06/10/2015
Maryline Serafin Directeur adjoint FSMA Responsable Corps Central d’Inspection et Contrôle des règles de conduite
Table des matières I.
Cadre réglementaire – Rappel
II.
Méthodologie
III.
Constats
IV.
Rôle du compliance officer
V.
Mystery Shopping
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I. Cadre réglementaire - Rappel
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1. Loi et arrêtés royaux ̶ Conformément aux articles 7 et 19 de la loi Twin Peaks II, les règles de conduite MiFID ont été étendues au secteur des assurances. ̶ Ces règles ont été précisées dans les arrêtés royaux suivants : ‐
l’arrêté royal du 21 février 2014 modifiant la loi du 27 mars 1995 relative à l’intermédiation en assurances et en réassurances et à la distribution d’assurances ;
‐
l’arrêté royal du 21 février 2014 relatif aux modalités d’application au secteur des assurances des articles 27 à 28bis de la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers ; et
‐
l’arrêté royal du 21 février 2014 relatif aux règles de conduite et aux règles relatives à la gestion des conflits d’intérêts, fixées en vertu de la loi, en ce qui concerne le secteur des assurances.
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1. Loi et arrêtés royaux Selon la lecture faite par la FSMA de l’arrêt rendu le 11 juin 2015, la Cour constitutionnelle a reporté au 1er mai 2015 la date d’entrée en vigueur des dispositions de la loi du 30 juillet 2013 relatives à l’extension des règles de conduite MiFID au secteur des assurances.
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2. Règlement compliance officer — Extension des règles MiFID au secteur des assurances (AssurMiFID) : agrément des compliance officers des entreprises d’assurances (projet d’adaptation du règlement de la FSMA du 27 octobre 2011 relatif à l'agrément des compliance officers, approuvé par l'arrêté royal du 12 mars 2012 (M.B. 26 mars 2012). 1. Règles de conduite applicables aux entreprises d’assurances telles que prévues aux articles 26, 27, 28 et 28bis de la loi du 2 août 2002. 2. Règles en matière d’information et de publicité applicables aux produits d’assurance, en ce compris les dispositions prises conformément à l’article 30bis de la loi du 2 août 2002. 3. Proposition d’adaptation du régime de formation permanente pour obliger les compliance officers des entreprises d’assurances à suivre une formation spécifique AssurMiFID.
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3. Circulaire — La FSMA a diffusé une circulaire circonstanciée afin d’expliquer les principales conséquences de cette extension. Cette circulaire a été actualisée et est consultable sur le site web de la FSMA. — Cette circulaire a été modifiée afin d’y intégrer les dispositions en matière de conservation des données (1er septembre 2015).
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3. Circulaire Conservation des données — Il appartient aux entreprises d’assurances et aux intermédiaires d’assurances de conserver toutes les informations nécessaires. — Les types d’informations qu'il s’indique de conserver peuvent être répartis en différentes catégories : les informations liées à l’organisation et au contrôle du prestataire de services ; les informations à caractère publicitaire utilisées par le prestataire de services ; les informations relatives à l’identité des clients du prestataire de services ; les informations liées à la fourniture par le prestataire de services d’un service d’intermédiation en assurances à son client ; 5. les informations qui constituent le dossier du client du prestataire de services. 1. 2. 3. 4.
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4. Autres textes — Le prestataire de services doit fournir à ses clients avant la prestation d’un service d’intermédiation en assurances ainsi qu’à chaque échéance d’un contrat d’assurance, les coûts et frais qui y sont liés. Le contenu de ces informations est précisé dans un règlement à adopter par la FSMA. — Le prestataire de services doit communiquer à ses clients des rapports adéquats en ce qui concerne le service d'intermédiation en assurances fourni à ce client et/ou le(s) contrat(s) d'assurance souscrit(s) par ce client auprès de ce prestataire de services. Le contenu exact de ces rapports ainsi que leur forme et leurs modalités de transmission peuvent être précisés par un règlement à adopter par la FSMA.
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4. Autres textes Côuts et frais - Etat des lieux — Proposition discutée avec les associations professionnelles ; — Projet d’arrêté royal de communications approuvé par le comité de direction de la FSMA ; — Projet d’arrêté royal de communications approuvé par le conseil de surveillance de la FSMA.
Next steps ?
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4. Autres textes Coûts et frais - Principes — Distinction entre, d’une part, les assurances d’épargne ou d’investissement et, d’autre part, les autres types de contrats d’assurance ; — Concernant les assurances d’épargne ou d’investissement, proposition de ne rien prévoir et PRIIPs … ;
— Concernant les contrats d’assurance autres que des contrats relatifs à l’assurance obligatoire de la responsabilité en matière de véhicules automoteurs, proposition de généraliser le mode de transparence prévu concernant les contrats relatifs à l’assurance obligatoire de la responsabilité en matière de véhicules automoteurs ;
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4. Autres textes Rapports adéquats – Etat des lieux — Proposition en cours de discussion avec les associations professionnelles.
Next steps ?
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4. Autres textes Rapports adéquats – Rappel des principes — Le client doit recevoir du prestateire de services des rapports adéquats sur, selon les cas, le service d’intermédiation en assurances que le prestataire lui fournit ou les contrats d’assurance que le client a souscrit auprès de ce prestataire. — Ces rapports incluent, lorsqu’il y a lieu, les coûts liés aux services d’intermédiation en assurances fournis aux clients ou aux contrats d’assurance souscrits par les clients. — La FSMA peut, par voie de règlement pris en exécution des articles 49, § 3, et 64, de la loi du 2 août 2002, préciser le contenu et la forme de ces rapports ainsi que leurs modalités de transmission.
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II. Méthodologie
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1. Inleiding
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2. Risk assessment Doel:
Bepaling van de gecontroleerd worden.
ondernemingen/tussenpersonen
die
zullen
Basisprincipe voor de risk assessment: — Onderscheid tussen leven en niet-leven; — Gegevens die in aanmerking worden genomen op basis van informatie waarover de FSMA beschikt: o reserves tak 21 en tak 23; o businessmodel (distributiekanalen, vrije dienstverrichting, …); o klachten, inclusief de bij de Ombudsman verzamelde informatie.
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3. Planning — In april 2015 is de FSMA gestart met inspecties om de gereglementeerde ondernemingen en tussenpersonen te sensibiliseren met betrekking tot de toepassing van de gedragsregels en meer specifiek, de zorgplicht. — De auditwerkzaamheden zijn gebaseerd op het auditprogramma dat beschikbaar is op de website van FSMA. De volgende aspecten komen hierbij aan bod: o de inzameling, coherentie en actualisatie van cliënteninformatie; o de beoordeling van de geschiktheid en/of de passendheid van transacties (in functie van het zorgplichtmodel van de onderneming); o de informatie aan cliënten over de zorgplicht; o de evaluatie en monitoring van het beleid en de procedures in verband met de zorgplicht.
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4. Inspectieopdrachten De FSMA heeft 2 tools ontwikkeld voor de uitvoering van de inspectieopdrachten: — een interne werk- en documentatiemethodologie; — werkprogramma’s gerelateerd aan de 5 MiFID-thema’s, zoals gepubliceerd op de website van de FSMA. Ter Herinnering : o
Globale overwegingen
o
Zorgplicht
o
Belangenconflicten
o
Voordelen (Inducements)
o
Informatie aan cliënten
Voor de ontwikkeling van de werkprogramma’s werkte de FSMA samen met revisorenkantoren.
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4. Inspectieopdrachten Werkprogramma’s Doel: — een gestandaardiseerde inspectiebenadering garanderen voor de hele sector; — een referentiekader uitwerken voor de sector. Opmerkingen: — Proportionaliteit: de programma’s kunnen worden aangepast aan de aard, de schaal en de complexiteit van de activiteit van de gereglementeerde onderneming/tussenpersoon, en aan de aard en het aanbod van zijn/haar producten. — Discretionaire bevoegdheid: de gereglementeerde onderneming beslist zelf hoe het toezicht op de gedragsregels wordt georganiseerd, voor zover zij/hij aan de FSMA kan aantonen dat de door haar/hem georganiseerde inspecties met betrekking tot de gedragsregels pertinent en exhaustief zijn.
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4. Inspectieopdrachten Werkprogramma’s
Reglementair kader
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Toezichtsprocedures
Proportionaliteit
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4. Inspectieopdrachten Documentatiemethodologie Doel: — de procedure voor de documentatie van de inspecties en de opvolging van de opdrachten standaardiseren; — de coherentie tussen de verschillende opdrachten garanderen; — een referentiekader en een coherente terminologie uitwerken, met name door een systematisch gebruik van de definities; — een constante kwaliteit van de documentatie garanderen; — een efficiënte opvolging en continuïteit van de dossiers garanderen; — een basisdocumentatie opstellen die aan het reglementair kader voldoet bij de toepassing van de eventuele juridische en administratieve procedures. ► Momenteel wordt gewerkt aan een inspectiehandboek waarin deze methodologie wordt gedocumenteerd.
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4. Inspectieopdrachten Documentatiemethodologie Kenmerken: — Binnen de methodologie worden 4 fasen onderscheiden. — Elke fase heeft haar eigen gestandaardiseerde “deliverables” (documenten, …). — De methodologie is gebaseerd op de van toepassing zijnde ISA- normen.
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4. Inspectieopdrachten Documentatiemethodologie Fase A : Voorbereiding van de auditopdracht
Fase B :
Fase C :
Fase D : Afronden
Auditwerkzaamheden
Preclosing
van werkzaamheden en verslag
Update van kennis en risicobeoordeling
Start van audit : kick-off meeting
Afbakening van scope
Verloop van de audit
Toewijzing VTE
Tussentijds overleg
Interne preclosing
Auditverslag
Feedback
Voorbereiding auditpodracht Aankondiging audit
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4. Inspectieopdrachten In praktijk De inspecties verlopen in verschillende fasen:
— Fase 1: analyse van het beleid, de procedures en de plenaire vergaderingen (indien van toepassing). — Fase 2: bezoeken aan het “commerciële netwerk” (agenten/makelaars, indien van toepassing).
— Fase 3: analyse van cliëntendossiers. Op verschillende momenten zijn er contacten met de gereglementeerde ondernemingen/tussenpersonen: aankondiging per brief, kick-off meeting, interviews, debriefing, overhandiging van het inspectieverslag.
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4. Inspectieopdrachten In praktijk De inspectiewerkzaamheden zijn gebaseerd op de voor de sector beschikbare inspectieprogramma’s. De volgende aspecten komen daarbij aan bod: — de inzameling, coherentie en actualisatie van de cliënteninformatie;
— de beoordeling van de geschiktheid en/of passendheid van transacties (in functie van het zorgplichtmodel van de gereglementeerde onderneming/tussenpersoon); — de informatie aan cliënten over de zorgplicht; — de evaluatie en monitoring van het beleid en de procedures in verband met de zorgplicht. De FSMA analyseert, in de mate waarin ze een impact hebben op de zorgplicht, ook de volgende aspecten : — de vergoedingen en commerciële objectieven;
— het proces van selectie, goedkeuring en commercialisering van producten. Opmerking: Proportionaliteit
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4. Inspectieopdrachten In praktijk Opmerking - makelaars De inspectie bij de makelaars bestaat uit twee luiken: — een controle op de naleving van de MiFID-gedragsregels; — een controle op de volledigheid en correctheid van het inschrijvingsdossier van de tussenpersoon.
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4. Inspectieopdrachten In praktijk Doel van de huidige inspecties: — Het doel van de huidige inspecties is om de gereglementeerde ondernemingen en tussenpersonen in de eerste plaats te sensibiliseren. — De nadruk wordt gelegd op de tak 21- en tak 23-verzekeringen. — De FSMA zal een beknopt verslag opstellen van de gemaakte vaststellingen zonder enige kwalificatie ervan. — Een algemene nota met een overzicht van belangrijkste vaststellingen en standpunten zal op de website van de FSMA worden gepubliceerd.
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4. Inspectieopdrachten Next steps — Vanaf 1 april 2016 zal er een volwaardig inspectieverslag worden opgesteld per nieuwe inspectie met een kwalificatie van de vaststellingen.
Voor elke overtreding die, elke tekortkoming die en elk zwak punt zij tijdens de verschillende inspecties vaststelt, zal de FSMA haar standpunt duiden en één van de volgende maatregelen nemen.
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dat
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4. Inspectieopdrachten Next steps Aandachtspunt: deze maatregel betreft een element dat de FSMA onder de aandacht van het management wenst te brengen zonder dat ze hiervoor een actieplan voor de korte termijn verwacht. Aanbeveling: deze maatregel wordt genomen bij een tekortkoming bij de toepassing van de gedragsregels. De FSMA verwacht een actieplan met een gedetailleerde opgave van de te nemen stappen om de tekortkoming weg te werken, alsook de aanstelling van een verantwoordelijke voor de implementatie van het actieplan. Bevel: deze maatregel wordt genomen bij een overtreding van de MiFIDgedragsregels of van de reglementering die ermee verband houdt, alsook bij een tekortkoming in de organisatie (indien van toepassing). De FSMA beveelt in dit geval herstelmaatregelen te nemen binnen een door haar opgelegde termijn.
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4. Inspectieopdrachten Next steps Inspectieverslag – doelstellingen: — De vaststellingen en de kwalificatie ervan meedelen aan de gereglementeerde ondernemingen/tussenpersonen. De effectieve leiding heeft 15 dagen om dit verslag te betwisten. — Vanaf de afgifte van het verslag krijgen de gereglementeerde ondernemingen/tussenpersonen een termijn om een herstelplan voor te leggen aan de FSMA. Afhankelijk van de door de FSMA genomen maatregelen zal de aanvaardbare hersteltermijn variëren (van 1 dag tot …). — Het referentiekader gedetailleerd toelichten.
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III. Constats
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Ces constats reposent principalement sur les inspections réalisées dans le secteur bancaire : Nombre de constats total : 176
— Nombre de dossiers de clients : 1892 — Nombre d’agences : 284 — Nombre de personnes : 746
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IV. Rôle du compliance officer
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Introduction — réexaminer les politiques et les procédures, dont leur efficacité, de manière régulière et à chaque fois qu’une modification substantielle affecte la capacité de l’entreprise à continuer à appliquer les modalités définies, afin d’en déceler les lacunes éventuelles et d’y remédier. — rôle majeur dévolu à la fonction de compliance, qui garantit : o o o o
la surveillance du risque de compliance les tests (monitoring) du risque de compliance l’établissement de recommandations l’émission de rapport lié au risque de compliance
La fonction de compliance fournit en outre des conseils et participe à l’élaboration des lignes directrices concernant le respect de la réglementation. Elle établit un plan d’action au moins une fois par an.
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Process — Etablir un processus sur la base des étapes suivantes : 1.
Identification des risques en matière de compliance
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Evaluation des risques
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Etablissement des politiques et procédures
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Monitoring
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Reporting
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V. Mystery shopping
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Cadre — La FSMA a été habilitée par la loi à pratiquer le mystery shopping — Une mission de mystery shopping peut être effectuée tant par des collaborateurs de la FSMA que par un prestataire de services externe — En 2014, un projet pilote a été lancé en faisant appel à un prestataire de services externe : o 201 visites de mystery shopping o 5 banques o 2 scénarios testés (aversion/appétence pour le risque)
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Conclusions — Conclusions concernant l’approche du projet pilote : o La méthodologie utilisée est efficace o La collaboration avec le partenaire externe fonctionne bien
o Le mystery shopping livre des informations utilisables — Conclusions concernant les constats : Cohérence par rapport aux constats identifiés durant les inspections
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Cadre — Le plan d’action mystery shopping 2015-16 comporte deux volets : o Collecte d’informations pour de futures inspections
o Contrôle de la mise en œuvre des plans d’action — Collecte d’informations : o Missions auprès d’établissements où il n’y a pas encore eu d’inspection o Si manquements graves => inspection formelle — Contrôle : o Missions auprès d’établissements ayant déjà fait l’objet d’une inspection o But : tester le caractère effectif des plans d’action
— Pour les deux types de missions : plus de 200 visites de mystery shopping planifiées tant en 2015 qu’en 2016
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Questions ?
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