215

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

BESTEK: OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR HET ONDERHOUD VAN DE APPLICATIES VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE FISCALITEIT (FOD Financiën).

Publicatie op europees niveau Bestek n° S&L/AO/386/2014 Opening van de offertes : 1 oktober 2015 te 14u30

1/215

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

2/215

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN............................................................................................ 4 B. ALGEMENE BEPALINGEN ............................................................................................. 4 1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT. .............................................................................................. 4 2. DUUR VAN HET CONTRACT. ........................................................................................................................ 5 3. AANBESTEDENDE OVERHEID – BIJKOMENDE INFORMATIE. .................................................................. 6 4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT.............................................................................. 6

4.1. Wetgeving .............................................................................................................................. 6 4.2. Opdrachtdocumenten ............................................................................................................. 7 5. ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING. ............................................................................. 7 5.1. ONVERENIGBAARHEDEN .......................................................................................................................... 7 5.2. BELANGENVERMENGING .......................................................................................................................... 7 6. INFORMATIESESSIE. ..................................................................................................................................... 7

C. GUNNING......................................................................................................................... 9 1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES ..................................................... 9

1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes ......................................................................... 9 1.2. Opening van offertes ............................................................................................................ 12 2. OFFERTES .................................................................................................................................................... 12

2.1. In de offerte te vermelden gegevens.................................................................................... 12 2.2. Structuur van de offerte ........................................................................................................ 13 2.3.Geldigheidsduur van de offerte ............................................................................................. 14 2.4. Documenten en attesten bij te voegen bij de offerte ........................................................... 14 3. PRIJZEN. ....................................................................................................................................................... 14 4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................................ 14

4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ........................................................................... 14 4.2. Regelmatigheid van de offertes ....................................................................................... 21 4.3. Criteria die gebruikt zullen worden bij de beoordeling van de offertes ................................ 21

D. UITVOERING ..................................................................................................................39 1. LEIDEND AMBTENAAR. ............................................................................................................................... 39 2. PRIJSHERZIENING. ...................................................................................................................................... 39 3. VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER. ....................................................................... 40 4. OPLEVERING VAN DE GEPRESTEERDE DIENSTEN. ............................................................................... 40

4.1. Levering en installatie .......................................................................................................... 40 4.2. Technische specificaties ...................................................................................................... 40 4.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en de diensten ............................... 41 4.4. Controle en omkadering van de opdracht ............................................................................ 42 4.5. Voorlopige acceptaties ......................................................................................................... 43 4.6. Garantie ................................................................................................................................ 43 4.7. Definitieve oplevering ........................................................................................................... 43 4.8. Opleveringskosten................................................................................................................ 43 5. BORGTOCHT ................................................................................................................................................ 44

5.1. Samenstelling van de borgtocht ........................................................................................... 44 5.2. Vrijgave van de borgtocht .................................................................................................... 45 6.UITVOERINGSVOORWAARDE ..................................................................................................................... 45

6.1. Uitvoeringsclausules ............................................................................................................ 45 6.2. Clausule technologische evolutie ......................................................................................... 46 6.3. Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden ............................................. 46 6.4. Personeel van de opdrachtnemer ........................................................................................ 47 6.5. Onderaannemers ................................................................................................................. 49 6.6. Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld................................ 50 6.7. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener ............................................................... 51 7.FACTURATIE EN BETALING. ........................................................................................................................ 54 8. GESCHILLEN. ............................................................................................................................................... 55 9. STRAFFEN EN BOETEN .............................................................................................................................. 55

9.1. Straffen ................................................................................................................................. 56 9.2. Boetes .................................................................................................................................. 56 9.3. Imputatie boetes en straffen ................................................................................................. 56

E .TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ..................................................................................57 1.ALGEMENE PRINCIPES VAN DE OPDRACHT. ........................................................................................... 57

1.1.Inleiding ................................................................................................................................. 57 1.2. Algemene doelstellingen van de opdracht ........................................................................... 58 1.3.Visie en omkadering .............................................................................................................. 59

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

3/215

1.4.Algemene economie van de opdracht. ................................................................................. 60 2.COMPONENT "ONTWIKKELING EN ONDERSTEUNING" (PERCELEN 1 TOT 4)....................................... 69

2.1.Opdrachten............................................................................................................................ 69 2.2.Uitvoeringswijze binnen een perceel .................................................................................... 70 2.2.1.Evaluatie van de uitgevoerde diensten .............................................................................. 70 2.2.2.Telefonische technische ondersteuning – service desk – ITIL .......................................... 70 2.3.Profielen ................................................................................................................................ 72 3.COMPONENT "TESTING" (PERCEEL 5)....................................................................................................... 75

3.1.Opdrachten............................................................................................................................ 75 3.2.Context. ................................................................................................................................. 76 3.2.3.1.Werkmethode .................................................................................................................. 76 3.2.3.2Test tools arsenal ............................................................................................................. 77 3.3.Profielen. ............................................................................................................................... 79 3.3.1.1.Gemeenschappelijke competenties ................................................................................ 79 3.3.1.2.Specifieke profielen ......................................................................................................... 79 4.SLA. ................................................................................................................................................................ 83

4.1.Inleiding ................................................................................................................................. 83 4.2.Principe uitwerking SLA in het kader van deze opdracht met bijbehorende deliverables .... 84 4.3.Omkadering SLA ................................................................................................................... 87 4.4.Service Levels en bijbehorende resultaatsverbintenissen in het kader van deze opdracht . 89 4.5.Service levels betreffende het projectbeheer: termijn, volledigheid en planning .................. 91 4.6.Servicelevels ontwikkelingsfase : conformiteit FUP methodologie, ICT-standaarden en kwaliteit van de code ................................................................................................................... 92 4.7.Servicelevels inproductiestelling ........................................................................................... 94 4.8.Servicelevels niet-functionele vereisten ................................................................................ 95 4.9.Service levels betreffende de incidenten afhandeling, correctieve en reactieve interventies98 4.10.Service levels betreffende de diensten van het door de aannemer ter beschikking gestelde personeel. .................................................................................................................................. 101 4.11.Service Levels met betrekking tot lot 5 testing .................................................................. 102 4.12.Periodes waarin de verschillende SLA’s gelden ............................................................... 104 4.13.Sancties ............................................................................................................................. 104 4.14.SLA monitoring, rapportering en analyse, Service Management overleg ........................ 105 4.15.Andere Service levels, resultaatsverbintenissen en slotbemerking .................................. 108

E. BIJLAGEN .....................................................................................................................110 BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER .................................................................................111 Bijlage 2: Referentiemodel...............................................................................................118 BIJLAGE 3.a.: Curriculum vitae - INDIVIDUEEL .............................................................119 BIJLAGE 3.B.: Curriculum vitae - SYNTHESE ................................................................121 bijlage 4: in te vullen SLA ................................................................................................122 BIJLAGE 5 –BESCHRIJVING VAN DE APPLICATIES.....................................................123 BIJLAGE 6: SLA TEMPLATE ...........................................................................................206 BIJLAGE 7: ONDERHOUDSCYCLUS……………………………………………………………………….212

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

4/215

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL

BESTEK n° S&L/AO/386/2014 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR HET ONDERHOUD VAN DE APPLICATIES VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE FISCALITEIT (FOD FINANCIEN).

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN BELANGRIJK In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van de artikels: -

154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 wat betreft de boetes; 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 wat betreft de borgtocht.

B. ALGEMENE BEPALINGEN 1. Voorwerp en aard van de opdracht. Deze open offerteaanvraag heeft tot doel het onderhoud te realiseren van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (FOD Financiën). De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking. Deze opdracht bestaat uit 5 (vijf) percelen: -

Perceel 1: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Btw

-

Perceel 2: De ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Personenbelasting (personenbelasting en belasting van niet-inwoners)

-

Perceel 3: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Rechtspersonen (Vennootschapsbelasting, Rechtspersonenbelasting en Belasting van niet-

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

5/215

ingezeten Vennootschappen) en transversaal domein (bijvoorbeeld Roerende voorheffing en langetermijnsparen) -

Perceel 4: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein STIRINT

-

Perceel 5: Testing van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit

Perceel 5 zal niet gegund kunnen worden aan een opdrachtnemer van de percelen 1, 2, 3 en 4. De applicatiecontent van elk van de percelen 1 tot 4 wordt bepaald door het activiteitendomein dat met name gespecificeerd wordt in zijn benaming (voorwerp van de opdracht). De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de in dit document meegedeelde lijst (applicaties per perceel) open is. Het onderhoud van een niet in de lijst opgenomen applicatie zal door de FOD gekoppeld worden aan een van de 4 percelen, rekening houdend met dezelfde regel. Bij een onzekere situatie (applicatie op de grens tussen meerdere percelen), blijft de FOD Financiën de enige beslissingsbevoegde instantie in dit verband. Dit is een opdracht volgens prijslijst (KB. 15 juli 2011, art. 2, 5°). Varianten zijn niet toegestaan.

Deze opdracht omvat vijf percelen. De jaarlijkse budgettaire raming (incl. btw) voor deze percelen is als volgt: perceel 1: € 2.500.000 perceel 2: € 1.900.000 perceel 3: € 1.850.000 perceel 4: € 2.700.000 perceel 5: € 1.580.000 Deze bedragen worden bij wijze van indicatie gegeven; ze vormen geen verbintenis voor de FOD Financiën.

2. Duur van het contract. Het contract begint op de eerste dag die volgt op de datum van kennisgeving van gunning van de opdracht en wordt gesloten voor een duur van zeven (7) jaar. Deze duur van zeven (7) jaar is de periode tijdens dewelke de bestellingen geplaatst kunnen worden bij de dienstverlener. De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief van de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Elke partij kan het contract beëindigen op het einde van het eerste, het tweede, derde jaar,vierde, vijfde of zesde jaar op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

6/215

-

minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt,

-

minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.

De aanbestedende overheid behoudt zich bovendien het recht voor om middels een voorafgaande kennisgeving van 30 kalenderdagen per aangetekende brief, te allen tijde, van rechtswege en zonder schadevergoeding voor de dienstverlener, het volledige of een gedeelte van de contracten te beëindigen in geval het afzeggen van een perceel. In deze twee gevallen , mag de partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen schadevergoeding voor eisen.

3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Voor aanvullende informatie of opmerkingen betreffende het bestek kunnen de kandidaatinschrijvers contact opnemen via het volgende e-mailadres: [email protected].

4. Documenten van toepassing op de opdracht 4.1. Wetgeving -

-

-

De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 – Koninklijk Besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; De algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk; De reglementering van de Europese Unie met betrekking tot overheidsopdrachten voor diensten; De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn der werknemers bij de uitvoering van hun werk en de Codex over het welzijn op het werk; Het algemeen reglement op de elektrische installaties (AREI); De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving; Alle wijzigingen in de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes;

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

7/215

4.2. Opdrachtdocumenten De in het Bulletin der Aanbestedingen gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’établissement de son offre; - Het huidig bestek n° S&L/AO/386/2014. - De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer -

5. Onverenigbaarheden - belangenvermenging. 5.1. Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.

5.2. Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (“revolving doors”) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 201 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied). In concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang.

6. Informatiesessie. Voor huidige opdracht, zal de aanbestedende overhead een informatiesessie organiseren ter attentie van de kandidaat-inschrijvers.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

8/215

Deze informatiesessie zal zich afspelen op 2 september 2015 in één van de zalen van het gebouw « North Galaxy » gelegen Koning Albert II-laan, 33 te 1030 Brussel. Er zal geantwoord worden op vragen die op voorhand worden gesteld. Teneinde een correct verloop van de informatiesessie toe te laten, worden de kandidaatinschrijvers die wensen de informatiesessie bij te wonen verzocht om hun vragen via mail te verzenden naar volgend adres: [email protected] met vermelding van de referentie en voorwerp van de opdracht. Enkel de vragen die aankomen bij de aanbestedende overheid ten laatste op 24/8/2015 om 17u zullen behandeld worden tijdens deze sessie. Aan de ingang van de vergaderzaal, wordt er gevraagd aan de deelnemers om de identiteit van de onderneming die zij vertegenwoordigen kenbaar te maken alsook het volledige adres op een aanwezigheidslijst. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

9/215

C. GUNNING

1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes 1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 legt de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen op voor het indienen van de offertes (zie hieronder voor meer informatie). Bijgevolg, moeten de offertes elektronisch ingediend worden via de toepassing e-tendering (zie hieronder voor meer informatie).

1.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. BELANGRIJK 1. Er wordt aanbevolen aan de inschrijver om zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de eprocurement helpdesk om eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/ op te lossen. 2. Men moet er rekening mee houden dat de grootte van het bestand dat wordt ingediend via elektronische weg de 350 MB niet mag overschrijden.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

10/215

1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden overgelegd, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend: -

ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent;

-

door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes;

-

per post.

Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: -

de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer,

-

en dat de offerte per aangetekend schrijven neergelegd werd ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.

De offerte dient te worden ingediend in drie papieren exemplaren. De offerte wordt gestoken in een gesloten omslag waarop de volgende twee vermeldingen worden aangebracht: -

het nummer van het bestek: S&L/AO/386/2014

-

de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 1 oktober 2015 om 14u30

Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: -

in de linkerbovenhoek:

-

het woord: “OFFERTE”

-

het nummer van het bestek: S&L/AO/386/2014

-

indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: − OPDECAM Christine − VAN OVERWAELLE Wendy − AUBRY Céline

0257/63482 0257/68347 0257/89634

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

11/215

− DEBANDE Michaël − DE PROOST Patricia

-

0257/79775 0257/73122 op de daartoe voorziene plaats: het adres van de bestemmeling.

De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op het gelijkvloers, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres:

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Ter attentive van Mijnheer Pierre THONON, Adviseur North Galaxy - Toren B4 Koning Albert II, 33 - Bus 961 1030 BRUSSEL

1.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moetennauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, v erzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

12/215

1.2. Opening van offertes Tijdens de openingszitting op 1 oktober 2015 om 14u30 zal in één van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen). Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft afgesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting aangetekend is verzonden.

2. Offertes 2.1. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.” De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meerdere bijlagen van zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet bekendgemaakt mag worden door de aanbestedende overheid. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: -

de eenheidsprijzen van de offerte in letters en cijfers (BTW Exclusief) ; de eenheidsprijzen van de offerte in letters en cijfers (BTW inclusief) ; de rangschikking van prioriteit van de percelen; de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop de voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend;

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

13/215

- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) - het registratienummer bij de RSZ; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.

2.2. Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat verplicht voor elk perceel waarvoor hij deelneemt, uit drie afzonderlijke delen,:

Deel A “ Administratief deel’’ Dit deel bestaat uit de volgende elementen: I. Offerteformulier In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1. Het volledig ingevulde, gedateerde, ondertekende offerteformulier; 2.

voor iedere door een gevolmachtigde ingediende offerte voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving gepubliceerd is.

II. Documenten betreffende de selectiecriteria De inschrijver legt in dit deel de volgende stukken voor: 1. Documenten betreffende de selectiecriteria die toestaan om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver te evalueren: -

De verklaring omtrent de omzet betreffende de diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren.

2. Documenten betreffende de selectiecriteria die toestaan de technische draagkracht van de inschrijver te evalueren: -

De referenties betreffende werkzaamheden van een niveau dat ten minste equivalent is als dat geëist in punt 5.1.2. "kwalitatieve selectie" van deel C. Gunning van het bijzonder bestek. Om deze referenties mee te delen, maakt de inschrijver gebruik van het bijgevoegde model in bijlage 2 van dit bijzondere bestek.

Deel B «Technisch deel » In dit gedeelte, voegt de inschrijver alle elementen en technische documenten toe voor de evaluatie van de offerte.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

14/215

Deel C “Bijlagen” In dit deel voegt de inschrijver alle bijlagen en nuttige documenten toe die niet worden geëist in de vorige delen.

2.3.Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

2.4. Documenten en attesten bij te voegen bij de offerte De inschrijvers voegen bij hun offerte:

-

alle documenten gevraagd in het kader van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 5 van deel C. Gunning); de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen.

3. Prijzen. De onderhavige opdracht is een opdracht volgens prijslijst. De dienstverlener wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten te hebben opgenomen, met uitzondering van de btw. De voorgestelde prijs is een forfaitair bedrag met mogelijkheid tot prijsherziening gedurende de totale looptijd van de opdracht zoals deze voortvloeit uit punt 2. Prijsherziening, van het deel "D. Uitvoering". De bij het inschrijvingsmodel gevoegde inventaris met offerteformulier (in bijlage 1) moet, op straffe van nietigheid, volledig en correct worden ingevuld. Alle prijzen dienen steeds vermeld te worden in euro.

4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 4.1.

Toegangsrecht en kwalitatieve selectie

De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 5.3 van deel D. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

15/215

4.1.1. Toegangsrecht Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium §1

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:

1°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met die welke slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en

2°

op deze aangiften geen bijdrageschuld te hebben van meer dan 3.000 euro, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. § 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1°

voldaan hebben aan de verplichtingen inzake beta ling van de sociale zekerheidsbijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is

2°

in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

§ 3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

16/215

Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1°

deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek

2°

omkoping als bedoeld in artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek

3°

fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europsese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002

4°

witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 5 va n de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen te verkrijgen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die: 1°

in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen

2°

aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vo or wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.

Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

17/215

1°

het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betref fende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957)

2°

het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 ov er vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948)

3°

het recht op organisatie en collectief overleg ( verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949)

4°

het verbod op discriminatie inzake tewerkstellin g en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958)

5°

de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr . 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1°, van de wet of op een overheidsbed rijf in de zin van artikel 2,2°, van de wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf overgaan tot de controle van de verplichtingen op het vlak van de belastingen en taksen. Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

18/215

Zevende uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

4.1.2. Kwalitatieve selectie Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver (artikel 67, 3° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011)

OPGELET Voor de inschrijvers die een offerte indienen voor verschillende percelen zijn de eisen die worden opgelegd in de selectiecriteria betreffende de financiële middelen cumulatief. Met andere woorden: als hij een offerte voor meerdere percelen indient, moet de inschrijver een jaaromzet hebben gerealiseerd die minstens gelijk is aan de som van de jaaromzetten die vereist zijn voor elk perceel waarvoor hij inschrijft. Als de inschrijver geen omzet aantoont die voldoende is voor het geheel van de percelen waarvoor hij inschrijft, maar die hoog genoeg is om in te schrijven voor een of meerdere percelen die hij gekozen heeft, geeft de inschrijver in het offerteformulier de voorrang aan voor de percelen waarvoor hij wil inschrijven. Bij gebrek aan de vermelding van deze voorrang gaat de aanbestedende overheid over tot loting. Een inschrijver kan zich, in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten, beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten (bijvoorbeeld een onderaannemer). In dat geval moet hij aan de aanbestedende overheid bewijzen dat hij over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen beschikt door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de opdrachtnemer dergelijke middelen ter beschikking te stellen.

De inschrijver moet in de loop van elk de laatste drie boekjaren een jaaromzet met betrekking tot activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten beschreven in dit bijzonder bestek hebben geboekt van minstens:

Voor perceel 1: 1.000.000,00 EUR Voor perceel 2: 1.000.000,00 EUR Voor perceel 3: 1.000.000,00 EUR Voor perceel 4: 1.000.000,00 EUR Voor perceel 5: 1.000.000,00 EUR. Hij moet bij zijn offerte een verklaring voegen met betrekking tot deze omzet tijdens de laatste drie boekjaren. De buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte eveneens de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie jaar voegen of een document dat alle activa en alle passiva van de onderneming vermeldt. Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een door de boekhouder of door de bedrijfsrevisor of door de persoon

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

19/215

of de instelling die in het betrokken land dit soort van functie uitoefent conform verklaarde tussentijdse balans. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver (artikel 72, 7° van het Koninklijk Besluit van 15 j uli 2011)

OPGELET Voor de percelen 1, 2, 3,4 en 5 zal een onvolledig dossier niet in aanmerking genomen worden als een geldige referentie. Voor de percelen 1 tot 4: De inschrijver moet, tijdens de afgelopen drie jaar, minimaal over 3 soortgelijke referenties beschikken, met een jaarlijkse werklast van ten minste: Voor perceel 1: 1000 mandagen. Voor perceel 2: 1000 mandagen. Voor perceel 3: 1000 mandagen. Voor perceel 4: 1000 mandagen.

Om het soortgelijke karakter aan te tonen vult de inschrijver de tabel in de bijlage van deze opdracht zo vaak in als er referenties worden voorgelegd, met ten minste vermelding van het voorwerp van de referentie, het bedrag, de werklast in mandagen op de uitvoeringsdatum van de prestaties en de openbare of private begunstigde. Deze referenties worden bovendien gestaafd door: - met betrekking tot de openbare referenties: van een getuigschrift van goede uitvoering dat is opgesteld of medeondertekend door de desbetreffende overheid; - met betrekking tot de private referenties: een verklaring op erewoord van de kandidaat waaruit blijkt dat deze referenties naar behoren zijn uitgevoerd, in overeenstemming met de hierboven vermelde eisen. Van deze referenties moet er één gepresenteerd worden in de vorm van een volledig dossier. Dit dossier moet de volgende informatie vermelden: - Naam en adres van de onderneming alsook de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van een contactpersoon bij de klant (bijvoorbeeld de projectleider of de sponsor van het project); - Begin- en einddatum van het project; - Voorwerp van het project. Dit moet relevant zijn ten aanzien van de doelstellingen die voor ieder van de percelen worden vastgesteld in het gedeelte "technische en functionele bepalingen" van dit bijzonder bestek; - budget van het project; - volledige samenvatting van het project; - complexiteit (aantal entiteiten, aantal sleutelgebruikers, aantal eindgebruikers, ...); - Tools/methode voor het beheer van het project; - Tools/methode voor de analyse; - Tools/methode voor de ontwikkeling; - Tools/methode voor de tests; - Tools/methode voor de documentatie;

Bijzonder bestek

-

S&L/AO/386/2014

20/215

Tools/methode om een hoog kwaliteitsniveau van de verstrekte deliverables te garanderen; Tools/methodes om de communicatie en de medewerking van de andere bij het project betrokken teams (testing, productie, Business, ...) te garanderen; Lijsten van de profielen, aantal personen en mandagen voor het gehele project.

Voor perceel 5: De inschrijver moet minstens over 3 referenties van diensten beschikken die in de loop van de laatste drie jaren werden uitgevoerd en die aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen: •

In verband met informaticaopdrachten waarvan de inhoud gelijkaardig is aan die van de huidige opdracht

•

Software applicatietesting van ten minste 100.000 coderegels

•

Die minimaal activiteiten omvatten van kwaliteitsgarantie en prestatie- en functionele tests (system testing)

Om dit aan te tonen vult de inschrijver de tabel in de bijlage 2 van deze opdracht zo vaak in als er referenties worden voorgelegd, met ten minste vermelding van het voorwerp van de referentie, het bedrag, de werklast in mandagen op de uitvoeringsdatum van de prestaties en de openbare of private begunstigde. Deze referenties worden bovendien gestaafd door: - met betrekking tot de openbare referenties: van een getuigschrift van goede uitvoering dat is opgesteld of medeondertekend door de desbetreffende overheid; - met betrekking tot de private referenties: een verklaring op erewoord van de kandidaat waaruit blijkt dat deze referenties naar behoren zijn uitgevoerd, in overeenstemming met de hierboven vermelde eisen. Van deze referenties moet er één gepresenteerd worden in de vorm van een volledig dossier. Dit dossier moet de volgende informatie vermelden: - naam en adres van de onderneming alsook de naam, het telefoonnummer en het emailadres van een contactpersoon bij de klant (bijvoorbeeld de projectleider of de sponsor van het project); - begin- en einddatum van het project; - voorwerp van het project. Dit moet relevant zijn ten aanzien van de doelstellingen die voor ieder van de percelen worden vastgesteld in het gedeelte "technische en functionele bepalingen" van dit bijzonder bestek; - budget van het project; - volledige samenvatting van het project; - complexiteit (aantal entiteiten, aantal sleutelgebruikers, aantal eindgebruikers, ...); - tools/methode voor het beheer van het project; - tools/methode voor de analyse; - tools/methode voor de ontwikkeling; - tools/methode voor de tests; - tools/methode voor de documentatie; - tools/methodes om de communicatie en de medewerking van de andere bij het project betrokken teams (testing, productie, Business, ...) te garanderen; - lijsten van de profielen, aantal personen en mandagen voor het gehele project.

Bijzonder bestek

4.2.

S&L/AO/386/2014

21/215

Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden uitgesloten. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

4.3. Criteria die gebruikt zullen worden bij de beoordeling van de offertes De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen onderzocht worden in het kader van een aantal criteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.

OPGELET Voor de percelen 1, 2, 3, 4 en 5 kent een evaluatiecommissie de punten voor de gunningscriteria toe. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën.

4.3.1. Lijst van gunningscriteria. Voor de percelen 1, 2, 3 en 4:

Per perceel zal de inschrijver geselecteerd worden die de beste offerte heeft ingediend rekening houdend met de volgende gunningscriteria:

I II II

Criteria Prijs Uitvoeringswijze SLA, garantie, onderhoud

Punten 30 50 (min 30) 20 (min 12)

Op straffe van uitsluiting moet de inschrijver voor de criteria II en III ten minste 60 % van de punten behalen.

Voor perceel 5: Voor dit perceel zal de inschrijver geselecteerd worden die de beste offerte heeft ingediend rekening houdend met de volgende gunningscriteria:

I

Criteria Prijs

Punten 30

Bijzonder bestek

II

II

S&L/AO/386/2014

Uitvoeringswijze

22/215

Inzicht in de testmethodologie

15 (min 10) 50 (min 30)

Organisatie testteam ten aanzien van de organisatieomgeving van de FOD Financiën

15 (min 10)

Partnerschap - garantie van expertise met betrekking tot onze standaarden Capaciteit om het personeel in te zetten.

5

15 (min 10)

SLA

20 (min 12)

Voor perceel 5: Op straffe van uitsluiting moet de inschrijver ten minste het tussen haakjes vermelde minimum behalen voor elk van de subcriteria en 60 % voor de hoofdcriteria II en III met uitzondering van het derde subcriterium "Partnerschap - garantie van expertise met betrekking tot onze standaarden" in het tweede criterium "uitvoeringswijze".

4.3.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte. De criteria zullen als volgt worden geëvalueerd: Voor de percelen 1, 2, 3 en 4:

I. De prijs

30 punten

Wat de evaluatie van het gunningscriterium “Prijs” betreft, zal de volgende formule worden toegepast om de punten te berekenen: Mo = P x 30/100 Waarin Mo het aantal punten is dat de inschrijver heeft behaald voor het criterium “Prijs”; P het resultaat is dat behaald wordt na optelling van de verschillende profielen voor de geanalyseerde offerte; Prijs profielen Task Manager Senior Lead Technical Architect/Methodologist Senior Business analist/Business Expert Designer/Data Architect expert Senior Developer Tussentotaal (P1+P2+P3+P4+P5)

Punten P1 (op 10 punten) P2 (op 10 punten) P3 (op 25 punten) P4 (op 25 punten) P5 (op 30 punten) P (100 punten)

Alle prijzen moeten worden uitgedrukt in euro, incl. btw en voor een dag van 8 uur.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

23/215

Prijs profiel Task Manager (10 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P 1= 10 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte voor dit profiel, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes voor dit profiel . P1 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Task Manager' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. Prijs profiel Lead Technical Architect (10 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P2 = 10 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte voor dit profiel , Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes voor dit profiel. P2 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Lead Technical Architect' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. Prijs profiel Business analist/Expert Business (25 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P3 = 25 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte voor dit profiel Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes voor dit profiel. P3 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Business Analist / Business Expert De prijzen worden uitgedrukt incl. btw.

Prijs profiel Designer/Data Architect expert (25 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P4 = 25 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte voor dit profiel, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes voor dit profiel. P4 = punten toegekend aan het criterium ‘Prijs profiel Designer / Data Architect expert’ De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. Prijs profiel Senior Developer (30 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P5= 30 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte voor dit profiel, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes voor dit profiel. P5 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Senior Developer' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

24/215

De minimale competenties en verwachte activiteiten worden verderop in de tekst beschreven. Herinnering: het totaal van de aldus behaalde punten wordt vervolgens teruggebracht op 30 punten.

II. De uitvoeringswijze

50 punten

OPGELET De inschrijver die de hieronder in de voorwaarden beschreven minima niet behaalt, zal niet in aanmerking genomen worden voor de gunning van de opdracht en de offerte zal derhalve beschouwd worden als wezenlijk onregelmatig. Inleiding Het beoordelingscriterium "uitvoermodus" is onderverdeeld in dertien (13) subcriteria. Elk van deze subcriteria wordt berekend op 10 punten. Het op 130 punten behaalde totaal wordt dan teruggebracht op 50 punten. In de subbeoordelingscriteria vragen wij u om bepaalde capaciteiten, toezeggingen, werkingen en competenties aan te tonen waartoe u zich voor de looptijd van het contract verbindt. Met "aantonen" bedoelen en verwachten wij ten minste en systematisch een gepersonaliseerde argumentatie die is aangepast aan de context van dit bestek en die ten minste de behoeften dekt die met betrekking tot ieder criterium worden beschreven. Een eenvoudige beschrijving van de theorie of een eenvoudige omschrijving van de termen, zonder demonstratie van hun concrete nut in de context van dit bestek wordt als onvoldoende beschouwd en kan leiden tot een uitsluitingscijfer. Voor elk subcriterium worden de punten toegekend volgens 4 meetposten: -

A) punten toegekend aan de aanwezigheid, de nauwkeurigheid, de omvang, de ondubbelzinnigheid en de exhaustitivteit van de beschrijving en van het voorstel.

-

-

B) punten toegekend aan de duidelijkheid en de evidentie van de argumentatie en de demonstratie (zich voornamelijk baserend op de geldende standaarden en praktijken van de IT-markt). C) punten toegekend in de mate waarin het voorstel beantwoordt aan de reële behoeften van de organisatie (zich voornamelijk baserend op de organisatie, de standaarden en de fundamenten van de FOD Financiën, met name de ABB Architecture Building Blocks).

-

D) punten toegekend aan de coherentie van de voorstellen onderling.

Uitdrukking van de weging van de punten voor elk van de 4 posten van ieder subcriterium

-

Zeer goed: 100 % van de punten toegekend aan de post van het geanalyseerde subcriterium

Bijzonder bestek

-

S&L/AO/386/2014

25/215

Goed: 75 % van de punten toegekend aan de post van het geanalyseerde subcriterium Voldoende: 50 % van de punten toegekend aan de post van het geanalyseerde subcriterium Zwak 20 % van de punten toegekend aan de post van het geanalyseerde subcriterium Onmogelijk te analyseren: 0 % van de punten toegekend aan de post van het geanalyseerde subcriterium

Maximaal 4 posten voor het geheel van subcriteria, en maximaal één post per subcriterium mogen een evaluatie aanwijzen van minder dan de vermelding "voldoende", op straffe van uitsluiting van de offerte. Ieder subcriterium moet een gewogen totaal van 50 % van de punten (som A+B+C+D ten aanzien van het toe te kennen maximum) aanwijzen, op straffe van uitsluiting van de offerte. De uitsluiting van één enkel subcriterium leidt tot de volledige uitsluiting van de offerte. Tabel van subcriteria De subcriteria zijn onderverdeeld in vier delen, volgens de weging van de posten voor elk criterium. Deel 1 Post A 2.5 ptn max

Subcriterium

Score %

Post B 2.5 ptn max

Score punten

Score %

Post C 2.5 ptn max

Score punten

Score %

Post D 2.5 ptn max

Score punten

Score %

Score punten

Maximum per regel = A+B+C +D = 10 Gewogen totaal van de punten

II.1. Voortdurende garantie van de profielen en de expertise Deel 2 Post A 3 ptn max Subcriteria

II.2. Uitvoeringswijze – Organisatie van het team II.3. Uitvoeringswijze – Samenwerking met de FOD Financiën II.4. Uitvoeringswijze – Samenwerking ICT-test II.5. Uitvoeringswijze – Samenwerking Business requirements

Score %

Post B 3 ptn max Score punte n

Score %

Post C 3 ptn max Scor e punte n

Score %

Post D 1 pt max

Scor e punte n

Score %

Scor e punte n

Maximum per regel = A+B+C+ D = 10 Gewogen totaal van de punten

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

26/215

II.6. Uitvoeringswijze – Samenwerking Businesstest II.8. Uitvoeringswijze – Regelmatige rapportering II.9. Begrip en verbintenis met betrekking tot de standaarden II.10. Beheer van de configuratie II.11. Documentatie

Deel 3 Post A 2 ptn max Subcriterium

Score %

Post B 2 ptn max Score punte n

Post C 3 ptn max

Score %

Score punte n

Post D 3 ptn max

Score %

Scor e punte n

Score %

Score punte n

Maximum per regel = A+B+C+ D = 10 Gewogen totaal van de punten

II.7. Uitvoeringswijze – Methodologie voor de offertes Deel 4 Post A 3 ptn max Subcriteria

Score %

Post B 3 ptn max Score punte n

Post C 2 ptn max

Score %

Score punte n

Post D 2 ptn max

Score %

Scor e punte n

Score %

Scor e punte n

Maximum per regel = A+B+C+ D = 10 Gewogen totaal van de punten

II.12. Samenwerking van de functies II.13. Programmabehee r

Enkele voorbeelden: De voorgestelde voorbeelden worden gegeven ter illustratie en zijn in geen geval tegenstelbaar. Cijfervoorbeelden

Post A 2 ptn max

Subcriteria

Score %

Post B 2 ptn max

Score punte n

Gewogen totaal van de punten

II.8. 50 % 1 75 % 1.5 100 % Uitvoeringswijze – Methodologie voor de offertes Het subcriterium wordt niet uitgesloten en krijgt het cijfer 6.1.

3

20 %

0.6

6.1

II.8. Uitvoeringswijze – Methodologie voor de offertes

1.5

50 %

1.5

4.9

75 %

Sco re punt en

1.5

Score %

Maximum per regel = A + B + C + D = 10

Score %

0.4

Score %

Post D 3 ptn max Sco re punt en

20 %

Sco re punt en

Post C 3 ptn max

50 %

Het subcriterium wordt uitgesloten wegens een ontoereikend totaal.

(<50 %) UITSLUITING Uitsluiting van de offerte.

Bijzonder bestek

II.8. Uitvoeringswijze – Methodologie voor de offertes

S&L/AO/386/2014

100 %

27/215

20 %

100 %

0%

(<50 %): 2° UITSL. Twee posten hebben een cijfer van minder dan 50 % voor een bepaald subcriterium en de uitsluiting van de offerte.

UITSL .

UITSLUITING

(<50 %): 1°

II.2.2. Uitsluitingswijze – Organisatie van het team II.2.3. Uitvoeringswijze – Samenwerking met de FOD Financiën II.8. Uitvoeringswijze – Methodologie voor de offertes

100 %

II.2.10. Beheer van de configuratie

50 %

II.2.11. Documentatie

100 %

100 %

75 %

20 %

50 %

100 %

(<50 %): 1° 100 %

20 %

Uitsluiting van het subcriterium

(<50 %): 2° 20 %

75 %

100 %

75 %

75 %

100 %

20 %

100 %

(<50 %): 4° 50 %

(<50 %) : 3°

20 %

UIT SL.

(<50 %): 5° UITSL. Meer dan vier posten hebben een cijfer van minder dan 50 % voor het geheel van subcriteria offerte.

UITSLUITING

Uitsluiting van de

Gunningssubcriterium 1: Voortdurende garantie van de profielen en de expertise De onderneming moet zich er schriftelijk toe verbinden dat zij in staat is een team in te zetten en dat dit team stabiel is. Bovendien moet zij aantonen dat zij de kwaliteit van de profielen kan garanderen en dat zij de stabiliteit van de profielen, van de teams, van de competenties en van de expertise kan garanderen, met name in geval van personeelsverloop, en dit voor alle profieltypes. Hiertoe beschrijft de onderneming in haar offerte een volledige strategie van staff management, continuïteit, beheer en overdracht van kennis en competentie, die met name de nodige taken en verantwoordelijkheden (RACI) en processen omvat.

Gunningssubcriterium 2: Uitvoeringswijze – Organisatie van het team De onderneming moet aantonen dat zij de organisatie van het team kan garanderen ten aanzien van zijn ontwikkelings- en ondersteuningswerkzaamheden en ten aanzien van de in co-sourcing verrichte prestaties. Zij moet in dit verband op gedetailleerde wijze haar strategie en de goede praktijken beschrijven en aantonen die zij zal hanteren. Zij specificeert bovendien een OBS met beschrijving van taken en verantwoordelijkheden, in lijn met de huidige organisatiestructuur van de FOD Financiën en zijn stafdienst ICT. Zij beschrijft hoe zij zich, in voorkomend geval, zou kunnen aanpassen aan een structurele verandering van de organisatie. De onderneming verbindt zich er tot slot toe de tool Redmine (of de vervanger daarvan) van het departement ICT-Development te gebruiken voor de distributie en de opvolging van de taken/activiteiten van de leden van de teams.

Gunningssubcriterium 3: Uitvoeringswijze – Samenwerking met de FOD Financiën De onderneming moet aantonen dat zij actief zal samenwerken met de personeelsleden van de FOD Financiën (met minimaal het personeel van business en ICT). Daartoe moet zij in de

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

28/215

offerte beschrijven en aantonen hoe zij denkt om, op georganiseerde wijze de kennis en de informatie betrekking tot de kennis van de projecten en hun inhoud samen te voegen en te verspreiden, en hoe zij denkt de nodige transparantie met het ICT-personeel te garanderen en ervoor te zorgen dat dit personeel op elk moment tijdens het leven van de projecten voldoende betrokken wordt. De occasionele deelname aan de uitwerking van elearningcontent is een mogelijke benadering die in aanmerking genomen moet worden. De onderneming verbindt zich ertoe deze samenwerking op continue, impliciete en geïntegreerde wijze te garanderen zonder prestatiesupplement. Zij moet in haar strategie haar methodologie en haar responsabilisering aantonen wat betreft de overdracht van haar kennis en de garantie dat deze kennis door de leden van de FOD Financiën verworven zal worden.

Gunningssubcriterium 4: Uitvoeringswijze – Samenwerking ICT-test De onderneming moet van bij het begin van het project zorgen voor een samenwerking met het of de ICT-testteams (intern, extern en met name perceel 4 van dit bestek), volgens hun methodologieën. De onderneming moet op gedetailleerde wijze beschrijven en aantonen hoe zij deze samenwerking denkt te integreren in haar projectplannen en in de uitvoering daarvan..

Gunningssubcriterium 5: Uitvoeringswijze – Samenwerking Business requirements De onderneming moet van bij het begin van het project zorgen voor een samenwerking met het of de businessanalyseteams, in overeenstemming met de standaarden van de FOD Financiën. De onderneming moet op gedetailleerde wijze beschrijven en aantonen hoe zij denkt de vereisten te kennen en te beheren, en hoe zij denkt de samenwerking - en de ondersteuning en de eventuele begeleiding naar een professionalisering van de aanbestedende overheid in dit kader - te integreren in haar projectplannen en in de uitvoering daarvan.

Gunningssubcriterium 6: Uitvoeringswijze – Samenwerking Business test De onderneming moet van bij het begin van het project zorgen voor een samenwerking met het of de businessacceptancetestteams, in overeenstemming met de standaarden van de FOD Financiën. De onderneming moet op gedetailleerde wijze beschrijven en aantonen hoe zij denkt deze samenwerking - en de ondersteuning en de eventuele begeleiding naar een professionalisering van de aanbestedende overheid in dit kader - te integreren in haar projectplannen en in de uitvoering daarvan..

Gunningssubcriterium 7: Uitvoeringswijze – Methodologie voor de offertes De onderneming moet een volledige transparantie aantonen ten aanzien van de preanalyse en evaluatiemethodologie die zij gebruikt om de werklast te schatten en te bevestigen voor de indiening van een offerte of gedurende de uitvoering van een project. Daartoe moet zij op gedetailleerde wijze de berekeningsmodellen, de tools en de processen beschrijven en aantonen die tijdens de uitvoering van de opdracht toegepast zullen worden.

Gunningssubcriterium 8: Uitvoeringswijze – Regelmatige rapportering De onderneming moet zorgen voor gedetailleerde verslagen van de activiteiten van haar personeelsleden, ongeacht hun prestatiewijze (regie, fixed-price, ...). Dit moet steeds gebeuren met behulp van de tool Redmine (of eventueel een equivalent daarvan) van het departement ICT-Development, met inachtneming van de door de afdeling ontwikkelde richtlijnen (en hun actualiseringen), en dit teneinde de prestaties te objectiveren en de schattingen te verfijnen via een proces van continue verbetering. Daarnaast dient de

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

29/215

onderneming op gedetailleerde wijze de rapporteringsprocessen en -artefacten te beschrijven en aan te tonen die zij denkt te gebruiken om over haar taken/activiteiten te rapporteren aan de FOD Financiën, onder andere aan het Intake-team van het departement ICT-Development en de Business client.

Gunningssubcriterium 9: Begrip en verbintenis met betrekking tot de standaarden Globaal genomen moet de onderneming tonen dat zij de - huidige en toekomstige standaarden en fundamenten van de FOD Financiën begrijpt en zich ertoe verbinden ze tijdens de hele looptijd van het contract toe te passen. De standaarden omvatten met name de methodologieën, de technieken en technologieën, de tools en de processen, van de FOD Financiën, van zijn erkende partners, van de Stafdienst ICT en van zijn departementen. De technische standaarden omvatten, zonder dat deze lijst exhaustief is, de aspecten conform ontwerp en conforme architectuur, codekwaliteit, beveiliging van de code, onderhoudbaarheid, integratie, tekstdekking en documentatie. De onderneming moet in haar offerte op nauwkeurige wijze beschrijven en aantonen hoe zij denkt de standaarden na te leven, zich eraan aan te passen voor applicaties die voortkomen uit oude standaarden, of wijzigingen of nieuwigheden te integreren in de reeks bestaande standaarden. Ze moet tonen hoe zij zich kan aanpassen aan onvolledige of veranderende processen en standaarden of aan processen en standaarden in opbouw.

Gunningssubcriterium 10: Beheer van de configuratie De onderneming moet alle itemconfiguraties die zij verricht beheren in overeenstemming met de standaarden van de FOD Financiën met name in termen van documentation management en release management, onder versiebeheercontrole. Dit omvat de integratie in de buildketen (thans FUP-ITIL genaamd) en de verwachte conformiteit die daarmee gepaard gaat in de verschillende fasen van deze keten. Van de onderneming wordt verwacht dat zij de praktijken beschrijft en aantoont die zij in dit verband denkt te hanteren, in overeenstemming met de standaarden van de FOD Financiën, met inbegrip van de continue en geautomatiseerde build, test en ontwikkeling, de inherente kwaliteitscontrole en het beheer van de nodige gegevens.

Gunningssubcriterium 11: Documentatie producten en projecten De onderneming moet de projecten (met inbegrip van de rapportage) en de producten en artefacten van de projecten documenteren volgens documentatiestandaarden (waaronder de templates) en processen van de FOD Financiën (de methodologieën PMFIN en FUP). Van de onderneming wordt verwacht dat zij alle praktijken beschrijft en aantoont die zij in dit verband denkt te hanteren.

Gunningssubcriterium 12: Samenwerking van de functies De onderneming moet op homogene manier functioneren binnen de verschillende ITactiviteiten die er deel van uitmaken. In de offerte moet zij de functies, de verantwoordelijkheden en de processen beschrijven die een gedisciplineerd beheer van de interacties en van de werking van het team aantonen, onder meer door integratie van de cosourcingaspecten.

Gunningssubcriterium 13: Programmabeheer De onderneming moet haar projectportfolio en haar programma's op geïntegreerde en transparante wijze beheren. Zij moet in de offerte aantonen hoe zij denkt aan deze eisen te beantwoorden.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

III. SLA, garantie, onderhoud

30/215

20 punten

OPGELET Om in aanmerking te komen voor de gunning van de opdracht moet de inschrijver een score van minstens 60 % behalen voor het gunningscriterium "SLA, garantie, onderhoud". Wordt deze voorwaarde niet nageleefd, dan wordt de offerte als wezenlijk onregelmatig beschouwd. Verdeling van de punten op 100 punten daarna te herleiden tot een score van 20 punten 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Weging van het SQP: 5 punten Weging van het SIP: 5 punten Weging van de Master SLA: 40 punten Weging van het DAP: 15 punten Weging van de voorbeeldrapportering: 10 punten Weging van de boetes: 25 punten

Formule voor berekening van de boetes: •

De punten voor dit gunningscriterium worden berekend volgens onderstaande formule:

Waarbij: B het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het subcriterium boetes van de SLA; B_w de weging is van het subcriterium boetes; n het aantal KPI’s is waarvoor een boete van toepassing is; x verwijst naar het nummer in de KPI-tabel; B_(x_o) de minimum basisboete of de voorgestelde hogere boetesom in de offerte van de inschrijver voor KPI x ; B_(x_max) de maximaal voorgestelde boetesom voor KPI x in de offertes van alle weerhouden inschrijvers of de voorgestelde minimum basisboete indien er geen hogere boete werd voorgesteld.

Voor perceel 5 I. De prijs

30 punten

Wat de evaluatie van het gunningscriterium “Prijs” betreft, zal de volgende formule worden toegepast om de punten te berekenen: Mo = P x 30/100

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

31/215

Waarin Mo het aantal punten is dat de inschrijver heeft behaald voor het criterium “Prijs”; P het resultaat is dat behaald wordt na optelling van de verschillende profielen voor de geanalyseerde offerte; Prijs profielen Prijs profiel Tester Prijs profiel Testcoördinator Prijs profiel Testtooldeskundige Prijs profiel Testmethodologiedeskundige Prijs profiel Quality Assurance Coordinator Tussentotaal (P1+P2+P3+P4+P5)

Punten P1 (40 punten) P2 (20 punten) P3 (10 punten) P4 (15 punten) P5 (15 punten) P (100 punten)

Alle prijzen moeten worden uitgedrukt in euro, incl. btw en voor een dag van 8 uur. Prijs profiel Tester (40 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P 1= 40 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P1 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Tester' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. Prijs profiel Testcoördinator (20 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P2 = 20 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P2 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Testcoördinator' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. Prijs profiel Testtooldeskundige (10 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P3 = 10 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P3 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Testtooldeskundige' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. Prijs profiel Testmethodologiedeskundige (15 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P4 = 15 ×

Pr min Pr offerte

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

32/215

waarin: Profferte = prijs van de offerte, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P4 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Testmethodologiedeskundige' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw. Prijs profiel Quality Assurance Coordinator (15 punten) Het criterium “Prijs” wordt als volgt gewogen: P5 = 15 ×

Pr min Pr offerte

waarin: Profferte = prijs van de offerte, Prmin = de laagste prijs van de regelmatige offertes. P5 = punten toegekend aan het criterium 'Prijs profiel Quality Assurance Coordinator' De prijzen worden uitgedrukt incl. btw.

II. De uitvoeringswijze

50 punten

OPGELET Om in aanmerking te komen voor de gunning van de opdracht moet de inschrijver een cijfer van minstens 60 % behalen voor het gunningscriterium "uitvoeringswijze" en 50 % voor elk van de subcriteria uitgezonderd het subcriterium "Partnerschap - garantie van expertise met betrekking tot onze standaarden" waaruit het gunningscriterium "uitvoeringswijze" bestaat. De inschrijver die niet aan deze twee cumulatieve voorwaarden voldoet, zal niet in aanmerking genomen worden voor de gunning van de opdracht en de offerte zal derhalve beschouwd worden als wezenlijk onregelmatig. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de door de inschrijver opgezette organisatie om optimaal aan de geformuleerde behoeften te voldoen, en dit in de organisatorische en de technische context van de FOD Financiën, wat rechtvaardigt waarom aan dit criterium zoveel belang wordt gehecht. Vier subcriteria specificeren dit criterium: 1.

Inzicht in de testmethodologie (15 punten)

Om na te gaan of de inschrijver begrip heeft van en technisch in staat is om te werken op basis van een vooraf vastgestelde en momenteel bij de FOD Financiën gebruikte testmethodologie, wordt aan de inschrijver gevraagd om in een tekst van maximaal 5 pagina's een snelle voorstelling te geven van zijn inzicht in de methodologie. Een beschrijving van de bij de FOD Financiën gehanteerde methodologie kan geraadpleegd is te vinden op het volgende adres: http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ Quotering: Om de verstrekte documentatie te controleren zal ze gelezen worden door onze interne deskundigen; ze moet correct beschreven, volledig en coherent zijn ten aanzien van het voorwerp van perceel 4 "Testing van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit" en moet minstens de volgende punten bestrijken:
Overzicht en fasen (de fasen en activiteiten)

Bijzonder bestek










S&L/AO/386/2014

33/215

Organisatie (verschillende functies en teams) Tools (tools per fase) TCC Operationeel model Opleiding en Coaching Communicatie Verbetering en revisie TMv4: afstemming met FUP-D5 Uitstekend: De inschrijver heeft de 8 hierboven vermelde aspecten van de methodologie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Zeer goed: De inschrijver heeft 7 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de methodologie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Goed +: De inschrijver heeft 6 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de methodologie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Goed: De inschrijver heeft 5 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de methodologie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Voldoende: De inschrijver heeft 4 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de methodologie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Onmogelijk te analyseren/onbestaande: De inschrijver heeft minder dan 4 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de methodologie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie.

15 punten

13,15 punten

11,25 punten

9,30 punten

7,5 punten

Uitgesloten

2. Organisatie testteam ten aanzien van de organisatieomgeving van de FOD Financiën (15 punten) Op basis van de methodologie en eveneens van de aan de inschrijver verstrekte informatie wordt gevraagd om een document te verstrekken dat de organisatie van een door de inschrijver geleverd testteam beschrijft en toelicht dat samenwerkt met de verschillende actoren van de FOD Financiën. Dit document moet:
nauwkeurig worden beschreven
een tijdlijn bevatten met de operationele fasen van de methodologie met de actoren (teams) per fase
steunen op de binnen de FOD bestaande organisatorische (http://www.minfin.fgov.be/PORTAIL2/nl/downloads/flowchart-future.pdf) en technische (ABB
http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_ fundamenten/) structuren.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

34/215

de communicatie- en samenwerkingsstromen tussen de verschillende stakeholders van de FOD Financiën bevatten. Quotering: Het document zal door onze interne deskundigen worden gelezen en moet minimaal de volgende informatie bevatten in termen van relatie/communicatie:
Business (Client)
Projectteam
Management (ICT, ICT QA&ITPS, Test Management)
Intern Testteam (ICT Test Management)
ICT Development Team
ICT Operations Team
ICT Quality Assurance & IT Process support team
De tijdlijn van het document moet ten minste de volgende fasen omvatten: o Intake o Voorbereiding o Planning o Scripting o Uitvoering en rapportage Uitstekend: De inschrijver heeft de 8 hierboven vermelde aspecten van de organisatie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Zeer goed: De inschrijver heeft 7 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de organisatie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Goed +: De inschrijver heeft 6 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de organisatie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Goed: De inschrijver heeft 5 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de organisatie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Voldoende: De inschrijver heeft 4 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de organisatie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie. Onmogelijk te analyseren/onbestaande: De inschrijver heeft minder dan 4 van de 8 hierboven vermelde aspecten van de organisatie op correcte, duidelijke en nauwkeurige wijze behandeld in zijn documentatie.

15 punten

13,15 punten

11,25 punten

9,30 punten

7,5 punten

Uitgesloten

3. Partnerschap - garantie van expertise met betrekking tot onze standaarden (5 punten) Zonder de kandidaten uit te sluiten die geen partnerschap bezitten maar om de FOD Financiën een aanvullende garantie te geven met betrekking tot de door de inschrijver geboden expertise, wordt gevraagd om een bewijs en het partnerschapsniveau te

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

35/215

verstrekken in verband met de volgende standaardsoftware bij de FOD Financiën gebruikte standaardsoftware:
HP ALM
HP UFT
HP Performance Center
HP Fortify
Cast Quotering: Er bestaan verschillende partnerschapsniveaus met betrekking tot de HP-software: Silver, Gold en Platinum. (1) De onderneming heeft voor de 4 HP-softwares een partnerschap van het type:
Silver: 2.5 punten
Gold: 3,5 punten
Platinium: 4,5 punten (2) De onderneming heeft een partnerschap met Cast software: 0,5 punt De eindquotering van dit criterium is gelijk aan de som van het HP-partnerschap en het Castpartnerschap. HP-partnerschap (1)

CAST-partnerschap (2) totaal

0 punt 2,5 punten 3,5 punten 4,5 punten 0 punt 0,5 punt (1) + (2)

4. Capaciteit om het personeel in te zetten 15 punten) De kandidaat moet minstens over een aantal technische profielen beschikken die overeenstemmen met het minimaal aantal competentieprofielen zoals beschreven in de technische voorschriften voor perceel 4. Om dit aan te tonen voegt hij bij zijn offerte minimaal één cv die overeenkomt met het voorgestelde competentieprofiel. De cv moet voor perceel 5 absoluut het door de aanbestedende overheid verstrekte model naleven. Quotering: Er worden minimaal gevraagd:
4 testers:
2 testcoördinatoren;
2 testmethodologiedeskundigen
2 testtooldeskundigen
2 quality assurance coordinators Aantal profielen Tester (P1) De inschrijver heeft 8 of meer testers voorgesteld 40 punten die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 7 testers voorgesteld die 35 punten

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 6 testers voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 5 testers voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 4 testers voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel Uitsluiting: De inschrijver heeft minder dan 4 testers voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel

36/215

30 punten 25 punten 20 punten Uitsluiting

Aantal profielen Testcoördinator (P2) De inschrijver heeft 4 of meer testcoördinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 3 testcoördinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 2 testcoördinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel Uitsluiting: De inschrijver heeft minder dan 2 testcoördinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel

20 punten

15 punten 10 punten Uitsluiting

Aantal profielen testmethodologiedeskundigen (P3) De inschrijver heeft 4 of meer testmethodologiedeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 3 testmethodologiedeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 2 testmethodologiedeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel Uitsluiting: De inschrijver heeft minder dan 2 testmethodologiedeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel

10 punten

7,5 punten

5 punten

Uitsluiting

Aantal profielen testtoolsdeskundigen (P4) De inschrijver heeft 4 of meer testtooldeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 3 testtooldeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 2 testtooldeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel Uitsluiting: De inschrijver heeft minder dan 2 testtooldeskundigen voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel

15 punten

11,25 punten

7,5 punten

Uitsluiting

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

37/215

Aantal profielen Quality assurance coordinator (P5) De inschrijver heeft 4 of meer quality assurance coordinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 3 quality assurance coordinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel De inschrijver heeft 2 quality assurance coordinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel Uitsluiting: De inschrijver heeft minder dan 2 quality assurance coordinators voorgesteld die overeenstemmen met het gezochte profiel Aantal profielen Aantal profielen Tester Aantal profielen Testcoördinator Aantal profielen Testtooldeskundige Aantal profielen Testmethodologiedeskundige Aantal profielen Quality Assurance Coordinator Tussentotaal (P1+P2+P3+P4+P5) Totaal voor de capaciteit om het personeel in te zetten

15 punten

11,25 punten

7,5 punten

Uitsluiting

Punten P1 (40 punten) P2 (20 punten) P3 (10 punten) P4 (15 punten) P5 (15 punten) P (100 punten) P*10/100

III. SLA

20 points

OPGELET Om in aanmerking te komen voor de gunning van de opdracht moet de inschrijver een score van minstens 60 % behalen voor het criterium "SLA". Wordt deze voorwaarde niet nageleefd, dan wordt de offerte als wezenlijk onregelmatig beschouwd. Verdeling van de punten op 100 punten daarna te herleiden tot een score van 20 punten 7. Weging van het SQP: 5 punten 8. Weging van het SIP: 5 punten 9. Weging van de Master SLA: 40 punten 10. Weging van het DAP: 15 punten 11. Weging van de voorbeeldrapportering: 10 punten 12. Weging van de boetes: 25 punten Formule voor berekening van de boetes: •

De punten voor dit gunningscriterium worden berekend volgens onderstaande formule:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

38/215

Waarbij: B het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het subcriterium boetes van de SLA; B_w de weging is van het subcriterium boetes; n het aantal KPI’s is waarvoor een boete van toepassing is; x verwijst naar het nummer in de KPI-tabel; B_(x_o) de minimum basisboete of de voorgestelde hogere boetesom in de offerte van de inschrijver voor KPI x ; B_(x_max) de maximaal voorgestelde boetesom voor KPI x in de offertes van alle weerhouden inschrijvers of de voorgestelde minimum basisboete indien er geen hogere boete werd voorgesteld.

4.3.3. Eindscore Per perceel wordt de eindquotatie toegekend aan elke offerte door de behaalde punten voor de 3 bovenvermelde criteria op te tellen. De meest interessante offerte krijgt de hoogste eindscore. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die in het kader van de overeenkomst uitgevoerd moeten worden, zullen worden uitgevoerd door voldoende opgeleid en vakkundig personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen. Er worden geen termijn- of budgetoverschrijdingen aanvaard. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

39/215

D. UITVOERING

1. Leidend ambtenaar. Voor elk perceel dat zal afgesloten worden op basis van de huidige opdracht, zal de leidend ambtenaar in de zin van artikel 11 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 – koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies van openbare werken- aangeduid worden tijdens de kennisgeving van sluiting van de opdracht. Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden zullen worden vermeld. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.

2. Prijsherziening. Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt: 

De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.



De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&B, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.



De prijsherziening gaat in op: o

o



de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer één of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).

De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

  S P = P0 *  0,8 * + 0.2  S0   waarbij: P = herziene prijs

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

40/215

P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat 

Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be



De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

3. Verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer draagt de volledige aansprakelijkheid voor fouten en nalatigheden in het kader van de dienstenprestaties. De aanbestedende overheid is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade veroorzaakt aan personen of goederen die het direct of indirect gevolg zijn van de activiteiten die nodig zijn bij de uitvoering van de huidige opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke acties en schadevergoeding en interesten door derden en met name aan leden van de Administratie. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. De opdrachtnemer is aansprakelijk voor elke beschadiging, elk verlies of elke diefstal, ook al doen die zich voor ten gevolge van weersomstandigheden of andere risico’s.

4. Oplevering van de gepresteerde diensten. 4.1. Levering en installatie De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de prestaties. Behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid kan geen enkele prestatie geschieden zonder dat de ontvangende dienst minstens vijf werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van de installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht.

4.2. Technische specificaties De diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema's die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

41/215

goede uitvoering.

4.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en de diensten De FOD Financiën heeft het recht om een permanent toezicht uit te oefenen op de diensten die worden uitgevoerd door het team dat is belast met de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van de supervisietaken. De plannen, specificaties, dossiers, enz. die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de opdrachtnemers, met inbegrip van de gehanteerde normen, moeten door de aanbestedende overheid worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de aanbestedende overheid. Elke overschrijding van de termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om ervoor te zorgen dat de gevolgen van de vertraging beperkt blijven. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op deze controle met de bedoeling zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de diensten worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit. Indien er tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer, per fax of via e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd middels een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is dan verplicht om de niet-conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Wanneer de diensten zijn uitgevoerd, zal worden overgegaan tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de gepresteerde diensten. Er zal vervolgens een procesverbaal van deze evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden overhandigd aan de dienstverlener. De diensten die niet op een correcte of conforme wijze zijn uitgevoerd, moeten worden overgedaan. Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met deze derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goede uitoefening van de controlewerkzaamheden. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën, die zijn belast met de evaluatie en de controle van de diensten. De inschrijver moet duidelijk aangeven welke gedeelten van zijn offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle van de diensten.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

42/215

4.4. Controle en omkadering van de opdracht Binnen de 30 dagen volgend op de bekendmaking van hun voltooiing door de opdrachtnemer zal de FOD Financiën overgaan tot een volledige controle van de constitutieve elementen van elke bestelling. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de toepassing. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de applicaties beantwoorden aan de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de geleverde diensten correct kunnen functioneren in normale omstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten met name: -

De goede uitvoering van de bijhorende diensten; Nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en werden geprogrammeerd; De capaciteiten controleren op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting; Eventueel testinstrumenten installeren om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; Controleren of de documenten zijn geleverd.

De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de geleverde componenten binnen de gestelde termijnen goed scoren in de tests. De tests en de timing daarvan worden in onderling overleg vastgesteld en moeten compatibel zijn met het perceel testing. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bijzonder bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na deze termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstests opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Concreet, in het geval dat de functionele testen van een applicatie functionele gebreken of elementen aantonen die niet conform zijn aan de functionele analyse, zullen de wijzigingen moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer en opnieuw getest worden door de testers en de eindgebruikers (business acceptance). In het geval dat deze wijzigingen een impact hebben op een project dat het voorwerp heeft uitgemaakt van een vorige tussentijdse levering, zullen de wijzigingen aangebracht worden op kosten van de opdrachtnemer, alvorens de FOD Financiën de tussentijdse levering van deze applicatie accepteert. Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: -

ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 47 van het KB van 14 januari 2013, dat de algemene uitvoeringsregels bepaalt voor de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;

Bijzonder bestek

-

S&L/AO/386/2014

43/215

ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.

4.5. Voorlopige acceptaties De acceptatie van tussentijdse of definitieve resultaten zal gebeuren op basis van een standaardprocedure (per applicatie). Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden en de goedkeuring ervan door de Project Board (stuurcomité) zal de FOD Financiën een proces-verbaal van voorlopige oplevering van de resultaten (producten en/of diensten) van de fase in kwestie opstellen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend.

4.6. Garantie Het aantal voor de garantie voorgestelde jaren is minimaal 1 jaar en loopt vanaf de voorlopige oplevering. Tijdens de garantieperiode moeten alle onverwachte gedragingen die niet beantwoorden aan de beschrijving in het document van de functionele analyse binnen de voorziene termijnen gecorrigeerd worden. De verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer strekt zich tevens uit tot het gedrag van het informaticasysteem, voor wat betreft de inhoud van de database(s) en hun coherentie.

4.7. Definitieve oplevering De definitieve oplevering wordt afgekondigd op verzoek van de leverancier, na het verstrijken van de garantieperiode, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In geval van bezwaar zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.

4.8. Opleveringskosten Alle opleveringskosten, met inbegrip van de eventuele verplaatsings- en verblijfskosten van de afgevaardigden van de aanbestedende overheid, zijn ten laste van de opdrachtnemer.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

44/215

5. Borgtocht In toepassing van artikel 9 , paragraaf 2 en 3 van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in huidig bestek er afgeweken wordt van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht rekening houdend met de onmogelijkheid het bedrag van de opdracht met zekerheid te bepalen op het ogenblik van de gunning ervan en de buitensporige administratieve last die zou worden veroorzaakt door een aanpassing van deze borgtocht volgens de mogelijk talrijke bestellingen die door de aanbestedende overheid zullen worden geplaatst. Voor elk van de bestellingen die gebeuren in het kader van deze opdracht, wordt de borgtocht vastgelegd op 5 % van het totaal bedrag van de bestelling exclusief BTW. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro.

5.1. Samenstelling van de borgtocht Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost bank-rekeningnr van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van haar effectenbeheerder of bij een van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

45/215

1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2°

hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3° hetzij het depositoattest van de effectenbeheerd er of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:

•

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Vastleggingen Ter attentie van Mevrouw MALJEAN Françoise NOGA B22 Koning Albert II-laan 33, postbus 781 1030 BRUSSEL

5.2. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van het contract afgesloten op basis van dit bestek en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd.

6.Uitvoeringsvoorwaarde 6.1. Uitvoeringsclausules De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO te respecteren, en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957)

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

46/215

2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming

van het vakbondsrecht, 1948) 3. het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op or-

ganisatie en collectief overleg, 1949) 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende

de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

6.2. Clausule technologische evolutie Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

6.3. Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden De uitvoering van de diensten De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden in de lokalen van de FOD Financiën - Stafdienst ICT, North Galaxy, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel. Indien er, gedurende bepaalde periodes, op andere plaatsen moet worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de diensten mag, met de voorafgaande toestemming van de FOD Financiën, ook uitgevoerd worden in de lokalen van de opdrachtnemer indien de prestatie niet elders mogelijk is of indien de FOD Financiën er een bijzonder voordeel aan ontleent. Met het oog op een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat de prestaties uitvoert in de lokalen van de FOD Financiën, voor zover mogelijk, hetzelfde werkrooster volgen als dat collega's van de FOD Financiën, tussen 7.00 en 19.00 uur volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. 2 november, 15 november en de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd, net als de eerste werkdag van het jaar. Er worden eveneens verplichte "brugdagen" voorzien; ze zullen ieder jaar aan de opdrachtnemer worden meegedeeld.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

47/215

6.4. Personeel van de opdrachtnemer 6.4.1. Algemeen Voor elk van de bestellingen gebaseerd op deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanwijzen (die, in het kader van PMfin1 ook beschreven wordt als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen tijdens zijn relaties met de FOD Financiën. Het is belangrijk dat het personeel van de opdrachtnemer dat de opdracht moet uitvoeren: • •

ervaring heeft in het kader van de voorgestelde oplossing of van vergelijkbare oplossingen, in staat is alle noodzakelijke teksten, rapporten, verslagen, enz. die in het kader van deze opdracht door beide partijen gebruikt of geproduceerd worden, te begrijpen, en dit zowel in het Nederlands als het Frans. Voldoende mondelinge en schriftelijke kennis heeft om in het Nederlands of het Frans te kunnen communiceren, en indien mogelijk in beide talen door elkaar,

Bovendien moet de projectleider in staat zijn om: • zowel in het Nederlands als het Frans te communiceren. De helpdesk en de technische ondersteuning moet bovendien in staat zijn om: • vlot in beide talen te communiceren. Het personeel van de opdrachtnemer zal moeten voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België van kracht zijn op het vlak van immigratie en werkvergunningen. De opdrachtnemer zal de FOD Financiën vrijwaren tegen enigerlei schade van welke aard ook die de FOD Financiën zou kunnen leiden als gevolg van de niet-naleving door de opdrachtnemer of diens personeelsleden van de wettelijke bepalingen in kwestie. De opdrachtnemer moet over voldoende personeel beschikken met de kennis die nodig is voor en afgestemd is op de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens over voldoende kennis beschikken van de in het kader van dit project gebruikte tools. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk te beantwoorden aan de behoeften die voortvloeien uit de gunning van de opdracht. Het door de opdrachtnemer ter beschikking gestelde projectteam moet voldoende groot zijn om de hem toevertrouwde opdrachten uit te voeren. Het voor de uitvoering van de opdracht ter beschikking gestelde personeel moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Is dit niet het geval, dan moet het voor de uitvoering ter beschikking gestelde personeel een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring hebben. De FOD Financiën moet instemmen met de samenstelling van het voor het project voorgestelde team. De opdrachtnemer garandeert voor de hele duur van de opdracht de stabiliteit van de voor de uitvoering van de opdracht ter beschikking gestelde personen. Tijdens de uitvoering zal de opdrachtnemer geen enkele wijziging in de samenstelling van het projectteam aanbrengen zonder de voorafgaande toestemming van de FOD Financiën.

1

een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2methode.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

48/215

Bij een wijziging in het team verbindt de onderneming zich ertoe de volgende principes te volgen:

-

Ieder vertrek van een persoon die effectief op een project tewerkgesteld is moet schriftelijk meegedeeld worden aan de FOD Financiën (de ICT-coördinator, de verantwoordelijke van het departement ICT-ontw, de contractbeheerder) zodra het vertrek bekend is en de onderneming moet zich ervan vergewissen dat de in kennis gestelde personen de ontvangst van de informatie hebben bevestigd. Wordt niet tijdig een kennisgeving gedaan, dan is van rechtswege een boete van toepassing. Voor deze persoon moet de onderneming, binnen twee weken nadat zij kennis heeft van het vertrek, minimaal 3 cv's voorstellen aan de FOD Financiën (de ICT-coördinator, de verantwoordelijke van het departement ICT-ontw, de contractbeheerder), met een profiel dat qua kwaliteit en competenties minimaal gelijkwaardig is met dat van het lid dat het team verlaat, en de onderneming moet zich ervan vergewissen dat de personen aan wie de cv's gericht worden, ze goed ontvangen hebben.

-

De FOD Financiën beoordeelt de cv's en geeft antwoord. Er is van rechtswege een boete van toepassing indien geen enkel profiel bevredigend is.

-

De onderneming stelt de persoon uiterlijk 1 maand vóór het vertrek ter beschikking in geval van een opzegtermijn. De onderneming stelt de persoon uiterlijk 1 maand na het vertrek ter beschikking indien geen. opzegtermijn werd gepresteerd. Wordt niet tijdig een nieuwe persoon aangeworven, dan is van rechtswege een boete van toepassing per volle maand vertraging.

-

De onderneming voorziet op haar kosten in een overdracht van kennis tussen het lid dat het team verlaat en een ander lid van het team (eventueel de nieuwe aangeworven persoon). De onderneming moet aan de hand van prestatiebladen en uitgewisselde documenten aantonen dat de kennisoverdracht daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Er zijn van rechtswege boetes verschuldigd indien deze bepaling niet wordt nageleefd.

-

De onderneming verbindt zich ertoe ervoor te zorgen dat het nieuwe lid van het team onmiddellijk productief en efficiënt is. In dit verband moet geen enkele prestatie voorzien worden voor enigerlei intake met betrekking tot de projecten. Er zijn van rechtswege boetes verschuldigd indien deze bepaling niet wordt nageleefd.

De opdrachtnemer vervangt onmiddellijk al de personeelsleden die, volgens de aanbestedende overheid, de goede uitvoering van de opdracht belemmeren wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag (artikel 16 KB van 14 januari 2013). In dat geval moet de vervanging plaatsvinden binnen 10 werkdagen na het verzoek van de FOD Financiën, en dit zonder kosten vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

49/215

6.4.2 Capaciteit om medewerkers in te zetten binnen het ontwikkelings/ondersteuningsteam De opdrachtnemer verbindt zich er schriftelijk toe om voor de hele looptijd van het contract te voorzien in een minimale beschikbaarheid (capaciteit om personeel in te zetten) van gegarandeerde profielen die voldoen aan de minimale vereisten (zie de Capaciteitstabel), alsook te zorgen voor de stabiliteit van het team. Dit minimum wordt uitgebreid (*) wanneer de onderneming meer dan 4 projecten tegelijk voor haar rekening neemt. Dan moet een evenredigheidsregel gehanteerd worden in functie van het aantal gelijktijdige projecten. Capaciteitstabel Profiel Task Manager senior Task Manager junior Lead Technical Architect/Methodologist senior Application Business Analist/Business expert Designer/Data architect expert Senior Developer

Absolute minimale capaciteit 1 0 0,5

Uitgebreide minimale capaciteit * 2 1 1

3

6

2 8

4 12

Initiële on-boarding: Het is normaal dat het team van de onderneming niet onmiddellijk operationeel is in overeenstemming met de standaarden en methodologieën van de FOD Financiën. De FOD Financiën verwacht niettemin dat de acclimatiseringstijd zo kort mogelijk is. Voor deze acclimatiseringsperiode mogen geen extra kosten aangerekend worden.

6.5. Onderaannemers Het feit dat de opdrachtnemer zijn verplichtingen volledig of gedeeltelijk toevertrouwt aan onderaannemers ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met deze derden. De aanbestedende overheid eist evenwel dat de onderaannemers van de opdrachtnemer in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die door de opdrachtdocumenten worden opgelegd. In ieder geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid: 1° wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het Koninklijk Besluit klassieke sectoren; 2° wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaannemers in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het Koninklijk Besluit klassieke sectoren.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

50/215

Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een aannemer, leverancier of dienstverlener die zich in een van de gevallen bevindt waarnaar wordt verwezen in artikel 61 van het Koninklijk Besluit klassieke sectoren.

6.6. Middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld Technische middelen De opdrachtnemer stelt zijn personeel al het nodige materiaal ter beschikking voor de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Het personeel van de opdrachtnemer beschikt over een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën en over een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing aanbrengen aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op een betere werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD Financiën door de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks betrekking heeft op de ontwikkeling van de toepassing in kwestie. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de werkposten in kwestie tegen virussen en voor het beheer van deze posten. Hij geeft voorrang aan het gebruik van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma's zouden moeten worden gebruikt in het kader van de opdracht, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik inbegrepen zijn in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden beschreven in het punt “Verweermiddelen van de administratie – Geschillen” voordat men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding. Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medemerkers van de FOD Financiën nemen deel aan de werken in verband met het onderhoud van een bepaalde applicatie wat betreft: • • •

de vaststelling van de inhoud; de deelname aan de selectie van oplossingen: architectuur, enz.; de validatie van de realisatiedocumenten: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossiers, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.;

Bijzonder bestek

• • •

S&L/AO/386/2014

51/215

de kwaliteitscontroles, met name de controle van de overeenstemming van de documentatie met de realisatie, van de naleving van de normen inzake documentatie en programmering, enz.; in voorkomend geval: de verplichte deelname aan de tests voor de oplevering (technische en functionele aspecten), ongeacht of het gaat om unitaire werkingstests, integratietests of tests voor de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de uitvoeringsteams voor wat betreft de terbeschikkingstelling van de nodige technische middelen voor de realisatie, naargelang wat in overleg is bepaald.

De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het controleren (en, indien nodig, definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van architectuur, toepassingsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.

6.7. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener 6.7.1. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie Alle resultaten en verslagen opgesteld door de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gehouden aan het beroepsgeheim inzake de informatie die zij zouden hebben verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht. De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt in het kader van zijn opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie waarover het gaat: • kan opgeslagen zijn op eender welk type van informatiedrager, zoals papier, een film, een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage, enz.; • kan mondeling worden meegedeeld aan de opdrachtnemer, door middel van een demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde informatie, of kan ter kennis van de opdrachtnemer worden gebracht naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht of van een door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht toevertrouwde taak; • kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen, conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard dan ook, die aan hem wordt meegedeeld of waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn opdracht kennis neemt, vertrouwelijk te behandelen.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

52/215

De opdrachtnemer staat borg voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van deze gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van de onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste keer door de FOD Financiën werd meegedeeld; • die, op het moment dat ze gekend was door de FOD Financiën, reeds openbaar was; • die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de opdrachtnemer. of • die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die gemachtigd was om deze aan de opdrachtnemer mee te delen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: • om informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien deze zich op een drager bevindt die door de FOD Financiën ter beschikking is gesteld; • om, anderzijds, informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die de FOD Financiën hem oplegt en uitsluitend voor zover dat strikt noodzakelijk blijkt. Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer wordt toevertrouwd, blijft integraal eigendom van de FOD Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën. De FOD Financiën heeft het recht om, op elk moment, aan de opdrachtnemer te vragen om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. De opdrachtnemer dient van zijn eigen dragers alle kopieën van informatie te wissen die in het kader van zijn opdracht nutteloos zijn geworden. Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, noch expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

53/215

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van de onderhavige opdracht werd opgelegd. De opdrachtnemer en zijn eventuele onderaannemers verbinden zich er eveneens toe om zo snel mogelijk alle lacunes of risico's te melden die de beveiliging of de vertrouwelijkheid in het gedrang kunnen brengen. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet naleven door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens het onderhavige artikel.

6.7.2 Eigendom De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de opdrachtnemer, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavig contract werd opgemaakt door de personeelsleden van de opdrachtnemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, op het moment van hun ontstaan, eigendom van de FOD Financiën. Het is de personeelsleden van de opdrachtnemer verboden om documenten die aan de FOD Financiën toebehoren met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.

6.7.3. Overdraagbaarheid De opdrachtnemer zal aan een door de FOD Financiën erkende derde partij of aan de FOD Financiën alle noodzakelijke informatie geven zodat de FOD Financiën alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de opdrachtnemer zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methodes en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de opdrachtnemer, bij verbreking, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdsschema van die taken. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

54/215

De FOD Financiën is de enige intellectuele eigenaar van de oplossingen, ontwikkeld in het kader van dit project. De opdrachtnemer wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten met name: • de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem; • de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen en andere verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen; • de opleiding en de informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; • de gegevensoverdracht.

7.Facturatie en betaling. De betaling zal enkel a posteriori gebeuren na geleverde en goedgekeurde diensten en leveringen. In het geval dat de aanbestedende overheid in het bezit is van een regelmatig opgestelde factuur (met vermelding van het BTW nummer en het overeenkomstig bestelbonnummer), vergezeld van een proces-verbaal van voorlopige oplevering, is de procedure de volgende: De factuur moet worden uitgedrukt in euro. Het bestelbonnummer (45xxxxxxx) en in voorkomend geval het contractnummer (5xxxxxxx) zullen systematisch op elke factuur vermeld worden. De opdrachtnemer stuurt zijn factuur (in één exemplaar) naar het volgend adres:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale Facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 bus 788 1030 BRUSSEL

De factuur kan ook onder de vorm van een pdf-bestand worden gezonden naar het volgende e-mail adres : [email protected]. Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd. De betaling van het verschuldigde bedrag aan de dienstverlener vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen, te rekenen vanaf de vervaldag van de verificatietermijn hernomen in artikel 150, alinea 3, conform de modaliteiten vastgelegd in de documenten van de opdracht. BELANGRIJK De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in. Dientengevolge, in overeenstemming met btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

55/215

medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

8. Geschillen. De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013. De opdracht moet worden uitgewerkt, ontwikkeld en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. • Alvorens hun toevlucht te zoeken tot andere middelen, moeten de partijen trachten de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. • Bij gebreke van akkoord en alvorens hun rechten in rechte te doen gelden zullen de partijen proberen een compromis te vinden via onderhandelingen die van start zullen gaan zodra blijkt dat de zaak niet in der minne geregeld kan worden. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt “leidend ambtenaar” van deel II in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is Nederlands of Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding voor derden in dit verband

9. Straffen en boeten In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers erop gevestigd dat, in het huidig bestek, afgeweken wordt van het artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes met als reden de belangrijkheid dat de FOD Financiën hecht aan de inproductiestelling binnen vastgestelde termijnen voor elke bestelling.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

56/215

9.1. Straffen Elke niet uitgevoerde dienst in het kader van de voorgestelde offerte geeft aanleiding tot een forfaitaire straf van 1250,00 Euro.

9.2. Boetes Voor alle diensten die niet uitgevoerd worden binnen de termijnen bepaald door de aanbestedende overheid, zal per inbreuk op deze termijnen en per kalenderdag van vertraging, een forfaitaire boete van 1250,00 Euro van rechtswege van toepassing zijn wegens nietuitvoering. De boetes zijn van rechtswege verschuldigd, zonder formaliteiten of kennisgeving.

9.3. Imputatie boetes en straffen

OPGELET Ter herinnering: de inschrijver moet in zijn offerte een SLA opnemen waarvan de schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde forfaitaire straffen en boeten worden gevoegd. Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het nietnaleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

57/215

E .TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 1.Algemene principes van de opdracht. 1.1.Inleiding De inschrijver wordt geacht kennis te hebben genomen van de vereisten inzake “ICTnormen”,met inbegrip van de basisprincipes van FUP (Finances Unified Process) die zijn bepaald door de projecten “SUPDEV”, “Identity Management” en “Projectbeheer” van de FOD Financiën in het kader van de nieuwe gecentraliseerde informaticastructuur (de documentatie van deze nieuwe infrastructuur en van haar normen is beschikbaar op het portaal van de FOD Financiën, o het adres http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/. Hier kunnen met name de richtlijnen geraadpleegd worden in verband met het gebruik van "Open standaarden" en de details van de "ICT fundamenten" (Architecture Building Blocks en methodologie FUP-methodologie). De documenten onder de rubrieken "ICT-fundamenten" en "Open standaarden" moeten beschouwd worden als een integraal onderdeel van dit bijzonder bestek. De inschrijver verbindt zich er uitdrukkelijk toe de huidige en toekomstige fundamenten in het kader van de uitvoering van dit contract na te leven. De niet naleving van deze essentiële regel van het bijzonder bestek kan leiden tot de nietigheid van de offerte. In het kader van de Coperfin-hervorming heeft de FOD Financiën zijn applicaties, die oorspronkelijk geschreven waren in COBOL en op verschillende mainframes geïmplementeerd waren, omgezet naar moderne omgevingen die voldoen aan de huidige technische standaarden. De taal Java vormt de hoeksteen van deze strategie. Deze migratie is momenteel ver gevorderd. De zakelijke toepassingen van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, die op enkele uitzonderingen na, operationeel (in productie) zijn (zie hierna voor meer details), vormen de doeltoepassingen van dit bijzonder bestek. De inschrijver wordt uitgenodigd om de website (http://finances.belgium.be/nl) te raadplegen om een idee te krijgen van de context van het project. In dit kader, en om zijn opdrachten met een steeds grotere doeltreffendheid en efficiëntie uit te voeren, wenst de FOD Financiën, en meer specifiek de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, het onderhoud van zijn toepassingen derhalve in mededinging te brengen om te voorzien in hun evolutie en duurzaamheid, en om het gebruik van de middelen die nodig zijn voor de werking ervan te optimaliseren. Het gaat om de volgende businessdomeinen: 

Domein btw : Intervat, STIR BTW (backoffice BTW), Stiron BTW, MOSS (Mini One Stop Shop)



Domein directe belastingen natuurlijke personen TAXI (backoffice dossierbeheer PB), TOW (Tax-On-Web), BOW (Belcotax-On-Web), VVA (Voorstel van vereenvoudigde aangifte), Calculatrix (Berekening, inkohiering van de belasting en van de administratieve boetes)

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

58/215



Domein directe belastingen rechtspersonen: Biztax (deel frontoffice en deel backoffice), Calclsoc (Berekening, inkohiering van de belasting)



Transnationaal domein AaFisc: STIRInt, FATCA, Auto_DT



Transversaal domein AaFisc: STIR Controle, STIR Opzoekingen, Prm-onweb, FinELTS.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de lijst van hierboven genoemde applicaties in geen geval exhaustief is, maar de kern vormt van de verwerkingsketen met betrekking tot elk van de domeinen in kwestie. Door voor elke activiteit haar meest kritieke en emblematische applicaties te vermelden, is het eveneens mogelijk om beter de scope van elk perceel af te bakenen. Ook andere applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit kunnen dus onderworpen worden aan een onderhoud in het kader van deze opdracht en zullen dan deel uitmaken van het perceel van het desbetreffende functionele domein.

1.2. Algemene doelstellingen van de opdracht De FOD Financiën moet de openbare middelen die haar in het kader van de uitoefening van haar opdracht ter beschikking worden gesteld zo doeltreffend mogelijk gebruiken. De inschrijver dient er in de gedane voorstellen dus in het bijzonder naar te streven de doeltreffendheid, de efficiëntie en de kwaliteit van de in het kader van het onderhoud (alle types) gerealiseerde ontwikkelingen te verbeteren, en met name op de volgende vlakken:

1.2.1.Manier van samenwerking tussen de percelen ondersteuning/ontwikkeling en het perceel testing Aangezien de teams die belast zijn met de ontwikkeling en de testing verschillend zijn en afhangen van verschillende opdrachtnemers, is de organisatie van een doeltreffende samenwerking tussen hen, tijdens het hele ontwikkelingsproces, een belangrijke succesfactor. Aangezien dit punt centraal staat in de benadering van professionalisering en kwaliteitsverbetering die in dit bijzondere bestek gelanceerd wordt, zal de FOD Financiën er bijzondere aandacht aan besteden.

1.2.2.Integratie tussen de functioneel verbonden applicaties Zoals hieronder meer in detail beschreven werden de ontwikkelingen opgedeeld in aparte en zelfstandige percelen die in de mate van het mogelijke de applicaties verenigen met een sterke functionele en/of technische integratie. Dit is vooral het geval voor de domeinen PB en btw. Deze geïntegreerde benadering beoogt de integratie tussen diverse componenten te verbeteren die nauw met elkaar verbonden zijn maar in de loop van de tijd ontwikkeld werden door verschillende dienstverleners en met behulp van mogelijk onderling verschillende technologieën. De aandacht zal dus uitgaan naar voorstellen die een verbetering op alle kwaliteitsgebieden stimuleren.

1.2.3.Verbetering van de kwaliteit van de applicaties (beschikbaarheid, prestaties, optimalisatie, documentatie, kwaliteit van de code, verbruik van middelen …). Hoewel de aan het personeel van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (FOD Financiën) en aan de Burgers (E-Gov) ter beschikking gestelde diensten voortdurend

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

59/215

evolueren om aan de veranderende behoeften te beantwoorden (de beschrijving en de behandeling van de verschillende soorten onderhoud worden verderop in dit bijzonder bestek behandeld), zijn ze tot een maturiteitsniveau gekomen dat de behoeften van de gebruikers dekt (behoudens de vermelde uitzonderingen). Uit de informatie die ons via de verschillende informatiekanalen bereikt, blijkt herhaaldelijk dat bijzondere aandacht besteed moet worden aan de verbetering van de kwaliteit, met name uit het oogpunt van de beschikbaarheid, de prestaties, de robuustheid en de impact op de omgevingen (optimalisering van de 'load'). De aandacht van de aanbestedende overheid zal dan ook uitgaan naar de voorstellen op dit vlak.

1.2.4.Flexibiliteit en reactiviteit In het kader van de uitvoering van haar opdracht dient de Algemene Administratie van de Fiscaliteit regelmatig, soms omvangrijke en/of dringende, aanpassingsverzoeken ("Change Requests"), bij IT in te dienen, waaraan, in termen van scope en/of realisatietermijn, moeilijk voldaan kan worden. De FOD Financiën en in het bijzonder de Algemene Administratie van de Fiscaliteit zal de benadering in dit verband integreren, met name wat betreft de voorstellen de IT-capaciteit uit te breiden om de behoeften beter af te bakenen en er beter aan te beantwoorden.

1.2.5.Betrokkenheid van het interne personeel en vergroting van de kennis De FOD Financiën wenst, in de mate van het mogelijke, de betrokkenheid te behouden van zijn personeel dat betrokken is bij de werkzaamheden die het voorwerp uitmaken van dit bestek. In een context van steeds schaarser wordende medewerkers is het echter niet erg wenselijk om een vaste doelstelling vast te stellen wat betreft de deelname van het interne ICTpersoneel. In dit kader verwachten wij Co-sourcingvoorstellen die zijn aangepast aan deze veranderlijke context en gericht zijn op een maximale ontwikkeling van de door de FOD Financiën ter beschikking gestelde medewerkers.

1.2.6.Beheersing van de kosten Wanneer aan de verschillende voorgestelde doelstellingen voldaan wordt, dan moet dit op termijn met name leiden tot een betere beheersing (en dus tot een vermindering) van de kosten verbonden aan het onderhoud van de applicaties die het voorwerp uitmaken van deze opdracht. De inschrijver wordt derhalve uitgenodigd om zijn voorstellen af te stemmen op deze doelstelling en met name om zich ertoe te verbinden om de beschikbare componenten zo veel mogelijk te hergebruiken, ongeacht of ze door hem ontwikkeld werden dan wel of ze door anderen ter beschikking gesteld werden (bijvoorbeeld een module voor elektronische ondertekening).

1.3.Visie en omkadering Gezien de termijn waarover de opdracht zich uitstrekt, wordt de inschrijver uitgenodigd om zijn visie op de uitvoering van de opdracht te schetsen, in het specifieke kader van de omgeving van de FOD Financiën. Daartoe geeft de inschrijver een algemene beschrijving van de volgende aspecten die deel zullen uitmaken van de voorbereidings- en de realisatiefase: −

Garantie inzake de realisatie van de projecten;

−

Capaciteit om de projecten op relatief korte termijn te realiseren;

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

−

Planning en flexibiliteit van de planning;

−

Flexibiliteit bij de uitvoering van de uitvoering van projecten;

−

Communicatie;

−

Rapportage;

−

Langetermijnvisie en toekomstige koers;

−

Benutting van de opportuniteiten;

−

Alle andere elementen die de inschrijver nuttig acht om te vermelden

60/215

De dienstverlener zal op het vlak van projectbeheer, organisatie en documentatie geavanceerde en bewezen technieken gebruiken om: −

Te garanderen dat alle taken duidelijk en logisch vastgesteld worden, en door alle betrokken partijen begrepen worden;

−

Ervoor te zorgen dat alle leden van het team duidelijke en goed afgebakende verantwoordelijkheden op zich nemen, en dat deze verantwoordelijkheden aan alle betrokken partijen worden meegedeeld;

−

Ervoor te zorgen dat de informatie binnen het projecteam verspreid wordt om bij te dragen aan de realisatie van een geïntegreerde oplossing;

−

Van de aanbestedende overheid tijdig alle informatie te verkrijgen die nodig is voor de goede uitvoering van het werk;

−

De deadlines en de vastgelegde planningen te volgen en na te leven;

−

Een gedetailleerde en correcte documentatie op te stellen van de producten en activiteiten;

−

Te zorgen voor gedetailleerde en geactualiseerde rapportage over de voortgang, de problemen, de aandachtspunten, de risico's, enz., met betrekking tot de gerealiseerde of nog uit te voeren projectactiviteiten.

1.4.Algemene economie van de opdracht. 1.4.1.Scheiding van de aspecten ontwikkeling/ondersteuning en testing In een streven de kwaliteit van zijn IT-applicaties te verbeteren, is de FOD Financiën enkele jaren geleden begonnen met de professionalisering van het testen van applicaties in brede zin, en dit in de volgende geest: −

Professionalisering van de tests in het kader van de tijdens de PTC- (Performance Test Center) en TCC- (Test Competence Center) uitgewerkte projecten);

−

Betere garantie van een geactualiseerde documentatie;

−

Meting onafhankelijk van de kwaliteit van de code, met name dankzij de analysetools zoals CAST, Fortify en SonarQube;

−

Duidelijke scheiding van de verantwoordelijkheden tussen de teams die

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

61/215

respectievelijk belast zijn met de ontwikkeling en met de testing; −

Ondersteuning van de Business voor de uitwerking van de testscripts (Test Cases) en de acceptatiecriteria;

−

Integratie van de testingcomponent (functioneel, prestaties) van bij het begin van de onderhoudscyclus (Vaststelling van de vereisten).

In dit kader werd het Departement Quality Assurance en IT Proces Support opgericht dat alle aspecten in verband met de kwaliteit in brede zin verenigt. Het is in dit licht dat met name het Performance Test Center (PTC) dat instaat voor de load testing en het Test Competence Center (TCC) dat instaat voor de functionele tests opgericht. Deze 2 teams worden aangevuld door het Test labo team dat zich bezighoudt met codeanalyses. Het voorliggende bestek onderscheidt dus twee hoofdcomponenten overeenkomstig de wens om het deel kwaliteit/testing te professionaliseren: o het deel "Ontwikkeling en ondersteuning van het project" (4 zelfstandige percelen gegroepeerd volgens een functionele logica), dat globaal gesproken de activiteiten omvat in verband met de ondersteuning en de ontwikkeling van applicaties (uitgezonderd de aspecten die specifiek verband houden met de testing), o het deel "Testing" (dat transversaal is voor de drie percelen 'ontwikkeling') U vindt hierna meer details over de draagwijdte van de opdracht van elk van deze componenten, met dien verstande dat de verantwoordelijkheidsgrens van elk van de desbetreffende thema's (Ontw vs. Testing) indien nodig gespecificeerd kan worden bij de kick-off. De als bijlage bijgevoegde beschrijving van elke applicatie specificeert en/of vervolledigt het verwachte actieterrein van de opdrachtnemer in het kader van zijn opdracht. De inschrijvers van de percelen 1 tot 4 worden uitdrukkelijk uitgenodigd om kennis te nemen van de inhoud van de component "Testing" (perceel 5) en vice versa.

1.4.2.Samenstelling van de percelen Het gedeelte van de opdracht in verband met de component "Ontwikkeling en ondersteuning" is onderverdeeld in vier aparte percelen volgens een criterium dat gestructureerd is rond het begrip 'activiteit'. Bij wijze van informatie specificeren de tabellen hieronder de huidige applicatiesamenstelling van elk van deze percelen. De niet in dit document opgesomde applicaties waarvan het onderhoud echter uitgevoerd zou worden in het kader van deze opdracht, zullen, bij beslissing van de FOD Financiën, in een van deze 4 percelen geïntegreerd worden, met name afhankelijk van het desbetreffende activiteitendomein. De tabellen hieronder specificeren de situatie op het ogenblik van de publicatie per domein. Perceel 1 (Ontwikkeling en ondersteuning): Domein Btw In productie Intervat

Ja

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

62/215

STIR-TVA

Ja

Stiron BTW

Ja

MOSS (Mini One Stop Shop)

2015

Perceel 2 (Ontwikkeling en ondersteuning): Domein Directe belastingen - Natuurlijke Personen (PB + BNI/NP) In productie Belcotax-on-Web (BOW)

Ja

Tax-On-Web (TOW)

Ja

Taxi

Ja

Voorstel van Vereenvoudigde Aangifte (VVA)

Ja

Calculatrix: Keten berekening en inkohiering PB (belasting en boetes)

Ja

Perceel 3 (Ontwikkeling en ondersteuning): Domein rechtstreekse belastingen rechtspersonen + transversaal AvFisc In productie Biztax: Module FontOffice (FO)

Ja

Biztax: Modules Backoffice (BO) en Uniek dossier (UD)

Ja

Stir-Controle

Ja

Stir-Opzoeking

Ja

PRM-on-web

Ja

CalcIsoc: Keten voor de berekening en de

Ja

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

63/215

inkohiering in de vennootschapsbelasting FinELTS

Ja

Perceel 4 (Ontwikkeling en ondersteuning): Transnationaal domein In productie STIRint

Ja

FATCA

Ja

Auto_DT

Ja

1.4.3.Onverenigbaarheid tussen percelen De FOD Financiën acht de realisatie van ontwikkelingsactiviteiten in het kader van de percelen 1, 2, 3 en 4 en de realisatie van testactiviteiten in het kader van perceel 5 onverenigbaar. De scheiding van deze activiteiten is een essentiële voorwaarde voor de verwezenlijking van de doelstellingen inzake kwaliteitsverbetering zoals in dit document beschreven. Bijgevolg wordt verduidelijkt dat de inschrijver die, bij de gunning van perceel 5 (testing), een van de eerste vier percelen wint automatisch uitgesloten zal worden voor de gunning van perceel 5 behalve indien de inschrijver via het offerteformulier perceel 5 als eerste keuze heeft gekozen in zijn voorkeurvolgorde. In dat geval zal de inschrijver worden uitgesloten voor de gunning van perceel 1, 2, 3 of 4. De voor een van de ontwikkelingspercelen (percelen 1, 2, 3 of 4) geselecteerde inschrijvers alsook iedere inschrijver die optreedt als lid van een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid die is opgericht voor de uitvoering van deze opdracht of als onderaannemer van een inschrijver van de percelen 1, 2, 3 of 4 zullen eveneens uitgesloten worden. Merk op dat verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid in het kader van deze opdracht zijn toegestaan. Elk van de leden van dergelijke vereniging is dan hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van het perceel. Bovendien wordt het recht van toegang (zie punt 5.1.1. Recht van toegang van luik C. "Gunning") gecontroleerd bij ieder lid van de vereniging en wordt de economische en financiële en technische draagkracht en de technische bekwaamheid (zie punt 5.1.2. Kwalitatieve selectie van deel C "Gunning") beoordeeld bij de vereniging. De FOD Financiën zal eerst de percelen 'ontwikkeling' (percelen 1, 2, 3 en 4) en vervolgens het perceel 'testing' (perceel 5) gunnen.

1.4.4.Samenwerking tussen de teams van de component "Ontwikkeling en ondersteuning" en die van de component "Testing" en de dienst voor het Beheer van de Applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit. De AAFisc heeft in eigen beheer een database in SQL Server ontwikkeld. Deze database BDM genoemd (Business Data Management) is ontworpen om als platform te dienen om alle lay-outs van de operationele toepassingen op eenzelfde plaats en eenduidig bij te houden.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

64/215

De contractant verbindt zich ertoe de wijzigingen die hij tijdens zijn opdracht aanbrengt aan de lay-outs van database tabellen of aan bestanden ook aan te passen in deze BDMdatabase. Hiertoe zal hem de nodige toegangsrechten verleend worden. Zoals hierboven vermeld zullen de werken met betrekking tot de component "Testing" (zie deel van het bestek met betrekking tot perceel 5) gerealiseerd worden door een apart team (binnen of buiten de FOD Financiën) onafhankelijk van het team dat instaat voor de ontwikkelingen (percelen 1 tot 4). In een context waarbij verschillende contracterende teams betrokken zijn wenst de FOD Financiën vanzelfsprekend dat een doeltreffende samenwerking tot stand wordt gebracht en dat dienaangaande voorstellen worden gedaan. De voorstellen zullen beoordeeld worden op hun intrinsieke kwaliteit, maar ook op de openheid van het voorgestelde model, aangezien de voorstellen van de betrokken partijen voor ieder perceel met elkaar in overeenstemming moeten worden gebracht. Deze integratie wordt ondersteund door het "V-model", de standaard van de opdracht die elke fase in de levenscyclus van de ontwikkeling verbindt met de corresponderende testingfase. Hier is er sprake van een voortdurende samenwerking vanaf de opstelling van de vereisten tot de voltooiing van het definitieve testverslag. Tijdens de kick-off die de ondersteuning van de applicatie formaliseert, zal de algemene samenwerkingsstrategie tussen de opdrachtnemers van de percelen 'testing' en 'ontwikkeling' voorgesteld worden. De precieze draagwijdte, de diepgang van deze samenwerking en de doelstellingen voor de periode zullen gezamenlijk bepaald worden door de FOD Financiën en de betrokken opdrachtnemers en zullen binnen de Stuurgroep gevalideerd worden in het kader van de voorbereiding van elke jaarlijkse cyclus. Inwerkingtreding van het onderhoud Merk op dat de FOD Financiën niet verplicht is om het in dit bestek geplande jaarlijkse onderhoud te bestellen. De verplichtingen voor een bepaalde periode, die in dit bijzonder bestek beschreven worden, zullen voortvloeien uit de vooraf aan de opdrachtnemer bezorgde bestelbon. Merk ook op dat de toekenning van de component "Ontwikkeling/ondersteuning" strikt gescheiden is van die van de component "testing". Dat een bestelbon uitgereikt wordt voor de eerste component impliceert dus geenszins de bestelling van de twee component en vice versa.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

65/215

1.4.5.Beschrijving van de toepassingen In de bijlage bij dit bestek wordt een beschrijving gegeven van de hierboven genoemde applicaties, die betrekking heeft op de volgende domeinen: −

Functionele beschrijving

Businessbeschrijving van de door de applicatie gedekte functionaliteiten −

Levenscyclus

De uitvoering van dit bestek is gebaseerd op een jaarlijkse uitvoeringscyclus, die voortvloeit uit de budgettaire cyclus die op zijn beurt op jaarbasis beschouwd wordt. Dit deel wil dan ook de contouren verduidelijken van de "terugkerende prestaties" ten aanzien van jaarlijkse ondersteuning en jaarlijks onderhoud. −

Verwachte evoluties

Dit deel heeft als doel de inschrijver te informeren over de verwachte en/of vermoedelijke evoluties op het moment dat dit document wordt opgesteld, dit om ervoor te zorgen dat hij over een zo volledig mogelijk beeld beschikt. Deze informatie is ontegenzeglijk onderhevig aan verandering en vormt in geen geval een verwezenlijkingsverbintenis.

1.4.6.Uitvoeringsmodaliteiten Aangezien het mogelijk is dat de FOD Financiën op bepaalde ogenblikken over voldoende interne medewerkers beschikt voor de uitvoering van het onderhoud, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor geen enkele bestelling te plaatsen en dit zonder mogelijke schadevergoedingen voor de opdrachtnemers. 1. Gelijktijdigheid van de ontwikkelingen Om uiteenlopende redenen, zo onder meer wegens de naleving van de wettelijke voorschriften, is het mogelijk dat de uitvoeringen van bepaalde projecten elkaar overlappen, wat leidt tot pieken in de werklast. De inschrijver moet deze vaak noodzakelijke schommelingen kunnen opgevangen. 2. FUP-methodologie Bij de realisatie van de projecten moet de FUP-methodologie gevolgd worden. Om historische redenen kan de huidige mate van integratie met FUP echter van applicatie tot applicatie verschillen. Ook al integreert het project/de applicatie niet alle principes, toch wenst de FOD Financiën in dit kader een weg in te slaan die gericht is op de integratie van de methodologie. Aangezien de specifieke doelstellingen in dit verband per jaar en per applicatie/domein worden vastgesteld, wordt de inschrijver uitgenodigd om dienaangaande voorstellen te formuleren en de voor dit deel vereiste profielen te beschrijven. 3. Onderhoudscyclus De algemene onderhoudscyclus (afgeleid van FUP) kan globaal als volgt opgedeeld worden (een meer gedetailleerde beschrijving van deze cyclus wordt verstrekt als bijlage): −

Initiatiefase;

−

Voorbereidings- en onderhandelingsfase;

−

Budgettaire fase (exclusief FUP);

Bijzonder bestek

−

S&L/AO/386/2014

66/215

Realisatiefase.

1.4.7.Overdracht van kennis 1. Documentatie De documenten moeten systematisch verstrekt worden in elektronisch formaat en de door de FOD Financiën ter beschikking gestelde standaarden en templates respecteren. Behoudens uitdrukkelijk akkoord van de FOD Financiën mogen voor het gebruik van deze documenten geen specifieke tools vereist zijn waarvoor licenties aangeschaft moeten worden. De FOD Financiën vraagt ook steeds het didactisch materiaal, ongeacht het feit of het project al dan niet een opleiding vereist. De technische documentatie moet beschikbaar zijn in het Frans of het Nederlands of het Engels. De FOD Financiën behoudt zich de mogelijkheid voor om ook het Engels te aanvaarden voor de technische documentatie. In dat laatste geval moeten de twee partijen akkoord gaan. Merk op dat alle documentatie gedurende de periode van het onderhoud up-to-date gehouden moet worden zonder extra kosten voor de FOD Financiën. De documentatie van de eindgebruiker moet beschikbaar zijn in het Frans, het Nederlands en, voor sommige applicaties, in het Duits en zelfs het Engels (bv. MOSS). In dit kader zijn andere talen niet toegestaan. De inschrijver dient de methode voor de actualisering van de documentatie te beschrijven. De inschrijver verbindt zich ertoe aan de FOD Financiën een recht van controle te geven op de totstandbrenging van de documentatie tijdens de uitvoering van het project. De offerte beschrijft hoe de inschrijver deze mogelijkheid ziet. De FOD Financiën mag de handleidingen kopiëren om ze intern te verspreiden. 2.Opleiding Er dient benadrukt te worden dat het verstrekken van cursussen slechts betrekking heeft op een minderheid van de projecten. Er dient dus in geen geval verondersteld te worden dat deze vorm van kennisoverdracht deel zal uitmaken van de omkadering van een project. De inschrijver moet zich dus in de eerste plaats concentreren op de coaching en de technische en functionele documentatie die met name nodig zijn voor de opleidingen. Elke vereiste opleiding moet in het Nederlands en in het Frans worden aangeboden. De opleiding zal georganiseerd worden op 3 niveaus: −

Gebruikers: er wordt, per groep van 10, een opleiding "train-the-trainer" georganiseerd voor de gebruikers. Daarnaast kan de opdrachtnemer andere mogelijke opleidingswijzen voorstellen, zoals e-learning.

−

Systeembeheerder: de inschrijver stelt een gezamenlijke opleiding van de beheerders en ontwikkelaars van het systeem voor. Deze opleiding wordt voorzien in groepen van 5 personen.

−

Service Desk (opmerking: de servicedesk werkt volgens de ITIL-principes): De inschrijver stelt hier een korte opleiding voor, in groepen van 10 personen. De

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

67/215

opleiding dient zo opgezet te zijn dat de aanwezige leden van de servicedesk een voldoende inzicht verkrijgen in de applicatie om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers ("train the trainer"). De effectieve behoeften zullen in het begin van de cyclus door Business en ICT van de FOD Financiën te kennen gegeven en gevalideerd worden en zullen, in voorkomend geval, gevaloriseerd en in het jaarlijkse onderhoudscontract geïntegreerd worden (zie jaarlijkse cyclus). De documentatie moet aangepast worden aan de nieuwe ontwikkelingen. 3.Continuïteit bij stopzetting van een project of van het programma De inschrijver moet aantonen dat er maatregelen genomen worden om de zekerheid en de continuïteit van de opdracht te garanderen als hij niet meer in staat is om ze voort te zetten (bv. in geval van faillissement). 4.Continuïteit van de service en kennispool De inschrijver beschrijft in zijn offerte welke middelen en maatregelen hij van plan is aan te wenden om de continuïteit van de dienstverlening te vrijwaren. Hier wordt in de eerste plaats gedacht aan interne maatregelen die de opdrachtnemer zal nemen om een kenniscentrum te ontwikkelen zodat nieuwe teamleden zich doeltreffend en snel kunnen inwerken in het aan hen toegewezen deel van de opdracht. Hetzelfde geldt voor de eventuele vervangingen binnen het team. Het staat de inschrijver vrij om zijn dienstverlening op dit vlak verder uit te breiden. Gezien de lange duur van de opdracht voorziet de inschrijver ook dat, indien de nood zich stelt, de nodige opleiding aan zijn medewerkers zal worden gegeven, zonder dat dit wordt aangerekend aan de FOD Financiën. Daarnaast beschrijft de inschrijver de kennis en ervaring die hij op elk moment kan inzetten om de opdracht uit te voeren. In de beschrijving komt ook aan bod wat de inschrijver als entiteit kan aanbieden aan de FOD Financiën qua ervaring en kennis (met andere woorden, een beschrijving van de relevante capaciteiten van de “pool” van werknemers waaruit de inschrijver indien nodig kan putten). 5.Beschikbaarheid Het is duidelijk dat tijdens het verloop van een dergelijke opdracht de werkdruk sterk kan verschillen. De opdrachtnemer dient hier passend op te kunnen reageren. Onder meer vakantieperiodes, piekmomenten, het al dan niet moeten doorvoeren van grotere wijzigingen maar ook het niveau van belangrijkheid (laag, middelhoog, hoog, kritiek) van gevraagde aanpassingen of incidenten hebben hier een invloed op. De inschrijver geeft duidelijk weer binnen welke marges hij hierop zal reageren en op welke manier. 6.Backoffice De inschrijver beschrijft bovendien de ondersteuning die hij kan bieden met het oog op een goede opvolging van de opdracht, met andere woorden het "backoffice". We denken hier in het bijzonder aan de reactiesnelheid van de opdrachtnemer, aan de kwaliteit van de communicatie en in het algemeen aan alles wat een goede samenwerking van de opdrachtnemer met het personeel van de FOD Financiën en de goede uitvoering van de opdracht bevordert. De inschrijver vermeldt ook hoe hij de samenwerking ziet binnen de teams die zijn samengesteld uit werknemers van zijn onderneming en personen die afgevaardigd worden door de FOD Financiën.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

68/215

1.4.8.Co-sourcing Rekening houdend met de situatie betreffende het personeel dat tewerkgesteld wordt voor de IT-projecten kan de FOD Financiën niet de beschikbaarheid van interne medewerkers garanderen voor de verschillende projecten die onder dit bestek vallen. De FOD Financiën is echter bereid om, indien met name de voorwaarden op het vlak van beschikbaarheid en competentieniveau vervuld zijn, zijn personeel voor deze projecten in te schakelen. Bij elk begin van een cyclus zal een akkoord (geconcretiseerd door de offerte van de contractant) opgesteld worden, onder meer met vermelding van het profiel en het aantal beschikbare medewerkers die de FOD Financiën tijdens de genoemde periode ter beschikking zal stellen om de in gemeenschappelijk overleg vastgestelde doelstellingen te bereiken. Aangezien personeel voor het project tewerkgesteld zal worden in de vorm van co-sourcing, is de inschrijver derhalve verplicht om de hieronder beschreven modaliteiten na te leven. Hij dient in zijn offerte voor deze opdracht te specificeren hoe hij denkt deze wijze van samenwerking met de medewerkers van de FOD Financiën te organiseren. De FOD Financiën zet een co-sourcingstructuur op met de volgende doelstellingen: −

de overdracht van kennis tussen het personeel van de opdrachtnemer en de interne medewerkers van de FOD Financiën bevorderen;

−

de kosten voor de ontwikkeling, het testen en het onderhoud van de projecten verminderen.

Deze co-sourcing wordt, net als de ICT-normen van het departement, beschouwd als basis. De contractant dient de modaliteiten hiervan na te leven en alleen de FOD Financiën kan beslissen om hiervan geen gebruik te maken, ongeacht of dit is voor een volledig project of voor projectdelen. Ten aanzien van de administratieve omkadering zal het team onder de verantwoordelijkheid staan van een projectleider van de FOD Financiën. In alle offertes die door de opdrachtnemer worden uitgereikt, dient uitdrukkelijk de in cosourcing gerealiseerde werklast vermeld te worden. Deze regels zullen onvermijdelijk leiden tot zero financiële lasten in de prijstabellen. In geval van profielen waarvoor geen enkele overeenkomst wordt gevonden in de cosourcingprofielen, dient de opdrachtnemer nauwkeurig te beschrijven wat de specificiteiten zijn en op welk vlak de co-sourcingprofielen niet aan de behoefte voldoen. Dat een beroep gedaan wordt op co-sourcing kan in geen geval de aansprakelijkheid van de contractant wegnemen of verminderen, die voor voldoende begeleiding zal moeten zorgen van het te integreren personeel. Zo kan co-sourcing door de contractant niet gebruikt worden als verklaring voor een laattijdige levering of voor de aanwezigheid van gebreken of fouten in de geïmplementeerde toepassingen. Bovendien dient iedere op co-sourcing gebaseerde offerte op intensieve wijze de methodologie te beschrijven die door de inschrijver gebruikt zal worden voor de praktische implementering van die co-sourcing. De nadruk zal met name liggen op de methoden van

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

69/215

samenwerking, de integratie van de teams, de opleidingen, de taakverdeling en de opvolging en de evaluatie van de competenties.

1.4.9.Door de opdrachtnemer ingezet personeel Voor de uitvoering van de projecten moet de inschrijver de basisprofielen voorstellen via zijn prijslijst (met een prijs per profiel). Hij specificeert de competenties van elk profiel. De in de bijlage bij dit bestek beschreven competenties moeten als een minimum beschouwd worden. a) Gezien het belang van de door de inschrijver voorstelde personen vraagt de FOD Financiën dat de cv's zorgvuldig opgesteld worden, en met name de in bijlage 3 beschreven profielen, en dat ze aan de onderhavige opdracht gerelateerd worden. Een offerte waarvan de cv's niet zouden toelaten om de volledigheid ten aanzien van de profielen na te gaan, kan als onregelmatig beschouwd worden. De vereiste ervaring is in dit verband een absoluut criterium. b) Gezien de tweetalige context waarbinnen het team van de opdrachtnemer zal moeten werken, is de tweetaligheid (NL/FR) van het team een vereiste. Daartoe wordt verwacht dat ten minste 80% van het team als moedertaal het Frans of het Nederlands heeft en dat beide nationale talen binnen het team vertegenwoordigd worden. c) De aandacht van de inschrijver wordt eveneens gevestigd op het feit dat de FOD Financiën verwacht dat de in de punten a) en b) hierboven genoemde voorwaarden tijdens het hele contract nageleefd zullen moeten worden.

2.Component "Ontwikkeling en Ondersteuning" (Percelen 1 tot 4) 2.1.Opdrachten De belangrijkste opdracht zal erin bestaan het departement "ICT Development" van de stafdienst ICT te ondersteunen door het verstrekken van externe teams om enerzijds de onderhoudswerken van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit en anderzijds hun operationele ondersteuning te organiseren en uit te voeren. Merk op dat de aspecten in verband met het testen die niet tot het werk van de ontwikkelaars behoren, opgenomen zijn onder het perceel 4.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

70/215

Percelen 1 tot 4 omvatten met name de volgende activiteiten:


Ondersteuning van de Business bij de uitwerking en/of de formalisering van de vereisten en de functionele analyses




Technische analyse




Ontwikkelingen (waaronder vanzelfsprekend de eenheidstests en de integratietests van de componenten)




Integratie met het in perceel 5 vastgestelde deel "Testing" (samenwerking, geïntegreerde planning, overdracht van informatie ...)




Opstelling / actualisering van de in het project vastgestelde deliverables in overeenstemming met de standaarden van de FOD Financiën (bijvoorbeeld de FUPdocumenten)




Ondersteuning van de productie (met name ondersteuning van de technische en/of functionele diagnostiek).




Ondersteuning van de productie door levering van end-2-end monitoringscenario's om de mate van dienstverlening te meten




Ondersteuning van de testteams (onder andere te verlenen bijstand bij de implementatie van nieuwe versies van de applicatie)




Ondersteunen de Business door het verstrekken van analyse- en/of statistische gegevens




Uitvoering van de tests van de componenten (unit tests)




…

2.2.Uitvoeringswijze binnen een perceel 2.2.1.Evaluatie van de uitgevoerde diensten Tijdens het uitvoeren van de diensten zal hun kwaliteit en hun conformiteit beoordeeld worden. Hiertoe heeft de Stafdienst ICT binnen zijn departement Kwaliteit een comité opgericht (QUAC) dat zal werken over de naleving van deze aspecten (naleving van de normen, kwaliteit van de deliverables (documentatie, code …). Dit comité zal, in de vorm van een proces-verbaal, een advies formuleren bij ieder verzoek om (gedeeltelijke of volledige) oplevering van de uitgevoerde prestaties. Onjuiste of niet-conforme diensten zullen gecorrigeerd moeten worden vóór de indiening van een nieuw verzoek om oplevering.

2.2.2.Telefonische technische ondersteuning – service desk – ITIL De onderhoudsprojecten dienen een telefonische tweedelijnsondersteuning te omvatten. De hierna gevraagde dienst moet op werkdagen worden verleend van 7 tot 19 uur. De FOD Financiën stelt een service desk ter beschikking van alle eindgebruikers. Deze staat in voor de behandeling van alle soorten oproepen. De inschrijver een tweedelijns helpdesk

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

71/215

voorzien voor problemen die verband houden met de niet- of slechte werking van de applicatie waarvoor de opdrachtnemer verantwoordelijk is, tijdens de hele periode van het project. Alle oproepen die de service desk niet vanop afstand kan oplossen, worden doorgeschakeld naar deze helpdesk. In eerste instantie is deze helpdesk toegankelijk voor de service desk van de FOD Financiën, die alle mogelijke interventies aan de te onderhouden software voor zijn rekening zal nemen. De diensten die worden aangeboden door de dienstverlener zullen worden ingevoerd volgens de ITIL-methodologie die bij de FOD Financiën wordt toegepast. Dat betekent meer bepaald dat bij het beheer van de incidenten, problemen, wijzigingen, enz. de methodes in overeenstemming moeten zijn met de methodes die van kracht zijn bij de FOD Financiën. De eerste lijn maakt een onderscheid tussen infrastructuur- en applicatie-incidenten. De inschrijver beschrijft de communicatie tussen de eerste en de tweede lijn. De eerste lijn moet de gebruiker in contact kunnen brengen met de tweede lijn als de eerste vermoedt dat het gesignaleerde incident een interventie ter plaatse of een communicatie tussen de tweede lijn en de gebruiker vereist. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe hij de ITIL-normen bij zijn taak wil toepassen en hoe hij de nodige kennis zal verwerven om zich te integreren in de bestaande processen. Hij dient de overdracht van de oproepen tussen de service desk van de FOD Financiën en de tweedelijns helpdesk te organiseren. Hierbij moeten minstens de volgende kanalen worden gebruikt: −

Telefoon en e-mail ter beschikking van de operatoren van de service desk van de FOD Financiën.

−

Automatisch of semiautomatisch, door de tool van de FOD Financiën (HP OpenView) te verbinden met de tool die de service manager gebruikt voor het beheer en de opvolging van de oproepen. De inschrijver legt in zijn offerte uit welke kanalen hij ondersteunt. Hij preciseert in het bijzonder: o

De middelen waarover de administratie beschikt om op ieder ogenblik de staat van de open oproepen te controleren.

o

De middelen waarover de administratie zal beschikken om de naleving van de SLA te controleren.

o

De manier waarop hij eventueel voorstelt om de twee tools te synchroniseren (FOD Financiën en dienstverlener).

o

De rapporten die hij ter beschikking zal stellen van de FOD Financiën voor de follow-up van de servicekwaliteit.

o

De eventuele methode om op afstand bepaalde werkingsproblemen op te lossen.

De dienstverlener moet de service desk ook feedback geven over de doorgestuurde oproepen; anders gezegd, hij moet de service desk informeren over de opvolging, via een vooraf meegedeeld kanaal dat de opvolging van de oproepen mogelijk maakt. De inschrijver licht deze dienst toe rekening houdend met de hier aangehaalde punten. Hij levert ook de andere geleverde diensten die hij nodig acht.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

72/215

Bij elke wijziging van het systeem wordt een bron- en documentatiecode geleverd die moet worden ingevoerd in het versiebeheerssysteem van de FOD Financiën. De wijzigingen worden pas doorgevoerd na het akkoord van de FOD Financiën. De dienstverlener stuurt alle nodige gegevens naar de CMDB (configuration management database), volgens de procedures die zijn bepaald door de FOD Financiën. Deze procedures zullen worden meegedeeld na de toewijzing van de opdracht. Ze kunnen tijdens de looptijd van het contract veranderingen ondergaan. De FOD Financiën wijst de inschrijvers op het feit dat veel belang wordt gehecht aan het behoud van de integriteit van de CMDB. De inschrijvers geven in hun offerte duidelijk de maatregelen aan die ze hiervoor voorstellen.

2.3.Profielen Herinnering: het hoofdstuk "Personeel van de opdrachtnemer" bepaalt de verbintenis van de onderneming in verband met het aantal per profiel te garanderen personen (zie de capaciteitstabel). Deze verbintenis is een technisch voorschrift dat tot een onregelmatige offerte leidt als er niet aan voldaan wordt, en dat tot eventuele boetes leidt indien de offerte onvolledig wordt uitgevoerd. - de Task Manager: heeft als belangrijkste activiteiten de planning, de communicatie, het beheer (dat een integraal beheer kan zijn, met inbegrip van de rapportage volgens de voorschriften van de FOD Financiën) van het project en het beheer van zijn team en van de taken en de activiteiten van de personen die verbonden zijn aan een bepaald onderhoud of aan het project. - de Lead Technical Architect / Methodologist: zijn belangrijkste activiteiten zijn 'beheersen', 'integreren', 'uitleggen', 'controleren', 'coachen', 'meedelen', 'vertegenwoordiger zijn in het tactisch comité, het cab of in ieder comité dat zijn expertise vereist' en dit, in het licht van de toepassing van de standaard en methodologische technieken van de FOD Financiën; hij vervult ook de rol van Project Assurance voor de Task Manager. - de Business Application Analist / Business expert: heeft met name als opdracht de business te ondersteunen bij het identificeren van de behoeften - in overeenstemming met de FUD-D1-discipline of andere gelijkgestelde methodologie (naar keuze van de FOD Financiën), is voornamelijk belast met het analyseren en formaliseren van de business requirements, in overeenstemming met de FUD-D2 of ander gelijkgestelde methodologie (naar keuze van de FOD Financiën), met een Use Case centric benadering, en de samenwerking met de business en de testers. - de Designer / Data Architect expert, eveneens Technisch analist genoemd: is met name belast met het realiseren van de specificaties van de (functionele en niet-functionele) vereisten, in overeenstemming met de FUD-D3 of andere gelijkgestelde methodologie (naar keuze van de FOD Financiën), en van de gegevensmodellen voornamelijk binnen de JEE. - de Senior ontwikkelaar: is voornamelijk verantwoordelijk voor de ontwikkeling van volledige Java/JEE-applicaties en andere afhankelijke systemen/technologieën, voor de technische documentatie, voor de implementatie (waaronder de realisatie van de documenten en het gebruik van de processen en tools), voor de basistesten (eenheidstesten en integratietesten) en voor het begrijpen van de andere programmeertalen. Een senior moet de volgende kwaliteiten hebben:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

73/215

Componenten en functies

Lezen / Passief

Wijziging / Actief

Grondig/Expertise

Algemeen/Grondig

Algemeen/Grondig

Architectuur / Onderliggende beheersing Concepten/Algemeen

Een expert moet de volgende kwaliteiten hebben: Componenten en functies Expertise

Lezen / Passief Expertise

Wijziging / Actief Expertise

Architectuur / Onderliggende beheersing Grondig

Met: Algemeen = courant gebruik (van de belangrijkste concepten) Grondig = autonoom en spontaan gebruik (van geavanceerde concepten) Expertise = natuurlijk en volledig begrip (van alle concepten) Aanvullende informatie over de competenties en expertise Competenties en expertise moeten aangetoond worden met cv's. Naargelang van het profiel worden ze onderverdeeld in twee groepen: de hoofdgroep (minimaal vereist) en een eventuele secundaire groep (troef). Gedurende de hele looptijd van het contract moeten de profielen voor alle opgesomde disciplines van de hoofdgroep van het seniorniveau zijn en minstens 6 maanden ervaring hebben. De betrokken personen moeten bij het begin van het contract onmiddellijk beschikbaar zijn. Er zijn van rechtswege boetes verschuldigd indien deze bepaling niet wordt nageleefd. De profielen moeten van het seniorniveau zijn wanneer een offerte wordt ingediend die één of meer van de materies van de secundaire groep omvat. De betrokken personen moeten bij de start van het project beschikbaar zijn. De waarschijnlijke startdatum van het project wordt 15 kalenderdagen van tevoren meegedeeld door een instantie van de FOD Financiën. Er zijn van rechtswege boetes verschuldigd indien deze bepaling niet wordt nageleefd. Indien de onderneming deze anciënniteitsverplichtingen met betrekking tot de vereiste materies niet kan vervullen, dan wordt een on-boardingperiode van twee maanden toegestaan. Tijdens deze periode verbindt de onderneming zich ertoe (25 tot 50% van een VTE) het nieuwe teamlid op te leiden en het (de rest van de tijd) gratis ter beschikking te stellen van de FOD Financiën. De onderneming toont dit aan met een rapport over de gevolgde opleidingen - die betrekking moeten hebben op de ontbrekende materie- en de uitgevoerde prestaties. Er zijn van rechtswege boetes verschuldigd indien deze bepaling niet wordt nageleefd. Behoudens behoorlijk gerechtvaardigde uitzondering moeten de personen van wie de cv's in de offerte worden voorgesteld, minstens 6 maanden in de onderneming aanwezig zijn. Competenties en expertise voor het profiel Task Manager Een cv moet ten minste betrekking hebben op de volgende materies (hoofdgroep), die gedetailleerd kunnen worden volgens de specialiteit van het profiel: - Java/JEE projectmanagement - Maven, Jenkins en andere gerelateerde technologieën - RUP, UP

Bijzonder bestek

-

S&L/AO/386/2014

74/215

Scrum+XP PRINCE2

Secundaire groep: - Redmine of analoge tool - ITIL Competentie en expertise voor het profiel Lead Technical Architect / Methodologist Een cv moet ten minste betrekking hebben op de volgende materies (hoofdgroep), die gedetailleerd kunnen worden volgens de specialiteit van het profiel: - Java/JEE - Data Architecture - Web User Interface Design - Communicatie tussen applicaties - JEE Architecture - Application Architecture - JSF1 en 2, STRUTS 1 en 2 - Maven, Jenkins en andere gerelateerde technologieën - RUP, UP - UML and Patterns - Scrum+XP Competenties en expertise voor het profiel Business Application Analyst / Business expert Een cv moet ten minste betrekking hebben op de volgende materies (hoofdgroep), die gedetailleerd kunnen worden volgens de specialiteit van het profiel: - Java/JEE applicatieanalyse - Analyse en ontwerp van datamodellen - Analyse van de Web User Interfaces - Analyse van de communicatie tussen applicaties - RUP, UP - UML - Scrum+XP - Analyse van de Use Case Competenties en expertise voor de profielen Designer / Data Architect expert en Senior ontwikkelaar

Een cv moet ten minste betrekking hebben op de volgende materies (hoofdgroep), die gedetailleerd kunnen worden volgens de specialiteit van het profiel: - Java/JEE - DB2 developer - JSF1 en 2, STRUTS 1 en 2 - Maven, Jenkins en andere gerelateerde technologieën - RUP, UP - Scrum+XP - UML + Patterns (ontwikkeling)

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

75/215

Secundaire groep: - .Net - COGNOS,DATASTAGE - PHP - COBOL,BULL,IBM - Delphi

3.Component "Testing" (Perceel 5). Perceel 5 van de onderhavige opdracht heeft betrekking op testactiviteiten die specifiek zijn voor de fiscale applicaties van de FOD Financiën.

3.1.Opdrachten De belangrijkste opdracht zal erin bestaan de afdeling Test Management van de stafdienst ICT te versterken met externe testers om de tests van de door de ontwikkelingsteams binnen de FOD Financiën ontwikkelde en onderhouden fiscale applicaties te organiseren en uit te voeren. De testactiviteiten van dit perceel 5 (Testing) moeten gescheiden worden van de ontwikkelingsactiviteiten van de percelen 1 tot 4. De secundaire opdracht zal erin bestaan hulp te bieden aan de interne testers van de afdeling Test Management om het bestaande testproces te verbeteren. Uitvoering van de tests Ter uitvoering van de tests zal de inschrijver de volgende activiteiten moeten volbrengen voor het perceel Testing:
Gedetailleerde testplannen realiseren met inachtneming van de bij de FOD Financiën gebruikte testmethodologie (zowel voor de statische als dynamische tests)
De te gebruiken testgegevens verzamelen
Tests van logische gehelen (system test & integratie & test) uitvoeren
Test van de volledige applicatie uitvoeren (system test: performance, security, functionality & user acceptance test) in nauwe samenwerking met de dienst Beheer van de Applicaties (Aa Fisc)
Non-regressietests creëren en automatiseren
Helpen bij de analyse van de resultaten
Feedback geven over aanpassingen (vastgestelde resultaten)
De evaluatierapporten opstellen waarin de vastgestelde kwaliteit en de resultaten, alsook het risico's verbonden aan het gebruik van de producten worden vermeld
Aan de stuurgroepen verslag uitbrengen over de risico's verbonden aan de kwaliteit van de applicaties
Deelnemen aan de verbetering van de kwaliteit van de applicatie (onder andere door de vastlegging van de vaststellingen tijdens de uitgevoerde tests en van de resultaten van de codeanalyses).
Realisatie van een gedetailleerd integratietestplan
Ondersteuning bieden aan de testteams met betrekking tot de verbetering van de werkmethodes en van de toegepaste testtechnieken, met betrekking tot de uitbreiding van de toegepaste testsoorten en met betrekking tot het beheer van de testomgevingen en testgegevens.
…

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

76/215

3.2.Context. 3.2.1.Organisatorische omgeving

3.2.2.Referentie De inschrijver vindt een beschrijving van de methodologie onder de referentie: http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/

3.2.3.Technische omgeving specifiek voor de opdrachten 3.2.3.1.Werkmethode FOD Financiën wenst uitdrukkelijk de maturiteit van het testproces en de gehanteerde testmethoden te verbeteren. Dit met doel kwalitatieve applicaties ter beschikking te stellen aan de burgers, de ondernemingen en aan de medewerkers van FOD Financiën. Streven naar continue verbetering is hierbij het “leitmotiv”. Er wordt verwacht van de aanbieders dat er voortgebouwd wordt op de in het verleden reeds ontwikkelde methodologieën en expertises. Nadruk ligt op het testen van de functionaliteit, de performantie, de robuustheid en de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie. Bovendien wordt er, via statische onderzoek van de broncode van de applicaties, ook een groot belang gehecht aan onderhoudbaarheid en de veiligheidskenmerken van de code. Bij het uitwerken van de offerte dient er rekening gehouden te worden met volgende elementen:

Bijzonder bestek

•

S&L/AO/386/2014

77/215

Ontwikkelingsdisciplines die beschreven zijn in FUP Sinds geruime tijd wordt er bij de applicatie-ontwikkeling gebruik gemaakt van een methodologie die gebaseerd is op UnifiedProcess. Deze methodologie, die aangepast is aan de specifieke eisen van FOD Financiën, wordt FUP genoemd (= Finance UnifiedProcess). Bij de ontwikkeling van de applicaties die opgenomen zijn in de scope van dit bestek werden de richtlijnen van de FUP methodologie grotendeels gerespecteerd. Er bestaan evenwel afwijkingen van de ideale situatie op het vlak van documentatie. De inschrijver op dit bestek wordt verzocht rekening te houden met gebreken in de volledigheid van de testbasis.

•

Specifieke verrijkingen van test-methodologie : TMv4 en PTC methodologie De testmethodologie, die ontwikkeld is ten behoeve van FOD Financiën, is grotendeels gebaseerd op de TMAP standaard. Aan de testmethodologie werden, specifiek voor de uitvoering van performantietesten, nog verfijningen aangebracht die gebaseerd zijn op de methodologie STBoX.

De aanbieder wordt verzocht te beschrijven hoe zijn aanpak eruit zal zien. Bovendien dient aangegeven te worden op welke manier de aanbieder zijn medewerkers de nodige opleidingen zal verstrekken zodat de noodzakelijke kennis aanwezig is om de methodologieën en technieken zo correct mogelijk te kunnen toepassen. 3.2.3.2Test tools arsenal 3.2.3.2.1. HP ALM HP ALM (Application life cycle management), versie 11.0 vormt de kern voor het beheer van de testen. Binnen HP ALM kunnen zowel de requirements (zoals gewijzigde requirements als nieuwe requirements), de release definities, de testplannen en de vastgestelde defecten opgenomen worden. Bovendien vormt deze tools de basis voor beheer van de uitgevoerde tests en de opvolging van de test coverage. Via de HP QTP (Quick Test Professional) en UFT vormt dit ook de basis van geautomatiseerde functionele testen en geautomatiseerde regressietesten. Er wordt verwacht van de inschrijver dat er tijdens de looptijd van de opdracht een significante verhoging van het ritme van geautomatiseerde regressietests gerealiseerd wordt en de verzameling van beschikbare testscripts progressief uitgebreid wordt. De aanbieder wordt verzocht zijn visie op geautomatiseerde tests te beschrijven en aan te geven hoe zijn aanpak in dit domein is. 3.2.3.2.2. HP Performance center Een grote nadruk ligt op het beheer van de performantie. Centraal hierin staat de HP Performance center toolset die toelaat om stress- en loadtests uit te voeren. Regressie in performantie dient ten allen tijde vermeden te worden. Er wordt minimaal verwacht dat bij elke major release van een applicatie er een loadtest project wordt uitgevoerd met doel de performantie te bewaken.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

78/215

De aanbieder wordt verzocht zijn visie op loadtests te beschrijven en aan te geven hoe zijn aanpak in dit domein is. 3.2.3.2.3. Compuware Dynatrace en DCRUM Naast de tools voor uitvoering van de testen zal FOD Financiën ook een aantal diagnostische tools ter beschikking stellen van de ontwikkelingsteams en de testing teams. Als voornaamste diagnostische tools, naast gebruikelijke middelen zoals database client tools, log file analyse tools en webservice XML visualisatietools, zullen de Compuware Dynatrace en DCRUM tools ter beschikking worden gesteld. Via deze tools kan het dynamisch gedrag van de applicaties onderzocht worden tijdens functionele en loadtests. Er wordt van de inschrijver de nodige expertise verwacht om deze tools op een productieve manier te gebruiker. De inschrijver wordt verzocht zijn visie te beschrijven op het vlak van de diagnostische tools en de integratie met testtools zoals HP ALM en HP Performance center. 3.2.3.2.4. Beheer van de testgegevens Op het vlak van beheer van de testgegevens dient FOD Financiën nog een aanzienlijk verbetertraject af te leggen. Weliswaar werd er een tool aangeschaft die toelaat om extracties te nemen van productie-databanken, Deze tool, SEAL genoemd, geeft de volgende functionaliteiten:
Definiëren van schema’s van databanken volgens de behoeften van een testcampagne
Selectie van gegevens uit de brondatabanken
Uitvoeren van de extracties en creatie van een doeldatabank
Anonimiseren van gegevens op basis van verschillende algoritmen (zowel gestructureerde gegevens in databanken als documenten in de Filenet documenten verzamelingen)
Bewaren van de gegevens voor de testcampagnes
Terugzetten van de gegevens, na het uitvoeren van een testcampagne, in de oorspronkelijke staat In de praktijk wordt de SEAL tool nog maar weinig gebruikt (voornamelijk door de afwezigheid van aparte testomgevingen). De inschrijver wordt verzocht zijn visie en praktische aanpak te beschrijven op het vlak van beheer van de testgegevens en wordt eveneens verzocht om aan te geven op welke manier met de aanwezige middelen de grootste toegevoegde waarde kan bereikt worden. 3.2.3.2.5.Testomgeving Op dit ogenblik bestaat de Test omgeving echter nog niet voor een aantal applicaties binnen de scope van dit bestek. Voor de applicaties waarvoor geen D-T-A-P inrichting van de omgevingen bestaat, moet er door de aanbieder rekening mee gehouden worden dat tijdens de looptijd van de opdracht de ontbrekende omgevingen bij zullen aangemaakt te worden (dit is voor de meeste applicaties het geval). De aanbieder wordt verzocht zijn visie te geven op de gewenste evoluties bij de inrichting van de testomgevingen en in welke mate zijn aanpak afwijkt van de hierboven geschetste situatie. Er wordt bovendien verzocht om de aandachtspunten te vermelden die vanuit zijn ervaring belangrijk zijn bij het beheer en het gebruik van de verschillende omgevingen.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

79/215

3.3.Profielen. 3.3.1.Profielen testers en Quality Assurance Coordinator De voorgestelde profielen zijn de enige die opgenomen mogen worden in de uitvoering van de opdracht. Bij het vervangen van deze profielen moeten de profielwijzigingen, op straffe van een boete, onderworpen worden aan het akkoord van de FOD Financiën. Eenzelfde persoon mag in verschillende profielen opgenomen worden, maar in geval van een offerte behoudt de FOD Financiën zich de keuze voor om deze persoon te selecteren in het gewenste profiel. 3.3.1.1.Gemeenschappelijke competenties Alle voorgestelde profielen van de testers (P1 - P4) moeten aan deze eisen beantwoorden op straffe van nietigheid:  Verplichte ISTQB-certificering op straffe van nietigheid van de offerte. Het bewijs van de certificering verstrekken  Beheersing van de Franse en/of Nederlandse taal en passieve kennis van de andere taal  Minimaal 3 jaar ervaring in de informaticasector waarvan 2 jaar in software testing. De voorgestelde Quality Assurance Coordinators (P5) dienen mimimaal over volgende competentievereisten te beschikken op straffe van uitsluiting :  Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een IT-omgeving, waarvan minimaal 1 jaar in een organisatie van een vergelijkbare grootte als de FOD Financiën.  Minimaal 2 jaar aantoonbare (project)ervaring als verantwoordelijke voor kwaliteitscontrole en/of kwaliteitsborging in minimaal 2 verschillende projecten.  Certificatie in Prince2 of PMBOK.  Een beheersing van beide landstalen (Frans en Nederlands) : o Perfecte beheersing (niveau C2 / moedertaalspreker) van het Frans of Nederlands. o Een actieve en vlotte kennis van de andere landstaal. 3.3.1.2.Specifieke profielen 3.3.1.2.1.Tester (minimaal 4 testers) Activiteiten Een tester is verantwoordelijk voor alle primaire testactiviteiten. Deze activiteiten doorlopen het hele testtraject. Ten eerste zal de tester de testen voorbereiden. Dit betekent dat de testbasis wordt gedefinieerd en dat vervolgens een intake wordt uitgevoerd op deze testbasis. Ten tweede zal de tester de testspecificatie moeten uitvoeren. Dit houdt in dat de logische testgevallen worden opgesteld en dat de fysieke testgevallen worden voorbereid. Voor deze fase wordt ook gebruik gemaakt van de nodige test tools. Vervolgens worden de voorbereide testen uitgevoerd door de tester. Tijdens de uitvoering zal de tester eventuele defects op correct wijze rapporteren en opvolgen. In deze fase worden de nodige test tools gebruikt. Tenslotte worden de uiteindelijke testresultaten door de tester gerapporteerd in de vorm van bevindingen, geslaagde en gefaalde testen. De resultaten worden door hem/haar ook telkens aangevuld door extra bewijzen (“test evidence”). Profiel De tester heeft kennis van een gestructureerde testmethodologie TMap Next of STBOX. Daarenboven is de tester in staat om gebruik te maken van de volgende test tools: HP ALM, UFT en LoadRunner/Performance Center.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

80/215

Naast deze meer technische competenties zijn communicatieve vaardigheden van belang voor de rol van tester. Immers de tester moet in staat zijn nauw contact te onderhouden met ontwikkelaars, analisten en projectleiders. De tester is in staat om zijn/haar ideeën en meningen te uiten op een duidelijke en gestructureerde manier, zowel mondeling als schriftelijk. De tester zal ook steeds bijkomende vragen stellen om alles goed te begrijpen. Een tester is in staat om vlot samen te werken met collega‟s en bij te dragen aan het positieve klimaat binnen het team zodat het werk efficiënt kan worden uitgevoerd. Hij/zij draagt actief bij aan de realisatie van gemeenschappelijke resultaten of aan het oplossen van problemen of conflicten. De tester beschikt ook over de nodige analytische vaardigheden. Elke fase van testspecificatie gaat immers gepaard met een testanalyse van de testbasis. Een tester zal de informatie grondig en kritisch onderzoeken. Ook zullen de onderlinge relaties correct worden ingeschat. Daarnaast is een tester bereid om de verschillende methodes en procedures die voorhanden zijn, op te nemen, te begrijpen en correct toe te passen. De tester is in staat om het opgedragen werk efficiënt te organiseren. Hiertoe zal de tester objectieven formuleren, activiteiten plannen en prioriteiten definiëren. 3.3.1.2.2.Testcoördinator (minimaal 2 coördinatoren) Activiteiten Een test coördinator zal enerzijds instaan voor het uitvoeren van de primaire testactiviteiten (testvoorbereiding, testspecificatie, testuitvoering, bevindingen opvolgen, rapporteren). Anderzijds is de test coördinator verantwoordelijk voor de coördinatie van het testteam. Dit betekent in de eerste plaats dat de test coördinator de planning van de testactiviteiten van het team voor zijn/haar rekening neemt. Ten tweede maakt een test coördinator een inschatting van de mogelijke risico‟s. Op basis van de risico-inschatting wordt de strategie bepaald voor de testen. Tenslotte zal de test coördinator de organisatie van het team en de nodige testinfrastructuur bepalen. Ook neemt de test coördinator deel aan de overkoepelende projectmeetings die van belang zijn voor de planning van het testteam. De test coördinator kan voorstellen aanreiken voor het opmaken van het master testplan. De test coördinator zal ook op regelmatige tijdstippen de nodige rapportage opleveren in het kader van de voortgang van de testen (“Test Progress Report”). Profiel Een test coördinator is in staat om opportuniteiten te herkennen en hiervoor acties te nemen of voorstellen te doen. Het is niet iemand die passief afwacht maar iemand die zelf acties onderneemt. Daarnaast zal de test coördinator doeltreffend blijven functioneren tijdens moeilijke situaties, onder hoge (tijds)druk, bij weerstand of tegenkantingen. Tenslotte kan een test coördinator de doelstellingen en prioriteiten voor het team goed bepalen. Dit betekent dat de coördinator de nodige tijd correct zal inschatten, de juiste resources zal bepalen en de correcte activiteiten zal organiseren om deze doelstellingen te bereiken. De test coördinator zal de voortgang opvolgen en – indien nodig – bijsturende acties ondernemen. Daarnaast zal de coördinator de taken en verantwoordelijkheden correct overdragen aan anderen, rekening houdend met hun mogelijkheden, beschikbaarheid en interesses. 3.3.1.2.3.Testtooldeskundige (minimaal 2 testtooldeskundigen) Activiteiten

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

81/215

Een Test tool Specialist zal enerzijds instaan voor het uitvoeren van de primaire testactiviteiten (testvoorbereiding, testspecificatie, testuitvoering, bevindingen opvolgen, rapporteren) en anderzijds zal de specialist zijn/haar specifieke vakkennis ten dienste stellen van het team en hierin het aanspreekpunt vormen. Een test tool specialist zal zich inzetten voor de implementatie en opvolging van de test tools (HP ALM,Performance Center, UFT…). Daarnaast zal hij/zij de coaching van de teamleden met betrekking tot deze tools voor zijn/haar rekening nemen.

Profiel Een Test tool Specialist beschikt over de nodige kennis en ervaring om onafhankelijk te werken, zonder de behoefte aan constante begeleiding of hulp van anderen. Binnen zijn vakdomein zal de Test tool Specialist opportuniteiten kunnen herkennen en hiervoor de nodige acties nemen of voorstellen doen. Ook in moeilijke situaties, onder hoge (tijds)druk, bij weerstand of tegenkantingen zal de Test tool Specialist doeltreffend blijven functioneren. Een Test tool Specialist kan gegrond en wel overwogen advies leveren binnen zijn vakdomein. Hierbij past hij/zij de juiste adviesstijlen en –technieken toe, aangepast aan de personen of situaties. Binnen het specifieke vakgebied van de Test tool Specialist kan hij/zij nieuwe ideeën implementeren, oplossingen aanbieden en voorstellen doen tot procesverbetering. De Test tool Specialist zal zelf acties nemen (of ondersteunen) die de professionele ontwikkeling van anderen stimuleren. Hij/zij zal anderen helpen en begeleiden in de uitoefening van hun job. 3.3.1.2.4.Testmethodologiedeskundige (minimaal 2 methodologiedeskundigen) Activiteiten Het testproces in zijn geheel is de verantwoordelijkheid van de test methodologie specialist. Dit betekent dat op regelmatige tijdstippen (bvb. Elke 6 maanden of 1 jaar) de test methodologie specialist een TPI® zal uitvoeren. De resultaten van deze TPI® zullen door de test methodologie specialist (in overleg met Test Manager) worden omgezet in concrete actiepunten en een planning met verschillende mijlpalen. Profiel Een Test methodologie specialist beschikt over de nodige test methodologie kennis en ervaring om onafhankelijk te werken, zonder de behoefte aan constante begeleiding of hulp van anderen. Binnen het specifieke vakgebied van de Test methodologie specialist kan hij/zij nieuwe ideeën implementeren, oplossingen aanbieden en voorstellen doen tot procesverbetering. De Test methodologie specialist zal zelf acties nemen (of ondersteunen) die de professionele ontwikkeling van anderen stimuleren. Hij/zij zal anderen helpen en begeleiden in de uitoefening van hun job. 3.3.1.2.5.Quality Assurance Coordinator (minimaal 4 profielen als Quality Assurance Coordinator) Activiteiten De Quality Assurance Coordinator zal hoofdzakelijk optreden als kwaliteitscontrolleur door “deep dive” initiatieven zoals het uitvoeren van concrete reviews om het respect van de ICT standaarden van de FOD Financiën te bewaken, in het bijzonder de FUP standaard (zowel tools als deliverables). Concreet gaat het onder meer over volgende activiteiten:

Bijzonder bestek

      

S&L/AO/386/2014

82/215

Document review van de deliverables: zie FUP en TMv4; Controle op het correct gebruik van de tools (HP ALM, Continuous Integration, …): zie FUP en TMv4; Kwaliteitscontrole van het beheer en de definitie van de requirements; Kwaliteitscontrole van de code a.d.h.v. aangeleverde metrieken (SonarQube, HP Fortify, …); Bewaken van de kwaliteit van de testactiviteiten in perceel 5; Proactief optreden en communiceren bij het vaststellen van potentiële incoherenties (en risico’s) die zich zouden voordoen tussen de ontwikkelingsactiviteiten van perceel 1-2-3 en de testing activiteiten van perceel 5; …

Daarnaast levert hij op vraag van de opdrachtgever ad hoc advies en richtlijnen inzake het beperken van risico’s, het waarborgen van de kwaliteit, de gezondheid van het project en het toepassen van beste praktijken. Hij zal de onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende projectactiviteiten duidelijk identificeren en hun impact en risico inschatten met als doel de coherentie te bewaken tussen de activiteiten uitgevoerd in het kader van perceel 4 enerzijds en de activiteiten van percelen 1-2-3-4 anderzijds. In de praktijk zal de Quality Assurance Coordinator nauw samenwerken met de leden van het QUAC comité. Dit betekent dat hij maandelijks volgende zaken zal rapporteren aan de stakeholders van de FOD Financiën:  Een high level rapport met een overzicht van de belangrijkste risico’s, vaststellingen en aanbevelingen;  Een gedetailleerd activiteitenrapport van de uitgevoerde Quality Assurance activiteiten, geruggensteund door review rapporten.  Een planning van de uitstaande activiteiten en reviews. Profiel Om zijn opdracht succesvol de kunnen uitvoeren dient de Quality Assurance Coordinator te beschikken over volgende competenties en kennis:  

  

Applicatie ontwikkeling: dit vereist kennis op het gebied van de ontwikkelingsmethodologieën (RUP of gelijkwaardig), J2EE standaarden, beste praktijken inzake design en kwaliteit van de code, … Testing van software: dit vereist kennis op het gebied van verschillende o niveau’s (bv. unit testing, system testing, …), o types (bv. performantietesten), o en soorten (bv. stress testing) van testen (zie ook de beschrijving van TMv4 in bijlage). Dit vereist eveneens kennis van testing methodologieën. Informatie architectuur: dit vereist competenties op het gebied van het vertalen van domein modellen in logische en fysische database modellen. Infrastructuur: binnen het kader van FOD Financiën omvat dit vooral kennis op het gebied van application servers, beheersystemen, ontwikkelingstools, etc. Projectheer: o Communicatiebeheer: transparante communicatie en het verkrijgen van het engagement van alle stakeholders van het project o Risicobeheer: permanent risicobesef en risicobeheersing o Wijzigingsbeheer

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

83/215

De Quality Assurance Coordinator:  creëert een vertrouwensbasis met de verschillende stakeholders;  hanteert een consistente benadering;  is in staat in contact te treden met de juiste personen op het juiste niveau;  past een zeer interactieve werkwijze toe.

4.SLA. 4.1.Inleiding De administratie wenst, per lot van deze aanbesteding, een Service Level Agreement (SLA) of ook dienstenniveau overeenkomst aan te gaan. Er wordt groot belang gehecht aan deze door de FOD Financiën gevraagde SLA’s. Via de SLA’s worden de doelstellingen en de risico’s bewaakt voor de organisatie met betrekking tot de gevraagde diensten. In deze SLA is een tabel opgenomen met de termijnen waarin de respectievelijke SLA’s geldig zijn. Na de gunning van de opdracht en tot het verstrijken van de exploitatieperiode, verbindt de aannemer zich ertoe de door de SLA’s vastgestelde dienstenniveaus (service levels) en resultaatsverbintenissen te respecteren, die in dit bestek opgenomen zijn. Eventuele boetes kunnen opgelegd worden aan de opdrachtnemer indien de FOD Financiën constateert dat de dienstenniveaus en de resultaatsverbintenissen niet gerespecteerd worden. Voor de dienstenniveaus zullen normen bepaald worden via prestatie-eisen uitgedrukt in één of meerdere prestatie-indicatoren. Deze individuele beschreven dienstenniveaus zullen, eventueel aangevuld met door de inschrijver extra voorgestelde dienstenniveaus, samen resulteren in de globale MASTER SLA per lot van dit bestek. Gezien de specificiteit van de aanbesteding, nl. een jaarlijks maintenance plan en eventuele bijkomende opdrachten op projectbasis, is gekozen voor volgende aanpak: • de MASTER SLA is algemeen geldig; • indien van toepassing, worden specifieke vereisten en eventuele toegestane, overeengekomen wijzigingen t.o.v. de MASTER SLA inzake dienstverlening voor de nieuwe projecten opgenomen in een mini-SLA die desgevallend als aparte bijlage aan de MASTER SLA zal worden toegevoegd. De voor te stellen MASTER SLA zal begeleid worden door een bijbehorend “Dossier Afspraken en Procedures (DAP)”. De normen uitgedrukt in prestatie-eisen en prestatie-indicatoren met eventuele bijbehorende boeteclausules zullen opgenomen worden in een samenvattende KPI-tabel (Key Performance Indicator tabel). De FOD Financiën heeft als beheersmodel voor zijn ICT-processen gekozen om ITIL© V320112 processen te volgen. De SLA’s zullen in dit kader uitgewerkt worden.

2

Zie paragraaf Relatie SLA met ITIL© V3-2011 Glossary

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

84/215

Service level management moet de ICT-dienstverlening in het kader van deze opdracht oplijnen met de bedrijfsdoeleinden in termen van kwaliteit, kwantiteit en kosten. Algemene opmerking : indien de inschrijver inschrijft voor verschillende loten mag hij 1 SLA voorstel formuleren voor de verschillende loten in zijn offerte , indien er echter verschillen zijn per lot zal hij dat duidelijk aangeven in zijn offerte. Verplicht in te dienen documenten samen met de offerte:

1. SQP & SIP 2. Concept MASTER SLA (conform SLA template in bijlage 4) 3. DAP 4. Voorbeeldrapportering 5. Ingevulde KPI tabel (conform KPI tabel in A3 formaat in bijlage 4 van dit bestek) a. Van de KPI tabel dient, naast de onwijzigbare papieren of digitale versie, ook een elektronische versie in Excel formaat ingediend te worden samen met de offerte; b. Enkel de laatste kolom moet ingevuld worden ingeval er hogere boetebedragen worden voorgesteld; c. De (waardes van de) andere kolommen mogen niet gewijzigd worden.

4.2.Principe uitwerking SLA in het kader van deze opdracht met bijbehorende deliverables 4.2.1.Concept MASTER SLA - template SLA FODFIN In bijlage 10 aan dit bestek is de huidige SLA template van de FOD Financiën opgenomen die als vertrekpunt dient voor het opstellen van de concept MASTER SLA. Dit is een algemene, generieke template voor de SLA’s van de FOD Financiën en dient aldus aangepast te worden in functie van het specifieke karakter van het bestek. Naast de standaardelementen van de SLA(‘s) die de inschrijver moet voorstellen, dienen onder andere de dienstenniveaus en resultaatsverbintenissen die de FOD Financiën in dit bestek vraagt, uitgewerkt te worden. Zoals reeds aangehaald, staat het de inschrijver vrij om: • bijkomende individuele punten toe te voegen zoals extra service levels of servicenormen met prestatie-eisen en bijbehorende prestatie-indicatoren; • andere relevante punten voor te stellen in de concept MASTER SLA.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

85/215

Er wordt geen financiële informatie opgenomen in de SLA tenzij eventueel een overzicht van de boeteclausules.

4.2.2.Concept “Dossier Afspraken en Procedures (DAP)” – inhoud Aanvullend op een concept MASTER SLA, dient de inschrijver verplicht een eerste ontwerp van een concept “Dossier Afspraken en Procedures (DAP)” op te stellen en voor te stellen. In dit document staan de afspraken met betrekking tot de manier van samenwerking tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer. Doel van dit document is om het SLA document overzichtelijk te houden en alle zaken die te maken hebben met afspraken en details op te nemen in een apart DAP document. Bijkomend voordeel is dat het DAP snel aangepast kan worden en dat er geen aanpassingen (herondertekening, …) aan het originele SLA document nodig zijn. Samengevat worden volgende zaken behandeld en voor verdere details wordt verwezen naar het referentiewerk: • Afspraken rond het beheer van het DAP document (geldigheidsduur, wijzigingsprocedures DAP, incidentele afwijkingen DAP,….); • Afspraken rond processen en procedures (templates, beheerprocessen, beheerstaken, per beheerproces een detailbeschrijving met de flowcharts, interfaces, afspraken,…); • Communicatielijnen (meldingen van incidenten, escalatieprocedures, klachten, contactinformatie betrokken personen …); • Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (RACI, overlegstructuren, samenstelling verschillende bevoegde instanties..); • Voorbeelden van rapportage (hoe zal de rapportering per beheerproces er uitzien, wat is de frequentie en de vorm van de SLA rapportering, eventueel voorbeeldrapport,…). Voor verdere detailuitwerking wordt verwezen naar een referentieboek3 dat een gedetailleerde template van het DAP bevat. Er wordt geen financiële informatie opgenomen in het DAP. Aan de inschrijver wordt er geen formele template opgelegd inzake vorm van deze eerste versie van het concept-DAP. Inzake processen en procedures is de standaard binnen de FOD Financiën momenteel ITIL© V3-2011 (zie ook paragraaf ITIL © V3-2011). Specifiek wordt gevraagd dat in het voor te stellen concept-DAP tevens een eerste versie van de volgende processen en bijbehorende procedures behandeld en beschreven wordt, waar toepasselijk:

3

o

ITIL Service Delivery Set (Tactisch beheer)  Service level management;  Availability management;  Capacity management;  IT service continuity management;

o

Service Support Set (Operationeel beheer)  Incident management;  Problem management;  Change management;

Boek SLA Best Practices - Bart de BEST p-95-102 – ISBN13 : 978-90-71501-45-6

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

  

86/215

Release management; Configuration management; Opmerking: ook de servicedesk valt hieronder

Deze eerste versie van het concept-DAP dient verplicht bij de offerte gevoegd te worden (zie evaluatiecriteria). Dit moet de evaluatiecommissie toelaten het aangeboden concept-DAP te evalueren. Praktische opmerking: om dubbel werk te vermijden mag een punt ofwel in de MASTER SLA ofwel in het DAP opgenomen worden met een duidelijke referentie naar de desbetreffende paragraaf. Bv. processen en procedures in de SLA mogen verwijzen naar uitgewerkte procedures in het DAP.

4.2.3.Concept KPI-tabel met boeteclausules Een Key Performance indicator (KPI) is een belangrijke conditie die bewaakt dient te worden om de risico’s te beperken van het te behalen procesdoel waarmee het geassocieerd is. De procesdoelen zorgen ervoor dat de bedrijfsdoelstellingen gerealiseerd worden. De samenvattende tabel in bijlage bevat zowel de KPI’s als de bijbehorende PrestatieIndicatoren (PI) en prestatie-normen. Tevens wordt voor sommige PI-normen een boeteclausule opgenomen in de tabel. Dit is de boete die door de FOD Financiën vooropgesteld wordt bij het niet halen van de in de tabel gedefinieerde normen. Het staat de inschrijver vrij hogere boetes voor te stellen (Evaluatiecriterium). Deze eerste versie van deze concept KPI-tabel met boeteclausules dient verplicht bij de offerte gevoegd te worden (zie evaluatiecriteria). Dit moet de evaluatiecommissie toelaten de aangeboden concept KPI-tabel te evalueren.

4.2.4.Service Level Reporting (SLR) - dienstenniveau rapportage De rapportering inzake de gehaalde PI-normen wordt opgenomen in zogenaamde Service Level Reports, die periodiek voorgelegd worden aan de FOD Financiën ter controle en bijsturing. De template(s) van die SLR(’s) worden opgenomen in het DAP. In zijn offerte zal de inschrijver een voorstel van template bijvoegen.

4.2.5.Service Quality Plan (SQP) – dienstverlening kwaliteitsplan Om gedurende de looptijd van het project de kwaliteit van de dienstverlening te blijven garanderen zal de inschrijver een eerste ontwerp van plan van aanpak voor een Service Quality Plan voorstellen (dienstverlening kwaliteitsplan). Dit SQP moet er voor zorgen dat de organisatie en het beheer van het project afgestemd worden op de eisen van de servicenormen. In principe zal dit plan jaarlijks met de stuurgroep van het project bijgestuurd worden met het oog op de gewenste dienstverlening.

4.2.6.Service Improvement Plan (SIP) – verbeterplan De inschrijver zal in zijn offerte een voorstel formuleren om, bij vaststelling van ernstige of structurele problemen bij het behalen van de servicenormen, deze te verhelpen. Hiertoe dient een verbeterplan, ook SIP genoemd, opgesteld te worden. De inschrijver zal toelichten, hoe hij een SIP zal inrichten in het kader van deze aanbesteding.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

87/215

4.2.7.Service level Management De inschrijver zal in zijn offerte beschrijven hoe hij het Service Level Management (SLM) proces zal organiseren. Dit proces staat in voor het goed beheer van de te leveren diensten en producten, door het definiëren, onderhandelen, meten, rapporteren, beheersen en verbeteren tegen gerechtvaardigde kosten. Er dient tevens rekening gehouden te worden met de kwaliteits-, kwantiteits- en budgettaire aspecten. Dit moet gebeuren in een context van veranderende behoeften, uitgedrukt in de bedrijfsprocessen en rekening houdende met steeds veranderende, ondersteunende technologieën. De aannemer zal formeel een Service Level Manager aanduiden die dit proces gedurende de volledige duur van het project zal ondersteunen. De kostprijs van zijn uit te voeren taken zal inbegrepen zijn in het projectbeheer. Voor verdere informatie verwijzen wij naar: http://en.wikipedia.org/wiki/ITIL#Service-level_management

4.2.8.Uitwerkingstermijn en middelen uitwerking DAP na gunning van de markt Twee maanden na gunning van de markt dient het volledige, wederzijds uitgewerkte, definitieve DAP (Dossier Afspraken en Procedures) beschikbaar te zijn. Tevens moeten de processen en bijbehorende procedures op punt staan en operationeel zijn. Tezelfdertijd dienen de SLA metingen, rapporteringen en reviews operationeel te zijn. De inschrijver zal de nodige middelen in zijn offerte voorzien om alle nodige documenten (MASTER SLA, DAP, KPI-tabel,…) met bijbehorende processen en procedures, op te stellen, te implementeren, te exploiteren en bij te werken gedurende de volledige duurtijd van deze opdracht.

4.3.Omkadering SLA 4.3.1.Relatie SLA met ITIL© V3-2011 - Glossary De voor te stellen SLA’s dienen opgesteld te worden vanuit een procesview. De FOD Financiën gebruikt hiervoor het beheermodel ITIL© V3-2011. Zoals reeds aangehaald, wordt gevraagd rekening te houden bij de uitwerking van deze SLA met de doelstellingen van deze beheerprocessen en het Service Level Management. De beheerprocessen worden beschreven in het DAP. Voor verdere informatie wordt verwezen naar volgende websites op het internet inzake ITIL© V3-2011: • http://en.wikipedia.org/wiki/ITIL • http://wiki.en.it-processmaps.com/index.php/Main_Page4 De bij ITIL gebruikte terminologie met verklaring van de termen is beschikbaar in de originele taal (Engels) en werd vertaald in het Nederlands, Frans en Duits op de volgende link: • http://www.itil-officialsite.com/internationalactivities/itilglossaries_2.aspx5

4

Since July 2013, ITIL has been owned by AXELOS Ltd, a joint venture between HM Cabinet Office and Capita Plc. Axelos licenses organisations to use the ITIL intellectual property, accredits licensed Examination Institutes, and manages updates to the framework. 5 "Copyright © AXELOS Limited 2012. All rights reserved. Material is reproduced with the permission of AXELOS"

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

88/215

Voor verdere uitleg bij de gebruikte termen in dit bestek wordt dan ook verwezen naar deze ITIL© glossaries. Indien de FOD Financiën een andere definitie wenst te hanteren zal dit expliciet in dit bestek vermeld worden en is enkel deze geldig.

4.3.2.Relatie SLA met ICT standaarden en fundamenten van de FOD Financiën. De ICT standaarden en fundamenten van de FOD Financiën staan gepubliceerd op het internet op volgende websites: • Nederlands http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_funda menten/ • Frans http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/

4.3.3.Beheersing en Controle SLA Om de servicenormen of dienstennormen te beheersen, wordt het accent gelegd op een proactieve en reactieve bewaking: - Proactief via een goede monitoring. - Reactief via het incidentmanagementproces.

4.3.4.Principe van Quality Gates binnen de ontwikkelingscycli De opdrachtgever hecht een groot belang aan het bewaken van de kwaliteit tijdens de uitvoering van de opdracht. Daarom dient bij de uitvoering van het project gewerkt te worden met Quality Gates. Dit heeft volgende doelstellingen: • Het waarborgen van de kwaliteit bij de start van het project, door een projectaanpak waarin de kwaliteitsborging is ingebouwd zodat de opgeleverde eindproducten voldoen aan de vereiste standaarden en normen. • Het reduceren van de ontwikkelingscyclus door het “van de eerste keer juist te doen”. • Focus op kwalitatief ontworpen producten door een “Quality by design”-aanpak. Het concept van Quality Gates bestaat erin dat tussen de verschillende fases de nodige reviews gebeuren. We onderscheiden volgende hoofdfases in de ontwikkelingscyclus van iedere iteratie: 1. Requirements (FUP D2) 2. Design (FUP D3) 3. Ontwikkeling (FUP D4) 4. Testing (FUP D5 + TMv4, zie ook perceel 5) We onderscheiden 4 Quality Gates met respectievelijk volgende 4 reviews: 1. Requirements review: de validatie van de requirements in samenspraak met de business. De opdrachtnemer van perceel 1, 2, 3 en 4. zal de review-aanpak beschrijven die hij zal hanteren bij het in kaart brengen en valideren van de requirements. De aanpak moet maximaal toelaten om tot een wederzijds optimaal begrip te komen van iedere requirement in scope van de iteratie zodat herwerkingen in latere fases van de cyclus tot een minimum worden herleid. 2. Design review: de opdrachtnemer van perceel 1, 2, 3 en 4 zal de review-aanpak beschrijven die hij zal hanteren om o.a. ervoor te zorgen dat het design overeenstemt met de ICT standaarden en in overeenstemming is met de in kaart gebrachte requirements. 3. Development review: de opdrachtgever hecht een groot belang aan een kwaliteitsgerichte “Quality by design”- aanpak bij het schrijven van de code. De opdrachtnemer

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

89/215

van perceel 1, 2, 3 en 4 zal beschrijven welke review-aanpak zal toegepast worden om te garanderen dat de opgeleverde code enerzijds volgens de algemeen aanvaarde beste praktijken ontwikkeld wordt en anderzijds voldoet aan de vereisten van de ICT standaarden (zie ook de inleiding van paragraaf I.1.3.2). 4. Test review: de opdrachtnemer van perceel 5 zal de specifieke review-aanpak beschrijven die hij zal hanteren om op basis van de besproken testmethodologie in Perceel 5, de kwaliteit van de testen en de coherentie met de andere fases te waarborgen.

Dit wordt samengevat door volgende figuur die de fasering van een iteratie voorstelt:

De opdrachtgever is zich bewust van de verschillende “agile” methodologieën (scrum, …) die gangbaar zijn in de wereld van de softwareontwikkeling. Bovenstaande fasering mag toegepast worden binnen een “agile”-benadering (bv. sprints). De opdrachtgever wenst absoluut geen watervalmodel, maar verkiest een iteratieve benadering. De gevisualiseerde fasering komt dus overeen met een iteratie x en niet met het volledige doorlooptraject. De inschrijver die een agile ontwikkelingsmethodologie wenst te hanteren wordt uitgenodigd te beschrijven hoe hij deze zal enten op de geldende ICT standaarden die onverminderd van toepassing zijn. We wijzen expliciet op het feit dat het gebruik van de tools en templates die beschreven staan in de ICT standaarden verplicht blijft (bv. templates FUP deliverables, FUP tools, …). Deze dienen dus eveneens geïntegreerd te worden in de gevraagde reviewbenaderingen in deze paragraaf.

4.3.5.Te ondersteunen omgevingen in het kader van deze SLA Hieronder zijn de omgevingen opgenomen waar de gevraagde SLA’s geldig kunnen zijn. Deze omgevingen worden aangeduid met een afkortingsletter of verkorte aanduiding. In de KPI-tabel zal telkens per KPI aangeduid worden voor welke omgeving deze geldig is. • • • •

D: Development A: Acceptatie T: Test P: Productie

4.4.Service Levels en bijbehorende resultaatsverbintenissen in het kader van deze opdracht De FOD Financiën wenst 7 servicelevels te definiëren, aangepast aan de verschillende fases:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

90/215

1. Service levels betreffende het projectbeheer; 2. Service levels ontwikkelingfase; 3. Service levels inproductiestelling; 4. Service levels betreffende de niet-functionele vereisten; 5. Service levels betreffende de incidenten afhandeling, correctieve en reactieve interventies; 6. Service levels betreffende de diensten van het door de aannemer ter beschikking gesteld personeel; 7. Service Levels met betrekking tot lot 5 testing. Deze 7 SLA’s en resultaatsverbintenissen worden in de volgende secties besproken.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

91/215

4.5.Service levels betreffende het projectbeheer: termijn, volledigheid en planning 4.5.1.PI-Project-bid-delivery-period Doelstellingen Definitie

Opleveren van de offerte met projectplan binnen de gestelde termijn door de FOD Financiën.

Meetmethode

Toetsing door vergelijking aanvraagdatum en indieningsdatum van de offerte.

Berekeningsformule

Indieningsdatum offerte (of ontvangstbevestigingsdatum door FOD Financiën) – datum officiële aanvraag door FOD Financiën.

Periode van berekening

De berekening gebeurt op trimestriële basis en wordt gerapporteerd in functie van het aantal aanvragen die beginnen vanaf de eerste werkdag van de 1ste maand tot de laatste werkdag van de 3de maand. In functie van deze cijfers worden indien nodig correctieve acties opgezet.

Te bereiken resultaat

90% van de op te leveren aanvragen dient binnen de 10 werkdagen te gebeuren

4.5.2.PI-Bid-Completeness 4.5.2.1.Minimale Samenstelling offerte lot -1-2-3-4-5 Niet limitatieve lijst: verder af te spreken na gunning van de markt met de aannemer. • Projectplan met fasen, milestones • Schatting resources, termijnen, • op te leveren deliverables • op te leveren diensten • financieel voorstel • risicoananalyse • impactanalyse De inhoud zal verder afgesproken worden met de aannemer na gunning van de markt. 4.5.2.2.Beschrijving Doelstellingen Definitie

Een controle op compleetheid van de offerte op basis van de minimale samenstelling zoals beschreven in bovenstaande paragraaf.

Meetmethode

Verificatie door aanvrager bij FODFIN Alle elementen zijn opgenomen.

Berekeningsformule

Aantal volledige offertes , een offerte is onvolledig als meer dan 1 van de overeengekomen elementen van de offerte onvolledig is of ontbreekt (zie minimale samenstelling offerte in bestek).

Periode van berekening

De berekening gebeurt op trimestriële basis en wordt 3 maandelijks gerapporteerd in functie van aantal aanvragen, vanaf de eerste werkdag van de 1ste maand tot de laatste werkdag van de 3de maand. Indien nodig worden correctieve acties opgezet, in functie van deze cijfers.

Te bereiken resultaat

90% van de offertes dienen compleet te zijn op trimestriële basis. De FODFIN heeft recht op deze basis om de offerte van de aannemer te weigeren of bijkomende informatie te vragen.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

92/215

4.5.3.PI-Projectplan-Planning Doelstellingen Definitie

Respecteren van de vooropgestelde planning voor alle lopende projecten die de aannemer officieel dient uit te voeren. De aannemer zal op elk einde van de maand via een Gantt-chart de status van planning doorgeven in de rapportering. De planning kan enkel gewijzigd worden in samenspraak met FOD FIN en door formele goedkeuring van de stuurgroep.

Meetmethode

Datums manueel vergelijken conform de planning ( via eventueel Gantt-chart van project)

Berekeningsformule

•

Datum oplevering - datum aanvraag

Periode van berekening

•

Jaarbasis, de status wordt gemaakt van de vertraging van alle lopende projecten. Principieel op basis van de bijgehouden Gantt-chart van het project die door de projectleider maandelijks bijgewerkt wordt.

•

De definitieve evaluatie gebeurt op jaarbasis.

Te bereiken resultaat

90% van de projecten toegekend aan de aannemer in het lopende jaar mogen max. 10 werkdagen vertraging hebben.

4.6.Servicelevels ontwikkelingsfase : conformiteit FUP methodologie, ICT-standaarden en kwaliteit van de code De aannemer dient zich te conformeren naar de deliverables en de levenscyclus (fasen, iteraties, tijdsrelatie met de "deliverables", ...) en de standaard gebruikte tools binnen de FOD Financiën. Dit houdt volgende punten in : • het realiseren van de FUP deliverables conform de FUP methodologie en met oog voor de geleverde kwaliteit; •

het correct gebruik van de door de FUP methodologie voorgeschreven tools.

•

het correct gebruik van de standaarden gedefinieerd in de gepubliceerde ICT standaarden6

Teneinde de kwaliteit van de code en de geleverde oplossing te controleren en te waarborgen zullen volgende principes en criteria7 gehanteerd worden: •

•

•

6

Conformiteit met de FUP methodologie, in het bijzonder de artefacten van discipline D4 waartoe onder meer het kwaliteitsplan van de code en het kwaliteitsrapport van de code behoren. De integratie in de FUP-ITIL “continuous integration tool chain” (Starteam, Maven, Jenkins, SonarQube, HP Fortify, …). Hiervoor is een Prestatie-indicator opgenomen onder de SLA inproductiestelling. Er zal een kwaliteitscontrole van de code gebeuren met de tool SonarQube (zie ook www.sonarqube.org). De opdrachtgever hecht bijzonder belang aan: o een hoge unit test coverage: min. 80%; o een voldoende hoge graad van documentatie van de code: goede documentatie van alle public API’s, … o de Rules Compliance Index (RCI) berekend op basis van de ruleset van FOD FIN:

Architecture Building Blocks Gezien de duurtijd van het kadercontract kunnen deze principes en criteria worden aangepast aan de nieuwe technologische evoluties en inzichten. 7

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

   o het tot 10%.

93/215

min. 90%; geen blocking issues; geen critical issues; een minimum beperken van het aantal gedupliceerde lijnen code: max.

Er zal voor de webapplicaties een controle op veiligheid en integriteit van de code gebeuren met de HP Fortify tool. Deze tool verdeelt het aantal potentiële veiligheidsissues in 4 categorieën: critical, high, medium en low. De minimumvereiste voor de acceptatie van de oplossing is dat er geen issues mogen zijn in de categorie critical. De kwaliteitsnormen en kwaliteitscriteria zullen na toekenning van de markt in onderlinge samenspraak met de aannemer verder uitgewerkt worden. Indien dit nodig blijkt uit de uitgevoerde kwaliteitscontroles, zal de aannemer zich engageren om de nodige verbeteringen aan zijn code aan te brengen om binnen de afgesproken kwaliteitsnormen te vallen en dit binnen de termijnen van de afgesproken fasen van het bestek. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om eventuele andere tools te gebruiken teneinde de kwaliteit van de code te verifiëren.

4.6.1.PI-FUP-deliverables Doelstellingen Definitie

De FUP-deliverables dienen compleet en tijdig afgeleverd te worden. De exacte lijst van op te leveren FUP deliverables zal bepaald worden bij het begin van iedere opdracht.

Meetmethode

De datum waarop de finale versie van de FUP deliverables zijn ingechecked in de centrale repository (Starteam).

Berekeningsformule

Datum waarop de finale versie beschikbaar is in de centrale repository – de voorziene datum in de projectplanning.

Periode van berekening

Volgens planning van het project

Te bereiken resultaat

Max. 10 werkdagen vertraging op opleveringsdatum.

4.6.2.PI-FUP-tools & ICT- standards Doelstellingen Definitie

De FUP tools en ICT standaarden dienen ten allen tijde gerespecteerd te worden.

Meetmethode

Kwaliteitscontrole door FOD FIN of een derde partij in opdracht van FOD FIN.

Berekeningsformule

Het aantal werkdagen tussen de datum waarop de non-conformiteiten werden meegedeeld en de datum waarop de opdrachtnemer formeel meedeelt dat zij werden opgelost.

Periode van berekening

Trimestrieel

Te bereiken resultaat

Vastgestelde non-conformiteiten dienen binnen een termijn van max. 10 werkdagen opgelost te worden.

4.6.3.PI-Quality-of-Code Doelstellingen

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

94/215

Definitie

Er dient bij iedere release voldaan te worden aan de vastgelegde normen voor de kwaliteit van de code. Deze normen zullen in detail uitgewerkt worden bij het begin van de opdracht. De opdrachtnemer dient deze te verwerken in het kwaliteitsplan van de code (zie FUP D4).

Meetmethode

Opleveringsdatum van de release in Delivery Management

Berekeningsformule

Aantal releases dat aan de criteria voldoet / Totaal aantal releases

Periode van berekening

Trimestrieel

Te bereiken resultaat

Indien één of meerdere kwaliteitsnormen uit het kwaliteitsplan niet werden behaald na de oplevering van een bepaalde release, dient dit binnen een termijn van max. 10 werkdagen gecorrigeerd te worden door oplevering van een nieuwe versie die de vooropgestelde kwaliteitsnormen wel behaald.

4.6.4.PI-Security-Integrity-Code Doelstellingen Definitie

Dit is de duurtijd voordat een tegenmaatregel van een veiligheidslek is aangewend nadat deze formeel is vastgesteld door de FOD Financiën of een derde partij.

Meetmethode

- SAST (Static Application Security Testing) - DAST (Dynamic Application Security Testing)

Periode van berekening

Trimestrieel

4.7.Servicelevels inproductiestelling Voor de inproductiestelling van nieuwe releases/patches/bugfixes dienen strikte procedures gevolgd te worden die gehanteerd worden door de FOD Financiën. Dit om de operationaliteit van de bestaande operationele omgeving niet te verstoren. De voorziene tools en methodieken zoals beschreven in de ICT standaarden zullen gebruikt worden.

4.7.1.PI-Continuous-Integration-Tool-Chain Doelstellingen Definitie

De Continuous Integration Tool Chain dient steeds correct gebruikt te worden: • voor de day-to-day ontwikkelingsactiviteiten; • bij het aanleveren van de releases/patches/bugfixes naar het departement ICT operations. Informatie over de “Continuous Integration Tool Chain” van FUP-ITIL kan gevonden worden in de ABB.

Meetmethode

De informatie in de tools van de Continuous-Integration tool chain (Jenkins, Delivery Management, …).

Berekeningsformule

Aantal releases /patches/bugfixes dat werd geleverd zonder correct gebruik van de Continuous Integration tool chain.

Periode van berekening

Trimestrieel

Te bereiken resultaat

Geen enkele release mag geleverd worden zonder correct gebruik van de continuous integration tool chain.

4.7.2.PI-Releases-in-production Doelstellingen Definitie

De eerst aangeboden release voor inproductiestelling dient te voldoen op vlak van juistheid en volledigheid t.o.v. de vastgelegde vereisten.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

95/215

Meetmethode

Incidentenbeheer & de standaardtool die gebruikt wordt voor installatie-aanvragen van releases

Berekeningsformule

Aantal releases dat uit productie werd gehaald wegens onjuist, onvolledig of onbetrouwbaar / Totaal aantal releases

Periode van berekening

Trimestrieel

Te bereiken resultaat

Max. 10%

4.8.Servicelevels niet-functionele vereisten 4.8.1.PI–Availibility-7x24x365 en PI-Availibility-5x12 De FOD Financiën beschouwt de prestatie-indicatoren “beschikbaarheid van de applicaties” als zeer belangrijk om de goede dienstverlening aan de interne organisatie en de burgers te verzekeren. Het principe is dat de applicaties ingedeeld worden in beschikbaarheidscategorieën. Het verschil tussen de categorieën zit in de service windows of openstellingstijd en de gewenste voorziene beschikbaarheidspercentages. Tevens zal aangegeven worden voor welke omgevingen de PI-beschikbaarheid geldig is. 4.8.1.1.Serviceopeningstijden (service window) en onderhoudstijden in het kader van deze SLA De service- of dienstopeningstijd is de tijd dat de dienst of service beschikbaar is voor de gebruiker van de dienst. De onderhoudstijd is de tijd dat de services niet verleend worden omdat bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden aan de applicaties of infrastructuur dienen te gebeuren.

4.8.1.2.Service Windows per categorie van applicaties De FOD Financiën voorziet momenteel 2 categorieën van applicaties waarvoor beschikbaarheid prestatie-indicatoren voorzien zijn.

Applicatie Lot 1 (Développement et support) : Domaine TVA Intervat STIR-TVA Stiron lot 2 (behalve VIES) Stiron lot 2 VIES MOSS (Mini One Stop Shop) Lot 2 (Développement et support) : Domaine impôts directs personnes physiques (IPP + INR PP) Belcotax-on-Web (BOW) Tax-On-Web (TOW) Taxi Proposition de Déclaration Simplifiée (PDS) Calculatrix IPP

Service window: 7x24x365

Service window: 5x12

x X X x X

x x X X x

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

96/215

Lot 3 (Développement et support) : Domaine impôts directs personnes morales + recherches, précompte et contrôle Biztax (Stiron lot 1) : Module FontOffice (FO) Biztax (Stiron lot 1) : Modules BackOffice (BO) et Dossier Unique (DU) Stir-Contrôle Stir-Recherche PRM-on-web Calculatrix ISOC

x X X X x x

Lot 4 FINELTS

x

STIRINT (& AutoDT)

x

FATCA

x

Service window 7x24x365 De applicaties zijn 24 uur op 24 beschikbaar, 7 dagen op 7, alle dagen van het jaar, uitgenomen de geplande trimestriële maintenanceweekends en vooraf wederzijds overeengekomen - en door de FOD Financiën bevestigde - interventieperiodes. Alle andere onbeschikbaarheden van de applicaties bv. door incidenten, zullen als dusdanig behandeld worden, indien deze onder de bevoegdheid van de aannemer vallen. In functie van de aard van het incident kan door de FOD Financiën beslist worden om interventies toch te laten doorgaan in het service window om de service te herstellen voor de eindgebruikers. Voor deze toepassingen zal gebruik gemaakt worden van online back-up technieken. Service window 5x12 De applicaties zijn beschikbaar op de officiële werkdagen van de FOD Financiën van 07u00 tot 19u00, 5 dagen op 7, van maandag tot vrijdag, uitgezonderd de officiële feestdagen, brugdagen van de FOD Financiën. Er kunnen interventies plaatsvinden tijdens de geplande trimestriële maintenanceweekends en vooraf wederzijds overeengekomen - en door de FOD Financiën bevestigde - interventieperiodes, buiten het gestelde service window. Onbeschikbaarheden van de applicaties, bv. door incidenten, zullen als dusdanig behandeld worden, indien deze onder de bevoegdheid van de aannemer vallen. In functie van de aard van het incident kan door de FOD Financiën beslist worden om interventies toch te laten doorgaan in het service window om de service te herstellen voor de eindgebruikers (zie ook Paragraaf incidentenafhandeling, correctieve en reactieve acties). 4.8.1.3.PI–Availibility-7x24x365 en PI-Availibility-5x12 normen Doelstellingen

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

Definitie

Meetmethode Periode van berekening

Te bereiken resultaat

97/215

•

Periodes van gepland onderhoud of vooraf met de FOD Financiën overeengekomen onderbrekingen (wegens updates of nieuwe releases, …) zullen niet meegerekend worden in de periode van onbeschikbaarheid over de referentieperiode.

•

Momenteel plant de FOD Financiën 4 onderhoudsweekends per jaar, 1 per kwartaal, tijdens deze periode kunnen grote werkzaamheden uitgevoerd worden en zijn de e-gov toepassingen niet beschikbaar voor de burgers

•

Onbeschikbaarheden die niet te wijten zijn aan de aannemer (na onderzoek en overleg) worden niet in rekening gebracht.

•

Een maand van 30 dagen houdt 43200 minuten in en komt overeen met 100% beschikbaarheid voor het service window 7x24x365. Naar analogie kan de beschikbaarheid berekend worden voor het aantal minuten beschikbaarheid voor het service window 5x12.

•

Er wordt rekening gehouden met de respectievelijke maanden die 30 dagen en 31 dagen tellen, evenals de schrikkeljaren.

•

De beschikbaarheid wordt gemeten door om de 10 minuten een simulatie uit te voeren, die bovenvermelde functionaliteiten controleert.

•

De beschikbaarheid wordt elke 6 maand berekend. Correctieve acties worden opgezet in functie van deze cijfers.

•

De definitieve evaluatie gebeurt op jaarbasis.

PI–Availibility-7x24x365

PI-Availibility-5x12

99,50% trimestriële beschikbaarheid voor elke applicatie (releases) in productie van de aannemer

99% trimestriële beschikbaarheid voor elke applicatie (releases) in productie van de aannemer

4.8.1.4.Boeteclausule PI–Availibility De beschikbaarheid en de daarbij horende boeteclausules zijn van toepassing op alle individuele applicaties die de aannemer in productie heeft. De boetes worden dus per beschikbaarheid van een individuele applicatie berekend.

4.8.2.PI-Performance De performantie dient bepaald te worden per categorie van applicaties of per uitzondering voor een individuele applicatie. De afspraken rond de PI-Performance zullen individueel bepaald worden na toekenning van de markt en na uitvoering van de performantietesten. Momenteel zijn er geen boetes aan gekoppeld. De momenteel voorgestelde PI-Performance wordt hieronder beschreven. In functie van de applicatie(s) zullen andere performantieaspecten toegevoegd worden, indien dit na de performantietesten blijkt nodig te zijn. Doelstellingen Definitie

•

De performantie van de toepassing refereert naar de tijd die verstrijkt tussen het moment waarop een request ontvangen wordt op het niveau van de Reverse Proxy en het moment waarop het antwoord gegeven wordt op deze request via de Reverse Proxy.

•

OPGELET: De verwerkingstijd bij de Dienstverlener omvat bijgevolg niet : o

De tijd nodig voor het transport over het Internet

o

De tijd nodig voor de verwerking door het netwerk van de Gebruiker

Meetmethode

•

De gegevens worden gemeten op het niveau van de Reverse Proxy. Berekeningen gebeuren op basis van dagelijkse logs van WebLogic; referentiepunt is de context root van de toepassing.

Berekeningsformule

•

Verhouding tussen het aantal hits met een antwoordtijd kleiner dan Y seconden en het totaal aantal hits (uitgedrukt in percentage).

Periode van berekening

•

De performantie wordt trimestrieel berekend en gerapporteerd. Correctieve acties worden, indien nodig, opgezet in functie van deze cijfers.

•

De definitieve evaluatie gebeurt op jaarbasis.

Te bereiken resultaat

Bv. X % < Y seconden Normen verder te bepalen in onderling overleg na uitvoering van de nodige individuele performantietesten na gunning van de markt

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

98/215

4.9.Service levels betreffende de incidenten afhandeling, correctieve en reactieve interventies Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op: • de beschikbaarheid van de tweede lijnshelpdesk van de aannemer voor het oplossen van technische problemen; • de maximale interventietermijn voor herstelling en/of oplossing van defecten of bugs (zie verderop in deze sectie “prioriteitsniveaus voor correctieve en reactieve acties”). De beschikbaarheid van helpdesk en reactiviteit van de aannemer zal zijn: • Verzorgen van technische bijstand op werkdagen tijdens de openingsuren van de FOD Financiën tussen 7u00-19u00 voor zowel de Service Window 7x24x365 applicaties als de Service Window-5x12 applicaties. Buiten deze uren zal de aannemer een 2e lijn Service window 7x24x365 helpdesk voor de e-Gov toepassingen organiseren. • Vanaf het moment dat de aanvragen toegewezen worden aan het support team van de inschrijver verwacht FOD FIN een formele acceptatie van de aanvraag binnen de vooropgestelde termijnen (Incident Response Time). Deze termijnen zijn in functie van de prioriteit van de aanvraag. • Per prioriteitsniveau is ook een maximale oplossingstermijn gedefinieerd (Incident Resolution time). • Voor elk vastgesteld incident, van welke natuur ook, zal de FOD Financiën een incidentenfiche invullen en deze overmaken aan de aannemer. Deze fiche zal toelaten de oplossing van het incident te volgen en zal aan de basis liggen van de controle van de kwaliteit van de geleverde prestaties. Deze fiche zal geëncodeerd worden in een incidentenopvolgingsysteem dat ter beschikking staat van de aannemer. De aannemer dient deze fiche aan te vullen met alle nodige elementen met betrekking tot de oplossing van het incident, conform de verplichtingen van de SLA die hij onderschreven heeft in het kader van zijn offerte.

4.9.1.Incidentenprioriteiten Incidentenprioriteiten voor correctieve en reactieve interventies Beschrijving en criteria Prioriteit 1 Major incident – Grote impact op het arbeidsproces. Service onbeschikbaar voor alle gebruikers. Geblokkeerde of niet correct werkende service voor alle gebruikers, sterke daling van de performantie zorgt ervoor dat de service niet bruikbaar is. Er is geen bruikbare business workaround beschikbaar. Prioriteit 2 High Priority – Blokkerend of ernstig incident Incidenten die een gevoelige impact hebben op een deel van de service. Er is geen bruikbare business workaround beschikbaar. Prioriteit 3 Medium Priority – Niet ernstig incident zonder impact op de operationele functies van de service. Service werkt functioneel niet zoals de specificaties maar is met minimale business impact of bruikbare workaround beschikbaar. Alle business incidenten die niet P1 en P2 zijn en niet single user. Prioriteit 4 Normal Priority – Minor incident of service request, single business user impact. Geen business impact or minor functioneel problem. Alle requesten of

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

99/215

klachtentickets van de business. Opmerking: De melding van de incidenten kan manueel via de helpdesk van FOD Financiën verlopen of automatisch via het monitoringsysteem van FODFIN.

4.9.2.Prioriteitenmatrix Dringendheid/impactmatrix voor beslissingen over de prioriteit van incidenten in geval van twijfel : Urgency

Low

Average

High

Critical

Low Risk

4

4

3

3

Moderate Risk

4

3

3

2

High Risk

3

3

2

2

Very High Risk

3

2

2

1

Impact

Definities van impact op de business : • Very High Risk – Impact op een volledige afdeling of kritieke leveringstijd/service of grote impact op de business zonder haalbare noodoplossing voor de business • High Risk – Impact op een grote groep gebruikers, of middelmatige impact op de business zonder haalbare noodoplossing voor de business • Moderate Risk – Impact op een specifieke groep of meerdere gebruikers, of lage impact op de business • Low Risk – Impact op een enkele gebruiker Definities van Urgency • • • •

Critical – Ernstig incident dat als een prioriteit moet behandeld worden, in een situatie van crisismanagement High –Zeer dringend incident dat zo snel mogelijk moet behandeld worden Average – Dringend incident dat snel moet behandeld worden Low – niet dringend incident

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

100/215

4.9.3.PI-Incident-Response-Time Acceptatietermijn van helpdesk tickets volgens prioriteitenniveau (Incident Response Time KPI). Terugkoppeling Incidenten of Incident-Response-time. Doelstellingen Definitie

Het doen van een terugkoppeling op basis van een door de Helpdesk aangemeld incident met daarbij: • een (eerste) controle op compleetheid van het aangemelde incident • een (eerste) controle op juistheid doorverwijzing

Meetmethode

Via helpdesktool FOD FinancIën

Berekeningsformule

tijdstip melding incident door FODFIN – tijdstip aanvaarden ticket door support groep aannemer

Periode van berekening Te bereiken resultaat

Trimestrieel Prioriteit 1

100 % binnen 15 minuten na incident assigned aan support groep inschrijver

Prioriteit 2

100 % binnen 30 minuten na incident assigned aan support groep inschrijver

Prioriteit 3

100 % binnen 30 minuten na incident assigned aan support groep inschrijver

Prioriteit 4

100% binnen 30 minuten na incident assigned aan support groep inschrijver

4.9.4.PI-Incident-Resolution-Time SLA max. termijn voor herstelling en/of oplossing van defecten (Oplossing van incidenten – Incident Resolution Time KPI) Doelstellingen Definitie

Vanaf het moment dat aanvragen (tickets) geassigneerd worden aan het support team van de inschrijver, verwacht FOD FIN de volgende oplossingstermijnen (Incident Resolution Time) volgens de prioriteitniveaus

Meetmethode

Via helpdesktool FOD Financiën en incidentenafhandelingsysteem van de aannemer

Berekeningsformule

registratie tijdstip “incident resolved”8 in helpdesktool FOD Financiën – tijdstip assigned aan support groep

Periode van berekening Te bereiken resultaat

8

Trimestrieel Prioriteitniveau

Oplossingstermijn (Incident Resolution Time)

1

100 % binnen 4 uur na incident assigned aan support groep inschrijver

2

80 % binnen 24 uur en 100 % binnen 48 uur, na incident assigned aan support groep inschrijver

3

80 % binnen 2 werkdagen en 100 % binnen 4 werkdagen, na incident assigned aan support groep inschrijver

Indien de FOD Financiën vaststelt dat een aangeboden oplossing x in praktijk geen afdoende oplossing biedt, geldt het tijdstip van de aanbieding van oplossing x niet bij het berekenen van deze KPI.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

101/215

4

•

•

100% binnen de 5 werkdagen, na incident assigned aan support groep inschrijver

Terugkoppeling van de incidenten gebeurt : o

Elke 2 werkuren voor incidenten van prioriteit 1

o

Elke 4 werkuren voor incidenten van prioriteit 2

o

Elke 12 werkuren voor incidenten van prioriteit 3

Escalatie naar service manager – indien nog niet opgelost - gebeurt : o

Na 5 werkuren voor prioriteit 1 incidenten

o

Na 12 werkuren voor prioriteit 2 incidenten

o

Na 1 week voor prioriteit 3 incidenten

4.10.Service levels betreffende de diensten van het door de aannemer ter beschikking gestelde personeel. 4.10.1.PI-BID-reactiveness Doelstellingen Definitie

Responstijd van de firma na ontvangst van de bestelbon om het personeel te leveren.

Meetmethode Berekeningsformule Periode van berekening Te bereiken resultaat

Manueel Aantal werkdagen tussen ontvangst bestelbon en respons van de firma Begin van het project Max. 10 werkdagen

4.10.2.PI-Staff-Timesheet Doelstellingen Definitie

Aanleveren van de timesheets met de individuele prestaties van het personeel dat werkt op het project op maandbasis

Meetmethode

Officiële overhandiging van timesheet in 2 exemplaren, getekend door vertegenwoordiger aannemer en van de FOD Financiën

Berekeningsformule

Datum overhandiging – 1ste werkdag van de maand

Periode van berekening

Trimestrieel

Te bereiken resultaat

Binnen de 10 werkdagen vanaf 1ste werkdag van de maand, 90% van alle timesheets voor alle projecten die lopende zijn voor de aannemer.

Opmerking : De aannemer zal duidelijk in zijn timesheet de effectieve gepresteerde uren aangeven met begin- en aanvangstermijn, rekening houdende met de wettelijke voorziene pauzes die niet meegerekend mogen worden voor de geleverde prestaties. De naam van de persoon (met eventueel zijn profiel) die de prestaties uitgevoerd heeft, zal vermeld worden evenals een korte omschrijving van de uitgevoerde prestaties.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

102/215

Indien gebruik gemaakt wordt van een pool van voorziene prestaties zullen de resterende uit te voeren prestaties vermeld worden op de timesheet.

4.11.Service Levels met betrekking tot lot 5 testing 4.11.1.Overzicht De specifieke KPI’s voor het lot 5 “testing” zijn onderverdeeld in 3 categoriëen:
Test project
Test quality
Test process performance De KPI’s van de categorie “Test project” zijn:
PI-Test execution ratio
PI-Actualized-testing-effort- burn- down-rate (mananagement KPI only for reporting) De KPI’s van de categorie “Test Quality” zijn:
PI-Test execution coverage
PI-Test build coverage
PI-Defect detection ratio De KPI’s van de categorie “ Test process performance” zijn:
PI-Test-efficiency
PI-Test-case-automation

4.11.2.KPI’s Test project 4.11.2.1.PI-Test-execution-ratio Doelstellingen Definitie

Vooruitgang van de test uitvoeringsfase in termen van uitgevoerde testcases

Meetmethode

Test case in HP ALM

Berekeningsformule

Aantal test cases uitgevoerd/Aantal voorbereide testcases

Periode van berekening

In functie van de testperiode

Te bereiken resultaat

Min 90% op het einde van project

4.11.2.2.PI-Actualized-testing-effort-burn-down-rate (Management KPI) Doelstellingen Definitie

Al geleverde inspanning versus geactualiseerde nodige inspanning

Meetmethode

Activiteiten in Sharepoint

Berekeningsformule

Actuele testinspanning / geschatte testinspanning tot voltooiing

Periode van berekening

In functie van de testperiode

Te bereiken resultaat

Max. 100% per project

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

103/215

4.11.3.KPI’s Test Quality 4.11.3.1.PI-Test-execution-coverage Doelstellingen Definitie Vereisten (requirements) die geassocieerd zijn met test cases, die uitgevoerd zijn

Meetmethode

In HP ALM

Berekeningsformule

Aantal geteste vereisten (requirements) / aantal vereisten (requirements) In functie van de testperiode

Periode van berekening Te bereiken resultaat

Min 90% op het einde van het test project

4.11.3.2.PI-Test-build-coverage Doelstellingen Definitie Vereisten (requirements) die afgedekt zijn door gedocumenteerde test cases per project

Meetmethode

In HP ALM

Berekeningsformule

Aantal afgedekte vereisten (requirements) / aantal vereisten (requirements) In functie van de testperiode

Periode van berekening Te bereiken resultaat

Min 90%

4.11.3.3.PI-Defect-detection-ratio Doelstellingen Definitie

Defecten gemist gedurende de testuitvoering en die doorglippen naar productie. Gemeten per project

Meetmethode

HPALM + HP Service manager

Berekeningsformule

Aantal gebreken / (aantal gebreken + aantal post-release gebreken)

Periode van berekening

Release cyclus van het project

Te bereiken resultaat

Min 90% per project

4.11.4.KPI’s testing process performance 4.11.4.1.PI-Test-efficiency Doelstellingen Definitie

Actuele performantie versus verwachte performantie voor het uitvoeren van test cases

Meetmethode

Sharepoint (test plan + activiteiten)

Berekeningsformule

Verwachte inspanning voor uitvoering testen / actuele inspanning voor uitvoering van de testen In functie van de testperiode

Periode van berekening Te bereiken resultaat

Min 90%

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

104/215

4.11.4.2.PI-Test-case-automation Doelstellingen Definitie Percentage van geautomatiseerde test cases / aantal voorbereide test cases

Meetmethode

In HP ALM

Berekeningsformule

Aantal geautomatiseerde test cases / aantal voorbereide test cases In functie van de testperiode

Periode van berekening Te bereiken resultaat

Minimum dient gedefinieerd te worden in elke offerte of elk jaar

4.12.Periodes waarin de verschillende SLA’s gelden Servicelevels

1. Service levels betreffende het projectbeheer

Geldigheidsperiode

Vanaf de gunning

2. Service levels ontwikkelingfase

Vanaf de gunning tot de inproductiestelling 3. Service levels inproductiestelling Vanaf de inproductiestelling tot de einde van de inproductiestelling 4. Service levels niet functionele vereis- Vanaf de inproductiestelten ling 5. Service levels betreffende de inciden- Vanaf de inproductiesteltenafhandeling, correctieve en reactieve ling interventies. 6. Service levels betreffende de dienVanaf de gunning sten van het door de aannemer te beschikking gesteld personeel. 7. Service Levels met betrekking tot lot Vanaf de gunning 5 testing

Omgevingen

D-A-T-P D-A-T-P D-A-T-P

P P

D-A-T-P

T

4.13.Sancties Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt er een boete aan gekoppeld. Het is geenszins de bedoeling van de FOD Financiën om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de dienstverlening steeds gegarandeerd is.

4.13.1.Principe van de voor te stellen boetes Voor de meeste servicelevels legt de FOD Financiën standaard boetes op. De inschrijver mag hogere boetes voorstellen. Alle voorgestelde boetes dienen opgenomen te worden in de KPI tabel.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

105/215

Het basisbedrag voor de berekening van de boetes blijft van toepassing gedurende de volledige duur van het contract, tenzij een hoger bedrag werd voorgesteld door de inschrijver, in dit laatste geval is dit hoger bedrag van toepassing. De voorgestelde boetes zijn een evaluatiecriterium.

4.13.2.Tabel Boeteclausules De vooropgestelde boeteclausules zijn opgenomen in de overzichtstabel met de KPI’s in bijlage 4 waar ook de Prestatie-indicatoren in opgenomen zijn.

4.14.SLA monitoring, rapportering en analyse, Service Management overleg 4.14.1.SLA-monitoring 4.14.1.1.Basis monitoring bij de FOD Financiën De FOD Financiën doet een permanente supervisie van al haar applicaties via enerzijds component- en systeemmonitoring, anderzijds worden alle belangrijke applicaties permanent getest door synthetische eindgebruikersactiviteiten. Deze synthetische testen worden aangemaakt door het monitoring team van de FOD Financiën op basis van een aangeleverd scenario (screenshots) en de nodige logingegevens van een test-user. De handelingen uitgevoerd door deze test-user zijn zonder kosten en dienen buiten de statistieken te blijven. Voor deze test-user dienen wel de nodige veiligheidsmaatregelen te worden gerespecteerd. Van deze gemeten beschikbaarheid zijn dan meerdere rapporten beschikbaar, dewelke kunnen gebruikt worden om de SLA's te controleren. Voor meer informatie over deze eindgebruikerssimulatie, verwijzen wij u graag naar de ICT Fundamenten gepubliceerd op het internet namelijk : • Nederlands : http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_funda menten/ • Frans: http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/ meer bepaald het hoofdstuk ABB.9.1.1 End-to-End Monitoring en service level metingen. 4.14.1.2.Assistentie in kader van de monitoring door de aannemer In het kader van deze opdracht zal de firma meewerken aan het opstellen en valideren van een basisscenario en de eventuele occasionele aanpassingen mee helpen uitwerken, indien er een aangepaste release/update van een applicatie wordt uitgerold. De kosten van de assistentie bij het opzetten van deze basis monitoring en eventuele aanpassingen in de loop van het project zijn inbegrepen in de kostprijs van de jaarlijkse maintenance en de bijkomende projecten.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

106/215

De resultaten van de monitoring zullen gebruikt worden voor de SLA rapportering en kunnen ter beschikking gesteld worden van de aannemer om die te verwerken in zijn op te leveren maandelijkse SLA rapportage. De FOD Financiën zal tegen de 10e werkdag van de volgende maand de cijfers met betrekking tot de monitoring aanleveren aan de aannemer. Bij de vaststelling van gebreken, zal de monitoring de procedure voor incidentafhandeling met de nodige registratie ervan opstarten. De aannemer zal zich akkoord verklaren met deze methode van werken om de beschikbaarheid te meten. De aannemer zal samen met het monitoring team de nodige afspraken maken bij de opstart van het project. In geval van twijfel kan de aannemer op zijn kosten een audit van het monitoring systeem van Financiën naar betrouwbaarheid van de metingen laten uitvoeren, dit voor het gedeelte dat hem aanbelangt.

4.14.2.Rapportering SLA’s, Reviews, PI-SLR 4.14.2.1.Algemene Service Level rapportering (SLR) Deze servicelevel rapportage (SLR) heeft betrekking op de werkzaamheden die door de FOD Financiën aan de aannemer zijn uitbesteed en die betrekking hebben op de diensten in het kader van dit bestek. Uitgangspunt is dat er gerapporteerd wordt over o.a. in de SLA opgenomen en meetbare service indicatoren. Meting en rapportage vindt maandelijks of trimestrieel plaats: • op basis van de afgelopen periode en • cumulatief op basis van de perioden in het lopende jaar. Rapportage wordt uiterlijk 15 werkdagen na afloop van de periode opgeleverd door de aannemer. In een later stadium kan vervolgens blijken dat niet alle rapportage waarde toevoegt, of dat voor bepaalde service indicatoren beter alleen over de uitzonderingen gerapporteerd kan worden. Dit kan vervolgens leiden tot een bijstelling van deze rapportagestructuur. Ook veranderingen in de servicelevels zelf, kunnen leiden tot aanpassing van de in dit document vastgestelde structuur van rapporteren. De inschrijver zal een voorstel indienen van 3 maandelijkse rapportering (SLR) onder de vorm van een exploiteerbaar document dat de behaalde SLA niveaus weergeeft. Indien er zich echter in de maand incidenten prioriteit 1 en 2 of substantiële “SLA breaches” voordoen, zal de aannemer een tussentijds SLR rapport opstellen met de sleutelelementen die moeten toelaten de projecten op te volgen, en voor te leggen aan de betrokken diensten van de FOD Financiën (Reviews). Indien nodig, wordt een maandelijkse SLA meeting “by exception” georganiseerd. Driemaandelijks is er on-site een SLA meeting (review) bij de FOD Financiën, waar het Service Level Report van het kwartaal besproken wordt. Nadien worden de resultaten voorgelegd aan de stuurgroep. Bij de offerte zal een voorbeeld van een mogelijk SLR rapport bijgevoegd worden zodat de evaluatiecommissie dit kan evalueren (subcriterium). De SLR rapportering zal zoveel mogelijk gebruik maken van overzichtstabellen en grafische voorstellingen. Het voorgestelde SLR document zal minstens volgende onderwerpen bevatten (niet limitatieve lijst):

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

107/215

1. SLA service level resultaten ten opzichte van de gedefinieerde prestatie-indicatoren en normen (KPI’s) in de KPI tabel met uitleg over de eventuele “SLA breaches” (niet halen van de normen); (maandelijks, en cumulatief over het jaar) 2. Voorstel tot SIP om de “SLA breaches” te vermijden in de toekomst; 3. Beschikbaarheid- en performantiestatistieken; 4. Status van de samenstellende componenten van de oplossing (indien van toepassing); 5. Trendanalyse voor te leggen aan de stuurgroep op basis van de resultaten van de voorbije trimesters, …; 6. Security aspecten (patches, scanning, logs, auditing, …); 7. Incident rapportering (details over incidenten per categorie, Incident Response en Resolution Time, …); 8. Request For Changes gedurende de referentieperiode; 9. Analyse van de incidenten in met verband het problem management (aanbeveling op basis van root cause analyse); 10. Samenvattende boordtabel met rapportering van de projectstatus voor het management, dit zal voorgelegd worden aan de trimestriële stuurgroepen; 11. Voorstellen tot aanpassing SLA voor te leggen aan stuurgroep. 4.14.2.2.PI-SLR Doelstellingen Definitie

Tijdig aanleveren van de Service Level Reports

Meetmethode

Datum e-mail indien per mail, datum handtekening ontvangst door gemandateerd persoon FOD Financiën

Berekeningsformule

Datum van ontvangst – 1e werkdag voorbije periode van rapportering

Periode van berekening

3 maand / ad hoc (by exception)

Te bereiken resultaat

Oplevering ten laatste 15e werkdag na voorbije rapporteringperiode

4.14.2.3.Service Management overleg Dit overleg vindt plaats zoals weergegeven in onderstaande matrix: Naam

Frequentie

Aanwezigen

Onderwerpen

Directie-overleg

1 * per jaar

•

FOD FIN ICT management delegatie Delegatie management aannemer Quality Management FODFIN Service Management aannemer

• • •

monitoring contract en samenwerking ontwikkelingen escalatie voor Service Level Overleg

•

Quality Management FOD FIN

•

Monitoring SLA

•

Service Management aannemer

•

Ontwikkelingen, verbeteringen

•

Escalatie voor opdrachtoverleg

• • • •

intake nieuwe opdrachten prioriteiten klachten en verbeteringen escalatie voor Inhoudelijk overleg

• • • Service Level Overleg

Opdracht overleg

1 * per 3 maand

1 * per week

• •

Opdrachtmanagement FODFIN Opdrachtmanagement aannemer

Bijzonder bestek

Inhoudelijk overleg (niet geformaliseerd)

S&L/AO/386/2014

Ad hoc

• •

108/215

incident management dagelijks beheer

• •

inhoudelijk: uitvoering werkstromen knelpunten, verbeteringen

Een nadere concretisering van deze overlegvormen wordt opgenomen in het DAP.

4.15.Andere Service levels, resultaatsverbintenissen en slotbemerking De inschrijver mag tevens een service level met resultaatsverbintenissen voorstellen voor andere aspecten die hij relevant acht in het kader van dit bestek. In zijn offerte dient de inschrijver dan het serviceniveau te bepalen dat moet bereikt worden, naast de tools en de periodes voor meting, evenals de rapporteringsmethode. De FOD Financiën kan, indien gewenst, de metingen van de in het kader van deze opdracht goedgekeurde SLA, zelf uitvoeren of voor eigen rekening laten controleren en uitvoeren door een onafhankelijk studiebureau. Dit ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheid inzake SLA opvolging en controle.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014

109/215

OPGELET Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.

1000 BRUXELLES,

Johan VAN OVERTVELDT

Minister van Financiën

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

E. BIJLAGEN

1. Offerteformulier 2. Referentiemodel 3. Curriculum vitae (bijlagen 3.a. en 3.b.) 4. In te vullen SLA 5. Beschrijving van de applicaties 6. SLA Template

110/215

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

111/215

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel Bijzonder bestek Nr.: S&L/AO/386/2014

Open offerteaanvraag voor het onderhoud van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (FOD Financiën). De firma: (volledige benaming) met adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer: en waarvoor de heer/mevrouw9

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bijzonder bestek nr.: S&L/AO/386/2014, van de omschreven diensten tegen de hieronder vermelde eenheidsprijzen, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in euro, exclusief btw en inclusief btw, van:

9

Schrappen wat niet past

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

112/215

Perceel 1

PROFIEL Task Manager

Eenheidsprijs excl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Eenheidsprijs incl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Eenheidsprijs excl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Eenheidsprijs incl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Lead Technical Architect / Methodologist

Business analist / Business Expert

Designer / Data architect expert

Senior Developer

Perceel 2

PROFIEL Task Manager

Lead Technical Architect / Methodologist

Business analist / Business Expert

Designer / Data architect expert

Senior Developer

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

113/215

Perceel 3

PROFIEL Task Manager

Eenheidsprijs excl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Eenheidsprijs incl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Eenheidsprijs excl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Eenheidsprijs incl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Lead Technical Architect / Methodologist

Business analist / Business Expert

Designer / Data architect expert

Senior Developer

Perceel 4

PROFIEL Task Manager

Lead Technical Architect / Methodologist

Business analist / Business Expert

Designer / Data architect expert

Senior Developer

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

114/215

Perceel 5

PROFIEL

Eenheidsprijs excl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Eenheidsprijs incl. btw / PER MANDAG in euro (in cijfers en in letters)

Tester

Testcoördinator

Testtooldeskundige

Testmethodologiedeskundige

Quality Assurance Coordinator

Perceel/percelen waarvoor de inschrijver een offerte indient: PERCELEN Perceel 1: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Btw Perceel 2: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Personenbelasting Perceel 3: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Rechtspersonen (Vennootschapsbelasting, Rechtspersonenbelasting en Belasting van niet-ingezeten Vennootschappen) en transversaal domein Perceel 4: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de

INSCHRIJVING (JA/NEEN)*

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

115/215

Transnationale applicaties Perceel 5: Testing van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit

Ik verleen de Administratie de toelating om alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, over mij in te winnen bij andere instanties of instellingen. Deze inschrijving behelst de verbintenis om op eenvoudige aanvraag en binnen de kortste tijd aan de Administratie de documenten en attesten te laten geworden waarvan ze de voorlegging zou eisen krachtens het bestek of krachtens de reglementering betreffende het sluiten van overeenkomsten voor rekening van de Staat. Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. De vertrouwelijke informatie en/of de informatie over de technische of commerciële geheimen is duidelijk aangeduid in de offerte. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer IBAN BIC Er wordt gekozen voor Nederlands / Frans10 taal voor de interpretatie van het de contract. Alle correspondentie betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden verzonden naar het volgende adres:

(straat) (postcode en gemeente) (

nr. en

nr.)

(e-mailadres) Gedaan:

10

Te

Schrappen wat niet past

Op

20…

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

116/215

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie) (handtekening)

goedgekeurd,

TER HERINNERING: Documenten die verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd: -

Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria en de gunningscriteria (zie punt 5 van deel C. Gunning); Vergeet geen doorlopende nummering van alle pagina's van uw offerte en de bijlagen te voorzien.

De volgorde van voorkeur voor de percelen is: PERCELEN

Perceel 1: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Btw Perceel 2: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Personenbelasting Perceel 3: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit - Domein Rechtspersonen

Prioriteit van het perceel Geef met een cijfer (1, 2, 3, 4 of 5) uw prioriteit aan (een verschillend cijfer per perceel).

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

(Vennootschapsbelasting, Rechtspersonenbelasting en Belasting van niet-ingezeten Vennootschappen) en transversaal domein Perceel 4: Ontwikkeling/operationele ondersteuning van de Transnationale applicaties Perceel 5: Testing van de applicaties van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit

117/215

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

118/215

Bijlage 2: Referentiemodel

1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming. …………………………… 4. Naam van de contactpersoon …………………………… 6. Draagwijdte van de ontwikkeling of het project …………………………… 8. Begindatum (per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Samenvatting en korte beschrijving van de rol en het aandeel van de eventuele onderaannemers. 12. Complexiteit

……………………………………………………………………. 3. Activiteitensector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen

……………………………………………………………………. 9. Einddatum …………………… A. Hardware …………………… A. Naam van de onderneming(en)

B. Software …………………… B. Aandeel in de opdracht

……………………

……………………

C. Services …………………… C. Competentie ……………………

Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder de pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers) ……………………………………………………………………. 13. Samenvatting en korte A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsbeschrijving van de omgeving bronsystemen …………………… …………………… …………………… 14. Samenvatting en korte A. Hardware B. Software C. Ontwikkelingsbeschrijving van de omgeving systemen voor de …………………… …………………… …………………… uitvoering van het project 15. Instrument/methode Projectbeheermethode ……………………………………………………………………. 16. Overzicht van de Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 profielen tewerkgesteld voor …………………… …………………… …………………… het project; (aantal (TOTAAL) personen en Profiel 4 Profiel 5 Profiel … mandagen voor het volledige project …………………… …………………… ……………………

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

119/215

BIJLAGE 3.a.: Curriculum vitae - INDIVIDUEEL N. B. Het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de cv’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven. Hij moet eveneens de behaalde diploma's en de onderwijsinstellingen waar deze werden behaald duidelijk beschrijven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om cv’s die niet op deze manier zijn ingevuld als ontoereikend te beschouwen, en deze bijgevolg niet in aanmerking te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma's niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma's behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam

……………………………………………………

Functie in het project:

…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Beschrijving van de relevantie van het profiel voor deze opdracht: De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel nuttig zal zijn in het project. Opleidingen : Humaniora of gelijkwaardig: • Diploma behaald op (datum)

……………………………………………………

Niet-universitair hoger onderwijs (herhalen indien nodig): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (herhalen indien nodig): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Instelling …………………………………………………… Beroepservaring: Bij de inschrijver: •

•

Huidige functie: o Titel …………………………………………………… o Functiebeschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Vorige functie (herhalen indien nodig) o Titel …………………………………………………… o Functiebeschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot ……………..

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

120/215

•

Deelname aan de volgende projecten beoogd in de bijlage “referentiemodel” (project en functie) …………………………………………………… ……………………………………………………

•

Deelname aan andere grote projecten (naam, klant en uitgeoefende functie) …………………………………………………… ……………………………………………………

Bij maximaal drie andere bedrijven: • Functie (maximaal driemaal herhalen) …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………….. Technische competenties: • Hardware • -

…………………………………………………… ……………………………………………………

Software: Besturingssystemen: …………………………………………………… Gegevensbanken …………………………………………………… Programmeertalen …………………………………………………… Officetoepassingen …………………………………………………… Andere (verduidelijken) ……………………………………………………

Andere vaardigheden: • Op het vlak van management: …………………………………………………… • Op het vlak van consultancy: …………………………………………………… • Andere (alleen indien relevant) …………………………………………………… Taalkennis: • Frans: • • •

begrijpen - actief - passief (schrappen wat niet past) opmerkingen …………………………………………………… Nederlands: begrijpen - actief - passief (schrappen wat niet past) opmerkingen …………………………………………………… Engels: begrijpen - actief - passief (schrappen wat niet past) opmerkingen …………………………………………………… Andere (alleen indien relevant) ……………………………………………………

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

121/215

BIJLAGE 3.B.: Curriculum vitae - SYNTHESE

De inschrijver moet eveneens een samenvattende tabel van de cv's indienen. Deze samenvattende tabel van elke cv heeft de volgende vorm: Naam: Materie 1:

…

Expertiseniveau met betrekking tot materie 1; …

Aantal maanden effectieve ervaring en praktijk met betrekking tot materie 1

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

122/215

bijlage 4: in te vullen SLA

De in te vullen SLA bevindt zich in bijlage in het formaat XLS. In de offerte, moet deze ingevuld worden in de bijgevoegde fiche.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

123/215

BIJLAGE 5 –BESCHRIJVING VAN DE APPLICATIES

•

Perceel 1 (Domein BTW)

• • • •

•

INTERVAT STIR-BTW STIRON-BTW MOSS (Mini One Stop Shop)

I. INTERVAT •

a.

Functionele beschrijving

• Inleiding De applicatie Intervat-toepassing is het exclusieve toegangspunt (e-Service) van de FOD Financiën voor de meeste btw-aangiften en werd voor alle aangevers verplicht gemaakt, op zeldzame uitzonderingen na. Indieners kunnen op die manier, ofwel manueel, ofwel met behulp van XML-bestanden, ondertekende en beveiligde aangiften indienen, en de indieningscyclus volgen tot de ontvangstbevestiging. INTERVAT implementeert de Belgische en Europese btw-wetgeving. Net zoals iedere e-Service is Intervat toegankelijk via een portal waar veel nuttige informatie over de toepassing wordt gegeven, en vanaf welke de applicatie getest kan worden. De specifieke portal voor Intervat bevindt zich op de volgende URL: http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/eservices/intervat/index.htm • Actoren Er zijn twee soorten actoren: - de externe gebruikers: dit zijn de (hierboven vermelde) indieners. Zij kunnen met name in hun naam of voor derden (aangevers genoemd) indieningen doen. -

de interne gebruikers: dit zijn ambtenaren. Zij kunnen met name voor derden indieningen doen of de integrale zoekfunctie raadplegen.

Sommige interne gebruikers hebben toegang tot delen van de applicatie die statistieken verstrekken of toelaten om bepaalde indieningsregels te wijzigen. • Samenstelling Intervat bestaat uit de volgende functionele componenten of modules, ieder met betrekking tot een afzonderlijk type aangifte: Component Btw LK ICO VR Prorata MTN 629

MOSS

Functionele dekking Periodieke btw-aangiften Listings klanten. Intracommunautaire opgaven. Aanvragen terugbetaling Vatrefund Mededeling van het definitieve prorata voor een Vatrefund-aangifte Opgaven intracommunautaire leveringen van nieuwe vervoermiddelen. Bijzondere btw-aangifte 629 (artikel 53 ter van het btw-wetboek) voor personen die geen periodieke aangiften indienen maar die belasting verschuldigd zijn in overeenstemming met artikel 51§1, 2° en §2 van het Btw-wetboek. Bijzonder regime voor belastingplichtigen die niet geregistreerd zijn in 1 of meerdere lidstaten waar zij bepaalde diensten hebben verricht voor nietbelastingplichtigen. De module MOSS bestaat uit 2 luiken : 1) registratie

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

124/215

en 2) aangifte. Aan deze lijst moeten de volgende "beheermodules" toegevoegd worden die enkel toegankelijk zijn via de intranetversie van Intervat (genaamd Intervatconsult - zie verder) : waarvan het doel is: Beheer het beheren van de indieningsregels Statistieken de productie van statistieken over de verzendingen per type aangifte Administratie Functionaliteit die toelaat om communicatie mee te geven naar gebruiker van Intervat Een indiening wordt gedefinieerd als de bewerking waarmee de gebruiker een indiening doet van één of meer aangiften en van hun bijlagen. Een aangifte wordt gedefinieerd als de volledige verrichting van een indiening. In deze tekst kunnen Verzending en indiening in de meeste gevallen als synoniemen beschouwd worden.

Schema Intervat

Niet-functionele vereisten • Beschikbaarheid Intervat is een zeer kritieke applicatie, waarvan een hoge beschikbaarheid (7d/7 24u/24) gewaarborgd moet worden, wat betekent dat de onderneming acties moet ondernemen bij stortingen van het systeem.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

125/215

• Volumes en debieten Het volgende transactievolume werd gemeten (één verzending kan meerdere documenten bevatten) : Type aangifte

Aantal verzendingen in 2012

Aangiftepieken (verzendingen)

Btw

2.633.647

driemaandelijkse piek (januari, april, juli, oktober) van 380.000 - 400.000 zendingen

LK

540.838

Deadline eind maart : +/300.000 zendingen in maart

ICO

532.779

driemaandelijkse piek (januari, april, juli, oktober) van 60.000 68.000 zendingen

VR

29.283

deadline eind september : +/5.000 zendingen in september

MTN

1.213

Driemaandelijkse indiening (januari, april, juli, oktober)

PR

39

Het transactievolume hieronder is een raming van de toekomstige volumes: Type aangifte Aantal aangiften (verzendingen) Aangiftepieken (verzendingen) 629 (in productie sinds april 2013)

580 zendingen in april 2013 jaarlijks verwacht +/- 6000 aangiften

MOSS

Moeilijk in te schatten - nieuw regime

Driemaandelijkse piek (januari, april, juli, oktober)

Al deze volumes (van de twee voorgaande tabellen) moeten worden beschouwd als een minimum, aangezien het aantal gebruikers van jaar tot jaar stijgt en er nog nieuwe types aangiften aan de applicatie toegevoegd zullen moeten worden. • MMI De interface tussen mens en machine is in overeenstemming met de presentatiestandaarden die beschreven worden in het Grafisch Charter CCFF. Deze overeenstemming, die het gebruik van de visuele componenten van CCFF impliceert, is verplicht.

b.

Levenscyclus van de applicatie

1. Aanpassingen van de applicatie aan de interne technologische evoluties (de Java-wereld vereist om de 2 jaar een grote release); 2. Aanpassingen van de applicatie aan de externe technologische evoluties (OS, browser ...); 3. Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de wetgeving.

c.

Indicaties wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Intervat is een applicatie die continu evolueert : enerzijds worden de toepassingsmogelijkheden van de applicatie steeds groter door het toevoegen van nieuwe modules en anderzijds moet er voor gezorgd worden dat de toepassing blijft beantwoorden aan de behoeften en noden van de gebruikers. In dat opzicht worden geregeld wijzigingen gevraagd en doorgevoerd in de Intervat-applicatie. Mogelijke grotere evoluties :

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

126/215

- Er wordt gedacht aan het toevoegen van een nieuwe module voor de elektronische indiening van de documenten 604A, 604B en 604C. Dit zijn de documenten die belastingplichtigen in principe moeten indienen respectievelijk bij aanvang activiteit, wijziging en stopzetting van de activiteit. Er bestaat reeds een applicatie die de elektronische indiening door de ondernemingsloketten toelaat maar niet door de belastingplichtigen zelf. - Intervat verstuurt de periodieke aangiften, klantenlistings en intracommunautaire opgaven naar de back-office toepassing STIR-BTW. Deze documenten worden eerst ontvangen in Intervat, mogelijks in een bestand dat meerdere documenten bevat. Deze bestanden moeten opgesplitst worden naar enkelvoudige documenten. Dit gebeurt momenteel in de mux-demux die zich tussen Intervat en STIRBTW bevindt. Het ligt in de bedoeling om deze mux-demux te omzeilen en de opsplitsing van de documenten in Intervat zelf te doen. Het gebruik van de mux-demux maakt het proces complexer, vraagt onderhoud en is technisch verouderd. Dit systeem wordt enkel gebruikt door Intervat. Bij andere toepassingen (bvb. aangiften PB) maakt men hier geen gebruik van. Het buiten spel zetten van de mux-demux brengt belangrijke wijzigingen met zich mee aan de structuur van de database en aan de Intervat code. •

Bijzonder bestek

II. •

S&L/AO/386/2014/00

127/215

STIR-BTW (+ STIRON NP)

Functionele beschrijving

STIR-TVA bevat in feite 2 modules, nl. het eigenlijke STIR-TVA luik en het STIRON NP luik. Luik STIR-TVA : back-office toepassing voor de verwerking van de periodieke TVA-aangiften, de intracommunautaire aangiften en de klantenlistings. Deze documenten worden vanuit INTERVAT en vanuit het scanning systeem naar STIR-TVA gestuurd om daar verwerkt te worden of kunnen binnen STIR-TVA zelf aangemaakt worden. Samen met de documenten zelf worden ook soms bijlagen meegestuurd die kunnen geraadpleegd worden vanuit de STIR-TVA toepassing maar worden bewaard in Filenet. De documenten doorlopen een aantal validaties (check op de inhoud van de aangiften, cross-checks met andere ingediende aangiften binnen STIR-TVA, checks ten overstaan van het belastingregime, checks op het tijdvak) waardoor anomalieën gedetecteerd worden of cases "ontbrekende aangiften". Deze anomalieën of cases worden onder de vorm van een taak aan de dossierbeheerder voorgelegd om verder behandeld te worden. STIR-TVA bevat een takenbeheerssysteem waarbij de dossierbeheerder in zijn takenlijst een aantal taken krijgt toegewezen door het diensthoofd of waarbij hij zelf taken kan opnemen. Vanuit de behandeling van de taken, kunnen ter oplossing brieven worden verstuurd (via FEDOPRESS). Deze brieven zijn voorgedefinieerd met variabele velden (gegevens ivm identiteit belastingplichtige en gegevens ivm de periode, anomalie, case waarop ze betrekking hebben). Er is ook de mogelijkheid gelaten aan de gebruiker om niet te kiezen voor de voorgedefinieerde brieven maar zelf de inhoud van de brief met een tekstveld mee te geven. Binnen STIR-TVA is ook een systeem voorzien dat de opvolging van de verzonden brieven toelaat en automatisch herinneringsbrieven zal sturen indien geen oplossing voor de case of anomalie werd geregistreerd of er geen antwoord werd ontvangen op de brief. Inkomende berichten kunnen worden geregistreerd en van daaruit wordt een taak aangemaakt voor de gebruiker. STIR-TVA laat daarenboven ook de consultatie toe van de gegevens afkomstig van de douane en de leverancierslijsten die worden opgemaakt vanuit de klantenlistings. Luik STIRON NP : toepassing voor de verwerking van de niet-periodieke TVA-aangiften. Het gaat daarbij om volgende aangiften : 629 bijzondere TVA-aangifte 106 nieuwbouw generieke aangifte die toelaat om volgende aangiften aan te maken : curator aangifte 104.1 verkoop onroerend goed, aanvraag 104.1 verkoop onroerend goed, aangifte 446 IC verwerving van nieuwe vervoermiddelen 447 IC levering van nieuwe vervoermiddelen 716 aanvraag terugbetaling vervoermiddel door mindervaliden Aanvraag regularisatie CKBB Beurzen CKBB Bussen (bezoldigd personenvervoer) CKBB werken in onroerende staat De aangiften worden hetzij manueel ingebracht door de dossierbeheerder, hetzij ontvangen vanuit Intervat (629 bijzondere TVA-aangifte en vanaf 2014 ook de aangifte curator). Eens een aangifte definitief is bewaard door de dossierbeheerder, wordt er automatisch een invorderingsorder of een staat van teruggaaf aangemaakt.

d.

Terugkerende levenscyclus

1. Aanpassingen van de applicatie aan de interne technologische evoluties (de Java-wereld vereist om de 2 jaar een grote release); 2. Aanpassingen van de applicatie aan de externe technologische evoluties (OS, browser ...);

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

128/215

3. Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de wetgeving.

e.

Indicaties wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

STIR-BTW Vanuit Intervat worden de periodieke aangiften, klantenlistings en intracommunautaire opgaven naar de back-office toepassing STIR-BTW. Deze documenten worden eerst ontvangen in Intervat, mogelijks in een bestand dat meerdere documenten bevat. Deze bestanden moeten opgesplitst worden naar enkelvoudige documenten. Dit gebeurt momenteel in de mux-demux die zich tussen Intervat en STIR-BTW bevindt. Het ligt in de bedoeling om deze mux-demux te omzeilen en de opsplitsing van de documenten in Intervat zelf te doen. Het gebruik van de mux-demux maakt het proces complexer, vraagt onderhoud en is technisch verouderd. Dit systeem wordt enkel gebruikt tussen Intervat en STIR-BTW. Bij andere toepassingen (bvb. aangiften PB) maakt men hier geen gebruik van. Het buiten spel zetten van de mux-demux brengt belangrijke wijzigingen met zich mee ook aan de kant van STIR-BTW.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

129/215

III. STIRON-BTW • • Functionele beschrijving Stiron BTW (Stironis de verzamelnaam voor een aantal BTW-toepassingen die sinds maart 2013 de oude BTW-toepassingen vervangen. Deze toepassingen zijn onderling met elkaar verbonden en interageren, maar communiceren ook met externe toepassingen (zowel van FOD FIN als extern). Onderstaande tekening geeft een overzicht van de toepassing Stiron BTW en de wisselwerkingen.

De componenten van Stiron BTW op deze tekening zijn: - Stiron 604 - Specifieke entiteiten - Rekening courant - Invordering - Bijzondere rekeningen - VIES - Datamart - Intranetlijsten - RPMSIG Deze componenten communiceren met/of gebruiken andere toepassingen van de FOD FIN (ahv webservices): - Sitran - Generieke entiteiten - IAM

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

130/215

- Annucomp - Taskmanager - Intervat - StirBTW - Stiron NP en met toepassingen die door externe partijen gebruikt worden of ter beschikking worden gesteld worden door derden: - Intervat - Toepassing E 604 - KBO Grofweg kan Stiron BTW in diverse modules worden opgesplitst, met elk eigen functionaliteiten. Module 1: signaletiek Om de werking van deze module te begrijpen, moet even stilgestaan worden bij de toepassing Sitran en het gebruik van Entiteiten. Sitran SITRAN houdt rechtstreeks verband met het grote project van het “Enig Dossier”. Dat “dossier” bundelt alle informatie over éénzelfde persoon (natuurlijke persoon en/ of rechtspersoon) in één enkel dossier. Om goed te kunnen functioneren, is er echter één absolute voorwaarde: die persoon kunnen identificeren en zo toegang krijgen tot een reeks identificatiegegevens over hem. SITRAN is een database voor de medewerkers van de FOD Financiën. Ze bundelt de informatie van verschillende externe databases, die worden geïdentificeerd als authentieke bronnen. We hebben het hier over het Rijksregister, de Kruispuntbank der Ondernemingen, de Sociale Zekerheid, de Balanscentrale van de Nationale Bank … Door al die informatie te groeperen, wordt met SITRAN een essentieel doel bereikt: het leven van de medewerkers van de FOD Financiën makkelijker maken als het gaat om de identificatie van personen. Dankzij de kruising van de gegevens van al die externe bronnen, maar ook dankzij de inbreng van de interne bronnen - want het is ook de bedoeling dat de medewerkers de signaletieksgegevens kunnen vervolledigen - vormt SITRAN een stevige identificatietool, die een toegangsbeheer nodig heeft die de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer naleeft. Vroeger was de toegang tot de database relatief eenvoudig (een medewerker had al dan niet toegang tot SITRAN) maar door de grote toename van beschikbare gegevens drongen de nodige aanpassingen zich op. Zo werd in 2011 de gelegenheid te baat genomen om de veiligheidsmatrices te laten evolueren en dus een meer parametriseerbare toegang te kunnen verlenen. Daardoor kunnen de gebruikers een toegang krijgen die specifiek is afgestemd op hun behoeften. Op basis van de verschillende taken van de gebruikersdiensten heeft de Dienst Privacy voor iedereen kunnen bepalen tot welke gegevens hij toegangsrechten heeft. Door de ontwikkeling in 2011 van SITRAN kan de toegang die door de Dienst Privacy werd bepaald technisch tot stand worden gebracht. Deze onontbeerlijke evolutie garandeert elke belastingplichtige dat de FOD Financiën –ook al bezit die een compleet overzicht van al zijn persoonlijke identificatiegegevens- de bescherming van de persoonlijke levenssfeer niet schendt. Alle persoonsgegevens zitten in Sitran (ON, NN, naam, adressen, rekeningnummers, rechtstoestanden, linken). Dit betekent dat de toepassing Stiron BTW, ook al toont ze deze gegevens in haar schermen, deze gegevens niet zelf heeft in haar databanken. Bijwerking van deze gegevens gebeurt soms in Sitran, soms in Stiron met bijwerkingen in Sitran, al naar gelang het betrokken gegeven. Daarnaast zorgt Sitran voor signalen als bepaalde cruciale gegevens gewijzigd worden.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

131/215

De module 1 van Stiron zelf heeft betrekking op de signaletiekgegevens van de BTWbelastingplichtige. Alles begint bij het aanvragen van een BTW-nummer. Een kandidaat belastingplichtige dient een aanvraag tot BTW-identificatie in op papier, of bij een ondernemingsloket, via de toepassing E604. De papieren 604-formulieren moeten in de toepassing E604 worden ingeschreven. Op dit ogenblik wordt de BTW-entiteit gecreëerd, met een status in aanvraag. Deze status “BTW-hoedanigheid in onderzoek” wordt ook opgeladen in KBOWI. De ingediende 604A genereert een taak in de taskmanager, die door het bevoegd kantoor behandeld moet worden. De behandeling van een 604A houdt in dat de BTW-hoedanigheid geactiveerd in Stiron BTW, dat de activiteiten worden ingeschreven, de startdatum, er een belastingregime wordt toegekend, dat er eventueel een rekening courant wordt geopend (link naar module 2), dat er een rekeningnummer voor BTW-teruggaaf wordt ingeschreven in Sitran, dat er een eventueel forfait kan worden toegekend, dat er wordt aangeduid of het om een gewone, een gemengde of een vrijgestelde belastingplichtige gaar, dat er leden aan een BTW-eenheid kunnen worden toegevoegd, enz. Bij wijziging van BTW-gegevens is dezelfde flow terug te vinden. Deze wijzigingen komen binnen via ofwel signalen uit Sitran, ofwel een formulier 604B (aanvraag tot wijziging BTW-hoedanigheid) op papier of via de toepassing E604. De papieren 604-formulieren moeten in de toepassing E604 worden ingeschreven. Deze formulieren 604B genereren een TO DO in de taskmanager, die soms informatief is, wat betekent dat de gegevens op geautomatiseerde wijze worden bijgewerkt, en soms is die 604B niet puur informatief, wat betekent dat de gebruiker handmatig bepaalde gegevens in de toepassing Stiron, Module Signaletiek zal moeten gaan bijwerken. Vervolgens moet hij de taak afsluiten in de Taskmanager. De stopzetting van de BTW-hoedanigheid gebeurt via een formulier 604C (aanvraag van stopzetting BTW-hoedanigheid), ofwel op papier, ofwel via de toepassing E604. De papieren 604-formulieren moeten in de toepassing E604 worden ingeschreven. Dit genereert een taak in de Taskmanager, die puur informatief is, omdat het systeem de nodige gegevens automatisch stopzet. Het geheel van BTW-identificatiegegevens wordt in een bestand RPMSIG wekelijks bijgewerkt (via Datamart) en dit bestand wordt gebuikt door tal van andere toepassingen (VIES, INTERVAT, bestanden voor derden….)

Vignetten 904 Een ander klein onderdeel van de module signaletiek, is het printen van de vignetten 904, maar dit is momenteel nog in de analysefase, en wordt intern geanalyseerd en ontwikkeld. Attesten DIV voor handelaarsplaten en proefrittenplaten Garagisten die aan bepaalde voorwaarden voldoen kunnen handelaars- en proefrittenplaten aanvragen, en hiervoor moeten de garagisten BTW-attesten aanvragen die ze aan de DIV moeten kunnen voorleggen. Deze aanvraag gebeurt via een luik DIV in de module 1. De wisselwerking met de DIV gebeurt via beveiligde webservices. Module 2: Rekening Courant BTW De Rekening Courant kent vele inputgegevens en één daarvan zijn de periodieke aangiften 625 welke behandeld worden in het programma STIR BTW. Module 2 van de applicatie STIRON BTW laat toe de BTW-rekening-courant van een belastingplichtige te beheren. D.w.z. dat alle mogelijke argumenten, zowel positief als negatief, moeten kunnen ingeschreven worden en correct geïnterpreteerd.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

132/215

Het betreft in hoofdzaak de argumenten: • BTW-aangiften : vak 71 of 72 • verbetering van een BTW-aangifte • BTW-betalingen • Beslissingen 685B en 686B Bij elke maandafsluiting moet de applicatie een correct saldo kunnen berekenen, m.a.w. nagaan of er voldoende betaald werd, of er een BTW-aangifte voor de bewuste periode is ingeschreven. De applicatie moet in voorkomend geval in staat zijn een correct bedrag aan verschuldigde interesten en/of boeten te berekenen. Een maandafsluiting veronderstelt ook dat er in sommige rekeningencourant een argument terugbetaling of argument opnulstelling ingeschreven wordt rekening houdend met de vigerende reglementering. De applicatie moet ook een toekomstige afsluiting kunnen simuleren waardoor de FOD Financiën de belastingplichtigen kan verwittigen zodat deze laatsten zich in orde kunnen stellen met hun fiscale verplichtingen. De applicatie moet de BTW-controlekantoren ook toelaten bepaalde parameters te wijzigen, nl. de parameter aanvraag opnulstelling, de parameter opname lijst 678, de parameter verzet tegen een teruggave en de parameter vergunning maandelijkse teruggave. Wat het Centrum voor Informatieverwerking betreft, moet de applicatie de mogelijkheid bieden verkeerd uitgevoerde betalingen te kunnen corrigeren door een overboeking tussen rekeningencourant. Ook moet het CIV de mogelijkheid hebben geld aan een rekening-courant te onttrekken om deze gelden over te maken aan collegarekenplichtigen en/of een belastingplichtige in het kader van de bijzondere procedure van teruggave. STIRON BTW moet dagelijks de CODA-bestanden van de financiële post kunnen verwerken en de betalingen met gestructureerde mededeling onmiddellijk inschrijven in de rekeningen-courant. De betalingen die niet op een automatische wijze kunnen verwerkt worden, dienen in een wachtregister ingeschreven te worden. Dit wachtregister moet het CIV toelaten verschillende bestemmingen aan zo’n betaling te geven. Hieronder vindt u de lijst met de mogelijkheden : • terugbetalen aan de opdrachtgever • definitieve in ontvangst boeking • toewijzing aan een rekening-courant • overdracht naar een collega-rekenplichtige • verzending van een brief naar de opdrachtgever van de betaling om meer info te bekomen • in afwachting laten De applicatie moet in staat zijn de nodige statistieken aan te leveren op gebied van binnengekomen betalingsbestanden, op gebied van de maandafsluiting en de toestand van het wachtregister. Deze statistieken zijn onontbeerlijk om de boekhouding te controleren. Wat de BTW-teruggaven betreft, moet STIRON BTW alle mogelijke lijsten kunnen aanmaken om deze teruggaven te behandelen. Het betreft de lijsten van direct uitvoerbare teruggaven, de teruggaven via de lijsten 678, 678bis, 702 en 702bis. De teruggaven waartegen verzet is aangetekend via de hiervoor aangehaalde parameter, moeten resulteren in het afdrukken van een document 715. De applicatie moet de nodige drukbestanden kunnen aanleveren om de brieven en/of documenten 628, 680, 671, 673, 670, 642 en 642V te kunnen afdrukken en verzenden.

Module 3 invordering Controlekantoor : Inschrijven en wijzigen van de bedragen en andere gegevens van de invorderingsorders (=BTWschulden) in de bestanden van het RCIV-Mechelen of het CTRI-Namur. De schuldenaar is geïdentificeerd via SITRAN. Kan zowel een natuurlijk persoon of een rechtspersoon al of niet BTW-belastingplichtige al of niet gedomicilieerd in België.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

133/215

Inschrijven en wijzigen van beslissingen in de rekening courant (BTW-ontvangsten Brussel) en/of in de RCIV-CTRI-schulden (BTW-ontvangsten Mechelen of Namur). Een beslissing is een toerekening zonder een financiële transactie op de postrekening. Voornoemde transacties worden op de boekhoudkundige rekeningen bijgehouden. Ontvangkantoor Inschrijven van de invorderingsacties Inschrijven van de kosten Inningskantoor (CIV - Brussel) (RCIV-Mechelen / CTRI-Namur) RCIV-Mechelen Updaten gegevens De ingeschreven schulden dienen periodisch te worden bijgewerkt via herberekening van de verschuldigde intresten. Ontvangen betalingen Het RCIV ontvangt de betalingen via inschrijving op de PCR-rekening. Alle betalingen worden overgemaakt via een CODA-bestand dat in de loop van de vroege ochtend door onze bankier “ de financiële post” ter beschikking wordt gesteld. De verrichtingen van de vorige dag staan ingeschreven in het bestand van vandaag. De codabestanden worden ingelezen en ingeschreven in het wachtregister. Voor zover de gegevens bekend zijn wordt de betaling ingeschreven in het wachtregister “”klant”” in de andere gevallen in het “”algemeen”” wachtregister. De betalingen met gestructureerde mededeling worden toegerekend op de desbetreffende schuld terwijl voor de betalingen met een vrije mededeling wordt gezocht naar een schuldnummer en deze ook in de mate van het mogelijke op geautomatiseerde wijze worden toegerekend. De opzoeking gebeurd via een dubbele sleutel, met name het PCR-nummer en de (gestructureerde) mededeling. De toerekening op een schuld heeft onder andere de volgende gevolgen : 1)Het individuele schuldsaldo dient op gedetailleerde wijze te worden berekend, rekening houdend met de betaalcode, de effectdatum en het bedrag van de betaling zodat het resterende saldo kan worden bepaald. Bij volledige aanzuivering van de schuld wordt het eventuele overschot van de betaling ingeschreven als dusdanig genoteerd in het wachtregister. Dit bedrag zal dan een bestemming moeten krijgen, door een medewerker van het RCIV (zie verder). 2)Een boekhoudkundige registratie waarbij gedetailleerd word bijgehouden welke bedragen werden toegerekend op kosten, interesten, boeten en BTW. 3)Het plaatselijk BTW-ontvangkantoor dient in kennis te worden gesteld van de toegerekende bedragen. 4)De schuldenaar dient een betaalbericht te ontvangen zodat hij weet welke bestemming zijn betaling heeft gekregen.

De in het wachtregister opgeslagen bedragen die nog geen bestemming kregen dienen door de medewerkers van het RCIV te worden behandeld. De precieze reden voor opname in het wachtregister wordt door Stiron meegegeven en kan door de medewerker van het RCIV worden aangepast, zoals trouwens ook de uitwerkingsdatum en de betaalcode. De behandeling van een betaling impliceert de volgende mogelijkheden : 1)Toerekenen op een openstaande schuld (details zie hierboven) 2)Boekhoudkundig inschrijven in definitieve ontvangst. 3)Wachten (de betaling blijft in het wachtregister) 4)Opvragen van bijkomende info via brief aan de betalende partij 5)Opvragen van bijkomende info onder electronische vorm naar een (BTW)-kantoor 6)Overschrijven naar een andere dienst of instelling 7)Terugbetalen naar de betalende partij of een derde.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

134/215

(De uitbetalingen naar alle SEPA-landen geschieden via electronische weg (BTM - Bank Transaction Manager) en zodra de PCR wordt gedebiteerd met de uitbetaalde bedragen wordt dit geregistreerd in Stiron). De uitbetaling van de kosten De door de plaatselijke ontvangkantoren ingeschreven kosten dienen te worden uitbetaald aan de betrokken rechthebbenden en/of te worden ingevorderd van de schuldenaar. Dit betreft vaak deurwaarderskosten maar kunnen ook andere kosten zijn zoals : kosten van advokaten, rechtsplegingsvergoeding, schadevergoedingen, … enz . Op basis van het door het plaatselijk ontvangkantoor ingeschreven codes wordt een gedetailleerd overzicht van de diverse soorten kosten bijgehouden. De uitbetaling van de kosten gebeurd in opdracht van het RCIV via een aparte PCR-rekening door de collega’s van de dienst vereffeningen. Maandelijkse boekhouding Niettegenstaande alle voornoemde transacties via een systeem van dubbele boekhouding rechtstreeks en onmiddellijk worden geregistreerd dient de rekenplichtige van het CTRI/RCIV na elke maand voor de 10de van de volgende maand zijn boekhoudkundige staten ter verantwoording neer te leggen. Deze staten zijn gebaseerd op een kasboekhouding die op een welbepaald moment (maandafsluiting) dient te worden opgemaakt. Binnen Stiron wordt deze toestand dan ook vast bewaard. De desbetreffende gegevens worden aangeleverd via een selectie/samenvoeging uit de opgestelde boekhoudrekeningen. Naast de gegevens die worden opgenomen in de maandstaten, worden ook de gegevens aangeleverd voor het opmaken en inschrijven van de registers. Deze module omvat ook een heel aantal brieven die moeten verstuurd worden en lijsten die moeten gegenereerd worden.

Module 4 – bijzondere rekeningen Zoals hierboven vermeld, wordt de rekening courant bij het CI bijgehouden voor elke belastingplichtige die periodiek een aangifte moet indienen, en voor zover die belastingplichtigen hun verplichtingen op het stuk van indienen van aangiften en betaling van verschuldigde sommen nakomen. Worden deze verplichtingen niet nageleefd voor een bepaald tijdvak, wordt het geldelijk beheer van de rekening courant niet meer uitgevoerd door het CIV, maar wordt er een bijzondere rekening opgesteld. Het vervangen van de rekening courant door de bijzondere rekening gebeurt door opnulzetting van de rekening courant en het overbrengen naar de bijzondere rekening van een saldo dat op een bepaald tijdstip in de rekening courant staat. Het opnulzetten van de rekening courant valt onder module 2, het opstellen van de bijzondere rekening gebeurt in module 4 van Stiron BTW. Het opstellen van de bijzondere rekening gebeurt door het taxatiekantoor. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan het tijdvak van de bijzondere rekening (dient in sommige gevallen uitgebreid te worden), de aangiften en betalingen geboekt in de rekening courant, of eventueel ingediend na de opnulzetting, de geldboeten, bepaalde regularisaties, interesten wegen niet tijdige betaling…. Er kunnen argumenten worden toegevoegd aan de bijzondere rekening en argumenten worden verwijderd. Er dient tevens aandacht te worden besteed aan het decembervoorschot. Bijzondere rekeningen voor niet-betalingen worden automatisch op te valideren gezet, en vergen geen manuele tussenkomsten. Het resultaat van het behandelen van de lijst van bijzondere rekeningen van een kantoor, resulteert in een validatielijst voor de teamchef. Eens gevalideerd, wordt de bijzondere rekening gedrukt en opgestuurd naar de belastingplichtige. Deze is tevens consulteerbaar in de toepassing. Tegelijkertijd wordt er een invorderingsorder opgesteld via module 3, waar het verdere verloop van de schuld behandeld wordt in module 3. Indien de BRCS eindigt op een krediet, moet hieraan een bestemming

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

135/215

worden gegeven, hetgeen voorlopig nog niet gebeurt via de toepassing Stiron BTW. De staat van teruggaaf wordt in dergelijk geval niet geïntegreerd in de toepassing (zou een eventuele uitbreiding kunnen zijn). De module bijzondere rekeningen voorziet tevens in het versturen van een aantal brieven, het publiceren van een aantal lijsten. Module 5: VIES Via de toepassing VIES kan men de volgende informatie raadplegen: 1) Identificatiegegevens van BTW-belastingplichtigen uit alle Lidstaten 2) Details van Europese verkoopgegevens aan BE belastingplichtigen. 3) Details van intracommunautaire verwervingen gedaan door een BTWbelastingplichtige uit een andere Lidstaat waarvoor de leverancier een BE BTWbelastingplichtige is 4) Gebruikte wisselkoersen Het zijn de functionaliteiten van EUROTP die overgenomen zijn door de toepassing Vies Client. Vies stuurt bevragingen naar diverse databanken van andere Lidstaten, en toont het antwoord van deze bevragingen op diverse schermen.

Module 6 : CKBB Het CKBB heeft de bevoegdheid over de BTW-identificatie van buitenlandse belastingplichtigen, en de verschillende formaliteiten die aan de toekenning van een ondernemingsnummer voorafgaan. Deze buitenlandse belastingplichtigen zijn ofwel in België geregistreerd ofwel enkel geïdentificeerd in het kader van occasionele activiteiten in België. Al deze gegevens worden momenteel bijgehouden en geregistreerd in een interne ACCES-toepassing. Het CKBB was in het verleden tot deze oplossing genoodzaakt aangezien de bestaande toepassingen op het centrale niveau geen mogelijkheden boden om Buitenlandse Belastingplichtigen op te nemen. In het kader van de technische migratie wenst de FOD Financiën dat de bestaande gegevens van Buitenlandse Belastingplichtigen naar een centraal niveau worden gebracht, namelijk naar de nieuwe omgeving STIR Ondernemingen. Er dient wel rekening te worden gehouden met de eventueel bestaande gegevens in TPSigna welke ook een technische migratie ondergaan (cfr. Module 1).

7 Module: Intranettoepassingen De BTW-administratie publiceert op het intranet tal van lijsten. Deze lijsten worden deels mede gegenereerd door Stiron. Het betreft oa (niet limitatief: ): Module

Intranetlijsten en bestanden

M3

Lijst 750

M3

GDD Lijst 697 Deel ½: Kredieten van de Directe Belastingen, de Douane en Accijnzen en van de Registratie, die eventueel door de Btw-ontvangers in beslag genomen kunnen

M3

worden

M3

Lijst 697 Deel 2/2: Schulden Invorderingen BF

O1

Lijst 623 (belastingplichtigen geschrapt in het centrale bestand)

O2

Lijst 694 (Preventie op nul gebracht)

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

136/215

O1

Lijst van kleine ondernemingen zonder vrijstellingsregime

O2

Lijst 749/7 Lijst van door de btw-controlekantoren gecodeerde beslissingen 686.

M3

Lijst 749/1 Lijst van O.R.-verminderingen door de btw-taxatiediensten

M3

Lijst 749/3 Lijst van de O.R.-schrappingen door de btw-taxatiediensten.

O2

Lijst 692 (kantoor) (trimestriële terugbetalingen)

O2

Lijst 692 (overview) (trimestriële terugbetalingen)

O1

Lijst forfaitaire belastingplichtigen

O2

Lijst 4070 (autorisation remboursement mensuel) RPM_SIG – BTW Signa VIES Server

Module 8 : Link met DIM en Filenet Binnenkomende en uitgaande post moet vanuit de toepassing STIRON Lot 2 consulteerbaar zijn. Hiervoor zal moeten gesynchroniseerd worden met het project DIM/Myscan Geplande inproductiestelling: september 2013. Module 9 : ET14000, Monitoring en reporting Deze module omvat de vervanging van de toepassing die het beheer van de vergunningen ET14000 verzekert. ET14000 zal pas in productie gaan in het derde kwartaal van 2013. Daarnaast omvat module 9 ook de statistieken en de monitoring en reportingtools met betrekking tot heel STIRON Lot. Voor deze statistieken werd een Datamart ontwikkeld die geëxploiteerd wordt.

f.

Terugkerende levenscyclus

1. Aanpassingen van de applicatie aan de interne technologische evoluties (de Java-wereld vereist om de 2 jaar een grote release); 2. aanpassingen van de applicatie aan de externe technologische evoluties (OS, browser, 3. aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de structuur van de organisatie; 4. Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de wetgeving. De toepassing wordt intensief gebruikt door de BTW-controlekantoren, ontvangkantoren, het CIV. Het RCIV, de BBI, … sinds half maart 2013. Door de gebruikers worden een aantal gebreken gemeld, die geen bugs zijn, want conform de analyse. Deze gebreken zijn niet blokkerend voor de werking van de toepassing en van de BTW-administratie, maar zorgen er wel voor dat voor bepaalde gevallen geen gepaste oplossing bestaat Als er problemen gemeld worden mbt bepaalde functionaliteiten, moeten deze problemen onderzocht worden, deels door de business, maar ook door een technische ploeg. Het diagnosticeren van problemen, het zoeken naar oplossingen en deze oplossingen implementeren behoort evenzeer tot de missie.

g.

Indicaties wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

137/215

Voorts is er een uitgebreide reeks aan CR’s opgesomd, die soms te maken hebben met opmerkingen van gebruikers, soms met verbeteringen in de toepassing naar aanleiding van fouten in de analyse, uitbreiding van bepaalde functionaliteiten, verdere automatisering van bepaalde workflows. Op dit ogenblik zijn er al een 150-tal change requests geïdentificeerd, die in de mate van het mogelijke moeten geanalyseerd en geïmplementeerd. Naarmate de toepassing gebruikt wordt zal ze ook verder evolueren, en zullen er nog bijkomende vragen voor verbeteringen en uitbreidingen bijkomen.

Bijzonder bestek

IV.

S&L/AO/386/2014/00

138/215

MOSS

• Functionele beschrijving • Het project "Mini One Stop Shop" (MOSS) dat in februari 2013 van start is gegaan, heeft als doel te beantwoorden aan de nieuwe Europese btw-eisen. Concreet gesproken beoogt dit project de ontwikkeling van een elektronische toepassing die het beheer van een bijzonder btw-stelsel moet beheren, dat vanaf 1 januari 2015 beschikbaar is voor btw-plichtigen die niet zijn gevestigd in één of meer lidstaten van de EU en die diensten van telecommunicatie, radio- en televisieomroep of elektronische diensten verlenen aan mensen die niet btw-plichtig zijn in deze lidstaten. Er werden derhalve functionele en technische specificaties vastgesteld door de EU om de samenhang van de applicaties tussen de landen te garanderen, maar ook door de FOD Financiën voor alle bijzonderheden die eigen zijn aan zijn omgeving. Dit project wordt geregeld door Europese wetgevende bepalingen (een wijziging van de richtlijn 2006/112 betreffende de werking van de btw, de Verordening 904/2010 betreffende de administratieve samenwerking op het gebied van btw en nieuwe Verordeningen voor de toepassingen van de nieuwe regels in kwestie). Dit enig loket (M1SS) moet de huidige toepassing VOES 1 (VAT on e- services) overnemen en omvatten, die is bestemd voor dienstverleners, gevestigd buiten de EU en die hun belastingplichtigheid in België gevraagd hebben. Het project omvat tevens de uitvoering van de Europese bepalingen met betrekking tot de toegang tot databases en tot automatische uitwisselingen van informatie waarmee de lidstaten de controle over dit bijzondere stelsel kunnen verzekeren. Voor de realisatie van dit project werden 4 modules geïdentificeerd. 1. Module "registratie" 2. Module "aangifte" 3. Module "betaling" 4. Module "statistieken en reporting" In overeenstemming met de planning van het project werden de eerste twee modules op Belgisch en op Europees niveau ontwikkeld en getest (conformiteittests). De tests van de module "betaling" zijn aan de gang. De module "Statistieken & Reporting" wordt geanalyseerd en ontwikkeld. Hieronder is een meer gedetailleerde beschrijving van de functionele en technische aspecten van het MOSS-systeem opgenomen. Voor elk van deze delen worden verschillende taken beschreven. Deze taken worden vervolgens verdeeld in subtaken op basis van de rol van België, namelijk: o als lidstaat van identificatie: MSid - als lidstaat van gebruik: MSCon - als lidstaat van vestiging: MSEst - als andere lidstaat.

1) De registratie De module registratie omvat het beheer van de verzoeken tot registratie, de verzoeken tot wijziging van de registratiegegevens, de verzoeken tot uitzondering en het beheer van de verzoeken met betrekking tot registratiegegevens. Verzoeken tot registratie BE= MSid ( lidstaat van identificatie) a) Ontvangst van het verzoek tot registratie De aanpassing van de Intervat-portal valt niet onder deze module van het bestek. De koppeling daarentegen tussen Intervat/internetsite en de toepassing Mini OSS moet wel degelijk tot stand worden gebracht. Het gaat hier dus om het in ontvangst nemen van de verzoeken in functie van hun herkomst. b) verwerking van het verzoek:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

139/215

Men moet een onderscheid maken tussen een eerste vormelijke verwerking van het verzoek en een grondige verwerking (acceptatie of weigering van het verzoek).  automatische vormelijke verwerking, meteen op het moment van de invoer (Intervat)  de grondige verwerking, die erin bestaat te controleren of de btw-plichtige aan de nodige en aan voldoende voorwaarden voldoet om gebruik te maken van dit bijzondere stelsel, waarbij de eindbeslissing wordt overgelaten aan de administratie. Het systeem organiseert de overdracht van het verzoek tot registratie aan de desbetreffende diensten via de Task manager. De ambtenaar, belast met de beslissing over het verzoek, moet kunnen beschikken over alle informatie die noodzakelijk is voor zijn beslissing, en met name de informatie uit de database van MiniOSS. Het is mogelijk om bepaalde verdachte btw-plichtigen, die toezicht vergen, te markeren (‘flaggen’):  registratie van de identificatiegegevens in de Belgische database binnen de toepassing (voor het EU-schema en het niet-EU-schema)  kennisgeving aan de btw-plichtige: acceptatie/weigering.  verzending naar de andere lidstaten: de registratiegegevens moeten uiterlijk vóór de 10de dag van de maand, volgend op het verzoek tot registratie, worden doorgestuurd. Om dubbele registraties te vermijden, is België voorstander van een onmiddellijke verzending bij de acceptatie in plaats van een verzending via Batch.  specifieke flag in de signaletiek van de btw-plichtige (btw-entiteit) die meldt dat de btwplichtige dit specifieke stelsel gebruikt. BE= MSCon, MSest of andere MS: - integratie van de ontvangen informatie in een database met onder meer scherm voor raadpleging en historieken van de informatie. - specifieke flag in de signaletiek van de btw-plichtige (btw-entiteit) die meldt dat de btwplichtige dit specifieke stelsel gebruikt. • Beheer van de wijzigingen van de registratiegegevens: BE= MSid ( lidstaat van identificatie) Systeem dat nagenoeg parallel is aan het proces voor het beheer van de registratieverzoeken: - ontvangst van het verzoek tot wijziging: via Intervat of internetsite - verwerking van het verzoek: acceptatie of weigering - kennisgeving van de beslissing aan de btw-plichtige - registratie van de gegevens in de database van Mini OSS (met historiek) BE= MSCon, MSest of andere MS Er moeten requests aan de MSid gericht kunnen worden: automatische requests voor een regelmatige update van de informatie en/of requests op verzoek. • Beheer van de uitzonderingen: Twee mogelijkheden om een uitzondering aan te vragen: door de btw-plichtige zelf of door de lidstaat van identificatie die soms gevolg geeft aan een verzoek van de lidstaat van gebruik. Wanneer de btw-plichtige, om uiteenlopende redenen die worden opgesomd in de Richtlijn, een verzoek tot uitzondering doet (via de portal), moet dit verzoek net zoals een verzoek tot registratie worden verwerkt (5 stappen): - registratie van het verzoek tot uitzondering: via Intervat of internetsite - verwerking van het verzoek: al dan niet volledige informatie - kennisgeving van de beslissing aan de btw-plichtige registratie van de uitzondering in de database van MiniOSS - verzending van de uitzonderingsinformatie naar alle lidstaten met uitzonderingscode. Als Msid moet de toepassing periodiek een lijst met btw-plichtigen genereren die niet langer voldoen aan de voorwaarden om zich te kunnen beroepen op dit bijzondere stelsel (geen aangifte, geen betaling, gedeeltelijke betaling, ….). Deze lijst moet worden doorgestuurd naar de bevoegde dienst(en) met het oog op verwerking en actie. In het geval van een uitzonderingsbeslissing: - kennisgeving van de uitzondering aan de btw-plichtige - registratie van de uitzondering in de database van MiniOSS - verzending van de uitzonderingsinformatie naar alle lidstaten. (uitzonderingscodes) Net zoals de andere lidstaten moet België de kennisgevingen van uitzonderingen, afkomstig van de lidstaten van identificatie, ontvangen en deze opnemen (update) in de database van MiniOSS.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

140/215

• Beheer van verzoeken met betrekking tot registratiegegevens: België moet enerzijds verzoeken kunnen realiseren ter attentie van de andere lidstaten (verzoekscherm) en anderzijds de verzoeken kunnen verwerken die toekomen vanuit die andere lidstaten en die btw-plichtigen, geïdentificeerd in BE, betreffen. Zoals dat het geval is voor VIES, gaat het om een verzoekproces met betrekking tot de registratiegegevens in de database van de Msid’s. Dit proces is integraal geïnformatiseerd en vergt dus geen enkele menselijke interventie. 2) De aangifte Het aangiftegedeelte zorgt voor het beheer van de aangiften, de corrigerende aangiften en de overmaking van de informatie aan de lidstaten •

Beheer van de aangiften

BE= MSid (Lidstaat van identificatie) • Registratie van de aangifte door de NETP: de aangiften worden door de NETP’s ingediend via de Intervat-portal/internetsite. Ze worden vervolgens doorgestuurd voor verwerking naar de toepassing MiniOSS. Opnieuw moet de toepassing de link tussen Intervat/internetsite en de backoffice omvatten voor de ontvangst van de aangiften en de correcties. a) Controle van de oorspronkelijk ontvangen aangifte: aangifte aanvaard of geweigerd. b) Toekenning van een uniek referentienummer aan de aangifte c) Registratie van de aangifte in de database d) Verzending van een ontvangstbevestiging naar de NETP met het referentienummer en een uitnodiging tot betaling e) Opdeling van de aangifte door de betrokken lidstaat f) Verzending van de aangiften naar de lidstaten: gebundelde verzending naargelang de specificiteiten in verband met de betalingen. BE=-MSCon (lidstaat van gebruik of MSEst (lidstaat van vestiging)) - In ontvangst nemen, valideren en registreren van de ontvangen aangiften van de btwplichtigen in de Europese database - Verzekeren van de verwerking van de aangiften en de koppeling met de ontvangen betaling - Invoeren van een reeks automatische controles - Realiseren van uitvoer van gegevens, noodzakelijk voor menselijk controle. • Beheer van de correcties BE= MSid Als een correctie wordt ingediend vóór de 21ste dag van de maand die volgt op het trimester, annuleert en vervangt de correctie de oorspronkelijke aangifte. Als een correctie wordt ingediend na de 20ste dag van de maand die volgt op het trimester, wordt de corrigerende aangifte verwerkt zoals de vroegere aangifte die ze vervangt. Ze behoudt dezelfde referentie maar krijgt een nieuwe ‘timestamp’. Al die versies worden bewaard in de database. BE=MScon of MSEst Alle ontvangen corrigerende aangiftes worden op dezelfde manier verwerkt als de oorspronkelijke aangifte. Ze worden opgenomen in de database volgens het trimester waarop ze betrekking hebben. Correctie naar aanleiding van een controle: na een controle zou er een wijziging kunnen worden aangebracht aan de gegevens van de aangifte. In dit geval moet er een invoerscherm dat toegang biedt tot een specifieke XML, worden voorzien. • Herinnering voor niet-indiening van aangifte In overeenstemming met de Verordening van de Raad is de lidstaat van identificatie verplicht om een herinnering te versturen naar de btw-plichtige die geen aangifte heeft ingediend. Deze herinnering moet automatisch worden aangemaakt en doorgestuurd naar de btw-plichtige (+ melding op Intervat). De lidstaat is bovendien verplicht om de andere lidstaten op de hoogte te brengen van de verzending van die herinnering. Aan alle lidstaten wordt een lijst bezorgd van de btw-plichtigen die de herinnering ontvangen hebben.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

141/215

• Beheer van verzoeken met betrekking tot transacties De MSid en de MSCon hebben allebei het recht om aan de NETP informatie over diens transacties te vragen. Het reglement van de Raad heeft de informatie, die de NETP ter beschikking moet stellen, heel nauwkeurig opgesomd. Het systeem moet dus de mogelijkheid voorzien om dit verzoek ten aanzien van de btw-plichtigen te realiseren, de informatie te ontvangen, deze te registreren, ze zo nodig door te sturen en er toegang toe te bieden. 3) De betaling BE= MSid De betalingen worden uitgevoerd door de NETP’s op een speciale rekening voor de MiniOSS. De btwplichtige krijgt in het raam van de kennisgeving van de acceptatie van zijn aangifte een specifieke referentie die hij moet gebruiken om de link te leggen tussen de aangifte en de betaling. Het systeem moet dus de gegevens van de aangiften en de ontvangen bedragen met elkaar kruisen. Van deze bedragen zal 30% de eerste twee jaren en 15% de twee volgende jaren worden behouden door de MSid. Deze inhouding is dus voor de Belgische schatkist. In functie van het ontvangen bedrag moeten er uiteenlopende acties worden voorzien. Als het bedrag te hoog is, moet de btw-plichtige worden terugbetaald (geen compensatie van het ene trimester naar het andere) en op de hoogte gebracht van die terugbetaling. Als het bedrag ontoereikend is, moet men het in verhouding tot de aangifte verdelen tussen de lidstaten. Er moet dan ook een betalingsherinnering worden verstuurd. Bij niet-betaling moet er eveneens een herinnering worden verstuurd. Naar elke lidstaat zal een lijst met de betalingsdetails worden verstuurd, waarin ook de referentie van de aangifte en het gestorte bedrag voor elke btw-plichtige is terug te vinden. BE=MSCon Het gaat enerzijds om het verwerken van de informatie betreffende de betalingen, ontvangen vanwege een lidstaat, en de betaling zelf. Nadien dient men voor alle btw-plichtigen die een aangifte hebben ingediend, de coherentie na te gaan tussen het aangegeven bedrag en het ontvangen bedrag, rekening houdend met de inhouding door de MSid gedurende de eerste vier jaar. De MSCon beslist over de (al dan niet correcte) geldigheid van de betaling. De betaling kan opnieuw een te groot of een ontoereikend bedrag betreffen. Als het te groot is, stort de MSCon rechtstreeks terug aan de NETP, informeert hij deze over de terugbetaling en informeert hij ook de MSid die op zijn beurt gedurende de eerste 4 jaren de uitgevoerde inhouding zal terugstorten. Als de betaling ontoereikend of onbestaand is, stuurt de MSCon eveneens een betalingsverzoek naar de btwplichtige. In overeenstemming met het reglement van de Raad worden alle boetes, interesten,… rechtstreeks opgeëist door de MSCon, buiten het systeem om. 4) Module Statistieken en reporting Deze module moet de noodzakelijke gegevens voor het management en voor de auditcellen voorzien. Er moeten verschillende, nog niet gedefinieerde statistieken worden voorzien, naast de mogelijkheid om de gegevens te exporteren of om bepaalde rapporten te realiseren, met name voor controledoeleinden.

h. Terugkerende levenscyclus • • •

Aanpassingen van de applicatie aan de interne en/of externe technologische evoluties (intra-Europese inlogapplicaties, evolutie van de ICT-standaarden ...) Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de structuur van de organisatie; Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de wetgeving.

Tijdens de ontwikkeling heeft de Europese Commissie reeds een reeks wijzigingen aan de oorspronkelijke specificaties ("KEL") ingevoerd. Sommige wijzigingen zijn zopas goedgekeurd of zijn in het proces van goedkeuring (bijlagen 1 en 2). De openstelling van de handel tussen de lidstaten begin januari 2015 heeft belangrijke verschillen in de interpretatie van de wetgeving en de specificaties naar voren gebracht. Dit leidt tot een groot aantal afwijzingen van intracommunautaire berichten die de goede werking van dit nieuwe regime aantasten.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

142/215

Er moet dus opnieuw onderhandeld worden over nieuwe wijzigingen van de specificaties, die vervolgens geïmplementeerd zullen moeten worden. Aanvullende ondersteuning is dus essentieel voor het behoud van een functionele applicatie en moet ons toelaten de door de Commissie opgelegde wijzigingen van de functionele en technische specificaties na te leven. Merk op dat deze wijzigingen bindend zijn voor de lidstaten. •

i.

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud • Het is mogelijk dat er in de toekomst wijzigingen in de software en de applicaties aangebracht worden als gevolg van wetswijzigingen, upgrades in de omgevingen en eventuele verzoeken om verbeteringen door eindgebruikers. Aangezien de applicatie MOSS op 1 januari 2015 in gebruik werd genomen, kunnen geen precieze aanwijzingen gegeven worden in verband met het evolutieve onderhoud.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

143/215

Perceel 2 (Domein Directe belastingen Natuurlijke personen (PB + BNI/NP)

•

•

Belcotax-On-Web (BOW) Tax-On-Web (TOW) Taxi Voorstel van Vereenvoudigde Aangifte (VVA) Calculatrix (Berekening PB)

Belcotax-On-Web (BOW)

• a. Functionele beschrijving In art. 92 van het koninklijk uitvoeringsbesluit van het WIB - 1992 (Belgisch Staatsblad van 13.09.1993) is bepaald dat de schuldenaars van aan de bedrijfsvoorheffing onderworpen inkomsten elk jaar voor de verkrijgers van deze inkomsten fiches moeten invullen en samenvattende opgaven voor deze fiches moeten opstellen. In het kader van het systeem Belcotax on web kunnen werkgevers en andere schuldenaars van aan de bedrijfsvoorheffing onderworpen inkomsten aan hun verplichtingen ten opzichte van de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (A.O.I.F.) voldoen door deze gegevens via het Internet in te dienen. Het gebruik van Belcotax on web is vanaf 01/01/2009 verplicht voor alle schuldenaars van fiches 281.10 tot en met 281.30 en 281.50. Verder is in art. In art. 57 van het koninklijk uitvoeringsbesluit van het WIB - 1992 bepaald dat binnen 2 maanden die volgen op ieder kalenderjaar van de periode waarvoor de erkenning verkregen werd, een kopie van de afgegeven attesten aan de administratie verstrekt moet worden. In het kader van het systeem Belcotax on web kunnen de erkende instellingen aan hun verplichtingen ten opzichte van de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (A.O.I.F.) voldoen door deze gegevens via het Internet in te dienen. Het gebruik van Belcotax on web is vanaf 1/01/2012 verplicht voor alle instellingen. De applicatie werd uitgebreid tot andere gegevens zoals attesten van dienstencheques ... pensioensparen, fiches lijfrenten, ... enz. Tot op heden worden jaarlijks 35 soorten informatie verzameld goed voor meer dan 30.000.000 fiches of attesten. Om toegang te hebben tot de functionaliteiten van Belcotax on Web moet de gebruiker over een elektronische handtekening van het type certificaat beschikken of moet hij over een Belgische elektronische identiteitskaart beschikken.

Ieder jaar moet een nieuwe applicatie gecreëerd worden op basis van die van het vorige jaar; er zijn aanpassingen nodig om rekening te houden met de richtlijnen betreffende het nieuwe inkomstenjaar (wijziging van bepaalde fiches 281, verandering van jaar, validatie ...). Al deze wijzigingen worden

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

144/215

uitgevoerd in het kader van het adaptatieve onderhoud. De functionaliteiten: o

Bestandsoverdracht (Verzendingen) via het web in XML- of TXT-formaat

o

Toegang via web tot een validatieprogramma vóór verzending

o

Mogelijkheid tot invoer door externe klanten en door de administratie

o

Mogelijkheid om bestanden van correcties te verzenden

o

Mogelijkheid tot online raadpleging en correctie

Het biedt de mogelijkheid om in real time over de gegevens te beschikken, zowel voor de gegevensverstrekkers zelf, voor de begunstigden van deze inkomsten (MYMINFIN - TOW) als voor de ambtenaren van de FOD Financiën.

o

Verrijking van de gegevens door opzoeking van het rijksregisternummer en van de bevoegde dienst

o

Mededeling van de gegevens via webservices of weergave van de gegevens in de applicaties TAXI, TOW, VVA of MY MINFIN.

o

Pdf's creëren van de overzichts- en samenvattende gegevensbestanden

o

Creëren van samenvattende bestanden in XML, txt of Excel (Balans, Output prp, geavanceerde opzoeking)

o

Reeks functionaliteiten voor de beheerders van de applicatie (recuperatie van bestanden, verzending van feedback, wijziging van statussen, omzeiling van validatie, enz.)

Planning Voor het desbetreffende inkomstenjaar. 

Datum voor de indiening van de wijzigingen: november/december van het inkomstenjaar



Datum van ingebruikname: 1 februari volgend op het inkomstenjaar.

b. Terugkerende levenscyclus •

Jaarlijks onderhoud

Het terugkerende onderhoud dekt de Bow-aangiften op jaarbasis. Dit onderhoud is nodig om de evolutie van de Belcotax-aangiften te volgen als gevolg van de veranderingen in de wetgeving. Het bestaat uit de volgende punten: o

Creatie van een nieuwe versie van de applicatie.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

145/215

o

Wijziging van de bestanden. Aangezien de kern van de applicatie de verwerking van de 281.XXbestanden is, vloeit het merendeel van de aanpassingen derhalve voort uit de in deze fiches aangebrachte wettelijke wijzigingen. Deze wijzigingen worden gegenereerd door de wijziging van de wetgeving; zij zijn pas bekend aan het einde van het vierde kwartaal van het inkomstenjaar waarvoor de applicatie aangepast moet worden.

o

Deze wijzigingen leiden tot verschillende aanpassingen:  aanpassing van het XSD-bestand,  wijzigingen van de validatieregels,  wijzigingen in de invoer- en weergaveschermen van de fiches en de overzichten  aanpassing van de pdf's,  wijziging van de structuur van de gegevensbanken,  aanpassing van de behandeling van de verzendingen op het niveau van het backoffice,  aanpassing van de samenvattingen,  aanpassing van de webservices en de views die gebruikt worden door de applicaties Taxi, Tax-on-web en VVA (voorstel van vereenvoudigde aangifte).  Bijwerking van de technische documentatie

•

Ondersteuning

De applicatie Belcotax-on-Web is essentieel voor de uitvoering van de fiscale opdrachten van de FOD Financiën. Elk productie-incident kan niet alleen een aanzienlijke financiële en juridische impact hebben (naleving van de wettelijke termijnen) maar kan ook een impact hebben in termen van imago (applicatie eService). Vóór een interventie wordt aan de hand van een "high level"-diagnose bepaald welk team het meest geschikt is om het incident op te lossen (ICT operations, ontwikkelingsteam. Als zich een incident voordoet, dan moet er snel een team beschikbaar zijn om de oorsprong ervan vast te stellen en het te dispatchen aan wie het aanbelangt. De ervaring leert dat het ontwikkelingsteam voldoende algemene kennis moet hebben om deze opdracht uit te voeren. Naast deze ondersteuning van het beheer van incidenten en dergelijke moet in een bijkomende ondersteuning voorzien worden om de bestaande functionaliteiten te verbeteren ten aanzien van gebruiksgemak, behandeling van bijzondere gevallen ...

c.

Aanwijzingen wat het betreft het toekomstige evolutionaire onderhoud

1. Migratie naar FedIam-authenticatie De authenticatie gebeurt momenteel via de diensten van de sociale zekerheid (erranova); ze zou op termijn moeten migreren naar een authenticatie die vergelijkbaar is met die voor Tax on web 2. Nieuwe te integreren fiscale fiches. De regionalisering zal op termijn waarschijnlijk leiden tot een toename van de via Belcotax on web verzamelde informatie. 3. Optimalisering van de verrijking van het rijksregisternummer van de attesten van giften met behulp van de resultaten van de NP-verrijking van het vorige jaar. 4. De raadpleging - wijziging mogelijk maken door een verzender van gegevens die vroeger ingevoerd werden door ondernemingen die vervolgens overgenomen werden door of gefusioneerd werden met deze verzender.

Bijzonder bestek

V. •

S&L/AO/386/2014/00

146/215

Tax-On-Web (TOW)

Functionele beschrijving

Tax-on-web bestaat reeds sinds 2003. De E-gov toepassing zorgt ervoor dat de belastingplichtigen of desgevallend hun aangeduide vertegenwoordigers de belastingaangiften van natuurlijke personen en natuurlijke personen niet-inwoners op gebruiksvriendelijke wijze elektronisch kunnen indienen. Hierbij staat het principe van de gelijke behandeling van alle belastingplichtigen, door hen automatisch de rechten en/of voordelen toe te kennen waar zij recht op hebben, voorop. De aangifte dient altijd overeen te komen met de huidige wetgeving. Tax-on-web voorziet voor elke categorie van de gebruikers een aangepaste interface : De burger (via de Taxbox’) De mandataris (via de ‘Taxworkbox’). De Taxworkbox is toegankelijk via het mandatensysteem. Zo kan de mandaathouder voor zijn cliënten de aangiftes invullen. Er is tevens de mogelijkheid voorzien dat deze aangiftes in batch worden verstuurd. De ambtenaar (via de Finbox – dit in het kader van de dienstverlening aan de burgers). De gekende gegevens worden voor elke belastingplichtige reeds op voorhand ingevuld – dit om het de gebruiker gemakkelijker te maken en foute ingaven te voorkomen. De belastingplichtige heeft de mogelijkheid om documenten in PDF formaat toe te voegen aan de aangifte. Bij het invullen van de aangifte kan de burger zijn aangifte altijd bewaren om deze op een later tijdstip verder aan te vullen. Tevens wordt er bij het invullen van de gegevens steeds een foutencontrole uitgevoerd. Op die manier worden onnodige fouten in de aangifte voorkomen. Deze controles worden vastgelegd in de validatieregels bepaald door de externe module Calculatrix. De integratie van deze validatieregels (niet de ontwikkeling) maakt deel uit van de opdracht. De foutieve ingevulde velden worden gemarkeerd bij berekening of bij navigatie tussen de verschillende kaders van de aangifte.De foutmelding wordt getoond en het betreffende kader wordt aangeduidt. Daarnaast kan er door de gebruiker een simulatieberekening worden gemaakt. Deze belastingsimulatie geeft de gebruiker een indicatie van het geraamde bedrag van de belastingen. Het resultaatscherm bestaat uit het geraamde bedrag van de belastingen van de aangifte en een gedetailleerde berekening van deze simulatie in PDF-formaat. De simulatie maakt deel uit van een aparte toepassing Calculatrix. Enkel de integratie van de simulatie maakt deel uit van de opdracht. Na het indienen van de aangifte kan de burger deze ten allen tijde downloaden en/of afprinten. Hij/zij kan de aangifte van het huidige aanslagjaar nog eenmaal wijzigen en opnieuw indienen. De aangiften van de 6 vorige aanslagjaren (indien ingediend via tax-on-web) blijven raadpleegbaar. Ondertussen worden jaarlijks reeds meer dan 3.400.000 aangiften in de personenbelasting en belasting der niet-inwoners op elektronische wijze ingediend. (Aangiften die in het merendeel van de gevallen niet meer aan de belastingplichtigen dienen te worden toegezonden maar alleen nog onder elektronische vorm beschikbaar zijn – cfr. Art. 308 §3 WIB 92). Tevens maakt Tax-on-web het mogelijk om de meer dan 2.000.000 voorstellen van vereenvoudigde aangifte te visualiseren. Zo kan de burger deze aangifte altijd wijzigen of aanvullen. De elektronisch ingediende aangiften kunnen onmiddellijk het verwerkingsproces doorlopen, hetgeen ondertussen ook merkbaar is voor de burger daar de eerste aanslagbiljetten reeds tijdens de maand juli worden verzonden (dankzij de integratie van de dienst ’ Zoomit’ worden er ook minder papieren aanslagbiljetten verzonden).

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

147/215

Een snellere en correcte verwerking van de ingediende aangiften genereert bovendien belangrijke besparingen inzake de werkingskosten van de administratie. In deze optiek dragen de ontwikkeling van wizards bij tot een betere kwaliteit van de binnenkomende gegevens bij de FOD Financiën. Daarnaast wordt er een anonieme simulatieberekening ‘Taxcalc’ aangeboden via de website van de FOD Financiën en werd er voor de scholen en geïnteresseerde organisaties een trainingstoepassing ontwikkeld (Taxsimu). Tax-on-web is beschikbaar in de drie officiële landstalen, het Nederlands, het Frans en het Duits. De toepassing moet steeds geschikt zijn voor de gangbare besturingssystemen en browsers. Een beschikbaarheid (24u/24 en 7d/7) van de toepassing is een vereiste.

j.Terugkerende levenscyclus a.

Context

Tax-on-web bestaat sinds 2003.

De toepassing heeft vandaag zowel vanuit functioneel als technisch oogpunt een maturiteit bereikt. Omdat de belastingaangifte echter ieder jaar gewijzigd wordt, moet een reeks onderhoudsactiviteiten uitgevoerd worden om de goede werking van de applicatie te garanderen.

b. Adaptieve onderhoudsactiviteiten De belangrijkste taken zijn: • Projectset-up • Wijziging van de kaders van de aangifte Deel I en II • Aanpassing van de andere kaders (nota's, ontvangstbevestiging, Taxworkbox, enz.) • Genereren van pdf's in functie van het nieuwe formaat van de aangifte • Aanpassing van de validatieregels • Bijzondere codes
Wizards
Codes negatieve bedragen
Unieke code voor verschillende bedragen
Specifiek beheer van de buitenlandse inkomsten Actualisering van de snelle invoer • Onderhoud van de testcatalogus (Quick test) • Wijziging van het schema voor de massa-mailing (gemachtigde) • Uploaden van de verschillende DB's • Prefilling van bepaalde codes van de aangifte • Actualisering van de statische elementen Bijvoorbeeld:
Finform templates, pdf's gemachtigden
Actualisering van de hulp (FAQ …)
Terbeschikkingstelling van de brochure met uitleg in HTML-formaat • Actualisering van de interface met de berekening en de optimalisering • Technische opvolging

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

148/215

Onder andere:
Voorbereiding en opvolging van de leveringen
Productieondersteuning • Actualisering van de applicatie voor de correctie van een aangifte • Actualisering van de functionaliteit ‘Zoomit’ • Actualisering van de trainingsapplicatie (voor scholen, enz.) • Actualisering van de applicatie Taxcalc • INR-BNI • Actualisering van de module statistieken • Actualisering van de applicatie wegens wijzigingen in andere applicaties.

1.

PROJECT SETUP

Ieder jaar voordat het projectteam met de analyse en de ontwikkeling van de nieuwe versie kan beginnen, moet een reeks basistaken uitgevoerd worden om de ontwikkelingsomgeving operationeel te maken. • Kick off met de FOD, • Configuratie van de tools, • Actualisering van de omgevingen • Verschillende back-ups, creatie van de labels ...

2.

WIJZIGING VAN DE KADERS VAN DE AANGIFTE DEEL I EN II

De kaders van de applicatie zullen aangepast worden aan de nieuwe PB-aangifte.

3.

AANPASSING VAN DE ANDERE KADERS (NOTA'S, ONTVANGSTBEVESTIGING, TAXWORKBOX, ENZ.)

De andere kaders zullen eveneens aangepast worden om rekening te houden met het nieuwe fiscale jaar. Het gaat bijvoorbeeld om de schermen Naast de kaders van de aangifte, de andere pagina's van de applicatie "Nota's", de ontvangstbevestigingen, het samenvattend scherm vóór indiening ...

4.

GENEREREN VAN PDF'S IN FUNCTIE VAN HET NIEUWE FORMAAT VAN DE AANGIFTE

De aangiften moeten weergegeven kunnen worden in pdf-formaat.

5.

AANPASSING VAN DE VALIDATIEREGELS

De validatieregels en de bijbehorende berichten voor de gebruiker zullen aangepast worden aan de nieuwe belastingaangifte. De Businessregels daarentegen worden verstrekt door de FOD Financiën

6.

BIJZONDERE CODES

Sommige codes van de aangifte hebben bijzondere functionaliteiten. Deze moeten geactualiseerd worden in functie van de nieuwe versie van de aangifte: • wizards, • codes die negatieve bedragen mogelijk maken, • unieke code voor meerdere bedragen, • specifiek beheer van buitenlandse inkomsten.

7.

ACTUALISERING VAN DE SNELLE INVOER

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

149/215

De snelle invoer (en rechtstreekse weergave van de Belcotax-fiches) voor het nieuwe aanslagjaar.

8.

TESTING

Voor iedere in gebruik genomen versie moeten een aantal eenheidstests uitgevoerd worden. Er zullen eveneens tests uitgevoerd worden in samenwerking met het testcentrum.

9.

WIJZIGING VAN HET SCHEMA VOOR DE MASSA-MAILING (GEMACHTIGDE)

Massa-mailing is een door gemachtigden gebruikte functionaliteit waarmee zij via een .tow-bestand verschillende aangiften gelijktijdig binnen de applicatie kunnen versturen. Deze bestanden worden gecreëerd via de boekhoudsoftware ingevolgde de door de FOD Financiën verstrekte specificaties. Het xml-schema en de technische specificaties zullen worden aangepast aan de nieuwe aangifte. De FOD zal, net als de vorige jaren, instaan voor de publicatie van de technische documentatie.

10.

UPLOADEN VAN DE VERSCHILLENDE DB'S

Alle gegevens die nodig zijn voor de werking van Tax-on-web

11.

PREFILLING

Sinds enkele jaren vult de FOD de aangifte van de burgers zoveel mogelijk van tevoren in op basis van de gegevens die beschikbaar zijn bij het starten van Tax-on-web. Deze gegevens zijn afkomstig van verschillende bronnen.

12. ACTUALISERING VAN DE STATISCHE ELEMENTEN • Finform templates, pdf's gemachtigden • Actualisering van de hulp (FAQ …) • Terbeschikkingstelling van de brochure met uitleg in HTML-formaat

13.

ACTUALISERING VAN DE INTERFACE MET DE BEREKENING EN DE OPTIMALISERING

De interfaces naar de versie 2013 van de berekening en naar de optimalisering zullen aangepast worden in overeenstemming met de nieuwe aangifte

14.

TECHNISCHE OPVOLGING

In samenwerking met de andere ICT-diensten. Het gaat om de voorbereidingen en opvolging van de leveringen en de productieondersteuning.

15.

ACTUALISERING VAN DE APPLICATIE (FUNCTIONALITEIT) VOOR DE CORRECTIE VAN EEN AANGIFTE.

Sinds 2013 heeft de belastingbetaler de mogelijkheid om zijn reeds ingediende aangifte te wijzigen.

16.

ACTUALISERING VAN DE FUNCTIONALITEIT ‘ZOOMIT’

Met Zoomit kunnen documenten ontvangen worden via PC banking.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

150/215

In Tax-on-web kan de gebruiker kiezen om de Zoomit-dienst te ontvangen. Het bankrekeningnummer van de belastingbetaler moet gekoppeld zijn aan Zoomit. Hiervoor gebruikt Tax-on-web intern ter beschikking gestelde functionaliteiten.

17.

ACTUALISERING VAN DE FUNCTIONALITEIT VOOR DE CORRECTIE VAN EEN AANGIFTE

Actualisering van de applicatie voor de correctie van een aangifte. De belastingplichtige heeft de mogelijkheid om na de eerste indiening zijn aangifte te corrigeren.

18.

ACTUALISERING VAN DE TRAININGSAPPLICATIE

De trainingsapplicatie, die gebaseerd is op de Tax-on-web-architectuur, zal eveneens aangepast worden aan de nieuwe aangifte.

19.

ACTUALISERING VAN DE APPLICATIE TAXCALC

De anonieme berekening (beschikbaar op de website van de FOD Financiën) Het gaat om de berekening van het huidige jaar en van de vorige jaren.

20.

INR-BNI

Belangrijkste activiteiten: • Kaders van de aangiften • Bijlagen en nota's • Snelle invoer Delen I en II • Massa-mailing • Specifieke validatieregels • Verwerking van de afdrukbestanden • Online hulp - brochure met uitleg en algemene hulp • Gegevensbank • Interactie met de berekeningsmodule • Beheer van de pdf's van de aangifte (semi-dynamisch) • Ondersteuning en ingebruikname

21.

ACTUALISERING VAN DE MODULE STATISTIEKEN

De module statistieken werd in 2011 ontwikkeld. Ze biedt een aantal statistieken op basis van query's in de gegevensbank van Tax-on-Web. De actualisering bestaat erin deze query's (met name om het jaar te actualiseren) te behouden en eventueel, indien nodig, de businessgegevens aan te passen.

22.

ACTUALISERING VAN DE APPLICATIE WEGENS WIJZIGINGEN IN ANDERE APPLICATIES. Tax-on-web interageert met andere applicaties. Bijvoorbeeld: Zoomit, Taxi, FED IAM, IAM enz. Als gevolg van wijzigingen die nodig zijn voor de goede werking van de andere applicaties moet Taxon-web eveneens aangepast worden.

Bijzonder bestek

k.

S&L/AO/386/2014/00

151/215

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Mogelijke evoluties: - Creatie van nieuwe wizards met het doel gebruikers te helpen bij het invullen van hun aangifte. - Actualisering van de (nagenoeg) in real time beschikbare aangiften als gevolg van wijzigingen - bijv. fusie - splitsing van de dossiers, aanmaak van nieuwe dossiers. De applicatie TOW is nog steeds vatbaar voor verbetering en haar ontwikkeling kan in verschillende maten en binnen nog te bepalen termijnen plaatsvinden.

Bijzonder bestek

VI. •

S&L/AO/386/2014/00

152/215

Taxi

Functionele beschrijving

De applicatie Taxi werd in 2005 gelanceerd in het kader van de modernisering van de tools voor de verwerking van de PB-belasting en werd zo goed mogelijk afgestemd op de doelstellingen van het Coperfin-plan. Het gaat om een backofficeapplicatie voor de taxatieambtenaren die belast zijn met het vestigen van de aanslag van de natuurlijke personen (PB) en van de belasting van de niet-inwoners natuurlijke personen (BNInp) en eveneens voor de uitvoering van andere taxatie- of verificatiewerken in verband met deze belastingen. Tax-On-Web verzamelt rechtstreeks gescande gegevens van de PB-aangiften terwijl Scanfin slechts papieren PB-aangiften digitaliseert. Wat de PB betreft bestaat ook het systeem van de voorstellen van vereenvoudigde aangifte waarbij de Administratie aan de PB-belastingplichtigen de in te kohieren gegeven voorstelt. Deze papieren voorstellen worden verwerkt vanuit TAXI om te zorgen voor de berekening en de verzending ervan. Behoudens andersluidend bericht van de belastingplichtige wordt dit voorstel gelijkgesteld aan een aangifte. Al deze aangiften (met inbegrip van voorstellen) komen toe in de applicatie Taxi voor verwerking. Taxi automatiseert dus het uploaden van "gedigitaliseerde" aangiften en zorgt in veel gevallen voor een automatische inkohiering van de aangiften. Sommige van deze aangiften worden daarentegen geblokkeerd of gestopt om geverifieerd te worden door een ambtenaar. De blokkering van een aangifte is het gevolg van de toepassing van een aantal specifieke filters, die zijn opgenomen in een zelfstandige module. Deze filters kunnen een verschil detecteren tussen de aangegeven gegevens en de door de FOD gekende gegevens (met name afkomstig van BelgotaxOnWeb), ze kunnen incoherenties in de aangifte detecteren ... . Behalve bij deze vestiging van de aanslag, ondersteunt de applicatie de taxatieambtenaar eveneens bij de uitvoering van specifiekere taken zoals procedures van ambtshalve ontheffing, het bepalen van een indiciair tekort of procedures inzake sancties bij overtredingen van de fiscale wetgeving ... De componenten: portals en processen Heel dit beheer wordt ondersteund door de applicatie Taxi die enerzijds bestaat uit vier portals: "Taxatieambtenaar", "Dienstchef", "business" en "backoffice-admin", en anderzijds uit een reeks batch of continue processen, die samen bijdragen aan de backofficeverwerkingen van de PB en van de BNI/NP. De portal "Taxatieambtenaar" stelt de taxatieambtenaar in staat zijn taxatiewerk te verrichten, en in het bijzonder de taken die hem worden toevertrouwd via de portal dienstchef. Dit werk bestaat met name in: • de verwerking van de inkohiering van de genoemde dossiers; • de verwerking van de administratieve boetes; • de verwerking van de ambtshalve aanslag. Sommige taken in het kader van de verwerking van de inkohiering of boetes worden gecontroleerd door een workflowsysteem om te zorgen voor een betere interne controle van deze businessprocessen. Om deze behandelingen of taken uit te voeren beschikt de gebruiker over diverse functionaliteiten binnen of buiten de applicatie: • berekening van de in te kohieren aanslagen of van de aandelen • weergave van Filenet-documenten (SCANFIN-aangifte, gescande bijlagen, VVA-antwoorden, archieven van de hierna gecreëerde brieven ...); • creatie en archivering van brieven via een interactieve applicatie ... (indiciair tekort, afwezigheid van aangifte, ambtshalve ontheffing ...); • weergave van de gegevens van BelgotaxOnWeb; • …

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

153/215

De portal dienstchef biedt de leidinggevende van een taxatiedienst PB of BNI/NP de mogelijkheid om de werklast tussen de verschillende leden van zijn team te verdelen volgens criteria die gebaseerd zijn op de aard van de te realiseren dossiers of taken (bv. validatie van de workflow). Er zijn diverse rapporten met betrekking tot de inkohiering of de werklast beschikbaar om te zorgen voor een optimale opvolging van de taxatiewerken van de ambtenaren en van de dienst in zijn geheel. Het gedeelte 'Business Portal' stelt bepaalde personen in staat om: • de inkohiering van de dossiers en de injectie van de aangiften globaal te volgen; • de inkohieringen te plannen, d.w.z. een reeks in te kohieren dossiers te selecteren met inachtneming van bepaalde criteria (waarbij de algemene balans onder een bepaalde drempel moet liggen, afhankelijk van de oorsprong van de aangifte ...); • de code van de aangifte te beheren die berekenbaar en/of inkohierbaar zijn • de verwerking van een reeks dossiers te herinitialiseren. De portal "backoffice-admin" ten slotte is bedoeld om de hierna beschreven processen te beheren. De continue en batchprocessen zorgen voor geïntegreerde werking van de applicatie. De gedigitaliseerde aangiften worden continu geüpload terwijl de TOW- of VVA-aangiften geüpload worden in batch. Gezien de grote hoeveelheid gedigitaliseerde aangiften die na de indieningsperiode verwerkt dienen te worden (tussen de 2.000.000 en 3.000.000) vindt hun verwerking en hun berekening plaats door middel van continue processen. De werking van TAXI is gebaseerd op een externe signaletiek, EXERCICE genaamd, en het wordt gehost op een mainframe waarmee het periodiek gesynchroniseerd wordt via batches of online bij het gebruik van de portal taxatieambtenaar.

l.Terugkerende levenscyclus •

Adaptief onderhoud

Het jaarlijkse terugkerende onderhoud omvat de technische wijzigingen die nodig zijn om de applicatie Taxi van het vorige jaartal te wijzigen zodat ze de aangiften van het volgende jaartal kan verwerken. Het heeft als doel de verschillende componenten van de applicatie (met name: portals, batch- en continue processen) te actualiseren op basis van de wetgevende, organisatorische of technische wijzigingen in verband met de PB en de BNI/NP. Ieder jaar voordat het projectteam met de analyse en de ontwikkeling van de nieuwe versie kan beginnen, moet een reeks taken uitgevoerd worden om met name de ontwikkelingsomgeving operationeel te maken. Hieronder zijn de belangrijkste activiteiten in verband met deze startfase vermeld. 1.

Configuratie van de tools (Setup code source …)

Taxi omvat één applicatie per jaar, waardoor technische en functionele evoluties geïntegreerd kunnen worden zonder dat al deze wijzigingen geïntegreerd moeten worden voor de versies van alle jaartallen (gegevensbank ...). Er wordt derhalve in Starteam een nieuwe basiscode gecreëerd gebaseerd op de laatste stabiele versie van het vorige jaar. Alle na deze "kopiëring" verholpen bugs moeten overgedragen worden naar de nieuwe bronnen. In dit kader wordt in het jaar N-1 een label gecreëerd om het startpunt van het jaar N af te bakenen, wat latere wijzigingen vergemakkelijkt. In Starteam wordt derhalve de FUP-structuur gecreëerd met de vooraf ingevulde bronnen van het jaar N-1. De applicatie Taxi steunt op twee gegevensbanken: de ene is onafhankelijk van het jaar en wordt gedeeld tussen de verschillende Taxi-applicaties; de andere is eigen aan een bepaald aanslagjaar. Voor het nieuwe jaartal moet dus de gegevensbank gecreëerd worden en gevoed worden met gegevens zoals de adressen van de dossiers ... 2.

Actualisering van ontwikkelingsomgevingen

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

154/215

De ontwikkelingsomgevingen worden geverifieerd en aangepast om de nieuwe versie van de applicatie te kunnen bouwen. Hier is het belangrijk dat de configuraties van de weblogic-, apachesservers ... aangepast en/of geverifieerd worden. Om voor de verschillende Taxi-applicaties de opvolging van de Delivery Management query's te vergemakkelijken, wordt per jaar een nieuw Taxi-project gecreëerd in de applicatie DM. 3.

Initialisatie van de projectaanvraag

Tijdens de startfase moet eveneens in een reeks projectbeheeractiviteiten voorzien worden om het nieuwe jaartal zo goed mogelijk voor te bereiden. Hier moet bijvoorbeeld de kick-off van het project georganiseerd worden, moet samen met de FOD Financiën de eerste planning bepaald worden, maar moeten ook de prioriteiten voor dit jaartal vastgesteld worden.

4.

Aangifte van het nieuwe jaartal

De fiscale aangiften variëren van jaar tot jaar. Deze wetswijzigingen leiden tot wijzigingen in de code, in de gegevensbank en in de bestanden van de eigenschappen van de applicatie. Deze wijzigingen betreffen de toevoeging/wijziging/schrapping van codes. In dit deel moet dus de applicatie aangepast worden om rekening te houden met al deze wetswijzigingen.

5.

Aanpassing aan de technische omgeving

De infrastructuur en verschillende bouwstenen waarop de applicatie Taxi steunt, evolueren. Deze wijzigingen moeten geïntegreerd worden in de applicatie om in overeenstemming te zijn met de technische omgeving van de FOD Financiën. Dit omvat updates voor minder belangrijke versies van het CCFF-framework, wijzigingen van de DB2-versie ... De in deze offerte beschouwde technische aanpassing betreft kleine wijzigingen in verband met de huidige infrastructuur van de FOD Financiën. Indien er oorspronkelijk niet-geplande uitzonderlijke technische aanpassingen nodig zijn, dan moet het projectteam apart een raming van de werklast maken, die dan aan de FOD Financiën voorgelegd moet worden voor validatie.

6.

Scanfin/TOW/VVA-importeerfuncties

De applicatie Taxi interageert met de applicaties VVA, TOW en Scanfin. De verschillende aangiften van deze drie applicaties worden in de applicatie Taxi geïmporteerd via twee verschillende kanalen, enerzijds via VVA en TOW en anderzijds via SCANFIN. Voor de interactie met Scanfin moet het XML-schema van de interface geactualiseerd worden om rekening te houden met de wetgevende ontwikkelingen van de aangifte. De aangiften komen per batch toe in een flowmechanisme. De interactie met TOW/VVA verloopt anders; de applicatie Taxi leest de aangiften rechtstreeks in de gegevensbank van TOW. Deze aangiften worden opgeslagen in XML-formaat. Dit XML-bestand wordt eveneens ieder jaar geactualiseerd om de aangifte te weerspiegelen. Met deze wijzigingen moet rekening gehouden worden door de module die de TOW-aangifte omzet in een Taxi-aangifte.

7.

Processen van Taxi

De applicatie Taxi omvat minstens een veertigtal processen (batches) voor een jaar. Sommige van deze batches interageren met andere applicaties die voor Taxi de officiële bron van sommige gegevens vormen. De applicatie Taxi interageert met name met de signaletieken AJ/EX, NPP, Sitran, de rekeningnummers ... Al deze interacties moeten aangepast worden om naar de juiste jaarlijkse gegevensbron te gaan. De synchronisatieprocessen moeten ontwikkeld en getest worden.

8.

Leveringen en opvolging van ingebruikname - ondersteuning van de acceptatietests

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

155/215

Om het leveringsproces bij het gebruik van Taxi te optimaliseren zal aan de FOD Financiën ondersteuning geboden worden ten aanzien van de acceptatietests en ten aanzien van de levering en van de opvolging tijdens het gebruik (levering van de applicatiemodules en van de installatiedocumentatie, opvolging van de query's in Delivery Management).

9.

Functionele tests

Elke wijziging, hoe klein ook, kan leiden tot het ontstaan van bugs. De applicatie Taxi mag wegens haar kritikaliteit geen bugs bevatten die van invloed zijn op het werk van de gebruikers (ambtenaren ...). Hiertoe bestaat er een reeks (automatische en manuele) tests, die op de nieuwe applicatie worden uitgevoerd om de goede werking ervan te controleren. Deze serie van tests moet behouden blijven en moet correct draaien op de nieuwe applicatie. De eigenlijke gegevens van de tests moeten geactualiseerd worden (de codes verwijderen die verdwenen zijn, de nieuwe codes toevoegen ...). •

Operationele ondersteuning en beheer van incidenten

De applicatie Taxi is essentieel voor de uitvoering van de fiscale opdrachten van de FOD Financiën. De veelheid en de verscheidenheid van de door TAXI verwerkte gevallen leidt tot het regelmatig optreden van productieproblemen die een grote financiële impact kunnen hebben. Vóór een interventie wordt aan de hand van een "high level"-diagnose bepaald welk team het meest geschikt is om het incident op te lossen (ICT operations, ontwikkelingsteam, een andere applicatie zoals Belcotax, SISTRAN ...). Als zich een incident voordoet, dan moet er snel een team beschikbaar zijn om de oorsprong ervan vast te stellen en het te dispatchen aan wie het aanbelangt. De ervaring leert dat het ontwikkelingsteam voldoende algemene kennis heeft om deze opdracht uit te voeren. Deze opvolging en dit beheer betreffen de verschillende jaartallen van Taxi (er worden 5 jaren ondersteund). Er moet in het bijzonder voor gezorgd worden dat de 7 miljoen dossiers effectief verwerkt, berekend en ingekohierd worden vóór de verjaringstermijn. Naast deze ondersteuning van het beheer van incidenten en dergelijke moet in een bijkomende ondersteuning voorzien worden om de bestaande functionaliteiten te verbeteren ten aanzien van het gebruiksgemak, de behandeling van bijzondere gevallen ...

m. Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud a. Functionele evolutie Hier volgt een indicatieve lijst van de functionele ontwikkelingen die momenteel gepland zijn voor de applicatie.

1. Signaletiek In de toekomst wil de FOD Financiën de signaletieken AJ/EX en NPP (mainframe) vervangen door een relationele signaletiek "fiscale entiteit" gebaseerd op Sitran.

2. Gebruik van de nieuwe geautomatiseerde uitwisselingen van de gegevens en optimaal gebruik van de gegevensbanken Het doel is de huidige papieren uitwisselingen te vervangen. Een voorbeeld is de elektronische uitwisseling van gegevens met de Kruispuntbank van Sociale Zekerheid wat betreft de gegevens over het leefloon. Deze geautomatiseerde uitwisseling van

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

156/215

gegevens zal het mogelijk maken de netto bestaansmiddelen te berekenen, met name met het oog op de verificatie van de personen ten laste. De geautomatiseerde uitwisseling van gegevens zal een aantal wettelijke obstakels kunnen oplossen. Zo zal een exploitatie van de gegevensbank een oplossing bieden voor de problematiek van de belastingplichtigen onder voorlopige bewindvoering. Met Taxi moet het mogelijk zijn de aangifte, de VVA of enigerlei procedurestuk, inclusief de kennisgeving van boete, te versturen naar de voorlopige Bewindvoerder. Een laatste voorbeeld betreft de gemachtigden: TAXI zal hun machtiging en hun gegevens beheren. Door een optimale uitwisseling van de gegevens kan het aantal gegevens dat vooraf ingevuld wordt in TOW verhoogd worden. Een toename van het aantal vooraf ingevulde gegevens zal voor de burger tot een administratieve vereenvoudiging leiden.

3. Implementatie van de elektronische handtekening in TAXI De toegenomen automatisering van de procedurestukken en van de andere briefwisseling vereist een oplossing voor de problematiek van de elektronische handtekening. Deze zal gelegaliseerd worden om elk risico van geschillen te vermijden. TAXI zal het mogelijk maken om elk procedurestuk en elke brief waarvan de verzending gecentraliseerd wordt, elektronisch te ondertekenen.

4. Aanpassing TBT STIRCO en automatisering van de statistische codes TAXI maakt momenteel maandelijks het voorwerp uit van een extractie van statistische gegevens in het kader van het TBT-proces. Er zullen een aantal wijzigingen aangebracht worden om het TBT-extractieproces te beperken tot de taxrecords die betrekking hebben op een verwerking van het type beheer. De taxrecords die betrekking hebben op een verwerking van het type "controle" zullen voortaan gekoppeld worden aan STIRCO. Het is de bedoeling om de statistische gegevens in de toekomst te automatiseren zonder interventie van de ambtenaar.

5. Beheer van de overdracht van dossiers tussen de Administraties P en PME Op basis van een proces dat een startschot vaststelt zal TAXI de overdracht van de dossiers tussen de Administraties P en PME beheren en plannen. TAXI zal ervoor zorgen dat deze overdrachten zo geautomatiseerd mogelijk gebeuren.

6. Uitbreiding van de integratie van TAXI met het oog op de samenstelling van een uniek dossier gebaseerd op de fiscale entiteit In een eerste fase zal TAXI een "meerjaren" tool worden. Vervolgens zal de applicatie geïntegreerd worden met de andere applicaties om van elke fiscale entiteit een uniek dossier te kunnen samenstellen. Zo wordt met name de integratie met STIRCO, WF Contentieux en het gedigitaliseerde permanente dossier DOCTRAN beoogd. Zo zal TAXI de gebruiker toegang geven tot het hele unieke dossier van een fiscale entiteit. Hij zal dus toegang hebben tot het hele dossier zelf bij wijziging van het bevoegde bureau De nieuwe dienst zal dus hele dossier kunnen beheren, met inbegrip van de belastingsupplementen met betrekking tot de aanslagjaren waarvoor hij niet bevoegd was. TAXI zal dus rekening houden met de nieuwe benadering op het vlak van competentiebeheer. Deze integratie geldt uiteraard ook voor de BNI.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

157/215

7. Evolutie van TAXI naar een instrument voor samenwerking tussen alle actoren TAXI zal een instrument voor samenwerking tussen alle actoren worden. De Pet PME administraties zijn samengesteld uit beheer-, controle- en geschillendiensten. Als instrument voor communicatie tussen de gebruikers moet TAXI de interactiviteit tussen ambtenaren mogelijk maken die belast zijn met het beheer, de controle en de geschillen. Met andere woorden, zodra de aan iedere dienst toegewezen taken in een proces zijn vastgesteld moet TAXI een coördinatie-instrument worden. TAXI zal, als instrument voor samenwerking, ook telewerken en een beter werk op afstand tussen personen mogelijk maken. In dit verband zal de volledige digitalisering van de binnenkomende documenten een succesfactor zijn. Het werk op afstand van de ambtenaren zal opgevolgd worden door TAXI. 8. Geautomatiseerd beheer van briefwisseling In TAXI zal een geautomatiseerd beheer van de procedurestukken en van de verschillende brieven geïmplementeerd worden. Door een geoptimaliseerd gebruik van alle binnen de FOD Financiën beschikbare gegevensbanken zal TAXI voorzien worden van een functionaliteit voor het opstellen van proceduredocumenten en meer bepaald van verzoeken om inlichtingen, berichten van rechtzetting, enz. TAXI zal de verzending en de gecentraliseerde archivering van deze documenten alsook de opvolging van de wettelijke termijnen verbonden aan de procedurestukken kunnen beheren. TAXI zal aan de gebruiker de mogelijkheid bieden om een document te voegen bij ieder centraal verstuurd document. Het geautomatiseerde beheer van de brieven zal eveneens afhangen van een optimale digitalisering van de binnenkomende documenten.

9. Coperfin 2.0 De algemene en huidige werking van de applicatie zal eveneens aangepast moeten worden aan de businessprocessen die momenteel geïmplementeerd worden en aan de toekomstige organisatie per doelgroep van de fiscale administraties (Particulieren, KMO en Grote ondernemingen)

10. Integratie van een systeem voor het beheren van 'rules' (rules management system) Dit Rules management system biedt aan de business de mogelijkheid om zelf de implementering van de filters te beheren (zie functionele beschrijving) zowel ten aanzien van de activering van inhoud en opvolging als om, zonder interventie van de ontwikkeling, het workflowproces (voorbeeld van tool: Business Rules Management systems ILOG) te sturen: Business Rules Management systems ILOG)

• Technische evolutie • 1. Storingsmodus en beschikbaarheid De nieuwe integraties met de externe applicaties zullen van bij aanvang een storingsmodus moeten voorstellen om verlies van beschikbaarheid te vermijden.

2. Technische structurele afhankelijkheden

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

158/215

a) FUP-ITIL (tijdwinst) Dankzij de implementatie van Taxi met behulp van FUP-ITIL winnen wij tijd voor de acceptatie-integraties en wordt de latentietijd gedurende de voorbereidingsperiodes voor de VVA's en de lancering van de portals korter. b) Data and data structure management (tijdwinst) Sommige query's zoals het creëren van views zijn niet altijd essentieel. Er moet nagegaan worden wat niet essentieel is en deze deliverymanagementquery's moeten verwijderd worden (en vervangen worden door een betere softwarearchitectuur). Restores acceptance: er zouden subsets en/of automatische procedures gecreëerd moeten worden om de acceptatie te vullen met data die integratietests en functionele tests van taxi mogelijk maken. Organisatie van de DB-grootte (ruimtewinst): Er moet een kadaster van tabellen gemaakt worden die rechtstreeks gebruikt worden door taxi en andere applicaties die absoluut online moeten blijven om een jaarlijkse archivering en een controle van de ingenomen ruimte mogelijk te maken.

Bijzonder bestek

VII. •

S&L/AO/386/2014/00

159/215

Voorstel van Vereenvoudigde Aangifte (VVA)

Functionele beschrijving

Voor het aanslagjaar 2010 heeft de FOD Financiën een proefproject gevoerd om op gerichte wijze een voorstel van vereenvoudigde aangifte naar een aantal belastingplichtigen te sturen die onderworpen zijn aan de personenbelasting (PB). Zo werden via dit proefproject bijna 5000 voorstellen van vereenvoudigde aangifte rechtstreeks naar de burgers gestuurd zonder dat deze iets moesten ondernemen. Tijdens het aanslagjaar 2011 heeft de FOD Financiën dit proefproject uitgebreid en de doelgroep aanzienlijk verhoogd (700.000 aangiften). Naast deze 700.000 VVA-aangiften werden 450.000 aangiften van het type 9A gegenereerd. Tijdens het aanslagjaar 2012 werd de doelgroep uitgebreid en werd de feedback van 2011 over de vooraf ingevulde gegevens geïntegreerd. Zo konden ongeveer 1.500.000 verzonden worden met een zeer lage retour van +/- 5%. Het Voorstel van Vereenvoudigde Aangifte (VVA) werd in 2012 ontwikkeld met het oog op een eventuele uitbreiding. Het kader van de basisapplicatie is zo ontworpen dat een uitbreiding van de doeltroep ondersteund kan worden. Dit technisch kader is een belangrijk element en mag de verschillende ontwikkelingen niet beperken aangezien de vaststelling van een nieuwe doelgroep gemakkelijk geïntegreerd kan worden. Voor het aanslagjaar 2013 werd de doelgroep uitgebreid tot de belastingplichtigen met inkomsten die begrepen zijn in lijfrenten (codes 1158/2158 en 1159/2159) en/of die giften hebben gedaan (codes 1393/2393 en 1394): deze codes zijn aanwezig in BOW, deze uitbreiding betreft ongeveer 150.000 bijkomende pds'en. Er zijn enkele nieuwigheden: - afdrukken van de identiteit van de personen ten laste op de VVA - weergave van de identiteit van de personen ten laste in Taxi - weergave van de identiteit van de personen ten laste in TOW - bepaling van de personen ten laste: gebruik van de door de OCMW's verstrekte informatie om de middelen van de leden van het gezin te bepalen (codes in BOW geïntegreerd in 2013, bruikbaar in 2014) - het scannen van de VVA's die door de belastingplichtigen naar de taxatiediensten verstuurd zijn + archivering in Taxi en in myminfin - technische migratie van AJ naar de entiteit P gekoppeld aan Sitran - op basis van de fiscale identiteit wordt gepland om het afdrukbestand te genereren.

n.

Terugkerende levenscyclus

De applicatie voor de voorstellen werd gerealiseerd om te werken als een meerjarentool. Er zijn echter een aantal aanpassingen nodig om bij ieder nieuw aanslagjaar correct te werken: •

bepaalde eigenschappen actualiseren

• de verschillende filters met de juiste waarden configureren (codes van de aangifte ondersteund, uitgesloten ...) •

de hele keten opnieuw testen

o.

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

160/215

In 2014 zou de FOD Financiën dit project nog kunnen uitbreiden en de doelgroep kunnen vergroten. Als de groep uitgebreid wordt, dan neemt echter het aantal velden toe dat vooraf ingevuld moet worden. Voor het terugwinnen van deze gegevens moeten de bestaande programma's gewijzigd worden. Dit project heeft dus tot doel de draagwijdte van de doelgroep te verhogen en de automatisering van de processen in verband met het voorstel van vereenvoudigde aangifte te verbeteren. Algemeen gesproken moet ook rekening gehouden worden met alle inspanningen die geleverd worden om de burger ertoe aanzetten zelf een elektronische aangifte in te dienen. De uitbreiding van de VVA moet idealiter deel uitmaken van de acties die ondernomen worden om het kader van TOW uit te breiden en de ontwikkelingen, opdat zij rendabel zouden zijn, af te stemmen op beide applicaties. Deze combinatie zou de verspreiding van de papieren aangiften die gescand moeten worden, aanzienlijk kunnen verlagen. Naast het technische aspect zal de uitbreiding van de groep waarschijnlijk beïnvloed worden door de gegevens die momenteel in onze bezit zijn want deze gegevens zijn van invloed op het in aanmerking nemen van een andere categorie van belastingplichtigen. Het is a priori niet gemakkelijk om te stellen dat wij over voldoende informatie beschikken om een kwaliteitsvol voorstel te verspreiden aan andere categorieën van belastingplichtigen dan degenen die oorspronkelijk beoogd werden, namelijk 'de gepensioneerden'. De oorspronkelijke benadering waarbij de groep van de gepensioneerden in aanmerking genomen werd, vereiste slechts een beperkt aantal elementen. Het behoeft dan ook geen betoog dat wanneer een andere categorie in aanmerking genomen wordt, er meer informatie nodig zal zijn.

Het evolutieve onderhoud bestaat erin functionele wijzigingen aan te brengen in de bestaande applicatie. De verschillende noodzakelijke wijzigingen zijn gebaseerd op de wil om de doelgroep uit te breiden en op het duurzaam maken van het proces in de tijd. De uitbreiding van de doelgroep kan wijzigingen in de applicatie noodzakelijk maken: • De toename van het aantal aangiften die tijdens dezelfde tijdperiode verstuurd moeten worden, vereist een optimalisering van de processen om het tempo het hoofd te kunnen bieden. • Sommige uitbreidingen van de groep vereisen aanpassingen ten aanzien van de vooraf ingevulde gegevens van de aangifte (bijvoorbeeld de onroerende inkomsten).. Bij een uitbreiding tot de loontrekkers zouden er 1.500.000 voorstellen van vereenvoudigde aangifte bijkomen, dit is een verdubbeling van het volume. Alle aangiften moeten echter binnen een beperkt tijdsbestek verstuurd worden. Om 3.000.000 voorstellen (huidig aantal + de loontrekkers) te halen, moeten de processen van de keten herzien worden om het tempo te versnellen. Het gaat om de VVAprocessen zelf, maar ook om de Taxi-processen die de aangiften injecteren en ze berekenen.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

161/215

VIII. Calculatrix (Berekening PB) • • Functionele beschrijving •

Twee modi

De applicatie Berekening PB is ontwikkeld in Java. Zij berekent de personenbelasting, van inwoners en niet inwoners, in batchmodus en in webmodus. In webmodus wenst de gebruiker een belastingberekening te verkrijgen in functie van de gegevens die hij invoert. De webmodus wordt gebruikt door Tax-on-web, Tax-Calc, Taxi en WebCalculation. De output bestaat uit een berekening, die op het scherm wordt getoond en lokaal afgedrukt kan worden. Deze berekening bevat de details van de belastingberekening. De batchmodus wordt automatisch uitgevoerd: iedere in Taxi ingevoerde geldige belastingaangifte wordt door het systeem berekend. Het resultaat wordt opgeslagen in een DB2-gegevensbank. Taxi selecteert regelmatig een reeks aldus vooraf berekende aangiften voor inkohiering. De applicatie Berekening PB zorgt dan voor het grootste deel van de inkohiering. In dit kader produceert ze twee belangrijke outputs: het bestand met het aanslagbiljet (AB) en het bestand voor de ICPC, d.w.z. Algemene administratie van de inning en de invordering (AAII). Het AB omvat niet alleen de voornoemde berekening, maar ook de identificatiegegevens van de belastingplichtige (afkomstig van Sitran), van de bevoegde diensten (afkomstig van Annucomp)) en de gegevens eigen aan de inkohiering (kohierartikel, uitvoerbaarheidsdatum, enz.) Dit AB wordt in .pdf-formaat opgeslagen in FileNet (toegankelijk via MyMinFin en Taxi). Bovendien wordt het ofwel afgedrukt en door FedoPress naar de belastingplichtige gestuurd, ofwel aan hem ter beschikking gesteld via Zoomit. Het bestand voor de ICPC bevat alle gegevens die de AAII nodig heeft om de belasting te innen of terug te betalen. Het ICPC-systeem werkt in Cobol. De gegevens afkomstig van de applicatie Berekening PB (Java/DB2) worden dus omgezet naar die taal. •

Drie modules

De applicatie Berekening PB bevat drie modules: de Validatie, de eigenlijke Berekening en de Uitgave. De Validatie bestaat in een reeks regels die erover waken dat de voor berekening ingediende gegevens geen fouten bevatten ten aanzien van de bestaande fiscale bepalingen. In webmodus stelt de Validatie de gebruiker in kennis van zijn fout en verhindert ze dat de gegevens worden opgeslagen zolang de fout niet gecorrigeerd is. In batchmodus is de Validatie ook actief, voornamelijk wanneer het om een gescande aangifte gaat. Deze heeft namelijk vóór de invoering ervan in Taxi geen doorgedreven validatie gekregen. De eigenlijke Berekening voert de berekening van de belasting uit op basis van de gevalideerde gegevens. Er kunnen dus geen technische fouten optreden. De Uitgave ten slotte toont de berekening op het scherm en genereert het uitgavebestand voor opslag in FileNet en voor verzending ervan naar FedoPress. Ze genereert eveneens het bestand voor de ICPC.

Bijzonder bestek

p.

S&L/AO/386/2014/00

162/215

Terugkerende levenscyclus

De business in verband met de berekening van de belasting heeft in principe een jaarlijks karakter: de fiscale wetgeving wordt namelijk per jaar toegepast (aanslagjaar). Hieruit volgt dat ieder jaar een volledige applicatie Berekening PB geleverd moet worden. Daarnaast bestaan er vijf applicaties voortdurend naast elkaar: die van het huidige aanslagjaar en die van de vier vorige aanslagjaren. Bij elk aanslagjaar wijzigt of schrapt de regering bestaande regels of komt zij er met nieuwe. De businessanalisten zetten de wetteksten om in analyses. Deze analyses worden opgeslagen op Caliber RM en op StarTeam. Hun boomstructuur weerspiegelt getrouw de structuur van het Belastingwetboek. Elke analyse wordt "bewerking" genoemd. Elke bewerking wordt beschreven volgens een model. Dit model bevat, naast de synthetische beschrijving in een natuurlijke taal van de uit te voeren bewerking, de lijst met inputs en outputs van de bewerking, alsook zijn algoritme, in een wiskundige-pseudo Javataal. Zodat de Java-ontwikkelaar de gewenste verwerking rechtstreeks kan implementeren op basis van deze analyse. Elke analyse wordt onderworpen aan een quality review door een andere analist. Hetzelfde geldt voor de implementatie. Elke wijziging wordt getest door middel van eenheidstests ("white tests") en volledige tests, die berekeningen uitvoeren van het begin tot het einde ("grey tests". Deze reeks testen wordt automatisch uitgevoerd met de tools HP ALM en Quick Test Pro, die sterk aangepast zijn aan de behoeften van de toepassing.

Bijzonder bestek

q. •

S&L/AO/386/2014/00

163/215

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Op businessniveau

Vanaf het aanslagjaar 2015 ontwikkelt de regionalisering van de personenbelasting zich aanzienlijk. De applicatie Berekening PB ondervindt hiervan een sterke invloed. Niet alleen voor het aanslagjaar 2015 maar eveneens voor de volgende aanslagjaren. De FOD Financiën krijgt momenteel reeds verzoeken om advies van de gewesten over de technische haalbaarheid van de maatregelen die zij vanaf het aanslagjaar 2016 wil nemen. Dit zal onvermijdelijk de werklast doen toenamen aangezien voortaan vier overheden maatregelen kunnen goedkeuren die een invloed hebben op de berekening van de belasting: de federale overheid en de drie gewesten. En deze extra werklast zal niet alleen teweeggebracht worden door een toename van het aantal maatregelen maar ook door de toenemende complexiteit die zij in het berekeningsprogramma's zullen veroorzaken.

•

Op ICT-niveau

De applicatie Berekening PB is onafhankelijk van Java, DB2, Weblogic, Annucomp, Sitran, Caliber, HP ALM, Quick Test, Jenkins, enz. Elk van deze applicaties en componenten kan evolueren en geactualiseerd worden. Telkens moet de applicatie Berekening PB aangepast worden opdat ze zou blijven werken. Deze aanpassingen moeten verschillende keren doorberekend worden: op de applicatie in verband met het aanslagjaar en op de applicaties in verband met de vorige aanslagjaren.

Bijzonder bestek

•

S&L/AO/386/2014/00

164/215

Perceel 3 (Domein directe belastingen rechtspersonen + transversaal AAFisc)

Biztax (Stiron perceel 1): Module Fontoffice (FO) Biztax (Stiron perceel 1): Modules Backoffice (BO) en Uniek dossier (UD) CalcIsoc Stir-Controle Stir-Opzoeking PRM-on-web • Biztax Frontoffice (Biztax FO) •

Functionele beschrijving

1. Algemeen De toepassing BIZTAX frontoffice werd gelanceerd in mei 2011. Deze toepassing biedt externe gebruikers – ondernemingen, vzw’s en hun mandatarissen – de mogelijkheid om de aangiften in de vennootschapsbelasting, belasting niet-inwoners en rechtspersonenbelasting elektronisch in te dienen. Een wettelijke verplichting om deze aangiften elektronisch in te dienen zit in de pijplijn. De gebruiker kan zowel het aangifteformulier als alle bijlageformulieren (opgaven, staat en aangifte) online invullen. De gegevens van deze formulieren zijn opgenomen in een XBRL-taxonomie die jaarlijks wijzigt. De in deze XBRL-taxonomie bepaalde elementen en structuur wordt door de toepassing vertaald in invulbare schermen. Niet alleen gestructureerde gegevens kunnen ingevuld worden in deze schermen, ook het toevoegen PDF’s voor bijlagen waarvan geen model werd vastgelegd is mogelijk. De ingevulde gegevens worden centraal bewaard, zodat de gebruiker deze op een later tijdstip kan aanpassen en verder invullen. Op elk ogenblik is het mogelijk om een foutencontrole uit te voeren. Het berekenen van de verschuldigde of terug te betalen belasting is eveneens mogelijk. De simulatiemodule maakt geen deel uit van deze opdracht. Aangiften die zijn aangemaakt door een externe software kunnen eenvoudig in BIZTAX opgeladen worden, maximum 25 per keer, via een "biztax"-bestand. Ook hier moet aan een reeks technische en inhoudelijke controles worden voldaan. Na indiening kan de gebruiker het ontvangstbewijs, het bewijs van ondertekening bij opgeladen aangiften, de PDF-bestanden van de aangifte (inclusief alle formulieren) en elke apart toegevoegde PDF-bijlage consulteren. De jaarlijkse fiscale aanpassingen aan deze drie aangiften voor de rechtspersonen hebben een impact op deze toepassingen. Er dient jaarlijks een nieuwe versie te worden voorzien die het nieuwe aanslagjaar bijkomend ondersteunt, de BIZTAX frontoffice is een externe toepassing waarvan de dienstverlening niet mag onderbroken worden. Voor aanslagjaar 2011 werden er meer dan 315.000 aangiften in de vennootschapsbelasting via BIZTAX ingediend. Vanaf aanslagjaar 2012 kunnen niet alleen de aangiften in de vennootschapsbelasting (VenB), maar ook de aangiften in de belasting niet-inwoners (BNI/ven) en rechtspersonenbelasting (RPB) via BIZTAX worden ingediend. Er werden meer dan 370.000 aangiften via BIZTAX ingediend voor het aanslagjaar 2012. Het totaal aantal in te dienen aangiften bedraagt ongeveer: • Vennootschapsbelasting: 450.000 • Rechtspersonenbelasting: 100.000

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

165/215

• Belasting niet-inwoners/vennootschappen: 12.000. Jaarlijks stijgt dit aantal met gemiddeld 3%. De interne toepassing BIZTAX backoffice light biedt de interne controle- en taxatieagenten de mogelijkheid om de via BIZTAX ingediende aangiften te raadplegen. Zij kunnen niet alleen de aangifte en bijlagen consulteren maar ook het ontvangstbewijs dat de gebruiker heeft ontvangen. De BIZTAX backoffice light wordt enkel nog gebruikt worden voor de aanslagjaren 2011 tot en met 2013. De ingediende aangiften en bijlagen van deze drie belastingtypes moeten door de backoffice worden behandeld. De elektronisch ingediende aangiften werden tot en met het aanslagjaar 2013 overgebracht naar de huidige backoffice – CVVEN – voor de verdere verwerking van de aangiften. Dit gebeurt door een extractie van gegevens uit de ingediende aangiftes die na conversie naar de Bull mainframe worden getransfereerd. Daar worden ze in batch verwerkt in de backoffice. Daarnaast wordt ook het interne bestand rechtspersonen (PM) aangepast. De overdracht van de aangiften naar de BIZTAX backoffice maakt geen deel uit van de opdracht. De toepassing is volledig beschikbaar in de drie officiële landstalen, het Nederlands, het Frans en het Duits. De toepassing moet steeds geschikt zijn voor de gangbare besturingssystemen en browsers. De BIZTAX frontoffice is via de portaalsite van de FOD Financiën toegankelijk of via www.biztax.be. Een beschikbaarheid (24u/24 en 7d/7) van de toepassing is een vereiste.

2. Toegang tot de toepassing Alvorens toegang te krijgen tot de BIZTAX-toepassing dient elke gebruiker zich te authentificeren. Deze authentificatie gebeurt via een numeriek certificaat. Dit is vervat in de Belgische elektronische identiteitskaart (eID) of er kan gebruik gemaakt worden van certificaten van één van de volgende certificatie-autoriteiten: GlobalSign en Isabel. Alle aangiften aangemaakt en ingevuld blijven aanpasbaar als er gebruik wordt gemaakt van dezelfde eID of hetzelfde certificaat. Ook na indiening kan de gebruiker de aangiften, samen met het ontvangstbewijs en de PDF-bestanden van de aangifte (inclusief alle formulieren) en alle bijlagen consulteren. Het voorgaande vervalt indien er gebruik wordt gemaakt van het FedIAM-toegangsbeheersysteem en -mandatensysteem. In dat geval zullen de dossiers waarvoor de gebruiker de wettelijk vertegenwoordiger, de mandataris of een gedelegeerde van de mandataris toegankelijk zijn.

3. Online invullen aangiften 3.1. Zoeken In het zoekscherm kunnen zoekcriteria worden ingegeven om een bepaalde aangifte op te zoeken. Er komt een fouticoontje boven het betrokken veld als één veld foutief werd ingevuld of bovenaan het scherm als de fout op meerdere velden betrekking heeft na het klikken op de knop "Zoeken aangiften". De ingevulde velden dienen correct te zijn alvorens de zoekactie wordt uitgevoerd. De gebruiker krijgt na het starten van een zoekopdracht de lijst van de gevonden aangiften te zien. Als deze lijst te groot is, wordt deze in verschillende pagina’s opgesplitst. De lijst kan gesorteerd worden op elke kolom door het klikken op de kolomtitels. Wanneer voor een bepaalde zoekactie geen aangiften gevonden worden, krijgt de gebruiker in het resultaatscherm de boodschap te zien dat de zoekactie geen resultaat heeft opgeleverd. Als de gebruiker een bepaalde aangifte wenst te openen, selecteert hij eerst deze aangifte in de resultatentabel en klikt vervolgens de knop ”Aangifte Openen” aan. Gebruikmakend van de knop "Download XLS" kan de gebruiker de weergegeven resultatenlijst downloaden in de vorm van een Excel-bestand. Als de gebruiker zijn gewenste aangifte niet heeft gevonden, kan hij een andere aangifte aanmaken door de knop ”Andere aangifte aanmaken” aan te klikken. De gebruiker komt dan terecht in het scherm "Andere aangifte aanmaken". Deze knop is pas zichtbaar voor de gebruiker na

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

166/215

een zoekactie. Indien één van de waarden ingevuld bij het aanmaken van de aangifte niet correct is, bijvoorbeeld de begindatum van het belastbare tijdperk, kan de aangifte verwijderd worden. Een nieuwe aangifte kan vervolgens aangemaakt worden met de juiste gegevens. Het voorgaande wordt aangepast indien er gebruik wordt gemaakt van het FedIAMtoegangsbeheersysteem en –mandatensysteem. In dat geval zullen de dossiers waarvoor de gebruiker de wettelijk vertegenwoordiger, de mandataris of een gedelegeerde van de mandataris toegankelijk zijn. Een aangepaste zoekmotor biedt allerlei selectiemogelijkheden waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbare informatie uit het mandatensysteem. De verdere functionaliteiten blijven ongewijzigd.

3.2. Invullen De aangifte kan stap voor stap worden ingevuld, gebruikmakend van de verschillende tabbladen die de signaletiekgegevens, de aangifte en de bijlagen bevatten. De signaletiekgegevens en bepaalde fiscale gegevens gekoppeld aan het ondernemingsnummer die reeds beschikbaar zijn worden vooraf ingevuld in de aangifte. De ingevulde gegevens worden centraal bewaard, zodat de gebruiker deze op een later tijdstip kan aanpassen en verder invullen. Het scherm ingave bestaat, naast het opengevouwen menu, uit vier verschillende delen: de contextinformatie van de onderneming, de navigatiebalk van de tabbladen, de knoppen met specifieke functionaliteit, en de eigenlijke ingavevelden van het aangifteformulier en de bijlagenformulieren opgesplitst in tabbladen Elk knop biedt een aparte functionaliteit. Gebruikmakend van de knop "Bewaren" kan een (deels) ingevulde aangifte tussentijds bewaard worden. Wanneer veranderd wordt van tabblad of menu, wordt de aangifte automatisch tussentijds opgeslagen. De knop "Foutenlijst" brengt de gebruiker rechtstreeks naar de foutenlijst van de aangifte waarin hij zich bevindt en waar de foutencontrole van een aangifte kan worden gestart. Wanneer de knop "Leeg maken" wordt aangeklikt wordt de aangifte, na bevestiging of men zeker is, volledig leeggemaakt (de ondernemingsgegevens in de Id-tab worden opnieuw ingevuld zoals voor een nieuwe aangemaakte aangifte). Gebruikmakend van de knop "PDFopenen" kan de (deels) ingevulde aangifte worden geopend in een PDF-document. Dit PDF-document wordt gegenereerd in de taal die op dat moment gebruikt wordt in de toepassing. De eigenlijke ingavevelden van het aangifteformulier en de bijlagenformulieren opgesplitst in tabbladen, waarin u getallen en tekst kunnen worden ingevuld en bijlagen in PDF-formaat kunnen worden toegevoegd. In bepaalde velden dient de gebruiker bedragen in te vullen. Deze bedragen moeten steeds voldoen aan bepaalde regels, zoniet wordt een foutmelding op het scherm weergegeven. Bedragen zijn bijvoorbeeld beperkt tot 14 cijfers en twee decimalen. De totalen van deze velden (oranje omlijnd) worden automatisch berekend en ingevuld. In bepaalde tabellen is de knop "Lijn toevoegen" terug te vinden. Hiermee kan een nieuwe lijn in de tabel worden toegevoegd die de gebruiker moet invullen met de juiste gegevens. Een tabel is bijgevolg niet beperkt tot een vast aantal lijnen. Een beperkt aantal niet-gestandaardiseerde bijlagen is voorzien in de aangifte, voor elk van deze bijlagen kan één PDF-bestand worden opgeladen na aanklikken van de knop "Toevoegen". Er komt vervolgens een pop-upscherm tevoorschijn waarin de gebruiker de gewenste bijlage kan selecteren. Eens een bijlage toegevoegd kan de gebruiker deze openen door gebruik te maken van de knop "Openen", een toegevoegde bijlage kan opnieuw uit de aangifte verwijderd worden met de knop "Verwijderen. Wanneer een bijlage is toegevoegd wordt de knop "Toevoegen” onbeschikbaar, wanneer geen bijlage is toegevoegd zijn de knoppen "Verwijderen" en "Openen" onbeschikbaar.

3.3. Valideren Op elk ogenblik is het mogelijk om een foutencontrole uit te voeren. De foutencontrole bestaat uit technische controles, uit een reeks inhoudelijke validatieregels die werden geïntegreerd in de XBRLtaxonomie en uit controles vastgelegd in de externe module Calculatrix. De integratie van deze

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

167/215

externe module Calculatrix maar niet de ontwikkeling maakt deel uit van de opdracht. Een vaste volgorde van uitvoeren van de validatieregels is bepaald, bepaalde regels zijn blokkerend van aard, deze kunnen niet rechtgezet worden door de gebruiker en de aangifte wordt in dergelijke situatie automatisch leeggemaakt. Waar mogelijk wordt er een link gelegd tussen de foutmelding in de foutenlijst en het foutieve veld. De foutieve velden worden gemarkeerd en een pop-up met de foutmelding wordt getoond in de invulschermen.

3.4. Simuleren Bij een aangifte die de status "Foutloos" of "Ondertekend" heeft kan een belastingsimulatie worden uitgevoerd. Deze belastingsimulatie geeft de gebruiker een indicatie van het geraamde bedrag van de belastingen. Het resultaatscherm bestaat uit het geraamde bedrag van de belastingen van de aangifte en een PDF-icoon om een gedetailleerde berekening van deze simulatie te kunnen bekijken in PDFformaat. De simulatie maakt deel uit van een aparte toepassing Calculatrix. Enkel de integratie van de simulatie maakt deel uit van de opdracht.

3.5. Ondertekenen Wanneer een aangifte de status "Foutloos" heeft, kan ze via het submenu "Ondertekenen" worden ondertekend. Na het ondertekenen van de aangifte is deze ingediend en zijn er geen wijzigingen meer mogelijk via BIZTAX. Voor het ondertekenen wordt gebruik gemaakt van een PDF-handtekening op basis van de Adobe LiveCycle technologie. Na het ondertekenen wordt de aangifte in status "Ondertekend" geplaatst en kan de aangifte niet meer gewijzigd worden via BIZTAX. Van zodra de nieuwe interne toepassing voor het verwerken van de aangiften in productie wordt genomen zal het mogelijk worden om correctieaangiften in te dienen.

3.6. Consulteren Na het ondertekenen van een aangifte kunnen een aantal documenten geconsulteerd worden door naar het submenu "Aangiftedocumenten" te navigeren. Verschillende documenten kunnen worden geconsulteerd: alle bijlagen die in "Ingave" werden opgeladen als PDF-document, het PDFontvangstbewijs met de digitale handtekening van de FOD Financiën als bewijs dat de aangifte werd ingediend, een PDF-document van de volledige aangifte (aangifteformulier en bijlagen) met de handtekening van gebruiker voor een online ingevulde aangifte, het XBRL-document van de aangifte en voor opgeladen aangiften het PDF-bewijs van indiening met de digitale handtekening van de gebruiker. De gebruiker kan het document selecteren dat hij wil consulteren. Standaard is het eerste document uit de lijst geselecteerd. Als de gebruiker vervolgens op ”Openen” klikt wordt een pop-upscherm weergegeven waar de gebruiker kan kiezen om het document te openen of lokaal op te slaan.

4. Opladen van aangiften • Naast het online aanmaken en invullen van een aangifte kan de gebruiker ook rechtstreeks een pakket aangiften opladen in de toepassing. Dit lokaal opgeslagen bestand heeft als bestandsextensie "biztax" en kan één of meerdere aangiften van verschillende aanslagjaren en belastingsoorten bevatten.

4.1.

Vereisten

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

168/215

Een dergelijk bestand dient aan een aantal technische vereisten te voldoen: • Vereisten: structuur, XML-formaat, UTF-8, e.d. • Maximim 25 aangiften per bestand • Maximum 6 PDF-bijlagen per aangifte • Maximale grootte van elke aangifte bedraagt 15 MB Na het opladen doorloopt een "biztax"-bestand een eerste validatie, een aantal technische controles. Zo wordt onder meer nagegaan of het opgeladen bestand technisch correct is en of voor elk van de ondernemingen erin een aangifte mag worden ingediend. Indien één aangifte uit het bestand na deze technische controle niet correct wordt bevonden, wordt het volledige opgeladen pakket ongeldig en worden alle aangiften erin verworpen.

4.2.

Specifieke controles

Een bestand dat correct wordt bevonden na de eerste validatie kan door de gebruiker worden ondertekend. De gebruiker krijgt een PDF waarop de ondernemingsnummers, de aanslagjaren en de einddata van het belastbaar tijdperk van de opgeladen aangiften zijn opgenomen dat hij moet ondertekenen en verzenden. Alvorens de aangiften uit het bestand definitief ondertekend worden, wordt voor elke aangifte eerst een inhoudelijke controle gedaan om te zien of de gegevens correct zijn. Er zijn meerdere stappen die elke aangifte moet doorlopen, deze controles kunnen geheel of gedeeltelijk asynchroon gebeuren. Schematisch overzicht van de controles:

Indien er geen fouten worden vastgesteld, wordt de aangifte ondertekend. Indien er wel een fout gevonden wordt in één van de aangiften in het opgeladen bestand, dan wordt dit vermeld in het overzicht van de opgeladen aangiften. De verschillende statussen die een opgeladen "biztax"-bestand kunnen hebben zijn: • In verwerking: de aangiften worden gecontroleerd op inhoudelijke fouten. • Vernietigd: het "BIZTAX"-bestand bevat een fout waardoor het volledige bestand wordt verworpen en geen enkele aangifte is ingediend. • Verwerkt: Deze oplading werd wel aanvaard, de aangiften zonder fouten zijn ondertekend en de aangiften die nog inhoudelijke fouten bevatten zijn niet ondertekend.

4.3.

Ondertekenen

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

169/215

De ondertekening gebeurt via het ondertekenen van een PDF-bestand van gebruik makend van de Adobe LiveCycle technologie. Indien er geen fouten worden vastgesteld, wordt de aangifte ondertekend. Indien er wel een fout gevonden wordt in één van de aangiften in het opgeladen bestand, dan wordt dit vermeld in het overzicht van de opgeladen aangiften. De gebruiker kan deze niet-ondertekende aangifte opzoeken via "Zoeken aangifte", deze aangiften Openen en via de "Foutenlijst" naar de betreffende fout navigeren.

4.4.

Consulteren opgeladen bestanden

Eens de aangifte werd ondertekend, kan de gebruiker ook van deze aangifte de aangiftedocumenten raadplegen en een belastingsimulatie aanvragen. Ook de online ingave kan steeds worden geopend, maar de gebruiker kan niets meer wijzigen. Van elk vroeger opgeladen pakket, zowel gelukt als mislukt, kan achteraf een detailscherm worden geraadpleegd. Dit detailscherm is het laatste scherm dat de gebruiker te zien kreeg bij het opladen van zijn aangifte. Hiertoe dient hij in het oplaadscherm onderaan de gewenste oplading te selecteren en de knop "Details" aan te klikken. De verschillende statussen die een opgeladen "biztax"-bestand kunnen hebben zijn: • In verwerking: de aangiften worden gecontroleerd op inhoudelijke fouten. • Vernietigd: het "BIZTAX"-bestand bevat een fout waardoor het volledige bestand wordt verworpen en geen enkele aangifte is ingediend. • Verwerkt: Deze oplading werd wel aanvaard, de aangiften zonder fouten zijn ondertekend en de aangiften die nog inhoudelijke fouten bevatten zijn niet ondertekend. Een opgeladen aangifte die nog inhoudelijke fouten bevat en nadien opnieuw wordt opgeladen kan niet meer worden getoond in de lijst van opgeladen aangiften van het vorige "biztax"-bestand. De aangiften worden enkel getoond in het bestand waarin deze het laatst werden opgeladen.

r.

Terugkerende levenscyclus

Er wordt voor de versie aangepast aan een nieuw aanslagjaar externe bijstand gevraagd met betrekking tot de begeleiding bij het beheer van de omgevingen en de roll-out; taken waarvan de uitvoering in toenemende mate gedaan zullen worden door het ICT-team van de FOD Financiën. Hiervoor wordt van de externe partner gevraagd ondersteuning en coaching te bieden om dit te kunnen verwezenlijken. Bijkomende ontwikkelingen kunnen gebeuren indien deze noodzakelijk zijn om tot de in productie name van de nieuwe versie van de toepassing te komen. Er wordt ook externe bijstand gevraagd tijdens de productieperiode, om indien er problemen met betrekking tot de werking van de toepassing en pannes zich voordoen. Ontwikkelingen kunnen gebeuren door de externe consultant indien deze noodzakelijk zijn om de goede en correcte werking van de toepassing te waarborgen. Hieronder volgen de jaarlijks terugkerende taken.

1. Aanslagjaargebonden aanpassingen Jaarlijks zijn er aanpassingen naar aanleiding van de fiscale wijzigingen en de creatie van een nieuw aanslagjaar. Voor elk aanslagjaar bestaan aangepaste aangiften inclusief bijlagen. BIZTAX maakt gebruikt van de XBRL-technologie (eXtensible Business Reporting Language). De jaarlijkse fiscale wijzigingen worden vertaald in een XBRL-taxonomie uniek voor elk aanslagjaar, deze bevat de drie aangiften en alle bijlagen. Een XBRL-taxonomie blijft minimaal drie jaar actief. De XBRL-taxonomie wordt ontwikkeld door de FOD Financiën. Schematisch overzicht van de architectuur van de XBRL-taxonomie:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

170/215

De vorige versies van de XBRL-taxonomie inclusief de begeleidende documentatie zijn raadpleegbaar op de site www.biztax.be op de pagina ‘Technische publicaties’ (http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/e-services/biztax/publications.htm#BC). De meeste functionaliteiten van de toepassing worden rechtstreeks door het opladen van een nieuwe XBRL-taxonomie aangepast, andere vereisen aanpassing aan de code. De volgende functionaliteiten van de toepassing moeten minimaal aangepast worden: • Zoekschermen • Opladen van aangiften • Aanmaken van aangiften • Invulschermen • Validatie van de aangiften • Visualiseren van de foutmeldingen • Link naar Calculatrix om bepaalde controles uit te voeren en voor de simulatie De schermen die het manueel invullen van de aangiften mogelijk maken, worden gegenereerd vertrekkend van deze XBRL-taxonomie, het nieuwe aanslagjaar wordt ook automatisch mee opgenomen in de zoekschermen. Er wordt gebruik gemaakt van alle bestaande componenten in de XBRL-taxonomie: presentation linkbases, definition linkbases (inclusief presentation hypercubes), label linkbases en de formula linkbases voor de totalen. Hiernaast wordt een XML-bestand met parameters, een ‘table analyser’, een ‘Xpath generator’ en een ‘XForms generator’ gebruikt. Het koppelen en tonen van de foutmeldingen is eveneens hiermee verbonden. Schematische voorstelling van de schermgeneratie:

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

171/215

Schematische voorstelling van het gebruik van de formula linkbases voor de totalen in de invulschermen:

4.4.1.

Update XBRL-taxonomie

De XBRL-taxonomie wordt ontwikkeld en aangepast door de FOD Financiën. Aanpassingen aan de XBRL-taxonomie kunnen evenwel vereist zijn om de bestaande functionaliteiten aan te houden, hiervoor wordt bijstand gevraagd. Architectuurwijzigingen zijn niet voorzien, maar door een belangrijke aanslagjaargebonden aanpassing in de aangifte of in de bijlagen kan een nieuw patroon of technisch aspect wordt toegevoegd dat aanpassingen vereist aan de toepassing. Aanpassingen aan de toepassing kunnen dan ook vereist zijn om de bestaande functionaliteiten aan te houden en om het nieuwe patroon of technisch aspect te integreren, ook hiervoor wordt bijstand gevraagd.

2. Beheer van de omgevingen en roll-out De toepassing moet de verschillende omgevingen doorlopen tot en met de ingebruikname in de productieomgeving. Meerdere installaties in de acceptatieomgeving kunnen vereist zijn vooraleer de toepassing in gebruik wordt genomen. De installatie van de toepassing gebeurt via de standaardtoepassing van de FOD Financiën en volgens de FUP-ITIL standaard.

3. Noodzakelijke technische en functionele correcties die een impact hebben op de werking van de toepassing na het uitvoeren van de testen BIZTAX is een externe toepassing die gebruikt wordt door ongeveer 20.000 verschillende gebruikers. Jaarlijks dienen er aanpassingen te gebeuren om de goede werking van de toepassing te garanderen rekening houdend met de gewijzigde situatie op de markt (OS, browsers, javascripts, e.d.).

4. Aanpassingen volgend op wijzigingen aan de ICT-standaarden

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

172/215

BIZTAX moet steeds conform zijn aan de ICT-standaarden. Jaarlijks dienen er aanpassingen te gebeuren om dit te kunnen garanderen.

5. Opvolgen van de werking van de toepassing en bijstand, inclusief de diagnostiek en de implementatie van correcties aan de toepassing, ingeval problemen na de ingebruikname van de toepassing. De BIZTAX frontoffice is een externe toepassing waarvan de dienstverlening niet mag onderbroken worden. Het niet beschikbaar zijn van deze toepassingen versie aanslagjaar 2013 kan de goede werking van de FOD Financiën – en in het bijzonder van de AA Fiscaliteit – in het gedrang brengen en bovendien veroorzaakt dit belangrijke imagoschade. De gevraagde externe bijstand waarborgt niet alleen de opvolging van de werking van de toepassing, maar ook de ondersteuning ingeval er nadien defecten worden vastgesteld die de goede werking van de toepassing in gevaar brengen.

6. Te leveren diensten Voor elk van de hierboven vermelde aspecten moeten de volgende diensten worden geleverd: • Functionele analyse: aanpassen van de functionele analysedocumenten en vooral funtionale bijstand aan de ontwikkelaars bij de uit te voeren ontwikkelingen • Architectuur, technische analyse, ontwikkeling en uitrol : een technisch architect past de technische analyses aan indien nodig en ondersteunt de ontwikkelaars bij het implementeren van de aanpassingen. De jaarlijkse aanpassingen vereisen in principe geen architectuurwijziging. Het beheer van de omgevingen en de uitrol voor de ingebruikname van de toepassing in de verschillende omgevingen (ontwikkeling, acceptatie en productie) moet uitgevoerd worden. • Documentatie en kennisoverdracht : de technische documentatie moet geactualiseerd worden en er moet een kennisoverdracht gebeuren naar de betrokken medewerkers van de FOD Financiën. De functionele documentatie (gebruikershandleiding, FAQ, instructievideo’s en presentaties) maakt geen deel uit van deze opdracht. • Projectbeheer: er zullen maximaal vier stuurgroepen per jaar georganiseerd worden voor het opvolgen van het project. De stuurgroep volgt de voortgang van de te leveren diensten op en bewaakt de coördinatie met andere toepassingen en componenten waarvan BIZTAX gebruikmaakt. Vanaf de start van de analyses tot en met de ingebruikname moeten wekelijkse of tweewekelijkse opvolgvergaderingen worden georganiseerd om de voortgang te kunnen opvolgen en te kunnen bijsturen of escaleren naar de stuurgroep van problemen en nieuwe risico’s. • Methodologie: De FOD Financiën gebruikt Prince2 en FUP-ITIL. De bestaande producten moeten aangepast worden in hun huidige vorm.

s.

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Indien er functionele evoluties vereist zijn zullen deze geïdentificeerd worden enerzijds op basis van de feedback van de gebruikers van deze toepassingen en op basis van de vaak gestelde vragen aan het Contact Center en de tweedelijns business experten die een belangrijke werklast veroorzaken en anderzijds omwille van de zich veranderende omgevingsfactoren waaraan de toepassing moet aangepast worden. Technische evoluties kunnen vereist zijn indien er aanpassingen zijn aan de ICTstandaarden. Een provisie voor de nieuwe werken wordt gevraagd. De prioritering en de noodzaak van de nieuwe werken zal telkens gevalideerd worden door de projectleider en de stuurgroep. Enkele van de verwachte evoluties zijn: • Verbeteringen in elk van de bestaande functionaliteiten indien er een voldoende vraag naar bestaat bij de gebruiker. Dit kan gaan van het toevoegen van knoppen tot het effectief uitbreiden van de bestaande functionaliteit.

Bijzonder bestek

• •

S&L/AO/386/2014/00

173/215

Raadpleegbaar maken van gegevens uit het fiscale dossier van de BIZTAX BO (aanslagbiljet, correspondentie, status dossier, …) door de gebruikers in afwachting van een integratie in MyMinfinPro voor ondernemingen Integratie van aanvragen van fiscale attesten die onder de bevoegdheid van de taxatiediensten VenB, BNI/ven en RPB vallen

Bijzonder bestek

IX.

S&L/AO/386/2014/00

174/215

Biztax Backoffice en Uniek Dossier (Biztax BO) • Functionele beschrijving

BizTax Backoffice laat het beheer van de aangiften inzake vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting en belasting niet-inwoners/vennootschappen door de taxatiediensten toe. Volgens de huidige planning zal deze nieuwe backoffice op 1 maart 2014 operationeel zijn om vanaf het aanslagjaar 2014 aangiften te verwerken. Aangiften inzake vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting en belasting nietinwoners/vennootschappen worden elektronisch ingediend door de belastingplichtigen of hun gevolmachtigden via de toepassing BizTax Frontoffice. Slechts een beperkt aantal aangiften worden nog op papier ingediend. De elektronisch ingediende aangiften worden vervolgens overgepompt naar de huidige backoffice, CVVen11 om uiteindelijk uit te monden in het verzenden van het aanslagbiljet naar de belastingplichtige. Het project BizTax Backoffice heeft tot doel om de bestaande backoffice volledig te vernieuwen en uit te breiden. Vernieuwing drong zich op, vermits de bestaande backoffice technologisch verouderd is en bijkomende functionaliteiten vereist zijn. 1. Functionaliteiten BizTax Backoffice bevat de volgende functionaliteiten: 1. Aangiften ingebracht via de BizTax Frontoffice worden automatisch getransfereerd naar BizTax Backoffice. 2. Aangiften ingediend op papier kunnen door de dossierbeheerder via BizTax Backoffice ingebracht worden; voor de papieren bijlagen kan een scanformulier aangemaakt worden, opdat de bijlagen onder elektronische vorm aan het aangifteformulier gehecht kunnen worden. 3. De aangiften, hetzij elektronisch ingediend door de belastingplichtige, hetzij door de dossierbeheerder, ondergaan een aantal validatieregels. Deze validatieregels zitten enerzijds vervat in de XBRL-taxonomie (cfr infra), anderzijds in de externe toepassing Calculatrix. Voorbeelden van mogelijke validaties: -

aangifte is laattijdig; aangifte bevat een specifiek tarief of bevat elementen waardoor automatische belastingberekening niet mogelijk is; meerdere aangiften voor een zelfde balansdatum; aangifte is ingediend voor balansdatum, die niet gekend is in het Enig Dossier; taal van de aangifte stemt niet overeen met de taal, opgenomen in het Enig Dossier; cijfers van de aangifte overschrijden bepaalde limietbedragen of belastingtarieven wijken af in vergelijking met vorige aanslagjaren; de aangifte bevat fouten (bv. cijfer van de voorafbetalingen stemt niet overeen met het cijfer opgenomen in het bestand aanslagjaar).

4. Verzenden van taken naar de toepassing TaskManager. Indien een aangifte anomalieën bevat, ingevolge validaties door de taxonomie of Calculatrix, wordt in de toepassing TaskManager een taak aangemaakt. Deze taak dient door de dossierbeheerder behandeld te worden alvorens de aangifte verder ingekohierd kan worden. Elk taak die aangemaakt wordt, 11

CVVen = Centrale Validatie Vennootschappen

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

175/215

krijgt een aantal karakteristieken (bv. SLA, omschrijving, vervaldatum, enz. volgens de modaliteiten van de toepassing TaskManager). 5. Standaardbrieven. Het oplossen van de anomalieën kan het verzenden van brieven vereisen. Binnen de toepassing BizTax Backoffice zal een bibliotheek van standaardbrieven beschikbaar zijn die aan de belastingplichtige of derden verzonden zullen worden. Een aantal gegevens van deze brieven zullen met defaultwaarden reeds vooraf ingevuld zijn (bv. ondernemingsnummer, adres, enz.). Een kopie van de uitgaande briefwisseling wordt elektronisch opgeslagen en aan de aangiften en/of het permanent dossier (zie verder) gehecht. Voor inkomende briefwisseling wordt een scanformulier aangemaakt en na scanning wordt die eveneens onder elektronische vorm aan de aangifte en/of permanent dossier gehecht. Het fiscaal-technisch ontwerp van de templates en bijbehorende validatieregels worden door de administratie geanalyseerd en voor implementatie ter beschikking gesteld. Voorbeelden van mogelijke standaardbrieven: -

279: bericht van wijziging 279 E1: kennisgeving van aanslag van ambtswege 279 E2: kennisgeving van aanslag van ambtswege (8-dagenbericht) 279 E2V: Kennisgeving aanslag van ambtswege inzake voorheffing 279F1: vestiging van een administratieve boete 279F2: kennisgeving van een administratieve boete 279T: meedelen definitief standpunt administratie 279V-279Pr: bericht van wijziging inzake voorheffingen 332: vraag om inlichtingen 332ter: vraag om inlichtingen aan derden 332C: terugzenden aangifte wegens vormgebrek 440B: uitnodiging ten kantore 440BI: aankondiging bezoek ter plaatse Akkoordverklaring VenB – RPB – BNI/Ven. Informele vraag om inlichtingen Brief met louter briefhoofd en persoonlijke coördinaten dossierbeheerder Akkoordverklaring vennootschapsbelasting

6. Permanent dossier. Voor elke belastingplichtige wordt er tevens een permanent dossier onder elektronische vorm bijgehouden. Een permanent dossier bevat een aantal tabellen, die voortvloeien uit de XBRL-taxonomie. Na validatie van de aangiften worden deze tabellen bijgewerkt op basis van de ingediende aangiften of latere correcties die door de dossierbeheerder worden doorgevoerd. Aan het permanent dossier kan ook briefwisseling gehecht worden. Het betreft briefwisseling die betrekking heeft op de belastingplichtige en die niet gebonden is aan een specifiek aanslagjaar. Voorbeelden van de tabellen -

276D: overzicht van de toegepaste belastingverhogingen en administratieve boeten 328D: tabel oorsprong van het kapitaal 328R: tabel van de belaste reserves 328S: tabel van de vrijgestelde reserves opvolging gespreid te belasten meerwaarden 276K1

7. Inkohiering. Nadat de aangifte gevalideerd werd en geen fouten meer bevat, kan ze klaar gezet worden voor de inkohiering. De berekening van de verschuldigde belasting en het aanmaken en verzenden van het aanslagbiljet gebeurt door een aparte toepassing, met name Calculatrix. Dit behoort dus niet tot de scope van de toepassing BizTax Backoffice, maar de nodige interacties dienen voorzien te worden. Het doorlopen van de ganse inkohieringsketting neemt enkele weken in beslag. In sommige gevallen is echter een dringende inkohiering door de taxatiediensten vereist. Hiervoor is een speciale module ontwikkeld.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

176/215

8. Toekenningsmodule. De dienstleider van de taxatiediensten beschikt tevens over een specifieke module om de taken tussen zijn verschillende medewerkers te verdelen. Hij kan voor elke medewerker aangeven voor welk percentage van de aangemaakte taken deze verantwoordelijk is. 9. Lijsten. Voor elke taxatiedienst kunnen een aantal lijsten getrokken worden die een overzicht geven van het verloop van de werkzaamheden van de dienst en die toelaten de dienst aan te sturen. Bovendien kunnen diverse lijsten getrokken worden op niveau van de aangiften (tijdig, laattijdig, niet ingediend, verjaard, enz.). Momenteel zijn er acht lijsten gedefinieerd die gegevens verzamelen uit diverse databanken (Sitran, Entiteiten, BizTax Backoffice). De gegevens van de lijsten worden dagelijks bijgewerkt. Voorbeelden van lijsten: -

Lijsten op basis van de gegevens, opgenomen in de Entiteit (3 lijsten) Lijsten op basis van de gegevens, opgenomen in het Aanslagjaar (5 lijsten)

10. Voor de centrale dienst is er een specifieke module die de inkohiering op landelijk niveau beheert. De module laat toe om de inkohiering via een aantal parameters te sturen (bv. tijdstip van inkohiering, minimaal of maximaal bedrag, enz.). 11. Lijst drukker. Op centraal niveau moet de backoffice een bestand genereren dat de drukker in staat stelt de papieren aangiften aan de belastingplichtigen te verzenden (naam, adres, limietdatum, gegevens van de afzender, enz.). 12. Relationele databank. De gegevens van de aangiften en het permanent dossier, opgeslagen onder het XBRL-formaat moeten via een relationele databank ter beschikking zijn voor andere toepassingen opdat zij deze gegevens kunnen gebruiken voor verdere verwerking.

2. Beheer via Entiteiten en Aanslagjaar Naast een aantal specifieke modules moet BizTax Backoffice zowel op niveau van de entiteiten als op niveau van het aanslagjaar een aantal gegevens bewaren, opvolgen en bijwerken. De “Entiteit” is de onmisbare link tussen de persoonlijke signaletiekgegevens en de rechten en fiscale en niet-fiscale verplichtingen die eruit voortvloeien. De entiteit is het verbindingspunt tussen enerzijds het luik persoonlijke signaletiekgegevens en de andere luiken van het Enig Dossier zoals de fiscale gegevens waaronder de aangiftegegevens, de controlegegevens en de gegevens van inning en invordering, de patrimoniumgegevens en de douanegegevens. De “entiteit” is het geheel van alle rechten en verplichtingen, verbonden aan een belasting, een taks of een verworven recht van de FOD Financiën. Het betreft één of meerdere “Eenheden Persoon”.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

177/215

De generieke Entiteit wordt aangevuld met een aantal gegevens die specifiek zijn voor BizTax. In de Entiteit worden een aantal gegevens opgeslagen die van kracht zijn voor een specifieke belastingplichtige, over de verschillende aanslagjaren heen (bv. balansdatum, taal, enz.), terwijl in het luik Aanslagjaar gegevens worden opgeslagen die specifiek zijn voor dat aanslagjaar (ontvangstdatum aangifte, limietdatum aangifte, enz.). Op basis van de gegevens, opgenomen in de Entiteit, wordt er jaarlijks een Aanslagjaar ‘geïnitialiseerd’. Met andere woorden, er wordt een record aangemaakt voor elke aangifte die voor dat specifieke aanslagjaar moet ingediend worden en waarbij reeds een aantal metagegevens worden aangemaakt (balansdatum, limietdatum, bevoegde dienst, taal, enz.). Zowel de gegevens van Entiteit als die van Aanslagjaar moeten bewaard, bijgewerkt en geconsulteerd kunnen worden, waarbij een aantal validatieregels in acht genomen moeten worden.

3. Linken met andere toepassingen BizTax Backoffice heeft tal van linken met andere toepassingen. 3.1. Sitran Sitran is de unieke toepassing binnen de FOD Financiën die alle signaletiekgegevens van de belastingplichtigen verzamelt en aan de diverse gebruikers en toepassingen, waaronder BizTax Backoffice, ter beschikking stelt. Zij wordt gevoed door een aantal authentiek bronnen, waar onder de Kruispuntbank van Ondernemingen. Het voeden van de verschillende toepassingen gebeurt op basis van signalen, die voor de verschillende datavelden van Sitran zijn ontwikkeld en waarvan de toepassingen gebruik maken om hun datavelden aan te passen, bepaalde transacties te starten of taken te creëren. BizTax Backoffice maakt momenteel gebruik van 9 signalen. Het betreft: - Juridische toestand - Rechtsvorm - Adres - Fusies en splitsingen - Activiteitscode - PersIDF en UPersIDF

Bijzonder bestek

-

S&L/AO/386/2014/00

Hoedanigheid Balansdatum

178/215

- Grote Ondernemingen/KMO

Deze signalen starten binnen de toepassing BizTax Backoffice een aantal taken of werken een aantal velden bij.

3.2. AnnuComp AnnuComp is de toepassing binnen de FOD Financiën die de signaletiekgegevens verzamelt van alle diensten, evenals hun competenties. BizTax maakt gebruik van AnnuComp telkens de bevoegde dienst moet bepaald worden bij bijvoorbeeld een adreswijziging van een belastingplichtige, bij het aanmaken van een aanslagbiljet waarop de bevoegde dienst vermeld wordt, enz.

3.3. Calculatrix Calculatrix bevat enerzijds een aantal validatieregels met betrekking tot de aangiften, voor zover deze niet opgenomen zijn in de XBRL-taxonomie. Anderzijds wordt binnen de toepassing Calculatrix de verschuldigde belasting berekent, worden simulaties gemaakt en is de ganse inkohieringsketting hierin opgenomen.

3.4. TaskManager De taken die binnen elke toepassing aangemaakt worden, worden gecentraliseerd in de TaksManager en geeft de gebruiker een overzicht van al de taken die hem toebedeeld zijn. Binnen TaksManager kunnen deze gerangschikt worden volgens prioriteit, volgens toepassing die ze gegenereerd heeft, enz. 3.5. Identity & Access Management (IAM) Binnen IAM worden de toegangsrechten tot de diverse toepassingen opgeslagen waarover elke gebruiker beschikt.

4. eXtended Business Reporting Language (XBRL) De toepassing BizTax Backoffice is deels opgebouwd door middel van een XBRL-taxonomie die de schermen van de aangiften en het permanent dossier genereren. De schermen van de aangiften worden gegeneerd door een taxonomie die een extensie is van de taxonomie die ook in het kader van BizTax Frontoffice gebruikt wordt; voor het permanent dossier is een aparte taxonomie ontwikkeld. In de toepassing moet rekening gehouden worden dat niet enkel de taxonomie met betrekking tot de betreffende aangiften en permanent dossier gebruikt wordt, maar dat mogelijk ook andere taxonomieën vereist zijn en/of een extensie op de taxonomie met concepten en andere gegevens eigen aan de backoffice-omgeving. Ook zijn meerdere versies van de taxonomie VenB, BNI/Ven en RPB mogelijk. Dit dient zo gecentraliseerd mogelijk beheerd en bijgewerkt te worden (taxonomy repository). De validatie gebeurt zowel voor de technische voorwaarden (voorschriften XML en XBRL, structuur gegevens, e.d.) als voor de inhoudelijke controles (o.a. rekenkundige en logische controles, fiscaaltechnische validaties). 1.5. Overzicht van het aantal potentiële gebruikers

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

179/215

Aantal gebruikers

Backoffice

Klassieke taxatiediensten VenB: 1.050 verspreid over 160 kantoren

Read & Write

Controlecentra: 1.850 verspreid over 48 centra

Read & Write

Taxatiediensten RPB: 149 verspreid over 13 kantoren

Read & Write

Taxatiediensten BNI/Ven: 100 verspreid over 6 kantoren

Read & Write

Opsporingen: 450

Read

PB: 3.000

Read

BTW: 1.900

Read

Fraude : 650

Read & Write

Buiten deze rechtstreekse, actieve gebruikers zullen er nog tal van diensten binnen de FOD Financiën zijn die de gegevens van de aangifte en haar bijlagen zullen wensen te consulteren.

t.

Terugkerende levenscyclus

In functie van een wijzigende fiscale wetgeving en wijzigende administratieve onderrichtingen dient de backoffice zich aan te passen en zijn wijzigingen noodzakelijk. Deze wijzigingen situeren zich voornamelijk op volgende vlakken: -

de aangiften en het permanent dossier worden in de Backoffice gegenereerd door middel van een taxonomie. Bij wijzigende wetgeving of technische ontwikkelingen dient in voorkomend geval de taxonomie aangepast te worden, die tot nieuwe schermen betreffende de aangifte en in sommige gevallen betreffende het permanent dossier zal leiden (bijkomende tabellen). Ook op vlak van validatieregels, vervat in de taxonomie, kunnen wijzigingen vereist zijn. Bijstand bij de creatie en het beheer van de XBRLtaxonomie en bijstand bij het integreren en aanpassen van de schermgeneratie van de aangepaste XBRL-taxonomie zal jaarlijks noodzakelijk zijn;

-

wijzigingen van validatieregels die beheerd worden door Calculatrix kunnen tevens vereist zijn;

-

aangepaste of bijkomende standaardbrieven;

-

aangepaste of bijkomende lijsten;

-

zowel inzake Entiteiten als Aanslagjaar kunnen bijkomende velden vereist zijn; de toepassing zal op dit vlak dan aangepast moeten worden, wat ook de creatie van bijkomende validatieregels kan impliceren;

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

180/215

-

het Aanslagjaar wordt jaarlijks automatisch geïnitialiseerd; wijzigingen aan deze module kunnen ingevolge aanpassingen van wetgeving of onderrichtingen vereist zijn;

-

de interacties met de diverse toepassingen kunnen wijzigingen van de toepassing BizTax Backoffice vereisten;

-

indien gebruik gemaakt wordt van bijkomende signalen, afkomstig van Sitran, zullen de transacties en taken die hierdoor binnen BizTax Backoffice noodzakelijk zijn, ontwikkeld moeten worden;

-

de gegevens opgenomen in het bestand Lijst Drukker kunnen gewijzigd en/of uitgebreid worden.

u.

Aanwijzingen wat betreft het evolutieve onderhoud

Toekomstige evoluties van de BizTax Backoffice kunnen zich op volgende vlakken situeren: 2. Herinneringsbrieven Belastingplichtigen die hun aangiften niet indienen, worden door middel van een herinneringsbrief alsnog aangemaand om spontaan aan hun verplichtingen te voldoen, vooraleer wordt overgegaan tot het vestigen van een boete. Het detecteren van de belastingplichtigen die in hun aangifte niet ingediend hebben en het verzenden van een herinneringsbrief dient in de toekomst volledig automatisch te verlopen.

3. Administratieve boeten Aan belastingplichtigen die de fiscale wetgeving niet gerespecteerd hebben, kunnen administratieve boeten opgelegd worden. Door middel van een aangetekend schrijven (standaardbrief ) worden zij van dit voornemen op de hoogte gebracht. Zij beschikken over een termijn van één maand om hun opmerkingen te formuleren en in voorkomend geval wordt een boete ingekohierd, waarvan het bedrag afhangt van de reeds voorheen opgelopen boeten. Belastingplichtigen ontvangen een aanslagbiljet met verzoek dit bedrag te voldoen binnen de wettelijk termijn. De historiek van deze boeten wordt bijgehouden in een tabel van het permanent dossier. Dit ganse proces, dat momenteel nog grotendeels een papieren weg volgt, dient geautomatiseerd te worden: - verzenden van een standaardbrief aan de belastingplichtige in overtreding; - het ontvangen van hun reactie; - de opmaak en de verzending van het aanslagbiljet, waarbij de historiek dient geraadpleegd te worden; - het bijwerken van de tabel van het permanent dossier, na inkohiering; - het geautomatiseerd overmaken van de ingekohierde bedragen aan de Administratie van de Invordering met het oog op de inning en invordering

4. MyMinFin Bepaalde modules van de backoffice zullen mogelijk in de toekomst ter consultatie ter beschikking gesteld worden aan de belastingplichtige en/of zijn gevolmachtigde. Deze consultatie zal vermoedelijk gebeuren via MyMinFin. De nodige integratie is hier te voorzien.

5. Integratie met andere toepassingen

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

181/215

Tal van toepassingen die de taxatiediensten gebruiken worden soms onafhankelijk van elkaar ontwikkeld op verschillende tijdstippen. Deze toepassingen werden veelal ontwikkeld in het kader van het programma ‘Geïntegreerde Verwerking’, één van de strategische principes van de Coperfinhervorming binnen de FOD Financiën. De integratie tussen de verschillende toepassingen dient tijdens de komende jaren wellicht verbeterd te worden, mede gelet op organisatorische hervormingen die binnen de FOD Financiën in het vooruitzicht gesteld worden. BizTax Backoffice heeft voornamelijk raakpunten met de toepassing Stirco (module ter ondersteuning van de controlewerkzaamheden). Taxatie-agenten, belast met het uitvoeren van de controlewerkzaamheden zullen ook veelvuldig gebruik maken van de BizTax Backoffice. Stirco en BizTax Backoffice, momenteel twee onderscheiden toepassingen, zullen meer en meer geïntegreerd moeten worden.

6. Nieuwe functionaliteiten De toepassing BizTax Backoffice zal ten vroegste pas vanaf aanslagjaar 2014 in gebruik genomen worden. Na de eerste ingebruikname zullen door de gebruikers wellicht nog een aantal leemten in de functionaliteiten van de toepassing vastgesteld worden waarvoor bijkomende ontwikkelingen zullen vereist zijn.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

182/215

X. CalcIsoc • • Functionele beschrijving • Inleiding Calcisoc staat in voor een serie programma’s, die de berekening en inkohiering van de volgende inkomstenbelastingen bewerkstelligen: vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting en de belasting niet-inwoners/vennootschappen. Het betreft volgend aantal rechtspersonen: • 510.000 in de vennootschapsbelasting • 100.000 in de rechtspersonenbelasting • 11.000 in de belasting niet-inwoners/vennootschappen Het objectief van Calcisoc is het realiseren van een correcte en tijdige belastingheffing voor alle belastingplichtigen en het tijdig ter beschikking stellen van een berekeningsmodule, die hen toelaat zelf hun belastingen te berekenen, om op die manier de compliancy aan te moedigen. Calcisoc interageert met de volgende toepassingen Biztax front-office, Biztax back-office, Voorafbetalingen, Sitran, Entiteiten, Annucomp, ICPC, Fedopress.

• Omschrijving Alle interventies van menselijke actoren vinden plaats via de applicatie Biztax (frontoffice of backoffice). Calcisoc berekent de belasting in simulatiemodus wanneer de functie wordt aangeroepen door Biztax frontoffice. In dat geval worden geen gegevens opgeslagen. Calcisoc berekent de belasting in definitieve berekeningsmodus wanneer de functie wordt aangeroepen door Biztax backoffice. De gegevens die voortvloeien uit de verwerking worden naar Biztax backoffice gestuurd waar ze opgeslagen worden om na selectie door een ambtenaar ingekohierd te kunnen worden. Met regelmatige tussenpozen raadpleegt Calcisoc, door middel van een view, de gegevensbank Biztax om te bepalen of één (of meerdere) pakket(ten) klaar zijn voor inkohiering. De overeenkomstige aangiften en het resultaat van de bijhorende definitieve berekening worden geëxtraheerd uit Biztax en geïntegreerd in Calcisoc. Het inkohieringsproces wordt voortgezet door de creatie van kohieren, de toekenning van kohiernummers en van artikelnummers, de verzending van de inkohieringsbestanden naar het invorderingsysteem, de uitgave van AB's en de aanzuivering van de voorafbetalingen. Aan het einde van het inkohieringsproces wordt een feedback verstuurd naar Biztax backoffice.

Bijzonder bestek

•

S&L/AO/386/2014/00

183/215

Model van functionele architectuur

Diagram van de packages.

Verrijking

Functionaliteiten voor het aanvullen van de gegevens van het borderel met gegevens van buiten het systeem of gegevens afkomstig van vorige aangiften

Validatie

Functionaliteiten voor het valideren van de gegevens van het borderel en het uitbrengen van warnings of fouten wanneer aan één (van de) validatieregel(s) niet voldaan wordt.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

184/215

Berekening

Functionaliteiten voor het berekenen van de vennootschapsbelasting.

Uitgave

Functionaliteiten voor het opstellen van een berekening in pdf-formaat of een aanslagbiljet

Inkohiering

Functionaliteiten voor het invoeren in het algemene invorderingssysteem van de FOD Financiën van de gegevens die nodig zijn voor de invordering

Aanzuivering VA

Functionaliteiten voor de synchronisatie met de VA-gegevensbank en de aanzuivering van de VA

v.

Terugkerende levenscyclus

De jaarlijkse fiscale aanpassingen aan de drie aangiften voor de rechtspersonen hebben een impact op Calcisoc. Er dient jaarlijks een nieuwe versie te worden voorzien die het nieuwe aanslagjaar bijkomend ondersteunt. Nieuwe fiscale wetgeving, nieuwe rechtspraak en gewijzigde administratieve bepalingen veroorzaken noodzakelijke wijzigingen aan de toepassing. Aanpassingen aan de toepassingen waarmee Calsisoc interageert en technische evoluties van de ICT-standaarden veroorzaken een continu onderhoud van de toepassing. Tot slot zijn er de bijkomende ontwikkelingen om de correcte en performante werking van de toepassing te blijven garanderen.

w. Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud De toepassing Calcisoc is pas sinds september 2014 voor de inkohieringen van het aanslagjaar 2014 in gebruik genomen. Een aantal leemten in de functionaliteiten van de toepassing zullen vast en zeker vastgesteld worden, waardoor bijkomende ontwikkelingen vereist zijn. Reeds geïdentificeerde ontbrekende en dus nog te ontwikkelen functionaliteiten: • versnelde inkohiering •

integratie manuele inkohiering

•

GUI om codes te blokkeren

•

statistieken over de inkohieringen

•

efficiënt testplatform •

Bijzonder bestek

XI. •

S&L/AO/386/2014/00

185/215

Stir-Controle (STIR-CO) Functionele beschrijving

Release 1 Algemene omschrijving STIR-CO(ntrole) heeft de uitbouw van een controlemodule voor alle controlediensten inkomstenbelastingen en BTW binnen AA Fisc als voorwerp. Binnen het kader van het STIRprogramma is immers het werkplanbeheer binnen de context van fiscaal nazicht reeds gerealiseerd. Dit vervolgproject houdt de verfijning in van de STIR-CO(ntrole) werkplanfunctionaliteiten, evenals de ontwikkeling van de functionaliteiten inzake document- en correspondentiebeheer. Deze laatste bevatten de kern van de uitvoering van het fiscaal nazicht van de, via de risicobeheerstoepassingen voorgestelde, controleopdrachten. Deze controleopdrachten worden verder opgesplitst in een aantal luiken die toegespitst zijn op het onderzoek van één specifieke belastingmaterie. Projectdoelstellingen Optimalisering, uniformisering en meer transparant maken van het werkplanbeheer van alle binnen de AOIF CC's uitgevoerde controleopdrachten. Digitalisering van het controledossier waardoor dit online consulteerbaar wordt door elke daarvoor geautoriseerde Fodfin ambtenaar Omvang (scope): Het project betrof in se enkel het beheer en de uitvoering van controleopdracht binnen de AOIF CC's. Met ingang van 01/01/2012 werd de scope uitgebreid naar alle klassieke controlediensten AA Fisc. Het aspect risicoanalyse is niet vervat in het project Stirco. Eindproducten: Een applicatie die het werkplanbeheer van alle binnen de AOIF CC's uitgevoerde controleopdrachten ondersteunt en waarmee de individuele controleagent zijn controledossier in digitale vorm beheert. Binnen de applicatie zijn ook een standaardrapporten beschikbaar die voor de nodige managementinformatie zorgen. Release 2 Deze fase van het STIR-CO-project omvat de weergave van de functionaliteiten van het werkplan zoals ontwikkelingen inzake het beheer van de documenten en de briefwisseling. De door de risicobeheerapplicatie voorgestelde controleopdrachten zullen opgedeeld worden in een aantal componenten.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

186/215

Synthetische weergave van module 1: Controle.

SITRAN

WS Sitran

IAM

Controle

CCFF

WS Stiron Documents

Webservices SOAP

Up loa d qu eue

CCFF

LDAP Contexte interapplicatif

Cognos

STIR_CORE

FileNet

Bijzonder bestek

x.

S&L/AO/386/2014/00

187/215

Terugkerende levenscyclus

1. Aanpassingen van de applicatie aan de interne technologische evoluties (de Java-wereld vereist om de 2 jaar een grote release); 2. Aanpassingen van de applicatie aan de externe technologische evoluties (OS, browser ...); 3. aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de structuur van de organisatie; 4. Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de wetgeving. 5. Verbetering van de kwaliteit van bestaande applicaties.

y.

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

1. Rapporten en opvolgingen implementeren zowel voor intern gebruik als voor extern gebruik (COGNOS en BAM); 2. De toegang tot STIR-CO uitbreiden tot de diensten voor het beheer van de klassieke diensten en door de contextual services; 3. Uitbreiding basisfunctionaliteit en templates gestructureerde documenten; 4. Invoeren van een mailsysteem binnen STIR-CO welke de werkplanbeheerder inlicht omtrent nieuw opgeladen acties, belangrijke wijzigingen, overdracht opdracht … 5. Opnemen van dienstbenamingen in de dropdownmenu van crestracodes; 6. Integratie van STIR-CO met Stiron Lot 1 Biztax, Taxi en Lot 2 BTW waardoor de resultatenfiche vooringevuld wordt op basis van de gegevens die ingegeven worden voor inkohiering of op basis van invorderingsorder teneinde incoherenties en dubbele inputs te vermijden; 7. Export naar Excel van opdrachten (reeds bestaand) maar met toevoeging van de onderliggende luiken, gekoppeld aan elk van deze geëxporteerde opdrachten (status luik, uitvoerder, …); 8. Dropdownmenu uitvoerder te voorzien bij opzoeking van luiken door de dienstchef; 9. Visualiseren van de afsluitdatum van een opdracht bij opdrachtenlijst.

Bijzonder bestek

XII.

S&L/AO/386/2014/00

188/215

Stir-Opsporingen

•

Functionele beschrijving • Release 1 Binnen het systeem voor het geïntegreerd beheer van de Administratie van de Belastingen en de Invordering (STIR) moet de ontwikkeling van de module STIR-RE ondersteuning bieden enerzijds ten aanzien van het beheer van het werkplan voor Opsporingen en anderzijds ten aanzien van het beheer van de documenten en de taken van de agenten van Opsporingen. Het project STIR-RE heeft betrekking op de uitvoering van de opsporingsacties binnen de activiteitensectoren. Er zullen een reeks functionaliteiten ontwikkeld worden ten aanzien van het beheer van het werkplan en de werkinstructies die tijdens een volgende release aangevuld zullen worden. Release 2 Er worden een aantal nieuwe elementen in de applicatie ingevoerd zoals het beheer van gestructureerde en niet-gestructureerde documenten, de integratie met het 'Unieke Dossier', het begrip werklast met inbegrip van de werking met een actieteam, het ruime begrip vaststelling met inbegrip van het validatieproces en de niet-geprogrammeerde vaststellingen ... • Synthetische weergave van module 2: Opsporingen. SITRAN

WS Sitran

WS Stiron Documenten

Webservices SOAP

IAM

Up loa d

Opsporinge n

CCFF

CCFF

LDAP Interapplicatiev e context

STIR_CORE

FileNet

•

z.

Terugkerende levenscyclus • • 1. Aanpassingen van de applicatie aan de interne technologische evoluties (de Java-wereld vereist om de 2 jaar een grote release); 2. Aanpassingen van de applicatie aan de externe technologische evoluties (OS, browser ...); 3. Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de structuur van de organisatie; 4. Aanpassingen van de applicatie aan de wijzigingen in de wetgeving. 5. Verbetering van de kwaliteit van bestaande applicaties. • a. Aanwijzingen wat betreft het evolutieve onderhoud De evoluties voor STIR_Opsporingen kan in 2 luiken worden opgedeeld: · Een technische component · Een organisatorische/reglementaire component

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

189/215

1. De technische component van STIR_Opsporingen betreft het aanpassen van de toepassing aan de wijzigingen m.b.t. de gebruikte technologie. … a. Binnen het NCO werden in het verleden een aantal invoermodules (MySQL en PHP) ontwikkeld die de stakeholders de mogelijkheid bieden data aan te leveren voor het uitvoeren van SLA’s. Deze modulen beantwoorden evenwel niet aan de vigerende ICTstandaarden en dienen te worden vervangen door flexibele invoermodules die beantwoorden aan de vigerende en toekomstige ICT-standaarden. 2. De toepassing STIR_Opsporingen dient vanaf 2014/2015 onvermijdelijk in lijn te worden gebracht met een aantal organisatorisch/reglementaire wijzigingen. Zonder deze aanpassingen kan de toepassing niet verder worden gebruikt. Belangrijke aandachtspunten zijn: a. Invoeren van een nieuwe organisatiestructuur waarbij de 2 directies LOD en NIOD worden vervangen door 1 centrum NCO en de bestaande 22 inspecties worden vervangen door 2 afdelingen met een aantal teams (in huidige structuur onbestaand). De nieuwe structuur dient te worden geïmplementeerd in de toepassing. Dit houdt in dat er, al dan niet ingrijpend, wijzigingen dienen te gebeuren m.b.t. de structuur van de onderliggende tabellen; herdefiniëren en aanpassen van de huidige validatieregels; het opnieuw evalueren van business rules n.a.v. het implementeren van een procesgerichte benadering van de opsporingsactiviteiten (P111); het herbestuderen en aanpassen van Consultatiematrix voor stakeholders, vermits deze ook in totaal nieuwe organisatie- en overlegstructuren terecht komen, … b. Door de hertekening van de ambtsgebieden in de nieuwe structuur, dient de centrale upload van de toepassing in extenso te worden aangepast. Deze aanpassing is tevens de ideale gelegenheid om de functionaliteiten van deze upload meer in lijn te brengen met de noden en verwachtingen van zowel de stakeholders als de interne gebruikers. c.

Teneinde op toekomstige organieke en procesmatige wijzigingen te kunnen anticiperen is het wenselijk een administratormodule uit te bouwen, zodat de noodzakelijke aanpassingen aan de toepassing vlot kunnen worden verwerkt en de continuïteit van de toepassing kan worden gegarandeerd. Een administratormodule biedt tevens de mogelijkheid om de afhankelijkheid van een externe partner te verminderen.

d. De verplichte invoering (door het OCC van de AAFISC) van het proces P111; de opvolging ervan via KPI’s (vanaf 2014), evenals de verdere uitbouw van de werkwijze via SLA’s met diverse stakeholders, noopt NCO tot het laten ontwikkelen van een opvolgingsmodule. Zonder deze module kunnen de werkzaamheden van het NCO niet op een gedegen en professionele manier worden opgevolgd en blijft het behelpen met fragmentarische informatie. Opvolging op individueel niveau van medewerker dient via Business Activity Monitoring (BAM) te gebeuren. Voor opvolging op afdeling en centrumniveau kan eventueel voor een andere oplossing worden geopteerd. Tevens dient de externe gebruiker (stakeholder) de uitvoering van de aan NCO toevertrouwde taken te kunnen opvolgen.

Bijzonder bestek

XIII.

S&L/AO/386/2014/00

190/215

PRM-On-Web (of RV-On-Web)

a. Functionele beschrijving  Wat is Roerende Voorheffing? De roerende voorheffing is een belasting die verschuldigd is op de inkomsten uit roerende goederen en kapitalen (inzonderheid intresten en dividenden), alsook op de diverse inkomsten van roerende aard. De roerende voorheffing wordt over het algemeen aan de bron afgehouden en moet spontaan worden gestort aan de FOD Financiën door diegenen die de belastbare inkomsten hebben toegekend (gedefinieerd als debiteuren in tegenstelling tot de verkrijgers van de inkomsten), of door bepaalde financiële tussenpersonen. De voorheffing is overigens in bepaalde gevallen verschuldigd door de genieter van de inkomsten. Deze voorheffing moet worden betaald binnen de vijftien dagen na de toekenning of de betaalbaarstelling van de belastbare inkomsten.  Rv-on-web Dankzij de internettoepassing Roerende Voorheffing (Rv-on-web) van de FOD Financien kunnen sinds 2012 alle belastingplichtigen hun aangiften in de roerende voorheffing rechtstreeks langs elektronische weg indienen. Rv-on-web is een snelle, gebruiksvriendelijke en veilige elektronische manier om een aangifte in de roerende voorheffing in te dienen. Rv-on-web aanvaardt 2 verschillende identificatiemiddelen: ◦ De elektronische identiteitskaart; ◦ Of een certificaat klasse III afgeleverd door: ◦ Global Sign ◦ ISABEL ◦ Certipost Rv-on-web dient 24 uur op 24 beschikbaar te zijn zodat men op ieder tijdstip een aangifte kan indienen. De roerende voorheffing moet aangegeven en betaald worden binnen de 15 dagen na toekenning of de betaalbaarstelling van de belastbare inkomsten, d.w.z. de datum waarop genieter werkelijk over de inkomsten kan beschikken. Het systeem levert aan belastingplichtigen een gestructureerde mededeling die ze voor de betaling dient gebruiken.

de de de te

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

191/215

b. Terugkerende levenscyclus De toepassing RV-on-Web is een onderdeel van het project Stimer. Hoewel het project Stimer tot de bevoegdheden van de AAII behoort, is het onderdeel Stimer RV (zo is de toepassing RV-on-Web gedefinieerd binnen Stimer) toegewezen aan de AAFisc. Dit onderdeel bevat immers de registratie van de aangiften RV, wat tot de bevoegdheid van de AAFisc behoort. Het project Stimer is ondertussen vervangen door het project First. Er bestaat een onderhoudscontract met de firma Centran om het onderhoud van Stimer/First te verzekeren. Vermits het project Stimer heel wat kinderziektes vertoonde is RV-on-Web hier ook niet van gespaard gebleven. De voorbije jaren is er veel bug-fixing dienen te gebeuren aan deze toepassing. De bug’s en kinderziektes zijn nu grotendeels overwonnen. Als gevolg hiervan is weinig tot geen normaal onderhoud nodig geweest. In 2014 dienden er een aantal functionele aanpassingen aan de ingave-schermen en de database te gebeuren. Er is in RV-on-Web geen jaarlijkse onderhoudscyclus nodig. De aanpassingen aan deze toepassing zijn bijna uitsluitend het gevolg van gewijzigde wetgeving of de wijziging van administratieve richtlijnen.

c.

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Voor het jaar 2015 wijzigt het model van aangifte RV ingrijpend. Dit zal een aanpassing vragen aan de ingave-schermen en aan de database. Hierbij zal ook de ontwikkeling van een model van statistische informatie nodig zijn. Verder denkt de directie die verantwoordelijk is voor de wetgeving inzake de RV momenteel na over een bijkomende aangifte voor de zogenaamde “volksleningen”. Hierover is echter zowel op het administratieve als op het politieke vlak nog geen beslissing genomen,

Bijzonder bestek

XIV.

S&L/AO/386/2014/00

192/215

Fin ELTS a. Functionele beschrijving

FinELTS is een applicatie voor het invoeren van de – Aangiften voor de belasting op langetermijnsparen –

Aangiften voor de belasting op premies (nieuw)

door financiële instellingen en verzekeringsmaatschappijen •

•

De gegevens kunnen in de applicatie ingevoerd worden via: –

het scherm

–

bestanden

De applicatie is toegankelijk via: –

de elektronische identiteitskaart

–

een certificaat van klasse 3 afgeleverd door Global Sign, Isabel of Certipost

•

De gebruiker moet bovendien in het systeem geregistreerd zijn.

•

Wat ook de toegangswijze is (Eid, klasse 3), de gebruiker moet bij de eerste inlogsessie over de beheerdersrechten op de machine beschikken.

•

Voor een toegang via Eid moet de volgende informatie zich in de e-mail bevinden:

•

–

ondernemingsnummer (nr. KBO)

–

naam van de gemachtigde persoon die toegang krijg tot de site

–

rijksregisternummer van de gemachtigde persoon die toegang krijg tot de site

–

E-mailadres van de gemachtigde persoon

Voor een toegang via een certificaat van klasse 3 moet de volgende informatie zich in de email bevinden: –

ondernemingsnummer (nr. KBO)

–

E-mailadres van de gemachtigde persoon

–

Het doel van het certificaat klasse 3 (ID + naam): in het eerste scherm van de applicatie FINELTS, op de knop klikken

b. Terugkerende levenscyclus Er zijn geen wijzigingen die terugkeren tijdens iedere jaarlijkse cyclus. De wijzigingen zijn afhankelijk van de budgettaire beslissingen.

c. •

Aanwijzingen wat betreft het toekomstige evolutieve onderhoud

Krachtens artikel 8 van de Europese richtlijn 2011/16/EU betreffende de administratieve

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

193/215

bijstand voor directe belastingen is België verplicht om voor de aanslagperiode beginnend op 1 januari 2014 automatisch alle beschikbare inlichtingen uit te wisselen waarover het beschikt ten aanzien van de ingezetenen van de andere lidstaten inzake inkomsten. Om automatisch en op gestructureerde wijze in STIRint de inlichtingen met betrekking tot de levensverzekeringen van niet-ingezetenen te verstrekken moeten de door de leden van Assuralia gebruikte FinELTS-inputs (invoer en XML-bestanden) gewijzigd worden om over de landcodes, postcodes en indien mogelijk NN te beschikken en moet bijgevolg de gegevensbank gewijzigd worden om deze informatie te ontvangen en moet een XML-stroom gecreëerd worden om de verzoeken afkomstig van STIRint te ontvangen en antwoorden te versturen. •

Toegang geven tot de applicatie in de andere diensten zoals de Grote Onderneming, de invordering, het Datawarehouse, de TACM, de Dienst Gegevensbeheer ...

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

194/215

Perceel 4 (Transnationaal domein)

• 1.

STIRint/FATCA/Auto_DT

Algemene beschrijving

1.1. Inleiding. STIRint is een programma waar verschillende toepassingen voor internationale administratieve samenwerking ondergebracht zijn. Een van de belangrijkste taken van het programma is het uitvoeren en beheren van elk type van internationale uitwisseling van inlichtingen en dit zowel op het gebied van directe belastingen, als voor de B.T.W. en invordering. Het uitvoeren en beheren van de internationale uitwisseling van inlichtingen gebeurt in afzonderlijke toepassingen omwille van de verschillende rechtsgronden. Zelfs binnen eenzelfde materie is het vaak noodzakelijk om verschillende toepassingen te ontwikkelen om te voldoen aan de verschillende internationale verplichtingen. STIRint is een gemeenschappelijk platform, bestaande uit verschillende modules binnen de verschillende administraties: • • • •

AAFISC (Directe Belastingen en BTW) AAII (Inning & Invordering) AAPD (Patrimoniumdocumentatie) BBI (Bijzondere Belastings Inspectie)

Voor de invordering gebeurt er niet alleen een internationale uitwisseling van inlichtingen maar ook de notificatie van documenten en vooral de verzoeken om het nemen van bewarende maatregelen en het uitvoeren van de invordering. Tijdens het directie vergadering van de F.O.D. Financiën van 23 / 01 / 2015 werd beslist om het algemeen beheer van het programma STIRint toe te vertrouwen aan de Algemene Administratie van de Fiscaliteit. 1.2.

De toepassingen gesorteerd volgens domein.

Een overzicht van de toepassingen binnen het programma STIRint gesorteerd volgens domein vindt u hierna. Deze lijst is niet beperkend en kan aangevuld worden met ander toepassingen binnen het STIRint programma. De toepassingen voor B.T.W. •

Internationale samenwerking

Deze toepassing wordt gebruikt voor de opvolging en het beheer van elk dossier en elk type van uitwisseling van inlichtingen inzake B.T.W. Deze toepassing bevat vele functionaliteiten die het toelaten om te voldoen aan onze internationale verplichtingen: onder andere het beheer van Belgische en buitenlandse bevoegde autoriteiten, opvolging van doorlooptermijnen, inzamelen van statistische informatie, beheren van mandaten toegekend in het kader van multilaterale controles, enz. •

VAT Refund.

Deze toepassing zal op termijn overgedragen worden aan de Algemene Administratie van de Inning en Invordering.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

195/215

Deze module verzekert het beheer van de aanvragen tot teruggave van B.T.W. (8ste en 13de directieven). De module verstuurt de aanvragen van Belgische belastingplichtigen naar de ander lidstaten via Intervat en verzekert de ontvangst en de behandeling van aanvragen tot teruggave van B.T.W. van belastingplichtigen van andere lidstaten (8ste directieve) en van landen buiten de Europese Unie (13de directieve).

•

VAT on-e-services (VOES)

De module maakt deel uit van de toepassing MOSS sedert 01/01/2015. Niettemin dient deze module actief te blijven tot 31/12/2017 ten einde niet Europese belastingplichtigen toe te laten om hun ‘Voes’ aangiften van voor 2015 te verbeteren. De beschrijving van deze module is opgenomen in de beschrijving van de module MOSS. Het gaat in feite om het zelfde regime als MOSS, alleen toepasbaar op niet Europese Belastingplichtigen sedert 2003. De toepassingen voor Directe Belastingen. •

Internationale Samenwerking

Deze toepassing wordt gebruikt voor de opvolging en het beheer van elk dossier en elk type van uitwisseling van inlichtingen inzake directe belastingen. Deze toepassing bevat vele functionaliteiten die het toelaten om te voldoen aan onze internationale verplichtingen: onder andere het beheer van Belgische en buitenlandse bevoegde autoriteiten, opvolging van doorlooptermijnen, inzamelen van statistische informatie, beheren van mandaten toegekend in het kader van multilaterale controles, consultatie van de inlichtingen door de bevoegde taxatiediensten, enz. •

Spaarrichtlijn & OESO

Deze toepassing zorgt ervoor dat we de verplichtingen die zijn opgenomen in de Europese Spaarrichtlijn kunnen naleven voor wat betreft het versturen van inlichtingen. De toepassing zorgt eveneens voor de technische verwerking van de inlichtingen met betrekking tot spaarinkomsten die we ontvangen van de andere EU-lidstaten, de afhankelijke of geassocieerde gebieden en een aantal derde landen. Alvorens de inlichtingen te versturen, dient een verwerking te gebeuren van de inlichtingen die zijn verzameld van de Belgische financiële instellingen. De toepassing zorgt eveneens voor de technische verwerking en terbeschikkingstelling van de inlichtingen met betrekking tot de spaarinkomsten die we ontvangen van andere EU-lidstaten, de afhankelijke of geassocieerde gebieden en een aantal derde landen. Deze toepassing verwerkt (versturen en ontvangen) ook de automatische uitwisseling van inlichtingen met de formaten die ontwikkeld zijn door de O.E.S.O. • Auto_DT Deze toepassing is ontwikkeld in het kader van artikel 8 (automatische uitwisseling van inlichtingen) van de Europese Richtlijn 2011/16/EU. Deze toepassing zal zorgen dat België zijn verplichting kan naleven voor wat het versturen van beschikbare inlichtingen betreft vanaf inkomstenjaar 2014 (eerste effectieve uitwisselingen zullen plaats vinden in 2015) aan de andere EU-

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

196/215

lidstaten met betrekking tot de volgende inkomstencategorieën:  IE (Income from Employment): Arbeidsinkomen  DF (Director’s Fees): directiehonoraria  LIP (Life Insurance Products): levensverzekeringsproducten  PEN (Pensions): pensioenen  ROY (Royalties)  IP (Immovable Property) Eigendom van en inkomsten uit onroerend goed •

FATCA

Deze toepassing zal zorgen voor de verwerking van de inlichtingen die worden uitgewisseld in het kader van het intergouvernementeel akkoord dat werd afgesloten tussen België en de Verenigde Staten (U.S.) van 23 / 04 / 2014. Alvorens de inlichtingen te versturen naar de U.S., dient een verwerking te gebeuren van de inlichtingen die zijn ingezameld van de verschillende Belgische Instellingen. Het gaat hier over de jaarlijkse wederzijdse, automatische uitwisseling van financiële inlichtingen tussen België en de Verenigde Staten. De eerste inlichtingen zullen in september 2015 worden uitgewisseld. •

De toepassingen van MyMinfinPro die gelinkt zijn aan STIRint:

Het betreft de toepassing JMonnet en de toepassing FATCA binnen MyMinfinPro. Deze laatste mag niet verward worden met de toepassing FATCA binnen STIRint.

De toepassingen voor Inning en Invordering. •

Internationale Samenwerking

De module IINV beheert: 1) voor wat betreft de schuldvorderingen waarvan de invordering aan de F.O.D. Financiën is toevertrouwd, de volledige workflow van de internationale invorderingsbijstand op basis van Richtlijn 2010/24/EU, internationale en bilaterale verdragen. De geboden bijstand omvat het verstrekken van inlichtingen, het notificeren van administratieve en gerechtelijke stukken, het nemen van bewarende maatregelen en het invorderen van schulden. De belangrijkste gebruiker van deze module is de Dienst Transversale Invordering (vroeger: CLO Invordering), onderdeel van het Bijzonder Invorderingscentrum. De verschillende ontvangkantoren hebben toegang (consultatie) tot de dossiers die hun aanbelangen. 2)

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

197/215

voor wat betreft de schuldvordering waarvan de invordering de verantwoordelijkheid is van de gewesten en de ondergeschikte besturen, de verzending van de verzoeken en daarmee samenhangende correspondentie tussen de gewestelijke verbindingsbureaus en de buitenlandse administraties voor alle vormen van bijstand opgenomen onder 1).

De toepassingen voor Bijzondere Belasting Inspectie. •

Transversale opzoeking in de toepassingen “Internationale samenwerking / invordering” bij Directe Belastingen, B.T.W. en Inning en Invordering.

Opmerking: de B.B.I. verwerkt zijn dossiers uitwisseling van inlichtingen in de toepassingen “Internationale samenwerking DB” en “Internationale samenwerking B.T.W.” 1.3. Een overzicht van de type toepassingen. Elk van de toepassingen van STIRint maakt het mogelijk om internationale uitwisselingen te verrichten van individuele, het batch- en het transactionele type.

Voor individuele internationale uitwisselingen hebben de toepassingen de volgende kenmerken:  Beschikbaar voor meerdere diensten van F.O.D. Financiën, met gecontroleerde en specifieke toegangsrechten;  Uitgebreide zoekmogelijkheden met meerdere zoekcriteria overkoepelend voor alle dossiers aanwezig in de toepassing;  Terbeschikkingstelling van gegevens zonder documenten te moeten kopiëren en versturen (“Paperless”);  Terbeschikkingstelling van een interface met het oog op de creatie en het beheer van de uitwisselingen;  Registratie van alle types van uitwisselingen en toekenning van een uniek dossiernummer door de toepassing;  Beheer van de stroom van uitwisselingen en hun verwerking;  Aanmaak en beheer van de statistieken;  Flexibele definitie van de rechten van de gebruikers;  Koppeling van de uitwisselingen met de enige dossiers van personen;  Opvolging van de uitwisselingen (herinneringen);  Conformiteit met de door de F.O.D. Financiën gekozen normen. Maken deel uit van deze toepassingen: internationale samenwerking inzake B.T.W., Directe Belastingen en Invordering.

Voor automatische internationale uitwisselingen (batch) hebben de toepassingen de volgende kenmerken:  Beheer van de ontvangst van bestanden uit het buitenland (ofwel automatisch via email, ofwel manueel via een schijfmedium);

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

198/215

 Invoer van het bestand in het systeem en verzending naar de verschillende toepassingen en/of personen;  Mogelijkheid tot correctie van de ontvangen inhoud;  Export van gegevens vanuit verschillende bronnen naar de partnerstaten;  Ter beschikking stellen van de gegevens aan de vragende toepassingen;  Aanmaak en beheer van de statistieken;  Opzoeking en consultatie van verzonden en ontvangen bestanden;  Opzoeking en consultatie van de inhoud van verzonden en ontvangen bestanden (op dossierniveau);  Beheer en opvolging van de manuele identificaties. Maken deel uit van deze toepassingen: savings dirctive/OCDE, JMonnet, Auto_DT, FATCA, FATCA (MyMinfin) voor Directe Belastingen, Registratie in een andere lidstaat en MTN voor B.T.W.. Voor transactionele internationale uitwisselingen heeft de toepassing VATRefund de volgende kenmerken:  Beheer van de aanvragen, de correcties en de signalementsgegevens;  Nemen van beslissingen inzake de terug te betalen bedragen;  Beheer van de betalingen;  Technische beheer van de uitwisselingen;  Aanmaak en beheer van de statistieken. 1.4.

Een beschrijving van de bestaande toepassingen.

STIR internationaal vormt de groepering van alle toepassingen die informatie uitwisselen tussen België en andere landen. Hieronder het schema van het STIRint project naast zijn koppelingen en interacties met andere toepassingen van de F.O.D. Financiën.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

199/215

Applications

STIRBTW Controle

BOW

Stimer (ICPC)

INTERVAT

Bevoegde ambtenaren

Portaal VATrefund VATeservice

Belconet TAXI

Stipad

TBT

Data Warehouse

SITRAN (STIR-DU)

CCFF

IAM

STIRintplatform DLO centraal permanentbevoegd tijdeliijkbevoegd

DIM SDen OESO (Jmonet)

Arbeid

VATon VAT erefund services

CLO

BBI

Int. Invord.

DLO

PLO

Dorothée/ Saintex

CLO

CLO Tijdelijkbevoegde SNRI GrenszoneBTW

PatriPensi- Levens monium oenen Verz. Bulk

Generiekbulk

GeneriekDossiers

Directors Ander Meer Dividend Fees inkomen waarden

STIRint

CCN/CSI BBIcentraal OCS

Mail

Post

CCNMail

CCFF ...

Fax HuidigeModeulesStirInt Internationale invordering

SDenJMonet: momenteelnogapart

...

2015 2017

Belgische Regios

FODLandX

FODLandY

FODRegio RLandZ

FODTijdelijk bevoegdeambtenaar LandN

European Commission

Financiële Instellingen

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

200/215

1.5. De uitwisselingstypes. De types van uitwisselingen in de voorgaande modules. 1) Automatische uitwisseling Het minimale geheel van noodzakelijke en onmisbare basisblokken: 1. Automatische upload van nieuwe bestanden en/of bestanden ter verbetering, ontvangen via mail, of via het CCN-netwerk, of manuele upload van de bestanden of gegevens, ontvangen via cd, op papier, enz. of via de schermen van de toepassing. De bestanden zijn gestructureerd en over het algemeen van het XML-type 2. Back-up van de bestanden en de originele bronnen

3. Validering zowel syntactisch ( well-formdness & xsd-schema) als semantisch (businessregels en andere regels) 4. Verrijking van onvolledige gegevens of gedeeltelijk geldige gegevens (opzoeking & consultatie --> toegang tot andere DB’s en tot andere toepassingen, controles en businessvalideringen)

5. Integratie in de eigen DB van de toepassing en/of in de centrale DB (Push-mechanisme, Publish/ Subscribe, webservice, enz.) 6. Manuele correcties (toegang in R, R&W tot de eigen DB en tot andere DB’s en tot andere toepassingen, schermen voor opzoeking, consultatie, aanpassing, back-up, integratie, enz.) en automatische correcties (via Upload nr. 1)

7. Extractie uit de centrale DB en/of andere DB’s van de te verzenden informatie (toegang, validering nr. 3, compilatie per land of per bestemmeling) 8. Verzending van de gestructureerde bestanden naar de andere partners via mail of via andere kanalen

9. Statistieken en rapporten (aanmaken, exporteren naar andere formaten dan de standaardformaten, consulteren van statistieken en rapporten, opzoeken, printen, bewaren, enz.) 10. Beheer van de toegangsrechten met IAM (creatie van de matrix, consulteren, aanpassen, toevoegen en verwijderen van users en rechten, beheren van de bevoegde autoriteiten en de SPOCS 11. Beheer van de eigen DB van de toepassing (consultatie & opzoeking, aanpassing, toevoeging en verwijdering, enz.) 12. Beheer van de hulp (online hulp, documentatie, woordenlijst)

2) De minimale functionaliteiten van de uitwisselingen op verzoek/spontane uitwisselingen / notificaties / feedback ( = individuele uitwisselingen) 1. Ontvangst van een uitwisseling 1.1 Beheer van de mails/Office Doc 1.1.1 Zoeken en klasseren van mails 1.1.2 Consulteren van mails 1.1.3 Scannen, bijvoegen en opslaan van uitwisselingen ontvangen op papier 1.2 Registratie van de uitwisseling (met eventueel de bijlagen)

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

201/215

1.3 Validering van de uitwisseling (technisch : syntactisch - xsd / businessregels) 1.4 Een foutenrapport verzenden naar de externe diensten of naar andere landen 1.5 De gegevens uit het XML-formulier distilleren 1.6 Invoer via scan van een ontvangen uitwisseling op papier

2. Verwerking van de uitwisseling. 2.1 Verrijken en vervolledigen van de uitwisseling (toegang tot de toepassingen en DB via webservices of andere mechanismen zoals Push, Publish & subscribe, enz.) zoals : Sitran-Stipad- Huurcelen- E_succ- BOW, ICPC) om de ontvangen gegevens te controleren, te valideren en te vervolledigen 2.2 Verzenden via mail of via TaskManager van de uitwisselingen naar de bevoegde diensten (in de FOD zelf, in de gewesten BXL,VL, WL, enz.) 2.3 Beheren van de sleutelwoorden om de analyses te vergemakkelijken en te verbeteren 2.3.1 Extracten van de sleutelwoorden uit de ontvangen bestanden 2.3.2 Opslaan van de sleutelwoorden 2.3.3 Beheer van de tabellen met sleutelwoorden 2.4 Consulteren van de eigen DB en andere DB’s 2.5 Forwarden of toewijzen van de uitwisseling aan een andere persoon via Taskmanager (toepassing FOD voor het beheer van taken) en toewijzen van de uitwisseling aan een andere dossierbeheerder zodat deze persoon via Taskmanager de taken ontvangt. 2.6 Beheer van de reminders naar de externe diensten en naar andere landen 2.6.1 Een herinneringsbericht creëren 2.6.2 Een herinneringsbericht vervolledigen en verzenden 2.6.3 Een herinneringsbericht ontvangen en forwarden 2.7 Beheer van de notificaties (en ontvangst van de notificaties) 2.7.1 Verzending van de notificaties naar andere landen 2.7.2 Forwarden van notificaties naar de controlediensten 2.7.3 Ontvangst van verzoeken om notificaties 2.7.4 Opslaan van ontvangen of verzonden notificaties 2.7.5 Opzoeken en consulteren van een notificatie 2.8 Beheer van de ontvangstbevestigingen 2.8.1 Creëren en verzenden van OB’s naar andere partnerstaten 2.8.2 Ontvangen en klasseren van OB’s in overeenstemmende dossiers 2.9. Beheer van de statusupdates 2.9.1. Creëren en verzenden van statusupdates naar andere partnerstaten 2.9.2. Ontvangen en klasseren van statusupdates in overeenstemmende dossiers 3. Beheer van een dossier, gekoppeld aan een verzoek 3.1 Aanmaken van een dossier 3.2 Opzoeken op basis van meerdere zoekcriteria en consulteren van een dossier 3.3 Consulteren van de lijst met dossiers 3.4 Verwijderen van een dossier 3.5 Aanpassen en vervolledigen van een dossier

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

202/215

4. Beheer van de bevoegde Belgische en Buitenlandse autoriteiten, verantwoordelijk voor de uitwisselingen 4.1 Creëren van een autoriteit 4.2 Verwijderen van een autoriteit 4.3 Aanpassen van een autoriteit 5. Beheer van de statistieken 5.1 Aanmaken van de statistieken 5.2 Exporteren van de statistieken naar bepaalde formaten 5.3 Genereren van prestatie-indicatoren voor onder meer de TBT’s 6. Beheer van de toegangsrechten met behulp van het IAM van de FOD 6.1 Creatie van een matrix met de toegangsrechten van de gebruikers 6.2 Aanpassing van een matrix met de toegangsrechten van de gebruikers 7. Beheer van de eigen DB 7.1 Consultatie en opzoeking 7.2 Aanpassing 7.3 Toevoeging 7.4 Verwijdering 8. Beheer van de bijlagen 8.1 Scannen van papieren documenten via MyScan( toepassing FOD) en/of recupereren van de elektronische documenten 8.2 Opslaan in Filenet (of andere DB’s) van de elektronische documenten en bijlagen 8.3 Opzoeken en consulteren van bijlagen 8.4 Koppelen van een bijlage aan een communicatie in een dossier

9. Beheer van de hulp (online hulp, documentatie, woordenlijst) 10. Beheer van de antwoorden 10.1 Toevoegen van het antwoord aan het overeenstemmende dossier 10.2 Valideren van een ontvangen antwoord 10.3 Verzenden /forwarden van een antwoord

2.

Levencyclus.

2.1. De Algemene Administratie van de Inning en de Invordering. Verdere aanpassing van de module IINV: •

Aan de nieuwe bevoegdheden van de Algemene Administratie van de Inning en Invordering ingevolge de integratie van de administratie van de Niet Fiscale invordering en eventuele toekomstige wijzigingen in de structuur van de organisatie;

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

203/215

•

Aan eventuele wijzigingen aan de eForms (voorzien voor 2015) en aan de eForms central application;

•

Aan eventuele wijzigingen in de Europese en nationale wetgeving;

• Aan nieuwe uitwisselingsplatformen; •

Na meldingen van gebreken door de gebruikers. Als er problemen gemeld worden met betrekking tot bepaalde functionaliteiten, moeten deze problemen onderzocht worden, deels door de business, maar ook door een technische ploeg. Het diagnosticeren van problemen, het zoeken naar oplossingen en deze oplossingen implementeren behoort evenzeer tot de missie.

2.2. De Algemene Administratie van de Fiscaliteit. Op het vlak van de Directe Belastingen merken we een jaarlijkse toename van het aantal uitgewisselde inlichtingen. De voorbije jaren hebben aangetoond dat uitwisseling van inlichtingen een zeer efficiënt middel is tegen de fiscale fraude. Uitwisseling van inlichtingen hebben naast onmiddellijke effecten ook positieve indirecte effecten. Doordat belastingplichtigen op de hoogte zijn dat inlichtingen internationaal worden uitgewisseld, gaan ze spontaan gemakkelijker hun buitenlandse inkomsten aangeven. Verdere aanpassingen zijn mogelijk: •

Aan eventuele wijzigingen aan de eForms en aan de eForms central application;

•

Aan eventuele wijzigingen in de internationale en nationale wetgeving;

•

Aan nieuwe uitwisselingsplatformen

•

Na de meldingen van gebreken door de gebruikers. Als er problemen gemeld worden met betrekking tot bepaalde functionaliteiten, moeten deze problemen onderzocht worden, deels door de business, maar ook door een technische ploeg. Het diagnosticeren van problemen, het zoeken naar oplossingen en deze oplossingen implementeren behoort evenzeer tot de missie.

Verdere aanpassing van de module B.T.W.:

3.

•

Aan eventuele toekomstige wijzigingen in de structuur van de organisatie;

•

Aan eventuele wijzigingen aan de eForms (voorzien in 2015) en aan de eForms central application;

•

Aan eventuele wijzigingen in de Europese en nationale wetgeving;

•

Aan nieuwe uitwisselingsplatformen;

•

Na meldingen van gebreken door de gebruikers. Indicatoren toekomstig onderhoud.

3.1. De Algemene Administratie van de Inning en de Invordering. Voor wat de module IINV betreft:

Bijzonder bestek

•

S&L/AO/386/2014/00

204/215

Uitbreiding bevoegdheid Algemene Administratie Inning en invordering. Met de integratie van de administratie Niet Fiscale Invordering is de Algemene Administratie van de Inning en Invordering nu eveneens bevoegd voor internationale invorderingsbijstand inzake Niet Fiscale schuldvorderingen, waaronder de penale boeten en de voorgeschoten alimentatiegelden (DAVO). Deze dossiers zullen in STIRint worden ingebracht (een kanaal werd reeds voorzien). Indien nodig zal een workflow ontwikkeld moeten worden. Vooraleer deze workflow te kunnen uitwerken moet er met alle betrokken actoren, waaronder F.O.D. Justitie, overlegd worden.

•

eForms. In 2015 worden er wijzigingen aangebracht aan de bestaande eForms. Tegelijkertijd wordt er door de commissie verder gewerkt aan de central eForms application. Deze laatste evolutie zal een meer fundamentele wijziging met zich meebrengen in de manier waarop de eForms worden gecreëerd en gelezen.

•

Wijziging wetgeving en nieuwe uitwisselingsplatformen. De Europese Commissie onderzoekt momenteel de mogelijkheid om gebruik te maken van het EUCARIS-netwerk voor fiscale doeleinden, waaronder invordering. Indien dit mogelijk zou zijn, na aanpassing van uitvoeringsrichtlijn 1189/2011, zal de module IINV hieraan aangepast moeten worden. Bovendien onderzoekt de commissie de wenselijkheid en mogelijkheid Richtlijn 2010/24/EU aan te passen.

3.2. De Algemene Administratie van de Fiscaliteit. In te toekomst zal STIRint onderdak moeten bieden aan nieuwe projecten naar aanleiding van de beslissingen van de OESO en van de nieuwe Europese richtlijnen. Voor de OESO zouden de volgende nieuwe toepassingen in productie kunnen gesteld worden voor 2018 of later: • • • •

Real Estate: uitwisseling van informatie over onroerende goederen; TRACE: automatisering van uitwisselingen van informatie over buitenlandse dividenden; Uitbreiding van de toepassing OECD naar niet OESO landen; Uitbreiding van de toepassing Auto_DT naar niet EU landen.

Volgens de Richtlijn 2011/16/EU moet de volgende nieuwe toepassing voorzien worden: • FISCO: automatisering van uitwisselingen van informatie over buitenlandse dividenden (2018).

Volgens de Richtlijn 2011/107/EU moet de volgende nieuwe toepassing voorzien worden: • CRS: de uitwisseling van financiële gegevens tussen Europese landen. Er worden op dit moment nieuwe Richtlijnen voorbereid door de Europese Commissie om een nog meer doorgedreven administratieve samenwerking te realiseren. Verdere aanpassing van de module B.T.W. Zoals in invordering, in 2015 worden er wijzigingen aangebracht in de bestaande eForms. Terzelfertijd wordt er door de commissie verder gewerkt aan de central eForms application. Deze laatste evolutie zal een meer fundamentele wijziging met zich meebrengen in de manier waarop de eForms worden gecreëerd en gelezen.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

205/215

Dit platform zal tot wijzigingen leiden in de modules Internationale samenwerking B.T.W., Directe Belastingen en Invordering. Op de zelfde manier zal de verbinding met het EUCARIS-Netwerk gevolgen hebben op het B.T.W. domein en zullen er aanpassingen nodig zijn in de module Internationale samenwerking B.T.W.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

206/215

BIJLAGE 6: SLA TEMPLATE De tekst in cursief formaat is een verdere precisering van de mogelijke uitwerking van het desbetreffende punt van de SLA. 1. Beheer van dit SLA document a. Historiek document - Versiebeheer (eventueel met vermelding Requests for Change) b. Distributielijst voor de verdeling van het document c. Referenties naar bijhorende documenten 2. Definities, begrippen, afkortingen (kan ook bijlage zijn) Lijst met sluitende en duidelijk gedefinieerde begrippen, afkortingen, formules en meetvoorschriften, die misverstanden helpen voorkomen. Overzicht van in de SLA gebruikte: • definities; • afkortingen; • formules en meetvoorschriften; • tijdstippen van aanvang en beëindiging aan de hand van meetbare

parameters. 3. Objectief van deze SLA a. Scope van de SLA Aangeven op welke dienst(en) de SLA betrekking heeft. b. Algemene objectieven voor de Klant Plaatsing van inleidende opmerkingen (bijvoorbeeld dat een SLA is opgesteld ter verbetering van de kwaliteit van de dienst) en uitgangspunten (bijvoorbeeld het feit dat personen gerechtigd moeten zijn om de dienst te gebruiken of het niet beschikbaar stellen van diensten aan derden). •

inleidende opmerkingen met betrekking tot de doelstellingen en de inhoud;

•

uitgangspunten met betrekking tot het beschikbaar stellen van de dienst.

4. Goedkeuring en beheer van deze SLA 5. Aanpassingen en evaluatie SLA a. Beschrijving van de periodieke evaluatie van de SLA b. Beschrijving van de procedure voor het wijzigen van de SLA Vast te leggen items zijn: •

opsomming van zaken die leiden tot een wijziging van de SLA;

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

207/215

•

onderscheid maken tussen incidentele wijzigingen en blijvende wijzigingen;

•

wijzigingsprocedure (wijze, tijdstip, overleg);

•

vorige wijzigingen en versies van de SLA, inclusief de data waarop de verschillende versies in gebruik waren (zie ook paragraaf “1 Beheer van dit SLA document”).

c. Beschrijving van procedure voor het wijzigen van de geleverde dienst(en) Schetsen van mogelijkheden voor het wijzigen van de geleverde dienst(en) (zowel door de leverancier als door de aanbestedende overheid) indien dit noodzakelijk of wenselijk wordt geacht. Tevens wordt beschreven hoe en wanneer wijzigingsverzoeken ingediend kunnen worden en in welke mate het wijzigen van de dienst een herziening van de SLA noodzakelijk maakt. Vast te leggen items zijn: •

wijzigingsprocedure inclusief het noemen van het meldpunt en de aanmeldingsperiode voor wijzigingen;

•

wijze van overleg over wijzigingsverzoeken;

•

impact van wijziging op de SLA (bv. “wijziging van de dienst, zoals installatie van nieuwe hard- en/of software, maakt herziening van de SLA in beginsel noodzakelijk”).

Zie ook paragraaf “11 Beschrijving gebruikte ITIL processen – Change Management” 6. Duurtijd SLA a. Duur van de overeenkomst (begin- en einddatum) b. Regels en procedure betreffende vernieuwing en vroegtijdige beëindiging SLA 7. Rollen en verantwoordelijkheden FOD Financiën a. Contactinfo (verwijzen naar het DAP) Op te nemen in DAP: overzicht van de contactpersonen, hun functie, en contactgegevens (locatie, telefoon- of gsmnummer en emailadres) ; b. Verantwoordelijkheden c. Rollen d. Communicatie naar de FOD Financiën 8. Rollen en verantwoordelijkheden Opdrachtnemer a. Contactinfo (verwijzen naar het DAP) Op te nemen in DAP: overzicht van de contactpersonen, hun functie, en contactgegevens (locatie, telefoon- of gsmnummer en emailadres) ; b. Verantwoordelijkheden c. Rollen d. Communicatie naar de Opdrachtnemer 9. Committment en randvoorwaarden

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

208/215

a. Commitment van Opdrachtnemer rond de scope b. Randvoorwaarden (beperkingen, restricties, overmacht) Expliciete beschrijving van de grenzen van de dienstverlening, zowel met betrekking tot de te leveren diensten zelf, als ook tot de hiervoor benodigde middelen. Vastlegging van beperkingen met betrekking tot het gebruik van de te leveren diensten, de afhankelijkheid van derde organisaties (bijvoorbeeld afhankelijkheid telecomoperator) en het schetsen van situaties waarin de organisaties zich kunnen beroepen op overmacht. •

maximaal aantal gelijktijdige gebruikers van de verschillende diensten;

•

maximaal aantal toegelaten gebruikers (maximaal aantal “accounts”) van de verschillende diensten;

•

afhankelijkheid van andere organisaties of diensten;

•

regeling met betrekking tot het beroepen op overmacht, inclusief de mogelijkheid tot het buiten werking stellen van de SLA en de te ondernemen acties om zo spoedig mogelijk terug te kunnen keren naar de normale situatie;

•

algemene calamiteitenprocedure, inclusief een verwijzing naar de verschillende calamiteitenplannen; mag ook opgenomen worden onder paragraaf 17 Disaster recovery en Continuity

•

overige beperkingen (bijvoorbeeld het maximaal aantal transacties per periode).

10. Diensten (Services) en Dienstenniveaus (Servicelevels) Verwijzing per geleverde dienst naar de betreffende service level specificaties, die overeenkomstig het bestek of contract of in de offerte bepaald zijn. •

concrete beschrijving van diensten (verwijzing naar service level specificaties uitgewerkt per dienst);

•

per te leveren dienst dienen minstens de functionaliteit, de prestatie-eisen en de geldende restricties vermeld te worden;

•

eventueel lijsten met de uit te voeren taken ( bv. RACI matrix);

•

servicetijden (normale servicetijden van 07-19 uur werkdagen, weekends, feestdagen en vakantiedagen);

•

service beschikbaarheid (minimumpercentages, gemiddelde, maximaal aantal verstoringen per periode, meetperiode);

•

serviceprestaties;

•

…

Anders geformuleerd : Doel is dat hier ook in de SLA de beschrijving komt van de overeengekomen te leveren diensten of producten door de Serviceprovider en waarvoor met de klant expliciet afspraken gemaakt moeten worden voor wat betreft de prestatie-indicatoren en kwaliteitseisen om ze later te kunnen toetsen. Deze prestatie-indicatoren/eisen worden dan in normen vertaald, gemeten in de tijd (min/max waarden of min/max % ,…) die mede de status van services van de SLA bepalen op regelmatige tijdstippen,

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

209/215

en die exploiteerbaar kunnen gemaakt worden voor evaluatie van de SLA (behalen objectieven, eventuele boetes of penaliteiten). Er dient gebruik gemaakt te worden van de KPI-tabel in bijlage van het bestek. Deze tabel dient opgenomen te worden in de SLA als overzicht van de KPI’s. 11. Beschrijving van de gebruikte ITIL processen en procedures : In een apart document in bijlage aan de SLA, nl. het Dossier Afspraken en Procedures (DAP), dienen de details van de respectievelijk gebruikte ITIL V3 processen en bijbehorende procedures beschreven te worden. Ook worden in het DAP-document alle zaken opgenomen die geen herondertekening en wijziging van het SLA document vragen (bv. lijst techniekers die toegang moeten hebben tot datacenter van de FOD Financiën bij interventies,… ). Een voorbeeld van ITIL V3 processen zijn : • • • • • •

Incident Management Problem Management Release Management Change Management Capacity Management …

Per proces dienen in het DAP minimaal volgende punten behandeld te worden : • • • • •

Definitie Doel Afspraken Procedures …

12. KPI en Rapportering De opdrachtgever dient zicht te hebben, te krijgen en te houden op alles wat te maken heeft met de geleverde diensten. Omtrent de rapportering moeten afspraken gemaakt worden betreffende: • formaat en inhoud van de rapportering; • frequentie van oplevering van de rapporten • distributie: hoe en aan wie (functionele verantwoordelijken, fysische personen,

afdelingen,…) • …

De inschrijver zal een voorstel indienen van maandelijkse/driemaandelijkse rapportering onder de vorm van een exploiteerbaar document dat de behaalde SLA niveaus weergeeft. De frequentie van oplevering zal beslist worden na toekenning van de markt. Principieel wordt elke maand een SLA rapport afgeleverd aan , en nagezien door de FOD Financiën. Indien nodig wordt een maandelijkse SLA meeting “by exception” georganiseerd. Elke drie maand is er on-site SLA meeting bij de FOD Financiën.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

210/215

Het voorgestelde document zal onder andere volgende onderwerpen bevatten (niet limitatieve lijst) : • SLA Resultaten t.o.v de gedefinieerde normen (KPI’s) met uitleg over de eventuele “SLA breaches” (niet halen van de normen); • Status van de samenstellende componenten van de oplossing : uptime hardware, processor/geheugengebruik, of van de verschillende service(s)…; • Trendanalyse voor te leggen aan stuurgroep op basis van de resultaten van de voorbije trimesters,…; • Security aspecten ( patches, scanning, logs, auditing,…); • Incidentenrapportering (details over incidenten per categorie, Incident Response en Resolution Time,…; • Request For Changes gedurende de referentieperiode; • Analyse van de incidenten met verband tot (aanbeveling op basis van root cause analyse;

problem

management

• Samenvattende boordtabel met managementsamenvatting met de SLA status

van de voorgestelde-oplossing, deze bevat een subset of superset van de prestatie-indicatoren die gedefinieerd zijn onder de paragraaf 10. • …

13. Overleg, Klachtenbehandeling en SLA afwijkingen a. Procedure voor klachtenbehandeling • Van FOD Financiën naar aannemer • Van aannemer naar FOD Financiën b. Overleg c. Escalatieprocedure- pad Er dient vastgelegd te worden wanneer gestructureerd overleg plaatsvindt, wie er aan dit overleg zal deelnemen en wie bij beide partijen verantwoordelijk is voor de onderlinge relatie. Tevens zal een overzicht opgenomen worden van alle contactpersonen en verantwoordelijken bij escalatie of calamiteiten. •

tijdstippen of aanleidingen voor overleg;

•

betrokken personen bij overleg;

•

verantwoordelijke personen voor de onderlinge relatie;

•

overzicht van contactpersonen en verantwoordelijken (inclusief telefoonnummers) bij escalatie en/of calamiteiten (meestal een verwijzing naar de betreffende bijlage);

14. Verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

211/215

Vermelding van zowel de aansprakelijkheid voor de bij de aanbestedende overheid opgestelde apparatuur en/of programmatuur als van de aansprakelijkheid van de leveranciersorganisatie voor het functioneren van de aanbestedende overheid. •

aansprakelijkheid van leveranciersorganisatie voor functioneren van de aanbestedende overheid, bijvoorbeeld in geval van storingen of calamiteiten;

•

gevolgen van het niet (volledig) nakomen van afspraken;

•

verhalen van schade als gevolg van een onvoldoende functionerende dienst;

•

beschrijving van overleg in geval van problemen (eventueel het verwijzen naar de clausule over geschillen);

•

boeteclausules of andere eventuele sancties wanneer de behaalde servicelevels niet gehaald worden. (zie tevens pararagraaf 15 Financiële aspecten)

15. Financiële aspecten Beschrijving van het toegepaste boetesysteem met bijhorende penaliteiten wanneer de in de SLA overeengekomen dienstenniveaus niet gehaald worden. 16. Security aspecten Beveiliging van systemen, services en data zijn belangrijke aspecten. Deze onderdelen dienen dan ook beschermd te worden tegen interne en externe aanvallen. •

procedure van beveiliging van systemen, services, data;

•

aanspreekpunt bij beveiligingsincidenten.

•

…

17. Disaster Recovery en Continuity Beschrijving van voorzieningen, acties , procedures,…. in het kader van disaster recovery en continuity van de geleverde diensten. Recovery Time Objective / Recovery Point Objective (indien van toepassing) 18. Verificatie door derden De FOD Financiën kan op eigen kosten de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren door een onafhankelijk studiebureau. 19. Slotbepaling en handtekeningen Formele afsluiting van de SLA, waarin gesteld wordt dat de betrokken partijen “het bovenstaande” overeengekomen zijn ondertekend door verantwoordelijke personen uit beide organisaties. •

formele afsluiting;

•

namen en handtekeningen van tekengerechtigde personen.

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

212/215

BIJLAGE 7: Onderhoudscyclus

De onderhoudscyclus kan als volgt worden onderverdeeld: 1. Initiatiefase • • •

Identificatie en validatie van de functionele en/of technische behoefte(n) Eerste evaluatie door het projectteam van de haalbaarheid en van het budget dat voor de verwezenlijking nodig is. Go/NoGo van de stuurgroep met betrekking tot de voorbereidende fase en de onderhandelingsfase.

2. Voorbereidende fase en onderhandelingsfase De voorbereiding heeft tot doel om exact de inhoud van het project te bepalen (scope, vereiste functies, verwezenlijkingsvoorwaarden), alsook de planning ervan en de noodzakelijke middelen (budgettaire, menselijke en/of materiële) zodat de stuurgroep met kennis van zaken een beslissing kan nemen. De behoeften worden gezien in verhouding tot reeds uitgevoerde ontwikkelingen, de onderlinge verdeelbaarheid en de middelen die door de FOD Financiën ter beschikking kunnen worden gesteld, inzonderheid in het kader van de co-sourcing. Dit traject is als volgt samengesteld: a) Overdracht van de aanvraag aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën. Deze aanvraag bevat een voldoende nauwkeurige beschrijving van het uit te voeren onderhoud en vermeldt, per profiel, het aantal interne personen van de FOD Financiën die ter beschikking worden gesteld van het project. b) Vooranalyse en eerste evaluatie van de werklast, enerzijds door de opdrachtnemer en anderzijds door de FOD Financiën. Deze analyses en evaluaties zijn de basis voor de onderhandelingen die tot het ontwerp van offerte leiden. c) Onderhandeling tussen de opdrachtnemer en het projectteam van de FOD Financiën om tot het meest evenwichtige voorstel te komen dat aan de behoeften tegemoet komt (scope/kwaliteit/termijn/kost). d) Opmaak van een ontwerp van offerte door de opdrachtnemer (met verbintenis over de specificaties, de termijnen, de SLA, …) in overeenstemming met de onderhandelingen. e) Validatie van de inhoud van het ontwerp van offerte door de stuurgroep: GO/NOGO. f) In geval van positieve beslissing (GO), wordt aan de opdrachtnemer een bindende offerte gevraagd, vóór de budgettaire fase. De stap b) hiervoor impliceert het invoeren van een methodologie voor de vooranalyse en de evaluatie van de werklast voor de verschillende projecten die aan de opdrachtnemer kunnen worden voorgelegd. Aan de inschrijver wordt gevraagd om in zijn antwoord op de offerteaanvraag zeer nauwkeurig die methodologie te beschrij-

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

213/215

ven: deelneming aan de nauwkeurige omschrijving van de behoeften, evaluatiemethoden met betrekking tot de werklast, methode voor het uitwerken van de slaagcriteria, definitie van de technische- en planningverplichtingen, enz. Van de evaluaties in ‘mandagen’, uit de evaluatiefase, wordt de prijs van de opdracht afgeleid door het vermenigvuldigen (voor elk profiel) van het aantal nodige dagen met het dagtarief van de teamleden. Dit tarief staat in de offerte en wordt eventueel herzien op basis van de formule uit het bestek. De voorbereidende fase is het werk van het projectteam en van de stuurgroep en loopt geenszins vooruit op de vorige stappen (bvb. het advies van de Ministerraad) en/of de volgende stappen (bvb. het advies van de Inspectie van Financiën).

3. Budgettaire fase (buiten FUP) Pro memorie en om volledig te zijn: de door de stuurgroep gevalideerde offerte op het einde van de voorbereidende fase volgt het goedkeuringscircuit voor het budgettair vastleggen van de nodige middelen. Na de positieve afsluiting van die fase, geconcretiseerd door het uitreiken van een bestelbon aan de opdrachtnemer, kan de uitvoeringsfase van start gaan. 4. Uitvoeringsfase In deze fase vindt de implementering plaats (analyse, coding, testing) en het uitvoeren van de oplossing die in de voorbereidende fase werd beschreven. a) Functionele studie De functionele studie legt de klemtoon op de theoretische architectuur van de gegevens en de verrichtingen. Eventueel worden daarin de doelstellingen verduidelijkt, wordt het systeem in subsystemen verdeeld en worden de gegevenstructuren gecreeerd.

b) Beslissing van de projectstuurgroep GO/NOGO c) Technische studie De technische studie ontwikkelt de doelstellingen van de functionele studie: o Beschrijving van de procedures: o Vormgeving van de opslagstructuur, met voorrang voor de beveiliging; o Beveiligingsmaatregelen; o Structuur van de packages o …

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

214/215

d) Beslissing van de projectstuurgroep GO/NOGO e) Uitvoering – Ontwikkeling & Testing Ter herinnering: de uitvoeringsactiviteiten die deel uitmaken van de onderdelen ontwikkeling/ondersteuning omvatten inzonderheid: o Het detail van de specificaties; o De ontwikkeling van de code; o Unitaire tests; o Integratietests; o Redactie van de documentatie; o Ondersteuning van de testingteams. Ter herinnering: de uitvoeringsactiviteiten die deel uitmaken van het transversaal testonderdeel omvatten inzonderheid: o Uitwerking van het gedetailleerd testplan; o Voorbereiding van de testgegevens; o Logische testen (systeem- en integratietests) o Test van de hele toepassing (prestatie, sterkte, functies, …); o Creatie en automatisering van de niet-regressietests o Test van de gebruikte infrastructuur en configuraties; o Opstellen van een evaluatieverslag waarin melding wordt gemaakt van de vastgestelde kwaliteit, de resultaten en de risico’s van het gebruik van de producten; o Bijstand leveren aan de Business testteams betreffende de verbetering van de werkmethodes en de toegepaste testtechnieken, de uitbreiding van de soorten toegepaste tests en het beheer van de testomgevingen en de testgegevens.

f) Beslissing van de projectstuurgroep GO/NOGO met betrekking tot de daadwerkelijke productie. g) Exploitatie / invoering Eventuele conversie/migratie van de gegevens en invoering in het systeem: o Opmaak van een plan voor conversie en invoering, inbegrepen de uitvoerige instructies; o Conversie/migratie van de gegevens; o Ondersteuning van de toepassing van het nieuwe systeem; o Opleiding/informatie; o Ondersteuning o …

h) Feedback en kennisoverdracht

Bijzonder bestek

S&L/AO/386/2014/00

215/215

De methodologie moet in de offerte worden uiteengezet en in verband worden gebracht met wat voorafgaat en met de methodologie PMFIN.