2015

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P011 PROSEDUR PERKHIDMATAN RUJUKAN

1.0

Halaman: 1/8 No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015

TUJUAN Menerangkan kaedah pengendalian perkhidmatan rujukan.

2.0

SKOP 2.1 Meliputi semua pertanyaan rujukan dan khidmat nasihat dari dalam dan luar UPM yang diterima di MPP, Bahagian Perkhidmatan Maklumat dan Perpustakaan Cawangan. 2.2 Pengendalian di MPP dilakukan oleh KB / Pustakawan / PenP mengikut giliran berjadual. 2.3 Hanya Pustakawan / PenP sahaja akan bertugas di MPP pada tengahari Jumaat. 2.4 Pertanyaan rujukan / khidmat nasihat melalui e-mel / surat / faks akan dikendalikan oleh KB atau Pustakawan Bahagian Perkhidmatan Maklumat dan Pustakawan Cawangan.

3.0

TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan semua yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini.

4.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen http://webopac.upm.edu.my:8000

Tajuk Dokumen OPAC

http://www.lib.upm.edu.my

Pangkalan Data Dalam Talian


Pangkalan Data Dalam Talian Tempatan


E-buku

http://imp.upm.edu.my

Jadual Waktu Bertugas di Meja Penasihat Pengguna


Laporan Buku Tiada di Rak


Laporan Pustakawan Bertugas Malam

OPR/PSAS/DR06/MPP1

Maklumat Rujukan Terkini

OPR/PSAS/DR06/MPP2

Panduan Sumber Rujukan Elektronik

OPR/PSAS/DR03/KEL

Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan Perpustakaan Sultan Abdul Samad

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P011 PROSEDUR PERKHIDMATAN RUJUKAN 5.0


TERMINOLOGI/SINGKATAN

BPM

:

KB

:

KBPM KBPP KP MPP OPAC PBPM

: : : : :

Pegawai

:

Pelanggan PPC PP PPKn PYB BSP PKBS PKSB PPSK PPV PenP PSAS UPM

: : : : : : : : : : : :

Bahagian Perkhidmatan Maklumat Ketua Bahagian Perkhidmatan Maklumat / Ketua Bahagian Sokongan Penyelidikan / Ketua Perpustakaan Cawangan Ketua Bahagian Perkhidmatan Maklumat Ketua Bahagian Perkhidmatan Pengguna Ketua Pustakawan Meja Penasihat Pengguna Katalog Perpustakaan Pustakawan Bahagian Perkhidmatan Maklumat Ketua Bahagian / Pustakawan / PenP yang bertugas di MPP / BPM / PPC Warga UPM dan pengguna dari luar UPM Pustakawan Perpustakaan Cawangan Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Pegawai Yang Bertanggungjawab Bahagian Sokongan Penyelidikan Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Perubatan Veterinar Penolong Pustakawan Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia




PROSES TERPERINCI Perkhidmatan Rujukan

Tanggungjawab

Carta alir

Perincian

Rekod/Dokumen Rujukan

6.1 Mula Pustakawan 6.2 Perancangan

KBPM/ Pustakawan/ PenP



6.3 Terima pertanyaan

6.4 Beri jawapan / makluman

6.5 Catat statistik dan buat laporan

A

6.2 Rancang jadual. 6.2.1 Tentukan jumlah pegawai dan kenalpasti tarikh mengikut kalendar akademik. 6.2.2 Bina dan semak jadual. 6.2.3 Dapatkan pengesahan KBPM. 6.2.4 Edarkan jadual melalui laman web IMP. 6.2.5 Kendalikan Meja Penasihat Pengguna mengikut jadual. 6.3 Tentukan jenis pertanyaan sama ada pertanyaan khidmat nasihat atau rujukan. 6.3.1 Jika pertanyaan khidmat nasihat, Pustakawan Penghubung Fakulti akan meneruskan sesi temuduga. 6.3.2 Jika pertanyaan rujukan, pegawai di Meja Penasihat Pengguna akan meneruskan sesi temuduga. 6.4 Beri jawapan atau makluman kepada pelanggan.

6.5 Catat jenis perkhidmatan rujukan dan minta pengguna menilai Perkhidmatan Pegawai melalui kaedah “Smiley” di laman web IMP mengikut keperluan. 6.5.1 Jika pertanyaan khidmat nasihat, catat dalam Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ). 6.5.2 Jika pertanyaan rujukan, catat dalam Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan MPP (OPR/ PSAS/BR06/MPP). 6.5.3 Buat laporan (jika perlu); 6.5.3.1 Bertugas MPP Malam/ Sabtu/ Ahad dalam borang Laporan Pustakawan Bertugas Malam melalui laman web IMP. 6.5.3.2 Ada aduan berkaitan bahan tiada dirak dalam Laporan Buku Tiada Dirak melalui laman web IMP.


Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ)

Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan MPP (OPS/PSAS/BR06/MPP)




Tanggungjawab

Carta Alir


Perincian


A Pustakawan/ PP

6.6 Kumpul, sedia dan fail laporan

6.6 Kumpul data, sediakan laporan dan failkan. 6.6.1 Input Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ) / Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) ke dalam Excel dan failkan ke dalam Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan (UPM/PSAS/BPM/8.6.170), (UPM/PSAS/BSP/8.7.49), (UPM/PSAS/PPSK/8.11.49), (UPM/PSAS/PKBS/8.14.48), (UPM/PSAS/PKSB/8.12.157), (UPM/PSAS/PPV/8.10.157).

6.6.2 Simpan Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ) / Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) ke dalam Log Statistik Perkhidmatan Rujukan (UPM/PSAS/BL06/RUJ).

A

Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ) Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/BPM/8.6.170, UPM/PSAS/BSP/8.7.49, UPM/PSAS/PPSK/8.11.49, UPM/PSAS/PKBS/8.14.48, UPM/PSAS/PKSB/8.12.157, UPM/PSAS/PPV/8.10.157. Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ) Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) Log Statistik Perkhidmatan Rujukan (UPM/PSAS/BL06/RUJ)

6.6.3 Input data Penilaian Perkhidmatan Pegawai di MPP / Pejabat dan failkan dalam Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan (UPM/PSAS/BPM/8.6.169), (UPM/PSAS/BSP/8.7.48), (UPM/PSAS/PPSK/8.11.55), (UPM/PSAS/PKBS/8.14.53), (UPM/PSAS/PKSB/8.12.158), (UPM/PSAS/PPV/8.10.158).

Fail Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/BPM/8.6.169, UPM/PSAS/BSP/8.7.48, UPM/PSAS/PPSK/8.11.55, UPM/PSAS/PKBS/8.14.53, UPM/PSAS/PKSB/8.12.158, UPM/PSAS/PPV/8.10.158.

6.6.4 Fail pertanyaan-pertanyaan rujukan ke dalam fail Pertanyaan Rujukan UPM/PSAS/BPM/8.6.168, UPM/PSAS/BSP/8.7.107.1 UPM/PSAS/PPSK/8.11.48, UPM/PSAS/PKBS/8.14.47, UPM/PSAS/PKSB/8.12.156, UPM/PSAS/PPV/8.10.156).

Fail Pertanyaan Rujukan UPM/PSAS/BPM/8.6.168, UPM/PSAS/BSP/8.7.107.1 UPM/PSAS/PPSK/8.11.48, UPM/PSAS/PKBS/8.14.47, UPM/PSAS/PKSB/8.12.156, UPM/PSAS/PPV/8.10.156).



Tanggungjawab

Carta Alir


Perincian

A

KBPM

6.7 Bentang laporan

6.7 Bentang laporan ke dalam Mesyuarat Pengurusan.

6.8 Tamat



OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P011 PROSEDUR PERKHIDMATAN RUJUKAN 7.0 Bil

1.


REKOD Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod OPR/PSAS/BL06/RUJ

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PenP/PP/PPKn

Tanggungjawab Menyelenggara PenP/PP/PPKn

Log Statistik Perkhidmatan Rujukan

Tempat dan Tempoh Simpanan BPM

Kuasa Melupus KB

2 bulan

·

2.

Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) · Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ) OPR/PSAS/BL06/RUJ

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

Log Statistik Perkhidmatan Rujukan

BSP PPSK PKBS PKSB PPV

KB

·

3.

Borang Statistik Perkhidmatan Rujukan (OPR/PSAS/BR06/PEJ) UPM/PSAS/BPM/8.6.169

4.

Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/BSP/8.7.48

5.

Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PPSK/8.11.55

6.

Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PKBS/8.14.53

7.

Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PKSB/8.12.158

8.

Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PPV/8.10.158

2 bulan PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

BPM

KB

2 tahun

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

BSP

KB

2 tahun

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

PPSK

KB

2 tahun

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

PKBS

KB

2 tahun

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

PKSB

KB

2 tahun

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

Analisa Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan

PPV 2 tahun


KB

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P011 PROSEDUR PERKHIDMATAN RUJUKAN Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PenP/PP/PPKn

Tanggungjawab Menyelenggara

No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015 Tempat dan Tempoh Simpanan BPM

Kuasa Melupus

9.

UPM/PSAS/BPM/8.6.170

10.

Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/BSP/8.7.49

11.

Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PPSK/8.11.49

12.

Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PKBS/8.14.48

13.

Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PKSB/8.12.157

14.

Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/PPV/8.10.157

15.

Laporan Statistik Perkhidmatan Rujukan UPM/PSAS/BPM/8.6.168

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

BPM

KB

16.

Fail Pertanyaan Rujukan UPM/PSAS/BSP/8.7.107.1

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

2 tahun BSP

KB

17.

Fail Pertanyaan Rujukan UPM/PSAS/PPSK/8.11.48

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

2 tahun PPSK

KB

18.

Fail Pertanyaan Rujukan UPM/PSAS/PKBS/8.14.47

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

2 tahun PKBS

KB

16.

Fail Pertanyaan Rujukan UPM/PSAS/PKSB/8.12.156

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

2 tahun PKSB

KB

17.

Fail Pertanyaan Rujukan UPM/PSAS/PPV/8.10.156

PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

2 tahun PPV

KB

18.

Fail Pertanyaan Rujukan Laporan Buku Tiada Di Rak

PYB

PYB

2 tahun Laman Web IMP

KBPP

PYB

PYB

Kekal Laman Web IMP

KBPP

19.

Laporan Pustakawan Bertugas Malam / Sabtu / Ahad

PenP/PP/PPKn

Halaman: 7/8

KB

2 tahun PenP/PP/PPKn

PenP/PP/PPKn

BSP

KB


PenP/PP/PPKn

PPSK

KB


PenP/PP/PPKn

PKBS

KB


PenP/PP/PPKn

PKSB

KB


PenP/PP/PPKn

PPV

KB

2 tahun

Kekal




SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. Seksyen

Huraian Pindaan

Disemak Oleh

Disahka n Oleh

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

KB

KP

03/01/2011

02

01

OPR(PSAS)2/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

Ketua Pustakawan

WP

22/08/2011

02

02

OPR(PSAS)3/2011

Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-31

Ketua Pustakawan

WP

18/11/2011

02

03

OPR(PSAS)2/2013

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013

Ketua Pustakawan

WP

30/04/2013

02

04

OPR(PSAS)4/2014

Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas 3/2014

Ketua Pustakawan

WP

11/08/2014

02

05

OPR : (PSAS)2/2015

Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-42

Ketua Pustakawan

WP

05/06/2015


2015

Recommend Documents