2015

LAPORAN AMALAN 5S (QE) FKASA 2014/2015

LAPORAN PELAKSANAAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE) AMALAN 5S FKASA 2014/2015

1. PEJABAT BERKONSEPKAN ORGANISASI MESRA KELUARGA (OMK) 

Tujuan: Konsep Organisasi Mesra Keluarga (OMK) ini sudah lama diamalkan oleh FKASA, dimana pejabat ini diubahsuai supaya ianya lebih mirip rumah sendiri untuk mengurangkan stress berkerja. Dengan ini FKASA dapat menyediakan persekitaran bekerja yang menenangkan walaupun dikehendaki bekerja pada hari-hari cuti.



Keterangan sistem:  Ruang tamu dan ruang rehat staf dilengkapi : TV & Video Player dan Astro Njoi yang dibekalkan menggunakan wang kumpulan Kelab Kebajikan FKASA  Ruang penyediaan makanan ringkas dilengkapi : peti sejuk, ketuhar, kitchen cabinet  Mini Koop Kelab Kebajikan Pentadbiran FKASA : inisiatif jualan pejabat pentadbiran bagi menampung tabung bagi pelaksanaan amalan 5S dan aktiviti kebajikan 1


2. STANDARD SUSUN ATUR LUAR BILIK PENSYARAH  Tujuan: Penyebaran maklumat kepada pelajar/sesi konsultasi pensyarah & pelajar dan penyerahan bahan tugasan pelajar ** Sesi pelaksanaan ini adalah untuk tahun 2015/2016 masih dijalankan secara berperingkat.  Keterangan:  Papan pengumuman kepada pelajar  Jadual dan sesi perjumpaan pensyarah dan pelajar  Maklumat pensyarah termasuk cara menghubungi pensyarah  Dropbox assignment/tugasan pelajar (cara penyerahan)  Status semasa pensyarah : kuliah, kursus, tugasan rasmi, cuti dsb  Tanda nama pensyarah  Rak kasut  Bakul sampah

2


3. E SUDUT/E 5S FAIL : LINK : http://fkasa.ump.edu.my/index.php/en/13-about-us/61-5s  Tujuan: Penyebaran maklumat/promosi, memberikan pendedahan dan melatih secara berterusan secara efektif kepada staf berkenaan pengamalan Amalan 5S  Keterangan:  Idea dan inisiatif ini tercetus apabila sudut fizikal yang dibangunkan agak sukar diakses kerana pejabat pensyarah terletak di level lain  Untuk memberikan maklumat kepada staf semudah dihujung jari anda  Semua maklumat yang dipaparkan dilaman web diabstrak daripada Dokumen Compliance Amalan 5S kecuali maklumat-maklumat yang sulit dan terhad antaranya minit mesyuarat  Memberikan imej Amalan 5S selari dengan perkembangan teknologi ‘paper less’

3


4. SISTEM EDARAN SURAT  Tujuan: Melancarkan sistem edaran surat dalaman/luaran dan faks masuk serta mengurangkan kelewatan/kehilangan dokumen  Keterangan sistem:  Edaran Surat: Keterangan seperti di gambar atas.

5. SISTEM KOD WARNA BAGI PENGENALAN FAIL JABATAN  Tujuan: Mengurangkan masa mencari fail dan memudahkan pengecaman klasifikasi fail  Keterangan sistem:  Label Kuning: Fail Akademik  Label Hijau: Fail Mesyuarat & Sulit  Label Merah Jambu: Fail Kewangan  Label Biru: Fail Pentadbiran  Label Oren: Fail Kakitangan  Label Jingga: Penyelidikan dan Pasca Siswazah 4


6. BILIK ARKIB (FAIL AKADEMIK DAN PENTADBIRAN)  Tujuan: Menyimpan semua fail akademik, fail peribadi staf dan fail tutup jabatan  Keterangan sistem: Pihak FKASA telah menyediakan ruang penempatan arkib khas bagi memastikan keselamatan dan penyimpanan yang sistematik disediakan. Ini adalah bertujuan untuk memastikan rujukan dapat dibuat dengan mudah pada masa hadapan terutama dalam penyediaan dokuman bagi semakan audit akreditasi program akademik. Lokasi penempatan arkib FKASA adalah di aras 1. Bilik ini juga menempatkan dokumen rasmi tutup jabatan yang di dalam proses arkib.  Bagi rujukan bilik arkib ini juga dilengkapi dengan fail indeks lokasi penyimpanan dokumen.  Pegawai bertanggungjawab bagi bilik ini ialah Pn Nordianah.

5


JADUAL PELUPUSAN KERTAS JAWAPAN PEPERIKSAAN AKHIR PELAJAR Tarikh Mula Sem 1 2008/2009 Sem 2 2008/2009 Sem 1 2009/2010 Sem 2 2009/2010 Sem 1 2010/2011 Sem 2 2010/2011 Sem 1 2011/2012 Sem 2 2011/2012 Sem 1 2012/2013 Sem 2 2012/2013 Sem 1 2013/2014 Sem 2 2013/2014 Sem 1 2014/2015

Tarikh Tamat Sem 2 2012/2013 Sem 1 2013/2014 Sem 2 2013/2014 Sem 1 2014/2015 Sem 2 2014/2015 Sem 1 2015/2016 Sem 2 2015/2016 Sem 1 2016/2017 Sem 2 2016/2017 Sem 1 2017/2018 Sem 2 2017/2018 Sem 1 2018/2019 Sem 2 2018/2019

Sem 2 2014/2015

Sem 1 2019/2020

JADUAL PELUPUSAN TUGASAN PELAJAR DAN PELBAGAI UJIAN BERKALA Tarikh Mula Tarikh Tamat Sem 1 2010/2011 Sem 2 2012/2013 Sem 2 2010/2011 Sem 1 2013/2014 Sem 1 2011/2012 Sem 2 2013/2014 Sem 2 2011/2012 Sem 1 2014/2015 Sem 1 2012/2013 Sem 2 2014/2015 Sem 2 2012/2013 Sem 1 2015/2016 Sem 1 2013/2014 Sem 2 2015/2016 Sem 2 2013/2014 Sem 1 2016/2017 Sem 1 2014/2015 Sem 2 2016/2017 Sem 2 2014/2015 Sem 1 2017/2018 MEMO KEPADA STAF AKAN DIKELUARKAN KEPADA SEMUA STAF BAGI TUJUAN PEMUNGUTAN DAN PENYIMPANAN DALAM ARKIB

6


7. SISTEM PENGURUSAN PENGUMPULAN BAHAN KITAR SEMULA  Tujuan: Menguruskan sisa pepejal dan kitar semula jabatan  Keterangan sistem: Antara bahan buangan utama yang boleh dikitar semula di FKASA telah dikenalpasti oleh pihak JK Amalan 5S FKASA iaitu: Bahan penilaian pengajaran dan pembelajaran pelajar antaranya tugasan, kuiz, ujian dan lain-lain. Kertas jawapan peperiksaan Akhir pelajar bagi kursus yang ditawarkan oleh pihak fakulti. Fail-fail ad hoc bukan rasmi Toner Kotak-kotak, kaca dan plastik. Antara cabarannya adalah bagaimana untuk dikumpulkan agar ianya tida terbuang begitu sahaja ke tong sampah. Sehubungan dengan itu pihak jawatankuasa telah memperkenalkan satu system pengumpulan yang terancang dan tersusun kepada Majlis Fakulti Sem II 12/13 bagi persetujuan dari semua warga FKASA. Sebagai galakkan kepada semua staf ke arah Bulan Kitar Semula FKASA, ruangan kitar semula telah disediakan khas di aras 1 FKASA. Ruangan yang menempatkan tong pelupusan khas ini juga adalah tempat berpusat bagi staf untuk menempatkan sistem pelupusan yang lebih. mudah untuk diakses. Pegawai bertanggungjawab bagi ruangan ini ialah En Muhamad Hafiz.

8. RUANG KERJA YANG KHUSUS KEPADA SKOP KERJA STAF  Tujuan: Pelanggan, khususnya pelajar dan staf dapat mengenalpasti perkhidmatan dan tugas yang dipertanggungjawabkan kepada setiap staf  Keterangan sistem:  Staf operasi akademik diberikan penempatan berdekatan kaunter akademik agar memudahkan akses perkhidmatan akademik

7


9. KOTAK DOKUMEN (DROP YOUR DOCUMENT) & BUKU LOG PENERIMAAN TUGAS  Tujuan: Mengurangkan kehilangan dokumen, memastikan dokumen sulit terpelihara dan memastikan permohonan pelajar dan staf dapat diproses secara FIFO  Keterangan sistem:  Setiap staf dibekalkan dengan kotak dokumen yang bertutup berbanding tray terbuka sebelum ini dan diletakkan diatas meja

10. TANDA ARAH BILIK-BILIK PENSYARAH  Tujuan: Memudahkan pelanggan mencari bilik-bilik pensyarah, pejabat dan ruang utama Jabatan.  Keterangan sistem: Panduan ke ruangan pejabat 8


11. COFFEE CORNER PENTADBIRAN (KONSEP OMK)  Tujuan: Memberikan kemudahan kepada staf menikmati hidangan ringan dalam kesibukan seharian bekerja.  Keterangan sistem:  Boleh mengurangkan kos jamuan ketika mesyuarat  Self service

12. ONE STOP BINDING STATION  Tujuan: Menempatkan peralatan kerja-kerja binding disuatu sudut bagi kemudahan staf dan dapat mengelakkan kehilangan/kerosakan  Keterangan sistem:  Setiap peralatan dibuat parking khas untuk mudah dikenalpasti jika hilang  Memudahkan penyelenggaraan

9


13. STOCK CARD STOR ALAT TULIS  Tujuan: Memberikan panduan yang khusus kepada staf dalam menguruskan stok alat tulis dan kertas  Keterangan sistem:  Setiap level di bahagian luar pintu almari di tagging dengan jenis alat tulis dan kertas bagi memudahkan pengenalpastian  Rekod dan fail bagi merekod stok keluar masuk memudahkan pesanan stok baru  Kawalan stok alat tulis dan kertas (Replenish System)

10


14. SISTEM PINJAMAN KUNCI PENDUA  Tujuan: Staf boleh meminjam kunci pendua dari almari simpanan kunci pendua di pejabat jika berlaku kehilangan kunci pejabat pensyarah  Keterangan sistem:  Kunci pendua disusun berdasarkan level dan warna label di key chain  Bagi kunci yang dipinjam akan direkod dan di letakkan kad pinjaman kunci di almari tersebut untuk mengelakkan kehilangan

15. FAQ AKADEMIK  Tujuan: Papan FAQ di wujudkan untuk memberikan kemudahan menyemak kelayakan dan kemudahan yang boleh diperolehi, contohnya hotel, pengangkutan dan elaunelaun.  Keterangan sistem:  Papan notis diletakkan di one stop form station bagi memberikan kemudahan kepada staf menyemak dan mengisi borang serentak

11


16. ONE STOP FORM STATION  Tujuan: Borang-borang am bagi pelbagai permohonan ditempatkan di satu ruangan khas bagi memberikan kemudahan staf mengaksesnya dengan mudah  Keterangan:  Borang diklasifikasi berdasarkan permohonan, tuntutan dan tempahan  Sistem kawalan (Replenish System) kuantiti borang juga diletakkan di dalam setiap tray borang untuk memastikan staf/pensyarah (Layan Diri) boleh membantu mencetak jika borang tersebut hampir habis. 17. MAKLUMBALAS PELANGGAN  Tujuan: Memperbaiki mutu perkhidmatan kaunter pelajar dan keseluruhan jabatan.  Keterangan:  Kotak Aduan telah disediakan  Borang maklumbalas

12


18. PENERIMAAN PELBAGAI PERMOHONAN PELAJAR  Tujuan: Memudahkan urusan pelajar di kaunter  Keterangan:  Pelajar hanya perlu mengisi borang permohonan yang boleh didapati di bahagian hadapan kaunter  Borang yang telah diisi boleh diletakkan di bahagian tray in berhampiran kaunter  Log book kaunter

19. KAUNTER KHIDMAT PELAJAR  Tujuan: Suasana kondusif untuk pelajar mendapatkan perkhidmatan  Keterangan:  Loceng untuk perkhidmatan jika tiada staf dikaunter spesifik jenis pelanggan ( undergrad / postgrad)  Tempat duduk menunggu kaunter  Ruangan yang berhawa dingin  Rak borang yang lengkap  Lobby yang menarik

13


20. WAKTU OPERASI PEJABAT  Tujuan: Memaklumkan kepada pelanggan waktu operasi pejabat dan kaunter  Keterangan:  Waktu operasi pejabat  Waktu operasi kaunter  Waktu operasi staff lounge

21. PENGURUSAN STOR  Tujuan: FKASA telah mewujudkan stor khas bagi menempatkan keperluan dan stok yang tidak kerap digunakan contohnya, kertas jawapan peperiksaan, toner, fail-fail, refreshment, manual dan lain-lain.  Keterangan:  Stok di susun berdasarkan klasifikasi dan mudah dilihat dan diambil

14

2015

Recommend Documents