KEMENTERIAN
AGAMA
KANTOR WILAYAH PROVINS! NUSA TENGGARA TIMUR Jalan Frans Seda fif (0380) 8553929 Kade Pas 85228
KUPANG - NTT
SURAT PENGANTAR Nomor: KW 20.1/3/KU.0011465/2015
Kupang, 23 Maret 2015
Kepada Yth. 1. Ketua ST AKN Ku pang 2. Kepala Bidang, Pembimbing
dan Pembimas di Lingkup Kanwil Kementerian Agam.
Prov. NTT. 3. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten/Kota
Se- Provinsi NTT
4. Kepala Madrasah Negeri (MAN,MTsN,MIN) Se- Provinsi NTT
No 1
Isi Surat Penjelasan No.
11
Pembatasan
Surat Edaran Tahun
2014
Kegiatan
Banyaknya MENPAN ten tang Pertemuan
Rapat di luar Kantor.
Ternbusan Kepala Kantor Wilayah
Kementerian Agama Prov.NTT
Keterangan Dikirim dengan hormat
1 ( satu) berkas
untuk dipedomani. Terima kasih.
KEMENTERIAN AGAMA R.I. SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Ba rat Nomor 3 - 4 Jakarta 10710 Telepon 3811244 - 3811642 - 3811658 - 3811679 - 3811779 - 3812216 (Hunting) 34833004 - 34833005 Nomor : SJ/B.Vl/l/HM.00/'Zs-63 /2015 Lampiran : I Exp Perihal : Penjelasan Surat Edaran
Jakarta,
16 Maret 2015
No. 11 Tahun 2014 Pembatasan l<egiatan Pertemuan
/ Rapat di luar Kantor
Kepada Yth :1. Para Sekretaris Eselon 1 Kemenag Pusat 2. Para Kakanwil Kementerian Agama 3. Para Rektor / Ketua, UIN, IAIN, dan STAIN Se Indonesia.
Assalamu'alaikum Menindak Reformasi Birokrasi Pertemuan
I
Rapat
Wr. Wb. lanjuti
Surat
Edaran Menteri
Republik lndonesia di luar Kantor
Pendayagunaan Aparatur
No. 11 Tahun 2014 tentang
dengan
ini
kami sampaikan
dimaksud agar dapat mengatasi keragu - raguan
dalam
Pembatasan
penjelasan
pelaksanaanya
Negara
dan
Kegiatan
Surat Edaran
dilapangan
( Copy
Terlampir).
Demikian
kami sampaikan untuk dapat dipedomani
Tembusan : 1. Menteri Agama RI 2. ltjen Kemenag RI
f\.GENDA TGL.: ·~~'0·
:
VJ
/t:r3
J<,4J )JJ ·I
/JJJ.t~. I tff~~J!Jp·()()/1"Js:r'-f/J..d6-
MENTER! PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
)
Yth. 1. Para Menteri Kabinet Kerja; 2. Panglima Tentara Nasional Republik Indonesia; 3. Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia; 4. Jaksa Agung Republik Indonesia; 5. Para Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian; 6. Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Negara; 7. Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Non Struktural; 8. Para Gubernur; dan 9. Para Bupati/Walikota. di Tempat SURAT ED ARAN NOMOR 11 TAHUN 2014 TENTANG PEMBATASANKEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR KANTOR Menindaklanjuti
perintah
Presiden pada Sidang Kabinet kedua pada
hari Senin, tanggal 3 November Tahun 2014 dan Surat Edaran Menteri PAN RB Nomor 10 Tahun 2014 tentang Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Aparatur Negara tanggal 4 November 2014, bahwa dalam rangka penghematan terhadap anggaran belanja barang dan belanja pegawai khususnya yang terkait dengan pembatasan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, agar dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menyelenggarakan lingkungan lainnya,
seluruh
masing-masing kecuali
kegiatan
instansi
atau di lingkungan
melibatkan
jumlah
pemerintah
di
instansi pemerintah
peserta
kegiatan
yang
kapasitasnya tidak mungkin ditampung untuk dilaksanakan di lingkungan instansi masing-masing atau instansi pemerintah lainnya.
-2-
rencana kegiatan konsinyering/ Focus Group Discussion
2. Menghentikan
rapat-rapat teknis lainnya
(FGD), dan
di luar
kantor,
seperti:
di
hotel/ villa/ cottage/ resort, selama tersedia fasilitas ruang pertemuan di lingkungan pemerintah 3.
instansi
pemerintah
masing-masing
atau
instansi
pemerintah
dengan
di wilayahnya yang memadai.
Penyelenggaraan menggunakan
seluruh
kegiatan
instansi
fasilitas di luar kantor, agar berakhir p.ad~ tanggal 30
November 2014. 4.
Melakukan
evaluasi
pertemuan/rapat
)
terhadap
dan melaporkan
ini kepada
Meneruskan
Surat Edaran
bawahnya
sampai
dengan
dan
mematuhi
melaksanakan
pembatasan
kegiatan
di luar kantor di lingkungan Instansi masing-masing
secara berkala setiap 6 bulan PAN RB. 5.
pelaksanaan
unit
kepada
seluruh
jajaran
organisasi
ketentuan
dalam
Kementerian
instansi di
terkecil Surat
untuk
Edaran
ini
secara konsisten dan sungguh-sungguh. Demikian untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan tanggung jawab.
dengan penuh
Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 17 November 2014 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Tembusan: 1.
Presiden Republik Indonesia;
2.
Wakil Presiden Republik Indonesia.
PENJELASAN SE MEN. PANRB NOMOR 11 TAHUN 2014
Pelaksanaan
Surat Edaran
Men. PANRB Nomor 11 Tahun
satu upaya untuk menerapkan
Asas-asas Umum Pemerintahan
seluruh Aparatur Sipil Negara sebagaimana Tahun 2014 tentang Administrasi
1.
a.
Kepastian Hukum;
b.
Kemanfaatan;
c.
Ketidak berpihakan;
d.
Kecermatan;
e.
Tidak Menyalahgunakan
f.
Keterbukaan;
g.
Kepentingan
h.
Pelayanan Yang Baik.
Surat Edaran
Yang Baik (AUPB) bagi
disebut dalam Pasal 10 dalam UU Nomor 30 ·
Pemerintahan,
rneliputi asas-asas:
kewenangan;
Men. PANRB Nomor 11 Tahun 2014 merupakan gerakan penghematan
sebagai perintah
tanggal
3
November
(kedaulatan
2.
salah
Umum; dan
Nasional
dalam
kebudayaan)
2014 merupakan
langsung
2014
dari Presiden RI pada Sidang
untuk
politik,
mengimplementasikan
berdikari.
dalarn
ekonomi,
Kabinet
kedua
nilai-nilai
Trisakti
kepribadian
dalam
dan 9 (sembilan) Program Prioritas (Nawa Cita);
Menteri Dalam
Negeri telah 'men.ndak
Tahun
dengan
2014,
lanjuti Surat Eda ran Men.
mengeluarkan
November
2014 hal Penghematan
Pimpinan
dan Anggota
DPRD
surat
Anggaran
Nomor Orientasi
PAN RB Nomor
900/6975/SJ,
tanggal
dan Pendalaman
agar memperhatikan
Surat
Edaran
11 28
Tugas bagi Men.
PANRB
Nomor 10 dan 11 Tahun 2014; 3.
Terkait
dengan
Surat
Edaran
kegiatan pertemuan/rapat a.
Surat
Men.
Edaran ini dimaksudkan
revolusi
pengawasan
internal
lnspektorat
Provinsi/Kabupaten/Kota)
(lnspektorat
Jendral/lnspektorat
peraturan perundang-undangan;
penghematan
mental bagi aparatur;
ini hendaknva dikoordinasikan
surat edaran
Jawaban SE Menpanrb No. 11th 2014
11 Tahun 2014 pembatasan
untuk mendorong pelaksanaan
pelaksanaan
ketentuan
Nomor
di luar kantor, kami sampaikan:
secara nasional sebagai bagian b.
PANRB
untuk
dengan Unit/Satuan Utama/lnspektorat
pemecahannya
sesuai
dan dengan
c.
Tidak
benar
bahwa
menghambat
pelaksanaan
instansi pemerintah d.
Pembatasan
langkah-langkah program
yang
kerja dan kegiatan
dimaksudkan
tersebut
dan
sebagai strategi pencapaian
program e.
efisiensi
SE tersebut
K/L dan Pemda serta
secara
optimal
pembangunan
prinsip-prinsip
penyelenggaraan
justru untuk mendayagunaan
masing-masing
dalam
lainnya;
yang lebih besar dengan cara menerapkan efektivitas
disebutkan
kesederhanan
hidup,
dan AUPB.
Upaya
pemerintahan
sumber
tanpa
daya yang dimiliki
mengurangi
nasional
substansi
oleh instansi pencapaian
kerja, kegiatan dan anggaran;
Pembatasan
pertemuan/rapat
penggunaan
fasilitas
pemerintah
lainnya,
kebersamaan
langkah
di
di instansi
luar
kantor
dengan
masing-masing
merupakan
salah
dan menghilangkan
memaksimalkan
atau fasilitas
satu
upaya
mitra
untuk
instansi
mewujudkan
sekat-sekat ego sektoral yang selama
ini membelenggu; f.
Penyelenggaraan melibatkan mungkin
kegiatan
jumlah
peserta
ditampung
Menghentikan dan
dan sarana prasarana di
dapat mengunakan
hotel/villa/cottage/resort, instansi
iainrwa selama
pemerintah
masing-masing,
kecuali
yang kapasitasnya
lingkungannya
atau
tidak instansi
hotel;
rencana kegiatan konsinyering/focus
rapat-rapat -' teknis
lingkungan
di lingkungan
untuk dilaksanakan
pemerintah diwilayahnya g.
instansi
di
tersedia
(FGD),
Group Discussion
luar
kantor,
seperti:
di
fasilitas
ruang
pertemuan
di
pemerintah
di
masing-masing
atau instansi
wilayahnya memadai; h.
Melaporkan
pelaksanaan
dalam pelaksanaannya
Surat Edaran ini jika ditemui hambatan dan kendala sebagai evaluasi
bagi rnasing-rnasing
berkala atau 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan
instansi
secara
surat edaran ini kepada Men.
PANRB, sebagai bahan evaluasi.
Demikian atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Jawaban SE Menpanrb No. 11th 2014
··----~-·---------'"'---···-----····--··-----------......-~······-·
.
""·-···~·-·-
•.
'), [
l
PENJELASAN
SURAT EDARAN MENPAN RB NOMOR 11TAHUN2014 TENT ANG
PEMBATASAN
KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR_!(ANTOR
I. LA TAR BELAKANG 1. Menindaklanjuti perintah Presiden pada Sidang Kabinet kedua pada hari Senin, tanggal
3
November
penghematan
Tahun
2014
untuk
mengimplementasikan
nasional yang merupakan perwujudan nilai-nilai
gerakan
Trisakti telah
diterbitkan Surat Edaran Menteri PAN RB Nomor 11 Tahun 2014. 2.
Dalam rangka menertibkan pelaksanaan surat edaran tersebut dipandang perlu adanya penjelasan lebih lanjut guna menyamakan persepsi mengenai maksud pengaturan tersebut.
3.
Penjelasan
lebih
lanjut
ini
dimaksudkan
juga sebagai
strategi pencapaian
pembangunan nasional yang lebih besar dengan cara menerapkan prinsip-prinsip kesederhanan hidup, efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan Asas-asas Umum Pemerintahan yang Baik (AUPB). 4.
Penjelasan ini memuat pedoman mengenai jenis kegiatan rapat/pertemuan di luar kantor,
kriteria
rapat/pertemuan
di
luar kantor
dan tata cara pelaksanaan
rapat/pertemuan di luar kantor untuk menjarnin pelaksanaan kegiatan ASN secara efektif dan efisien. II. DASAR/LANDASAN
1.
UU Nomor 30 Tahun 2014 Tentang Administrasi Pemerintahan
2.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012
Perjalanan Dinas Dalam
Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Dan Pegawai Tidak Tetap 3.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 71/PMK.02/2013
Tentang Pedoman Standar
Biaya, Standar Struktur Biaya, Dan IndeksasiDalam
Penyusunan Rencana Kerja
Dan AnggaranKementerian PMK Nomor 51/PMK.02/2014.
Negara/Lembaga
sebagaimana telah diubah dengan
4.
Peraturan
Menteri
Penyusunan
dan
Keuangan
Nomor
Penelaahan
136/PMK.02/2014
Rencana
Kerja
dan
Tentang
Petunjuk
Anggaran
Kementerian
Tentang
Standar Biaya
Negara/Lem bag a 5.
Peraturan
Menteri Keuangan
Nomor
53/PMK.02/2014
Masukan Tahun Anggaran 2015 6.
SE MENPAN
RB Nomor
10 Tahun 2014 tentang Peningkatan
Efektivitas
dan
Efesiensi Kerja Aparatur 7.
SE MENPAN
RB
Pertemuan/Rapat
III.
Nomor
11 Tahun
2014
tentang
Pembatasan
Kegiatan
di Luar Kantor
BATASANPENGATURAN I. Kegiatan yang menjadi
ruang lingkup pengaturan
ini adalah kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor yang dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD. 2.
Tata laksana kegiatan di luar kantor, hakikatnya merupakan: a. langkah-langkah yang terencana dan sistematis untuk mewujudkan sistem tata kelola yang efektif, efisien, dan akuntabel. b. Instrumen aturan sebagai acuan penyelenggaraan dan pertanggungjawaban kegiatan di luar kantor untuk menjamin akuntabilitas dalam rangka efektifitas, serta efisiensi kerja.
3.
Pejabat yang berwenang memberikan perintah kegiatan di luar kantor sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
4.
Pedoman ini
dimaksudkan sebagai acuan bagi kementerian, lembaga dan
pemerintah daerah dalam melaksanakan kegiatan ASN/TNI/ Anggota Polri di l uar kantor. A. PENG A TURAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAP AT DI LUAR KANTOR I. Jenis kegiatan pertemuan/rapat diluar kantor meliputi: a.
Penyelenggaraan
sidang/konvensi
International, konvensi tingkat menteri,
senior official meeting (bilateral/regional/multilateral)
yang diselenggarakan
di· dalam negeri b.
Workshop/ seminar/ simposium/ sosialisasi/
bimbingan teknis/ sara sehan
berskala international yang diselenggarakan di dalam negeri c.
Sosialisasi/ bimbingan teknis/ diseminasi/ workshop/
d.
Focus Group Discussion (FGD)/ pertemuan/ rapat koordinasi/ rapat pimpinan
2
2.
Berdasarkan
lama penyelenggaraannya
rapat/pertemuan
di luar kantor terbagi
dalam tiga jenis, yaitu:
3.
a.
Paketfullboard
b.
Paketfullday
c.
Paket halfday
Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi salah satu kriteria sebagai berikut: a. Sarana dan Prasarana Rapat 1)
tidak tersedia ruangan kantor milik sendiri/ Instansi Pemerintah di wilayah terse but;
2)
tidak tersedia sarana prasarana rapat yang memadai
kedua hal tersebut harus dibuktikan dengan surat pemyataan dari penanggung jawab kegiatan b. Domisili Dan Sarana Transportasi Peserta 1)
Domisili
sebagian
besar peserta di luar penyelenggaraan
acara yang
mernerlukan waktu perjalanan (minimal 4 jam perjalanan); 2)
Sarana Transportasi
yang digunakan peserta
masih terbatas sehingga
memerlukan waktu tempuh yang lama untuk mencapai lokasi. c. Materi Pembahasan dan output yang dihasilkan 1)
Materi
yang
dibahas
bersifat
strategis
atau
lintas
sektoral
yang
memerlukan koordinasi, sekurang-kurangnya
dihadiri peserta dari eselon I
lainnya/masyarakat
Sedangkan
untuk Instansi
pusat.
untuk Instansi
Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya dihadiri peserta dari eselon II. 2)
Urgensi
materi
memerlukan
penyelesaian
yang cepat
dan mendesak
sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor. 3)
Memiliki output/hasil yangjelas,
yang dibuktikan berupa:
a) Transkrip hasil rapat; b) Notulensi rapat; dan/atau c) Laporan 4. Khusus untuk kegiatan rapat/pertemuan di luar kantor yang diselenggarakan luar kota, selain mengikuti ketentuan di atas, dilaksanakan
di
sepanjang memenuhi
ketentuan sebagai berikut: a.
melibatkan Instansi vertikal;
3
b.
berskala regional/nasional/internasional;
dan/atau
c.
mendapat persetujuan dari PPK dengan pertimbangan: 1) dari sisi teknis hams dilaksanakan di luar Kota satuan kerja penyelenggara, atau 2) diselenggarakan pada lokasi yang terdekat dengan Kota satuan kerja penyelenggara
5.
Untuk menjamin akuntabilitas kegiatan, maka ketentuan dalam kriteria di atas hams ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan dan laporan atas kegiatan dimaksud disampaikan kepada unit pengawas internal.
IV. TATA CARA PELAKSANAAN
KEGIATAN
PERTEMUAN/RAPAT
DI
LUARKANTOR A. Persiapan: 1.
Setiap pelaksanaan kegiatan di luar kantor perlu didukung jadwal dan perencanaan yang logis. Jadwal dan rencana yang jelas akan rnemandu setiap pelaku
organisasi
kegiatan
terse but
dalam melaksanakan meliputi
peserta
kegiatan
tersebut.
Perencanaan
akan
diundang,
yang
narasumber/pembicara termasuk moderator. Selain ha! tersebut dukungan anggaran yang jelas perlu disusun dalam rangka pembiayaan kegiatan. Dalam tahap ini juga perlu didukung kerangka acuan kegiatan yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan secara terinc} yang didalamnya juga mencakup waktu dan tempat kegiatan. 2.
Setiap kegiatan di luar kantor perlu dilakukan identifikasi perencanaan yang meliputi aspek penganggaran serta output dan outcome yang akan dicapai. Kegiatan dalam pencapaian output/outcome
3.
Dokumen perencanaan kegiatan tersebut disampaikan kepada pimpinan unit kerja
untuk
pimpinan,
mendapatkan
persetujuan.
Berdasarkan
hasil
maka penanggung jawab kegiatan membuat
persetujuan
Surat Perintah
Kegiatan Luar Kantor (SPKLK) sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. 4.
Atas dasar SPKLK tersebut kegiatan dapat dilaksanakan
dan didukung
dengan kelengkapan administrasi dalam pelaksanaannya. 5.
Setelah kegiatan tersebut selesai dilaksanakan selanjutnya disusun laporan tertulis sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan.
4
B. Pelaksanaan
1.
Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dilakukan berdasarkan SPKLK yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
2.
Pelaksanaan
kegiatan pertemuan/rapat
harus sesuai
dengan
dokumen
perencanaan yang telah disusun, 3.
Dalam hal kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor yang akan dilaksanakan belum
tercantum
dalam
dokumen
perencanaan
agar
terlebih
dahulu
melakukan revisi terlebih dahulu terhadap dokumen perencanaan dimaksud. 4.
Narasumber untuk setiap materi pada kegiatan rapat, seminar, dan sejenisnya diatur sebagai berikut: a. Narasumber
setingkat
pejabat eselon
I dan pejabat eselon II dapat
membawa maksimal 2 (dua) orang pendamping sebagai narasumber; b. Narasumber setingkat pejabat eselon III dapat membawa maksimal l(satu) orang pendamping sebagai narasumber; atau c. Narasumber setingkat pejabat eselon IV kebawah tanpa pendamping. d. Dalam hal kegiatan rapat, seminar, dan sejenisnya memerlukan instruktur, jumlah instruktur disesuaikan dengan kebutuhan materi yang disampaikan narasumber. C. Pelaporan dan Pertanggungjawaban 1.
Setelah kegiatan tersebut selesai dilaksanakan selanjutnya disusun laporan tertulis sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan.
2. Kegiatan perternuan/ rapat di luar kantor harus menghasilkan output berupa: a. Transkrip hasil rapat; b. Notulensi rapat; dan/atau c. Laporan 3. Laporan sebagaimana dimaksud setidaknya memuat: a.
Dasar pelaksanaan
b. jumlah Pelaksana c. · Kesesuaian d.
Waktu
e.
Urgensi
f. Target kinerja (Output dan Outcomes) 4. Penyampaian laporan kepada eselon II penanggung jawab kegiatan dan APIP dengan tembusan kepada eselon I
5
-----·----
D. Pemantauan dan Evaluasi I. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan untuk menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan di luar kantor dilaksanakan hasilnya
disampaikan
kepada
unit
pengawas
oleh K/L/Pemda dan
internal
masing-masing
dilengkapi dengan data-data pendukung. 2.
Hasil pemantauan Unit pengawasan Internal disampaikan secara berkala setiap 6 bulan sekali kepada Kementerian PAN RB c.q Deputi Bidang Reformasi
Birokrasi,
Akuntabilitas
dan Pengawasan ~yang
selanjutkan
dilaporkan kepada Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia. E.
Lain-lain Dalam rangka memmjang keberhasilan gerakan penghematan nasional yang merupakan perwujudan nilai-nilai Trisakti khususnya pengendalian atas kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, diminta agar menempuh langkah sebagai berikut: 1. Sekretaris/Sekretaris Utama/Sekretaris J enderal/Sekretaris Pemerintah Daerah rnasing-masing Kementerian/Lembaga/Pernerintah
Daerah untuk menyusun
petunjuk teknis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai Tata Kelola kegiatan di luar kantor yang berfungsi mengelola kegiatan di luar ., kantor secara selektif, efektif dan efisien 2. Unit
pengawasan
menyusun
petunjuk
masing-masing
Kementerian/Lembaga/Pemerintah
tek.nis beserta Standar Operasional
Prosedur (SOP)
n:engenai tata cara pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan/rapat di luar kantor
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi
6
