2015

Releasenotes CGA / IBS / MM+ 4.5. 09/01/2015 Laatst bijgewerkt op: 05/03/2015

Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015

Inhoud Belangrijke / grote veranderingen: .............................................................. 5 Stamgegevens .............................................................................................. 7 Nieuw .................................................................................................................. 7

Opschonen relatie ................................................................................................................................. 7 Uitbreiden Product binnen IBS-CGS ...................................................................................................... 7 Client Info Knop .................................................................................................................................... 8 Zoeken naar relaties.............................................................................................................................. 9 Onderhoud ........................................................................................................... 9

Zoek Cliënt met Afdelingsnaam ............................................................................................................ 9 Controle aantal posities IBAN ............................................................................................................... 9 Datum rechtspositie en product in de toekomst .................................................................................. 9 1e Opname datum cliënt .................................................................................................................... 10 Documentbeheer & workflow ..................................................................... 11 Nieuw ................................................................................................................ 11

Doc-In Activiteit op Masker ................................................................................................................ 11 Uniform opzetten schermen ............................................................................................................... 11 Doc-In Meer omschrijving in Dossier .................................................................................................. 11 Snel woorden / kenmerken toevoegen / verwijderen uit omschrijving ............................................. 12 Clientnaam in functie titel tonen ........................................................................................................ 12 Verwijderen dossieritems ................................................................................................................... 12 Onderhoud ......................................................................................................... 13

Doc-In Herkenning Cliënt .................................................................................................................... 13 Vervolg op soorten dossier-item......................................................................................................... 13 Sortering datum (recent boven) ......................................................................................................... 13 Aansturen taakhouder ........................................................................................................................ 13 Cliëntprofiel (voorheen voorbeeldcliënt) bij Intake............................................................................ 14 Datum is onwaarschijnlijk ................................................................................................................... 14 Validatie tijdsaanduiding..................................................................................................................... 14 Brieven ....................................................................................................... 15 Onderhoud ......................................................................................................... 15

Brief op schuld .................................................................................................................................... 15 Intake ........................................................................................................ 15 Onderhoud ......................................................................................................... 15

Activeren intake cliënt ........................................................................................................................ 15

2


Opdrachten Administratie .......................................................................... 16 Nieuw ................................................................................................................ 16

Proces Fiatteren .................................................................................................................................. 16 Versies en Logging bij opdrachten ...................................................................................................... 17 Saldi Reserveer Posten ........................................................................................................................ 17 Opvragen (uitvoerings)historie ........................................................................................................... 18 Onderhoud ......................................................................................................... 19

BOW monitor – betaalregels met uitvoerdatum in de toekomst ....................................................... 19 Schulden - frequentie.......................................................................................................................... 19 11-proef buitenlandse rekeningen bij aanmaken relatie.................................................................... 19 Betaalopdracht vanaf CX-rekening (overige) ...................................................................................... 19 Aflossing schuld................................................................................................................................... 19 Initialiseren bedrag onderhoud opdracht ........................................................................................... 20 Splitsen betaalregel leefgeld ............................................................................................................... 20 Conversie betaalkenmerk ................................................................................................................... 21 Betaalopdracht bij scan voor bedrijf ................................................................................................... 21 Aflossing schuld t.l.v. reservering ....................................................................................................... 21 Verbeteringen Bulkinvoer ................................................................................................................... 21 Opdrachtnummer Behandel afgewezen betaalregel .......................................................................... 21 Alert leedgeldrekening in Fiatteren mutaties ..................................................................................... 21 Onstaansdatum schuld leeg ................................................................................................................ 22 Kasopname - rek.nr. kasafspraak ........................................................................................................ 22 Telebankieren ............................................................................................ 23 Nieuw ................................................................................................................ 23

Onderhoud oranje spaarrekeningen ING ............................................................................................ 23 Import transacties ING Oranje spaarrekeningen ................................................................................ 23 CAMT.053 ABN-AMRO beginsaldo...................................................................................................... 23 Kleurcodes bankmutaties.................................................................................................................... 24 Onderhoud ......................................................................................................... 24

Swift EREF tag inlezen ......................................................................................................................... 24 Controle Incasso Machtigingen........................................................................................................... 24 ABN-AMRO CAMT.053 extra INFO tag ................................................................................................ 25 Problemen bij het inlezen van ING Swift Structured bestanden. ....................................................... 25 Verrekening en bewaking........................................................................... 25 Onderhoud ......................................................................................................... 25

Bedrag niet getoond op Afrekening .................................................................................................... 25

3


Rapportage ................................................................................................ 26 Nieuw ................................................................................................................ 26

Uniformeren en opschonen rapportage: ............................................................................................ 26 Minder varianten / rapporten:............................................................................................................ 26 1. Ca.rcltdb Cliënt Dagafschrift met Begroting ............................................................................. 27 2. ca.rcltmb Cliënt Dagafschrift met Begroting ............................................................................. 27 3. ca.rcltmb2 Cliënt Dagafschrift met Begroting cum ..................................................................... 27 4. ca.rbank Overzicht Cliënt Banken ............................................................................................ 27 5. ca.rcltm Cliënt Rekening afschrift ............................................................................................ 27 6. ca.rcltd Financieel overzicht ....................................................................................................... 27 Betaalhistorie / Financieel ovz. met banknr. ...................................................................................... 27 Rapport - opvragen opdracht historie ................................................................................................ 28 Originele bankomschrijving ................................................................................................................ 29 Uitvoer naar MAIL ............................................................................................................................... 29 Onderhoud ......................................................................................................... 29

Nieuwe systeem parameter “QDAY#” tbv selectie aantal dagen in de toekomst .............................. 29 Afdeling voor gestopte cliënten .......................................................................................................... 29 Functievolgorde Distributielijst ........................................................................................................... 29 Bug: Verantwoording Kantonrechter .................................................................................................. 29 Einddatum in schuldenoverzicht ......................................................................................................... 30 Schulden / bezittingen overzicht - titel ............................................................................................... 30 Kolom Verschil in uitvoer Excel ........................................................................................................... 30 Beheerrek. niet tonen op RPTs ........................................................................................................... 30 Uitbreiden overzicht schulden ............................................................................................................ 30 Reserveringen op Verantwoording Kantonrechter ............................................................................. 30 Begroting ................................................................................................... 31 Onderhoud ......................................................................................................... 31

Begroting via opdrachten.................................................................................................................... 31 Grootboek .................................................................................................. 32 Nieuw ................................................................................................................ 32

Zoekbalk bij GB rekeningen ................................................................................................................ 32 Correctie via Behandel Cliënt .............................................................................................................. 32 Onderhoud ........................................................................................................... 33

Statusomschrijving status LOCK .......................................................................................................... 33 Applicatiebeheer ........................................................................................ 34 Onderhoud ......................................................................................................... 34

Onderhoud Contactsoorten ................................................................................................................ 34 Vaste rek BOW CX ............................................................................................................................... 34 Interface .................................................................................................... 35 Onderhoud ......................................................................................................... 35

Dubbele Betaalopdrachten uit WKBB uitsluiten ................................................................................. 35 Conversietabel CGA.rsuba .................................................................................................................. 35 Inlezen WebKBB JP >< Schuld ........................................................................................................ 35 Techniek, platform ..................................................................................... 36 Onderhoud ......................................................................................................... 36

Maak map en submappen .................................................................................................................. 36 Saldo Formaat te klein ........................................................................................................................ 36 Zoekwoorden..................................................................................................................................... 36 DB trigger bij Ontslagprocedure ......................................................................................................... 36 Bijwerken Woord-Indexen .................................................................................................................. 37 IBS Online V2 ............................................................................................. 38 Nieuw ................................................................................................................ 38

4


Belangrijke / grote veranderingen: IBS / CGA Nieuwe versie We zijn het jaar 2015 goed gestart met een nieuwe versie van IBS en CGA. Hieronder een opsomming van de Highlights van deze versie: -Zoekbalken Het gebruik van zoekbalken is zeer gebruikersvriendelijk en wordt dan ook zeer gewaardeerd. De zoekbalk is nu als een soort inktvlek in het systeem verspreid, bijna alle interactieve functies zijn nu voorzien van dit handige hulpmiddel. Bijvoorbeeld snel zoeken binnen het rekeningschema en opdrachten. -IBS Online The look en Feel van IBS Online is behoorlijk verbeterd, gemoderniseerd. Tevens is het aantal opties dat via dit Online kanaal aangeboden wordt uitgebreid. -Rapportage Uniforme opzet, t.a.v. Opties, Lay-out en volgorde, minder druk, grijstinten De Bank omschrijving is nu zelf samen te stellen, de ruis n.a.v. SEPA is eruit gehaald -Client Info knop In het Nieuwe werken gaan we steeds meer met doorklik opties aan de slag i.p.v. rapporten. Als voorloper op de aanstaande volledig nieuwe userinterface is nu een soort van Client Dashboard ontwikkeld. Dit Info scherm kan vanuit vele functies opgevraagd worden, het biedt een compacte weergave van de meest belangrijke cliënt gegevens, -Doorklikken naar diverse details betreffende de cliënt, -Alerts m.b.t. Taken en niet uitgevoerde betalingen -Budgetplaatje, samenvatting van alle inkomsten en uitgaven componenten, -Saldo info, de diverse cliënt saldi, zoals de banksaldi, reserveringen, schulden en bezittingen -Uitstapjes via (i) diverse knoppen -Client Historie & betaalbewijs De query Historie biedt nu meer informatie dan het vaak gebruikte rapport Rekeningafschrift, ook kan je diverse uitstapjes maken waardoor de Query waarschijnlijk de voorkeur krijgt t.o.v. het rekeningafschrift. Er is nu ook een rapport waarmee je de betaalhistorie kunt afdrukken voor 1 Relatie, dit kan zeer handig zijn op het moment de Crediteur vraagt om een overzicht (bewijs) van de betalingen waarmee snel gecontroleerd kan worden of een termijn wel of niet betaald is. -Fiatteren opdrachten Het fiatteren van opdrachten wordt door de meeste klanten gebruikt en door de accountant gewaardeerd. Op het moment dat het een betaling betreft is het uiteraard van belang dat deze gefiatteerd wordt. Indien het een wijziging is van bijvoorbeeld de omschrijving of een bestaande opdracht wordt verwijderd is het belang van fiatteren van minder belang. De nieuwe opzet biedt nog meer mogelijkheden om de door U gewenste autorisatie in te stellen.

5


-Versies wordt Logging Voorheen werd de vorige versie bewaard in het systeem, deze oude versies werden op het logging scherm getoond en op het overzicht te fiatteren, in de nieuwe opzet vind U in de logging precies een opgave van de gewijzigde velden hetgeen natuurlijk overzichtelijker is. -Corrigeer knop De mogelijkheden voor creatief boekhouden wil de accountant zoveel mogelijk beperken, de gebruiker wil uiteraard fouten makkelijk kunnen herstellen, we hebben de mogelijkheden van de corrigeer knop Uitgebreid (datum/periode bepaling) zodat alle partijen gelukkig zijn. -Doc-In (identificeren en classificeren) De nieuwe module is zeer enthousiast ontvangen door een aantal klanten. Het digitaliseren van grote hoeveelheden post gaat nu veel sneller. Optimalisatie, langere omschrijving, direct woorden toevoegen, automatisch activiteit aan scan koppelen, verbetering identificatie o.b.v. Telefoon en BSN nummers.

Verdieping van bovenstaande punten:

6


Stamgegevens Nieuw Opschonen relatie Het relatiebestand is een verzamelbak geworden van handmatig aangemaakte relaties en door het systeem aangemaakte relaties. O.a. als gevolg daarvan is het bestand ondoorzichtig en relaties komen vaker voor. Dankzij aanpassingen in de functie “opschonen relaties” kan deze tabel eens goed opgeschoond worden. Let op: de functie wordt gezien als een consultant-tool, klanten kunnen consultant om advies vragen over dit item. Hoe werkt de functie? De functie kan op twee manieren uitgevoerd worden: 1. Als test voor onderzoek / analyse 2. Definitief waardoor de dubbele relaties weggepoetst worden. Selecties: - Geef in de functie aan o.b.v. welke selectie je de dubbele relaties wilt opsporen. - Alleen voor relaties waarbij het aangegeven veld is ingevuld zoekt de functie de dubbelen, ongeacht of ze wel of niet gebruikt worden. - Bij het verwijderen van dubbele relaties zal zorgt het systeem ervoor dat de verwijzing naar een cliënt, opdracht of schuld blijft bestaan bij de oorspronkelijke relatie.

Uitbreiden Product binnen IBS-CGS Onze klanten IBS/CGA willen o.a. de beoogde omzet kunnen zien/bewaken. De eigen bijdrages van de cliënten zijn hierin de belangrijkste omzetbron. Vaak verlenen onze klanten verschillende diensten aan de cliënten; dit noemen wij tegenwoordig producten. De klant berekent een vast maandbedrag per product. Binnen de bestaande functie ‘Onderhoud product’ (ca.mcprod) kan men nu ook het bedrag (per maand) vastleggen.

Door een nieuwe parameter op front-end 'Overzicht' kan gekozen worden voor een Rechtspositieoverzicht of een productoverzicht.

7


Bestaande functie ca.rcltpos (overzicht rechtpositie) is nu aangevuld m.b.t. deze gewenste functionaliteit. De nieuwe naam wordt “overzicht rechtpositie/product” Client Info Knop De functie 'Opvragen Cliënt' kan vanuit diverse cliënt gerelateerde functies worden aangeroepen. In veel van die functies bestaat een knop, waarmee dit (zie onderstaand afbeelding) informatiescherm kan worden aangeroepen. Afhankelijk van de context, kan hier ook de informatie van een afdeling, instantie of bedrijf getoond worden. * De opzet van dit scherm is gewijzigd/verbeterd. Dit Info-scherm biedt een compacte weergave van de meest belangrijke cliënt gegevens, het scherm is onderverdeeld in een aantal delen: 1. Kern gegevens van de cliënt 2. Kern gegevens van de partner (van de cliënt) 3. M.b.v. deze functies kan worden doorgeklikt naar diverse details betreffende de cliënt 4. Alerts m.b.t. taken en niet uitgevoerde betalingen 5. Budgetplaatje, samenvatting van alle inkomsten en uitgaven componenten, waarbij alle bedragen op maand niveau omgerekend zijn 6. Saldo-info, de diverse cliëntsaldi, zoals beheerrekening, overige banksaldi, reserveringen, schulden en bezittingen Uitstapjes via & & 7. Waarschuwing die bij de stamgegevens is vastgelegd

3 2

1

4 5

6

7

8


Zoeken naar relaties

Onderhoud Zoek Cliënt met Afdelingsnaam Code en Omschrijving van de Afdeling worden nu ook geïndexeerd ten behoeve van woord-zoeken (zoekbalk) in bijvoorbeeld Behandel Client.

Controle aantal posities IBAN Het IBAN nummer werd niet gecontroleerd op lengte, een dergelijk FOUT IBAN nr. kon daardoor WEL voldoen aan de Modulus 97 proef maar is dus fout (17 i.p.v. 18 posities). Daarom nu: Indien de landcode in een IBAN = NL dan doet het systeem een controle op het aantal karakters van het totale IBAN. Datum rechtspositie en product in de toekomst Het is vanaf nu mogelijk om bij de ingangsdatum product, of rechtspositie een datum t/m maximaal 1 jaar in de toekomst vast te leggen.

9


1e Opname datum cliënt Gebruikers willen graag de eerste opname datum zien bij het opstarten van behandel cliënt en op het scherm met stamgegevens. Dit is de datum waarop de cliënt in de administratie/instelling is opgenomen, nu wordt daar de laatste verhuisdatum getoond oftewel de opname datum bij de huidige afdeling. Wijzigingen: 1. Behandel cliënt functies: Toont de 1e opname datum. Er is tevens een doorklik optie voorzien naar periode gegevens:

2.

Stamgegevens cliënt - Toont de 1e opname datum + laatste verhuizing + afdeling. Er is tevens een doorklik optie voorzien naar periode gegevens:

10


Documentbeheer & workflow Nieuw Doc-In Activiteit op Masker Met de komst van tijdregistratie en het registreren van de bijbehorende activiteit, kan het handig zijn om bij het inlezen van de scanmap al de juiste activiteit toe te kunnen kennen. Specifieke activiteiten kunnen aangestuurd worden o.b.v. inhoud van documenten, bijvoorbeeld door: bepaalde zoekwoorden afzender scanmap bestandsnaam Het is nu mogelijk dat een activiteit aangestuurd wordt bij het inlezen van een document. Hier kan nu het nieuwe veld 'Activiteit' worden ingegeven. Dit moet een geldige code zijn (zie functie Onderhoud Activiteit) of mag blanco worden gelaten. Uniform opzetten schermen De verschillende functies m.b.t. het dossier van de cliënt zijn eenduidiger opgezet, zodat ze meer overeenkomsten vertonen. Zo zijn alle schermen voorzien van de verschillende componenten: O.a. de omschrijving, activiteit, bestede tijd, taakhouder, tekst, zijn nu zichtbaar met een label: Doc-In Meer omschrijving in Dossier M.b.t. het digitaal dossier worden de zogenaamde zoekwoorden in de “omschrijving” gezet. Voorheen was van deze omschrijving standaard één regel zichtbaar. Daardoor was het moeilijk zien welke zoekwoorden bij een document waren vastgelegd. Vanaf deze versie is daarom op verschillende relevante plekken het veld “omschrijving” vergroot + voorzien van een scrol balk, zodat je door de omschrijving kunt bladeren.

Dit is o.a. aangepast in: Digitaal dossier Koppelen documenten (per tabel) Mijn taken Verder is bij binnenkomst in dit veld geregeld dat niet de ingevulde waarde 'Blauw' (=Geselecteerd) wordt, maar dat de cursor vooraan staan in de omschrijving.

11


Snel woorden / kenmerken toevoegen / verwijderen uit omschrijving De functie ‘Mijn taken’ heeft een facelift gehad. Het scherm is eenduidiger opgezet en lijkt hierdoor meer op de verwante functies. Er kan met filters gewerkt worden. Een andere mooie aanvulling op het hoofdscherm van de functie 'Mijn Taken' is de mogelijkheid om snel zoekwoorden / kenmerken toe te voegen aan de omschrijving. Het woord / kenmerk wat je via deze weg in de omschrijving zet kan handig zijn wanneer je het dossieritem terug gaat zoeken. Het toevoegen kan door het betreffende zoekwoord in te typen in het daarvoor beschikbare veld en te klikken op: . De zoekwoorden komen vooraan in de omschrijving te staan. De cursor springt direct naar de volgende regel. M.b.v. de knop kunnen zoekwoorden makkelijk verwijdert worden uit de omschrijving. Clientnaam in functie titel tonen In de schermen voor Digitaal Dossier, contactpersonen, en enkele andere, wordt nu in de titel vermeld op welk record de functie betrekking heeft (naam van de cliënt of de omschrijving van de opdracht of schuld van het record waaraan gekoppeld wordt): - Digitaal Dossier - Onderhoud Contactpersonen - Onderhoud Kinderen - Gespreksnotitie - Tijdregistratie

Verwijderen dossieritems Het verwijderen van dossieritems (buiten door het systeem gemaakte dossieritems) is mogelijk. Het systeem zal vragen om een verplichte opmerking en het verwijderde record, inclusief alle historie, aanbieden aan een ‘supervisor’. Deze supervisor is een bestaande gebruiker in de applicatie. De gebruikerscode is vastgelegd in een hiervoor geïntroduceerde systeemparameter.

12


Onderhoud Doc-In Herkenning Cliënt De Doc-In module zal o.b.v. de inhoud van een document proberen het document aan een cliënt te koppelen. Hier zijn een aantal verbeteringen in doorgevoerd: 1. Uitsluiten Bedrijf en Instelling gerelateerde identificatiekenmerken Binnen IBS en CGA hebben we in de cliënt tabel ook bedrijf/instelling gerelateerde data die voor ruis kan zorgen bij het inlezen & identificeren van scans voor cliënten. Voor de herkenning van cliënten wordt nu alleen nog gezocht naar de soorten C=Cliënt. 2. Herkenning op BSN lukt niet altijd** Documenten werden niet altijd geïdentificeerd op basis van BSN. Oorzaak zat hem in de formattering van het BSN op het gescande document. BSN worden niet consequent geformatteerd door de verschillende partijen. Soms met een voorloop nul, soms zonder voorloop nul. Dankzij slimmigheden in de software is het succes niet meer afhankelijk van de manier waarop het kenmerk op het document staat. 3. Herkenning op bankrekeningnummer / IBAN lukt niet altijd** Documenten werden niet altijd geïdentificeerd op basis van bankrekeningnummer / IBAN. Oorzaak zat hem in de formattering van het kenmerk op het gescande document. Het bankrekeningnummer / IBAN wordt niet consequent geformatteerd door de verschillende partijen. Soms met een voorloop nul, soms zonder voorloop nul. Dankzij slimmigheden in de software is het succes niet meer afhankelijk van de manier waarop het kenmerk op het document staat. 4. Herkenning op telefoonnummer Telefoonnummer kan een matchingsinstrument zijn. **Let op: indien er op het document spaties in het kenmerk staan, dan is de kans klein dat het systeem de informatie herkend als zijde IBAN / Bankrekeningnummer / BSN. Voorbeeld: NL 91 RABO 01068 53 031 Er is bovendien Logging ingebouwd: In de werkdirectory van de gebruiker wordt een bestand 'plink.txt' aangemaakt waarin wordt aangegeven op basis van welke zoekwoorden is gezocht en welke cliënten of crediteuren daarmee gevonden werden. Vervolg op soorten dossier-item Je kunt vanuit het digitaal dossier een vervolg geven aan een DCD-Item. Dat kan vanaf deze versie voor 'alle soorten' (Informatie, Brief, Rapport, Logging, Notitie, etc.) Bij een vervolg op een bestaand dossier-item krijgt wordt de 'Soort' overgenomen van dat item. Sortering datum (recent boven) De sortering van het digitaal dossier is standaard van OUD naar NIEUW. Dit zou eigenlijk andersom moeten zijn. Men wil het liefst de meest recente boven aan zien. Sortering is nu gewijzigd, meest recente staat nu bovenaan. Aansturen taakhouder Het aansturen van een taakhouder werkt nu als volgt: Indien op het scanmasker GEEN taakhouder is ingevuld: - Indien cliënt bij een document is gevonden --> taakhouder cliënt - Indien geen cliënt bij document is gevonden --> taakhouder = 'scanmedewerker' - Indien cliënt bij een document is gevonden en GEEN taakhouder is ingevuld bij de cliënt --> taakhouder is 'scanmedewerker'. Indien op het scanmasker WEL een taakhouder is ingevuld: - Indien cliënt bij een document is gevonden --> taakhouder als ingegeven op masker. - Indien geen cliënt bij document is gevonden --> taakhouder als ingegeven op masker.

13


Cliëntprofiel (voorheen voorbeeldcliënt) bij Intake Foutmelding bij kopiëren van cliëntprofiel naar intake cliënt, kwam omdat het (unieke) volgnummer ook gekopieerd werd. De nieuwe gekopieerde opdrachten krijgen nu als default datum vandaag. Bij de cliënt Intake kan bij het aanmaken van een nieuwe cliënt het profiel van een voorbeeld cliënt gebruikt worden. Datum is onwaarschijnlijk Bij memoteksten, scans koppelen, enz. kan men een 'taak' agenderen. Echter kon deze taak niet zo heel ver in de toekomst liggen. In de praktijk komt het vaak voor dat men jaren vooruit plant, bijv. wanneer een ID kaart of rijbewijs verloopt. De controle zit er niet voor niets op, dit is namelijk een waarschijnlijkheidscontrole, uitsluitend bedoeld om tikfouten te voorkomen (bijvoorbeeld 2021 in plaats van 2012). Controle is nu overal op maximaal 10 X 365 dagen gezet. Men kan dus max. 10 jaar vooruit plannen vanaf ‘vandaag’. Validatie tijdsaanduiding Bij verlaten van het veld 'Bestede tijd' wordt een validatie uitgevoerd. Als het ingegeven veld geen geldige tijdsaanduiding is wordt dit gemeld "Ongeldige tijdsaanduiding". Afhankelijk van wat was ingegeven, kon deze melding echter worden voorafgegaan door een melding ** Ongeldig teken in numeriek input X. (76). Verder werd bij het verlaten van het veld de ingegeven waarde nog niet geformatteerd. Dit is nu opgelost.

14


Brieven Onderhoud Brief op schuld Na het genereren van een brief vanuit een schuld werd er standaard een dossieritem aangemaakt in het dossier van de cliënt. De brief wordt nu gekoppeld aan de schuld. Let op: De brieven aangemaakt vanuit de schuld, worden ook alleen getoond bij de schulden en NIET bij de cliëntdossier items.

Intake Onderhoud Activeren intake cliënt Indien er bij een cliënt in intake opdrachten bestonden met de status vervallen, dan was het niet meer mogelijk om de cliënt te activeren.

15


Opdrachten Administratie Nieuw Proces Fiatteren Binnen een betaalproces is het zaak dat de registratie en controle goed geregeld zijn, daarom wordt vaak een scheiding aangebracht in Registratie en fiatteren. Via diverse functies kunnen opdrachten aangemaakt of ingevoerd worden. De functie (=de bron) via welke een opdracht is geregistreerd bepaald in hoeverre een opdracht gefiatteerd moet worden. Bij het wijzigen van een bestaande opdracht of het aanmaken van een nieuwe opdracht wordt nu op een andere wijze bepaald op deze gefiatteerd moet worden. Systeem parameters: Per opdrachtsoort (betaalopdracht, Inkomen, reservering, memo en kasafspraak) kun je kiezen uit: -1: Standaard afhankelijk van de soort wijziging of welke velden gewijzigd zijn, dient een opdracht gefiatteerd te worden, zie spelregels hieronder. 0: Te fiatteren invoer, wijziging, verwijdering moet altijd gefiatteerd worden. 1: Actief invoer, wijziging, verwijdering hoeft nooit gefiatteerd worden. Standaard regels: 1. Opdrachtsoorten R=Reservering, M=Memoriaal en K=Kasafspraak: krijgen direct status=Actief 2. Niet-automatische opdrachten (U betaalt = NEE of U incasseert = NEE): direct actief. 3. Nieuwe opdracht: altijd Te fiatteren 4. Indien op bestaande opdracht één van de velden 'Bedrijf', 'Soort', 'Cliënt', 'Soort opdracht', 'Bankrekening', 'U initieert', 'Frequentie' is gewijzigd: Status=Te fiatteren. 5. Indien einddatum van periodieke opdracht LATER wordt, indien bedrag HOGER wordt, indien datum volgende uitvoering EERDER wordt: Status=Te fiatteren. 6. Alle overige gevallen: Status=actief. Wat merkt U hiervan: Het wijzigen van een (betaal) opdracht hoeft niet meer altijd gefiatteerd te worden. Het verwijderen van een (betaal) opdracht hoeft niet meer gefiatteerd te worden. Indien u het anders wil, kies dan voor de instelling Altijd fiatteren (0) of Nooit fiatteren (1). Fiattering opdrachten uit verschillende functies: Hoe wordt de fiattering voor de verschillende functies aangestuurd? Aansturing o.b.v. de hierboven beschreven systeemparameters: -Behandel Client – Opdrachten -Behandel Afdeling – Opdrachten -Behandel Bedrijf – Opdrachten -Via IBS Online - Opdrachten -Opdrachten via de standaard interface -Vanuit behandel afgewezen betaalregels Aansturing o.b.v. functieparamaters: -Opdrachten via het WebKasBankBoek; Functie instelling, keuze uit Actief of Te fiatteren -Collectief wijzigen; per keer aan te geven, keuze uit; Te fiatteren of volgens systeem parameters

16


Aansturing o.b.v. de functie / vaste aansturing: -Bulk invoer; -Af- en Verrekening; -AdHoc Verrekening; -Wijzigen bankrekening via onderhoud relatie;

Altijd Te fiatteren Altijd Actief/Gefiatteerd Altijd Actief/Gefiatteerd Altijd Te fiatteren

Versies en Logging bij opdrachten Aanvullend op de wijzigingen m.b.t. fiatteren is het bewaren van vorige versies (Logging) anders opgezet. I.p.v. de oude versie te bewaren worden nu precies de velden aangegeven die gewijzigd zijn, het opdrachtnummer blijft daarbij hetzelfde. Alle wijzigingen worden opgeslagen in het digitaal dossier van de opdracht en worden op de vertrouwde wijze oproepbaar m.b.v. de knop “Logging” óf via bij de opdracht. De gebruiker zal waarschijnlijk niets of weinig merken van deze wijziging, hieronder toch een opgave van zaken die wellicht toch opvallen: -Opdrachtnummer blijft gelijk -Opzet & Lay-out Opdracht-Logging scherm -Opzet & Lay-out Overzicht te fiatteren (totaal nieuwe opzet, geheel rechts zie je nu overzichtelijk een opsomming van de wijzigingen -Wijzigen / Logging zie je ook in het digitaal dossier van de opdracht -Opzet & Lay-out Opdracht-historie scherm, omdat er gaan opdracht versies meer zijn zal ingeval van een periodieke opdracht meer informatie bewaard worden bij de uitvoering termijn, zodat je ook terug in de tijd via deze weg snel kunt zien naar welke bankrekening met welke betalingskenmerk een betaalopdracht is aangeboden. -Tijdens de installatie wordt een conversie uitgevoerd die de bestaande opdracht versies omzet naar de nieuwe Logging structuur m.b.v. het digitaal dossier. Saldi Reserveer Posten In het invoer opdrachtenscherm is nu een knop reservering toegevoegd die indien het reserveersaldo <> 0 de details van de reserveringen laat zien. In een aantal gerelateerde opdracht registratie schermen is deze knop geactiveerd. Zo kun je, zonder de opdracht af te sluiten, makkelijk zien welk bedrag beschikbaar is in welk reserveerpotje.

17


Opvragen (uitvoerings)historie Bij het opvragen van de grootboekhistorie zal het systeem meer informatie zichtbaar maken m.b.t. informatie over de tegenpartij. Er zijn bovendien weer verschillende doorklikopties beschikbaar.

18


Onderhoud BOW monitor – betaalregels met uitvoerdatum in de toekomst In de BOW monitor worden nu ook betaalregels getoond met een uitvoerdatum in de toekomst. Hiervoor moet de selectie ‘op het aantal dagen’ wel op de waarde ‘alles’ gezet worden.

Schulden - frequentie Frequentie van een betaalopdracht t.b.v. een aflossing op een schuld werd ten onrechte altijd op maandelijks gezet, dit is nu gecorrigeerd. Via de schuldenmodule kan via de knop 'Aflossing' een verkorte opdracht worden aangemaakt. Hierbij kan ook een frequentie worden ingegeven, bijv. eenmalig. 11-proef buitenlandse rekeningen bij aanmaken relatie Als men een buitenlandse bankrekening invulde bij de relatie, werd de foutmelding “dat een bankrekening ongeldig was” niet getriggerd voor NL-en/of BE-rekeningen. Op het bankrekening veld zat geen 11-proef, dat is nu aangepast. Betaalopdracht vanaf CX-rekening (overige) Als je een opdracht invoert vanaf de beheerrekening, kun je alleen een C1-grootboekrekening kiezen. De BOW-rekening is hierbij niet te kiezen, daar komt een melding op 'dit is geen cliënt-rekening'. Wanneer je een betaling deed vanaf de spaar- of leefgeldrekening kon de BOW-rekening (BOW CX) wél gekozen worden. Er is nu een controle toegevoegd dat het boeken (indien vanaf CX rekening) niet meer kan op de BOW rekening (vaste rekening 411CX.1) Aflossing schuld Zodra er bijv. 5 schulden vastliggen, kon je niet eenvoudig zien bij welke al een aflossing loopt. Alleen als men op de knop Aflossing klikte, kon je dat zien aan de omschrijving, het bedrag, frequentie, datum, aantal termijnen en laatste betaling, dat er al afgelost wordt. Dit is aangepast. We laten zien dat er bij bepaalde schulden al aflos opdrachten actief zijn en bij de andere NIET. Op het schulden hoofdscherm zie je nu of er al actieve opdrachten aan een schuld gekoppeld zijn. Indien er aflossingen zijn op een schuld, wordt dit aangeduid met een grote letter 'A' in de rechter kolom van het schulden hoofdscherm.

19


Initialiseren bedrag onderhoud opdracht Bij het onderhouden van opdrachten (via Actieve cliënten) werd het cliëntsaldo = €0,00 getoond. Pas na het switchen van de vanaf bankrekening kwam hier het juiste bedrag te staan. Er is een aanpassingen gedaan zodat altijd het cliëntsaldo op een goede manier zichtbaar is.

Splitsen betaalregel leefgeld Bij de functie betaalregels regels Ja/Nee,= bestaat de optie splitsen. Echter werd in deze functie de controle op bedrag/saldo niet goed uitgevoerd. Tevens werd het info scherm niet ververst bij een andere selectie keuze voor de ‘te tonen cliënten’ (radio buttons) Dit is nu aangepast, het scherm wordt direct ververst en het systeem rekent met de juiste cijfers. Tevens wordt bij wijzigen van het bedrag het andere bedrag (restant) automatisch bepaald. Voorbeeld: Opdracht leefgeld was €101,65. Cliëntsaldo = €100,00.

Als ik het bedrag wat ik nu wil betalen aanpas naar €50,-, dan werkt het systeem de ‘later betalen’ direct bij.

20


Conversie betaalkenmerk Het gebruik van één van de betaalkenmerken is verplicht bij een Opdracht.("U betaalt"=ja). Reeds bestaande (periodieke) opdrachten bevatten echter niet altijd een betaalkenmerk. Hier is nu een conversie voorzien. Let op: de omschrijving komt niet meer in het bankbestand. Als gevolg van deze conversie is ook meteen geregeld dat er altijd een ongestructureerde betalingskernmerk meekomt in het bankbestand. Betaalopdracht bij scan voor bedrijf Er bestaat een betaalopdracht met daarbij ook het plaatje. Dit is een factuur die ik wil betalen vanaf de bedrijfsbankrekening. Ik kan de soort op Bedrijf zetten, alleen kan het systeem niet de vanaf bankrekening bepalen. Gevolg, kan ook niet de selectie op grootboekrekening toepassen, want die is afhankelijk van de 'vanaf' bankrekening. Programma is op dit punt aangepast. Aflossing schuld t.l.v. reservering Bij betaalopdracht vanuit reserveerpotje werd de Subcode 2 bij de journaalregels niet goed ingevuld. Dit is aangepast zodat de journaalpost nu wel door te boeken is. Het aflossen via onderhoud opdracht moet gewoon mogelijk blijven, ook de mogelijkheid om dat vanuit een reserveerpotje te doen. Verbeteringen Bulkinvoer - De cliënt-info knop is nu ook actief bij de eerste opdracht in de Bulk Invoer. - Foutmeldingen die kwamen als er nog geen opdracht in de browser bestond nu afgevangen. - Stopgezette eenmalige opdrachten kregen toch nog een einddatum en daarom ging de afhandeling niet helemaal goed - Naast het keuzeveld voor 'Eigen Rekening' wordt nu ook een saldo getoond. Als hier de standaard rekening wordt gekozen (Beheerrekening of Bedrijfsrekening) dan wordt het cliëntsaldo getoond. Let op! Dit kan dus afwijken van het bijbehorende banksaldo. Bij een afwijkende rekening (bijvoorbeeld spaarrekening) wordt wel het banksaldo getoond. Opdrachtnummer Behandel afgewezen betaalregel Via de functie Behandel afgewezen betaalregel kan nu makkelijk een opdracht gereactiveerd worden. In tegenstelling tot o.a. bij de bulkinvoer en actieve opdrachten lieten we in deze functie niet het opdrachtnummer zien zodra er een nieuwe opdracht aangemaakt is. Alert leedgeldrekening in Fiatteren mutaties Wanneer er een overboeking naar de leefgeldrekening van de cliënt plaatsvindt, kwam er ook 'geen' te staan bij Relatie bank (geen relatie). Dit is niet echt nodig, aangezien deze bankrekening al op de stamgegevens staat en daarom dus ook bekend is. Deze bankrekeningen worden nu uitgesloten. Indien tegenrekening = eigen rek. of bedrijf/afd rek; GEEN check op relatie.

21


Onstaansdatum schuld leeg Onstaansdatum kan niet meer leeg zijn. Kasopname - rek.nr. kasafspraak In de functie 'cliënt kasopname' worden de kasafspraken van de cliënten getoond. Men heeft er behoefte aan om naast het GB rekeningnr. waarop de afspraken zijn geboekt (gaan worden), ook de omschrijving getoond kan worden. De GB-Rekening omschrijving wordt nu in de regel getoond i.p.v. uitgebreide omschrijving ‘volgende datum’ (voorheen maandag 26 januari 2015 nu 26/01/2015), deze is ingekort tot een gewone datumnotatie.

22


Telebankieren Nieuw Onderhoud oranje spaarrekeningen ING Er is een nieuwe onderhoudsfunctie voor spaarrekeningen. Inlezen gaat via tb.pincom, formaat ING spaarrekening. Bij de ING hebben ze een exotische constructie m.b.t. spaarrekeningen in het assortiment. Dit is een 'spaarrekening' direct gekoppeld aan de 'betaalrekening' van een particulier. M.a.w. er is niet echt een spaarbankrekeningnummer uitgegeven vanuit ING. Klanten kunnen gelden in het bankpakket 'oormerken' zodat het op de 'spaarrekening' staat. Afhankelijk van het vermogen kan dit ook automatisch 'afgeroomd' worden naar de ‘spaarrekening' zodat er wat extra rente over ontvangen kan worden. Nu bieden ze vanuit de ING een export SWIFT structured aan, waarin de overboekingen van/naar de 'spaarrekeningen' digitaal aangeboden kunnen worden. Sinds de laatste aanpassingen m.b.t. SEPA is de formattering, etc.. van deze export 'stabiel'. Dat wil o.a. zeggen dat er in de SWIFT structured 25 TAG een kenmerk meekomt o.b.v. waarvan wij de 'spaarrekening' en dus een cliënt kunnen herkennen. Omdat er GEEN spaarbankrekeningnummer is uitgegeven vanuit ING wijkt het betreffende kenmerk af van alles wat we tot nu toe kennen. Import transacties ING Oranje spaarrekeningen Er is een nieuwe import functie die de afhandeling o.b.v. de eigenrekening accepteert: Soort: ING Spaarrekeningen. Alle normale controles op saldo, dubbele transacties, status, etc. zijn van toepassing. CAMT.053 ABN-AMRO beginsaldo Het beginsaldo werd niet ingelezen bij het CAMT053 bestand van de ABN-AMRO. Oorzaak: De ABN-AMRO gebruikt een verkeerde code voor het beginsaldo. In alle formaatbeschrijvingen (muv de ABN-AMRO) staat dat het openingssaldo aangegeven moet worden met de code OPBD echter de ABNAMRO gebruikt hier de code PRCD voor (Previously Closed Booked), oftewel het sluitsaldo van de vorige boeking. Het bedrag bij de 2 codes is wel aan elkaar gelijk, maar de code is toch niet de juiste. Het bankbestand dat de ABN AMRO aanlevert, wordt bij ons afgekeurd op basis van de voortelling. Het beginsaldo staat wel in het bestand, maar wordt niet overgenomen in de applicatie. Het Eindsaldo wordt wel overgenomen. De programmatuur is hierop aangepast.

23


Kleurcodes bankmutaties Mutaties die automatisch worden geboekt door de plug-in én handmatig geboekte mutaties werden beiden lichtgroen. Het zou een mooie toevoeging zijn als de handmatig geboekte mutaties een andere kleur krijgen. Dan is altijd te achterhalen (door zowel de klant als door Bizon) dat de mutatie handmatig geboekt is of via de plug-in. Daarnaast bestaat er geen twijfel meer of het handmatig geboekt is of automatisch door de plug-in. Verder wil je achteraf wel eens weten welk masker gebruikt is bij de herkenning van een banktransactie. Aanpassingen: - Nieuw veld tblin.tmatc wordt nu bijgehouden, zodat je achteraf zelfs kunt zien door welk Masker de mutatie is herkend. De kleuren: - Maskers: Matching m.b.v. maskers levert alleen donkergroen of paars op, geen lichtgroen. - Factuur (Groen) - Factuur, Afwijkend saldo (Paars) - Factuur, Status niet actief (Paars) - Masker <Soort>.(Groen) - Masker <Soort>., Groot bedrag (Paars) (Zie systeemparameter 'TB.awarn') - Storno (Paars) - Betaalregel is niet uitgevoerd (Paars) - Eigen opdracht (Groen) - Tegenrekening is ook beheerrekening (Groen) - Overboeking Spaar naar Beheer (Groen) - Afrekencontact (Groen) - Automatische opdracht (Paars) - Afwijkend Teken (Paars) - Te grote afwijking (Paars) - Tegenrekening staat op de zwarte lijst (Paars) - Tegenrekening en betalingskenmerk (Groen) - Inkomsten opdracht aangemaakt (Lichtgroen!) Onderhoud Swift EREF tag inlezen Bij de import van ING SWIFT structured bestanden blijkt dat bijv. het UWV en DUO het BSN nummer van cliënten in het veld EREF zijn opgenomen. Dit veld wordt niet geïmporteerd in de TB omschrijving. Het was dus niet meer mogelijk om cliënten op basis van het BSN nummer te herkennen. Het EREF veld wordt nu ook overgezet met als label End-to-end-Ref. Controle Incasso Machtigingen Controlefunctie op cliënten zonder afrekencontact is nu op verzoek ingevoegd. Hulpmiddelen om te controleren of de incassomachtigingen in orde zijn: 1. Voor alle cliënten (status=ACTI & STOP) waarbij de afrekening geïncasseerd wordt zoek contact van het type = AFR met ingevuld IBAN. 2. Geen contact / Contact zonder bankrekening / Geen incassomachtiging Optioneel: Ook voor beheerrekeningen; voor alle actieve cliënten met beheerrekening: Controleer de machtiging. 24 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 ABN-AMRO CAMT.053 extra INFO tag Er is wederom een special gebouwd t.b.v. het CAMT053 van ABN-AMRO, ze zetten een groot deel van de informatie in de tag AddtlNtryInf. Deze wordt dus nu ook ingelezen en in het veld tblin.ttran (omschrijving X 256) gezet. Problemen bij het inlezen van ING Swift Structured bestanden. 1. De unstructured transactie omschrijving uit het voorbeeldbestand wordt helemaal niet meer ingelezen. Oorzaak: Onze inleesroutines verwachten /USTD/waarde/. In de ING swift bestanden staat /USTD// dus met helemaal niets tussen de laatste twee slashes. 2. Bij ING Pastransacties wordt de term 'Pasnummer' niet meer vermeld. Het pasnummer staat tegen een plaatsnaam aan, zonder spaties. Hierdoor kunnen we het pasnummer niet meer isoleren middels een masker. 3. Onderscheid Geldautomaat <=> Betaalautomaat Bij gebruik van de NIEUW WERELD pas wordt de tekst Geldautomaat of Betaalautomaat NIET meer meegegeven in het Swift bestand. Aanpassingen bij inlezen Swift bestanden: 1. In de Swiftbestanden staat '/REMI/USTD//omschrijving/'. Alvorens de afzonderlijke tags te testen, wordt nu eerst '/REMI/USTD//' vervangen door '/USTD/'. De tekst wordt dan dus '/USTD/omschrijving/'. Hierdoor zal de unstructured omschrijving wel bepaald kunnen worden. 2. Na het inlezen wordt nu ALTIJD en ONCONDITIONEEL de volgende aanvulling gedaan: Voor alle ingelezen transacties waarbij de transactieomschrijving overeenkomt met "*AUTOMAAT*ING BANK NV PASTRANSACTIES*" wordt op positie 65 spatie 'Pasnummer' spatie ingevoegd. 3. Transactiecode (TRCD) uit TAG 61 wordt nu overgezet naar tb regel omschrijving. De Klant dient WEL nieuw bijpassende maskers te maken voor de transacties met de nieuwe wereldpas. De Opties zijn alleen actief indien ING Swift mt940 structured. 4. Aanvullende Aanpassing: Na USTD// staat de omschrijving, echter nu stopt de import bij de eerst volgende slash hierdoor worden NIET alle gegevens overgezet in TB Regel, dus alles NA USTD// overzetten. Verrekening en bewaking Onderhoud Bedrag niet getoond op Afrekening Boekingen op vaste rekening 413C1 Client Saldo afrekening, werden niet apart getoond op het rapport wat wel de bedoeling is, dit was het gevolg van een bug die nu opgelost is. Indien er wel mutaties in de bewuste afreken periode zijn die per saldo op nul lopen was de presentatie van de cijfers onduidelijk dit is ook aangepast. 25 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Rapportage Nieuw Inventarisatie verschillen in afschrift rapportage: De hoeveelheid rapport waar cliënt- en bankmutaties op worden afgedrukt is in de loop der jaren behoorlijk gegroeid, er zijn veel overeenkomsten maar ook verschillen. M.b.v. deze inventarisatie willen we dit in kaart brengen met als doel: -Uniforme opzet en lay-out -Minder varianten / rapporten Uniformeren en opschonen rapportage: Insteek Less is More. D.w.z. lay-out is wat rustiger geworden, minder zware accenten m.b.v. onderstrepen VETTE Tekst en Kaders, meer Grijstinten. In de nieuwe opzet zijn we gaan werken met Rapport componenten, zodat de gebruiker zelf het rapport min of meer mag samenstellen, dit doet de gebruiker via de BLAUWE parameters, voor alle rapporten worden dezelfde keuzes aangeboden: 1. Omschrijving rekening: 2. Omschrijving Boeking: 3. Omschrijving origineel: Omschrijving van de betrokken grootboekrekening Omschrijving van de betrokken journaalregel Omschrijving vanuit de betrokken Betaalopdracht of Bankmutatie (Swift/CAMT) 4. Banksaldo tonen: Wil je naast de mutaties ook het saldo afdrukken? 5. Reserveersaldo tonen: Wil je het blok met reserveer saldi afdrukken? 6. Beheerrekening tonen: Wil je bij de cliënt gegevens ook de beheerrekening afdrukken? 7. Laatste periode zien: Wil je naast de t/m cijfers ook de laatste periode zien, bijvoorbeeld: Selectie = 2014.07 t/m 2014.09; kolom werkelijk= 01 t/m 09, kolom Laatste periode = 07 t/m 09 Selectie = 2014.10 t/m 2014.10 kolom werkelijk= 01 t/m 10, Kolom laatste periode = 10 t/m 10 8. Overige bank mutaties tonen: Wilt u ook de mutaties op leefgeld-, spaarrekeningen zien? 9. Saldo informatie zien: Wilt u Blok met beginsaldo, Totaal Bij, Totaal Af, Eindsaldo zien? 10. NAW bedrijf zien: Dient het blok met de EIGEN Bedrijf-NAW gegevens afgedrukt te worden? Minder varianten / rapporten: Vervallen: Ca.rcltmb2 Cliënt Dagafschrift met Begroting cum Ca.rcltd Cliënt Dagafschrift met Begroting 26 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Betrokken Functies/Rapporten: 1. Ca.rcltdb Cliënt Dagafschrift met Begroting Vergelijkbaar met ca.rcltmb2 maar dan geen groepering per categorie Vraag: er staan wel details maar niet van alle geselecteerde rekeningen ?, welke selectie wordt toegepast 2. ca.rcltmb Cliënt Dagafschrift met Begroting Nieuwe naam: Financieel overzicht met begroting Selectie: Client, afdeling, adressering(4), rechtpositie, product, status, Rekening specificeren. Sortering: aanstuurbaar, mutatie van Oud Recent Tonen banksaldo in de recap, Saldo info zien, CX mutaties zien, Laatste periode zien, naw bedrijf zien Tonen banksaldo splitsen in: -Banksaldo tonen -Reserveersaldi tonen 3. ca.rcltmb2 Cliënt Dagafschrift met Begroting cum Rapport variant is Vervallen. Dezelfde mogelijkheden worden nu door Financieel overzicht met begroting geboden. Bijzonderheden: in het Detail blok worden per rekening de mutaties van meerdere perioden getoond 4. ca.rbank Overzicht Cliënt Banken Selectie: Client+, afdeling instantie Sortering: Recent Oud 5. ca.rcltm Cliënt Rekening afschrift Selectie: Client, afdeling, adressering(4), rechtpositie, product, status, NAW bedrijf J/N, bankrekening info /saldo tonen J/N, CX mutaties zien ? bankrekening info / saldo zien splitsen in: -Bankrekening tonen -Bankrekening saldo info tonen -Reserveersaldi tonen Sortering: instelbaar, mutaties: Recent oud 6. ca.rcltd Financieel overzicht Selectie: Client, afdeling, adressering(4), rekening specificeren Sortering: instelbaar plus mutaties; Oud Recent Betaalhistorie / Financieel ovz. met banknr. Om te kunnen bewijzen dat bepaalde betalingen door zijn gegaan richting bijv. de woningbouwvereniging, draait de klant het financieel overzicht op GB-rekening. Daarmee is direct zichtbaar hoe vaak bijv. de huur is betaald. Echter mist men daar de begunstigde bankrekening. De bankrekeningnummers zijn nu toegevoegd aan dit Financieel overzicht? 27 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Rapport - opvragen opdracht historie Een relatie vraagt om een specificatie van recente betalingen, achtergrond: de betaling is niet aangekomen bij de huurbaas, wat wil deze (Huurbaas) crediteur wil weten; datum, IBAN van, IBAN naar, omschrijving, Betalingskenmerk. We hebben een "Rapport" knop voorzien bij opvragen opdracht/historie: Achtergrond: relatie/crediteur belt of mailt met de mededeling termijn X is niet betaald, je gaat dit natuurlijk controleren bij de bewuste cliënt,.. Opdracht,.. Historie. het bewijs kan je nu direct afdrukken (pdf mailen) m.b.v. deze Rapport knop: via info historie opdracht worden standaard alle betalingen van de laatste 6 maanden afgedrukt. Kies voor uitvoer = MAIL indien u de Betaalhistorie als PDF naar de Relatie wenst te sturen. Er is ook een Collectieve variant: Hierop kan je ook voor 1 Relatie over alle cliënten de betaalhistorie opvragen. 28 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Originele bankomschrijving N.a.v. van SEPA worden allerlei extra codes en waarden toegevoegd aan de TB bankregelomschrijving. Voor de herkenning (de boeking) is deze info zeer welkom, maar deze omschrijving wordt 1 op 1 afgedrukt op een aantal rapporten (rekeningafschrift, financieel overzicht) waardoor voor de ontvanger een onleesbare brei kan ontstaan. Omschrijving kan nu heel flexibel worden samengesteld. Uitvoer naar MAIL Als een Uitvoer MAIL wordt gekozen, moet direct na acceptatie een mailadres worden ingegeven. - Hier is nu een extra spijt-optie toegevoegd; je kunt het schermpje afsluiten zonder mailadres in te vullen. Voorheen ging dat fout, nu wordt gewoon het rapport NIET uitgevoerd. - Tevens een waarschijnlijkheidscontrole toegevoegd 'E-Mail adres is ongeldig'. - Standaard mailadres controle is ook beetje aangescherpt, waardoor geen *$&() meer worden geaccepteerd. - Bepaalde mail uitvoercodes zoals 'HTMLMail' hadden een eigen afwijkend popup-schermpje om het mailadres in te geven. Dat afwijkende schermpje is er nu uit. De betreffende uitvoercodes zijn aangepast met 'Vervolguitvoer = *@*.nl', waardoor het schermpje voor het mailadres wordt getriggerd. Onderhoud Nieuwe systeem parameter “QDAY#” tbv selectie aantal dagen in de toekomst Welke opdrachten geselecteerd worden tbv Inkomsten en Uitgaven overzicht en het nieuwe budgetplaatje kan men sturen mbv deze systeem parameter (was een functie parameter) opdrachten met een startdatum NA deze datumgrens blijven buiten beschouwing. Afdeling voor gestopte cliënten Als een cliënt ontslagen (gestopt) wordt, blijft de cliënt op de stamgegevens op de laatst bekende afdeling staan. In diverse overzichten kan worden geselecteerd op afdeling, hier wordt gekeken naar de afdeling zoals deze op de stamgegevens gevuld is. Gevolg was dat gestopte cliënten komen hierdoor toch op ed rapportjes kwamen. Daarom op de verschillende overzichten de selectie op cliëntstatus toegevoegd. ca.rbank (bankafschrift) ca.rbankd (banksaldi datum) ca.rbankdv (verloop banksaldi) ca.rbankt (banksaldi periode) Lay-out van het rapport is aangepast. Selectie op pagina per bankrekening is toegevoegd. Bankrekening en logo zijn toegevoegd aan rapport. Functievolgorde Distributielijst De labels van de functies werden getoond op alfabetische volgorde van functienaam, maar de toggleboxes die daaronder stonden, waren op een andere manier gesorteerd. Daardoor stonden de verschillende vinkjes niet onder het juiste label. Gevolg: Als je dacht 'Financieel overzicht te hebben aangevinkt, had je eigenlijk Dagafschrift met Begroting' toegevoegd aan de distributielijst. Dit is nu aangepast: Labels en vinkjes zouden nu weer een duidelijk relatie moeten hebben. Bug: Verantwoording Kantonrechter Bij omschrijving bankrekening werd niet altijd correct afgedrukt. 29 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Einddatum in schuldenoverzicht Het schuld(bezit)nummer staat nu ook op het overzicht. Lay-out van het rapport is op verzoek van een aantal klanten totaal gewijzigd. Schulden / bezittingen overzicht - titel Titel werd niet aangepast op keuze front-end schulden / bezittingen. Ofwel: de titel is nu variabel geworden, als er alleen schulden vastgelegd zijn dat er dan alleen 'schulden' boven komt te staan ('en bezittingen' onderdrukken) Tevens werd de selectie op bezittingen niet correct uitgevoerd. Kolom Verschil in uitvoer Excel Verschil tussen werkelijk geboekt en begroot werd berekend in de RPT vandaar dat je het niet zag in Excel, nu wordt het ook geëxporteerd evenals de begeleider. Beheerrek. niet tonen op RPTs Algehele herindeling/opschoning van de afschriften rapportage voor wat betreft parameters en lay-out / indeling (reserveringen in apart subrapport). De klant vraagt of het mogelijk gemaakt kan worden om de beheerrekening niet af te drukken op rapporten. Blijkbaar weten cliënten handig gebruik te kunnen maken van de kennis van dit nummer. Beheerrekening afdrukken is nu optioneel. Uitbreiden overzicht schulden Extra selecties op product en rechtspositie toegevoegd. Tevens nieuwe rapportvariant: verkorte lay-out. Je hebt nu de mogelijkheid om een selectie van alle schulden bij een bepaalde relatie (of incassobureau?) te selecteren. Reserveringen op Verantwoording Kantonrechter Er is een nieuwe selectie aan het rapport toegevoegd zodat er gekozen kan worden of de reserveringen afgedrukt moeten worden op de verantwoording kantonrechter. 30 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Begroting Onderhoud Begroting via opdrachten Klant werkt met begrotingen, die gegenereerd worden vanuit de opdrachten. Bij iedere cliënt liggen dus diverse opdrachten vast, zonder bankrekening en met hetzelfde Betalingskenmerk (t.b.v. begroting). Aanpak: We gaan de gebruiker op dit punt meer verantwoording geven, insteek is dan vergelijkbaar met de maskers, ook daar geven we niet aan of het masker dubbel of incorrect is. De aanpassing: indien Vinkje UIT: Geen controle op uniek zijn bank/betalingskenmerk combi, dus in dat geval GEEN melding (ook geen waarschuwing) Als bij een inkomens- of betaalopdracht de combinatie betalingskenmerk en bankrekening al bij een andere opdracht van de cliënt voorkomt, dan wordt er, ongeacht de waarde van het vinkje 'u betaalt', vanaf nu altijd een waarschuwing gegeven, maar nooit meer een blokkade. 31 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Grootboek Nieuw Zoekbalk bij GB rekeningen De zoekbalk is inmiddels op veel verschillende plekken terug te vinden in het pakket. Zoeken op GB-rekening en omschrijving in een zoekbalk is nu mogelijk. Correctie via Behandel Cliënt Zodra we het hebben over een correctie hebben zijn er een paar opties: A) Wijzigen JP B) Memoriaal boeken C) Memoriaal via opdrachtenadministratie De opties hebben toch wel een hoge drempel en vereisen de nodige administratieve vaardigheden. Hoe mooi kan het zijn als we vanuit de Behandel Cliënt ingang de gebruiker snel en makkelijk een correctie kunnen laten maken? Argumentatie: -Het aantal fouten dient gering te zijn, -Het pakket biedt allerlei mogelijkheden zaken conform richtlijnen BPBI en accountants te boeken en te borgen -Na controle/fiattering is een mutatie definitief -Na verantwoording en/of export naar ander systeem is een mutatie definitief -Tegenboeken van de fout en opnieuw opboeken geeft precies aan wat er is gebeurd. -De intrede van Online toepassingen waarbij begeleiders, familie, de cliënt zelf direct inzage hebben in de actuele stand van zaken heeft ons er toe gebracht de mogelijkheden om mutaties te corrigeren m.b.v. een grote GUM niet meer aan te bieden, als software leverancier moeten wij ook de correcte werking van onze applicaties bewaken. Nieuwe manier van corrigeren via Actieve Cliënten Historie Nieuwe knop 'Corrigeer'. Dit scherm is een fraai alternatief voor het Rekening afschrift, opbouw en sortering is vergelijkbaar, voordeel van deze functie t.o.v. het Overzicht je kunt doorklikken naar gerelateerde info en indien gewenst ook corrigeren. Grootboekrekening, omschrijving en schuldnummer kunnen worden gewijzigd. In bepaalde situaties kan ook het cliënt of afdelingsnummer gewijzigd worden. 32 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Controles vooraf: - Boeking is al gecorrigeerd (herkenbaar aan aflettercode) - Boeking is al afgeletterd (bijvoorbeeld bij BOW) - Boeking in 'Dagboek Opdrachten' mag niet worden gewijzigd - Boeking op FINA-rekening (Bank of Kas) mag niet worden gewijzigd Controles op wijziging: - Rekening komt niet voor - Schuld komt niet voor (alleen in te geven bij combinatiecode 'C') - Alleen rekening met zelfde combinatiecode toegestaan - Boeking op Financieel rekening niet toegestaan - Reeds gecorrigeerde mutaties mogen niet nogmaals gecorrigeerd worden Voor elke correctie wordt een nieuwe journaalpost aangemaakt, die direct status ‘verwerkt’ krijgt. De correctie wordt direct doorgeboekt. Indien de boekperiode van de gewijzigde mutatie nog OPEN is wordt de correctie in dezelfde boekperiode met dezelfde boekdatum opgevoerd. De bepaling van wat de gebruiker allemaal mag wijzigen, is geheel anders opgezet, en is nu onder meer afhankelijk van het dagboek waarin de originele boeking is gedaan: Bij dagboek.bankrekening 'A' (Afdelingsbank) mag alleen combinatiecode A=Afdeling of C=Cliënt worden geboekt. Grootboekrekening en subcodes mogen worden gewijzigd. Bij dagboek.bankrekening 'I' (Instantiebank) als bij Afdelingsbank, maar nu mag ook combinatiecode I=Instantie worden geboekt. Bij dagboek.bankrekening 'B' (Bedrijfsbank) mogen de combinatiecodes B, I, A en C worden geboekt. Grootboekrekening en subcodes mogen worden gewijzigd. Bij dagboek.bankrekening 'C' (Clientbank) mag alleen C combinatiecode worden geboekt. De grootboekrekening mag worden gewijzigd, maar de subcode (C=Cliënt) mag niet worden aangepast. Bij CX bankrekeningen mag alleen CX combinatiecode worden geboekt. De grootboekrekening mag worden gewijzigd, maar de beide subcodes (C=Cliënt en X=Bankrekening) mogen niet worden aangepast. Bij 'Dagboek Opdrachten' (ook wel BOW-Dagboek genoemd) mag de eerste subcode (cliënt) niet worden gewijzigd. De tweede subcode (schuld) kan wel worden aangepast. De grootboekrekening mag ook worden gewijzigd, maar moet dezelfde combinatiecode hebben als de oorspronkelijke boeking. Voor alle overige dagboeken geldt: Zowel grootboekrekening als subcodes mogen worden gewijzigd, maar ook hier kan de combinatiecode niet worden gewijzigd. De correctieboeking wordt standaard geboekt in hetzelfde dagboek als het origineel. Als je dat niet wilt, kun je dit aangeven in de nieuwe systeemparameter 'caclt.rledghj' (Dagboek voor Correcties). Wanneer de grootboekrekening wordt gewijzigd, zal telkens opnieuw worden bepaald welke combinatiecode daarbij hoort, en welke subcodes wel of niet zichtbaar moeten worden. Onderhoud Statusomschrijving status LOCK In de functie 'Journaalpost opvragen' (fg.qfgpst) tonen we voortaan de omschrijving van de status. Status LOCK staat hier als een -, Is nu gewijzigd naar 'In gebruik'. 33 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Applicatiebeheer Onderhoud Onderhoud Contactsoorten De functie Onderhoud Soort Contactpersoon is geheel opnieuw opgezet. We hoeven niet meer eerst een tabel te vragen. Er is wel een extra veld gedefinieerd, waarmee moet worden aangegeven met welke soort (Cliënt, Afdeling, Instantie, Bedrijf) de contactsoort gekoppeld mag worden. Dit is nodig om het ‘toekomstige’ nieuwe autorisatiemodel te kunnen implementeren. Vaste rek BOW CX Toekenning van combinatiecode en/of statistiekrekening ging niet altijd goed bij sommige nieuwe vaste rekeningen. Dit is nu aangepast. Wanneer je via de functie ga.p05b de nieuwe GB rekening aanmaakt t.b.v. de BOW CX – overige rekeningen, dan vul je daar de vaste rekening in, deze wordt netjes overgenomen in de vaste rekeningen tabel. 34 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Interface Onderhoud Dubbele Betaalopdrachten uit WKBB uitsluiten Als het referentienummer al bestond werd er wel een melding gegeven, maar werd de regel toch ingelezen. Oplossing: Import betaalopdrachten is aangepast, zodat aangeboden betaalopdrachten met een reeds bekend WebKBB referentie NIET meer overgezet worden, wel nog steeds vermelden op import verslag. Als het referentienummer al bestond werd er wel een melding gegeven, maar werd de regel toch ingelezen. Nu dus niet meer. Procedure indien export bestand corrupt of verloren is: - Herhaal export in het WebKasBankBoek met een ruime datum selectie, - Importeer bestand in CGA - Controleer Uitval op controle import verslag. Conversietabel CGA.rsuba Conversietabel CGA.rsuba ook voor Bomas. De conversietabel CGA.rsuba werd conditioneel (als export naar Exact) aangeroepen, dit hoeft nu niet meer en dus kan hij nu ook bij Bomas gebruikt worden. Er kan in deze functie gekozen worden voor de blauwe parameters Bomas of Exact. De conversie tabel CGA.rsuba blijkt uitsluitend te werken indien gekozen wordt voor de export naar Exact. De klant zou bij de export naar Bomas ook gebruik willen maken van de conversie mogelijkheid. De lay-out bij de keuze Bomas dient verder ongewijzigd te blijven. De conversietabel CGA.rsuba werd conditioneel (als export naar Exact) aangeroepen, dit hoeft nu niet meer en dus kan hij nu ook bij Bomas gebruikt worden. Inlezen WebKBB JP >< Schuld Na het inlezen van de Journaalpost wil het systeem een subcode schuld doorkrijgen omdat het veld Rtype[3] staat op S, terwijl dit een A moet zijn. Vanuit de combinatiecode werd het 2e subcodetype overgenomen, echter deze is sinds de nieuwe schulden opzet altijd op S gezet, maar schulden kunnen niet worden aangeleverd vanuit het WEBKBB. In de importroutine krijgt type S daarom dezelfde afhandeling alsof type 2 leeg is. 35 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Techniek, platform Onderhoud Maak map en submappen De routines voor kopiëren of verplaatsen van fysieke bestanden zijn gewijzigd. Wanneer de doeldirectory voor kopiëren of verplaatsen niet bestond, werd deze eerst aangemaakt. Echter, wanneer de daarboven liggende directory niet bestond, werd die NIET aangemaakt. Dit kon je bijvoorbeeld merken bij de functie ut.pscan (Inlezen Scan Map). Wat nu is aangepast: Alle mappen en submappen die nodig zijn om het bestand te kunnen kopiëren of verplaatsen, worden automatisch aangemaakt. Saldo Formaat te klein Onderhoud Opdracht: Hier wordt banksaldo getoond, kon max 1 miljoen zijn. Bleek te weinig voor 'Bedrijf' en is nu 10 x groter geworden. Zoekwoorden Nieuw veld 'Zoekwoorden' met bijbehorende Word Index toegevoegd aan enkele tabellen: fggnr Rekening fgldg Dagboek fgsbc Subcode ggltr Brief tbacn Bankrekening uafnc Functie DB trigger bij Ontslagprocedure Er zijn allerlei functies waarmee je cliënten kunt ontslaan. Deze functionaliteit is nu verhuisd naar één centrale plek. Daartoe is nu de database trigger aangepast. Wanneer de status wordt gewijzigd naar STOP (Ontslagen) of DEL (Verwijderd) zullen nu altijd de bijbehorende acties worden uitgevoerd vanuit de database trigger. Het gaat daarbij om het verwijderen van betaalregels en nieuwe opdrachten en het stopzetten van lopende opdrachten. Op verschillende plekken in de applicatie werd bij wijziging van de cliëntstatus (caclt.cstat) tevens de status op de bijbehorende subcode aangepast (fgsbc.cstat). Dat is niet meer nodig, omdat ook die synchronisatie door de database trigger wordt verzorgd. Deze wijziging heeft betrekking op o.a. de volgende functies: - ia.clntibs2 Import Cliëntgegevens IBS - ca.pcltstop Cliënt Ontslaan - ca.pcltdel Cliënt Dossier Sluiten - ca.pcltacti Cliënt Reactiveren - ca.mcltacti Cliënt Activeren - ca.pbricdel Op te heffen boedelrekeningen - Interface Aanmaken of wijzigen CACLT via de interface - Online Wijzigen CACLT via Web Portaal Tevens aangepast: In deze routine die betaalopdrachten stopzet bij ontslag is afgelopen winter een aanpassing gedaan, waardoor ook verdelingen (CAAPOX) betreffende de ontslagen cliënt in bedrijfsopdrachten werden verwijderd. Bij de laatste Verdeelregel werd ook de bovenliggende BEDRIJF Opdracht eenvoudig verwijderd. Dit mag natuurlijk nooit en is daarom aangepast. De status wordt nu op 'Vervallen' gezet. 36 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 Bijwerken Woord-Indexen Functie gt.tword (Bijwerken Woord-Indexen) is uitgebreid om ook de nieuwste woord-indexen te kunnen bijwerken. Nu worden de indexen bijgewerkt voor de volgende tabellen: fgldg Dagboek fggnr Rekening cpinv Crediteuren Factuur cpspp Crediteur csinv Debiteuren Factuur cscst Debiteur fgsbc Subcode uafnc Functie utmtx Dossier item carlt Relatie caapo Betaalopdracht caclt Cliënt ggltr Brief tbacn Bankrekening cadbt Schuld 37 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 IBS Online V2 Nieuw Het Online webportaal van Bizon Software, wat ooit zijn oorsprong vond in de vorm van ReportAll, is inmiddels sterk aan het groeien op het gebied van functionaliteit. Momenteel zijn er 3 versies van het zogenoemde webportaal. T.w.: ReportAll, IBS Online én de nieuwste van de drie “IBS Online V2” Portaal 1 en 2 zullen langzaam aan uitgefaseerd gaan worden. De focus op het gebied van ontwikkeling ligt volledig bij IBS Online V2. Klanten die werken met portaal 1 of 2 worden benaderd door de betreffende Bizon consultant om de impact in kaart te brengen en een implementatie plan te schrijven. Wilt u meer weten over het volledig nieuwe IBS Online V2 bekijk dan dit filmpje! BRON: http://www.softwarebewindvoering.nl/ibs-online/ Om een goed beeld te krijgen tussen de verschillen en vooral de nieuwe functionaliteit van IBS Online V2 ziet u op de volgende pagina’s een handige Matrix. 38 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 ReportAll IBS Online Opdrachten Betaalopdrachten invoeren (nieuw, wijzig) Inkomsten invoeren (complete budgetplaatje) Opdrachtenflow: Nieuw, Verzonden, Lopend, Afgehandeld Verkorte opdrachtenflow: Actief, Afgehandeld Bijlage (factuur) uploaden bij betaalopdracht Snelle invoer Leefgeldbetaling Betalen uit reserveringen Relaties beschikbaar (betalen vanuit adresboek) Opdracht historie opvraagbaar Opdrachten verwijderen Opdrachtbevestiging afdrukken Export naar Excel (opdrachten) Gestructureerd betalingskenmerk 16 cijferig acceptgiro kenmerk 140 karakters ongestructureerd betalingskenmerk Initiatief 'u betaalt' ja/nee Digitaal Dossier Documenten raadplegen Taken raadplegen Bijlagen uploaden --> digitaal dossier Taken aanmaken (datum + taakhouder) Memoteksten invoeren Verwijderen dossier items Schulden Inzicht in schulden (live) Bankrekeningen Inzicht in extra bankrekeningen (spaar, leef, PGB, etc.) Contacten/Relaties Inzicht in contactpersonen van de cliënt(en) Inzicht in Relaties Historie Cliëntmutaties bekijken (live) incl. zoekbalk Datumselectie m.b.t. afdrukken afschrift Begroting Inzicht in de begroting 39 IBS Online V2 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 ReportAll IBS Online IBS Online V2 Cliënten Raadplegen cliëntstamgegevens (intake, actief, ontslagen) Cliënten filteren op afdeling Cliënt ontslaan Waarschuwingstekst wijzigen (stamgegevens cliënt) Export naar Excel Pasfoto tonen Afdelingen Inzicht in stamgegevens van de afdelingen Kas Kaslijsten (verdeling over meerdere cliënten) Afdrukken kaslijst Kasafspraken aanmaken (per cliënt) (nieuw, wijzig, verwijder) Autorisatie Autorisatie op groep niveau Autorisatie op menu niveau Autorisatie op functie niveau Synchronisatie autorisatie (Bedrijf - Instantie - Afdeling) Algemeen Wijzigen wachtwoord Uitlog button Help instructiefilm Wachtwoord vergeten (herinneringsmail met nieuw wachtwoord) Wachtwoord vergeten (mail met link t.b.v. wijzigen wachtwoord) Eigen bedrijfslogo op inlogscherm Automatische mail voor nieuwe gebruiker(s) 40 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 ReportAll IBS Online IBS Online V2 ReportAll IBS Online IBS Online V2 Interface Interface 41 Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 09-01-2015 ReportAll IBS Online Interface 42 IBS Online V2

2015

Recommend Documents