2015

HANDLEIDING DIGITAAL DOORSTROOM DOSSIER 2014 / 2015

Datum:

september 2014

Auteur:

Intergrip

Inhoud 1.

VMBO verstrekt inloggegevens DDD aan de leerling ................................................. 3

2.

Leerling vult Dossier in ......................................................................................... 5 2.1 Activeren .......................................................................................................... 5 2.2 Inloggen en starten DDD .................................................................................... 9 2.3 Afronden en verzenden deel A ........................................................................... 14 2.4 Extra mogelijkheden voor de leerling ................................................................. 16

3.

Mentor vult deel B in .......................................................................................... 18 3.1 Invullen deel B en uitleg functionaliteiten ........................................................... 18 3.2 Afronden en opsturen deel B ............................................................................. 22 3.3 Overzicht alle dossiers ...................................................................................... 23 3.4 Mogelijkheid om eerder deel B te starten ............................................................ 23

4.

Leerling vult akkoordverklaring in ........................................................................ 24 4.1 Extra opties in akkoordverklaring....................................................................... 26

2 Handleiding Digitaal Doorstroomdossier

1. VMBO verstrekt inloggegevens DDD aan de leerling Als decaan of mentor verstrekt u de activatiecode aan uw leerlingen via de portal.


Met deze activatiecode kan de leerling zijn of haar account activeren. Nadat het account van de leerling is geactiveerd, ontvangt de leerling via een e-mail zijn of haar inlogcodes. Met deze inlogcodes kan de leerling inloggen en een of meerdere Doorstroomdossiers aanmaken. De school heeft 4 verschillende mogelijkheden om de activatiecode via Intergrip te verstrekken, te weten:    

Bulkverstrekking per e-mail (alle leerlingen, per leerjaar of per klas) Bulkverstrekking per geprinte brief (alle leerlingen, per leerjaar of per klas) Individueel versturen van een e-mail Individueel verstrekken van een geprinte brief

Wanneer van de leerling geen e-mailadres is doorgeven via het VMBO format, dan heeft u niet de mogelijkheid de activatiecode per e-mail te versturen. U kunt de code dan printen en uitdelen. Mocht een leerling zijn wachtwoord niet meer weten, dan kan de leerling zich opnieuw activeren met zijn of haar activatiecode. De leerling kan op de website ook klikken op de link ‘ik ben mijn wachtwoord vergeten’.


2. Leerling vult Dossier in 2.1 Activeren In de brief of e-mail met de activatiecode vindt de leerling de URL naar het Digitale Doorstroomdossier. Wanneer de leerling deze URL intypt of aanklikt komt hij/zij bij onderstaand inlogscherm:

Aan de linkerkant van de website vult de leerling de activatiecode in (welke in de brief of in e-mail staat die de leerling heeft gekregen) en klikt op ‘activeren’.


In de 2e stap vult de leerling zijn/haar BSN, e-mailadres en een zelf gekozen wachtwoord in.

Dit wachtwoord moet voldoen aan een aantal eisen, namelijk:

We vinden het belangrijk dat de leerling een veilig wachtwoord kiest. Zodra de leerling een wachtwoord invoert welke niet voldoet aan bovenstaande eisen, verschijnt er direct een melding in beeld met de ontbrekende zaken.


Na het registreren ontvangt de leerling een e-mail met inlogcodes. Met deze codes kan de leerling vervolgen inloggen op www.digitaaldoorstroomdossier.nl. (in de rechterkolom)

Bij eventuele problemen neemt de leerling contact op met de school of hij/zij gebruikt onderstaande link om de helpdesk te benaderen.


Een reeds geactiveerde leerling die opnieuw wil inloggen, kan dat doen aan de rechterkant van onderstaande pagina inloggen. (De URL en de inlogcodes heeft de leerling eerder per email ontvangen)


2.2 Inloggen en starten DDD Bij de eerste keer dat een leerling inlogt, krijgt hij of zij onderstaand scherm te zien.

In het startscherm wordt de werkwijze van het Digitaal Doorstroomdossier toegelicht. De leerling klikt op ‘Door naar dossier’ om eerder ingevulde dossiers te bekijken of om een nieuw dossier te starten.


Vervolgens komt de leerling in het overzichtsscherm. In dit scherm kan de leerling zien in welk stadium zijn of haar dossier zit. Dit wordt verderop in deze handleiding verder toegelicht. Voor het starten van een nieuw dossier klikt de leerling op ‘+Nieuw dossier’.


Daarna komt de leerling in het eerste scherm van het Digitale Doorstroomdossier. De persoonlijke gegevens zijn, voor zover bekend, reeds opgenomen in het dossier.


Aan de linkerkant van het scherm kan de leerling de voortgang zien wat betreft het invullen van het dossier. Door een tabblad aan te klikken kan een leerling door de tabbladen heen lopen om de informatie (onafhankelijk van elkaar) in te vullen. Alle ingevulde informatie wordt opgeslagen. De deelpagina’s zijn opgedeeld in Vervolgkeuze en Persoonsgegevens: o o

Vervolgkeuze is variabel en dient bij ieder dossier opnieuw te worden ingevuld. Persoonsgegevens worden na een eerste dossier geprefilled. (Bij een koppeling met DigiD kunnen deze gegevens worden overgenomen)

Alle submenu’s waar een % teken achterstaat moeten voor 100% worden ingevuld.

Onderaan iedere pagina bevinden zich de knoppen vorige en volgende. Deze knoppen kunnen worden gebruikt om door te gaan of terug te gaan naar de pagina. Informatie die is ingevoerd, blijft bewaard wanneer men naar de volgende pagina klikt. Dit geldt ook voor het teruggaan naar een eerder ingevulde pagina.


Naast persoonlijke gegevens vult de leerling ook onderstaande zaken in: -

Vervolgopleiding Voorbereiding keuze Motivatie Familie, wonen en vrije tijd School van herkomst Competenties Stage, werk, cursussen, etc Ondersteuning

Het invoeren van de vervolgkeuze verloopt via een wizard. Als een leerling alle informatie heeft ingevuld, klikt de leerling op ‘Opslaan’.


2.3 Afronden en verzenden deel A Zodra de leerling zijn of haar dossier (deel A) heeft afgerond klikt de leerling rechts bovenaan de pagina op ‘Opsturen naar mentor’.

Daarna geeft de leerling aan naar welke mentor het dossier moet worden verstuurd. De leerling kan alleen kiezen uit de namen en e-mailadressen van decanen/mentoren, die reeds een account in Intergrip hebben en die aan de klas van de leerling zijn gekoppeld. Het is dus van belang dat de school zorgt dat de e-mailadressen van de mentoren kloppen c.q. volledig zijn.

Na het selecteren van de mentor krijgt de leerling een bevestigingsvraag.


Nadat de leerling op de knop ‘dossier opsturen’ heeft geklikt, wordt het ingevulde dossier zichtbaar in het account van de school en ontvangt de betreffende decaan/mentor een email dat er een dossier van een van zijn/ haar leerlingen klaar staat. In de e-mail staat ook de naam van de leerling vermeld. Beste mentor, decaan, loopbaanbegeleider, Er staat weer een dossier voor u klaar, waarvan u deel B moet invullen (naam leerling). http://www.digitaaldoorstroomdossier.nl (U kunt inloggen met uw Intergrip account) Met vriendelijke groet, Digitaal doorstroomdossier- (Onderdeel van Intergrip)

De leerling ziet na het verzenden van het dossier onderstaand scherm:


Wanneer de leerling nu in het overzicht terecht komt, ziet hij/zij dat zijn dossier de status heeft ‘Mentor vult deel B in’. Zo weet de leerling dat het dossier juist is verzonden en dat de mentor deel B kan invullen.

2.4 Extra mogelijkheden voor de leerling Rechts bovenin bevindt zich het contactformulier voor de helpdesk. Wanneer u als mentor of decaan de leerling zelf niet verder kunt helpen, kan de leerling de helpdesk benaderen. Na het klikken op de button ‘Help’ opent er een nieuw scherm.

De leerling kan eerst kijken of zijn of haar vraag bij de ‘veel gestelde vragen’ staat. Als dat niet zo is dan kan de leerling zijn of haar vraag aan de helpdesk sturen.


Onder de button ‘handleiding’ kan de leerling extra informatie vinden over de werkwijze van het Digitaal doorstroomdossier. De leerling heeft de mogelijkheid om zijn of haar dossier te verwijderen (prullenbakicoontje) of terug te zetten naar deel A. Dit kan op de volgende momenten: o o o

Deel A nog niet is afgerond. Deel A is verzonden naar deel B en de mentor is nog niet gestart met invullen. (mentor ontvangt hierover een mail) Het dossier zit in de akkoordverklaring.


3. Mentor vult deel B in 3.1 Invullen deel B en uitleg functionaliteiten Zoals in het vorige hoofdstuk aangegeven, ontvangt de betreffende decaan/mentor een signaalmail nadat deel A door een leerling is ingevuld. De decaan/mentor kan inloggen op de portal met zijn gebruikersnaam en wachtwoord en klikt daarna op de button Digitaal doorstroomdossier. De mentor/decaan ziet (soort gelijk) onderstaand scherm.

Het overzicht geeft inzicht in voor welke leerlingen een dossier klaar staat waarvan Deel B kan worden ingevuld (Ga verder met deel B). In het dashboard wordt alvast informatie gegeven over de school en de opleidingen waar de leerlingen een dossier heeft aangemaakt. Op het dashboard heeft u ook de volgende mogelijkheden:

In het historische overzicht kunt u terugvinden wanneer het dossier is aangemaakt en eventueel voor het laatst is gewijzigd.

Deze button gebruikt u wanneer u een leerlingdossier terug wilt zetten naar deel A. Dat kunt u doen wanneer de leerling nog een aanpassing wil doorvoeren. Het leerlingaccount beschikt zelf ook over de functionaliteit. Wanneer u bent gestart in deel B is het niet mogelijk om een dossier terug te zetten naar deel A. Zodra een dossier akkoord is verklaard door de leerling kunt u zijn of haar dossier ook niet meer terugzetten.

Het is voor de mentor of decaan mogelijk om een dossier te verwijderen. De mentor mag het leerlingdossier verwijderen wanneer deze nog niet is afgerond. De leerling ontvangt een e-mail als de mentor zijn of haar dossier heeft verwijderd.


De mentor klikt op ´ga verder met deel B´ en deel B wordt geopend. De mentor kan nu de verschillende onderdelen van het ‘leerling specifieke deel’ en het ‘dossier specifieke deel’ invullen. De informatie in het leerling specifieke deel blijft bewaard wanneer de mentor voor de tweede keer deel B voor een leerling invult. Per nieuw dossier is het van belang dat het dossier specifieke deel opnieuw wordt ingevuld. Deze informatie zal per ingevoerde vervolgkeuze anders zijn.


Bovenaan de pagina vindt u meer informatie over de vervolgkeuze van de leerling. Hier heeft u tevens de mogelijkheid om deel A van de leerling in te zien (deel A bekijken). Zodra u op deze button klikt, wordt er een PDF geopend met de ingevulde informatie uit deel A. U heeft ook de mogelijkheid om deze PDF op te slaan of te printen.


In deel B heeft u als mentor of decaan de mogelijkheid om aan te geven dat er sprake is van een warme overdracht van een zorgdossier of dat u nader contact wilt hebben over deze leerling. Deze informatie wordt vervolgens ook zichtbaar voor het desbetreffende MBO. Het MBO moet dan wel deelnemen aan het DDD. Of dit zo is kunt u op het dashboard zien.


3.2 Afronden en opsturen deel B Wanneer u deel B helemaal heeft ingevuld (aan de linkerkant ziet u staan 100% ingevuld), kunt u het dossier aan de leerling versturen. Hiervoor klikt u rechts bovenaan de pagina op ‘Opsturen naar leerling’.

Als laatste stap geeft u als mentor akkoord op deel B.

Na dit akkoord ziet u onderstaand scherm:

Aansluitend wordt een signaalmail verstuurd naar de leerling en is het ingevulde deel B zichtbaar voor de leerling. In het dashboard van de mentor is te zien dat de leerling nu de akkoordverklaring kan invullen.


3.3 Overzicht alle dossiers Ten slotte kan de mentor in het dashboard ‘Alle leerlingen’ nagaan wat de voortgang van de dossiers van de leerlingen is. Leerlingen die te lang de status ‘akkoordverklaring invullen’ bij hun naam hebben staan, kunnen worden aangespoord de akkoordverklaring in te vullen. Afgeronde dossiers worden in dit overzicht ook getoond. Deze dossier kunnen eventueel worden geprint en/of worden opgeslagen.

3.4 Mogelijkheid om eerder deel B te starten Onder het menu-item ‘Mijn studenten’ heeft de mentor de mogelijkheid om alvast deel B te beginnen (het leerling specifieke deel) zonder dat de leerling deel A is gestart of heeft afgemaakt. Zo kan de mentor of decaan het invullen van de DDD’s zelf inplannen. Deel B kan niet worden afgerond, voordat de leerling deel A heeft afgerond. Het dossier specifieke deel kan namelijk alleen worden ingevuld, zodra de leerling deel A heeft afgerond.


4. Leerling vult akkoordverklaring in De leerling ontvangt een signaalmail, nadat deel B door de mentor is ingevuld, met het verzoek de akkoordverklaring in te vullen. Beste leerling, Jouw mentor heeft deel B van jouw DDD ingevuld. Doe nu het volgende:  Log weer in op het DDD met je inloggegevens  Bekijk wat de mentor heeft ingevuld.  Laat ook je ouders of verzorgers kijken als je jonger bent dan 18 jaar.  Als jij (en je ouders/verzorgers) jouw DDD goed vinden, stuur je het door naar het In het overzichtsscherm klikt de leerling op ‘ klik hier om de akkoordverklaring in te vullen’ MBO en krijgt aansluitend het scherm op de volgende te zien.  Als je nog iets wilt veranderen in deel A,pagina mag dat. Het DDD gaat dan weer naar je mentor. Doe dit zo snel mogelijk. Digitaal doorstroomdossier – (onderdeel van Intergrip) De leerling logt in met zijn of haar bekende inloggegevens en ziet direct onderstaand (soortgelijk) overzicht. Om de akkoordverklaring in te vullen, klikt de leerling op ‘Start de akkoordverklaring’.


De leerling komt vervolgens uit op de pagina waar hij of zij akkoord kan geven op het ingevulde dossier. Voordat de leerling akkoord gaat, is er uiteraard de mogelijkheid om deel B in te zien. De leerling klikt daarvoor rechts bovenin op ‘Deel B bekijken’. Eventueel kan de leerling ook deel A nog een keer inzien.

Leerlingen die jonger dan 18 jaar zijn, moeten het dossier aan hun ouders/verzorgers/wettelijke vertegenwoordiger laten zien. Ook de ouders/ verzorgers moeten akkoord verklaren dat de gegevens in het dossier naar de vervolgopleiding worden gestuurd. Zodra alle informatie is ingevuld, klikt de leerling rechts bovenin de pagina op ‘Afronden’. De leerling geeft nu definitief akkoord. Het dossier is hierna afgerond en wordt zichtbaar voor het MBO.


4.1 Extra opties in akkoordverklaring Eventueel kan de leerling deel A aanpassen. In onderstaand overzicht klikt de leerling dan op ‘terug naar deel A’.

In dat geval wordt deel A geopend, kan de leerling deel A aanpassen en opnieuw naar de mentor verzonden. Het proces (van deel A, deel B en de akkoordverklaring) herhaalt zich. Als de leerling en/of zijn ouders niet akkoord gaan met de gegevens van de mentor in deel B kan de leerling twee dingen doen: -

De leerling kan contact opnemen met de mentor. De leerling vult de akkoordverklaring in en plaatst een opmerking over deel B.

Ten slotte kan de leerling in zijn overzichtsscherm controleren of zijn dossier is verstuurd en afgehandeld en eventueel zijn of haar dossier printen en of opslaan op een harde schijf of USB stick.


2015

Recommend Documents