IRODAI ALKALMAZÁSOK 1

IRODAI ALKALMAZÁSOK

1


SZÖVEGSZERKESZTÉS MICROSOFT WORD 2007

ESETFELVETÉS – MUNKAHELYZET 1. A munkahelyén egy vezetői pozíció megüresedett. A vezetőség egy önéletrajzot és egy motivációs levelet kér benyújtásra. Wordben készítse el a kért dokumentumokat! 2.

Az

étterem, ahol

dolgozik

új

egylapos menüt

szeretne

készíteni, amelyeket

kihelyezhetnek az asztalra. Készítsen egy dekoratív étlapot képekkel és keretekkel.

SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM A Word az Office csomag legtöbbet használt, talán legsokoldalúbb tagja. Szöveg és kiadványszerkesztésre használható, számtalan lehetőséggel (formázás, táblázatkészítés, rajzolás, szervezeti diagram készítése stb.). A Word indítása többféleképpen lehetséges:

2

-

Start menü  Programok  Microsoft Word parancsikonra kattintva

-

Tálcán a Microsoft Word gyorsindító ikonra kattintva

-

Az asztalon a Microsoft Word parancsikonra kattintva

-

Windows billentyű+R  winword szó begépelése

IRODAI ALKALMAZÁSOK Word ablak felépítése

1. ábra Word ablak felépítése

1. Címsor: az aktív dokumentum címét mutatja, valamint a bal oldali Word ikonnal és a jobb oldali kis méret, teljes méret, bezárás ikonokkal, a programablakkal végezhetünk műveleteket. 2. Vonalzó: az aktuális dokumentum oldalbeállításait láthatjuk. Ezt a funkciót csak nyomtatási elrendezésben láthatjuk. A vízszintes vonalzó segítségével beállíthatjuk a margók,

bekezdések

helyzetét,

illetve

tabulátorokkal,

hasábokkal

és

táblázatokkal

végezhetünk műveleteket. A függőleges vonalzó segítségével a margók beállítása mellett, a táblázatok sorainak magasságát állíthatjuk be. 3. Menüsor: az aktív dokumentumban használható parancsok csoportjai találhatóak, menüpontokba rendezve. A menüpontra kattintva megjelennek az abba a csoportba leggyakrabban használt műveletek ikonjai, amelyekre egyszerűen kattintva elvégezhetjük a műveletet vagy a hozzátartozó ablak jelenik meg. Ezek az ikonok mellett megtalálhatók abba a csoportba tartozó további műveletek, ezt a legördítő menüjel jelzi. Ha meg akarjuk tudni, mit tehetünk egy gombbal az eszköztáron, az egérrel fölé állva megjelenik annak funkciója. 4. Állapotsor: A dokumentum méretét (oldal, szavak száma) és alapértelmezett nyelvét mutatja bal oldalon, jobb oldalt a nézet beállítására nyílik lehetőség.

3


FÁJLKEZELŐ PARANCSOK HASZNÁLATA, ÁLLOMÁNYOK TÍPUSAI A fájlkezelő műveletek a Word főmenüjében találhatóak (jobb felső sarokban): Új dokumentum létrehozása: Ha elindítjuk a Word szövegszerkesztőt, automatikusan létrejön egy új, üres dokumentum, amellyel dolgozhatunk. Ha meglévő dokumentumunk mellé szeretnénk új dokumentumot nyitni, ezt megtehetjük: főmenü  Új paranccsal. Ebben az esetben felajánlja, hogy új üres dokumentumot szeretnénk létrehozni, vagy egy már meglévő sablont szeretnénk használni. A sablonokra a későbbiekben térek vissza, elöljáróban csak annyit, hogy ezen elem használatával könnyedén hozhatunk létre önéletrajzokat, jelentéseket, szórólapokat stb. Meglévő dokumentum megnyitása: Egy meglévő dokumentumot szeretnénk tovább szerkeszteni, vagy kinyomtatni, az állomány-megnyitást kell alkalmazni: Főmenü

 megnyitás. Ekkor

megjelenik egy

párbeszédpanel, ahol kijelölhetjük, melyik dokumentumot szeretnénk megnyitni. Dokumentum mentése: Az általunk szerkesztett dokumentumokat, ha nem csak nyomtatni akarjuk, akkor a munka befejeztével, de ajánlott (áramkimaradás, vagy egyéb hibák miatt) közben is többször menteni. A

mentést

a

Főmenü



mentés

pontjával

indíthatjuk

el,

vagy

a

ctrl+s

billentyűkombinációval. Ha korábban, már mentettünk, akkor automatikusan felülírja a régit, ezért a változtatásnál el kell döntenünk, hogy az eredetit megszeretnénk tartani-e vagy sem. Ha igen, akkor a Főmenü  mentés másként pontot választjuk. Abban az esetben használjuk ezt menüpontot, ha más néven, más könyvtárba, vagy más adathordozóra szeretnénk menteni dokumentumunkat. Alapértelmezett fájltípus a Word dokumentum, de lehetőség van más formátumban is elmenteni művünket: -

Word sablon

-

Word 2007-es előtti verzióban (mert a 2007-es Wordben készült dokumentumokat nem lehet megnyitni az előző verzióval)

4

-

szöveg fájl (txt)

-

pdf

-

weblap

-

stb.

IRODAI ALKALMAZÁSOK Dokumentum bezárása: Ha egy dokumentummal való munkánkat befejeztük, célszerű azt bezárni, hogy ne foglalja a számítógép memóriáját. Ennek elérése: főmenü  bezárás. Ha a legutóbbi változtatás óta nem mentettük dokumentumunkat, akkor a bezárásnál a program rákérdez, hogy kívánjuk-e a változásokat menteni. Választhatunk: -

igen: menti a változtatásokat nem: a változások elvesznek mégsem: kilép a bezárás parancsból

SZÖVEGBEVITEL, MOZGÁS, TÖRLÉS, JAVÍTÁS, KIJELÖLÉSI MÓDOK A szöveg begépelése A számítógéppel szerkesztett szöveg gépelésénél nagyon fontos szerepet játszik a kurzor. A kurzor szerepe, hogy megmutassa a szövegnek azt a pontját, ahol a gépelési és szerkesztési műveletek hatása érvényesülni fog. A kurzor mozgatása: 

Egy karakternyit balra



Egy karakternyit jobbra



Egy sorral feljebb



Ez sorral lentebb

PAGE UP

Egy oldalnyit feljebb

PAGE DOWN

Egy oldalnyit lentebb

Home A sor elejére End

A sor végére

ctrl + Home

A dokumentum elejére

ctrl + End

A dokumentum végére

Kijelölési módszerek A szövegrészeket akkor tanácsos kijelölni, ha valamilyen műveletet az adott részre egyszerre szeretnénk elvégezni. Vigyázat! Ha kijelölünk egy szövegrészt és ezt nem szüntetjük meg, mielőtt elkezdenénk gépelni, akkor a begépelt szöveg felülírja a kijelölt szakaszt. 5


Billentyűzettel történő kijelölés Ha lenyomva tartjuk a SHIFT billentyűzetet és így mozgatjuk a kurzort.

Egér használatával történő kijelölés A kijelölendő terület legelején lenyomjuk az egér bal gombját és az egér mozgatásával, sor folytonosan kijelöljük a megfelelő szöveget vagy formázandó egységet.

Billentyűzettel és egér használatával történő kijelölés Az előbb bemutatott két módszerrel egyszerre csak egy formázási egységet tudunk kijelölni, de a CTRL billentyűzet segítségével lehetőségünk van több ilyen egységet kijelölni. Szövegrészek másolása és mozgatása Szöveg másolásán azt értjük, hogy egy kijelölt szövegrészről a dokumentum egy másik pontján vagy egy másik dokumentumban másolatot készítünk. Ekkor az adott szakasz az eredeti helyén is marad.

Módszer: Kijelöljük a szöveget, majd Kezdőlap menü  Másolás, a másolandó helyre állunk a kurzorral és Kezdőlap menü  Beillesztés. Vagy CTRL+C másolás, CTRL+V beillesztés. Ha mozgatjuk a szöveget, akkor az adott szöveg eredeti helyéről törlődik és az új helyen jelenik meg.

Módszer: Kijelöljük a szöveget, majd Kezdőlap menü  Kivágás a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Kezdőlap menü  Beillesztés

Fogd és vidd módszer : A kijelölt szöveg területén megnyomjuk az egér bal gombját, és lenyomva tartjuk, egy másik helyre húzzuk, majd ott elengedjük, akkor ezzel a módszerrel az adott formázási egységet átmozgatjuk egy másik helyre. Szövegrészek törlése Egy kijelölt szövegrészt a DEL vagy Backspace billentyűvel törölhetünk. A karaktereket egyenként DEL (kurzortól jobbra), Backspace (kurzortól balra) billentyűkkel törölhetjük. Vágólap használata A vágólap egy ideiglenes tárolóterület a memóriában. Ennek segítségével a kijelölt adatokat átmásolhatjuk, vagy áthelyezhetjük a dokumentum egy másik részébe vagy egy másik dokumentumba.

Vágólap tulajdonságai: -

Ha a vágólap tartalmát megjelenítjük, akkor nem csak az utolsóként vágólapra helyezett szöveget vagy objektumot illeszthetjük be, hanem annak tartalmából válaogatva akárhányszor beilleszthetjük.

6

IRODAI ALKALMAZÁSOK -

ha kilépünk a WINDOWS-ból a vágólap tartalma törlődik

Vágólap műveletek: kivágás, másolás, beillesztés.

1. Szövegegységek és a dokumentum készítés lépései A WORD SZÖVEGEGYSÉGEI Karakter A legkisebb szövegegység, vannak a nyomtatható (betűk, számok, írásjelek, szimbólumok), illetve a nem nyomtatható, úgynevezett vezérlő karakterek. Az utóbbiakat megjeleníthetjük szerkesztés közben a mindent mutat ikonnal, amely a kezdőlap menüszalagon található.

Mindent mutat ikon Szó Két space közötti karaktersorozat (nem kell értelmezhető szónak lennie).

Mondat Nagy betűvel kezdődik és írásjellel végződik.

Bekezdés Két ENTER közötti szövegrész. A terjedelme tetszőleges lehet. Alapvető formázási egység. A bekezdésben folyamatosan írunk, a sor végén nem kell entert nyomni, mint az írógépnél. Tartalmilag összetartozó szöveget helyezünk egy bekezdésbe. Ha a szövegünk tartalmilag összetartozik, de formázásuk technikailag különbözőek, akkor két külön bekezdésre kell osztanunk.

Szakasz Önálló formátummal rendelkező szöve gegység. A legfontosabb formátum beállítások a következők: -

oldalbeállítások

-

hasábok

-

élőfej/élőláb tartalma, formátuma

7


Élőfej/élőláb A lap tetején és alján ismétlődő része a dokumentumnak. Szakaszonként lehet más és más a tartalma és formátuma. Az élőfej és élőláb a beszúrás menüszalagban található ikonok segítségével formázható és szerkezthető.

Lábjegyzet-végjegyzet A lap alján vagy a szakasz/dokumentum végén elhelyezhető magyarázó szöveg, melynek a hivatkozási jelét a magyarázandó rész után kell beszúrni. Hivatkozás menü  Lábjegyzet beszúrása

Általános tudnivalók a formátum beállításához -

a formázandó szövegrészt általában ki kell jelölni

-

a szövegegység örökli az előző beállításokat

-

betű formázáskor kötelező kijelölni a szövegrészt

-

egy bekezdés formázásakor nem kell kijelölni a formázáshoz a bekezdést

-

csak a módosított formátumok változnak meg

DOKUMENTUM KÉSZÍTÉS LÉPÉSEI Új dokumentum Az Office gomb megnyomása után, az új parancsra kattintva megnyílik az új dokumentum párbeszédpanel. Ahol a következő lehetőségek közül választhatunk: -

üres dokumentum létrehozása

-

sablon alapján készülő dokumentum létrehozása

Oldalbeállítás A lap elrendezés menüpontban a következő elemek találhatók:

Témák Az Office 2007 újdonsága, amelynek segítségével könnyen és egyszerűen professzionális megjelenést adhatunk a Wordben készült dokumentumunknak. A dokumentumtéma nem más, mint néhány formázási beállítás, ide tartozik a betűtípus, színösszeállítás, valamint az effektusok. Anélkül, hogy ténylegesen alkalmaznánk a témát, kipróbálhatjuk, úgy hogy a megfelelő témára állunk a Kezdőlap menüszalagon a Stílusoknál, akkor a szöveget bemutatóként átváltoztatja, de egészen addig nem változik át, míg ténylegesen nem kattintunk rá. A komplett témákon kívül, a megfelelő hatásokat egyenként is beállíthatjuk.

8


Oldalbeállítás Az egyik legfontosabb beállítás a precíz dokumentumok elkészítéséhez, hiszen itt tudjuk beállítani margókat, tájolás, papírméretet, hasábok számát stb.

Margók A margók alatt a szövegnek a lap szélétől vett távolságát é rtjük. Ezeket külön-külön beállíthatjuk bal és jobb oldalon, valamint az alsó és felső részeken. A kötés megadása azt jelenti, hogy a később bekötendő dokumentumoknál az oldalak megfelelő részén (belső vagy felső) kimarad automatikusan egy sáv a kötés céljára (ezt nem szükséges megadni, ha nem lesz bekötve).

Tájolás: Álló vagy fekvő lapra szeretnénk dolgozni.

Méret: A papír méretét határozhatjuk meg, akár egyedit is.

Oldalháttér Vízjel Oldalszín Oldalszegély

SZÖVEGEGYSÉGEK ÉS FORMÁZÁSUK 2. Karakterformázások A karakterformázáshoz ki kell jelölni a formázandó szövegrészt. A formázási beállítások főleg a szöveg bizonyos részeinek kiemelését szolgálják. A

karakterformázást

a

Kezdőlap

menü



Betűtípus

pontjának

kiválasztásával

kezdeményezhetjük, illetve a Word 2007 felhasználói felület újdonságával a Minipult segítségével. Ez akkor jelenik meg, ha a kijelölt szövegen a jobb egérgombbal kattintunk, vagy

ezen

szövegrészre

mutatva

halványan

megjelenik,

ebben

a

Minipultban

a

leggyakrabban használt formázási parancsok jelennek meg. Az alap formázások eszköztárai megtalálhatók,

de

az

összes

karakterfunkció

párbeszédpanel

a

legördülő

menü

megnyomásával hívható elő.

9


2. ábra Karakterformázás párbeszédpanel

Betűtípusok A karakterek többféle típusúak lehetnek. Ez azt jelenti, hogy a különböző betűtípusokhoz tartozó karaktereknek más az alakja. Szövegformázási szempontból a betűtípusok két nagyobb csoportra oszthatók. A szövegbetűknél megkülönböztetünk talpas (serif) és talpatlan (sas serif) betűket. Mindig a szöveg határozza meg, milyen betűtípust alkalmazunk.

Betűstílusok A betűket kiemelési célokból módosíthatjuk. Ilyen a félkövér, a dőlt és a félkövér dőlt írásmód de akár alá is húzhatjuk a szövegünket, méghozzá szimplán, duplán vagy szaggatottan.

Betűméret A karaktereknek a mérete is állítható. Ezt pontban kell megadni, amik a betűk nyomdai mértékegysége. Betűméretben van korlát,. Általában a 8-as betűmérettől választhatunk a 72-esig, de ha éppen nincsen meg a pontosan kívánt betűméret a listában, akkor nekünk is jogunk van egy tetszőleges méretet beírni.

Egyéb betűformázások (effektusok) Ezeken kívül a karakterformázóval a betűket rejtetté, áthúzottá, kétszer áthúzott, kis kapitálissá, csupa nagybetűssé tehetjük, valamint alsó és felső indexbe is helyezhetjük. 10


Térköz és pozíció A betűtípus párbeszédpanelen a térköz és pozíció fülecskét választjuk. Lehetőségeink: -

a betűk nyújtása vagy zsugorítása vízszintesen

-

a betűköz ritkítása vagy sűrítése

-

a betűk elhelyezkedése az alapvonaltól számítva lehet süllyesztett vagy emelt

3. Bekezdés formázások Ne feledjük, hogy egy bekezdés ENTER-től egy újabb ENTER-ig tart. A bekezdés minden kijelölnünk, hanem arra a bekezdésre vonatkoznak a beállítások, amelyben a kurzor elhelyezkedik. Természetesen amennyiben több bekezdésre is egyszerre szeretnénk bizonyos formázási műveleteket elvégezni, úgy a kívánt bekezdések kijelölése válik szükségessé.

A szöveg igazítása Alapértelmezés szerint, ha a szövegszerkesztővel írunk egy szöveget, akkor a szöveg bal oldala mindig ugyanazon a függőleges pozícióban kezdődik, jobboldala azonban nem feltétlenül,

így

a

szöveg

jobb

széle

egyenetlenné,

cikk-cakkossá

válhat.

Ezt

a

szövegmegjelenítési módot nevezzük balra igazításnak. A szövegnek a baloldal és a jobboldala is lehet egyenes. Ezt úgy éri el a program, hogy a sorok szavai közötti szóközöket megnöveli. Ezt az igazítási módot nevezzük sorkizárásnak. A jobbra igazításnál a szöveg jobb oldala egyenes, bal oldala egyenetlen. A középre igazítást általában címek esetén használjuk.

Behúzások A behúzás azt jelenti, hogy meghatározzuk, hogy milyen szélesek legyenek a bekezdések, azaz a margóhoz képest a bal, illetve jobb szélük mennyivel kezdődjön vagy végződjön bentebb. Kiemelt a behúzások között az első sor behúzás, ahol az első sor egy megadott mértékkel beljebb kezdődik és az összes többi sora a margóhoz igazodik. Illetve a függő

behúzás, ahol a bekezdés első sora a margóhoz igazodik és az összes többi sora egy megadott értékkel bentebb kezdődik.

Térközök A térközök részben megadhatjuk, hogy a bekezdés előtt és után mennyi hely maradjon ki.

Sorköz

11

IRODAI ALKALMAZÁSOK Beállítható a sorok közti távolság, hogy szimpla, dupla, másfél sornyi, vagy egyéb mértékű legyen.

Szövegbeosztás -

Fattyú és árvasorok: itt állíthatjuk be, ha nem engedjük meg, hogy a bekezdés első, (fattyúsor) vagy utolsó sor (árvasor) külön lapra kerüljön.

-

Együtt a következővel : itt állíthatjuk be, ha a kijelölt és az azt követő beke zdés közt nem engedélyezzük az oldaltörést.

-

Egy oldalra: ha a bekezdések belsejében nem engedélyezzük az oldaltörést. Sorok számozása nélkül : ha a szakaszban bekapcsoltuk a sorszámozást, de a kijelölt bekezdésekben a sorszámokat nem szeretnénk megjeleníteni.

-

Nincs elválasztás: az automatikus elválasztást kapcsolhatjuk ki.

4. Felsorolás és számozás Dokumentumunk könnyebb áttekinthetőség hivatkozási lehetőség, tartalomjegyzék készítés vagy egyéb célból gyakran sorszámozott pontokba szedve hozzuk létre. Ha valamilyen témához kapcsolódóan több tételt is felsorolunk, a tételeket gondolatjelek, vagy tetszőlege szimbólumok mögé szoktuk írni. Fontos, hogy a felsorolás és számozás bekezdés tulajdonság, ami azt jelenti, hogy a bekezdés első sora elé teszi a megkülönböztető jelet.

Számozás: A formázáshoz először ki jelölni azokat a bekezdéseket, amelyeket számozással szeretnénk ellátni. A Kezdőlap menüpontnál választhatjuk ki a számozást, a legördülő menüben választhatjuk a számozás típusát.

Felsorolás A formázáshoz először ki kell jelölni azokat a bekezdéseket, amelyeket felsorolás jellel szeretnénk ellátni. A Kezdőlap menüpontnál választhatjuk ki a felsorolást, a legördülő menüben pedig a felsorolás típusát.

5. Szegély és mintázat Szegélyekkel láthatunk el kijelölt szövegegységeket, egész bekezdéseket, táblázatok celláit, úgynevezett szövegdobozokat illetve egész oldalakat is. Tehát ez a formázás érvényesíthető:

12

-

a kijelölt szövegre

-

a kijelölt bekezdésekre vagy az aktuális bekezdésre

-

a lap oldalait szegélyezhetjük az oldalszegélyezéssel

IRODAI ALKALMAZÁSOK Ha a bekezdést szegélyezzük, akkor a behúzásokhoz képest történik a szegélyezés. A szegély és árnyékolás létrehozásához jelöljük ki a kívánt bekezdést, majd válasszuk ki a Kezdőlap menüszalag  Bekezdés csoport  Szegély és mintázat legördülő menüt

3. ábra Szegély és mintázat párbeszédpanel

A szegélyt többféle színben és vastagságban is megadhatjuk, akár minden oldalt más stílussal is. Ha az egész bekezdésnek szeretnénk szegélyt beállítani, akkor a Hatókör listából a bekezdést kell választani. Ha csak egy szövegrésznek, akkor a szöveget.

13


4. ábra Kitöltő mintázat párbeszédpanel A mintázat fülben többféle mintázatot találunk, természetesen több színben és többféle sötétítési módszerrel. Ez nagyon jó és látványos kiemelési módszer, de vigyázat, mivel a dolog visszafelé is elsülhet. A túl sok kiemelés áttekinthetetlenné teszi a dokumentumunkat!

6. Iniciálé A bekezdés első betűjét lehet iniciáléval kiemelni. A bekezdés első betűje így átkerül egy új keretbe, amely a szöveghez képest lehet egyszerű, süllyesztett vagy margón álló. Az iniciálé párbeszédablakban megadhatjuk továbbá az iniciálé betűtípusát, méretét és a szöveg szélétől mért távolságát.

14


5. ábra Iniciálé párbeszédpanel

7. Tabulátorok A tabulátor olyan eszköz, amellyel egy soron vagy bekezdésen belül a szöveget függőlegesen megadott pozícióba tudjuk igazítani. A szöveget a TAB billentyűvel tudjuk a következő tabulátorpozícióba vinni.

Tabulátorok típusai: -

balra igazító

-

középre igazító

-

jobbra igazító

-

tizedesjelhez igazító

A tabulátorokat legegyszerűbben a vonalzóra kattintva helyezhetjük el.

Módszer a

következő, a megfelelő tabulátor típusát a vonalzó bal oldalán választhatjuk ki, kattintással egészen addig, amíg a megfelelő típus meg nem jelenik. Majd ezzel a tabulátorral a vonalzó megfelelő helyére kattintva helyezhetjük el. A tabulátorokat a tabulátor párbeszédpanelen is beállíthatjuk, illetve a pozíciók közötti kitöltést csak itt állíthatjuk be.

15


6. ábra Tabulátor párbeszédpanel Új tabulátorhelyet úgy hozhatunk létre, hogy beírjuk az értékét a Pozíció mezőbe. Meglévő tabulátorhely módosításához jelöljük ki azt amelyiket módosítani szeretnénk, majd a Pozíció mezőben írjuk át az értéket. Az Igazítás mezőben a kelölt bekezdéseknek a behúzásokhoz viszonyított igazítását állíthatjuk be. Ha a szöveg és tabulátorhely közötti üres részt ki szeretnénk tölteni, válasszuk ki a Kitöltés mezőben a megfelelő (pontozott, szaggatott vagy folytonos) vonaltípust. Az

Alapérték

mezőbe

beírt

értékkel

az

alapértelmezett

tabulátorok

távolságát

módosíthatjuk. A tabulátor eltávolításához, a párbeszédpanelen kiválasztjuk a megfelelő értéket és a Törlést választjuk, az összes nem alapértelmezett tabulátor egyidejű törléséhez Az összes törlése gombra kattintunk. De a leggyorsabb módszer, ha a vonalzón a törlendő tabulátorjelet lefelé húzzuk.

16


8. Szakaszformázások A dokumentum egy vagy több bekezdésből álló része, melyre a többitől eltérő beállításokat adhatunk meg. A legfontosabb szakasz beállítás az oldalformázás.

Szakaszformázások -

Oldalbeállítások 

Margók beállítása



Tájolás beállítása (álló vagy fekvő)



Papírméret beállítása



Élőfej és élőláb beállítása

-

Szakaszonként eltérő lehet az élőfej/élőláb.

-

Hasábok száma módosítható.

-

Oldalszámozás, fejezetszámozás, sorszámozás alkalmazása.

9. Élőfej és élőláb Az élőfej és az élőláb olyan szöveg vagy grafika, amelyet a dokumentum egyes oldalainak általában a tetejére, illetve aljára nyomtatunk. Az élőfej a felső, míg az élőláb az alsó margóban kerül nyomtatásra. A dokumentum vagy az egyes szakaszok első oldalán a többitől eltérő élőfejet vagy élőlábat használhatunk, illetve ott el is hagyhatjuk azokat. A dokumentum egyes szakaszaiban eltérő élőfejet és élőlábat adhatunk meg a páros, illetve a páratlan oldalakon. Lehetőségünk van arra is, hogy beszúrjuk az aktuális dátumot, időt, oldalszámot (az oldalszámot csak élőfejbe vagy élőlábba szúrhatjuk be), illetve tetszőleges formázott szöveget. Az élőfej/élőláb formázását a Lap elrendezése menü  oldalbeállításnál elrendezés fülecskénél tehetjük meg.

17


7. ábra Élőfej és Élőláb beállítása Ha az első oldalon eltérő, vagy nem szeretnénk, hogy élőfej vagy élőláb legyen (címlapnál szoktuk), akkor az első oldalon eltérő jelölőnégyzetet jelöljük be. Páros és páratlan eltérő jelölő négyzetet használjuk, ha az élőfej vagy élőláb páros és páratlan oldalon eltérő. A távolság a lap szélétől pontnál beállíthatjuk, hogy hol kezdődjön az élőfej és hol végződjön az élőláb.

10.

Szakasztörések típusai

Ha szakasztörést szeretnénk beilleszteni, akkor válasszuk a Lap elrendezése menü  Töréspontok legördülő menüt, ahol a következő lehetőségek közül választhatunk:

18

-

Következő oldal: új szakasz kezdése új oldalon.

-

Folyamatos: új szakasz kezdése ugyanazon az oldalon.

-

Páros oldal: új szakasz kezdése a következő páros számú oldalon.

-

Páratlan oldal: új szakasz kezdése a következő páratlan oldalon.


11.

Oldaltörés

Ha a szöveget ugyanazon szakaszban új oldalra szeretné nk helyezni: Lap elrendezése menü  Töréspontok legördülő menüben az oldaltörést választjuk.

12.

Hasábok létrehozása

Az alapértelmezés az egyetlen hasáb megléte. Hasábok beállítását a Lap elrendezése menü  hasáboknál lehet kezdeményezni.

8. ábra Hasábok beállítása

Típusnál választhatunk, már meglévő hasáb típusokból. Oszlopok számánál határozhatjuk meg a hasábok számát. Választóvonal jelölőnégyzet kiválasztásánál a hasábok között választóvonalat helyezhetünk el. Ha több hasábot választunk, akkor alapesetben egyelőek, de ezt megváltoztathatjuk a hasábok szélessége és térköze beállításánál. Oszloponként határozhatjuk meg azok szélességét és azok térközét. Mielőtt elfogadnánk a beállítást figyelnünk kell a hatókörre, amely vonatkozhat a teljes dokumentumra, aktuális szakaszra vagy aktuális ponttól kezdődően a dokumentumra.

19


TÁBLÁZATOK Készíthetünk egy új üres táblázatot, később töltve ki az üres cellákat, vagy már meglévő szövegbekezdéseket alakíthatunk táblázattá. Mielőtt elkészítjük a táblázatot, döntsük el, hogy melyik Office alkalmazás a legmegfelelőbb a feladathoz. A táblázat létrehozásához a Wordot, Excelt, vagy Accesst használhatunk. Mindhárom alkalmazás automatikusan formázni tudja a táblázatot. -

Olyan táblázathoz, amelyik bonyolult formázásokat a Word programot használjuk.

-

Annak a táblázatnak az elkészítéséhez, amely bonyolult számításokat, statisztikai elemzéseket, lekérdezéseket vagy diagramokat tartalmaz, Excelt használjunk.

-

Az Access-ben hozzuk létre a táblázatot akkor, ha a relációs adatbázis összes szolgáltatását használni szeretnénk.

Üres táblázat készítése -

Kattintsunk oda, ahová az új táblázatot helyezni szeretnénk.

-

Kattintsunk a Beszúrás menü  Táblázat eszköztárra, ahol lehetőségünk van beszúrni: 

Az egeret húzva jelöljük ki a megfelelő számú sort és oszlopot.



Táblázat beszúrása.



Kész táblázatok beszúrása, ahol előre formázott táblázatokat találhatunk.

Amikor beszúrunk egy táblázatot, akkor a táblázat formázásához tartozó eszköztár jelenik meg. Tervezés:

9. ábra Táblázat formázásához tartozó eszköztárak Itt választhatjuk ki a beépített stílusokat, vagy egyénire formázhatjuk az itt található lehetőségekkel. Elrendezés:

10. ábra Táblázat utólagos formázásához tartozó eszköztárak

20


Kijelölés: Itt tudjuk a kurzorhoz képest a cellát, sort, oszlopot vagy akár az egész táblázatot kijelölni.

Tulajdonság: A táblázat fülecskénél a táblázat méretét, illetve igazítását (balra, jobbra, középre) határozhatjuk meg. A sor fülecskénél a sor magasságát, az oszlop fülnél az oszlop szélességét adhatjuk meg. Nem utolsó sorban a cella fülnél a cellába elhelyezett szöve g függőleges elhelyezkedését (felülre, alulra, középre) határozhatjuk meg, illetve a cella szélességét.

Bővítés A kurzorhoz képest sorokat, illetve oszlopokat szúrhatunk be.

Törlés Táblázatunkból akárhány cella, sor vagy oszlop törölhet, de akár törölhetjük az egész táblázatot is.

Táblázat tartalmának törlése : Jelöljük ki a törlendő egységeket, majd nyomjuk le a DEL billentyűt

Cellák törlése : Jelöljük ki a törlendő cellákat és válasszuk a Törlést, majd a cellák törlését. Sor vagy oszlop törlése : Jelöljük ki azt a sort vagy oszlopot, amelyet törölni szeretnénk. Válasszuk a Törlést, majd sorok vagy oszlopok törlését.

Táblázat törlése : Álljunk a kurzorral a táblázatba, majd kattintsunk a Törlés és a Táblázat törlése menüre.

Egyéb formázások: Cella egyesítése: A kijelölt cellákat tudjuk egyesíteni, aminek eredményeképpen a továbbiakban egy cellaként kezeli a Word. Vigyázat, ilyenkor csak az első cella tartalma marad meg, az összes többié, amit egyesítettünk, elvész.

Cellák felosztása: Egy cellát sorokra és oszlopokra bontva további cellákat hozhatunk létre. Táblázat felosztása: Ha két részre szeretnénk bontani egy táblázatot, kattintsunk arra a sorra, amelyet az új táblázat első sorának szánunk és kattintsunk a Táblázat felosztása eszköztárra.

Rendezés: A kijelölt szöveg abc szerinti sorba rendezését hajthatjuk végre . Figyelem a rendezést úgy végzi a Word, hogy az egész sort viszi magával, tehát nem keveri össze az adatokat.

21


STÍLUSOK Stílusnak nevezzük egy szövegrész formátumának névvel ellátott és elmentett összességét. A stílus bekezdésre érvényes formátumok összessége.

Miért jó stílusokat használni? Olyan dokumentumoknál, ahol több azonos formátumú szövegrészt tervezünk, érdemes ezekre stílust készíteni, mert könnyebb alkalmazni, illetve a stílus módosításával egyszerűen és

gyorsan

módosíthatjuk

a

formázást.

Továbbá

tárgymutató,

ábrajegyzék

és

tartalomjegyzék csak ezek segítségével készíthető. Stílusok készítése: Kezdőlap menü  Stílusok: Itt a már meglévő stílusok találhatók, illetve módosíthatok. Ha nem találunk olyan stílust, ami a kedvünkre való, akkor az új stílus létrehozásával hozhatunk létre újat.

11. ábra Új stílus beállításához szükséges párbeszédpanel

22

IRODAI ALKALMAZÁSOK Először a stílus nevét adjuk meg, majd meg kell határozni, hogy mi a stílus alapja. Ez alap esetben normál szöveg, de ezt úgy adhatjuk meg, hogy mely már meglévő stílushoz hasonlít a legjobban, illetve a későbbiek során szükségünk lesz esetleg más kiegészítő funkcióra is. Pl.: ha tartalomjegyzéket szeretnénk készíteni ebben a stílusban íródott szövegből, akkor az alapja címsor kell, hogy legyen. A következő bekezdés stílusa azt jelenti, hogy ha entert nyomunk, akkor a következő bekezdés stílusa milyen legyen, alap esetben ugyanaz a stílus, de ezen módosíthatunk, ezt szintén leggyakrabban a címsornál használunk. Ezen alap adatok megadása után jöhet a beállítás, amely a formátum legördülő menü alatt található. Stílus alkalmazása Ha egyetlen bekezdéshez szeretnénk bekezdésstílust rendelni, kattintsunk a bekezdésbe és használjuk a már meglévő stílust.

TARTALOMJEGYZÉK ÉS TÁRGYMUTATÓ Tartalomjegyzék A tartalomjegyzék a dokumentum adott szintű címeit sorolja fel, és megadja az oldalszámokat is. Amikor tartalomjegyzéket állítunk össze, akkor a Word megkeresi a címsor stílusú bekezdéseket, ezeket sorban megjeleníti oldalszámmal együtt.

Létrehozása: Kattintsunk a dokumentumban arra a helyre, ahová a tartalomjegyzéket el szeretnénk helyezni, majd válasszuk a Hivatkozások menüben  Tartalom eszköztárat. Már meglévő formátumokból választhatunk, de ha más fajtát szeretnénk, válasszuk a tartalomjegyzék beszúrása menüt, ahol személyre szabhatjuk.

Frissítése: Előfordul,

hogy

dokumentumunkon

változtatást

hajtunk

végre,

ami

érinti

a

tartalomjegyzéket, mivel a Word nem végzi el az automatikus frissítést, ezért ezt nekünk kell elvégezni. Kattintsunk a tartalomjegyzékbe és nyomjuk meg az F9 gombot, vagy jobb egér gomb lenyomásával kiválasztjuk a mezőfrissítés parancsot. Ekkor lehetőségünk van a teljes tartalomjegyzék frissítésére, vagy csak az oldalszámok frissítésére. Tárgymutató A tárgymutató a kinyomtatott dokumentumban a keresett szavak, fogalmak vagy mondatok oldalszámát adja meg. Tárgymutató készítésekor kijelöljük a szerepeltetni kívánt szöveget vagy bejegyzést, formátumot választunk, majd összeállítjuk a tárgymutatót.

Készítése: 23


A dokumentumban hozzunk létre tárgymutató-bejegyzéseket. A dokumentumban jelöljük ki azt a szöveget, amelyet tárgymutató-bejegyzésként szeretnénk használni, majd nyomjuk meg az ALT+SHIFT+X billentyűket.

-

Kattintsunk a dokumentumban arra a helyre, ahol a kész tárgymutatót el szeretnénk helyezni.

-

Válasszuk a Hivatkozás menüt  Tárgymutató beszúrás eszköztárat.

KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE Általános információk, alapfogalmak A körlevél funkciót akkor használjuk, ha nagyszámú, egymástól csak néhány szóban különböző dokumentumokat –formaleveleket – szeretnénk gyorsan és hatékonyan készíteni. Borítékcímzésre, katalógus és etikett címkék készítésére, valamint E-mail küldésére használjuk leggyakrabban. Körlevél készítésekor két dokumentumot kell szerkesztenünk: -

Törzsdokumentum: tartalmazza az állandó szöveget, amely minden levélben azonos, és a változók neveit. A törzsdokumentum formátuma határozza meg az egyesített dokumentum formátumát.

-

Adatforrás: táblázatban tartalmazza a változó adatokat. A táblázat első sorában vannak a mezőnevek, a további sorokban pedig a konkrét adatok, a rekordok. A táblázat formátuma bármilyen lehet, nem befolyásolja az egyesített dokumentum külalakját.

A körlevél készítés lépései: A törzsdokumentumba írjuk be azt a szöveget, amelyet minden levélen meg szeretnénk jeleníteni. Az adatforrást létrehozhatunk egy adott programban (Excel, Access). A körlevél

készítését a

Levelezés menü



Körlevél

készítés indítása

paranccsal

kezdeményezhetünk. Ekkor a körlevél varázsló elindul, ami azért jó, mert lépésről – lépésre haladva könnyedén készíthetünk körlevelet. -

Dokumentumtípus kiválasztása : levél, E-mail, boríték, címke. Alapul szolgáló dokumentum megadása : aktuális dokumentum alapján, ha a körlevél alapjául szolgáló dokumentum van nyitva. Sablon alapján vagy egy már meglévő dokumentum alapján, itt lehetőségünk van megnyitni a megfelelő dokumentumot.

-

Címzettek kiválasztása: Létező listából, itt nyithatjuk meg a már meglévő adatforrást tallózás segítségével. Új lista létrehozásával készíthetünk adatforrást. Megjegyezném, hogy az előre elkészített lista használata a praktikusabb, mert könnyebb vele dolgozni.

-

Levél megírása: További elemek elhelyezésével van lehetőségünk a változó elemek beszúrására, ekkor a címsorban található mezőnevek jelennek meg hivatkozásként. Itt van lehetőségünk a formázásra is.

-

Levelek megtekintése : Itt a kész leveleket tekinthetjük meg egyenként, lehetőségünk van arra, hogy bizonyos címzetteket kihagyjunk címzett kihagyásával.

24


Egyesítés befejezése: A kész körleveleket egy dokumentum menthetjük el vagy küldhetjük egyből nyomtatóra.

SZÖVEGSZERKESZTŐ PROGRAMOK EGYÉB SZOLGÁLTATÁSAI 13.

Keresés, csere, ugrás

A fenti funkciókat a kezdőlap menüben találhatjuk. Kereshetünk és cserélhetünk szöveget, adott formázást, különleges karaktereket, például bekezdésjeleket, mezőket, képeket. A dokumentum egy megadott helyére lehet ugrani az ugrás paranccsal.

12. ábra Keresés a dokumentumon belül Szöveg keresése: Írjuk be keresett szöveg mezőbe a keresni kívánt szöveget. A keresési beállításoknál egyéb beállításokat tudunk eszközölni.

25


Adott formázás keresése: Ha adott formázással rendelkező szöveget szeretnénk keresni, írjuk be azt a keresett szöveg mezőbe. Ha csak adott formázást szeretnénk keresni, töröljünk ki minden szöveget a keresett mezőből. Kattintsunk a Formátum gombra, és válasszuk ki a keresendő formázást.

Szöveg keresése és cseréje keresési feltételekkel Ebben az esetben a keresett mező mellé a csere erre mezőt is ki kell tölteni, nyílván a keresett szöveget fogja kicserélni a megadott szövegre. Figyeljünk a keresési beállításokra.

Keresőoperátorok használata Szöveg sokrétűbb kereséséhez keresőoperátorokat használhatunk. Egyetlen karakter:

?

Tetszőleges karaktersorozat:* A megadott karakterek közül egy:

[]

Egyetlen karakter s megadott tartományban:

[-]

Egyetlen karakter a zárójelben szereplő karaktereket kivéve:

26

[!]


TANULÁSIRÁNYÍTÓ 1. Készítsük el az alábbi ajánlatot.

13. ábra Feladat módosítása

Megoldás 1. feladat Elsőként adjunk meg egy középre zárt tabulátort 2 centiméternél, ezt elvégezhetjük a vonalzóra való kattintással vagy a tabulátorok párbeszédablak segítségével. Ezek után a tabulátor gomb lenyomásával gépeljük be a megfelelő helyre a szöveget. Enter lenyomásával a bekezdés örökli a tabulátor pozíciót, így az előzőekben leírt módon elkészíthetjük a címzett részt. A következő szövegegységet középre helyezve félkövér betűstílussal és 14-es betűméretben begépeljük. A szöveg tartalmi részének első felét normál betűstílussal, sorkizárt bekezdés formázással begépeljük. 27

IRODAI ALKALMAZÁSOK A következő bekezdés formázási egységben felsorolást használunk, melynek a beállításai a következőek: Szimbólum helyzete: 1 cm Szöveg helyzete: 1 cm Elfogadjuk a beállítást és begépeljük a szöveget. Az előző beállítások segítségével, akár a formátum másoló használatával elkészítjük a törzsdokumentum maradék részét. Már csak az aláírás elkészítése van hátra, melyet hasonlóképpen készítünk, mint a cím, tehát beállítunk egy középre zárt tabulátort 9 cm-hez, a megfelelő pozícióba állunk a tabulátor gomb lenyomásával és begépeljük a szöveget.

28


ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat A

mellékelt

CD-n

található

1-es

faladatot

formázza

a

következők

szerint,

a dokumentum 1 oldalas legyen.

29

IRODAI ALKALMAZÁSOK 2. feladat A

mellékelt

CD-n

található


30

2-es

faladatot

formázza

a

következők

szerint,

IRODAI ALKALMAZÁSOK 3. feladat A

mellékelt

CD-n

található

3-as

faladatot

formázza

a

következők

szerint,


31


MEGOLDÁSOK 1. feladat Első lépésben keresse meg a CD-n az 1-es feladatot és dupla kattintással indítsa el a dokumentumot. A betöltött formázatlan dokumentumot először tördelni kell. A tördeléshez a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Enter lenyomásával új bekezdésbe tördeljük az utána következő szöveget. A

tördelés

után

a

következő

formázásokat

végezzük

el,

figyelve

arra,

hogy

karakterformázásnál ki kell jelölni a szöveget, bekezdés formázásnál csak akkor kell kijelölni, ha egyszerre több bekezdést formázunk. -

Címsor: 24-es betűméret, középre igazított, térköz utána: 6 pt.

-

A következő 4 bekezdésben a pontozást tabulátorral oldjuk meg:  Kezdőlap menü  Bekezdés  Tabulátor gombbal elindítjuk a tabulátor beállításához szükséges párbeszédpanelt. 

Beállítandók: 1. pozíció: 16 cm, kitöltés: pontok; 2. pozíció: 5 cm, 16 cm, kitöltés pontok; 3. pozíció: 16 cm, kitöltés: pontok; 4. pozíció: 7 cm, kitöltés: pontok

-

A következő bekezdésekben a következő formázásokat kell használni a minta szerint:

-



karakterformázás: félkövér, aláhúzás, szimbólum beszúrás



felsorolás

Aláírás formázása: 

A 9 cm-hez és a 15 cm-hez állítunk be tabulátor pozíciót, a 15 cm-nél a kitöltés pontok.



A következő sorba kerül a jelentkező aláírása szöveg, amely az előző 2 tabulátor pozíció közé kerül középre zárt tabulátorral. Ez 12 cm-nél helyezkedik el.

Elmentjük a munkánkat. 2. feladat Első lépésben keresse meg a CD-n a 2-es feladatot és dupla kattintással indítsa el a dokumentumot. A betöltött formázatlan dokumentumot először tördelni kell. A tördeléshez a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Enter lenyomásával új bekezdésbe tördeljük az utána következő szöveget. A

tördelés

után

a

következő

formázásokat

végezzük

el,

figyelve

arra,

hogy

karakterformázásnál ki kell jelölni a szöveget, bekezdés formázásnál csak akkor kell kijelölni, ha egyszerre több bekezdést formázunk. 32


A címzettet tabulátor segítségével formázzuk meg. A kezdőlap menüben  Bekezdés párbeszédpanelen a tabulátorok gombot válasszuk és a következő paramétereket állítjuk be:

-



pozíciók: 9 és 12 cm, igazítás: balra igazított.



A beállított pozícióba igazítjuk a szöveget.

Címsor: 20-as betűméret, félkövér és dőlt. A hallgató szöveg ritkított 8 pt-os mértékkel

-

A következő bekezdés első sor behúzásos 1,25 cm-es mértékkel.

-

A bekeretezett szöveg, árnyékolt bekeretezett, 2,25 pt-os vonalvastagsággal

-

A következő bekezdés, balról behúzott 1 cm-rel.

-

A felsorolás típusú bekezdéseket a Kezdőlap menü  Bekezdés  felsorolás beállítása

-

A következő bekezdésekben a kérdések aláhúzottak és a hozzájuk tartozó leírás 2 cm-rel balról behúzott.

-

Az utolsó bekezdés első sor behúzott

-

A vezetőség: félkövér, dőlt, jobbra igazított

Végül elmentjük a munkánkat. 3. feladat Első lépésben keresse meg a CD-n a 3-as feladatot és dupla kattintással indítsa el a dokumentumot. A betöltött formázatlan dokumentumot először tördelni kell. A tördeléshez a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Enter lenyomásával új bekezdésbe tördeljük az utána következő szöveget. A

tördelés

után

a

következő

formázásokat

végezzük

el,

figyelve

arra,

hogy

karakterformázásnál ki kell jelölni a szöveget, bekezdés formázásnál csak akkor kell kijelölni, ha egyszerre több bekezdést formázunk. -

Sebes Samu: betűméret: 26-os, állatkereskedő: betűméret: 14-es, 6 cm-es középre igazított tabulátorhoz igazítjuk a szöveget.

-

A maradék szöveget 7 cm-es balra igazított tabulátorhoz igazítjuk a minta szerint.

-

A beszúrás ClipArt-nál keresendő szövegben beírjuk, hogy papagáj, a kiválasztott papagájt beszúrjuk, a kép elrendezésénél kiválasztjuk, hogy a szöveg mögé és a helyére húzzuk.

-

Végül a keretezés van csak hátra, ehhez kijelöljük az egész szöveget, majd a kezdőlap menüben  a bekezdésnél kiválasztjuk a körbe keretezést.

-

Végül elmentjük a munkánkat.

33


TÁBLÁZATKEZELÉS, MICROSOFT EXCEL 2007

ESETFELVETÉS – MUNKAHELYZET 1. Készítsünk a heti program beírására alkalmas naptári lapot, órabeosztással 8-18 óra között! 2. Ábrázoljuk egy táblázatban Vas, Zala, Heves és Nógrád megye népesség és terület adatait! Ehhez keressen információt az interneten! Készítsünk oszlopdiagramot a népességről!

34


SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM A táblázatkezelő programok ma a szövegszerkesztők mellett a második legelterjedtebb programcsaládot jelentik. Táblázatokat és statisztikai számításokat a való életben gyakran kell készítenünk. A táblázatkezelők, ma már sokkal komplexebb feladatokra is alkalmasak: -

tudományos és statisztikai számítások

-

nyilvántartások vezetése árlisták és grafikonok készítése

-

matematikai, pénzügyi és mérnöki számítások

-

adatelemzések, jelentések, kimutatások készítése

-

nyilvántartás, rendezés, kigyűjtés, keresés

14.

Az Excel munkakörnyezete

Program indítása: Az asztalon és vagy a Start menü  Programok  Microsoft Excel parancsikonra kattintva, vagy Windows gomb+R, utána az excel szó begépelése és enter. Excel ablak felépítése

14. ábra Excel ablak felépítése A szerkesztésre szánt helyet sorokra és oszlopokra bontották. A sorokat számokkal, az oszlopokat az angol ábécé nagybetűivel jelöli. Az egy sor és egy oszlop találkozásánál lévő téglalapot mezőnek, illetve cellának nevezzük.

35

IRODAI ALKALMAZÁSOK A cellára úgy hivatkozhatunk, hogy először az oszlopazonosítót, majd sorazonosítót adjuk meg. A cellákat tartalmazó munkaterület felett találhatunk egy szerkesztőlécet, valamint a főmenüket. Ezek a Wordnél megszokott eszköztárakat, illetve a program jellegéből adódó eszköztárakat tartalmaznak. Az Excel dokumentum egy munkafüzet, mely több munkalapból állhat, maximum 256 munkalap. A képernyő alján fülekkel elválasztva (munka1, munka2, munka3 etc.) találjuk meg a lehetséges munkaterületeket (munkalapokat). A program ugyanazokkal a fájl műveleteket képes elvégezni, mint a szövegszerkesztő, ikonjaik is megegyeznek. A program bezárása, min/max mé retének beállítása, és a tálcára tétele is azonos módon végezhető el, mint a többi program esetében.

Név mező: itt lehet olvasni az aktuális cella azonosítóját, vagy a kijelölt tartomány nevét. Kijelölésnél a következő formai követelményeket kell figyelembe venni: tól-tőlig : pl: A1:B10-ig, ami azt jelenti, hogy négyzetesen A1-től B10-ig az összes cella kijelölésre kerül. A ;-t felsorolásnál használjuk pl.: A2;A8;A10, ebben az esetben az előzőekben felsorolt 3 cella kerül kijelölésre.

Szerkesztőléc: a cellákban lévő adatokat itt lehet formázni, valamint meg lehet nézni, hogy ténylegesen mi található egy cellában. Erre azért van szükség, mert a cellákban csak a képletek végeredménye látszódik, de maga a képlet nem.

Oszlopazonosítók, sorazonosítók: ezek segítségével hivatkozhatunk egy adott cellára, erre nagy szükség van a számításoknál.

Munkalap fülek: a táblázatok építőelemei a cellák, ezek tárolják a különféle adatokat. Ezek a cellák sorokat, oszlopokat alkotnak, ezekből áll össze a teljes táblázat, amit munkalapnak nevezünk. Egy munkalapon 65536 sor és 256 oszlop van. Egy munkafüzet több munkalapot is tartalmazhat, maximum 256-ot. Egy munkafüzeten belül a munkalapoknak egyedi, különböző nevűeknek kell lenniük. Ez fontos a hivatkozás miatt, hiszen a programnak egyértelműen tudni kell, hogy melyik munkalapra hivatkozunk.

15.

Fájlműveletek

Új munkafüzet létrehozása Ha elindítjuk az Excel táblázatkezelőt, automatikusan létrejön egy új, üres munkafüzet. Ha emellett szeretnénk új munkafüzetet nyitni, megtehetjük, Főmenü  Új munkafüzet. A létrehozott új munkafüzet nincs még lemezen, ahhoz, hogy ez megtörténjen, később ki kell mentenünk.

36

IRODAI ALKALMAZÁSOK Munkafüzet mentése Az általunk szerkesztett táblázatokat, ha nem csak nyomtatni szándékkal készítettünk, akkor a munka befejeztével, de ajánlott közben is gyakran adathordozóra menteni. Ez azt jelenti, hogy a szerkesztés aktuális állapota lemezre kerül a jelenlegi formában. Mentést a Wordhoz hasonlóan a Főmenü  mentés vagy mentés másként paranccsal kezdeményezhetünk. Meglévő dokumentum megnyitása Ha nem egy teljesen üres munkafüzetet szeretnénk létrehozni, és újonnan megírni, hanem egy meglévőt tovább szerkeszteni, vagy kinyomtatni, akkor a megnyitást kell alkalmaznunk: Főmenü  Megnyitás pontjával kezdeményezhetjük. Ekkor megjelenik a megnyitás párbeszédpanel, ahol tallózással kikereshetjük, melyik fájlt szeretnénk megnyitni. Munkafüzet bezárása Ha egy táblázattal való munkánkat befejeztük, célszerű azt bezárni, hogy ne foglalja a számítógép memóriáját. Főmenü  Bezárás. Ha a legutóbbi változtatás óta nem mentettük el a munkafüzetet, akkor a program már az ismert módon rákérdez, hogy kívánjuk-e a változtatásokat menteni. Adatbevitel, javítás, módosítás, törlés A táblázatban mindig egy aktív cella lehet. Ha elkezdünk gépelni, akkor a szöveg e bben a cellában fog megjelenni. Hogy melyik az aktív cella, azt úgy tudjuk meg, hogy vastag fekete kerettel van kijelölve, vagy leolvasható a név mezőben. A cellák között a kurzormozgató nyilakkal lehet mozogni, vagy az egérrel ráklikkelünk a megfelelő cellára. Az aktív cellába adatok beviteléhez egyszerűen el kell kezdeni gépelni a cellában. Amit beírunk nem csak a cellában fog megjelenni, hanem a szerkesztőlécben is. A cella valódi

tartalmát mindig a szerkesztőmezőben láthatjuk, ugyanis az oszlopszélesség korlátot szab a megjelenítésnek. Az adatok csak akkor kerülnek bele véglegesen a cellákba, ha a szerkesztőléc melletti jóváhagyás ikonra kattintunk, vagy az ENTER billentyűt vagy a TAB-ot leütjük. Ha gépelés közben megnyomjuk a szerkesztőlécen a visszavonás ikont, vagy megnyomjuk az Escape (ESC) billentyűt, akkor visszaáll a cella eredeti tartalma.

A táblázatkezelő programok másképpen kezelik a szöveges és a numerikus adatokat. A program a szöveges adatot balra, a numerikus adatot jobbra igazítja normál esetben. A számokkal rengeteg különböző számítási műveletet hajthatunk végre. Figyelnünk kell arra, ha egy adott cella tartalmával számolni szeretnénk, az nem tartalmazhat szöveges adatot csak numerikus adatot.

37


Adatok módosítása A cellákban lévő adatokat egyrészt átírhatjuk, másrészt módosíthatjuk őket. Ha át akarunk írni egy cellában lévő értéket, akkor ugyanúgy kell eljárni, mint adatbevitelnél, vagyis rá kell állni arra a cellára, majd be kell gépelni a megfelelő értéket. Ilyenkor az eddig ott tárolt adatot törli. Ha a cellában lévő adatot nem szeretnénk kitörölni, csak módosítani szeretnénk, akkor duplán kell klikkelni az adott cellán. Egy másik lehetőség az, hogy a cella kijelölése után belekattintunk a szerkesztőlécbe és ott végezzük el a szükséges módosításokat. Fontos, hogy csak akkor végeztük el a módosítást, ha elfogadjuk.

Adatok törlése Törlési módok: -

mindent

-

formátumot

-

képletet/értéket a DEL gombbal

-

megjegyzést töröl

Ezeket a törlési módokat a Kezdőlap  Szerkesztés  Törlés menüben található parancsokkal alkalmazhatjuk.

Cellák kijelölése A táblázat formázásához, adatok másolásához, mozgatásához elengedhetetlenül szükséges az, hogy ki tudjuk jelölni a szükséges cellákat. Tartományokat úgy lehet kijelölni, hogy rákattintunk a kijelölendő tartomány egyik sarokcellájára, majd az egérgombot lenyomva tartva az egérrel elmegyünk a tartomány szemközti cellájáig. Több tartomány kijelöléséhez tartsuk nyomva a Ctrl gombot. Egy egész sort, vagy egész oszlopot úgy jelölhetünk ki, hogy az egérrel rákattintunk a sor vagy oszlopazonosítóra. Ilyenkor azonban ügyelni kell arra, hogy nem csak az a rész lesz kijelölve, ami a képernyőn látszik, hanem az is, ami nem.

Cellák másolása, mozgatása Másoláskor a régi a helyén marad, és lesz róla másolat az új helyén, míg mozgatáskor csak az új helyen lesznek meg a cellák. Bármilyen műveletet szeretnénk is végezni a cellákkal, az első lépés mindig az, hogy ki kell jelölni őket. Miután kijelöltük a kívánt területet, több lehetőségünk van:

38


Másolás Kijelölés után Kezdőlap  Vágólap menü, ahol a másolás parancsot választjuk. Miután kiválasztottuk a másolás menüpontot, a kijelölt cellákat szaggatott vonal jelzi, hogy majd ezeket a cellákat fogja beilleszteni az új helyre. Ezek után az új helyre állunk és Kezdőlap  Beillesztés parancsot választjuk. Ezt a műveletet egészen addig hajthatjuk végre, amíg ESC billentyűt nem nyomunk és ekkor eltűnik a szaggatott vonal is. A szimpla beillesztés mellett lehetőségünk van az irányított beillesztés használatára is, ahol formátumot, képletet, értéket stb. Cellák mozgatásánál ugyanazok a módszerek vannak, mint amelyek a másolásnál is voltak, csak egy lényeges különbség van, hogy nem a másolást, hanem a kivágás parancsot használjuk.

ADATTÍPUSOK, SZÁMFORMÁTUMOK, CELLAFORMÁZÁSOK A cellába bevihető adatokat alapvetően két csoportba soroljuk: -

szöveges

-

szám

Adattípusok

Szöveges adatok: A szöveges adatokat a táblázatkezelő normál igazításnál balra igazítja.

Numerikus adatok: A numerikus adatokat normál igazítás esetén a táblázatkezelő jobbra igazítja. A ###### hibaérték akkor jelentkezik, amikor a szám, dátum vagy idő nem fér el a cellában. Megoldás: oszlopszélesség megnövelése. Számformátumok Egy adott cella számformátumát a Kezdőlap  Szám menüpont alatt lehetséges. Számformátumok használata, azért fontos, mert maguk a számok nem adhatnak elég információt, és ha számolni szeretnénk vele, akkor csak számot tartalmazhat, illetve egy számolás eredménye szintén csak szám lehet, tehát mint tulajdonság lesz a cellán, hogy a szám, miként jelenjen meg. Pl.: 1 000 Ft

Általános szám Az általános számformátumú cellák nem tartalmaznak semmilyen különleges formátumot.

39


Szám Ez a számformátum általános, beállítható a tizedesjegyek száma, illetve

az ezres

számcsoportosítás. A program a kerekítési szabályoknak megfelelően jeleníti meg a cellában az adatokat.

Pénznem A numerikus adat után megjelenik a pénzjelölő. A pénznem begépelésekor, ha a szám után beírjuk a pénzjelölőt is, automatikusan átállítja a számformátumot, de vigyázni kell arra, ha a pénzjelölőt elgépeljük, akkor szöveges adatként fogja kezelni.

Dátum, idő Az Excel a dátumokat dátumértéknek nevezett sorszámként tárolja. Ami azt jelenti, hogy 1900. január 1.-től eltelt napok számaként tárolja, azaz a 2008. január 1.-t 39448-ként tárolja. Az időt tizedes törtként tárolja, mivel ezt a nap részeként tekinti. A dátumok megjelenítésének sok formája van, ügyeljünk, hogy a számunkra megfelelőt válasszuk ki a széles választékból.

Százalék A számok százalékként való megjelenítéséhez a számformátumba vegyük figyelembe, hogy például a 0,08 8%, illetve az 1 egész a 100%. Kategória listából kiválasztjuk a százalék formátumot, illetve a tizedesjegyek számát.

Különleges számformátum A különleges formátumok lista- és adatbázisértékek követésének hasznosak. Ezek lehetnek: -

irányítószám

-

adószám

-

telefonszám

-

társadalombiztosítási szám

-

bankkártya mobilszám

Egyéni számformátumok A formátumkód mezőben tetszőlegesen megadhatunk olyan számformátumot, amilyen az előzőekben felsorolt kategóriákban nem található meg. Kiindulási pontként használjunk fel egy létező formátumkódot, amelyet saját formátumra tudjuk alakítani. Érdemes olyat választani, amelyik a kívánt kódhoz a legközelebb áll.

40

IRODAI ALKALMAZÁSOK A következőeket figyelembe véve: -

A # csak az értékes jegyeket jeleníti meg, a felesleges nullákat nem.

-

A 0 nullákkal egészíti ki a számot, ha az kevesebb számjegyet tartalmaz, mint ahány 0 szerepel a formátumban.

-

A ? a tizedesvessző mindkét oldalán az értéktelen nullák helyén szóközt jeleníti meg.

-

Ha ezres elválasztóként pontot szeretnénk megjeleníteni, vagy ha egy számot ezresként szeretnénk megjeleníteni, akkor a számformátumba foglaljunk bele egy pontot.

FORMÁZÁSOK A legfontosabb formázási műveletek a Kezdőlap menüben elvégezhetők. Mindenféle formázás úgy történik, hogy először ki kell jelölni azt a cellát, vagy cellákat, melyeket meg szeretnénk formázni, majd válasszuk ki a megfelelő formázást. Arra ügyelni kell, hogy mindig egész cellákra vonatkozik a formázás. Ha véletlenül valamit elrontottunk, akkor a visszavonással lehet érvényteleníteni az utolsó műveletet. A visszavonásnak van egy fordított művelete is, ez a visszaállítás. A visszavonás művelet nem csak akkor használható, ha valamit rosszul formáztunk meg, hanem akkor is, ha mondjuk véletlenül kitöröltünk valamit. Sorok, oszlopok, cellák beszúrása Munkánk során előfordulhat, hogy táblázatunkból véletlenül kifelejtettünk egy pár cellát, vagy esetleg egy egész sort, vagy oszlopot, vagy csak egyszerűen utólag szeretnénk bővíteni táblázatunkat. Ha egy egész sort szeretnénk beszúrni, abba a sorba kell állnunk, amely sor elé szeretnénk beszúrni. A Kezdőlap menü  Cellák  Beszúrás  Sorok beszúrása parancsot választjuk. Ha egy egész oszlopot szeretnénk beszúrni, akkor hasonlóképpen kell eljárni, mi nt sorbeszúrásnál, azzal a különbséggel, hogy az Oszlopok beszúrása parancsot választjuk. Ha cellát szeretnénk beszúrni, akkor a megfelelő cellába állunk, majd ezek után ki kell választani a Cellák beszúrása. Ennek hatására meg fog jelenni egy kis ablak, ahol a következő lehetőségek közül választhatunk: -

Cellákat jobbra tolja

-

Cellákat lefelé tolja

-

Egész sort szúr be

-

Egész oszlopot szúr be

Nem utolsó sorban, ebben menü pontban tudunk új munkalapokat beszúrni.

41

IRODAI ALKALMAZÁSOK Sorok, oszlopok, cellák törlése Hogyan lehet cellákat kitörölni, ha véletlen fölösleges cellák lennének a táblázatban? Mint minden egyéb műveletnél, első lépésként ki kell jelölni azokat a cellákat, amelyekre nincs szükségünk, és ki szeretnénk törölni. Ha egész sort, vagy oszlopot szeretnénk kitörölni, akkor persze azokat kell kijelölni. Ezután a Kezdőlap menü  Törlés menüben választjuk ki, hogy a kijelölt cellákat, sorokat vagy oszlopokat szeretnénk törölni. Figyelem! Ez a művelet nem ugyanaz, mint a tartalom törlése. Sormagasság és oszlopszélesség beállítása Ha egy cellába begépelünk egy szöveget, amely hosszabb, mint a cella szélessége, akkor látszani fog, csak a szöveg ki fog lógni a cellából. Egyelőre még semmi gond, hiszen minden rendesen látszódik, azonban ha a mellette lévő cellába is írunk, akkor a program látszólag levágja a szó végét és nem fog látszani. Illetve a számoknál említést tettünk arról, ha egy szám nem fér bele a cellába, akkor a következő jelenik meg ######. Ennek megoldására meg kell szélesíteni a cellát. Ezt legegyszerűbben úgy te hetjük meg, hogy az oszlopazonosítók közti elválasztó vonalra állunk az egérrel, egészen addig, míg az egérkurzor át nem vált egy oda-vissza nyílra. Ha duplán kattintunk, akkor a legszélesebbhez igazodik az oszlop szélessége, vagy szimplán a megfelelő mére tre húzzuk. Ugyanígy lehet a sor magasságát módosítani. Egy másik lehetőség a cellák méretének változtatására Kezdőlap menü  Cellák  Formátum menü segítségével, ahol pontos értékkel határozhatjuk meg a sor magasságát, vagy az oszlop szélességét. Ha egyszerre több oszlop szélességét, vagy sor magasságát szeretnénk egyforma méretűre állítani, akkor először ki kell jelölni, hogy mely oszlopokat, vagy sorokat szeretnénk méretezni és a fent leírt módszerrel méretezünk.

16.

Cellaformázások

A cellaformázások hasonlóképpen történik meg, mint a Wordben. Itt is ki kell jelölni a formázni kívánt cellákat, majd a megfelelő menüben a formázásokat elvégezzük. Számformátum beállításai: A számokat az előzőekben leírt módszerrel formázhatjuk.

Karakterformázások A karaktereket a Wordben megismert módszerrel formázhatjuk, csak kevesebb speciális lehetőséggel. 42


Igazítás Egy cellán belüli igazítás a Kezdőlap menü  Igazítás paranccsal lehetséges.

15. ábra Szöveg formázása cellán belül Vízszintes igazításnál a normál annyit jelent, hogy a szöveget balra igazítja, míg a számokat jobbra. A balra, jobbra, illetve a középre igazítás, a cellán belül a megfelelő irányba i gazítja az adatot. A kitöltve opció arra jó, hogy ha egy cellába beleírunk egy karaktert, vagy karaktersorozatot, akkor a cellát kitölti vele. Függőlegesen lehet egy szöveg a cellában fent, lent, középen, illetve kizárva. A kizárva annyit jelent, hogy ha egy cellában több soros szöveg van, akkor a sorokat minél távolabb helyezi el egymástól a program. Szöveg elhelyezése mezőben beállíthatjuk, hogy a program hogyan kezelje azt a szöveget, ami nem fér el egy cellában: a sortörés bekapcsolásával a cellában a szöveget automatikusan sorokra tördeli, vagy lekicsinyíti, de egyesítheti a szomszédos cellákkal. Az utóbbihoz ki kell jelölni az egyesítendő cellákat.

43

IRODAI ALKALMAZÁSOK Az Elforgatás mezőben a szöveg írásirányát módosíthatjuk. Tetszés szerinti szögben elforgathatjuk

a

cellák

tartalmát,

vagy

az

írásirányt

vízszintesről

függőlegesre

módosíthatjuk.

Szegély és mintázat A kijelölt cellákra be lehet állítani szegélyt, illetve kitöltő mintázatot, a Kezdőlap menü  Formázások menüpont alatt, a szegély fülecskénél a cellák szegélyt lehet beállítani, a kitöltés fülecskénél a kitöltő mintázatot lehet beállítani, az egyszerűbbtől a bonyolultabb kitöltésig.

16. ábra Cella háttérszínének beállítása

17. ábra Táblázat keretezése

44


17.

Automatikus kitöltés

Listák készítése Ha beírjuk egy cellába valamelyik hónap nevét, vagy rövidítését, illetve a hét valamelyik napját, vagy annak rövidítését, majd megfogjuk a cella jobb alsó sarkát és elkezdjük húzni valamelyik irányba, akkor az Excel automatikusan létrehoz egy értelemszerűen növekvő listát, illetve a meglévőt folytatja. Ügyelni kell arra, hogy csak akkor nyomjuk le a bal egérgombot, ha a cella jobb alsó sarkánál a kurzor átvált egy jellegzetes, vastag egyenlő szárú fekete keresztre. Ez a művelet nem csak vízszintes irányban, hanem függőlegesen is elvégezhető, valamint nem csak a lista első elemétől lehet kezdeni, hanem bármelyik elemtől.

18. ábra Egyéni listák létrehzása Újabb listákat az Office gomb  Excel beállításai  Népszerű elemek  Egyéni listák parancs alatt készíthetünk. Itt a jobb oldalon külön sorokba ENTERREL elválasztva fel kell sorolni, megfelelő sorrendben az újabb lista elemeit, majd meg kell nyomni a Hozzáadás gombot. Ekkor a lista átkerül a baloldalra, vagyis ezek után már ez a lista is használható. Lehetőségünk van a táblázatban szereplő lista felvételére is, kijelöljük az adott cella tartományt, majd a beolvasás gombra kattintunk.

45

IRODAI ALKALMAZÁSOK Ha valamelyik listát szeretnénk kitörölni, akkor e lőször ki kell jelölni, majd meg kell nyomni a törlés gombot. Ha egy listához még szeretnénk újabb elemeket felvenni, akkor csak egyszerűen a baloldalon ki kell választani a folytatni kívánt listát, majd a jobb oldalon ki kell egészíteni a hiányzó elemekkel.

18.

Számsorozat készítése

Hasonló műveletet végezhetünk el akkor, ha például egy számsorozatot szeretnénk folytatni. Ha egy cellába beírunk egy számot, majd a következő cellába a sorozat következő elemét, majd a cellát a sarkánál fogva el kezdjük másolni, akkor a megadott (a program által kiszámolt) tulajdonság alapján elkészíti a program a sorozat következő elemeit, egészen addig, amíg húzzuk a másolást. Bonyolultabb, vagy csak a kezdő számot szeretnénk megadni és a további számolást a programra bízzuk, akkor ezt a Kezdőlap  Szerkesztés  Kitöltés  Sorozatok paranccsal tehetjük meg.

19. ábra Sorozatok készítése Tehát megadjuk a kezdő számot, kijelöljük a sorozatra szánt cellákat, majd belépünk a menübe, ahol automatikusan felismeri, hogy oszlopba, sorba szeretnénk a sorozatot, számtani, mértani vagy dátum alapú sorozatra van szükségünk. A legérdekesebb a dátum alapú sorozat, ahol a dátumegysége (növekménye) lehet, nap, hétköznap, hónap, év. Illetve megadhatjuk a lépésközt, ami a növekedés mértékét jelenti és megadhatjuk még a végértéket, ami azt jelenti, akár mekkora területet is jelöltünk ki, tehát nagyobbat, mint a sorozat, akkor a végértéknél tovább nem írja.

46


19.

Képletek, számítások, hivatkozások

Képletek, függvények A képletek olyan egyenletek, amelyek a munkalapokon szereplő értékekkel számításokat hajtanak végre. A képleteket egyenlőségjellel = kell kezdeni. A képlet a következők bármelyikét is tartalmazhatja: -

Függvények: Előre megírt képlet, amely a programba van beépítve

-

Hivatkozások

-

Műveleti jelek

-

Állandók, például: szöveg, szám

Függvény felépítése: A függvény egyenlőségjellel kezdődik, ezt követi a függvény neve, a nyitó zárójel , a függvény argumentumai egymástól pontosvesszővel elválasztva és a záró zárójellel. Pl.: =SZUM(A1:A10). Függvény beszúrása a szerkesztőléc mellett található fx gombbal lehetséges, vagy a képletek menüben  függvénytár menüben lehetséges. A függvények keresésének megkönnyítésére, a függvények csoportokban találhatók.

Hivatkozások a képletekben, függvényekben A hivatkozás a munkalap celláját vagy tartományát azonosítja, és meghatározza, hogy a képletben használni kívánt érték vagy adat hol található.

Relatív hivatkozások A relatív cellahivatkozás (például A1) a képletben a képletet tartalmazó és a hivatkozott cella közötti relatív elhelyezkedésen alapul. Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, a hivatkozás módosul. Ha a képletet máshova másoljuk, hivatkozása automatikusan igazodik az új helyhez. Vegyünk egy egyszerű példát az A3-as cella tartalma A1+A2, ami azt jelenti, hogy az A3ashoz képest a felette lévő két cella tartalmát adja össze. Ha ezt a cellát átmásoljuk a B3-as cellába, a tartalma relatív hivatkozásként a felette lévő két cella tartalma, amely a B1+B2.

47

IRODAI ALKALMAZÁSOK Miért van erre szükség? Az Excel egyik legfontosabb része, hogy megértsük a relatív és a későbbiekben tárgyalandó abszolút hivatkozás lényegét, hiszen ezen fogalmak a program használatának alapkövei. Az Excel nagyobb táblázatok, könnyebb, esetleg bonyolultabb számítások minél gyorsabban és egyszerűbben elkészítésére készült. Tegyük fel, hogy egy nagyobb táblázat (akár 50 oszlopos) utolsó sorában összegző sort kell készítenünk, és mindegyik oszlopba be kellene írnunk a képletet, ami nem könnyítené meg a munkánkat. Éppen ezért találták ki a relatív hivatkozást, ami azt jelenti, hogy egyszer elkészítem a képletet, majd végig másolom a tanult módszerrel. Így valóban könnyedén és gyorsan lehe t elkészíteni a táblázatokat. Amit tükrözi kicsiben az előző példa is.

Abszolút hivatkozások Az abszolút hivatkozás (például $A$1) a képletben mindig adott helyen lévő cellára mutat. Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, az abszolút hivatkozás változatlan marad. Ha a képletet máshova másoljuk, abszolút hivatkozás nem igazodik az új helyhez. Miért van erre szükség? A számítások során előfordul, hogy egy fix helyre elhelyezett összeggel, vagy eredménnyel kell számolnunk. Ennek helye nem változik és a másolás során nem szeretnénk, ha ez másképp lenne.

Vegyes hivatkozások A vegyes hivatkozás tartalma abszolút oszlop és relatív sor ($A1), vagy relatív oszlop és abszolút sor (A$1). Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, a relatív hivatkozás módosul, míg az abszolút hivatkozás változatlan marad. Ezt a típusú hivatkozást ritkábban használjuk, illetve a gyakorlottabbaknak ajánlott. Műveleti jelek a képletekben

Számtani műveletek A számtani alapműveletek végrehajtásához, számeredmények előállításához használjuk:

48

-

+: összeadás

-

-: kivonás

-

*: szorzás

-

/: osztás

-

%: százalék

-

^: hatványozás


Összehasonlító operátorok: Az alábbi operátorokkal két értéket hasonlíthatunk össze. Ennek eredménye IGAZ vagy HAMIS logikai érték lesz: -

=: egyenlő

-

>: nagyobb mint

-

<: kisebb mint

-

>=: nagyobb vagy egyenlő

-

<=: kisebb vagy egyenlő

-

<>: nem egyenlő

Szövegösszefűző operátor Két vagy több szöveget egyesíthetünk vagy fűzhetünk egyetlen szövegrésszé: & Függvények alkalmazása Az Excelben több száz beépített függvény van, az előzőekben említettük, hogy ezek megtalálásának megkönnyítésére csoportokba rendezték.

Leggyakrabban használt függvények: -

SZUM: Összeadja a paraméterlistában megadott cellákat.

-

ÁTLAG: Számtani átlagot számít.

-

MAX: Megkeresi a paraméterlistájában megadott legnagyobb számot.

-

MIN: Megkeresi a paraméterlistájában megadott legkisebb számot.

-

HA: Megvizsgál egy logikai kérdést, mely ha igaz, akkor végrehajt valamit, ha nem igaz, akkor egy másik műveletet hajt végre.

-

SZUMHA: A SZUM és a HA függvény keveréke, amennyiben a megadott feltétel igaz, akkor egy megadott tartományban összegez.

-

FKERES:

Egy

táblázat

első

oszlopában

megkeres egy

adott

értéket,

majd

eredményképpen a táblázat egy meghatározott oszlopának az értékét adja vissza. -

VKERES:

Egy

táblázat

első

sorában

megkeres

egy

adott

értéket,

majd

eredményképpen a táblázat egy meghatározott sorának az értékét adja vissza. -

DARAB: Megszámolja, hogy a paraméterlistájában mennyi szám van.

-

MA: Vissza adja a mai dátumot ()paraméter nélküli függvény).

49


DIAGRAM KÉSZÍTÉS Diagram értelmezése, alapfogalmak A

diagramok

szemléletesek,

megkönnyítik

a

felhasználó

számára

az

adatok

összehasonlítását, a trendek, a szabályszerűségek átlátását. Nem kell a munkalapon többoszlopnyi számot elemeznünk, hanem egyetlen pillantással áttekinthetjük. Ha már elkészült a táblázatunk, akkor pillanatok alatt tudunk róla készíteni egy tetszőleges formájú diagramot. Diagramot külön diagramlapon, vagy beágyazott objektumként a munkalapon hozhatunk létre. A diagram létrehozásához először készítsük el a táblázatot, ezután jelöljük ki az adatokat, majd a Beszúrás  Diagram paranccsal, melyet utólag igény szerint alakíthatunk ki.

Diagram típusok: -

oszlop, sáv

-

terület, felület, sugár

-

kör vagy perec

-

pont és buborék

-

terület

A grafikon készítéséhez a táblázat szerkesztésekor érdemes a következőket figyelembe venni: -

A táblázat első sora, és az első oszlopa tartalmazza a feliratokat.

-

Üres sorokat és oszlopokat ne tartalmazzon a táblázat.

-

Tisztán numerikus adatokból lehet csak, szöveges adatokból nem lehet diagramot készíteni.

-

A grafikonhoz szükséges tartomány mindig téglalap alakú terület legyen.

Diagram készítés lépései: Első lépésként ajánlott kijelölni azokat a cellákat, amelyből a diagramot szeretnénk készíteni. A kijelölés után a Beszúrás menü  Diagram menüpontját kell kiválasztani. Első lépésként ki kell választani a diagramtípust. Hogy melyiket válasszuk, ez mindig a feladattól függ. Ekkor a választott diagram típussal beszúrja a diagramot, amelyet később formázhatunk a kedvünk szerint. nézzük, melyek ezek:

50


Diagrameszközök  Tervezés menü -

Típus: utólag meg tudjuk változtatni a diagram típusát, ha nem tetszik, amit választottunk, a kész diagramra kattintva, a diagram menüpontban található minták paranccsal.

-

Adatok: 

Sor és oszlop váltása: válthatunk, hogy sorban helyezkednek el a rekordok, vagy oszlopban. Egy kattintással megtörténik a váltás.



Adatok

kijelölése:

Itt

van

lehetőségünk

az

adatok

hozzáadására,

szerkesztésére és törlésére. ∘

Hozzáadás: A hozzáadás gombot, ekkor a párbeszédpanelben beírjuk,

vagy kijelöljük az adatsor

neve

cellát, illetve

megadjuk, hogy mely

cellatartományban találhatóak az értékek. ∘

Szerkesztés: Kiválasztjuk a szerkeszteni kívánt adatsort és rákattintunk a

szerkesztés gombra. Ekkor az előzőekben megismert párbeszédpanelen módosíthatjuk az adatokat. ∘

Eltávolítás: Kiválasztjuk a törölni kívánt adatsort és rákattintunk az

eltávolítás gombra. 

Diagram elrendezése: Itt választhatjuk ki, hogy nézzen ki a diagramunk, diagramcím, tengely név stb. Kiválasztjuk a megfelelő formátumot és utána beírjuk a megfelelő elembe a szöveget.



Diagram stílusok: A diagram kinézetét határozhatjuk meg.



Diagram áthelyezésénél választhatjuk ki, hogy a diagram a munkalap elem legyen, vagy új munkalapra kerüljön.

-

Elrendezés:  

Címkék: Itt határozhatjuk meg a diagramon lévő címkéket és azok helyét. Tengelyek: A diagramon, mely tengelyek szerepeljenek és milyen tulajdonságokkal, illetve legyen segédrácsvonalak, vagy sem.

 -

Háttérnél: a háttérszínt határozhatjuk meg.

Formátum:  Itt egyéb formázásokat határozhatunk meg, pl. egyéb háttérszín, karakter stílusok stb.

51


ADATKEZELÉS TÁBLÁZATKEZELŐBEN Adatkezelés alapfogalmai Az adatbázis jellegű feladatok végrehajtásához az adatoknak lista formátumúnak kell lenniük, az első sorban legyenek az oszlopfeliratok, a többi sor azonos oszlopaiban a tételeknek hasonlóaknak kell lenniük, és az adattartományon belül nem lehetnek üres sorok és oszlopok. Listakezelés alapjai A lista egy olyan táblázat, amelyben az adatok egy szigorú struktúra szerint helyezkednek el, ami a visszakeresést és az adatok kiértékelését nagymértékben elősegíti. Minden sor egy rekord, a rekordon belül pedig minden cella egy mező. Az oszlopok fejlécét más néven mezőnévnek hívják. A

következő

adatbázis

funkciókat

végezhetjük el:

adatainkat

sorba

rendezhetjük,

karbantarthatjuk, kereshetünk benne, kigyűjthetjük a bizonyos feltételeknek megfelelő sorokat, összesítéseket, részösszegeket számolhatunk, és kimutatásokat készíthetünk. Adatbázis műveletek

Rendezés Rendezzük sorba az egyes rekordokat. Ezt úgy tehetjük meg, hogy első lépésként ki kell jelölni a táblázatot, amelyiket rendezni szeretnénk. A kijelölés után kiválasztjuk az Adatok menü  Rendezés és szűrés  Majd választunk, hogy emelkedő vagy csökkenő sorrendben szeretnénk rendezni. Ha összetettebb rendezésre van szükségünk, azaz több szintű, akkor az Egyéni sorrend menüt választjuk.

20. ábra Táblázatban az értékek rendezése

52

IRODAI ALKALMAZÁSOK Itt lehetőségünk van több szintű rendezést megadni. Először figyeljünk arra, hogy a listánkban található-e címsor, ha igen akkor be kell jelölni Az adatok fejlécet tartalmaznak jelölő négyzetet. Ezután megadjuk az elsődleges rendezési oszlop azonosítóját és kiválasztjuk, hogy emelkedő vagy csökkenő sorrendben rendezze-e. Ha ezzel megvagyunk, utána az Újabb szint gombbal létrehozzuk a következő szintet, ahol az előzőekben alkalmazott módszerrel beállítjuk a rendezést. Ezt folytathatjuk, amíg szeretnénk. Adatok szűrése A következő fontos művelet a rekordok szűrése. Tegyük fel, hogy egy táblában csak azokat az embereket szeretnénk megjeleníteni, akik Budapesten laknak. Ki kell jelölni a listát, és az Adatok menüben  a Rendezés és szűrés  Szűrés parancsot. Ekkor a címsorban megjelennek a legördülő menük, ahol lehetőségünk van választani. -

Rendezés ábécé sorrendben.

-

Ha szám értékek vannak a szűrendő elemek között, akkor bizonyos operandusok alapján szűrhetünk (kisebb, nagyobb, egyenlő értékekre, bizonyos értékek között stb.).

-

Ha szöveges adatok, akkor kijelölhetjük, mely elemeket jelenítsek meg (pl. Budapesti lakosok.

Ha már nincs szükségünk az adatok szűrésére, az előző paranccsal kikapcsolhatjuk a szűrési feltételt és az eredeti táblát kapjuk vissza. Részösszegek számítása Az Excelben automatikusan kiszámíthatjuk egy lista részösszegét és végösszegeit. Részösszegek beszúrásához először rendezzük a listát úgy, hogy a részösszegbe beszámítani kívánt sorok egy csoportban legyenek. Ezután minden, számokat tartalmazó oszlop részösszegét kiszámíthatjuk.

Részösszegek beszúrása: 1. Sorba rendezés. 2. Adatok menü  Részösszeg parancs. 3. A párbeszédpanelen a csoportosítási alapnál kiválasztjuk, hogy mely oszlop alapján kívánok részösszeget számolni, azaz mi a csoportosítási alap. 4. Melyik függvénnyel mezőben kiválasztom, hogy milyen összegző függvényt kívánok használni (összeg, darab, átlag, szorzat, min, max stb.). 5. Az összegzendő oszlopnál kiválasztom, hogy mely oszlopra kívánom a részösszeget kiszámolni, ahol szerepelnek, majd az összegek. 6. Ha minden részösszeg után oldaltörést szeretnénk, akkor jelöljük be az oldaltörés a csoportok között. 7. Ha azt szeretnénk, hogy a részösszegek az összegezett sorok alatt legyenek, akkor jelöljük be az Összeg az adatok alatt négyzetet. 8. Kattintsunk az OK gombra. 53


TANULÁSIRÁNYÍTÓ 1. Hozzunk létre egy egyedi sorozatot a hét törpe nevére, próbáljuk ki, majd töröljük a listát! 2. Az alábbi táblázatba számolja ki az átlagokat tantárgyanként, valamint tanulónként, ezenkívül keresse meg a legjobb, illetve a legrosszabb jegyet tanulónként!

Megoldás 1. Egy üres munkalap A1-A7 celláiba írjuk be a sorozat elemeit, majd egerünk elhúzásával jelöljük ki őket. Ezután válasszuk ki az Office gomb  Excel beállításai  Népszerű elemek  Egyéni listák parancsot majd a Beolvasásra kattintunk, de előtte ellenőrizzük le, hogy a hivatkozás A1-A7 tart. Ha igen, nyomjuk meg az OK gombot. Menjünk bele a B1 cellába, és írjuk be bármelyik törpe nevét, majd az autokitöltőt húzzuk le. A sorozat törléséhez válasszuk az Office gomb  Excel beállításai  Népszerű elemek  Egyéni listák parancsot, válasszuk ki a listából a megfelelőt és nyomjuk meg A Törlés gombot. 2. Az átlagokat az ÁTLAG függvénnyel kell kiszámolni. Első lé pésként bele kell állni abba a cellába, ahova a képletet szeretnénk rakni (B7), majd meg kell nyomni a szerkesztőléc mellett található függvény beszúrására szolgáló ikont. A felugró ablakból válasszuk ki az ÁTLAG függvényt. A következő ablakban kell megadni a paramétereket. Erre több lehetőség van, vagy beírjuk, hogy mely cellákat szeretnénk átlagolni, vagy az egérrel kijelöljük az átlagolni kívánt cellákat. Majd megnyomjuk a kész gombot. Ezt a képletet tovább másoljuk az elhúzós módszerrel vízszintesen a többi cellába. A tanulónkénti átlagot szintén az ÁTLAG függvénnyel számoljuk az előző módszerrel. A Legjobb jegy kiszámításához a MAX függvény, a legrosszabb jegy kiszámításához a MIN függvényt használjuk szintén az előzőekben leírt módszerrel. Végeredmény:

54


55


ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat Az alábbi függvényeket milyen matematikai műveletekre használjuk?

SZUM() ___________________________________________________________________________________ HA() ______________________________________________________________________________________ DARAB() __________________________________________________________________________________ FKERES() _________________________________________________________________________________

2. feladat Soroljon fel 5 számformátumot, írjon mellé példát is!

__________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________

3. feladat Hol olvasható le a cella valódi tartalma?

__________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________

56

IRODAI ALKALMAZÁSOK 4. feladat Hozza létre a következő táblázatot és oldja meg a hozzá tartozó feladatot!

-

Rendezze a sorokat a Dolgozók neve szerint növekvő sorrendbe!

-

Alkossa meg a képleteket: 

A nyugdíjjárulék



A TB



Az egészségbiztosítási járulék

-

Alkossa meg a függvényeket a bekeretezett cellékba!

-

Alakítsa ki a formátumokat (számok pénznemmel, %)!

-

Készítsen

oszlop

diagramot

a

Dolgozónként

fizetett

Nyugdíjjárulékról

és

Egészségbiztosítási járulékról (Főcím, tengelycím és jelmagyarázat legyen)!

57


MEGOLDÁSOK 1. feladat

SZUM: Összeadja a paraméterlistában megadott cellákat

HA: Megvizsgál egy logikai kérdést, amely ha igaz, akkor végrehajt valamit, ha nem igaz, akkor egy másik műveletet hajt végre.

FKERES: Egy táblázat első oszlopában megkeres egy adott értéket, majd eredményképpen a táblázat egy meghatározott oszlopának az értékét adja vissza.

DARAB: Megszámolja, hogy a paraméterlistájában mennyi szám van.

2. feladat

Pénznem: 1000 Ft

Dátum: 2011. május 10.

Százalék: 10%

Irányítószám: 1025

Telefonszám: 06-1-1234567

58

IRODAI ALKALMAZÁSOK 3. feladat

A szerkesztőlécben olvasható a valódi tartalom.

4. feladat -

Dolgozók neve szerinti rendezés:

Álljunk a dolgozók nevének oszlopába, a Kezdőlap menüben válasszuk a Rendezés és szűrés legördülő menüt, amiben válasszuk a Rendezés (A-Z) parancsot. Ez alapján a táblázatban elvégzi a rendezést. -

Képletek kiszámolása:

Első lépésként bele kell állni abba a cellába, ahova a képletet szeretnénk rakni (C2), majd beírjuk a képletet: =B2*$B$12. Figyelünk arra, hogy az abszolút hivatkozás le ne maradjon, mert lehúzós módszerrel elvégezzük a másolást és ha ez elmarad, akkor hibás lesz a számításunk. D2=B2*$B$13, E2=B2*$B$14. A járulék összesenhez a SZUM() függvényt használjuk, először meg kell nyomni a szerkesztőléc mellett található függvény beszúrására szolgáló ikont. A fe lugró ablakból válasszuk ki a SZUM függvényt. A következő ablakban kell megadni a paramétereket. Erre több lehetőség van, vagy beírjuk, hogy mely cellákat szeretnénk összeadni, vagy az egérrel kijelöljük az összeadni kívánt cellákat. Majd megnyomjuk a kész gombot. Ezt a képletet tovább másoljuk az elhúzós módszerrel függőlegesen a többi cellába. A függvényekhez a következő függvényeket használjuk az előző módszerrel: -

ÁTLAG()

-

MAX()

-

MIN()

-

Számformátum kialakításához kijelöljük a formázandó cellákat, majd a Kezdőlap menü, szám parancsnál kiválasztjuk a pénznemet, figyelünk, hogy tizedest ne használjon.

-

Oszlopdiagram készítése:

Első lépésként ki jelöljük a nyugdíjjárulék és az egészségbiztosítás járulék oszlopait. A kijelölés után a Beszúrás menü  Diagram menüpontját kell kiválasztani. Majd kell választani az oszlop diagramtípust. Ekkor a választott diagram típussal beszúrja a diagramot, amelyet később formázhatunk a kedvünk szerint. Nézzük hogyan tehetjük ezt meg: 59


Diagrameszközök  Tervezés menü -

Adatok:

-

Diagram elrendezése: Itt választhatjuk ki, hogy nézzen ki a diagramunk, diagramcím, tengely név stb. Kiválasztjuk azt a formátumot, amelyen a diagramcím, tengelycímek és a jelmagyarázat is látszik.

-

Diagram stílusok: kiválasztunk egy nekünk tetsző diagramstílust.

-

Diagram áthelyezésénél választhatjuk ki, hogy a diagram a munkalap elem legyen, vagy új munkalapra kerüljön.

-

Elrendezés:

-

Címkék: Itt határozhatjuk meg a diagramon lévő címkéket és azok helyét.

-

Tengelyek: A diagramon, mely tengelyek szerepeljenek és milyen tulajdonságokkal, illetve legyen segédrácsvonalak, vagy sem.

-

Háttérnél a háttérszínt határozhatjuk meg.

-

Formátum:

-

Itt egyéb formázásokat határozhatunk meg, pl. egyéb háttérszín, karakter stílusok stb.

60


PREZENTÁCIÓKÉSZÍTÉS, POWERPOINT 2007

ESETFELVETÉS – MUNKAHELYZET 1. Készítsen legalább 4 diából álló hírújságot! Legyen az első dia címdia elrendezésű! A diák egy-egy rovatnak feleljenek meg, pl. közlekedés, időjárás, sport, politika, stb.

SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM A PowerPoint az Office irodai programcsomag előadások, bemutatók tartására készített alkalmazása. Ennek segítségével látványos prezentációt készíthetünk. -

az írásvetítőnél már megszokott pontokba szedve kivetíthetjük az előadás vázlatát, amivel megkönnyíthetjük a hallgatóság jegyzetelését

-

álló és mozgóképeket szúrhatunk be szemléletesebbé tételéhez

-

zenével és hangeffektusokkal színesíthetjük

-

látványos bemutató készítése időzítve automatikusan is elindíthatóak

Program indítása Start menü  Minden program  Microsoft Office  Microsoft Office PowerPoint 2007 paranccsal vagy az asztalon található ikonnal. Program képernyője, nézetei

61


21. ábra Microsoft PowerPoint ablak felépítése

A program egy új, még nem mentett dokumentummal indul. A fenti képen a program képernyője látható normál nézetben. A menüszalag felépítése ismerős az előzőekben bemutatott Office programokból, nyilvánvalóan a programnak megfelelő speciális elemekkel.

62

IRODAI ALKALMAZÁSOK Az ablak középső része két részre lett felbontva: -

a felsőben az aktuális dia található

-

az alsóban az adott dia jegyzete található

A programablak bal oldalán található két panel közül választhatunk. -

Vázlat: ebben az esetben a diák tartalmából csak a szöveges részek jelennek meg, ami a diabemutató tartalmának gyors áttekintését teszi lehetővé.

-

Diák: akkor az egyes diákat kis méretben láthatjuk. A kiválasztott diára kattintva tehetjük aktívvá a szerkesztéshez az adott diát. A szokásos húzós módszerrel lehetőségünk van arra, hogy a diákat másoljuk, mozgassuk, illetve töröljük.

Nézetek:

22. ábra Nézet beállítása Normál: nézet: Ez a nézet a leggyakrabban használatos, ebben a nézetben szerkesztjük, formázzuk a diákat.

Diarendező nézet: Ebben a nézetben van lehetőség a diák rendezésére a legkönnyebben. Enélkül a nézet nélkül is boldogulhatnánk, hiszen ezt megtehetjük normál nézetben is. De ebben a nézetben egyszerre több diát láthatunk át.

Jegyzetoldal: Normál nézetben is lehetőség van a jegyzeteink szerkesztésére, de Jegyzetoldal nézetben jobban áttekinthetők jegyzeteink. Megjegyzéseket, vagy jegyzetet lehet készíteni a diákhoz rendelve, ami nyomtatható.

Diavetítés: Ennek a gombnak a megnyomásával próbálhatjuk ki a bemutatót.

Diaminta nézet: Ebben a nézetben van lehetőségünk módosítani a mintadiák tervét és elrendezését.

63


Emlékeztetőminta nézet: Ebben a nézetben módosíthatjuk kinyomtatott emlékeztetők tervét és elrendezését.

20.

Fájlműveletek

A PowerPointban ugyanaz a fájl művelet lehetőségek vannak, mint az előzőekben tanult Office programokban. Mentés, mentés másként, megnyitás és bezárás.

Egy-egy új dia beszúrása, különféle elrendezések

23. ábra Új diánál választható elrendezési módok

64

IRODAI ALKALMAZÁSOK Kezdőlap menü  Új dia paranccsal szúrhatunk be új diát az aktuális dia után. Első lépésként a fenti menü alapján válasszuk ki a szükséges elrendezést. Ha elsőre rosszul választunk, akkor sincs semmi probléma, mert utólag bármikor korrigálhatunk. A szöveg mellett egyébként a bemutató tartalma lehet még táblázat, kép, ClipArt, diagram, mozgókép, vagy szervezeti ábra. Képkockán alkalmazható eszközök használata Az első teendőnk mindig az, hogy megtervezzük a dia tartalmát és elrendezését, és ennek alapján kiválasztjuk a megfelelő elrendezést. A diaelrendezések kiválasztása után vihetők be a

különböző

összetevők. A program a

diakockán

helyet

foglal

le

a

kiválasztott

elrendezéseknek megfelelő összetevőinek. Ezeket a bekerített részeket a PowerPoint technológiájában „helyőrzőknek” hívják. A helyőrzők hasonló szerepet töltenek be, mint a Word programból megismert szövegdobozok.

21.

Szöveg

A bemutatók egyik legfontosabb összetevője a szöveg, hiszen többnyire ez tartalmazza a legtöbb információt. A korábban megismert beépített diaelrendezések közül a legtöbben van szöveges rész is, ha más nem, a dia címe. Szöveg beírása Szöveget beírni úgy tudunk, hogy a

szöveges összetevő helyőrzőjébe egyszerűen

belekattintunk. Ennek hatására az adott szövegterületen belül megjelenik a kurzor. és elkezdhetjük gépelni

a

szöveget. Természetesen

a

helyőrzők helyzete

és mérete

változtatható a más alkalmazásoknál már megtanult módon. Ha olyan helyre szeretnénk szöveget beszúrni, ahol nincs a szövegnek helyőrzője, akkor a szöveg számára a Word programban már tanult szövegdobozt kell beszúrni. Szöveg formázása Amennyiben az előre definiált témák közül választunk, akkor a PowerPoint a szöveghez automatikusan hozzárendeli az egyes helyőrzők betűtípusát, méretét, színét stb., illetve a dia hátterét. A szöveg formázása ugyanúgy történik, mint a többi Office alkalmazásban. A kezdőlap menüben megtalálhatjuk a betűtípus és bekezdés parancsot, ahol formázhatunk. Képek, mozgóképek, hangok és rajzok A különböző grafikai és multimédia elemek a PowerPoint bemutatók fontos részeit képezik, hiszen egy jól megválasztott kép sokkal érdekesebbé, színesebbé, ezáltal hatásosabbá teszi az előadásunkat. A PowerPointban alkalmazhatjuk a program részét képező: -

ábrákat mozgóképeket

-

és hangeffektusokat. 65

IRODAI ALKALMAZÁSOK Ugyanakkor természetesen használhatunk bármilyen forrásból származó képet, hangot, videót, de mi is készíthetünk rajzokat a PowerPoint beépített rajzprogramjával.

A médiatár három fő részből áll: -

Saját gyűjtemény: a gépünkön lévő médiákat tartalmazza.

-

Office gyűjtemény: az Office saját médiáit találjuk benne.

-

Gyűjtemények a Weben: az interneten található médiák.

A médiaelemek beszúrása a Beszúrás menüpont alatt található, ahol kedvünkre választhatjuk ki a médiaelemek típusát.

ClipArt beszúrása Beszúrás menü  ClipArt parancs, akkor a munkaablakban megjelennek az ehhez szükséges párbeszédelemek.

66


24. ábra Clipart keresés Keresett szöveg: Az ebbe a mezőbe megadott szót, vagy szavakat a kulcsszavak között fogja keresni a program. Több szóra vesszővel elválasztva kereshetünk. Keresés helye: Azt dönthetjük el, hogy korábban említett gyűjtemények közül melyekre vonatkozzon a keresés. Eredmény:

Azt

lehet

megadni,

hogy

milyen

médiák

legyenek

benne

a

keresés

végeredményében (ClipArt, fénykép, mozgókép, hang).

Kép beszúrása Ha olyan képet szeretnénk használni a bemutatónkon, amely fájl formájában megtalálható a gépen, de nem szerepel a médiatárban, ezt megtehetjük a Beszúrás menü  Kép paranccsal. A megjelenő tallózó párbeszédablakban ki kell választani a beszúrni kívánt fájlt.

67


Mozgókép és hang beszúrása Mozgóképet és hangot szintén a Beszúrás  Mozgókép vagy Hang paranccsal tehetjük meg. Az előzőekben leírt módon szúrjuk be, azzal a különbséggel, hogy a beszúrás végén meg fogja kérdezni a program, hogy a lejátszás hogyan induljon: -

automatikusan

-

vagy a médiára kattintással

Kép formázása Ha egy kép objektumot kijelölünk, akkor elvileg automatikusan be, míg a kijelölés megszüntetésekor szintén automatikusan kikapcsolódik a Képeszközök eszköztár.

25. ábra Kép formázása

Szerepük:

Kiigazításnál: -

Kontraszt: Világosítás vagy sötétítés, képkorrekció. Fényerő: Fényerősséget lehet beállítani.

-

Újraszínezés: stilizált hatás eléréséhez, színárnyalat beállítása.

-

Képek tömörítése: a dokumentumban található képek fizikai méretének csökkentése, hogy a bemutató kevesebb helyet foglaljon el az adathordozón.

Képstílusok: A képek formáját, keretét és effektusait adhatjuk meg.

Elrendezés: A kép helyét határozhatjuk, a többihez képest, illetve forgatni tudjuk ebben a menüpontban.

Méret: Ebben a menüpontban határozhatjuk meg a kép méretét, illetve vághatunk le belőle. Rajzolás PowerPointban Ha rajzokat szeretnénk készíteni a bemutatónkba, akkor ezt a Kezdőlap

 Rajz

menüpontnál tehetjük meg. A Wordben, illetve az Excelben ugyanez rajzoló e szközsor segítségével rajzolhatunk. 68


Grafikonok, táblázatok és szervezeti diagramok A PowerPoint bemutatók diáiba a már megismert grafikai elemeken kívül beszúrhatunk grafikonokat, táblázatokat és szervezeti ábrákat is. Ezek segítségével bizonyos típusú információk áttekinthetőbbek, könnyebben értelmezhetőek lesznek. Mindhárom grafikai elem beszúrása úgy a legegyszerűbb, ha eleve olyan elrendezést választunk, amelyben az alkalmazni kívánt objektum szerepel. Ugyanakkor lehetőségünk van arra is, hogy később helyezzük el őket a diákon.

Táblázat A helyőrzőben duplán kattintunk a táblázat ikonra. Első lépésben azt kell megadnunk, hogy hány sorból és hány oszlopból álljon a táblázatot. Egy Word táblázatot szúrtunk be, és a táblázat szerkesztése közben megjelenik a táblázat formázáshoz, szerkesztéséhez szükséges eszközsor. Ezután minden ugyanúgy történik, mint a Wordben. Természetesen van lehetőség arra is, hogy Excel táblázat részét vagy egészét szúrjuk be.

Diagram A helyőrzőben duplán kattintunk a diagram ikonra. Ekkor megjelenik egy alapértelmezett diagram és egy táblázat. A táblázatba be kell írni azokat az adatokat, amelyekből a diagramot el szeretnénk készíteni. A diagramot ugyanúgy tudjuk szerkeszteni, ahogyan Excelben. Az eszköztár megfelelő ikonjaival, ami szintén a diagram kiválasztása után jelenik meg.

Szerkezeti vagy szervezeti diagram A helyőrzőben duplán kattintunk a SmartArt ikonra. Többféle

szerkezeti és szervezeti

diagram

közül

választhatunk. A lehetőségek és

felhasználási területeik: -

Szervezeti diagram: egy hierarchikus szervezet felépítésének, vagy szigorúan egymásra épülő tevékenységi folyamatoknak a bemutatása.

-

Gyűrűdiagram: egy ciklikusan ismétlődő folyamat lépéseinek megadása.

-

Csillagdiagram: egyetlen központi elemhez, vagy folyamathoz kapcsolódó elemek, vagy lépések ismertetése.

-

Piramisdiagram:

szekvenciálisan

egymásra

épülő

tevékenységek,

szervezetek

bemutatása. -

Venn diagram: egymást részben fedő tevékenységek, illetve szervezetek megadása. Céltábladiagram: egy végső cél felé mutató tevékenységek ismertetése.

-

stb.

69

IRODAI ALKALMAZÁSOK Új alakzat hozzáadása a hozzá tartozó menüparanccsal lehetséges, ahol megadhatjuk, hogy az aktív ponthoz képest, mögé, elé, fölé, alá, vagy új asszisztenst szeretnénk. Adatbevitel az alakzat mellett található segéd ablakban lehetséges, vagy közvetlen a diagramba. A diagram formázásánál két lehetőség van: -

Karakter formázás, amely az ismert módszerrel lehetséges.

-

Alakzat formázása:  

a diagram alakzata automatikusan alkalmazkodik a tartalomhoz az elrendezést utólag is formázhatjuk a tervezés menü  elrendezés paranccsal



az alakzat színét és formáját a stílusok paranccsal lehetséges beállítani.

További formázási lehetőségek

Háttér A bemutatók formázásakor az egyik legfontosabb feladat az, hogy a diákon lévő grafikai elemek ne vesszenek el, és főként, hogy a szöveg jól olvasható legyen. A helyesen megválasztott háttér ehhez nagyban hozzájárul. Háttérnek választhatunk egyetlen színt, két szín, és előre beállított színek át a komplex menetét. Illetve a stílusoknál már említettem, hogy a komplex beállításhoz a háttér is hozzá tartozik. Egyéni háttér beállításához a Tervezés menü  Háttérstílusok paranccsal lehetséges.

70


26. ábra Dia hátterének beállítása

Egyszínű: Ezt s gombot választva megadhatjuk, hogy melyik színnel töltse ki a hátteret. Színátmenetes: Színátmenetesség beállítása, ami szinte végtelen. Mindenkinek ajánlom, hogy próbáljon ki néhányat. Kitöltés képpel vagy anyagmintával: Az anyagmintánál rendkívül élethűen adja vissza valamilyen anyag megjelenését. A háttérre bármilyen képet be tudunk helyezni. Egy teljesen szokásos tallózó ablakot kapunk, melynek segítségével kiválaszthatjuk a háttérnek szánt képet. Tervezősablon A tervezés menüpont alatt egyszerűen, gyorsan tudunk szép diákat készíteni. A Témáknál választhatjuk ki, hogy milyen típusú legyen a bemutatónk, ha a kiválasztott stílusnak nem tetszik a színe, akkor a megadott formán kívül a szín világát is megváltoztathatjuk, amely az előzőekben említett teljes összhatásra kiterjed (betű, háttér stb.).

71

IRODAI ALKALMAZÁSOK Jegyzetek és emlékeztetők Normál nézetben minden diához rövid jegyzetet is lehet fűzni. Ehhez a jegyzetelésre szánt területre kell kattintani, majd egyszerűen csak be kell gépelni a jegyzetet. Két fő célja lehet a jegyzetnek: -

Amennyiben a prezentáció emlékeztetőket, megjegyzéseket tartalmaz, a diákkal együtt kinyomtatva az előadó munkáját könnyítheti meg.

-

A másik módszer, hogy bár nem készítünk semmilyen jegyzetet, mégis kinyomtatjuk diával együtt, és kiosztjuk a közönségünknek, akik a diák alatti, eredetileg megjegyzésnek szánt üres helyre tudnak jegyzetelni.

22.

Élőfej és élőláb

PowerPointban is van lehetőség élőfej és élőláb megadására. Erre a beszúrás menüben az élőfej és élőláb paranccsal. A diákon csak élőláb lehet. A párbeszédpanelen a következő beállítási lehetőségek vannak, amelyek eléggé behatároltak.

27. ábra Élőfej és élőláb beállítása Dátum és idő: A dátumot és időt helyez el az élőlábban. Ha az automatikus frissítést választjuk, akkor lehetőségünk van az Excelben már jól ismert formátumok közül, illetve minden megnyitáskor, automatikusan frissíti. A Fixnél a megadott dátum (a mai) szerepel, ami nem változik a későbbiek során. 72

IRODAI ALKALMAZÁSOK Dia száma. Élőláb: Itt van lehetőségünk egyedi szöveg elhelyezésére. Ne legyen címdián: A címdiára nem kerül fel a megadott élőláb. Mindegyik: Minden dián a megadott paraméterek lesznek érvényesek. Alkalmaz: Csak az aktuális diára vonatkoznak a beállítások. Jegyzetek és emlékeztető fülnél a beállítások abban különböznek, hogy itt élőfejet is be tudunk állítani.

23.

Munka a diákkal

Normál esetben egy bemutató mindig sok, egymást követő diából áll, ezek közötti átmenetet és a diákon lévő elemeket határozhatjuk meg.

Diák közötti mozgás -

a függőleges görgető sávban a nyilakkal

-

Page Up és a Page Down billentyűk lenyomása

-

Normál és Diarendező nézetben a megfelelő diára kattintva

Diák megjelenésének beállításai Eddigi ismereteink alapján tulajdonképpen már nagyon szép prezentációkat tudunk készíteni. A hatás fokozása érdekében azonban az egyes diák közötti átváltást is látványosabbá tehetjük. Ezt áttűnésnek nevezzük. Arra is lehetőség van, hogy egy-egy dia tartalma ne egyszerre jelenjen meg, hanem az igényeknek megfelelően fokozatosan bukkanjon elő, amit animálási effektusnak ne vezünk.

Áttűnési effektusok Az áttűnési effektusok tehát azt határozzák meg, hogy az egyes diák a vetítéskor hogyan jelenjenek meg, illetve, hogy ezt a folyamatot kísérje -e valamilyen hanghatás. Lépések a következők: -

Jelöljük ki

azokat a diákat, amelyeket

a megadandó

áttűnéssel

szeretnénk

megjeleníteni.

73


Az Animációk menüben kiválaszthatjuk az áttűnések típusát, ezen kívül a következő paramétereket adhatjuk még meg: 

Áttűnés hangja



Áttűnés sebessége: Lassú, közepes, gyors



Az áttűnés kattintásra vagy automatikusan, egy beállított időközönként történjen.



Kiválaszthatjuk, hogy csak a kijelölt diákra szeretnénk alkalmazni az áttűnést, vagy az összes diára.

Animálási effektusok Az animálási effektusok az egyes diákon található elemekre vonatkoznak. Azt határozzák meg, hogy a szöveg, a kép stb. hogyan jelenjen meg a dián és megjelenése után mi történjen vele. Az animálási effektusok beállítása két módszerrel lehetséges: -

animációs sémákkal

-

egyéni animációval

Animációs sémák Lépések a következők: -

Jelöljük ki

azokat a diákat, amelyeket

a megadandó

áttűnéssel

szeretnénk

megjeleníteni. -

Az Animációk menüben, az animálásnál számtalan lehetőség közül választhatunk. A listából kiválasztott animációs effektus lesz érvényes a kijelölt diákra. A látványa rögtön meg is tekinthető.

Egyéni animáció Az animációkat sokkal

precízebben

is beállíthatjuk. Ehhez az Animáció

menüben

kiválasztjuk az egyéni animáció parancsot, amelynek hatására az egyéni animáció munkaablak jelenik meg. Minden objektumra, szövegdoboz esetén minden bekezdésre a következő legfontosabb paramétereket lehet megadni: -

az effektusok minek hatására induljon (időzítésre, kattintásra, vagy rögtön egy másik effektust követően)

-

milyen effektus vonatkozzon rá

-

az effektus milyen gyors legyen

Először kiválasztjuk az objektumot, majd az effektus hozzáadása ikont lenyitva adhatunk hozzá

animációs effektust.

Az effektus

mellett

található

legördülő

menüben

van

lehetőségünk beállítani pontosabban az effektust. Ez a beállítás minden effektnél más és más.

74


Akció, akciógombok Akció A diákon elhelyezett objektumokhoz úgynevezett akciókat is hozzárendelhetünk. Ez annyit jelent, hogy megadható az is, hogy mi történjen akkor, ha az objektumra kattintunk, vagy csak rámutatunk. Az akciók a következők lehetnek: -

hiperhivatkozás segítségével ugrás egy másik diára, bemutatóra, dokumentumra.

-

valamilyen program elindítása

-

makró lejátszása

-

egy hangfájl lejátszása

-

kiemelés

Akciógombok Az előzőekben tárolt adatokhoz közvetlen akciógombok léteznek, amelyet a Kezdőlap menüben a Rajz eszköztárak között választhatunk ki.

Mentés A mentés során a bemutató aktuális állapota kerül a megfelelő adathordozóra. A mentési lehetőségek a következők: -

Az Office gomb megnyomása után a Mentés menüpontot választjuk.

-

Az eszköztáron a kislemez ikonra kattintunk.

-

Az Alt+S billentyűkombinációval.

Ha a bemutatót már korábban mentettük, akkor a mentés azonnal megtörténik és folytathatjuk munkánkat. Ha korábban még nem mentetünk, akkor a program felkínálja a fájlnév, fájltípus és a mentés helyének beállítási lehetőségét, akár a Mentés másként menüpontban. Az Office gomb megnyomása után a Mentés másként menüpontra kattintva következő képernyő látó:

75


29. ábra Mentés másként ablak

Választhatatunk a következő lehetőségek közül: -

PowerPoint bemutató: A dokumentum mentése az alapértelmezett fájlformátumban, ami 2007-es Office formátum, amelynek a kiterjesztése .pptx lesz

-

PowerPoint vetítés: A bemutató vetíthető formátumú mentése. Ilyen esetben a megnyitás után a szerkesztő ablak nem indul el, csak a vetített forma látható.

-

PowerPoint 97-2003 verziójú bemutató : Előző verziószámú prezentációs programok által felismerhető és használható formátum.

-

Bővítmények keresése más fájlformátumokhoz : Információ olyan bővítményekről, amelyekkel más formátumokban, például PDF formátumba menthetők a bemutatók.

-

Egyéb formátumok: Más fájltípusok kiválasztásához használható mentés.

TANULÁSIRÁNYÍTÓ 1.Készítsen egy kétoldalas meghívót egy irodalmi estre! Az első oldal körül legyen egy díszes keret. Az első oldal jobb alsó sarkában díszes betűkkel szerepeljen a „Meghívó” szöveg, és a hátterébe legyen egy nyitott könyv! A második oldalon középre igazítva a következő szöveg legyen: Verses Vera és Költő Károly szeretettel meghívjuk Önt a 2011. augusztus 16-án 18 órakor tartandó felolvasó estünkre, melynek helye: a Népstadion. Díszítheti a bemutatót egyéb elemekkel is. Mentse el a dokumentumot VERS néven! Állítson be vetítési effektusokat, időzítéseket és folyamatos vetítést! 76

IRODAI ALKALMAZÁSOK Megoldás Első lépésben indítsuk el a Microsoft PowerPointot. A stílusok közül választhatunk egy számunkra megfelelő dia stílust, vagy saját magunk is készíthetünk. Az elrendezési stílusoknál a címdiát választjuk, amire kiírjuk, hogy Meghívó és a clipArt segítségével beszúrunk egy képet, amelyen könyv szerepel, tehát a keresendő szövegbe elég beírni, hogy könyv.

A második dia beszúrásához a Kezdőlap menü  Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és tartalom elrendezésű diát választjuk. A beírjuk a megadott szöveget, formázzuk.

A diák közötti animációt az Animációk menüben  Áttűnés paranccsal állítjuk be.

77


ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat Készítse el a „FRÉZIA” étterem számára egy bemutatót! A nyitó oldalon legyen az étterem neve, egyedi háttérrel és tetszetős betűstílussal! A második oldal tartalmazza az étlapot! Az étlapon megtalálható legyen az étterem nevét és a következő ételeket és azok árait:

Levesek -

Húsleves 250 Ft

-

Jókai bableves 220 Ft

-

Gyümölcsleves 160 Ft

Főételek -

Rántott borda vegyes körettel 580 Ft

-

Borjúpörkölt galuskával 610 Ft

-

Kétszemélyes FRÉZIA tál 1250 Ft

-

Rántott pulykamell 680 Ft

Italok -

Rostos üdítők 35 Ft/dl

-

Vörösbor 50 Ft/dl

-

Kőbányai sör 95 Ft/üveg

Formázza meg a szöveget esztétikusan! Illessze be, vagy rajzolja meg az étterem emblémáját! A bemutató harmadik és egyben utolsó oldalán szerepeljen a nyitvatartási idő, az étterem neve, címe és telefonszáma:

Nyitva tartás: -

Hétfőtől péntekig 8-20 óra

-

Szombat-vasárnap 8-24 óra

-

FRÉZIA étterem

-

Budapest, XIV. kerület Búfelejtő utca 511.

-

06-1/101-1010

Mentse el a bemutatót FRÉZIA néven!

78


MEGOLDÁSOK 1. feladat Első lépésben indítsuk el a Microsoft PowerPointot. A stílusok közül választhatunk egy számunkra megfelelő dia stílust, vagy saját magunk is készíthetünk. Az elrendezési stílusoknál a címdiát választjuk, amire kiírjuk, hogy FRÉZIA Étterem, ügyeljünk a dekoratív betűtípusra.

A második dia beszúrásához a Kezdőlap menü  Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és tartalom elrendezésű diát használjuk. Beírjuk a megadott szöveget, formázzuk. A felsoroláson belül az árakhoz tabulátort is beállítunk.

A harmadik dia beszúrásához a Kezdőlap menü  Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és tartalom elrendezésű diát választjuk. A cím részbe beírjuk, hogy Frézia Étterem. 79


A diák közötti animációt az Animációk menüben  Áttűnés paranccsal állítjuk be. Az Office gomb  Mentés paranccsal elmentjük a munkánkat Frézia néven.

80


ADATBÁZIS KEZELÉS, ACCESS

ESETFELVETÉS – MUNKAHELYZET 1. Egy autókereskedésben dolgozik, ahol a raktáron lévő autók és a hozzátartozó adatok kezelésének megkönnyítésére kell adatbázist készítenie.

SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM Az adatbázis információk gyűjtésére és rendszerezésére szolgáló eszköz. Az adatbázisokkal adatokat

tárolhatunk

különböző

dolgokról.

Ez

az

adatbázis

általában

egy

szövegszerkesztőben létrehozott listaként vagy táblázatként jön létre. Mivel a lista egyre nagyobbá növi ki magát, így ismétlődő vagy inkonzisztens adatok jelennek meg. Az adatok kezelése egyre nehezebbé válik. Amikor ezek a problémák megjelennek, érdemes átvinni az adatokat egy adatbázis-kezelő rendszer által létrehozott adatbázisba. Ilyen rendszer a Microsoft Office Access 2007, amely egy relációs adatbáziskezelő rendszer, amelynek fogalmát a táblák fejezetben tisztázunk. A számítógépes adatbázisok objektumokat

tárolnak. Egy adatbázis több táblát

is

tartalmazhat. Alap esetben az Access, egyetlen fájlban tárol minden táblát, valamint az egyéb objektumokat, űrlapokat, jelentéseket, makrókat és modulokat is. Az Access 2007ben létrehozott adatbázisok fájlkiterjesztése .accdb, míg a korábbi Access-formátumokban létrehozott adatbázisok kiterjesztése .mdb.

Az Access segítségével a következő adatbázisok hozhatók létre: -

Új adatokat adhat hozzá egy adatbázishoz.

-

Módosíthatja az adatbázisban lévő adatokat.

-

Adatokat törölhet.

-

Különböző szempontok szerint rendezheti és tekintheti meg az adatokat.

-

Megoszthatja az adatokat másokkal, például jelentésekben és e-mailben, a helyi hálózaton vagy az interneten keresztül.

81


24.

Az Access-adatbázisok részei

Táblák Az adatbázistáblák megjelenésükben hasonlítanak a táblázatokra: mindkettő sorokban és oszlopokban tárolja az adatokat. Ezért könnyű a táblázatokat adatbázisba importálni. A táblázatban és az adatbázisban tárolt adatok közötti alapvető különbség az adatok rendszerezésének módjában rejlik. A bevezetőben említettük, hogy az Access egy relációs adatbáziskezelő rendszer. A reláció nem más, mint egy táblázat és a velük tárolt adatok összessége. A relációs adatbázis, pedig a relációk összessége. Az egyes relációkat, azaz táblákat egyedi névvel látjuk el. A relációk oszlopaiban azonos típusú mennyiségekre vonatkozó adatok találhatók, amelyet hívunk még attribútumnak is. Ezek az oszlopok a reláción (táblán) belül egyedi névvel rendelkezik, de az adatbázison belül más táblában fordulhat elő ilyen oszlop név. A reláció soraiban tároljuk a logikailag összetartozó adatokat (például: egy személy adatai: név, születési hely, dátum, személyigazolvány szám), amelyet rekordnak nevezünk. A sor és oszlop metszésében található elemet mezőnek nevezzük, ezek a mezők tartalmazzák az adatokat. Az adatbázis akkor a legrugalmasabb, ha az adatokat rendezzük a táblákban, hogy ne forduljanak elő ismétlődések, illetve egy mezőben csak egy adat helyezhető el. Ezek az ismétlődések adódhatnak abból is, hogy túl sok attribútumot akarunk elhelyezni táblánkba, illetve egy adott érték egy rekordon belül többször is megjelenik. Ezen problémák kiküszöbölésére használjuk a normalizálást, amelyet a későbbiekben tisztázunk. Űrlapok Az űrlapok az adatokat látványos, jól áttekinthető grafikus formában jeleníti meg, s egyúttal biztosítják azok bevitelét, vagy módosítását. Az űrlapokon gyakran különböző műveleteket végrehajtó parancsgombok is vannak. Létrehozhat egy adatbázist űrlapok használata nélkül is, egyszerűen a táblák adatlapjainak szerkesztésével. jobban szeretjük használni az űrlapokat a táblák adatainak bevitelére, megtekintésére és szerkesztésére. Lekérdezések Az adattáblákban tárolta adatok megjelenítésére többnyire nem közvetlenül adattáblákat használunk, hanem lekérdezéseket. Ennek oka az, hogy gyakran nem minden adatra vagyunk kíváncsiak, hanem csak bizonyos feltételeknek megfelelő rekordok adataira. Ezt legegyszerűbben lekérdezéssel valósíthatjuk meg. Ez sajnos szintén táblázatos formában jelenik meg, ami nem mindig megfelelő. Ennek kiküszöbölésére az űrlapokat és jelentéseket hívunk segítségül. Miért jobb egy lekérdezés egy adattáblánál: ha

szükséges

nem

mutatunk

meg

minden

adatmezőt,

vagy

olyan

adatokat

is

megjeleníthetünk, amelyek több adatmező tartalmából kerülnek kiszámításra, ezek lehetnek összegzések, átlag számítás stb. 82

IRODAI ALKALMAZÁSOK akár külön adattáblában tárolt mezők is megjeleníthetők egyszerre, illetve számolhatunk is velük. Az egyes lekérdezések „frissíthetők”, ami azt jelenti, hogy a lekérdezés által létrehozott adattáblázat szerkesztésével maga a lekérdezés is módosul. A lekérdezéseknek két alaptípusa létezik: választó és módosító lekérdezés. A választó lekérdezés

egyszerűen

összegyűjti

és

elérhetővé

teszi

a

kért

adatokat,

ezeket

megjeleníthetjük vagy egy táblában tárolhatjuk. A módosító lekérdezés, mint a neve is mutatja, valamilyen feladatot hajt végre az adatokkal. A módosító lekérdezések segítségével új táblákat hozhatunk létre, adatokat adhatunk hozzá egy létező táblához, meglévő adatokat frissíthetünk vagy törölhetünk. Jelentések A jelentéseket a táblákban szereplő adatok összegzésére és bemutatására szolgál. Mivel a jelentések végcélja általában az adatok papíron történő bemutatása, ezért az információk nyomtatásra szánt formában kerülnek elrendezésre, és az adatok nem módosíthatók. Ez a kész jelentés bármikor futtatható, amely mindig az aktuális adatokat tükrözi, de a nyomtatáson kívül megnézhetjük a képernyőn, exportálhatjuk más programba vagy elküldhetjük e-mailben Tehát a jelentések segítségével is készíthetünk olyan összesítéseket, mint a lekérdezésekkel, csak itt a felhasználás különbözik. Az adatbázis tervezés főbb lépései: -

Első lépés: az adatbázis céljának meghatározása.

-

Második lépés: a szükséges táblák meghatározása.

-

Harmadik lépés: a szükséges mezők meghatározása.

-

Negyedik lépés: kapcsolatok meghatározása.

-

Ötödik lépés: az adatbázis finomítása. Elemezzük az adatbázist, hogy megtaláljuk az esetleges hibákat (tesztelés, normálformák, elsődleges kulcsok, kapcsolattípusok meghatározása).

Adattáblák tervezése, létrehozása Miután adatbázisunk célját meghatároztuk, milyen adatokra van szükségünk, illetve milyen problémát szeretnénk megoldani, rátérhetünk a konkrét adatbázis tervezéshez. Amelynek első lépése a táblák meghatározása. De még mielőtt az adattáblák létrehozásáról beszélnénk fontos szót ejteni, az adattáblák tervezéséről. Amelynél a következő problémákra hívnám fel a figyelmet.

83

IRODAI ALKALMAZÁSOK Egyetlen tábla problémái: redundancia, anomália

Redundancia: A többszörös letárolást redundanciának nevezzük, amit mindenképpen el kell kerülni. Mert a redundáns adatok azon kívül, hogy felesleges helyet foglalnak, egy további problémát, úgynevezett anomáliákat okoznak.

Anomáliák: Módosítási anomáliák: A redundancia miatt az adatok módosítása nehézkes, ha többször szerepel az adatbázisban ugyanaz az adat, előfordulhat, hogy valamelyik rekordban nem módosítunk minden adatot, ami a későbbiekben hibához vezet.

Törlési anomália: Ha egyetlen táblában tárolunk minden adatot előfordulhat, hogy például egy készlet nyilvántartásban egy dolog nincs készleten és töröljük, akkor a hozzá tartozó paramétereket is töröljük. Tehát ilyenkor érdemes külön táblába tárolni a paramétereket és külön táblában a készletre vonatkozó információkat.

Beszúrási anomália: Az előző példára visszatérve, ha egy táblában tároljuk az összes adatot, akkor nem vihetjük fel egészen addig azokat az eszközöket és paramétereiket, amíg nincs készleten. Több tábla és azok kapcsolata elsődleges és idegen kulccsal Az előző anomáliákra a megoldás, hogy az adatokat több táblára bontásuk és azok között kapcsolatokat hozunk létre úgynevezett kulcsok segítségével. Elsődleges kulcs: Az elsődleges kulcsok azok a mezők, melyek egyértelműen azonosítják a tábla rekordjait, vagyis amely mezők értéke a táblázat minden sora esetén egyedi. A relációs adatbázisban szereplő tábláknak célszerű rendelkezniük elsődleges kulccsal. Az elsődleges kulcsnak a következő kritériumoknak kell megfelelni: -

minden sort egyedileg azonosít

-

értéke nem lehet üres, vagy null

-

értéke nem változik

Idegen kulcs: A táblák közti kapcsolat érdekében előfordulhat, hogy az egyik táblában elsődleges kulcsként szerepel, de a másik táblázatban is tárolni kell. Ez az adat ott csak az azonosítás miatt található meg, mint egy idegen adat szerepel, ezért idegen kulcsnak is nevezzük. Az idegen kulcs adott értéke egy-egy táblában többször is előfordulhat.

84


Mesterséges kulcs: Abban az esetben, ha táblánkban nem találunk olyan mezőt, amely egyértelműen úgynevezett

azonosítja rekordot, akkor mesterséges kulcsot,

létrehozunk egy újabb attribútumot, egy

amely egyértelműen

azonosítja

sorunkat, ez

az

úgynevezett sorszám.

Összetett kulcs: Szintén abban az esetben, ha nincs olyan mezőnk, ami egyértelműen azonosítja a rekordot, akkor összekapcsolhatunk több mezőt is, amely már azonosítja a sorunkat. Ennek száma az határozza meg, hogy mennyi mezőre van szükség az egyértelmű azonosításra. Időben állandó és változó adatok tárolása Egészen

addig, míg olyan

táblára, adatokra

van

szükségünk, amelyek állandónak

tekinthetők, addig semmi gond sincs. Ha valamelyik adat megváltozik, egyszerűen kikeressük, a megfelelő táblázatban és értékét átírjuk az újra. Létezhetnek azonban olyan adatok, amelyek eseményeket írnak le. Olyan eseményeket, amelyek paramétereit a későbbiekben tanulmányozva döntéseket hozhatunk, illetve mely események adataiból később számításokat, jelentéseket kell készíteni. Ehhez meg kell határozni, mely adatokat milyen táblában tárolunk és melyek azok a táblák, amelyek egy lekérdezés eredményeképpen jön létre. Táblákra bontás eljárásai: a normalizálás, az ER modell és a józan ész módszer

Normalizálás Alkalmazásával egyetlen nagy adattáblát több kisebb, egymáshoz kapcsolódó adattáblára lehet bontani. Lényege:

1. normálforma: Létrehozunk egy táblázatot, amelyre igazak a következők: -

oszlopok száma és sorrendje rögzített,

-

minden oszlop tartalma meghatározott, és nincs közöttük egyforma,

-

minden sora azonosítható és nincs közöttük azonos,

-

minden mezőben csak egy érték található,

2. normálforma: Amennyiben összetett elsődleges kulcsú a tábla, azokat a mezőket, melyek az összetett elsődleges kulcs tartalma, külön táblába rakjuk. Az új táblában létrehozunk egy mesterséges elsődleges kulcsot, az eredeti tábla elemeit kicseréljük erre az elsődleges kulccsal, ami már zen táblában idegen kulcs lesz.

85


3. normálforma: Nincs a táblában olyan mező, amely nem az elsődleges kulcstól függ, amennyiben van, annak külön táblát hozunk létre.

ER modell Alapvetően grafikus tervezési módszer, melynek főbb lépései: -

meghatározzuk az úgynevezett egyedtípusokat és felsoroljuk azok mezőit,

-

meghatározzuk az egyedtípusok közötti kapcsolatokat,

-

megrajzoljuk a nyers modellt, amit fokozatosan pontosítunk,

-

az egyedtípusokra felrajzoljuk a mezőket, kijelöljük az elsődleges kulcsokat,

-

meghatározzuk az egyes kapcsolatokat

Józan ész módszere A tudományosan megalapozott módszerek nem mindig nevezhetőek egyszerűnek, ezért sokszor marad a józan ész módszere. Ennek lényege: -

Gondoljuk át, hogy egy feladathoz kapcsolódóan milyen adatokat szeretnénk tárolni, és milyen információkat szeretnénk nyerni. Ezek lesznek a majdani adatbázisunkat alkotó adattáblák elemei.

-

Az egy tárgyhoz, személyhez, folyamathoz kapcsolódó adatmezőket csoportosítva alkossuk meg a táblákat.

-

Majd keressük ki azokat a mezőket, melyek csak bizonyos értékeket vehetnek fel. Ezeket az adatokat külön táblázatban tároljuk.

Adattáblákkal kapcsolatos további tervezési feladatok: Miután

elvégeztük

a

feladathoz

kapcsolódó

adatok

adattáblára

bontását,

kulcsok

meghatározását, még néhány feladatot el kell végeznünk:

Meg kell határoznunk a tábla és mezőneveket. Célszerű rövid, de pontos meghatározásokat alkalmazni. Meg kell adni a mezők típusát és méretét. Egy mező típusa az Excel megismerése után már ismerős, de itt több adattípus létezik, melyet a program bemutatásánál részletezzük.

Meg kell határozni a táblák közötti kapcsolatokat. Meg kell fogalmaznunk, hogy mi a célunk az adatbázissal és ezek kapcsán a lekérdezések, esetleg az űrlapok és jelentések megtervezése.

86

IRODAI ALKALMAZÁSOK Az Access elindítása, képernyőjének felépítése A programot a Start menü  Minden program  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2007 paranccsal vagy az asztalon található ikonnal tudjuk.

28. ábra Access főkép

25.

Új adatbázis létrehozása

Új adatbázis létrehozására két lehetőségünk van: -

Az alapoktól kezdve, a saját elképzeléseinknek megfelelően mi magunk alakíthatunk ki mindent. Ehhez a munkaablak üres adatbázis elemét kell választani. Ezek után el kell mentenünk az üres adatbázist. Ezzel azonban még csak olyan fájlt hoztunk létre, mely teljesen üres.

-

Egy varázsló segítségével sablonok alapján dolgozunk. Ekkor a munkaablakban az általános sablonokat választjuk. Ekkor az adatbázis varázsló segítségével egy, a Microsoft által tervezett minta alapján hozunk létre

egy új adatbázist. Ha

kiválasztottuk a sablont itt is el kell menteni a munkánkat. Ezek után lépésről lépésre készíthetjük el adatbázisunkat, ami megkönnyíti a munkánkat.

87


26.

A menüszalag

Az Office

felület részét képező

menüszalag

a

menük és eszköztárak elsődleges

helyettesítője. A menüszalag lapjain csoportokba sorolva találhatók a parancsok. Az Office Access 2007 alkalmazásban a következő parancslapok láthatók:

Általános parancslapok Kezdőlap: A legtöbbet használt parancsok a menüszalag első lapján, a Kezdőlapon találhatók. A gombokként megjelenő parancsok a gyakori feladatok elvégzését támogatják.

Létrehozás: Ezen a lapon találhatók azok a parancsok, melyekkel új adatbázis-objektumot tudunk az adatbázisban létrehozni.

Külső adatok: Azon parancsok csoportjának lapja, melyekkel külső adatokat tudunk importálni, exportálni illetve frissíteni.

Adatbáziseszközök:

Az

adatbázis-objektumok

közötti

kapcsolatok

megjelenítésére,

elrejtésére, létrehozására valamint makrók futtatására szolgáló parancsokat tartalmazó lap.

Környezetfüggő parancslapok Bizonyos objektumoknál a szokásos parancslapok mellett megjelennek olyan lapok is, amelyek

csak

az

adott

objektumra

alkalmazható

parancsokat

tartalmazzák.

A

környezetfüggő parancslap olyan parancsokat és szolgáltatásokat tartalmaz, amelyekre egyegy konkrét helyzetben van szükség, attól függően, hogy milyen objektummal dolgozunk, és mit csinálunk.

88

IRODAI ALKALMAZÁSOK Navigációs ablak Ha megnyitunk egy adatbázist, akkor nem az adatok jelennek meg, hanem a Navigációs ablak, ahol ezek között választhatunk. Ez az adatbázis-objektumokat kategóriákra és azon belül csoportokra bontva jeleníti meg. Ezeket a kategóriákat és csoportokat a Navigációs ablak menüjét megnyitó gombra kattintva választhatjuk ki. Ha egy adatbázis-objektumot meg akarunk nyitni, vagy valamilyen parancsot szeretnénk rá alkalmazni, az objektum nevére jobb egérgombbal kattintva a helyi menüből kiválaszthatjuk a megfelelő parancsot.

Mezők típusa és mérete Az Access mezők típusa, szinte ugyanolyan, mint az Excel típusai, ezért nem sorolom fel, de nézzük, hogy ezeket mire használjuk -

Szöveg és feljegyzés: Szöveg tárolására használjuk. A szövegben maximum 255 karakter tárolható, ha ez kevésnek bizonyul, akkor válasszuk a feljegyzést.

-

Szám: Akkor alkalmazunk szám típust, ha a mezőben szereplő adattal számolni szeretnénk.

-

Pénznem: Ezt a számtípust akkor használjuk, ha pénzt akarunk tárolni a mezőben.

-

Dátum/idő: Akkor alkalmazzuk, ha időt vagy dátumot szeretnénk bevinni, figyelünk a beviteli módra, mint az Excelnél.

-

Számláló: Ezt akkor használjuk, ha mesterséges elsődleges kulcsot kell alkalmazni.

-

Igen/Nem: Ha a mező két értéket vehet fel.

89


Adattáblák létrehozása: Lehetőségek: -

Adatlap nézet

-

Tervező nézet

-

Tábla varázsló

-

Tábla importálása

-

Tábla csatolása

Adatlap nézet -

A Létrehozás lapon a Tábla gombra kattintva létrejön egy üres tábla Tábla1 néven. A mezők nevének módosításához kattintsunk duplán a mezőnevet tartalmazó cellába, és írjuk be az új nevet.

-

A tábla nevét tartalmazó fülre jobb egérgombbal kattintva, majd a helyi menü mentés parancsát választva, vagy a Gyorselérési eszköztár mentés parancsát választva menthetjük el a táblát. A megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg a tábla nevét.

Ebben a nézetben ne akarjunk bonyolult táblákat létrehozni, legfeljebb egyszerű, pár mezős táblák létrehozására alkalmazható. Ezt a nézetet elsősorban a már elkészített adattáblák megtekintésére, adatok bevitelére, módosítására fogjuk használni. Egy adattábla ebben a nézetben pontosan úgy jelenik meg, mint egy Excel táblázat.

Tábla formázása Adatlap nézetben : Az előző képen látható bal gomb megnyomásával, kiválasztjuk az Adatlap nézetet.

Adatbevitel: Az adatbevitel és az egyes mezők közötti mozgás pontosan úgy lehetséges, mint az Excelben 90


Tábla létrehozása sablon alapján A táblasablon előre

meghatározott mezőket tartalmazó tábla, melyet tetszőlegesen

alakíthatunk beillesztés után. -

A Létrehozás lapon a Táblasablon gombra kattintva válasszuk ki a használni kívánt sablont.

-

A mezők nevének módosításához kattintsunk duplán a nevet tartalmazó cellába, és írjuk be az új nevet.

-

A tábla nevét tartalmazó fülre jobb egérgombbal kattintva, majd a helyi menü mentés parancsát választva menthetjük el a táblát. A megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg a tábla nevét.

Tervező nézet: Ez a nézet a tábla struktúrájának megtervezésére, illetve a struktúra utólagos szerkesztésére használható. Ebből a nézetből nem lehet magukat az adatokat elérni.

29. ábra Tervező nézet

-

Kattintsunk Létrehozás fül Táblatervező gombjára.

-

Adjuk meg a tábla minden mezőjét.

-

Mezők megadása: A mezők nevét egyszerűen csak be kell gépelni a Mezőnév oszlopba, a mező típusát az Adattípus oszlopban a legördülő listából választhatjuk ki. A választható típusok korábban már bemutatásra kerültek. A Leírás oszlopába, magyarázó szöveget lehet beírni.

-

Az Adattípus oszlopban tartsuk meg az alapértelmezést (Szöveg), vagy kattintsunk az Adattípus oszlopban a nyílra, és válasszuk ki a kívánt adattípust (Szöveg, Szám, Logikai, stb.)

-

Leírást nem kötelező megadni. Ha akarunk, adhatunk ismertetést a Leírás oszlopban. (Pl.: Ide csak a vezetéknevet írja, a keresztnevet NE!) Ez a leírás az állapotsorban jelenik meg, amikor a mezőbe adatokat írunk be.

-

Elsődleges kulcs megadása : 

Jelöljük ki azt a mezőt, amely minden rekordban különböző lesz, majd kattintsunk az Eszközök csoport Elsődleges kulcs gombjára vagy



a mezőnév előtti jelölősávban jobb egérgombbal kattintva a helyi menüből válasszuk az Elsődleges kulcs parancsot. 91


A Mentés gombra kattintva megjelenik egy panel, amin megadhatjuk a tábla nevét (Pl.: Tanulók). Ha nem adunk meg nevet, az Access automatikusan a Tábla1, Tábla2, stb. neveket adja.

-

Az állapotsoron, vagy a tábla ablak címsorán jobb egérgombbal kattintva az Adatlap nézet parancsot választva feltölthetjük táblánkat adatokkal.

Ha már egy bevitt mezőt szeretnénk a listában máshova helyezni, akkor jelöljük ki a mozgatandó sort, majd egérrel húzzuk a megfelelő helyre. Amennyiben feleslegessé válik egy-egy mező, jelöljük ki, majd töröljük a Delete billentyűvel. Ellenkező esetben, azaz ha hiányzik valahonnét egy mező, akkor a beszúrandó sor után állunk és a Tervezés menüben  Sorok beszúrása paranccsal pótolhatjuk. Az Elsődleges kulcs kiválasztásának problémája Ha nem tudjuk kiválasztani, hogy melyek azok a mezők, amelyek megfelelnek az Elsődleges kulcs feltételeinek, akkor célszerű egy Számláló típusú adatmezőt használni. Új tábla létrehozása esetén Adatlap nézetben az Access automatikusan létrehoz egy elsődleges kulcsot, „Azonosító” mezőnévvel és Számláló adattípussal.

31. ábra Kulcs használata Adatlap nézetben

Ha azonban egy meglévő táblához szeretnénk hozzáadni egy elsődleges kulcsot, meg kell nyitni a táblát Tervező nézetben. Keressük meg az első üres sort a tábla tervezőrácsában, vagy sor elején jobb egérgombbal kattintva és a sorok beszúrása parancsot választva szúrjunk be egy új sort és a tanult módszerrel válasszuk ki elsődleges kulcsnak.

Mező hozzáadása táblához -

A Navigációs ablakban dupla kattintással megnyitjuk azt a táblát, amelybe a mezőt kívánjuk beszúrni, majd az Új mező felvétele oszlopfejlécre kettőt kattintva beírjuk a mező nevét, majd a mezőnév alatti cellába beírjuk a tárolni kívánt adatot vagy

-

92

az Adatlap lapon a Mezők és oszlopok csoportban a Beszúrás gombra kattintunk.


Mező törlése Mező törlésekor az egyes rekordok mezőjében található adatok is törlődnek. A mező törlése végleges, visszavonhatatlan művelet! -

A mező fölött a Mezőkijelölő nyílra kattintunk, majd a Delete billentyűt megnyomjuk, vagy

-

A mező nevén jobb egérgombbal kattintunk, majd a helyi menüben az Oszlop törlése parancsot választjuk, vagy

-

Az Adatlap lapon a Mezők és oszlopok csoportban a Törlés gombra kattintva.

Táblakapcsolatok létrehozása A már tanult redundancia megszüntetésére, az adatokat több tematikus táblába kell osztani. Ehhez azonban kell találni egy olyan mezőt, amelynek használatával az egyik tábla rekordjait össze tudjuk kapcsolni a másik tábla rekordjaival. Ez a közös mező a forrástáblában az elsődleges kulcs, a kapcsolt táblában az idegen kulcs. Az Access2007 a kapcsolómezőket vonallal köti össze. Pl.: A Tanár táblában a T_azon az elsődleges kulcs, ugyanez a mező a Gyerek táblában idegen kulcs. A két tábla közötti kapcsolatot ez a mező teremti meg. Nézzük ennek a táblakapcsolatok létrehozásának lépéseit: -

Kattintsunk az Adatbáziseszközök lapon a Kapcsolatok gombra, ekkor megjelennek a táblák egy párbeszédpanelben, amelyekből válasszuk ki a megfelelő táblákat a hozzáadás.

93


Húzzuk át az elsődlegeskulcs-mezőt az egyik tábláról a másik tábla közös mezőjére , azaz az idegen kulcs mezőjére. Ha több mezőt szeretnénk áthúzni, előbb a CTRL billentyűt nyomva tartva sorban jelöljük ki őket.

-

A megjelenő Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanelen adjuk meg a kapcsolat tulajdonságait. 

Ellenőrizzük, hogy a közös mező neve szerepel e a kapcsolatban.



Ha szeretnénk megőrizni a hivatkozási integritást, akkor jelöljük be a Hivatkozási integritás megőrzése jelölőnégyzetet.

94

IRODAI ALKALMAZÁSOK Itt álljunk meg egy pillanatra és nézzük meg, hogy az Accessben miként tudjuk használni a már tanult hivatkozási integritást. Ha a hivatkozási integritást állandóan fenn szeretnénk tartani, akkor a Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanelen jelöljük be a Hivatkozási integritás megőrzése jelölőnégyzetet, ekkor kétféle lehetőség közül választhatunk: -

Ha szeretnénk, hogy az elsődleges tábla elsődleges kulcs mezőjében végrehajtott módosítások megjelenjenek a kapcsolt tábla megfelelő mezőiben is, akkor jelöljük be a Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése jelölőnégyzetet.

-

Ha szeretnénk, hogy az elsődleges táblában törölt mezők esetén a kapcsolt tábla megfelelő mezői is törlődjenek, akkor jelöljük be a Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése jelölőnégyzetet.

:

Táblakapcsolatok törlése -

Kattintsunk a Kapcsolatok ablakban jobb egérgombbal a törölni kívánt kapcsolat vonalára, majd helyi menüből válasszuk a Törlés menüpontot vagy nyomjuk le Delete gombot!

Táblakapcsolatok módosítása -

Kattintsunk a módosítani kívánt kapcsolatot jelölő vonalára. A kapcsolatvonal vastagabban jelenik meg, ha ki van jelölve. 

Kattintsunk duplán a kapcsolatvonalra vagy



A Tervezés lap Eszközök csoportjában kattintsunk a Kapcsolatok szerkesztése gombra.

Adatműveletek Rendezéssel módosíthatjuk egy táblában, lekérdezésben, űrlapon a rekordok sorrendjét, akár több mező értéke alapján is a következő módon: -

Jelenítsük meg Adatlap nézetben az adatbázis objektumot, aminek a rekordjait rendezni szeretnénk.

-

Ha csak egy oszlopot szeretnénk kijelölni, akkor kattintsunk az oszlop mezőnevére, ha többet, akkor a Shift billentyűt nyomva tartásával kattintsunk a megfelelő mezőnevekre. Rendezés előtt mindig ki kell jelölni azt a mezőt, ami alapján rendezni akarunk! 

Kattintsunk a Kezdőlap lapra majd a Rendezés és szűrés csoportban a Növekvő, vagy csökkenő gombra. Ekkor a mezőnév mellet megjelenik egy nyíl, ami a rendezés irányát mutatja, vagy



Kattintsunk a mezőnév melletti legördülő menü nyilára, és válasszuk a Rendezés a legkisebbtől a legnagyobbig (A-tól Z-ig), vagy a Rendezés a legnagyobbtól a legkisebbig (Z-től A-ig) gombra.

A rendezéseket a Minden rendezés törlése gombbal törölhetjük. 95

IRODAI ALKALMAZÁSOK Rekordok szűrése Ha meg akarunk találni egy bizonyos tulajdonsággal rendelkező rekordot a táblában, ezt megtehetjük lekérdezésben, űrlapon, vagy akár a táblában használhatunk szűrőt. A szűrő alkalmazása után csak azok a rekordok jelennek meg a nézetben, amelyeket keresünk, a többi rejtve marad, egészen addig amíg el nem távolítjuk a szűrőt. A szűrőbeállítások mindaddig érvényben maradnak, amíg be nem zárjuk az objektumot. Ha mentjük az objektumot, amikor a szűrő alkalmaztuk, akkor a szűrő elérhető lesz a következő alkalommal, amikor megnyitjuk az objektumot. Az adott mezőre alkalmazható gyakori szűrők elérhetők a mezőnévre jobb egérgombbal kattintva. A re ndelkezésre álló szűrők a kijelölt oszlopban lévő adatok típusától függnek.

Gyorsszűrés -

Kattintsunk valahová abban az oszlopban, amely mező értéke szerint szűrni szeretnénk

-

A Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintsunk a Szűrő gombra.

-

Az alábbi lehetőségek közül választhatunk, amely már ismerős az Excelből: 

A menüben Szöveg vagy Szám vagy Dátum felirat fog megjelenni aszerint, hogy az adott oszlopban milyen típusú adatok találhatók. Kattintsunk a kívánt szűrőre és adjuk meg szükséges értékeket.



Ha mezőértéken alapuló szűrőt akarunk alkalmazunk, töröljük a jelet azokból a jelölőnégyzetekből, amelyek olyan értékek mellett vannak, amelyekre nem szeretnénk szűrni, majd kattintsunk az OK gombra.

96

IRODAI ALKALMAZÁSOK Szűrés űrlappal -

A Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintsunk a Speciális gombra, majd kattintsunk a helyi menü Szűrés űrlap szerint parancsára.

-

Ha Adatlap vagy Űrlap nézetben dolgozunk, a következő módon szűrhetünk: 

Adatlap nézetnél: ∘

Kattintsunk

annak

az

oszlopnak

az

első

sorára,

amelyre

szűrni

szeretnénk, majd kattintsunk a megjelenő nyílra és válasszunk egy értéket. ∘

Ha további értékeket szeretnénk hozzáadni, akkor kattintsunk az adatlap

alján lévő Vagy fülre, és válasszunk egy másik értéket. 

Űrlap nézetnél: ∘

Kattintsunk a vezérlőelemben megjelenő nyílra, és jelöljük ki azt az

értéket, amelyre szűrni szeretnénk. ∘

Ha további értékeket szeretnénk hozzáadni, akkor kattintsunk az űrlap

alján lévő Vagy fülre, és válasszunk egy másik értéket. Ha még több értéket szeretne hozzáadni, kattintson még egyszer a Vagy fülre. ∘

Kattintsunk a Szűrő be/ki gombra.

Irányított szűrő -

A Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintsunk a Speciális gombra, majd kattintsunk a helyi menü Irányított szűrés/rendezés parancsára.

-

Kétszer kattintva a mező nevére, vagy ráhúzva a rácsra adjuk a rácshoz azokat a mezőket, amelyek szerint szűrni szeretnénk.

-

A mezők Feltétel sorában adjunk meg egy feltételt. Azok a sorok fognak a szűrés eredményében látszani, amelyek a Feltétel sorban lévő összes feltételt teljesítik. Ha további feltétel szerint is szeretnénk szűrni, akkor a Vagy mezőben adjuk meg az újabb feltételt.

-

Kattintsunk a Szűrő be-/ki gombra a szűrt sorok megjelenítéséhez.

Szűrő eltávolítása -

Kattintsunk a Szűrő be-/ki gombra. Ekkor újra az összes rekord látszik. Ha ismét alkalmazni szeretnénk a legutóbb alkalmazott szűrőket, akkor kattintsunk a Szűrő be-/ki gombra.

-

Az összes korábbi szűrőt a Kezdőlap lap Szűrés és Rendezés csoportjában a Speciális gombra kattintva, a helyi menüben a Szűrők eltávolítása parancsot választva törölhetjük.

97

IRODAI ALKALMAZÁSOK Lekérdezések típusai Lekérdezések segítségével egyszerű kérdések tehetők fel, számítások hajthatók végre, egyesíthetők a különböző táblák adataival, sőt hozzáadhatók, módosíthatók és törölhetők a táblaadatok.

Az Accessben többféle lekérdezés közül választhatunk a szükséges adatok kinyerésére. -

Választó lekérdezések: Az adatbázis csak azon rekordjait és azok mezőit mutatja, amelyek megfelelnek a megadott feltételeknek.

-

Módosító

lekérdezések:

Műveleteket

hajt

végre

a

feltételeknek

megfelelően

rekordokon és azon mezőivel. Fajtái: 

Törlő lekérdezés: Törli az adatbázis megadott feltételeknek megfelelő rekordjait.



Frissítő lekérdezése: Az adatbázisban tárolt adatok módosítására használjuk.



Hozzáfűző lekérdezése: A tábla végéhez fűzi a feltételeknek megfelelő rekordokat.

 -

Táblakészítő rekord: táblát hoz létre a feltételeknek megfelelő rekordokból.

Paraméteres lekérdezés: A lekérdezés folyamata során mi magunk választhatjuk meg a lekérdezés feltételei.

Lekérdezés készítése varázslóval -

Kattintsunk a Létrehozás fülre, majd a Lekérdezés varázsló első lapján válasszunk a megfelelő lehetőségek közül, melyek a következők: 

Egyszerű lekérdezés,



Kereszttáblás lekérdezés,



Azonosakat kereső lekérdezés,



Nem egyezőket kereső lekérdezés.

-

Válasszunk ki a táblát, amelyen a lekérdezést el akarjuk végezni.

-

Jelöljük ki azokat a mezőket, amelyek alapján el szeretnénk készítni a lekérdezést, majd tegyük őket át a Kijelölt mezők listába a nyíl gombbal.

-

Ha numerikus, vagy dátum típusú mező alapján készítjük a lekérdezést, akkor ki kell választanunk, hogy Részletes, vagy Összesítő jelentést szeretnénk látni, és meg kell adnunk az összesítési beállításokat.

98

-

Majd adjuk meg a lekérdezés nevét.

-

Végül kattintsunk a Befejezés gombra.

IRODAI ALKALMAZÁSOK Lekérdezés készítése Tervező nézetben Ebben a nézetben létrehozott lekérdezés bonyolultabb és több tudást igényel, de egyedibb és pontosabb lekérdezéseket tudunk végrehajtani. -

A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintsunk a Lekérdezéstervezés gombra.

-

Ekkor megjelenik a Tábla megjelenítése párbeszédpanel, amely már ismert az eddig tanultakból válasszuk ki azokat a táblákat, amelyek részt vesznek a lekérdezésben

-

Zárjuk be a Tábla megjelenítése párbeszédpanelt.

-

Az tábla mezői közül válasszuk ki azokat, amelyek alapján a lekérdezést el akarjuk végezni, és helyezzük el ezeket a Tervezőrácsra húzással, vagy dupla kattintással a mező nevén.

-

Ha valamelyik mezőt nem akarjuk látni a lekérdezés eredményében a Megjelenítés jelölőnégyzetből töröljük a jelet.

-

A Tervezőrács Feltétel mezőiben adjunk meg a mezőkre vonatkozó tetszőleges feltételeket. Ennek részletes elsajátítását az olvasóra bízom.

-

A Tervezés lap Eredmények csoportjában kattintsunk a Futtatás gombra.

-

Ne felejtsük el elmenteni lekérdezésünket a CTRL+S billentyűkombinációval , vagy a Mentés gombbal.

99

IRODAI ALKALMAZÁSOK Lekérdezés módosítása -

Nyissuk meg lekérdezésünket.

-

Jobb egérgombbal a lekérdezés nevén kattintva, a helyi menüben a Tervező nézetet válasszuk, vagy az ablak jobb alsó sarkában a Tervező nézet gombra kattintva nyissuk meg a lekérdezést és módosítsuk: 

A tervezőrácsban adjunk meg tetszőleges feltételt a mezők Feltétel celláiban.



A Rendezés cellákban a nyílra kattintva adjuk meg a rendezési módot.



Mezők elrejtéséhez töröljük a pipát a Megjelenítés jelölőnégyzetből.



Mezők törléséhez jelöljük ki a törlendő mezőt, és nyomjuk le a Delete billentyűt.



Tábla törléséhez kattintsunk a lekérdezésben a tábla nevét tartalmazó szürke sávra jobb egérgombbal, majd a helyi menüben válasszuk a Tábla eltávolítása menüpontoz.

Számítások végzése lekérdezésekben Az Accessben Kifejezésszerkesztő segítségével tudunk egyéni számításokat készíteni. A Kifejezésszerkesztőt Tervezés lap Lekérdezések beállítása csoportjában kattintsunk a Szerkesztő gombra kattintva érhetjük el. Készítsük el a kifejezést a mezők, műveleti jelek, függvények segítségével és futtassuk a futtatás gomb segítségével. Paraméteres lekérdezés készítése Az Access lehetőséget ad arra, hogy lekérdezéseinket úgy készítsük el, hogy a feltételt beépített értékek használata helyett a felhasználó adhassa meg. -

A

lekérdezés

tervezőrácsán

kattintsunk

egy

tetszőleges

mező

Feltétel

tulajdonságmezőjébe, majd a következő formában adjuk meg a megjeleníteni kívánt kérdést:

-

Kattintsunk a menüszalag Futtatás gombjára. A feltett kérdésre válaszul adjunk meg egy feltételt.

-

Kattintsunk az OK gombra.

100

IRODAI ALKALMAZÁSOK Kereszttáblás lekérdezések A kereszttáblás lekérdezés különböző összegzéseket végző lekérdezés, amely az eredményt két adattípus alapján csoportosítja, ezután az egyik csoportot az adatlap bal oldalán függőlegesen, a másikat az adatlap tetején vízszintesen jeleníti meg. -

Kattintsunk a Létrehozás fülön a Lekérdezés varázsló gombra.

-

Válasszuk a Kereszttáblás lekérdezés varázsló lehetőséget, majd kattintsunk az OK gombra.

-

A megjelenő panelen válasszuk ki a listából a táblát vagy lekérdezést, melyet a kereszttáblás lekérdezésben használni szeretnénk.

-

Válasszuk ki, hogy milyen objektumok jelenjenek meg a listában, majd kattintsunk a Tovább gombra.

-

Válasszuk ki azokat a mezőket, melyek alkotják a lekérdezést, majd kattintsunk a tovább gombra.

-

Válasszuk ki azokat a mezőket, melyek értékeit ki akarjuk számolni, és válasszuk ki a függvényt, amellyel számolni akarunk. Ha kérünk sorösszeget, akkor jelöljük be a jelölőnégyzetet. Kattintsunk a Tovább gombra.

-

27.

Adjuk meg a lekérdezés nevét, majd kattintsunk a Befejezés gombra.

Űrlapok készítése

Az űrlapok segítségével megkönnyíthetjük az adatok bevitelét, és a beviteli hibákat a minimálisra csökkenthetjük. Akár több tábla mezőinek felhasználásával is készíthetjük, így nem kell állandóan váltanunk a táblák között. -

A Navigációs ablak Táblák sávjában jelöljük ki a használni kívánt táblát, vagy lekérdezést.

-

Kattintsunk a Létrehozás fülre, majd választhatunk a következő lehetőségek közül: 

Űrlap: Egyszerű, oszlopos elrendezésű űrlap.



Osztott űrlap: Két részből álló űrlap, melynek egyik fele űrlap, másik fele adatlap.



Több elem: Több rekordból álló adatlapot tartalmazó táblázatos űrlap.



Kimutatásdiagram: A kijelölt tábla adatain alapuló diagram.



Üres űrlap: Amelyet tetszőlegesen feltölthetünk a Mezőlista segítségével.



További űrlapok: További lehetőségek listája

Űrlap készítése varázslóval Az Access a Létrehozás lapon számos eszközt kínál az űrlapok gyors létrehozásához, amelyek mindegyike lehetővé teszi űrlapok elkészítését egyetlen kattintással. Ha azonban mi szeretnénk megadni, hogy mely mezők jelenjene k meg az űrlapon, használjuk az Űrlap varázslót. A varázsló lehetővé teszi az adatok rendezését és csoportosítását és használatával akár több táblából vagy lekérdezésből álló űrlapot is készíthetünk.

101


A Létrehozás lap Űrlapok csoportjában kattintsunk a További űrlapok gombra, majd az Űrlap varázsló parancsra.

-

Válasszuk ki a használni kívánt táblát, vagy lekérdezést.

-

Jelöljük ki azokat a mezőket, amelyek alapján el szeretnénk készíteni a lekérdezést, majd a nyíl segítségével helyezzük a Kijelölt mezők listába. Kattintsunk a Tovább gombra.

-

-

Válasszunk a lehetséges elrendezések közül, melyek a következők: 

Oszlopos



Táblázatos



Adatlap



Sorkizárt

Válasszuk ki az űrlap végső megjelenését megadó stílust, majd kattintsunk a Tovább gombra.

-

Adjunk nevet az űrlapnak, majd varázsló utolsó lapján kattintsunk a Befejezés gombra.

Űrlap módosítása -

Válasszuk ki a módosítandó űrlapot.

-

Kattintsunk a Tervező nézet gombra az ablak jobb alsó sarkában.  A Mezőlista megjelenítéséhez kattintsunk a Tervezés lapon a Mezők felvétele gombra, majd amelyik mezőt fel szeretnénk venni az űrlapra, arra kattintsunk duplán, vagy húzzuk az űrlapra. Több mező egyszerre történő hozzáadásához tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt, kattintsunk a hozzáadni kívánt mezőkre, majd húzzuk őket az űrlapra.

-

Az Űrlaptervező eszközök fül alatti Tervezés lapon kattintsunk a Vezérlők csoportban a megfelelő gombra. 

Húzzuk az egeret arra a helyre, ahol a vezérlőelemet el akarjuk helyezni, és az egér gombját nyomva tartva rajzoljuk meg.

-

Ha valamelyik vezérlőelem elhelyezése közben hibaüzenet jelenik meg, akkor kattintsunk a kis sárga nyílra, és válasszunk a megoldási lehetősége k közül.

Vezérlőelem tulajdonságainak módosítása -

Nyissuk meg Tervező, vagy Elrendezési nézetben az űrlapot.

-

Kattintsunk Tervező nézetben a Tervezés, Elrendezés nézetben az Elrendezés fülre.

-

Válasszuk ki a módosítani kívánt vezérlőelemet. Egy szegély jeleink meg körülötte kis négyzetekkel, amelyek a fogópontok.

-

Vezérlőelem tulajdonságainak módosításához kattintsunk a Tulajdonságlap gombra, majd a megjelenő munkaablakban módosítsuk az elem tulajdonságait.

-

Törléshez nyomjuk le a Delete billentyűt.

-

Szerkesztéshez kattintsunk a vezérlőelembe, és módosítsuk a szöveget.

102


28.

Jelentés készítése

Jelentéseket a Létrehozás lap Jelentések csoportban hozhatunk létre. Ezek lehetnek saját magunk összeállított jelentések, de legegyszerűbben a jelentés varázsló segítségével készíthetünk jelentéseket. Nézzük ennek lépéseit: -

Válasszuk a Jelentés varázsló elemet.

-

Az eddigiekben használt Táblák/lekérdezések lista melletti nyílra kattintva válasszuk ki a használni kívánt táblát, vagy lekérdezést.

-

Jelöljük ki azokat a mezőket, amelyek alapján el szeretnénk készítni a lekérdezést, majd helyezzük a nyíl segítségével a Kijelölt mezők listájába.

-

A nyilak segítségével határozzuk meg a szintek számát (maximum tíz szintig), valamint a szintekhez tartozó mezőket (maximum négy mező) és sorrendjüket.

-

Válasszuk ki a mezők rendezésének módját.

-

Válasszuk ki a jelentés tájolásának, elrendezésének módját.

-

Válasszuk a jelentés végső megjelenését meghatározó stílust.

-

Adjuk meg a jelentés nevét, majd kattintsunk a befejezés gombra.

Jelentés részei: -

Jelentésfej: Mivel ez az információ csak a címlapon jelenik meg, ezért célszerű olyan információkat benne elhelyezni, melyek csak a címoldalon szerepelnek (pl. szerző. dátum).

-

Oldalfej: Az itt megadott adatok minden lap tetején kijelzésre kerülnek. Általában a megadott adatok fejlécét szerepeltetjük benne.

-

Csoportfej: A csoportfej segítségével lehet kinyomtatni a csoport nevét. Törzs: Itt kell elhelyezni a jelentés törzsét alkotó vezérlőelemeket. Oldalláb: Az itt megadott információk minden lap alján megjelennek. Például ennek

-

segítségével oldalszámozás vagy oldalankénti információk helyezhetőek el. Jelentésláb: Ez a jelentés legvégére kerül, célszerű az egész jelentés végösszegét

-

vagy más összegző adatait ide helyezni Számítások végzése jelentésben -

Jelentéseinkben szükségünk lehet bizonyos összegző számítások elvégzésére. Erre kiváló eszköz számunkra a Kifejezésszerkesztő.

-

Nyissuk meg a jelentésünket tervező nézetben, majd illesszünk be a kívánt helyre egy Beviteli mező vezérlőelemet.

-

Kattintsunk a Jelentéstervező fül alatti Tervezés fülre, majd a tulajdonságlap gombra.

-

Kattintsunk

a

Tulajdonságlap

munkaablakban

a

Mező

vagy

kifejezés

tulajdonságmezőbe, majd a Kifejezésszerkesztő gombra. -

Gépeljünk be egy egyenlőségjelet, majd az értékeket és műveleti jeleket.

-

Kattintsunk az OK gombra.

Az értékeket formázhatjuk, ha a Tulajdonságlap gombra kattintunk, majd a Tulajdonságlap munkaablakban a Formátum tulajdonságmezőbe beírjuk a kívánt formátumot. 103


TANULÁSIRÁNYÍTÓ

1. Készítsen egy adatbázis feladatot a következő paraméterekkel: -

Hozzunk létre egy adatbázist TELEPHELY néven!

-

Készítsük el az alábbi AUTÓK nevű táblát!

Rendszám

Típus

Évjárat

Szín

Érték

Eladva

ABC-123

Opel

2003

fehér

2800000

HAMIS

DCU-428

BMW

2001

kék

4540000

IGAZ

IAG-869

Toyota

2005

ezüst

4100000

HAMIS

CHS-512

Ford

1999

bordó

1600000

IGAZ

BKL-447

Toyota

2002

fekete

3950000

IGAZ

CFT-637

Suzuki

2000

piros

2180000

HAMIS

DER-841

Lada

1989

fehér

300000

HAMIS

FZN-153

Opel

2004

fehér

4600000

IGAZ

-

Állítsuk be a kulcsot, az arra alkalmas mezőre!

-

Rendezzük a tábla adatait érték szerint növekvő rendbe!

-

Készítsünk lekérdezést a 2002 után gyártott autókról ÚJSZERŐ néven!

-

Készítsünk lekérdezést az el nem adott fehér színű autókról ELADÓ néven!

-

Készítsünk űrlapot a további adatok felviteléhez!

-

Készítsünk jelentést, amelyben az OPEL és TOYOTA típusú autók jelennek meg, évjárat szerinti növekvő rendben!

Megoldás Indítsuk el a programot a Start menü  Minden program  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2007 paranccsal vagy az asztalon található ikonnal. A táblát először Tervező nézetben hozzuk létre. Kattintsunk Létrehozás fül Táblatervező gombjára. Adjuk meg a tábla minden mezőjét. Mezők megadása: A mezők nevét egyszerűen csak be kell gépelni a Mezőnév oszlopba, a mező típusát az Adattípus oszlopban a legördülő listából választhatom ki. A következők szerint: 104


Rendszám: Szöveg, ahol beviteli maszkot alkalmazunk, a beviteli maszk varázsló segítségével kiválasztjuk a rendszám típust.

-

Típus: szöveg

-

Évjárat: szám

-

Szín: szöveg

-

Érték: pénznem

-

Eladva: igen/nem

A nézet menüpontban válasszuk ki az Adatlap nézetet és gépeljük be a táblába az adatokat a feladat meghatározásában található adatok alapján. Válasszuk ki az elsődleges kulcsot, az erre alkalmas mező nyilvánvalóan a rendszám, hiszen ez egyértelműen azonosítja a rekordot. Az elsődleges kulcs megadásához váltsunk vissza a tervezőnézetbe, ahol kiválasztjuk a rendszám mezőt és a kezdőlap menün kiválasztjuk az elsődleges kulcs parancsot. A rendezéshez váltsunk vissza adatlap nézetbe, kattintsunk az értékek mezőbe, a kezdőlapon válasszuk az emelkedő sorrendbe rendezés parancsot. A lekérdezéshez a Létrehozás menüben válasszuk a Lekérdezés tervező parancsot, ahol megadjuk, hogy a lekérdezést az AUTO táblából készítjük. A lekérdező táblában a következő adatokat jelenítjük meg és a következő paramétereket adjuk meg: -

Rendszám

-

Típus

-

Évjárat, Feltételnél beírjuk >2002

-

Érték

A lekérdezést elmentjük ÚJSZERŰ néven és a futtatás parancsot választjuk a megjelenítéshez. A következő lekérdezéshez a Létrehozás menüben válasszuk a Lekérdezés tervező parancsot, ahol megadjuk, hogy a lekérdezést az AUTO táblából készítjük. A lekérdező táblában a következő adatokat jelenítjük meg és a következő paramétereket adjuk meg: -

Rendszám

-

Típus

-

Szín, feltételeknél beírjuk ="Fehér"

-

Érték

Az űrlap elkészítéséhez, a Navigációs ablak Táblák sávjában jelöljük ki az AUTO táblát és a létrehozás menüben válasszuk az Űrlap parancsot, ezek után űrlap segítségével vihetjük be a további adatokat. A Jelentést készítsük Jelentés varázsló segítségével, kattintsunk a Létrehozás menü, jelentés varázsló parancsra. A jelentés elkészítés menete: -

Mely mezők szerepeljenek a jelentésben: Rendszám, típus, Évjárat

-

Rendezési sorrend: Évjárat 105


Megjelenés: Táblázat

Mentsük el az adatbázisunkat!

106


ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK 1. feladat Cégünk alkalmazottait, részlegeit, szállítóit, raktárkészletét szeretnénk tárolni. Az alkalmazottak nevét, születési dátumát, részlegét, fizetését. Részleg nevét, címét. Szállító nevét, városát A raktáron lévő árucikkek nevét, a szállítót, a beszerzési árat, beszerzés dátumát, részleget.

Készítsd el a fenti táblákat úgy, hogy minden táblában legyen azonosító. Készíts megszorításokat az alábbiak szerint: -

A nevek nem tartalmazhatnak null értéket.

-

Az alkalmazottak fizetése 50000 – 250000 Ft között lehet.

-

A szállító és a részleg neve legyen egyedi.

-

Figyelj a táblák közötti kapcsolatokra! Idegen kulcsok

-

Töltsd fel a táblákat 4-5 rekorddal az alábbiak szerint!

107

IRODAI ALKALMAZÁSOK Megoldás Indítsuk el a programot. A táblákat hozzuk létre. Adjuk meg a táblák minden mezőjét: mezők nevét típusát, a következők szerint: Alkalmazott: -

AlkAzon: számláló. Elsődleges kulcs

-

Név: szöveg

-

Születés: dátum

-

Részleg: szöveg

-

Fizetés: pénznem

Részleg: -

RAzon: szám. Elsődleges kulcs

-

Nev: szöveg

-

cím: szöveg

Cikk: -

CikkAzon: számláló. Elsődleges kulcs

-

Cikknev: szöveg

-

Szallito: szöveg

-

BAR: szám

-

BDatum: dátum

-

Reszleg: szöveg

Szállító: -

SzAzon: számláló, elsődleges kulcs

-

Nev: szöveg

-

Varos: szöveg

Töltsük fel adatokkal a táblákat. Jelöljük be táblánkban az elsődleges kulcsokat az előző információk alapján. Hozzuk létre a kapcsolatokat tanultak szerint. Röviden a kapcsolat létrehozásával jelenítsük meg a négy táblázatot, összehúzással hozzuk létre a kapcsolatokat és állítsuk be hozzá a megfelelő tulajdonságokat. Mentsük el az adatbázisunkat!

108


IRODALOMJEGYZÉK FELHASZNÁLT IRODALOM Elek István - Szövegszerkesztés és táblázatkezelés Nógrádi László - PC Suli XP Alapokon http://informatika.gtportal.eu http://office.microsoft.com/hu-hu/access-help http://db-tanar.elte.hu

109


110

IRODAI ALKALMAZÁSOK 1

Recommend Documents