2015

OPERATIONEEL KADER Algemene labeliseringsprocedure voor installatie/ontwerpbedrijven van fotovoltaïsche systemen, zonneboilers en warmtepompen door QUEST en CONSTRUCTION QUALITY Document A (versie 6) 15/10/2015

Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be

Document A – CQ-Quest – Versie 6 – 15/10/2015

Woord vooraf Dit document bevat de gemeenschappelijke procedure-elementen voor de labelisering door QUEST & CONSTRUCTION QUALITY van de kwaliteit van ondernemingen die zich bezighouden met de installatie/ontwikkeling van: ¬

thermische zonne-energie: huishoudelijke zonneboilers;

¬

fotovoltaïsche zonne-energie: aan het net gekoppelde PV systemen van max. 10 kVA - nominaal vermogen uitgaand van de invertoren;

¬

warmtepompen: huishoudelijke warmtepompen voor ruimteverwarming.

Voor deze drie technologieën werden respectievelijk de volgende labels voorgesteld: “SOLAR THERMAL”, “SOLAR PV” en “HEAT PUMP”. De labelisering van ondernemingen die hernieuwbare energiesystemen in gebouwen installeren, draagt bij tot een groter vertrouwen van overheden, consumenten, financiers en eindgebruikers in technologieën om hernieuwbare energie op te wekken en bijgevolg tot de marktontwikkeling. QUEST heeft vanaf 2007 met de steun van de bevoegde overheden een neutraal en onafhankelijk kwaliteitssysteem ontwikkeld voor de vrijwillige labelisering van installatie/ontwerpbedrijven van huishoudelijke fotovoltaïsche zonne-energiesystemen, zonneboilers, warmtepompen en ventilatiesystemen met warmteterugwinning. CONSTRUCTION QUALITY werd in 2011 opgericht om de vrijwillige labelisering te organiseren van bouwbedrijven die voldoen aan de juiste bekwaamheids- en kwaliteitscriteria, volgens een coherent, streng, onafhankelijk en onpartijdig referentiekader. De term “Construction Quality Management” concentreert zich op invoering van een kwaliteitsmethode bij het management van ondernemingen, in alle beroepen van de bouwsector. Bovendien wordt de technische kwaliteit van de ondernemingen voor de plaatsing gegarandeerd door het label “Construction Quality Skills”. Er werd een partnership opgezet met QUEST om de bedrijven die gespecialiseerd zijn in de installaties van hernieuwbare energie te labeliseren. BCCA is een certificatie-instelling, gespecialiseerd in de bouwsector, voor bouwproducten en systemen, organisatiesystemen en systemen voor het beheer van personen en processen. BCCA werd door QUEST en CONSTRUCTION QUALITY aangesteld voor het beheren van een procedure voor de toekenning, hernieuwing en opschorting/intrekking van de “SOLAR THERMAL”, “SOLAR PV” en “HEAT PUMP” labels. Indien u de specifieke kwaliteitsreferentiëlen per technologie wil consulteren en/of een aanvraag tot labelisering wenst in te dienen, raden wij u het volgende document aan: Labeliseringsaanvraag voor installatie/ontwerpbedrijven van “technologie” [Doc E] Dit document E bevat de technische inhoud en de kwaliteitsvereisten voor de labelisering van installatie/ontwerpbedrijven van de verschillende hernieuwbare energieproductiesystemen. Document E geeft ook praktische informatie over de labeliseringsaanvraagprocedure alsook het formulier om een kwaliteitslabel van QUEST & CONSTRUCTION QUALITY aan te vragen.

Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen of gekopieerd zonder schriftelijke toestemming van QUEST & CONSTRUCTION QUALITY vzw en de uitdrukkelijke vermelding van de bronnen.



2

Disclaimer ¬

QUEST & CONSTRUCTION QUALITY vertrouwt de kwaliteitslabeliseringsprocedure van de installatie/ontwerpbedrijven die op hun website vermeld worden toe aan BCCA. De toekenning van het kwaliteitslabel betekent enkel dat het betrokken installatie/ ontwerpbedrijf op het ogenblik van de toekenning van de kwaliteitslabelisering in overeenstemming is met de kwaliteitseisen opgenomen in Document E.

¬

De indiening en samenstelling van het labeliseringsaanvraagdossier, de evaluatie ervan en de betaling van de kosten die eruit voortvloeien zijn in geen geval een garantie voor een positieve uitkomst. Een negatieve uitkomst van de labeliseringsaanvraag kan bijgevolg ook geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding of terugbetaling van betaalde procedure- en evaluatiekosten verbonden aan de behandeling van de kandidatuur.

¬

De aanvraag tot kwaliteitslabelisering gebeurt op vrijwillige basis en betekent voor het installatie/ontwerpbedrijf geen vrijstelling van de geldende reglementering voor de betrokken installatie.

¬

Indien de aanvrager van de kwaliteitslabelisering niet akkoord gaat met de resultaten van de labeliseringsprocedure zoals deze uitgevoerd wordt door BCCA, is uitsluitend beroep mogelijk bij de Beroepscommissie (BC) van QUEST & CONSTRUCTION QUALITY, die als enige ter zake bevoegd is. In geen geval kan de aanvrager beroep aantekenen of actie ondernemen tegen de individuele leden van de Technische Commissie (TC) van BCCA.

¬

Indien de houder van de kwaliteitslabelisering zijn verbintenissen niet nakomt, behouden QUEST & CONSTRUCTION QUALITY zich het recht voor om de kwaliteitslabelisering op te schorten of in te trekken tijdens haar geldigheidsperiode, volgens de geldende procedure.

¬

Het toepassingsdomein (“scope”) van de betrokken installatie/ontwerpbedrijven voor een bepaalde technologie wordt behandeld in Document E. Activiteiten die geen deel uitmaken van het toepassingsdomein kunnen ook geen voorwerp uitmaken van een labelisering door QUEST & CONSTRUCTION QUALITY.

¬

Elk document bekomt een versienummer en datum van goedkeuring. Een document is geldig vanaf de beschikbaarheid op de website tot de datum van vervanging door een recentere versie, vermeerderd met 1 maand. Een labeliseringsaanvraagdossier wordt beoordeeld volgens de versie die geldig is op het moment van de bevestiging van ontvankelijkheid door BCCA. Latere evaluaties of behandeling van klachten refereren telkens naar de documenten met geldigheid op datum van de bevestiging van ontvankelijkheid, ook indien er tussentijds recentere versies beschikbaar kwamen.

¬

QUEST en CONSTRUCTION QUALITY behouden zich het recht voor om de huidige regels te wijzigen.

¬

De aansprakelijkheid van QUEST, CONSTRUCTION QUALITY en BCCA is in alle gevallen beperkt tot de vergoeding van de werkelijke schade die het onmiddellijk en rechtstreeks gevolg is van hun opzettelijke of zware fout, dan wel de opzettelijke fout van hun aangestelden of uitvoeringsagenten, en wordt beperkt tot het totaal van de uitbetaling door haar verzekeringsmaatschappij m.b.t. het betrokken schadegeval. QUEST, CONSTRUCTION QUALITY en BCCA kunnen in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor verlies van winst, verlies van zakelijke activiteiten, inkomen, cliënteel (met inbegrip van schade aan de goede naam of het imago) of van verwachte winsten of besparingen, als gevolg van het al dan niet toekennen van de kwaliteitslabelisering of het gebruik dat daarvan



3

gemaakt wordt. QUEST, CONSTRUCTION QUALITY en BCCA zijn niet verantwoordelijk voor de toepasselijke reglementering (met inbegrip van technische normen), door de aanvrager uitgevoerde testen of de inhoud van het aanvraagdossier, en aanvaardt ter zake dan ook geen enkele aansprakelijkheid. ¬

QUEST, CONSTRUCTION QUALITY en BCCA neemt geen enkele verantwoordelijkheid over van de installatie/ontwerpbedrijven voor wat betreft de te leveren garanties. Een controle of een eventuele inspectie door BCCA heeft geen enkele wijziging of overname van de verantwoordelijkheden van het installatie/ontwerpbedrijf of van andere partijen die betrokken zijn bij het geven van garanties ten gevolge. De aflevering van een label door BCCA aan een

installatie/ontwerpbedrijf, bindt BCCA in geen enkel geval ertoe een garantie te geven ten opzichte van de uiteindelijke klant.

Lijst met afkortingen ¬

SDC: Scheme Development Committee

¬

TC: Technische Commissie - CertificatieRaad

¬

CC: ControleCommissie - AdviesRaad

¬

EV: Evaluator

¬

BC: BeroepsCommissie

¬

Document A: Algemene labeliseringsprocedure voor installatie/ontwerpbedrijven

¬

Document E: Labeliseringsaanvraag voor installatie/ontwerpbedrijven

¬

BCCA: Operator aangesteld door QUEST & CONSTRUCTION QUALITY voor het beheren van de procedure voor de toekenning, hernieuwing en opschorting/intrekking van de “SOLAR THERMAL”, “SOLAR PV” en “HEAT PUMP” labels.



4

Inhoudsopgave WOORD VOORAF ............................................................................................................................................. 2 DISCLAIMER ..................................................................................................................................................... 3 LIJST MET AFKORTINGEN ................................................................................................................................. 4 INHOUDSOPGAVE ............................................................................................................................................ 5 1

ALGEMEEN ................................................................................................................................................ 7 1.1 1.2

2

INSTALLATIE/ONTWERPBEDRIJVEN ...................................................................................................................... 7 REGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN DE LOGOS DOOR DE GELABELISEERDE BEDRIJVEN .................................................. 7

ROLVERDELING.......................................................................................................................................... 8

3 SAMENSTELLING, BEVOEGDHEDEN EN AANSTELLING VAN DE COMMISSIES / EXPERTEN DIE QUEST & CONSTRUCTION QUALITY GEMEENSCHAPPELIJK HEBBEN ................................................................................ 9 3.1 SCHEME DEVELOPMENT COMMITTEE.................................................................................................................. 9 3.1.1 Samenstelling .................................................................................................................................... 9 3.1.2 Bevoegdheden ................................................................................................................................... 9 3.1.3 Werking SDC ...................................................................................................................................... 9 3.2 SECTORVERANTWOORDELIJKE ............................................................................................................................ 9 3.2.1 Aanstelling......................................................................................................................................... 9 3.2.2 Bevoegdheden ................................................................................................................................... 9 3.3 TECHNISCHE COMMISSIE /CERTIFICATIERAAD ‘TECHNOLOGIE’ (TC)......................................................................... 10 3.3.1 Samenstelling TC ............................................................................................................................. 10 3.3.2 Bevoegdheden TC ............................................................................................................................ 10 3.3.3 Werking TC ...................................................................................................................................... 10 3.4 CONTROLECOMMISSIE / ADVIESRAAD ‘TECHNOLOGIE’ (CC) .................................................................................. 11 3.4.1 Samenstelling CC ............................................................................................................................. 11 3.4.2 Bevoegdheden CC ............................................................................................................................ 12 3.4.3 Werking CC ...................................................................................................................................... 12 3.5 EVALUATOR (EV) .......................................................................................................................................... 12 3.5.1 Aanstelling EV.................................................................................................................................. 12 3.5.2 Bevoegdheden en profiel van de EV ................................................................................................ 12 3.6 BEROEPSCOMMISSIE (BC) .............................................................................................................................. 13 3.6.1 Samenstelling .................................................................................................................................. 13 3.6.2 Bevoegdheden van de BC ................................................................................................................ 14 3.6.3 Werking BC ...................................................................................................................................... 14 4

REFERENTIËLEN ....................................................................................................................................... 15

5

LABELISERINGSPROCEDURE VOOR EEN INSTALLATIE/ONTWERPBEDRIJF ................................................ 16 5.1 INDIENEN VAN EEN LABELISERINGSAANVRAAG ..................................................................................................... 16 5.2 PROCEDURE OM DE AANVRAAG VAN EEN LABEL TE BEHEREN .................................................................................. 16 5.2.1 Stap 1 .............................................................................................................................................. 17 5.2.2 Stap 2 .............................................................................................................................................. 17 5.3 PROCEDURE VOOR DE ORGANISATIE VAN AUDITS ................................................................................................. 19 5.3.1 Installatieaudits ............................................................................................................................... 19 5.3.2 Bij de eerste aanvraag van een label .............................................................................................. 19 5.3.3 Voor een bedrijf dat al gelabeliseerd is ........................................................................................... 19 5.4 PROCEDURE VOOR HET BEHEER VAN KLACHTEN ................................................................................................... 21 5.4.1 Algemene principes ......................................................................................................................... 21



5

5.4.1.1 Klacht ingediend door een installatie/ontwerpbedrijf ................................................................ 21 5.4.1.2 Klacht ingediend door een klant van een gelabeliseerd bedrijf .................................................. 21 5.4.2 Procedure voor de behandeling van klachten ................................................................................. 22 5.4.2.1 Eerste stap .................................................................................................................................. 22 5.4.2.2 Tweede stap ................................................................................................................................ 23 5.4.2.3 Derde stap ................................................................................................................................... 23 5.4.2.4 Rapportering aan QUEST ............................................................................................................ 23 5.5 GELDIGHEIDSDUUR VAN EEN LABEL ................................................................................................................... 23 5.6 HERNIEUWINGSPROCEDURE VAN EEN LABEL ....................................................................................................... 23 5.7 OPSCHORTING OF INTREKKING VAN EEN LABELISERING.......................................................................................... 24 5.7.1 Op aanvraag van de gelabeliseerde onderneming.......................................................................... 24 5.7.2 Op initiatief van de labeliseringsoperator BCCA ............................................................................. 24 5.8 VERGOEDINGEN EN FACTURATIE....................................................................................................................... 24



6

1

Algemeen

1.1

Installatie/ontwerpbedrijven

Een gelabeliseerd installatie/ontwerpbedrijf voor de genoemde technologie biedt de gebruiker een aantal kwaliteitsgaranties. Een installatie/ontwerpbedrijf moet voor de labelisering zijn competentie aantonen, erkende producten gebruiken en wordt onderworpen aan regelmatige evaluaties. Het installatie/ontwerpbedrijf garandeert dat de geplaatste installaties voldoen aan de technische eisen, opgesteld door QUEST & CONSTRUCTION QUALITY (zie beoordelingsrichtlijnen – document E voor de verschillende technologieën). Met ontwerp wordt bedoeld het vastleggen van de keuze van componenten om te komen tot een installatie met een voorspelbare prestatie, het dimensioneren van de installatie en bepalen van de installatievoorschriften. Onder installatie verstaat men de plaatsing, de verkoop en de dienst na verkoop van een systeem voor de productie van hernieuwbare energie, dat gedekt wordt door dit document.

1.2

Reglement voor het gebruik van de logos door de gelabeliseerde bedrijven

De gecombineerde logo’s: ¬

“QUEST-SOLAR PV” – “CONSTRUCTION QUALITY”,

¬

“QUEST-SOLAR THERMAL” – “CONSTRUCTION QUALITY”,

¬

“QUEST-HEAT PUMP” – “CONSTRUCTION QUALITY”,

zijn eigendom van QUEST en CONSTRUCTION QUALITY. Door het gebruik van deze gecombineerde logo’s informeert de houder zijn cliënteel dat hij het nodige gedaan heeft om de overeenstemming van zijn installaties met de beoordelingscriteria van QUEST en CONSTRUCTION QUALITY te verzekeren. Gebruikers van de gecombineerde logo’s kunnen originele afdrukken van de logo’s verkrijgen. De logo’s kunnen niet vervormd worden. De gecombineerde logo’s mogen aangebracht worden op het briefpapier, op offertes en facturen, in een commerciële publicatie en in andere documenten, dit onder alle mediavormen en op alle types van drager, voor zover deze documenten op een duidelijke wijze verwijzen naar het gelabeliseerde installatiebedrijf. De gecombineerde logo’s dienen begeleid te worden met het identificatienummer (nummer van de kwaliteitsattestering) dat toegekend werd aan de gelabeliseerde onderneming. Elke verwarring met niet-gelabeliseerde systemen voor de productie van hernieuwbare energieën is verboden. De gecombineerde logo’s mogen alleen gebruikt worden in verband met de technologie die de eigenschappen heeft zoals vermeld in het kwaliteitsattest dat het bedrijf gekregen heeft. Wanneer publicaties over verschillende soorten systemen of installaties gaan, dient dit in de tekst duidelijk gemaakt te worden. De logo’s mogen niet worden gebruikt door bedrijven waarvan de procedure voor het toekennen van het label nog niet afgesloten is. Het recht om de gecombineerde logo’s te gebruiken eindigt wanneer een kwaliteitsattest ingetrokken wordt, of wanneer een niet hernieuwd kwaliteitsattest vervalt, in overeenstemming met het huidig document. Het juiste gebruik van de logo’s wordt regelmatig door BCCA, QUEST & CONSTRUCTION QUALITY gecontroleerd.



7

2

Rolverdeling

De organisatie van het gemeenschappelijke labeliseringsschema van QUEST - CONSTRUCTION QUALITY is gebaseerd op een collegiale en complementaire werking en beoogt een volledige uniciteit voor België. Het schema blijft het gemeenschappelijke eigendom van de vzw’s QUEST en CONSTRUCTION QUALITY en wordt door beide Raden van Bestuur goedgekeurd. De taken van de verschillende actoren wordt als volgt bepaald: CQ1

Quest

Fungeert als onthaalsysteem en communiceert met de installatie/ ontwerpbedrijven.

X

X

Levert de labels formeel mede af, na bevestiging door BCCA.

X

X

Publiceert de lijsten van gelabeliseerde bedrijven op zijn website, op basis van de geldige gegevens verstrekt door BCCA.

X

X

Stelt via de lokale kamers de vormingen ter beschikking van de bedrijven.

X

Bepaalt mee de samenstelling van de Adviesraden/Controlecommissies 2.

X

X

Beheert samen met BCCA de beroepsprocedure waarbij i) het installatie/ontwerpbedrijf beroep kan aantekenen indien hij niet akkoord zou zijn met de beslissing over zijn kandidatuur en ii) eindgebruikers/ particulieren klachten kunnen indienen over gelabeliseerde installatie/ontwerpbedrijven.

X

X

Organiseert de opstelling van technische kwaliteitsreferentiëlen en vormingsreferentiëlen in naam van de samenwerking met CONSTRUCTION QUALITY. Staat BCCA bij als labeliseringsoperator door deel te nemen aan de Adviesraden / Controlecommissies en Certificatieraden / Technische Commissies en experten voor deze commissies te leveren.

BCCA

X

X

Is als labeliseringsoperator verantwoordelijk voor de procedurele correctheid van de labels en de labeliseringsbeslissing. Ondertekent mee de certificaten om de neutraliteit te verzekeren.

X

Organiseert de registratie van aanvragen, de audit- en het labeliseringsproces, het beheer van de door CONSTRUCTION QUALITY en QUEST gepubliceerde gegevens en de kwalificatie van alle actoren in het labeliseringsproces.

1 2

X

CQ = Construction Quality Verantwoordelijk voor de beoordeling van de individuele labeliseringsaanvragen (samenstelling: experten uit onafhankelijke kenniscentra)



8

3

Samenstelling, bevoegdheden en aanstelling van de commissies / experten die QUEST & CONSTRUCTION QUALITY gemeenschappelijk hebben

3.1

Scheme Development Committee

Het Scheme Development Committee (SDC) verenigt de vertegenwoordigers van QUEST en Construction Quality, en bepaalt de elementen van de gemeenschappelijke procedure voor de labels die door de twee vzw’s samen beheerd worden en voor alle betrokken technologieën. 3.1.1 Samenstelling De SDC bestaat uit vertegenwoordigers van QUEST en Construction Quality. Ook vertegenwoordigers van de bevoegde overheden en de ontvangende partijen kunnen als toehoorder uitgenodigd worden. 3.1.2

Bevoegdheden

De bevoegdheden van de SDC zijn: ¬ De goedkeuring van de updates van het Document A “Operationeel kader” van QUEST en Construction Quality. ¬ De ontwikkeling van de kwaliteitsvereisten en de bewaking van de eventuele behoefte aan nazicht van de kwaliteitsreferentiëlen voor wat betreft de aspecten die de verschillende betrokken technologieën gemeenschappelijk hebben. ¬ Elke vraag over de ontwikkeling van de labels die door QUEST en Construction Quality samen beheerd worden. 3.1.3

Werking SDC

¬ De vergaderingen worden geleid door de Directeur Generaal van BCCA en de coördinator van QUEST. ¬ De beslissingen worden in onderling akkoord genomen. ¬ Indien het advies van de leden gevraagd wordt buiten de context van de vergaderingen, zal dit advies altijd schriftelijk opgesteld worden (via de post of via e-mail).

3.2

Sectorverantwoordelijke

De taak van de sectorverantwoordelijke bij BCCA bestaat in het beheren, uitvoeren en/of begeleiden van de administratieve behandeling van de labeliseringsaanvraagdossiers. 3.2.1

Aanstelling

Door BCCA, in samenspraak met QUEST. 3.2.2

Bevoegdheden

De bevoegdheden van de sectorverantwoordelijke van BCCA zijn: ¬ Het informeren en begeleiden van kandidaat aanvragers. ¬ Het behandelen van aanvraagdossiers volgens de algemene procedures. ¬ Controle op vormvereisten, toepassingsdomein en bepaalde administratieve eisen. ¬ De overdracht van de aanvraag tot labelisering aan de evaluatoren. ¬ Het voorbereiden van het dossier voor behandeling door de Technische Commissie/Certificatieraad. Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


9

¬ De administratieve afhandeling van de dossiers (facturatie, informatie aan aanvragers, opname in databank website,…). ¬ Het voorbereiden van klachtendossiers.

3.3

Technische Commissie /Certificatieraad ‘technologie’ (TC)

Per betrokken technologie is er een afzonderlijke Technische Commissie / Certificatieraad (TC). 3.3.1

Samenstelling TC

De TC wordt gevormd door vertegenwoordigers van: ¬ onafhankelijke kenniscentra voor de betrokken technologie. ¬ onafhankelijke experten die over een ruime en erkende technische expertise beschikken (voor de betrokken technologie). De TC wordt door labeliseringsoperator, BCCA, samengesteld voor een duurtijd van 2 jaar. Alle leden begrijpen het Nederlands en het Frans en spreken minstens één van beide. Er wordt naar gestreefd dat er voor elke taal voldoende leden zijn die deze perfect beheersen. Personen of organisaties kunnen gelijktijdig in verschillende TC’s voor meerdere technologieën zetelen. De TC ‘warmtepompen’ kadert eveneens binnen een Europese context met de ‘European Heat Pump Association’ (EHPA). De leden van de TC zijn ook de onafhankelijke experts van de Belgische ‘National Quality Label Commission’ die het internationale EHPA kwaliteitslabel toekent aan warmtepompen3. 3.3.2

Bevoegdheden TC

De bevoegdheden van de TC zijn: ¬ Het beoordelen van labeliseringsaanvragen. ¬ Het indienen van een advies over de aanvaarding of weigering van een labeliseringsaanvraag. ¬ Het indienen van een advies over de aanvaarding of weigering van een labeliseringsverlenging. ¬ Het indienen van een advies over het schrappen van een lopende labelisering. ¬ Het opstellen van de voorstellen tot wijziging van de referentiëlen. ¬ Het controleren van het evaluatiewerk van de evaluator. Elk jaar wordt een lid van de TC aangesteld om het verslag (de verslagen) van elke evaluator te controleren (evaluatieverslag(en) in verband met een aanvraagdossier en/of audit/inspectieverslag(en) van een willekeurige installatie). Hij deelt zijn conclusies mee aan de andere leden van de TC door. Wanneer een auditverslag aan de TC wordt voorgelegd wordt een lid van de commissie aangesteld om de inhoud van het auditverslag van de assessor te analyseren. Hij wordt daarvoor vergoed. Hij deelt nadien zijn/haar besluiten met de andere leden van de commissie en hij stelt een advies van de TC voor. Het is BCCA die, als labeliseringsoperator, formeel de beslissing neemt over de aanvaarding of de weigering van een labeliseringsaanvraag of –verlenging, en over het schrappen van een lopend label. BCCA neemt deze beslissing op basis van het advies van de TC. 3.3.3

Werking TC

¬ Tijdens de eerste vergadering die geleid wordt door de coördinator van QUEST wordt een voorzitter en een secretaris aangeduid bij gewone meerderheid van stemmen. Deze mandaten

3

De ‘National Quality Label Commission wordt vervolledigd door leden uit de QUEST Controle Commissie. Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


10

gelden voor een periode van 2 jaar. De sectorverantwoordelijke van BCCA kan als secretaris van de TC worden aangeduid. ¬ De voorzitter roept de commissie samen en stelt de agenda op. ¬ De voorzitter leidt de vergaderingen, handhaaft de orde, verleent het woord, formuleert de punten waarover de commissie een besluit moet nemen en kondigt het resultaat van de bespreking af. ¬ De commissie kan geldig vergaderen en beslissen indien minimaal 75 % van de TC leden aanwezig zijn. Er worden geen volmachten gegeven. Beslissingen worden genomen met een meerderheid van minimaal 60 % van de TC leden.(aanwezig en niet aanwezig). ¬ Indien het advies van leden gevraagd wordt buiten de vergaderingen, bijvoorbeeld voor dossiers waarvoor de aanvraag tot labelisering een hoge of een lage score oplevert, zullen deze steeds schriftelijk worden vastgelegd (per post of per mail). ¬ De voertaal is Frans of Nederlands volgens ieders individuele keuze, het verslag wordt opgesteld in het Nederlands of het Frans (naar keuze van de secretaris). ¬ De commissie kan beroep den op bijkomende deskundigen of bijkomende controles vragen. Opmerking: De sectorverantwoordelijke van BCCA zal, volgens de hiervoor besproken procedure, de beslissingen van BCCA, eventueel aangevuld met opmerkingen, voorwaarden of een verantwoording, overmaken aan de aanvrager en dit in de taal van het aanvraagdossier.

3.4

ControleCommissie / Adviesraad ‘technologie’ (CC)

Per betrokken technologie is er een afzonderlijke controle commissie / adviesraad (CC) 3.4.1

Samenstelling CC

De CC wordt gevormd uit een gelijkwaardig aantal vertegenwoordigers van: ¬ Onafhankelijke kenniscentra voor de betrokken technologie. ¬ Beroepsorganisaties van de installatie/ontwerpbedrijven voor de betrokken technologie. Ook de vertegenwoordigers van de bevoegde autoriteiten en van de ontvangende partijen worden uitgenodigd als toehoorder. De CC wordt aangesteld door QUEST en CONSTRUCTION QUALITY voor een periode van 2 jaar. Voor de CC ‘warmtepompen’ bestaat er een variant op de samenstelling gezien er voor deze technologie een wisselwerking bestaat in een Europese context met de ‘European Heat Pump Association’ (EHPA). In het kader van EHPA bestaat een ‘National Quality Label Commission’ die is samengesteld uit onafhankelijke experts alsook sectorvertegenwoordigers uit de industrie. De controleCommissie ‘warmtepompen’ stemt overeen met de ‘National Quality Label Commission’. In dit licht wordt de ControleCommissie ‘warmtepompen’ gevormd door: ¬ Onafhankelijke kenniscentra voor de betrokken technologie (al dan niet lid van QUEST)4. ¬ Onafhankelijke experts die over een ruime en erkende technische expertise beschikken (voor de betrokken technologie)5. ¬ Sectorvertegenwoordigers uit de warmtepompindustrie. ¬ Vertegenwoordigers (waarnemend) van de verschillende overheden6.

4

Deze onafhankelijke experts maken deel uit van de TC van QUEST.

5

Deze onafhankelijke experts maken deel uit van de TC van QUEST.

6

Zij hebben geen stemrecht. Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


11

De CC wordt steeds bijgewoond door de coördinator van QUEST, die echter geen stemrecht heeft. Alle leden begrijpen het Nederlands en het Frans en spreken minstens één van beide. Er wordt naar gestreefd dat er voor elke taal voldoende leden zijn die deze perfect beheersen. Personen of organisaties kunnen gelijktijdig in verschillende commissies voor meerdere technologieën zetelen. 3.4.2

Bevoegdheden CC

De bevoegdheden zijn: ¬ De goedkeuring van de referentiëlen (Document E). ¬ De verdere ontwikkeling van de kwaliteitseisen op lange termijn en het waken over de eventuele behoefte aan een herziening van de referentiëlen. ¬ De goedkeuring van de criteria waaraan de onafhankelijke evaluatoren moeten voldoen. De waarnemende leden fungeren als contactpunt met als doel de afstemming van het industrieel beleid en het overheidbeleid. 3.4.3

Werking CC

¬ Tijdens de eerste vergadering die geleid wordt door de coördinator van QUEST worden een voorzitter en een secretaris aangeduid bij gewone meerderheid van stemmen. Deze mandaten gelden voor een periode van 2 jaar. ¬ De voorzitter roept de commissie samen en stelt de agenda op. ¬ De voorzitter leidt de vergaderingen, handhaaft de orde, verleent het woord, formuleert de punten waarover de commissie een besluit moet nemen en kondigt de uitslag van de bespreking af. ¬ De commissie kan geldig vergaderen en beslissen indien minimaal 75 % van de CC leden aanwezig zijn. Er worden geen volmachten gegeven. Beslissingen worden genomen met een meerderheid van minimaal 60 % van de CC leden.(aanwezig en niet aanwezig). ¬ Bij advies die aan leden gevraagd worden buiten de vergaderingen om zullen deze steeds schriftelijk worden vastgelegd (per post of per mail). ¬ De commissie vergadert minimaal 1 maal per jaar of zo dikwijls dit vereist is. ¬ De voertalen worden vastgelegd door de Commissie volgens ieders individuele keuze, het verslag wordt opgesteld in één van de vastgelegde voertalen. (naar keuze door de secretaris).

3.5

Evaluator (EV)

Per betrokken technologie wordt er minimaal een evaluator (EV) aangesteld. Het betreft een onafhankelijke expert die over een ruime en erkende technische expertise beschikt (voor de beschouwde technologie). 3.5.1

Aanstelling EV

De evaluator wordt aangesteld door QUEST en BCCA. Evaluatoren kunnen gelijktijdig voor meerdere technologieën aangesteld worden. Een evaluator voor een bepaalde technologie kan niet gelijktijdig deel uitmaken van een ander orgaan van QUEST & CONSTRUCTION QUALITY. 3.5.2

Bevoegdheden en profiel van de EV

Een evaluator: ¬ Beoordeelt het labeliseringsaanvraagdossier in overeenstemming met de referentiëlen. ¬ Formuleert een voorstel tot goedkeuring of afkeuring. ¬ Overhandigt zijn verslag en zijn voorstel voor de beslissing aan de sectorverantwoordelijke van BCCA binnen de afgesproken termijnen. Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


12

¬ Voert controles/audits uit op gerealiseerde installaties of laat deze uitvoeren; hij kan die opdracht aan een controleorganisme, dat aan de norm ISO 17020 voldoet, uitbesteden, op voorwaarde dat dit controleorganisme beschikt over de specifieke expertise ivm de beschouwde technologie. Het profiel van de EV bevat minstens de volgende kennis, bekwaamheden en ervaring: ¬ Voldoende bewezen wetenschappelijke achtergrond op vlak van systemen voor de productie van hernieuwbare energie, die gedekt worden door dit document. ¬ Minstens 1 jaar praktijkervaring in de realisatie en/of de keuring van installaties voor de productie van hernieuwbare energie die gedekt worden door dit document. ¬ Grote affiniteit met kwaliteitscontrole en alle praktische aspecten van een procedure voor kwaliteitscontrole. ¬ Uitvoerige kennis van de voor België van toepassing zijnde normen en reglementen met betrekking tot installaties voor de productie van hernieuwbare energie die gedekt worden door dit document, is een vereiste. ¬ Kennis van de Belgische markt van installatiebedrijven van systemen voor de productie van hernieuwbare energie die gedekt worden door dit document, is een pluspunt. ¬ Kennis van de verschillende onderdelen van een installatie voor de productie van hernieuwbare energie, die gedekt wordt door dit document: 1. de implicaties van technische parameters begrijpen. 2. uitleg kunnen geven over de kwaliteitscriteria voor de onderdelen (bijvoorbeeld met behulp van verwijzingen naar internationale tijdschriften, standaardwerken,…). ¬ Kennis van minstens één simulatiesoftware voor de productie en/of het rendement van een installatie voor de productie van hernieuwbare energie, die gedekt wordt door dit document. ¬ Vermogen hebben om simulaties en analyses van de productie/het rendement van een installatie voor de productie van hernieuwbare energie, die gedekt wordt door dit document, correct te interpreteren en beoordelen. ¬ Analytische en gestructureerde geest in staat tot het schrijven van verslagen van hoge kwaliteit. ¬ Kritische en creatieve ingesteldheid met oog voor efficiëntieverhoging. ¬ Bewezen organisatorische vaardigheden. ¬ Onafhankelijk functioneren. ¬ Goede kennis van gesproken en geschreven Nederland en Frans. Een goede kennis van Engels is een pluspunt. ¬ Rijbewijs categorie B is noodzakelijk voor on-site bezoeken.

3.6

Beroepscommissie (BC)

3.6.1

Samenstelling

De Beroepscommissie (BC) bestaat uit een gelijkwaardig aantal vertegenwoordigers van volgende organisaties: ¬

Onafhankelijke kenniscentra.

¬

Beroepsorganisaties van installatie/ontwerpbedrijven;

De coördinator van QUEST maakt hier ook deel van uit; In de beroepscommissie zetelen geen effectieve leden van één van de volgende organen: ¬ De Technische Commissie (TC); ¬ De ControleCommissie (CC); Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


13

Zetelen ook niet in de BC: ¬ Elk bedrijf of persoon die verbonden is met de indiener van de klacht; ¬ De indiener van de klacht of hij/zij die voorwerp uitmaakt van de klacht zelf. Wanneer een klacht leidt tot een beroep, wordt er een BC samengesteld. De leden worden aangeduid door de labeliseringsoperator BCCA, QUEST en CONSTRUCTION QUALITY. De sectorverantwoordelijke van BCCA en één lid van de CC kunnen aan de vergaderingen deelnemen, maar hebben geen stemrecht en kunnen gevraagd worden de vergadering te verlaten indien de voorzitter dit wenselijk acht. Alle leden begrijpen het Nederlands en het Frans en spreken minstens één van beide. Er wordt naar gestreefd dat er voor elke taal voldoende leden zijn die deze perfect beheersen. 3.6.2

Bevoegdheden van de BC

De bevoegdheden van de Beroepscommissie (BC) zijn: ¬ Het al dan niet ontvankelijk verklaren van een klacht die ingediend werd door een installatie/ontwerpbedrijf of door een klant van een gelabeliseerd installatie/ontwerpbedrijf, wanneer de indiener van de klacht niet tevreden is met de behandeling van zijn klacht door de labeliseringsoperator of met het advies dat de TC of de CC gegeven heeft. 3.6.3

Werking BC

¬ Tijdens de eerste vergadering die geleid wordt door de coördinator van QUEST worden een voorzitter en een secretaris aangeduid bij gewone meerderheid van stemmen. ¬ De voorzitter roept de commissie samen en stelt de agenda op. ¬ De voorzitter leidt de vergaderingen, handhaaft de orde, verleent het woord, formuleert de punten waarover de commissie een besluit moet nemen en kondigt de uitslag van de bespreking af. ¬ De commissie kan geldig vergaderen en beslissen indien minimaal 75 % van de BC leden aanwezig zijn. Er worden geen volmachten gegeven. Beslissingen worden genomen met een meerderheid van minimaal 60 % van de BC leden (aanwezig en niet aanwezig). ¬ Bij adviezen die aan leden gevraagd worden buiten de vergaderingen om zullen deze steeds schriftelijk worden vastgelegd (per post of per mail). ¬ De voertaal is het Frans of het Nederlands volgens ieders individuele keuze, het verslag wordt opgesteld in het Nederlands of het Frans (naar keuze door de secretaris). De BC kan daarvoor volgende daden stellen: ¬ Vragen om de indiener van de klacht te horen. ¬ Vragen om het gelabeliseerde installatie/ontwerpbedrijf te horen. ¬ Aan de TC vragen om het dossier opnieuw te laten evalueren door een evaluator en/of overgaan tot een installatieaudit op het terrein. In dit kader, waakt men erover dat de nieuwe evaluatie uitgevoerd wordt door een andere evaluator dan diegene die het dossier de eerste keer behandeld heeft. ¬ Een uitspraak doen over het al dan niet bevestigen van de beslissing van de TC en/of de CC. De sectorverantwoordelijke van BCCA deelt de gemotiveerde beslissing mee aan het betrokken bedrijf.



14

4

Referentiëlen Per betrokken technologie is er minstens één referentieel waarin de kwaliteitseisen en beoordelingsrichtlijnen staan die gebruikt worden om de labeliseringsaanvragen van de kandidaat-installatie/ontwerpbedrijven te beoordelen. De specifieke referentiëlen per technologie worden bij de volgende documenten gevoegd/erin opgenomen: Document E – Referentieel « technologie » Naast de kwaliteitsvereisten en beoordelingsrichtlijnen bevat dit document ook praktische informatie over de labeliseringsaanvraagprocedure alsook het formulier om een kwaliteitslabel van QUEST & CONSTRUCTION QUALITY aan te vragen.



15

5

Labeliseringsprocedure voor een installatie/ontwerpbedrijf

Een installatie/ontwerpbedrijf, verder aanvrager genoemd, kan bij de labeliseringsoperator, BCCA, een aanvraag indienen tot labelisering als installatie/ontwerpbedrijf voor de betrokken technologie. Indien zijn dossier wordt beoordeeld volgens de eisen uit de beoordelingsrichtlijn, ontvangt hij een label voor de voorziene periode en wordt hij opgenomen in de lijst van gelabelde installatie/ontwerpbedrijven.

5.1

Indienen van een labeliseringsaanvraag

De aanvrager dient voor zijn technologie een labeliseringsaanvraag in bij de labeliseringsoperator, BCCA, met behulp van document E en voegt de nodige bijlagen toe. Document E beschrijft voor elke technologie de minimale inhoud van dit labeliseringsaanvraagdossier. Eén installatie/ontwerpbedrijf kan een aanvraag tot labelisering indienen voor elk van technologieën die door CONSTRUCTION QUALITY & QUEST behandeld worden. Voor elke technologie moet de aanvrager een aparte aanvraag indienen.

5.2

Procedure om de aanvraag van een label te beheren

De procedure tussen de aanvraag en het toekennen/weigeren van een label omvat een aantal tussenstappen die hieronder worden beschreven. De hieronder bepaalde termijnen zijn indicatief. De labeliseringsoperator, BCCA, zal zich inspannen om deze te respecteren.

Labelingsproces – T0 en T1 (samenvatting) T0 ontvangst aanvraagdossier

Actie Operator

T0+10 ontvangstbewijs+factuur

Actie Aanvrager

T1 ontvangst betaling nee

T1+10 Dossier ontvankelijk ?

Lijst ontbrekende elementen

Ontvangst binnen 20 wd ?

ja

Start T2 Slechts één maal ja

nee Dossier niet ontvankelijk terugbetaling 80%



16

5.2.1

Stap 1

Na ontvangst van een labeliseringsaanvraagdossier (tijdstip T1) zal de operator: ¬ Een dossiernummer toekennen. ¬ Binnen de 10 werkdagen het dossier controleren op ontvankelijkheid op basis van de passende checklist: Of de aanvraag betrekking heeft op het opgegeven toepassingsdomein. Of het dossier volledig is. De volledigheid van een dossier betekent dat alle nodige documenten om te starten met de inhoudelijke beoordeling, beschikbaar zijn. Het overzicht van de nodige elementen maakt deel uit van het labeliseringsaanvraagformulier zoals beschreven in document E. ¬ Indien het dossier ontvankelijk wordt verklaard zal de sectorverantwoordelijke van BCCA binnen T1 + 10 werkdagen een ontvankelijkheidsbevestiging en een factuur naar de aanvrager sturen. ¬ Indien het dossier niet ontvankelijk wordt verklaard, zal de sectorverantwoordelijke van BCCA binnen T1+10 werkdagen de aanvrager hierover informeren met melding van de ontbrekende of afwijkende elementen. De aanvrager heeft de mogelijkheid om zijn dossier te corrigeren binnen de 20 werkdagen (T1 + 30). Indien de gegeven correcties volstaan, kan het dossier ontvankelijk worden verklaard (binnen de 10 werkdagen na ontvangst deze correcties) en verloopt de procedure zoals hierboven beschreven. ¬ Dossiers: waarvoor niet wordt gereageerd op de vraag voor correcties binnen de hoger vermelde 20 werkdagen; die na een eerste correctieronde nog steeds onontvankelijk blijken. worden afgesloten en de aanvrager wordt hiervan op de hoogte gesteld. ¬ Voor dossiers die worden afgesloten heeft de aanvrager een periode van 20 werkdagen na de melding van afsluiting om de beslissing aan te vechten via de geëigende kanalen. Bij ontstentenis van een aanvechtprocedure wordt de beslissing als aanvaard aanzien. ¬ Na afloop van de periode waarin de beslissing kan worden aangevochten, kan de aanvrager eventueel een nieuwe aanvraag indienen. 5.2.2

Stap 2

Indien het dossier ontvankelijk is verklaard en de factuur betaald werd, start stap 2 op tijdstip T2. ¬ De sectorverantwoordelijke van BCCA stuurt het dossier naar de evaluator. ¬ De evaluator beoordeelt het dossier op basis van de ingediende documenten (documenten met betrekking tot de onderneming en “As-built” dossier(s)), een bezoek aan de hoofdzetel van de aanvrager en een audit van een installatie die geplaatst werd door de kandidaat-onderneming. Voor de audit van een installatie zal de evaluator zich baseren op de procedure in hoofdstuk 5.3. ¬ Hij plaatst elk dossier in één van de volgende drie categorieën: Aanvragen die een hoge score opleveren (minstens 80%). Aanvragen die een lage score opleveren (minder dan 50%). Aanvragen die een gemiddelde score opleveren (meer dan 50% en minder dan 80%). ¬ Op basis van het evaluatieverslag door de evaluator vervolledigt de sectorverantwoordelijke van BCCA binnen T2 + 20 werkdagen het dossier om dit voor te leggen aan de eerstvolgende TC vergadering van de TC. De sectorverantwoordelijke van BCCA maakt een lijst op van de te behandelen dossiers en bezorgt deze aan de voorzitter van de TC. Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


¬ De TC beoordeelt het dossier, formuleert indien nodig actiepunten voor de kandidaatonderneming, geeft haar advies in het verslag en bezorgt dit verslag aan de sectorverantwoordelijke van BCCA. Voor de dossiers met een lage of een hoge score, geeft de TC haar advies binnen een termijn van 25 werkdagen na T2; het advies van de TC en het evaluatieverslag worden binnen de 30 werkdagen na T2 door de sectorverantwoordelijke van BCCA aan de aanvrager overhandigd (moment T3). Voor de dossiers met een gemiddelde score, geeft de TC haar advies binnen een termijn van 40 werkdagen na T2, eventueel na aan de evaluator opgedragen te hebben om een bijkomende installatieaudit ui te voeren op kosten van de onderneming, indien deze hiermee akkoord gaat; het advies van de TC en het evaluatieverslag worden binnen de 45 werkdagen na T2 door de sectorverantwoordelijke van BCCA aan de aanvrager overhandigd (moment T3). ¬ Bij positieve beoordeling: Overhandigt de sectorverantwoordelijke van BCCA, behalve het advies van de TC en het evaluatieverslag, ook een kwaliteitsattest dat ondertekend is door QUEST, CONSTRUCTION QUALITY en BCCA, en een voorstel voor het tekenen van een overeenkomst met BCCA. De sectorverantwoordelijke van BCCA neemt de aanvrager op in de databank van gelabeliseerde bedrijven. ¬ Bij negatieve beoordeling: De aanvrager heeft een periode van 20 werkdagen na T3 om de beslissing van de labeliseringsoperator BCCA aan te vechten via de geëigende kanalen. Bij ontstentenis van een aanvechtprocedure wordt de beslissing als aanvaard aanzien en kan de aanvrager indien gewenst een nieuwe aanvraag indienen, met nieuwe betaling. ¬ Bij positieve beoordeling met actiepunten, zal de evaluator tijdens de volgende installatieaudit nagaan of de actiepunten verwezenlijkt werden en zal hij in zijn verslag aan de TC aanduiden of de actiepunten correct verwezenlijkt werden door de gelabeliseerde onderneming.

Labelingsproces – T2 Actie Operator

(synthese)

Actie Evaluator

T2 Dossier overhandigd aan Evaluator: initiële audit Score ? T2 + 20 d

Actie Aanvrager

Bevestiging TC

< 50%

T2 + 45 d

T2 + 45 d Positief advies TC?

ja

nee

ja

Bevestiging TC T2 + 30 d

50% << 80%

T2 + 30 d

Aanvechting beslissing binnen T3 + 20d ?

> 80%

Score ?

Score < 50% (bv) ?

Melding weigering en motivatie (T3)

Actie TC

Début T3 Melding toekenning (T3)

Beroeps Commissie



18

5.3

Procedure voor de organisatie van audits

5.3.1 Installatieaudits ¬ Elke beslissing voor de initiële toekenning of de verlenging van een label wordt genomen na de audit van minstens één installatie die geplaatst werd door de kandidaat-onderneming of de gelabeliseerde onderneming. Een of meerdere audit(s) van installaties wordt(en) tijdens de geldigheidsduur van het label uitgevoerd. ¬ De evaluator kiest willekeurig één of meerdere gerealiseerde installaties uit een lijst die ter beschikking gesteld werd door de gelabeliseerde onderneming. ¬ Indien de onderneming, al dan niet opzettelijk, vergeet één of meerdere installaties toe te voegen aan de lijst die opgevraagd wordt door de labeliseringsoperator, en de labeliseringsoperator ontdekt dit (bijvoorbeeld door een klacht van een klant), kan de TC voorstellen om het label van de betrokken onderneming op te schorten of in te trekken. ¬ Bij elke installatieaudit keurt de evaluator de installatie op basis van de checklist in bijlage aan het Document E dat vermeld werd in hoofdstuk 4 van dit document en dat handelt over het Asbuilt dossier van de installatie en de visuele inspectie van de installatie. 5.3.2 Bij de eerste aanvraag van een label ¬ De door de evaluator gekozen installatie dient geplaatst geweest te zijn tijdens een periode van 3 maand die aan de labeliseringsaanvraag voorafgaat. Deze installatie wordt gekozen in de lijst met installaties die geplaatst werden (tijdens een periode van 12 maand die aan de labeliseringsaanvraag voorafgaat). Deze lijst wordt door de kandidaat ter beschikking gesteld bij het indienen van het dossier voor de labeliseringsaanvraag. ¬ De evaluator controleert ook of er voldaan wordt aan de criteria betreffende het installatiebedrijf en dit tijdens een bezoek aan de onderneming (zie checklist in bijlage aan Document E, vermeld in hoofdstuk 4 van dit document). 5.3.3 Voor een bedrijf dat al gelabeliseerd is 5.3.3.1

Voorbereiding van de audit

¬ Het aantal gecontroleerde installaties is afhankelijk van het aantal installatie geplaatst door de onderneming:

Aantal geplaatste installaties (per jaar)

Aantal gecontroleerde installaties (per jaar)

Minder dan 50 Van 50 tot 99 Van 100 tot 149 Van 150 tot 199 Meer dan 199

1 2 3 4 5

¬ T0: Ten laatste 8 maanden na de datum van de initiële toekenning, informeert de sectorverantwoordelijke bij BCCA de betrokken gelabeliseerde ondernemingen via e-mail over het feit dat er één of meerdere audits georganiseerd zullen worden. Hij vraagt aan de onderneming om BCCA (sectorverantwoordelijke en evaluator/auditor) de lijst te sturen met de installaties die gedurende de laatste 12 maanden geplaatst werden, hij dringt aan op de inhoud van het As-built dossier dat voor elke gekozen installatie opgevraagd zal worden, en hij stelt de meest recente versie van de E- en F-Documenten ter beschikking. Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


19

Als een gelabeliseerde onderneming geen lijst doorgeeft binnen een periode van T0 + 15 werkdagen, stuurt de sectorverantwoordelijke bij BCCA onmiddellijk via e-mail een tweede aanvraag aan de onderneming. Als de onderneming geen lijst ter beschikking stelt en de audit/audits niet uitgevoerd kunnen worden tegen de eerste verjaardag van de initiële toekenning, zal de sectorverantwoordelijke bij BCCA aan de TC voorstellen om het label op te schorten of in te trekken als het label al meer dan een jaar geleden initieel toegekend werd. ¬ T1: De evaluator kiest één of meerdere te auditeren installaties op basis van de lijst met installaties die door de gelabeliseerde onderneming geplaatst werden sinds de initiële toekenning van het label. Als het installatiebedrijf over verschillende vestigingen beschikt, kiest de evaluator de te auditeren installaties op een dergelijke manier dat de controles op installaties geplaatst door de verschillende vestigingen in evenwicht zijn. Als de evaluator [x] installaties wil auditeren, zal hij ongeveer [2x] installaties uitkiezen en deze aan het installatiebedrijf meedelen, alsook de dagen waarop hij de audit(s) wenst uit te voeren. In de mate van het mogelijke worden de verschillende installaties van eenzelfde installateur op dezelfde dag geauditeerd. De evaluator herhaalt wat er in het As-built dossier moet staan, dat voor elke gekozen installatie verschaft moet worden. ¬ Het installatiebedrijf maakt een afspraak met de eigenaars van de installaties, in functie van de beschikbaarheid van de eigenaars van de installaties op de dagen die door de evaluator voorgesteld werden. ¬ T1+10: Wanneer alle afspraken met de eigenaars van de installaties vastgelegd zijn, bevestigt het installatiebedrijf via e-mail de data van de audit(s) en de installatieadressen aan de evaluator. Hij stuurt ook de As-built dossiers van de te auditeren installaties via e-mail naar de evaluator. ¬ T1+10+3: de evaluator geeft zijn eventuele opmerkingen door aan het installatiebedrijf, desgevallend met aanduiding van de ontbrekende stukken. ¬ T1+10+3+5: het installatiebedrijf kan het (de) As-built dossier(s) aanvullen/verbeteren. ¬ T2-5: Indien de evaluator de volledige As-built dossiers niet ontvangen heeft 5 werkdagen voor de datum van de audit (T2), kan hij de afspraak annuleren en aan het installatiebedrijf vragen om andere afspraken vast te leggen. Indien de onderneming de As-built dossier niet tijdig ter beschikking stelt en de audit(s) niet uitgevoerd kunnen worden voor de verjaardag van de initiële toekenning, zal de coördinator van QUEST aan de TC voorstellen om het label op te schorten of in te trekken als het label al meer dan een jaar geleden initieel toegekend werd. 5.3.3.2

Verloop van de audit

T2: De audits worden volgens de planning uitgevoerd bij de uitgekozen klanten. 5.3.3.3

Opstellen van het auditverslag

T2+3: Voor elke geauditeerde installatie vult de evaluator de checklist in (bijlage van Document E) en stelt hij een auditverslag op. Elk auditverslag bevat een adviesvoorstel voor de TC. T2+5: De evaluator stuurt het auditverslag naar de sectorverantwoordelijke van BCCA en de sectorverantwoordelijke bij BCCA. 5.3.3.4

Behandeling tijdens de TC

Tijdens de geldigheidsduur van het label worden enkel de volgende dossiers aan de TC voorgelegd: ¬ Auditverslagen waarin de evaluator een score van minder dan 80% of een VETO gegeven heeft; ¬ Auditverslagen waarvoor de evaluator of de coördinator van QUEST een discussie tijdens de TC verzoekt. Voor deze dossiers: T2+10: De sectorverantwoordelijke van BCCA legt het auditverslag van de evaluator voor aan de leden van de TC en aan de coördinator van QUEST. Een lid van de TC stelt zich kandidaat om tegen Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


20

vergoeding het auditverslag inhoudelijk door te nemen, en om een voorstel van beslissing aan de andere leden van de commissie voor te leggen. ¬ T2+25: De TC bevestigt of ze al dan niet akkoord gaan met het auditverslag of ze stellen verbeteringen voor. ¬ De TC kan aan de evaluator vragen om over te gaan tot één of meerdere bijkomende audits van installaties op kosten van de onderneming, indien deze hiermee akkoord gaat. Indien de onderneming dit weigert, kan het label ingetrokken worden. ¬ T2+30: De sectorverantwoordelijke stelt het auditverslag ter beschikking van de onderneming. ¬ Bij negatieve beoordeling heeft de gelabelde onderneming een periode van 20 werkdagen na T2 om de beslissing van de labeliseringsoperator BCCA aan te vechten via de geëigende kanalen. Bij ontstentenis van een aanvechtprocedure wordt de beslissing als aanvaard aanzien en wordt het label ingetrokken. ¬ Bij positieve beoordeling met actiepunten, zal de evaluator tijdens de volgende installatieaudit nagaan of de actiepunten verwezenlijkt werden en zal hij in zijn verslag aan de TC aanduiden of de actiepunten correct verwezenlijkt werden door de gelabelde onderneming. 5.3.3.5

Gecertificeerde installateurs

¬ Wanneer de installateurs door het controleorganisme RESCert als persoon gecertificeerd zullen kunnen worden, zal het systeem voor ¬ De in de referentiëlen (E-Documenten) vermelde conformiteitsverklaringen worden getekend door één door RESCERT als natuurlijke persoon gecertificeerde installateur. 5.3.3.6

Wijzigingen aan de referentiëlen

¬ In het geval van een wijziging aan het betrokken referentieel (Document E vermeld in hoofdstuk 4 van dit document), vraagt de coördinator van QUEST aan de sectorverantwoordelijke van BCCA om elke gelabeliseerde onderneming hiervan op de hoogte te brengen. Elke gelabeliseerde onderneming wordt geacht te beantwoorden aan het nieuwe gewijzigde referentieel bij de volgende hernieuwing van het label en vanaf ten laatste 3 maanden na de officiële kennisgeving door de sectorverantwoordelijke van BCCA, moet ook elke installatie die geplaatst wordt door de gelabeliseerde onderneming, hieraan voldoen. 5.3.3.7

Communicatie met de geauditeerde eigenaars van een installatie

¬ De evaluator deelt de resultaten van de audit niet mee aan de eindgebruiker, noch tijdens noch na de audit. Het installatiebedrijf is echter vrij om de resultaten van de audit aan zijn klant mee te delen.

5.4

Procedure voor het beheer van klachten

5.4.1 Algemene principes 5.4.1.1

Klacht ingediend door een installatie/ontwerpbedrijf

Een onderneming die een labeliseringsaanvraag ingediend heeft, kan een klacht indienen met betrekking tot de behandeling van haar labeliseringsaanvraag. Een onderneming die een label behaald heeft, kan een klacht indienen met betrekking tot de behandeling van haar dossier betreffende de verlenging, hernieuwing of intrekking van haar label. 5.4.1.2

Klacht ingediend door een klant van een gelabeliseerd bedrijf

Een klant van een gelabeliseerd bedrijf kan een klacht indienen als hij van mening is dat zijn installatie of een aspect van zijn relaties met het gelabeliseerd bedrijf niet overeenstemt met de kwaliteitsvereisten of de beoordelingsrichtlijnen van het referentieel dat vermeld is in hoofdstuk 4. Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


21

Als een klacht ontvankelijk verklaard wordt, kunnen bepaalde acties ondernomen worden door de labeliseringsoperator BCCA tegen de betreffende gelabeliseerde onderneming (zie hoofdstuk 3.6.2). Noch de labeliseringsoperator BCCA, noch CONSTRUCTION QUALITY of QUEST nemen de rol van bemiddelaar tussen een gelabeliseerd bedrijf en de klant van een gelabeliseerd bedrijf op zich. Ter herinnering, om een klacht op te kunnen lossen, wordt de klant van een gelabeliseerd bedrijf geacht de volgende acties te ondernemen: ¬ De klacht eerst aan het installatie/ontwerpbedrijf richten, die een interne procedure voor de behandeling van klachten moet toepassen; ¬ In geval van een technisch geschil met het installatie/ontwerpbedrijf, stappen ondernemen bij de Verzoeningscommissie Bouw, die de rol van bemiddelaar zal spelen. Elk gelabeliseerd bedrijf moet de tussenkomst van deze Commissie aanvaarden indien de klant dit vraagt. 5.4.2 Procedure voor de behandeling van klachten 5.4.2.1

Eerste stap

Alle klachten moeten schriftelijk ingediend worden door middel van een brief aan de labeliseringsoperator BCCA, Aarlenstraat 53, 1000 Brussel, met een kopie aan QUEST vzw, p/a Koningsstraat 35, B-1000 Brussel of via e-mail aan [email protected]. De sectorverantwoordelijke van BCCA: ¬ Kent een dossiernummer toe aan elke klacht. ¬ Bevestigt de ontvangst van deze klacht bij de indiener en vermeldt hierbij de datum van ontvangst van de klacht (T0). ¬ Verzamelt de klachten in een overzicht waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen: a.

Klachten met betrekking tot kenmerken die onder de bevoegdheden van QUEST en CONSTRUCTION QUALITY vallen. Dit kunnen klachten zijn van klanten van gelabeliseerde bedrijven of van installatie/ontwerpbedrijven.

b.

Klachten die niet onder de bevoegdheden van QUEST en CONSTRUCTION QUALITY vallen.

De sectorverantwoordelijke van BCCA laat binnen de 20 werkdagen (T0+20) aan de indiener van de klacht weten of zijn klacht al dan niet ontvankelijk is. Indien nodig legt de sectorverantwoordelijke van BCCA aan de indiener van de klacht uit welke actie ondernomen zal worden en binnen welke termijn. Indien de betrokken installatie geplaatst werd voor de labelisering van de onderneming, zal de klacht als niet ontvankelijk beschouwd worden. In het geval van een ontvankelijke klacht van een klant van een gelabeliseerd bedrijf, wordt de klacht in overeenstemming gebracht met één of meerdere specifieke beoordelingscriteria van het referentieel vermeld in hoofdstuk 4. De sectorverantwoordelijke van BCCA geeft systematisch de lijst met klachten door aan de evaluator, alsook het betrokken bedrijf en de beoordelingscriteria waarop de klachten betrekking hebben. De evaluator zal een bijzondere aandacht besteden aan deze beoordelingscriteria wanneer hij zijn volgende installatieaudit zal uitvoeren, zoals bepaald in hoofdstuk 5.3. Indien de installatie, waarvoor een klacht ingediend werd, geplaatst werd na de labelisering van het bedrijf en deze laatste de installatie niet opgenomen heeft in de lijst met geplaatste installaties, vermeld in hoofdstuk 5.3.3, loopt de gelabeliseerde onderneming het risico dat: ¬ er één of meerdere bijkomende audits opgelegd worden, en dit op eigen kosten; ¬ haar label onmiddellijk ingetrokken wordt. In samenspraak met de evaluator, legt de sectorverantwoordelijke van de labeliseringsoperator één van deze acties voor aan de TC. De TC moet haar advies geven binnen termijn van 20 werkdagen (T0+40). Quest vzw/asbl • Quality Centre for Sustainable Energy Technologies • www.QuestForQuality.be Construction Quality vzw/asbl • www.ConstructionQuality.be


22

De sectorverantwoordelijke van BCCA deelt de gemotiveerde beslissing van de labeliseringsoperator mee aan het betrokken bedrijf en dit binnen een termijn van 5 werkdagen (T0+45). Het betrokken bedrijf beschikt over een termijn van 20 werkdagen (T0+65) om de beslissing bij de CC aan te vechten. Bij ontstentenis van beroep kan het betrokken bedrijf definitief geschrapt worden uit de lijst van gelabeliseerde bedrijven. 5.4.2.2

Tweede stap

Indien aan het einde van de procedure beschreven in hoofdstuk 3.6.2.1, het betrokken bedrijf de beslissing van de labeliseringsoperator aanvecht, zal de sectorverantwoordelijke het dossier voorleggen aan de CC (T0). De CC moet haar advies geven binnen termijn van 20 werkdagen (T0+20). De sectorverantwoordelijke van BCCA deelt de gemotiveerde beslissing van de labeliseringsoperator mee aan het betrokken bedrijf en dit binnen een termijn van 5 werkdagen (T0+25). Het betrokken bedrijf beschikt over een termijn van 20 werkdagen (T0+45) om de beslissing bij de BC aan te vechten. Bij ontstentenis van beroep kan het betrokken bedrijf definitief geschrapt worden uit de lijst van gelabeliseerde bedrijven. 5.4.2.3

Derde stap

Indien aan het einde van de procedure beschreven in hoofdstuk 3.6.2.2, het betrokken bedrijf de beslissing van de labeliseringsoperator aanvecht, zal de sectorverantwoordelijke het dossier voorleggen aan de CR (T0). De BC behandelt de klacht volgens de procedure die beschreven staat in hoofdstuk 3.6.3. 5.4.2.4

Rapportering aan QUEST

Elke maand geeft de sectorverantwoordelijke van de labeliseringsoperator aan QUEST een overzicht van de ontvangen klachten, de klachten die ontvankelijk verklaard werden, de voorstellen van de sectorverantwoordelijke voor een beslissing, (indien nodig) de adviezen van de TC, de CC, en de BC en de beslissingen die genomen werden door de labeliseringsoperator.

5.5

Geldigheidsduur van een label

De geldigheidsduur van een label is 5 jaar, behalve als het label stopgezet of ingetrokken wordt, zoals vermeld in hoofdstuk 5.6.

5.6

Hernieuwingsprocedure van een label

Een nieuwe labelisering voor 5 jaar is mogelijk volgens de volgende voorwaarden: ¬ Voor de vervaldatum van het kwaliteitsattest, dat beschreven staat in hoofdstuk 5.2.2, brengt de sectorverantwoordelijke van BCCA de onderneming ervan op de hoogte dat haar label hernieuwd zal worden voor een periode van 5 jaar, op voorwaarde dat de onderneming de factuur voor deze verlenging betaalt en dat de auditprocedure, die voorzien is in hoofdstuk 5.3, tot een positief resultaat heeft geleid. ¬ In geval van hernieuwing wordt er een nieuw kwaliteitsattest afgeleverd. ¬ Bij een hernieuwing worden de beoordelingscriteria met betrekking tot een installatiebedrijf gecontroleerd, alsook de criteria met betrekking tot de geauditeerde installatie(s) (zie checklist in bijlage aan het Document E vermeld in hoofdstuk 4 van dit document).



23

5.7

Opschorting of intrekking van een labelisering

5.7.1

Op aanvraag van de gelabeliseerde onderneming

Door eenvoudig schrijven aan QUEST of CONSTRUCTION QUALITY. De aanvrager zal hierbij alle verwijzingen naar het kwaliteitssysteem van QUEST en CONSTRUCTION QUALITY onmiddellijk stopzetten. 5.7.2

Op initiatief van de labeliseringsoperator BCCA

De labeliseringsoperator BCCA voert steekproefaudits uit, al dan niet op basis van ontvangen klachten (zie hoofdstuk “Behandeling van klachten”), die kunnen leiden tot de opschorting of intrekking van het label, op advies van de TC, indien blijkt dat niet (meer) aan alle voorwaarden van het referentieel is voldaan (Document E vermeld in Hoofdstuk 4 van dit document).

5.8

Vergoedingen en facturatie

De vergoeding verbonden aan een aanvraag is per technologie in documenten E opgenomen. Prijzen worden opgegeven in €, exclusief BTW. Bij het indienen van een labeliseringsaanvraag verstuurt de sectorverantwoordelijke van BCCA een factuur aan de aanvrager als het dossier ontvankelijk is. Een labeliseringsaanvraag wordt pas definitief ontvankelijk na het betalen van deze factuur. Tijdens de geldigheidsduur van het label stuurt de sectorverantwoordelijke van BCCA jaarlijks een factuur aan de onderneming. In het geval van een achterstallige betaling van meer dan één kalendermaand, kan de labeliseringsoperator BCCA beslissen om het label dat aan het betrokken bedrijf toegekend werd, op te schorten.

--------------------------------------------



24

2015

Recommend Documents