23
Kostprijsberekening24
Kosten en tarieven Eén van de lastigste onderdelen van begroten is het bepalen van kostprijzen en tarieven. Niet alleen omdat er verschillende manieren zijn om ze te berekenen, maar ook omdat u keuzes en inschattingen zult moeten maken. Wat is een kostprijs? De (integrale) kostprijs van een product of dienst bestaat uit de totale kosten (financieel) die gemaakt worden voor het produceren of leveren van het product of de dienst. Werken met een kostprijs heeft grote voordelen. Als u weet wat de inzet van medewerkers en middelen kost, kunt u veel makkelijker begroten. Ook helpt het om uw aanbod te kunnen vergelijken met dat van anderen. Bovendien kunt u zo tijdens de uitvoering beter de planning in de gaten houden. Ten slotte helpt het vaststellen van tarieven en prijzen om mogelijk extra inkomsten te genereren: de opslag die u bovenop de kostprijs zet, kan u de middelen opleveren om een volgend project sneller en beter van de grond te krijgen. Het vaststellen van een kostprijs of tarief begint met de vraag of u dat wilt. Als in uw organisatie alleen vrijwilligers actief zijn, kunt u besluiten dat de inzet van vrijwilligers kosteloos is en in een begroting alleen symbolische waarde heeft als eigen bijdrage. Dan worden in uw projectbegrotingen alleen materiële kosten opgenomen (bijvoorbeeld zaalhuur, catering, reiskosten, inhuren van een spreker). U kunt er echter ook voor kiezen om een (economische) waarde toe te kennen aan de inzet van vrijwilligers om zo hun inzet zichtbaar te maken. En in ieder geval hebben de beroepskrachten in uw organisatie een loon en dus een financiële waarde. In deze gevallen is het nodig om kostprijzen te berekenen.
De kostprijs berekenen De kostprijs van uw activiteiten, projecten of producten bestaat uit de volgende twee onderdelen: • Directe kosten • Indirecte kosten
Directe kosten Onder directe kosten vallen de directe uurkosten en de materiële kosten die u inzet voor de activiteit, het project of het product. De indirecte kosten bestaan uit huisvestingskosten, organisatiekosten en algemene overhead. We werken al deze begrippen hieronder verder uit. Om de directe uurkosten te kunnen berekenen, moet u weten hoeveel uur u aan een activiteit, project of product besteedt. U organiseert bijvoorbeeld samen met 3 andere vrijwilligers een introductiedag op uw vereniging. U schat in dat de voorbereiding en aanwezigheid op de dag zelf per persoon ongeveer 20 uur kost. Voor alle vier de vrijwilligers kost het organiseren van de introductiedag dan ongeveer 80 uur.
24
Bron: MOVISIE, 2007
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
57
Het bepalen van het aantal uur dat besteed wordt, is altijd een inschatting. Het is immers een berekening die u van tevoren maakt. Maar het mag geen slag in de lucht zijn. Er zijn verschillende manieren om de inschatting zo reëel mogelijk te maken: • u vergelijkt het nieuwe project met eerdere projecten die u uitgevoerd heeft; • u gaat bij afgeronde en lopende projecten na hoeveel tijd er aan bepaalde activiteiten wordt besteed; • u heeft afspraken binnen uw organisatie over de gemiddelde tijd die berekend mag worden voor een activiteit of product (bijvoorbeeld de organisatie en uitvoering van een introductiedag mag ongeveer 20 uur kosten); • u vergelijkt uw project met projecten van andere organisaties. De volgende stap bij het bepalen van de directe uurkosten, is het vaststellen van een uurtarief. Inschatten hoeveel uur u aan een project of activiteit besteedt, is één ding, maar als u niet weet hoeveel een uur werk waard is, kunt u daar verder weinig mee. Ook voor het vaststellen van een uurtarief geldt dat u keuzes moet maken. Welke kosten worden in dat tarief meegenomen? Zijn dat alleen de uurkosten van de personen die direct bij de uitvoering van het project zijn betrokken, of zitten in dat tarief ook de indirecte kosten? Oftewel: wilt u alleen de inzet van de projectuitvoerders vergoed krijgen, of moeten alle overige organisatiekosten ook meegenomen worden, zoals bijvoorbeeld gebruik van computers, kantoorartikelen, vaste lasten etc.? Drie overwegingen om in uw afweging mee te nemen: • De uitstraling van uw organisatie: wilt u gezien worden als een vrijwilligersorganisatie die incidenteel fondsen nodig heeft om bepaalde projecten te kunnen uitvoeren. Of bent u een ‘marktpartij’ inclusief beloningssysteem en financieel beleid, waarbinnen vrijwilligers een rol spelen • De relatie met uw huidige donoren: als u bijvoorbeeld subsidie van de gemeente krijgt, is het dan ethisch en wettelijk verantwoord om alsnog aan andere financiers uw organisatiekosten door te berekenen? En wat zijn de consequenties als u op verschillende manieren met verschillende soorten donoren omgaat? • Uw eigen mogelijkheden en ambities: wilt u een reserve opbouwen om in de toekomst sneller en beter projecten te kunnen starten en daarbij minder afhankelijk van donoren te zijn, of vindt u dat u alleen de werkelijke kosten van een project in rekening mag brengen? Het bepalen van het uurtarief is in essentie een eenvoudige rekensom. Als eerste berekent u de totale loonsom van al degenen die direct met de uitvoering van projecten en activiteiten bezig zijn. De loonsom wordt bepaald door de bruto loonkosten van de betaalde werknemers. Als mensen deels met uitvoering, en deels met management of algemene ondersteuning bezig zijn, berekent u voor hen een proportioneel deel van hun loon. Speciale aandacht verdient de inzet van vrijwilligers. De vrijwilligers krijgen immers geen loon, maar kosten vaak wel geld aan de organisatie. Wilt u de vergoedingen die u hen geeft in de tarieven meenemen? Of maakt u een speciale categorie voor vrijwilligers? Vervolgens telt u het aantal uren dat binnen uw organisatie direct aan de uitvoering van projecten wordt besteed. Van dat totaal trekt u het aantal niet-productieve uren af. Voor het bepalen van nietproductieve uren is geen standaard, maar veel organisaties hanteren een norm van 20 tot 35% van het totaal aantal werkbare uren. De uitkomst van het totaal aantal werkbare uren minus de nietproductieve uren levert het totaal aantal productieve uren op.
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
58
Het uurtarief is dan de totale directe loonsom gedeeld door het totaal aantal productieve uren. Hier zit nog een laatste addertje onder het gras: wilt u één tarief voor iedereen, of wilt u onderscheid maken, bijvoorbeeld op basis van positie in de organisatie of niveau van opleiding en ervaring? Als u door al deze stappen en overwegingen heen bent, kunt u de directe totale uurkosten berekenen: het aantal uur dat u aan een project besteedt maal het vastgestelde tarief. In onderstaand voorbeeld ziet u alles nog eens op een rijtje. Een lokale rode-kruisvereniging wil een benefietavond organiseren. Ze hebben dat al eens eerder gedaan. Destijds kwamen ze er achter dat er veel meer tijd en geld in gaat zitten dan je op het eerste gezicht zou denken. Ze willen daarom nu een goede begroting maken. De commissie die de avond organiseert, bestaat uit drie vrijwilligers en twee beroepskrachten (een ondersteuner en een regiomanager). Op basis van de vorige ervaring berekent de commissie dat er in totaal 150 uur nodig is om het evenement te organiseren. Daarvan wordt 100 uur ingezet door de vrijwilligers en 50 uur door de beroepskrachten. De vrijwilligers ontvangen een vergoeding van 3 Euro per uur. Voor de beroepskrachten is een uurtarief vastgesteld van 50 Euro per uur (€ 60.000 per jaar gedeeld door 1.200 productieve uren) voor de ondersteuner en 60 Euro per uur (€ 72.000 per jaar gedeeld door 1.200 productieve uren) voor de regiomanager. In dat tarief zitten geen indirecte kosten. De totale directe uurkosten voor de benefietavond zijn dus: Uren vrijwilligers: Uren ondersteuner: Uren regiomanager: Totaal:
100 25 25
x € 3 = € 300,x € 50 = € 1.250,x € 60 = € 1.500,----------€ 3.050,-
We waren bezig met het bepalen van de directe kosten. Naast de directe uurkosten bestaan die uit de materiële kosten. Materiële kosten zijn alle kosten die direct samenhangen met de uitvoering van een project of activiteit. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de huur van zalen, catering, het inhuren van muziek of sprekers, de kosten van publiciteit (folders, brochures, boekjes, advertenties), reiskosten en zaken als pennen, papier of zelfs de aanschaf van een computer of kopieerapparaat. Voor sommige materiële kosten moet u weer een inschatting maken, zoals voor reiskosten en de kosten van publiciteit. Net als bij uren geldt dat u die inschatting wel zo accuraat mogelijk kunt maken door te leren van het verleden en van anderen. Ook het opvragen van offertes bij mogelijke leveranciers levert u een goed beeld op. Andere mogelijke materiële kosten kunt u precies aangeven: als u een zaal wilt huren, heeft de verhuurder gewoonlijk een prijslijst beschikbaar.
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
59
In het voorbeeld levert dit het volgende beeld op: De commissie heeft op een rijtje gezet welke materiële kosten de organisatie van de benefietavond met zich meebrengt. Er worden ongeveer 100 mensen verwacht: • Zaalhuur € 450,• Koffie/thee met koekjes/cake € 200,• Drank met borrelhapjes € 500,• Microfoons en versterking € 250,• Twee bands € 1.000,• DJ € 500,• Reiskosten commissieleden € 100,• 500 folders (ontwerp, druk en verspreiding) € 1.000,• Advertentie in lokale pers € 250,• 250 uitnodigingen € 250,• Onvoorzien (5%) € 250,------------Totaal materiële kosten: € 4.750,De totale directe kosten van de benefietavond zijn dus: Directe uurkosten: € 3.050,Materiële kosten: € 4.750,--------------Totaal: € 7.800,-
Samengevat: de directe kosten bestaan uit de directe uurkosten en de materiële kosten. De totale uurkosten kunt u berekenen door een beredeneerde inschatting te maken van het aantal uur dat u aan een project of activiteit besteedt en dat aantal te vermenigvuldigen met de tarieven die u hanteert voor verschillende typen medewerkers. Materiële kosten zijn alle andere kosten die u maakt en die direct met de uitvoering van het project of de activiteit samenhangen.
Indirecte kosten De indirecte kosten omvatten alle kosten die niet direct samenhangen met de uitvoering van een project of activiteit. In het algemeen worden drie typen indirecte kosten onderscheiden: • Huisvestingskosten: de kosten die de organisatie maakt voor het huren van een pand inclusief voorzieningen voor de inventaris en voor onderhoud. • Organisatiekosten: onder andere de kosten voor automatisering, scholing en bestuur. • Algemene overhead: de uurkosten en materiële kosten van al degenen die niet direct bij de uitvoering van projecten en activiteiten zijn betrokken, zoals administratie, secretariaat en management. Maar ook algemene publiciteitskosten en afschrijvingen van inventaris. De moeilijkheid bij het berekenen van de indirecte kosten is dat ze soms verborgen zijn, zodat u al snel een paar categorieën vergeet. Ook moet u nogmaals aan de slag met het berekenen van uurkosten, namelijk die van alle medewerkers die niet of slechts voor een deel betrokken zijn bij projecten en activiteiten. En als u alles op een rijtje heeft, is de belangrijkste vraag hoe u omgaat met deze indirecte kosten: hoe rekent u de indirecte kosten toe aan een project of activiteit?
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
60
De eerste optie is om zo goed mogelijk in te schatten welk deel van de totale indirecte kosten door dit project “gebruikt” zullen worden. Stel dat uw totale indirecte kosten per jaar 30.000 Euro zijn. Verder heeft u berekend dat uw project ongeveer 5% van de totale jaarcapaciteit aan beschikbare uren zal opslokken. U kunt dan een evenredig deel van de indirecte kosten doorberekenen aan het project, in dit geval 5% van € 30.000 = € 1.500. Een andere, veelgebruikte methode is om een vast percentage toe te voegen aan de uurkosten. Als u bijvoorbeeld weet dat de totale kosten van de directe uren 70.000 Euro per jaar bedragen, en de totale indirecte kosten bedragen 30.000 Euro, dan kunt u er voor kiezen om standaard aan de uurkosten 30% toe te voegen. In het voorbeeld ziet dat er zo uit:
De directe kosten van de uren van de twee beroepskrachten van het Rode Kruis waren € 60.000 voor de ondersteuner en € 72.000 voor de regiomanager per jaar. Verder heeft de rode-kruisvereniging berekend dat de indirecte kosten 30% van alle kosten bedragen. Dat betekent dat de ondersteuner geen € 60.000 per jaar kost, maar € 85,714 ([60.000 gedeeld door 70% keer 100%) en de regiomanager € 102.857 (72.000 gedeeld door 70% keer 100%). De uurprijzen inclusief indirecte kosten worden dan: Ondersteuner: € 85.714/1.200 uur = € 71,43 per uur Regiomanager: € 102.857/1.200 uur = € 85,71 per uur De totale kosten voor het organiseren van de benefietavond worden dan: Vrijwilligers: € 300,Ondersteuner: 25 uur x € 71,43 = € 1.785,75 Beroepskracht: 25 uur x € 85,71 = € 2.142,75 Materiële kosten: € 4.750,---------------Totaal € 8.978,50
Waar brengt u welke kosten in rekening? Een laatste cruciale afweging is waar u welke kosten in rekening kan en mag brengen. In het voorbeeld hierboven berekent de rode-kruisvereniging alle directe en indirecte kosten door aan de donoren van de benefietavond. Dat mag natuurlijk alleen als al deze kosten niet op een andere manier gedekt worden. Als u bijvoorbeeld inkomsten van leden heeft waarmee u uw huisvesting en vaste lasten kunt betalen, alsmede de helft van het salaris van de beroepskrachten, dan is het onverantwoord om deze posten onverkort op te voeren in een projectbegroting die u indient bij een fonds. Andersom geredeneerd: het is veel slimmer om de inkomsten die u al heeft waar mogelijk op te voeren als een eigen bijdrage van uw organisatie of als een bijdrage van anderen. Het is immers voor iedereen duidelijk dat u, om een project te kunnen uitvoeren, gebruik zult maken van de faciliteiten en mensen die u in huis heeft. Dit geldt ook voor de inzet van vrijwilligers. Ook al kosten vrijwilligers weinig tot niets in financiële zin, u kunt ze wel opvoeren als eigen bijdrage.
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
61
Van kostprijs naar vraagprijs U weet nu wat de kostprijs van uw project of activiteit is. Maar daarmee bent u er nog niet. Er is een belangrijk verschil tussen de kostprijs en de vraagprijs. Zoals al eerder gezegd, kan het zijn dat u de uitvoering van projecten wilt gebruiken om extra inkomsten te genereren. In dat geval doet u een opslag bovenop de kostprijs. Dat kan makkelijk door de uurtarieven op te hogen met een marge die u acceptabel vindt. In plaats van € 71,43 voor een uur ondersteuner vraagt u bijvoorbeeld € 75,- per uur. Voor elk in rekening gebracht uur creëert u zo een winst van € 3,57. Een andere manier om de vraagprijs te bepalen komt naar voren uit onderstaand voorbeeld.
De totale kosten van de benefietavond bedragen € 9.000,-. De commissie rekent op 100 bezoekers. Als ze de vraagprijs voor deze bezoekers gelijk aan de kostprijs zouden maken, zou elke bezoeker dus € 90,- gevraagd moeten worden. Op voorhand is duidelijk dat mensen niet bereid zijn om zoveel geld neer te leggen voor een lokale benefietavond. De commissie gaat dus naar mogelijke andere bronnen van inkomsten kijken. Ten eerste kan vanuit het hoofdkantoor van de Rode Kruis gerekend worden op een bijdrage van € 5.000 Euro. Dit is voor de bekostiging van de uren van beroepskrachten en de vergoeding voor de vrijwilligers. Verder wil de commissie een aanvraag van € 3.000,doen bij een lokaal sociaal fonds, waar goede connecties mee zijn. Hier worden geen problemen verwacht. Daarmee is er al een dekking van € 8.000,- . De resterende € 1.000,- kan terugverdiend worden door aan bezoekers een toegangsprijs te vragen. Maar als slechts € 10,- per bezoeker gevraagd wordt, schiet de benefietavond zijn doel voorbij: er wordt dan immers geen geld opgehaald voor het goede doel. De commissie had vanuit de lokale rode-kruisvereniging als opdracht meegekregen dat de benefietavond minimaal € 1.000,- zou moeten opbrengen voor het goede doel. Om aan de veilige kant te zitten, bepalen ze daarom dat de toegangsprijs voor bezoekers € 25,- is. De totale begroting van het evenement ziet er als volgt uit: Uitgaven Vrijwilligers: € 300,Ondersteuner: 25 uur x € 71,43 = € 1.785,75 Regiomanager: 25 uur x € 85,71 = € 2.142,75 Materiële kosten: € 4.750,---------------Totaal € 8.978,50
Inkomsten Eigen middelen Lokaal fonds 100 bezoekers
€ 5.000,€ 3.000,€ 2.500,--------------€ 10.500,-
Verwachte opbrengst voor het goede doel: ruim € 1.500,-
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
62
Belangrijk is vooral dat u zich realiseert dat de vraagprijs anders kan zijn dan de kostprijs. Er zijn ook gevallen denkbaar waarin de vraagprijs onder de kostprijs ligt, bijvoorbeeld als u graag actief wilt worden in een nieuwe sector en dus bereid bent enig verlies voor lief te nemen.
Van kostprijs naar productprijs Een totaal andere manier om naar uw activiteiten te kijken, is het bepalen van producten en productprijzen. Dit heeft vooral zin als u financiële middelen wilt werven door het aanbieden van duidelijk onderscheiden diensten aan verschillende klanten. U kunt bijvoorbeeld aan de gemeente aanbieden om jaarlijks vier bijeenkomsten te organiseren waarbij u verschillende bevolkingsgroepen bij elkaar brengt en zo het intercultureel begrip bevordert. U kunt dan per keer een projectvoorstel met begroting indienen, maar wellicht heeft het meer zin om er een product van te maken. Uw product heet dan bijvoorbeeld “Interculturele ontmoeting”, en u beschrijft wat het product is, wat er gebeurt, hoe het werkt, en hoeveel het product kost. In die kosten neemt u natuurlijk alle kosten mee zoals ze hierboven zijn beschreven. Voordeel van deze manier van werken is dat het tijd bespaart, en dat u makkelijk bij verschillende donoren kunt laten zien waar uw organisatie zich mee bezig houdt. Door het bepalen van producten en productprijzen maakt u duidelijk wat de prijs-kwaliteit verhouding is van uw activiteiten. Zeker in relaties met het bedrijfsleven kan dit zeer goede resultaten opleveren, zoals ook uit onderstaand voorbeeld blijkt. Stelt u zich voor dat u voorzitter van een speeltuinvereniging bent. U zou bedrijven in uw omgeving graag betrekken bij de speeltuin. U kunt dan natuurlijk om geld gaan vragen, of voorstellen dat een bedrijf tijdens de Make a Difference Day een handje komt helpen. Maar u kunt ook het product ‘Daar knap je van op’ bedenken. Dit product bestaat uit een aanbod voor bedrijven om hun teamdag, uitje of werknemersvrijwilligerswerk bij uw speeltuin door te brengen. De werknemers worden aan het werk gezet om te verven, toestellen op te knappen, op te ruimen etc. U zorgt voor goede begeleiding, en dat de werknemers in wisselende groepen bezig zijn. Natuurlijk brengt u er een spelelement in, zodat competitie ontstaat. U verzorgt de catering. Aan het eind van de dag krijgen de winnaars een prijs, en iedereen een certificaat. Dit product kost het bedrijf een vastgesteld bedrag per deelnemer, met een maximum van 20 deelnemers per keer.
Ook in relatie met (lokale) overheden komen productafspraken steeds vaker voor. De gemeente wil bijvoorbeeld weten wat het kost om een product als ‘ tafeltje dekje’ (maaltijdvoorzieningen voor ouderen) af te nemen en vraagt hierbij naar duidelijke resultaten als hoeveel klanten bereikt worden, de bezorgmarges, de kwaliteit en aanbod van het eten, en eventuele extra diensten. In dit geval dient u ook op de hoogte te zijn van het aanbod van uw concurrenten. Immers, de gemeente zal in dit geval ook een prijs-kwaliteit vergelijking maken tussen u en andere vergelijkbare aanbieders en kiest voor de beste.
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
63
Tijdsbesteding bijhouden Een laatste onderwerp dat van belang is als het gaat om kostprijzen en tarieven, is het bijhouden van de tijd die u besteedt aan de uitvoering van uw projecten en activiteiten. Als u wilt weten of uw inschatting van de tijdbesteding realistisch was, dan zult u op de een of andere manier moeten registreren hoeveel uren besteed worden aan de uitvoering. Daarnaast biedt registratie waardevolle informatie voor de planning van nieuwe projecten. Natuurlijk betekent dit niet dat u een complex digitaal tijdschrijfsysteem moet gaan bijhouden. Een blaadje waarop alle betrokkenen aantekenen hoeveel uur ze ongeveer besteed hebben, kan al genoeg zijn. De boodschap is: het gaat er niet om hoe u het doet, als u het maar doet.
Toolkit, Maatjes voor Mantelzorgers, december 2009
64
