Irodai automatizálás 3. Iroda alapfunkciói. Elekes Edit,

Irodai automatizálás 3.

Iroda alapfunkciói Elekes Edit, 2014. [email protected] 1

Tartalom  Az

iroda alapfunkciói  Iratok fogadása  Iktatás  Irattárolás  Irattovábbítás  Iratkészítés  Iratmásolás  Iratmegsemmisítés  Kommunikáció 2

Iroda és alapfunkciók Információáramlás meghatározó hordozója: IRAT.  Egyéb információforrások: telefonon, személyesen, tárgyalások során.  Ügymenet: irodai folyamatok összessége. Tevékenységek sorozata, többségük nem ügyspecifikus.  Alapfunkciók: tevékenységekből állnak. 

3

1. Iratok fogadása Személyes vagy telefonos megkeresés: ügyintéző személye egyértelmű.  Küldemény érkezése: ügyintéző személye nem egyértelmű.  Irat fogadása: hivatal, titkárság, iktató, ügykezelési csoport.  Irat fogadásának első fázisa: érkeztetés  küldemény azonosítása. Érkeztetés jelzése:  Érkeztető bélyegzővel: cég adatai + érkezés dátuma + sorszám azonosítást szolgálja)  Érkeztető könyvben (küldemény alapadatainak rögzítése) 

4

Iratok azonosítása

5

2. Iktatás Iratok azonosítása nyilvántartás, rendszerezés visszakeresés és nyomon követés szempontjából = Iktatás.  Iktatás: levélbontás + iktatóbélyegző iraton elhelyezése, lenyomat kitöltése + irat adatainak iktatókönyvben való rögzítése. Iratok visszakeresése:  Tárgymutatókönyv: valamely iktatási adat betűrendes mutatózása = egy szempont szerinti indexelés.  Táblázatkezelő program: már rögzített partneradatok részben használhatók, nm hiteles  Adatbáziskezelő program használata  Iktatóprogram használata: partneradatbázis, hiteles nyomtatás nélkül is. Visszakeresés: összetett keresés szerint. 

6

Iktatóprogram

7

3. Irattárolás Iratok tárolása + legrövidebb időn belüli megtalálása, elővétele  Iratok életciklusa az irodában: átmenetei és központi irattár (fellebbezési határidő megvárása) 

8

Irattár típusok KÉZI  Ügyintézők közvetlen környezetében: iratgyűjtő, polc, szekrény KÖZPONTI  Iratok hosszú távú tárolása  Logikai sorrendben  Iratok gyors elérése Irattárolás:  Iroda mérete  Tárolt iratok mennyisége  Visszakeresés szempontjai  Tárolási idő  Adathordozó típusa

Iroda mérete:  Központosított  Elosztott irattárolás. Iratmennyiség:  Irattár kialakítása (helység, bútor)  Manuális vagy gépesített (iratlift)

9

Irattárolás egyéb követelményei Biztonságos tárolás Védelem: 

Illetéktelenek ellen;



Megsemmisüléstől;



Rongálódástól. 10

4. Irattovábbítás Iratmozgás:  belső és külső  megfelelően dokumentált legyen Irattípusok:  Beérkező és kimenő iratok (postázás, futár, telefax)  Belső iratok (kézbesítő, csőposta, robotkézbesítő)  Elektronikus iratok (elektronikus adathordozó, hálózat, internet, elektronikus levél) 11

Beérkező és kimenő iratok Postázás  Nyilvántartásba vétel,  „Felszerelés” (borítékolás, címzés, küldeménytípus jelzése, postai mellékletek)

Futár  Gyors és biztonságos kézbesítés  Belső vagy külső futárszolgálattal  „Felszerelés” elvégzése Telefax  Nem kielégítő biztonsági és bizonylatolási szempontból  Boríték előállítása: fedőlap, előlap 12

Belső iratok

Iratok pontos helyének meghatározása!

Kézbesítő  Nagyobb hivatalokban külön személyzet  Kisebb hivatalokban titkárság, ügyintézők

Csőposta  Ügyintézők összekötése csőhálózattal  Irattovábbítás (nagy áruházak) Robotkézbesítő  Nagy iratforgalmú hivatalokban  Programozható módon továbbítja az iratokat  Akadálymentesített hivatalokban

13

Elektronikus iratok Nem nyomtatott iratok továbbítása

Elektronikus adathordozó  CD, DVD, FlashDrive, memóriakártya, Pendrive, mobil winchester, stb…

Hálózat, internet  Megfelelő jogosultsággal érhető el

Elektronikus levél  Egyszerű, gyors, népszerű  Hitelesítés és biztonság megoldása: teljes mértékben átveheti az irattovábbítást az irodákban 14

5. Iratkészítés 

 

 



Rögzített információ jellege: szöveges, hang, kép Iratkészítés módja, felhasznált eszközök: információ jellege Manuális iroda: papír és irodaszerek Elektronikus iroda: papír drasztikus csökkentése Munka mennyiségének növekedése, ráfordítási idő csökkenésének igénye: új irodatechnikai eszközök és módszerek alkalmazása (írógép, számológépek, pénztárgépek) Iratok csomagolása: borítékolás (borítékoló gépek)

15

Képi jellegű és hanginformáció Képi információk: tervrajz, műszaki rajz, fénykép  Információk digitalizálása: szkenner, digitális fényképezőgép  Alkalmazás: okmányirodák, biztosítók kárfelvételi eljárásai, új postahivatal)  Hanginformációk: digitális kamera, videó, webkamera (számítógépekbe beépítve) 

16

6. Iratmásolás Fénymásolók  Irodai papírpazarlás  Többfunkciós nyomtatók (+ fénymásolás, + szkennelés + telefax)  Mini irodák 

17

7. Iratmegsemmisítés Iratok tárolása  Iratok megőrzési ideje: ügyirat típusonként más  Iratok megsemmisítése  Iratok továbbítása irattáraknak  Bizalmas, titkos, személyes adatokat tartalmazó iratok kezelése: kidobás előtt megsemmisítés úgy, hogy ne legyenek az adatok visszaállíthatók (elégetés, nagyteljesítményű iratmegsemmisítők) 

18

Kommunikáció Iroda hatékonysága: kommunikáció minősége  Kommunikáció: szervezeti egységek között, egységeken belül, munkatársak között Kommunikációs lehetőségek:  Személyes kontaktus (értekezletek, munkamegbeszélések, rögzítés: jegyzőkönyv, emlékeztető, hang és videófelvétel) 

19

Kommunikációs eszközök Vezetékes telefonok előnye. Személyes jelenlét nélkül is közvetlen kapcsolat.  Hátrány: nem lényegre törő, félreérthető, hiányosan dokumentált. Telefonkészülékek:  ISDN: integrált hang- és adatátviteli hálózat: egyidejű hangátvitel és adatátvitel)  ADSL: ISDN továbbfejlesztése: aszimmetrikus digitális előfizetői vonal (egy vonalon két szolgáltatás működése). 

20

Telefonhálózatok   

   

Külön telefonvonal mindenkinek Alközpont kialakítása (korlátozott számú fővonal szétosztása több munkaállomásra) Üzleti ISDN alközpont (minden munkaállomásnak külön főszáma van, automatikus vagy kézi kapcsolású) Integrált hálózatok: telefon és számítógépes LAN hálózat kombinálása. Iroda kommunikációs rendszerének kialakítása (költség-haszon elemzés) Mobiltelefonok (vonalas telefonok helyettesítése, , mini irodák, új technológia, okos telefonok. Biztonsági protokollok használata! 21

Informatikai kommunikációs lehetőségek 

 

Videokonferencia: multinacionális cégeknél értekezletek, megbeszélések tartása. Nagy sávszélesség, komoly technikai feltételek (lehetséges képátvitel nélkül is). Telefonhálózaton és informatikai hálózaton is keresztül vitelezhető. Chat (irodatechnikai alkalmazása ritka, más kommunikáció kiegészítésére használják) E-mail: egyik legfontosabb kommunikációs csatorna. Előnyök: rugalmasság, gyorsaság, nyomon követhetőség + titkosítás, hitelesség, biztonság. 22

Köszönöm a figyelmet!

23