1/8
Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 09/2016 van 10 februari 2016
Betreft: aanvraag tot uitbreiding van de machtiging die werd verleend bij beraadslaging RR nr. 73/2009 van 23 september 2009 aan de Algemene Directie Statistiek – Statistics Belgium (RN-MA2015-101)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met
betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van Algemene Directie Statistiek – Statistics Belgium ontvangen op 10/03/2015;; Gelet op de brief die het Comité heeft gericht aan de Algemene Directie Statistiek – Statistics Belgium op 30/10/2015; Gelet op de hoorzitting van de Algemene Directie Statistiek – Statistics Belgium op 10 februari 2016;
Beraadslaging RR 09/2016 - 2/8
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 08/04/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 10 februari 2016, na beraadslaging, als volgt:: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De beraadslaging RR nr. 73/2009 van 23 december 2009 breidt de machtigingen uit die werden verleend krachtens het koninklijk besluit van 11 oktober 1984 en krachtens artikel 24 quater van de wet van 4 juli 1962 betreffende de openbare statistiek ingevoerd bij wet van 1 augustus 1985 en machtigt de de Algemene Directie Statistiek – Statistics Belgium
van de
Federale Overheidsdienst Economie, hierna de aanvrager genoemd, om voor onbepaalde termijn en onder de voorwaarden als omschreven in deze beraadslaging, jaarlijks toegang te hebben tot de hiernavolgende informatie en de wijzigingen aan die gegevens die werden aangebracht in de twee jaren die de datum van raadpleging voorafgaan: -
de datum waarop de asielaanvraag werd ingediend;
-
de beslissingen betreffende de asielaanvraag genomen door de Minister, zijn afgevaardigde, door de Commissaris-generaal voor de Vluchtelingen en Staatslozen of zijn adjunct en door de Raad voor Vreemdelingengeschillen;
-
de beslissingen betreffende de asielaanvraag genomen door de Minister, zijn afgevaardigde, door de Commissaris-generaal voor de Vluchtelingen en Staatslozen of zijn adjunct en door de Raad voor Vreemdelingengeschillen;
-
de datum waarop het statuut van vluchteling (of bijkomende bescherming) werd toegekend;
-
de datum van intrekking van de asielaanvraag;
-
de datum van intrekking van de asielaanvraag;
-
de hoedanigheid van de persoon;
-
het dossiernummer toegekend door de Dienst Vreemdelingenzaken;
-
de vermelding van het register waarin de betrokken persoon ingeschreven staat;
-
de gemeente van de plaats van verplichte inschrijving;
-
land van herkomst van de betrokkene.
2. Het gaat vooral over gegroepeerde informatie in de TI’s 200 (dossiernummer toegekend door Vreemdelingenzaken), 205 (hoedanigheid van de persoon) en 206 (administratieve toestand). 3. Deze machtiging werd verleend voor de opmaak van statistieken over de migratiestromen van de bevolking in België die daarna aan Eurostat moeten worden bezorgd onder de vorm van
Beraadslaging RR 09/2016 - 3/8
geaggregeerde tabelgegevens, zoals verplicht gesteld in artikel 3 van de voormelde Europese Verordening (EG) nr. 862/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 11 juli 2007. 4. Ondertussen is een nieuwe verordening aangenomen, meer bepaald Verordening EU nr. 1260/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 20 november 2013 betreffende de Europese bevolkingsstatistieken.
Die verordening legt aan België de verplichting op om
jaarlijkse het aantal inwoners die gewoonlijk verblijven op het Belgische grondgebied voor de periode van een jaar, mee te delen aan de Europese Commissie (Eurostat). Het verschil met de voormelde verordening 862/2007 bestaat erin dat de aanvrager niet langer meer officiële cijfers mag verstrekken als hij ter zake geen statistische enquête heeft gevoerd.
5. De aanvrager wenst een statistische verwerking te verrichten om het aantal personen die het afgelopen jaar daadwerkelijk in België hebben verbleven, heel precies te kunnen vaststellen en onder hen bevinden zich asielzoekers. 6. De aanvrager geeft 4 gevallen als voorbeeld om aan te tonen dat het noodzakelijk is statistische verwerkingen te verrichten op de informatiegegevens van het Wachtregister : •
De gemeenten schrappen niet altijd onmiddellijk de personen. Hetzij omdat zij wachten op een verificatie van de politie, hetzij voor andere redenen. Deze persoon blijft ingeschreven in het Wachtregister zolang de gemeente niet overgaat tot schrapping terwijl het dossier al is afgesloten;
•
Het Register ziet nog altijd niet de band tussen een asielzoeker en zijn kind. Op die manier kan een moeder worden geschrapt maar niet haar kind. Via de historiek van de gegevens, kan de aanvrager de band terugvinden tussen moeder en kind en bijgevolg de gecodeerde beslissingen voor de moeder in Ti 206 toewijzen aan de personen van hetzelfde dossier, in dit geval het kind. Bijgevolg kan daaruit worden afgeleid dat het kind ook geschrapt had moeten worden. Het kind moet dus niet meer opgenomen worden in de statistieken betreffende asielzoekers;
•
er worden soms meerdere dossiers ingediend door eenzelfde persoon;
•
Vreemdelingenzaken schrijft de asielzoekers in in een fictieve gemeente "21099". Die beslissing wordt in het Register ingeschreven. Deze persoon wordt ondertussen niet geschrapt uit het Wachtregister omdat er geen "reëel" gemeentebestuur bestaat die die de schrapping zou kunnen uitvoeren aangezien het individu in een fictieve gemeente staat ingeschreven (inschrijving in het register door Vreemdelingenzaken; deze heeft evenwel niet de mogelijkheid om individuen te schrappen die in deze
Beraadslaging RR 09/2016 - 4/8
gemeente ingeschreven zijn). Alleen de gemeenten zijn immers bevoegd om een persoon uit het Rijksregister te schrappen. Het Register zelf is niet bevoegd om in deze gegevensbank een registratie of een schrapping uit te voeren. Zij centraliseert uitsluitend de door de gemeenten gecodeerde informatie.
7. Krachtens de Beraadslaging RR nr 73/2009 van 23 december 2009, kan de aanvrager zich momenteel enkel baseren op de gegevens van het Wachtregister, die de periode van twee jaar voorafgaand aan de raadpleging dekt. Welnu, die gegevens bleken ontoereikend. Een asielprocedure kan inderdaad soms langer dan 10 jaar duren. Als voorbeeld geeft de aanvrager dat op 31/12/2014, 15.417 asielzoekers met lopende procedure werden geteld (bron: Vreemdelingenzaken). Onder hen 17 % zonder enige activiteit in de laatste 2 jaar. 8. In de bestaande machtigingen van de aanvrager, kan hij wanneer er na 2 jaar geen beslissing werd genomen, geen onderscheid meer maken tussen een asielaanvrager van wie de procedure nog lopende is en een individu die ten minste 2 jaar voordien een negatieve beslissing heeft ontvangen (negatieve beslissing betekent een afgesloten procedure). 9. Voor de statistische verwerking die de aanvrager beoogt, wordt een algoritme toegepast op basis van de TI’s 200, 205 en 206.
Die verwerking stelt de aanvrager in staat om
asielaanvragers op te sporen van wie de procedure werd afgesloten en die meerdere aanvragen heeft lopen.
Het wachtregister legt ook niet altijd het verband tussen een
asielaanvrager en zijn kind. Op die manier kan een moeder worden geschrapt maar niet haar kind. Via de historiek van de gegevens, kan de aanvrager de band terugvinden tussen moeder en kind en bijgevolg de gecodeerde beslissingen voor de moeder in Ti 206 toewijzen aan de personen van hetzelfde dossier, in dit geval het kind. Bijgevolg kan daaruit worden afgeleid dat ook het kind geschrapt had moeten worden. Het moet dus niet meer ingevoegd worden in de statistieken die betrekking hebben op de asielaanvragen. 10. Er moet dus met zekerheid kunnen worden vastgesteld voor welke individuen de procedure nog loopt of werd afgesloten of als onbestaand beschouwd moeten worden. Om die statistische verwerking te kunnen uitvoeren met de bedoeling correcte statistieken te kunnen verstrekken, vraagt de aanvrager toegang tot het traject van iedere asielaanvraag via een toegang tot de volledige historiek van de gegevens waar de aanvrager al toegang tot heeft. 11. Er wordt overigens wekelijks toegang gevraagd omdat de bestanden van de aanvrager die afkomstig zijn van het Rijksregister elke week worden bijgewerkt. Volgens de aanvrager is het aangewezen om de informatiegegevens op hetzelfde tijdstip bij te werken ter garantie van de coherentie en toereikende dekking van het bestudeerde fenomeen.
Beraadslaging RR 09/2016 - 5/8
12. Het Comité stelde op 02/09/2015 dat de verantwoordelijke voor de verwerking, de FOD Binnenlandse Zaken, de bestanden, waaronder het Wachtregister correct moet bijwerken. Er werd een brief gestuurd naar de Minister van Binnenlandse Zaken om hem op de hoogte te brengen van de vastgestelde tekortkomingen bij het up to date houden van het Wachtregister. Wat in tegenspraak is met artikel 4, §1, 4°, van de WVP. 13. De Minister van Binnenlandse Zaken gaf het Comité antwoord op 26/11/2015. De Minister legt uit dat "hoewel de asielzoeker een precies adres opgeeft in een van de gemeenten van het
Koninkrijk, Vreemdelingenzaken hem zonder voorafgaande verificatie van de realiteit van de woonplaats, op dit adres zal inschrijven. "De Minister geeft toe dat "deze situatie problemen oplevert. He zou kunnen gebeuren (en die situatie is al herhaaldelijk voorgevallen) dat de asielzoeker ingeschreven stat op het adres en in de gezinssamenstelling van een familie waartoe hij helemaal niet behoort en dit, zonder zijn medeweten, met alle vervelende gevolgen voor deze familie. Omdat er geen wettelijk basis voor is, is het ook niet mogelijk om de asielzoekers te schrappen die ingeschreven staan op het adres van Vreemdelingenzaken en die niet de nodige stappen ondernemen om zich te laten inschrijven op het adres van hun hoofdverblijfplaats. » Om nu aan deze voorlopige, fictieve inschrijving een passende juridisch basis te geven en de voorwaarden te bepalen waaronder de inschrijving kan beëindigd worden alsook de bevoegde instelling om dit te uit te voeren en anderzijds om de problemen te vermijden die in de praktijk werden vastgesteld met betrekking tot de inschrijving van asielzoekers, zal werk worden gemaakt van een voorontwerp van wet tot wijziging van de artikelen 1 en 1bis van de wet van
19
juli
1991
betreffende
de
bevolkingsregisters,
de
identiteitskaarten,
de
vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen alsook van een ontwerp van koninklijk besluit. Dit voorontwerp van wet en dit koninklijk besluit : •
zullen enerzijds bepalen dat voortaan alle asielzoekers, ongeacht of zij nu hun exacte adres in een Belgische gemeente hebben meegedeeld, worden ingeschreven op het adres van Vreemdelingenzaken die daartoe een specifieke entiteit heeft opricht die tot geen enkele gemeente in het Koninkrijk behoort;
•
zullen anderzijds voorzien in een nieuwe reden voor een schrapping van ambtswege naast de reeds bestaande, namelijk wanneer de persoon niet op een echt adres staat ingeschreven binnen de zes maanden na de inschrijving op het adres van Vreemdelingenzaken.
Voor het vastleggen van de termijn van zes maanden werd rekening gehouden met het feit dat een adresverandering in bepaalde gemeenten meerdere maanden in beslag kan nemen.
Beraadslaging RR 09/2016 - 6/8
Het geeft immers geen pas om de asielzoeker die zijn verplichtingen heeft vervuld, te bestraffen door hem de gevolgen te laten ondergaan van een situatie waar hij helemaal los van staat. 14. Het Comité ontving van de aanvrager nadere uitleg over de noodzakelijkheid van de aanvraag tijdens de hoorzitting van 10 februari 2016.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 15. Het Comité meent dat de vraag om uitbreiding van de Beraadslaging RR nr. 73/2009 van 23 december 2009 kadert binnen het doeleinde van de verleende machtiging. De uitbreidingsaanvraag bevat geen elementen waaruit blijkt dat andere aspecten van de bestaande machtiging (wettelijk kader, beveiliging, bewaartermijn, etc.)
in de nieuwe
aanvraag zouden gewijzigd zijn, uitgezonderd het feit dat voortaan meer gegevens zullen worden opgevraagd bij het Rijksregister, meer bepaald de volledige historiek van de gegevens waarvoor vroeger al toegang werd verleend. 16. Omdat er meer gegevens worden gevraagd, zou dat gevolgen kunnen hebben voor het proportionaliteitsniveau van de gegevensverwerking en het Comité moet dus nagaan in welke mate de voorliggende aanvraag in overeenstemming is met artikel 4, §1, 3° van de WVP Hier stelt het Comité vast dat de gevraagde historiek van de gegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is, uitgaande van de doeleinden die de aanvrager nastreeft. De aanvrager wenst immers voor statistische doeleinden het traject te volgen van personen die gewoonlijk in België verblijven. 17. Uit de verstrekte, bijkomende informatie blijkt dat er wekelijks toegang wordt gevraagd omdat het Bevolkingsregister en het Wachtregister retroactief worden bijgewerkt. De aanvrager legt overigens uit dat de wekelijkse bijwerkingen een goede indicator zijn om het intentioneel element verbonden aan het gewoonlijk verblijvende verblijf te meten (verblijfsduur van minstens 1 jaar). 18. De aanvrager moet aan Eurostat gegevens verstrekken over de bevolking op 01/01 in september van datzelfde jaar.
Het is dus noodzakelijk om in het bezit te zijn van de
bijwerkingen vooraleer tot de verzending over te gaan, wil men een zo precies mogelijk bevolkingscijfer verkrijgen. Om nu op een gegeven ogenblik, bijvoorbeeld op 01/01 van een bepaald jaar, precies het bevolkingsaantal te kunnen bepalen, is het aangewezen om toegang te hebben tot de bijwerkingen die worden uitgevoerd nadat de gegevens van het Rijksregister
Beraadslaging RR 09/2016 - 7/8
naar de ADS werden verzonden op 01/03 Indien de zending van 01/03 van het volgende jaar zou worden afgewacht, kan de berekening van het bevolkingsaantal niet helemaal juist zijn omdat er geen rekening werd gehouden met de bijwerkingen van de weken die volgen op de zending van de eerste 01/03. 19. Gelet op wat voorafgaat kan een wekelijkse toegang aanvaardbaar zijn. 20. Het Comité is van mening dat in afwachting van de goedkeuring van het voorontwerp van wet tot wijziging van de artikelen 1 en 1bis van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters,
de
identiteitskaarten,
de
vreemdelingenkaarten
en
de
verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen., alsook van het hierboven vermeld ontwerp van het koninklijk besluit, aan de aanvrager een machtiging kan worden verleend. 21. Het Comité verbindt zijn machtiging aan de verplichting voor de aanvrager om de resultaten van zijn statistisch onderzoek onder gecodeerde vorm te bezorgen aan Eurostat, zoals bedoeld in het Koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. OM DEZE REDENEN, Het Comité herziet haar standpunt die zij meedeelde per brief van 30 oktober 2015 en breidt de machtiging uit verleend door de beraadslaging RR nr. 73/2009 van 23 september 2009 en dit onder dezelfde voorwaarden: a) tot de historiek van de gegevens; b) tot een wekelijkse toegang tot de gegevens. op voorwaarde dat de Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium aan Eurostat de resultaten van haar statistische onderzoeken op gecodeerde wijze doorgeeft zoals gevraagd onder punt 20 van deze beraadslaging; 2° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren;
Beraadslaging RR 09/2016 - 8/8
3° bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.
De Wnd. Administrateur,
De Voorzitter,
(get.) An Machtens
(get.) Mireille Salmon
