BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT BIJZONDER BESTEK NR A/268
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DE LEVERING VAN SOFTWARE VOOR DE BOEKHOUDING EN INVENTARIS VOOR DE DIENSTEN VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT
Aanbestedende overheid
Brussels Hoofdstedelijk Parlement
Gunningswijze
Algemene offerte aanvraag met Belgische bekendmaking
Adres voor het indienen van de offertes
Eikstraat 22 1000 Brussel
1005 Brussel (post adres)
Dag, uur en plaats voor het indienen van de Ten laatste op 08/11/2011 om 10u00. offertes Wijze van prijsbepaling
Overheidsopdracht met een globale prijs
Leveringstermijn
Max. 30 kalenderdagen ingaande de dag na de datum van afsluiten van de opdracht of de datum van de bestelling
Inhoudstabel 1 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN................................................................................3 1.1 DEEL EEN : ALGEMENE BESCHIKKINGEN........................................................................................3 1.2 DEEL TWEE : VERDUIDELIJKINGEN AANGAANDE SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996............................................................................................5 1.3 DERDE DEEL : VERDUIDELIJKINGEN VAN SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 EN ZIJN BIJLAGE...........................................................................9
2 TECHNISCHE BEPALINGEN........................................................................................13 2.1 INLEIDING.............................................................................................................................................13 2.2 BASISONTWERP..................................................................................................................................15 2.2.2.1 INFRASTRUCTUUR EN TECHNISCHE VEREISTEN....................................................................21 2.2.2.2 PRESTATIES VAN HET SYSTEEM...............................................................................................22 2.2.2.3 ERGONOMIE ..................................................................................................................................23 2.2.2.4 VEILIGHEID VAN HET SYSTEEM..................................................................................................24 2.2.2.5 INTEROPERABILITEIT ..................................................................................................................24 2.2.2.6 BEHEER..........................................................................................................................................25 2.2.2.7 VEREISTEN INZAKE DE GELEVERDE TOEPASSINGEN ..........................................................25 2.2.2.8 OPLEIDING.....................................................................................................................................27 2.2.2.9 ONDERHOUD.................................................................................................................................27
2.3 OPTIES.......................................................................................................................28 3 BIJLAGEN.....................................................................................................................29
2/38
1 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1.1 DEEL EEN : 1.1.1
ALGEMENE BESCHIKKINGEN
AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid van deze opdracht is: het Brussels Hoofdstedelijk Parlement met zetel te 1005 Brussel vertegenwoordigd door zijn secretaris-generaal, de heer Serge GOVAERT
1.1.2 REGLEMENTERING OPDRACHT
VAN
TOEPASSING
OP
ONDERHAVIGE
Deze opdracht is speciaal onderworpen aan de volgende bepalingen en voorwaarden: •
•
•
de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, evenals zijn latere wijzigingen; het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, evenals zijn latere wijzigingen; het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en zijn bijlage betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden van de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken, evenals hun latere wijzigingen.;
1.1.3
VOORWERP VAN DE OPDRACHT
De overheidsopdracht omvat de levering en het onderhoud van software voor (budgettaire en algemene) boekhouding en voor de inventaris voor de diensten van het Brussels Parlement.
1.1.4
BESCHRIJVING VAN DE LEVERING
De levering omvat de bezorging, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een computerprogramma voor boekhouding en inventaris, conform de technische bepalingen van dit bijzonder bestek.
1.1.5
GUNNINGSWIJZE
Deze opdracht wordt gegund bij algemene offerte-aanvraag met bekendmaking in België.
1.1.6 AFWIJKINGEN AANNEMINGSVOORWAARDEN
VAN
DE
ALGEMENE
Er is geen enkel afwijking van de algemene aannemingsvoorwaarden.
1.1.7
DUUR VAN DE OPDRACHT
De overheidsopdracht loopt vanaf de dag na de datum van kennisgeving van de opdracht tot het einde van het onderhoudscontract. 3/38
Het onderhoud wordt verzekerd voor een periode van minstens tien jaar die ingaat vanaf de definitieve oplevering van de leveringen.
1.1.8
INFORMATIESESSIE
Op maandag 25/10/2011 om 9.30 uur zal er een enkele informatiesessie worden georganiseerd. De schriftelijke vragen die uiterlijk op maandag 18/10/2011 worden ingediend, zullen er beantwoord worden, alsook, voor zover mogelijk de mondelinge vragen die tijdens de sessie worden gesteld. De schriftelijke vragen moeten gestuurd worden: -
Per e-mail naar het volgend adres:
[email protected], Per fax naar n° 02 549 62 12, Per brief naar het adres van de aanbestedende overheid.
4/38
1.2 DEEL TWEE : VERDUIDELIJKINGEN AANGAANDE SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 1.2.1
KWALITATIEVE SELECTIE
Met het oog op de kwalitatieve selectie voor de beoordeling van zijn morele capaciteit (uitsluitingscriteria) moet de inschrijver de volgende documenten bij zijn offerte voegen: -
-
Een attest van de rijksdienst voor sociale zekerheid betreffende het voorlaatste kwartaal dat aan de datum voor de indiening van de offertes voorafgaat 1 of dat afgegeven is door een overheidsinstelling die een soortgelijke functie vervult; Een verklaring op erewoord dat hij zich niet bevindt in een van de gevallen bedoeld bij artikel 43 van het KB van 8 januari 1996. Het model van de verklaring op erewoord gaat als bijlage bij dit bijzonder bestek.
De aandacht van de inschrijver wordt bevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid voor het gunnen van de overheidsopdracht zich het recht voorbehoud om hem te verzoeken de volgende documenten te overleggen: - Een recent attest van de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in staat van faillissement, gerechtelijk akkoord of vereffening bevindt 2 ; - Een recent uittreksel uit het strafregister; - Een recent attest van de administratie van de directe belastingen; - Een recent attest van de administratie van de BTW 3. De voornoemde documenten worden als recent beschouwd indien ze ten opzichte van de uiterste datum voor de indiening van de offertes niet ouder dan zes maanden zijn. Ingeval de aanbestedende overheid gebruik maakt van de voornoemde mogelijkheid, beschikt de inschrijver in kwestie over een maximum termijn van twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de datum dat hun verzoek tot hem wordt gericht, om de vereiste documenten te overleggen. Om de financiële en technische capaciteiten van de inschrijver te beoordelen, worden de volgende referenties vereist: D D D D
Een bankverklaring waarvan het model als bijlage bij dit bijzonder bestek gaat; De lijst van de belangrijkste leveringen aan overheidsinstellingen in de loop van de afgelopen drie jaar op een gebied dat vergelijkbaar of evenwaardig is met deze overheidsopdracht en voor bedragen van meer dan 30.000 € excl. BTW; Een verklaring die de ingeschakelde technici of technische diensten vermeldt, ongeacht of ze al dan niet geïntegreerd zijn in de inschrijvende onderneming; De maatregelen om de kwaliteit van de leveringen te garanderen;
In voorkomend geval deelt de inschrijver de aanbestedende overheid mee of een of meer van de gevraagde documenten gratis beschikbaar zijn langs elektronische weg. 1
te vervangen door een attest van de RSVZ indien de inschrijver geen werkgeven is. niet vereist indien hij geen handelaar is 3 niet vereist indien hij geen handelaar of niet BTW-plichtig is. 2
5/38
1.2.2
PRIJSBEPALING
De overheidsopdracht is een opdracht met een globale prijs. De inschrijver vermeldt in zijn offerte de specificatie van elk onderdeel van de offerte.
1.2.3
CONTROLE VAN DE PRIJZEN
Op eenvoudig schriftelijk verzoek van de aanbestedende overheid moet de inschrijver, voor de gunning van de opdracht, alle indicaties bezorgen die het mogelijk maken om de voorgestelde prijzen te controleren.
1.2.4
VORM VAN DE OFFERTE
De offerte wordt opgemaakt conform het bij dit bijzonder bestek gevoegde formulier. Het bestek is beschikbaar op een gegevensdrager en kan worden verkregen op eenvoudig verzoek aan de aanbestedende overheid.
1.2.5
INHOUD VAN DE OFFERTE
De volgende documenten moeten in ieder geval bij de offerte worden gevoegd: -
-
Alle documenten gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectie;In geval van onder-aannemingen, een nota die de identiteit van de onderaannemer(s) en het uitbesteden deel van de opdracht vermeldt, alsook de curriculum vitae van de onder-aannemer(s) en de lijst van zijn/hun referenties betreffende het deel van de overheidsopdracht dat hem/hun wordt toevertrouwd; De specificatie van de basis-offerte De specificatie van de opties en eventuele varianten; De documenten die eventueel worden gevraagd in de technische bepalingen van dit bijzonder bestek.
Indien nodig voegt de inschrijver bij zijn offerte alle documenten en informatie die hij nuttig acht om de inhoud ervan te verduidelijken.
1.2.6
PRIJSOPGAVE
Het totale bedrag van de offerte en de bijgevoegde eenheidsprijzen worden uitgedrukt in euro en voluit geschreven.
1.2.7
BESTANDDELEN VAN DE PRIJS
De prijzen omvatten alle kosten en belastingen die doorgaans van toepassing zijn op de leveringen, met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde. Het toegepaste btw-tarief wordt evenwel uiterlijk vermeld in de offerte.
1.2.8
GEBRUIKTE TAAL 6/38
De offerte wordt opgemaakt in het Nederlands of in het Frans.
1.2.9
VARIANTEN EN OPTIES
De vrije varianten of suggesties zijn toegestaan conform de technische bepalingen van dit bijzonder bestek. In dat geval dient de inschrijver een offerte in voor het basisontwerp en eventueel een offerte voor één of verschillende varianten. De opdracht omvat facultatieve opties overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek. In dat geval dient de inschrijver een offerte in voor het basisontwerp en eventueel een offerte voor één of verschillende opties.
1.2.10
INDIENEN VAN DE OFFERTES
De offerte moet uiterlijk op 08/11/2011 om 10u00 aankomen op het adres van de aanbestedende overheid.. De offerte op papier wordt bezorgd in drie exemplaren (één origineel en twee kopies) bij brief of bij drager in een gesloten dubbele envelop met de vermeldingen: “offerte”, de referentie van het bijzonder bestek en “de envelop niet openen”, op het adres van de aanbestedende overheid.
1.2.11
OPENING VAN DE OFFERTES
De offertes worden geopend op dinsdag 08/11/2011 om 11.30 uur in zaal 121, Eikstraat 22 te 1000 Brussel. Regelmatigheid van de offertes De regelmatigheid van de offertes wordt onderzocht overeenkomstig de artikelen 78, 89 en volgende van het KB van 8 januari 1996. Demonstratie De inschrijvers wier offerte als regelmatig wordt beschouwd zullen verzocht worden een demonstratie te geven. Deze bestaat uit: - een uiteenzetting om de mogelijkheden van de voorgestelde oplossing uit te leggen. - een presentatie van software die voldoet aan de voorwaarden van de overheidsopdracht of van een prototype; - indien mogelijk een test in een reële situatie.
1.2.12
GUNNINGSCRITERIA
De overheidsopdracht wordt gegund aan de voordeligste regelmatige offerte. De gunningscriteria van de opdracht zijn de volgende: -40% de prijs; -30% de technische kwaliteit van de leveringen;
7/38
-15% de opleiding en documentatie; -15% het onderhoud (curatief, adaptatief en evolutief). De formule voor de berekening van het prijscriterium is als volgt: = (prijs van de duurste offerte – prijs van de onderzochte offerte) / ( prijs van de duurste offerte – prijs van de goedkoopste offerte) * 40 De prijs houdt rekening met de prijzen van het onderhoud voor de opgelegde minimum duur. De technische kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de volgende elementen: D het gemak waarmee de gegevens kunnen worden overgenomen; D het vermogen van de oplossing om de LDAP van het Parlement te gebruiken om enkel toegang te verlenen aan toegelaten en geïdentificeerde gebruikers; D het gemak waarmee de gegevens kunnen worden uitgewisseld met de centrale database van het Parlement; D de ergonomie van de oplossing, die beoordeeld zal worden tijdens de demonstratie; D de bekendheid van de aangewende technologie en, voor vrije software, het reactievermogen van de ontwikkelaars; D het gemak waarmee de toepassing wordt beheerd: monitoring, beheer van de toegangsrechten, optimalisering van de prestaties, back-up, heropstarten na panne; D de eenvoud van de installatie en de bijwerking van de software op de cliënt pc: zware cliënt of lichte cliënt via een navigator. De opleiding zal beoordeeld worden op basis van de volgende elementen: D de duur van de opleiding; D de mogelijkheid om een traditionele opleiding in een leszaal te combineren met zelf leren; D de documenten die tijdens en na de opleiding aan gebruikers worden verstrekt; D de nabijheid van de plaats waar de opleiding zal worden gegeven. Het onderhoud zal geëvalueerd worden op basis van de volgende elementen: D het voorgestelde SLA (Service Level Agreement); D de termijnen voor het oplossen van problemen; D de mogelijkheid voor de gebruikers om de evolutie van de oplossing van hun problemen te volgen; D de voorgestelde kanalen om de problemen te melden; D de transparantie van de escaladeprocedure.
1.2.1
VERBINTENISTERMIJN VAN DE INSCHRIJVERS
De geldigheidsduur van de offertes wordt vastgesteld op 90 kalenderdagen vanaf de dag volgend op de dag waarop de offertes worden geopend.
8/38
1.3 DERDE DEEL : VERDUIDELIJKINGEN VAN SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 EN ZIJN BIJLAGE 1.3.1
LEIDEND AMBTENAAR
De leidend ambtenaar is de heer Serge GOVAERT, Secretaris generaal van het Brussels Hoofdstedelijk Parlement. De contactpersoon voor deze opdracht is de heer Thierry BRASSINNE, verantwoordelijke van de dienst Informatica (tel 02/5496283
[email protected])
1.3.2
TECHNISCHE SPECIFICATIES
De prestaties moeten in alle opzichten conform zijn aan de plannen, documenten en voorwerpen van toepassing op de opdracht, en moeten op alle vlakken beantwoorden aan de regels van de kunst conform de technische bepalingen van het onderhavige bijzonder bestek.
1.3.3
DOCUMENTEN OPGESTELD DOOR DE AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid stelt op haar adres de plannen, documenten, en voorwerpen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek ter beschikking van de opdrachtnemer.
1.3.4 DOOR DE DOCUMENTEN
OPDRACHTNEMER
OP
TE
STELLEN
De opdrachtnemer bezorgd de aanbestedende overheid de plannen, documenten en voorwerpen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek.
1.3.5
BEDRAG VAN DE BORGTOCHT
Het bedrag van de door de opdrachtnemer te stellen borgtocht wordt vastgesteld op 5% van het initiële bedrag van de opdracht. Het aldus verkregen bedrag wordt naar het hogere tiental in euro afgerond.
1.3.6
BORGTOCHTSTELLING EN BEWIJS
Binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht dient de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid te bewijzen dat hij de borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van de borgtochtstelling wordt geleverd volgens de aard van de borgtocht door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de deposito- en consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 9/38
3. hetzij het depositobewijs- van de rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg geviseerd door de deposito- en consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsmaatschappij die een waarborg heeft toegestaan.
1.3.7
VERZUIM VAN BORGTOCHTSTELLING
Wanneer de aannemer binnen de voornoemde termijn het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot toepassen van een straf van 0,02% van de oorspronkelijke aannemingssom per dag. De volledige straf mag niet hoger zijn dan 2% van de oorspronkelijke aannemingssom. Wanneer de aannemer, na ingebrekestelling bij een ter post aangetekende brief, het bewijs van de borgstelling niet kan overleggen, kan de aanbestedende overheid: - hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2% van de oorspronkelijke aannemingssom; - hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen.
1.3.8
VRIJGAVE VAN DE BORGTOCHT
Op verzoek van de opdrachtnemer wordt de helft van de borgtocht vrijgegeven bij de voorlopige oplevering en de andere helft bij de definitieve oplevering van alle leveringen.
1.3.9
ONDERAANNEMERS
De gopdrachtnemer mag de in dit bijzonder bestek omschreven opdracht noch geheel noch gedeeltelijk toevertrouwen aan een onderaannemer die niet oorspronkelijk in de offerte werd vermeld, tenzij met voorafgaande en schriftelijke instemming van de aanbestedende overheid. Daartoe bezorgt de opdrachtnemer de volgende inlichtingen aan de aanbestedende overheid: -
de identiteit van de onderaannemer(s); het aanbestede deel van opdracht; het curriculum vitae van de onderaannemer(s); de lijst van de referenties van de onderaannemer(s) betreffende het aanbestede deel van de opdracht.
1.3.10
BETALING
De factuur, die als verklaring van schuldvordering geldt, wordt binnengebracht ter attentie van de heer GOVAERT, secretaris-generaal van het Brussels Hoofdstedelijk Parlement, op het adres van de aanbestedende overheid.
10/38
De facturen moeten gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld van een staat van de geleverde werken. De betaling van de uitgevoerde leveringen gebeurt binnen een termijn van vijftig kalenderdagen vanaf de datum waarop de formaliteiten van de voorlopige oplevering zijn beëindigd, op voorwaarde dat de aanbestedende overheid in het bezit is van de zorgvuldig opgemaakte factuur en van de andere eventueel vereiste documenten.
1.3.11
RECHTERLIJKE BEVOEGDHEID
Alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel zijn bevoegd voor het berechten van geschillen met betrekking tot de onderhavige opdracht.
1.3.12
UITVOERINGSREGELS
§1er – Minimum hoeveelheden De te bestellen hoeveelheden leveringen worden vastgesteld overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek. Mits betaling van de uitgevoerde en aanvaarde prestaties heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om op elk moment een einde te maken aan de gehele opdracht of een deel ervan door de leverancier een aangetekende brief in die zin te sturen. Indien het gaat om vaste of minimum hoeveelheden van de leveringen, heeft de leverancier in dat geval bovendien recht op een vergoeding ten belope van 5% van het deel van de opdracht dat onvoltooid blijft op de datum van kennisgeving van de opzegging. De leverancier bezorgt de aanbestedende overheid zo snel mogelijk alle noodzakelijke inlichtingen om hem in staat te stellen de vordering van de uitvoering van de opdracht te beoordelen. §2 – Bestellingen De bestelling van deze opdracht is globaal. §3 – Leveringstermijn De termijn voor de levering en installatie van de leveringen en de overname van de gegevens wordt vastgesteld op maximum 30 kalenderdagen die ingaan de dag na de dag van de bestelling.
1.3.13
LEVERINGEN
De leveringen moeten gebeuren op het adres van de aanbestedende overheid.
1.3.14
VOORLOPIGE OPLEVERING
De voorlopige oplevering heeft plaats na uitvoering van de prestaties die het voorwerp van de opdracht uitmaken, zonder het onderhoud.
11/38
De aanbestedende overheid stelt een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van voorlopige oplevering op binnen 15 kalenderdagen volgend op de dag waarop alle leveringen zijn toegekomen.
1.3.15
DUUR VAN DE WAARBORG
De duur van de waarborg van de leveringen wordt vastgesteld op 2 jaar vanaf de datum van voorlopige oplevering van alle leveringen. In die periode vervangt de opdrachtnemer op zijn kosten de producten met gebreken die niet conform de clausules en voorwaarden vervat in het bijzonder bestek kunnen worden gebruikt. Een nieuwe gelijkwaardig termijn is van toepassing op alle producten die ter vervanging worden geleverd.
1.3.16
DEFINITIEVE OPLEVERING
De definitieve oplevering heeft plaats na afloop van de in dit bijzonder bestek vastgestelde waarborgtermijn. De definitieve oplevering is impliciet wanneer de levering niet tot klachten heeft geleid tijdens de waarborgtermijn. Wanneer de levering aanleiding geeft tot klachten tijdens de waarborgtermijn, wordt een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van definitieve oplevering opgesteld door de aanbestedende overheid binnen 15 kalenderdagen volgend op het verstrijken van de voornoemde termijn.
12/38
2 Technische bepalingen 2.1 INLEIDING Het Brussels Parlement wenst zijn boekhoudsoftware te vervangen om de regels in het kader van de hervormingen van de openbare comptabiliteit te volgen (ook al is er geen wettelijke verplichting terzake) en meer bepaald de voorschriften van : -de wet van 15 maart 1991 houdende hervorming van de algemene Rijkscomptabiliteit en van de provinciale comptabiliteit; -de normen SER 95 (Europees stelsel van rekeningen aangenomen in 1995); -de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de Gemeenschappen en de Gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof; -de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle; -het Koninklijk Besluit van 10 november 2009 tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de Gemeenschappen, de Gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. De hervorming van de openbare comptabiliteit strekt ertoe de volgende boekhoudingen te integreren in een enkel geautomatiseerd boekhoudsysteem : -een budgettaire boekhouding om de begroting op te volgen; -een algemene boekhouding volgens het model van de privé-ondernemingen; -een analytische boekhouding om de kostprijs van bepaalde gepresteerde diensten te verrekenen. De drie boekhoudingen moeten onderling gelinkt zijn en een boeking in een van de boekhoudingen moet automatisch ook geboekt worden in de twee overige boekhoudingen dankzij koppelingen en correspondentietabellen tussen de verschillende rekeningstelsels. De toepassing voor het Brussels Parlement moet minstens omvatten : -een openbare budgettaire boekhouding; -een algemene boekhouding; -een module om bestelbons aan te maken (beheer van de aankopen); -een module om de inventaris van de goederen van het Parlement te beheren (beheer van de activa); -een follow-up van de klanten; -een follow-up van de leveranciers. Het parlement is niet BTW-plichtig. De toepassing voor het Parlement moet eveneens het volgende omvatten : -een oplossing voor interactie met de software voor de weddes GRH 2002; -een oplossing voor interactie met de sociale secretariaten (eventueel als optie);
13/38
-een oplossing voor interactie met de software voor bankbetalingen ISABEL. De toepassing voor het Brussels Parlement moet door verschillende diensten kunnen worden gebruikt, namelijk : -de dienst financiën voor de boekhouding, de begrotingen en de rekeningen (vier operatoren); -de dienst logistiek voor het beheer van de bestelbonnen (vier operatoren); -de dienst administratief beheer voor het beheer van de inventaris (vier operatoren). Elke operator beschikt over zijn eigen PC. Het aantal operatoren dat tegelijkertijd moet kunnen werken is maximum : : 3 voor de boekhouding; : 3 voor de bestelbons; : 2 voor de inventaris. De dienst financiën moet de verrichtingen van de andere diensten kunnen valideren of wijzigen. De te leveren toepassing moet tweetalig zijn : Frans/Nederlands. De opdracht omvat : -de levering van de toepassing (+ database, maar zonder server); -de installatie en initialisatie van de toepassing; -de opleiding van de operatoren en de beheerders; -het jaarlijks onderhoud van de toepassing (curatief, evolutief en adaptief). De offerte moet een forfaitaire prijs bevatten voor de levering, plaatsing en opleiding en een forfaitaire prijs voor het jaarlijks onderhoud. De offerte moet een gedetaillleerde beschrijving geven van de functies van elke module van de toepassing, het vereiste aantal installatiedagen en het aantal opleidingsdagen voor de operatoren en de beheerders. De offerte moet de minimale vereisten van de noodzakelijke server(s) vermelden om de toepassing te laten draaien en de minimumvereisten van de cliëntpc's. Die kenmerken mogen niet afwijken van de standaarden van het Brussels Parlement. Als de voorgestelde oplossing meer dan één server vereist, moet de inschrijver de kosten van de extra servers in zijn offerte integreren. De vrije varianten, namelijk de voorstellen voor technische oplossingen die verschillen van die welke in dit bijzonder bestek worden aanbevolen maar tot hetzelfde resultaat leiden zijn toegestaan. Bovenop het basisontwerp omvat de opdracht facultatieve opties (zie hieronder).
14/38
2.2 BASISONTWERP 2.2.1
FUNCTIONELE VEREISTEN (ANALYSE VAN DE BEHOEFTEN)
BUDGETTAIRE BOEKHOUDING De budgettaire boekhouding wordt geregeld door de grote principes van de openbare financiën : - wettelijkheid (de begroting wordt goedgekeurd door het Parlement); - annualiteit (de begroting wordt goedgekeurd voor de periode van een jaar); - eenheid (de begroting is een enkel document); - universaliteit (alle ontvangsten en uitgaven staan in de begroting); - specialiteit (alle ontvangsten en alle uitgaven hebben een precies bedrag bestemd voor hun specifieke ontvangst of uitgave); De begroting bestaat uit een ontvangstenbegroting en een uitgavenbegroting. De ontvangsten bestaan uit de raming van de vastgestelde rechten ten gunste van het parlement tijdens het begrotingsjaar. De uitgaven bestaan in een raming van de vastleggingen en vereffeningen die het parlement in de loop van het begrotingsjaar heeft gerealiseerd. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december. De goedkeuring van de ontvangstenbegroting is tegelijk een vaststelling van de vastgestelde rechten en een toelating om de ontvangsten te innen. De goedkeuring van de uitgavenbegroting is tegelijkertijd een vaststelling van de vastleggingen en vereffeningen en een toestemming om uitgaven te doen. Indien de begroting om eender welke reden niet wordt goedgekeurd voor 31 december, worden er voorlopige kredieten goedgekeurd. Er bestaat een controle op de vastleggingen en de vereffeningen. Bij dringende, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan er toestemming worden verleend om bedragen vast te leggen, te vereffenen en te betalen boven het maximum van de kredieten of bij gebreke aan kredieten. De begroting is gestructureerd volgens een budgettair boekhoudplan. Hetbudgettair boekhoudplan omvat minstens : -de klassen van de begrotingsrekeningen bestemd voor de boeking van de ontvangsten en de uitgaven volgens hun economische classificatie; -de klasse van de budgettaire rekeningen. Het bij het K.B. van 10 november 2009 vastgesteld boekhoudplan kan als model worden genomen en eventueel worden aangepast. 15/38
Het boekhoudplan dat wordt opgesteld met een rekenblad OpenOffice Calc zou geïmporteerd moeten kunnen worden in de boekhoudkundige toepassing (eventueel als optie). De begrotingen (ontvangsten en uitgaven) die opgesteld worden met een rekenblad OpenOffice Calc zouden geïmporteerd moeten kunnen worden in de boekhoudkundige toepassing (eventueel als optie). De gegevens van de begroting moeten geëxporteerd kunnen worden in een formaat dat compatibel is met OpenOffice Calc. Alle boekhoudkundige verrichtingen (ontvangst of uitgave) worden onverwijld, getrouw en volledig ingeschreven volgens de datum en op basis van een stavingsstuk. In de budgettaire boekhouding wordt elke ontvangst of uitgave volledig opgenomen tijdens het boekjaar waarin ze wordt vastgesteld of vastgelegd. De comptabilisering van de vastgestelde rechten inzake ontvangsten en uitgaven is onderworpen aan vier cumulatieve en verplichte voorwaarden : - een exact bedrag; - een geïdentificeerde debiteur of schuldeiser; - een bestaande verplichting; - een stavingsstuk. Bijgevolg moet de boeking van de vastleggingen van uitgaven gebeuren op het moment dat de bestelbon, de bestelbrief of de bestelfax wordt opgesteld. De toepassing moet het mogelijk maken om de bestelbons die naar de leveranciers worden gestuurd aan te maken en te volgen (zie hieronder). De uitvoeringscyclus van de ontvangsten maakt het voorwerp uit van : - een vaststelling; - een invorderingsorder; - een inning. De uitvoeringscyclus van de uitgaven maakt het voorwerp uit van : - een vastlegging; - een vereffening; - een betalingsorder; - een betaling. Elke boeking in de budgettaire boekhouding moet automatisch leiden tot een boeking in de algemene boekhouding (in de dagboeken en in de rekeningen) en in de analytische boekhouding (indien deze laatste wordt toegepast). Tijdens het boekjaar moet de toepassing het mogelijk maken om de boekhouding maandelijks af te sluiten. 16/38
Minstens één keer per jaar moet er een begrotingscontrole plaatshebben. De gegevens van de toepassing moeten geëxporteerd kunnen worden naar een rekenblad OpenOffice Calc. De begrotingscontrole kan leiden tot een begrotingsaanpassing. De gegevens van de begrotingsaanpassing moeten geëxporteerd kunnen worden naar een rekenblad OpenOffice Calc en na eventuele wijzigingen opnieuw geïmporteerd kunnen worden in de toepassing (eventueel als optie). Tijdens het boekjaar moet de toepassing rapporten kunnen genereren, waaronder tenminste: - de lijst van de bestelbonnen per statuut; - de lijst van de verbintenissen per statuut; - de lijst van de facturen per statuut. Op het einde van het boekjaar moet de budgettaire boekhouding minstens de volgende documenten genereren: - het grootboek van de begrotingsrekeningen; - het dagboek van de begrotingsverrichtingen ; - de uitvoeringsrekeningen van de begroting; - de beheersrekening (evolutie van de in kassa en thesaurie) ; - de rekeningswijziging van het patrimonium. De toepassing moet vergelijkingen tussen het begrotingsresultaat en het beheersresultaat mogelijk maken. De toepassing moet het mogelijk maken om begrotingsjaren onderling te vergelijken en alarm te slaan wanneer een bepaalde percentage van de begroting is bereikt. De toepassing zou het eveneens mogelijk moeten maken om een gecumuleerd begrotingsresultaat te verkrijgen (door de vorige resultaten in het systeem in te voegen) (eventueel als optie). ALGEMENE BOEKHOUDING De algemene boekhouding wordt geregeld door de gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding. De algemene boekhouding wordt bijgehouden op basis van een genormaliseerd boekhoudplan. Het boekhoudplan omvat tenminste: - de klassen van de balansrekeningen en de kosten- en opbrengsten rekeningen bestemd voor de registratie van de verrichtingen van algemene boekhouding; - de klasse van de orde rekeningen .
17/38
Het boekhoudplan vastgesteld bij de KB van 10 november 2009 kan als model worden genomen, dat eventueel moet aangepast worden. Alle boekhoudkundige verrichtingen (investeringen, opbrengsten of kosten volgens aard) worden onverwijld, getrouw en volledig, volgens datum en aan de hand van stavingsstuk ingeschreven. Elke boeking wordt twee maal geregistreerd, een eerste maal in de boeken en een tweede maal in de rekeningen. In de algemene boekhouding wordt elk product of last opgenomen in het dienstjaar gedurende hetwelk die uitgevoerd worden naar rato van de gebruikperiode. De investeringen worden overigens geactiveerd en afgelost. De toepassing moet voorzien in de opvolging van de klanten en de leveranciers. De toepassing moet het onder andere mogelijk maken om schuldverklaringen (facturen) uit te geven en herinneringen te sturen naar de klanten, alsook lijsten van onbetaalde facturen. De toepassing moet het mogelijk maken elektronische facturen te importeren in het formaat van de markt en moet zorgen voor een link naar de pdf-facturen. De toepassing moet gedeeltelijke betalingen en betalingen op basis van de facturen mogelijk maken. De toepassing moet voorzien in het beheer van de vaste activa en moet de aanmaak van inventarisfiches mogelijk maken die gerecupereerd en aangevuld kunnen worden in een inventarisprogramma (zie hieronder). In de loop van het dienstjaar moeten maandelijkse afsluitingen van de boekhouding mogelijk zijn. In de loop van het dienstjaar moet de toepassing ook balansen van de algemene rekeningen, de rekeningen van derden en de overzichten met de anciënniteit van de uitstaande schulden kunnen voorleggen. In de loop van het dienstjaar moet de toepassing rapporten kunnen produceren, en tenminste : - lijsten met zoekcriteria. Op het einde van het dienstjaar moet de algemene boekhouding tenminste het volgende kunnen produceren : - het groot rekeningenboek; - de dagelijkse boekingen; - de balans; - de resultaatrekening. De toepassing moet vergelijkingen mogelijk maken tussen het boekhoudkundig resultaat en het begrotingsresultaat.
18/38
De boekhouding wordt thans beheerd in het NCC-programma van de firma Adéhis. De gegevens voor de toepassing voor de initialisering moeten gerecupereerd worden en in de nieuwe module verwerkt worden. BESTELBONNEN (BEHEER VAN DE AANKOPEN) Het Parlement is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Iedere aankoop moet aan de concurrentie onderworpen worden (tenminste drie prijsoffertes) en verlopen volgens een aantal regels rekening houdend met de bedragen in kwestie zoals gedefinieerd in de uitgavenprocedure van het Parlement. Na een principebeslissing van het Bureau van het Parlement of de secretaris-generaal, stelt de logistieke dienst, cel economaat (drie gelijktijdige operatoren maximum) een bestelbon op die vervolgens een goedkeuringsprocedure moet volgen (workflow in optie) alvorens naar de leverancier verstuurd te worden. Ongeacht de bestelwijze moet een vastlegging gebeuren in het boekhoudkundig systeem op voorhand of uiterlijk op de dag zelf van de kennisgeving van de bestelling aan de leverancier. De bestelbonnen en/of contracten moeten het voorwerp uitmaken van een afstemming op de corresponderende facturen. De toepassing moet lijsten kunnen produceren die gesorteerd worden naargelang verschillende criteria om de opvolging van de bestelbonnen mogelijk te maken (voorbeeld : de lijst met de openstaande bestelbonnen). Thans worden de bestelbonnen in een tekstverwerkingsprogramma gecreëerd. Na ondertekening worden die gescand en in pdf bewaard in een gedeeld dossier. De toepassing moet voorzien in een link naar de bestelbonnen die in pdf formaat gescand zijn. Het model voor de bestelbon die in het Parlement gebruikt wordt en de begeleidende minuuut worden als bijlage bij dit document gevoegd. INVENTARIS (BEHEER VAN DE VASTE ACTIVA) Het reglement van het Parlement bepaalt dat het Parlement een inventaris van zijn goederen moet bijhouden. De toepassing moet automatisch een fiche kunnen creëren per aangekocht goed op basis van de afstemming tussen de bestelbon en de factuur. Die fiche moet gerecupereerd kunnen worden door de dienst administratief beheer (twee gelijktijdige operatoren maximum) die erop toeziet dat ieder goed een etiket krijgt (barcode) en onverwijld het goed in de inventaris van het Parlement opneemt. Thans wordt de inventaris beheerd met de toepassing IMMO 3000 van de firma Log 3000. De gegevens van de toepassing moeten gerecupereerd worden en in de nieuwe module verwerkt worden. 19/38
De toepassing moet zoveel mogelijk de etiketten hergebruiken (12.000), alsook de etikettenprinter en de scanner die voorhanden zijn. Indien dat niet mogelijk is, moet in de offerte het noodzakelijke materieel en de noodzakelijke software opgenomen worden. Het merk en het model van de scanner zijn : SYMBOL organiser MC 50 - model SQ 10. Het merk en het model van de etikettenprinter zijn : TSC model TTP245. De inventarisfiche moet tenminste het volgende vermelden : - oorsprong van het goed (aankoop, leasing, huur, gift, lening, ...); - de eigendom van het goed (parlement, museum, andere instellingen, politieke fracties, particulieren, ...); - de bestemming van het goed; - het nummer van de bestelbon; - de datum van aankoop van het goed; - het nummer van de factuur; - de datum van de factuur; - de waarde van het goed (incl. btw); - de leverancier van het goed; - de categorieën en subcategorieën van het goed; - de kenmerken van het goed (merk, model, serienummer, …); - de termijn voor de garantie; - het eventuele onderhoudscontract; - de datum van de eerste verwerking; - de datum van de laatste controle; - het statuut van de goederen (onder andere in dienst, in reserve, al dan niet gedeclasseerd + motief, ...); - de plaats van het goed; - de opmerkingen. De toepassing moet het mogelijk maken om lijsten te produceren gesorteerd volgens verschillende criteria met name (niet limitatieve lijst) : - lijst van goederen die eigendom zijn van het Parlement met waarde (voor de verzekeringen); - lijst van de goederen die eigendom zijn van derden die het Parlement beheert (voor de diefstallen); - lijst van de goederen die in een lokaal aanwezig zijn (lijst in het Frans en in het Nederlands of tweetalig); - lijst van de gedeclasseerde goederen; - lijst van de goederen die aan derden uitgeleend zijn; - lijst van de goederen die per jaar uit de inventaris gehaald zijn. De toepassing moet lokalen kunnen toevoegen die in het begin niet gerepertorieerd waren. De toepassing moet de aanwezigheid of afwezigheid van een goed na de laatste controle kunnen bepalen.
20/38
De toepassing moet voorzien in het exporteren van gegevens naar een formaat dat compatibel is met OpenOffice Calc. De toepassing moet voorzien in een link tussen de fysieke inventaris en de boekhoudkundige inventaris. De toepassing moet met name er voor zorgen dat wanneer een goed gedeclasseerd is en uit de fysieke inventaris gehaald is, het goed ook uit de boekhoudkundige inventaris verdwijnt. INTERACTIE MET GRH 2002 De berekening van de weddes van het personeel en de volksvertegenwoordigers wordt thans uitgevoerd met toepassing GRH 2002 van de firma Adéhis. Een interactie met dit programma moet mogelijk gemaakt worden om de boekhouding van de weddes onmiddellijk te importeren in de boekhoudkundige toepassingen, om een dubbele codering te voorkomen. INTERACTIE MET DE SOCIALE SECRETARIATEN De berekening van de weddes van de medewerkers van de volksvertegenwoordigers wordt uitgevoerd door sociale secretariaten. Een interactie met die secretariaten moet mogelijk gemaakt worden om de boekhouding van de weddes onmiddellijk te importeren in de boekhoudkundige toepassing om een dubbele codering te voorkomen (eventueel in optie). INTERACTIE MET ISABEL Alle betalingen van het Parlement worden met het systeem ISABEL van de firma ISABEL uitgevoerd. Een interactie met dit programma moet mogelijk gemaakt worden om de betalingen rechtstreeks te importeren in ISABEL om dubbele codering te voorkomen. 2.2.2 NIET FUNCTIONELE VEREISTEN De oplossing wordt « de suite » genoemd in de zin van : de software-suite.
2.2.2.1
INFRASTRUCTUUR EN TECHNISCHE VEREISTEN 2.2.2.1.1
EXPLOITATIESYSTEMEN
De cliënt-modules moeten kunnen draaien op de exploitatiesystemen Gnu/Linux (Ubuntu of Debian), Windows 2000 of hoger. De servermodules moeten ook kunnen draaien op exploitatiesystemen Gnu/Linux (Ubuntu of Debian). Indien aan die vereiste niet voldaan kan worden, moeten de kosten voor de serverlicenties (exploitatiesysteem, databank) van hun modules en de installatie ervan ook in de offerte vermeld worden.
2.2.2.1.2
NETWERKINTERFACE 21/38
De voorgestelde suite moet draaien op het bestaande netwerk. Ter informatie : het huidige netwerk maakt gebruik van het protocol TCP/IP op een interface Ethernet 100 Mb/s.
2.2.2.2 PRESTATIES VAN HET SYSTEEM 2.2.2.2.1 D D
UITVOERINGSSNELHEID
Alle courante operaties in interactieve mode mogen niet langer dan 2 seconden duren. De grootschalige operaties die gedurende de normale activiteitenperiodes uitgevoerd worden mogen geen grote gevolgen hebben voor de gebruiker op het vlak van de andere interactieve operaties. 2.2.2.2.2
PRECISIE VAN HET SYSTEEM
De temporele gegevens die in de suite gerepertorieerd zijn moeten tenminste het jaar, de maand, de dag, het uur, de minuut en de seconde preciseren.
2.2.2.2.3
BESCHIKBAARHEID
De tools van de suite mogen niet de oorzaak zijn van onbeschikbaarheid ook al is die maar tijdelijk, van de informatica-infrastructuur van het Brussels Parlement. De suite mag niet onbeschikbaar zijn gedurende meer dan 10 minuten per dag gedurende de werkuren.
2.2.2.2.4
REACTIE INGEVAL VAN PANNE
Ingeval een server stilvalt of de netwerkverbinding verloren gaat, moet het systeem ervoor zorgen dat zo weinig mogelijk informatie verloren gaat en dat de gegevensintegriteit volledig behouden worden. Bij de herstart na een onverwachte panne, moet de gebruiker duidelijk geïnformeerd worden over de operaties die effectief geregistreerd zijn. Alle preciseringen moeten geleverd worden wat betreft de procedures voor de herstart na een incident, met inbegrip van de testen « online » of « offline » met betrekking tot de integriteit en de coherentie van de databanken.
2.2.2.2.5
STARTEN VAN DE MACHINES
De start van de procedures voor de toepassingen van de suite, op het vlak van de server, moet geïntegreerd kunnen worden in het script voor de start van de machines.
2.2.2.2.6
VOLUMETRIE
Het aantal gebruikers in concurrent acces wordt geraamd op een tiental. Het volume dat in 2010 behandeld werd is het volgende : D D
aantal boekhoudkundige geschriften : ongeveer 8000; aantal facturen : ongeveer 3500; 22/38
D
aantal objecten in de fysieke inventaris : ongeveer 400 entries (totaal 12000 voorwerpen).
2.2.2.3 ERGONOMIE 2.2.2.3.1
GEBRUIKERSINTERFACE
De gebruikersinterface moet idealiter geïntegreerd zijn en van het type webnavigator zijn (« browser ») tenzij dat verantwoord is. De gebruikersinterfaces moeten alle regels respecteren op het vlak van gedragscodes en ergonomie, zoals beschreven in de aanbevelingen van het CNRS die beschikbaar zijn op de site : http://www.dsi.cnrs.fr/methodes/ergonomie/definition.htm
2.2.2.3.2
GEBRUIKSTAAL
De interface gebruiker en de documentatie voor de eindgebruiker moeten in het Nederlands en het Frans opgesteld worden, zonder spellingsfouten of grammaticale fouten.
2.2.2.3.3
GEMAK VAN IN GEBRUIKNEMING
Een eerste opleiding op basis van een initiatie in de toepassingen van de suite moet een regelmatige gebruiker in staat stellen om snel gebruik te kunnen maken van de dagelijkse gebruikte functie. Een eerste opleiding op basis van een leerdocument moet een administrator in staat stellen om snel gebruik te maken van de administratiefuncties die vaak gebruikt worden. De suite moet voldoend eenvoudig en intuïtief zijn om zonder tijdverlies de af en toe gebruikte functies terug te vinden (ie niet regelmatig)
2.2.2.3.4
GEBRUIKSGEMAK
De navigatie van het één scherm naar het andere moet eenvoudig zijn (zonder bijvoorbeeld zich opnieuw te moeten bekendmaken). De invoer van informatie moet eenvoudig zijn en het algemene gebruik moet intuïtief zijn (voorbeeld: contextuele informatie van het type tooltips). Contextuele acties moeten beschikbaar zijn via een rechter klik op de muis. In geval van vergissing of probleem, moeten de gebruiker (problemen bij de cliënt en de server) en de technische dienst (problemen bij de server) op begrijpelijke en ondubbelzinnige wijze geïnformeerd worden van het bestaan en de aard van het opgedoken probleem.
23/38
Voor de acties met een kritische impact, moet het systeem bevestiging geven van de goede uitvoering van de actie.
2.2.2.3.5
DEACTIVERING VAN MENU'S EN SCHERMEN
De menu's of gedeelte van menu's alsook de daarbij horende schermen moeten gemakkelijk gedeactiveerd kunnen worden om rekening te houden met de gebruikscontext.
2.2.2.3.6
GEPRINTE DOCUMENTEN
De rapporten en uitgaven moeten gepersonaliseerd kunnen worden overeenkomstig de visuele identiteit van het Brussels Parlement.
2.2.2.3.7
TOEGANG OP AFSTAND
De suite moet de mogelijkheid bieden van beveiligd gebruik vanop afstand van de software, vanuit een centrum of vanuit even welk ander toegestaan toegangspunt met behulp van de huidige standaardtechnologie.
2.2.2.4 VEILIGHEID VAN HET SYSTEEM 2.2.2.4.1
AUTHENTICATIE
Iedere gebruiker van de suite moet geauthenticeerd worden.
2.2.2.4.2
BEHEER VAN DE PROFIELEN
Het beheer van de groepen en individuele gebruikers moet gemeenschappelijk zijn voor het geheel van de suite en moet gebruik maken van het protocol LDAP. De toegangsrechten worden gedefinieerd op het niveau van elke toepassing. Een gebruiker met de rechten van administrator moet de toegangsrechten kunnen definiëren naargelang de verschillende modi volgens het soort voorwerp in kwestie. De toegang tot de functies en de informatiedomeinen moeten beperkt worden naargelang de rol van de gebruiker, in het bijzonder moeten de voorgestelde menu's voor de gebruikers ingesteld kunnen worden volgens het profiel van de gebruikers.
2.2.2.4.3
LOGS
Alle operaties die op elk soort voorwerp uitgevoerd worden (voorbeeld: dossiers, documenten, taken), alsook alle vergissingen en waarschuwingen moeten het voorwerp uitmaken van een log met tenminste de auteur, de datum en het uur .
2.2.2.4.4
ALGEMENE VEILIGHEID
Alle veiligheid- en beschermingsmaatregelen moeten genomen worden volgens de regels van de kunst en moeten in de offerte vermeld worden.
2.2.2.5 INTEROPERABILITEIT
24/38
2.2.2.5.1 UITWISSELINGSSTANDAARD METAGEGEVENS
VOOR
Om de mechanismen voor interfaces en overnamen van gegevens te vergemakkelijken, moeten de metagegevens voor een document dat door het systeem behandeld wordt, geïmporteerd en geëxporteerd kunnen worden in een standaard-formaat.
2.2.2.5.2
INTEROPERABILITEIT VIA IMPORT/EXPORT
De suite moet over import- en exportfuncties met de externe toepassingsomgeving beschikken, de ondersteunde formats zijn de volgende: HTML, ODT en PDF voor de teksten.
2.2.2.6 BEHEER 2.2.2.6.1
BEWAREN
Het systeem moet een integraal of gedeeltelijke manuele backup kunnen maken van de gegevens. Een automatisch backupmechanisme van de server moet voorgesteld worden.
2.2.2.6.2
OVERSCHRIJDING VAN DE CAPACITEITEN
Het systeem moet waarschuwen voor overschrijding van de capaciteiten, fysiek of logisch, ten aanzien van de administrator. In geval van overschrijding van de capaciteit moet het systeem tenminste toegankelijk blijven voor de administrator.
2.2.2.6.3
ALGEMENE PARAMETERS
De courante opties van het systeem moeten ingesteld kunnen worden door de administrator zonder interventie van experts.
2.2.2.6.4
MATERIËLE ECONOMIE
De dienstverlener moet erop toezien dat de investeringen zo beperkt mogelijk blijven en in de bestaande omgeving passen. Hij moet de bestaande installaties zoveel mogelijk hergebruiken. Het noodzakelijk extra materieel wordt aangekocht door de klant naargelang de technische voorschriften van de nieuwe software met naleving van de procedures voor overheidsopdrachten.
2.2.2.7 VEREISTEN TOEPASSINGEN 2.2.2.7.1
INZAKE
DE
GELEVERDE
COMMENTAAR IN DE CODE
Als de broncode geleverd wordt, moet die in het Frans of in het Engels zijn, exhaustief en pertinent. De lezer moet tenminste het nut van de code begrijpen, alsook de soorten ingangen en uitgangen die verwacht worden bij het lezen van de commentaar.
2.2.2.7.2 UNIFORMITEIT COHERENTIE
EN
TECHNOLOGISCHE
25/38
In zijn voorstel moet de dienstverlener erop toezien dat er zoveel mogelijk uniformiteit is, alsook zoveel mogelijk coherentie op het vlak van gebruik van programmeertalen of technologie gebonden aan de programmering.
2.2.2.7.3
NORMEN, PROTOCOLS EN STANDAARDEN
Enkel de open protocols en standaarden (IETF, ISO, W3C) en de formaten van de bestanden die bij deze protocols en standaarden horen, mogen gebruikt worden in het kader van dit project.
2.2.2.7.4
DOCUMENTATIE VAN DE MODULES « SERVERS »
Elk functionele autonome module en/of alle coherent gegevens van modules moeten beschikken over een volledige installatie- en configuratie procedure. Daarin wordt onder andere beschreven: D D D D D D
de afhankelijkheid van de module van andere modules van de suite of derde (vrije) software met precisering van de versies die compatibel zijn; een volledige installatieprocedure « from scratch », stap per stap; een procedure voor de bijwerking als het gaat om een nieuwe versie van een bestaande module ; een lijst van de configuratiebestanden ; voor elk configuratiebestand, de precieze uitleg voor elk in te vullen veld; een pertinente voorbeeld voor ieder configuratie bestand.
2.2.2.7.5
INSTALLATIE VAN DE MODULES « SERVERS »
De inschrijver moet naast de gedetailleerde manuele procedures, geautomatiseerde procedures leveren voor de installatie van iedere toepassing of geïntegreerd geheel van toepassingen.
2.2.2.7.6
DOCUMENTATIE VOOR DE CLIËNTMODULES
De cliëntmodules moeten beschikken on line over documentatie voor de eindgebruiker.
2.2.2.7.7 OVERDRAAGBAARHEID CLIËNTMODULES
VAN
DE
De cliëntmodules voor de eindgebruikers moeten bestaan voor de platformen van Gnu/Linux distributions Ubuntu of Debian, Windows 2000 of hoger. De navigatoren voor de webclients zijn Firefox 3.x+ en Konqueror.
2.2.2.7.8 INSTALLATIE CLIËNTMODULES
EN
BIJWERKING
VAN
DE
De zware cliëntmodules (fat clients) moeten automatisch geïnstalleerd kunnen worden vanaf een archiefbestand (.exe of .msi voor Windows, .deb of .rpm voor Linux enzovoort). Zij moeten beschikken over een systeem van automatische bijwerking, waarbij bij het opstarten gecontroleerd wordt of er een latere versie bestaat en aan de gebruiker een bijwerking voorgesteld wordt als die bestaat. In geval van bijwerking, worden de aan de nieuwe versie aangebrachte wijzigingen voor de gebruiker vermeld. 26/38
2.2.2.8 OPLEIDING De inschrijver moet een plan voorstellen voor de opleiding van de administratoren (ten minste 2) en de operatoren (ten minste 12) voor de toepassing. De opleiding moet in het Nederlands en het Frans gegeven worden voor de operatoren en in het Frans of in het Engels voor de administratoren.
2.2.2.9 ONDERHOUD Het onderhoud is het geheel van de acties die uitgevoerd moeten worden om een optimale continuïteit van dienstverlening te verzekeren. Het is noodzakelijk na de garantieperiode. De inschrijver moet een onderhoudscontract voorstellen alsook een Service Level Agrement (SLA) die voorziet in het curatieve en evolutieve onderhoud, te weten de bijwerking van de toepassing, alsook in het adaptieve onderhoud. De minimumduur van het onderhoud wordt vermeld in punt 1.1.7. van dit bestek. Curatief onderhoud Het onderhoudscontract moet bepalen welke middelen vereist zijn voor de goede werking van de software en de bijstand van de gebruikers. De volgende elementen moeten daar deel van uitmaken: : interventietijden: 5 dagen op 7, tijdens de kantooruren : termijn voor oplossing: afhankelijk van het soort incident : essentiële blokkerende functies : belangrijke niet-blokkerende functies : bijkomstige functies : toegang tot een kennisdatabank : hotline via telefoon Evolutief onderhoud (bijwerking van de toepassing) Het onderhoudscontract moet voorzien in de bijwerking van de software ingevolge de wijzigingen in de Belgische wetgeving op de boekhouding of na verbeteringen van het product. Adaptief onderhoud Het onderhoudscontract moet voorzien in het adaptief onderhoud, te weten de aanpassing van de toepassing naargelang de wijzigingen in het exploitatiesysteem van de cliënt, het exploitatiesysteem van de server of de onderliggende databank.
27/38
3 BIJLAGEN : bestelbon : minuut
29/38
PA R L E M E N T D E L A R E G I O N D E B R U X E L L E S - C A P ITA L E
BRUSSE LS HOOFDSTEDE LIJ K PA R L E M E N T
S E RV I C E S
D IENST EN
%21'(&200$1'(%(67(/%21 1 1 5
'$7(²'$780
$
$$1
<nom de la société>
Madame, Monsieur,
Geachte Mevrouw, Geachte Heer,
Veuillez prendre note de la commande suivante :
Gelieve kennis te nemen van de volgende bestelling :
7RXVOHVGpWDLOVGHFHWWHFRPPDQGH!
$
1 1 5
'$7(²'$780
$$1
<nom de la société>
Madame, Monsieur,
Geachte Mevrouw, Geachte Heer,
Veuillez prendre note de la commande suivante :
*HOLHYHNHQQLVWHQHPHQYDQGHYROJHQGHEHVWHOOLQJ
²5pFHSWLRQ3)%SHUVRQQHO
)RQFWLRQQDLUHFKDUJpGXGRVVLHU %HKDQGHOHQGHDPEWHQDDU SUpQRPQRPIRQFWLRQQDLUH! 7(/WHOIRQFWLRQQDLUH!
SUpQRPQRPGLUHFWULFH! WLWUHGLUHFWULFH)5! WLWUHGLUHFWULFH1/!
/HV OLYUDLVRQV VH IRQW HQWUH K HW PLGL HW HQWUH HW KHXUHV 'H OHYHU LQJHQ JHEHXUHQ WXVVHQ HQ XXU HQ WXVVHQ HQ XXU /HV IDFWXUHV pWDEOLHV HQ WURLV H[HPSODLUHV VH UpIpUHURQW DX QXPpUR GX 'H IDFWXUHQ RSJHPDDNW LQ GULH H[HPSODUHQ GLHQHQ WH YHUZLM]HQ QDDU KHW QXPPHUYDQGH]HEHVWH OERQ SUpVHQWERQGHFRPPDQGH &RU UHVSRQGDQFH%ULHIZLVVHOLQJ 3 5 % ² % + 3 %58;(//(6²%U XVVHO
7(/ )$ ;
/ LYUDLVRQV / HYHULQJHQ 5XHGX&KrQH²(LNVWUDDW %UX[HOOHV%U XVVHO
PA R L E M E N T D E L A R E G I O N D E B R U X E L L E S - C A P ITA L E
BRUSSE LS HOOFDSTEDE LIJ K PA R L E M E N T
S E RV I C E S
D IENST EN
0,1UTE – MI1887 7RXVOHVGpWDLOVGHODFRPPDQGH!
%XGJHW%HJURWLQJ/LWW
)R QFWLRQ QDLUHFK DUJpGXGRVVLHU %HKDQGHOHQGHDPEWHQDDU
'LUHFWULFH,QIUDVWU XFWXUHHW/RJLVWLTXH 'LUHFWHXU,QIUDVWUXFWXXUHQ/RJLVWLHN
$QQpH-DDU
<prénom+nom>
S U pQ R P Q RP !
6ROGH6DOGR
)R QFWLRQ QDLUHUHVSR QVDEOH 9H U D Q W Z R R U G H O L M N H D P E W H Q D D U
9LVDGX*UHIILHU 9LVXPYDQGH*ULIILHU
%XUHDXGX%XUHDXGG
1 1 U (Q J D J HP HQ W
<prénom+nom>
«
«
'LUHFWULFH 'LUHFWHXU
'HVWLQDWDLUHGHVELHQV %HVWHPPHOLQJYDQGHJRHGHUHQ
S U p Q R P Q RP !
Q RP G X V H U Y L F H F R Q F H U Q p!
BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT Bestek nr A/268 OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DE LEVERING VAN EEN SOFTWARE VOOR DE BOEKHOUDING EN INVENTARIS VOOR DE DIENSTEN VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT
(i)
A.VERBINTENIS AANVULLEN)
(EEN
VAN
DE
VOLGENDE
DRIE
OFFERTE
MOGELIJKHEDEN
: Ondergetekende: (Naam, voornamen en hoedanigheid) Nationaliteit: .......................................................................................................................... of : Firma: (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit) vertegenwoordigd doorondergetekende(n): ............................................ (naam, voornamen en hoedanigheid)
of : Ondergetekenden: (zelfde gegevens als hierboven voor elk van hen) in tijdelijke vereniging voor deze opdracht,
32/38
verbindt (of verbinden) zich ertoe op zijn (of hun) roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de clausules en voorwaarden van voornoemd bijzonder bestek, de volgende opdracht uit te voeren voor het bedrag van:
Basisproject (verplicht): ( in cijfers: excl. btw): ( in letters: excl. btw): (in cijfers: incl. btw): (in letters: incl. btw): Optie(s)(facultatief): (in cijfers: excl. btw): (in letters: excl. btw): (in cijfers: incl. btw): (in letters: incl. btw): Vrije variante(facultatief): ( in cijfers: excl. btw): ( in letters: excl. btw): (in cijfers: incl. btw): (in letters: incl. btw):
B. AANVULLENDE GEGEVENS (in verschillende kolommen in geval van tijdelijke vereniging) : : : : :
btw-nummer Belgisch nummer BE- (9 cijfers) (6 cijfers voor registratie) of buitenlands nr. ................................................................. Adres van de woonplaats of de maatschappelijke zetel (land, postcode, plaats, straat, nr. Telefoon, fax, e-mail) C.BETALINGEN
De betalingen worden geldig verricht door overschrijving op rekening nr. ..................... van volgende financiële instelling .................................................................................... geopend op naam van ........................................................................................................
D. IN GEVAL VAN TEWERKSTELLING PERSONEEL: EXTRA GEGEVENS
33/38
Inschrijving RSZ: nr. .................................................... Nationaliteit van de personeelsleden : ........................................
E. IN GEVAL VAN ONDERAANNEMERS: EXTRA GEGEVENS : : : :
identiteit van de onderaannemer(s) uitbesteed deel van de opdracht; curriculum vitae van de onderaannemer(s); lijst van referenties van de onderaannemer(s) t.o.v. uitbestede deel van de opdracht
F. BIJLAGEN Bijlagen bij deze offerte: : verklaring onder eed; : bankverklaring; : bij onderaanneming, het curriculum vitae van de onderaannemer(s) en de lijst met referenties t.o.v. het uitbesteed deel van de opdracht; : bij tewerkstelling personeel, het attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, opgesteld overeenkomstig artikel 69bis van het koninklijk besluit van 8 januari 1996;(**) : ingeval de inschrijver geen werkgever is, het attest van de RSVZ; : de andere documenten die gevraagd worden voor de kwalitatieve selectie; : de gedetailleerde basisofferte; : de gedetailleerde opties en de eventuele varianten; : de documenten die gevraagd worden in de technische bepalingen van het bijzonder bestek Opgemaakt te .........., op ...........
De inschrijver(s) (**)
Ingeval de waarde van de offerte hoger is dan 22.000 € excl. btw
34/38
Belangrijke opmerking Indien de inschrijver zijn offerte op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet hij op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is (art. 89 van het koninklijk besluit van 08.01.1996).
35/38
BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT Bestek nr A/268
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DE LEVERING VAN EEN SOFTWARE VOOR DE BOEKHOUDING EN INVENTARIS VOOR DE DIENSTEN VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT Verklaring onder eed Ondergetekende (naam, voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (land, plaats, straat, nr) of Firma; (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit, zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende(n): of ondergetekenden: (zelfde gegevens als hierboven voor elk van hen)
36/38
in tijdelijke vereniging voor deze opdracht, verklaart (verklaren) onder eed dat hij (zij) zich niet in een toestand van uitsluiting bevind(t)en, zoals geciteerd in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996; verbind(t)en zich ertoe op verzoek van de opdrachtgever de nodige documenten en bewijzen voor te leggen. Opgemaakt op .............., te ..................
Handtekening
37/38
Model van bankverklaring
Met betrekking tot : Overheidsopdracht (identificatie van de opdracht) ................................................. ................................................................................................................................. Hierbij bevestigen wij u dat …......................................... (firmanaam en maatschappelijke zetel van de inschrijver) onze cliënt is sinds …........... (datum).
Financiële relatie bank – cliënt : De financiële relaties die wij onderhouden met ….......................................................... (firmanaam en maatschappelijke zetel van de inschrijver) hebben tot op heden, …...........(datum), beantwoord aan onze verwachtingen.
Op basis van de gegevens waarover onze bank vandaag beschikt, hebben wij geen ongunstige elementen vastgesteld en …................................................................. (firmanaam van de inschrijver) heeft tot op heden de financiële capaciteit om de projecten waarvoor hij zich kandidaat wil stellen uit te voeren. ....................................................(firmanaam van de inschrijver) geniet ons vertrouwen. Onze bank stelt thans de volgende kredietlijnen ter beschikking van deze inschrijver (enkel vermelden mits voorafgaand schriftelijk akkoord van de inschrijver); En/of Onze bank is bereid om eventuele kredietaanvragen of een aanvraag tot borg met het oog op de uitvoering van de opdracht door (firmanaam van de inschrijver) te onderzoeken. Deze verklaring is afgelegd zonder beperking of voorbehoud van onzentwege. Opgemaakt te … (plaats), op … (datum), Handtekening
38/38