Culemborg, Geldermalsen, Tiel Project Eenheid IMICT per 1 jan 2014
Samenvatting Businesscase en realisatieplannen Eenheid IMICT per 1/1/2014
april 2013
Auteur:
Versie 5.1
Joop Veenis
Auteur J. Veenis
Opmerkingen vijfde versie
Datum 26 april 2013
1
.............................................................................................
1 DE VORMING VAN DE EENHEID IMICT.................................................................................................. 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9
INLEIDING ........................................................................................................................................................... 3 VERTREKPUNT .................................................................................................................................................. 3 HOUTSKOOLSCHETS VD EENHEID ................................................................................................................. 3 BUSINESS CASE IMICT ................................................................................................................................... 5 PROJECTENKALENDER ................................................................................................................................... 6 MIDDELEN .......................................................................................................................................................... 8 CONCLUSIES: SAMENWERKEN LOONT ......................................................................................................... 8 RISICO’S .............................................................................................................................................................10 REALISATIE SAMENWERKINGSPROJECTEN ......................................................................................................10
1 De vorming van de eenheid IMICT 1.1 Inleiding
Voorliggend stuk volgt uit de volgende opdracht van de stuurgroep CGT per 1 oktober 2012 aan de kwartiermaker samenwerking IMICT: “voeg de drie organisatie-eenheden samen en bedien van daaruit de drie gemeenten”. Aan deze opdracht wordt langs twee sporen gewerkt: 1. Per 1 januari 2013 een start als projecteenheid IMICT met 10 kwartiermakers waarbij met de hoofden bedrijfsvoering is ingezet op het benoemen en het voorbereiden van de samen uit te voeren projecten op het gebied van IMICT (ook wel: de projectenkalender) 2. een doorontwikkeling van de organisatie van de eenheid IMICT. In het kader van 2 vond in november 2012 een werkconferentie plaats met de medewerkers. De resultaten daarvan zijn in januari 2013 opgenomen in een eerste integraal ontwerp (het groeidocument). In maart is in navolging van de business case FPO een viertal scenario’s uitgewerkt voor de eenheid IMICT en heeft de stuurgroep gevraagd om een nadere uitwerking van scenario 3. Conform verslag: “De stuurgroep heeft de projectgroep IM/ICT opdracht gegeven dit scenario nader uit te werken in een groeidocument. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn kostenbeheersing (beperking van de meerkosten), met dezelfde formatie meer doen, uniformering van de ICT en sanering van het aantal applicaties. Eén gezamenlijke eenheid IM/ICT is een basisvoorwaarde en de realisatie moet daarom voor lopen op de andere CGT projecten.”
1.2 Vertrekpunt
Een goede informatievoorziening is een randvoorwaarde voor het dagelijks werk en voor een vlotte veranderingen van de organisatie. Door digitalisering neemt het belang van een goede informatievoorziening steeds verder toe en door de besparingsdoelstellingen moet er steeds meer met minder. Dat vraagt om slim organiseren en samenwerken. In maart zijn vier scenario’s voor samenwerking/samenvoeging afgewogen en heeft de stuurgroep gekozen voor scenario 3; het samenvoegen van de bestaande afdelingen IM en ICT tot één nieuw onderdeel. Scenario 3 scoort hoog op kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten en kansen voor de medewerkers. Waar dat nieuwe onderdeel organisatorisch onder valt is nog niet bepaald; daartoe wordt een governance onderzoek uitgevoerd. Gezien het belang van een goed functionerende informatievoorziening is reduceren van de kwetsbaarheid de belangrijkste “K”. Gevolgd door de “K” van kwaliteit die toenemend in de techniek door vervanging van verouderde PC’s en software en in de organisatie door professionalisering bij het samenvoegen, waarmee ook de “K” van kansen voor het personeel toenemen (bredere inzetbaarheid en ontwikkelmogelijkheden). De “K” van kosten is geen doel op zich. Kostenbeheersing komt voor kostenbesparingen. Het becijferen van kostenbesparingen per gemeente is niet echt goed mogelijk door verschillende kostenboekhoudingen voor IMICT. Dat willen we meer uniformeren. Besparingen vormen geen doel, maar kansen laten we niet liggen. Regie op software aanschaf en centraal licenties inkopen vanuit 1 entiteit biedt de beste kans om het aantal verschillende software pakketten de software kosten in onderhandeling met de markt te reduceren. Kostenbesparingen zijn wel een doel van het geheel van het samenwerkingsprogramma CGT. Voor IMICT is gezegd dat besparingen terugvloeien als investeringen in het taakveld, waardoor meer mogelijk wordt voor hetzelfde geld.
1.3 Houtskoolschets vd eenheid
Ongeacht de keuze van de overkoepelende organisatiestructuur en governance, kunnen als punt op de horizon reeds de toekomstige taken en werkzaamheden worden weergegeven daarbij heeft het voor IMICT gangbare 9 vlaks model [Maes] gebruikt. Dit model wordt ook gebruikt door het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING). De basis van de eenheid IMICT is de definitie van deze rollen van Maes.
3
Voor het beschrijven van de nodige rollen zijn is in november een eerste aanzet gedaan door de werkgroep personeel. We zetten daarbij in op het vergroten van de inzetbaarheid en het aanpassingsvermogen van de medewerkers. De organisatie is bereid om hiervoor de ruimte en de mogelijkheden te bieden, zodat beter ingespeeld wordt op de veranderende eisen vanuit de omgeving en de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd. Doelstelling vd eenheid: Een professionele, toekomstbestendige informatievoorziening (IV), die past bij de behoefte van de drie gemeenten, beheersbaarder in kosten, met optimale kwaliteit en minder kwetsbaarheid en met kansen voor het personeel.
De subdoelen van de projecten die de eenheid uitvoert in 2013 worden in samenwerking gerealiseerd: 1. Informatie toegankelijk en beschikbaar (any time, any place, anywhere) 2. Betrouwbare gegevens; Eenmalige opslag meervoudig gebruik van gegevens in een applicatielandschap met minder overlap en witte vlekken (optimale mix) 3. Dat beter past bij de IV standaards van deze tijd 4. Op basis van een informatiebeleid dat aansluit op de collegedoelen (generiek en drie keer specifiek waar nodig) 5. Tijdig voldoet aan de wettelijke afspraken tav eOverheid (NUP) 6. Faciliteert de contacten en zaken met burgers/bedrijven/instellingen/ketenpartners optimaal (effectief) Garandeert een efficiënte verbinding tussen werkprocessen en daarbij nodige informatie en kennis De eenheid IMICT omvat vier taakvelden: 1. Interne Dienstverlening 2. Projecten en Advies 3. Informatieverwerking 4. Exploitatie ICT Aandachtspunten voor de doorontwikkeling zijn: - de uitkomsten van de Governance - de afstemming van de realisatie met samenvoeging Financiën, Personeel&Organisatie.
Kenmerken vd eenheid IMICT: Personeel: De samenvoeging van ICT en Informatiemanagement (IM) omvat ca 40 fte. Deze worden flexibel ingezet en in 1 of meer van de (vier) taakgebieden actief. Systemen: De verouderde ICT-systemen worden deels vervangen en nieuwe in een tweetal locaties zo gesitueerd dat de medewerkers in de drie gemeenten (en de burgers/bedrijven via Internet) er op kunnen werken of diensten afnemen en zo dat ze elkaars functie kunnen overnemen. Daartoe worden de drie locaties verbonden in een ringnetwerk. Naast deze technische netwerkinfrastructuur worden de applicaties en informatie (gegevenssets, document en zaaksystemen, ) samengevoegd, geconsolideerd en door ontwikkelt tot 1 applicatielandschap. De faciliteiten om met digitale documenten te kunnen gaan werken worden gedeeld, de afhandeling van zaken op elkaar afgestemd (één zaak type catalogus) en beheer van (geo) gegevens wordt op een eenduidige manier vorm gegeven. De landelijke verplichtingen iNUP samen opgepakt. De houtskoolschets eenheid (bijlage 1) kent vier taakvelden 1. Interne dienstverlening: We standaardiseren en leveren op termijn intern daardoor een minder grote diversiteit aan producten en diensten, maar we willen dat aanbod wel beter afstemmen op de behoeften van gebruikersgroepen en functioneel beheerders in de organisatie. De eenheid stemt met de ambtelijke organisatie de informatiebehoefte af op de veranderingen in de werkprocessen. Daarbij adviseren ze op afdelingsniveau bij verschillen in werkwijze en maken ze die waar mogelijk lean/generiek (door o.a. op een eenduidige wijze zaaksgewijs te werken). Op het niveau van de concerncontrollers versterken ze het strategische
4
informatiemanagement. Op het niveau van de gebruikers vindt incident en storingsafhandeling plaats en willen we de drie helpdesks samenbrengen naar een enkel ‘servicepunt’. 2. Projecten en Advies: De eenheid werkt projectmatig (methode Culemborg) en voert projecten uit op basis van een intergemeentelijke projectenkalender die jaarlijks in overleg wordt opgesteld. Daarnaast levert de eenheid advies en voert onderzoek uit naar de impact van veranderingen (wetgeving/klantwensen) op de informatievoorziening. Voor alle drie de gemeenten betekent scenario 3 een kwaliteitsslag op het gebied van informatiemanagement. Inhoudelijk advies en keuzes tav (de inrichting en uitvoering) op het gebied van informatie en applicaties worden overgedragen aan de samenwerking (IM). De gemeentelijke opdrachtgevers maken de richtinggevende keuzes. 3. Informatieverwerking: Voor document- en gegevensbeheer. Hiermee worden werkzaamheden bedoeld waarvan (in wet- en regelgeving of overheidsbrede standaarden) is vastgelegd volgens vaste regels deze werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Denk hierbij aan het verwerken van gegevens ten behoeve van de basisregistraties (personen, adressen, gebouwen, bedrijven, geoinformatie) het beheer van basisgegevens, het beveiligen van deze gegevens en ook het scannen en registreren van documenten volgens vastgestelde procedures (substitutie). Daarnaast wordt er een basisvoorziening ingericht en beheerd voor het opslaan en distribueren van basisgegevens. 4. Exploitatie ICT: Het beheer van de verbindingen en systemen (twindatacenter) wordt vanuit de eenheid uitgevoerd waarbij systemen, toegankelijk, veilig en beschikbaar zijn. 1.4 Business case IMICT
Nader is onderzocht wat het (financieel) voordeel is van één eenheid IMICT is, in plaats van drie afzonderlijke afdelingen (die hun eigen infrastructuur ontwikkelen en beheren). De potentiele besparingen worden grotendeels behaald door: o standaardisering van de technische infrastructuur; o het delen van uitwijkvoorzieningen en beperking van onderhouds/huurcontracten o gezamenlijk inkopen van hardware en van software licenties o het delen van kennis waarmee de noodzaak voor inhuur afneemt o het delen van kennis waarmee de professionalisering en mobiliteit van personeel toeneemt o het verminderen van het aantal applicaties en verhogen van de kwaliteit van informatie Culemborg, Geldermalsen en Tiel hebben elk een eigen boekhoudkundige systematiek voor de administratie van de IMICT kosten. Veel getallen daaruit zijn nu dan ook niet onderling te vergelijken of zomaar bij elkaar op te tellen. Bij de volgende berekeningen moest daar steeds rekening mee worden gehouden. De basisgegevens zijn aangeleverd door budgethouders en de financiële werkgroep. We berekenen het voordeel van samenwerken aan de hand van de kosten per werkplek. De kosten per werkplek zijn een gangbare manier om de totale kosten te vergelijken en omvatten alle kosten zoals de hardware/software en verbindingen maar ook de kosten van im/ict personeel. Berekend in de kosten van de CGT werkplek zijn: alle 1 geplande softwarekosten, alle investeringen in de eenheid en in de samenwerkingsprojecten (IMICT) die zijn omgerekend naar jaarlijkse kapitaallasten, plus de jaarlijkse gemiddelde loonkosten voor de huidige personele formatie (42,3 fte) en plus een bedrag voor overhead. Die berekening is hieronder in de tabel opgenomen en leidt voor CGT tot de totaal kosten per werkplek (uitgaande van totaal ca. 1070 werkplekken) van ca. 5870 euro. Vervolgens is bepaald wat zonder samenwerking een normaal gangbaar bedrag is om per werkplek uit te geven. Het programmateam heeft daartoe besloten om een benchmark als norm te hanteren. Jaarlijks voert M&I partners bij Nederlandse gemeenten de benchmark ICT kosten uit. Die geeft aan dat een gemeente (kleiner dan 100.000 inwoners) in 2012 gemiddeld per inwoner 77 euro uitgaf aan IMICT. De gemeenten CGT tellen samen ca. 95150 inwoners. Het totaal komt omgerekend over het aantal van ca. 1070 werkplekken op: 6847 euro per werkplek. M&I signaleert o.b.v. de trend van de afgelopen jaren dat deze kosten verder zullen stijgen door digitalisering en het toenemend belang van de informatievoorziening. Het voordeel van het voorgenomen samenwerken bedraagt per werkplek derhalve ca. 978 euro. In de tabel hieronder een overzicht van het samenwerkingsvoordeel op basis van de verdeelsleutel naar inwoneraantal. 1
Inclusief de glasvezelverbindingen
5
De totale kosten omgerekend per werkplek vallen gemiddeld ca. 14% lager uit bij samenwerking dan waarop gerekend mag worden zonder samenwerking. Hieruit trekken wij de conclusie dat samenwerken loont.
Vergelijking kosten individueel vs samen Individueel (obv benchmark 2012) In samenwerking Voordeel samenwerken:
Culemborg
Geldermalsen
Tiel
Totaal per werkplek
€ 2.129.897 € 1.821.417
€ 2.025.254 € 1.758.610
€ 3.171.399 € 2.700.723
€ 7.326.550 € 6.280.750
€ 6.847 € 5.870
€ 308.480
€ 266.644
€ 470.676
€ 1.045.800
€ 977
Ter informatie: Kostensoorten en opbouw van het totaalbedrag bij samenwerking:
ict‐infra personeel software overhead
Totaal € 1.275.000 € 2.749.500 € 1.306.250 € 950.000
totaal:
€ 6.280.750
Toelichting per regel: - ict infra omvat alle projecten op de projectenkalender inclusief glasvezel (zie verder bij 1.5). De kapitaallasten zijn per jaar en nemen af na 2014. Inkomsten door mogelijk verhuur van aderparen van de glasvezel netwerkverbindingen aan derden zijn hier nog buiten beschouwing gelaten, maar hier zijn serieuze gesprekken en intenties uitgesproken. - personele kosten zijn op basis van het huidig aantal fte op IMICT en een gemiddeld jaarsalaris van 65k. Er is 2,78 fte vacatureruimte meegerekend. Die nu volledig wordt ingehuurd. - software kosten zijn gebaseerd op de totaal geïnventariseerde reserveringen bij budgethouders. In het applicatielandschap is door opschoning en gemeenschappelijke inkoop nog voordeel mogelijk wat nog niet te concretiseren is als gevolg van wijzigende licentiestructuren bij leveranciers (huren vs. kopen). - Overhead (huisvesting etc.) is gebaseerd op een all-in tarief van 65,00 euro per uur. Potentiele kostenbesparingen liggen nog in het opschonen van het applicatielandschap. Software leveranciers zien hun omzet echter niet graag dalen en veranderen momenteel hun licentiebeleid om in te spelen op de samenwerkingsverbanden. Oracle spant de kroon en telt haar licentiekosten zelfs op als gemeenten elkaars servers verbinden. Microsoft stuurt klanten richting huur en online diensten. Inkoop vanuit 1 juridische entiteit biedt daarbij nog de meeste kans op voordeel. De facilitaire afdelingen voeren momenteel pilots uit met het Nieuwe Werken. Dit is een integraal concept dat (nieuwe) eisen stelt aan de ICT en het personeel. De potentiele voordelen van het concept zijn meer samenwerking op minder vierkante meters. De landelijke benchmark laat zien dat het effect is dat minder mensen (mede door taakstelling) meer soorten ‘ICT werkplekken’ gaan benutten (PC, laptop, tablet, smartphone); gemiddeld 1,4 werkplek per medewerker. De kosten voor ICT nemen door dit concept dus niet af. Bij de investeringen in de infra wordt waar mogelijk rekening gehouden met de ervaringen die nu worden opgedaan. 1.5 Projectenkalender
In overleg met de hoofden bedrijfsvoering zijn de nodige realisatieprojecten gekozen waar samenwerking al in 2013 direct noodzakelijk is en/of op termijn voordelen biedt. De inzet is per project per medewerker, per gemeente inzichtelijk gemaakt voor de hoofden bedrijfsvoering en MO’s. Uit alle mogelijke projecten is een selectie gemaakt op basis van vier sporen: Spoor 0: vervanging verouderde techniek en software (office 2003) om operationele problemen te voorkomen Spoor 1: wettelijke verplichtingen die niet kunnen wachten,
6
Spoor 2: projecten voor samenvoeging tot eenheid, glasvezelverbindingen, standaardiseren en opschonen applicatielandschap, 1 zaaktype catalogus, aanpak gemeenschappelijk documentenbeheer Spoor 3: projecten die vernieuwen (innovatie): impact van het nieuwe werken op de clients.
De resultaten van de gekozen (geprioriteerde) samenwerkingsprojecten zijn per spoor hieronder kort samengevat: Spoor 0: Vervanging verouderde systemen: 2 - Op twee locaties een twin datacenter (servers). - Gezamenlijke vervanging verouderde PCs (door clients) en MS Office. Spoor 1: Wettelijke verplichtingen: - NUP: impact modernisering GBA (BRP), samen realiseren koppeling BAG-WOZ, voorbereiding BGT. Spoor 2: nodig tbv eenheid - 1 informatiebeleid, - 1 applicatielandschap, - 1 zaaktype catalogus, - 1 plan voor samenwerking op documentbeheer, - Aanleg netwerkverbindingen tussen de drie gemeentelijke locaties tbv twin-datacenter (spoor 0). Spoor 3: impact van het nieuwe werken op aanbesteding/inkoop clients nieuwe ICT-INFRA. De glasvezelverbindingen staan op het kritieke pad voor de realisatie van de samenwerking Financiën, Personeel en Organisatie. Voor de aanbesteding is nog geen akkoord en zijn we gehouden aan wettelijke inkoopregels en termijnen. De glasvezel kosten zijn wel in deze nota meegenomen, maar de goedkeuring op deze verbindingen is er als apart besluit uit naar voor gehaald ivm de doorlooptijd en belang van glasvezel om te kunnen samenwerken en daardoor slimmer te kunnen werken; meer doen met dezelfde middelen. Met de projecten is rekening gehouden met de behoefte vanuit de samenvoeging van Financiën, Personeel en Organisatie. Nadere afstemming vindt plaats aan de hand van het realisatieplan en koerst op afronding eind 2014.
2
Twee die elkaars uitwijk vormen in plaats van drie locaties met externe uitwijk als niet samengewerkt zou worden.
7
1.6 Middelen
Een groot deel van de totale investeringskosten moet nu worden gemaakt en is voor vervanging van verouderde hardware en software (o.a. Office 2003). Die kosten waren voorzien in de bedrijfsvoering en in de reserveringen. Een ander deel betreft de kosten van de gezamenlijke realisatie van de wettelijke verplichtingen (NUP) De totale investering van de geselecteerde projecten bedraagt ca. 5,4 miljoen euro. Waarvan 3,84 is gepland in 2013 en de resterende 1,7 miljoen in 2014. Eind 2014 wordt de projectenkalender weer geactualiseerd en worden de resterende (NUP) projecten geraamd en uitgevoerd (oa. Nieuw Handels Register, Modernisering GBA (BRP), aansluiting op landelijk 1400-nummer). Door de investeringen die nu in de basis worden gedaan en met de kennis van de NUP projecten die nog realisatie vragen, verwachten we geen structurele kostentoename daarmee dat de business case ondanks veranderingen in de projectenkalender ook na 2014 stand kan houden. Per spoor: Spoor 0 en spoor 2 deel ICT: 3,8 miljoen euro voor de ICT-INFRA projecten, Spoor 1: 216.000 euro is geraamd voor de wettelijke verplichtingen in 2013 (excl NHR) en Spoor 2: 120.000 euro voor het I-beleid en de standaardisatie van het applicatielandschap en voor de ontwikkeling van de eenheid IMICT. De aanleg van de glasvezelverbindingen tbv samenwerking hoort ook tot spoor 2 en wordt geraamd op 900.000. Tevens is een stelpost van 250.000 euro opgenomen voor inhuurcompensatie. Uitgangspunt is dat de medewerkers zo veel mogelijk zelf werken aan de samenvoeging en de projecten maar ook dat er geen knelpunten ontstaan in het reguliere werk. De helft van de tijd van de ca. 25% van het totaal van de medewerkers die aan de projecten werkt kan hiermee worden gecompenseerd.. De vervanging van verouderde software (Office2003), servers en clients door het project ICT-INFRA vormen de grootste kosten. Daarmee investeert CGT in een betrouwbare en toekomst vaste infrastuctuur.
CGT projecten IMICT
Culemborg
Tiel
Geldermalsen
Totaal
2013
€ 1.152.000
€ 1.920.000
€ 768.000
€ 3.840.000
2014
€ 478.800
€ 798.000
€ 319.200
€ 1.596.000
Totaal
€ 1.630.800
€ 2.718.000
€ 1.087.200
€ 5.436.000
1.7 Conclusies: samenwerken loont
Door digitalisering in de samenleving en de overheid neemt het belang van een goede IMICT toe. De kwetsbaarheid moet laag zijn, beschikbaarheid en continuïteit hoog. Met het belang nemen jaarlijks ook de kosten toe. Samenwerking op het gebied van IM en ICT is een effectieve manier om op deze ontwikkelingen in te spelen. Samenwerken loont en biedt het perspectief om minder meerkosten te verkrijgen. Het voordeel van samenwerken in 1 eenheid versus drie afdelingen en infrastructuren is ca. 977 euro per werkplek. Boekhoudkundig is het kosten/baten voordeel per gemeente niet exact in euro’s te berekenen. De administraties verschillen te veel en de kostenstructuur in de toekomst is nog afhankelijk van de governance. De baten van IMICT vallen daarbij straks vooral in de ambtelijke organisatie (effectiviteit en efficiency). Voor kostenbesparing is kostenbeheersing (een wijze van administreren van IMICT kosten) een voorwaarde. Voor het totaal van het samenwerkingsprogramma is kostenbesparing een van de doelstellingen. Voor IMICT geldt als uitgangspunt dat minder kwetsbaarheid en kwaliteit (toekomstvastheid) belangrijker zijn dan kostenbesparingen. IMICT is een kennisintensief werkveld dat vereist dat mensen blijven leren om hun werk goed te kunnen doen om de beschikbaarheid kwaliteit en veiligheid van de informatievoorziening te kunnen garanderen. Besparingen zijn dan ook geen doel, maar worden voor dit werkveld weer geïnvesteerd in de eenheid (IM) ter verbetering van de aansluiting tussen de mogelijkheden van ICT en de behoefte van de
8
business. Zo ontstaat een budget neutrale kwaliteitsverbetering. De basis hiervoor vormt een kennis- en opleidingsprogramma. Randvoorwaarden bij dit perspectief zijn: - dat wat op de projectenkalender voor de samenwerking is gezet, niet ook nog eens (deels) lokaal mag worden uitgevoerd. Daarin ligt in elk MO de verantwoordelijkheid om de gezamenlijke IMICT ambitie boven de individuele IMICT ambitie te plaatsen en erop toe te zien dat daarna wordt gehandeld. De eenheid is adviseur, uitvoerder en signaleert, maar is geen handhaver of bevoegd gezag voor eventuele bijsturing in de ambtelijke organisatie op het doorbreken van beleid en standaarden. - De eenheid wordt zo ingericht dat het contact met gebruikers, functioneel beheerder en de informatiemanagers goed is en blijft. - De kans op inkoopvoordeel het grootst is als onder regie en centraal vanuit 1 juridische entiteit hardware en software wordt ingekocht. Samenwerking vraagt geen nieuwe geld en kan bekostigd worden uit de reserveringen die totaal in CGT zijn gedaan in afwachting van de samenwerking. De dekking per gemeente verschilt en vraagt per gemeente aandacht.
9
1.8 Risico’s
Een risico voor de voortgang is tijdige besluitvorming. Daarnaast zijn we voor realisatie van de ict-infra sterk afhankelijk van marktpartijen. De inkoop en aanbesteding vergt doorlooptijd. Voor elk samenwerkingsproject zijn de risico’s en maatregelen benoemd. De samenvoeging is een organisatieverandering waarbij communicatie en draagvlak van belang zijn. Het tempo en verandervermogen zijn daarbij aandachtspunten voor de sturing.
1.9 Realisatie samenwerkingsprojecten
De korte termijn resultaten: de periode van april tot de zomer van 2013. In deze 12 weken wil het projectteam IMICT graag ‘meters maken’ met de inhoudelijke uitvoering van de projecten op IM en ICT gebied: Resultaten en planning van de IM projecten zijn: ‐ 1 Informatiebeleid (eind mei) ‐ 1 applicatielandschap obv GEMMA 2.0 (eind mei) ‐ 1 Zaaktype Catalogus (eind juni) ‐ 1 doel en plan voor documentbeheer/substitutie (eind juni) ‐ Impactanalyses voor BRP, NHR. Check op BAG-WOZ realisatie (eind juni) ‐ Impactanalyse van het nieuwe werken op selectie clients (deeloplevering eind juni) De resultaten en planning tot de zomer (en verder) van de ICT projecten zijn: Maand/Periode Acties Nov 2012 – Mrt 2013 Ontwikkelen technische architectuur (TA) & PvE ICT-Infra met Aranea Vanaf 2012 Zoeken partners & afstemmen mogelijkheden voor de glasvezeltracés Feb – April 2013 Schrijven PvE glasvezelverbindingen & Afstemming Civiel CGT April 2013 Aanbesteding centrale ICT-componenten (server, opslagsystemen, etc.) April 2013 Aanbesteden MS-Office licenties April 2013 Uitnodigen geselecteerde leveranciers voor toelichting glasvezeltracés Mei 2013 Aanbesteding glasvezeltracés onder voorbehoud toestemming raden. Mei 2013 Gunning Office licenties en aanvang aanpassen macro’s, sjablonen, etc. Juni 2013 Toestemming en gunning glasvezeltracés * Juni 2013 Aanvraag vergunningen (Gemeenten, Provincie, Waterschap, etc.) Sept 2013 Gunning centrale ICT-componenten (servers, opslagsystemen, etc.) * Sept 2013 Verwerken uitkomst HNW in PvE Clients (desktops, laptops, etc.) Sept/Okt 2013 Aanbesteding Clients plaatsen op aanbestedingskalender Okt 2013 Oplevering 1e tracé (Culemborg Geldermalsen) Okt 2013 Aanvang Implementatieproces ICT-Infra Dec 2013 Oplevering 2e tracé (Geldermalsen Tiel) Dec 2013 / Jan 2014 Gunning Clients * Maart - Juni 2014 Uitrol Clients aangesloten op nieuwe gezamenlijke netwerk Juni 2014 Oplevering laatste tracé (Culemborg Tiel) * Gunning van deze aanbestedingen onder voorbehoud goedkeuring colleges en/of gemeenteraden. De inkoop en aanbesteding vergt doorlooptijd. Als in de zomer voldoende geschikte aanbiedingen zijn ontvangen zal de gunning, aanschaf en levering van verbindingen, apparatuur en software gefaseerd plaats vinden vanaf september/oktober.
10
