2015

Příloha k Č.j: MSMT – 6741/2015

Specifická pravidla pro žadatele a příjemce Individuálních projektů systémových (dále IPS) prioritní osy 3 - příloha výzvy č. 1 pro předkládání Individuálních projektů systémových Operační program Výzkum, vývoj a vzdělávání Programové období 2014-2020

Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

1

1.

ÚVOD

Žadatelé a příjemci Individuálních projektů systémových (IPs) se řídí postupy a pravidly uvedenými v Pravidlech pro žadatele a příjemce OP VVV zveřejněných na odkaze: http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/op-vvv. Nad rámec pravidel a postupů uvedených v Pravidlech pro žadatele a příjemce OP VVV jsou zpracovány tyto podmínky platné pro výzvu č. 1 pro předkládání Individuálních projektů systémových.

2.

PŘÍPRAVA PROJEKTU

INDIVIDUÁLNÍHO

SYSTÉMOVÉHO

2.1

Zjednodušený projektový záměr (týká se pouze žadatelů typu: MŠMT, ČŠI, OPŘO)

Prvním krokem v přípravě IPs je zpracování zjednodušeného projektového záměru, který zpracovává věcně příslušná skupina MŠMT/ČŠI. Tento zjednodušený projektový záměr obsahuje následující údaje: - Název projektu - Identifikace prioritní osy OP VVV - Identifikace investiční priority OP VVV - Identifikace specifického cíle OP VVV - Stručný popis cíle projektu a posunu, kterého má být v dané oblasti dosaženo - Identifikace žadatele, popř. partnerů projektu - Identifikace cílové skupiny - Stručný obsah projektu (včetně udržitelnosti) - Celková odhadovaná doba realizace projektu - Stručný popis aktivit a výstupů projektu v návaznosti na stanovené cíle - Identifikace monitorovacích indikátorů - Celková předpokládaná výše rozpočtu projektu v následném členění na příjemce a popř. partnery - Zjednodušená forma rozpočtu projektu (členění na osobní náklady, cestovní náhrady, zařízení/infrastruktura, režijní náklady a služby)


2

Vypracovaný zjednodušený projektový záměr je předložen poradě vedení MŠMT ke schválení. Porada vedení schválením zjednodušeného projektového záměru vyslovuje souhlas s dalším rozpracováním projektového záměru do detailního dokumentu – Charty projektu – plné znění (viz Příloha 2). Projednání záměru projektu IPs s odbornou veřejností je plně v gesci věcně příslušné skupiny MŠMT/ ČŠI.

2.2

Charta projektu

Charta projektu je dokument, který slouží pro detailní rozpracování zjednodušeného projektového záměru. Obsah Charty projektu je nastaven dle principů projektového řízení PRINCE2™1. Povinnými přílohami jednotlivých níže popsaných variant Charty projektu (týká se přílohy č. 2 a 3 Charta projektu – plné znění) jsou následující přílohy vztahující se k jednotlivým aktivitám výzvy: Povinné přílohy Charty projektu 1. rámec standardů kvality ve školských poradenských zařízení (povinná příloha Charty pro aktivitu B) 2. popis vzájemné spolupráce projektů (v rámci akce KLIMA) a informovanosti o tématech ostatních projektů již v době přípravy Charty projektu (např. zápisy a prezenční listiny ze společných jednání) – povinná příloha 3. metodologie výběru škol k podpoře a popis spolupráce s ČŠI při identifikaci potřeb škol. (povinná příloha Charty pro aktivitu F) 4. Potvrzení/zápis z projednání Charty s partnery (povinná příloha Charty pro aktivitu D) 5. Potvrzení/zápis z konzultace s odborem 222 a 233 Ministerstva práce a sociálních věcí (povinná příloha pro aktivity B, D a H)

1

PRINCE2™ je globálně uznávaná metodika projektového řízení, kterou využívá pro řízení projektů mj. Ministerstvo vnitra ČR a Generální štáb ČR. 2 22 Odbor sociálních služeb 3

23 Odbor ochrany práv dětí


3

2.2.1

Podmínky zpracování Charty projektu pro žadatele MŠMT, ČŠI, a příspěvkové organizace zřízené MŠMT

Charta projektu je dokument, který slouží pro detailní rozpracování zjednodušeného projektového záměru schváleného poradou vedení MŠMT. Za zpracování Charty projektu – podklad pro MV OP VVV (viz Příloha č. 1) je zodpovědný žadatel projektu. V Chartě projektu musejí být rozpracovány veškeré požadované informace dle dané struktury dokumentu o připravovaném IPs. Projednání na Poradě vedení MŠMT: Zpracovaná Charta projektu – plné znění pro MŠMT/ČŠI a příspěvkové organizace zřízené MŠMT (viz příloha č. 2) je věcně příslušnou skupinou MŠMT /ČŠI předložena poradě vedení MŠMT ke schválení po vyhlášení konkrétní výzvy OP VVV pro předkládání žádostí o podporu IPs. Pokud je Charta projektu – plné znění pro MŠMT/ČŠI a příspěvkové organizace zřízené MŠMT poradou vedení schválena, následuje projednávání věcného zaměření projektu IPs na Monitorovacím výboru OP VVV (dále jen MV OP VVV) – Charta projektu – podklad pro MV OP VVV (viz příloha č.1). Projednání Charty projektu na MV OP VVV: Za realizaci projednání Charty projektu na MV OP VVV je zodpovědná vždy věcně příslušná skupina, v jejíž gesci je IPs připravováno (bez ohledu na předpokládaného žadatele/příjemce projektu), nebo ČŠI. Projednávání je prioritně realizováno prezenční formou na řádném zasedání MV OP VVV. Ve výjimečných případech (časové hledisko) může být projednání provedeno formou per – rollam. Proces projednávání organizačně zajišťuje ŘO OP VVV. Předmětem projednávání je věcné zaměření projektu, jeho soulad se strategickými dokumenty a OP VVV, zdůvodnění potřebnosti realizace a reflexe zkušeností z realizace IPn (využití výstupů IPn). Jako podklad je MV OP VVV zasílána zkrácená verze Charty projektu – podklad pro MV (viz Příloha 1). V případě, že MV OP VVV vznese k předkládanému projektu připomínky, je nutné tyto řádně vypořádat a popř. zapracovat do připravovaného IPs. Pokud je proces projednávání daného IPs neúspěšný a MV OP VVV nevydá kladné stanovisko k realizaci projektu nebo nevydá kladné stanovisko s podmínkami na dopracování a opětovné předložení do PV na MV, nemůže být žádost o podporu předložena do výzvy a projekt nemůže být realizován. Projekt/žadatel, který získá od MV výrok „doporučeno s podmínkami“, musí Chartu projektu přepracovat a znovu předložit do Porady vedení MŠMT, proces se opakuje dle postupů uvedených v bodech 2.1 a 2.2.


4

Charta projektu – plné znění pro MŠMT/ČŠI a příspěvkové organizace zřízené MŠMT (viz Příloha 2) je nedílnou součástí projektové žádosti (jedna z příloh projektové žádosti) a žádost o podporu v MS2014+ musí z této Charty projektu vycházet a být s ní v souladu. Charta projektu je tedy základním strategickým rámcem celého projektu.

2.2.2.

Podmínky zpracování Charty projektu pro ostatní žadatele - jiné OSS

Charta projektu je dokument, který slouží pro detailní rozpracování záměru plánovaného IPs. Obsah Charty projektu je nastaven dle principů projektového řízení PRINCE2™. V Chartě projektu musejí být rozpracovány veškeré požadované informace dle dané struktury dokumentu o připravovaném IPs. Charta projektu – plné znění pro jiné OSS než MŠMT (viz Příloha 3) je nedílnou součástí žádosti o podporu (jedna z příloh žádosti) a žádost o podporu v MS2014+ musí z této Charty projektu vycházet a být s ní v souladu. Charta projektu je tedy základním strategickým rámcem celého projektu. Projednání Charty projektu na MV OP VVV: Zpracovaná Charta projektu – podklad pro MV (příloha č. 1) je projednávána z hlediska věcného zaměření projektu IPs na Monitorovacím výboru OP VVV (dále jen MV OP VVV). Za realizaci tohoto projednání je zodpovědný subjekt žadatele. Projednávání je prioritně realizováno prezenční formou na řádném zasedání MV OP VVV. Ve výjimečných případech (časové hledisko) může být projednání provedeno formou per – rollam. Proces projednávání organizačně zajišťuje ŘO OP VVV. Předmětem projednávání je věcné zaměření projektu, jeho soulad se strategickými dokumenty a OP VVV, zdůvodnění potřebnosti realizace a reflexe zkušeností z realizace IPn (využití výstupů IPn). V případě, že MV OP VVV vznese k předkládanému projektu připomínky, je nutné tyto řádně vypořádat a popř. zapracovat do připravovaného IPs. Pokud je proces projednávání daného IPs neúspěšný a MV OP VVV nevydá kladné stanovisko k realizaci projektu nebo nevydá kladné stanovisko s podmínkami na dopracování a opětovné předložení do PV na MV, nemůže být žádost o podporu předložena do výzvy a projekt nemůže být realizován. Projekt/žadatel, který získá od MV výrok „doporučeno s podmínkami“, musí Chartu projektu - podklad pro MV (příloha č. 1) přepracovat a znovu nechat projednat na MV OP VVV. Po vydání souhlasného stanoviska je zaktualizována a dopracována do finální podoby Charta projektu – plné znění pro jiné OSS než MŠMT (příloha č. 3) určená pro jiné OSS mimo MŠMT.


5

3. FÁZE SCHVALOVÁNÍ PROJEKTŮ 3.1.

Model hodnocení a typ výzvy

Průběžná výzva využívá jednokolový model hodnocení, tzn., žadatel předkládá plnou žádost o podporu v termínech stanovených výzvou. Před podáním žádosti o podporu jsou všichni žadatelé povinni konzultovat znění žádosti o podporu se zástupci ŘO - kontaktní osobou uvedenou ve výzvě. Po finalizaci žádosti o podporu začíná proces schvalování projektu, který bude ukončen nejpozději do 7 měsíců od data podání žádosti o podporu. Fáze procesu schvalování vč. dílčích lhůt (PD – pracovní den)4 interní hodnotitelé - kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí

20 PD

externí hodnotitelé - věcné hodnocení

35 PD

výběrová komise - výběr projektů

20 PD

Řídicí orgán + kompletace dokumentace k právnímu aktu

15 PD

právní akt o poskytnutí/převodu podpory

60 PD

3.1.1.

Kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí

Fázi kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí budou zajišťovat interní hodnotitelé ŘO v MS2014+. Kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí je ukončena do 20 pracovních dní od podání žádosti o podporu. O výsledku fáze hodnocení bude žadatel informován změnou stavu projektu v ISKP2014+ a interní depeší. Kritéria kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí vč. popisu způsobu hodnocení jsou samostatnou přílohou výzvy. Kritéria mají funkci vylučovací, jsou hodnocena formou ANO/NE, tzn. splněno/nesplněno (příp. pro daný projekt irelevantní). Při nesplnění některého z kritérií v rámci kontroly formálních náležitostí je žadatel prostřednictvím ISKP2014+ vždy právě jednou vyzván k doplnění chybějících informací, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od data doručení výzvy. Při nesplnění některého z kritérií přijatelnosti je projekt vyřazen z dalšího procesu hodnocení.

4

Dílčí lhůty jednotlivých fází hodnocení nezahrnují lhůty pro podání žádosti o přezkum a jejich řešení.


6

3.1.2.

Věcné hodnocení

Věcné hodnocení zajišťují odborníci – externí hodnotitelé vybraní s ohledem na tematické zaměření předložené žádosti o podporu. Všichni hodnotitelé prochází řádným výběrovým řízením a následně odborným školením zaměřeným na hodnocení žádostí o podporu v prioritní ose 3 a specifika výzvy č. 1. Fáze věcného hodnocení bude ukončena nejpozději do 35 pracovních dní od data ukončení předchozí fáze schvalování. O výsledku věcného hodnocení bude žadatel informován změnou stavu projektu v ISKP2014+ a interní depeší. Hodnocení každé žádosti o podporu provádí vždy samostatně 2 hodnotitelé do hodnotící tabulky v MS2014+, přičemž výsledný počet bodů je vypočítán jako průměr z počtu bodů přidělených oběma hodnotiteli. Celkovým výsledkem věcného hodnocení jsou 2 hodnotící tabulky hodnotitelů. Pokud je splněna alespoň jedna z následujících podmínek: - bodové hodnocení jednotlivých hodnotitelů se v rámci alespoň jednoho hodnotícího kritéria významně liší, tj. bodový rozdíl hodnotitelů činí min. 75% z celkové bodové dotace kritéria, - celkové bodové hodnocení jednotlivých hodnotitelů se významně liší, tj. bodový rozdíl hodnotitelů činí min. 20 bodů, - jednotliví hodnotitelé se liší v celkovém ne/doporučení žádosti o podporu k financování, tzn., jeden z hodnotitelů žádost o podporu doporučuje a druhý nikoli, je pro hodnocení přiřazen další nezávislý hodnotitel tzv. arbitr. Arbitr provádí celé hodnocení žádosti o podporu. Při svém hodnocení má k dispozici předešlá dvě hodnocení jednotlivých hodnotitelů. Jeho bodové hodnocení v rámci jednotlivých hodnotících kritérií a výsledného bodového hodnocení žádosti o podporu se musí pohybovat v bodovém rozpětí, které stanovili předešlí 2 hodnotitelé. Výsledné bodové hodnocení je definováno zpracovanou hodnotící tabulkou arbitra, který tabulku dotváří na základě bodového hodnocení jednotlivých kritérií, celkového bodového hodnocení provedeného předchozími hodnotiteli a na základě svého posouzení. Celkovým bodovým výsledkem hodnocení projektu je počet bodů přidělený arbitrem a hodnotící tabulka arbitra. Kritéria věcného hodnocení vč. jejich funkce a popisu způsobu hodnocení jsou samostatnou přílohou výzvy. Kritéria věcného hodnocení mají funkci hodnotící, kombinovanounebo vylučovací. Hodnotící kritéria jsou hodnocena body dle bodové škály uvedené v příloze výzvy a komentářem, v rámci něhož hodnotitel zdůvodňuje výši přidělených bodů a uvádí výhrady, tj. konkrétní návrhy úprav žádosti o podporu jakožto podmínku pro případné doporučení projektu k podpoře.


7

Kombinovaná kritéria jsou hodnocena body dle bodové škály uvedené v příloze výzvy, při nesplnění minimální hranice bodů, která je stanovena výzvou, je žádost o podporu vyloučena ze schvalovacího procesu. Vylučovací kritéria jsou kritéria, jejichž nesplnění znamená vyloučení žádosti o podporu z procesu schvalování. V případě 1. výzvy je vylučovacím pouze kritérium Horizontální témata, u něhož hodnotitelé hodnotí pozitivní/neutrální/negativní vliv žádosti o podporu na horizontální témata. V případě, že dle názoru hodnotitele má žádost o podporu negativní vliv na některé z horizontálních témat, nemůže doporučit žádost o podporu k financování. Hodnotitel/arbitr provádí hodnocení do hodnotící tabulky, ve které body hodnotí jednotlivá kritéria, v závěru tabulky vyplňuje celkový komentář a označí, zda projekt ne/doporučuje k podpoře: ANO – pokud projekt získá 65 a více bodů, splňuje minimální bodovou hranici kombinovaných kritérií a zároveň nemá negativní vliv na žádné z horizontálních témat. Žádost o podporu postupuje do další fáze procesu schvalování. NE - pokud projekt získá méně než 65 bodů nebo nesplňuje minimální bodovou hranici kombinovaných kritérií nebo má negativní vliv na alespoň jedno z horizontálních témat. Žádost o podporu je z dalšího procesu schvalování vyloučena. 3.1.3.

Výběr projektů

Proces výběru projektů bude zajišťován výběrovou komisí složenou z odborníků – externích hodnotitelů vybraných s ohledem na tematické zaměření předložené žádosti o podporu a interních hodnotitelů/zástupců ŘO. Všichni hodnotitelé prochází řádným výběrovým řízením a následně odborným školením zaměřeným na hodnocení žádostí o podporu v prioritní ose 3 a specifika výzvy č. 1. Fáze výběru projektů bude ukončena nejpozději do 20 pracovních dní od data ukončení předchozí fáze schvalování. Pravidla a kritéria, dle kterých výběrová komise hodnotí žádosti o podporu, jsou stanovena Statutem a Jednacím řádem výběrové komise (vzory viz příloha). Výběrová komise rozhoduje o tom, zda bude žádost o podporu ne/doporučena k financování, příp. doporučena s výhradou, tzn., že projekt obdrží podporu až po splnění podmínek stanovených výběrovou komisí. Po procesu výběru projektů u žádostí o podporu doporučených s výhradou probíhá proces negociace, při němž je ze strany žadatele upravena žádost o podporu v souladu s doporučením výběrové komise a následně je doplněná/upravená žádost o podporu zaslána na ŘO. O výsledku výběru projektů bude žadatel informován změnou stavu projektu v MS2014+ a interní depeší. Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

8

Seznam ne/doporučených žádostí o podporu podepisuje NM sk. pro řízení operačních programů. 3.1.4.

Způsob oznámení výsledků procesu schvalování žadateli

Úspěšní žadatelé jsou ŘO OP VVV osloveni prostřednictvím interní depeše s žádostí o doložení dokumentace potřebné pro vydání právního aktu o poskytnutí/převodu podpory. Žadatel je povinen doložit potřebnou dokumentaci ve lhůtě 15 pracovních dní. V případě nedodržení stanovených podmínek bude žadatel vyřazen z procesu schvalování. Dokumentace potřebná pro vydání právního aktu: 

Čestné prohlášení žadatele, že na schválený projekt či na identické výstupy nebo aktivity žadatel nečerpá jiné veřejné prostředky.



Doklad o účtu zřizovatele (Není relevantní, pokud zřizovatel je současně poskytovatelem podpory.).

Veškeré dokumenty musejí být přikládány ve formě originálu nebo ověřené kopie. Další povinné přílohy mohou být specifikovány ve vyrozumění, které je zasláno formou interní depeše prostřednictvím ISKP 2014+. Neúspěšní žadatelé mohou na základě konzultace s ŘO podat přepracovanou žádost o podporu v rámci výzvy opakovaně. Dochází-li v souvislosti s přepracováním žádosti o podporu také ke změnám v Chartě projektu, je nutné postupovat dle výše uvedené kap. 2.2. 3.1.5.

Uzavření smluvního závazku

Po dodání požadovaných dokladů žadatelem ŘO OP VVV zahájí kompletaci a přípravu podkladů pro uzavření právního aktu o poskytnutí/převodu podpory. Právní akt o poskytnutí/převodu podpory je vydán nejpozději do 60 pracovních dní od data, kdy žadatel předloží všechny podklady požadované poskytovatelem podpory k vydání právního aktu o poskytnutí/převodu podpory.


9

4. FINANČNÍ ŘÍZENÍ A ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ Způsobilé výdaje (ZV) musí splňovat obecné principy způsobilosti výdajů z hlediska času, umístění a účelu a musí být vynaloženy v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti (obecné podmínky způsobilosti výdajů a definice jednotlivých kategorií způsobilých výdajů jsou definovány v Pravidlech pro žadatele a příjemce). Objem způsobilých výdajů stanovený v rozpočtu předložené žádosti o podporu je podkladem pro stanovení výše podpory. Podpora vyčíslená v právním aktu o poskytnutí/převodu podpory nesmí být překročena, snížení je však přípustné. Umístění - Projekty budou realizovány v rámci obou programových oblastí – tzn. v méně rozvinutých regionech a také na území hl. města Prahy (více rozvinutý region). Účel - každý způsobilý výdaj musí být prokazatelně nezbytný pro realizaci projektu a mít přímý vztah k účelu programu, resp. podporovaným aktivitám. Z časového hlediska způsobilosti výdajů, jsou v rámci této výzvy způsobilé již ty výdaje, které vznikly po ukončení fáze kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti (tudíž se jedná o způsobilé výdaje vzniklé před vydáním právního aktu o poskytnutí/převodu podpory). V rámci této výzvy budou celkové způsobilé výdaje vykazovány v režimu úplného vykazování způsobilých výdajů - není uplatněn žádný způsob zjednodušeného vykazování celkových způsobilých výdajů. Nikdy nesmí dojít k dvojímu financování daného výdaje z jiného veřejného zdroje a to jak národního, tak zdroje EU. Nezpůsobilé výdaje: Povinná aktivita Řízení projektu vychází z Pravidel pro žadatele a příjemce. Nad rámec těchto pravidel platí, že z důvodu vyloučení možného střetu zájmů není činnost Řídicího výboru hrazena z rozpočtu projektu ani z technické pomoci OP VVV. Finanční řízení projektu: Pro Individuální projekty systémové výzvy č. 1 je umožněn způsob financování buď ex – ante nebo ex – post. Způsob financování (ex-ante/ ex-post) bude uveden v právní aktu o poskytnutí/převodu podpory. V případě ex – ante financování bude součástí právního aktu o poskytnutí/převodu podpory také výše první zálohové platby, která je v rámci této výzvy stanovena na 20 % celkových způsobilých výdajů projektu. Způsob financování ex – post se využívá jenom z pohledu evropského výkaznictví a není relevantní z hlediska dikce zákona o rozpočtových pravidlech a v souvislosti s výkladem pojmu neoprávněného použití finančních Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

10

prostředků. Způsob financování ex-post/ex-ante závisí na typu žadatele. Obecné podmínky, který typ žadatele může využít variantu ex-post/ex-ante je uveden v rámcových Pravidlech pro žadatele a příjemce.

Z pohledu finančního řízení projektu je v rámci této výzvy nastaveno monitorovací období s dobou trvání 3 měsíců, Průběžné Zprávy o realizaci projektu spolu se žádostí o platbu předkládá příjemce o 30 kalendářních dnů po uplynutí 3 měsíců od ukončení předchozího monitorovacího období. V případě, že příjemce realizoval způsobilé výdaje na projekt již před vydáním právního aktu o poskytnutí/převodu podpory, předkládá příjemce první žádost o platbu nejdříve v den vydání právního aktu o poskytnutí/převodu podpory, nejpozději však do 30 kalendářních dnů po uplynutí 3 měsíců od začátku realizace projektu5 . Pro vyloučení pochybností se uvádí, že i v případě financování ex-ante mohou být některé výdaje vynaložené příjemcem uhrazeny zpětně, zejména v případě způsobilých výdajů vynaložených před vydáním právního aktu o poskytnutí/převodu podpory, v případě, že neproběhly všechny potřebné kontroly projektu nebo v případě nedostatečných finančních zdrojů na straně Řídicího orgánu.

5. PRŮBĚŽNÉ HODNOCENÍ REALIZACE PROJEKTU V rámci evaluačního plánu OP VVV jsou oddělením evaluací OP VVV plánovány externí evaluace všech realizovaných systémových projektů. Plánované evaluace budou probíhat po celou dobu realizace systémových projektů včetně zmapování výchozího stavu a jejich závěrečného vyhodnocení a budou hrazeny z technické pomoci OP VVV. Průběžné evaluační zprávy každého IPs budou k dispozici jednou ročně. Tyto průběžné evaluační zprávy budou podkladem pro vlastní řízení systémových projektů (pro Řídicí výbor projektu) a zhodnocení jejich realizace pro ŘO OP VVV. Průběžné evaluační zprávy budou zasílány pro informaci na zasedání OP VVV pro informaci a to z důvodu potřeby průběžného monitoringu realizace IPs.

6. PŘÍLOHY Příloha č. 1. Charta projektu - podklad pro MV OP VVV Příloha č. 2. Charta projektu – plné znění Příloha č. 3. Charta projektu – plné znění (pro jiné OSS než MŠMT) Příloha č. 4. Statut výběrové komise 5

Začátkem realizace projektu se rozumí datum zahájení realizace uvedené v právním aktu o poskytnutí/převodu podpory


11

Příloha č. 5. Jednací řád Výběrové komise výzvy č. 1


12



Příloha č. 1. Charta projektu – podklad pro MV OP VVV

Charta projektu má za cíl poskytnout úplné a pevné informační základy pro schválení projektu. Následně je Charta projektu rozpracována do Dokumentace nastavení projektu. Manažerské Shrnutí Manažerské shrnutí projektu – důvody pro realizaci, rámcové náklady a termíny spuštění a dokončení, očekávané přínosy výstupů projektu; Definice projektu – rámcová část Vysvětlení, jakého věcného cíle má projekt dosáhnout. Stručný kontext realizace projektu – soulad se strategickými dokumenty (ex-ante kondicionality a programovým dokumentem OP VVV) Odůvodnění potřeby projektu v širším kontextu. Vazba projektu na Strategické cíle ukotvené ve strategických dokumentech Cíle (Čas, Rozpočet, Kvalita, Rozsah, Rizika, Přínosy) Jakých cílů je třeba v rámci projektu dosáhnout - do kdy musí být projekt zcela jistě dokončen, při jakém rozpočtu, měřitelně definované kvalitativní ukazatele, v jakém rozsahu, jaká jsou rizika a přínosy. Výstupy a výsledky Stručně popsané měřitelné výstupy a měřitelné výsledky projektu. Jakých výsledků má být dosaženo pomocí výstupů projektu. Návaznost na jiné projekty a výstupy Návaznost a využití výstupů z jiných realizovaných nebo ukončených projektů v dané oblasti. Analýza již vytvořených produktů, metodik, materiálů zejména projektů IPn vztahujících se k věcnému zaměření projektu bude přílohou charty projektu. Rozsah a vyloučení Analýza projektu – specifikace a konkretizace klíčových aktivit a výstupů, které jsou součástí projektu a s projektem úzce souvisí. Pojmenování aktivit a výstupů, které součástí projektu být nemohou vzhledem k tomu, že již byly realizovány např. v jiném projektu, v rámci kmenové činnosti nebo jsou předmětem udržitelnosti jiného projektu apod. Omezení a předpoklady Popis čím je projekt omezen (legislativní bariéry apod., které vytvářejí omezení pro obsah) a jaké jsou nutné předpoklady pro jeho spuštění. Uživatelé a další zainteresované skupiny Určení uživatelů, kterým jsou výstupy projektu určeny a všechny další známé zájmové skupiny (např. veřejnost, která se může cítit dotčena a svým tlakem ovlivnit projekt). Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

13

Datum projednání MV OP VVV Datum jednání MV OP VVV, v rámci něhož byla Charta projednána a schválena.



Příloha č. 2. Charta projektu – plné znění (Pro MŠMT/ČŠI a příspěvkové organizace zřízené MŠMT)

Charta projektu má za cíl poskytnout úplné a pevné informační základy pro schválení projektu. Následně je Charta projektu rozpracována do Dokumentace nastavení projektu. Manažerské Shrnutí Manažerské shrnutí projektu – důvody pro realizaci, rámcové náklady a termíny spuštění a dokončení, očekávané přínosy výstupů projektu; Definice projektu – rámcová část Vysvětlení, jakého věcného cíle má projekt dosáhnout. Stručný kontext realizace projektu – soulad se strategickými dokumenty (ex-ante kondicionality a programovým dokumentem OP VVV) Odůvodnění potřeby projektu v širším kontextu. Vazba projektu na Strategické cíle ukotvené ve strategických dokumentech Cíle (Čas, Rozpočet, Kvalita, Rozsah, Rizika, Přínosy) Jakých cílů je třeba v rámci projektu dosáhnout - do kdy musí být projekt zcela jistě dokončen, při jakém rozpočtu, měřitelně definované kvalitativní ukazatele, v jakém rozsahu, jaká jsou rizika a přínosy. Výstupy a výsledky Stručně popsané měřitelné výstupy a měřitelné výsledky projektu. Jakých výsledků má být dosaženo pomocí výstupů projektu. Návaznost na jiné projekty a výstupy Návaznost a využití výstupů z jiných realizovaných nebo ukončených projektů v dané oblasti. Analýza již vytvořených produktů, metodik, materiálů zejména projektů IPn vztahujících se k věcnému zaměření projektu bude přílohou charty projektu. Rozsah a vyloučení Analýza projektu – specifikace a konkretizace klíčových aktivit a výstupů, které jsou součástí projektu a s projektem úzce souvisí. Pojmenování aktivit a výstupů, které součástí projektu být nemohou vzhledem k tomu, že již byly realizovány např. v jiném projektu, v rámci kmenové činnosti nebo jsou předmětem udržitelnosti jiného projektu apod. Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

14

Omezení a předpoklady Popis čím je projekt omezen (legislativní bariéry apod., které vytvářejí omezení pro obsah) a jaké jsou nutné předpoklady pro jeho spuštění. Uživatelé a další zainteresované skupiny Určení uživatelů, kterým jsou výstupy projektu určeny a všechny další známé zájmové skupiny (např. veřejnost, která se může cítit dotčena a svým tlakem ovlivnit projekt). Návrh projektu – podrobné zpracování Zdůvodnění potřeby realizace projektu a zvolení projektového přístupu. Detailně bude rozpracováno v Dokumentaci nastavení projektu. Důvody Vysvětlení důvodů pro realizaci projektu a jak výstupy projektu podpoří dlouhodobou strategii a cíle MŠMT. Varianty řešení Swot analýza možných variant řešení projektu, ze které vyplývá vhodnost finálně vybrané varianty (způsoby realizace, náklady, personální kapacity, přínosy). Očekávané Přínosy Popis měřitelných přínosů, které má projekt dodat ve srovnání se současnou situací před spuštěním projektu. Přínosy by měly být kvalitativní i kvantitativní a v souladu s výše uvedenými Strategickými dokumenty MŠMT a cíli projektu. Měřitelné přínosy by měly být nastaveny s určitou mírou tolerance ve svých hodnotách. Očekávané negativní dopady – nevýhody Jedná se o výstupy projektu, mohou mít druhotně negativní dopad – např. zvýšené nároky na státní rozpočet, na lidské zdroje, zvýšená administrativní zátěž. Časový plán Časový plán popisuje dobu, po kterou bude probíhat projekt a dobu, po kterou budou po ukončení projektu sledovány jeho přínosy. Tyto informace se následně používají pro rozhodování během sestavování plánu (Projektového, Etapového i Plánu realizace přínosů). Pozor na časovou náročnost výběrových/zadávacích řízení.


15

Rozpočet a) Shrnutí realizačních nákladů projektu (včetně zdrojů financování) b) následných provozních a údržbových nákladů a zdroje financování těchto nákladů po ukončení realizace projektu – tedy včetně udržitelnosti (5 let po ukončení realizace projektu). Předpokládaná výběrová řízení Předpokládané veřejné zakázky, jejich výše, režim apod. Hlavní rizika Hlavní rizika projektu, včetně jejich vlivu na projekt. Popis výstupu projektu – podrobné zpracování Základní popisy výstupů projektu, které budou následně sloužit pro schválení / akceptaci výstupů po jejich dokončení. Součástí je i zapracování očekávání zadavatele na kvalitu výstupů a zadání kritérií, která musejí výstupy splňovat s ohledem na jejich udržitelnost. Účel výstupů Popis účelu, pro který je výstup/výstupy projektu požadován a k čemu bude používán. Složení (hlavní výstupy, které mají být povinně dodány) Seznam hlavních výstupů, které v rámci projektu budou doloženy ke schválení a akceptaci – např. seznam vytvořených metodik, které splňují očekávanou kvalitu. Potřebné znalosti pro vývoj Jaké znalosti a schopnosti budou potřeba ke zpracování výstupů projektu – jaké znalosti/kvalifikace/zkušenosti/odborné kompetence budou potřebné pro tuto činnost – souhrnně v hlavních okruzích (žadatel by měl touto specifikací dostat informace, jaké lidské zdroje budou potřebné a zda je již má k dispozici, nebo je bude muset hledat). Očekávání zadavatele (věcně příslušná skupina) na kvalitu Popis kvality očekávané od výstupů projektu, standardů a procesů potřebných pro dosažení požadované kvality. Stanovená kvalita, standardy a procesy budou mít dopad na každou část vývoje výstupu a tudíž na čas a náklady. Očekávaná kvalita je konkrétně popsána a diskutována v průběhu realizace projektu s příjemcem. Pokud je to možné měly by u nich být stanoveny priority. Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

16

Akceptační kritéria Seznam kritérií seřazený podle priorit. Tato kritéria musí finální výstup splnit před svým přijetím (akceptací) zadavatelem; měřitelná definice toho, co je třeba udělat pro to, aby byl finální výstup akceptovatelný klíčovými zainteresovanými stranami. (a to konkrétně, zadavatelem a uživateli). Příklady: snadno použitelné, snadno podporovatelné, snadno udržovatelné, vzhled, hlavní funkce, náklady na vývoj, provozní náklady, kapacity, dostupnost, spolehlivost, bezpečnost, přesnost a výkon. Definování měřitelných kritérií je nesmyslné, pokud nejsou definovány metody měření. V případě akceptačních kritérií to je jednoduché potvrzení nebo může popisovat komplexní opatření pro převzetí výstupů projektu (např. ve fázích). Efektivní způsob stanovení priorit pro Akceptační kritéria (nebo jakákoliv kritéria požadavků) je technika MoSCoW: Všechny kritéria jsou měřena pomocí následujících písmen: M: Musí mít (např. výstupem je analýza, která musí mít danou formální podobu, musí řešit přesně specifikované oblasti, musí obsahovat doporučení na opatření ke zlepšení stavu, tato opatření musí být realizovatelné /např. s ohledem na platnou legislativu/ a to i z finančního hlediska – pokud zadavatel ví, že analyzovaná oblast vykazuje nedostatky, ale potřebuje analyzovat příčiny a navrhnout opatření…) S: Měl by mít (např. výstupem je analýza, měla by obsahovat zjištění a doporučení v souvisejících oblastech, které zadavatel původně konkrétně nespecifikoval) C: Může mít (např. výstupem je analýza, může obsahovat doporučení na opatření ke zlepšení stavu, tato opatření musí být realizovatelné /např. s ohledem na platnou legislativu/ a to i z finančního hlediska – v případech, kdy zadavatel nepředpokládal, že k takovým zjištěním dojde… W: Nebude mít (toto definuje zadavatel, jedná se o taxativní výčet oblastí, které nebudou součástí daného výstupu. Tolerance na úrovni projektu Ustanovení základní míry tolerance na úrovni celého projektu. Toleranci lze nastavit v čase, rozpočtu či kvalitě. Musí být jasně vymezena a může mít i nulovou hodnotu – musí však být pojmenována. Např. oficiální ukončení projektu je 30. 11. 2015, tolerance je od 31. 10. 2015 do 31. 12. 2015, celkový rozpočet je 15.000.000,- Kč bez DPH, tolerance je 14.500.000,- Kč bez DPH, s ohledem na návazné/současně realizované související projekty bude konkrétní výstup doložen k akceptaci dle harmonogramu k 15. 12. 2016, tolerance je nejpozději k 31. 1. 2017 (jinak dojde k negativním efektům u souvisejících projektů).


17

Metoda akceptace Popis způsobu měření výstupu projektu při jeho finální akceptaci – způsob, jakým bude výstup akceptován – např. podepsaný protokol o předání výstupu a jeho akceptaci, podepsaný zástupcem zadavatele, zástupcem příjemce. Celkové akceptaci musí předcházet kontrola/měření dle zadaných akceptačních kritérií. Stanovení odpovědnosti při akceptaci Odpovědnost za akceptaci výstupu po odborné stránce má zadavatel, ŘO OP VVV následně v rámci schvalování výstupu prověřuje originalitu výstupu (plagiát, kompilát, soulad s autorským zákonem, poměr cena x rozsah x obsah výstupu). Udržitelnost výstupů projektu a realizačního týmu Popis využití výstupů projektu v rámci další činnosti věcně příslušné skupiny/OPŘO v době udržitelnosti, popis udržitelnosti realizačního týmu, popis udržitelnosti aktivit projekt. Nejedná se o finanční náklady udržitelnosti, ty jsou řešeny v části rozpočet. Struktura řídícího týmu projektu

-

-

-

Definice řídící struktury projektu, dosazení a pojmenování všech členů. Volitelné role nemusí být obsazeny: Řídící Výbor o Je odpovědný za řízení projektu a je složen z těchto zástupců: o Zástupce věcně příslušné skupiny, pro kterou je projekt realizován a pro kterou jsou určeny výstupy projektu (zástupce příslušného odboru, odborného útvaru) o Zástupce skupiny 1 (pracovník příslušného odboru) o Zástupce žadatele/příjemce projektu (OPŘO nebo odboru/oddělení MŠMT případně ČŠI, který projekt realizuje) Projektový dohled o Vykonává dohled nad průběhem projektu – jedná se o povinnou činnost, za kterou nese odpovědnost Řídicí výbor o Řídicí výbor může činnost dohledu delegovat na Projektový dohled, odpovědnost nikoli Hlavní Projektový Manažer o Je odpovědný6 Řídícímu výboru za každodenní aktivity v rámci přímého řízení projektu a členů realizačního týmu vedoucí k předání schválených výstupů v rámci plánovaného času, rozpočtu a kvality o V rámci fáze Nastavení projektu sepisuje Dokumentaci nastavení projektu (řídící dokumentaci projektu, kterou schvaluje Řídicí výbor) 6

Hlavní projektový manažer je primárně odpovědný (zejména ve smyslu trestně hmotné odpovědnosti) tomu, kdo ho do funkce ustanovil/jmenoval. Celkově za projekt je odpovědný vedoucí zaměstnanec příjemce, byť hospodaření projektu je v rámci kmenové činnosti organizace/příjemce odděleno. Příjemce také nese „obchodní riziko“ i případné postihy za zjištěné nedostatky.


18

-

o Průběžně po celou dobu projektu analyzuje rizika, plánuje pro ně opatření a zajišťuje jejich zavedení, porovnává běžící projekt s Chartou projektu a vyhodnocuje, zda je projekt stále v souladu s Chartou. Potřebné změny na projektu mimo svou kompetenci předkládá s návrhem řešení situace Řídicímu výboru. HPM je přímo odpovědný za řízení jednotlivých členů realizačního týmu, přidělování úkolů a kontrolu jejich plnění. Dále za pravdivé a úplné reportování v souladu s Operačním Manuálem OP VVV. Tento výčet odpovědností HPM je indikativní a nemusí obsahovat všechny povinnosti HPM. Týmový manažer o V případě většího počtu členů realizačního týmu, jejich větší dislokace či jiného objektivního důvodu, lze ustanovit realizační tým do skupin s ustanovením Týmového manažera každé z nich. Tito následně komunikují za svou skupinu s Projektovým manažerem. Potřeby personálních kapacit Potřeby personálního zajištění realizace projektu v závislosti na čase a realizovaných aktivitách projektu, včetně členění na jednotlivé typové pozice včetně např. zapojení domácích či zahraničních expertů. Tyto informace budou podloženy analýzou potřeb personálních kapacit zpracovanou na základě informací z harmonogramu projektu, plánovaných aktivit projektu, rozpočtu projektu atd. Popisy rolí Odpovědnosti a role (činnosti) jednotlivých pozic v projektovém (realizačním) týmu projektu, včetně jejich kompetencí. Tyto informace následně slouží pro výběr vhodných uchazečů na jednotlivé pozice a pro zpracování popisu pracovních činností (náplní práce) jednotlivých členů projektového (realizačního) týmu projektu.


19



Příloha č. 3. Charta projektu – plné znění (pro jiné OSS než MŠMT)

Charta projektu má za cíl poskytnout úplné a pevné informační základy pro schválení projektu. Následně je Charta projektu rozpracována do Dokumentace nastavení projektu. Manažerské Shrnutí Manažerské shrnutí projektu – důvody pro realizaci, rámcové náklady a termíny spuštění a dokončení, očekávané přínosy výstupů projektu; Definice projektu – rámcová část Vysvětlení, jakého věcného cíle má projekt dosáhnout. Stručný kontext realizace projektu – soulad se strategickými dokumenty (ex-ante kondicionality a programovým dokumentem OP VVV) Odůvodnění potřeby projektu v širším kontextu. Vazba projektu na Strategické cíle ukotvené ve strategických dokumentech Cíle (Čas, Rozpočet, Kvalita, Rozsah, Rizika, Přínosy) Jakých cílů je třeba v rámci projektu dosáhnout - do kdy musí být projekt zcela jistě dokončen, při jakém rozpočtu, měřitelně definované kvalitativní ukazatele, v jakém rozsahu, jaká jsou rizika a přínosy. Výstupy a výsledky Stručně popsané měřitelné výstupy a měřitelné výsledky projektu. Jakých výsledků má být dosaženo pomocí výstupů projektu. Návaznost na jiné projekty a výstupy Návaznost a využití výstupů z jiných realizovaných nebo ukončených projektů v dané oblasti. Analýza již vytvořených produktů, metodik, materiálů zejména projektů IPn vztahujících se k věcnému zaměření projektu bude přílohou charty projektu. Rozsah a vyloučení Analýza projektu – specifikace a konkretizace klíčových aktivit a výstupů, které jsou součástí projektu a s projektem úzce souvisí. Pojmenování aktivit a výstupů, které součástí projektu být nemohou vzhledem k tomu, že již byly realizovány např. v jiném projektu, v rámci kmenové činnosti apod. Omezení a předpoklady Popis čím je projekt omezen (legislativní bariéry apod., které vytvářejí omezení pro obsah) a jaké jsou nutné předpoklady pro jeho spuštění. Uživatelé a další zainteresované skupiny Určení uživatelů, kterým jsou výstupy projektu určeny a všechny další známé zájmové skupiny (např. veřejnost, která se může cítit dotčena a svým tlakem ovlivnit projekt). Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

20

Návrh projektu – podrobné zpracování Zdůvodnění potřeby realizace projektu a zvolení projektového přístupu. rozpracováno v Dokumentaci nastavení projektu.

Detailně bude

Důvody Vysvětlení důvodů pro realizaci projektu a jak výstupy projektu podpoří dlouhodobou strategii a cíle MŠMT. Varianty řešení Swot analýza možných variant řešení projektu, ze které vyplývá vhodnost finálně vybrané varianty (způsoby realizace, náklady, personální kapacity, přínosy).

Očekávané Přínosy Popis měřitelných přínosů, které má projekt dodat ve srovnání se současnou situací před spuštěním projektu. Přínosy by měly být kvalitativní i kvantitativní a v souladu s výše uvedenými Strategickými dokumenty MŠMT a cíli projektu. Měřitelné přínosy by měly být nastaveny s určitou mírou tolerance ve svých hodnotách. Očekávané negativní dopady – nevýhody Jedná se o výstupy projektu, mohou mít druhotně negativní dopad – např. zvýšené nároky na státní rozpočet, na lidské zdroje, zvýšená administrativní zátěž. Časový plán Časový plán popisuje dobu, po kterou bude probíhat projekt a dobu, po kterou budou po ukončení projektu sledovány jeho přínosy. Tyto informace se následně používají pro rozhodování během sestavování plánu (Projektového, Etapového i Plánu realizace přínosů). Pozor na časovou náročnost výběrových/zadávacích řízení. Rozpočet a) Shrnutí realizačních nákladů projektu (včetně zdrojů financování) b) následných provozních a údržbových nákladů a zdroje financování těchto nákladů po ukončení realizace projektu – tedy včetně udržitelnosti (5 let po ukončení realizace projektu). Předpokládaná výběrová řízení Předpokládané veřejné zakázky, jejich výše, režim apod. Hlavní rizika Hlavní rizika projektu, včetně jejich vlivu na projekt. Popis výstupu projektu – podrobné zpracování Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

21

Základní popisy výstupů projektu, které budou následně sloužit pro schválení / akceptaci výstupů po jejich dokončení. Součástí je i zapracování očekávání zadavatele na kvalitu výstupů a zadání kritérií, která musejí výstupy splňovat s ohledem na jejich udržitelnost. Účel výstupů Popis účelu, pro který je výstup/výstupy projektu požadován a k čemu bude používán. Složení (hlavní výstupy, které mají být povinně dodány) Seznam hlavních výstupů, které v rámci projektu budou doloženy ke schválení a akceptaci – např. seznam vytvořených metodik, které splňují očekávanou kvalitu. Potřebné znalosti pro vývoj Jaké znalosti a schopnosti budou potřeba ke zpracování výstupů projektu – jaké znalosti/kvalifikace/zkušenosti/odborné kompetence budou potřebné pro tuto činnost – souhrnně v hlavních okruzích (žadatel by měl touto specifikací dostat informace, jaké lidské zdroje budou potřebné a zda je již má k dispozici, nebo je bude muset hledat). Očekávání zadavatele (věcně příslušná skupina) na kvalitu Popis kvality očekávané od výstupů projektu, standardů a procesů potřebných pro dosažení požadované kvality. Stanovená kvalita, standardy a procesy budou mít dopad na každou část vývoje výstupu a tudíž na čas a náklady. Očekávaná kvalita je konkrétně popsána a diskutována v průběhu realizace projektu s příjemcem. Pokud je to možné měly by u nich být stanoveny priority. Akceptační kritéria Seznam kritérií seřazený podle priorit. Tato kritéria musí finální výstup splnit před svým přijetím (akceptací) zadavatelem; měřitelná definice toho, co je třeba udělat pro to, aby byl finální výstup akceptovatelný klíčovými zainteresovanými stranami. (a to konkrétně, zadavatelem a uživateli). Příklady: snadno použitelné, snadno podporovatelné, snadno udržovatelné, vzhled, hlavní funkce, náklady na vývoj, provozní náklady, kapacity, dostupnost, spolehlivost, bezpečnost, přesnost a výkon. Definování měřitelných kritérií je nesmyslné, pokud nejsou definovány metody měření. V případě akceptačních kritérií to je jednoduché potvrzení nebo může popisovat komplexní opatření pro převzetí výstupů projektu (např. ve fázích). Efektivní způsob stanovení priorit pro Akceptační kritéria (nebo jakákoliv kritéria požadavků) je technika MoSCoW: Všechny kritéria jsou měřena pomocí následujících písmen: M: Musí mít (např. výstupem je analýza, která musí mít danou formální podobu, musí řešit přesně specifikované oblasti, musí obsahovat doporučení na opatření ke zlepšení stavu, tato opatření musí být realizovatelné /např. s ohledem na platnou legislativu/ a to i z finančního Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

22

hlediska – pokud zadavatel ví, že analyzovaná oblast vykazuje nedostatky, ale potřebuje analyzovat příčiny a navrhnout opatření…) S: Měl by mít (např. výstupem je analýza, měla by obsahovat zjištění a doporučení v souvisejících oblastech, které zadavatel původně konkrétně nespecifikoval) C: Může mít (např. výstupem je analýza, může obsahovat doporučení na opatření ke zlepšení stavu, tato opatření musí být realizovatelné /např. s ohledem na platnou legislativu/ a to i z finančního hlediska – v případech, kdy zadavatel nepředpokládal, že k takovým zjištěním dojde. W: Nebude mít (toto definuje zadavatel, jedná se o taxativní výčet oblastí, které nebudou součástí daného výstupu.

Tolerance na úrovni projektu Ustanovení základní míry tolerance na úrovni celého projektu. Toleranci lze nastavit v čase, rozpočtu či kvalitě. Musí být jasně vymezena a může mít i nulovou hodnotu – musí však být pojmenována. Např. oficiální ukončení projektu je 30. 11. 2015, tolerance je od 31. 10. 2015 do 31. 12. 2015, celkový rozpočet je 15.000.000,- Kč bez DPH, tolerance je 14.500.000,- Kč bez DPH, s ohledem na návazné/současně realizované související projekty bude konkrétní výstup doložen k akceptaci dle harmonogramu k 15. 12. 2016, tolerance je nejpozději k 31. 1. 2017 (jinak dojde k negativním efektům u souvisejících projektů). Metoda akceptace Popis způsobu měření výstupu projektu při jeho finální akceptaci – způsob, jakým bude výstup akceptován – např. podepsaný protokol o předání výstupu a jeho akceptaci, podepsaný zástupcem zadavatele, zástupcem příjemce. Celkové akceptaci musí předcházet kontrola/měření dle zadaných akceptačních kritérií. Stanovení odpovědnosti při akceptaci Odpovědnost za akceptaci výstupu po odborné stránce má zadavatel, ŘO OP VVV následně v rámci schvalování výstupu prověřuje originalitu výstupu (plagiát, kompilát, soulad s autorským zákonem, poměr cena x rozsah x obsah výstupu). Udržitelnost výstupů projektu a realizačního týmu Popis využití výstupů projektu v rámci další činnosti žadatele v době udržitelnosti, popis udržitelnosti realizačního týmu, popis udržitelnosti aktivit projekt. Nejedná se o finanční náklady udržitelnosti, ty jsou řešeny v části rozpočet. Struktura řídícího týmu projektu Definice řídící struktury projektu, dosazení a pojmenování všech členů.


23

Potřeby personálních kapacit Potřeby personálního zajištění realizace projektu v závislosti na čase a realizovaných aktivitách projektu, včetně členění na jednotlivé typové pozice včetně např. zapojení domácích či zahraničních expertů. Tyto informace budou podloženy analýzou potřeb personálních kapacit zpracovanou na základě informací z harmonogramu projektu, plánovaných aktivit projektu, rozpočtu projektu atd. Popisy rolí Odpovědnosti a role (činnosti) jednotlivých pozic v projektovém (realizačním) týmu projektu, včetně jejich kompetencí. Tyto informace následně slouží pro výběr vhodných uchazečů na jednotlivé pozice a pro zpracování popisu pracovních činností (náplní práce) jednotlivých členů projektového (realizačního) týmu projektu.


24



Příloha č. 4. - Statut Výběrové komise výzvy č. 1 STATUT

Výběrové komise Řídicího orgánu pro hodnocení projektů předložených v rámci výzvy č. 1 v prioritní ose 3 Operačního programu Výzkum vývoj a vzdělávání

Řídící orgán vydává k zabezpečení úkolů vyplývajících ze schválené dokumentace Operačního programu Výzkum, vývoj a vzdělávání (dále jen „OP VVV“) Statut výběrové komise OP VVV pro výzvu č. 1 prioritní osy 3.

Část I OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Výběrová komise Řídícího orgánu OP VVV (dále jen „Komise“) pro hodnocení projektů předložených v rámci výzvy č. 1 pro prioritní osu 3 se zřizuje v souladu s Operačním manuálem OP VVV. 2. Komise se zřizuje na dobu nutnou k posouzení předložených projektů v rámci výzvy č. 1 pro prioritní osu 3 OP VVV, které úspěšně prošly věcný hodnocením. 3. Komise zpracovává seznam doporučených /nedoporučených projektů k podpoře z Evropského sociálního fondu (dále jen „ESF“) pro ŘO v rámci dané výzvy. 4. Komise zpracovává seznam náhradních projektů, v případě, že usoudí, že ve výzvě zbývají kvalitní projekty, na něž již nezbyla alokace ve výzvě. 5. Komise navrhuje ŘO navýšení celkové alokace stanovené na výzvu do odpovídající výše finančních prostředků pro projekty s bodovým ohodnocením minimálně 75 bodů. 6. Komise nedoporučí navýšení alokace pro projekty uvedené v seznamu náhradních projektů, jejichž kvalitu vyhodnotí Komise jako problematickou.


25

Část II SLOŽENÍ A ČINNOST KOMISE

Článek 2 Složení Komise 1. Členové Komise (řádní členové a jejich náhradníci) jsou nominováni do Komise z řad hodnotitelů uvedených v Databázi hodnotitelů. Členové Komise jsou do činnosti Komise zapojeni na základě právního aktu. 2. Komise má …… členů. (nejméně 3 členy s hlasovacím právem) 3. Jmenný seznam členů Komise a jejich náhradníků je přílohou Statutu Komise. 4. Členství v Komisi a zaslání podkladů pro jednání je podmíněno čestným prohlášením o nestrannosti a závazkem mlčenlivosti o procesu výběru a o projednávaných žádostech o podporu. 5. Jednání Komise se mohou jako pozorovatelé zúčastnit i náhradníci řádných členů Komise. 6. Komise si může na svá jednání, případně k jednání o jednotlivém projektu přizvat odborníky v roli pozorovatelů, kteří se však zúčastní rozhodování Komise pouze na její výzvu hlasem poradním. 7. Zástupci ŘO se Komise zúčastní vždy, a to s právem veta pro případ, že by docházelo k porušení pravidel definovaných pro výběr projektů. 8. Účast osob, které nejsou členy Komise, je na zasedání Komise podmíněna závazkem mlčenlivosti o procesu výběru a o projednávaných žádostech (týká se i členů Sekretariátu Komise).

Článek 3 Předseda Komise 1. Činnost Komise řídí její předseda. 2. Předsedu Komise zvolí členové komise na jejím prvním zasedání. 3. Předseda svolává zasedání Komise, stanoví program zasedání a předkládá k projednání žádosti, návrhy a podněty z oblasti působnosti Komise. Článek 4 Sekretariát Komise 1. Funkci sekretariátu Komise zajišťuje odbor OR ŘO OP VVV. 2. Sekretariát zajišťuje kontakt se členy komise. 3. Sekretariát administrativně zpracovává přijaté žádosti o podporu a předkládá komisi výsledky průběhu hodnocení jejich formálních náležitostí a věcného hodnocení. Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

26

4. Sekretariát připravuje pro členy Komise výstupy z věcného hodnocení žádostí jako podklad pro rozhodování Komise. 5. Sekretariát zpracovává z jednání Komise písemný zápis, který musí obsahovat minimálně následující informace: datum a čas začátku jednání, jmenný seznam účastníků, přehled projektů doporučených, nedoporučených k financování, včetně popisu zdůvodnění ke každému projektu, výhrady Komise k jednotlivým projektům vč. zdůvodnění, informace o hlasování jednotlivých členů. 6. Podepsaný zápis z jednání Komise (včetně jmenného seznamu účastníků) je prostřednictvím sekretariátu předán odpovědné osobě na ŘO, která jej zveřejní na internetových stránkách programu nejpozději do 15 pracovních dní od data uskutečnění jednání.

Článek 5 Působnost 1. Působnost Komise se řídí příslušnými právními předpisy, pravidly stanovenými v Operačním Manuálu OP VVV a schváleným jednacím řádem. 2. Členové komise mohou být i v roli tzv. zpravodajů projektů (tzn., představují ostatním členům projednávané projekty). 3. Komise rozhoduje o výběru projektů podle bodového hodnocení dosaženého při věcném hodnocení jednotlivých projektů žádajících o přidělení finančního příspěvku v rámci OP VVV. 4. Komise navrhuje náměstkovi/náměstkyni ministra/ministryně ministerstva školství/mládeže a tělovýchovy přidělení finančních prostředků z OP VVV vybraným projektům. 5. Komise navrhuje případnou redukci výše přidělených finančních prostředků oproti výši požadované, a to dle návrhu hodnotitelů/HK z fáze věcného hodnocení nebo na základě výsledku porovnání žádostí projednávaných danou výběrovou komisí mezi sebou. 6. Komise může navrhnout i případné vyřazení projektu, je-li tato skutečnost řádně, transparentně a objektivně odůvodněna. Důvody pro vyřazení projektu jsou uvedeny v Jednacím řádu výběrové komise. 7. Komise schvaluje seznam projektů, které není možné v daném kole podpořit, a jejich pořadí pro zanesení do seznamu náhradních projektů. 8. Členové Komise podepisují zápis s výsledky jednání, výjimkou je situace, kdy vytvoření zápisu probíhá po jednání. V tomto případě postačuje, pokud členové Komise mají zápis k dispozici k připomínkám a jeho správnost stvrzuje podpisem předseda Komise a zástupce ŘO. Draft – Specifické podmínky pro žadatele a příjemce IPs

27

Článek 6 Jednací řád 1. Jednací řád Komise upravuje způsob jednání Komise na jejích zasedáních. 2. Jednací řád Komise schvaluje Komise na svém prvním zasedání, a to nadpoloviční většinou všech členů Komise. 3. Změny Jednacího řádu Komise schvaluje Komise a předkládá je na vědomí Odboru strategického řízení OP VVV.

Část III ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 7 Účinnost Statutu Statut nabývá účinnosti dnem jeho vydání. Dne…………… ………………………………………… Podpis NM skupiny pro řízení operačních programů


28



Příloha č. 5. Jednací řád Výběrové komise výzvy č. 1 JEDNACÍ ŘÁD

Výběrové komise řídícího orgánu hodnocení projektů předložených v rámci výzvy č. 1 v prioritní ose 3 Operačního programu Výzkum vývoj a vzdělávání

Část I OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Jednací řád Výběrové komise výzvy č. 1 (dále jen Jednací řád Komise) se vydává podle čl. 6 Statutu Výběrové komise Operačního programu výzkum, vývoj a vzdělávání (dále jen Statut). 2. Jednací řád upravuje zejména způsob svolávání, účasti, jednání a hlasování Komise. 3. Administrativní činnosti spojené se svoláním a průběhem jednání a zpracováním hlasování (rozhodnutí) Komise zabezpečuje sekretariát Komise.

Část II ČINNOST

Článek 2 Svolání jednání 1. Sekretariát navrhuje program a stanovuje datum jednání Komise. 2. Jednání Komise musí být zahájeno do 20 kalendářních dnů od ukončení věcného hodnocení. Pozvánka na jednání Komise musí být všem členům Komise a jejich náhradníkům doručena nejpozději 5 kalendářních dnů před jednáním Komise. Ze závažného důvodu může předseda tuto lhůtu zkrátit. 3. Pozvánka na jednání Komise obsahuje zejména den, místo, čas a předběžný program jednání a je všem členům a jejich náhradníkům zasílána elektronicky nebo písemně.


29

4. Sekretariát komise/tajemník komise připraví pro jednání Komise podklady a zprostředkuje/zpřístupní je přes MS2014+ členům nejpozději 5 kalendářních dnů před jejím konáním.

Článek 3 Účast na Jednání 1. Členové Komise jsou povinni účastnit se jednání Komise. 2. Pokud se člen Komise nemůže na jednání dostavit ze závažných důvodů, je určený náhradník hlasujícím členem Komise po celé dané výběrové kolo, tzn. minimálně od zahájení jednání Komise do výběru projektů. 3. Není přípustné provádět výměnu členů Komise v průběhu procesu výběru projektů, tj. od ukončení příjmu žádostí pro dané kolo výzvy do ukončení jednání Komise. 4. V případě potřeby a se souhlasem předsedy Komise mohou být na zasedání přizváni pozorovatelé určení Komisí, případně s jejím souhlasem, v tomto případě mají tyto osoby hlas poradní. 5. Jednání Komise se vždy účastní zástupce ŘO, který disponuje právem veta pro případy, kdy v rámci jednání dojde k porušení pravidel OP VVV. Uplatněním práva veta se zastaví projednávání dané žádosti nebo bodu programu, zástupce ŘO informuje přítomné členy o chybném postupu, který je v rozporu se závaznými pravidly Operačního Manuálu OP VVV. Následně je sjednána náprava chybně uplatněných postupů a jednání výběrové komise pokračuje v projednávání dalších bodů programu. 6. Člen může přizvat k účasti na jednání svého náhradníka v roli pozorovatele, tzn. člen a jeho náhradník mohou být na jednání Komise přítomni zároveň, ale náhradník disponuje pouze hlasem poradním. 7. Jednání Komise jsou neveřejná.

Článek 4 Jednání Komise 1. Jednání Komise řídí předseda Komise. 2. Členové komise rozhodují o podpoře/nepodpoře projektů hlasováním. 3. Hlasování provádějí členové Komise veřejně (v rámci jednání například zvednutím ruky – ze zápisu z jednání VK musí být zřejmé, kdo a jak hlasoval). 4. Závěr je přijat, pokud pro něj hlasovala nadpoloviční většina přítomných členů Komise nebo jejich náhradníků s hlasovacím právem. Při rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy Komise.


30

5. Komise je usnášeníschopná, pokud je přítomna nadpoloviční většina členů/náhradníků s hlasovacím právem, nejméně však 3 členové. 6. V případě, že pro návrh ani proti návrhu nehlasuje většina přítomných členů Komise (tzn., většina členů se zdrží hlasování), není možné návrh považovat za projednaný. Předseda Komise v takovém případě po diskuzi s členy Komise zformuluje nový návrh, o kterém Komise hlasuje. Tento proces se opakuje, dokud není některý z návrhů přijat/zamítnut většinou hlasů přítomných členů Komise.

Článek 5 Pravomoci Komise 1. Komise nesmí pro své jednání o žádostech o podporu zvolit pravomoci a hlediska pro posuzování žádostí o podporu než ta, která byla uvedena ve výzvě. 2. Komise vždy na zasedání používá při posuzování žádostí o podporu relevantní dokumentaci (Operační Manuál, Pravidla pro žadatele a příjemce a další dokumentaci uvedenou v textu výzvy). 3. Komise nesmí požadovat zveřejnění jmen hodnotitelů z předchozí fáze schvalování. Identita hodnotitelů musí z důvodu zachování nezávislosti zůstat utajena. 4. Komise doporučuje/nedoporučuje projekt k podpoře/ financování, příp. doporučuje s výhradou (tzn., projekt obdrží podporu až po splnění podmínek stanovených v rámci výběru projektů podle pravidel předem stanovených ve výzvě, resp. navazující dokumentaci). 5. Svá rozhodnutí a stanoviska Komise vždy zdůvodňuje tak, aby bylo zřejmé, na základě čeho bylo příslušné rozhodnutí učiněno. 6. Komise může nedoporučit projekt k financování na základě řádného, transparentního a objektivního důvodu. Zdůvodnění pro nedoporučení projektu k podpoře jsou poté zanesena v zápise z jednání. -

Nedoporučit projekt smí Komise pouze z následujících důvodů: 6.1 Podpořením žádosti o podporu by prokazatelně došlo k duplicitnímu financování již realizovaných/podpořených aktivit. 6.2 Aktivity projektu jsou prokazatelně v zásadním/částečném překryvu s již doporučených/realizovaným projektem. 6.3 Žádost o podporu nelze podpořit z důvodu nedostatečné zbývající alokace výzvy. 6.4 Žádost o podporu po změnách navrhovaných Komisí nesplňuje podmínky výzvy.


31

6.5 Udržitelnost projektu není zaručena alespoň v části aktivit s aktivní účastí žadatele nebo je deklarována pouze prostřednictvím uchování majetku. (V relevantních případech - je-li povinná udržitelnost stanovena výzvou.) 7. Komise může doporučit žádost o podporu k financování s výhradou, tzn. stanovit podmínky pro doporučení žádosti o podporu. Výhrady může Komise stanovit pouze na základě návrhu hodnotitelů/HK z fáze věcného hodnocení nebo na základě porovnání žádostí projednávaných danou výběrovou Komisí mezi sebou. Pro každou výhradu musí Komise uvést jasné zdůvodnění. Možné výhrady Komise: 7.1 Krátit jednotlivé kapitoly/položky rozpočtu z hlediska způsobilosti, hospodárnosti a účelnosti nárokovaných finančních prostředků. Komise musí vždy uvést konkrétní krácení kapitol/položek rozpočtu. Komise vždy musí uvést důvod krácení kapitol/položek rozpočtu. Za nedostačující zdůvodnění se považuje pouhé uvedení informace, že je projekt nadhodnocen, předimenzován, nepřehledný atd. Finanční prostředky uvolněné z krácení některých kapitol/položek rozpočtu nelze přesouvat do jiných kapitol rozpočtu a tím tyto kapitoly navyšovat. Finanční prostředky odpovídající krácení rozpočtu projektu se načítají ke zbývajícím finančním prostředkům k přerozdělení v rámci alokace dané výzvy. 7.2 Přesouvat chybně zařazené položky rozpočtu do správných kapitol rozpočtu. Přesuny položek mezi kapitolami se uskutečňují na základě doporučení hodnotitele/HK ve fázi věcného hodnocení nebo člena Komise. 7.3 Měnit kvantifikaci monitorovacích indikátorů (tzn. zvyšovat, ve výjimečných případech snižovat indikátory – např. při chybném napočítání produktů projektu) vzhledem k plánovaným aktivitám, jejich slovně popsaným výstupům a rozpočtu; doplnit povinné indikátory včetně jejich kvantifikace, které v žádosti nebyly uvedeny. 7.4 Zavázat žadatele k udržení některých aktivit7, pokud je udržitelnost projektu popsána nedostatečně (tzn. že, žadatel např. přesunul odpovědnost za udržení aktivit na třetí osobu nebo za udržitelnost považuje samovolné šíření výstupů projektu), a to na základě návrhu hodnotitelů/HK z fáze věcného hodnocení. 7.5 Stanovit podmínky pro úpravu aktivit, partnerství, realizačního/odborného týmu. 8. V případě vyššího počtu projektů, kdy celková suma požadovaných prostředků převyšuje alokaci dané výzvy, může Komise navrhnout: 8.1 vytvoření seznamu náhradních projektů pro kvalitní projekty; v zásobníku jsou projekty seřazeny podle počtu dosažených bodů od nejvyššího k nejnižšímu; 8.2 navýšení celkové alokace dané výzvy do odpovídající výše finančních 7

Pokud je udržitelnost výzvou k předkládání žádostí o podporu požadována.


32

prostředků pro projekty s bodovým ohodnocením minimálně 75 bodů, tj. nedoporučení navýšení alokace výzvy pro projekty, jejichž kvalitu vyhodnotí výběrová komise jako problematickou (např. žádosti o podporu vykazují množství chyb v klíčových aktivitách, rozpočtu, udržitelnosti nebo indikátorech).

Činnost sekretariátu 1. Za činnost sekretariátu Komise je odpovědný OR ŘO OP VVV. 2. Sekretariát vyhotovuje a rozesílá pozvánku na jednání Komise. 3. Sekretariát vyhotovuje z jednání Komise písemný zápis, který musí obsahovat minimálně následující informace: datum a čas začátku jednání, jmenný seznam účastníků, přehled projektů doporučených, nedoporučených k financování, včetně popisu zdůvodnění ke každému projektu, výhrady Komise k jednotlivým projektům vč. zdůvodnění, informace o hlasování jednotlivých členů. 4. Členové VK podepisují zápis s výsledky jednání Komise, výjimkou je situace, kdy vytvoření zápisu probíhá po jednání. V tomto případě postačuje, pokud členové Komise mají zápis k dispozici k připomínkám a jeho správnost stvrzuje podpisem předseda Komise a zástupce ŘO. 5. Zápis z jednání Komise (včetně jmenného seznamu účastníků) je zveřejněn na internetových stránkách programu nejpozději do 15 pracovních dní od data uskutečnění jednání.


33

Část III ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 6 Přijetí a změny jednacího řádu 1. Přijetí a změny jednacího řádu mohou být činěny pouze formou usnesení, které přijme Komise, a s vědomím OR ŘO.

Článek 7 Závěrečné ustanovení

Tento Jednací řád byl projednán a schválen Komisí v ………. dne……...

………………………………………… předseda Komise

Příloha: Seznam řádných členů a náhradníků Komise s hlasovacím právem


34

2015

Recommend Documents