2017

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

Halaman: 1/11

BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001

No. Semakan: 07

PROSEDUR KAWALAN AKSES

1.0

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara Kawalan Akses dilaksanakan.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi semua tugas yang dilaksanakan di laluan masuk dan keluar dalan kampus.

3.0

TANGGUNGJAWAB PGH, PK, PPK, PO, Anggota,PYB dan Pelawat bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PGR/MK/001 UPM/OPR/BKU/AT01/SOP

Tajuk Dokumen Manual Kualiti Arahan Tetap Operasi (S.O.P)

-

Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib) Pelajar-Pelajar 2005

-

Kaedah Lalulintas Jalan Universiti Putra Malaysia 2016

-

Perlembagaan Universiti Putra Malaysia

-

Surat Pekeliling Agensi ersendirian Bil 2 Tahun 2007 Kementerian Keselamatan Dalam Negeri

-

Universities and University Colleges Act 1971

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’


Halaman: 2/11


No. Semakan: 07


5.0

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Anggota PGH KC PKC PK PPK PT PO PYB TWP PP TPKD PP

: : : : : :

Anggota Keselamatan/Polis Bantuan Pengarah Ketua Cawangan Penolong Ketua Cawangan Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Penyelia Tadbir Penyelia Operasi : Pegawai yang bertanggungjawab : Timbalan Wakil Pengurusan Penaraju Proses : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Penaraju Proses



Halaman: 3/11


No. Semakan: 07


6.0

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab

Carta alir

Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula

PO

6.2 Taklimat

ANGGOTA

6.3 Ambil Alih Tugas dan Terima Tugas

ANGGOTA

6.4 Laksanakan Tugas

6.2

Anggota menerima taklimat dan penempatan tugas ketika baris masuk tugas.

6.3

Ambil Alih Dan Terima Tugas

6.4

(a)

Mengambil alih tugas di tempat tugas daripada anggota terdahulu.

(b)

Memastikan peralatan tugas di tempat tugas mencukupi dan berkeadaan baik. Jika tidak, kemukakan laporan kepada PO.

(c)

Anggota dikehendaki menerima dan menandatangani Buku Laporan Tugas (serah dan terima tugas).

(d)

Anggota yang mula bertugas dikehendaki melapor (menggunakan alat perhubungan) ke Pusat Kawalan selepas menerima tugas.

(e)

Anggota yang tamat tugas dikehendaki melapor diri ke Bilik Gerakan selepas serah menyerah dan tamat tugas.

BUKU LAPORAN TUGAS HARIAN

Laksana Tugas Urusan pelawat memasuki kawasan kampus. (a)

Pos Kawalan ( Mempunyai laluan masuk sahaja) (i)

Anggota hendaklah meminta pengenalan diri pelawat dan mengisikan butir-butir pelawat di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus dan memulangkan semula pengenalan diri pelawat setelah Borang Kebenaran Pelawat memasuki kampus lengkap diisi.

OPR/BKU/BR02/ PELAWAT

(ii)

Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan.

OPR/BKU/BR02/ PELAWAT PAS PELAWAT PAS KENDERAAN

A



Halaman: 4/11


No. Semakan: 07


Tanggungjawab

ANGGOTA PELAWAT

Carta alir

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

Perincian

A

ANGGOTA PO

(b)

(iii) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada Anggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di mana – mana laluan keluar.

PAS PELAWAT PAS KENDERAAN

(iv) Salinan kedua (2) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus akan dikumpul oleh anggota untuk diserahkan kepada PO.


Pos Kawalan ( Mempunyai satu laluan masuk dan keluar sahaja) (i)

Anggota dikehendaki mengambil dokumen pengenalan diri pelawat sebelum memberikan Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus, Pas Pelawat dan pas kenderaan kepada pelawat.

(ii)

Dokumen pengenalan diri pelawat hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan akan dipulangkan semula apabila pelawat keluar dari kawasan kampus.

ANGGOTA

ANGGOTA

(iii) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan.

ANGGOTA PELAWAT

(iv) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada Anggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di laluan keluar.

PELAWAT

ANGGOTA PELAWAT

(v)

ANGGOTA PO

(vi) Salinan kedua (2) Borang Kebenaran Pelawat memasuki kampus akan dikumpul oleh anggota untuk diserahkan kepada PO

A


Anggota hendaklah memulangkan semula dokumen pengenalan diri pelawat tersebut apabila pelawat menyerahkan semula , Pas Pelawat dan Pas Kenderaan ketika keluar kawasan kampus.


OPR/BKU/BR02/ PELAWAT PAS PELAWAT KAD PENGENALAN DIRI

KAD PENGENALAN DIRI


PAS PELAWAT PAS KENDERAAN

KAD PENGENALAN DIRI



Halaman: 5/11


No. Semakan: 07


Tanggungjawab

Carta alir

A

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

Perincian (c)

Pas Pelawat dan Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus dikecualikan pada hari terbuka , majlis atau aktiviti rasmi universiti, atau para tetamu yang telah dikenalpasti dan diberi kebenaran oleh pihak Pengurusan Universiti atau Bahagian Keselamatan seperti tetamu kehormat universiti.

(d)

Periksa Pas Pekerja

ANGGOTA PELAWAT

(i)

ANGGOTA PEKERJA KONTRAK

(e)

Bantu Beri Tunjuk Arah Kepada Pelawat (i)

ANGGOTA

(f)

Pastikan Orang awam, pekerja kontrak dan pembekal yang berurusan atau bekerja di UPM yang masuk ke kawasan kampus mempamerkan Pas Sementara yang masih sah tempohnya.

Beri bantuan kepada pelawat dengan memberi pandu arah ke tempat yang hendak dituju jika perlu.

Periksa Kenderaan (i)

Buat pemeriksaan pelekat kenderaan UPM pada kenderaan yang masuk ke dalam kampus melalui laluan masuk.

(ii)

Buat pemeriksaan ke atas kenderaan yang keluar dari kampus di laluan keluar.

ANGGOTA

(iii) Buat pemeriksaan ke atas kad pemilik kenderaan pelajar. (g) ANGGOTA PELAJAR STAF PEKERJA KONTRAK PELAWAT

Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Kolej (i)

A

Pelajar dan pelawat di benarkan untuk keluar / masuk di kawasan Kolej bermula 0600 pagi hingga 1200 tengah malam.

(ii) Staf, kontraktor dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk di kawasan kolej selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dan kontraktor dikehendaki mempamirkan Kad Staf, Pas Sementara atau Pelekat Kenderaan dan pelawat dikehendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) untuk masuk ke kawasan Kolej.


Rekod/ Dokumen Rujukan OPR/BKU/BR02/ PELAWAT


Halaman: 6/11


No. Semakan: 07


Tanggungjawab

Carta alir

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

Perincian (iii) Pelajar yang balik lewat akan direkodkan di dalam Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat .

A

Rekod/ Dokumen Rujukan OPR/BKU/SS01/ LEWAT.

(iv) Pelajar dibenarkan untuk keluar masuk mulai jam 0230 pagi hingga 0600 pagi untuk tujuan bersahur pada bulan Ramadhan dengan mengambil Pas Ramadhan dan direkodkan di dalam buku rekod.

ANGGOTA PELAJAR

(v) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan kolej dikecualikan pada waktu puncak seperti berikut:

(h)

ANGGOTA PELAJAR STAF PEKERJA KONTRAK PELAWAT



Hari Bekerja - 0730 hingga 0830 - 1245 hingga 1430 - 1645 hingga 1800



Aktiviti rasmi universiti, fakulti, Kolej, jabatan, persatuan dan aktiviti pelajar.



Majlis-majlis persendirian oleh orang persendirian atau Agensi Luar.

Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Fakulti (i)

Pelajar, staf, kontraktor dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar dan masuk di kawasan fakulti selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf, Pelajar dan Kontraktor dikehendaki mempamirkan Kad Staf, Kad Matrik ,Pas Sementara atau Pelekat Kenderaan dan pelawat dikehendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus untuk masuk ke kawasan fakulti.

(ii) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan fakulti di kecualikan pada waktu puncak seperti berikut:  Hari Bekerja - 0730 hingga 0830 - 1245 hingga 1430 - 1645 hingga 1800  A



Aktiviti rasmi universiti, fakulti, Kolej, jabatan, persatuan dan aktiviti pelajar Majlis-majlis persendirian oleh orang persendirian atau Agensi Luar.




Halaman: 7/11


No. Semakan: 07


Tanggungjawab

Carta alir

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

Perincian


A

6.5

ANGGOTA PO

6.5 Tindakan

Tindakan Periksa Kenderaan (a)

Sekiranya didapati staf/pelajar/Agensi luar tiada pelekat kenderaan UPM, ambil tindakan berikut: (i)

Anggota bertugas dikehendaki mengeluarkan Notis Pemberitahuan Kesalahan Lalulintas kepada pesalah tersebut.

(ii)

Anggota hendaklah memaklumkan kepada Pelajar/Staf/Agensi Luar supaya memohon pelekat Kenderaan UPM.

(b)

Jika didapati ada kenderaan yang membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama - sama dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil butir-butir diri pemandu serta kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan kejadian.

(c)

Jika di dapati pelajar tiada kad pemilik kenderaan anggota dikehendaki menahan pemandu dan kenderaan tersebut serta mengambil butir-butir diri pemandu. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian

(d)

Periksa kenderaan staf dan pelajar yang keluar dari kawasan kampus selepas waktu pejabat dan hari cuti (Sabtu dan Ahad termasuk cuti umum) dan jika didapati membawa barang universiti keluar tanpa surat kebenaran,anggota dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama dengan barangan, pemandu dan kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian

B


OPR/BKU/BR01/ KEJADIAN




Halaman: 8/11


No. Semakan: 07


Tanggungjawab

Carta alir

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

Perincian (e) B

Tidak Mempunyai Pas Pekerja (i)

ANGGOTA PEKERJA KONTRAK

Orang awam, pekerja kontrak dan pembekal yang bekerja di dalam kawasan kampus atau yang selalu berurusan dengan UPM perlu mempunyai Pas Sementara .

(ii) Anggota hendaklah meminta pengenalan diri orang berkenaan dan mengisi butir-butir pengenalan diri di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT). (iii) Mengarahkan orang awam, pembekal dan pekerja kontrak tersebut untuk memohon Pas Sementara di Bahagian Keselamatan. (f) ANGGOTA STAF PELAJAR PELAWAT

Keluar / Masuk Kolej (i) Staf:



(ii)

Staf yang tinggal dalam kawasan kolej dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej pada bila-bila masa dengan syarat mempunyai Pelekat Kenderaan atau Kad Staf sebagai bukti. Staf yang tinggal diluar dimana ingin memasuki dan keluar di kawasan kolej selepas waktu pejabat atau cuti hendaklah mempamirkan Kad Staf atau Pelekat Kenderaan.

Pelajar:

Pelajar tidak dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali mendapat kebenaran bertulis dari Pengetua / Felo / Pengurus / Pegawai Bahagian Keselamatan.

(iii) Pelawat: Pelawat tidak dibenarkan masuk di kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali ada kes kecemasan atau kebenaran. (iv) Teksi:B



Teksi yang masuk ke kawasan kampus perlu mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT).




Halaman: 9/11


No. Semakan: 07

PROSEDUR KAWALAN AKSES Tanggungja wab

Carta alir

Tarikh: 20/06/2017

Perincian (g)

ANGGOTA PELAJAR STAF PELAWAT

No. Isu: 02

B

Tidak

6.6


Keluar/ Masuk ke Fakulti (i)

Pelajar dan staf yang ingin memasuki dan keluar ke fakulti selepas waktu pejabat dan waktu cuti hendaklah mempamirkan Kad Staf, Kad Matrik atau Pelekat kenderaan.

(ii)

Pelawat yang mendapat kebenaran dibenarkan masuk dan keluar ke fakulti selepas waktu pejabat dan cuti dan dihendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus

OPR/BKU/BR02/ PELAWAT.

(a)

Jika ada kes ikut langkah 6.7.

(b)

Jika tidak, ikut langkah 6.8

(a)

Majukan Laporan dan hubungi Penyelia Operasi.

(b)

Membuat laporan kejadian menggunakan Borang Laporan Kejadian


Anggota yang bertugas dikehendaki membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian serta serah tugas kepada anggota pengganti seterusnya.

BUKU LAPORAN TUGAS HARIAN

6.6 Ada Kes?

Ya

6.7 ANGGOTA PO

6.7 Majukan Laporan

6.8 ANGGOTA

6.8 Buat Laporan dan Serah Tugas

6.9 Tamat



Halaman: 10/11


No. Semakan: 07

PROSEDUR KAWALAN AKSES 7.0 Bil 1.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/BKU/600-4/6/1

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT(P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara PYB

UPM/BKU/600-4/5/23

PT/PO

PYB

 Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT)  Borang Pemeriksaan Kenderaan (OPR/BKU/BR02/PEMERIKSAAN)  Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT) Buku Laporan Tugas Harian

Tempat dan Tempoh Simpanan BDR

Kuasa Melupus PGH

KEKAL

Kawalan Akses

3.

Tarikh: 20/06/2017

REKOD

Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

2.

No. Isu: 02

Kabinet Fail Cawangan Kawalan Akses

PGH

1 Tahun

PT/PO

PYB

Kabinet Fail Cawangan Kawalan Akses 1 Tahun


PGH


Halaman: 11/11


No. Semakan: 07


8.0

No. Isu: 02 Tarikh: 20/06/2017

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TPKD PP

TWP PP

03/01/2011

02

01

OPR (BKU): 2/2011

Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-2/2011

TPKD PP

TWP PP

08/08/2011

02

02

OPR (BKU): 2/2012


TPKD PP

TWP PP

30/01/2012

02

03

OPR (BKU): 5/2012


TPKD PP

TWP PP

14/08/2012

02

04

OPR (BKU): 3/2013

MSKPP Bil 1/2013

TPKD PP

TWP PP

30/04/2013

02

05

OPR (BKU): 4/2014

MSKPP Bil 1/2014

TPKD PP

TWP PP

18/07/2014

02

06

OPR (BKU): 14/2015

MSKPP Bil 1/2015

TPKD PP

TWP PP

15/09/2015

02

07

OPR (BKU): 1/2017

MSKPP Bil 1/2017

TPKD PP

TWP PP

20/06/2017


2017

Recommend Documents