část 2, díl 3, kap. 3, str. 1
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
díl 3 Základy ovládání programu
D
C Všechny příklady v této kapitole jsou k dispozici na CD
2.3.3 PRÁCE S JEDNÍM A VÍCE DOKUMENTY
Vytvoření nového dokumentu Nový dokument můžete vytvořit jedním z následujících postupů: Klepněte na ikonu Nový prázdný dokument.
Tímto postupem vytvoříte nový prázdný dokument. Program MS Word pro tento dokument automaticky použije název Dokument a pořadové číslo nově vytvořeného dokumentu. Stiskněte kombinaci kláves Ctrl+N (New). Tento postup má stejný výsledek jako použití ikony Nový prázdný dokument. Pokud chcete vytvořit jiný než prázdný dokument, například použít předpřipravenou šablonu pro životopis, použijte následující postup. Vytvořte nový dokument vhodný pro napsání moderního životopisu.
část 2, díl 3, kap. 3, str. 2
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
díl 3 Základy ovládání programu
• Přejděte do hlavní nabídky – menu na položku Soubor – Nový.
• Klepněte na nabídku Nový... V pravé části okna se objeví nabídka Nový...
• Klepněte na nabídku V mém počítači. • V okně Šablony přejděte klepnutím myši na záložku Jiné dokumenty.
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
část 2, díl 3, kap. 3, str. 3 díl 3 Základy ovládání programu
• Klepnutím vyberte šablonu Moderní životopis. Uvedeným postupem vytvoříte nový dokument, který je vhodně naformátován a strukturalizován pro tvorbu moderního životopisu. Stačí, když stávající data nahradíte vašimi osobními údaji.
Nový dokument můžete vytvořit i pomocí kontextové nabídky k libovolné složce ve vašem počítači, pomocí nabídky Nový – Dokument aplikace Microsoft Word.
Uložení dokumentu Nově vytvořený nebo upravovaný soubor uložíte pomocí ikony , nebo pomocí nabídky Soubor – Uložit. Uložit soubor můžete také pomocí stisku kláves Ctrl+S (Save). Po zadání příkazu se soubor automaticky uloží.
část 2, díl 3, kap. 3, str. 4
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
díl 3 Základy ovládání programu
Při ukládání nového dokumentu musíte nejprve zadat jméno a umístění souboru, tyto informace zadáváte v okně Uložit jako.
Uložte dokument s moderním životopisem vytvořený v předchozím příkladu do složky Dokumenty (výchozí nabídka programu MS Word) pod názvem Cvičný_životopis.doc. Uložit jako Pokud chcete dokument uložit pod jiným názvem, nebo na jiné místo, použijte nabídku Soubor – Uložit jako. Uložte dokument Cvičný_životopis.doc do složky Dokumenty pod názvem Cvičný_životopis_2.doc. Typy souborů Nabídka Soubor – Uložit jako vám nabízí v poli Typ souboru několik desítek možných typů, které můžete pro uložení souboru použít. Nyní se seznámíte s nejčastěji používanými typy.
Dokument MS Word nejčastěji ukládáte jako typ Dokument Word, tento soubor má příponu doc a jedná se o kompletní uložení souboru, včetně stylů, poznámek, verzí a revizí, pokud je dokument obsahuje.
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
část 2, díl 3, kap. 3, str. 5 díl 3 Základy ovládání programu
Pokud dokumenty předáváte spolupracovníkům, kteří používají různé verze programu MS Word, doporučujeme ukládat dokument v typu příslušné nejnižší (nejstarší) používané verze – například Word 6.0/95. Druhý nabízený typ je stránka WWW. Použitím tohoto typu převedete dokument programu MS Word na dokument typu HTML. Výhodou této volby je, že lze dokumenty zveřejnit na internetu (resp. intranetu) a prohlížet pomocí webových prohlížečů. Takto vytvořené stránky ovšem neodpovídají běžným nárokům na WWW stránky (obsahují mnoho nadbytečných informací). Šablona dokumentu – pomocí této volby uložíte dokument jako šablonu (této možnosti se budeme v následujících kapitolách věnovat podrobněji). Dalším typem je RTF (Rich Text Format). V tomto formátu je ukládáno veškeré formátování dokumentu, ale nepřenáší se makra, proto je tento typ vhodný pro předávání dokumentů počítačovou sítí. Posledním typem, který na tomto místě zmíníme, je Pouze text. V tomto typu je uložen text dokumentu bez obrázků, vložených objektů a bez veškerého formátování. Tento formát je často nazýván prostý text. Pokud chcete vytvořený soubor předat někomu dalšímu (e-mailem nebo na CD), uložte ho před odesláním jako typ souboru Formát RTF. Zavření dokumentu Práci s jednotlivým dokumentem (nikoli programem MS Word) můžete ukončit pomocí nabídky Soubor – Zavřít, nebo pomocí křížku v pravém horním rohu okna s dokumentem.
část 2, díl 3, kap. 3, str. 6
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
díl 3 Základy ovládání programu
Zavřete dokument Cvičný_životopis_2.doc. Otevření dokumentu Existující dokument otevřete pomocí ikony Otevřít – , nebo použitím nabídky Soubor – Otevřít. V okně Otevřít musíte zadat typ souboru a cestu k souboru, který chcete otevřít.
Volbu potvrdíte tlačítkem Otevřít. Nejčastěji používaný typ dokumentu je předvolený – Dokumenty aplikace Word. Pokud chcete otevřít dokument vytvořený v jiném textovém editoru, musíte v typu souboru najít a zadat příslušný typ. Otevřete dokument Cvičný_životopis_2.doc ze složky Dokumenty. Dokument programu MS Word můžete otevřít poklepáním na jeho ikonu. Práce s více dokumenty V programu MS Word můžete otevřít více dokumentů současně. Seznam všech otevřených dokumentů naleznete v hlavním menu, v nabídce Okno.
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
část 2, díl 3, kap. 3, str. 7 díl 3 Základy ovládání programu
Aktivní dokument je vždy označen. Přepínat mezi jednotlivými dokumenty můžete klepnutím myší na vybraný dokument. Pokud chcete zobrazit na pracovní ploše více dokumentů současně, můžete použít volbu Okno – Uspořádat. Program MS Word automaticky rovnoměrně rozdělí plochu obrazovky mezi všechny otevřené dokumenty. Při použití této volby je plocha obrazovky rozdělena horizontálně.
část 2, díl 3, kap. 3, str. 8
MS OFFICE V PŘÍKLADECH
díl 3 Základy ovládání programu
Pokud pracujete s více verzemi téhož dokumentu, můžete pro porovnání jednotlivých verzí použít novou funkce programu Microsoft Office Word 2003 – Porovnat vedle sebe. Tuto funkci naleznete v nabídce Okno – Porovnat vedle sebe. Pokud pracujete s více než dvěma dokumenty současně, musíte nejprve vybrat dokument, se kterým chcete aktuální dokument porovnávat. V našem případě porovnejte dokument 2_3_3_Soubor1.doc s dokumentem 2_3_3_Soubor2.doc.
Po výběru dokumentu jsou oba porovnávané dokumenty zobrazeny vedle sebe a plocha obrazovky je mezi ně dělena vertikálně.
