Irodai automatizálás 4. Az iroda kialakítása. Elekes Edit,

Irodai automatizálás 4.

Az iroda kialakítása Elekes Edit, 2014. [email protected] 1

Tartalom  Iroda kialakítása  Ügyféltér kialakítása  Ügyfélkapcsolatok javítása  Környezet javítása  Környezetpszichológiai javaslatok  Irodaelrendezések  Munkahelyek kialakítása  Számítógépes munkahelyekkel

kapcsolatos követelmények  Környezeti tényezők káros hatásai 2

Az iroda alapfunkciói  Az

iroda alapfunkciói  Iratok fogadása  Iktatás  Irattárolás  Irattovábbítás  Iratkészítés  Iratmásolás  Iratmegsemmisítés  Kommunikáció 3

Iroda kialakítása Ügyfélkapcsolatok minősége  gyors, praktikus ügyintézés  Ergonómiai ajánlások  hatékony, komfortos munkavégzés,  jobb minőségű munkavégzés elősegítése,  egészségi ártalmak kiküszöbölése. 

4

Ügyféltér kialakítása Piaci előny megszerzése: nem elég a jó minőségű termék Vevői elégedettség:  Gyors, minőségi, kulturált ügyintézés  Környezet javítása 

Szakszerű tanácsadás

Vásárlás

Eladás utáni szolgáltatások

5

Ügyfélkapcsolatok javítása Irodai háttér megfelelő kialakítása  „Egyablakos” rendszer  Ügyintézők kiválasztása  Ügyintézők szakmai és pszichológiai továbbképzése 

6

Környezet kialakítása, javítása Barátságos, kényelmes környezet  Jól látható, pontos feliratok  Ügyfélhívó és tájékoztatórendszer kialakítása  Várakozóhelyek kialakítása  Asztalok, székek, állópultok, tollak, prospektusok, újságok elhelyezése  Italautomaták. 

7

Környezetpszichológiai javaslatok Az ügyintézőt ért stresszhelyzetek csökkentése   

 



„Váratlan hatások” kiküszöbölése A váratlan hatások az ügyintéző látóterében jelentkezzenek Az ügyintéző munkahely a bejárattól minél távolabb essen Ügyintéző saját személyes zónájának kialakítása (1,2 m sugarú kör) Kényelmes helyiség biztosítása (szélesség, hosszúság min. 2,8 m) Egy dolgozó számára 6-10 m2 hely biztosítása 8

Irodai elrendezések Kisteres iroda  Nagyteres iroda  Kombinált vagy csoportos iroda 

9

Kisteres iroda   

Közös folyosó, mindkét irányban irodák, 1 db. ügfélfogadóval Hátrány: nagy térigény, kialakítás költése magas Előny: nyugodt egyéni munkavégzés

10

Nagyteres iroda 

  

  

A munkahelyek egy légtérben vannak Hátrány: magas zaj, intim környezetet igénylő munkavégzés hiánya Előny: A szervezet változásai következtében a térátrendezések egyszerűek Kialakítás költése alacsony Jól felügyelhető a munkavégzés menete Munkatársak egymás közötti érintkezése leegyszerűsödik

11

Kombinált vagy csoportos iroda Átmenet a kis- és nagyteres irodák között  Egy irodahelyiségben átlagosan 15-20 fő dolgozik  Hátrány: közepes zaj, intim környezetet igénylő munkavégzés hiánya  Előny:  Erős csoportkapcsolat, csoportmunka 

12

Munkahelyek kialakítása Az egészséget nem veszélyeztető munkavégzés és munkakörülmények megteremtése és biztosítása  Porta, recepció a bejáratnál  Épületmenedzselő rendszerek bevezetése  Tűzrendészeti felszerelések meglére  Kellemes környezet (színes képek, növények, poszterek)  Tárgyalóhelyiségek kialakítása (üzleti partnerekkel való megbeszélések - semleges környezetben) 

13

A környezeti tényezők káros hatásainak csökkentése Zaj (külső és belső zajforrások csillapítása, zajhatár: 40 decibel)  Klíma (berendezések által termelt hőmennyiség csökkentése, a dolgozók védelme a sugárzó és áramló hőhatásoktól)  Fény (természetes fény használata, erős fényhatások elleni védelem)  Sugárzás (minden sugárzást a munkavállaló egészsége és biztonsága érdekében korlátozni kell). 

14

Környezeti tényezők hatása a munkateljesítményre

15

Számítógépes munkahely kialakítása Számítógépes munkakörnyezet kialakítása  Kellő nagyságú munkatér (eszközök elhelyezéséhez, kényelmes munkavégzéshez)  Megfelelő általános és helyi megvilágítás  A fényforrások ne okozzanak fényvisszaverődést, tükröződést a monitoron  Megfelelő irodabútor biztosítása  Elektronikus eszközök megfelelő kábelezése

16

Perifériák megfelelő használata Képernyő  Kép stabil  Képernyőn megjelenő jel jól definiált  Fényesség, kontraszt a felhasználó által változtatható  A képernyő elfordítható, dönthető  Nagy felbontású monitor beszerzése  Képernyők sugárzása és következményei vitatottak (30 cm távolság a képernyő és a szem között)  Időközönként pihenő, szemtorna 17

Számítógépes munkahely kialakítása Billentyűzet  Dönthető és különálló legyen  Kéz és csukló alátámasztásának lehetősége a billentyűzet mellett  Felszíne legyen fénytelen a tükröződés elkerülése érdekében

18

Számítógépes munkahely kialakítása Egér  Egérpad használata  Teljes kar mozgatásának lehetősége  Kézmérethez illő egér használata  Csuklótámasz használata

19

Köszönöm a figyelmet!

20