Rapportering over het gebruik van de subsidies voor lokaal waterbeleid 2014/maatregelpakket 13 (versie 23/01/2015) A. Richtlijnen De Vlaamse overheid betaalde in 2014 aan alle Vlaamse gemeenten een subsidie uit voor lokaal waterbeleid van in totaal 10 miljoen €. Dit gebeurde in twee schijven in maart en november. De bedragen per gemeente, alsook een FAQ waarin staat beschreven welke acties subsidieerbaar zijn, zijn terug te vinden op de pagina over BVR lokaal waterbeleid. De gemeente moet over het gebruik van deze subsidie rapporteren via BBC met de gemeentelijke jaarrekeningen, op het niveau van de acties. Voor de rapportering is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen een ‘actie’ zoals bedoeld in dit besluit en een ‘BBC-actie’ zoals deze binnen een actieplan in BBC is opgenomen. Een actie zoals bedoeld in dit besluit kan gelijk zijn aan een BBC-actie, maar dat is niet altijd zo. Ze kan er ook een onderdeel van zijn en/of verspreid zitten over meerdere BBC-acties. Concreet dient de gemeente in het commentaarveld van elk van de gesubsidieerde BBC-actie(s) enkel volgende gestructureerde mededeling op te nemen: -
wanneer de subsidie volledig aan één of meerdere BBC-actie(s) werd besteed, deze BBC-actie(s) volledig subsidieerbaar zijn en duidelijk omschreven: [Subsidie lokaal waterbeleid 2014]
-
in alle overige gevallen: [Subsidie lokaal waterbeleid 2014; onderdeel = … ; uitgave = … ; opm = …] onderdeel = korte beschrijving van het onderdeel van deze BBC-actie dat met de subsidie werd gefinancierd; uitgave = de uitgaven 2014 die met deze subsidie werden gefinancierd. Bedrag voluit, bv 12.345,67€; opm (optioneel) = bijkomende informatie ter verduidelijking van waar de subsidie precies voor werd gebruikt, voor zover dit niet duidelijk is o.b.v. de uitgebreide beschrijving en/of commentaar bij deze actie.
Voor de verwerking van de rapportering is het belangrijk dat dit formaat correct wordt gevolgd: starten met “[“ en stoppen met “]“ de velden scheiden met “ ; “ de volgorde van de velden respecteren. Wordt de subsidie gebruikt voor uitgaven die niet vallen binnen een BBC-actie (bv lopend beleid), dan maakt de gemeente best een nieuwe actie aan. Als dit niet wenselijk is maar de uitgave wel binnen een actieplan of beleidsdoelstelling valt, dan plaatst de gemeente de mededeling in het commentaarveld van het betreffende actieplan of beleidsdoelstelling. Als ook dat niet mogelijk is, bezorgt de gemeente aan CAPLO een verklaring, ondertekend door de burgemeester of door haar/hem gedelegeerde, over de uitgaven waaraan de subsidie werd besteed. Daarin moet duidelijk zijn opgenomen: - het bedrag van de uitgave waaraan de subsidie is besteed; - een bondige omschrijving. De gemeente dient hierbij géén bewijsstukken aan te leveren, maar houdt deze wel ter beschikking. Bij twijfel over de formulering kan de gemeente de bepaling(en) altijd voorleggen aan
[email protected]. De evaluatie gebeurt nadat de definitieve jaarrekeningen zijn overgemaakt aan de Vlaamse overheid (eind juli 2015). Waar deze niet de nodige informatie bevat, zal in het najaar 2015 individueel bijkomende informatie worden opgevraagd. Vervolgens wordt de gemeente op de hoogte gebracht van de beslissing. Als de bijkomende informatie niet voldoet of niet wordt aangeleverd, zal de subsidie worden teruggevorderd (cf. artikel 7 en 8 van het besluit). RICHTLIJNEN BVR LOKAAL WATERBELEID 2014
Pagina 1 van 4 Versie 23/01/2014
B. Voorbeelden (uitgaande van 20.000€ subsidie) 1. Subsidie werd besteed aan één of meer volledig subsidieerbare, duidelijk omschreven BBC-actie(s) één BBC-actie: Korte beschrijving BBC-actie Subsidie afkoppeling regenwater
Uitgaven 2014 30.000
Mededeling op te nemen in commentaarveld BBC-actie [Subsidie lokaal waterbeleid 2014]
15.000 5.000
[Subsidie lokaal waterbeleid 2014] [Subsidie lokaal waterbeleid 2014]
75.000
[Subsidie lokaal waterbeleid 2014]
meerdere BBC-acties: Subsidie afkoppeling regenwater Subsidie infiltratievoorzieningen uitbesteed 1: Bijdrage aan Infrax voor het ruimen van grachten
onderdeel van een volledig subsidieerbare, duidelijk omschreven BBC-actie 2: Subsidiereglementen water (groendaken, HWP, IBA,…)
50.000
[Subsidie lokaal waterbeleid 2014]
2. Subsidie werd besteed aan 1 of meer onderdelen van niet volledig subsidieerbare BBC-actie(s) één BBC-actie: Subsidiereglementen burgers
60.000
[Subsidie lokaal waterbeleid 2014 ; onderdeel = subs groendaken ; uitgave = 25.000€]
Nieuw zwembad
1.250.000
[Subsidie lokaal waterbeleid 2014 ; onderdeel = groendak ; uitgave = 45.000€] [Subsidie lokaal waterbeleid 2014 ; onderdeel = waterdoorlatende tegels parking ; uitgave = 5.000€]
Uitbetalen lonen en vergoedingen
40.000.000
Aankopen materiaal voor uitvoering werken
125.000
[Subsidie lokaal waterbeleid 2014 ; onderdeel = heraanleg Blauwe Beek ; uitgave = 7.500€ ; opm = graafwerken] [Subsidie lokaal waterbeleid 2014 ; onderdeel = heraanleg Blauwe Beek ; uitgave = 25.000€ ; opm = oeverversteviging]
meerdere BBC-acties:
uitvoering loopt tot 31 maart 2015 3: Nieuw zwembad
1
1.250.000
[Subsidie lokaal waterbeleid 2014 ; onderdeel = groendak ; uitgave = 15.000€; opm = 5.000€ uitgaven in 2015]
De actie mag uitbesteed zijn aan bijvoorbeeld een intercommunale of vzw. (Ook) in dat geval noteert de gemeente de mededeling in het commentaarveld van de BBC-actie waar die uitbesteding toe behoort. Die BBC-actie kan gaan over een overeenkomst die ruimer gaat dan enkel het gesubsidieerde project; 2 Zolang de volledige BBC-actie in aanmerking komt voor subsidie is er geen verdere verduidelijking nodig, ook niet indien met de subsidie maar één of meerdere van de onderdelen (bv. enkel het groendaken-reglement met een uitgave van 25.000€) van de BBC-actie worden gefinancierd. 3 De uitvoering van een actie mag uitlopen tot 31/3/2015. De uitgaven van die laatste maanden zullen echter niet voorkomen in de Jaarrekening 2014. Gelieve in dergelijk geval deze uitgaven voor 2015 apart te noteren in het opmerkingen-veld van de mededeling: “[… ; … ; … ; opm = … € uitgaven in 2015]”…. Pagina 2 van 4 RICHTLIJNEN BVR LOKAAL WATERBELEID 2014 Versie 23/01/2014
C. Toepassingen ICT-leveranciers De plaats van het BBC-actie-‘commentaar’-veld waar u de gestructureerde mededeling in moet voeren, varieert van toepassing tot toepassing. Hieronder vindt u een schermafdruk met de plaats van dit veld, voor zover we hierover informatie hebben bekomen van de ICT-leveranciers: 1. Cevi/Logins - NH BBC toepassing: scherm ‘Acties’ – veld ‘commentaar’
N.B. Van de ‘commentaar’ worden enkel de eerste 3800 posities doorgestuurd met de digitale rapportering. Wanneer men een groot commentaarblok heeft, is het dus aangewezen om de gestructureerde mededeling bovenaan te zetten. 2. CIPAL - Mercurius suite: scherm ‘Detail actie’ – veld ‘Toelichting VBP’
RICHTLIJNEN BVR LOKAAL WATERBELEID 2014
Pagina 3 van 4 Versie 23/01/2014
3. Remmicom
4. Schaubroeck: 'Actie scherm' - tabblad 'BBC-DR commentaar'
D. Richtlijnen – historiek - 24/12/2014: originele versie - 23/01/2015: toevoeging (p.1) paragraaf ‘uitgaven die niet vallen binnen een BBC-actie’bij A. Richtlijnen en (p.3-4) schermafdrukken ICTleveranciers bij C. Toepassingen ICT-leveranciers.
RICHTLIJNEN BVR LOKAAL WATERBELEID 2014
Pagina 4 van 4 Versie 23/01/2014
