2015

Verslag vergadering Kinderklanken 06/08/2015

Aanwezigen: De Moor Annemie, Deschacht Frauke, Haspeslagh Karen, Maes Jocelijn, Salen Lut, Van Beveren Hilde Verontschuldigd: Famaey Bart, Uytterhoeven Petra, Vandenberg Lieve, Van Cromphaut Kristien Verslag: Maes Jocelijn _______________________________________________________________________ 1. Woordje vooraf 2. Agendapunten a. Overzicht reeksen 2015-2016 b. Kwaliteitscontrole c. Studiedagen d. Materiaal:-inventaris -ontlenen e. Coördinatie e. Communicatie: -emailadres -website -facebook -mailings -perstekst f. Promotie g. Vormingen h. Subsidies

1. Woordje vooraf Beste collega’s Hieronder vinden jullie het verslag van de vergadering van gisterenavond. Mijn eerste activiteit zit erop als coördinator van Kinderklanken. Vooreerst wens ik jullie te danken voor jullie positieve inbreng voor het overleg. Dat heeft me even aan het denken gezet. Heeft me gestimuleerd en geprikkeld om van Kinderklanken iets moois en unieks te maken. Ik geloof dat het aanstaande schooljaar voor Kinderklanken heel wat mooie dingen te bieden heeft. Net zoals Kinderklanken heel wat mooie dingen te bieden heeft voor de kindjes met hun ouders die week na week met veel enthousiasme aanwezig zijn. Ik geloof heel hard in dit team dat Kinderklanken samen maakt. Wij zijn samen een sterk geheel dat zich als hecht team kan onderscheiden van individuele initiatieven. Ik kijk er dan ook enorm naar uit om samen met jullie van Kinderklanken iets heel moois te maken. Ik wil zeker Hilde danken om het mooie werk dat zij de afgelopen jaren heeft verricht om van Kinderklanken een mooi verhaal te maken. Volgende week zien we elkaar en zullen we dieper ingaan op interessante perspectieven en mogelijke valkuilen.

Jocelijn 2. Agendapunten

a. Overzicht reeksen

Kinderklanken biedt tijdens het schooljaar 2015-2016 sessies aan op de volgende locaties: LEUVEN (Jocelijn)  Reeks 1: 6 september 2015- 11 oktober 2015  Reeks 2: 10 januari 2016- 28 februari 2016  Reeks 3: 22 mei 2016- 26 juni 2016 MECHELEN (Karen)  Reeks 1: 12 september 2015-24 oktober 2015  Reeks 2: 23 januari 2016- 12 maart 2016  Reeks 3: 16 april 2016- 28 mei 2016 TERNAT (Bart)  Reeks 1: 19 september 2015- 17 oktober 2015  Reeks 2: 14 november 2015- 12 december 2015

WILLEBROEK (Lut)  Reeks 1: 26 september 2015- 28 november 2015  Reeks 2: 20 februari 2016-26 maart 2016 BEGIJNENDIJK (Jocelijn)  Reeks 1: 18 oktober 2015- 6 december 2015  Reeks 2: 6 maart 2016- 1 mei 2016 HAALTERT (Kristien) Start vanaf het tweede semester

Wat met Bonheiden? Lieve kan de sessies in Bonheiden het eerste semester niet verzorgen, misschien ook niet vanaf januari. Toch is er vraag naar Kinderklanken in Bonheiden: ouders, bibliotheek Bonheiden + Putte. De bibliotheken willen avondlezingen (= soort vorming voor divers publiek) organiseren PROMOTIE!!! Mogelijke oplossing: - Hilde doet de avondlezingen - Indien Annemie geen sessies in Jezus-Eik geeft, kan zij deze in Bonheiden geven - Indien Annemie wel sessies in Jezus- Eik geeft, kan Petra (indien geïnteresseerd) deze in Bonheiden geven

BERCHEM - Frauke? JEZUS- EIK -Annemie wacht op antwoord b. Kwaliteitscontrole Jaarlijks of meerdere malen per jaar komt er iemand één of meerdere sessies van de verschillende docenten bijwonen. Die persoon geeft de docent tips en stuurt eventueel bij waar nodig zodat de kwaliteit van de muzieksessies die Kinderklanken aanbiedt optimaal is. Is er iemand van de docenten die zich daarvoor geroepen voelt? Wij zouden dit graag weten voor 15 augustus 2015. Zo niet, gaan wij zo snel mogelijk op zoek naar een persoon van buitenaf die binnen deze functie past. c.Studiedagen Kinderklanken organiseert twee maal per jaar studiedagen waarbij mensen van buitenaf uitgenodigd worden. Op die manier blijven de docenten op de hoogte van alle nieuwe ontwikkelingen en krijgen zij de kans om zich te

blijven bijscholen. Daarnaast is er zeker tijd om materialen en dergelijke met elkaar te delen. Tijdens het schooljaar 2015-2016 zullen de studiedagen vallen op 4 november 2015 en 1 mei 2016. Hou jullie mailbox in de gaten voor meer informatie hieromtrent. Aan deze studiedagen wordt ook steeds een vergadering met de docenten Kinderklanken gekoppeld.

d. Materiaal

1. Inventaris Op 6 augustus werd al het aanwezige materiaal van Kinderklanken geïnventariseerd. Aan de hand van die inventaris zal in de loop van de week van 10 augustus bekeken worden welk materiaal er eventueel nog moet worden bijgekocht. Er is tijdens de vergadering echter ter sprake gekomen dat nog niet alle materiaal is binnengebracht. Zouden alle docenten eens willen nakijken of ze nog materiaal in hun bezit hebben en dat zo snel mogelijk kunnen binnenbrengen? 2. Controle Vanaf september 2015 beschikt de website van Kinderklanken over een uitleensysteem. Een inlogcode verleent toegang aan de docenten. Via dit uitleensysteem kan men beschikbaar materiaal raadplegen. Alle docenten krijgen hier in de loop van augustus een handleiding van. Het instrumentenlokaal zal echter niet meer zomaar toegankelijk zijn. Op die manier kan het materiaal dat uit het lokaal wordt meegenomen (door docenten, studenten, derden) beter opgevolgd worden.

e. Coördinatie Vanaf september 2015 neemt Jocelijn de coördinatie van Hilde over. Zij spreken in de loop van de week van 10 augustus af om de overdracht te bespreken.

f. Communicatie 1. Emailadres Het e-mailadres dat op de website en op de flyers te vinden zal zijn is: [email protected] . Daar kunnen ouders, organisaties… terecht met al hun algemene vragen. Elke docent krijgt vanaf september ook een persoonlijk e-mailadres: [email protected] met het voorlopige wachtwoord Kinderklanken123. Daar kunnen de ouders terecht met vragen aan de docent, om afwezigheden te melden…

2.Website Alle docenten beschikken over een inlogcode op de website. Gebruikersnaam: [email protected] Wachtwoord: Kinderklanken123 Gelieve die inlogcode zeker deze week (week van 10/08) eens te testen zodat de mogelijke problemen snel kunnen opgelost worden. Naast het uitleensysteem voor de instrumenten zal hier een agenda beschikbaar zijn zodat alle docenten een overzicht hebben van de verschillende activiteiten. Tevens bestaat de mogelijkheid om lesvoorbereidingen,-ideeën, -suggesties met elkaar te delen. 3. Facebook Recent heeft Kinderklanken een nieuwe facebookpagina opgericht. Deze pagina heeft als doel om alle geïnteresseerden op de hoogte te houden van het reilen en zeilen van Kinderklanken. Daarnaast worden ook leuke weetjes en interessante zaken meegedeeld. Op deze pagina moet dagelijks iets gepost worden! Aangezien de meeste docenten over een facebookprofiel beschikken, kunnen ook zij op deze pagina dagelijks iets te posten dat zij interessant vinden om te delen. 4. Mailings Maandelijks vertrekt er vanuit Kinderklanken een mailing (nieuwsbrief) zodat ook via dat kanaal heel wat mensen op de hoogte blijven van het nieuws van Kinderklanken. 5. Perstekst Recent is de perstekst van Kinderklanken herzien. Ook deze is op de website te vinden en kunnen door de docenten gebruikt worden om te communiceren naar bepaalde kanalen. g. Promotie Eén persoon neemt de communicatie naar de verschillende organisaties op zich (Jocelijn). Op die manier kan bekeken worden in welke mate met die initiatieven (regionaal, nationaal) kan worden samengewerkt. De docenten bekijken voor hun eigen locatie welke mogelijkheden er zijn om promotie te maken: - Babycafé in buurthuis - Aanwezigheid van Kinderklanken op kinderevenementen - Zomerkampen - In Klankendaal zijn er flyers en affiches van Kinderklanken te vinden. Per docent/ locatie zijn er 500 flyers ter beschikking. Gelieve tijdig te bekijken via welke kanalen dat voor jouw locatie kan gebeuren en hier werk van te maken.

h. Vormingen Aangezien Kinderklanken regelmatig aanvragen binnenkrijgt voor vormingen, workshops op diverse locaties die vaak veel voorbereiding, vervoer, energie vragen voor uiteindelijk 1 uur aanwezig te zijn. In de week van 10 augustus wordt besproken hoe dit vermeden kan worden. (Kan naar het voorbeeld van andere organisaties: boeken voor meerdere uren, een dagdeel, een volledige dag…)