2015

PANDUAN HIBAH SISTEM INFORMASI LABORATORIUM DAN PELAKSANAAN TAHUN 2015 No:22.01/IV/LPPT-UGM/2015

Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu Universitas Gadjah Mada April 2015

KATA PENGANTAR

Laboratorium merupakan salah satu unsur pendukung strategis bagi kegiatan akademik di perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen

dalam

melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Agar dukungan laboratorium terhadap kegiatan tridarma tersebut berlangsung efektif, maka laboratorium perguruan tinggi harus dikelola secara profesional dengan mengadopsi sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium modern berbasis Sistem Informasi. Untuk mencapai hal tersebut, laboratorium perlu menerapkan standar sistem manajemen mutu dan sistem manajemen dalam pengelolaannya yang salah satunya adalah pengembangan Sistem Informasi Laboratorium (SILAB). Berdasarkan Peraturan Rektor No.5 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Laboratorium, Sistem Informasi Laboratorium atau SILAB adalah sistem informasi mencakup sumber daya dan kegiatan Laboratorium yang terintegrasi. Dalam rangka tata kelola Laboratorium yang efektif dan efisien, pemutakhiran data dalam SILAB dilakukan oleh setiap Laboratorium yang nantinya akan digunakan universitas sebagai basis data untuk mengevaluasi, mengembangkan dan meningkatkan kinerja laboratorium, serta dalam rangka pemisahan, penggabungan, penutupan dan penggantian nama laboratorium. Mengingat pentingnya pembenahan laboratorium di UGM seperti tertuang dalam Peraturan Rektor No.5 Th. 2015, maka Universitas Gadjah Mada melalui PSDI dan LPPTUGM, telah mengembangkan Sistem Informasi Laboratorium yang terintegrasi laboratorium seluruh UGM, menawarkan Hibah Sistem Informasi Laboratorium (SILAB) kepada laboratorium unit kerja. Diharapkan dengan Hibah ini maka pemutakhiran data dalam SILAB yang dilakukan oleh setiap Laboratorium dapat menuju sistem tata kelola laboratororium yang lebih efektif dan efisien. Atas terbitnya pedoman ini kami menyampaikan ucapan terimakasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada semua anggota tim penyusun dan berbagai pihak yang telah berperan aktif sejak penyusunan draf panduan sampai dengan terbitnya.

Yogyakarta, April 2015 Kepala LPPT-UGM,

Tri Joko Raharjo, S.Si., M.Si., Ph.D

A. PENDAHULUAN Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No.03/Januari/2010 dan Peraturan Bersama Menteri Pendidikan Nasional dan Kepala Badan Kepegawaian Negara No.02 dan No.13/Mei/2010, yang dimaksud dengan LABORATORIUM PENDIDIKAN adalah unit penunjang akademik pada lembaga pendidikan, berupa ruangan tertutup atau terbuka, bersifat permanen atau bergerak, dikelola secara sistematis untuk kegiatan pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam skala terbatas, menggunakan peralatan dan bahan berdasarkan metode keilmuan tertentu, dalam rangka pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan menurut Peraturan Rektor No.5 Th. 2015 tentang Pengelolaan Laboratorium, Laboratorium adalah unit penunjang di bawah unsur pelaksana akademik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Tridharma. Di tingkat perguruan tinggi, laboratorium merupakan salah satu komponen yang sangat penting dalam mewujudkan fungsi tridharma perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen untuk melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan layanan pada masyarakat. Agar dukungan laboratorium terhadap pelaksanaan kegiatan tridarma perguruan tinggi tersebut berlangsung efektif dan efisien, maka laboratorium harus dikelola secara profesional agar mampu mengikuti perkembangan iptek dan perkembangan sistem manajemen pengelolaan laboratorium. Dengan pengelolaan laboratorium yang baik, manajemen Sistem Informasi Laboratorium menjadi penting dalam rangka meningkatkan sistem mutu dan akses laboratorium menuju Good Laboratory Practice berbasis teknologi informasi. Sejalan dengan pencapaian target kinerja seperti yang telah ditetapkan dalam Renstra dan Renop UGM tahun 2012-2017 terutama di bidang penelitian, maka laboratorium di UGM bertugas meningkatkan kinerja penelitian dalam rangka pencapaian target kinerja tersebut salah satunya dengan menyediakan peralatan laboratorium yang lengkap dan memadahi bagi praktikum dan penelitian mahasiswa dan dosen. Disamping itu, sistem informasi berbasis data laboratorium juga menjadi sangat penting mengingat penggunaaan laboratorium untuk praktikum, penelitian dan layanan akan semakin cepat dan efisien. LPPT dan PSDI telah mengembangkan sistem informasi laboratorium (SILAB) secara online, dengan sistem ini sivitas akademika, peneliti dan mahasiswa akan lebih mudah memperoleh informasi atau mengakses mengenai peralatan, kondisi laboratorium, dokumen laboratorium, prosedur dan instruksi kerja yang akan digunakan dalam pelaksanaan pembelajaran, penelitian dan layanan. Oleh karena itu dalam rangka percepatan

pemutakhiran basis data SILAB laboratorim, LPPT menawarkan Hibah Sistem Informasi Laboratorium (SILAB). Diharapkan dengan Hibah ini maka pemutakhiran data dalam SILAB yang dilakukan oleh setiap Laboratorium dapat menuju sistem tata kelola laboratororium yang lebih efektif dan efisien.

B. DASAR PEMIKIRAN Universitas Gadjah Mada melalui Rencana strategis (RENSTRA) 2012-2017 menetapkan strategi umum :

1) Konsolidasi komunitas akademik antarprodi, antarfakultas, dan antarkluster dalam pengembangan keilmuan yang komprehensif yang bermanfaat bagi masyarakat, pemerintah, dan dunia usaha.

2) Penguatan orientasi UGM sebagai solusi permasalahan bangsa dan keberpihakan terhadap kelompok marginal dalam pembangunan.

3) Penguatan sinergi dan integrasi antarunit dan antarfungsi untuk efisiensi dan optimalisasi sumberdaya melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi.

4) Pengembangan jejaring kerjasama untuk memperkuat sumberdaya penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

5) Peningkatan kapasitas, responsivitas, dan akuntabilitas tata kelola penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dalam menjalankan strategi umum tersebut telah disusun sasaran program tahun 20122017 yang memuat lima tujuan. 1) Pendidikan tinggi yang berkualitas dalam rangka menghasilkan lulusan yang unggul dan kompeten. 2) Produk penelitian yang menjadi rujukan nasional yang berwawasan lingkungan, aplikatif, dan responsif terhadap permasalahan masyarakat, bangsa, d 3) Pengabdian kepada masyarakat yang mampu mendorong kemandirian dan kesejahteraan masyarakat secara berkelanjutan. 4) Tatakelola universitas yang berkeadilan, transparan, partisipatif, akuntabel dan terintegrasi antar bidang guna menunjang efektifitas dan efisiensi pemanfaatan sumber daya 5) Kerjasama yang strategis, sinergis, dan berkelanjutan dengan para mitra.

Tujuan kedua dalam RENSTRA UGM 2012-2017 tersebut dijabarkan dalam tiga sasaran yaitu

(1) tersedianya sumber daya yang berkualitas dan memadai dalam

pengembangan penelitian yang mengutamakan kemanfaatan, (2) tercapainya kualitas dan kuantitas hasil penelitian yang relevan dengan arah kebijakan universitas, (3) meningkatnya publikasi dan inkubasi hasil penelitian.Salah satu program yang disusun untuk mencapai sasaran pertama pada tujuan kedua RENSTRA peningkatan kualitas dan kuantitas fasilitas-fasilitas yang dimiliki labororium, stasiun lapangan, kebun penelitian, studio, bengkel dan unit lain. Dalam hal peningkatan kualitas fasilitas laboratorium pada Rencana Operasional/kegiatan (RENOP) yang disusun mencakup ketersediaan tata kelola dan standar layanan fasilitas penelitian dan ketersediaan /update fasilitas (alat) penelitian. Aspek dasar pemikiran peningkatan sistem tata kelola laboratorium mencakup beberapa hal sebagai berikut: 1. Laboratorium merupakan komponen vital dalam pelaksanaan kegiatan bidang Tri Darma Peguruan Tinggi baik dalam bidang pendidikan, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat. a. Sebagai sarana bidang pendidikan diharapkan mampu membantu mahasiswa dalam mengembangkan skill dan memahami konsep-konsep yang dipelajari melalui kegiatan praktikum. Keberadaan laboratorium UGM yang memadai dari segi peralatan dan ruang menentukan kualitas luaran kegiatan pendidikan di UGM. b. Sebagai sarana penelitian yang menghasilkan luaran berupa publikasi ilmiah, paten maupun teknologi yang bermanfaat bagi masyarakat. Kualitas penelitian UGM yang baik yang ditunjukkan dari luaran yang dihasilkan sangat ditentukan oleh kualitas laboratorium di UGM. c. Sebagai sarana pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat melalui layanan pengujian, kalibrasi dan sertifikasi produk. Laboratorium yang handal bisa dijadikan sebagai unit penghasil revenue bagi UGM 2. Pengelolaan laboratorium UGM agar berjalan baik harus dilakukan oleh lembaga tertentu dan didasarkan kepada suatu acuan standard yang diadopsi menjadi suatu aturan di UGM. Pengelolaan tersebut harus mencakup aspek-aspek a. Pengelolaan manajemen kelembagaan b. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) c. Pengelolaan Sarana, Prasarana dan Peralatan

3. Fasilitas laboratorium UGM harus dapat mengikuti perkembangan (state of the art) laboratorium. Peralatan yang tersedia dilaboratorium terutama untuk keperluan penelitian harus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

Pengembangan

laboratorium termasuk peralatan harus didasarkan pada prioritas pengembangan akademik dan riset yang ada di UGM.

C. TUJUAN KEGIATAN 1. Program hibah ini bertujuan memberikan bantuan biaya melengkapi alat laboratorium sederhana dan pemutakhiran sistem informasi laboratorium (SILAB) di Universitas Gadjah Mada dalam rangka implenentasi Peraturan Rektor No.5 Th. 2015. 2. Peningkatan sistem tatakelola dan pemutakhiran data dan dokumen laboratorium menuju ke arah Good Laboratory Practice (GLP). 3. Akses basis data bagi universitas dalam mengembangkan SILAB yang terintegrasi dengan sistem informasi lain di universitas dan dapat diakses oleh pimpinan universitas.

D. LUARAN PROGRAM Luaran program hibah ini adalah peningkatan jumlah laboratorium yang menerapkan sistem SILAB yang updated dan mutakhir. Peningkatan jumlah laboratorium yang menerapkan SILAB ini diharapkan dapat mendukung tercapaianya tujuan Renstra UGM tahun 2012-2017 pada Sasaran 1 Program 2 yaitu peningkatan kualitas dan kuantitas fasilitas-fasilitas yang dimiliki laboratorium, stasiun lapangan, kebun penelitian, studio, bengkel dan unit lain, yang salah satu indikator capainya adalah jumlah laboratorium yang menerapkan SILAB sesuai amanah Peraturan Rektor No.5 Th. 2015 tentang Pengelolaan Laboratorium.

E. PERSYARATAN PENGUSUL Persyaratan yang harus dipenuhi oleh laboratorium unit pengusul adalah: 1. Laboratorium pengusul harus mempunyai SK pengangkatan kepala laboratorium dari pimpinan UGM (Rektor). 2. Laboratorium pengusul bisa merupakan laboratorium dasar, keilmuan atau terpadu dan sudah melakukan inisiasi pengisian SILAB. 3. Laboratorium pengusul harus menyampaikan jadwal kegiatan proses pemutakhiran SILAB (SDM, Peralatan, prosedur, kegiatan, instruksi kerja, training personel dll).

F. PROSES SELEKSI Seleksi laboratorium pengusul yang mengikuti Program Hibah SILAB dilakukan dalam 2 (dua) tahap yaitu desk evaluation (bobot nilai 40%) dan monitoring pengisian SILAB (60%). 1.

Desk evaluation terhadap dokumen yang terdiri dari: evaluasi terhadap usulan dan dokumen pendukung yang disampaikan laboratorium pengusul.

2.

Monitoring pengisian SILAB dengan melihat sistem informasi laboratorium laboratorium pengusul dan kelengkapannya.

G. NILAI HIBAH DAN KOMPONEN BIAYA Untuk periode tahun anggaran 2015, Hibah SILAB akan diberikan kepada 10 laboratorium. Setiap laboratorium penerima Hibah SILAB akan memperoleh Dana Hibah yang jumlah nominalnya sebesar Rp 75.000.000,- (Tujuh puluh lima juta rupiah). Komponen-komponen kegiatan yang dapat dibiayai dengan dana hibah ini antara lain: 1. Pembelian alat laboratorium sederhana (50%) 2. Penyusunan dan dokumen pendukung laboratoium (instruksi kerja alat, peraturan, prosedur laboratorium, sistem K3, log book dll) (15%) 3. Penyempurnaan dokumen data SILAB laboratorium (25%) 4. Pelatihan personil dalam pengelolaan laboratorium (ISO/IEC 17025, sistem tata kelola loratorium dll) (10%) Catatan: Honorarium melekat dalam bentuk kegiatan-kegiatan dalam komponen diatas

H. FORMAT USULAN 1) Proposal usulan Hibah SILAB ditulis dalam kertas ukuran kertas A4 dengan margin 2,5 cm pada semua sisi, menggunakan font Time New Roman ukuran 12, dengan jarak spasi 1,5. 2) Sistematika penulisan proposal disesuaikan dengan contoh dalam lampiran. 3) Proposal dijilid dengan cover berwarna hijau, sebanyak 3 eksemplar dikirimkan/diantarkan ke: Kepala LPPT UGM Jl. Kaliurang Km 4,5 Sekip Utara Yogyakarta 55281 Telp. 0274 548348

I. JADWAL KEGIATAN Pelaksanaan program Hibah Afiliasi Akreditasi Laboratoriumdilakukan mengikuti siklus anggaran UGM. Berikut adalah kalender kegiatan Program Hibah Afiliasi Akreditasi Laboratorium Penerimaan proposal Desk evaluation Pengumuman Pemenang Penandatanganan Kontrak Periode Kontrak Monitoring SILAB Penyerahan laporan kemajuan Batas akhir penyerahan laporan akhir

: : : : : : : :

27 April – 22 Mei 2015 25-29 Mei 2015 1 Juni 2015 3 Juni 2015 3 Juni – 30 Oktober 2015 10-15 Agustus 2015 21 Agustus 2015 30 Oktober 2015

J. VERIFIKASI KEMAJUAN PROGRAM Berikut adalah indikator dan kegiatan yang digunakan untuk memverifikasi kemajuan pelaksanaan Program Hibah SILAB LPPT UGM. 1.

Memverifikasi capaian kegiatan pemutakhiran data SILAB laboratorium yang telah dilaksanakan

2.

Efektivitas kegiatan dan kendala yang dihadapi

3.

Umpan balik dari laboratorium penerima hibah untuk kelangsungan program.

K. PELAPORAN Laboratorium penerima hibah wajib menyampaikan laporan atas kegiatan yang telah dilaksanakannya paling lambat pada 30 Oktober 2015 yang meliputi : 1.

Pertanggungjawaban capaian kegiatan dan penggunaan dana meliputi: a. Pembelian alat-alat sederhana b. Pembuatan dokumen laboratorium (Instruksi kerja, prosedur, sistem K3, peraturan dll) c. Update pemutakhiran data SILAB laboratorium

2.

Identifikasi kendala-kendala yang dihadapi selama melaksanakan kegiatan, dan rencana tindak lanjut penyelesaiaannya.

Lampiran 1, SISTEMATIKA PROPOSAL COVER HALAMAN PENGESAHAN I.

PENDAHULUAN Latar belakang dan Tujuan

II.

ROAD MAP LABORATORIUM Uraian tentang rencana pengembangan laboratorium dihubungkan dengan rencana akreditasi layanan, termasuk kegiatan yang sudah dilakukan dan pengembangan data SILAB yang sudah dilaksanakan.

III.

KEGIATAN DATA SILAB YANG DIAJUKAN

IV.

PERSONIL TEKNIS YANG DISIAPKAN

V.

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

VI. VII.

RENCANA ANGGARAN LAMPIRAN -

SK Kepala Laboratorium

-

CV personil teknisi / PLP laboratorium

-

Informasi kondisi data SILAB laboratorium saat diajukan

-

Justifikasi penggunaan anggaran

Cover (warna hijau)

Proposal HIBAH SISTEM INFORMASI LABORATORIUM (SILAB)

NAMA LABORATORIUM PENGUSUL: .........................................................................................................

Tim Pengusul: 1. ……………………….... (Kepala Laboratorium) 2. ………………………….(Anggota) 3. .........................................(Anggota) dst

LABORATORIUM PENELITIAN DAN PENGUJIAN TERPADU UNIVERSITAS GADJAH MADA April 2015

HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL HIBAH SISTEM INFORMASI LABORATORIUM (SILAB) UNIVERSITAS GADJAH MADA 1. Identitas Laboratorium a. Nama Laboratorium b. Bidang Ilmu c.Unit Kerja d.Surat Keptusan Laboratorium e. Alamat Laboratorium f. No Telp/Faks/email 2. Ketua Kepala Laboratorium a. Nama Lengkap dan Gelar b. Jenis Kelamin c. NIP d. Jabatan Fungsional e. Unit Kerja f. No Telp/Faks/email g.SK pengangkatan kepala laboratorium 3. Jangka Waktu Pelaksanaan 4. Biaya yang diusulkan a. Sumber dari UGM b. Sumber lainnya Total

: : MIPA /Teknik/Agro/Kesehatan/Soshum*) : : : : : : L/P : : : : : : : :: Rp

*) coret yang tidak perlu Yogyakarta, 2015 Ketua Kepala Laboratorium .............................................................

Menyetujui, Dekan Fakultas...................

………………………………….. NIP

…………………………………. NIP Mengetahui, Kepala LPPT UGM

Tri Joko Raharjo, S.Si., M.Si., Ph.D NIP. 1973061219990310