2015

The Youth Employment Initiative YEI NL: De begeleiding van NEET-jongeren in Brussel. 08/07/2015 ESF-Agentschap Gasthuisstraat 31, 5e verdieping 1000 BRUSSEL

Draaiboek Korte samenvatting van de oproep ......................................................................................................... 3 Voorwoord ............................................................................................................................................... 4 1.

2.

Eerste stappen na goedkeuring van het project .............................................................................. 5 1.1

Projectovereenkomst ............................................................................................................... 5

1.2

Partnerschapsovereenkomsten ............................................................................................... 5

1.3

Voorschot................................................................................................................................. 5

Afspraken bij de uitvoering van het project ..................................................................................... 6 2.1

Doelgroep ................................................................................................................................ 6

2.2

TRAJECT................................................................................................................................. 6

FIND .................................................................................................................................................... 6 2.2.1

Bewijs van het NEET-zijn .................................................................................................... 6

2.2.2

Opladen van de self-declaration .......................................................................................... 7

2.2.3

Nagaan of de jongere niet actief in begeleiding is bij Actiris ............................................... 7

2.2.4

Registratie van de jongere bij Actiris ................................................................................... 7

2.2.5

Registratie van de jongere bij VDAB ................................................................................... 8

2.2.6

Registratie van de begeleiding in MLP ................................................................................ 8

MIND.................................................................................................................................................... 8 2.2.7

Opmaken van een actieplan ................................................................................................ 8

2.2.8

Opladen van het actieplan na oriëntering ............................................................................ 9

BIND .................................................................................................................................................... 9 2.2.9

Aanvullen van het actieplan ................................................................................................. 9

2.2.10

Opladen van het actieplan na begeleiding .......................................................................... 9

2.2.11

Inschrijven van de jongere bij Actiris ................................................................................... 9

2.3

3.

RESULTATEN ....................................................................................................................... 10

2.3.1

Opladen van de resultaten ................................................................................................ 10

2.3.2

Opvolgen van de resultaten ............................................................................................... 10

2.3.3

Opvolgen van de indicatoren ............................................................................................. 11

Europese richtlijnen ....................................................................................................................... 14 3.1

Archivering ............................................................................................................................. 14

3.2

ESF-rapporteringen ............................................................................................................... 14

3.3

Wetgeving overheidsopdrachten ........................................................................................... 14

3.4

Boekhouding .......................................................................................................................... 15

3.5 4.

5.

Publicitaire verplichtingen ...................................................................................................... 15

Ondersteuning tijdens het project .................................................................................................. 16 4.1

Contactpersoon ..................................................................................................................... 16

4.2

Startvergadering .................................................................................................................... 16

4.3

Kwalimon ............................................................................................................................... 16

4.4

Infosessie rapporteren ........................................................................................................... 17

4.5

Themawerkingen ................................................................................................................... 17

Bijlagen .......................................................................................................................................... 18

Korte samenvatting van de oproep Wat? Het Youth Employment Initiative (YEI) heeft als doel jongeren tussen 15 en 30 jaar die noch onderwijs volgen, noch in opleiding zijn, noch aan het werk zijn (NEET’s), te begeleiden naar een beter passende (kwalificerende) opleiding, of naar een stageplaats of naar werk. Wie? Deze oproep richt zich op een partnerschap van organisaties dat trajecten / maatregelenpakketten kan verstrekken aan de doelgroep. We verwachten dat het partnerschap afspraken maakt over het toeleiden, het oriënteren, het begeleiden en het opvolgen van de doelgroep. Acties? Europa vraagt de ontwikkeling van concrete projecten met directe en activerende maatregelen die op korte termijn kunnen worden geïmplementeerd en snel resultaten kunnen opleveren. Een project moet rechtstreekse steunmaatregelen aanbieden aan de doelgroep en daarbij nadruk leggen op het verstrekken van trajecten / maatregelenpakketten. TRAJECT FIND

MIND

BIND

= TOELEIDING 

= ORIENTATIE 

= ACTIE 

RESULTAAT

Vinden van de

Oriënteren van de

Begeleiden van de

-

Werk

jongeren (behorend tot

jongeren = bepalen van

jongeren = begeleiding

-

Stage

de doelgroep van het

de noden en het te

en opvolging van de

-

Opleiding

YEI: NEET’s).

volgen traject

jongeren. Dit kan zowel individuele begeleiding zijn als begeleiding in groep.

Hoeveel? Het YEI NL-programma wordt op de volgende manier gesubsidieerd: o

1/3e YEI-middelen (1.375.408,00 euro)

o

1/3e ESF Brussel-middelen (1.375.408,00 euro)

o

1/3e VDAB-cofinanciering (1.375.408,00 euro)

Hoe? Via de online ESF-applicatie kan je als promotor een projectvoorstel indienen. Een projectvoorstel opmaken bestaat uit het beantwoorden van inhoudelijke vragen en het opmaken van een begroting. Wanneer? De oproep wordt opengesteld op 8 januari 2015 en staat open tot 31 december 2015 (of zolang er middelen zijn).

Voorwoord Het YEI NL is een oproep die is ontstaan in samenwerking met Actiris en VDAB. Deze gids is bedoeld voor promotoren die een project hebben ingediend binnen het YEI NL en na goedkeuring van het evaluatiecollege van start kunnen gaan. Om de uitvoering van de projecten zo vlot mogelijk te laten verlopen, geven we een draaiboek mee met de procedures, afspraken en ondersteuningsmogelijkheden. Veel succes toegewenst! ESF Vlaanderen, Actiris, VDAB

1. Eerste stappen na goedkeuring van het project 1.1 Projectovereenkomst Binnen het partnerschap neemt één organisatie de rol van promotor op zich. De promotor heeft juridische verantwoordelijkheid en verzorgt de communicatie met het ESF. Nadat de promotor via de ESF-applicatie een positieve beslissing heeft gekregen van de oproepbeheerder kan de projectovereenkomst worden opgesteld. Die wordt elektronisch ondertekend door de promotor en nadien door de algemeen directeur van het ESF-Agentschap Vlaanderen.

1.2 Partnerschapsovereenkomsten De promotor en de partners ondertekenen een partnerschapsovereenkomst waarin de inhoudelijke en financiële afspraken worden vastgelegd. De promotor laadt deze partnerschapsovereenkomsten op als bijlage bij het projectvoorstel. Het is belangrijk om deze partnerschapsovereenkomsten tijdig op te laden. De kosten van de partners kunnen immers pas aanvaard worden vanaf de datum waarop de partnerschapsovereenkomst is ondertekend.

1.3 Voorschot De promotor ontvangt aan de start van het project een voorschot. Na de projectoproepen, de selectie, de gunning en het ondertekenen van de overeenkomst, ontvangt de promotor een voorschot op de projectfinanciering. Het voorschot wordt op jaarbasis berekend en bedraagt 

80% van de jaarlijkse YEI middelen;



80% van de jaarlijkse ESF Brussel-middelen;



50% van de jaarlijkse VDAB cofinanciering.

De promotoren vinden dit voorschot terug in de begroting die ze hebben ingediend bij hun projectvoorstel en krijgen deze uitbetaald bij de start van het project.

2. Afspraken bij de uitvoering van het project 2.1 Doelgroep Tot de doelgroep van het YEI NL behoren 1

-

jongeren vanaf 18 jaar en jonger dan 30 jaar,

-

die geen werk hebben, geen onderwijs volgen en geen opleiding volgen die leidt tot een beroepskwalificatie (de zogenaamde NEET-jongeren),

-

die gedomicilieerd zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest,

-

die niet-actief of werkloos zijn, met inbegrip van langdurig werklozen

-

die niet actief in begeleiding zijn bij Actiris .

2

2.2 TRAJECT FIND De eerste fase van het project, de FIND-fase, is de fase waarin contact gelegd wordt met de NEET. Om in contact te komen met de jongere is het cruciaal om het project bij een zo breed mogelijk netwerk van organisaties bekend te maken. De betrokken organisaties kunnen de jongeren of de ankerfiguren van de jongeren (ouders, partners, vrienden, …) doorverwijzen naar of op de hoogte brengen van het project. Het contact maken met de jongere gebeurt vindplaatsgericht. Dit houdt in dat de FIND-organisatie de jongeren gaat opzoeken in hun omgeving. Dit kan op plaatsen zijn waar jongeren rondhangen (station, sportpleintjes, jeugdhuis, buurthuis, jongerenadviescentrum, etc.), bij de doelgroep thuis, op evenementen en infosessies van organisaties die werken met jongeren, op sociale netwerksites, etc. Bij indiening van het projectvoorstel geeft de promotor een inschatting van het aantal “te bereiken jongeren”.

2.2.1 Bewijs van het NEET-zijn Voor het YEI NL zijn enkel jongeren die niet in werk, opleiding of training zijn, subsidiabel. Het is belangrijk dat de jongere op het moment van toeleiding een NEET is. De promotor moet het NEET-zijn bewijzen. De jongere kan hiervoor een self-declaration ondertekenen waarin staat dat hij verklaart dat hij niet in werk, opleiding of training zit. Er wordt een standaard template meegegeven als bijlage. Op dit template zal je zien dat hier ook de toestemming voor de uitwisseling van gegevens tussen Actiris en VDAB op wordt gevraagd. Het is nodig dat de

1

Hoewel Europa de mogelijkheid geeft om ook jongeren onder 18 jaar tot de doelgroep te rekenen, kunnen we voor deze oproep enkel +18-jarigen tot de doelgroep rekenen. Dit omdat in België – in tegenstelling tot andere lidstaten – de leerplicht geldt tot 18 jaar. Bovendien willen we met het YEI NL de bestaande acties vanuit Onderwijs om vroegtijdige schoolverlaters op te vangen niet tegenwerken. 2 Het YEI NL richt zich op jongeren die niet gekend zijn bij Actiris of die niet meer begeleid worden bij Actiris.

NEET een document ondertekent waarmee hij toestemming geeft aan de VDAB en Actiris om zijn persoonlijke gegevens uit te wisselen. In het template is dit document erin geïntegreerd.

2.2.2 Opladen van de self-declaration De promotor moet deze self-declarations opladen in de ESF-archiefruimte. Enkel voor die deelnemers waarvan een ondertekende self-declaration is opgeladen, kunnen subsidies worden uitbetaald binnen het YEI NL. De ESF-archiefruimte vind je via volgende link: http://archief.esf-agentschap.be/. Inloggen kan via de gebruikersnaam (organisatienummer) en het paswoord dat aan elke organisatie wordt toegekend. Een handleiding om de archiefruimte te gebruiken, vind je op volgende website: http://kik.esfagentschap.be/ajax/downloadFile/000a4274-988f-11e3-8160-0050568b00a8/archief%20%20handleiding%20promotor.pdf.

2.2.3 Nagaan of de jongere niet actief in begeleiding is bij Actiris Het YEI NL richt zich op jongeren die niet gekend zijn bij Actiris of die niet meer begeleid zijn bij Actiris. Jullie zullen dus enkel de NEET kunnen inschrijven als werkzoekende niet beschikbaar voor de arbeidsmarkt als de NEET 18 jaar of ouder is, jonger is dan 30 jaar, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont en geen dossier of een passief dossier heeft bij Actiris. Voor de deelnemers die een passief dossier bij Actiris hebben, moet de FIND-MIND-BIND outreach methode, met de specifieke omkadering en ondersteuning die ermee gepaard gaat, een meerwaarde bieden t.o.v. de reguliere dienstverlening. Om te verzekeren dat de jongere niet actief in begeleiding is bij Actiris geldt de volgende procedure: 

Vanaf 01/10/2015 zal de promotor bij de aanmaak van het IBIS-dossier van de deelnemer kunnen checken of de deelnemer actief in begeleiding is of niet.



Tot 01/10/2015 vragen we aan de promotoren om dit via e-mail te checken met de contactpersoon van Actiris.

2.2.4 Registratie van de jongere bij Actiris Opgelet ! NWP zal pas vanaf 01.10.2015 aangepast zijn aan het YEI NL project. Dit betekent dat jullie pas vanaf dat moment de procedure zoals hieronder beschreven zullen kunnen/moeten volgen. De procedure onder voorbehoud vanaf 01.10.2015 : Om de rechten en plichten van de werkzoekende te activeren, is het de bedoeling dat de NEET zich als werkzoekende inschrijft van zodra hij klaar is voor de arbeidsmarkt (in de BIND-fase dus). Om een spoor te hebben van de begeleiding vanaf de start, is het noodzakelijk de NEET vanaf de start wel in te schrijven als werkzoekende niet beschikbaar voor de arbeidsmarkt.

Tijdens de FIND en MIND fase schrijft de partner de NEET in categorie 16 in (niet beschikbaar voor de arbeidsmarkt). De NEET zal dan de subcategorie YEI-NL krijgen.

2.2.5 Registratie van de jongere bij VDAB De jongere moet daarnaast ook ingeschreven worden bij VDAB. Dit kan vanaf het moment dat jullie starten met het project. De jongere kan hiervoor samen met de promotor online een dossier aanmaken bij VDAB. Dat kan via de volgende link: http://www.vdab.be/wegwijs/inschrijving.shtml.

2.2.6 Registratie van de begeleiding in MLP Als de jongere een VDAB-dossier heeft, vraagt de promotor inzagerecht aan voor het dossier van de deelnemer. De promotor dient dit aanvraagformulier in bij VDAB, die de aanvraag goedkeurt. Het aanvraagformulier vind je op deze website: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_klanttoegang.shtml. Vanaf het moment van goedkeuring door VDAB, kan de promotor de YEI-begeleiding registreren in Mijn Loopbaan voor Partners (MLP). Via Mijn Loopbaan voor partners kan je als VDAB-partner VDABdossiers raadplegen en aanvullen met eigen acties. Voor meer informatie over MLP kan je terecht op de volgende website: http://partners.vdab.be/cvs/. De wijze van registratie wordt beschreven in de MLP-projectfiche (zie bijlage).

MIND De tweede fase van het project, de MIND-fase, is de fase waarin de NEET-jongere een oriëntatie krijgt. De begeleider vraagt de NEET naar zijn kunnen, willen, noden en wensen. De begeleider maakt samen met de NEET een actieplan op met specifieke aandacht voor de competenties (zowel generiek als technisch) en de randvoorwaarden.

2.2.7 Opmaken van een actieplan De promotor beschrijft de bevindingen en resultaten van de oriëntatie in een actieplan. Het actieplan beschrijft de jobobstakels en de acties die ondernomen zullen worden om ze te remediëren. Het ESF-Agentschap geeft een template voor een actieplan mee waarin de promotor moet werken binnen deze oproep (zie bijlage). Het eerste tabblad van dit document heeft betrekking op de oriëntering. De promotor moet alle (sub)rubrieken van dit tabblad vervolledigen.

2.2.8 Opladen van het actieplan na oriëntering Na afloop van de oriëntering laadt de promotor het ingevuld actieplan (tabblad oriëntering) op in de ESF-archiefruimte. Dit is belangrijk voor de uitbetaling van de projecten aangezien het eerste deel van de begeleiding uitbetaald wordt op basis van het actieplan.

BIND Na de oriëntatiefase start de begeleiding van de NEET-jongere naar werk, stage of opleiding. Het vertrekpunt voor de begeleidende fase is het actieplan uit de oriënterende fase. De jongere wordt op basis van zijn/haar noden ingeschreven in de verschillende acties, in functie van het jobdoelwit en volgens de beschrijving in het actieplan. Dit (voor)traject onderneemt de nodige stappen om jobobstakels zoals arbeidsattitudes, mobiliteit, kinderopvang, beperkte internet- of taalvaardigheden te remediëren. Later is er ook aandacht voor de nazorg en opvolging van de deelnemers. Zo kan men de slaagkans van het traject en de duurzaamheid versterken.

2.2.9 Aanvullen van het actieplan De promotor beschrijft de bevindingen en resultaten van de begeleidingsacties in het actieplan dat werd opgemaakt in de oriënteringsfase. Het tweede tabblad van het template actieplan heeft betrekking op de begeleiding. De promotor moet alle (sub)rubrieken van dit actieplan vervolledigen.

2.2.10

Opladen van het actieplan na begeleiding

Na afloop van de oriëntering laadt de promotor het ingevuld actieplan (tabblad oriëntering) op in de ESF-archiefruimte. Dit is belangrijk voor de uitbetaling van de projecten aangezien het eerste deel van de begeleiding uitbetaald wordt op basis van het actieplan. Het volledige actieplan is op dit moment ingevuld (tabblad 1 en 2). We vragen om de volledige versie op te laden in MLP bij “traject – documenten opladen” zodat het dossier bij VDAB up to date is.

2.2.11

Inschrijven van de jongere bij Actiris

Om de rechten en plichten van de werkzoekende te activeren, is het de bedoeling dat de NEET zich inschrijft als werkzoekende van zodra hij klaar is voor de arbeidsmarkt. Van de promotor wordt daarom verwacht dat hij zich tijdens de BIND-fase samen met de jongere naar een antenne van Actiris begeeft. Na de inschrijving zal de NEET-jongere uitgenodigd worden op een infosessie en vervolgens op een gesprek met een tewerkstellingsconsulent van de antenne.

We raden sterk aan de NEET op het gesprek voor te bereiden en hem hierbij te begeleiden om de jongere in de hoedanigheid van vertrouwenspersoon te ondersteunen. Na het gesprek zal de NEET in gedelegeerde begeleiding komen. Dit houdt in dat Actiris de NEET niet verder intensief begeleidt, maar er wel een opvolging voorzien is na 3 maanden van niet-activiteit in het dossier. Bijkomende informatie zal verleend worden tijdens de NWP-opleiding (voorzien in oktober 2015). De partner kan ook gecontacteerd worden door de consulent om na te gaan of de NEET al dan niet klaar is voor begeleiding van de dienst Youth Garantee. De voorwaarden daarvoor zijn in het bezit zijn van een kwaliteitsvolle CV en motivatiebrief, een taaltest hebben gedaan, een concreet beroepsdoel hebben gedefinieerd en kennis hebben van de gevraagde gedragscodes op de werkvloer. Indien de partner dit zelf vindt, kan hij uiteraard altijd proactief contact opnemen met de consulent.

2.3 RESULTATEN Tot de positieve resultaten van de begeleidingsacties behoren: 1.

Uitstroom naar werk.

2.

Doorstroom naar een kwalificerende opleiding. Dit is erkende

beroepsopleiding door

VDAB, Syntra of onderwijs. 3.

Doorstroom naar een erkende stage. Volgende stages zijn mogelijk: een stagetype erkend door Actiris of VDAB. Indien de promotor een ander type stage wil aanbieden dan moet hij die mogelijkheid aftoetsen met de oproepbeheerder.

2.3.1 Opladen van de resultaten De promotor moet de bewijsstukken van de resultaten opladen in de ESF-archiefruimte. Volgende bewijsstukken zijn geldig: Resultaat

Bewijsstuk van resultaat

Uitstroom naar werk

Dit wordt aangetoond met een ondertekende arbeidsovereenkomst.

Doorstroom naar een kwalificerende opleiding

Dit wordt aangetoond met een inschrijvingsbewijs in een kwalificerende opleiding of onderwijs.

Doorstroom naar een erkende stage

Dit wordt aangetoond door een ondertekende stageovereenkomst.

2.3.2 Opvolgen van de resultaten ESF Vlaanderen krijgt de gegevens die de promotor invoert in MLP maandelijks toegestuurd van de VDAB. Die gegevens zal ESF Vlaanderen elke maand doorsturen naar de promotor in een “monitoringtabel”. Het is belangrijk om de tabel die u ontvangt van ESF goed af te stemmen.

In deze maandelijkse lijst moet de promotor volgende gegevens aanvullen: : 

realisatie van een actieplan na oriëntering;



resultaat: o

werk

o

stage

o

opleiding.

De aanvulling van deze gegevens is belangrijk voor de uitbetaling van de resultaten. De promotor stuurt de aanvullingen terug naar de oproepbeheerder bij ESF Vlaanderen. ESF zal op dat moment de ingezamelde gegevens vastzetten zodat u maandelijks de nog openstaande informatie vlot kan terugvinden. Bij vragen mag u steeds contact opnemen met ESF Vlaanderen.

2.3.3 Opvolgen van de indicatoren Binnen het YEI NL moeten ESF- en YEI-indicatoren worden bijgehouden. De promotor moet de indicatoren bijhouden op twee meetmomenten: a) Na afsluiten van de YEI-begeleidingslijn. b) 6 maanden na afloop van het afsluiten van de YEI-begeleidingslijn. De meeste indicatoren kunnen rechtstreeks afgeleid worden uit de MLP-registraties en zullen dus terug te vinden zijn in de maandelijkse monitoringtabel. Enkele indicatoren moeten door de promotor verzameld worden: 



de ESF-indicatoren die door de promotor in te zamelen zijn: o

deelnemers uit huishoudens waarin niemand werk heeft,

o

deelnemers uit huishoudens met afhankelijke kinderen waarin niemand werk heeft,

o

deelnemers uit eenoudergezinnen met afhankelijke kinderen,

o

daklozen of mensen die van de woningmarkt uitgesloten zijn,

o

deelnemers die na de deelname een kwalificatie behalen,

o

deelnemers wier arbeidsmarktsituatie zes maanden na de deelname verbeterd was.

De YEI-indicatoren die door de promotor in te zamelen zijn: o

de aantallen inactieve en geen onderwijs of opleiding volgende deelnemers die na de deelname een aanbod van werk, verder onderwijs, een leerlingplaats of een stage ontvangen,

o

de aantallen inactieve en geen onderwijs of opleiding volgende deelnemers die na de deelname onderwijs of opleiding volgen, een kwalificatie behalen of werk hebben gevonden, met inbegrip van werk als zelfstandige,

o

de aantallen deelnemers die binnen zes maanden na de deelname deelnemen aan programma's voor verder onderwijs en opleiding die leiden tot een kwalificatie, een leerlingplaats of een stage,

o

de aantallen deelnemers die binnen zes maanden na de deelname aan het werk zijn,

o

de aantallen deelnemers die binnen zes maanden na de deelname als zelfstandige werken.

De promotor kan deze indicatoren aanvullen op de maandelijkse monitoringstabel. De promotor stuurt de aanvullingen terug naar de oproepbeheerder bij ESF Vlaanderen. ESF zal op dat moment de ingezamelde gegevens vastzetten zodat u maandelijks de nog openstaande informatie vlot kan terugvinden. Bij vragen mag u steeds contact opnemen met ESF Vlaanderen.

Tabel: Samenvatting van de afspraken voor de uitvoering van het project. TRAJECT

ACTIE

Actiris

MIND

BIND

= TOELEIDING 

= ORIENTATIE 

= ACTIE 

Vinden van de jongeren

Oriënteren van de jongeren =

Begeleiden van de jongeren =

A. Werk

(behorend tot de doelgroep

bepalen van de noden en het te

begeleiding en opvolging van

B. Stage

van het YEI: NEET’s).

volgen traject.

de jongeren.

C. Opleiding

-

Aanmaak van een IBIS-

-

dossier bij Actiris.

VDAB

RESULTAAT

FIND

-

bij Actiris in een antenne.

Aanmaak van een IKL-

-

dossier bij VDAB. -

Updaten

van

het

IKL-

dossier bij VDAB.

Document inzagerecht

Inschrijving van de jongere

voor in

dossier

laten ondertekenen. MLP

-

Registratie van een YEI-

-

begeleidingslijn in MLP.

ESFarchiefruimte

-

Self-declaration deelnemer.

van

de

-

Aanduiding van einde MIND-

Aanduiden

van

einde

fase in YEI-begeleidingslijn in

BIND-fase

in

YEI-

MLP.

begeleidingslijn in MLP.

Actieplan na oriëntering.

-

-

Opladen van het actieplan.

-

Actieplan na begeleiding.

-

Aanduiden van resultaat in YEIbegeleidingslijn in MLP.

-

Opladen van het bewijsstuk van her

resultaat:

arbeidscontract,

stageovereenkomst inschrijving

in

een

of erkende

beroeps- of onderwijsopleiding.

3. Europese richtlijnen 3.1 Archivering Naast het opladen van de bewijsstukken op de ESF-archiefruimte vraagt Europa om de bewijsstukken ook ter plaatse (in de organisatie van de promotor) te archiveren. De promotor en de partners verbinden zich ertoe al hun originele bewijsstukken die betrekking hebben op het YEI NL-project ter beschikking te houden van en eventueel toe te sturen aan het ESF Vlaanderen en andere gemandateerde controle-instanties. Deze stukken moeten bewaard worden tot minimum 2028. Dit kan ook onder gedigitaliseerde vorm.

3.2 ESF-rapporteringen Bij een project dat 24 maanden duurt, rapporteert de promotor na afloop van het eerste projectjaar en na afloop van het tweede projectjaar. De rapportperiodes zullen in de ESF-applicatie terug te vinden zijn. De rapporteringen worden ingediend in de ESF-applicatie. Bij de rapportering stelt de promotor het ESF-Agentschap op de hoogte van het verloop van het project. Het bestaat uit een: 1

Inhoudelijke rapportering. Het ESF-Agentschap geeft een WORD-document mee met vragen over de voortgang van het project. De promotor dient deze vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden en het WORD-document in te dienen bij de rapportering.

2

Financiële rapportering. De promotor vertrekt hierbij van de ingediende financiële begroting bij het projectvoorstel. Bij de rapportering geeft de promotor aan hoeveel actieplannen hij opgeladen heeft en hoeveel positieve resultaten hij gerealiseerd heeft.

3

MLP-aflading. De promotor zal van het ESF-Agentschap maandelijks een aflading krijgen van de MLP-gegevens. Deze moet hij aanvullen en opladen bij de rapportering.

3.3 Wetgeving overheidsopdrachten ESF volgt op dat organisaties die moeten voldoen aan de wetgeving overheidsopdrachten hiertoe de nodige interne procedures voorhanden hebben en toepassen. Promotoren die een organisatie zijn in de zin van artikel 2, WET OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BEPAALDE OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN 15 JUNI 2006 zijn gebonden om de wetgeving overheidsopdrachten toe te passen binnen het project voor aankopen van werken, diensten en leveringen. De wetgeving op overheidsopdrachten geldt voor volgende organisaties: -

De overheid

-

Organisaties die aan volgende 3 voorwaarden voldoen: o

Doel is algemeen belang: terug te vinden in de doelomschrijving van de statuten. (“opgericht met het specifieke doel om”)

o

Rechtspersoonlijkheid hebben

o

Overwegende overheidsinvloed heeft

-

Privaatrechtelijke organisaties voor bepaalde gesubsidieerde opdrachten

-

Privaatrechtelijke universitaire instellingen

Meer informatie is terug te vinden in de handleiding overheidsopdrachten die toegevoegd is als bijlage aan deze oproep en via http://www.bestuurszaken.be/overheidsopdrachten.

3.4 Boekhouding Er dient een gescheiden boekhouding of een aparte boekhoudcode gebruikt te worden voor alle transacties van het ESF-project.

3.5 Publicitaire verplichtingen De promotor moet bij iedere communicatie voldoen aan de publicitaire verplichtingen van ESF Vlaanderen. Meer informatie hierover kan u terugvinden op de volgende pagina: http://www.esfagentschap.be/nl/node/3444. De dienstverlener moet in alle publiciteit en formulieren de steun van het ESF-programma en de Europese en Vlaamse middelen vermelden. Dit geldt voor formulieren, brieven, mails, een eventuele projectwebsite, certificaten, … De dienstverlener brengt onder andere hiermee de werkzoekenden op de hoogte van de steun. In alle locaties waar het project uitgevoerd wordt of plaatsvindt, hangt duidelijk zichtbaar een ESFaffiche die nog ter beschikking wordt gesteld door het ESF Vlaanderen. Er wordt momenteel de laatste hand gelegd aan een module via de welke jullie een gepersonaliseerde project-affiche zullen kunnen opmaken. Belangrijk is ook dat bij elk contact met de pers naar aanleiding van het project de steun van het ESFprogramma en de Europese en Vlaamse Overheid wordt vermeld.

4. Ondersteuning tijdens het project 4.1 Contactpersoon Voor alle inhoudelijke en financiële vragen over het project kan de promotor contact opnemen met ESF Vlaanderen: Oproepbeheerder Anneleen Dewitte Projectbeheerder Vlaamse overheid ESF-Agentschap Vlaanderen vzw Gasthuisstraat 31, 1000 Brussel T 02 546 22 19, F 02 546 22 40 [email protected] www.esf-agentschap.be

4.2 Startvergadering Na goedkeuring van het project krijgt de promotor een uitnodiging om deel te nemen aan een startvergadering. Bedoeling is om alle afspraken door te nemen en ruimte te geven aan promotoren om vragen te stellen. Op deze startvergadering zijn ESF Vlaanderen, Actiris en VDAB aanwezig.

4.3 Kwalimon ESF Vlaanderen bezoekt de projecten samen met VDAB en Actiris om samen een aantal items te bespreken die van belang zijn bij de uitvoering van het project. Het gaat om een kwalitatieve monitoring (kwalimon) van het project. Deze opvolging is complementair aan de gegevens verkregen op basis van de MLP registratie. Ze heeft tot doel na te gaan in welke mate de effectieve realisatie van het project beantwoordt aan de engagementen (naar aanpak, doelgroepen, uitstroom, …) aangegaan vanuit de oproep en in het voorstel. De kwalitatieve monitoring verloopt via een interview van de promotoren waarbij de items uit de oproep en het voorstel worden besproken. De bevraging is geen controle, maar laat toe de promotoren te coachen en de werkingsafspraken aan te passen of te verfijnen, teneinde een kwaliteitsvolle dienstverlening te realiseren. Deze bezoeken worden steeds op voorhand en tijdig aangekondigd met een opgave van de items die zullen besproken worden.

4.4 Infosessie rapporteren Binnen het YEI NL zijn er per project twee rapportperiodes. Na één jaar dient de promotor de tussentijdse rapportering in. Na het tweede jaar dient de promotor de eindrapportering in. Alvorens de promotor de tussentijdse rapportering moet indienen, krijgt de promotor de kans om op het ESF een infosessie rapporteren bij te wonen. Binnen het YEI NL wordt dit individueel georganiseerd. De promotor kan dan met alle vragen met betrekking tot het indienen van de rapportering (bewijsstukken, begroting opmaken, ESF-applicatie, etc.) terecht bij ESF Vlaanderen.

4.5 Themawerkingen ESF Vlaanderen zal een aantal themawerkingen organiseren die betrekking hebben op de thematiek van het YEI NL. De promotoren worden hierop uitgenodigd en krijgen de kans om de andere promotoren binnen het YEI NL te leren kennen. We voorzien op deze themawerkingen ook ruimte om ervaringen uit te wisselen.

5. Bijlagen 1. Template “self-declaration” 2. Template “Actieplan” 3. MLP-projectfiche