2013 Lastenboek: leveringen. in centrale. Voor de leveranciers van Carrefour Belgium

2013

Lastenboek: leveringen in centrale Voor de leveranciers van Carrefour Belgium

Inhoudsopgave A/ LOGISTIEKE ETIKETTERING ............................................................................................................................................................................ 2 A1/Reminder ................................................................................................................................................................................................ 2 A2/ Handleiding voor de etikettering van logistieke eenheden – GS1 Belgilux ............................................................................................ 2 A3/ Enkele voorbeelden van etiketten pallets .............................................................................................................................................. 2 A4/ Enkele voorbeelden van etiketten colli .................................................................................................................................................. 4 A5/ Opgehangen levering en levering in container/bulk .............................................................................................................................. 5 A6/ Levering in warehouse “Voeding”.......................................................................................................................................................... 5 A7/ Levering in warehouse “Niet Voeding” .................................................................................................................................................. 5 A8/ Om uw logistieke etikettering (voor pallets EN colli’s) te valideren of aan te maken, gelieve contact op te nemen met: .................... 5 A9/ Fouten op de etiketten pallets regelmatig opgemerkt .......................................................................................................................... 8 A10/ OPGEPAST: Gebruik van GTIN pallet .................................................................................................................................................... 8 B/ OP TE STARTEN IN EDI ................................................................................................................................................................................... 9 B1/ Kies uw dienstverlener (Trading Partner) en uw EDI-oplossing ............................................................................................................. 9 B2/ Kies de door Carrefour Belgium geïnstalleerde WebEDI-oplossing, ontwikkeld door de dienstverlener EDICOM. ................................ 9 B3/ Vooreerst de volgende document in te vullen om uw connectie in EDI te openen ............................................................................. 10 C/ FLUX BESTELLINGEN EDI (ORDER) ............................................................................................................................................................... 10 D/ FLUX ELEKTRONISCHE VERZENDNOTA (DESADV) ........................................................................................................................................ 11 D1/ Wat is een DESADV? ............................................................................................................................................................................ 11 D2/ Hier de noodzakelijke informatie ......................................................................................................................................................... 11 D3/ Tool en informatie om uw DESADV aan te maken ............................................................................................................................... 12 D4/ Wanneer uw DESADV opsturen? ......................................................................................................................................................... 15 D5/ Hoe de stapelplaats en halve pallets in de DESADV vermelden? ......................................................................................................... 15 D6/ Complexe levering: algemene regels ................................................................................................................................................... 15 D7/ Inleidende voorwaarden...................................................................................................................................................................... 15 D8/ REJECTED DESADV – Handleiding ........................................................................................................................................................ 16 E/ SPECIFIEKE FLOW: ALLOTI - STOCKS IN CONSIGNATIE-VMI. ........................................................................................................................ 19 E1/ ALLOTI .................................................................................................................................................................................................. 19 E2/ STOCK IN CONSIGNATIE: Under construction ...................................................................................................................................... 19 E3/ VMI....................................................................................................................................................................................................... 19 F/ E-INVOICING ................................................................................................................................................................................................ 20 G/ BELANGRIJKE DOCUMENTEN VOOR ELKE LEVERING IN CENTRALE ............................................................................................................. 20 G1/ Ontladen ............................................................................................................................................................................................. 20 H/ GRATIS VORMING BIJ GS1 ........................................................................................................................................................................... 22 I/ FAQ............................................................................................................................................................................................................... 22 I/1 Ik wens EDI op te starten met Carrefour België .................................................................................................................................... 22 FAQ: EDI-Verbinding ............................................................................................................................................................................. 22 FAQ: EDI-Invoice ................................................................................................................................................................................... 22 FAQ: Fiscale Dematerialisatie ................................................................................................................................................................ 22 FAQ: Validice ......................................................................................................................................................................................... 23 FAQ: EDI-Orders .................................................................................................................................................................................... 23 I/2 Ik doe al aan EDI met Carrefour België .................................................................................................................................................. 24 FAQ: EDI-Verbinding ............................................................................................................................................................................. 24 FAQ: EDI-Invoice ................................................................................................................................................................................... 24

1

FAQ: Validice ......................................................................................................................................................................................... 25 FAQ: EDI-Orders .................................................................................................................................................................................... 25

A/ LOGISTIEKE ETIKETTERING A1/Reminder Carrefour Belgium wil de etikettering van pallets en colli’s in overeenstemming brengen met de internationale GS1-normen. Daarom zal sinds 1 oktober 2012 de ontvangst van alle goederen op basis van een correcte logistieke etikettering verlopen: bij elke specifieke behandeling zal een deelname in de kosten van € 10 per pallet gefactureerd worden.

A2/ Handleiding voor de etikettering van logistieke eenheden – GS1 Belgilux U kunt alle informatie op de volgende website terugvinden: http://www.gs1belu.org/nl/logistiek-etiket

A3/ Enkele voorbeelden van etiketten pallets •

Homogeen Standaard

2

•

Homogeen Niet Standard

•

Heterogeen

3

A4/ Enkele voorbeelden van etiketten colli

4

A5/ Opgehangen levering en levering in container/bulk Opgehangen levering: Nadat u de goederen op artikelreferentie heeft ingedeeld, kleeft u op elke eerste hoes van elke referentie een SSCC-etiket (= Homogeen etiket pallet). Levering in container/bulk: Nadat u de goederen op artikelreferentie heeft ingedeeld, kleeft u op elke eenheid van dezelfde referentie een SSCC-etiket (=Homogeen etiket pallet).

A6/ Levering in warehouse “Voeding” Voor de palletten mono-referentie, in de warehouse “droge voeding”: moeten 2 etiketten OP de plastiek folie gekleefd worden

Voor de palletten mono-referentie “Picking”, in de warehouse “verse voeding”: moeten 2 etiketten ONDER de plastiek folie gekleefd worden.

Voor de palletten mono-referentie “Stocké”, in de warehouse “verse voeding”: 2 etiketten zullen OP de plastiek folie moeten gekleefd zijn (indien er plastiek folie op de pallet aangebracht is).

Voor de palletten multi-referenties in kolom, in de warehouse “droge voeding”: 2 etiketten per referentie zullen OP de plastiek folie moeten gekleefd zijn.

Voor de palletten multi-referenties in kolom, in de warehouse “verse voeding”: 2 etiketten per referentie zullen ONDER de plastiek folie moeten gekleefd zijn.

A7/ Levering in warehouse “Niet Voeding” Voor de palletten mono-referentie: 2 etiketten zullen OP de plastiek folie moeten gekleefd zijn.

Voor de palletten multi-referenties in kolom: 2 etiketten per referentie zullen ONDER de plastiek folie moeten gekleefd zijn.

A8/ Om uw logistieke etikettering (voor pallets EN colli’s) te valideren of aan te maken, gelieve contact op te nemen met: Voor België: [email protected] 5

Voor de rest van de wereld: http://www.gs1.eu/?content=90 of Contactenlijst GS1:

6

7

Of via: http://www.gs1belu.org/nl/wat-is-gs1-barcodes

A9/ Fouten op de etiketten pallets regelmatig opgemerkt 

GTIN stuk in plaats van GTIN colli (op het etiket pallet)



GTIN Pallet na (02)…(37)



GTIN colli na (01)



Onbekende GTIN Pallet in onze database(gelieve de gegevens zo vlug mogelijk aan de aankoopdienst te communiceren)



We hebben 2 etiketten pallets nodig (gekleefd op 2 verschillende kanten)



Afwezigheid van etiketten pallets op elke gestapelde pallets



…

A10/ OPGEPAST: Gebruik van GTIN pallet Indien de GTIN pallet op de logistieke etikettering gebruikt wordt, MOETEN JULLIE vooraf deze in onze database aanpassen via de artikelfiche WRI. In geval van problemen: HelpDesk WRI Leveranciers (maandag tot vrijdag, vanaf 8u30 tot 16u) Tel. 00 32 (0)2 729 68 70 [email protected]

8

B/ OP TE STARTEN IN EDI Om via EDI met Carrefour Belgium gegevens te kunnen uitwisselen, moet u de volgende stappen volgen:

B1/ Kies uw dienstverlener (Trading Partner) en uw EDI-oplossing OFWEL: U zoekt een dienstverlener voor een specifieke oplossing  U zal alle informatie op de volgende website van GS1 vinden: http://www.gs1belu.org/nl/zoek-solution-provider

OFWEL: U zoekt een EDI-oplossing  U zal de details over de verschillende providers op de volgende website vinden:

http://edi.carrefour.eu/info_provider.cfm?lang=nl

B2/ Kies de door Carrefour Belgium geïnstalleerde WebEDI-oplossing, ontwikkeld door de dienstverlener EDICOM. Het gaat om een globale oplossing om berichten via EDI uit te wisselen, zoals daar zijn: •

ORDER

•

DESADV ASN (MET VOORAFGAANDELIJKE LABELLING VAN COLLI'S EN PALLETS)

•

RECADV

•

INVOICE

9

B3/ Vooreerst de volgende document in te vullen om uw connectie in EDI te openen The Connectivity-file in te vullen is hier beschikbaar: http://edi.carrefour.eu/FILES/EDI_Carrefour_BE_Formulaire_parametrage_fournisseur_V14_LIV.xltx alle deze inlichtingen en aanvragen op te sturen naar: 

[email protected]



[email protected]

C/ FLUX BESTELLINGEN EDI (ORDER) Bestellingen moeten elektronisch verzonden worden in het kader van de E-Invoicing en DESADV EDIprojecten.

• De verklarende brochure van GS1 Belgilux over het bericht "ORDER".

http://www.gs1belu.org/sites/default/files/publications/files/folder_o2c_nl.pdf

• En hier zijn de documenten met betrekking tot Carrefour: MIG ORDERS CARREFOUR

http://edi.carrefour.eu/FILES/MIG%20ORDER.pdf

10

• !!! Om uw bestellingen (ORDER) via EDI te activeren, moet u uw GLN en Trading Partner (= dienstverlener) met wie u gaat werken, kennen. In onderstaand Connectivity-formulier kunt u alle nodige informatie invullen: http://edi.carrefour.eu/FILES/EDI_Carrefour_BE_Formulaire_parametrage_fournisseur_V14_LIV.xltx

• Welke procedure volgen om elektronische orders te activeren? Aanvraag versturen naar [email protected]

• Ik heb geen orders via EDI ontvangen. Wie kan ik contacteren? Problemen/vragen betreffende EDI-orders? Gelieve volgend emailadres te contacteren: [email protected]

D/ FLUX ELEKTRONISCHE VERZENDNOTA (DESADV) D1/ Wat is een DESADV? Het gaat om een elektronische verzendnota die via uw Trading Partner naar Carrefour Belgium verstuurd wordt. Deze verzendnota, met de vermelding herbruikbare GRAI-productdragers, zal vanaf januari 2013 verplicht zijn voor alle leveringen naar onze centrales. REMINDER: We herinneren u er ook aan dat u sinds januari 2013 een logistieke etikettering gevraagd wordt, gekoppeld aan een elektronische verzendnota (EDI DESADV). Om ons uw DESADV te kunnen sturen, moet u vooraf de ORDERS activeren (zie punt C/FLUX BESTELLINGEN in EDI (ORDER)).

D2/ Hier de noodzakelijke informatie •

DESADV O2C:

http://www.gs1belu.org/nl/nieuws-evenementen/nieuws/nieuwe-release-edi-berichten •

Brochure "Order to Cash" de GS1 Belgilux:

http://www.gs1belu.org/nl/publicaties/folders/order-to-cash-folder-nl •

GS1 Belgilux RTI guideline (= GRAI/GTIN pallet):

http://www.gs1belu.org/nl/identificatie-logistieke-dragers

11

•

Lijst van GRAI (=pallet, support) aanvaard door Carrefour Belgium

D3/ Tool en informatie om uw DESADV aan te maken 

Ofwel de "Calimero" tool ontwikkeld door GS1 Belgilux: Bent u lid van GS1 Belgilux, dan kan u de "Calimero" tool gebruiken om uw DESADV berichten te testen: http://www.gs1belu.org/nl/calimero



Contact: [email protected]

Voor de rest van de wereld, contacteer GS1 van uw land: http://www.gs1.eu/?content=90 •

Ofwel documentatie en voorbeelden van Carrefour Belgium:  Message Implementation Guide (MIG): http://edi.carrefour.eu/FILES/MIG_DESADV_documentation_210213.pdf  Voorbeelden van DESADV: http://edi.carrefour.eu/FILES/Despatch_ASN_example_V02.pdf 12

 GS1: Voorbeelden DESADV complexe pallets: http://edi.carrefour.eu/FILES/DESADV_ASN_V2_SAMPLE_for_supplier_GS1.pdf

13

14

D4/ Wanneer uw DESADV opsturen? Op het moment van de sluiting van de vrachtwagen zodat wij hem ontvangen voor de aankomst van de vrachtwagen.

D5/ Hoe de stapelplaats en halve pallets in de DESADV vermelden? http://www.gs1.org/gsmp/kc/ecom/eancom/2012/

D6/ Complexe levering: algemene regels 

De algemene regel is: de DESADV moet met de realiteit overeenstemmen. Er is dus minstens een DESADV per geleverde vrachtwagen nodig. De DESADV moet precies overeenstemmen met de papieren verzendnota en met de CMR. Hij moet precies OP HET MOMENT van de sluiting van de deuren van de vrachtwagen aangemaakt worden en de EXACTE inhoud van de vrachtwagen vermelden (rekening houdend met de manco’s van de toebereiding en de lading) volgens het GS1 "Order To Cash"-principe, want de factuur moet niet alleen rekening houden met de manco’s van de toebereiding en de lading (DESADV-fase), maar OOK met de ontvangstverschillen (breuk of kwaliteitsprobleem etc.): zo moeten facturen aangemaakt worden na (dus later in de tijd) de registratie van de ontvangsten om geanticipeerde facturatie die aanleiding kan geven tot betwistingen, te vermijden.



1 enkele PO (Purchase Order/bestelling) per DESADV, dus minstens 1 DESADV per geleverde vrachtwagen)



Als de vrachtwagen meer bestellingen bevat: De vrachtwagen kan effectief meerdere bestelbons of een deel van een bestelbon bevatten, maar er kan slechts één bestelbon per DESADV zijn.



Bij levering van een bestelling met 2 vrachtwagens (UITZONDERING!!!): U moet de exacte inhoud van elke vrachtwagen kennen: 1 DESADV per vrachtwagen (dus 2 Desadv voor dezelfde PO/bestelling, elke DESADV beschrijft de inhoud van de overeenkomstige vrachtwagen).

D7/ Inleidende voorwaarden Uw ORDERS te aktiveren Een specifiek emailadres EDI naar ons door te geven (in geval van probleem en/of specifieke EDI vragen). Vervolgens stuurt u ons vooraf testen om uw berichten te controleren (via de mailbox: [email protected]).

15

Na onze "OK" kan u uw DESADV per EDI verzenden. In geval van een fout in de DESADV ontvangt u een automatische afwijzende e-mail (verzonden naar het speciale EDI-adres) met de reden van weigering zodat u toekomstige berichten kan corrigeren.

D8/ REJECTED DESADV – Handleiding Uitleg van de vaakst voorkomende foutmeldingen http://edi.carrefour.eu/FILES/message%20erreur.pdf

16

17

18

E/ SPECIFIEKE FLOW: ALLOTI - STOCKS IN CONSIGNATIE-VMI. (SLECHTS na het akkoord en negociatie met de business + het formulier in te vullen): http://edi.carrefour.eu/FILES/EDI_Carrefour_BE_Formulaire_parametrage_fournisseur_V14_LIV.xltx

E1/ ALLOTI 

MIG DESADV ALLOTI : http://edi.carrefour.eu/FILES/MIG%20Carrefour%20Belgium%20DESADV%20D01B% 20(Feb%202013).pdf



Technical rules ALLOTI: Under construction



Delivery example: Under construction



MIG ORDER ALLOTI : Under construction

E2/ STOCK IN CONSIGNATIE: Under construction E3/ VMI 

INVRPT (= Inventory Report) : http://edi.carrefour.eu/FILES/MIG_documentation_INVRPT.pdf



ORDPRO (=Order Proposal) : http://edi.carrefour.eu/FILES/MIG_documentation_ORDPRO.pdf

19

F/ E-INVOICING http://edi.carrefour.eu/invoice.cfm?lang=en#webedi

G/ BELANGRIJKE DOCUMENTEN VOOR ELKE LEVERING IN CENTRALE G1/ Ontladen ONTLADEN OP DE DOCKS

20

21

H/ GRATIS VORMING BIJ GS1 U zal alle opleidingen van GS1 hier vinden: http://www.gs1belu.org/nl/opleidingen

I/ FAQ Website: http://edi.carrefour.eu/faq_00.cfm?lang=nl

I/1 Ik wens EDI op te starten met Carrefour België FAQ: EDI-Verbinding 1.Hoeveel bedraagt de kostprijs voor een investering in EDI? De prijs varieert en hangt af van de gekozen IT-oplossing. U kan de pagina met de verschillende providers en hun gegevens raadplegen om meer informatie te bekomen. 2.AS2-verbinding of X400-verbinding? Alle informatie vindt u terug op pagina "EDI-verbinding – Type: AS2-verbinding"

FAQ: EDI-Invoice 1.Ik wil een testfactuur doorsturen. Hoe gaat dit te werk? In het geval u een testfactuur (geen reële factuur dus) wenst door te sturen, is het noodzakelijk om de testindicator te vermelden in het UNB-segment. Op die manier kan deze factuur niet in ons boekhoudkundig systeem worden opgenomen.

FAQ: Fiscale Dematerialisatie 1.Wat is het voordeel van Fiscale Dematerialisatie? De EDI-factuur is vanaf nu de legale factuur. De papieren versie vervalt en is niet langer geldig, deze moet dus NIET meer per post verstuurd worden. Alles gebeurt elektronisch, waardoor de verwerking en de betaling van uw facturen sneller zal verlopen.

22

2.Is het mogelijk om meteen naar papierloze facturatie (Dematerialisatie) over te schakelen? Het is aan te raden om te beginnen met een parallelle facturatie (papieren factuur + EDI-factuur), eens de EDI-facturatie stabiel dan kan de papierstroom stopgezet worden en is de EDI factuur de legale factuur.

FAQ: Validice 1.Wat is een DESADV / NEE / EVN? o

DESADV = Dispatch Advice

o

NEE = Note d’Envoi Electronique

o

EVN = Elektronische VerzendNota

2. Wat is een recadv? RECeiving ADVice o

Dit document bevat de verschillen tussen de desadv & de receptie.

o

Wordt automatisch verstuurd wanneer de receptie wordt afgesloten en indien er receptieverschillen zijn.

3.Welk formaat wordt gebruikt voor het versturen van elektronische verzendnota's? XML-formaat 4.Op welke leveringen heeft Validice betrekking? Validice betreft enkel directe leveringen (aan de winkels). 5.Wanneer ik rechtstreeks aan de winkel lever, kan ik dan deelnemen aan het Validiceproject? Validice wordt enkel opgestart op vraag van Carrefour. 6.Wat moet ik doen wanneer mijn verzendnota niet vóór de levering in de winkel kan zijn? Een levering mag niet plaatsvinden zonder verzendnota. Indien u in productie bent met Validice, telt enkel de electronische verzendnota. Zonder deze electronische verzendnota mag niet geleverd worden.

FAQ: EDI-Orders 1.Welke procedure volgen om elektronische orders te activeren? Aanvraag versturen naar [email protected] 2.Welke type orders verstuurt Carrefour Belgium? 23

o

Orders

o

Order-Alloti

o

Order-Transit

o

Order-Validice

o

Drop Ship

I/2 Ik doe al aan EDI met Carrefour België FAQ: EDI-Verbinding 1.Ik heb problemen met onze EDI-verbinding. Wie kan mij helpen? In eerste instantie is het aan te raden om dit samen met uw provider te bekijken. Indien dit niets aan het licht brengt, kunt u altijd terecht bij Michaël De Becker: o

[email protected]

2.Ons bedrijf wijzigt zijn EDI-verbinding of zijn GLN-code. Welke procedure moet er gevolgd worden? Gelieve contact op te nemen met ons EDI-Support team en/of ons Connectivity team via volgende emailadressen: o

[email protected]

o

[email protected]

3. Wat is een MDN (Message Delivery Notification)? Een MDN is een ontvangstbevestiging de welke het bewijs levert voor het verzenden van een EDIbericht, hetzij voor de leverancier, hetzij voor Carrefour België. Het is dankzij dit bewijs dat onze teams de EDI-berichten kunnen opsporen.

FAQ: EDI-Invoice 1.Moeten “algemene onkosten” via EDI gefactureerd worden? Neen, de algemene onkosten worden altijd per papier gefactureerd en nooit via EDI. 2.Is het verplicht nul-facturen via EDI te versturen? Nul-facturen dienen niet per EDI verstuurd te worden. De leverancier heeft weliswaar de keuze, maar in het boekhoudkundig systeem van Carrefour Belgium worden deze nul-facturen niet verrekend.

24

FAQ: Validice 1.Wat moet ik doen indien mijn verzendnota niet in de winkel is geraakt? Contact opnemen met het team van Validice Support via het emailadres [email protected] of op het nummer 02/729.20.54 om na te kijken wat het exacte probleem is. 2.Wie te contacteren voor Validice? Voor al uw vragen/problemen betreffende de elektronische verzendnota, gelieve contact op te nemen met: o

[email protected]

FAQ: EDI-Orders 1.Ik heb geen orders via EDI ontvangen. Wie kan ik contacteren? Problemen/vragen betreffende EDI-orders? Gelieve volgend emailadres te contacteren: o

[email protected]

25