejét. A számítógépen a szóköz (Space) használata azért nem célszeru, mert a szóköz mérete függ a betutípustól. Ha késobb megváltoztatjuk a szöveg betutípusát, a szóközök szélessége is változik, és pl. a nagy gonddal egy vonalba állított sorkezdések össze-vissza kacskaringóznak. Ha a Tab (tabulátor) billentyut használjuk, ez a hiba elkerülheto. A tabulátor adott távolságra, alapértelmezésben fél hüvelykre (kb. 1,27 cm-re) viszi a szövegkijelölo I jelet, a kurzort. Ez a beállítási érték is átállítható a Formátum menü Tabulátorok párbeszédablakában. Ha nem a megfelelo betut vagy karaktert ütöttük le, a Backspace billentyu a kurzor elotti, a Del (vagy Delete) a kurzor utáni betut törli. A szövegben kisebb távolságokra a billentyuzet nyilaival, messzebbre egérrel illetve a gördítosávok használatával juthatunk. A tabulátorok, bekezdés-végjelek szövegbevitelkor nem jelennek meg. Ha kíváncsiak vagyunk, milyen rejtett jeleket tartalmaz a szöveg, a Standard eszköztár Mutat/Rejt gombjára kattintva (leginkább egy fordított P beture hasonlít) válthatunk a jelek megjelenítése, illetve elrejtése között.

bekezdés

szóköz

tabulátorok

3.2.2. Word muveletek A legtöbb Word parancs szövegrészeken végez muveleteket, így az egyik legfontosabb megtanulandó dolog a szövegkijelölés. A képernyon a Word úgy jelzi a kijelölést, hogy megváltoztatja a szöveg betuinek és hátterének színét (pl. fekete alapon fehér betuket mutat). A szöveg többféleképpen is kijelölheto. Kijelölhetünk pl. egy egész bekezdést, vagy csak egyetlen szót egérrel vagy a bal oldali margó mentén húzódó szövegkijelölo sáv használatával.

34


szövegkijelö


rák elhelyezése

sírás-ellenorzés

formázás

k logikai elemei

Ha egy szövegrészt el szeretnénk mozgatni a dokumentumon belül, eloször kijelöljük a mozgatandó szöveget, majd kivágjuk, vagyis a Vágólapra helyezzük. Ehhez a muvelethez a Szerkesztés menü Kivágás parancsát, vagy az ikonsor ollót jelölo ikonját használjuk. Vigyük a szövegkurzort a beszúrás helyére és illesszük be a szöveget a Beillesztés paranccsal vagy ikonnal. Ha egy szöveget többször szeretnénk lemásolni, megint csak a fentieket kell végrehajtani, azzal az eltéréssel, hogy a Kivágás helyett a Másolást kell használni. A képek, ábrák elhelyezésére is több megoldás van. Igyekezzünk ezeket ott elhelyezni, ahol a szövegben utalás van az ábrára, képre, de figyeljünk arra, hogy elhelyezésükre megfelelo helyre van szükség. A szövegbevitelt ellenorizhetjük a Word helyesírásellenorzo lehetoségével. A Word képes egy dokumentumon belül különbözo nyelvu szövegeket is kezelni. A nyelv kiválasztása a szövegrész kijelölése után az Eszközök menü Nyelv párbeszédablakában történik. A helyesírás-ellenorzést az Eszközök menü Helyesírás parancsával vagy az abc jelu ikonnal végezhetjük. Miután a szöveget megírtuk és leellenoriztük, jöhet a Word használatának talán legélvezetesebb része, a dokumentum kívánt alakra hozása, a formázás. Szinte minden Word muveletre igaz, hogy számtalan lehetoség közül választhatunk; ez különösen a formázásra jellemzo. Nézzünk egy-két példát! Különféle betutípusokat és betuméreteket, valamint stílusokat (például félkövér, dolt vagy aláhúzott) alkalmazhatunk, sot a dokumentum különbözo részeit (akár karakterenként) más-más színnel is jelezhetjük. A bekezdések helyzetét, a szöveg felépítését szintén beállíthatjuk. A fo szövegrészt általában érdemes balra rendezni, esetleg egyforma hosszú, ún. kizárt sorokkal szedni (sorkizárás). A címeket ezzel szemben célszerubb középre igazítani. A margók a dokumentum alapformáját adják meg. Beállításukkal meghatározhatjuk, mennyi szabad hely maradjon a lapok két szélén, tetején és alján. A formázás hatékony alkalmazásához ismerni kell a dokumentum Word-beli logikai felépítését, szerkezetét. Ez négy, egymásra épülo szintbol áll. Ezek a karakter, a bekezdés, a szakasz és a dokumentum. A karakter (betu vagy szám, szimbólum, írásjel vagy szóköz) betutípusát, méretét, stílusát (dolt, félkövér stb.), színét és egyéb jellemzoit mind megváltoztathatjuk. A bekezdés (Enter-rel lezárt karaktersorozatok) beállítási lehetoségei az igazítás, behúzás (sorkezdetek), térköz, felsorolás és számozás, tabulátorok.


szövegmozgatás

35


A szakasz azonos beállítású szövegrészt jelent. A szakasznál az oldalszámozás, a hasábok (egy oldalon több oszlopos szöveg), fejlécek és láblécek (az oldal tetején és alján lévo szövegek), margók, papírméret és tájolás (fekvo vagy álló papír) beállítására van lehetoség. A dokumentum szakaszok sorozata. Az egyszerubb dokumentumok egy szakaszból állnak, ezért ezek oldalszámozási stílusa, fejlécük stb. minden oldalra azonos. Sok lehetoség van, de célszeru ezeket az ésszeruség határain belül alkalmazni. Elküldött leveleink, beadott házi feladataink készítésekor gondoljunk arra, hogy szövegünk olvasója valószínuleg gondolatainkra, a leírtak tartalmára kíváncsi, vagyis a forma ne menjen a tartalom rovására. A formázás emelje ki tartalmat, de ne nyomja el azt. Tanácsot adni nehéz, az ízlésünknek, egyéniségünknek megfelelo, jól mutató stílus kiválasztása sok gyakorlás eredménye. Elkészült szövegünket a Fájl menü Mentés pontjával írhatjuk ki a háttértárolóra. Elso mentéskor egy párbeszédablak jelenik meg, ahol a kiírt állomány meghajtóját, könyvtárát, nevét stb. állíthatjuk be. A mentést nem árt már bevitel közben gyakran használni, automatikus mentés is beállítható. Ha készen vagyunk a szöveggel és a kiegészítokkel is, általában a nyomtatás a befejezo fázis. Eloször a nyomtató típusát érdemes kiválasztani. Bár a Word-öt úgy tervezték, hogy a dokumentum minden nyomtatón ugyanúgy látszódjon, ennek ellenére apró eltérések adódhatnak. Egy feladat többféleképpen megoldható. Nem kell minden módszert ismernünk, de tudnunk kell, hol tudunk utána nézni a lehetoségeknek. Erre szolgál a Súgó. Keressünk benne bátran, mert sok segítséget nyújt a program használatához.

mentés

nyomtatás

súgó

3.3. Adatbázis-kezelés Nagy tömegu adatok tárolása és az adatok különféle szempontok szerinti keresése gyakori feladat. Ezt oldják meg az adatbázis-kezelo rendszerek. A számítógépes adatbázis rendezetten tárolt digitális adatok halmaza. Az adatbázisokat kezelo számítógépes rendszereket adatbázis-kezelo rendszereknek (DBMS = Data Base Management System) nevezzük. Egy adatbázisban ugyanazokat az adatokat egyszerre több felhasználó és program is használhatja, ezért amennyire lehet, ezeket függetleníteni kell egymástól. Egy rendszer fizikailag adatfüggetlen, ha az adataival dolgozó felhasználók lekérdezései függetlenek az adatok tárolási és elérési módjától.

36


t

adatfüggetlensé


A logikai adatfüggetlenség azt jelenti, hogy az adatbázis logikai szerkezetében létrejött változások nem befolyásolják jelentosen az adatbázist használó programokat. Egy adatbázis-kezelo rendszernek az alábbi feladatokat kell ellátni: s adatstruktúra létrehozása, módosítása, törlése s adatrekordok felvitele, módosítása, törlése s feltételek szerinti keresés (szurés), kiírás (riport) s adatcsere más adatbázisokkal s adatvédelem és integritás biztosítása s alkalmazásfejlesztés 3.3.1. Adatmodellezés

bázis szerkezete

t

ezés alapelemei

tmodell típusok

Az adatbázis szerkezetét, más néven struktúráját két nézopontból is vizsgálhatjuk. Az egyik a fizikai (gépi) oldal, azaz hogyan valósítjuk meg az adattárolást, milyen gépeket, hálózatokat használunk hozzá. A másik rész a logikai (koncepcionális) oldal, milyen adatokat használunk, azok milyen kapcsolatban vannak egymással. A logikai oldalt adatmodellnek hívjuk, adatmodellezésnek pedig azt az eljárást nevezzük, amelynek során a valós világ tényeit és összefüggéseit tükrözo adatok lényeges összefüggéseit kiemeljük. Lényegesnek az adott rendszer szempontjából fontos adatokat nevezzük. Például személyi adataink, így életkorunk lényeges adat a gyógyszertárban, de nem az a moziban jegyvételnél. Minden adatbázis más-más adatokat igényel, és a szükségesek kiválasztása nem mindig egyértelmu. Bármilyen adatbázissal kapcsolatos feladatmegoldásnak elso lépése mindig a megfelelo adatmodell kialakítása. Az adatmodell három alapeleme a következo: s Egyed (entitás): a valós világ elemei, amelyeket tulajdonságokkal akarunk jellemezni. s Tulajdonság: a valós világban létezo egyedek jellemzoi (az egyed adatai). s Kapcsolat: az egyedek logikai viszonya, összefüggése. Minden adatmodellre igaz, hogy az egyedeket rekordokban tárolja. A rekord további részekre, ún. mezokre osztható. A mezok az adatbázis-kezelo rendszer elemei; az egyedeket jellemzo számokból, szövegekbol, dátumokból, logikai értékekbol és más rekordok címeibol (mutatókból) állnak. Napjainkban három fo adatmodell használatos. Hálós adatmodell: A rekordok közötti kapcsolatokat mutatók segítségével hozzuk létre. Elonye, hogy rugalmas és bonyolult kapcsolatok is hatékonyan modellezhetok. Hátránya, hogy a modellezés nehezen áttekintheto, a módosítás nagy programozói munkát kíván.


37


Relációs (és bovítése az objektum-relációs) adatmodell: Az egyedek tulajdonságait – szemléletesen táblázatnak tekintheto – relációban ábrázolják, és a kapcsolatokat relációs muveletek segítségével hozzák létre. Elonyük, hogy viszonylag egyszeruen kezelhetok, jól kidolgozott matematikai hátterüknek (relációk matematikai elmélete) köszönhetoen bonyolult feladatokra is megbízható megoldásokat adnak. Hátrányuk a rögzített adattárolási keretek miatti rugalmatlanság. Ezt újabban az elemi típusok "objektum-orientálásával", azaz rugalmas kiterjesztésével igyekeznek enyhíteni. Az ilyen adatmodellt hívják objektum-relációs adatmodellnek. Objektum-orientált adatmodell: A hálós modell hiányosságait egy, a valóságot jobban közelíto adatmodellezés segítségével csökkenti. Ebben az adatmodellben lehetoség van az egyedtípusok (osztályok) közötti származtatási kapcsolatok figyelembevételére, az általánosításra (absztrakció). A modell segíti az áttekinthetoséget és az adatbiztonságot. 3.3.2. Adatleíró- és kezelo nyelv Az adatmodellnek a további számítógépes feldolgozásra is alkalmas tartalmi és formai megfogalmazása a séma. A séma meghatározza az adatbázis adatszerkezetét, a tárolási struktúrát és az egyes adatelemek között fennálló logikai kapcsolatokat. Ennek szabatos megfogalmazására szolgál az adatleíró (más néven adatdefiníciós) nyelv. Angol neve Data Definition Language, rövidítve DDL. Az adatmodell célja, hogy az általa modellezett adatokon muveleteket végezzünk (pl. mennyi a napi bevétel?). Ezt segíti az adatkezelo (adatmanipulációs) nyelv (angolul: Data Manipulation Language, DML). Az adatkezelo nyelvvel definiáljuk az adatbázison végrehajtandó muveleteket. Az adatleíró nyelvek alapveto típusai a következok: Az eljárás orientált nyelvben sorban leírjuk a szükséges muveleteket, de a muveletek számai (operandusai) a relációk sorai és oszlopai, a muveletek pedig a számokon értelmezett aritmetikai, logikai és beépített adatbázis-kezeloi utasítások. A szabványos lekérdezo nyelv, az SQL alapelve, hogy csak azt kell közölnünk, mit szeretnénk, a végrehajtás adatmanipulációs lépéseit már a rendszer találja ki és végzi el. Ezt általában úgy oldja meg, hogy kérdésünket lefordítja a relációs algebra nyelvére, majd egy minimális számításigényu (optimális) muveletsort választ. A háttérben elvégzi a feladatot, és velünk csak a végeredményt közli. Nagy elonye, hogy az adatszerkezet mélyebb ismerete (pl. a táblák mérete) nélkül is viszonylag hatékony megoldást ad.

38


séma adatleíró nyelv

adatkezelo nyel

adatleíró nyelv t

SQL


3.3.3. Kliens-szerver adatbázis-kezelés

szerver

kliens

adatszótár

ORACLE

Az adatbázis-kezelok általában egyidejuleg több felhasználót is ki tudnak szolgálni, és ehhez kliens-szerver felépítésben dolgoznak. Az adatforgalom lépései a következok. s A felhasználó alkalmazói programja (pl. egy térképszerkeszto) adatokat igényel az adatbázisból (pl. a kiválasztott földrészlet adatait). A kérést átadja a kliens programnak, vagyis a felhasználó gépén futó és az adatbázis-kezelovel hálózaton keresztül kapcsolatot tartó programnak. s A kliens a kérést SQL parancs formájában elküldi a szerver gépen futó adatbázis-kezelohöz, ami végrehajtja a parancsot és a keletkezett adatokat (pl. a földrészlet adatait) vagy üzeneteket visszaküldi a kliensnek. s A kliens az adatokat továbbítja a felhasználói programnak, amely feldolgozza vagy megjeleníti azokat. Az adatbázis-kezelok a fenti lépések végrehajtására több programból állnak. A szerver program összegyujti a kliensektol beérkezett kéréseket, feldolgozza oket, majd visszaküldi a klienseknek. A programok közül egyedül a szerver kapcsolódik az adatbázishoz, csak a szerver végezhet muveleteket rajta. A kliens program az adatok áramlásáért felelos, adatmódosító muveleteket nem végez, nincs is kapcsolatban az adatbázissal. A hálózati forgalom általában az adatbázis-kezelo saját hálózati programja segítségével történik. Ennek mind a kliens, mind a szerver gépen futnia kell. A szerver program jellemzo részei (komponensei): s Adatleíró nyelv s Adatkezelo nyelv s Adatszótár s Jelentéskészíto s Alkalmazásfejleszto nyelv Az adatszótár az adatbázis adatainak definiálását, tárolási és használati módjuk leírását tartalmazza. A jelentéskészítot az adatbázis-lekérdezések eredményeinek rendezett, nyomtatható formájú megjelenítésére használják. Lehetové teszi az adatok grafikus megjelenítését és egyszerubb muveletek (pl. összegzések) végrehajtását. Az alkalmazásfejleszto nyelv a felhasználók és az adatbázis-kezelo közötti kapcsolat egyedi kialakítását segíti. Az ORACLE kliens-szerver alapú relációs adatbázis-kezelo rendszer. Az egyik legelterjedtebb adatbázis-kezelo, pl. az ingatlan-nyilvántartásban a TAKAROS rendszer adatbáziskezelojeként találkozhatunk vele. A többi elterjedt adatbáziskezelohöz (IBM DB2, Sybase, dBASE, Informix, Access stb.) hasonlóan újabb verziói objektum-orientált elemeket is tartalmaznak, így gyakran objektum-relációs adatbázis-kezeloknek is nevezik oket.


39


Az ORACLE szoftverek az adatbázis-kezelés teljes körét felölelik, beleértve a tervezést, fejlesztést, üzemeltetést is. A szoftver fobb elemcsoportjai a következok: adatbázis-kezelok (pl. Personal Oracle), hálózati szoftver (SQL*Net), alkalmazáskészíto (Oracle Designer), alkalmazásfejleszto (Oracle Developer), felhasználó szoftver (SQL*Plus). Az adatvédelem és a felhasználói jogosultságok kezelése minden többfelhasználós rendszerben fontos feladat. Az ORACLE egy decentralizált, többszintu biztonsági rendszert muködtet.

3.4. Táblázatkezelés Az irodaautomatizálás hasznos célprogramjai a táblázatkezelo (angol nevén spreadsheet) programok Az elektronikus adatlapkezelonek is nevezett, személyi számítógépre kifejlesztett programtermékek a numerikus adatok táblázatos feldolgozását támogatják. Fo feladatuk, hogy segítsék a táblázatba foglalt adatokkal történo muveletek végzését. A program hagyományos táblázatszeru képernyoképe megkönnyíti az adatbevitelt, parancsai, függvényei pedig az adatkezeléshez, kiértékeléshez nyújtanak hatékony támogatást. Alkalmazásuk a gazdasági élet, pénzügyek, statisztika területén gyakori. Manuálisan igen körülményes lenne elkészíteni egy kimutatást, táblázatot vagy egy grafikont, melynek a szemléletes megjelenítésére az említett területeken nagy szükség van. A legismertebb táblázatkezelo programok a következok: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, QuattroPro stb. Mindhárom említett program képes egymás adatállományait feldolgozni. A Windows alatti táblázatkezelés legelterjedtebb programja a Microsoft Office csomag táblázatkezelo programja, az Excel. Windows 3.1 alatt jelenleg az Excel 5.0-ás változata, míg Win'95, NT 4.0 alatt az Excel 7.0-ás változata a legfrissebb. A következokben az Excel programon keresztül ismertetjük a táblázatkezelés legfontosabb jellemzoit. Megjegyzendo, hogy kisebb kimutatások, felsorolások készítésére egyszeru megoldás a Word belso táblázatkészítojének használata. 3.4.1. A táblázatkezelés alapjai A táblázatkezelo programok úgy muködnek, mintha kézbe vennénk egy üres papírlapot, egy ceruzát és egy zsebszámológépet, hogy megoldjunk bizonyos számításokat. A táblázatkezelo programmal mindez kényelmesebben és pontosabban elvégezheto, és az eredmény nemcsak táblázatban, hanem grafikonok formájában is megjelenítheto.

40


A táblázatkészítés e Word-ben

INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIA A 1 2 3 4 5 6 7 8

B

C

D

E

F

G

H

oszlop cella

sor

3.1. ábra: Egy táblázatkezelo program munkalapja

jellemzok

rázolás diagrammal

muveletek

Programtól függoen a monitoron megjelenik egy munkalap, vagy más néven táblalap. Adattáblázat létrehozásakor elhelyezzük az alapadatokat és a leíró adatokat a sorokban, oszlopokban. A cellák tartalma módosítható, törölheto. Változtatható az adatok megjelenési formája is. Ezután a sorokba és oszlopokba be kell írni az utasításokat, hogy a program a kívánt eredményeket kiszámíthassa. Az eredmények, részeredmények kinyomtathatók. A munkalap mérete programonként eltéro lehet, tartalmazhat több száz oszlopot és több ezer sort. Ügyelni kell arra, hogy a munkalapot akkorára tervezzük, amit könnyen át tudunk tekintetni és jól kezelheto. Egyes táblázatkezelok a számítások végrehajtásán kívül képesek az adatok rendezett tárolására (adatbázisok), keresési, helyettesítési feladatok elvégzésére. Különösen népszeru bizonyos táblázatkezelok által biztosított grafikus megjelenítés, az ún. üzleti grafikai funkció. Sokszor elofordul, hogy a számok között nehézkes az eligazodás, ha viszont oszlopokban, görbéken vagy tortadiagramban ábrázoljuk, mindjárt áttekinthetobbek lesznek. A grafikusan ábrázolt számok, mennyiségek sokkal könnyebben felfoghatók. Így világossá válnak olyan összefüggések, amelyekre a puszta számok alapján talán nem jöttünk volna rá. A legtöbb táblázatkezelo program adatait vagy saját maga tudja grafikusan ábrázolni, vagy át tudja adni (exportálni) azokat e célból más programoknak. Fordítva is lehetséges, adatokat át lehet venni (importálni) egy adatbázisból egy táblázatkezelo programba, hogy itt lehessen elvégezni azokat a muveleteket, amiket egy adatbázis-kezeloben csak bonyolultan lehetne végrehajtani. Nagyon fontos jellemzoje egy szoftvernek, hogy mennyire nyitott, hányféle adatformátumot képes kezelni. A táblázatkezelo programok munkamódszerüket tekintve nagyon hasonlítanak egymáshoz, de teljesítményükben különböznek. A szabvány szerint négy alapmuveletet, továbbá gyök- és logaritmusszámítást el kell tudniuk végezni. FFFK SdiLA TEMPUS Projekt

41


3.4.2. Alapveto muveletek

táblalap

A képernyo nagy részét a munkaterület foglalja el, amelyet táblalapnak hívunk. Ez alatt helyezkedik el a lapfülek sora. Az Excelben egyszerre több táblalappal is dolgozhatunk. Ezek megkülönböztetését segítik a lapfülek. A fülre mutatva a hozzá tartozó táblalap kerül felülre, az lesz az aktuális munkaterület. A táblalapnak az Excelben 256 oszlopa és 16384 sora van. Az oszlopok és a sorok keresztezodésében vannak a táblázat elemei, a cellák (3.1 ábra). A cellák számokat, képleteket, szövegeket tartalmazhatnak. A cellákat oszlopuk betujébol és soruk számából összerakott címukkel azonosíthatjuk. Így a táblázat bal felso sarka az A1-es, jobb alsó sarka az IV16384 címu cella. A táblázatkezelo muveleteket általában egy-egy táblalapon hajtjuk végre. A menüsor parancsai legördülo menüablakokat hoznak létre, amelyek további menüpontokat (parancsokat) tartalmaznak. A táblalap feletti sor az egyes cellák értékeinek feltöltésére szolgál. Bal oldali része a kije- : Feladat lölt cella vagy cellák címét mutatja. A celláknak Gyakorolja az Excel használatát! nevet is adhatunk. A sor jobb oldali része a Készítsen pl. egy jelenléti ívet tíz névvel és tíz-tíz érkezési ill. szerkeszto mezo. Egyrészt itt történik az adatok távozási idoponttal! bevitele a táblázat celláiba, másrészt az adott A gyakorláshoz segítséget nyújt a cellát kijelölve, itt megjelenik a cella tartalma. A program kezeloi kézikönyve és a program számtalan formázási lehetoségének kö- Súgó menü. szönhetoen a szerkeszto mezo értéke eltérhet a cellában látottól (pl. ha a cellakijelzést egy tizedes élességure állítottuk be, a szerkeszto mezoben ettol függetlenül a teljes élesség megjelenik).

3.2. ábra: Szerkeszto mezo

A táblázat adatbevitele az egyes cellák feltöltését jelenti adatokkal, számokkal és szövegekkel. A legtöbb parancs kiadása elott jelezni kell azt, hogy mire vonatkozzon a muvelet. Ezt kijelölésnek nevezzük. A kijelölt cellák színe megváltozik (alaphelyzetben feketére). A számításokat matematikai függvényekkel végezzük, amelyhez a FüggvényVarázsló nyújt segítséget. Használatát próbáljuk ki!

3.5. Ellenorzo kérdések 1. Melyek az irodai alkalmazások legfontosabb szoftverei?

42


adatbevitel


2. A szövegszerkesztés jellemzoi 3. Milyen fontosabb muveletekbol áll a formázás? 4. Melyek a dokumentumok logikai elemei? 5. Adatbázis és adatbázis-kezelo rendszer fogalma 6. Mi az adatmodellezés? 7. Mi az SQL? 8. Mi jellemzi az ORACLE adatbázis-kezelo rendszert? 9. Melyek a táblalap elemei? 10. Milyen szolgáltatások vannak egy táblázatkezeloben?


43

3. Alapveto irodai alkalmazói programok áttekintése

Recommend Documents