OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P018 PROSEDUR PENGINDEKSAN BAHAN
1.0
Halaman: 1/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan langkah-langkah pengindeksan bahanbahan di Perpustakaan Sultan Abdul Samad.
2.0
SKOP Skop prosedur ini adalah 2.1
Pengindeksan bahan AGRIS merangkumi aktiviti pengindeksan bahan bercetak dan bukan bercetak yang berkaitan dengan sains dan teknologi pertanian, termasuk perhutanan, sains peternakan, perikanan, sains makanan dan alam sekitar yang diterbitkan di Malaysia. Bahan yang diindeks meliputi artikel, buku, bab dalam buku, kertas persidangan yang diterima oleh perpustakaan.
2.2
Pengindeksan bahan UPM IR merangkumi aktiviti pengindeksan bahan yang mengandungi maklumat ilmiah, saintifik dan penyelidikan dalam bentuk bercetak atau atas talian (online) yang dihasilkan oleh UPM samada terbitan dalam dan luar negara atau tidak diterbitkan. Bahan yang diindeks meliputi artikel, buku, bab dalam buku, keratan akhbar, kertas persidangan, tesis dan laporan projek (Sarjana dan PhD), laporan tahunan, paten, syarahan inaugural dan berita UPM yang diterima oleh perpustakaan.
2.3
Kaedah perolehan bahan: 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4
3.0
melalui permohonan kepada organisasi / institusi / individu yang telah dikenalpasti. melalui bahan yang telah sedia ada dalam koleksi Perpustakaan Sultan Abdul Samad sumbangan daripada organisasi / institusi / individu. melalui pencarian di internet.
TANGGUNGJAWAB Ketua BKPM, BMAP dan BSTM bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P018 PROSEDUR PENGINDEKSAN BAHAN
4.0
No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
DOKUMEN RUJUKAN Tajuk Dokumen
Kod Dokumen
OPR/PSAS/DR04/PPA
http://www.webopac.upm.edu.my:8000 http://www.sherpa.ac.uk/romeo/
Panduan Pengindeksan AGRIS Dasar Repositori Institusi Universiti Putra Malaysia (UPM IR) AGROVOC Multilingual Agricultural Thesaurus Portal Universiti Putra Malaysia Intellectual Property WebOPAC SHERPA/RoMEO
https://ulrichsweb.serialssolutions.com/
ULRICHS Web
OPR/PSAS/DR08/DIR http://aims.fao.org/website/SearchTerms/sub http://www.upmip.upm.edu.my/
5.0
Halaman: 2/5
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AGRIS AGROVOC BKPM BMAP BPK BSTM BTB KB PenP PSAS PTJ PYB SAP SPSD UPM UPM IR WebOPAC
International Information System for the Agricultural Sciences and Technology Multilingual Thesaurus For Indexing Data In Agricultural Information Systems Bahagian Koleksi Pertanian Malaysia Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan Bahagian Pembangunan Koleksi Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Bahagian Terbitan Bersiri Ketua Bahagian Penolong Pustakawan Perpustakaan Sultan Abdul Samad Pusat Tanggungjawab Pegawai yang Bertanggungjawab Seksyen Arkib dan Pemuliharaan Seksyen Pengurusan Sumber Digital Universiti Putra Malaysia Universiti Putra Malaysia Institutional Repository Katalog Perpustakaan
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P018 PROSEDUR PENGINDEKSAN BAHAN
6.0
Halaman: 3/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab
Carta alir
Perincian
Rekod/ Dokumen Rujukan
6.1 Mula
KB
Pustakawan/ /PenP/PYB
6.2
6.2 Rancang Pengindeksan Bahan
6.3 Laksana Pemilihan, Pemprosesan dan Pengindeksan Bahan
6.3
Merancang pengindeksan bahan (a)
Tetapkan pencapaian bahan yang akan diindeks mengikut piawaian.
(b)
Tetapkan bilangan bahan yang akan diindeks.
Laksana pemilihan, pemprosesan dan pengindeksan bahan (a)
(b)
(c)
KB/Pustakawan
6.4 Laksana Semakan Akhir
KB/Pustakawan
6.4
6.5
Pilih bahan yang sesuai untuk diindeks, rujuk Panduan Pengindeksan AGRIS (OPR/PSAS/DR04/PPA) / Dasar Repositori Institusi Universiti Putra Malaysia (OPR/PSAS/DR08/DIR). Pengindeksan bahan AGRIS (Rujuk: Arahan Kerja Pengindeksan Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK18) – A. Pengindeksan Bahan AGRIS). Pengindeksan Bahan UPM IR (Rujuk: Arahan Kerja Pengindekan Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK18) – B. Pengindeksan Bahan UPM IR).
(a)
Jika ada pembetulan, isi Borang Pembetulan Rekod Pengindeksan (OPR/PSAS/BR08/BPI) dan rujuk arahan kerja yang berkaitan.
(b)
Jika tiada pembetulan, luluskan rekod untuk paparan di portal yang berkenaan.
Sedia / Bentang Laporan (a) (b)
6.6
Dasar Repositori Institusi Universiti Putra Malaysia Borang Pengindeksan AGRIS Borang Pengindeksan UPM IR
Laksana semakan akhir
6.5 Sedia / Bentang Laporan
6.6 Tamat
Panduan Pengindeksan AGRIS
Sedia / bentang laporan kemajuan. Ambil tindakan hasil daripada keputusan mesyuarat.
Tamat
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Borang Pembetulan Rekod Pengindeksan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 4/5
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P018 PROSEDUR PENGINDEKSAN BAHAN 7.0
Bil
No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
REKOD Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1.
Portal AGRIS (http://www.agris.upm.ed u.my:8080/dspace/)
-
BSTM
Pusat Data, BSTM/ Kekal
-
2.
Portal UPM IR (http://www.psasir.upm.e du.my/)
-
BSTM
Pusat Data, BSTM/ Kekal
-
3.
OPR/PSAS/BL08/BPI
PYB
BKPM, BSTM, BMAP
BKPM, SPSD, SAP 1 tahun
Ketua PTJ
PYB
BKPM
BKPM 1 tahun
Ketua PTJ
PYB
BKPM, BSTM, BMAP
BKPM, SPSD, SAP 1 tahun
Ketua PTJ
Log Pembetulan Rekod Pengindeksan · Borang Pembetulan
Rekod Pengindeksan (OPR/PSAS/BR08/BPI) 4.
OPR/PSAS/BL04/PAG Log Pengindeksan AGRIS · Borang Pengindeksan AGRIS (OPR/PSAS/BR04/PAG)
5.
OPR/PSAS/BL08/SIR Log Pengindeksan UPM IR · Borang Pengindeksan UPM IR (OPR/PSAS/BR08/SIR)
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P018 PROSEDUR PENGINDEKSAN BAHAN 8.0
Halaman: 5/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ diluluskan semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
OPR: (PSAS)2/2015
Mesyuarat Pengurusan PSAS ke - 42
Ketua Pustakawan
WP
05/06/2015
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
