Wit-Gele Kruis van vandaag
Katlyn Colman Algemeen directeur 21/09/2015
Inhoud
1. Aanleiding 2. Visie 3. Veranderingstraject 4. Impact 5. Communicatie 6. Uitdagingen voor de toekomst
1. Aanleiding
Van waaruit is de behoefte om te veranderen ontstaan?
1. Aanleiding (2011) • Marktaandeel daalt • Doorverwijzers werken meer en meer samen met zelfstandigen, o.a. omwille van vast vertrouwd gezicht, kortere communicatielijnen • Zorgmedewerkers vinden is geen sinecure • Zorgvraag stijgt • Aantal knelpunten eigen aan een grote organisatie (illusie van controle, geografisch verspreide ‘koninkrijkjes’, trage besluitvorming, ...)
• Overheid is op zoek naar nieuwe organisatievormen om uitdagingen waar de zorg voor staat de baas te kunnen
1. Aanleiding
Rondetafelconferentie: Think!-bijeenkomst 300 aanwezigen (medewerkers, patiënten, mantelzorger, huisartsen, medewerkers uit ziekenhuizen, andere zorgactoren) Uitdagingen thuisverpleging van de toekomst Verwachtingen thuisverpleging van de toekomst
KD
2. Visie
Welke visie, welke doelstellingen stellen we voorop?
2. Visie
Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen wil de referentie zijn in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg
Strategiekaart WGK Oost-Vlaanderen Finaliteit/
Referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg
Klanten
Tevreden doorverwijzers
Geëngageerd partnership met actoren in zorglandschap
Tevreden patiënten
Processen
Garanderen van kwaliteit
Effectief ondersteunen van de teams
Afgestemde en gecoördineerde zorg door vertrouwde wijkteams
Gespecialiseerde complexe zorg
Leren en groei
Open leercultuur
Hoe willen we de finaliteit bereiken? Wat zijn KSF’s?
Vraaggestuurd inspelen op innovatieve en maatschappelijke trends
Aangepaste verantwoordelijkheden en regelruimte
Continuïteit
Financiële gezondheid
Geëngageerde medewerkers
Competente medewerkers
2. Visie: 3 ankerpunten
• Vertrouwd gezicht
• Oog voor alle noden van de patiënt • Lokale samenwerking
2. Visie: verspreiding
Interactief bedrijfstheater
Bierbaksessies in de afdelingen
3. Veranderingstraject
Hoe werd de verandering voorbereid, uitgerold, geëvalueerd, begeleid?
3. Veranderingstraject
Begeleiding (3.5)
Voorbereiding (3.1)
Expeditie
leiderschap
Fase 1 (3.2)
werkgroepen
Fase 2 (3.3)
Uitrol (3.4)
Veranderingsmanagement (3.6)
primair proces
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding WAT? Nieuw organisatiegedrag
HOE? Externe experten op macro-niveau
Mens Geëngageerde en competente medewerkers
Cultuur
Structuur
Systemen
Open leercultuur
Aangepaste verantwoordelijkheden en regelruimte
Tools ter ondersteuning van onze verpleegkundigen en van de zorgkwaliteit
Externe experten op macro-niveau
Leiderschap (coachen, iedereen is verantwoordelijk)
WAAROM?
Visie op zorg (referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg)
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding – leiderschap
Eigenaarschap teams • Lokale teams • Gespecialiseerde teams
Evolutie leiderschap: van hiërarchisch naar gedeeld leiderschap Ondersteunende diensten: coachende mindset
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding – primair proces 1. Zorgaanvraag
2. Intake
3. Zorgplanning
4. Uitvoering van de zorg
5. Evaluatie van de zorg
6.Zorgstop
7. Afstemming 8. Zorgadministratie 9. Kwaliteitsbewaking en - opvolging
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding Huidige organisatiestructuur
3.1 Veranderingstraject: voorbereiding
Schets nieuwe structuur Directie/ management
KADER
TEAMS Ondersteuning / Staf: Werken vraaggestuurd
Teamcoach : Helpt het team zelfsturend te worden Staat naast het team
3.2 Expeditie: fase 1
• Wie? 6 teams • Voorbereiding gestart in 2013; opstart in januari 2014 • Grootte: 8 à 15 collega’s • Meer verantwoordelijkheden: verdelen taken onder elkaar • Lokale samenwerking met o.a. huisarts, ... • Teamcoach, planningsbegeleider
3.2 Expeditie: fase 1 - ontwikkelingssessies
Onderwerpen
• Visie, kader, organogram + rollen rond team • Zelfsturing • Overleggen, vergaderen, feedback geven • Tools: profilering, telefoonnummer, mail, … • Teamindicatoren • Rollen/regeltaken, reflectie-instrumenten • Vaktechnisch: intake, RIZIV, …
3.2 Expeditie: fase 1 - wat hebben we geleerd?
• Focus op zorgproces, de rest komt later • Groeien op aangeven van het team • Vormingssessies bijgeschaafd: – Minder vormingen, meer gespreid – Regionaal en mét teamcoach
• Teamcoaches vroeger opleiden • Systemen vroeger up-to-date stellen • Kader: herwerkt a.d.h.v. de eerste ervaringen
3.3 Expeditie: fase 2 (49 teams)
Criteria voor teamsamenstelling • Teamgrootte en teamsamenstelling • Competenties en ervaring: mix van medewerkers met verschillende talenten en verschillend ervaringsniveau • Persoonsgebonden factoren - vb. verlofspreiding, weekendspreiding, privé-activiteiten
3.3 Expeditie: fase 2 - Opstart gespecialiseerde teams • 3 soorten teams: - 3 teams gespecialiseerd in complexe verpleegtechnische zorg - 1 team met diabeteseducatoren - 1 team met psychiatrische verpleegkundigen
• Opdracht - Werken ziekenhuis-gebonden - Aanspreekpunt voor ziekenhuizen/specialisten - Opstart verzorging patiënten die ontslagen worden uit het ziekenhuis + toewijzing aan een lokaal team - Ondersteunen lokale teams bij complexe verpleegtechnische zorgen
3.3 Expeditie: fase 2 - ondersteuning
Concept ondersteuning en management
Ondersteuning en management -dienstverlenend in onze job te staan -kennis over vak en coaching op te bouwen en te delen -efficiënt en resultaatgericht te werken
Slagkracht van de teams
Tevreden patiënten, mantelzorgers en doorverwijzers
Dé referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg
3.3 Expeditie: fase 2 - ondersteuning
Directieteam: opdracht • Visie ontwikkelen en uitdragen (intern en extern)
• Ontwikkelen en bewaken van kader, met teams in gesprek gaan • Opvolgen van indicatoren en resultaten bespreken met teams • Rol bij aanwerving, ontslag en vorming van teams • Verantwoordelijkheid bij het team laten • Verschillen tussen teams accepteren
3.3 Expeditie: fase 2 - ondersteuning
Teamcoach: opdracht = teams helpen zelfsturend te worden • Geeft advies als het team daarom vraagt • Zorgt ervoor dat team over oplossingen nadenkt • Is bereikbaar als het team hem / haar nodig heeft • Velt geen waardeoordeel over de weg die het team kiest • Wijst het team erop wanneer de visie/kader niet meer gevolgd worden • Nodigt team uit tot geven en ontvangen van feedback
3.3 Expeditie: fase 2 - functioneringscyclus • Focus is ontwikkelingsgericht => Teamcompetentiematrix • Leren samenwerken met elkaar is teamproces waarbij teamcoach ondersteunt; team & teamcoach kunnen voor advies terecht bij ondersteunende diensten • Reflectie is kernwoord => “Zijn we goe bezig?” (instrumenten: teamdashboard, checklist, …) Wat bij ernstige functioneringsproblemen van individuen? Directie (bvb diefstal, veroordeling, medische fout, OGGW, verslavingsproblematiek, overtreding AR / carpolicy).
3.3 Expeditie: fase 2 – Performantie (KPI’s)
Focus op retro-actief & resultaat KPI
Onderliggende rapportering (fin / HR/…indicatoren
)
Focus op bijsturing, proces & resultaat KPI
Jaarrapport management
Balanced Scorecard (maandelijks)
Teamdashboard (maandelijks)
DOEL
VOOR WIE
-
bijsturing op beleidsniveau ondersteunen LT beslissingen verantwoording retro-actief/evaluatie
-
-
reflectie en bijsturing op beleidsniveau ondersteunen KT beslissingen verantwoording geen evaluatie
-
Raad van Bestuur management
-
reflectie en bijsturing op operationeel niveau
-
teamcoach teams
-
verantwoording
-
team(s)
-
-
Raad van Bestuur management
3.4 Uitrol
2016: volledige uitrol van de resterende lokale teams en de ondersteuning
3.6 Veranderingsmanagement
Wat doet verandering met mensen, met teams, … Bloei Onbewust bekwaam Verwarring Groei Onbewust onbekwaam
; Vere nde
Bewust bekwaam
Ontkenning Dal Bewust onbekwaam
3.6 Veranderingsmanagement
4 fasen van zelfsturendheid en leiderschap Zelfsturend vermogen Fase 4 : resultaatgerichtheid/ ondernemerschap Fase 3 : samenwerken Coachend leiderschap
Fase 2 : organiseren Fase1 : vakmanschap
Participatief en coachend leiderschap
Participatief leiderschap
Sturend leiderschap
instrueren
instrueren/coachen
coachen/instrueren
coachen
Tijd
3.6 Veranderingsmanagement
Draagvlak creëren, luisteren, vertrouwen, …
directieteam
vakbond
Raad van Bestuur veranderteams ontwikkeltraject
alle medewerkers
3.5 Veranderingsmanagement: Raad van Bestuur
• Betrokkenheid vanaf het begin van het project: sinds 2011 – Uitwerken en bewaken strategie – Vertrouwen geven aan directieteam/projectteam – Drempelvrees overwinnen
• Stand van zaken over het project: tijdens maandelijkse vergadering (belangrijkste evoluties, feedback aan directie, …) • Goedkeuring Raad van Bestuur nodig bij mijlpalen – Beslissing over traject teamcoach – Beslissing over verloning – Goedkeuring nieuwe structuur/organogram
3.5 Veranderingsmanagement – directieteam
• “Als de locomotief zich losrukt komt de trein niet aan” - op het ritme van de medewerkers werken - visie uitdragen - op 1 lijn staan • Directieteam evolueert mee in de verandering – rol van de algemeen directeur in de verandering – evolutie van directeur naar manager – structuur directieteam: 2 leidinggevende directeuren & 2 directeuren met expertenrol
3.6 Veranderingsmanagement Reflectie rond veranderingen in kleine groepen: 1. Met welk personage in het boek identificeer je jezelf? Met Snuffel, Pieker, Peins of Snel? 2. Wat is voor jou ‘de situatie’? Wat gebeurt er binnen Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen? 3. Wat is jouw taak vandaag in Wit-Gele Kruis OostVlaanderen en hoe belangrijk is zekerheid omtrent je jobinhoud voor jou persoonlijk? 4. Heb jij schrik? Of, ben je niet bang en hoe komt dit dan? Wat van wat je bang maakt is het ergste? Wat zou je doen als je niet bang was? En wat houdt je tegen dat te doen?
5. Hoe kan een collega jou helpen in het veranderingsproces: wie kan je helpen en wat kan hij of zij doen?
3.6 Veranderingsmanagement: veranderteams
Samenstelling • Per functiegroep • Homogene samenstelling Opdracht • Opvolgen van de verandering binnen hun functiegroep • Feedback geven over hoe de verandering wordt onthaald op de werkvloer • Monitoren of gedrag in de gewenste richting evolueert • Input geven over hoe we deze verandering / gedrag kunnen ondersteunen en verankeren • Feedback geven over uitgewerkte concepten aan directieteam
3.6 Veranderingsmanagement: teamcoach
Ontwikkelings- en selectietraject • Vormingssessies (in samenwerking met Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken) • Zelfevaluatie • Beoordeling coachingvaardigheden: input vanuit de verschillende teams & externe metingen • Begeleiding door externe coachen
4. Impact
Hoe wordt de verandering ervaren door patiënten, directie, medewerkers, doorverwijzers, …?
4. Impact
Op patiënten, doorverwijzers, collega’s zorgverleners • Wisseling – vertrouwd gezicht • Kortere communicatielijnen (teamnummer) • Inspraak, stimuleren van zelfzorg • Totaalzorg ervaren Onderzoek in samenwerking met KUL en UGent: maatschappelijke meerwaarde van zelfsturende teams • Bijdragen tot langer thuis wonen van patiënten • Verhoging kwaliteit van leven • Kosten gezondheidszorg voor patiënt en overheid verlagen
4. Impact
Op medewerkers, leidinggevenden, directie, ondersteunende diensten, enz. • Bevlogenheid • Betrokkenheid • Vraaggestuurd werken => Nieuwe instrumenten/bevragingen zoals bevlogenheidsonderzoek worden uitgetest
5. Uitdagingen voor de toekomst
5. Uitdagingen
• Congres 13 November 2015 : boekvoorstelling van het WGK-boek met praktische tips en tricks • te verwachten in 2016: boek betreffende de resultaten van ons wetenschappelijk onderzoek
5. Uitdagingen
• Cultuur verankeren: – gedeeld leiderschap – resultaatgericht werken verankerd krijgen
• Kwaliteitsmanagement • Kennismanagement • IT-Systemen • Begeleiding medewerkers uitrol fase III
Wit-Gele Kruis: is geen tanker, …
Wit-Gele Kruis: … wel een vloot
