DRAAIBOEK ORGANISATIE 2e BEURSVLOER BERGEN OP ZOOM 22 MEI 2008 IN HET MARKIEZENHOF
DRAAIBOEK ORGANISATIE 2 BEURSVLOER BERGEN OP ZOOM 22 MEI 2008 IN HET MARKIEZENHOF E
Documenten:
a. Besluit B & W b. Overeenkomst Beursvloer/ sponsors b. Verslagen stuurgroep c. Toolkit Beursvloer
Kaarten:
a. Inrichtingsplan Hofzaal b. Plattegrond (deel) Markiezenhof
1. ALGEMEEN: a. Op 22 mei 2008 organiseert de Gemeente Bergen op Zoom, samen met de Ondernemingen en de Maatschappelijke organisaties uit de gemeente een 2e BEURSVLOER in Bergen op Zoom. De gemeente heeft daarvoor een projectleider aangewezen en gelden gereserveerd. De Fortisbank en KPMG zullen de Beursvloer weer financieel ondersteunen. Voor de organisatie van de Beursvloer wordt een stuurgroep opgericht, onder voorzitterschap van de Wethouder Mw. A. Veraart die, naast de vertegenwoordigers van genoemde partijen, bestaat uit een lid van de Brabants Zeeuwse Werkgeversvereniging (BZW), een lid van de Jonge Bergse Ondernemers (JBO) en een vertegenwoordiger, vrijwilliger, uit het verenigingleven/ maatschappelijke veld. In de stuurgroep is besloten voorafgaande aan de Beursvloer, bij voldoende deelname, een Workshop te organiseren voor de Maatschappelijke organisaties. De organisatie van die Workshop is reeds in dit draaiboek opgenomen. b. Bemensing voor de beursvloer 1) Leden van de stuurgroep 2) Hoekmensen 3) Speaker 4) Notaris 5) IT functionaris/ bedienaar laptop en beamer 6) Communicatietrainer voor de Workshop 7) Personeel catering 8) Ondersteunend personeel Markiezenhof
Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
2
2. DOELSTELLING c.q. OPRACHT: De stuurgroep organiseert, binnen de financieel afgesproken ruimte, een Beursvloer die tot doel heeft in het kader van “Maatschappelijk Betrokken Ondernemen” de contacten en samenwerking tussen het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties te bevorderen. De stuurgroep draagt er zorg voor dat aan de ene kant de Bergse Ondernemers als “aanbieders” en aan de andere kant de verenigingen en maatschappelijke organisaties als “vragers” zich kunnen treffen in een passende omgeving. Door de stuurgroep worden de volgende thema’s vastgesteld voor de Beursvloer: Vrijwilligers/ materialen en faciliteiten/ publiciteit en vormgevingopleidingen/ cursussen en trainingen/ financiële en administratieve dienstverlening/ ITC middelen en dienstverlening. Als datum voor de 2e Beursvloer is vastgesteld 22 mei 2008. Om de beurs laagdrempelig te maken voor de maatschappelijke organisaties zal één week daarvoor, bij voldoende deelname, op 15 mei 2007, een Workshop worden gehouden die door de stuurgroep wordt verzorgd. 3. PLAN: Besloten is dat alle leden van de stuurgroep zelf, zonder externen, de Beursvloer organiseren. Alleen de “hoekmensen” zullen buiten de stuurgroep worden geworven; de communicatietraining voor de eventueel te houden workshop op 15 mei zal door een lid van de stuurgroep worden verzorgd. Ter realisatie van de opdracht wordt in de voorbereidingsfase van de volgende middelen en onderdelen gebruik gemaakt. a. Er worden, tussen 10 januari 2008 en 22 mei 2008 c.a. 5 stuurgroep vergaderingen gehouden; b. Er wordt een communicatieplan opgesteld waarbij op 6 maart een persbijeenkomst wordt gehouden en vanaf die tijd (bijna) wekelijks, tot 22 mei, publicaties volgen in dag- en weekbladen; c. Vanaf 6 maart wordt een speciale site geopend waar alle informatie op de vinden over de 2e Beursvloer Bergen op Zoom; www.beursvloerbergenopzoom.nl d. Er wordt een begroting opgesteld; (Buiten beschouwing gelaten in het draaiboek) e. Er wordt een plan opgesteld voor faciliteiten, benodigde materialen en bemensing; Bij het opstellen van de plannen is uitgegaan van aannames (z.g. veronderstelde gegevens) voor een beurs met 50 ondernemers en 50 maatschappelijke organisaties die tussen de 125 en 150 personen naar de Beurs brengen. Bemensing, organisatie en genodigden ongeveer 25 personen. Totaal 175 personen. 4. UITVOERING: A. WORKSHOP a. De Workshop wordt gehouden in het Mollerlyceum. De ingang van de school is op het adres Bolwerk Zuid 168 te Bergen op Zoom. (Tel 0164- 241550) b. De aanvang van de Workshop is om 19.30 uur; einde 22.00 uur. c. Er kan gebruik worden gemaakt van een drietal locaties binnen de school. Afhankelijk van het aantal aanmeldingen van maatschappelijke organisaties zal vóór 15 mei een besluit worden genomen of de workshop door gaat. Alsdanzal ook een keuze worden gemaakt van welke ruimten in de school gebruik wordt gemaakt. d. De school is vanaf 19.00 uur geopend. e. Brief met “Uitnodiging en programma” zie BIJLAGE I 1) 19.00- 19.30 binnenkomst organisatie en deelnemers; 2) 19.30- 20.00 Opening door stuurgroep en organisatie voorstellen, tevens uitleg werking Beursvloer; Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
3
3) 4) 5) 6)
20.0020.4521.0021.45-
20.45 21.00 21.45 22.00
Communicatie training olv Arn van der Vorst Pauze Vervolg training Rondvraag en sluiting
De werkzaamheden en materialen: Voorbereidingen van de workshop t/m 14 mei Locatie vastleggen en afspraken maken met de school over opening en sluiting, te gebruiken ruimte en de verzorging van koffie/ thee en frisdrank. Powerpoint presentatie maken voor de Workshop; deel 19.30- 20.00 uur. Voorbereidende bespreking houden over inhoud programma Workshop met Arn van der Vorst Uitnodigingen aan de Maatschappelijke organisaties die zich hebben aangemeld voor de Workshop. (Per mail)
Namen Eduard en Peter Winters
Uitnodigingen aan de hoekmensen e.a. die de Beursvloer ondersteunen (Indien gewenst)
Lydia/ Romano/ Eduard en Arjan
Workshop op 15 mei Organisatoren Workshop aanwezig in het Mollerlyceum Gereed (laten) zetten koffie/ thee voor de organisatie en deelnemers. Lijsten van opgegeven organisaties om in te checken Ontvangst deelnemers Opening en uitleg Beursvloer Workshop door Arn van der Vorst Regelen frisdrank in de pauze Rondvraag en sluiting Voor vertrek invullen en inleveren van formulier met o.a. gegevens wie de Beursvloer bezoekt/ welke maatschappelijke organisatie (Gegevens voor badges) en de geformuleerde vraag(en) Opruimen en vertrek Ná de Workshop op 16 mei Terugkoppelen met het Lyceum. Eventueel opvragen c.q. verrekenen. Denken aan een presentje voor de conciërge
kosten
Materiaallijst Workshop op 15 mei Tafel en twee stoelen nabij de Workshopruimte voor aanmelden deelnemers. Lijsten deelnemende Maatschappelijke organisaties Tafel nabij de workshopruimte voor de verstrekking van koffie en thee. Scherm en beamer Laptop met Powerpoint presentatie stuurgroep Laptop voor trainer Workshop voor presentaties Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
Lydia Lydia Lydia
Tijd Zie mailto 290408 14.23 Week 19/20 Week 19/20 110507 t/m 140507 Week 19/20
Lydia e.a. leden stuurgroep Lydia e.a. leden stuurgroep/ conciërge Lydia Stuurgroep Stuurgroep Arn Lydia Stuurgroep/ Arn Lydia/ leden stuurgroep
19.00 u
Allen
22.15 u
19.00 u 19.15 19.15 19.30 20.00 20.45 21.45 22.00
u u u u u u u
Lydia/Eduard/ Peter Winters Lydia/ Eduard
Stuurgroep iom conciërge Lydia Stuurgroep iom conciërge Aanwezig Lydia/ Peter Winters Arn
19.00 u 19.15 u 19.15 u 19.15 u 19.15 u 20.00 u
4
Voorziening voor verstrekking frisdrank tijdens de pauze
Stuurgroep iom conciërge
20.45 u
B. BEURSVLOER a. De Beursvloer wordt gehouden op 22 mei in de Hof zaal van het Markiezenhof. Het Markiezenhof is gelegen aan de Steenbergsestraat 8 te Bergen op Zoom. (0164- 277077) De gelden voor de huur van het Markiezenhof worden in de begroting opgenomen. b. Benodigde materialen voor de Beursvloer, welke niet beschikbaar zijn in het Markiezenhof, kunnen al op 21 mei worden aangevoerd; e.e.a. in overleg met de locatiemanager. Een tijdelijke opslagruimte is besproken. c. Voor het inrichten van de ruimtes die voor de Beursvloer nodig zijn kunnen de organisatoren vanaf 22 mei te 14.00 uur starten met de werkzaamheden. (Juiste tijdstip van aanwezigheid stuurgroepleden nader afstemmen) d. Als onderkomen/ tijdelijk kantoor, kan de stuurgroep (e.a.) gebruik maken van een kamer, rechts achterin, naast de Hofzaal. e. Om toegang tot de Beursvloer te krijgen dient gebruik te worden gemaakt van de ingang van het Museum aan de binnenplaats van het Markiezenhof. f. De Beursvloer vindt plaats in de Hofzaal. g. (Zie BIJLAGE II inrichtingsplan Hofzaal) 1) In de Hofzaal wordt bij de schoorsteen een podium opgesteld van 3 x 4 m/ 6 elementen; 2) Rechts bij het podium wordt een tafel geplaatst van 1 x 2 m voor de notaris en de bedienaar van de laptop en beamer; 3) In de Hofzaal is een beamerscherm aanwezig boven het beoogde podium, voldoende stopcontacten, verlichting voor het podium en een geluidsinstallatie met microfoon; de locatiemanager c.q. dienstdoende suppoost geeft uitleg over de bediening; 4) In de overige ruimte van de Hofzaal worden 6 beurshoeken ingericht elk met een tafel, enkele stoelen en partytafels; h. De catering voor de Beursvloer vindt plaats in de eerste tuinzaal, direct gelegen naast de Hofzaal. Voor de catering zijn 2 verrijdbare tafels beschikbaar. i. De twee overige tuinzalen, 2 en 3, dienen als “overloop” om eventuele drukte in de Hofzaal te voorkomen. De werkzaamheden en materialen: (Zoveel mogelijk chronologisch weergegeven)
Voorbereidingen van de Beursvloer t/m 20 mei Bijhouden en registreren van de aanmeldingen van de bedrijven en ondernemers; de aanbieders. Bijhouden en registreren van de aanmeldingen van de verenigingen, stichtingen en maatschappelijke organisaties; de vragers. Stimuleren, motiveren en activeren van aanbieders en vragers om deel te nemen aan de Beursvloer middels brieven, E-mail- berichten en mondelinge reclame. Plaatsen van berichten in dag- en weekbladen volgens het opgestelde communicatieplan en wekelijks actualiseren van de z.g. Beursthermometer op de gemeentepagina het het weekklad de Bergen op Zoomse Bode. Inventariseren/reserveren van het benodigde materiaal dat niet aanwezig is in het Markiezenhof en afspraken maken hoe en wanneer het daar komt. Voorbereiden powerpoint presentatie voor gebruik tijdens gedurende de beurs/ 17.00- 19.00 uur Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
Namen Lydia Lydia
Tijd April/mei tot 210507 April/mei tot 210507
Allen
April/mei
Mariëtte / Lydia
Vanaf begin april
Lydia/ Eduard
April/ mei
Arjan
April/ mei
5
Samenstellen van een draaiboek voor de Beursvloer, inclusief de Workshop.
Eduard
1e concept 14 feb Origineel Ex 15 mei
Voorbereidingen van de Beursvloer op 21 mei Op- date van alle lijsten met de aanmeldingen van de “aanbieders” en de “vragers”. Vermenigvuldigen voor de gebruikers. Maken/ checken van de medewerkers- en deelnemersLijsten alsmede maken van de badges en bonnen. Maken van een lijst van overige personen zoals VIP’s, pers, genodigden, toegelaten bezoekers en overigen Laatste afstemming met het Markiezenhof. Ophalen van de benodigde materialen die niet aanwezig zijn in het Markiezenhof c.q. aanwezig zijn bij het lossen en opbergen in het Markiezenhof; .e.e.a. in overleg met de locatiemanager van het Markiezenhof. Checken van de catering afspraken en middelen.
Namen Lydia/ Jan
Tijd v.m.
Lydia/ Jan
v.m.
Lydia/ Eduard Lydia/ Eduard met Robbert Nijssen
v.m. n.m.
Lydia/ Eduard
n.m.
Allen
Vanaf 15.00 u
Beursvloer op 22 mei Inrichting van de Beursvloer volgens opgesteld inrichtingsplan: - In de gang, die volgt ná de museumbalie, tafel en 2 stoelen plaatsen. - Badges uitstallen. - Lijsten gereed leggen - Bonnen aftellen
15.00 u
- In de Hofzaal podium opbouwen en aankleden. - Plaatsen van de gong. - Tafel 1 x 2 m plaatsen voor de notaris en de bedienaar van de laptop/ beamer + gereedleggen van match formulieren. - Inrichten van 6 beurshoeken en plaatsen van de borden met de thema’s. Per beurshoek tafel, enkele stoelen en 2 partytafels. - Opstellen en testen van de beamer - Testen van het geluid en de verlichting. - In de tuinzaal catering gereedmaken i.s.m. de cateraar van het Markiezenhof Laatste instructies en verstrekking van de kleding aan de hoekmensen - Ze krijgen lijst van de aangemelde “vragers” en lijst van de “aanbieders” van de beurshoek die zij bemensen. - Ze nemen tijdig voordat de Beursvloer aanvangt plaats in hun beurshoek. - Ze checken of de juiste aanbieders in de juiste beurshoeken staan. - Sonderen wat de “aanbieders” in portefeuille hebben. - Ze zijn in het bezit van match formulieren. - Ze brengen “vragers” in contact met “aanbieders”. - Ze zijn in bezit van matchformulieren en bewaken of Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
15.00 u
15.00 u Stuurgroep/volgt
16.45 u
1.Arn v.d. Vorst 2.Martien Franken 3.Gerard van Hees 4.Kim Lammertink 5.Jeroen v. Maurik 6.Coleta Cranenburg
6
van de matches matchformulieren worden opgemaakt. - Ze verwijzen de partijen na een match naar de notaris. - Ze hebben een stimulerende en activerende taak.
Toegang: Via de binnenplaats van het Markiezenhof gebruikmaking van de deur naar het Museum.
door
In de hal bij de museumbalie vindt de “eerste opvang plaats” en een verwijzing zich te melden in de gang naar de Hofzaal; a) Controle via de opgemaakte lijsten; b) Uitgifte van de badges; c) Uitgifte van de bonnen; d) Verwijzen naar de garderobe en verwijzen naar de cateringruimte in de tuinzaal; e) Attenderen op de aanvang van de Beursvloer om 17.30 u. Catering: Uitgifte/ serveren van koffie en thee tegen inlevering van bonnen Kennismaking en verblijf in de tuinzaal. (Netwerken) Uitgifte/ serveren van frisdranken tegen inlevering van bonnen Uitgifte van belegde broodjes (zonder bon) Uitgifte/ serveren van alcoholische dranken voor eigen rekening Binnen het gebouw van het Markiezenhof is het verboden te roken. (Romano beheert de (extra) bonnen voor stuurgroep en representatie) Beursvloer: De bedienaar van de laptop/ beamer start met het automatisch transporteren van de powerpoint beelden. In beeld brengen: Gemeente- sponsors- deelnemende partijen- stuurgroep- hoekmensen en beelden en foto’s van de gehouden workshop.
Micha/ Romano
Vanaf 17.00 ur
Lydia/ Eduard/ Romano
Vanaf 17.00 u. 17.30 u. 18.00 u 19.00 u
Arjan
17.00 u
De hoekmensen zorgen dat ze naar de beurshoeken gaan.
Hoekmensen
17.15 u
De speaker start met de nodige aankondigingen De speaker activeert de deelnemers naar de Hofzaal te gaan. De speaker houdt rekening met de volgende mededelingen:
Peter Winters
17.20 u tot 19.15 u
De “aanbieders” zoeken de beurshoeken en thema’s op waarvoor ze zaken in portefeuille hebben en stallen eventueel meegebrachte informatie uit.
- Huishoudelijke mededelingen; - Badges en bonnen afgehaald......; - Verwijzen naar de beurshoeken en de thema's; Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
7
-
Aankondigen wie de hoekmannen/- vrouwen zijn. Het regisseren van de opening om 17.30; Aankondigen en voorstellen wie de opening doet; Aftellen naar de stipte aanvang van de beurs en inleiden van de gong; - Wijzen op het scorebord voor de matches; - Hoeveel Ondernemers presenteren zich??? - Hoeveel Maatschappelijk organisaties doen er mee; - Wijzen naar de "Hoekmensen die helpen de weg te wijzen naar de ondernemers. (6 stuks..) - Tussentijdse standen van de matches (Deals) die op een scherm met een beamer worden bijgehouden. - Wanneer is de 1e match ............ Wat houdt die in. - Volgende mijpalen/ matches/ 10e ./ 25e ....; - Interviewtjes over succesvolle matches en wat ze specifiek inhouden. - Tussentijds herinneren dat de matches dienen te worden bekrachtigd bij de notaris. - Melden dat de beurs nu een half uur bezig is/ tijdverloop; - Melden dat de beurs gaat sluiten over ............. - Aftellen naar de gong/ sluiting - Om 19.00 uur einde beurs. - Nog wel langs de notaris met de laatste marches........... - Naar hoogtepunt toewerken............ - Tegen 19.15 uur: behaalde aantal matches.
De opening start vijf minuten voor aanvang van de Beursvloer. De functionaris die de beurs opent wordt voorgesteld en ingeleid door de speaker en doet zijn/haar opening speech. (Tekst volgt) De opening van de beursvloer volgt met een slag op de gong die op het podium staat opgesteld.
Functionaris die opening verricht.
17.30 u 17.30 u
De Beursvloer is geopend en er kan “gehandeld”worden. De notaris en de bedienaar van de laptop en Beamer hebben permanent plaatsgenomen achter de tafel, rechts vóór bij het podium. De notaris bekrachtigd de matches en houdt een kopie van elke tot stand gekomen match. De notaris heeft matchformulieren (Arjan) in voorraad om de vertrekken. De notaris geeft de info over de matches direct over aan de bedienaar van de laptop/ beamer. De bedienaar van de laptop/ beamer draagt er zorg voor alle informatie over het verloop van de beurs, met name de matches, zichtbaar worden gemaakt op het scherm boven het podium. De assistent van de bedienaar laptop/ beamer draagt zorg voor het nodige kopieerwerk en is de tussenpersoon voor de informatie naar de speaker. Einde Beursvloer Door middel van de gong. Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
17.25 u
Notaris de Lepper en functionaris KPMG
17.30 u
Arjan en functionaris KPMG Arjan en functionaris KPMG
Functionaris die sluiting verricht.
Tot einde
19.00 u
8
Resultaten van de Beursvloer Sluiting en opruimen
Materiaallijst van de Beursvloer tot en met 21 mei Middels huur/bestellen planten en bloemen Badges en bonnen maken Podium (laten) bezorgen 6 elementen van 1 x 2m (met afrokking) 6 partytafels (laten) bezorgen met afrokking 2 tafels voor beurshoeken?? (laten) bezorgen Checken c.q. (laten) bezorgen van een kopieerapparaat Materiaallijst Beursvloer op 22 mei 1. kamer t.b.v. stuurgroep en organisatie (Naast Hofzaal/+ plaatsen kopieer app.) 2.Ontvangst deelnemers en genodigden; gang Markiezenhof na de museumbalie Tafel 1 x 2 m en 2 stoelen Lijsten met deelnemers / aanbieders en vragers/ genodigden e.a. Badges met de namen c.q. namen organisaties Bonnen voor de frisdrank en broodjes Toilet en garderobe 3. Catering; tuinzaal en terras Markiezenhof) 2 verrijdbare tafels voor uitserveren van de koffie/ thee en frisdrank. Tafel voor de broodjes 3 partytafels in de tuinzaal/ catering en 1 partytafel buiten op het tarras voor de rokers. (Derhalve daar 4 partytafels met afrokking) 4. Beursvloer; Hofzaal van het Markiezenhof Podium 3 x 4 m. (eventueel “afrokken”) Aankleding podium met planten en/of bloemen ??? Gong op het podium Belichting is aanwezig; controleren en instellen Geluid is aanwezig; controleren en instellen Beamer is aanwezig; opstellen en afstemmen op het scherm boven het podium Kopieer apparaat Tafel 1 x 2 m voor notaris (Rechts vóór) Laptop voor bedienaar laptop en beamer 6 tafels voor de beurshoeken 24 stoelen ( 4 per tafel voor 6 hoeken) 12 partytafels (2 per hoek)
Functionaris die sluiting verricht. Volgt Allen
19.15 u
Eduard Lydia Eduard
100508 210508 210508
Eduard Eduard Arjan
210508 210508 210508
Arjan
15.00
19.30 u
Micha/ Romano Markiezenhof Lydia
14.00 u 16.30 u
Lydia Lydia Markiezenhof
16.30 u 16.30 u 17.00 u
Markiezenhof/ Cateraar Markiezenhof
14.00 u
Facilitair bedrijf Rekwisieten Micha Markiezenhof Markiezenhof Markiezenhof
14.00 14.00 14.00 14.00 14.00 14.00
u u u u u u
Arjan Markiezenhof Arjan Markiezenhof Markiezenhof Markiezenhof (6)
15.00 14.00 15.00 14.00 14.00 14.00
u u u u u u
14.00 u
Facilitair bedrijf (6)
6 borden met de opschriften van de thema’s Kleding hoekmensen
Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
Lydia/ Eduard Micha
14.00 u 16.30 u
9
Ná de Beursvloer op 23 mei Opruimen in het Markiezenhof en controle of alle materialen weer bij de juiste personen (stuurgroep) terug zijn. Terugkoppelen met het Markiezenhof en de cateraar. Eventueel kosten opvragen c.q. verrekenen. Terug (laten) brengen van podium en partytafels Retour gehuurde planten en bloemen
Lydia/ Eduard
09.00 u
Lydia/ Eduard Lydia/ Eduard Lydia/ Eduard
09.00 u 09.00 u
5. COÖRDINERENDE BEPALINGEN EN VERZORGING 1. Voor de leden van de stuurgroep en medewerkers (Zie BIJLAGE IV) aan de beurs is een ruimte beschikbaar naast de Hofzaal; via een deur rechts voorin de zaal. 2. Afhankelijk of zij aanwezig kunnen zijn op de Workshop dienen de hoekmensen zonodig van instructies te worden voorzien vóór de aanvang van de Beursvloer. Ze krijgen dan ook de actuele lijsten met daarop de namen van de ondernemers die in hun beurshoek komen te staan. Kleding Micha; instructies voor de hoekmensen Eduard en Lydia 3. Functionaris belast met de opening en Ad, Micha, Arjan en Romano, van de stuurgroep, zorgen tijdens de Beursvloer voor de contacten met VIP’s en genodigden. 4. Arjan (met functionaris KPMG) , ondersteunen de verwerking van de matches, zijn voor kopieerwerkzaamheden beschikbaar en zijn de verbinding >> Peter Winters. 5. Lydia, Eduard en Romano van de stuurgroep, onderhouden contacten en toezicht op de catering/ verzorging en beheren de “bonnenlogie”. Ze houden tevens toezicht op het rookverbod. Verkoop van alcoholhoudende drank is toegestaan vanaf 18.30 u. 6. Eduard is de contact persoon met de suppoost van het Markiezenhof voor storingen van geluid en licht. 7. Zaken die de orde of veiligheid aantasten dienen direct te worden gemeld aan Lydia en Eduard; zie punt 6 hieronder. 8. Na de Beursvloer wordt een evaluatie vergadering ingepland.
6. LEIDING EN VERBINDINGEN · ·
Op de dag van de Beursvloer berust de leiding en coördinatie bij Lydia en Eduard . Voor calamiteiten is het ontruimingsplan van het Markiezenhof van toepassing en zullen Lydia en Eduard de contacten onderhouden met de locatiemanager van het Markiezenhof c.q. de dienstdoende suppoost. Nooduitgangen en vluchtroutes zijn aangegeven op de muren in het gebouw en boven de deuren.
Telefoonverbindingen: Ø Markiezenhof 0164- 277077 Ø Eduard GSM 06- 10167957 Ø Lydia GSM 06- 41153113 Ø Voor noodgevallen 112 Ø Ambulance 0164- 287444 of 112 Ø Brandweer 0164- 235555 of 112 Ø Politie 0900- 8844 of 112 Ø Lievensberg 0164- 278000 Ø Huisartsenpost 0164- 273855 Bergen op Zoom, 15 mei 2008, Namens de stuurgroep, Eduard Knopjes
(Bij het verstrekken van een nieuwere versie (Zie datum) dient de oude te worden vernietigd.) Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
10
1. BIJLAGE I 2. BIJLAGE II 3. BIJLAGE III
LIJST VAN DE BIJLAGEN: “Programma Workshop” “Plattegrond Hofzaal” “Plattegrond Markiezenhof”
4. BIJLAGE IV “Naamlijst medewerkers” (Volgt !)
stuurgroep
en
BIJLAGE I Programma Workshop Aan: Geadresseerde Bergen op Zoom, 15 mei 2008. Onderwerp: Uitnodiging Workshop Beursvloer Geachte heer, mevrouw, U of uw vereniging, stichting of maatschappelijke organisatie heeft zich opgegeven voor deelname aan de 2e Beursvloer die in Bergen op Zoom wordt gehouden op 22 mei a.s. om 17.00 uur in de Hofzaal van het Markiezenhof. Om niet als leek op de “beurs” te staan en om al wat ervaring op te doen, heeft de organisatie van de Beursvloer een workshop ingepland. De deelname is niet verplicht om te worden toegelaten tot de Beursvloer, maar biedt wel een unieke mogelijkheid om inzicht te krijgen hoe de beurs werkt en hoe u die voor uw organisatie succesvol kunt maken. Ook ná de Beursvloer kunt u nog profiteren van de opgedane kennis en ervaring in het werven van fondsen en middelen, kortom een investering naar de toekomst! De workshop wordt gehouden op donderavond 15 mei a.s. Plaats en tijd: Mollerlyceum, ingang Bolwerk Zuid 168 te Bergen op Zoom 19.30 uur tot 22.00 uur. Programma: De school is vanaf 19.00 uur geopend. 7) 19.00- 19.30 Binnenkomst organisatie en deelnemers; 8) 19.30- 20.00 Opening van de Workshop door de stuurgroep; Presentatie over de organisatie; Uitleg over de werking van de Beursvloer; 9) 20.00- 20.45 Communicatietraining; 10) 20.45- 21.00 Pauze; 11) 21.00- 21.45 Vervolg training; 12) 21.45- 22.00 Rondvraag en sluiting Aan de workshop zijn voor u geen kosten verbonden. Tot ziens op 15 en/of 22 mei a.s. Met vriendelijke groeten, namens de Stuurgroep Beursvloer Bergen op Zoom, Projectleider. Lydia van Oudenaarde Beursvloer 22 mei 2008 Markiezenhof Bergen op Zoom
11
