„Elastic Survey – The Creation of the Elastic Survey Editor” HURO/1001/141/2.2.4 Megvalósíthatósági tanulmány (üzleti terv és marketing stratégia)
Készítette:
BERÉP Consult Kft. 2012. szeptember
2
Tartalomjegyzék VEZETŐIÖSSZEFOGLALÓ ........................................................................................................5 Partnerek ............................................................................................................................... 5 Célok 5 Közvetlen célok: ........................................................................................................... 5 Közvetett célok: ........................................................................................................... 5 Célcsoportok .......................................................................................................................... 5 Közvetlen célcsoport: ................................................................................................... 5 Közvetett célcsoport: .................................................................................................... 6 Tevékenységek és költségek .................................................................................................. 6 Eredmények ........................................................................................................................... 7 Hatások .................................................................................................................................. 7 Projekt tudományos módszertani hatásai ..................................................................... 7 Alkalmazott szakmai hatásai ......................................................................................... 7 Fenntarthatósági hatásai .............................................................................................. 7 Esélyegyenlőségi hatásai .............................................................................................. 8 MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNY – ÜZLETI TERV ...........................................................9 Piacelemzés............................................................................................................................ 9 Online kérdőívezés ....................................................................................................... 9 Online kérdőívezési megoldások standard üzleti modellje ............................................ 9 SurveyMonkey ............................................................................................................ 10 Qualtrics ..................................................................................................................... 11 Google Forms ............................................................................................................. 11 LimeSurvey ................................................................................................................ 11 A probléma és a fejlesztési igény meghatározása................................................................. 12 Helyzetértékelés ......................................................................................................... 12 Fejlesztési igények meghatározása............................................................................. 13 Célok 15 Célkitűzések meghatározása ...................................................................................... 15 Célcsoportok meghatározása ...................................................................................... 15 Eredményindikátorok meghatározása ......................................................................... 16 Elastic Survey Editor............................................................................................................. 17 Koncepció................................................................................................................... 17 Szoftver...................................................................................................................... 21 Termék előnyök ......................................................................................................... 23 SWOT elemzés ........................................................................................................... 23 Projekt 26 Részletes tartalmi ismertetés...................................................................................... 26 Költségvetés ............................................................................................................... 29 Output indikátorok ..................................................................................................... 31 Üzleti modell ........................................................................................................................ 32 Szerzői jogi kérdések.................................................................................................. 32 Működtetés, üzemeltetés ........................................................................................... 33 Pénzügyi modell ......................................................................................................... 34 3
Projekt hatásai ..................................................................................................................... 36 Projekt tudományos módszertani hatásai ................................................................... 36 Alkalmazott szakmai hatásai ....................................................................................... 36 Fenntarthatósági hatásai ............................................................................................ 36 Esélyegyenlőségi hatásai ............................................................................................ 36 A projekt irányítási struktúrája ............................................................................................. 38 A projekt menedzsment szervezeti felépítése ............................................................. 38 A projektmenedzsment szervezet ............................................................................... 39 Kockázatelemzés és - kezelés ............................................................................................... 42 Pénzügyi kockázatok .................................................................................................. 43 Vállalkozói kockázatok ................................................................................................ 44 Beruházási kockázatok ............................................................................................... 44 Személyi kockázat ...................................................................................................... 46 Ütemterv .............................................................................................................................. 48 Tevékenységek ütemezése ......................................................................................... 48 Pénzügyi ütemterv ..................................................................................................... 51 Beszerzési, közbeszerzési terv .............................................................................................. 54 Közbeszerzési/beszerzési terv .................................................................................... 55 MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNY – MARKETING STRATÉGIA ........................................57 Első „P”, mint Product .......................................................................................................... 57 Második „P”, mint Price ........................................................................................................ 57 Harmadik „P”, mint Place ..................................................................................................... 58 Negyedik „P”, mint Promotion .............................................................................................. 58 Kommunikációs terv ............................................................................................................. 58 Célkitűzések meghatározása ...................................................................................... 58 Célcsoportok azonosítása ........................................................................................... 60 Kommunikációs stratégia ........................................................................................... 60 Célcsoportok – üzenetek – eszközök .......................................................................... 66 A tájékoztatás során használt publikációs eszközök.................................................... 67 Időzítési terv .............................................................................................................. 68 A Kivitelezés módja .................................................................................................... 71 Költség terv ................................................................................................................ 73 Költségek ütemezése.................................................................................................. 74 Értékelés .................................................................................................................... 76 Válságok Kommunikációs kezelése ....................................................................................... 78 A válságkommunikátor ............................................................................................... 78 Közlemények elkészítése ............................................................................................ 79 Értékelés .................................................................................................................... 80
4
VEZETŐIÖSSZEFOGLALÓ
Partnerek AGORA Alapítvány a Társadalomkutatásért IT Carei Egyesület Célok Közvetlen célok:
• • • • • • •
Rugalmas kérdőív szerkesztést és lekérdezést támogató program csomag kifejlesztése On-line, felhőalapú internetes program változat kidolgozása Turisztikai alkalmazás fejlesztés Próba kutatás lefolytatása Program használatot segítő e-learning rendszerű tutorial fejlesztés Felhasználói kézikönyv szerkesztés A rugalmas kérdőív szerkesztő szoftver piaci bevezetése
Közvetett célok:
• • • • • •
A kérdőíves felmérés mint tudományos és alkalmazott kutatás módszertan fejlesztése A kérdőíves felmérések hatékonyságának és az eredmények érvényességének növelése A rugalmas kérdőívezés gyakorlati alkalmazhatóságának növelése A rugalmas kérdőívezés költséghatékony módjának megteremtése A rugalmas kérdőívezés módszertani alkalmazása a turizmusban Kérdőíves felmérésen alapuló turisztikai információ rendszer kialakítása a román-magyar határrégióban
Célcsoportok Közvetlen célcsoport:
• • • •
A partnerek kutatói és fejlesztői, akik közvetlenül hasznosítják a projekt eredményeket A tudományos és egyetemi szféra képviselői (kutatók, tanárok, PhD. diákok, egyetemisták) akik a szoftvert a tudományos kutatásokban használják. Alkalmazott kutatók és tervezők, akik a szoftvert az alkalmazott kutatásokban használják. A román-magyar határtérség turisztikai ágazatának szereplői, illetve szakmai szervezetei
5
Közvetett célcsoport:
• • • • • • • •
A román-magyar határrégió turisztikai szektorban érdekelt vállalkozásai (éttermek, szálláshelyek) A román-magyar határrégió turisztikai szektorban érdekelt intézményei, turisztikai vonzerő gazdák (pl.: múzeumok, nemzeti parkok, fürdők…stb.) A román-magyar határrégió turisztikai szektorban érdekelt, a falusi turizmusba bekapcsolódott családjai Az IT Carei egyesület szakmai partnerszervezetei, akikkel megosztja információit Az AGORA Alapítvány a Társadalomkutatásért szakmai partnerei, akikkel megosztja információit A kutatók, elemzők és politikusok, akik a hozzáférhető információkra támaszkodva hatékonyabban léphetnek fel a régió turisztikai hálózatának fejlesztésének érdekében Harmadik – a román-magyar határrégión kívüli - felek akik a portálon regisztrálva ingyenesen használhatják a szoftvert A román-magyar határrégió lakói, akik számára a régió turisztikai potenciáljának fejlődése új helyi munkahelyek létrehozását jelenti
Tevékenységek és költségek Tevékenység Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Fejlesztés - Design Fejlesztés - Programfejlesztés Fejlesztés - Tesztelés Első projekt szakasz összesen Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás - Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel Kutatás - Lekérdezés Kutatás - Értékelés Második projekt szakasz összesen
Költség 4 000 3 200 800 8 600 1 000 2 000 4 000 20 000 4 000 47 600 8 000 9 600 4 400 59 900 2 000 3 000 6 000 10 000 1 000 2 000 4 000 16 000 5 000 129 900 6
Eredmények • • • • • • •
Rugalmas kérdőív szerkesztő programcsomag On-line, felhő alapú internetes program változat Turisztikai alkalmazás Próba kutatás tapasztalatai és Program használatot segítő e-learning rendszerű tutorial Felhasználói kézikönyv A rugalmas kérdőív szerkesztő szoftver kommunikációs eszközei
Hatások
Projekt tudományos módszertani hatásai
• • • •
A rugalmas kérdőívezés módszertana széles körű tudományos és alkalmazott szakmai ismertségre tesz szert. A rugalmas kérdőívezés széleskörűen alkalmazott kutatás módszertanná válik, hiszen az Elastic Survey Editor támogatásával az elméleti háttér alapos ismerete nélkül alkalmazható. A rugalmas kérdőívezés módszertanának fejlődése dinamizálódik, hiszen minél többen alkalmazzák a gyakorlatban is a kérdőívezés ezen formáját, annál több alkalmazási és kísérleti tapasztalat áll majd rendelkezésre a továbbfejlesztésére. A rugalmas kérdőívezés népszerűvé válása egyre több tudományos kutató műhely számára teszi vonzóvá a módszertani és szoftveres fejlesztésbe való bekapcsolódást és az így kialakuló egészséges versenyhelyzet megteremti a szakterületen belül a folyamatos innováció kényszert.
Alkalmazott szakmai hatásai
• • •
A román-magyar határrégió turisztikai szervezetei és vállalkozásai konkrét releváns információkhoz jutnak, ami mind az üzemszerű tevékenységük megszervezését, mind pedig fejlesztési terveik kidolgozását kézzel fogható formában segíti. A román-magyar határrégió turisztikai kutatás akár szakaszosan akár folyamatosan folytatva a tendenciák kirajzolásával segíti az ágazat szereplőinek közép és hosszú távú tervezését. A román-magyar határrégió turisztikai információ rendszere az Elastic Surves Editor szabad felhasználása által biztosítja további helyi igények szerinti kapcsolódó helyi információ rendszerek kialakítását.
Fenntarthatósági hatásai
• •
Az online kérdőívekkel jelentősen csökken a nagymintás kérdőíves felmérések papír igénye, illetve a kérdezőbiztosok utazási költsége és ezáltal utazási környezet terhelése. A rugalmas kérdőívezés a kérdőíves felmérések érvényességének növelését célozza, így a kérdőíves felmérések hatékonyabbá válását szolgálja, ami azt is jelenti. A rugalmas 7
kérdőíves kutatásokon alapuló fejlesztési tervek ezáltal hatékonyabban képesek kezelni a megoldandó problémákat, illetve kielégíteni a valós szükségleteket, ami az erőforrások optimális felhasználását eredményezi.
Esélyegyenlőségi hatásai
• •
A kérdőíves felmérések kérdései és válaszlehetőségei érthetővé és értelmezhetővé válnak a különböző kulturális háttérrel rendelkező emberek számára, ami különösen az érzékeny társadalmi csoportok esetében jelent előrelépést a vélemény-nyilvánítás terén. Az Elastic Survey Editor kimondottan hatékony eszköz lehet a célzottan az esélyegyenlőségi csoportokra fókuszáló kutatások esetén, ahol a legnagyobb a kulturális „szakadék” a kutató és válaszadók között és így a legnagyobb a kockázat a kérdések és válaszok másként értelmezésére
8
MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNY – ÜZLETI TERV Piacelemzés Online kérdőívezés
Az internet alapú kérdőívszerkesztők az elmúlt 10-12 évben váltak népszerűvé. Eleinte kevés különböztette meg őket a klasszikus kérdőívezés egyszerű elektronikus változatától. Az évek során azonban az on-line kérdőívszerkesztőket mind több funkcióval bővítették a fejlesztők, melyek már valóban igen széles skálán egészítik ki a klasszikus papír alapú kérdőívezés eszközeit. A hagyományos kérdőívezéstől legfőképpen az különbözteti meg az online felületeken működő rendszereket, hogy az utóbbiak a háttérben automatikus módon elvégeznek számos feladatot, mely nagyobb lekérdezés szám esetén drasztikusan csökkenti az adatok gyűjtésére és feldolgozására szükséges időt. Az online kérdőívezés előnyei
• • • • • • • •
Gyors szerkesztés Könnyű terjesztési lehetőség (honlapokba való beágyazás, link elküldése e-mail listákon keresztül, szociális hálón keresztüli terjesztés) Párhuzamos kitöltés lehetősége, a kérdezőbiztosok száma nem határoz meg elméleti határt Valós időben történő hibaellenőrzés (pl. figyelmeztetés nem megadott válaszok esetében) Beépíthető logika (pl. megadott válasz függvényében megjelenítendő új kérdések) Piping: a rendszerbe betáplált információ előhívása következő kérdések esetén Válaszok újszerű típusa (pl. feltölthető állományok, képek mint válasz) Válaszokat tartalmazó adatbázisok letölthetősége, automatikus értelmezési algoritmusok
Online kérdőívezési megoldások standard üzleti modellje
A standard kérdőívezést támogató kérdőívszerkesztő piac telítettnek számít, számos kérdőívszerkesztő portál létezik, melyek közül legtöbb ugyanazt a csomagot ajánlja. A 25 legjelentősebb online kérdőívszerkesztőt megvizsgálva megállapítható hogy jellemzően ugyanazon standard üzleti modell szerint működnek. Az üzleti modell lényege, hogy valamennyi portál egy ingyenesen kipróbálható változatot kínál, mely arra elegendő hogy megismerje a felhasználó a rendszer működését, a felhasználói felületet, áttekintést nyerjen a kérdőív szerkesztő által biztosított lehetőségekről, illetve nagyon korlátozott módon de ténylegesen kérdőívet szerkesszen és lekérdezzen. Jellemzően egyszeri alkalommal egyetlen egyszerű kérdőívet. Az ingyenesen hozzáférhető, kipróbálható változat célja a felhasználók vonzása és a termék kipróbálási lehetőségén keresztül annak bemutatása.
9
A teljes csomag előfizetést igényel, havi vagy évi előfizetések keretén belül. Az online kérdőívszerkesztők nem klasszikus szoftverek, melyet egyszer kell megvásárolni, hanem előfizetett szolgáltatások, melyek legtöbb esetben havi rendszerességgel újításokat, frissítéseket kapnak. Ezen kívül a háttérben egy aktív csapat bármikor segítséget nyújt a felhasználók számára, ez a segítség a szolgáltatás csomag szerves része. Az ingyenes változatok korlátozzák egy felhasználó által létrehozható kérdőívek számát, korlátozzák a kitöltők által adható válaszok típusát, és korlátozzák egy kérdőívre válaszolók számát is. Alapvetően az ingyenes megoldások nem adnak lehetőséget egy komplex és releváns kérdőívezési folyamat levezényléséhez. Az online kérőív szerkesztők piacát áttekintve a fejlesztők üzleti filozófiájuk szerint négy fő típusba sorolhatók E négyes tipológia legsikeresebbjei a SurveyMonkey, a Qualtrics, a LimeSurvey és a Google Forms.
SurveyMonkey
A Survey Monkey, amit a www.surveymonkey.com honlapon lehet elérni, az a kinevezhetően piacvezető szerepet ellátó online kérdőívszerkesztő megoldás. 12 millió felhasználója van, többmint 180 aktív fejlesztője. Nagyon letisztult és könnyen átlátható felhasználóbarát felhasználói felülettel rendelkezik, amely mind a tudományos, mind az alkalmazott kutatók számára is vonzó lehet. A piacon jelenleg a legnagyobb integráltsággal rendelkezik hiszen létezik a Facebookos, és telefonos lekérdezéses opciója is. Ingyenes változat: • 10 kérdés/kérdőív • 100 válasz-kérdőív • Link, e-mail, facebook, beágyazás 25 euro/hónap előnyei: • Nincs korlátozva a kérdések száma • Havi 1000 válasz • Felhasználói felület módosítási lehetőség (megjelenés, elhelyezés, színek, betűtípus) • Kérdés átirányítási logika • Exportálható adatbázis (excel, pdf) 300 euro/év előnyei: • Nincs korlátozva se a kérdések se a válaszok száma • Saját reklámok becsatolása kitöltés után • Extra logikai opciók: piping, kérdéseké megadható válaszok véletlenszerűsítése • Szöveges válaszok esetén háttérelemzés • SPSS integráció 800 euro/év előnyei: • Saját .net végződésű URL • Teljes testre szabása a kérdőívet tartalmazó honlapnak (saját logó, háttérképek) • Ingyenes telefonos ügyfélszolgálat bármikor 10
Qualtrics
A Qualtrics kérdőív szerkesztőt a www.qualtrics.com oldalon lehet elérni. A Qualtrics elsősorban az akadémiai, tudományos szférát célozza meg, és ezt tükrözi a szoftver felhasználói felülete is. A legösszetettebb kérdőíveket lehet elkészíteni ezen az oldalon. A program adatelemzési komponense a legösszetettebb a vizsgált kérdőívszerkesztő szoftverek között. Nagyon népszerű az akadémiai és az alkalmazott kutatói szférában is, ugyanakkor nehezebben kezelhető kezdők, illetve kevésbé tapasztalt kutatók számára. A Qualtrics fejlesztői kimondottan az intézmény felhasználókat célozták meg nagy hangsúlyt fektetve a közösen, valós időben szerkeszthető és elemezhető kérdőívezési lehetőségekre. A kérdőív szerkesztők közül a Qualtrics tartalmazza a legtöbb kérdés típust valamint elemző algoritmus. Ez utóbbi tulajdonságai miatt egyedinek számít a piacon. Ingyenes változat: • 20 kérdőív • 350 válaszadó/kérdőív • 40 kérdéstípus Fizetős változat: 2500 dollár/év-től. Ellentétben a legtöbb kérőív szerkesztő szolgáltatással, az ár meghatározása nagyon részletes, és minden szerződés esetében az egyedi igényeknek megfelelően kerül meghatározásra.
Google Forms
A Google Forms ingyenes szolgáltatás, mely a Google Docs keretprogramnak a része. Ennek megfelelően a felhasználók számára a legegyszerűbb felhasználói felületet ajánlja. Elsősorban alkalmazott kutatók, illetve a csak alkalmi felhasználó számára fejlesztették. Kérdőívezési és elemzési szakmai szempontok szerint nem versenyképes a Survey Monkey-val vagy a Qualtricsal. Nem módosítható a felhasználói felület, kevés kérdéstípust tartalmaz, melyek kizárólag csak szöveg alapúak. Ugyanakkor széleskörű ismertsége és általánosan elterjedt használata a jó Google+ integrációnak, és nagyon könnyen használható egyszerű voltának köszönhető. Előnye a többi ingyenes megoldással szemben az exportálható adatbázis, tulajdonképpen nem is szükséges az állomány letöltése, hiszen a Google által nyújtott felhőszolgálatot használva, feldolgozható a Google Docs által ajánlott többi program által – mindezt úgy, hogy sosem kell az internet böngészőn kívül más programot megnyitni.
LimeSurvey
A LimeSurvey szolgáltatást a www.limesurvey.com oldalon lehet elérni. Azért érdemel külön említést, mivel ez az egyetlen szabad forráskódú megoldás, amely sikeressé vált. A projekt fejlesztése teljes mértékben adományokból zajlik, és a háttér kódot bárki letöltheti, javasolhat kiegészítést. Az szabad forráskódú projektek egyre népszerűbbek az interneten, és ezen a piacon sem más a helyzet. A felhasználói felülete nem annyira vonzó és egyszerűen felhasználható, mint a Survey Monkey interfésze, viszont minden szolgáltatása ingyenes. Csomag tartalma: • Korlátlan mennyiségű kérdőívet lehet létrehozni, korlátlan mennyiségű válaszadóval • Több nyelvű kérdőívek 11
• • • • •
28 különböző kérdéstípus WYSIWYG (azt kapsz, amit látsz) HTML szerkesztő: egy kérdőív megjelenítésében teljes mértékben szabad kezet kap a szerkesztő Egyszerű elemző algoritmusok Exportálás Excel-be, SPSS-be Wordpress és Drupal összeköthetőséget biztosít
A probléma és a fejlesztési igény meghatározása Helyzetértékelés Módszertani oldal
A kérdőíves adatgyűjtés célja általában egy alapos sejtés, hipotézis megerősítése vagy elvetése. Erre a célra a technika kiválóan alkalmas: ha a kutató tisztában van a kutatási kérdéssel, és azzal is, hogy a kérdésre milyen adatok alapján és kiktől remélhet választ, akkor kérdőívvel lehet a leghatékonyabban megfelelő megbízhatóságú eredményt begyűjteni. A kérdőíves módszer azonban számos problémával terhes; ezek közül két hibaforrást kell kiemelni, ami konkrétan a kérdőív szerkesztéssel és lekérdezéssel kapcsolatos: •
Nyelvezet: A kérdőívek nyelvezete gyakran nehézkes. A nehézkességet a tereptől távol dolgozó kutató szemlélete okozza: a kérdések megfogalmazásakor sokan nem a kérdések érthetőségére törekednek, hanem hogy ne legyenek félreérthetőek. A félreérthetetlenség igénye miatt a jogi nyelvhez hasonló, hivataloskodó stílusban írt kérdőívek egy sajátos kutatói metanyelven szólnak a hétköznapi élet nyelve helyett. Kevés kutató gondol arra, hogy a nehézkes megfogalmazás miatt szintén félreérthetik a kérdést, és közben romlik a bizalmi viszony, illetve csökkenhet a felmérés érvényessége. A kérdés megfogalmazása összefügg a válasz érvényességével és megbízhatóságával. Ha a kérdés terephez alkalmazkodó, azaz a helyben beszélt nyelven kerül megfogalmazásra, érvényes válaszokat kapunk. Ha bonyolult, tudományos nyelvezetű kérdéseink vannak, akkor korlátozottabb érvényességű válaszokat kapunk. Ami a legfontosabb, hogy a félreértésből eredő hibák mértékét nem tudjuk becsülni, ezért a felmérés megbízhatósága is gyengül.
•
Kulturális környezet: Kérdőív-szerkesztéssel foglalkozó módszertani írások jobbára alapkövetelményként fogalmazzák meg, hogy a kérdőív kérdéseit standard módon, azaz mindig pontosan ugyanabban a formában kell feltenni. A valóságban a standard módon feltett kérdések másként hatnak különböző társadalmi, kulturális környezetben. Minél bonyolultabb, számokkal nehezen megragadható vagy értékorientált kérdéseket teszünk fel, a félrehallás valószínűsége annál nagyobb. Sok esetben célszerű lenne a kérdés szó szerinti átvétele helyett a tartalom szerinti átvételre törekedni, ami a rugalmas, terephez igazodó kérdőív felé való közeledést jelenti. Ha a kérdés megfogalmazása távol áll a helyben beszélt nyelvtől, önámítás azt remélni, hogy sikerül majd azokat standard módon feltetetni. A nehézkes kérdéseket még a legjobban képzett kérdezőbiztos is módosítja valamelyest a saját, illetve a közeg nyelvére, vagy legalább egy kis segítséget, magyarázatot nyújt a megkérdezett tanácstalansága láttán.
12
Turisztikai alkalmazási oldal
A turisztikai desztináció menedzsment rendszerek (TDM) fejlesztése a nyugat európai jó tapasztalatoknak megfelelően mind Romániában, mind Magyarországon prioritást élvez a turizmusfejlesztési politikában. A helyi, térségi és regionális turisztikai alulról jövő önszerveződések, vagy felülről jövő integrációk esetében az alacsony kooperációs készség mellett leginkább az információ rendszerek fejletlensége jelenti a legfőbb akadályt. A turisztikai információk közül különösen az ágazat szereplői számára releváns információkat szolgáltató a turistákra, és az idegenforgalmi szolgáltatókra vonatkozó rendszeres kérdőíves felmérések hiánya az igazán jelentős. A rendelkezésre álló statisztikák és felmérések problémái több tényezőből állnak össze: •
Statisztika: A kötelező adatgyűjtést az állami hivatalok és statisztikai szolgálatok végzik, ezek leginkább az ágazat fő paramétereire koncentrálnak és az ágazat teljesítmény értékelését, foglalkoztatási kapacitásának felmérését és adózási szempontokat szolgálnak. Klasszikus mérő számai az olyan mutatók, mint hazai és külföldi vendégek száma, kereskedelmi és magán szálláshelyeken eltöltött éjszakák kumulált és átlagos értéke. Ezek a mérőszámok a nemzetközi összehasonlításra, és a szektor gazdasági potenciál mérésére is nagyvonalú, hozzá vetőleges képet adnak. Ez egyfelől a mindkét országra jellemző jövedelem eltitkolással (pl: számla adás elmulasztásával), másfelől pont az állam és az állami adatgyűjtés iránti bizalmatlansággal magyarázható. Az állami adatgyűjtés standard módszertan szerint a közigazgatási terület határokat követve történik, csakúgy mint más gazdasági ágak esetében így az nem teszi lehetővé a közigazgatási határokon átnyúló turisztikai régiók jellemzését, különösen pedig a határon átnyúló turisztikai régiókét.
•
Kérdőíves felmérések: A részletesebb, a turisztikai ágazat fejlesztése és működése szempontjából releváns kutatások, melyek a kvantitatív alapadatok mellett kvalitatív tényezőket is vizsgálják alkalmi jellegűek, területileg és időbelileg is korlátozottak. Jellemzően ezek a kutatások egy-egy helyi, térségi, regionális, vagy országos, ritka esetben nemzetközi szintű turisztikai fejlesztési koncepció, vagy turisztikai marketing stratégia megalapozásául szolgálnak. Ezekkel a kutatásokkal kapcsolatban az előző alfejezetben bemutatott standardizált módszertannal kapcsolatos problémák mellett a fő gondot az jelenti, hogy a kutatások eredményei szinte soha nem jutnak vissza az érintettekhez, megkérdezettekhez, így azok egyre kevésbé motiváltak az adatközlésben
•
Rendszeres felmérések: A kérdőíves felmérések, vagy nagyköltségvetésű kérdezőbiztosos kutatások, vagy jellemzően felületes automatikus önkitöltős felmérések. Előbbiek éppen költségvetésük miatt rendszerint alkalmi jellegűek, míg utóbbiak nagyobb részt nem túl informatívak. A felmérések eredményei rendszerint tudományos, tervezési, vagy éppen adózási feladatokat szolgálnak és senki nem gondolja hogy a rendszeres adatgyűjtések eredménye mind a turisztikai szolgáltatók számára jelentőséggel bírhat.
Fejlesztési igények meghatározása
A fejlesztési igények felmérésével az AGORA Alapítvány a Társadalomkutatásért megbízásából készült önálló tanulmány foglalkozik részletesebben. A fenti problémák összefoglalásául, a fejlesztési igények az alábbiak szerint határozhatók meg:
13
•
•
•
•
A standard kérdőíves felmérések módszertani problémái ismertek a tudományos szakmai körökben. A rugalmas kérdőívezés módszertana mára olyan önálló tudományos kérdéssé vált mellyel külön szekciókban foglalkoznak a tudományos konferenciák és szakmai folyóiratok. Annak ellenére hogy az elméleti keretekben mindinkább konszenzus alakul ki a szakmán belül, máig hiányzik az alkalmazást segítő, előmozdító konkrét eszközrendszer. Míg a standard kérdőíves felmérések tervezését, kérdőívek szerkesztését és lekérdezését támogató szoftverek off line és on line változatai is elterjedtek, addig a rugalmas kérdőívezéshez ilyen a módszertan alkalmazását támogató eszközrendszer nem áll rendelkezésre. A román-magyar határtérség turisztikai ágazata nem egységes, hanem sokszereplős fragmentált szektor, ahol az ágazat szereplőinek együttműködésén alapuló tevékenységek finanszírozása nehézkes. Éppen ezért az ágazat szempontjából fontos egy olyan kérdőíves felmérésen alapuló információ rendszer kialakítása, melynek üzemeltetése éppen az online jelleg miatt igen alacsony, ugyanakkor érdemi eredményeket produkál. A román-magyar határtérség turisztikai szereplőinek egy olyan rugalmasan, a helyi igényeknek és elképzeléseknek megfelelően alakítható turisztikai információ rendszerre van szüksége, mely hatékonyan és eredményesen képes mind a turisztikai szereplők, mind pedig a turisták igényeinek és véleményének felmérésére és egyben megfelelő interpretálására.
14
Célok Célkitűzések meghatározása Közvetlen célok:
• • • • • • •
Rugalmas kérdőívszerkesztést és - lekérdezést támogató program csomag kifejlesztése On-line, felhő alapú internetes program változat kidolgozása Turisztikai alkalmazásfejlesztés Próba kutatás lefolytatása Program használatot segítő e-learning rendszerű tutorial fejlesztés Felhasználói kézikönyvszerkesztés A rugalmas kérdőív szerkesztő szoftver piaci bevezetése
Közvetett célok:
• • • • • •
A kérdőíves felmérés, mint tudományos és alkalmazott kutatás módszertan fejlesztése A kérdőíves felmérések hatékonyságának és az eredmények érvényességének növelése A rugalmas kérdőívezés gyakorlati alkalmazhatóságának növelése A rugalmas kérdőívezés költséghatékony módjának megteremtése A rugalmas kérdőívezés módszertani alkalmazása a turizmusban Kérdőíves felmérésen alapuló turisztikai információ rendszer kialakítása a román-magyar határrégióban
Célcsoportok meghatározása Közvetlen célcsoport:
• • • •
A partnerek kutatói és fejlesztői, akik közvetlenül hasznosítják a projekt eredményeket A tudományos és egyetemi szféra képviselői (kutatók, tanárok, PhD. diákok, egyetemisták) akik a szoftvert a tudományos kutatásokban használják. Alkalmazott kutatók és tervezők, akik a szoftvert az alkalmazott kutatásokban használják. A román-magyar határtérség turisztikai ágazatának szereplői, illetve szakmai szervezetei
Közvetett célcsoport:
• • • • • •
A román-magyar határrégió turisztikai szektorban érdekelt vállalkozásai (éttermek, szálláshelyek) A román-magyar határrégió turisztikai szektorban érdekelt intézményei, turisztikai vonzerő gazdák (pl.: múzeumok, nemzeti parkok, fürdők…stb.) A román-magyar határrégió turisztikai szektorban érdekelt, a falusi turizmusba bekapcsolódott családjai Az IT Carei egyesület szakmai partnerszervezetei, akikkel megosztja információit Az AGORA Alapítvány a Társadalomkutatásért szakmai partnerei, akikkel megosztja információit A kutatók, elemzők és politikusok, akik a hozzáférhető információkra támaszkodva hatékonyabban léphetnek fel a régió turisztikai hálózatának fejlesztésének érdekében 15
• •
Harmadik – a román-magyar határrégión kívüli - felek akik a portálon regisztrálva ingyenesen használhatják a szoftvert A román-magyar határrégió lakói, akik számára a régió turisztikai potenciáljának fejlődése új helyi munkahelyek létrehozását jelenti
Eredményindikátorok meghatározása
• • • • • • •
Rugalmas kérdőív szerkesztő programcsomag On-line, felhő alapú internetes program változat Turisztikai alkalmazás Próba kutatás tapasztalatai és Program használatot segítő e-learning rendszerű tutorial Felhasználói kézikönyv A rugalmas kérdőív szerkesztő szoftver kommunikációs eszközei
16
Elastic Survey Editor
Koncepció
A rugalmas kérdőív inkább tekinthető egyfajta kutatói gyakorlatnak, mintsem kialakult módszertannak. Bár egyes szociológiai vagy antropológiai szövegekben lehet rövidebb utalásokat találni a kérdőív-technika rugalmas kezelésére, a következőkben elsősorban saját kutatási tapasztalataink alapján fogalmazzuk meg a rugalmas kérdőív-szerkesztés és - lekérdezés gyakorlatát.
Kérdőív-stratégia: gyűjtendő adatok, kérdőívperc és struktúra
A kérdések megfogalmazásánál szem előtt kell tartani, hogy a kérdőívnek nem kell az összes kutatási kérdésre választ adnia. Közvélemény-kutatás jellegű kérdések esetében például a legtöbb nézőpont, vélemény felkutatható kvalitatív módszerekkel, fókuszcsoport révén kvázi előre lejátszhatók a várható viták, sokszor arra nézve is elég biztos sejtésünk lehet, hogy mi a leggyakoribb vélemény. Azokat a kérdéseket viszont, ahol néhány vélemény ugyanolyan arányban fordul elő (például két jellemző vélemény gyakran felbukkant a beszélgetésekben), feltétlenül kérdőíves formában érdemes megkérdezni. Ilyen esetekben már nem arra vagyunk kíváncsiak, hogy miként értelmezik a megkérdezettek a kérdést, milyen következményt tulajdonítanak a válasznak (ezt már tudjuk a kvalitatív kutatási szakaszból), hanem egyszerűen csak azt akarjuk tudni, hogy melyik vélemény képviselői vannak többen. A következő szempontokat érdemes szem előtt tartani: • • • • • • •
Sok kutatandó kérdés tanulmányírás közben jut eszünkbe. Minél rövidebb egy kérdőív, annál jobb. A kérdőív szerkesztését üres papírlappal célszerű kezdeni. A készülő tanulmányunk konkrét adatigényéből induljunk ki. Egy adat=egy kérdés. A kérdőív legyen strukturált. Lehetőség szerint zárt kérdéseket fogalmazzunk meg.
A kutatók gyakran panaszkodnak a kutatási záró tanulmány írása közben, hogy valami fontos dolgot elfelejtettek megkérdezni. Kétségtelen, hogy a kutató tanulmányírás közben kényszerül néhány dolog végiggondolására. Néha újabb lehetséges összefüggésekre jön rá, amelyek létezését ár hiába próbálná adatokkal alátámasztani vagy meggyőzően tagadni. Ezen az segíthet, ha már a kvalitatív kutatási szakasz végére jelentős részben elkészül a tanulmány, amelyből valóban csak a kérdőíves kutatási szakasz eredményei hiányoznak. Első olvasatra furcsának tűnhet, hogy a kutatás előtt javasoljuk a tanulmányírást, pedig ennek nincs akadálya. A turisztikai kutatás során a jól szerkesztett kérdőív alapján már nem bukkanhatnak fel újabb kérdések, összefüggések, nem fogalmazhatunk meg újabb hipotézist. Mikor a kérdőívet szerkesztjük, már minden kutatási kérdéssel tisztában kell lenni. Ezt le is írhatjuk, csak a tényleges eredmények helyét kell kihagyni. Sőt a várható eredményt is megfogalmazhatjuk, legfeljebb a tényleges eredmények alapján majd át kell írnunk, alkalmasint épp az ellenkezőjére. Ha jól végeztük a kvalitatív szakaszt, akkor a kérdőívvel már csak néhány kérdésre kell választ kapnunk. Egyébként is szerencsés, ha a kérdőív nem hosszú. Személyes megkereséskor a kérdezőbiztos általában 15-20 percet, telefonban pedig még kevesebbet, 5-10 percet mondhat a 17
kérdezés várható időtartamára ahhoz, hogy jól fogadják. Bár menet közben ezt az előre becsült időt némiképp túl szokás lépni, nagyban segíti a kérdezőbiztos munkáját, ha a személyes kérdőív félóránál, a telefonos 15-20 percnél nem hosszabb. Ha kérdéseink könnyen érthetők és nem igényelnek sok gondolkodást, ez akár 80-100 kérdést is jelenthet. A kérdőív szerkesztését egy üres papírlappal célszerű kezdeni. Szemünk előtt ne a korábbi interjúvázlatunk vagy egy nemzetközi kutatás kérdései lebegjenek, hanem a készülő tanulmány igényei: miről akarok írni? Melyek a vitás kérdések? Mely állításokat szükséges alátámasztani megbízható adatokkal? Lehetőség szerint egy konkrét adatot egyetlen, jól eltalált kérdéssel ragadjunk meg. Indokolt esetben kontrollkérdés szerkeszthető. Szerencsés, ha a kérdések egymásból következőnek tűnnek, de ha ez nem megoldható, nem akkora gond, mint az interjútechnikáknál. A készülő kérdőív legyen strukturált. A kérdőívszerkesztést célszerű a struktúrák megállapításával kezdeni. Az egyes blokkokba majd a készülő tanulmány egyes témáira vonatkozó kérdések kerülnek. Blokkonként három-négy remélhető adatot, majd ezeknek megfelelő zárt kérdéseket fogalmazzunk meg. A nyílt kérdéseket lehetőleg kerüljük. Gyakorlattal és terepismerettel minden nyílt kérdést zárttá lehet alakítani. Ha nem sikerül, akkor inkább folytassuk a kvalitatív kutatási szakaszt. Terepismeret tükrében már a kérdőív első változatának készítésekor törekedhetünk arra, hogy a kérdéseknek az egyes helyi közösségek számára megfelelő változatait elkészítsük. Tapasztalat szerint azonban még alapos terepismeret esetén sem kézenfekvő a kérdések helyi nyelvjárásokon történő, azonos értelmű megfogalmazása. A változatok majd később, kérdezés közben alakulnak ki.
Kérdőív és kódlap
A hagyományos kérdőív-technikáknál a kérdések és a válaszok szorosan összetartoznak. A rugalmas kérdőív-koncepció szerint a gyűjtendő adatok köre a biztos pont, de változó, hogy ezt miként kérdezzük meg. Épp ezért célszerű a kérdéseket tartalmazó kérdőívet és az adatgyűjtésre szolgáló kódlapot elválasztani egymástól. A kérdőívből annyi példány készüljön, ahány kérdezőbiztos van, a kódlapból viszont annyi, hogy valamennyi gyűjtött adat ráférjen. Kulcsfogalmak: • • • •
kérdőív-mesterpéldány; kódlap; nyílt és zárt kérdések adatainak rögzítése; kérdésvariációk rögzítése.
A rugalmas kérdőívnek csak korlátozott számú „mesterpéldánya” van, minden kérdezőbiztosnak egy. A kérdezőnek érdemes felírnia a nevét a mesterpéldányra, hiszen a legtöbb javítást később kézzel kell rávezetni, amit úgyis csak ő tud elolvasni. A kódlapra csak az eredményeket kell írni. A külön kérdőív és kódlap használata ismert gyakorlat a kérdőíves kutatások során, bár ennek oka nem a kérdések rugalmassága, hanem a költségek csökkentése szokott lenni: mivel nem kell a kérdéseket újra kinyomtatni, a technika kevés papírt fogyaszt. Aki még nem dolgozott külön kódlapra, az első néhány kérdés során olykor a kérdőívre 18
írja a válaszokat, de a kódlap használatához hamar hozzá lehet szokni. Szerencsés esetben a kérdőívünk zárt kérdésekből áll. Ilyenkor a kódlap egy egyszerű négyzetrács, ahol a táblázat celláiba csak számokat írunk. Egy ilyen kódlapra akár 20-25 kérdőív adatai is ráférnek. A kódlap adatait könnyű gépbe vinni. Nyílt kérdéseket érdemes egy pótkódlapra írni. Általában a kutatás közepén már ismerősnek hangzanak az elhangzó válaszok – akkor majd ezekből is zárt kérdéseket lehet készíteni. A rugalmas kérdőív elve, hogy ugyanarra az adatra más közegben másként kell rákérdezni. Célszerű ugyanakkor feljegyezni, hogy melyik adatot melyik kérdésvariánssal hívtuk elő. Ez úgy oldható meg, ha a kódlapon minden válaszhoz két rubrika tartozik, az egyik a kérdésvariáció, a másik pedig a válasz kódját tartalmazza. Az eljárással elvben kiszűrhető, ha valamely kérdéstípus nagyon eltérő eredményeket hoz a többihez képest. Ez az eljárás azonban nem alkalmas annak statisztikai igazolására, hogy akár a standard, akár pedig a rugalmas kérdések érvényesebb válaszokat hoznának.
A kérdezés és a kérdések véglegesítése
• • • • •
próbakérdezés; terephez alkalmazkodó kérdezés; kérdés variációk; kérdőív-konzultációk; a kérdőív végső formáját a kérdezés végére nyeri el.
19
A próbakérdezésnek a „hagyományos” kérdőíves eljárás során is nagy jelentőséget tulajdonítanak, ebből derül ki ugyanis, hogy milyen hosszú a kérdőív lekérdezési ideje, illetve hogy érthetők-e a kérdések. A merev kérdőívek azonban mindenképpen csak egyetlen kérdést fogalmazhatnak meg, amelyek az összehasonlítás és a félreérthetetlenség igénye miatt csak korlátozottan alkalmazkodhatnak a helyi köznyelvhez, gyakran nehezen érthetők. A próbakérdezés a rugalmas kérdőív szerkesztésének alapja. Az összeállított kérdéssor alapján a kutató és a kérdezőbiztosok már az első napon teljes létszámban vesznek részt az adatgyűjtésben. Kérdőívezés közben a kérdezőknek épp csak olyan mértékben megengedett a szabad eltérés a kérdőív nyelvezetétől, amilyen mértékig ez bevallatlanul egyébként is szokás a kérdőíves gyakorlatban. A cél az, hogy az elvben merev survey-eljárásnál is gyakorlatban létező mértékű, de be nem ismert szövegmódosítások itt nyíltan felvállalhatók legyenek, és hatásuk kontrollálható legyen az adatgyűjtés során. Rugalmas kérdőívnél a kérdezőnek az eredeti kérdéstől való minden eltérést fel kell jegyeznie a kérdőív mesterpéldányára. Így alakulnak ki a kérdésvariációk, illetve a kérdezőbiztosok által használt rávezetések, rásegítések listája. A próbakérdezés során többször kell konzultációra összegyűlni az összes kérdezőnek és a kutatónak. A konzultációkkor összeolvassák, egybevetik a kérdésvariációkat. A kutatónak a terep és a kérdezőbiztosok személyes tulajdonságainak ismeretében kell véleményt alkotnia az egyes variációk elfogadásáról vagy mellőzéséről. A variációk növelése alapvetően nem cél. Sokszor végül egyetlen kérdés is elég, de két-három variációnál többre nincs szükség a terepkutatás során. Az első kérdezői nap végére, két-három konzultáció után a kérdőív általában elnyeri végleges formáját. Ezt a módosított, variációkat is tartalmazó kérdőívet érdemes újból kinyomtatni, bár a kérdezőbiztosok ilyenkor már hozzászoktak saját kézírásukkal írt kiegészítéseik kiolvasásához. Elképzelhető olyan sokrétű kulturális közeg, amelyben a sok mikro- vagy szubkultúra miatt egyes kérdéseket még a kérdezés utolsó napján is módosítani kell, vagy újfajta módon szükséges magyarázni. Ha a válaszadó nem érti vagy félreérti a kérdést, és a kérdezőbiztos ezt hagyja, mondván, hogy ő szó szerint kell hogy feltegye a kérdésvariációk egyikét, az nyilvánvaló hiba. De az is hiba lenne, ha ez az újabb módosítás nem jelenne meg információként. Ilyen esetekben ugyanaz az elv, mint eddig: a kérdést úgy tegyük fel, hogy érthető legyen, és a megváltozott kontextusban is minél inkább ugyanazt jelentse, mint a többi esetben. A módosítást akár az utolsó pillanatban is fel kell tüntetni a kérdőíven, és hivatkozni rá a kódlapon. Ilyen értelemben a kérdőív legvégső formájában csak a kérdezés után készül el.
Az összehasonlíthatóság és a kohézió biztosítása
A rugalmas kérdőívezés egyik hátránya, hogy nehéz más kutatások eredményeivel összehasonlítani. Valójában azonban ez a probléma feloldható: a rugalmas kérdőívbe rugalmatlan kérdéspanelek is illeszthetők, ilyenkor alkalmasint más kutatásokból blokkokat veszünk át szó szerint. Az összehasonlítható eredményeket produkáló blokk mellé olykor érdemes rugalmas kontrollkérdéseket is illeszteni, amely alkalmazkodik a terephez, és így a kétfajta eredmény összehasonlítható lesz. A rugalmas kérdőív másik veszélye az adatbázison belüli kohézió, azaz hogy a különböző módon lekérdezett adatok valóban ugyanazt jelentik-e. Meglátásunk szerint az nem jelent hibaforrást, hogy különböző helyzetekben a kérdezőbiztosok némileg másként teszik fel vagy magyarázzák a kérdést. A gondot az jelentené, ha mindig mereven ragaszkodnának a leírt megfogalmazáshoz, vagy ha az eltérések nem derülnének ki. A gond inkább a próbakérdezés időszaka, amikor 20
kezdetben egyféleképpen, majd több variációban tesszük fel a kérdést. Mivel a próbakérdezés időszakában túl sok adatot kérdezünk le, ezektől eltekinteni nem lehet, de esetleg érdemes megnézni az eltérést a kérdezés többi napjához képest, vagy súlyokat alkalmazni.
Adatfeldolgozás a terepen
Az adatfelvétel számítógépes támogatottsága eltávolíthatja a kutatót a tereptől: vannak már olyan eljárások, amelyek szükségtelenné teszik a kérdezőbiztos munkáját, azaz végeredményben senki sem megy el a terepre. A számítógépes támogatottság ugyanakkor fordítva is hathat, a kutató ugyanis egyre kevésbé van irodájához kötve, egyre több munkafolyamatot végezhet el helyben, a terepen. Míg korábban a kérdőív összeállítása jellegzetesen irodában végzett munka volt, ma már egyre könnyebben végezhető terepen. Ugyanúgy az adatbevitel és az adatfeldolgozás is elvégezhető helyben. A jól szerkesztett kódlapok bevitele jellemzően néhány óránál nem igényel több munkát. A terephez idomuló, rugalmas interjú ugyan alapvetően személyes interjú-technika, de lehetséges telefonos interjúnál is alkalmazni. A telefonos kérdőíves helyi kutatások a gyakorlatban már régóta számítógéppel támogatott. Telefonos lekérdezés közben beírhatók a válaszok, és egyből kész lesz az adatbázis, s már csak az elemzést kell elkészíteni. Helyben dolgozva általában könnyebben kapunk informális visszajelzéseket a kutatásra vonatkozóan, ami gyakran fontos lehet a kutatás helyzete vagy az eredmények szempontjából. Az adatfeldolgozást szintén lehetséges, néha kifejezetten érdemes helyben elvégezni. Az eredmények közzététele előtt mindenesetre érdemes azokat helyben, szűkebb körben ismertetni, és megfigyelni a kiváltott hatást.
Szoftver
Az Elastic Survey Editor 1.0 az előző pontban részletesen ismertetett rugalmas kérdőívezési módszertan szerint működő szoftveres kérdőívezési megoldás. Mint a piacelemzésnél láttuk a standard kérdőív szerkesztő szoftverek az elmúlt 10-12 év során – az információtechnológiai forradalomnak köszönhetően – már túljutottak egy generációváltáson és mára az igen összetett valamennyi standard kérdéstípust és elemzési lehetőséget integráló tudományos szoftverektől a kérdőívezésben tapasztalatlan felhasználóknak szóló egyszerű de „kézreálló” változatokig lefedik a piaci igényeket. Az számítógép, az internet és a mobil kommunikációs eszközök alkalmazásának tömeges elterjedése új fejezetet nyitott a megkérdezésen alapuló kérdőíves kutatások, felmérések terén. A különböző informatikai eszközökön keresztül közvetlenül a válaszadók megkérdezése, illetve a ezen eszközökkel a kérdező biztosok megtámogatása olyan mértékű hatékonyság növekedést jelent a kutatásban, ami a kutatóknak költséghatékony és gyors megoldást biztosít: • • • •
Gyorsan és könnyen megszerkeszthető kérdőívek Próbakutatás gyorsan lefolytatható a kérdőívek tesztelésére Gyorsan és költséghatékonyan lekérdezhető a kérdőív akár nagy mintán is Nincs szükség kódolásra, hiszen a válaszok közvetlenül egy adatbázisban íródnak
21
• • •
A kutatók rendszerezett kiegészítő technikai információkat is kapnak a kérdőív kitöltésével kapcsolatban (pl.: válaszadási idők kérdésenként, illetve kérdőívenként, válaszadási időszakok időbeli lefutása, válaszadási technikák…stb.) Az elemzési eljárások és interpretációs eszközök egyszerűen összeállíthatók A szoftverek alkalmazását a gyártók ténylegesen működő on-line tanácsadó központtal támogatják
A rugalmas kérdőívezés szoftveresítését követően az Elastic Survey Editor 1.0 fejlesztője viszonylag kényelmes helyzetben van mikor azon gondolkodik hogy miként formálja szoftverét valódi termékké. Nem kell mást tennie, mint a működő és kiforrott standard kérdőívező szoftverek kínálta szolgáltatásokat kell kritikai vizsgálatnak alávetni és a rugalmas kérdőívezés módszertanával összeegyeztethető, illetve módszertan semleges technikai, illetve szolgáltatási technikákat átvenni és adaptálni. Ezeknek a paramétereknek a pontos felmérése és kifejtése a magyarországi vezető partner által megrendelt helyzetelemző tanulmány feladata, itt most csak a szoftver alapvető paramétereit dolgoztuk ki: •
•
•
•
•
Rugalmas kérdőívezési módszertan: A rugalmas kérdőívezés módszertanára építő, mind a kérdések, mind a válaszok vonatkozásában rugalmas, azaz új változatok adaptálására alkalmas szoftver. Az Elastic Survey Editor leegyszerűsítve egy olyan intelligens megoldás, mely hatékonyan valósítja meg a kutató és a felhasználó közötti jobb megértést. A rugalmas kérdőívező szoftver fő karakterjegye a nyitottság, válaszadókhoz való alkalmazkodás, ami szakmai módszertani szempontból igen fontos – hiszen ez jelenti a módszertan lényegét – de természetesen a fejlesztőnek számolni kell a „trollkodás” jelenségével, ami egy teljesen nyitott rendszert, illetve kérdőívet pillanatok alatt teljesen szétzilálhat, tönkretehet, amennyiben szabadon minden kontroll nélkül fogadna be minden új kérdés és válasz változatot. Online szoftver: A szoftverek terjesztése és folyamatos fejlesztése szempontjából is fontos, hogy az Elastic Survey Editor, ne adathordozón, vagy letölthető formában kerüljön kiadásra. Az offline terjesztési módokhoz képest nem csak a költséghatékonyság a fontos, hanem, hogy az online verziónál a fejlesztő és felhasználó kapcsolata folyamatos marad, ami meghatározó a tartós piaci jelenlét megalapozásához, hiszen a fejlesztő folyamatosan látja és nyomon követi a felhasználói alkalmazási szokásokat, amihez alkalmazkodva jelölheti ki a tovább fejlesztés irányát. Fejlesztői szempontból az online változat könnyen kezelhetővé teszi az esetleges programhibákat és a folyamatos szoftverfejlesztést, updatelést is. Felhő alapú működés: egy kutatást, jellemzően egy kutató csoport bonyolít le, melynek tagjai ma már jellemzően nem egy helyen, egy irodában vagy épületben dolgoznak, hanem sokszor a világ különböző pontjain. A csoport munka és távmunka egyidejű követelményeinek mind inkább a felhő alapú szoftverek felelnek, meg, ahogy azt a standard kérdőívszerkesztő szoftverek piaca is mutatja. Kompatibilitás: Már az Elastic Survey Editor 1.0 fejlesztése során szükséges átgondolni, hogy melyek azok a szoftver csoportok (adatbázis kezelők, statisztikai programok, standard kérdőívszerkesztők, mentális térképező, kapcsolatháló elemző…stb.) melyekkel fontos lehet az összekapcsolódás, illetve adat exportálás és importálás lehetősége. Nyitottság: Az Elastic Survey Editor 1.0 alapvetően egy személyi számítógépes Windowsos megoldásként kerül lefejlesztésre, ugyanakkor a fejlesztők már most számolnak a Mac-es, és mobil eszközökre, táblagépekre alkalmas változatok kialakításával, mint következő fejlesztési lépésekkel.
22
Termék előnyök
A termék előnyök tételes és aprólékos számbavétele leginkább abban az esetben indokolt, amikor egy új terméket egy már létező kialakult piacra kívánunk bevezetni, ahol már léteznek más összehasonlítható paraméterekkel rendelkező termék. A tervezett és a piacon már elérhető termékek paramétereinek összemérése egyfelől a termék tervezés más felől a termék előnyre alapozó marketing stratégiai komponens megalapozásánál bír különös jelentőséggel. Az Elastic Survey Editor esetében, mint azt már korábban láttuk ilyen létező piacról nem beszélhetünk. A rugalmas kérdőívezés mint önálló módszertani irányzat a széles körben ismert és alkalmazott standard kérdőívezés árnyékában szinte teljesen ismeretlen. A rugalmas kérdőívezés mint azt az elméleti áttekintésnél bemutattuk éppen a standard kérdőívezés kritikája, melynek racionalitását és létjogosultságát könnyű belátni, de a hagyományos – szoftver nélküli – kutatási eszköztárra alapozva nehézkes a gyakorlatban is alkalmazni. Paradox módon éppen ebből a relatív ismeretlenségből adódóan a szoftveresítések kezdetén a programozók nem a rugalmas, hanem a standard módszertan szerint kezdték el a szoftvercsomagokat fejleszteni, konzerválva ezzel a kérdőívezés main stream módszertanát. A fentieknek megfelelően tehát az Elastic Survey Editor esetében a termékelőnyök vizsgálatakor tehát nem azok a releváns kérdések, hogy összehasonlításban milyen a szoftver felhasználói felülete, adatbeviteli technikája, milyen kérdés típusokat ismer, milyen elemzés eljárásokat tartalmaz, vagy milyen interpretációs segédletekkel rendelkezik, vagyis hogy miként oldja meg az egyes szoftver funkciókat, hanem hogy milyen újszerű megközelítést jelent ahhoz a feladatkörhöz, amikor a kutató nagyszámú közösség véleményét szeretné megismerni. Az Elastic Survey Editor stratégiai termék előnyei az alábbi öt pontban foglalhatók össze: • • • • •
Az Elastic Survey Editor által képviselt rugalmas kérdőívezési módszertan megnöveli a kutatások érvényességét. Az Elastic Survey Editor elsőként szoftveresíti a rugalmas kérdőívezés módszertanát. A Partnerek ingyenes hozzáférést biztosítanak a teljes Elastic Survey Editor programcsomaghoz. Az Elastic Survey Editor felhasználó barát kialakítású mind a kutatók, mind a válaszadók szempontjából. A Partnerek az Elastic Survey Editor használatához közvetlen szakmai közvetlen online szakmai módszertani háttértámogatást biztosítanak.
SWOT elemzés
Az Elastic Survey Editor újdonság, hiszen egy teljesen új módszertani megközelítésű kérdőív szerkesztő szoftver, viszont nem újdonság olyan szempontból hogy kérdőívszerkesztők már létező termékek kialakult piaccal. A rugalmas kérdőívezés egy újszerű módszertani megközelítés, mely jelentősen javítja a kutatások felmérések érvényességét, ugyanakkor fontos látni, hogy e módszertan – éppen a hatékony szoftveres támogatás hiányában – ma csak a szakmai, tudományos körökben is csak szakkörű ismertséget élvez. Ezek a fő dichotómiák, mindenképpen arra kell, hogy késztessék a fejlesztőket, hogy bármennyire is megvannak győződve saját tervezett szoftverük nagyszerűségéről stratégiai szempontból át gondolják a helyzetet a fejlesztést megelőzően. Ennek legegyszerűbb, és 23
legátláthatóbb eszköze az erősségeket-gyengeségeket, lehetőségeket-veszélyeket számba vevő klasszikus SWOT analízis. •
• • • •
•
•
•
•
ELŐNYÖK Az Elastic Survey Editor által képviselt rugalmas kérdőívezési módszertan megnöveli a kutatások érvényességét. Az Elastic Survey Editor elsőként szoftveresíti a rugalmas kérdőívezés módszertanát. A Partnerek ingyenes hozzáférést biztosítanak a teljes Elastic Survey Editor programcsomaghoz. Az Elastic Survey Editor felhasználó barát kialakítású mind a kutatók, mind a válaszadók szempontjából. A Partnerek az Elastic Survey Editor használatához közvetlen szakmai közvetlen online szakmai módszertani háttértámogatást biztosítanak. LEHETŐSÉK A Partnerek romániai és magyarországi szakmai ismertsége, elismertsége és kapcsolat hálója jó kiindulási pozíciót jelent az Elastic Survey Editor piaci bevezetésére, elterjesztésére. A Partnerek alkalmazott és tudományos szakértői gárdája saját munkájában felhasználva az Elastic Survey Editort jelentős ismertséget biztosíthat a szoftvernek. Az Elastic Survey Editor szakmai ismertsége és elismertsége Partnerek számára az egyedi kutatási igényekhez kapcsolódó egyedi kiegészítő alkalmazás fejlesztések révén fejlesztési megrendeléseket generálhat, ami felhasználható a szoftver tovább fejlesztésére és kiterjesztésére. Az Elastic Survey Editor szakmai ismertsége és elismertsége Partnerek számára komoly alkalmazott kutatási megrendeléseket generálhat, ami felhasználható a szoftver tovább
•
•
•
•
•
•
•
•
HÁTRÁNYOK A rugalmas kérdőívezés kevéssé ismert módszertan, így nem egyszerűen egy egyszerű eszközt adunk a kutatók kezébe szokásos munkájuk hatékonyabb elvégzéséhez, hanem egy új módszertant is el kell „adnunk”. Egy már a piacon működő szoftvergyártó, vagy egy nagy nemzetközi hírű egyetemi kutatóközpont könnyebben vezet be egy teljesen új módszertanon alapuló, új elemző szoftvert, mivel a fejlesztő már „látható” a piacon. A Partnerek és szoftverük ebben a tekintetben ismeretlenek. A Partnerek mint nemzetközi szoftver piaci szereplők nem rendelkeznek valódi tőkeerővel. GYENGESÉGEK Elterjedt nagyszámú kérdőívszerkesztő szoftver mellett, nehéz egy teljesen új szoftvert felfuttatni. A kérdőív szerkesztő szoftverek piac kialakult az elmúlt 10-12 évben, ami új fejlesztő számára erős versenyt jelent a piacra lépésnél. A nagyfejlesztők a teljes világpiacra dolgoznak, ami azt is jelenti, hogy a piacon a jó szoftver mellett ugyan olyan fontos a komplex és adekvát nemzetközi marketing tevékenység. A piacra már bevezetett standard kérőív szerkesztők integrálva a szerkesztés rugalmas kérdőív módszertanát elhódítják a piacot. Ellenséges kivásárlás keretében a konkurens standard kérdőívszerkesztők fejlesztői a partnerektől átveszik az Elastic Survey Editort.
24
•
fejlesztésére és kiterjesztésére. Az Elastic Survey Editor sikeres piaci bevezetésével új szoftverpiaci szegmens és egy új módszertani tudományos irányzat nyílik.
25
Projekt
Részletes tartalmi ismertetés
Az Elastic Survey Editor 1.0 szoftver algoritmus terve, jelen tanulmánnyal egyidejűleg elkészül, az arculati kézikönyv pedig már rendelkezésre áll. Az Elastic Survey Editor 1.0 szoftver fejlesztésének öt meghatározó fázisa van: •
Design: A Design fázis célja a szoftver (ebben az esetben online tér) grafikai felhasználó felületének véglegesítése. Fontos kiinduló pontok az Információ beszerzés fázisban meghatározott elvek, mint amilyen például a célcsoport böngészési trendjeinek való megfelelés. A Grafikus tervek elkészítése során egy képzőművész elkészít több tervet, ezek gyakorlatilag .jpg formátumban elkészített képek, melyre a Front-end épül majd fel. A Felhasználói felület megtervezése során a legjobb grafikus tervek alapján a fejlesztőcsoport megtervezi a különböző menüpontok, szövegmegjelenítő felületek, mozgó/dinamikus elemek megjelenítési mechanikáját és arculatát. E két folyamat több grafikai és felhasználói felület tervet eredményez, melyek közül a Végső grafikus terv és felhasználói felület kiválasztása során potenciális felhasználók tesztelésével elérkezünk a végső honlap arculathoz.
•
Programfejlesztés: A Program fejlesztés fázisának végterméke a szoftver, ebben az esetben a honlap, legelső feature-complete, azaz Beta változata. Ebben a periódusban az informatikus gárda a kiválasztott arculathoz megtervezi, felépíti és a feladatra kiválasztott programozási nyelvben megírja a tervezési szakaszban elkészített algoritmus tervet. Ez a munka a Back-end fejlesztésével kezdődik, ez időszak alatt a programozók elkészítik a honlap szerverén futó részeit, az adatbázist és magát a programot. Ez a két folyamat majdnem egymásra épül, és bármilyen módosítás, ami egyikben történik következményekkel jár a másikban. Az algoritmus terv gyakorlatba ültetése egy kiválasztott adatbázis kezelőben (pl. MySQL) és egy programozási nyelvvel (pl. C# vagy PHP). A Back-end fejlesztése amint elér egy előrehaladottabb stádiumot, megkezdődhet a munka a Front-end elkészítésével. A Front-end programozása HTML-t és JavaScriptet használva történik, e stádium munkája eredményeképpen a felhasználói grafikus felület interaktivitást nyer és kapcsolatba kerül a szerverrel. A Front-end az a része a programnak (és a honlapoknak általában), amellyel kapcsolatba kerülnek a felhasználók, ez a látható rész. Amiután Beta fázisba ér a szoftver, kezdődhet ennek migrálása egy szerverre. A Szerverre való telepítés alatt az összes adat, adatbázis szoftver kód felkerül egy szerverre, mely futtatja majd a szolgáltatást, és egy kibérelt domain névhez kapcsolja a szoftvert.
•
Tesztelés: A Tesztelés folyamata a szoftver stabilitása szempontjából meghatározó periódus, belső teszteléssel kezdődik, ahol a fejlesztők maguk tesztelik különböző elemeit a szoftvernek, annak érdekében, hogy minden lehetséges betáplált információ esetében működőképes maradjon. Továbbá egy stressz-tesztnek nevezett periódus következik, amikor a cél a szoftver olyan körülmények közötti tesztelése, ahol párhuzamosan nagyon magas számú felhasználó veszi igénybe (ez adatbázis integritást illetve szerver stabilitást tesztel). 26
A tesztelést a Módosítás periódusa követi, amely keretén belül a hibákat a program fejlesztői orvosolják. Ezt követően kerül a szoftver ki a Beta fázisából végleges fázisába. •
A Karbantartás a végső fázisa a fejlesztésnek, és ez a munka mindaddig tart, amíg a honlap élete tart.
A fejlesztést követően kerül sor a próbakutatásra, aminek keretében megtörténik egyfelől a szoftver tesztelése „élesben”, másfelől pedig megvalósításra kerül a szoftveren alapuló turisztikai információ rendszer kialakítása és szoftver piaci bevezetése. (Ez csak kiegészítés) •
Kutatási Terv: A teljes kutatás folyamatának megtervezése, illetve előkészítése, mely magában foglalja az alábbiakban részletezett feladatok tartalmának részletes kidolgozását.
•
Kvantitatív előkészítés: A koncepció fejezetben leírtaknak megfelelően a kérdőíves felmérés nem feltáró jellegű kutatási eszköz, vagyis nem egy adott kérdéskör megismerésének az eszköze, hanem tényszerű adatok gyűjtésére alkalmas módszer, melynek segítségével egy már ismert területhez kapcsolódóan megfogalmazott kérdések megválaszolására, feltételezések megerősítésére, vagy elvetésére alkalmas. Ennek megfelelően a kutatás előkészítő szakaszában a kvalitatív kutatási eszközök segítségével szükséges a határrégió turisztikai ágazatának feltérképezése, melynek eszközei a következők lehetnek: szekunder adatok összegyűjtése és elemzése, virilis interjúk (döntéshozói egyeztetés valamint iparági szakértőkkel felvett interjúk), mélyinterjúk, fókuszcsoportos vizsgálatok, illetve szükség szerinti egyéb speciális eszközök (pl.: résztvevő megfigyelés, tesztelés, kísérletezés).
•
Kérdőívszerkesztés: A kvalitatív kutatás eredményei, illetve a kutatás céljai alapján fogalmazhatók meg a kérdőív kérdéseinek alapváltozatai, amelyek valamilyen aspektusból alkalmasak a kutatási hipotézisek igazolására, vagy elvetésére. Szintén ebben a munkaszakaszban kerül sor az egyes kérdésekhez kapcsolódó alap válaszlehetőségek meghatározására a kvantitatív kutatások eredménye alapján. A munka ezen része a kérdések logikai sorba rendezésével és a kérdőív első változatának véglegesítésével zárul.
•
Próba kérdőívezés: A próba kérdőívezés a klasszikus standard kérdőíves felmérések esetben is kiemelt jelentőséggel bír, hiszen ekkor nyílik lehetőség a kérdőív élesben való tesztelésére és az esetleges hibák, pontatlanságok feltárására. Mint a koncepciót bemutató fejezetben már leírtuk a próba kérdőívezés a rugalmas kérdőívezés esetében még nagyobb jelentőséggel bír, mivel ennek keretében kerülnek rögzítésre az alapértelmezett kérdés változatok, illetve kiegészítésre a válaszlehetőségek.
•
Mintavétel: A mintavétel munkarész keretében kerül sor az alapsokaság meghatározására, a mintavétel alapját jelentő adatbázisok meghatározására, illetve konkrétan a minta vétel módjának kiválasztására és a minta nagyságának rögzítésére. Ebben a szakaszban kell meghatározni a nem válaszoló, illetve nem fellelhető interjú alanyok helyettesítésének, vagyis a pótmintázásnak a módszertanát is.
•
Lekérdezés: Klasszikusan a kérdőívek lekérdezése a felmérések leg munka és leg költség intenzívebb szaka, hiszen a nagy mintás kutatások esetében viszonylag rövid időn belül – 1-2 hét de maximum 1 hónap alatt – kell valamennyi interjú alannyal a kérdőívet kitöltetni. Személyes lekérdezés esetén a nagyszámú kérdezőbiztos kiképzése, koordinálása, a kérdező biztosok utazása, illetve az interjú alanyok alkalmas időben való 27
megtalálása jelentik a legfőbb nehézségeket. On-line lekérdezés esetén az interjú alanyok felkérése, motiválása, illetve mozgósítása jelenti a fő akadályt. •
Értékelés: A kérdőívek lekérdezésével feltöltött adatbázis elemzése és az eredmények értelmezés, interpretálása. Az értékelés esetünkben nem egyszerűen a szokásos kutatási jelentés elkészítését jelenti, hanem azzal egyidejűleg annak a módszertani ajánlásnak a megfogalmazását, hogy a rugalmas kérdőív szerkesztő szoftverre alapozva miként szervezhető meg a román-magyar határrégió turisztikai információ rendszere.
•
Piaci bevezetés: komplex szakmai és marketing kampány a szoftver bemutatására, illetve használatának ösztönzésére. A kampány részletesen jelen tanulmány második részében kerül kifejtésre.
A projekt fent leírt szakmai tartalmának hatékony és eredményes megvalósításához az alábbi járulékos feladatok kapcsolódnak: •
Projektmenedzsment (belső): A projektmenedzsment feladatok közül azokat látja el, amelyeket akkor is szükséges lenne elvégezni, ha nem európai uniós pályázati támogatással valósulna meg a projekt. Részletesebben a projektmenedzsment fejezetben kerül bemutatásra.
•
Projektmenedzsment (külső): A projektmenedzsment feladtok közül azokat a többlet feladatokat foglalja magába, amelyek az európai uniós pályázati támogatás miatt válnak szükségessé pl.: projekt előrehaladási jelentések készítése, támogatási szerződések előkészítése és módosítása, helyszíni ellenőrzések lebonyolítása…stb.. Részletesebben a projektmenedzsment fejezetben kerül bemutatásra.
•
Könyvvizsgálat: A beszerzési/közbeszerzési dokumentációk, szerződések és teljesítési és pénzügyi dokumentációk jogi, illetve számviteli megfelelősségét, hitelességét vizsgálja. Az általános gyakorlattól eltérve – ahol a könyvvizsgáló feladata a projektzárásához kapcsolódó végellenőrzés – a projektben a könyvvizsgálói feladatot folyamat ellenőrzésként terveztük, hiszen az esetlegesen felmerülő problémákat a megvalósítás folyamatában többnyire még lehet kezelni, utólagosan azonban már nem.
•
Minőségbiztosítás (szakmai): A szoftverfejlesztés komplex összetett feladat, melynek során óhatatlanul pontosításra, módosításra, sőt sokszor átgondolásra kerül az eredeti algoritmus terv. Amiként az építőiparban az építési tervek szerint dolgozó kivitelező munkáját folyamatában szükséges ellenőrizni úgy ellenőrzi a szoftverfejlesztést a minőségbiztosító. Amiként pedig az építőiparban a nem várt műszaki problémák kezelésének módját nem a kivitelező kezeli helyi, eseti problémaként, hanem a tervező művezetés keretében a tervek egészének, összefüggéseinek ismeretében dolgozza ki a megfelelő megoldásokat, úgy a minőség biztosító feladata az algoritmusterv felülvizsgálata és módosítása.
•
Tesztelés: A szoftverfejlesztés talán legfontosabb lépése a tesztelés, melynek során külső független szakértők teljeskörűen vizsgálják a szoftver működését normál és úgy nevezett terheléses, extra körülmények között. Cél az esetleges programhibák, gyengepontok feltárása és kezelése. A tesztelés egyfajta visszacsatolást nyújt a fejlesztési folyamatnak és eredményeként rendszerint egy újabb rövidebb fejlesztési ciklus lefuttatása válik szükségessé. 28
•
Minőségbiztosítás (projekt): Míg a könyvvizsgálat a projektmegvalósítás jogi, illetve számviteli előírásoknak való megfelelőségét ellenőrzi, addig a projekt minőség biztosítás a pályázati útmutatóban, a pályázatban, a támogatási szerződésben és a projektmegvalósítási kézikönyvben megfogalmazott szabályokkal, illetve vállalásokkal való összhangot ellenőrzi a projektmegvalósítása során, a megvalósítás folyamatában.
•
Kommunikáció: Mind a projekt megvalósítás, mind pedig az elkészült termék piaci bevezetésének egyik kulcsa a megfelelő kommunikációs támogatás. A kommunikációs, illetve PR tevékenységnek amellett, hogy hatékonyan kell támogatni a sikeres projekt megvalósítást meg kell felelni a pályázati kötelező nyilvánossági előírásoknak. A feladat fontosságának megfelelőn külön fő fejezetben kerül részletesen kifejtésre.
Költségvetés Projekt költségvetés
Tevékenység
Költség
Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Fejlesztés - Design Fejlesztés - Programfejlesztés Fejlesztés - Tesztelés Első projekt szakasz összesen Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás - Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel Kutatás - Lekérdezés Kutatás - Értékelés Második projekt szakasz összesen
4 000 3 200 800 8 600 1 000 2 000 4 000 20 000 4 000 47 600 8 000 9 600 4 400 59 900 2 000 3 000 6 000 10 000 1 000 2 000 4 000 16 000 5 000 129 900
AGORA Alapítvány projekt költségvetése
Tevékenység
Költség 29
Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső)
2 000 1 600 400 4 300
Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Fejlesztés - Design Fejlesztés - Programfejlesztés Fejlesztés - Tesztelés Második projekt szakasz összesen Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás - Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel Kutatás - Lekérdezés Kutatás - Értékelés Második projekt szakasz összesen
2 000 4 000 20 000 34 300 4 000 4 800 2 200 26 400 3 000 6 000 10 000 1 000 2 000 4 000
62 400
IT Carei Egyesület projekt költségvetése
Tevékenység Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Fejlesztés - Design Fejlesztés - Programfejlesztés Fejlesztés - Tesztelés Első projekt szakasz összesen Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai)
Költség 2 000 1 600 400 4 300 1 000
4 000 13 300 4 000 4 800 2 200 33 500 2 000
30
Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás - Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel Kutatás - Lekérdezés Kutatás - Értékelés Második projekt szakasz összesen
16 000 5 000 67 500
Output indikátorok
Indikátor megnevezése Rugalmas kérdőív szerkesztő programcsomag Turisztikai alkalmazás
Mennyiség egysége darab
Aktuális érték
Célérték
Dokumentálás
0
2
Szoftver
darab
0
1
Felhasználói támogató eszköz
darab
0
3
0
14
Turisztikai információs rendszer Felhasználói kézikönyv, Tutorial, PR film Kommunikációs értékelő jelentés és mellékletei
Piaci bevezetést kommunikációs támogató eszköz kommunikációs eszközök
31
Üzleti modell Szerzői jogi kérdések
A szellemi termékek, mint immateriális javak esetében a szerzői jogok kardinális kérdést jelentenek ezért a témának jelen tanulmány keretében is külön alfejezetet szenteltünk. A szerzői jog lényegét tekintve kizárólagos tulajdonjog, ami azt biztosítja, hogy az alkotó (jogtulajdonos), tulajdonként, vagyontárgyként rendelkezhet a saját alkotásával (mű), azaz joga van azt másolni és terjeszteni, illetve másokat felhatalmazni. A szerzői jog az mű létrejöttével keletkezik, függetlenül annak publikálásától. A szerzői jog a szerzői művek alkotói számára biztosítja azt, hogy korlátozhassák műveiknek lemásolását és felhasználását egy meghatározott időtartam leteltéig. A szerzőt megillető jogok két csoportba sorolhatók: • •
személyhez fűződő jogok vagyoni jogok
A szerző személyhez fűződő jogai körében nyilatkozhat művének nyilvánosságra hozataláról (vagy visszavonhatja azt), illetve kérheti szerzőként nevének feltüntetését. A szerzőt megillető jogok közül a személyiségi jogok nem ruházhatók át, viszont a vagyoni jogok átruházhatók. E vagyoni jogok átadásával lehetséges egy szellemi termék üzleti hasznosítása, részben vagy egészében való felhasználása, illetve tovább fejlesztése. Röviden tehát a szerzői jogok minden körülmények között az alkotót illetik, vagyis akkor is ha szellemi termékét megrendelésre állítja elő, ugyanakkor akár a megrendelés alkalmával akár a későbbiekben a jogtulajdonos a szerzői jogok hasznosítását már átadhatja a megrendelőnek, vagy harmadik félnek. A szerzői jogok rendezése az Elatic Survey Editor 1.0 esetében azért is különösen fontos kérdés, mivel a Partnerek perspektivikus fejlesztési tervében már koncepcionális szinten megfogalmazódott a továbbfejlesztés iránya. A szerzői jogok rendezetlensége a szoftver továbbfejlesztésében szerződési kötöttséget jelentene a Partnerek számára az 1.0 verzió fejlesztői irányába. Ez pedig azt jelentené, hogy a szoftver bármilyen módosítását, aktualizálását, részben, vagy egészében történő hasznosítását kizárólag csak az eredeti fejlesztőkkel, illetve azok jóváhagyásával, hozzájárulásával végezhetné. A szerzői jogok tehát ilyen formában akár az Elastic Survey Editor 1.0 hasznosításának ellehetetlenülésével is járhatna és a fejlesztőket olyan erős pozícióba helyezné, ahol kizárólagos hatáskörben rendelkezhetnének a további munkák tartalmáról, vállalási díjáról, határidejéről…stb.. A fenti kockázatok jellemzően nem rövid távon jelentkeznek, hiszen prompt helyzetben egyértelműek az érdekviszonyok a felek között a Partnerek megrendelik a szoftvert a fejlesztőtől, aki igyekszik mihamarabb teljesíteni a feladatot, hogy megkapja a kialkudott vállalási díjat. Természetesen szoftverfejlesztés esetében jellemzően nem ér itt véget a megrendelő és vállalkozó kapcsolata, hiszen még a legalaposabb minőségbiztosítási és tesztelési folyamat mellett is a gyakorlatban, használat során felmerülhetnek nem vár hibák, vagy nem tervezett felhasználói igények, kisjavítások amik lassan átcsúsznak a folyamatos up-datelésbe, fejlesztésbe. E kockázat nyilván akkor realizálódik, amikor a szoftver elterjedésével és piaci sikerével egyidejűleg válik szükségessé újrarendezni a szerződéses viszonyokat. A fentiek fényében a szerzői jogok rendezésére az alábbiakat tervezik a Partnerek: 32
• • •
A fejlesztők vállalkozói szerződébe bekerül a szerzői jogi klauzula, melynek értelmében a szerzői jogok (vagyoni jogok) gyakorlását átengedik a Partnereknek. Az elkészült szoftver és arculat jogi oltalom alá helyezése nem csak Romániában és Magyarországon, de nemzetközi szinten is. Nemzetközi szinten természetesen a kapcsolódó publikációk és szakmai ismertség növelés lehet a kulcstényező.
A fentieknek megfelelően a szerzői jogok rendezése, egyrészt a fejlesztőkkel való későbbi jogviták elkerülését szolgálja, másrészt azonban figyelembe kell venni a romániai és magyarországi „laza” szoftver használati szokásokat, vagyis hogy ezekben az országokban a világ nagyobbik feléhez hasonlóan relatíve alacsony a legális, jogtiszta szoftver használat aránya. Fontos azonban megjegyezni, hogy – jelen tanulmány következő alfejezetében bemutatásra kerülő üzleti modellel összhangban – természetesen a jogi oltalommal nem a szoftverhasználat korlátozása a cél, hanem éppen fordítva a minél elterjedtebb használat ösztönzése. A Partnerek az Elastic Survey Editor piac- és árpolitikáját úgy határozták meg, hogy a tudományos és civilszféra mellett a még az üzleti felhasználók is ingyenesen férjenek hozzá a szoftverhez és bevételeket az egyedi igények szerinti kiegészítő alkalmazásfejlesztési, illetve az alkalmazott kutatási megrendelésektől várnak. Az ingyenességgel a Partnerek a hátrányból kovácsolnak előnyt, amennyiben nem a nagy fejlesztő cégek által se kivédhető szoftver kalózokkal veszi fel a harcot, hanem ingyenesé téve a szoftvert a minél szélesebb körű elterjedést hivatott támogatni világszerte. A Partnerek számára a „megtérülés” az ingyenes hozzáférés biztosítása mellet az alábbi szempontok szerint biztosított: • • •
A szoftverfejlesztés költségeit pályázati forrás biztosítja, így a pénzügyi megtérülés követelménye nem egy kemény korlát. A Partnerek a szoftver továbbfejlesztésére és üzemeltetéséhez bevételekre éppen a szoftver ismertségből adódó potenciális megrendelésekből (egyedi igények szerinti alkalmazásfejlesztésekből, alkalmazott kutatásból) A szoftvert alkalmazó kutatások publikációi által nő a Partnerek szakmai elismertsége és hivatkozása. A citációs index növekedés az alkotók szakmai presztízsét növeli.
Működtetés, üzemeltetés
A működtetés és üzemeltetés egy szoftver esetében alapvetően az alábbiakat jelenti: •
Karbantartás: A szoftver hibamentes működésének biztosítása és a folyamatos hozzáférhetőség biztosítása.
•
Help desk: Minthogy az Elastic Survey Editor 1.0 változatát megelőzően éppen a megfelelő informatikai eszköz hiányában a rugalmas kérdőívezés nem volt széles körben ismert és elterjedt, így a szoftverrel kapcsolatos felhasználói kérdések nagyszámban várhatók, annak ellenére, hogy a szoftverfejlesztés során a felhasználóbarát program felület kialakítása prioritást élvez, illetve hogy a program használatát e-learning támogatja.
33
•
Up date: Az operációs rendszerek fejlődése, tipikus felhasználói számítógép konfigurációk fejlődése, illetve a más programokkal való összekapcsolódás szükségessége egy folyamatos fejlesztési igényt jelent az Elastic Survey Editorral szemben.
•
Alkalmazás fejlesztés: Az egyedi felhasználói igényeknek, illetve az új felhasználói trendek követésének megfelelően történő szoftver fejlesztés, pl. terep munkához mobil eszközökre androidos, ipad-es alkalmazások fejlesztése.
•
Új verzió fejlesztés: A Partnerek csak úgymint eddig munkájuk során folyamatosan keresik az új innovatív megoldásokat. Az Elastic Survey Editor 1.0 publikálásával nem zárul le a fejlesztési folyamat, hanem a felhasználói tapasztalatok alapján illetve a tudományos viták és újabb módszertani irányzatok mentén folyamatosan előkészítésre kerül a 2.0-ás verzió.
Pénzügyi modell
Az Elastic Survey Editor üzleti modellje, mely biztosítja a fejlesztéshez és üzemeltetéshez szükséges bevételeket az alábbiak szerint foglalható össze: • •
•
B2C üzleti modell: költséghatékony megoldás, amihez szoftverek esetében az internet a megfelelő értékesítési, kommunikációs és fizetési csatorna is. Az alapvetően ingyenes szoftver üzemeltetésének és terjesztésének a költségeit is minimalizálni kell Ingyen szoftver: Paradox módon az ingyenes hozzáférés, nem csak a másolás elleni védelmet teszi szükségtelenné, de biztosítja a Partnerek számára a „megtérülést” is. A szoftver tovább fejlesztéséhez és üzemeltetéséhez a szoftver ismertségének és köszönhető megrendelések (egyedi igények szerinti népszerűségének alkalmazásfejlesztésekből, alkalmazott kutatásból) teremtik meg a pénzügyi alapját. A szoftvert alkalmazó kutatások publikációi pedig növelik az Elastic Survey Editor szakmai elismertségét és hivatkozását. A citációs index növekedés az alkotók szakmai presztízsét is növeli. Online szoftver: A fejlesztés további iránya a „felhő” forma, ahol a felhasználó a szoftvert nem tölti le, hanem azt egy internet alkalmazásként használja.
A működtetési és üzemeltetési terv nonprofit modellben készült, vagyis a szoftverfejlesztésből és ahhoz kapcsolódó piaci megrendelésekből származó bevételeket a Partnerek teljes egészében a szoftver tovább fejlesztésére költik. Ily módon a pályázati útmutató és támogatási szerződés rendelkezéseinek megfelelően a működési költségek fedezésén túl a projekt profitot nem termel, így sem a projektmegvalósítás, sem a fenntartási időszakban nem kell a Partnereknek támogatási visszafizetési kötelezettséggel számolniuk. 1 év 2 év 3 év 4 év 5 év 6 év 7 év 8 év 9 év 10 év Szoftver értékesítés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Speciális alkalmazás fejlesztésre 300 300 600 600 1 1 2 4 6 10 vonatkozó megrendelés 200 500 500 000 000 000 Alkalmazott kutatási megrendelés 0 0 5 6 8 12 15 20 20 25 000 000 000 000 000 000 000 000 Bevétel 300 300 5 6 9 13 17 24 26 35 34
Alkalmazás fejlesztés
1 200 1 200 2 000 150
1 200 1 200 2 000 150
600 1 200 1 200 2 000 300
Új verzió fejlesztés
0
0
0
0
0
0
500 1 200 1 200 2 000 1 250 0
kutatások 0
0
2 500 4 700 900
3 000 4 700 1 900 -5 700
4 000 5 000 4 200 -1 500
6 000 5 150 8 350 6 850
7 500 5 650 11 850 18 700
Karbantartás Help desk Up date
Alkalmazott megvalósítása Kiadások Profit éves szinten Profit kumulált
4 550 -4 250 -4 250
4 550 -4 250 -8 500
-7 600
600 1 200 1 200 2 000 300
200 1 200 1 200 2 000 600
500 1 200 1 200 2 000 750
PROFIT ÖSSZESEN (A táblázat az összegeket inflációszűrt jelenértéken számítja.)
000 1 200 1 200 2 000 2 000 0
000 1 200 1 200 2 000 3 000 0
10 000 6 400 17 600 36 300
10 000 7 400 18 600 54 900
000 1 200 1 200 2 000 5 000 80 500 12 500 89 900 -54 900 0
0
35
Projekt hatásai Projekt tudományos módszertani hatásai
• • • •
A rugalmas kérdőívezés módszertana széles körű tudományos és alkalmazott szakmai ismertségre tesz szert. A rugalmas kérdőívezés széleskörűen alkalmazott kutatás módszertanná válik, hiszen az Elastic Survey Editor támogatásával az elméleti háttér alapos ismerete nélkül alkalmazható. A rugalmas kérdőívezés módszertanának fejlődése dinamizálódik, hiszen minél többen alkalmazzák a gyakorlatban is a kérdőívezés ezen formáját, annál több alkalmazási és kísérleti tapasztalat áll majd rendelkezésre a továbbfejlesztésére. A rugalmas kérdőívezés népszerűvé válása egyre több tudományos kutató műhely számára teszi vonzóvá a módszertani és szoftveres fejlesztésbe való bekapcsolódást és az így kialakuló egészséges versenyhelyzet megteremti a szakterületen belül a folyamatos innováció kényszert.
Alkalmazott szakmai hatásai
• • •
A román-magyar határrégió turisztikai szervezetei és vállalkozásai konkrét releváns információkhoz jutnak, ami mind az üzemszerű tevékenységük megszervezését, mind pedig fejlesztési terveik kidolgozását kézzel fogható formában segíti. A román-magyar határrégió turisztikai kutatás akár szakaszosan akár folyamatosan folytatva a tendenciák kirajzolásával segíti az ágazat szereplőinek közép és hosszú távú tervezését. A román-magyar határrégió turisztikai információ rendszere az Elastic Surves Editor szabad felhasználása által biztosítja további helyi igények szerinti kapcsolódó helyi információ rendszerek kialakítását.
Fenntarthatósági hatásai
• •
Az online kérdőívekkel jelentősen csökken a nagymintás kérdőíves felmérések papír igénye, illetve a kérdezőbiztosok utazási költsége és ezáltal utazási környezet terhelése. A rugalmas kérdőívezés a kérdőíves felmérések érvényességének növelését célozza, így a kérdőíves felmérések hatékonyabbá válását szolgálja, ami azt is jelenti. A rugalmas kérdőíves kutatásokon alapuló fejlesztési tervek ezáltal hatékonyabban képesek kezelni a megoldandó problémákat, illetve kielégíteni a valós szükségleteket, ami az erőforrások optimális felhasználását eredményezi.
Esélyegyenlőségi hatásai
• •
A kérdőíves felmérések kérdései és válaszlehetőségei érthetővé és értelmezhetővé válnak a különböző kulturális háttérrel rendelkező emberek számára, ami különösen az érzékeny társadalmi csoportok esetében jelent előrelépést a vélemény-nyilvánítás terén. Az Elastic Survey Editor kimondottan hatékony eszköz lehet a célzottan az esélyegyenlőségi csoportokra fókuszáló kutatások esetén, ahol a legnagyobb a kulturális 36
„szakadék” a kutató és válaszadók között és így a legnagyobb a kockázat a kérdések és válaszok másként értelmezésére
37
A projekt irányítási struktúrája A projekt menedzsment szervezeti felépítése
A projektmenedzsment a projekt megvalósítás szakaszában – csakúgy mint az előkészítési szakaszban – vegyes struktúrában kerül kialakításra, azaz az a Partnerek közös projektmenedzsment szervezetének koordinálása, irányítása mellett a projektmenedzsment operatív feladatait külső szervezetek vállalkozói szerződés keretében végzik mindkét oldalon. A projekt előkészítés időszakában a Partnerek kijelölték a közös projektmenedzsment szervezetet, amely belső projektmenedzsment szervezetként látja el a projekt menedzselésével kapcsolatos legfontosabb feladatokat. A projektmenedzsment szervezet munkatársainak kiválasztásakor szempont volt, hogy – amellett, hogy megfelelő szakképesítéssel, szakmai kompetenciákkal és tapasztalattal rendelkezzenek – jól ismerjék saját, illetve partner szervezetüket, másrészt jártasak legyenek mind a tudományos, és alkalmazott kutatás-fejlesztési, szoftverfejlesztési projektek lebonyolításában, mind pedig a határon átnyúló fejlesztésekben. A Partnereket a korábban lebonyolított jelentős innovatív, illetve tudományos projektek felvértezték a szükséges tapasztalatokkal, amelyek megedzették és képessé tették további hasonló nagyságrendű projektek megvalósítására. A projekt eredményes, szabályszerű és hatékony előkészítése, megvalósítása, szükség esetén módosító javaslatok és intézkedések kezdeményezése a szervezeten belül létrehozott monitorizáló, felügyelő rendszer működtetésével biztosított. A közös projektmenedzsment szervezet általános menedzsment tevékenységét külső projektmenedzsment szervezet segíti, feladata biztosítani a projekt-előkészítéshez szükséges szakmai asszisztenciát: segíteni a támogatási szerződés megkötését; előkészíteni a projektelőrehaladási jelentéseket és a projekt zárójelentést, segítséget nyújtani a különböző dokumentációk összeállításánál, illetve a pályázati támogatási szabályrendszer érvényesítésének szakértői támogatása a projekt végrehajtás során ... stb. A belső projektmenedzsment feladata a projekt megvalósításának szakmai koordinálása, míg a külső projektmenedzsment feladata egyrészt a pénzügyi adatok hitelesítése (könyvvizsgáló), másrészt a közreműködő szervezet által a Támogatási Szerződés alapján megkövetelt pályázati projektadminisztrációs feladatok ellátása (TSZ változás bejelentők és módosítások előkészítése, a kifizetési kérelmek összeállítása és PEJ-ek és ZPEJ elkészítése). Azaz: • a belső menedzsment azokat a projektmenedzsment feladatokat látja el, amelyeket akkor is szükséges lenne elvégezni, ha nem európai uniós pályázati támogatással valósulna meg a projekt • a külső projektmenedzsment azokat a többlet feladatokat foglalja magába, amelyek az európai uniós pályázati támogatás miatt válnak szükségessé Az olyan specifikus projektmenedzsment tevékenységek, mint például a könyvvizsgálat, teljes egészében vállalkozói szerződések keretében kerülnek megszervezésre. Valamennyi külső szolgáltatói tevékenységet közvetlenül a projektmenedzser koordinál és tart ellenőrzése alatt. 38
A projektmenedzsment szervezet
A projektmenedzsment szervezet neve
Elastic Survey Editor, HU-RO Fő feladatok
Projektmenedzsment szervezet vezetője/ Projektmenedzser: Függ Zsolt Péter projektmenedzser AGORA Alapítvány a Társadalomkutatásér t
Informatikai és szakmai terület felelőse: Güth Máté, IT Carei egyesület Pénzügyi és beszerzési terület felelőse: Tajti Andrea AGORA Alapítvány a
- Felel a projekt végrehajtásáért és előrehaladásáért; aláírási, kötelezettségvállalási jogkörrel bír. - Koordinálja, ellenőrzi és motiválja a projektmenedzsment szervezet tevékenységét. - A megvalósításban, végrehajtásban résztvevő külső szereplőkkel szemben érvényesíti a pályázó és a projektgazda szervezet érdekeit, felügyeli a szerződések előírásait és a jogszabályok betartását. - Szorosan együttműködik a Közreműködő Szervezettel - Koordinálja és ellenőrzi a fejlesztő csoport tevékenységét. - A megvalósítás során együttműködik, kommunikál az szoftverfejlesztő vállalkozókkal, a minőségbiztosítóval, a tesztelővel, stb. - A megvalósítás során informatika területen érvényesíti a Partnerek érdekeit a külső vállalkozókkal szemben, kezeli az esetleges konfliktusokat. - Felel a projekt-előrehaladási és zárójelentések számszerű adatainak pontosságáért. - Szükség esetén (az előrehaladáshoz igazított munkaintenzitással) további szakembereket von be az informatikai terület tevékenységeibe. - A megvalósítás során együttműködik, kommunikál az algoritmustervezőkkel, a szoftverfejlesztő vállalkozókkal, a minőségbiztosítóval, tesztelővel stb. - Nyomon követi a projekt előrehaladását az indikátorok és mutatók szerint. - A projektmenedzser vezetőjének akadályoztatása esetén koordinálja és ellenőrzi a projektmenedzsment tevékenységét. Pénzügyi terület: - Koordinálja és ellenőrzi a pénzügyi csoport tevékenységét. - Megtervezi a finanszírozás módját, a megvalósítás során biztosítja a források összehangolását. - Kialakítja a szerződések, számlák kezelési/nyilvántartási rendszerét, továbbítja a
Munkaidő szükséglet
Átlagosan heti 10 óra
Műszaki kivitelezés során átlagosan heti 16 óra
Átlagosan heti 16 óra 39
Társadalomkutatásér t
Jogi terület felelőse /Belső ellenőr Feleki Gábor AGORA Alapítvány a Társadalomkutatásér t Pénzügyi és beszerzési terület felelőse: Szabó Melánia Hajnalka IT Carei Egyesület
szállítói számlákat a megfelelő szervezet felé. - A vállalkozókkal való együttműködés, kommunikáció során érvényesíti a pályázó érdekeit, szükség esetén kezeli a konfliktusokat. - Felel a projekt-előrehaladási és zárójelentések pénzügyi adatainak helyességéért. - Kapcsolatban áll a beruházás aktiválásáért felelős szervezettel. Beszerzési terület: - Közreműködik a közbeszerzési/beszerzési dokumentációk kidolgozásában és az ajánlati Átlagosan heti 10 feltételek meghatározásában. óra - Koordinálja a közbeszerzési/beszerzési eljárások lefolytatását, szaktanácsadást biztosít. (közbesz. - Együttműködik a szakmai, és a jogi terület felelőseivel és a külső közbeszerzési tevékenység idején szakértővel. 2 hónap) - Előkészíti, véglegesíti és megköti a támogatási és beszállítói szerződéseket, közreműködik a szerződések esetleges módosításaiban. - Kezeli a projekt előkészítése és megvalósítása során kialakuló jogi konfliktusokat. - Szükség esetén vizsgálati és jogi képviseletet lát el az esetleges bírósági eljárásokban. Átlagosan heti 2 óra - Felel a projektmenedzsment szervezet tevékenységének minőségbiztosításáért. - Előkészíti és lebonyolítja az Elastic Survey Editor szerzői jogi levédését. Pénzügyi terület: - Koordinálja és ellenőrzi a pénzügyi csoport tevékenységét. - Megtervezi a finanszírozás módját, a megvalósítás során biztosítja a források összehangolását. - Kialakítja a szerződések, számlák kezelési/nyilvántartási rendszerét, továbbítja a szállítói számlákat a megfelelő szervezet felé. - A vállalkozókkal való együttműködés, kommunikáció során érvényesíti a pályázó érdekeit, szükség esetén kezeli a konfliktusokat. - Felel a projekt-előrehaladási és zárójelentések pénzügyi adatainak helyességéért. - Kapcsolatban áll a beruházás aktiválásáért felelős szervezettel. Beszerzési terület: - Közreműködik a közbeszerzési/beszerzési dokumentációk kidolgozásában és az ajánlati
Átlagosan heti 16 óra
Átlagosan heti 10 40
Jogi terület felelőse /Belső ellenőr Székely János IT Carei Egyesület
Projektmenedzsmentet segítő adminisztráció Külső szervezet
Könyvvizsgálat Külső szervezet
feltételek meghatározásában. - Koordinálja a közbeszerzési/beszerzési eljárások lefolytatását, szaktanácsadást biztosít. - Együttműködik a szakmai, és a jogi terület felelőseivel és a külső közbeszerzési szakértővel. - Előkészíti, véglegesíti és megköti a támogatási és beszállítói szerződéseket, közreműködik a szerződések esetleges módosításaiban. - Kezeli a projekt előkészítése és megvalósítása során kialakuló jogi konfliktusokat. - Szükség esetén vizsgálati és jogi képviseletet lát el az esetleges bírósági eljárásokban. - Felel a projektmenedzsment szervezet tevékenységének minőségbiztosításáért. - Előkészíti és lebonyolítja az Elastic Survey Editor szerzői jogi levédését. - Projekt előrehaladási és záró jelentések elkészítése és benyújtása. - Kifizetési kérelmek összeállítása és benyújtása. - Az esetlegesen szükségessé váló Támogatási Szerződéshez kapcsolódó változás bejelentések, illetve szerződés módosítási kérelmek összeállítása. - Projekt dokumentáció vezetése. - Kapcsolattartás a Közreműködő Szervezettel. - Kapcsolattartás a projektmenedzserrel. - Kötelező könyvvizsgálói feladatok folyamatos ellátása a projekt megvalósítása során. - Projektzáráskor a könyvvizsgálói jelentés kiállítása. - A projektmenedzser irányítása és ellenőrzése alatt áll.
óra (közbesz. tevékenység idején 2 hónap)
Átlagosan heti 2 óra
Vállalkozói Szerződés alapján
Vállalkozói Szerződés alapján
Hasonlóan a projekt-előkészítési szakaszhoz, a projektgazda a megvalósítás során is tervezi külső szakértők és/vagy szervezetek bevonását a projektmenedzsment tevékenység zökkenőmentességének biztosítása érdekében. Így tehát e szakaszban is számolnunk kell azzal, hogy az általános projektmenedzsmentet segítő dokumentációs tevékenység, a könyvvizsgálói tevékenység, valamint a PR feladatok vállalkozói szerződés keretében kerülnek megszervezésre. A külső szolgáltatói tevékenységek szintén a projektmenedzser ellenőrzése alatt állnak. A projektmenedzsment tevékenységek tekintetében a külső vállalkozók kiválasztása feladatkörönként beszerzéssel történik. A projektmenedzsment tevékenységre vonatkozó megállapodás(oka)t vállalkozói szerződés(ek) rögzítik, ezek időtartama a lebonyolítási tervvel áll összhangban.
41
Kockázatelemzés és - kezelés Egy projekt sikerességének definíciója sokrétű lehet, idővel azonban a társadalmi elfogadottság és beágyazottság lesznek azok az elemek, amelyekkel utólag igazolható lesz a projekt feltételezett szükségessége, és megvalósításának módja. A siker negatív definíciója a bukás elkerülése. Ehhez bemutatjuk a kudarcok lehetséges módjait, bekövetkezésük feltételeit, valószínűségét, feltételezett hatását és elkerülésükre teendő megelőző intézkedéseket.
42
Pénzügyi kockázatok
Kockázat
Likviditási problémák
Költségkeret túllépés
A bekövetkezés feltétele A Partnerek nem rendelkeznek azzal a likviditási pénzeszközzel, ami szükséges a projektmegvalósítás időközi finanszírozásához
A projektben tervezett költségvetés nem nyújt fedezetet a megkötött vállalkozási szerződésekre
Valószínűsége
Alacsony
Alacsony
Hatása a projekt céljaira
Magas
Magas
Alacsony Kifizetés elakadása
A kifizetési kérelmek hiányos, illetve nem megfelelő összeállítása miatt a támogatás elhúzódó, illetve csökkentett összegű kifizetése
Magas
Kezelése
A Partnerek a vállalkozói szerződésekben a kifizetések ütemezését és szabályozását a TSzben rögzített finanszírozási formákhoz igazítják. A projekt költségvetésének árazása 2013-ra vonatkozóan készült el, előzetes ajánlatkérések alapján. A reálisan tervezett ütemterv elegendő időt biztosít a vállalkozók számára feladatuk elvégzéséhez, nem jelentkezik a sürgősségi felár. A részszámlázás lehetősége kellő likviditást biztosít a vállalkozók részére, így nem jelentkezik az előfinanszírozási felár. A jól előkészített beszerzési/közbeszerzési eljárások egészséges versenyhelyzetet teremtenek. Projekt-tanácsadó bevonása a kifizetési kérelmek összeállítására Intenzív kapcsolattartás a KSz-szel. A kifizetési kérelmek esetlegesen szükségessé váló hiánypótlásának időszükséglete beépül a vállalkozási szerződések fizetési határidejébe.
43
Vállalkozói kockázatok
Kockázat
A bekövetkezés feltétele
Elégtelen szakmaiság
A projektmegvalósításba bevont vállalkozók közül egy, vagy több nem rendelkezik a szükséges szakmai kompetenciákkal
Üzleti ellehetetlenülés
A projektmegvalósításba bevont vállalkozók közül egy, vagy több gazdasági-pénzügyi tekintetben ellehetetlenül és ezért nem képes elvégezni a feladatát
Határidők csúszása
Valószínűsége
Alacsony
Alacsony
A projektmegvalósításba bevont vállalkozók közül egy, vagy több késedelembe esik a teljesítés során
Közepes
Hatása a projekt céljaira
Magas
Magas
Magas
Kezelése A beszerzési eljárásokba olyan vállalkozók kerülnek meghívásra akik korábban a Partnerek részére már megfelelő minőségben nyújtottak szolgáltatásokat. A közbeszerzési eljárásokban szakmai referenciák előírása. Részteljesítések határidőre történő kifizetése. Pénzügyi alkalmassági feltételek a közbeszerzésekben és beszerzésekben. Részteljesítési határidők meghatározása. Folyamatos egyeztetés. Kötbérezés előírása, illetve kártérítési összegek meghatározása. A projekt ütemtervében tartalék időkeret került meghatározásra az előre nem látható problémák kezelésére.
Beruházási kockázatok
Kockázat
A bekövetkezés feltétele
Valószínűsége
Hatása a projekt céljaira
Kezelése 44
Szoftver fejlesztési technikai problémák felmerülése
Nem várt technikai problémák, melyek megdrágítják a fejlesztést.
Algoritmustervek módosításának szükségessége
A szoftverfejlesztés során, nem várt technikai problémák felmerülése nyomán Közepes szükségessé váló algoritmusterv módosítások
Közepes
Tesztelés, illetve beüzemelés során jelentkező problémák
Tesztelés elhúzódása, beüzemelés ellehetetlenülése.
Magas
Alacsony
Alacsony
Magas
Gondosan kidolgozott algoritmusterv alapján történik a szoftverfejlesztés. A szoftverfejlesztést informatikai minőségbiztosítás kontrollálja. A szükségessé váló algoritmusterv-módosításokról az informatikai minőségbiztosítási javaslatok alapján előzetes pénzügyi elemzés alapján születik döntés. A projekt ütemtervében tartalék időkeret került meghatározásra az előre nem látható problémák kezelésére. A Partnerek tartalékkeretet különítenek el a projekt nem várt többlet költségeinek a finanszírozására. Az elkészült algoritmusterv ellenőrzésre került. Az algoritmustervezést részletes igényfelmérés előzte meg. Informatikai minőségbiztosító követi nyomon a szoftverfejlesztést, szükség szerint feljegyzésben vagy kiegészítő algoritmustervek készítésével oldja meg a felmerülő technikai problémákat. A projekt ütemtervében tartalék időkeret került meghatározásra az előre nem látható problémák kezelésére. Tartalékkeret elkülönítése a projekt nem várt többletköltségeinek finanszírozására. A szoftverfejlesztő végszámlájának kifizetésére az informatikai minőségbiztosítás és a tesztelés után kerül sor A szoftverfejlesztést folyamatában és az elkészült szoftvert az informatikai minőségbiztosító ellenőrzi Az informatikai minőségbiztosító ellenőrzése után független szakértő végzi a tesztelést A szoftver felhasználói célcsoportjának képviselőinek 45
bevonása a szoftver tesztelésébe A projekt ütemtervében tartalék időkeret került meghatározásra az előre nem látható problémák kezelésére.
Személyi kockázat
Kockázat
Személyi változás a projektmenedzsmentben
A bekövetkezés feltétele
Személycsere a közös projektmenedzsment szervezetben
Valószínűsége
Hatása a projekt céljaira
Alacsony
Magas
A közös projektmenedzsment Projektmenedzsment szervezetbe delegált személyek Alacsony leterheltsége túlzott leterheltsége más irányú feladataik által
Magas
Kezelése A partberek előzetes partnerségi megállapodásban rendelkeznek a projektmenedzsment személyi összetételéről, ami biztosítja a kiszámíthatóságot, másrészt a pontosan vezetett projektdokumentáció és a külsős projektmenedzsment szolgáltató jelenléte biztosíték, hogy az esetleges személycsere esetén is problémamentesen folytatódik a projekt. Külső szakértők (projekt- és közbeszerzési) végzik a munkaigényes adminisztratív feladatokat (közbeszerzés/beszerzés, pályázati ügyintézés), így a projektmenedzsment feladata kizárólag az irányítás és koordináció.
46
A nagy valószínűségű kockázati elemek kezelésének alapvető eszközei esetünkben:
• • • •
részletesen kidolgozott megvalósíthatósági tanulmány átlátható irányítási és monitoring rendszer a megvalósítás szoros felügyelete az érdekeltek részéről, és jól működő egyeztetési mechanizmus teljes folyamatot végigkövető aktív, közös kommunikációs stratégia
Ezen alap kockázatkezelési elemek betartása, amelyek párosulnak a konkrét kezelési formákkal a kockázati valószínűség megvalósulásának tényét a minimálisra szorítják.
47
Ütemterv Tevékenységek ütemezése
A projekt első szakaszát szoftverfejlesztést még a jelen HURO/1001/141/2.2.4 azonosító számú pályázattal egyidejűleg kell megvalósítani. A pályázati költségvetés a szoftverfejlesztésre nem biztosít forrásokat, mivel a pályázati kiírásnak megfelelően csak előkészítési és tervezési tevékenységeket tartalmaz. A projekt indikátorai között azonban szerepel a román, illetve magyar nyelvű 1-1 online szoftver, így gyakorlatilag a Partnerek kötelezettséget vállaltak arra, hogy akár más pályázati, akár saját forrásból, vagy más támogatási konstrukció keretében a szoftvereket elkészítik a projektzárásig. Az első szakasz megvalósítására rendelkezésre álló időszak 8 hónap. A projekt második szakaszát a kutatás és piaci bevezetés jelenti, melyre vonatkozóan a jelen HURO/1001/141/2.2.4 azonosító számú pályázat nem jelent kötelezettséget, de a Partnerek stratégiai önérdeke annak megvalósítása, mivel az biztosíthatja az Elastic Survey Editor gyakorlati alkalmazásának széleskörű elterjedését. A második szakasz megvalósítására szükséges időszak 16 hónap. A projektet a Partnerek pályázati támogatásból kívánják megvalósítani. Minthogy ennek pontos időbeli ütemezése egyelőre nem ismert, így a projektütemezést nem abszolút (naptári év szerint), hanem relatív (projekt év szerint) szemléletben készítettük el. (Itt csak kivettem középről egy mondatot.) A megvalósítás egyes tevékenységeinek tervezése és ütemezése az alábbi szempontok szerint történt: •
• •
•
Projektmenedzsment (belső): működése folyamatos a projektmegvalósítás 8+16 hónapjában, ugyanakkor a közös projektmenedzsment 6 munkatársának időbeli feladatütemezése eltérő: o Projektmenedzser: Feladatai a projekt megvalósítás során a projektkezdéstől a projektzárásig terjednek, mindkét projekt szakaszban. o Az Informatika és szakmai terület felelőse: Feladatai a projekt megvalósítás során a projektkezdéstől a projektzárásig terjednek, mindkét projekt szakaszban. o A pénzügyi és beszerzési terület felelősei (RO-HU): Feladatai a projekt megvalósítás során a projektkezdéstől a projektzárásig terjednek, mindkét projekt szakaszban. A közbeszerzési feladatok az első két hónapot teszik ki mindkét projekt szakaszban, míg az azt követő …. és 14 hónapos időszakban a pénzügyi feladatok. o A jogi terület felelőse/belső ellenőr: Feladatai a projekt megvalósítás során a projektkezdéstől a projektzárásig terjednek, mindkét projekt szakaszban. Könyvvizsgálat: A vállalkozói szerződések megkötésétől a projektzárásig tartóan folyamatában végzi a projekt pénzügyi ellenőrzését és állítja ki végső nyilatkozatát, mindkét projekt szakaszban. Nyilvánosság: A vállalkozói szerződések megkötésétől kezdődően a projektzárásig tájékoztatja a közvéleményt a kommunikációs tervben foglaltak alapján, illetve bonyolítja le az Elastic Survey Editor piaci bevezetését támogató kommunikációs kampányt a marketing tervben foglaltaknak megfelelően. Minőségbiztosítás (projekt): A vállalkozói szerződések megkötésétől kezdődően a projektzárásig látja el feladatát és állítja ki végső nyilatkozatát, mindkét projekt szakaszban. 48
• •
•
•
Minőségbiztosítás (szakmai): A szoftverfejlesztés megkezdésétől a szoftver aktiválásáig látja el feladatát, az első projekt szakaszban. Szoftverfejlesztés: o Design: Az első egy hónapos periódust követően a tesztelés eredményei alapján a második fejlesztési ciklusban (javítás) újabb – de már csak néhány napos – utómunkával lehet tervezni. o Programfejlesztés: Az első három hónapos periódust követően a tesztelés eredményei alapján a második fejlesztési ciklusban (javítás) újabb 15 napos utómunkával lehet tervezni. o Tesztelés: Összességében egy hónapos időtartammal, két ciklusban 10 illetve 5 napos időtartammal tervezhető. Kutatás: o Kutatási terv: A szoftver első verziójának elkészültével, már a tesztelés időszakában elindítható két hónapos időtartammal tervezve. o Kvantitatív előkészítés: A kutatási terv koncepciójának kidolgozásától kezdődően megindítható a román-magyar határrégió turisztikai szektorának kvalitatív kutatása mely 4 hónapos időtartammal tervezhető. o Kérdőívszerkesztés: A kutatási terv és a kvalitatív kutatás eredményei alapján egy hónapon belül elkészíthető, a próbalekérdezés eredményeinek beépítésével véglegesíthető. o Próba kérdőívezés: A kérdőívszerkesztéssel, illetve véglegesítéssel párhuzamosan futó folyamat. o Mintavétel: A kérdőívszerkesztéssel, és próba kérdőívezéssel párhuzamosan futó folyamat. o Lekérdezés: A kérdőív véglegesítését követően a pótmintázással együtt 2 hónap alatt megvalósítható feladat. o Értékelés: A kérdőívek beérkezésével párhuzamosan folyó feladat, melynek lezárására a kérdőívezést követően további egy hónap szükséges. Projektzárás: A projekt megvalósítását végző vállalkozók munkájának az előírások és jogszabályok szerinti teljesítését a pénzügyi elszámolások és Közreműködő szervezet felé a projekt záró dokumentációjának elkészítése és a Közreműködő Szervezet általi elfogadása zárja le. Erre a szükséges hiánypótlásokkal együtt 2 hónapos projekt zárási időszak került betervezésre , mindkét projekt szakaszban. 1. projekt év 2. projekt év 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 . . . . . . . . . 0. 1. 2. . . . . . . . . . 0. 1. 2. Első projekt szakasz
Projektmen edzsment (belső) Projektmen edzsment (külső) Közbeszerz és Könyvvizsg álat Nyilvánossá g 49
Minőségbizt osítás (projekt) Minőségbizt osítás (szakmai) Fejlesztés Design Fejlesztés Programfejl esztés Fejlesztés Tesztelés Projektzárás Második projekt szakasz Projektmen edzsment (belső) Projektmen edzsment (külső) Közbeszerz és Könyvvizsg álat Nyilvánossá g Minőségbizt osítás (projekt) Minőségbizt osítás (szakmai) Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás Kérdőívszer kesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás Mintavétel Kutatás 50
Lekérdezés Kutatás Értékelés Projektzárás
Pénzügyi ütemterv
A vállalkozók megfelelő motiválására és a minőségi problémák kezelésére a legkézenfekvőbb pénzügyi eszköz a kifizetések végteljesítéshez kötése. Ez az elv azonban több ponton ellentmond a kockázatelemzésben tett megállapításoknak, illetve a likviditási problémát jelentene a Partnereknek. Éppen ezért a projekt pénzügyi ütemtervét a pályázati jelentéstételi és elszámolási ciklusokhoz igazítva négy hónapos kifizetési periódusokkal, a projektszakaszolásnak megfelelően ütemeztük.
Projekt pénzügyi ütemterve
1. projekt év 1. 2. 3. 1. Első projekt szakasz Projektmenedzsment (belső) 2 000 2 000 Projektmenedzsment (külső) 1 600 1 600 Tevékenység
Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Fejlesztés - Design Fejlesztés Programfejlesztés Fejlesztés - Tesztelés
Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső)
400 2 400 500 1 000
400 6 200 500 1 000
4 000 10 000
10 000
2. projekt év 2. 3.
Költség
4 000 3 200 800 8 600 1 000 2 000 4 000
4 000 21 900 25 700 Második projekt szakasz 2 000 2 000 2 400 2 400
Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai)
800 9 200 500 1 000
Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel
6 000
20 000 4 000 47 600 2 000 2 400
2 000 2 400
800 800 3 600 17 700 500 500 1 000 1 000
2 000 29 400 500
8 000 9 600 4 400 59 900 2 000 3 000 6 000
10 000 10 000 1 000 2 000 4 000
1 000 2 000 4 000 51
Kutatás - Lekérdezés Kutatás - Értékelés 21 900
27 300
16 000 5 000 44 400
36 300
16 000 5 000 129 900
AGORA Alapítvány pénzügyi ütemterve
1. projekt év 1. 2. 3. 1. Első projekt szakasz Projektmenedzsment (belső) 1 000 1 000 Projektmenedzsment (külső) 800 800 Tevékenység
Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Fejlesztés - Design Fejlesztés Programfejlesztés Fejlesztés - Tesztelés
Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai)
200 2 200
200 2 100
1 000
1 000
4000 10 000
10 000
2. projekt év 2. 3.
Költség
2 000 1 600 400 4 300 2 000 4 000 20 000
19 200 15 100 Második projekt szakasz 1 000 1 000 1 200 1 200 400 400 1 700 2 400
Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel Kutatás - Lekérdezés Kutatás - Értékelés
1 000
34 300 1 000 1 200 400 12 400
1 000 1 200 1 000 9 900
1 000 1 000
4 000 4 800 2 200 26 400 3 000 6 000
6 000 10 000
10 000 1 000 1 000 2 000 4 000
2 000 4 000
11 300
23 000
15 000
13 100
62 400
IT Carei Egyesület pénzügyi ütemterve
1. projekt év 1. 2. 3. 1. Első projekt szakasz Projektmenedzsment (belső) 1 000 1 000 Tevékenység
2. projekt év 2. 3.
Költség
2 000 52
Projektmenedzsment (külső)
800
800
Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai)
200 200 500
200 4 100 500
Fejlesztés - Design Fejlesztés Programfejlesztés Fejlesztés - Tesztelés
Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai)
1 600 400 4 300 1 000
4 000 2 700 10 600 Második projekt szakasz 1 000 1 000 1 200 1 200 400 7 500 500
1 000 1 200
1 000 1 200
400 1 200 500
400 5 300 500
1 000 19 500 500
4 800 2 200 33 500 2 000
4 300
16 000 5 000 2 400
23 000
16 000 5 000 67 500
Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel Kutatás - Lekérdezés Kutatás - Értékelés 10 600
4 000 13 300 4 000
53
Beszerzési, közbeszerzési terv A partnerek jogi státuszukat tekintve magánjogi szervezetek, működési költségvetésüket ennek megfelelően nem közpénzekből finanszírozzák, így alapesetben nem tartoznak a közbeszerzésre kötelezett szervezetek közé. A Partnerek azonban fejlesztési tevékenységüket jelentős mértékben nemzeti és európai uniós alapokból származó pályázati forrásokból finanszírozzák, így a projekt megvalósítása során az egyes vállalkozói szerződések megkötése előtt szükséges vizsgálni, hogy az adott szerződés a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozik-e, vagy sem. A vállalkozói szerződések megkötésére 2012 második, illetve 2013. első félévében kerül sor. A Partnerek 2013-as beszerzési illetve közbeszerzési tervének tételei még nem ismertek a 2012esek pedig még nyitottak. A Partnerek jelenleg futó projektjeinek megvalósításához kapcsolódó szerződések 2012-ben megkötésre kerültek, így a beszerzési és közbeszerzési eljárások tervezése során az eljárások típusa a feladatonként tervezett költségek szerint a közbeszerzési értékhatároknak megfelelően az egybeszámítási szabállyal összhangban történt, mindazonáltal változások az egybeszámítási szabály alapján még lehetségesek. A beszerzési és közbeszerzési dokumentációk alapjai, keretszámai már a projekt megkezdése előtt kidolgozásra kerülnek a Partnereknél. Ennek köszönhetően a vállalkozói szerződések megkötésére irányuló beszerzési és közbeszerzési eljárások gyorsan előkészíthetőek és megindíthatóak. A jelenleg érvényes romániai, illetve magyarországi közbeszerzési törvénynek megfelelően az értékhatárok figyelembevételével közbeszerzési eljárás lefolytatására előreláthatólag csak a magyar partnernél a fejlesztés esetén van szükség:
54
Közbeszerzési/beszerzési terv
Projektmenedzsm Közbeszerzé ent (külső) si értékhatár alatt Könyvvizsgálat Közbeszerzé si értékhatár alatt Minőségbiztosítás Közbeszerzé (szakmai) si értékhatár alatt Nyilvánosság Közbeszerzé si értékhatár alatt Kutatás Közbeszerzé si értékhatár alatt
szerződéskötés
ajánlatok értékelése
ajánlattétel
Ütemezés tender dokumentáció/s zerződés kidolgozása Projektmenedzs ment jóváhagyása
Közbeszerzés/besz erzés becsült értéke (euró)
Közbe-szerzési eljárás típusa (csak közbeszerzésnél)
Közbeszerzési eljárás/beszerzés tárgya
AGORA Alapítvány a Társadalomkutatásért – második projektszakasz
4 800
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
2 200
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
3 000
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
26 400
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
23 000
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
Projektmenedzsm Közbeszerzé ent (külső) si értékhatár alatt Könyvvizsgálat Közbeszerzé si értékhatár alatt Nyilvánosság Közbeszerzé si értékhatár alatt Minőségbiztosítás Közbeszerzé (projekt) si értékhatár alatt Kutatás Közbeszerzé si értékhatár alatt
szerződéskötés
ajánlatok értékelése
Ütemezés tender dokumentáció/s zerződés kidolgozása Projektmenedzs ment jóváhagyása ajánlati felhívás megjelenése (csak közbeszerzés)
Közbeszerzés/besz erzés becsült értéke (euró)
Közbe-szerzési eljárás típusa (csak közbeszerzésnél)
Közbeszerzési eljárás/beszerzés tárgya
IT Carei Egyesület – második projektszakasz
4 800
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
2 200
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
33 500
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
2 000
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
21 000
10 nap
2 nap
15 nap
1 nap
2 nap
56
MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNY – MARKETING STRATÉGIA
A marketing stratégia kidolgozásánál figyelembe kellett venni, hogy a Partnerek pályázati támogatás keretében kívánják a projekt mindkét szakaszát megvalósítani, így ez a tény már önmagában is kijelölte a marketing stratégia irányvonalát. A projektszakaszok megvalósításához igénybe vehető pályázati források rendszerint 1-2 éves projekt megvalósítási időszakot tesznek lehetővé, illetve kifejezetten csak a fejlesztést, kutatást és az ahhoz szorosan kapcsolódó járulékos költségeket (ideértve a piaci bevezetést is) finanszírozzák, de a működtetésre, fenntartásra ezek források nem biztosítanak támogatást, illetve ilyen jellegű tevékenységekhez pályázati forrás sem Romániában, sem Magyarországon nincs. A marketing tervezés szempontjából ez azt jelenti, hogy az Elastic Survey editor 1.0 szoftver számára olyan marketing stratégiát kell kidolgozni, amelynél egy rövid, de intenzív jelentősebb költségvetésű bevezető kampánnyal kell azt az ismertséget elérni, illetve azt a kritikus felhasználói tömeget megnyerni, mely a továbbiakban a projekt zárását követőn biztosítja a szoftver, illetve a szoftvert fejlesztő Partnerek tevékenysége iránti érdeklődést a célcsoport körében. A marketing stratégia keretében a klasszikus „4 P” tematika (Product, Price, Place, Promotion) kifejtése helyett a redundanciák kiszűrése okán a negyedik „P”-t, vagyis a „Promotion”-t fejtjük ki a szokásosnál részletesebben. Az első három „P” részletes kifejtése e megvalósíthatósági tanulmány korábbi fejezeteiben, illetve a kapcsolódó társtanulmányok, vagyis a szükséglet és igény felmérés, algoritmusterv tartalmazza. Első „P”, mint Product Az Elastic Survey Editor 1.0 új termékkategóriát nyit a kérdőív szerkesztő és elemző szoftverek piacán belül. Az eddigi – mára igen nagy számban elérhető – szoftverek a standard kérdőívezési módszertan alkalmazásához kínálnak informatikai megoldást. A probléma feltárás fejezetben bemutatottaknak megfelelően a standard kérdőívek kritikájaként kialakult rugalmas kérdőívezés módszertani irányzat még nem rendelkezik olyan szoftveres megoldással, ami hatékonyan támogatná a módszertan alkalmazásának elterjedését, és szélesebb körű ismertségét. A piacon elérhető kérdőívszerkesztő és elemző szoftverek tehát nem valódi versenytársak, hiszen e szoftverekkel nem helyettesíthető az Elastic Survey Editor és ugyanez fordítva is igaz. Ennek megfelelően a marketing stratégia és különösen a kommunikációs terv vonatkozásában a hangsúly nem magára a termékre, illetve annak előnyeire kell hogy helyeződjön, hanem a mögötte álló módszertan promóciójára, bemutatva, hogy az Elastic Survey Editor formájában már rendelkezésre áll a szoftveres alkalmazási háttér is. Második „P”, mint Price Az árpolitika kialakítása komplex mérlegelést igényel, hiszen egy új szoftver piaci bevezetése során a termék/szolgáltatás jellemzők, és azok kommunikációja mellett a harmadik kulcstényezőt a megfelelő árazás kialakítása jelenti. Az árpolitikát meghatározó alapvetések az üzemeltetés fejezetben leírtaknak megfelelően az alábbiak: 57
• •
Követő: Amennyiben a nagy szoftvergyártók is alapverzióikat ingyenesen letölthető módon kínálják, illetve a felsőoktatási intézmények, kutatóhelyek sokszor speciális ajánlatok keretében ingyenes, vagy kedvezményes áru licenceket kapnak. Innovatív: Amennyiben az illegális letöltés, másolás ellen proaktív módon úgy védekezik, hogy ingyenes hozzáférést biztosít a potenciális felhasználók számára. A hátrányból előnyt kovácsolva éppen az ingyenes hozzáférés által szeretne minél szélesebb körű felhasználói kört kiépíteni és ezáltal szakmai ismertséget szerezni. Bevételeket a Partnerek csak az egyedi igények szerinti alkalmazás fejlesztésből, illetve az alkalmazott kutatási megrendelésekből várnak. Ezt a fajta árpolitikát a szoftverfejlesztés pályázati támogatásból történő finanszírozása teszi lehetővé, mivel a Partnerek a fejlesztési források tekintetében nem állnak megtérülési kényszer alatt, illetve éppen a támogatási konstrukció nem engedi meg profit realizálását a fejlesztéshez köthetően.
Harmadik „P”, mint Place Az értékesítés helye, vagyis az értékesítési csatornák szerint az értékesítés alapvetően elektronikus, internetes csatornákon folyik. A szoftvernek ugyan készül egy offline verziója is, de ez első sorban a támogatás elszámolás miatt szüksége, a fejlesztés alapvetően az on-line verziót favorizálja az üzemeltetés fejezetben részletesen kifejtetteknek megfelelően. A fő érvek röviden, összefoglaló jelleggel az alábbiak: • •
• •
B2C üzleti modell költséghatékony megoldás, amihez szoftverek esetében az internet a megfelelő értékesítési, kommunikációs és fizetési csatorna is. Az alapvetően ingyenes szoftver üzemeltetésének a költségeit is minimalizálni kell A hagyományosan adathordozókon, CD/DVD-n terjesztett szoftvereknél külön feladat a gyártás megszervezése, az utánrendelések és utánnyomások kezelése, a lemezek terjesztéséből adódó logisztikai problémák kezelése, illetve ezen túlmenően e hordozók sérülékenysége. Emellett a gyártási és logisztikai költségek mellett a közvetítő kereskedelem 30-50%-os árrése is terhelné a terméket. A kimondottan nemzetközi piacokat megcélzó szoftverfejlesztő műhelyek számára, csak az internetes értékesítés és terjesztés az egyetlen járható út. A fejlesztés további iránya a „felhő” forma, ahol a felhasználó a szoftvert nem tölti le, hanem azt egy internet alkalmazásként használja.
Negyedik „P”, mint Promotion A promóció összefoglalóan magába foglalja a fogyasztók/felhasználók tájékoztatását termékről/szolgáltatásról, a fogyasztói felhasználói szokások befolyásolását, alakítását, a használat ösztönzését, illetve támogatja az eladásösztönzést. Összességében a promóciót a sokkal inkább közkeletű marketing kommunikáció, illetve röviden kommunikáció címszó alatt fejtjük ki, a következő fejezetekben. Kommunikációs terv Célkitűzések meghatározása
Stratégiai célkitűzések
•
A kérdőíves felmérés mint tudományos és 58
• • • • •
Részletes célok
• • • • •
Kommunikációs célok
• • • • •
alkalmazott kutatás módszertan fejlesztése A kérdőíves felmérések hatékonyságának és az eredmények érvényességének növelése A rugalmas kérdőívezés gyakorlati alkalmazhatóságának növelése A rugalmas kérdőívezés költséghatékony módjának megteremtése A rugalmas kérdőívezés módszertani alkalmazása a turizmusban Kérdőíves felmérésen alapuló turisztikai információ rendszer kialakítása a románmagyar határrégióban Rugalmas kérdőív szerkesztést és lekérdezést támogató program csomag kifejlesztése On-line, felhő alapú internetes program változat kidolgozása Felhasználói kézikönyv szerkesztés Program használatot segítő e-learning rendszerű tutorial fejlesztés A rugalmas kérdőív szerkesztő szoftver piaci bevezetése Turisztikai alkalmazás fejlesztés Próba kutatás lefolytatása Az EU-s pályázati támogatás tudatosítása Az Elastic Survey Editor megismertetése és bemutatása Az Elastic Survey Editor Turisztikai alkalmazásának bemutatása
59
Célcsoportok azonosítása
Főkategóriák Tudományos szféra
Alkalmazott kutatók, tervezők
Turisztikai szektor
Szegmentált alábontás Partnerek kutatói és fejlesztői Egyetemi oktatók, kutatók PhD diákok, egyetemi hallgatók Statisztikusok piac- és közvélemény kutatók társadalmi és gazdasági kutatók, tervezők Turisztikai vállalkozások és intézmények kooperációs és érdekképviseleti szervezetei (TDM) Turisztikai vonzerő gazdák és kezelők Turisztikai vállalkozások Falusi turizmusban érdekelt családok
Kommunikációs stratégia
A kommunikációs stratégia célja, hogy a célcsoportokat a Partnerek egyfelől folyamatosan tájékoztassák a projekt előrehaladásáról, másfelől, hogy a közvetlenül érintettekkel megismertessék az új Elastic Survey Editor 1.0 működését. Természetesen mindkét irányú kommunikációban az európai uniós támogatás ténye különös hangsúlyt kap. A projekt nyilvánosságának biztosítása a széleskörű közvélemény irányában a Partnereknek a pályázati útmutatóban, illetve a támogatási szerződésben rögzített kötelezettsége, míg a megjelölt célcsoportok (tudományos szféra, alkalmazott kutatók-tervező, turisztikai szektor) irányában a megvalósítás folyamatának, illetve különösen az eredményeknek a bemutatása a Partnerek önként vállalt, és önérdekén alapuló feladata. A kommunikáció – akárcsak a projekt megvalósítás – két, időben elkülönülő szakaszból áll: (A korábbi első szakasz törlésre került) •
Az első szakasz a szoftverfejlesztés időszaka. Kommunikációs szempontból annak kezdő és végpontja, igényel aktivitást. Szoftverfejlesztés kezdetén, illetve azt megelőzően a minél szélesebb körű szakmai nyilvánosság tudja biztosítani, hogy akár új módszertani vagy felhasználói szempontok is bekerüljenek még a szoftvertervbe. Ezt a kommunikációs feladatot teljesítette a jelenleg futó HURO/1001/141/2.2.4 azonosító számú pályázat keretében megvalósult nyitó konferencia. A tervek véglegesítését követően ilyen jellegű kreativitásnak illetve részvételnek már nincs helye, hiszen a megvalósítás a tervek következetes követését jelenti. A fejlesztés végén a tesztelt és véglegesített szoftvert be kell mutatni a minél szélesebb körű szakmai közönségnek. Ezt a kommunikációs feladatot a jelenleg futó HURO/1001/141/2.2.4 azonosító számú pályázat keretében megvalósuló záró konferencia, sajtótájékoztató, illetve publikációk biztosítják.
•
A második szakasz a szoftverfejlesztést követően a próbakutatás és turisztikai alkalmazás időszaka. A kutatás eredményeinek célzott publikálása kiemelkedően fontos a szoftver piaci bevezetését illetően. A tudományos szféra a konkrét kutatáson keresztül ismerheti meg az Elastic Survey Editor által támogatott rugalmas kérdőívezés gyakorlatának 60
módszertani vonatkozásait, a turisztikai ágazat szereplői pedig kutatási eredményeken keresztül tapasztalhatják meg hogy milyen lehetőséget jelent számukra az Elastic Survey Editorra épülő egyszerű turisztikai információs rendszer. A kommunikációs eszközök és kommunikációs tartalmak összehangolásáról az alábbi táblázat ad áttekintést:
61
1. projekt év 2. projekt év 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 . . . . . . . . . 0. 1. 2. . . . . . . . . . 0. 1. 2. Első projekt szakasz megvalósítási ütemterve Projektmen edzsment (belső) Projektmen edzsment (külső) Közbeszerz és Könyvvizsg álat Nyilvánossá g Minőségbizt osítás (projekt) Minőségbizt osítás (szakmai) Fejlesztés Design Fejlesztés Programfejl esztés Fejlesztés Tesztelés Projektzárás 1. projekt év 2. projekt év 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 . . . . . . . . . 0. 1. 2. . . . . . . . . . 0. 1. 2. Első projekt szakasz kommunikációs ütemterve Nyitó konferencia Honlap Publikáció Záró konferencia
1. projekt év 2. projekt év 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 . . . . . . . . . 0. 1. 2. . . . . . . . . . 0. 1. 2. 62
Második projekt szakasz megvalósítási ütemterve Projektmen edzsment (belső) Projektmen edzsment (külső) Közbeszerz és Könyvvizsg álat Nyilvánossá g Minőségbizt osítás (projekt) Minőségbizt osítás (szakmai) Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás Kérdőívszer kesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás Mintavétel Kutatás Lekérdezés Kutatás Értékelés Projektzárás 1. projekt év 2. projekt év 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 . . . . . . . . . 0. 1. 2. . . . . . . . . . 0. 1. 2. Második projekt szakasz kommunikációs ütemterve Nyitó rendezvény Záró rendezvény
Projekt terv és a tervezett próba kutatás szakmai ismertetése és véleményeztetése az alkalmazott kutatói és turisztikai szervezeteknek Szoftver turisztikai és egyéb alkalmazásának bemutatása a nyertes alkalmazott kutatási pályaműveken keresztül alkalmazott kutatóknak és turisztikai 63
szervezeteknek Első konferencia Második konferencia
Projekt terv és a tervezett próba kutatás tudományos ismertetése és véleményeztetése a tudományos kutatói körben Szoftver tudományos alkalmazásának bemutatása a nyertes tudományos pályaműveken keresztül a tudományos kutatói szférának
Első sajtótájékoztató: Széleskörű nyilvánosság biztosítása a projekttervnek és a próba kutatásnak Sajtótájékoz Második sajtótájékoztató: Széleskörű nyilvánosság biztosítás a tató szoftverbemutatónak, a roadshownak és a kutatási pályázatnak Harmadik sajtótájékoztató: Széleskörű nyilvánosság biztosítása a kutatási és pályázati eredményeknek különösen a szoftver használatának előnyeire fókuszálva Szoftver bemutató
Szoftver bemutatása a tudományos és alkalmazott kutatóknak összesen négy alkalommal a határrégió Egyetemi városaiban (Temesvár, Nagyvárad, Szeged, Debrecen)
Road show
Szoftver bemutatása az alkalmazott kutatóknak és turisztikai szervezeteknek egy kampány keretén belül a határrégió mind a 4-4 megyéjének egy-egy városában
Kutatási pályázat
DM akció
Sajtóközlem ény szerkesztése és kiküldése
A szoftver alkalmazás sokszínű lehetőségének demonstrálása és széleskörű megismertetése Első akció: Nyitó rendezvény, Első konferencia, Sajtótájékoztató közönség szervezése Második akció: Szoftverbemutató, Roadshow, Kutatási pályázat, Sajtótájékoztató közönség szervezése Harmadik akció: Záró rendezvény, Második konferencia, Sajtótájékoztató közönség szervezése Első közlemény: Projekt tartalmának és várható eredményeinek a bemutatása Második közlemény: Szoftver bemutatása valamint a szoftverbemutató, a roadshow és a kutatási pályázat meghirdetése Harmadik közlemény: A próba kutatás eredményeinek bemutatása, valamint a záró rendezvény a második konferencia meghirdetése
Első elemzés: Nyitó rendezvény, Első konferencia, 1. Sajtótájékoztató média Sajtómegjel visszhangjának értékelése enések Második Elemzés: Szoftverbemutató (4 alakalom), Roadshow (8 alkalom), összegyűjté 2.Sajtótájékoztató média visszhangjának értékelése se, elemzése Harmadik elemzés: Záró rendezvény, Második konferencia 3.Sajtótájékoztató média visszhangjának értékelése Publikációk Információs anyag
2 tudományos és 2 alkalmazott téma Információs anyag I. – Szoftverismertető kutatói tájékoztatásra Információs anyag II. - Szoftverismertető turisztikai tájékoztatásra 64
Honlap PR film
Fotó dokumentác ió
Az aktuális projekt események kommunikálása 20-25 perces PR film: Szoftvert és alkalmazását bemutató PR film 3-5 perces webfilm: Szoftvert népszerűsítő rövidfilm Első dokumentáció: Nyitó rendezvény, Első konferencia, 1. Sajtótájékoztató dokumentálása Második dokumentáció: Szoftverbemutató (4 alakalom), Roadshow (8 alkalom), 2. Sajtótájékoztató dokumentálása Harmadik dokumentáció: Záró rendezvény, Második konferencia 3. Sajtótájékoztató dokumentálása
65
Célcsoportok – üzenetek – eszközök
Fő Célcsoportok Tudományos szféra
Tudományos szféra
Üzenetek Első projekt szakasz „A rugalmas kérdőívezés növeli a kérdőíves felmérések érvényességét” és „A rugalmas kérdőívezés többé nem egy szűk körű elméleti irányzat, ingyenesen elérhető az Elastic Survey Editor” Második projekt szakasz „A rugalmas kérdőívezés növeli a kérdőíves felmérések érvényességét” és „A rugalmas kérdőívezés többé nem egy szűk körű elméleti irányzat, ingyenesen elérhető az Elastic Survey Editor”
Alkalmazott kutatók, tervezők
„A kérdőívezésnek létezik egy új, a kérdező és a válaszadó számára is értelmezhetőbb módszertana.”
Turisztikai szektor
„Az Elastic Survey Editor támogatásával akár egyénileg, akár együttműködve hatékony információgyűjtés végezhető kis költséggel. ”
Eszközök Nyitó konferencia Záró konferencia Publikációk Honlap
Első Konferencia Második Konferencia Szoftverbemutató Kutatási pályázat DM akció Publikációk Információs anyag I. Honlap PR film Első Konferencia Második Konferencia Nyitó rendezvény Záró rendezvény Sajtótájékoztató Szoftverbemutató Kutatási pályázat DM akciók Sajtómegjelenések Publikációk Információs anyag I. Információs anyag II. Honlap PR film Sajtómegjelenések Honlap PR film Információs anyag Nyitó rendezvény Záró rendezvény Sajtótájékoztató Roadshow DM akció Sajtómegjelenések Információs anyag II. Honlap PR film 66
A tájékoztatás során használt publikációs eszközök
Eszköz
Célérték
Első projekt szakasz Nyitó konferencia 1 db 50 fős rendezvény Publikáció 2 db tudományos publikáció Honlap 6 havi megjelenés Záró konferencia 1 db 50 fős rendezvény Második projekt szakasz Nyitó rendezvény 1 db 50 fős rendezvény Záró rendezvény 1 db 50 fős rendezvény Első konferencia 1 db 30 fős rendezvény Második konferencia 1 db 30 fős rendezvény Sajtótájékoztató 3 db 10 fős rendezvények 4 db az Egyetemi városokban (Temesvár, Szoftver bemutató Nagyvárad, Szeged, Debrecen) 1 db kampány a határ menti 4-4 megye egy-egy Roadshow városában 1 db tudományos és alkalmazott kutatatási Kutatási pályázat pályázat 3 db DM kampány a rendezvényekhez DM akció kapcsolódóan 3 sajtóközlemény a rendezvényekhez Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése kapcsolódóan Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése 3 sajtófigyelési dokumentáció 4 db 2 tudományos és 2 alkalmazott Publikációk (turisztikai) témában 2 féle 12 oldalas nyomtatott információs anyag Információs anyag (1000-1000 példányban) Honlap 14 havi megjelenés 1 db 20-25 perces PR film PR film 1 db 3-5 perces webfilm Fotó dokumentáció 19 db
67
Időzítési terv
1.
2.
3.
1. projekt év 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 1. 2. 3. Első projekt szakasz megvalósítási ütemterve
4.
5.
4.
4.
1. projekt év 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 1. 2. 3. 4. Első projekt szakasz kommunikációs ütemterve
2. projekt év 6. 7. 8.
9.
10.
11.
12.
2. projekt év 5. 6. 7. 8.
9.
10.
11.
12.
5.
Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Közbeszerzés Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Fejlesztés - Design Fejlesztés Programfejlesztés Fejlesztés Tesztelés Projekt-zárás 1.
2.
3.
Nyitó konferencia Honlap Publikáció Záró konferencia
68
1.
2.
3.
4.
1. projekt év 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 1. 2. 3. 4. Második projekt szakasz megvalósítási ütemterve
2. projekt év 5. 6. 7. 8.
9.
10.
11.
12.
4.
1. projekt év 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 1. 2. 3. 4. Második projekt szakasz kommunikációs ütemterve
2. projekt év 5. 6. 7. 8.
9.
10.
11.
12.
Projektmenedzsment (belső) Projektmenedzsment (külső) Közbeszerzés Könyvvizsgálat Nyilvánosság Minőségbiztosítás (projekt) Minőségbiztosítás (szakmai) Kutatás – Kutatási terv Kutatás – Kvantitatív előkészítés Kutatás Kérdőívszerkesztés Kutatás – Próba kérdőívezés Kutatás - Mintavétel Kutatás Lekérdezés Kutatás - Értékelés Projekt-zárás 1.
2.
3.
69
Nyitó rendezvény Záró rendezvény Első konferencia Második konferencia Sajtótájékoztató Szoftver bemutató Road show Kutatási pályázat DM akció Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése Publikációk Információs anyag Honlap PR film Fotó dokumentáció
70
A Kivitelezés módja
Eszköz
Nyitó konferencia
Publikáció Honlap
Záró konferencia
PR ügynökség
Projektmenedzser
Első projekt szakasz Program valamint Szervezés, rendezvény lebonyolítás dokumentáció ellenőrzése Szerkesztés és Tartalomszolgáltatás megjelentetés Tartalomszolgáltatás, Tartalom szerkesztése megjelentetés saját honlapokon Program valamint Szervezés, rendezvény lebonyolítás dokumentáció ellenőrzése Második projekt szakasz
Elnök
ellenjegyzés
ellenjegyzés ellenjegyzés
ellenjegyzés
Szervezés, lebonyolítás
Program valamint rendezvény dokumentáció ellenőrzése
ellenjegyzés
Záró rendezvény
Szervezés, lebonyolítás
Program valamint rendezvény dokumentáció ellenőrzése
ellenjegyzés
Első konferencia
Szervezés, lebonyolítás
Második konferencia
Szervezés, lebonyolítás
Sajtótájékoztató
Szervezés, lebonyolítás
Szoftver bemutató
Szervezés, lebonyolítás
Roadshow
Szervezés, lebonyolítás
Nyitó rendezvény
Program valamint rendezvény dokumentáció ellenőrzése Program valamint rendezvény dokumentáció ellenőrzése Program valamint rendezvény dokumentáció ellenőrzése Program valamint rendezvény dokumentáció ellenőrzése Program valamint rendezvény dokumentáció ellenőrzése
ellenjegyzés
ellenjegyzés
ellenjegyzés
ellenjegyzés
ellenjegyzés
71
Kutatási pályázat
Pályázati dokumentáció szerkesztése és a pályázat lebonyolítása
Tartalomszolgáltatás, pályázati dokumentáció ellenőrzése, pályázat zsűrizése
ellenjegyzés
DM akció
Kontaktlisták szerkesztése, meghívók és tájékoztatók szerkesztése és kiküldése, kapcsolat menedzsment
Kontaktlisták, meghívók és tájékoztatók ellenőrzése
ellenjegyzés
Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése
Szerkesztés, kiküldés
Sajtóközlemény ellenőrzése és megjelentetése saját honlapokon
ellenjegyzés
Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése
Összegyűjtés, elemzés
ellenjegyzés
ellenjegyzés
Publikációk
Szerkesztés és megjelentetés
Tartalomszolgáltatás
ellenjegyzés
Információs anyag
Szerkesztés, sokszorosítás
Honlap
Tartalom szerkesztése
PR film
Forgatókönyv készítés és filmkészítés, terjesztési terv készítés és terjesztés
Fotó dokumentáció
Fotózás, válogatás, utómunka, rendezés
• • •
Tartalomszolgáltatás, megjelentetés sajtótájékoztatókon, további terjesztés városi intézményeken kerül Tartalomszolgáltatás, megjelentetés saját honlapokon Forgatókönyv és terjesztési terv ellenőrzése, filmforgatáshoz az interjú alanyok rendelkezésre állásának biztosítása, filmek ellenőrzése, filmek saját honlapon való megjelentetése Megjelentetés saját honlapokon
ellenjegyzés
ellenjegyzés
ellenjegyzés
ellenjegyzés
A kommunikációs anyagok elkészítéséhez szükséges háttéranyagokat a Partnerek biztosítják. A sajtóban, honlapon és a helyi televízióban való megjelentetést a PR ügynökség szervezi meg. A kommunikációs anyagoknak a pályázati előírásnak megfelelő tartalmi és formai megfelelőségét a PR ügynökség biztosítja. (A program honlapon közzétett tájékoztatási útmutatónak megfelelően.) 72
•
A kommunikációs anyagok tartalmát az elnök hagyja jóvá.
Az elkészülő kommunikációs anyagok szakmai tartalmát és a projekthez való illeszkedését a projektmenedzser ellenőrzi, míg az elnökök a projektszintű kommunikáció és az Partner szervezetek általános kommunikációjának illeszkedését biztosítják.
Költség terv
Eszköz Nyitó konferencia Publikáció Honlap Záró konferencia Első projekt szakasz összesen
Mennyiség egysége Mennyiség Második projekt szakasz rendezvény 1 darab 2 hó 6 rendezvény 1
Egységár
Költség
2 000 2 000 100 2 000
2 000 4 000 600 2 000 8 600
Nyitó rendezvény
Második projekt szakasz rendezvény 1
2 000
2 000
Záró rendezvény
rendezvény
1
2 000
2 000
Első konferencia Második konferencia Sajtótájékoztató
rendezvény rendezvény rendezvény
1 1 3
1 500 1 500 500
1 500 1 500 1 500
Szoftver bemutató Roadshow Kutatási pályázat
állomás állomás pályázat
4 8 1
1 000 1 000 4 000
4 000 8 000 4 000
DM akció Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése
kampány
3
500
1 500
darab
3
100
300
darab
3
100
300
4
500
2 000
2 14 2 19
2 000 100 12 000 100
4 000 1 400 24 000 1 900 59 900 68 500
Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése Publikációk
darab típus (1000 Információs anyag példányban) Honlap hó PR film darab Fotó dokumentáció album Második projekt szakasz összesen Összesen
73
Költségek ütemezése Projekt kommunikációs pénzügyi ütemterve
Eszköz
1
1.projekt év 2 3
2.projekt év 1 2
3
Költség
Első projekt szakasz Nyitó konferencia
2 000
Publikáció Honlap
400
Záró konferencia Összesen
2 400
2 000 4 000
4 000
200
600
2000
2 000
6 200
8 600
Második projekt szakasz 2 000
Nyitó rendezvény
2 000 2 000
Záró rendezvény Első konferencia Második konferencia Sajtótájékoztató
1 500
500
1 500
500
1 500
1 500
500
4 000
1 500 4 000 8 000 4 000
4 000 8 000
Szoftver bemutató Roadshow Kutatási pályázat DM akció Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése
2 000
500
500
500
1 500
100
100
100
300
100
300
2 000
2 000
400 4 000
2 000 400 16 000
4 000 1 400 24 000
100
100
Publikációk Információs anyag Honlap PR film Fotó dokumentáció
200 4 000 300
100
1 200
300
1 900
Összesen
9 200
3 600
17 700
29 400
59 900
9 200
3 600
17 700
29 400
68 500
Összesen
2 400
6 200
2 000 400
AGORA Alapítvány kommunikációs pénzügyi ütemterve
Eszköz
1.projekt év 1 2
3
2.projekt év 1 2
3
Költség 74
Első projekt szakasz Nyitó konferencia Publikáció Honlap Záró konferencia Összesen Nyitó rendezvény Záró rendezvény Első konferencia Második konferencia Sajtótájékoztató Szoftver bemutató Roadshow Kutatási pályázat DM akció Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése Publikációk Információs anyag Honlap PR film Fotó dokumentáció Összesen Összesen
2 000 200 2 200
2 000 2 000 300
2 000 100
4 300
2 100 Második projekt szakasz
1 500
1 500 1 500
1 500
4 000
4 000 8 000 4 000
2 000 4 000 1 400
26 400 30 700
4 000 8 000
2 200
2 100
200
2 000 400
400
2 000 2 000 400
1 700 1 700
2 400 2 400
12 400 12 400
9 900 9 900
IT Carei Egyesület kommunikációs pénzügyi ütemterve
Eszköz Nyitó konferencia Publikáció Honlap Záró konferencia Összesen Nyitó rendezvény Záró rendezvény Első konferencia Második
1
200 200
1.projekt év 2.projekt év 2 3 1 2 Első projekt szakasz
3
2 000 100 2000 4 100 Második projekt szakasz 2 000
Költség
2 000 300 2 000 4 300
2 000
2 000 2 000
75
konferencia Sajtótájékoztató Szoftver bemutató Roadshow Kutatási pályázat DM akció Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése Sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése Publikációk Információs anyag Honlap PR film Fotó dokumentáció Összesen Összesen
200
4 100
500
500
500
1 500
500
500
500
1 500
100
100
100
300
100
100
100
300
4 000
4 000
16 000
24 000
300
100
1 200
300
1 900
7 500 7 500
1 200 1 200
5 300 5 300
19 500 19 500
33 500 37 800
Értékelés
A kommunikációs tevékenység értékelésére három szinten történik: • • •
Folyamatértékelés, vagyis minden kommunikációs tevékenységet a korábbi kommunikációk eredménye alapoz meg. Megvalósítási szakasz kommunikációs tevékenységének tervezése, vagyis a projektmegvalósítás kommunikációs tevékenysége az előkészítő szakasz kommunikációs tapasztalataira alapul. Megvalósítási szakasz zárásakor, vagyis a projektzáráskor sor kerül a kommunikációs tevékenység értékelésére is.
Eszköz
Nyitó konferencia Publikáció Honlap Záró konferencia
Nyitó rendezvény
Értékelési módszer Első projekt szakasz Meghívottak – jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása Hozzászólások gyűjtése és elemzése Látogatási szám Meghívottak – jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása Második projekt szakasz Meghívottak – jelenlévők aránya 76
Záró rendezvény
Első konferencia
Második konferencia
Sajtótájékoztató
Szoftver bemutató
Road show
Kutatási pályázat
DM akció Sajtóközlemény szerkesztése és kiküldése Publikációk Információs anyag Honlap PR film
Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása Meghívottak – jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása Meghívottak – jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása Jegyzőkönyv Visszhangok szakmai fórumokon Meghívottak – jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása Jegyzőkönyv Visszhangok szakmai fórumokon Meghívottak - jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Generált sajtómegjelenések Meghívottak – jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása Meghívottak – jelenlévők aránya Személyes visszajelzések, kérdések Értékelő lapok feldolgozása pályázati csomagot letöltök és tényleges nevezők adatbázisának összehasonlító vizsgálata Pályázói kör vizsgálata Pályázati témák vizsgálata Pályázatok minőségének értékelése aktivizálási mutatók vizsgálata Sikeres és sikertelen elérések szerint a kontakt adatbázis elemzése Sajtófigyelés, megjelent sajtócikkek, tudósítások elemzése Hozzászólások gyűjtése és elemzése Érdeklődők által átvett információs füzetek programok szerinti számának vizsgálata Látogatási szám 20-25 perces film TV-s nézettségi adatai 3-5 perces webfilm honlap látogatási szám
77
Válságok Kommunikációs kezelése A kockázatelemzéssel kombinált kockázat értékelési és kezelési terv részletesen számba veszi az egyes kockázatok elkerülésének lehetséges módjait, ugyanakkor előfordulhat, hogy ennek ellenére valamely nem várt / nem kívánt esemény még is bekövetkezik. Azáltal hogy felmértük a lehetséges válságokat, nemcsak azok hatékony megoldására, de megfelelő kommunikációjára is lehetőségünk van felkészülni. A válságkommunikáció szempontjából az alábbi célcsoportokat különböztethetjük meg: Főkategóriák Partnerek
Munkacsoport
Közvetlen érintettek
Célcsoportok
Szegmentált alábontás Projektmenedzsment Partnerek operatív munkaszervezete Partnerek irányító testülete és közgyűlése Projektmenedzsment (külső) Minőségbiztosító (projekt) Minőség biztosító (szakmai) Közreműködő szervezet Közreműködő tudományos szervezetek Közreműködő turisztikai szervezetek Tudományos szféra szereplői Alkalmazott kutatók, tervezők Turisztikai szektor szereplői
A válságkommunikátor
A válság kezelésében az projektmenedzsment (belső) mellett a probléma jellegétől függően részt vehetnek a munkacsoport tagjai, a a Partnerek operatív szervezetének vezetői és a Partnerek irányítótestületének vezetői, ugyanakkor a válság kommunikálása már konkrét, a feladatra alkalmas személyhez kell, hogy kötődjön, ami jelen esetben három személyt jelent: • •
Projektmenedzser: A projekt keretein belül kezelhető válsághelyzetek kommunikálása elsősorban a munkacsoport és a közvetlen érintettek felé. Elnökök: A projekt keretein túlmutató válsághelyzetek kommunikálása elsősorban a célcsoportok, vagyis a a széleskörű nyilvánosság felé.
78
Közlemények elkészítése
A válságkommunikációs közlemények elkészítésének feladata a projektmegvalósításban résztvevők között a tájékoztatás iránya és a válság jellegének függvényében az alábbiak szerint delegálható:
Pénzügyi kockázatok Likviditási problémák Költségkeret túllépés Kifizetés elakadása Vállalkozói kockázatok Elégtelen szakmaiság Üzleti ellehetetlenülés Határidők csúszása Beruházási kockázatok Szoftver fejlesztési technikai problémák felmerülése Algoritmustervek módosításának szükségessége Tesztelés, illetve beüzemelés során jelentkező problémák Személyi kockázatok Személyi változás a projektmenedzsmentben Projektmenedzsment leterheltsége
Partnerek
Munkacsoport
Közvetlen érintettek
Célcsoportok
Projektmenedzsment Projektmenedzsment Projektmenedzsment
Projektmenedzsment Projektmenedzsment Projektmenedzsment
Projektmenedzsment (külső) Projektmenedzsment (külső) Projektmenedzsment (külső)
PR szakértő PR szakértő PR szakértő
Projektmenedzsment Projektmenedzsment Projektmenedzsment
Projektmenedzsment Projektmenedzsment Projektmenedzsment
Projektmenedzsment (külső) Projektmenedzsment (külső) Projektmenedzsment (külső)
PR szakértő PR szakértő PR szakértő
Fejlesztő
Fejlesztő
Minőségbiztosító (szakmai)
PR szakértő
Fejlesztő
Fejlesztő
Minőségbiztosító (szakmai)
PR szakértő
Fejlesztő
Fejlesztő
Tesztelő
PR szakértő
Projektmenedzsment Projektmenedzsment
Projektmenedzsment (külső) Projektmenedzsment (külső) Projektmenedzsment (külső) Projektmenedzsment (külső)
PR szakértő PR szakértő
79
Értékelés
A válságkezelés értékelésével egyidejűleg történik meg a válságkommunikáció értékelése is. Ennek során az alábbi kérdéseket kell vizsgálni: •
Követte-e a projektmenedzsment a válságkommunikációs tervet? (Ha nem akkor mi az eltérés oka.) • Működött-e a válságkommunikációs terv, illetve szükséges-e módosítani? • Volt-e váratlan probléma? • Milyen volt az egyes célcsoportok visszajelzése? Összességében eredményes-volt-e a válságkommunikáció? A kommunikációs terv kidolgozása során is kiemelt figyelmet fordított a projektgazda a horizontális elvek, vagyis a fenntarthatóság, illetve az esélyegyenlőség szempontjainak érvényesülésének.
80
