2015

SK 01/2015

Strana č. 1 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Směrnice kvestora SK 01/2015

Spisový a skartační řád

Garant předpisu:

Schválil(a):

Jméno:

Ing. Milan Hála

Ing. Milan Hála

Funkce:

kvestor

kvestor

Datum:

1. 9. 2015

1. 9. 2015

Podpis:

Ing. Milan Hála

Ing. Milan Hála

Platnost od:

1. 9. 2015

Platnost do:

odvolání

Účinnost od:

1. 9. 2015

Účinnost do:

odvolání

Řízená kopie č.:

Otisk razítka a podpis:

Není-li výtisk tohoto předpisu na první straně opatřen originálem razítka SVŠES a podpisem správce předpisu, není řízeným předpisem.

SK 01/2015

Strana č. 2 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

ČÁST PRVNÍ Spisový řád Čl. 1 Úvodní ustanovení (1) Pro řádné zajištění manipulace s písemnostmi, jejich uchování a spisové služby vydávám tento spisový a skartační řád Soukromé vysoké školy ekonomických studií, s. r. o. (dále jen „SVŠES“). (2) Spisový a skartační řád vychází ze zákona o archivnictví č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a ze zákona o účetnictví č. 563/91 Sb. a jeho pozdějších novel. (3) Spisový a skartační řád upravuje výkon spisové služby, který představuje zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti SVŠES, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. (4) Za dokumenty pro účely tohoto spisového a skartačního řádu se považují veškeré písemné, obrazové, zvukové elektronické a jiné záznamy, ať již v podobě analogové či digitální, které vznikly z činnosti SVŠES. (5) Veškeré písemnosti týkající se téže věci tvoří spis. (6) Součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. (7) Tento spisový řád je závazný pro všechny pracovníky organizace.

SK 01/2015

Strana č. 3 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Čl. 2 Příjem dokumentů (1) Podání doručená SVŠES přebírá sekretariát rektora, který je povinen převzít písemnosti adresované SVŠES nebo jejím pracovníkům. (2) Podání studentů ve studijních záležitostech přijímá studijní oddělení. (3) Podání lze učinit osobně, poštou, nebo elektronickou poštou s následným písemným podáním. (4) Protože SVŠES nemá elektronickou podatelnu ve smyslu vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, není povinna evidovat podání podaná elektronicky. Zprávy došlé prostřednictvím e-mailu jsou evidovány odděleně a jen v případě, pokud o tom rozhodne rektor nebo jím pověřená osoba. (5) Účetní materiály, které mají samostatnou evidenci, se přijímají zvlášť a vedou se ve vlastní evidenci. (6) Pracovník sekretariátu nebo studijního oddělení je povinna překontrolovat:  zda jsou zásilky adresovány SVŠES,  počet zásilek a správnost údajů v dodacích dokladech pošty,  zda nejsou obaly a uzávěry zásilek poškozené. (7) Případné závady reklamuje neprod1eně u příslušné pošty nebo u poštovního doručovatele. (8) S telegramy, faxy se zachází stejně jako s jinými písemnostmi. (9) Přijaté zásilky se rozdělí na:  zásilky soukromé, dále předávané adresátům, které se neotvírají a neevidují (za soukromou je považována ta zásilka, u které je jméno pracovníka uvedeno bez označení SVŠES),  zásilky, které se neprotokolují: např. časopisy, pozvánky, brožury a letáky,  zásilky dále zpracovávané. (10) Přijaté a roztříděné dokumenty, případně jejich obálky, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jejich zaevidování se předají k vyřízení.

SK 01/2015

Strana č. 4 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

(11) Podací razítko obsahuje vždy:  název SVŠES  datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení  číslo jednací (12) Obálka se připojí k písemnosti jestliže:  je v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována do vlastních rukou,  dokument není datován nebo se jeho časové označení výrazně liší od datového razítka pošty,  dokument není podepsán, i když jméno a adresa pisatele jsou uvedeny,  v písemnosti není uveden odesílatel,  má-li podání na poště právní význam,  u stížností,  písemnost byla opatřena doručenkou, návratkou,  v jiných případech, kdy zpracovatel posoudí, že je třeba obálku u písemnosti ponechat.

Čl. 3 Evidence dokumentů (1) Veškeré dokumenty podané SVŠES nebo vzniklé na SVŠES se evidují v podacím deníku. (2) Účetní dokumenty dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, které se evidují ve vlastní evidenci, se vedou v této evidenci. (3) Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem a adresou SVŠES, rokem, v němž je užíván, a počtem listů. Podací deník musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. (4) Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly určenému původci doručeny (došlá pošta) nebo vznikly z jeho činnosti (odeslaná pošta). Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. (5) O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje:  pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován,  datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho odeslání,  u doručení identifikace odesilatele,

SK 01/2015 Spisový a skartační řád     

Strana č. 5 z 19

Verze dokumentu 1.0

stručný popis dokumentu, komu byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení, den odeslání, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu,

(6) Čísla jednací začínají každým kalendářním rokem den 1. ledna od č. 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku proškrtnou a označí slovy "Ukončeno dne 31. prosince roku číslem jednacím …" a jménem, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. (7) Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce "Vyřízeno" číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. (8) Dokument zaevidovaný v podacím deníku se zapíše do rejstříku vedeného podatelnou. Rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentu v podacím deníku. Pokud po dobu 5 let přesáhne průměrný počet jednacích čísel za rok 3000, vede se rejstřík jmenný a věcný. (9) Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce "Vyřízeno" se do podacího deníku zapíše "Sběrný arch". (10) Zápisy do podacího deníku a rejstříku se provádějí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. Oprava se opatří datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl.

SK 01/2015

Strana č. 6 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Čl. 4 Rozdělování a oběh dokumentů (1) Zaevidované dokumenty se předávají rektorovi SVŠES, který rozhodne o přidělení příslušné osobě k tomu pověřené dle organizačního řádu, o tomto rozhodnutí pracovník sekretariátu nebo studijního oddělení učiní záznam v podacím deníku. (2) Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí. (3) Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem.

Čl. 5 Vyřizování dokumentů (1) Dokumenty vyřizují jednotliví pracovníci operativně, nejpozději do stanoveného termínu. Není-li stanoven, pak do 14 dnů. (2) Dokumenty vztahující se k téže věci pracovníci, kteří je vyřizují, spojí v jeden spis, ke kterému vyhotoví seznam jednacích čísel v něm uložených. (3) Při vyřizování písemností dbají všichni pracovníci na dodržování zásad písemného styku, především na formální úpravu, věcnou a jazykovou správnost. Na formální správnost dohlíží sekretářka rektorátu (vedoucí studijního oddělení), která je oprávněna na nedostatky příslušného pracovníka upozornit. (4)Vyřízení jinou než písemnou formou (např. telefonicky, ústním jednáním) nebo pokud je písemnost pouze na vědomí, poznamená sekretářka nebo příslušný pracovník na písemnost. (5) Od písemnosti, kterou se věc vyřizuje, pořídí pracovník odpovědný za vyřízení vždy kopii. (6) Za odeslání pošty odpovídá pracovník sekretariátu. (7) Vyřízený dokument je označen skartačním znakem a skartační lhůtou, popř. rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu SVŠES.

SK 01/2015

Strana č. 7 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Čl. 6 Podepisování dokumentů Podpisové právo pro písemnosti SVŠES:  dokumenty vyplývající z podnikatelské činnosti o dokumenty zakládající oprávnění společnosti a písemnosti s tím související o smlouvy o pronájmu, nájmu, pořízení investic, dodávky energií, apod. o smlouvy o poskytnutí vzdělání za úplatu o účetní uzávěrku a související doklady podepisují jednatelé uvedení v obchodním rejstříku  běžnou provozní dokumentaci podepisují pracovníci c rámci své kompetence vyplývající z pozice, kterou zastávají.  dokumenty stvrzující dosažené vzdělání v souladu se zákonem 111/1998 Sb. v platném znění podepisují osoby uvedené v legislativním podpisovém vzoru MŠMT.

Čl. 7 Razítkování dokumentů: (1) Používání razítek se řídí Statutem SVŠES. (2) Razítka jsou uložena na uzamykatelných místech k tomu určených a schválených rektorem. (3) Veškerá razítka se předávají proti podpisu pracovníkovi, který s nimi disponuje a chrání je před zneužitím. (4) Ztrátu razítka je pracovník povinen okamžitě písemně sdělit rektoru školy, který učiní opatření v rámci SVŠES, na Policii ČR a MŠMT.

Čl. 8 Ukládání dokumentů (1) Zpracované dokumenty jsou ukládány na jednotlivých pracovištích dle tohoto předpisu. (2) Písemnosti zůstávají uloženy po dobu určenou skartační lhůtou. (3) Po uplynutí skartační lhůty se spisy vyřazují při skartačním řízení. (4) Skartační řízení upravuje skartační řád v části II tohoto předpisu.

SK 01/2015

Strana č. 8 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

ČÁST DRUHÁ Skartační řád Čl. 9 Zásady vyřazování písemností (1) Tento skartační řád upravuje postup SVŠES při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen "dokumentů") nepotřebných nadále pro činnost SVŠES a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. (2) Předpokladem skartačního řízení je předchozí řádná evidence a uložení písemností ve spisovně. (3) Bez skartačního řízení nelze ničit žádné písemnosti. (4) Skartační řízení se provádí jednou za rok v prvém čtvrtletí kalendářního roku, pokud není dohodnuto s doh1édacím archivem jinak. (5) Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z činnosti SVŠES, a to včetně došlých dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou již potřebné pro další činnost SVŠES. (6) Pro přípravu a provedení skartačního řízení se zřizuje skartační komise, jejíž členy jmenuje rektor. (7) Za řádné provedení skartace rektorovi odpovídá předseda skartační komise.

Čl. 10 Archivní orgán Archivem příslušným pro skartační řízení škol na území hl. města Prahy je Archiv hlavního města Prahy.

SK 01/2015

Strana č. 9 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Čl. 11 Skartační lhůta (1) Skartační lhůta určuje dobu, po kterou je nutné dokument na SVŠES uchovávat z důvodů správních a provozních. (2) Skartační lhůta se vyjadřuje počtem let, počítaných od 1. ledna následujícího roku po dni vyhotovení či vyřízení nebo ztrátě platnosti písemnosti, u spisových celků po dni vyhotovení nebo vyřízení nebo ztrátě platnosti nejmladší písemnosti. (3) Není-li skartační lhůta stanovena, vyřazuje se příslušný dokument, jakmile není potřebný pro činnost SVŠES. (4) V případě potřeby je možno, po dohodě s příslušným archivním orgánem, ponechat dokument na SVŠES déle, než uvádí příslušná skartační lhůta.

Čl. 12 Skartační znaky (1) Skartační znaky (A, V, S) vyjadřují dokumentární hodnotu dokumentů a označují, jak se s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloží. (2) Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do archivu. (3) Skartační znak „S“ (skart) označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení. (4) Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem A nebo S.

SK 01/2015

Strana č. 10 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Průběh skartačního řízení Čl. 13 Příprava skartačního řízení (1) Skartační řízení se zahajuje u dokumentů, které již ztratily provozní hodnotu a jejichž skartační lhůta uplynula. (2) Po uplynutí skartační lhůty dokumenty zkontroluje pracovník pověřený rektorem vedením spisovny (dále jen "pověřený pracovník") dle archivní knihy úplnost písemností, u nichž prošla skartační lhůta, a zaurguje případné výpůjčky. (3) Za účasti zástupce příslušného útvaru, v němž dokument vznikl nebo byl vyřízen, ověří, zda její provozní hodnota skutečně zanikla. (4) Podle označení písemností skartačními znaky, popřípadě podle typového rejstříku rozdělí pověřený pracovník dokumenty do skupiny „A“ a do skupiny „S“. (5) U dokumentů skupiny "V" posoudí pověřený pracovník s pracovníkem příslušného útvaru, zda budou zařazeny do skupiny „A“ nebo „S“. (6) Pověřený pracovník připravuje ke skartaci ucelené celky dokumentů a připravuje za dané období veškeré dokumenty všech agend SVŠES, není-li s příslušným archivem dohodnuto jinak. (7) Pověřený pracovník upraví dokumenty tak, aby byly připraveny k dalším úkonům skartačního řízení.

Čl. 14 Skartačního návrh (1) Pověřený pracovník vypracuje skartační návrh (viz příloha), kterým SVŠES požádá archivní orgán o odbornou archivní prohlídku, při které se posoudí dokumentární hodnota dokumentů navrhovaných k vyřazení. (2) Ke skartačnímu návrhu se připojí seznam dokumentů určených k vyřazení (viz příloha). Dokumenty v něm budou rozděleny podle skartačních znaků „A“ a „S“. Ze seznamů bude

SK 01/2015

Strana č. 11 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

patrné, které dokumenty byly původně zařazeny pod skartačním znakem „V“. (3) Skartační návrh podepisuje rektor nebo jím zmocněný pracovník, dále jej podepisuje pověřený pracovník a členové skartační komise. (4) Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá Archivu hlavního města Prahy se žádostí o posouzení a návrhem termínu archivní prohlídky.

Čl. 15 Vyřazení písemností (1) Po odborné archivní prohlídce se sepíše skartační protokol, který obsahuje soupis dokumentů určených jako archiválie s jejich zařazením do kategorie v archivní evidenci, soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, zařazení archiválií do příslušných kategorií, určení uložení archiválií do archivu, soupis dokumentů, které lze skartovat. (2) Dokumenty skupiny „S“, na které bylo vydáno skartační povolení, musí být zničeny tak, aby se s jejich obsahem nemohly seznámit nepovolané osoby: (3) Dokumenty se odevzdají sběrně úředního papíru nebo firmě, zabývající se likvidací úředního papíru. Tato sběrna nebo firma potvrdí převzetí vyřazovaných dokumentů a ručí za jejich likvidaci a za to, že se s informacemi obsaženými v těchto dokumentech nebudou moci seznámit nepovolané osoby. (4) Pokud bude SVŠES likvidovat vyřazené dokumenty vlastními silami, sepíše se o této likvidaci likvidační protokol (viz příloha). Osoby podepsané pod tímto protokolem pak ručí za to, že informace obsažené v dokumentech nebudou zneužity. (5) Dokumenty skupiny „A“ zůstanou uloženy u SVŠES do té doby, pokud je protokolárně neodevzdány v dohodnutém termínu k trvalému uložení do Archivu hlavního města Prahy (viz přílohy). Rádné odevzdání, tzn. sepsání, označení, zabalení nebo uložení do krabic a stěhování archiválií zajišťuje SVŠES. (6) Ve skartačním řízení se postupuje dle vzorů uvedených v přílohách.

SK 01/2015

Strana č. 12 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Čl. 16 Závěrečná ustanovení (1) Při reorganizaci nebo likvidaci SVŠES je nutno dbát, aby nedošlo ke ztrátě dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidované SVŠES je odpovědný právní nástupce SVŠES nebo likvidátor. (2) Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění Archivu hlavního města Prahy a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení jsou posuzovány dle zákona o archivnictví a spisové službě. (3) SVŠES je povinna umožnit archivnímu orgánu odborný dohled. (4) Součástí spisového a skartačního řádu jsou následující přílohy: 1. spisový a skartační plán, 2. vzor skartačního návrhu, 3. vzor přílohy skartačního návrhu, 4. vzor návrhu na předání archiválií do archivu 5. vzor přílohy návrhu na předání archiválie do archivu 6. vzor předávacího protokolu 7. vzor likvidačního protokolu. (5) Tato směrnice kvestora nahrazuje Spisový a skartační řád účinný od 1. 1. 2007. Nabývá platnosti dnem podpisu a její účinnosti byla stanovena na 1. 9. 2015.

Ing. Milan Hála kvestor

SK 01/2015 Spisový a skartační řád

Strana č. 13 z 19

Verze dokumentu 1.0

Příloha č. 1 – Spisový a skartační plán Podle následujícího spisového plánu se označují značkami uvedených skupin a podskupin dokumenty příbuzné povahy. Pro zařazení dokumentů do určité skupiny (resp. podskupiny) je rozhodující jejich obsah. Tyto skupiny a podskupiny jsou uvedeny v levém sloupci spisového plánu a označovány písmeny abecedy a arabskými číslicemi. Skartační znaky jsou uvedeny ve skartačním rejstříku v pravém sloupci. Význam skartačních znaků je vysvětlen v článku 12. Číslice připojená za tímto znakem znamená lhůtu vyjádřenou v letech, po nichž se dokument vyřadí (skartuje) nebo předá k trvalému uložení do archivu. A – Organizace, záležitosti vedení SVŠES a jednotlivých pracovišť A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9

Základní obecná ustanovení, základní normy o SVŠES jako celku Rozhodnutí o akreditaci Statut SVŠES, vnitřní předpisy Kolegium rektora (zápisy ze zasedání, podklady) Akademická rada SVŠES (protokoly, zápisy ze zasedání) Evaluace, hodnocení SVŠES, výroční zprávy, dlouhodobé záměry Doklady o udělených oceněních dle vnitřních předpisů SVŠES Osobní spisy zaměstnanců (personální dokumentace, odborná hodnocení, studijní pobyty, stáže, pracovní úrazy) Řízené předpisy

B – výzkumná a další tvůrčí činnost B1 Koncepce výzkumné činnosti, zásadní normy a programy B2 Interní grantová agentura SVŠES B3 Podíl pracovníků na řešení externích grantů B4 Další jednotlivé výzkumné úkoly (katedrové) B5 Tvůrčí činnost studentů B8 Spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR i v zahraničí B9 Aplikovaný výzkum – spolupráce s výrobními a jinými podniky B10 Ediční záležitosti, publikace, zveřejňování výstupů B11 Bakalářské práce absolventů B12 Granty ESF C – Studijní záležitosti C1 Obecné studijní předpisy, směrnice a nařízení (koresp. s MŠMT ČR atp.) C2 Zprávy o studiu a protokoly o konání státních závěrečných zkoušek C3 Kopie dodatků k diplomu C4 Přijímací řízení, stanovené podmínky-pravidla, smlouvy, přehledy přijatých a nepřijatých (s uvedením výsledků přijímacího řízení) včetně odvolacího

A 45 A 45 A 45 S5 S5 A 20 A 20 A 20 V5

A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 A 10 V 10 A 45 A 11

A10 A45 A45 S5

SK 01/2015 Spisový a skartační řád C5 C6 C7

Strana č. 14 z 19

Verze dokumentu 1.0

řízení Osobní spisy absolventů – (přijímací řízení, průběh studia, SZZ, atd.) Osobní spisy studentů, kteří nedokončili studia Protokoly o klasifikaci

D – Mezinárodni styky D1 Uzavřené smluv a dohod se zahraničním univerzitami a jinými vědecko pedagogickými institucemi E – Vnitřní správa E1 Revizní a kontrolní zprávy E2 Inventarizační komise E3 Přístrojové vybavení, zařízení, evidence majetku E4 Podací protokoly, rejstříky aj. F – Účetní doklady a dokumentace F1 Účetní výkazy (výsledovka a rozvaha) Účetní doklady a písemnosti se ukládají mimo běžnou spisovnu a účetní jednotky jsou povinny archivovat je podle § 31, 32, zákona 563/91 Sb. o účetnictví

V 10 V 10 S5

A10

S 10 V 10 S5 A 10

V5

SK 01/2015

Strana č. 15 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Příloha č. 2 – Vzor skartačního návrhu, Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Lindnerova 575/1 180 00 Praha 8 V Praze dne ……………… Adresa archivního orgánu

Věc: Návrh na provedení odborné archivní prohlídky Ve smyslu zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a podle instrukce č. 18200/86-49 ze dne 13. června 1986 navrhujeme vyřadit dokumenty naší školy z klet ……………………… navrhované písemnosti, rozdělené do skupin A a S, jsou uvedeny v příloze. Termín odborné archivní prohlídky navrhujeme …………………

razítko SVŠES podpis rektora podpis pověřeného pracovníka

SK 01/2015

Strana č. 16 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Příloha č. 3 – Vzor přílohy skartačního návrhu Dokumenty skupiny A Pořadové Spisový číslo znak

Druh dokumentu

Časový rozsah

Skartační lhůta

Počet balíků, šan.

Dokumenty skupiny S Pořadové Spisový číslo znak

Druh dokumentu

Časový rozsah

Skartační lhůta

Počet balíků, šan.

Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny A Pořadové Spisový Druh dokumentu číslo znak

Časový rozsah

Skartační lhůta

Počet balíků, šan.

Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny S Pořadové Spisový Druh dokumentu číslo znak

Časový rozsah

Skartační lhůta

Počet balíků, šan.

SK 01/2015

Strana č. 17 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Příloha č. 4 – Vzor návrhu na předání archiválií do archivu ¨ Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Lindnerova 575/1 180 00 Praha 8 V Praze dne ……………… Adresa archivního orgánu Věc. Návrh na předání archiválií Ve smyslu zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a podle instrukce č. 18200/86-49 ze dne 13. června 1986 navrhujeme k předání do Archivu hl. m. Prahy archiválie vzniklé z činnosti naší školy z let ………………… Tyto archiválie byly vybrány k trvalému uložení při odborné archivní prohlídce dne ………………… Žádáme o sdělení termínu předání.

razítko SVŠES podpis rektora podpis pověřeného pracovníka

Příloha č. 5 – Vzor přílohy návrhu na předání archiválie do archivu Příloha k návrhu na předání archiválií Pořadové Spisový Druh dokumentu číslo znak

Časový rozsah

Skartační lhůta

Počet balíků, šan.

SK 01/2015

Strana č. 18 z 19

Spisový a skartační řád

Verze dokumentu 1.0

Příloha č. 6 – Vzor předávacího protokolu

PROTOKOL o předání archiválií Soukromé vysoké školy ekonomických studií, s. r. o. do Archivu hl. města Prahy. Dne ……………… předal ……………… označení archivního orgánu ………………… (počet balíků, krabic pořadačů) z let ……………………… navržených k trvalé archivní úschově dopisem čj. ………………… dne ………………

Razítko SVŠES Předal:

Převzal:

V Praze dne ……………………

Příloha č. 7 – Vzor likvidačního protokolu. Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Lindnerova 575/1 180 00 Praha 8 Likvidační protokol Dne ……………… byly zlikvidovány dokumenty určené ke zničení skartačním protokolem č. …………… ze dne ………………. Dokumenty listinné podoby byly rozdrceny ve skartovacím stroji, diskety, optické disky byly rozlámány. Likvidaci byli přítomni: 1. (jméno) …………………………… 2. (jméno) …………………………… 3. (jméno) …………………………… V Praze dne ………………………

SK 01/2015 Spisový a skartační řád

Strana č. 19 z 19

Verze dokumentu 1.0

Seznam změn Pořadové číslo změny

Článek, kde je změna aplikována předpis

Stručný popis změny:

Datum účinnosti