12/2/2015
Proses Bisnis dan Informasi
Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)
1
Topik bahasan Membangun kasus bisnis 2. Proses pengembangan sistem 3. Pengembangan Sistem Informasi 4. Alternatif pengadaan sistem 1.
2
1
12/2/2015
3
Tujuan kasus bisnis Membangun argumen dan bukti yang kuat dan terintegrasi Membuktikan bahwa sistem informasi memberi nilai tambah pada organisasi Memeriksa sistem yang tidak memberi tambahan nilai Mengusulkan sistem dan menentukan apakah sistem baru akan dijalankan atau tidak Sistem yang sudah ada akan terus dibiayai perusahaan atau tidak 4
2
12/2/2015
Pertentangan produktivitas Produktifitas SI sulit untuk diperlihatkan karena faktor: 1. Pengukuran 2. Jeda waktu 3. Redistribusi 4. Mismanajemen
5
Membangun kasus bisnis yang sukses Argumen yang digunakan dalam kasus bisnis SI: 1. Perlunya kejelasan jenis SI yang sesuai dengan misi dan tujuan serta strategi untuk mencapainya 2. Kekuatan kompetitif dari SI terhadap bisnis perusahaan (model Porter 5 forces) 3. Data mengenai keuntungan dan kerugian implementasi sistem (analisis rugi-laba)
6
3
12/2/2015
Analisis rugi-laba Mengidentifikasi kerugian yang mungkin timbul 2. Mengidentifikasi keuntungan yang mungkin diperoleh 3. Menghitung analisis rugi-laba: 1.
BEP NPV
4. Mengukur investasi yang dikeluarkan
7
Mengubah penghematan waktu ke nilai finansial, contoh:
8
4
12/2/2015
9
Proses pengembangan sistem Analisa dan perancangan sistem merancang, membangun, dan memeliharan sistem informasi Mengikuti pendekatan standar Systems analyst—seseorang yang melakukan pekerjaan
analisis sistem. Memerlukan keahlian teknis dan bisnis/manajemen
Permintaan akan systems analysts yang ahli sangat tinggi. Wall Street Journal named systems analyst the third-best job for 2010. U.S. Bureau of Labor Statistics ranks systems analysts near the top of all
professions for job stability, income, and employment growth through 2016. 10
5
12/2/2015
Software kustom dan paket Sistem yang bertujuan biasanya dibeli dalam bentuk pake
(off-the-shelf). Kebutuhan yang spesifik biasanya tidak bisa dipenuhi oleh software paket (off-the shelf).
11
Software kustom Dikembangkan sendiri secara in-house atau
dilepas secara contracted/outsourced kepada vendor yang khusus membuatnya Kelebihan software kustom: Customizability – dapat dikustomisasi
Sesuai dengan operasi bisnis, budaya, dll. Problem specificity – sesuai dengan masalah Perusahaan hanya membayar untuk fitur yang benar-benar dibutuhkan.
12
6
12/2/2015
Software paket (off-the-shelf) Software yang sudah dipaketkan Membantu proses bisnis yang umum yang tidak membutuhkan sesuatu penyesuaian yang spesifik Kelebihan: Lebih murah (relatif) Lebih mudah diperoleh Tidak membutuhkan penyesuaian khusus
13
Gabungan kustom dan paket Terdapat berbagai sumber untuk sistem informasi
14
7
12/2/2015
15
Pengembangan SI Proses terstruktur
melalui tahapantahapan tertentu Problem decomposition
Masalah dipecah
menjadi bagian yang lebih kecil dan sederhana
Peran Systems
Analyst:
Membantu
menentukan kebutuhan Mengelola proyek 16
8
12/2/2015
Tahapan proses pengembangan sistem Systems development life cycle (SDLC) Pengembangan sistem melalui sebuah siklus Saat selesai, sebuah sistem akan menuju tahap
perawatan/maintenance yang paralel dengan proses pengembangan awal.
17
Tahap 1: perencanaan sistem Identifikasi, merencanakan, dan menentukan sebuah pengembangan. Pendekatan yang memungkinkan: Proses perencanaan sistem informasi yang formal Proses Ad hoc untuk mengidentifikasi proyek yang potensial
Gunakan kriteria evaluasi untuk mengklasifikasi dan memeringkat proyek potensial. Analyst bekerja bersama user dan manajer potensial. Analyst membangun sebuah business case. 18
9
12/2/2015
Tahap 2: analisis sistem Designers memperoleh pemahaman akan proses saat
ini.
Tugas: 1. Mengumpulkan kebutuhan sistem (Systems
Requirements) 2. Membuat model data (Modeling Data) 3. Membuat model proses dan lojik (Modeling Processes and Logic) Analysts membangun satu atau lebih rancangan yang memungkinkan. Analysts mengevaluasi alternatif rancangan sistem. 19
Requirements collection— proses pengumpulan dan pengelolaan informasi dari user, manajer, pelanggan, proses bisnis, dan dokumen untuk memahami bagaimana sebuah sistem informasi yang diusulkan seharusnya berfungsi. Teknik yang digunakan: wawancara kuesioner observasi Analisis dokumen Joint application design (JAD) 20
10
12/2/2015
Pemodelan Data Data—fakta yang menjelaskan orang, obyek, atau kejadian. Systems analysts harus memahami data apa yang dibutuhkan sistem informasi untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Perangkat Data modeling digunakan untuk mengumpulkan dan menjelaskan data. contoh: entity-relationship diagrams (ERD) 21
Entity-Relationship Diagram Boxes—data entities. Ellipses—attributes. Lines— relationships
22
11
12/2/2015
Data Flow Model Boxes— processes. Lines—data flows between processes.
23
Tahap 3: perancangan sistem Detil dari pendekatan yang telah dipilih (hasil analisis sistem) kemudian dielaborasi. Elemen yang harus dirancang termasuk hal-hal di bawah ini: Human–computer interface Databases and files Processing and logic
24
12
12/2/2015
Human-computer interface (HCI) Titik pertemuan/kontak antara sebuah sistem dan user Data entry form—dokumen bisnis yang berisi data yang
telah ditentukan, biasanya termasuk beberapa data tambahan dapat dimasukkan. Management report—dokumen bisnis yang berisi hanya
data yang telah ditentukan untuk dapat dilihat dan dicetak secara online. 25
Designing Forms Forms adalah dokumen bisnis. Berisi beberapa
data Mengumpulkan data tambahan
26
13
12/2/2015
Designing Reports Reports adalah dokumen bisnis yang berisi hanya data
yang telah ditentukan untuk dilihat atau dicetak.
27
Designing Databases and Files
Database design
adalah bentuk lengkap dan detil dari model konseptual.
28
14
12/2/2015
Designing Processing and Logic Processing and logic operations—langkah dan
prosedur yang mengubah input data mentah menjadi informasi baru atau termodifikasi. Representasi dari pemrosesan lojik: Pseudocode Structure charts Decision trees Programming code
29
Tahap 4: implementasi sistem Transormasi dari rancangan menjadi sebuah
sistem informasi yang berfungsi software programming dan testing
Menyiapkan organisasi untuk menggunakan
sistem informasi yang baru system conversion, documentation,
user training, dan support
30
15
12/2/2015
Software Programming and Testing Programming adalah proses mengubah rancangan sistem
menjadi sistem komputer yang berfungsi Processing dan testing harus berjalan secara paralel. Tests dilakukan sebelum sistem diselesaikan.
31
System Conversion Instalasi sistem yang baru
32
16
12/2/2015
Documentation
Dokumentasi sistem informasi Detil dari cari kerja internal sistem yang dibuat Ditulis oleh programmers
Dokumentasi yang berkaitan dengan user Ditulis oleh technical writers profesional Panduan user dan referensi Pelatihan dan tutorial user Prosedur instalasi dan arahan troubleshooting 33
User Training and Support Self-paced training dan tutorial tidak terlalu mahal. One-on-one training membutuhkan banyak biaya.
Ongoing education mungkin diperlukan (system support). 34
17
12/2/2015
System Maintenance
Biasanya dimulai saat software diinstal Tahap Maintenance adalah saat dimana sistem
secara sistematis diperbaiki dan/atau ditingkatkan. Bagian terbesar dari pekerjaan system development terjadi di tahapan ini.
35
Prototyping Membangun secara cepat, dengan perbaikan berulang-ulang Pendekatan Trial-and-error Pendekatan lain: Agile Methodologies Extreme Programming Rapid Application Development
(RAD) Object-oriented analysis and design 36
18
12/2/2015
37
End-User Development End-user development adalah hal biasa dikerjakan oleh
manajer yang menguasai teknologi yang ingin meningkatkan decision making dan business intelligence. Menggunakan tool seperti MsAccess, sales manager dapat membangun aplikasi untuk melacak sales.
38
19
12/2/2015
Alternatif membangun sistem sendiri
Membangun sistem sendiri secara in-house adalah pilihan, apabila kita tidak menghadapi: Situasi 1: Staf TI terbatas
Jumlahnya sedikit. Sudah mengerjakan tugas lain. Tidak mampu membangun sistem tanpa penambahan staf baru.
Situasi 2: Staf TI terbatas keahliannya
Banyak organisasi meminta orang luar untuk mengelola Web sites mereka.
Take advantage of specialized skills. 39
Situasi 3: Staf TI kelebihan beban kerja.
Tidak ada waktu untuk mengerjakan semua sistem baru.
Situasi 4: masalah dengan kinerja staf TI
Yang umum dijumpai adalah:
Pergantian staf Perubahan kebutuhan Perkembangan teknologi Batasan anggaran
40
20
12/2/2015
External Acquisition Membeli sistem yang ada dari vendor luar seperti
IBM, HP Enterprise Services, atau Accenture Mirip dengan proses penentuan mobil apa yang sesuai dengan kebutuhan kita Perlu ada analisis awal :
Berapa dana yang ada? Apa fungsi dasar yang dibutuhkan? Berapa jumlah user?
41
Tahapan dalam External Acquisition Proses tenderuntuk mendapatkan sistem terbaik untuk harga terendah yang dimungkinkan. 1. Systems planning and selection 2. Systems analysis 3. Development of a request for proposal 4. Proposal evaluation 5. Vendor selection
Dua tahap pertama mirip dengan SDLC. 42
21
12/2/2015
Membuat Request for Proposal (RFP) RFP—dokumentasi yang menjelaskan detil kebutuhan
sistem (system requirements) yang dikirim kepada vendor Undangan untuk ikut tender proyek Biasanya dalam bentuk iklan koran atau Web site
43
Areas covered in an RFP
44
22
12/2/2015
Proposal evaluation—sebuah penilaian terhadap proposal yang diterima dari vendor. Bisa saja termasuk demonstrasi sistem Perbandingan sistem Tes standar untuk membandingkan sistem berbeda yang ditawarkan System benchmark yang dilakukan Response time given a specified number of users Time to sort records Time to retrieve a set of records Time to produce a given record Time to read in a set of data 45
Vendor Selection Biasanya lebih dari satu sistem yang memenuhi kriteria. Menentukan satu yang paling baik Perlu ada ranking sistem yang masuk Sistem dengan ranking terbaik yang dipilih. Pendekatan Formal—menggunakan sistem penilaian untuk kriteria Pendekatan non-formal : Checklists Subjective processes 46
23
12/2/2015
Managing Software Licensing Software licensing is the permissions and rights that are imposed on applications.
Legal and ethical implications of using unlicensed software For organizations using proprietary software:
Shrink-wrap licenses (for off-the-shelf software) Click-wrap licenses (for downloaded software_
Enterprise licenses
Software asset management
Volume licenses Helps organizations to better manage the software infrastructure and avoid legal problems 47
Application Service Providers (ASP) Problems Managing the software infrastructure is a complex task. High operating costs Scalability issues ASPs provide software as a service (SaaS) Reduced need to maintain or upgrade software Variable fee based on actual use of services Ability to rely on a provider’s expertise
48
24
12/2/2015
Outsourcing Systems Development Outsourcing systems development—Turning over
responsibility for some or all of an organization’s IS development and operations to an outside firm. Your IS solutions may be housed in their organization. Your applications may be run on their computers. They may develop systems to run on your existing
computers (within your organization).
49
Why Outsourcing? Cost and quality concerns—higher quality or lower cost systems may be available through outsourcing. Problems in IS performance—IS departments might have
problems meeting acceptable standards. Supplier pressure—aggressive sales force convinces senior
management to outsource IS functions. Simplifying, downsizing, and reengineering— focusing on
core competencies.
50
25
12/2/2015
Financial factors—liquidation of IT assets. Organizational culture—external IS groups are
devoid of political ties. Internal irritants—external IS group may be better
accepted by other organizational users.
51
26
