PENGURUSAN
Halaman: 1/8 No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
1.0
No. Isu: 02 Tarikh: 12/02/2015
TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara melaksanakan Audit Dalaman bagi memastikan Sistem Pengurusan ISO UPM mematuhi perancangan, keperluan standard dan keperluan pelanggan serta dilaksanakan dan diselenggara dengan berkesan.
2.0
SKOP Prosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan aktiviti susulan Audit.
3.0
TANGGUNGJAWAB Naib Canselor dan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
4.0
DOKUMEN RUJUKAN 4.1 Keperluan Standard MS ISO 14001:2004 4.2 Keperluan Standard MS ISO 9001:2008 4.3 Keperluan Standard ISO/IEC 27001:2013
5.0
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AD Auditi BDR JAD KJAD KKJAD KSK PAD PTJ PT(P/O) TPAD TWP WP
: : : : : : : : : : : : :
Audit Dalaman Pegawai Yang Diaudit Bilik Dokumen dan Rekod Juruaudit Dalaman Ketua Juruaudit Dalaman Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman Ketua Sub Kumpulan Penyelaras Audit Pusat Tanggungjawab Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Timbalan Penyelaras Audit Timbalan Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Halaman: 2/8
PENGURUSAN
No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
6.0
No. Isu: 02 Tarikh: 12/02/2015
PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab
Carta alir
Perincian
Rekod/ Dokumen Rujukan
6.1 Mula NC
PAD
6.2 Lantik JAD
6.3 Rancang AD
6.2
6.3
Lantik JAD (a) Lantik JAD Universiti dan KJAD - JAD telah menjalani kursus AD; KJAD pengalaman bekerja sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan telah lulus kursus Lead Assessor kecuali untuk EMS.
Surat Pelantikan JAD; Sijil kursus Lead Assessor atau AD.
(b)
Surat pelantikan JAD PTJ
Rancang AD (a) Rancang pelaksanaan AD sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan dan dapatkan pengesahan WP. (b)
PAD
KJAD
6.4 Edar
6.5 Buat Persediaan Audit
6.6 Laksana AD
Jadualkan perincian AD dengan menentukan KJAD, KSK dan dapatkan pengesahan WP.
6.4
Keluarkan makluman AD kepada Naib Canselor, Ketua PTJ, WP, TWP, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD PTJ.
6.5
Buat persediaan Audit (a) Adakan perbincangan bersama JAD yang dilantik jika perlu. (b) Rujuk laporan AD dan audit badan persijilan yang telah dibuat sebelum ini dan ambil perhatian terhadap ketakakuran dan peluang penambahbaikan yang dinyatakan dalam laporan tersebut (jika ada).
6.6
Laksana AD (a) Laksana mesyuarat pembukaan. Daftar kehadiran peserta dengan mengisi Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD/ 03).
KJAD/KKJAD/ KSK/JAD
KJAD
Lantik Juruaudit peringkat PTJ dari kalangan staf PTJ yang telah menjalani kursus AD.
PAD
(b)
Buat pindaan kepada jadual audit dalaman di mesyuarat pembukaan dan dalam tempoh audit dengan persetujuan KJAD (jika ada).
KJAD/KKJAD/ KSK/JAD
(c)
Laksana audit di tempat yang ditetapkan dengan mencatatkan penemuan audit dalam Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) dan rekodkan di dalam Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel)
A
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Jadual audit dalaman Surat Makluman AD
Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/ Penutupan Audit Dalaman
Borang Nota Audit Dalaman dan Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel)
Halaman: 3/8
PENGURUSAN
No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
Tanggungjawab
Carta alir (d)
A
PAD
Tarikh: 12/02/2015
Perincian
KJAD
KKJAD
No. Isu: 02
6.7 Sedia Laporan
6.8 Terima dan Edar
Akhiri AD dengan mesyuarat penutupan seperti dalam Jadual Audit Dalaman dan daftar kehadiran peserta yang terlibat dengan mengisi Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03).
6.7
Sedia dan hantarkan Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel) kepada KJAD dalam masa tiga (3) hari bekerja dari tarikh hari terakhir audit.
6.8
Terima dan Edar (a) Terima Laporan AD
PAD
(b) Edar Laporan AD kepada Peneraju Proses/PTJ.
Auditi/TPAD
6.9 6.9 Ada Ketakakuran?
Tidak
Rekod/ Dokumen Rujukan
Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel)
Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel) Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel)
Ada Ketakakuran (a) Jika ya, ikut langkah 6.10. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.15.
Ya Auditi/TPAD
6.10
6.10 Laksana Tindakan
Laksana Tindakan (a) Laksanakan pembetulan (jika berkenaan) (b)
KJAD/KKJAD/ KSK/JAD
6.11 Laksana Susulan Audit
Tidak KJAD/KKJAD/ KSK/JAD
6.12 Memuaskan?
B
6.11
Laksanakan susulan audit berdasarkan syor di dalam Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel)
6.12
Memuaskan? a)
b)
Ya
Laksanakan tindakan berdasarkan Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel) iaitu Tindakan pembetulan dan peluang penambahbaikan dengan merujuk kepada Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan, Tindakan Pencegahan, dan Peluang Penambahbaikan (UPM/PGR/P005).
Jika ya, tutup ketakakuran dan rekodkan hasil audit susulan pada ruangan berkaitan Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel) dan ikut langkah 6.13. Jika tidak, ikut langkah 6.10.
C
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan, Tindakan Pencegahan, dan Peluang Penambahbaikan
Halaman: 4/8
PENGURUSAN
No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
Tanggungjawab
Carta alir
No. Isu: 02 Tarikh: 12/02/2015
Perincian
Rekod/ Dokumen Rujukan
B
PAD
6.13
6.13 Kemaskini Penemuan PAD
(a) Kemaskini semua ketakakuran dan peluang penambahbaikan dalam Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel) dan buat laporan status audit keseluruhan. (b) Papar Laporan Audit Dalam keseluruhan kepada WP, TWP dan Peneraju Proses dalam laman sesawang e-ISO
6.14
6.14 Bentangkan laporan
6.15 Tamat
Bentangkan laporan keseluruhan audit dalaman pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkaitan di PTJ.
C
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Laporan status audit keseluruhan.
Halaman: 5/8
PENGURUSAN
No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
7.0 Bil
1.
No. Isu: 02 Tarikh: 12/02/2015
REKOD Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/100/4/4
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
PT(P/O)
PAD
BDR
Pendaftar
Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Senarai Juruaudit Dalaman UPM Surat Pelantikan PAD, TPAD, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD PTJ Borang Perancangan Audit Dalaman Tahunan (PGR/BR04/AD 01) Surat Makluman Audit Dalaman Borang Jadual Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 02) Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03) Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) Laporan Ketua Juruaudit
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
3 Tahun
Halaman: 6/8
PENGURUSAN
No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
Bil
2.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/EMS/100/4/4
No. Isu: 02 Tarikh: 12/02/2015
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
PT(P/O)
PAD
BDR
Pendaftar
Audit Dalaman EMS MS ISO 14001:2004 Senarai Juruaudit Dalaman UPM Surat Pelantikan PAD, TPAD, KJAD, KKJAD, KSK, JADUniversiti dan JAD PTJ Borang Perancangan Audit Dalaman Tahunan (PGR/BR04/AD 01) Surat Makluman Audit Dalaman Jadual Audit Dalaman Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03) Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) Laporan Ketua Juruaudit
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
3 Tahun
Halaman: 7/8
PENGURUSAN
No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
Bil
3.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/ISMS/100/4/4
No. Isu: 02 Tarikh: 12/02/2015
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
PT(P/O)
PAD
BDR
Pendaftar
Audit Dalaman ISMS ISO/IEC 27001
3 Tahun
Senarai Juruaudit Dalaman UPM Surat Pelantikan PAD, TPAD, KJAD, KKJAD, KSK, JADUniversiti dan JAD PTJ Borang Perancangan Audit Dalaman Tahunan (PGR/BR04/AD 01) Surat Makluman Audit Dalaman Jadual Audit Dalaman Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03) Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) Laporan Ketua Juruaudit 4.
Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman (format excel)
PT(P/O)
PAD
Network Storage BPQ 3 Tahun
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Pendaftar
Halaman: 8/8
PENGURUSAN
No. Semakan: 05
Kod Dokumen: UPM/PGR/P004 PROSEDUR AUDIT DALAMAN ISO
8.0
No. Isu: 02 Tarikh: 12/02/2015
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ diluluskan semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
KBBMPK
WP
03/01/2011
02
01
PGR: 2/2011
Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2
KBJK UPM
WP
25/04/2011
02
02
PGR: 1/2012
Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7
KBJK UPM
WP
30/01/2012
02
03
PGR: 4/2013
MKSP UPM Kali ke – 3
KBJK UPM
WP
09/05/2013
02
04
PGR: 2/2014
Mesyuarat JK ISO UPM Kali Ke-17
Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM
WP
20/02/2014
02
05
PGR: 1/2015
Mesyuarat JKISO UPM Kali ke- 21
KBPQ
WP
12/02/2015
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
