MINIT MESYUARAT WEBMASTER UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA BIL. 1/2015
TARIKH MASA TEMPAT
: : :
02 MAC 2015 (ISNIN) 09.00 PAGI BILIK MAJLIS, ARAS 5, BANGUNAN CANSELORI
Yang Hadir Prof. Datin Dr. Norizan Abdul Razak Pengarah Pusat Komunikasi Korporat
-
Pengerusi
-
Urus Setia
Encik Anthony Ulek Anak Jeti Eksekutif Kanan Pusat Komunikasi Korporat Encik Mohd. Noor Ramly Pegawai Teknologi Maklumat Pusat Komunikasi Korporat Encik Mohd Jamaludin Rajalu Pereka Pusat Teknologi Maklumat Encik Abd Raai Osman Jurufotografi Pusat Komunikasi Korporat Cik Siti Suraya Sulaiman Penolong Jurutera Pusat Komunikasi Korporat Encik Muhammad Izwan Azman Pembantu Operasi Pusat Komunikasi Korporat Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 1
Cik Noorlaily Abd Rahim Eksekutif Fakulti Perubatan Cik Azlina Abu Bakar Eksekutif Akademik UKM Dr. Ang Mei Choo Pensyarah Universiti Institut Informatik Visual Puan Nurmasdiana Salim Pembantu Juruaudit Unit Audit Dalam Puan Nor Hapizah Abd Rahman Pegawai Teknologi Maklumat Pusat Kembangan Pendidikan Puan Nur Izzati Ab Rahman Eksekutif Profesional-UKM Cik Nur Hasrina Mohar Jurutera INBIOSIS Encik Asmadi Hazim Eksekutif Kualiti UKM Encik Abdullah Harith Ahmad Fuad Pegawai Penyelidik Sosial UKM Global Encik Muhammad Fahmi Mike Abdullah Eksekutif Pejabat Naib Canselor Encik Muhammad Redzuan Zainol Abidin Eksekutif Yayasan Canselor Encik Mohd Nor Hafizi Abdullah Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Fakulti Teknologi & Sains Maklumat Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 2
Dr. Ahmad Rizal Mohd Yusof Pensyarah Universiti Institut Kajian Etnik Prof. Madya Dr. Jumril Yunas Pensyarah Universiti Institut Kejuruteraan Mikro & Nanoelektronik Encik Mohammad Zakie Mohd Noor Penolong Pegawai Sains ROSH UKM Encik Muhd Khairul Asyraf Muhd Rodhi Penolong Pegawai Belia & Sukan Pusat Sukan Universiti Encik Azreen Khalid Penolong Akauntan Bahagian Kewangan Penyelidikan Dr. Muhammad Hilmi Jalil Pensyarah Universiti Institut Islam Hadhari Encik Abdul Qaiyum Borhan Eksekutif Citra UKM Encik Ab Razak Ab Rahman Pegawai Sains Pejabat Dekan Fakulti Sains Kesihatan Encik Mohd Hafiz Mohd Supinar Eksekutif Pusat Siswazah Puan Huda Hela Ladin Eksekutif Jabatan Pendaftar Encik Mohamad Shahril Hussain Jurutera Pusat Pengurusan Penyelidikan & Instrumentasi Encik Amirul Faiz Abd. Razak Pegawai Sains Dekan Fakulti Farmasi Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 3
Puan Sri Yanti Mahadzir Pegawai Teknologi Maklumat Institut Alam & Tamadun Melayu Encik Firdaus Banhawi Pegawai Penyelidik Sosial Pusat Inovasi Kolaboratif Encik Moktar Hussain Guru Bahasa Fakulti Pengajian Islam Encik Mohd Fauzi Hamzah Eksekutif Pusat Transformasi Komuniti-Universiti Encik Barudin Baharin Penolong Pegawai Tadbir Strategi UKM Encik Faril Izaldi Salihuddin Pereka Pusat Teknologi Maklumat Prof. Madya Noorhisham Tan Kofli Pensyarah Universiti Jabatan Kejuruteraan Kimia & Proses Puan Roshita Abu Samah Juruteknik Komputer Pusat Siswazah Puan Hasnur Bariah Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Fakulti Sains Sosial & Kemanusiaan Encik Md Yusoff Bin Daud Guru Bahasa Fakulti Pendidikan Puan Siti Nuradibba Sabri Penolong Jurutera Jabatan Pembangunan & Penyelenggaraan Encik Hashim Muda Pereka Pusat Pengajaran & Teknologi Pembelajaran Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 4
Encik Mohd Najid Ambak Juruteknik Komputer Jabatan Pendaftar Encik Kamarul Arifin Sallehhudin Pegawai Penerbitan Penerbit UKM Cik Ruzita Kamis Pustakawan Perpustakaan Tun Seri Lanang Encik Mohd Fadzil Ramli Pegawai Teknologi Maklumat UKM-Graduate School of Business Puan Khirunnisa Mazelan Pegawai Teknologi Maklumat Pusat Pencerapan Bumi Cik Nur Syuhada’ Mohd Abd Rasid Pegawai Teknologi Maklumat Institut Perubatan Molekul, HUKM Encik Mohd Fuad Bin Tepit Penolong Pegawai Sains Institut Alam Sekitar & Pembangunan Mohd Ezani Zulkifli Chan Pembantu Operasi Muzium UKM Encik Norshahfarrizal Nawang Penolong Pegawai Sains Institut Sel Fuel Encik Salleh Huddin Abdul Rashid Pensyarah Universiti Pusat PERMATApintar Negara Prof. Madya Dr. Ahmad Ismail Pensyarah Universiti Fakulti Sains & Teknologi
Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 5
ALU-ALUAN Pengerusi a) Mengucapkan terima kasih dan mengalu-alukan kehadiran ahli-ahli ke mesyuarat ini. b) Mengalu-alukan dan memperkenalkan Prof. Dr. Datin Norizan Abdul Razak sebagai Pengarah baharu Pusat Komunikasi Korporat. I.
HALA TUJU LAMAN WEB DAN MEDIA SOSIAL UKM Mengambil maklum; a) Webmaster PTJ mempunyai tanggungjawab besar dalam menyalurkan maklumat yang tepat dan terkini kepada masyarakat umum. b) Webmaster PTJ perlu sama-sama membantu untuk meningkatkan kedudukan UKM pada penilaian Webometrics dengan mengemaskini beberapa kriteria yang telah ditetapkan. Pengemaskinian adalah untuk memperbaiki ranking UKM pada akhir tahun 2015. Bersetuju; a) Webmaster PTJ juga diminta untuk menukar gambar staf kepada yang lebih santai, sesuai dengan saranan Naib Canselor yang menginginkan semua laman web PTJ berwajah baru. Tindakan: Semua Ahli b) Webmaster perlu memilih kandungan yang sesuai untuk dimuat naik di laman web PTJ seminggu sekali. Tindakan: Semua Ahli c) Webmaster juga diminta untuk memantau media sosial PTJ masing-masing mengikut Garis Panduan Penggunaan Media Sosial UKM. Tindakan: Semua Ahli
II.
GARIS PANDUAN LAMAN WEB PTJ, UKM 1. Mengambil maklum bahawa garis panduan ini bertujuan menjadi rujukan kepada webmaster untuk membangun laman web PTJ, kawalan kandungan, penyelenggaraan dan tanggungjawab webmaster yang perlu dipatuhi oleh semua PTJ. 2. Menyelaras kandungan laman web bagi meningkatkan imej PTJ dan universiti. Mengambil maklum; a) Semua laman web PTJ perlu mempunyai dua versi, Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. b) PTJ digalakkan untuk menggunakan templat UKM untuk memastikan keseragaman dalam rekabentuk dan kandungan laman web PTJ.
Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 6
c) Laman web PTJ perlu mematuhi garis panduan yang ditetapkan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan dalam pemantauan dan penilaian laman web yang dijalankan oleh MAMPU. d) Garis panduan juga mengariskan tanggungjawab yang perlu dipatuhi oleh Webmaster samada tanggungjawab kepada laman web PTJ masing-masing atau kepada universiti. Bersetuju; a) Sekiranya PTJ diberi kelonggaran mengeluarkan bahasa Inggeris sahaja, kumpulan sasaran adalah yang menggunakan bahasa Inggeris. Makluman: Semua Ahli b) PKK akan mengadakan kursus pembangunan laman web sebagai keperluan Webmaster untuk membangun dan menyelenggara laman web PTJ. Tindakan: Semua Ahli c) Semua Webmaster perlu memenuhi kriteria laman web sebelum penilaian oleh MAMPU dan juga sebelum sambutan 45 tahun UKM. Tindakan: Semua Ahli
III.
GARIS PANDUAN PENGGUNAAN MEDIA SOSIAL PTJ, UKM 1. Mengambil maklum garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara, peraturan dan kawalan kandungan media sosial yang perlu dipatuhi oleh warga UKM supaya: a) Penyebaran dan perkongsian maklumat adalah terkawal. b) Maklumat yang dipaparkan tidak akan menjejaskan kepentingan perkhidmatan awam dan kedaulatan negara. c) Mengelakkan isu salah laku dan penyebaran maklumat tidak beretika di media sosial. d) Memastikan maklumat yang disampaikan adalah jelas dan tepat; dan e) Menampilkan imej korporat UKM.
Mengambil maklum; a) Peranan Webmaster adalah penting untuk menyelaras dan memantau penggunaan media sosial di PTJ masing-masing. Perlu memastikan maklumat yang dimuat naik adalah benar dan tepat, memelihara dan melindungi reputasi universiti dan tidak bercanggah dengan polisi. b) Webmaster juga perlu mengesahkan kesahihan maklumat sebelum dimuat naik di laman sosial. c) Menyemak dan memilih foto dan video yang sesuai sebelum dimuat naik ke laman sosial. Makluman: Semua Ahli Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 7
Bersetuju; a) Webmaster perlu melaporkan kepada PKK sebarang penyalahgunaan maklumat dan logo UKM di media sosial untuk PKK mengambil tindakan selanjutnya. Tindakan: Semua Ahli b) Mesyuarat juga bersetuju untuk menyemak semula kedudukan Webmaster di dalam KRA UKM bagi menonjolkan peranan Webmaster. Tindakan: PKK c) Garis panduan juga mengariskan tanggungjawab yang perlu dipatuhi oleh Webmaster samada tanggungjawab kepada laman web PTJ masing-masing atau kepada universiti Tindakan : Semua Ahli IV.
GARIS PANDUAN PEMILIHAN GAMBAR UNTUK LAMAN WEB DAN MEDIA SOSIAL 1. Foto yang hendak disiarkan mestilah jelas, tidak kabur dari segi warna, terfokus, 2. Tokoh-tokoh yang dipaparkan di laman web harus jelas dengan mempamerkan nama, jawatan, pangkat, gelaran yang pernah diperolehi seperti Profesor, Tun, Tan Sri, Datuk Seri, Datuk dan sebagainya. Contohnya, Yang Amat Mulia, Yang Amat Berbahagia, Yang Arif dan sebagainya. 3. Letakkan maklumat tarikh, tempat,masa, nama program agar gambar itu lebih jelas difahami. Makluman : Semua Ahli
V.
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SLIDE PAPAN DIGITAL 1. Hebahan yang disiarkan oleh PTJ hendaklah berita aktiviti rasmi universiti, contohnya Seminar/ Bengkel/ Simposium atau aktiviti rasmi yang bersesuaian untuk makluman warga UKM dan orang awam. 2. Jenis hebahan hendaklah berunsur maklumat berguna kepada orang awam. Sebarang hebahan yang menimbulkan kekeliruan, politik, perkauman dan yang boleh menjejaskan nama baik UKM tidak dibenarkan. 3. UKM mengutamakan penggunaan Bahasa Kebangsaan. Bagaimanapun Bahasa Inggeris boleh digunakan bagi kes-kes tertentu. 4.
Maklumat persembahan grafik hendaklah ringkas dan tepat. Contohnya tajuk acara, tarikh, tempat, masa, penganjur dan juga maklumat sasaran jemputan.
5. Untuk memudahkan pembacaan, jumlah teks yang digunakan dalam rekabentuk grafik hendaklah tidak melebihi 25 patah perkataan. Makluman : Semua Ahli VI.
HAL-HAL LAIN 1. Kategori baharu – Galeri gambar acara dan video; Semua PTJ diwajibkan untuk mewujudkan satu galeri untuk memuat naik semua gambar aktiviti yang
Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 8
2.
3.
4.
5.
6.
dijalankan oleh PTJ. Selain itu semua video, slide pembentangan dan juga montaj yang digunakan pakai oleh PTJ juga harus dimuat naik. Tindakan: Semua AhliI Tanggungjawab Webmaster untuk memantau dan menyelenggara media sosial PTJ; Webmaster menyuarakan pertanyaan, adakah tanggungjawab menyelenggara media sosial rasmi PTJ di bawah bidang tugas Webmaster. Ini kerana media sosial perlu dipantau juga selepas waktu kerja. PKK akan meneliti semula bidang tugas Webmaster untuk disesuaikan dengan keperluan semasa. Tindakan: PKKI Keperluan teknikal Webmaster; Ruang storan untuk laman web PTJ adalah terhad. Webmaster memohon agar ruang storan diperbesarkan bagi menampung keperluan muat naik gambar dan video. PKK perlu mengadakan perbincangan lanjut dengan PTM bagi menyelesaikan masalah ini. Tindakan: PKK Penggunaan media sosial oleh pelajar dan juga staf; Webmaster diminta untuk memantau semua laman sosial dibawah PTJ masing-masing agar tidak terdapat salah faham dan juga maklumat yang salah dimuat naik di laman sosial tersebut. Webmaster juga diminta untuk melaporkan laman sosial yang boleh menjejaskan imej universiti kepada PKK. Tindakan: Semua Ahli Group Whatapps; Mesyuarat bersetuju mewujudkan group whatapps bagi memudahkan Webmaster berhubung antara satu sama lain. Tujuan utama group ini adalah untuk berkongsi sebarang maklumat berkaitan laman web dan media sosial. Mesyuarat bersetuju untuk menggunakan group whatapps sedia ada yang diwujudkan oleh Pusat Strategi UKM. Tindakan: PKK Mesyuarat Webmaster Bil2/2015; Mesyuarat bersetuju Mesyuarat Webmaster Bil 2/2015 akan diadakan pada 4 Mei 2015. Makluman: Semua Ahli
Mesyuarat tamat pada pukul 11.45 pagi. Pusat Komunikasi Korporat 03 Mac 2015
Minit Mesyuarat Webmaster PKK Bil 1/2015, 2 Mac 2015 9
