MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN PKB BIL. 2/ 2015 TARIKH :
25 FEBRUARI 2016 (Khamis)
MASA :
9.00 am – 11.00 am
TEMPAT :
Bilik Mesyuarat Utama Ibnu Khaldun, PKB
KEHADIRAN : 1.
Tn Hj Noor Azahan Bin Othman (Pengarah)
-
Pengerusi
2.
Tn Hj Md. Nawi Bin Ab Rahman (Timbalan Pengarah Akademik)
3.
Tn Hj Azahan Bin Daud (Timb Pengarah Sokongan Akademik)
4.
Tn Hj Mohd Zardy Bin Abd Rahman (Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam)
5.
Tn Hj Zaid Bin Noor (Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal)
6.
Tn Hj Zainuddin Bin Omar (Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik)
7.
Pn Suria Binti Mokhtar (Ketua Jabatan Pengajian Am)
8.
En Saupi Bin Mohamed Nor (Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar)
9.
En Rudin Bin Fauzi (Ketua Unit Peperiksaan)
10.
En Mohd Sani Bin Said (Ketua Unit Penyelidikan & Inovasi)
11.
Pn Wan Nini Rohaya Binti Wan Sidek (Ketua Unit Psikologi & Kerjaya)
12.
Pn Suzianna Binti Taib (Ketua Unit Sistem Teknologi & Maklumat)
13.
Pn Kasuma Dewi Binti Said (Ketua Unit Perpustakaan)
14.
En Ahmad Amru Bin Yusof (Ketua UPSG)
15.
En Razali Bin Ab Rashid (Ketua UIDM)
16.
En Mohd Amin Bin Abdul Majid (Ketua ULPL)
17.
Pn Yuzaimi Binti Yazid (Pegawai Pengurusan Kualiti)
18.
Pn Rohaya Binti Abdullah (Penyelia Asrama)
19.
Pn Aniza Binti Mat Nor (Penolong Akauntan)
20.
Pn Noriah Binti Abdullah (Peg Kualiti JKM)
21.
Pn Nazihah Binti Che Rozan (Peg Kualiti JMSK)
22.
Pn Nor Hazimah Binti Ismail (Peg Kualiti JP)
23.
En Tuan Yusmadi Bin Tuan Soh (Peg Kualiti JKA)
24.
Pn Siti Hawa Binti Kadir (Ketua Juruaudit)
25.
En Azhari Bin Zakaria (Penyelaras P&P PKB/ Ketua Kursus Sains/ Wakil KJ JMSK)
26.
Pn Azrind Binti Othman (Setiausaha 2)
27.
En Nor Helme Bin Padeli (Urusetia)
28.
Pn Musalifah Binti Mustafa (Urusetia)
HADIR BERSAMA : 1.
Pn Juli Suzlin Binti Mohd Jalaludin (Wakil KJ JP)
2.
Pn Nurdalila Binti Mohd Khali (Peg. Belia & Sukan)
3.
En Kang Kim Soon (Wakil UPLI)
4.
En Mohd Pauzi Bin Sidik (Wakil Unit Pentadbiran)
5.
En Azmi Bin Yusof (Ketua Warden)
6.
Pn Rohana Binti Awang Ahmed (Wakil Peg kualiti JKE )
7.
Tn Hj Nik Ruslan Bin Nik Omar
8.
Tn. Hj Ahmad Fuad Bin Mohd Shorbaini
9.
Tn. Hj Mohd Shakri Bin Awang Abdullah
10. En Mohd Satar Bin Ab Ghani 11. En Ibrahim Bin Abdullah 12. Tn. Hj Ulaimi Bin Yahya 13. En. Hasni Bin Mahmood 14. En Razif Bin Abu Hassan 15. En Zulkifli Bin Ibrahim TIDAK HADIR BERSEBAB 1. En Nasron Bin Omar (Ketua Jabatan Perdagangan) 2. En Mazeree Bin Mohd Nawi (Ketua Jabatan Matematik Sains & Komputer) 3. En Sharupuddin Bin Mohd Yusof (Ketua Unit Perhubungan & Latihan Industri) 4. En Udom a/l Ewon (Ketua Unit Sukan, Koku & Kebudayaan) 5. En Uda Lokman Hakim Maju Bin Mohd Amin (Ketua Unit Pentadbiran) 6. En Abd Razak Bin Ahmed @ Mat Saman (Peg Kualiti JKE) 7. Ustazah Rasidah Binti Md Nor (Peg Kualiti JPA) 8. Pn Nur Hanani Binti Daud (Peg. Maklumbalas Pelanggan) URUSETIA SEMINAR : 1. 2.
En Nor Helme Bin Padeli Pn Musalifah Binti Mustafa
BIL
PERKARA UCAPAN ALUAN PENGERUSI MAJLIS
1.0
Pengerusi memulakan majlis dengan bacaan Al-Fatihah dan mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang menghadiri mesyuarat. Beliau memaklumkan bahawa tujuan mesyuarat ini dijalankan adalah untuk melihat pencapaian Sistem Pengurusan Kualiti PKB sepanjang tempoh Jun hingga Disember 2015. KPI yang telah ditetapkan mungkin boleh ditambah baik bagi memastikan prestasi PKB dapat dipertingkatkan. Mesyuarat KSP sentiasa melaksanakan pendekatan baru bagi mengatasi masalah. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LEPAS; BIL 1/ 2015
2.0
Tn Hj Mohd Zardy Bin Ab Rahman mencadang minit Mesyuarat Bil 1/ 2015 disahkan dan disokong oleh En Razali Bin Ab Rashid. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
3.0
PERKARA-PERKARA BERBANGKIT & TINDAKAN SUSULAN DARI KSP BIL 2/ 2014 3.1 Perkara 3.2; KJHEP akan mengusulkan pindaan atau diubah kandungan Borang Soal Selidik Proses Pendaftaran Pelajar Baru kepada pihak BAP, JPP melalui Mesyuarat KJHEP Politeknik Malaysia. Usul pindaan soal selidik akan dibawa pada Sept 2015, Mesyuarat KJHEP seterusnya. Status Tindakan : Telah diusulkan dalam mesyuarat KJ HEP pada September 2015 dan akan dibincangkan dalam Bengkel Pindaan Buku Panduan Pengambilan Pelajar yang akan diadakan pada tahun 2016. TINDAKAN : KJHEP
3.2
Perkara 4.1.2 & Perkara 4.6; Audit dalaman dan luaran adalah usaha diambil untuk pemantauan ke atas SPK PKB.
PID JPP : Laporan tidak diterima dari Unit Komunikasi Korporat. Urusetia : Unit Pentadbiran (Salinan laporan perlu diperolehi dari JPP). Status Tindakan : Laporan PID JPP masih tidak diperolehi walaupun telah dipohon oleh Unit Pentadbiran, PKB. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA Antara audit dalaman yang tiada bukti dilaksanakan, Audit Dalaman Akaun Amanah PKB 2014 & Audit Dalaman Akaun Koperasi 2014 . (KPI perlaksanaannya : 6 bulan sekali). Status Tindakan : Pasukan Audit Dalaman hendaklah melaksanakan tindakan merujuk KPI. Sila rujuk keputusan Mesyuarat KSP 1/ 2015 dan Pelan Tindakan PKB 2015. TINDAKAN : URUSETIA/ KJP/ PN NOR HAZIMAH Audit Dalaman Koperasi PKB tidak dijalankan kerana ianya tertakluk di bawah tanggungan SKMM. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 3.3 Perkara 4.3.2; Cadangan segera perlu dibuat oleh PET kepada JPP, sebaik sahaja terdapat staf cuti tanpa gaji 1 tahun atau lebih, atau sambung belajar bagi mengisi kekosongan jawatan. Status Tindakan : Jawatan pegawai yang Cuti Tanpa Gaji (CTG) tidak boleh diisi pegawai lain kerana pegawai tidak “pool” ke KPT. Hanya 1 sahaja kes Cuti Belajar Bergaji Penuh sekarang En Che Norazmi bin Fadilah CBBP 27/08/2016 - 26/02/2018. Tidak sempat “pool” kepada KPT pada tahun 2015 kerana proses perubahan gaji bagi bulan Disember 2015 telah ditutup. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
KJ hendaklah sentiasa memantau kekosongan staf yang cuti tanpa gaji 1 tahun atau lebih, atau sambung belajar. Status Tindakan : Terdapat seorang staf JKE cuti tanpa gaji pada tahun 2015 (1/10/2015 hingga 31/1/2016). KJKM, KJKA, KJP, KJMSK : melaporkan tiada kes. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA Status terkini masih tidak diperolehi daripada PET. TINDAKAN : PET 3.4
Perkara 4.10.2; staf JPA cuti tanpa gaji. Jadi tempoh berkursus beliau tidak mencapai 10 hari sasaran.
Status Tindakan : Bukti/ makluman tidak diperolehi daripada PET. Mesyuarat memutuskan bahawa : PET dikehendaki mengesahkan status butiran staf jika mendapat maklumat ketidakaktifan staf tersebut. Seterusnya, membuat permohonan rasmi kepada JPP bagi mengisi kekosongan. TINDAKAN : PET
4.0
PERKARA-PERKARA BERBANGKIT & TINDAKAN SUSULAN DARI KSP BIL 1/ 2015 4.1
Perkara 4.1.2; Seorang staf JKE dan seorang staf JKM perlu dipantau semula dalam Sesi Jun 2015.
Status Tindakan : Staf JKE sudah dipantau pada kali kedua oleh AJK Pemantauan Pensyarah. Pemantauan semula telah dijalankan oleh KPro DKM pada 18/1/16 iaitu melibatkan pelajar kelas DPT2C (DJJ2062 AutoCAD), merekodkan markah 96.01%. Melalui perbincangan, staf berkenaan juga diharap bersikap lebih terbuka, mesra dan mendengar permasalahan pelajar. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.2 Perkara 4.1.3; Analisa menunjukkan pencapaian pencerapan JP adalah kurang dari sasaran 40%, dan telah ditampung oleh jabatan lain, bagi mencukupkan pencapaian sasaran PKB. Sehubungan dengan itu, semua jabatan dikehendaki memastikan mematuhi sasaran yang ditetapkan. Status Tindakan : Pemantauan telah dilaksanakan bagi mencukupkan sasaran 100% pencerapan yang ditetapkan. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.3 Perkara 4.3.2; Rekod prestasi akademik (kursus yang tidak mencapai kelulusan 90%) perlu dikemaskini oleh pensyarah kursus berkenaan, dan diserahkan kembali ke Unit Kualiti selewat-lewatnya pada 10 September 2015, disebabkan oleh pertukaran format, hasil perbincangan/ LDK akademik. Status Tindakan : Semua laporan telah dimasukkan dalam Laporan KSP (kecuali JKM, yang telah diterima Unit Kualiti 8/10/15 sebaik Laporan KSP diedarkan). TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.4 Perkara 4.3.4; Merujuk kepada analisa, didapati DAT mencapai peratusan tertinggi dan amalan terbaik/ ‘Best Practice’ DAT patut dikongsi. Status Tindakan : KP memaklumkan bahawa Best Practice DAT adalah fokus kepada kompetensi ‘under profession’. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.5
Perkara 4.3.5; Peratusan pencapaian 25% pelajar mencapai HPNM 3.00 atau lebih.
Status Tindakan : KP DET, DPT, DEP dan DUB telah menyenaraikan tindakan yang akan diambil sebagai Tindakan Pencegahan daripada berulang untuk seterusnya. KP DKM masih menyenaraikan tindakan penambahbaikan ke atas program walaupun analisa menunjukkan pencapaian objektif DKM adalah tercapai. KP DPR dan DAD menyenaraikan tindakan penambahbaikan ke atas program walaupun analisa menunjukkan pencapaian objektif DKM adalah tercapai. TINDAKAN : KP DET, DPT, DEP, DUB, DPR & DAD. 4.6 Perkara 4.4.1.2; Pembentukan JK setiap ‘outsource’ tersenarai, aktiviti yang menggunapakai khidmat luar; JK Pemantauan Pensyarah Industri (6 orang KJ, KUSKK, KUPLI) dan JK Selenggara Server (3 orang staf USTM, 3 orang staf UPSG) akan disediakan oleh Unit Kualiti. Status Tindakan : Lantikan JK Pemantauan Pensyarah Industri telah dibuat. Lantikan Setiausaha (Pn W. Farhana UPLI) JK Pemantauan Pensyarah Industri telah dibuat. Lantikan JK Selengara Server tidak dibuat kerana ianya melibatkan dalaman sahaja. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.7 Perkara 4.4.1.3; Lantikan terkini bagi JK yang berkenaan; Pemantauan Pembekalan Makanan, Kawalan Keselamatan dan Kebersihan juga akan disediakan. Status Tindakan : Bagi memastikan sumber dokumen di bawah kawalan pentadbiran, JK 3K adalah perlu. Tuan TPA telah membawa usul ke Mesyuarat Pengurusan PKB dan dipersetujui bahawa kawalan dokumen JK 3K diselaraskan oleh PET (pentadbiran). TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.8 Perkara 4.4.1.4; Mesyuarat memutuskan; Unit Pentadbiran dikehendaki menyediakan kandungan proses pemantauan dan penilaian khidmat/ sumber luar dan dimasukkan dalam Prosedur Kualiti. Status Tindakan : Makluman tentang kandungan proses/ manual kerja masih belum diperolehi daripada PET. TINDAKAN : PET 4.9 Perkara 4.4.1.5; Rekod pemantauan dan penilaian bagi semua khidmat/ sumber luar adalah di bawah tanggungjawab Unit Pentadbiran. Status Tindakan : Masih belum selesai daripada PET. TINDAKAN : PET 4.10 Perkara 4.4.1.6; Jabatan akademik/ USKK hendaklah mewujudkan ahli JK Pemantauan Pensyarah Industri, peringkat masing-masing. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.11 Perkara 4.4.1.7; Mesyuarat memutuskan bahawa penetapan peratus sampel penilaian keberkesanan latihan (kursus peningkatan kemahiran) selepas tiga (3) bulan berkursus adalah 10% dari bilangan peserta ataupun lima (5) orang sampel peserta, mana-mana lebih tinggi. Status Tindakan : ULPL memaklumkan bahawa ianya telah dilaksanakan (rekod 2015; kursus dijalankan hanya melibatkan 30 – 40 peserta sahaja). TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.12 Perkara 4.4.1.8; Mesyuarat Jawatankuasa Disiplin Bil 2/ 2015 telah menghebahkan makluman dan tindakan yang perlu diambil kepada semua pegawai yang diberi kuasa berkaitan kes saman yang berkaitan Kaedah 26A Akta 174; amaun saman yang dikeluarkan hendaklah diselaraskan. Salinan minit mesyuarat berkenaan, dan salinan surat lantikan diberi kuasa hendaklah diserahkan kepada Unit Kualiti, untuk rekod tindakan telah diambil. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.13 Perkara 4.4.1.9; Mohon diserahkan penjelasan tindakan, berserta bukti yang telah diambil bagi perkara berikut; Pegawai yang mengeluarkan saman hendaklah menanda dengan jelas kesalahan yang dilakukan oleh pelajar atau menulis dengan jelas kesalahan di ruangan lain-lain kesalahan. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.14 Perkara 4.4.1.10; Borang pemantauan pembekalan makanan akan ditambahbaik bagi memastikan pembekal makanan telah dimaklumkan perkara makluman atau perlunya tindakan. Seterusnya, pengesahan Pengerusi JK dikehendaki dibuat sebaik sahaja tindakan susulan/ maklumbalas disemak, dibukti telah dilaksanakan oleh pembekal makanan. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.15 Perkara 4.4.1.12; Bengkel Tatacara Melaksanakan Audit Kualiti Dalaman Berkonsepkan PDCA akan dijalankan pada November 2015, bagi memperjelaskan : i. kaedah pengauditan menggunapakai konsep PDCA dengan memastikan kesemua klausa dinilai semasa sesi audit dijalankan, ii. penerangan cara penulisan nota audit ke atas butiran sampel yang diambil semasa audit lebih terperinci. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.16 Perkara 4.4.1.13; Bengkel Analisis Risiko dikehendaki dilaksanakan bagi mengenalpasti langkah-langkah yang perlu diambil dan mengelakkan sesuatu masalah dari berlaku. Calon penceramah adalah Tn Hj Md Nawi Bin Ab Rahman (JMSK) dan Tn Hj Ali Bin Mamat (JKM), manakala calon peserta adalah KJ dan KU. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.17 Perkara 4.4.2.1; Menyediakan Visi & Misi PKB selari dengan PPPM (PT). Pertandingan mencipta Visi & Misi akan diadakan. Status Tindakan : Pertandingan telah dijalankan, proses pemilihan pemenang sedang dijalankan. TINDAKAN : UNIT KUALITI
4.18 Perkara 4.4.2.4; Carta pencapaian pelajar hendaklah ditampal di bengkel dan ruang kerja jabatan, bagi memudahkan pelajar melihat prestasi kedudukan masing-masing. Status Tindakan : Pemantauan oleh JK OBE PKB mendapati semua jabatan menyediakan carta berkenaan. dilaksanakan secara berterusan.
Pemantauan akan
TINDAKAN : HJ AHMAD PUAD/ HJ ULAIMI 4.19 Perkara 4.4.2.6; Jadual kelas, jadual penggunaan lokasi P&P, jadual aktiviti jabatan dipamerkan dengan jelas di ruang legar kerja pensyarah dan lokasi bengkel yang berkenaan. Status Tindakan : Pemantauan oleh JK OBE PKB mendapati semua jabatan menyediakan carta berkenaan. dilaksanakan secara berterusan.
Pemantauan akan
TINDAKAN : HJ AHMAD PUAD/ HJ ULAIMI 4.20 Perkara 4.4.2.7; Maklumbalas tentang ‘online pre & post training’ belum diterima. Status Tindakan : Perangkaan sistem sedang dijalankan. TINDAKAN : ULPL 4.21 Perkara 4.4.2.8; Papan Paparan senarai staf cemerlang yang lebih besar dan cadangan PET untuk menambah lokasi lain akan dibincang selanjutnya. Status Tindakan : Format dan lokasi sedia ada dikekalkan, di samping dilayarkan di laman sesawang PKB. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.22 Perkara 4.4.2.9; Makluman diterima daripada En Mohd Sani (KUPI); bahawa semua penyelaras penyelidikan & inovasi jabatan bersetuju : i. Semua jabatan akademik hendaklah melabelkan semua produk keluaran mereka masing-masing. ii. Usaha perlu dilakukan oleh penyelia dan pelajar projek untuk menguji produk mereka di badan-badan sah yang diberi kuasa melaksanakan ujian berkenaan. Status Tindakan : Produk akademik jabatan sedia untuk dilabel adalah DPR Neek Beauty - kertas sabun. JKE & JKA : Tiada produk. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA Manakala KJKM telah menyampaikan makluman kepada Penyelaras projek jabatan dan penyelia-penyelia projek agar membantu pelajar menghasilkan projek yang berkualiti dan diikhtiraf. TINDAKAN : KJKM 4.23 Perkara 4.4.2.10; Galakan staf agar melaksanakan penyelidikan berpandukan kepada masalah di tempat kerja atau industri tidak dinyatakan dengan jelas. Status Tindakan : KUPI memaklumkan akan menyerahkan bukti selepas mesyuarat ini. TINDAKAN : KETUA UNIT PENYELIDIKAN & INOVASI 4.24 Perkara 4.4.2.11; Lima (5) projek terbaik pelajar akan dimohon untuk paten selewat-lewatnya pada 15 Oktober 2015. Status Tindakan : Rujuk Status Pelan Tindakan 2015; Poly Organic (26.5.15) & PLC & Automation (18.12.15). KPI tidak tercapai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.25 Perkara 4.4.2.19; Database pelajar baru telah dimasukkan ke dalam database Alumni PKB, tetapi kemaskini data pelajar lama belum diselesaikan. Status Tindakan : En Azihan (Peg. Alumni) hendaklah menyerahkan status dengan segera. TINDAKAN : KJHEP 4.26 Perkara 4.4.2.20; KJHEP dikehendaki menyediakan perancangan pencarian sumber-sumber biasiswa/ bantuan kewangan dari pihak luar. Status Tindakan : KJHEP memaklumkan bahawa JHEP adalah sebagai Pemudahcara, yang mengurus sumber-sumber biasiswa pelajar. JHEP akan memaklumkan laman web sumber-sumber biasiswa/ bantuan kewangan yang boleh dicapai pelajar. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.27 Perkara 4.6.3; Tempoh proses peminjaman buku di Perpustakaan adalah masih dalam proses tindakan ujilari. Status Tindakan : Tempoh proses pinjaman telah ditetapkan seperti berikut : Proses Pinjaman/ pemulangan/ pembaharuan tidak melebihi 2 minit untuk seorang peminjam sekiranya tiada permasalahan/ isu yang timbul. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.28 Perkara 4.7.2; Isu/ masalah dihadapi JP, JKM dan JKA berkaitan dengan kekurangan & kerosakan LCD di lokasi P&P. Pemasangan kekal dalam kelas, atau pembelian LCD perlu diselesaikan segera. Status Tindakan : telah diambil tindakan oleh TPSA. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.29 Perkara 4.7.3; Senarai semak kompetensi staf dicalon KJ perlu disediakan bagi mememastikan mereka bersedia/ layak melaksanakan tugas-tugas Ko-kurikulum, dan mengelakkan berlakunya pensyarah sebagai tenaga pengajar kokurikulum yang tiada kemahiran/ kelayakan. Jika didapati tidak layak, mereka perlulah diberikan kursus yang berkenaan. Status Tindakan : Borang kompetensi staf telah diedarkan kepada pensyarah kokurikuklum bermula Sesi Disember 2015 bagi mengenalpasti tahap kompetensi staf. Hasilnya dua (2) kursus telah dirancang bagi meningkatkan kompentensi pensyarah untuk Sesi Disember 2015. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.30 Perkara 4.7.4; Bagi peningkatan ilmu P&P untuk Pengajian Malaysia dalam kalangan pensyarah Pendidikan Islam, kursus-kursus yang bersesuaian perlu diberikan, supaya kompetensi dapat dicapai. Status Tindakan : Kursus telah dilaksanakan untuk 20 orang staf JPA. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.31 Perkara 4.7.5; Bagi mengesahkan kaedah keperluan peningkatan kompetensi kepada staf yang mengajar Pengajian Malaysia, surat makluman MQA tentang keperluan kursus mencapai kompetensi pensyarah berkenaan perlu diperolehi. Status Tindakan : Permohonan telah diajukan kepada pihak MQA tetapi masih tiada jawapan. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.32 Perkara 4.7.6; Masalah berkaitan talian internet yang tidak memuaskan memerlukan tindakan segera daripada pihak berkenaan. Status Tindakan : Talian MYREN telah selesai dinaiktaraf dan berfungsi seperti biasa. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.33 Perkara 4.7.7; Diskusi mencari lokasi yang sesuai berkaitan dengan isu kesihatan dua (2) pensyarah JPA (tidak mengizinkan untuk mereka menaiki tangga ke Tingkat 3 secara berterusan) perlu diadakan. Status Tindakan : Masih dalam proses penyelesaian. TINDAKAN : KJPA 4.34 Perkara 4.7.8; Kekurangan pensyarah Bahasa Inggeris harap dapat diatasi dengan segera. Status Tindakan : Maklumat tidak diperolehi daripada PET. TINDAKAN : PET 4.35 Perkara 4.7.9; ULPL dikehendaki menyebarluas makluman kepada semua staf perihal tawaran kursus secara percuma dan kursus yang diberi elaun oleh pihak luar. Status Tindakan : Sebaran dibuat dari masa ke semasa. Pembuktian diperolehi menerusi email. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.36 Perkara 4.7.10; Sumber yang boleh digunakan untuk pembelian peralatan ICT selain dari OS35000 bagi memantapkan proses P&P dan pentadbiran perlu dikenalpasti. Status Tindakan : USTM telah menerima peruntukan pembangunan P41 berjumlah RM130,000 bagi tujuan naiktaraf infrastruktur dan prasarana yg melibatkan naiktaraf rangkaian. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.37 Perkara 4.7.11; Lokasi asal Cabel CCTV di TV LCD di Perpustakaan akan diubah bagi memudahkan pemantauan terhadap kerosakan CCTV dan insiden seperti kecurian dan salahlaku pelajar. Status Tindakan : Peg. Perpustakaan memaklumkan bahawa kamera CCTV berkenaan telah rosak. Ianya memerlukan penggantian. TINDAKAN : PEG. PERPUSTAKAAN 4.38 Perkara 4.9.2; Seramai 30 kekosongan perjawatan yang perlu diisi, bagi memastikan kualiti kerja jabatan/ unit tidak tergendala. Permohonan pengisian perjawatan kepada JPP, perlu disegerakan. Status Tindakan : Telah hantar surat kepada JPP memohon agar jawatan PPPT yang kosong diisi segera. Surat susulan akan dibuat sekali lagi pada Februari 2016. TINDAKAN : PET 4.39 Perkara 4.10.2; Taklimat KSP oleh KJ kepada staf, berkongsi dapatan hendaklah diadakan, dan dialukan menjemput tuan TPA, untuk berkongsi info akademik. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.40 Perkara 5.2; Penyediaan fail serah tugas untuk kegunaan semua bidang tugas/ tanggungjawab jabatan/ unit, hendaklah dibuat bagi membantu menyampaikan info kepada staf pengganti tugas berkenaan. Status Tindakan : Hanya beberapa pihak sahaja yang memberikan maklumbalas di atas makluman ini, iaitu USKK, JMSK, JP dan JKM. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.41 Perkara 5.3; Format serah tugas perlu disediakan, dan diedar kepada jabatan/ unit. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
4.42 Perkara 5.4; Masalah kecurian di perpustakaan; memerlukan bantuan dari semua pihak bagi mengenalpasti suspek. Sehubungan dengan itu, hebahan wajah suspek patut dilakukan segera. Status Tindakan : Wajah suspek telah ditampal di tempat yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumat lanjut namun tiada maklumbalas yang terperinci diterima berkenaan suspek tersebut. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.43 Perkara 5.7; Makluman tentang KSP ini hendaklah disampaikan kepada Penyelia Asrama dan KULPL. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.44 Perkara 5.8; Makluman tentang KSP juga perlu disampaikan kepada Unit Pentadbiran. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 4.45 Perkara 5.9; Pegawai Kualiti Jabatan diingatkan supaya sentiasa mengingatkan KJ agar tindakan segera dapat diambil dalam memastikan semua rumusan mesyuarat KSP ini diambil tindakan oleh jabatan masing-masing. Status Tindakan : Adalah selesai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
5.0
PEMBENTANGAN RINGKASAN SPK PKB DAN PERBINCANGAN MENGENAI TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
5.1
PROSES PENCERAPAN P&P
Mesyuarat dimaklumkan bahawa semua pensyarah telah melalui proses pencerapan P&P. Dan minit Mesyuarat Pengurusan Akademik Bil 1/ 2016, beberapa tindakan penambahbaikan akan dilaksanakan oleh Ketua Jabatan, terutamanya melibatkan tiga (3) orang pensyarah, masing-masing dari JP, JKM dan JKE. TINDAKAN : KJP, KJKM & KJKE
5.2
STATUS KEHADIRAN PELAJAR KE KULIAH / AMALI
Mesyuarat dimaklumkan bahawa : i. Seramai 83 orang pelajar didapati tidak layak menduduki peperiksaan akhir. ii. Petunjuk Prestasi Kehadiran menunjukkan 98.57%, dan ianya melebihi Objektif Kualiti 85%. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
5.3 i.
LAPORAN PENCAPAIAN AKADEMIK (SESI JUN 2015) Mesyuarat dimaklumkan bahawa Peratusan Pencapaian Kelulusan 90% (Mengikut Program Pengajian Diploma) adalah seperti berikut :
100% program pengajian Diploma adalah tercapai objektif kualitinya. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
ii. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Peratusan Pencapaian 25% Pelajar Mencapai HPNM 3.00 Atau Lebih (Mengikut Program Pengajian Diploma) :
50% (6) program pengajian Diploma adalah mencapai Objektif Kualiti. Objektif Kualiti tidak tercapai. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
iii. Laporan Punca & penambahbaikan Jurang Ketara di antara penilaian kerja kursus dan penilaian akhir telah disediakan oleh KJMSK. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 1. 2. 3.
KJP memaklumkan bahawa kajian sedang dijalankan. KJKM, KJPA, KJKE tidak memberikan sebarang maklumkalas. KJKA pula hanya menyediakan senarai punca bagi kursus-kursus berkenaan sahaja. TINDAKAN : KJP, KJKM, KJPA, KJKE & KJKA
iv. Laporan Tindakan Penambahbaikan & Pencegahan bagi punca pelajar gagal penilaian setiap kursus di JKM tidak diserahkan. TINDAKAN : KJKM 5.4
MAKLUMAT PERUBAHAN YANG BOLEH MEMBERI KESAN KEPADA SPK
Mesyuarat dimaklumkan bahawa : Terdapat 15 jabatan & unit yang telah mencadangkan perubahan yang boleh memberikan kesan kepada SPK. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
5.5
MASALAH DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
Mesyuarat dimaklumkan bahawa : i. Terdapat 12 jabatan & unit yang telah memberikan cadangan penambahbaikan yang akan/ sedang dilaksanakan bagi mengatasi masalah dihadapi jabatan/ unit berkenaan. ii. Paras bawah Blok D & E telah dilengkapkan dengan kemudahan wifi. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 5.6
LAPORAN PENEMUAN AUDIT
Mesyuarat dimaklumkan bahawa hanya enam (6) audit/ pemeriksaan dilaksanakan di antara tempoh Julai – Disember 2015. Semua teguran sedang dan telah diambil tindakan. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 5.7
STATUS TINDAKAN PEMBETULAN & PENCEGAHAN
Mesyuarat dimaklumkan bahawa memandangkan Peratusan Pencapaian 25% Pelajar Mencapai HPNM 3.00 Atau Lebih (Mengikut Program Pengajian Diploma) tidak tercapai, maka : i.
Tindakan penambahbaikan akan dilaksanakan oleh semua KP berkenaan. TINDAKAN : KP DPR & KP DAD
ii.
Tindakan pencegahan akan dilaksanakan oleh semua KP berkenaan. TINDAKAN : KP DUB, DET, DEP & DPT
5.8
LAPORAN ANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN
Mesyuarat dimaklumkan bahawa : i. ii. iii. iv.
Sebanyak TUJUH (7) aduan diterima menerusi e-aduan, dan semuanya dapat diselesaikan dalam tempoh masa dibenarkan. Objektif Kualiti adalah tercapai. Hasil kajian perbandingan dua (2) sesi; terdapat peningkatan peratusan tahap kepuasan pelajar sebanyak 0.88% dalam proses pendaftaran pelajar baru. Hasil kajian perbandingan dua (2) sesi; menunjukkan tahap kepuasan yang amat memuaskan bagi pencapaian objektif pelaksanaan MSK. Tahap kepuasan pelajar ke atas kemudahan dan peralatan jabatan akan diusahakan dipertingkatkan hasil kerja pelabagai pihak. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
v.
5.9
Unit Asrama akan mengambil tindakan bagi mengatasi segala aduan pelajar, bagi meningkatkan mutu perkhidmatan. TINDAKAN : UNIT ASRAMA LAPORAN PERANCANGAN & PENGURUSAN LATIHAN STAF
Mesyuarat dimaklumkan bahawa sebanyak 80 kursus dengan jaya dilaksanakan, termasuk kursus-kursus yang melibatkan peningkatan kompetensi. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA Mesyuarat memutuskan bahawa ULPL dikehendaki melaksanakan kursus bagi memberikan peluang peningkatan kompetensi ‘Personal Management’ kepada para pensyarah yang dikenalpasti memerlukannya. Cadangan penceramah : Tn Hj Ali Bin Mamat. TINDAKAN : ULPL
5.10
ANALISA PRESTASI PEMBEKAL
Mesyuarat dimaklumkan bahawa tiada pembekal yang disenaraihitamkan. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA 5.11
LAPORAN PERUNTUKAN SUMBER
Mesyuarat dimaklumkan bahawa : i. Prestasi perbelanjaan bagi belanja mengurus sehingga 31 Disember 2015 adalah 99.93%. ii. Prestasi perbelanjaan bagi belanja pembangunan sehingga 31 Disember 2015 adalah 100%. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA iii. Analisa perjawatan akademik dan sokongan akademik menunjukkan 27 kekosongan, untuk semua gred. TINDAKAN : PET
6.0
HAL-HAL LAIN Mesyuarat memutuskan bahawa : i.
Bagi memastikan kerja urusan pentadbiran berjalan lancar, PET dikehendaki melaksanakan agihan kerja dalam kalangan staf di bawah tanggungjawabnya. TINDAKAN : PET
ii. Seandainya tugas-tugas pembantu staf di Unit Kualiti tidak dipenuhi oleh pelajar praktikal, pembantu tadbir yang ada akan dikongsi bersama antara unit. Cadangan pembantu tadbir berkenaan boleh dicadangkan oleh KU Kualiti. TINDAKAN : KU KUALITI iii. Agihan kerja staf di jabatan/ unit hendaklah dibuat secara samarata. iv. Memberikan peluang kepada staf yang ingin mencuba melaksanakan kerja sampingan yang baru. TINDAKAN : KJ & KU Mesyuarat dimaklumkan bahawa : Tugas-tugas PRO ditanggung oleh En Shaiful Azhar Bin Jaafar. TINDAKAN : UNTUK MAKLUMAN SAHAJA
7.0
PENUTUP
Pengerusi sekali lagi mengucapkan ribuan terima kasih di atas kehadiran ahli mesyuarat dan menangguhkan mesyuarat pada pukul 11.00 pagi.
