2015 BUYER S GUIDE. Voor GPS-Fleet Management Systemen

2015 BUYER’S GUIDE Voor GPS-Fleet Management Systemen

INHOUDSOPGAVE

Introductie _______________________________________________________________ 2 Fleet Management voor beginners __________________________________________ 4 Het kiezen van de juiste oplossing __________________________________________ 8 Het aankoopproces_______________________________________________________ 13

WWW.FLEETMATICS.NL

1

INTRODUCTIE

Bericht van de redactie

VOOR U HEEFT U DE 2015EDITIE VAN DE BUYER’S GUIDE VOOR GPS-FLEET MANAGEMENT SYSTEMEN. Toen we begin 2007 de eerste editie van deze Buyer’s Guide uitbrachten, hadden we nog geen idee hoe succesvol de gids zou worden. Acht jaar en duizenden lezers later zijn we nog steeds verheugd om een gids te maken, die lezers helpt bij het nemen van de juiste aankoopbeslissing. Met de toenemende vraag naar fleet management systemen groeit ook het aanbod en is het moeilijker om een keuze te maken. Er zijn honderden regionale leveranciers en ongeveer tien erkende grote spelers. Verder zijn er bedrijven die ‘GPS-opties’ aanbieden als aanvulling op andere softwarepakketten in plaats van als belangrijkste mogelijkheid. Zelfs providers van mobiele telefonie bieden GPS-fleet management systemen aan. Allemaal maken ze soortgelijke beloftes en proberen ze dezelfde pijnpunten aan te pakken: brandstofkosten, productiviteit, bedrijfsuitgaven, personeelskosten, planning, veiligheid, diefstalpreventie, te hard rijden, ongewenst rijgedrag, te lang stationair draaien en meer. En om het nog moeilijker te maken: veel van die oplossingen lijken enorm op elkaar.

snel kunt u op de kaart de informatie vinden, die u zoekt? Het echte verschil zit hem niet in een overzicht met functionaliteiten, maar in hoe gebruikersgericht een leverancier is, hoe gebruiksvriendelijk een product is. En hoeveel waarde de leverancier hecht aan service aan zijn klanten. Veel leveranciers werken met langetermijncontracten. De keuze die u maakt, is er dus een waar u langere tijd aan vastzit. Overstappen is vaak niet goedkoop – denk aan annuleringskosten, het heropleiden van uw personeel en het tijdelijk van de weg halen van uw voertuigen voor het opnieuw installeren van de benodigde hardware. Kortom: wees zorgvuldig bij het kiezen van een GPS-fleet management systeem voor de lange termijn. De economische situatie van, en de stand van zaken binnen uw bedrijf zijn niet te negeren bij het doen van een investering als deze. Er zijn belangrijke vragen die u uzelf moet stellen: bij welke leverancier haalt u het meest uit uw investering? Hoe verkrijgt u het beste inzicht in uw uitgaven en de productiviteit van uw bestuurders? We hopen dat deze gids u bij uw zoektocht helpt. Voor welke provider u ook kiest, wij verwachten dat u bij Fleetmatics de oplossing vindt, die aansluit bij uw behoeften en die u helpt de resultaten te behalen, waarvan wij weten dat ze mogelijk zijn.

Hoe komt u er dus achter of u waar krijgt voor uw geld, en of u de juiste beslissing neemt voor uw bedrijf? Door te begrijpen in hoeverre al die opties daadwerkelijk een oplossing bieden voor uw probleem. Hoe makkelijk is het om uw doelen te behalen? Hoe eenvoudig is het om aan de hand van rapportages excessieve brandstofuitgaven te identificeren? Hoe

2

Jonathan Durkee Vice-President Product Management

KAN IK ME DIT ECHT VEROORLOVEN?

Het goede nieuws: als u wegwijs weet te worden in het woud van opties, is de beloning voor uw bedrijf die tijd en moeite meer dan waard. Mocht u nog niet overtuigd zijn, bedenk dan dat verschillende onderzoeken laten zien dat oplossingen voor GPS-tracking en -management verbluffend snel resultaten opleveren. De voordelen die het inzicht in de prestatie van werknemers in het veld oplevert, zijn op zich al overtuigend. Om erachter te komen welke resultaten de implementatie van een GPS-fleet management systeem echt oplevert, analyseerde Fleetmatics Group* vijf jaar aan telemetrische gegevens van meer dan 20.000 commerciële wagenparken met in totaal zo’n 417.000 voertuigen.

DIT ONDERZOEK TOONDE AAN DAT, NA VERLOOP VAN TIJD, VOERTUIGEN NA INSTALLATIE VAN EEN FLEET MANAGEMENT SYSTEEM 12 PROCENT MINDER LANG STATIONAIR DRAAIDEN. WAAR KOMT DAT OP NEER?

•

Vóór het installeren van de Fleetmatics-oplossing constateerden ondernemingen dat voertuigen gemiddeld 86 minuten per dag stationair draaiden. Dat kost bijna vijf liter brandstof per dag.

•

Vijf liter brandstof klinkt misschien niet veel, maar vermenigvuldig dat met het aantal voertuigen in uw wagenpark, en tel daar bij op zaken als voertuigafschrijving, verloren productiviteit, salarissen van bestuurders, verzekeringskosten en verspilde tijd, en u begrijpt dat stationair draaien zorgt voor een hoge kostenpost voor uw onderneming.

En dan laat u uw bestuurders hun voertuigen nog steeds bijna een uur per dag stationair draaien!

“Zodra een van onze bestelbussen na het starten van de motor meer dan twee minuten stilstaat, kleurt deze geel op de Live Map in het dashboard. Hierop kunnen we precies zien hoelang de motor al stationair draait. Doordat onze bestuurders weten dat we realtime op deze zaken monitoren, zien we een scherpe afname in stationairtijd.”

Rosalyn Elderton

Office Manager bij The Box Cleaning Company “Na de installatie van het GPS-fleet management systeem van Fleetmatics waren de resultaten bijna direct zichtbaar. In het eerste jaar bespaarden we al bijna 27.500 euro aan personeelskosten. Die besparing alleen al maakt de installatie van het volgsysteem de moeite waard.”

Ben Skinner

Director van Town & Country Gardens “Zodra een van onze voertuigen oranje kleurt, geef ik de bestuurder gelijk een belletje om hem daarop te wijzen. Doordat bestuurders weten dat ze worden gemonitord, is hun rijgedrag enorm verbeterd en draaien hun voertuigen 90 procent minder stationair.”

Mike Carter

Transport Manager bij Philip Dennis

WAAR KUNT U IN DE EERSTE DERTIG DAGEN NOG MEER BESPARING BEHALEN?

•

Toegenomen productiviteit – een extra stop per voertuig per dag is niet ongebruikelijk, zo blijkt uit hetzelfde Fleetmatics-onderzoek*.

•

Lagere brandstofkosten dankzij meer inzicht in tankpasgebruik, efficiëntere routeplanning en door minder stationair draaien, minder snelheidsovertredingen en afnemend agressief rijgedrag.

• •

Een afname in het gebruik van zakelijke voertuigen in privétijd. Meer inzicht in werktijden door inzicht in daadwerkelijke start- en stoptijden van bestuurders.

*FleetBeat Report, april 2014, volume 1.

WWW.FLEETMATICS.NL

3

FLEET MANAGEMENT VIA GPS VOOR BEGINNERS

Hieronder vindt u een basisoverzicht van de technologie achter de oplossingen, en een analyse van de verschillende oplossingen. Als u al bekend bent met deze producten en u al weet wat ze voor uw organisatie kunnen betekenen, dan kunt u hier snel doorheen scannen of doorbladeren naar de volgende pagina.

HOE WERKT HET? Zo’n beetje elke beschikbare oplossing biedt de volgende vier functionaliteiten, die als twee componenten aan de gebruiker worden geleverd: hardware en software.

Datacollectie Fleet management systemen zijn primair gebaseerd op locatiegegevens en alle providers maken daarvoor gebruik van dezelfde techniek: Global Positioning System (GPS). GPS werd ontwikkeld door het Amerikaanse ministerie van Defensie en maakt gebruik van verschillende satellieten om lengte- en breedtegraad, snelheid en andere data als motorstatus via een GPS-ontvanger vast te stellen.

Datatransmissie Om te kunnen worden verwerkt, moeten ruwe data naar de software van de leverancier worden verstuurd. Dat kan op meerdere manieren gebeuren. Veel providers versturen de data over een mobiele-datanetwerk om een zo goed als realtime product te leveren. Andere slaan de data weer op het device op en dragen na terugkomst van het voertuig bij het bedrijf alles vanaf een schijf over via een draadloze verbinding.

Data omzetten in informatie Zodra de software de data van de voertuigen ontvangt, gaat die deze data verwerken en omzetten in bruikbaar inzicht in voertuigactiviteiten. Denk bijvoorbeeld aan:

• • •

lengte- en breedtegraden omzetten in leesbare adressen; beweging, snelheid en kilometerstand worden vastgesteld aan de hand van het aantal afgelegde kilometers; zodra een voertuig stopt, rekent het systeem uit hoelang het stilstaat.

Klantpresentatie Tot slot levert de provider de informatie af bij de gebruiker met behulp van software die de mogelijkheid biedt deze gegevens te bekijken op kaarten, in rapportages en meldingen, en veel meer. Hoewel alle fleet management systemen informatie presenteren door middel van software, zijn niet alle softwarepakketten even gebruiksvriendelijk. Er zijn grote verschillen in hoe de data worden gepresenteerd – en die verschillen bepalen hoe bruikbaar bepaalde informatie is.

4

DE TWEE HOOFDCATEGORIEËN VAN TRACKINGEN MANAGEMENTOPLOSSINGEN De markt verandert in hoog tempo, maar de twee hoofdcategorieën blijven dezelfde. Hieronder per categorie een oplossing met de bijbehorende voor- en nadelen.

DRAAGBARE OPLOSSING

REALTIME VOERTUIGGEBASEERDE OPLOSSING

Combineert de functionaliteiten van een mobiele telefoon, pda of draagbaar rapportagedevice met een GPS-locatiesignaal.

Maakt gebruik van hardware onder of in het dashboard van het voertuig. Het device verzamelt de GPS-informatie en verzendt deze regelmatig via een mobiele-datanetwerk.

DRAAGBARE OF MOBIELGEBASEERDE OPLOSSING

VOORDELEN

• Draagbaar. • Kan worden toegevoegd aan bestaande telefoons of andere draagbare apparaten. Mocht de aanschaf van nieuwe devices nodig zijn, dan is dit een relatief lage kostenpost.

• Geeft de meest accurate en recente informatie. • Zorgt ervoor dat bestuurders de data niet kunnen beïnvloeden. • Flexibel genoeg om voertuigen vanuit huis of kantoor te kunnen aansturen.

• Werknemers kunnen hun device gebruiken voor het plegen van telefoontjes, het versturen van berichten of voor andere toepassingen.

• Biedt de mogelijkheid om de locatie van een gestolen of verloren voertuig onmiddellijk op te sporen.

• Beheerd door werknemer. Kan worden achtergelaten of gestolen.

• Is soms kostbaarder dan op mobiele telefoons gebaseerde oplossingen vanwege de kosten voor hardwareinstallatie en maandelijkse monitoring.

• Zwak GPS-signaal bij gebruik binnenshuis.

NADELEN

REALTIME VOERTUIGGEBASEERDE OPLOSSING

• Kan locatie vaststellen door het gebruik van verschillende zendmasten in plaats van GPS, waardoor u minder betrouwbare data krijgt. • Geeft geen alerts bij zaken als te hard rijden en te lang stationair draaien, of bij stops en biedt geen andere reisinformatie.

• Geeft 24 uur per dag toegang tot de gegevens via een smartphone of desktop.

• Mobiel bereik is nodig om effectief te kunnen werken. Informeer daarom bij de leverancier of gegevens bij verlies van bereik op de hardware worden opgeslagen om daarna alsnog te worden verzonden.

• Beschermt niet tegen diefstal van voertuigen. • Batterijen zijn snel leeg.

WWW.FLEETMATICS.NL

5

PUNTEN DIE VAN BELANG ZIJN BIJ HET BEPALEN VAN WELKE CATEGORIE HET BESTE BIJ U PAST Als er iets mis kán gaan, dan gáát het ook mis Mobiele devices raken vaak kwijt, worden gestolen of gaan kapot. Sommige werknemers laten ze zelfs bewust op bepaalde plaatsen liggen om de indruk te wekken dat ze op een bepaalde locatie zijn. Het is zakelijk gezien dan ook niet aan te raden om te vertrouwen op draagbare apparaten, omdat ze te foutgevoelig zijn.

Zodra een mobiel device geen bereik heeft, verliest u informatie Elke keer als zich een van de onderstaande gevallen voordoet, verliest u essentiële informatie over wat zich in het veld afspeelt:

• • •

device bevindt zich binnenshuis en heeft slecht bereik; batterij van device raakt op; device bevindt zich in gebied met slecht of geen bereik.

Met accurate informatie over uw voertuigen bent u beter in staat om:

• • •

snelheidsovertredingen tegen te gaan; brandstofverbruik te meten en te optimaliseren; agressief rijgedrag terug te dringen – denk aan hard optrekken, met hoge snelheid door de bocht rijden en onnodig hard remmen.

Als het volgen van voertuigen uw prioriteit heeft, kunt u beter geen draagbare oplossing kiezen Een draagbare oplossing is dan misschien goedkoper – en u denkt er misschien twee vliegen in één klap mee te slaan –, maar de kwaliteit van de informatie die u krijgt, is wellicht een stuk lager.

Zet niet uw volledige ROI op het spel om een paar euro te besparen De meeste GPS-fleet management systemen op mobiele devices maken gebruik van zendmasten om een locatie te bepalen. Dit komt er in de praktijk op neer dat u weet bij welke zendmast uw bestuurders in de buurt zijn, maar dat u hun locatie met niet meer nauwkeurigheid dan een paar honderd meter, of zelfs een aantal kilometers, kunt bepalen. Een GPS-fleet management systeem geeft u echter exact inzicht in waar uw medewerkers zich op welk moment bevinden.

BELANGRIJKE PUNTEN OM TE OVERWEGEN BIJ HET KIEZEN VAN DE JUISTE OPLOSSING Bestuurders dragen mobiele devices in de broekzak, leggen ze op de passagiersstoel, stoppen ze in een tas of hangen ze in een houder. De devices zijn daarom niet altijd ideaal gepositioneerd om direct verbinding te maken met de satelliet die nodig is om de exacte locatie te bepalen. Om dit probleem te verhelpen, bieden telecomproviders de mogelijkheid om een locatie te bepalen op basis van een driehoeksmeting waarbij de locatie wordt bepaald aan de hand van de drie dichtstbijzijnde zendmasten. Een prima oplossing, ware het niet dat er in de omgeving niet altijd drie zendmasten beschikbaar zijn, en het dan dus niet mogelijk is om de exacte locatie te bepalen.

6

HOE MAKEN ONDERNEMINGEN TEGENWOORDIG GEBRUIK VAN DEZE SYSTEMEN? U hebt wellicht al een idee van de rol die een fleet management systeem kan spelen in uw organisatie. Uit onderzoek dat we deden, blijkt echter dat de meeste bedrijven deze systemen nog niet optimaal benutten. Hieronder een aantal voorbeelden om u te helpen alles uit een fleet management systeem te halen.

MEER GRIP OP FACTUREN EN LOONADMINISTRATIE Een van de meest gebruikte manieren om voordeel te behalen uit voertuigrapportages, is door ze in te zetten voor facturering en loonadministratie. Vergelijk de urenstaten die bestuurders inleveren met de daadwerkelijke start- en stoptijden gebaseerd op wanneer de bestuurder in het voertuig zat.

REALTIME PLANNEN EN AANSTUREN Voor planners is de exacte locatie van een bestuurder van onschatbare waarde. Zo zien ze in een oogopslag wie er het dichtst in de buurt is om een spoedopdracht aan te nemen, en of een bestuurder voorloopt of juist achterloopt op het schema. Maar het weten van de realtime locatie is niet alleen handig voor planners. Supervisors en managers kunnen de kaart ook gebruiken om inzicht te verkrijgen in hoe werknemers presteren, en zich ervan verzekeren dat alles volgens plan verloopt.

EEN EINDE AAN ONGEWENST RIJGEDRAG Door realtime e-mailalerts in te stellen, krijgen managers direct inzicht in ongewenst rijgedrag als snelheidsovertredingen, ongeautoriseerd gebruik van voertuigen, te lang stationair draaien en meer. Dat geeft ze de mogelijkheid gelijk contact op te nemen met bestuurders en ze aan te spreken op hun gedrag. En dat levert niet alleen brandstofbesparingen op, maar verhoogt ook de veiligheid op de weg.

EFFICIËNTER EN PRODUCTIEVER TE WERK GAAN Al in de eerste weken na installatie van een fleet management systeem plukken bedrijven de vruchten van het gebruik ervan op het gebied van brandstofbesparing en loonkosten. Na een aantal maanden ontdekken zij echter pas echt wat voor waardevolle inzichten een dergelijk systeem oplevert: het aantal stops, tijd op de weg, hoelang voertuigen stationair draaien, de tijd dat een bestuurder op locatie is, gemiddelde start- en stoptijden en nog veel meer. Met behulp van overzichtelijke rapportages en dashboards gebruiken veel bedrijven de opgedane inzichten om het werkproces op verschillende punten te verbeteren:

• • • •

identificeren van de best en slechtst presterende bestuurders; vaststellen van targets en andere standaarden; opstellen van beloningsprogramma’s op basis van statistieken; accurater plannen en budgetteren.

WWW.FLEETMATICS.NL

7

HET KIEZEN VAN DE JUISTE OPLOSSING

Verklein het speelveld In een markt met veel opties zijn sommige factoren belangrijker dan andere. Daarom hebben we de belangrijkste informatie en vragen aan potentiële leveranciers op een rij gezet. Daarbij gaat het om de geboden features en om de manier waarop de leverancier met u samenwerkt.

HOE VERLOOPT DE SAMENWERKING MET DE LEVERANCIER? OPLOSSINGEN VOOR GROTERE BEDRIJVEN One Size Does NOT Fit All Bij het evalueren van mogelijke leveranciers is het verleidelijk om in een bekende val te trappen: door het brede aanbod van oplossingen kiezen bedrijven voor de laagste prijs en daardoor voor de meest eenvoudige featureset. Niettemin zijn sommige kwaliteitsleveranciers en hun oplossingen beter in staat om grote bedrijven te ondersteunen. Als u een wagenpark hebt van meer dan vijftig voertuigen, is het verstandig te bepalen of een leverancier de kwaliteit kan bieden, die hoort bij de omvang van uw organisatie.

BEDRIJFSGROOTTE Het kan een uitdaging vormen om vast te stellen welk GPS-fleet management systeem het betrouwbaarst is. Een bewezen manier is om te kijken naar omvang en historie van het bedrijf. De partner die u kiest, raakt nauw betrokken bij uw dagelijkse activiteiten. Daarom is absoluut vertrouwen nodig in de capaciteiten, gezondheid en continuïteit van de partner. Hoe langer hij bestaat en hoe groter het bedrijf en het klantenbestand, des te groter de kans dat u een partner voor de lange termijn kiest.

8

KERNVRAGEN OVER HET SYSTEEM

• • • •

Hoeveel voertuigen kan de oplossing ondersteunen? Zijn er voldoende tools voor beheerders om verschillende segmenten en mogelijkheden van het wagenpark te ontsluiten naarmate het aantal gebruikers groeit? Moet ik voor elke gewenste wijziging de leverancier bellen? Biedt de leverancier voldoende extra middelen voor implementatieondersteuning, aanvullende training en professional services om aan de slag te gaan? Kan ik bepalen hoeveel voertuigen zichtbaar zijn op een scherm?

KERNVRAGEN OVER DE LEVERANCIER

• • • •

Hoelang bestaat het bedrijf al? Hoeveel klanten heeft het bedrijf? Hoeveel medewerkers heeft het bedrijf? Hoe laat het bedrijf zien dat het financieel stabiel is?

HOE VERLOOPT DE SAMENWERKING MET DE LEVERANCIER? (VERVOLG) INSTALLATIE Een soepel installatieproces is cruciaal om direct te profiteren van uw investering. Aan de andere kant kan een slecht installatieproces allerlei problemen opleveren: units die niet goed werken, voertuigen die lang niet inzetbaar zijn en irritatie bij uw mobiele werknemers. Leveranciers hanteren verschillende installatiebenaderingen. Zorg ervoor dat u een helder beeld krijgt over de aanpak van uw potentiële leverancier. Bevestig de kosten van hardware en installatie. Zorg voor extra zekerheid door te vragen naar levenslange garantie op elke kwestie die in de toekomst nog kan ontstaan.

TRAINING EN SUPPORT Op het eerste gezicht lijken training en support minder belangrijk dan alle mogelijkheden van een oplossing. Maar als u eenmaal met het systeem aan het werk bent, spelen training en support een belangrijke rol. Kwaliteitsleveranciers zorgen voor speciale supportmedewerkers die elke klantvraag oplossen. Tip: vraag de leverancier of hij livetrainingen verzorgt met de mogelijkheid van interactie, of alleen trainingen biedt, die vooraf zijn opgenomen.

BELANGRIJKE VRAGEN OVER DE INSTALLATIE

• Als er sprake is van het gebruik van devices: wie installeert

deze apparaten? Verwacht de leverancier van u dat u dit zelf afstemt met een derde partij?

• Hoe verloopt de feitelijke installatie? Hoelang zijn de voertuigen niet inzetbaar?

• Is het mogelijk om de installatie uit te voeren buiten

werktijden, zodat de bedrijfsvoering niet verstoord wordt?

• Zijn hardware en installatie inbegrepen in de maandelijkse fee? • Hoe wordt voertuiginformatie ingevoerd/geüpload in het systeem?

BELANGRIJKE VRAGEN OVER TRAININGEN EN SUPPORT

• Hoe diepgaand is de training? Hoeveel sessies zijn er en zijn ze live of gaat het om opgenomen trainingen?

• Wordt de training gegeven door professionele trainers of door salesmedewerkers?

• Zijn er extra kosten verbonden als we meer willen dan een basistraining?

• Op welke uren is support beschikbaar? Hoe snel komen supportmedewerkers met oplossingen?

• Heeft de leverancier de support uitbesteed of doet hij dit zelf? Waar is de customer-service gevestigd?

WAT U MOET WETEN Sommige leveranciers zeggen dat hun apparatuur zo gebruiksvriendelijk is, dat u de installatie zelf kunt verzorgen. U loopt dan echter risico’s. Het kan inderdaad zo zijn dat u zelf technische mensen hebt, die voor installatie kunnen zorgen. Maar de vraag is of dat een concrete besparing oplevert. Het maakt uiteindelijk niet zoveel uit of de leverancier betaalt voor installatie of dat u zelf interne kosten maakt. Het belangrijkste is dat de installatie correct wordt uitgevoerd.

WWW.FLEETMATICS.NL

9

HOE GAAT U DE OPLOSSING GEBRUIKEN?

DASHBOARD U moet een dashboard op dezelfde manier evalueren als elk ander kritisch onderdeel van de oplossing. Let vooral op de zaken die een dashboard toont en de waarde die u daaruit haalt. U kunt hier namelijk zien hoe uw team presteert op zaken als gereden kilometers, gewerkte uren en meer, maar ook of bestuurders het voertuig stationair laten draaien en agressief rijgedrag vertonen. Wanneer het lastig is om dit soort gegevens te gebruiken en te begrijpen, zal het ook moeilijk zijn om echt te profiteren van het systeem. Tip: vraag om een screenshot van de dashboards van de verschillende oplossingen, zodat u een vergelijking kunt maken.

MELDINGEN EN RAPPORTAGES Er zijn veel verschillende manieren om de vraag “Hoe presteert mijn wagenpark?” te beantwoorden. U hebt in elk geval op het juiste moment de juiste informatie nodig. Kijk daarom naar de configuratiemogelijkheden van meldingen en rapportages, zodat u nuttige informatie krijgt in plaats van een stortvloed van data.

BEHEER EN INSTELLINGEN Het in gebruik nemen van nieuwe software kan flinke problemen opleveren. U kunt dat voorkomen door uw potentiële leverancier goed te laten uitleggen hoe u uw account instelt en hoe u instellingen kunt aanpassen.

BELANGRIJKE VRAGEN

• Hoe vat u de activiteiten van het volledige wagenpark of een belangrijke groep samen?

• Is er voldoende flexibiliteit om de activiteiten van meer dan een dag of meer dan een maand te bekijken?

• Kunt u benchmarks aanpassen voor data die uit het systeem komen? Hoe?

• Hoe kunt u dieper inzoomen op details van deze cijfers?

BELANGRIJKE VRAGEN

• Is de frequentie van meldingen instelbaar? Hoe is dat geregeld? • Welke rapporten zijn beschikbaar voor iemand die langetermijnbeslissingen

wil nemen? En voor iemand die de dagelijkse leiding heeft? Hoe zit het met voertuigonderhoud?

• Is het nodig om bij het controleren van de brandstofrekeningen twee verschillende documenten te vergelijken, of is de brandstofinformatie te integreren?

• Hoe zijn urenkaarten te controleren binnen uw rapportages? BELANGRIJKE VRAGEN

• Is het mogelijk om te bepalen tot op welke hoogte specifieke gebruikers toegang hebben tot bepaalde features?

• Is hulp van IT nodig om dit in te stellen? • Hoe kan ik het systeem aanpassen – en hoe moeilijk is dat? • Is het mogelijk om op maat gemaakte rapportages in te stellen op basis van een gebruikersprofiel?

FUNCTIONALITEIT EN KWALITEIT VAN DE KAARTEN Voor veel klanten – en zeker voor die met grote wagenparken – zijn kaarten een van de meest toegepaste mogelijkheden van een oplossing. Kijk daarom goed naar zaken als navigatie, het aantal kliks dat nodig is om meer details te zien, en in hoeverre u intuïtief door de kaarten heen kunt navigeren om te vinden wat u zoekt.

BELANGRIJKE VRAGEN

• Wie levert de kaarten voor het systeem? Investeert deze partij in innovatie?

• Hoeveel controle heb ik over wat de kaart allemaal laat zien? • Hoe moeilijk is het om een voertuig op een klantlocatie of andere plaats te traceren?

• Zijn de ballonnen aan te passen? Hoe maakt u die op maat? • Kunt u opdrachten doorsturen naar Garmin-devices? *

*Garmin-units moeten apart aangeschaft worden. Alleen bestuurders met een Garmin en Fleetmatics REVEAL hebben toegang tot de genoemde features.

10

EXTRA OPTIES: NODIG OF NIET?

Fleet management systemen bieden steeds meer extra opties. Die spelen in op de klantvraag. Vraag is wel of u ze echt nodig hebt. Aan de hand van de informatie hieronder krijgt u het antwoord op deze vraag.

NAVIGATIE EN COMMUNICATIE IN HET VOERTUIG Navigatie- en communicatiemogelijkheden in het voertuig zijn sinds 2009 populair dankzij een integratieplatform van Garmin®*. Deze tools bieden in het algemeen routenavigatie en berichten via een scherm in het voertuig. Of dit in uw geval een goede investering is, hangt af van de volgende eenvoudige vragen.

• • • •

TER OVERWEGING Sommige leveranciers bieden een eigen device. Kiest u echter voor het onafhankelijke merk Garmin*, dan blijft u flexibel. Mocht u ooit overstappen op een ander platform, dan hoeft u niet direct nieuwe hardware aan te schaffen.

Hoeveel verschillende locaties bezoekt een bestuurder gemiddeld per dag? Zijn dit iedere dag andere locaties? Krijgt de bestuurder onderweg nieuwe locaties op? Stoort de planningsafdeling de bestuurder met telefoontjes of berichten die ook via een terminal zijn door te geven?

Wanneer u uw bestuurders twee keer of vaker per dag stoort, is deze optie het overwegen waard. Een navigatieapparaat is goedkoper, sneller en veiliger dan allerlei telefoontjes. Ook kan het gemak dat dit oplevert, bij gebruikers hun twijfels over het installeren van een nieuw GPS-fleet management systeem wegnemen. Een ingebouwd navigatiesysteem biedt de bestuurder tegen minimale kosten routeinformatie en berichten.

TANKPAS Met een tankpas is meer mogelijk dan alleen het stroomlijnen van uw financiën en het bieden van inzicht in kosten. Het helpt ook bij het verkrijgen van een totaalbeeld van de voertuigactiviteiten en de brandstofkosten, en bij het voorkomen van ongeautoriseerde tankbeurten.

BELANGRIJKE VRAGEN

• •

Kost de mogelijkheid van een tankpas extra geld of is het een gratis onderdeel van de oplossingen? Integreren de kaartdata automatisch of vereist dit handmatig werk?

*Garmin-units moeten apart aangeschaft worden. Alleen bestuurders met een Garmin en Fleetmatics REVEAL hebben toegang tot de genoemde features.

WWW.FLEETMATICS.NL

11

EXTRA OPTIES: NODIG OF NIET?

TOEGANG MET SMARTPHONE Mobiele mogelijkheden behoren vandaag de dag tot de standaardfunctionaliteit die u van een leverancier mag verwachten. Het is daarbij van belang vast te stellen of deze functionaliteit is ingebouwd in een app, of dat u afhankelijk bent van een mobiele browser, die veel minder mogelijkheden biedt.

RIJSTIJL Het is één ding om te weten waar uw voertuigen zijn en waar ze zijn geweest. Met de nieuwe mogelijkheden die de technologie biedt – zoals de versnellingsmeters die het rijgedrag vastleggen –, weet u ook hoe medewerkers omgaan met de voertuigen. Hierdoor krijgt u inzicht in de brandstof- en onderhoudskosten, en zijn veiligheid en uw bedrijfsreputatie te optimaliseren.

BELANGRIJKE VRAGEN OVER HET SYSTEEM

• •

Opent u het systeem via een browser op een mobiel device of kan dat via een app?

BELANGRIJKE VRAGEN OVER DE OPTIES

• •

•

12

Wat kunt u wel en wat kunt u niet met het systeem?

Ondersteunt het systeem het monitoren van rijgedrag? Welke aspecten van agressief rijden zijn vast te leggen: - abrupt remmen, - hard door de bocht rijden, - snel accelereren. Kunt u een algemene veiligheidsscore bepalen?

HET AANKOOPPROCES

EEN STAP-VOOR-STAP BENADERING Net als bij elke andere technologieaankoop is het belangrijk dat u zich richt op de problemen die u wilt oplossen. Bepaal vervolgens welke leverancier dat het beste doet. Blijf letten op de details, die zijn echt belangrijk.

Bepaal uw doelstellingen Waar liggen in uw optiek de belangrijkste kansen met betrekking tot productiviteit en hogere besparingen?

Stel benchmarks vast Zorg ervoor dat u prestaties kunt meten als de oplossing in gebruik is. Het gaat hier om factoren als de maandelijkse brandstoffactuur, maandelijkse loonkosten, aantal opdrachten per bestuurder, gereden kilometers per maand, maandelijkse omzet, maandelijks volume en klanttevredenheid.

Stel uw out of the box-eisen op Bepaal welke medewerkers in het eerste jaar toegang nodig hebben tot het systeem, en wat zij nodig hebben om de doelen van de organisatie te behalen. Welke rapporten hebben ze bijvoorbeeld nodig? Betrek zo mogelijk alle betrokkenen bij dit proces en bedenk ook wie er in latere jaren toegang nodig heeft tot het systeem. Door key-users in te schakelen, vergroot u de acceptatie. Wanneer u kiest voor een oplossing die meegroeit, bespaart u kosten als het tijd is voor vernieuwing van het contract.

Zorg voor inzicht in de interne besluitvorming Hoe komen binnen uw organisatie aankoopbeslissingen tot stand? Wie zijn erbij betrokken? Wanneer moet de oplossing in de lucht zijn?

ONDERZOEK EN BEPAAL Kies een oplossingscategorie Kies de categorie van oplossingen, die het best aansluit bij uw bedrijf en uw doelstellingen. Wanneer het lukt om leveranciers in andere categorieën al bij voorbaat uit te sluiten, voorkomt u veel verwarring. Verscheidenheid in leveranciers is niet hetzelfde als verscheidenheid in categorieën.

Bepaal potentiële leveranciers in uw categorie Er zijn verschillende manieren om in een categorie leveranciers te vinden. Dat kan online of via referenties. Kijk in elk geval op de website van de leverancier voor alle out of the box-eisen en de geboden servicelevels voordat u contact zoekt. Probeer de lijst van potentiële leveranciers te beperken tot maximaal vijf bedrijven.

WWW.FLEETMATICS.NL

13

HET AANKOOPPROCES [VERVOLG]

MAAK DE LIJST STEEDS KORTER TOT U EEN KEUS HEBT GEMAAKT Zoek contact met potentiële leveranciers Deze stap kunt u zo snel of uitgebreid uitvoeren als u wilt. Maak een afspraak voor een demo op het moment dat u dit goed uitkomt.

Vergelijk alle oplossingen Wanneer u eenmaal een lijst van potentiële oplossingen hebt opgesteld en hebt bepaald wie er intern betrokken worden bij de evaluatie, is met iedere potentiële leverancier overleg van ongeveer twee uur nodig. Dit is de belangrijkste stap. U krijgt een productdemo en kunt vragen stellen over het product en de support. Neem de tijd en vraag zo nodig om een extra demo als u het gevoel hebt dat u dan tot een beter besluit kunt komen. In deze fase worden immers de details van elke oplossing duidelijk.

Onderhandel over de prijs Bepaal eerst met welke leverancier u in zee wilt gaan voordat u over de prijs gaat onderhandelen. Het is anders verleidelijk om te kiezen voor een leverancier met de laagste prijs. Wanneer de leverancier aanbiedt om de hardware te leasen voor een all-in prijs, vraagt u of dit direct via die leverancier verloopt of via een derde partij. De vraag is namelijk of u wel met een derde partij te maken wilt hebben. Bedenk dat de beste beslissingen altijd het gevolg zijn van goed nadenken en gedegen onderzoek.

DENK NIET OP DE KORTE TERMIJN Korte contractperiodes of contracten zonder een boetebeding voor eerder opzeggen hoeven niet te leiden tot een extra ronde bij het kiezen tussen twee leveranciers. Op het moment dat de oplossing is geïmplementeerd – inclusief installatie, trainen van medewerkers, analyseren van data en implementeren van nieuw beleid –, is een overstap niet meer zo eenvoudig. Het is beter om te kijken naar uw eigen businesssegment en naar wat goed presterende collegabedrijven doen.

14

WAT KUNT U VERWACHTEN NA DE AANKOOP?

Als het besluit is genomen en het aankoopproces is gestart, is het zaak te beginnen met de voorbereiding van de uitrol binnen uw organisatie. Hieronder vindt u meer informatie over wat er gebeurt als u de order doorgeeft aan de leverancier.

NA HET INDIENEN VAN HET CONTRACT Op het moment dat u hebt getekend, is er snel werk aan de winkel. U krijgt nagenoeg direct een formulier waarop u aangeeft welke voertuigen fleet management hardware nodig hebben. Dit omvat model- en merkinformatie en chassisnummer, kilometerstand en andere details voor het instellen van uw account. Nadat u de documenten hebt teruggestuurd, krijgt u bericht over de installatieprocedure. Wanneer de leverancier de installatie zelf coördineert, zal men u vragen op welke data dat het beste uitkomt. Wanneer u de installatie zelf coördineert, moet u van uw leverancier op zijn minst een lijst van potentiële installateurs ontvangen. Wanneer de installatie voltooid is, krijgt u een uitnodiging voor het opzetten van trainingssessies. Zorg ervoor dat iedereen de sessies bijwoont met het oog op een snel leerproces. Bereid vragen voor, zodat iedereen na de sessie meteen met het systeem aan de slag kan. Idealiter krijgt u een contactpersoon van de leverancier toegewezen, die u gedurende dit gehele proces begeleidt.

HET INTRODUCEREN VAN DE OPLOSSING BIJ HET TEAM Nadat de order is getekend, is het ook belangrijk om een communicatieplan te creëren om de oplossing binnen uw organisatie te introduceren. U kunt daarbij kiezen uit twee opties. Betrek interne gebruikers en bestuurders bij de definitieve keus voor een oplossing – zij kunnen vervolgens optreden als echte ambassadeurs binnen hun teams. Beleg een korte meeting met de bestuurders waarin u aangeeft wat de belangrijkste doelen zijn en wat u van de bestuurders verwacht.

TIP Wees bij de introductie van een GPS-fleet management systeem binnen uw organisatie zo open en eerlijk mogelijk. Zo voorkomt u dat medewerkers het nieuwe systeem opvatten als een ‘Big Brother’. Leg goed uit dat het systeem bedoeld is om de logistiek te verbeteren, de productiviteit te verhogen en verstoringen onderweg terug te dringen. Het is niet de bedoeling om de medewerkers te volgen, maar de voertuigen. Daarnaast is uw doel om correct rijgedag te stimuleren en slecht rijgedrag te ontmoedigen. U kunt bijvoorbeeld beloningen in het vooruitzicht stellen voor bestuurders met het minste aantal boetes of het beste rijgedrag.

WWW.FLEETMATICS.NL

15

WAT KUNT U VERWACHTEN NA DE AANKOOP? (VERVOLG) INITIËLE KOSTENBESPARINGEN EN VERVOLGBESPARINGEN Bij het bepalen van de return on investment (ROI) van een fleet management systeem kijken bedrijven veelal naar de initiële besparingen op bijvoorbeeld brandstof en personeel. Deze besparingen kunnen inderdaad substantieel zijn. Maar om ook op de lange termijn te profiteren, is het van belang om doelen te bepalen voor uw medewerkers, en om programma’s en beleid te creëren, die de efficiëntie en productiviteit stimuleren. De eerste negentig dagen van het gebruik van het fleet management systeem geven een goede indicatie van het rijgedrag van uw bestuurders voor wat betreft stationair laten draaien van voertuigen, rijtijd versus tijd op de vestiging, gereden kilometers en snelheidsbekeuringen. Vergelijk na een maand alle cijfers. Doe dat nog eens na drie, zes en twaalf maanden om te kijken wat de verschillen zijn. Wanneer u voldoende inzicht hebt in de prestaties, kunt u redelijke benchmarks bepalen en de prestaties volgen met behulp van de oplossing. Na de beginfase is het ook belangrijk om de informatie uit het systeem te gebruiken voor een betere strategische planning.

• • •

Besteedt u voldoende tijd aan uw belangrijkste klanten? Vindt de ritplanning efficiënt plaats of worden kilometers slecht over uw bestuurders verdeeld? Kunt u uw werkveld uitbreiden naar nieuwe gebieden of type activiteit dankzij de productiviteitsvoordelen van de oplossing?

Met de juiste oplossing beschikt u over een schat aan informatie over uw bedrijfsvoering. Neem deze informatie altijd mee in uw besluitvorming over de inzet van uw mobiele medewerkers. Zo haalt u het maximale uit de oplossing.

16

SCORECARD VAN LEVERANCIER EN OPLOSSING

VRAGEN DIE U MOET STELLEN

LEVERANCIER 1

LEVERANCIER 2

LEVERANCIER 3

Hoelang bestaat het bedrijf? Dit is een cruciaal punt. Als een leverancier zegt dat u makkelijk van de oplossing af kunt, zegt dat niet alles. Overstappen kan tot hoge kosten leiden. Denk aan de risico’s van het werken met een reseller. Het kan zijn dat die alleen zorg draagt voor de transactie en dat u zelf verantwoordelijk bent voor de implementatie.

Abonnementskosten Trainingskosten Garantie op hardware Supportkosten Implementatieproces Gratis upgrades & nieuwe features Contractlengte Is er directe levering of via een reseller? Uptime van het systeem Klantenservice: in-house of uitbesteed? Hoe hoog is het klantenverloop? Hoe snel neemt de klantenservice de telefoon op? Is het systeem aanpasbaar aan mijn manier van werken? Hoe zijn drempelwaarden, rapporten en meldingen te configureren? Kan ik gebruikersrollen configureren voor toegang tot informatie?

Vraag de leverancier of tankpassen direct geïntegreerd zijn in de oplossing of dat u GPS-gegevens handmatig moet vergelijken met de brandstoffactuur.

Hoeveel voertuigen zijn binnen één account te beheren? Zijn urenkaarten op maat te maken? Welke tools voor agressief rijgedrag zijn er? Melding van maximum snelheid? Melding van trajectcontrole? Geïntegreerde tankpas

WWW.FLEETMATICS.NL

17

AANTEKENINGEN

18

OVER FLEETMATICS GROUP PLC Fleetmatics Group PLC is wereldwijd een toonaangevend leverancier van fleet management oplossingen voor kleine en middelgrote ondernemingen. Het bedrijf levert zijn oplossingen als Software-as-a-Service (SaaS). Ondernemingen gaan met de Fleetmatics-oplossing de uitdagingen aan rondom het beheren van lokale wagenparken en vergroten hiermee de productiviteit van hun mobielepersoneelsbestand door actiegerichte, zakelijke data te halen uit realtime en historische voertuig- en bestuurdersgegevens.

0800-3949042 www.fleetmatics.nl Copyright © 2015 Fleetmatics Development Limited. Alle rechten voorbehouden. Fleetmatics en het Fleetmatics logo zijn geregistreerde handelsmerken van Fleetmatics Development Limited in de VS en andere landen.