2012 Page 1 of 1 Informatie Helpdesk - Doorgest.: Programmabegroting RHCA 2013

Page 1 of 1

Informatie H e l p d e s k - D o o r g e s t . : P r o g r a m m a b e g r o t i n g R H C A 2013

Van: Aan: Datum: Onderwerp: Bijlagen:

Bureau griffier Gemeente Bergen N H Informatie Helpdesk 26-4-2012 10:18 Doorgest.: Programmabegroting R H C A 2013 5.1 Programmabegroting2013.doc

Gemeente Bergen

ui immuun ii ii mi

I2ip.03337

26/04/2012

Afdeling: •Kopie aan:

graag inboeken > » Paul Post 25-4-2012 18:06 » > Aan de griffies van de deelnemende gemeenten, T.a.v. de leden van de raad en het college.

Geachte leden van de raad en het college, In de brief van 30 maart jl. (Dir20120-033001) meldde ik dat de begroting van het Regionaal Historisch Centrum / Regionaal Archief Alkmaar voor 2013 nog nagezonden zou worden. De Programmabegroting 2013 is als bijlage toegevoegd aan deze mail. Ingevolge artikel 25 en 26 van de Gemeenschappelijke Regeling wil ik u, namens het Dagelijks Bestuur, in staat stellen om binnen de termijn van zes weken te reageren op de Programmabegroting 2013. De begroting is inmiddels, samen met de andere vergaderstukken voor de vergadering van het algemeen bestuur RHCA op 11 juni aanstaande, ook toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur. Ik ga er van uit dat een digitaal exemplaar voor u volstaat. Mocht u toch voorkeur hebben voor een exemplaar op papier, kunt u dat bij mij (zie onderstaande contactgegevens) aanvragen. Ook als u nog vragen heeft naar aanleiding van de programmabegroting, kunt u mij uiteraard altijd bellen of mailen voor een toelichting.

Met vriendelijke groet, Paul Post

drs. P. Post directeur

k r*} Regionaal Archief Alkmaar Bergerweg 1,1815 AC Alkmaar Postbus 9232, 1800 GE Alkmaar T (072) 85 08 220 / 85 08 200 [email protected] www.archiefalkmaar.nl

file://C:\Documents and Settings\HEGEN\Local Settings\Temp\XPgrpwise\4F99210F.

26-4-2012

Programmabegroting 2013 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

PAGINA

INHOUDSOPGAVE Inleiding e n besluitvorming 1.

3

Inrichting begroting 1.1 BBV-richtlijnen 1.2 O p z e t begroting 2 0 1 3

6 6 6

2. B e l e i d s b e g r o t i n g 2.1 P r o g r a m m a p l a n R e g i o n a a l A r c h i e f 2.2 P a r a g r a f e n 2.2.1 W e e r s t a n d s v e r m o g e n 2.2.2 R i s i c o p a r a g r a a f 2.2.3 O n d e r h o u d k a p i t a a l g o e d e r e n 2.2.4 F i n a n c i e r i n g 2.2.5 Bedrijfsvoering 2.2.6 V e r b o n d e n partijen 3. Financiële begroting 3.1 Financiële begroting 2 0 1 3 3.2 M e e r j a r e n p e r s p e c t i e f

7 7

1

2

12 12 14 14 16 17 18 13 19

Bijlagen -ter informatie/ Personele formatie II Productenraming III Financiële kaders en uitgangspunten / V Bijdrage per gemeente

20 21 26 27

2

INLEIDING EN B E S L U I T V O R M I N G

Hierbij b i e d e n wij d e p r o g r a m m a b e g r o t i n g 2 0 1 3 e n het meerjarenperspectief 2 0 1 3 - 2 0 1 6 van het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r ( R H C A ) a a n . D e z e begroting is g e b a s e e r d op het Besluit Begroting e n V e r a n t w o o r d i n g ( B B V ) provincies e n g e m e e n t e n . In de bijlage bij d e z e begroting is t e v e n s de productenraming o p g e n o m e n , waarin n a d e r e informatie wordt g e g e v e n over de activiteiten v a n het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r . Het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r is e e n g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling w a a r i n de g e m e e n t e n A l k m a a r , B e r g e n , C a s t r i c u m , D e n Helder, Graft-de Rijp, Harenkarspel, H e e r h u g o w a a r d , Heiloo, H o l l a n d s K r o o n , Langedijk, S c h a g e n , S c h e r m e r e n Zijpe deelnemen. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. O m die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar. Het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r voert voor de dertien a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n de wettelijke taken uit z o a l s die w o r d e n b e s c h r e v e n in de Archiefwet 1995. Dat bestaat uit het toezicht o p de nog niet o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n (inspectie), de wettelijke a d v i e s t a a k , het toezien o p e n b e g e l e i d e n v a n het o v e r d r a g e n v a n a r c h i e v e n , het b e h o u d e n b e h e e r v a n de in a r c h i e f b e w a a r p l a a t s b e w a a r d e a r c h i e v e n e n het b e s c h i k b a a r stellen v a n d e z e a r c h i e v e n z o d a t i e d e r e e n d e z e a r c h i e v e n kan r a a d p l e g e n . N a a s t d e z e t a k e n heeft de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling ook nog d e opdracht tot het stimuleren v a n de lokale e n regionale g e s c h i e d b e o e f e n i n g e n het daartoe a a n l e g g e n v a n e e n z o c o m p l e e t mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit g e b i e d . Het R H C A heeft z i c h d e a f g e l o p e n jaren ontwikkeld tot e e n o p e e n breed publiek gericht historisch centrum voor de g e h e l e regio. D e publieksvriendelijke s t u d i e z a a l e n de w e b s i t e met t o e g a n g tot uitgebreide gedigitaliseerde b r o n n e n , leiden tot vele positieve reacties v a n de g e b r u i k e r s . In 2011 eindigde het R H C A o p e e n t w e e d e plaats in e e n landelijke e n q u ê t e waarin d e t e v r e d e n h e i d o n d e r de b e z o e k e r s van a r c h i e v e n e n hun w e b s i t e s g e m e t e n w e r d . In deze periode (2012-2014) wordt het RHCA geconfronteerd met een bezuinigingstaakstelling v a n in totaal 1 0 % ( 5 % in 2 0 1 2 , 2 , 5 % in 2 0 1 3 e n 2014). Het R H C A bevindt z i c h echter in e e n k w e t s b a r e financiële positie. Dit is het g e v o l g v a n het feit dat er op dit m o m e n t e e n nieuw depot voor het archief wordt g e b o u w d , in combinatie met de al beperkte financiële m o g e l i j k h e d e n v o o r het R H C A e n het feit dat er de k o m e n d e jaren e n k e l e n i e u w e uitdagingen o p g e p a k t m o e t e n w o r d e n . V e r d e r b e z u i n i g e n , g e c o m b i n e e r d met de v e r z w a r i n g v a n d e wettelijke t a k e n , leidt a u t o m a t i s c h tot het m o e t e n afstoten v a n t a k e n . Het m e e s t urgente p r o b l e e m w a a r v o o r het R H C A de laatste jaren w a s g e s t e l d , w a s het gebrek a a n depotruimte. D e a a n w a s v a n a r c h i e v e n is v e e l sneller v e r l o p e n d a n verwacht, met name vanwege het verkorten v a n de wettelijke overbrengingstermijn voor o v e r h e i d s a r c h i e v e n v a n 50 n a a r 20 jaar. D e extra 30 j a a r archief die in korte tijd is o v e r g e b r a c h t heeft geleid tot e e n vol depot. D a a r n a a s t v o l d e e d het depot niet m e e r a a n de wettelijke e i s e n . Dit zal eind 2 0 1 2 opgelost zijn w a n n e e r het nieuwe depot wordt o p g e l e v e r d . E e n v o l g e n d e uitdaging w a s het op e e n v o l d o e n d e peil b r e n g e n v a n de inspectie z o d a t ook op dit g e b i e d v o l d a a n kan w o r d e n a a n de wettelijke e i s e n . In 2011 is d a a r v o o r e e n nieuw 3

beleid i n g e v o e r d , w a a r m e e dit p r o b l e e m is opgelost. E e n definitief beleid z a l w o r d e n geformuleerd w a n n e e r de v e r w a c h t e v e r a n d e r i n g e n op het g e b i e d v a n het archieftoezicht g e h e e l duidelijk zijn. D e v o l g e n d e ontwikkeling w a a r het archief v o o r staat is de ontwikkeling van e e n digitaal depot (het z g n . e-depot). N a d a t de papieren a r c h i e v e n zijn veiliggesteld voor de toekomst d o o r de b o u w v a n de nieuwe a r c h i e f b e w a a r p l a a t s , moet het R H C A z i c h v o o r b e r e i d e n op de komst v a n de digitale a r c h i e f b e s t a n d e n die de g e m e e n t e n de k o m e n d e jaren zullen g a a n overdragen. O m ook d e z e a r c h i e v e n d u u r z a a m te k u n n e n b e w a r e n op e e n m a n i e r die voldoet a a n de wettelijke e i s e n , z a l het R H C A binnen e n k e l e jaren m o e t e n b e s c h i k k e n over e e n digitaal depot. Hiertoe is in 2011 e e n v e r k e n n e n d o n d e r z o e k uitgevoerd, op b a s i s w a a r v a n in 2 0 1 2 e e n verder uitgewerkt b e l e i d s v o o r n e m e n g e f o r m u l e e r d zal w o r d e n dat a a n het A l g e m e e n B e s t u u r v o o r g e l e g d zal w o r d e n . In de voorliggende begroting zullen de g e n o e m d e punten (bezuiniging, huisvesting, inspectie e n e-depot) a a n de orde k o m e n , z o d a t duidelijk is hoe het R H C A anticipeert o p d e z e punten. D e bijdrage per g e m e e n t e wordt w e e r g e g e v e n in bijlage IV.

4

Het A l g e m e e n B e s t u u r van het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r ; g e z i e n het voorstel v a n het Dagelijks B e s t u u r d.d. 27 april 2 0 1 2 ,

besluit:

vast te stellen de Begroting 2 0 1 3 e n het M e e r j a r e n p e r s p e c t i e f 2 0 1 3 - 2 0 1 6 .

Alkmaar,

P. B r u i n o o g e , voorzitter

P. P o s t , directeur/secretaris

5

1.

Inrichting van de begroting

1.1

BBV-richtlijnen

V o o r z o w e l g e m e e n t e n als v o o r G e m e e n s c h a p p e l i j k e R e g e l i n g e n is d e dualisering v a n kracht g e w o r d e n . Dit houdt in dat begrotingen e n v e r a n t w o o r d i n g e n v a n het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r o p g e s t e l d d i e n e n te w o r d e n v o l g e n s d e richtlijnen die in het Besluit Begroting e n V e r a n t w o o r d i n g ( B B V ) zijn o p g e n o m e n . E i n d 2 0 0 5 zijn d e v e r o r d e n i n g e n conform v a s t g e s t e l d . H i e r m e e zijn d e financiële e n g e v e n a a n d e financiële organisatie v a n richtlijnen v a n het B B V dient d e begroting d e

artikelen 2.12 e n 2 . 1 3 v a n d e G e m e e n t e w e t d e controleverordening v a s t g e s t e l d die richting de Gemeenschappelijke Regeling. Volgens de v o l g e n d e paragrafen bevatten:

1. L o k a l e heffingen; 2. W e e r s t a n d s v e r m o g e n ; 3. O n d e r h o u d k a p i t a a l g o e d e r e n ; 4. F i n a n c i e r i n g ; 5. Bedrijfsvoering; 6. V e r b o n d e n partijen; 7. G r o n d b e l e i d . G e z i e n d e aard v a n d e organisatie zijn voor het R H C A d e n u m m e r s 1, 6 e n 7 niet v a n t o e p a s s i n g . T o e g e v o e g d is d e risicoparagraaf die n a u w aansluit bij d e paragraaf W e e r s t a n d s vermogen.

1.2

Opzet begroting 2013

D e begroting kent d e v o l g e n d e opzet: • •

Inrichting v a n begroting (hoofdstuk 1) B e l e i d s b e g r o t i n g inclusief d e paragrafen (hoofdstuk 2)

•

Financiële begroting (hoofdstuk 3);

V e r d e r zijn bij d e z e begroting d e v o l g e n d e bijlagen o p g e n o m e n : - Personele

formatie

Productenraming - Financiële kaders en uitgangspunten - Bijdrage per gemeente

2.

Beleidsbegroting

2.1

Programmaplan Regionaal Archief

Het R H C A kent é é n p r o g r a m m a w a a r o p zij actief is: het R e g i o n a a l Archief.

Het Regionaal Archief heeft, op grond van de Archiefwet 1995, de taak om overheids- en particuliere archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat te beheren en daar inzage uit te verstrekken. Eveneens, op grond van de Archiefwet 1995, dient het Regionaal Archief toezicht uit te oefenen op het beheer van de niet overgebrachte gemeentelijke archieven. Kerngegevens P e r 1 juli 2 0 0 3 is het R e g i o n a a l A r c h i e f verzelfstandigd in d e g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling voor het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r . D e z e regeling wordt s i n d s 2 0 1 2 g e v o r m d door 13 g e m e e n t e n in N o o r d - H o l l a n d N o o r d . D e z e g e m e e n t e n d r a g e n d e lasten v a n d e organisatie. Het H o o g h e e m r a a d s c h a p H o l l a n d s Noorderkwartier draagt bij op b a s i s v a n e e n bilaterale o v e r e e n k o m s t . D a a r n a a s t beheert het R e g i o n a a l A r c h i e f e e n groot aantal a r c h i e v e n van particuliere o r g a n i s a t i e s . D e kantoren e n d e publieksruimte van het R e g i o n a a l A r c h i e f zijn v a n a f 2011 g e h u i s v e s t in het g e b o u w v a n d e o u d e A m b a c h t s s c h o o l a a n de B e r g e r w e g te A l k m a a r . Totdat het nieuw te b o u w e n depot g e r e e d is (begin 2013), blijft het huidige depot g e h u i s v e s t in het pand a a n d e Hertog A a l b r e c h t w e g 5 te A l k m a a r . E e n indruk omtrent d e o m v a n g v a n het archief: De vloeroppervlakte ( B V O ) a a n d e B e r g e r w e g beslaat De vloeroppervlakte depot Hertog A a l b r e c h t w e g ( B V O ) beslaat

1.591 m 2 1.400 m2

Beleidsontwikkeling O p grond v a n het huidige b e l e i d s p l a n is het R e g i o n a a l A r c h i e f o m g e v o r m d tot e e n R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m . D e publieksfunctie is d e a f g e l o p e n jaren uitgebreid o m in te s p e l e n op d e g r o e i e n d e v r a a g v a n het publiek, m u s e a , historische v e r e n i g i n g e n e n het onderwijs. E e n belangrijke ontwikkeling is d e verhuizing per januari 2011 v a n d e publieksruimten v a n het R e g i o n a a l A r c h i e f n a a r het p a n d v a n d e v o o r m a l i g e A m b a c h t s s c h o o l a a n d e B e r g e r w e g te A l k m a a r . D e z e plek biedt d o o r d e centralere ligging ten o p z i c h t e v a n d e s t a d , d e g e z a m e n l i j k e huisvesting met a n d e r e cultuur- en e r f g o e d o r g a n i s a t i e s e n d e nabijheid v a n nog m e e r erfgoedinstellingen extra m o g e l i j k h e d e n tot p u b l i e k s b e z o e k . Dit heeft in 2011 al geleid tot e e n stijging in het b e z o e k e r s a a n t a l . Het R e g i o n a a l A r c h i e f zal z i c h d a n in d e k o m e n d e jaren ook m e e r inzetten op publieksparticipatie, z o w e l in het p a n d zelf als via internet. O p d e z e manier wil het z i c h ontwikkelen tot e e n 'historische werkplaats', w a a r d e in g e s c h i e d e n i s g e ï n t e r e s s e e r d e b e z o e k e r niet alleen d e g e s c h i e d e n i s bestudeert, m a a r ook helpt d e z e toegankelijk te m a k e n e n d e resultaten v a n het o n d e r z o e k uit te d r a g e n . O p d e z e m a n i e r hoopt het R e g i o n a a l A r c h i e f a n d e r e in g e s c h i e d e n i s geïnteresseerde m e n s e n te verleiden tot het inzien v a n d e publicaties of e e n b e z o e k a a n w e b s i t e , s t u d i e z a a l e n expositie. Bezuiniging Het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r wordt geconfronteerd met e e n b e z u i n i g i n g s taakstelling v a n 2 , 5 % v o o r 2 0 1 3 e n 2 0 1 4 , terwijl in 2 0 1 2 ook al 5 % bezuinigd is. Het R H C A bevindt z i c h op dit m o m e n t echter in e e n k w e t s b a r e financiële positie. Dit is het g e v o l g v a n het feit dat er o p dit m o m e n t e e n nieuw depot voor het archief wordt g e b o u w d , in combinatie met de al beperkte financiële m o g e l i j k h e d e n voor het R H C A .

7

V a n w e g e de nieuwe huisvesting ligt e e n groot d e e l v a n de begroting v a n het R H C A vast in de h u i s v e s t i n g s l a s t e n . Het archief is i m m e r s g e b o u w d o m de groei v o o r de k o m e n d e d e c e n n i a op te v a n g e n . O o k zijn nog niet alle financiële g e v o l g e n v a n de verhuizing duidelijk. P a s na afloop v a n het j a a r 2 0 1 3 , het eerste jaar dat het R H C A g e h e e l g e v e s t i g d is a a n de B e r g e r w e g , is d a a r duidelijkheid over. Het v o o r d e e l is echter dat dit vastligt v o o r de k o m e n d e jaren e n dat de e e r s t e 2 5 tot 30 jaar e n wellicht langer, g e e n verhoging v a n d e z e lasten te v e r w a c h t e n is, op de jaarlijkse indexeringen n a . Uit e e n b e n c h m a r k uit 2 0 0 9 bleek b o v e n d i e n dat het R H C A beschikt over e e n beperkt budget e n e e n z e e r k r a p p e formatie. Het R H C A behoort tot de g o e d k o p e r e diensten v a n N e d e r l a n d e n de formatie is in vergelijking met a n d e r e archiefdiensten z e e r klein. In 2011 w e r d d o o r e e n onafhankelijk b u r e a u in opdracht v a n e e n collega-archiefdienst e e n n i e u w e b e n c h m a r k uitgevoerd, ditmaal o n d e r e e n aantal archiefdiensten die q u a bed rijfs g rootte ( w e r k i n g s g e b i e d , aantal inwoners) vergelijkbaar zijn. Dit betreft regionaal w e r k e n d e archiefdiensten in N o o r d Holland (Alkmaar, H o o r n e n P u r m e r e n d ) e n drie uit de provincies Z u i d - H o l l a n d ( G o u d a ) , B r a b a n t ( O u d e n b o s c h ) e n G e l d e r l a n d (Tiel). De uitslagen v a n d e z e b e n c h m a r k b e v e s t i g e n n o g m a a l s dat het R H C A , a f g e z e t tegen het aantal inwoners, z o w e l q u a budget als q u a formatie b e s c h e i d e n is. D a a r w a a r d e g e m i d d e l d e bijdrage per inwoner voor d e a n d e r e a r c h i e v e n € 7,11 b e d r o e g , w a s dat o p dat m o m e n t € 5,33 voor het R H C A . Het aantal formatieplaatsen per 10.000 inwoners b e d r o e g v o o r het R H C A 0,35, terwijl dat v o o r de overige d i e n s t e n g e m i d d e l d 0,6 w a s . 1

D e z e k r a p p e formatie leidt d a n ook tot p r o b l e m e n met het uitvoeren v a n d e wettelijke t a k e n . In het in 2 0 1 0 v e r s c h e n e n B e l e i d s p l a n A r c h i e f i n s p e c t i e wordt bijvoorbeeld g e c o n s t a t e e r d dat e e n uitbreiding v a n d e inspectieformatie noodzakelijk is o m de wettelijke taken uit te k u n n e n voeren. Doordat de formatie e n d e financiële m i d d e l e n z o beperkt zijn, staat de organisatie al tijden o n d e r druk. D e laatste rek in de begroting is d a n ook bij de bezuiniging v a n 2 0 1 2 v e r d w e n e n . Duidelijk m a g zijn dat e e n bezuiniging v a n 1 0 % grote g e v o l g e n heeft. B e z u i n i g i n g e n op h u i s v e s t i n g s k o s t e n zijn op dit m o m e n t niet te v o o r z i e n omdat de nieuwe huisvesting nog niet g e h e e l g e r e a l i s e e r d is. V o o r het jaar 2 0 1 2 is v o l d a a n a a n de bezuinigingstaakstelling v a n 5 % , m e d e door daadwerkelijk te b e z u i n i g e n op e e n v a n d e k e r n d o e l e n v a n het b e l e i d s p l a n , namelijk de digitalisering. V o o r 2 0 1 3 heeft de bezuiniging v o o r het eerst ook g e v o l g e n voor de p e r s o n e l e formatie. V o o r 2 0 1 3 w a s d e z e eigenlijk begroot op 16 fte, m a a r v a n w e g e de bezuiniging zal het teruggebracht m o e t e n w o r d e n tot 15,2 fte. Of dit g e v o l g e n heeft v o o r de uitvoering v a n de wettelijke taken is nog niet g e h e e l duidelijk. Dit is met n a m e afhankelijk v a n de hoogte v a n d i v e r s e begrotingsposten die door de nieuwe huisvesting zullen v e r a n d e r e n . V o o r 2 0 1 3 is u i t g e g a a n v a n e e n b e s p a r i n g o p de formatie van c i r c a € 3 0 . 0 0 0 . Doordat in 2011 en 2 0 1 3 e n k e l e p e r s o n e e l s l e d e n met p e n s i o e n (zullen) g a a n , is d o o r het niet g e h e e l invullen v a n de functies die d e z e m e d e w e r k e r s uitvoeren, d e z e b e s p a r i n g te b e h a l e n . Z o z a l d e functie van m e d e w e r k e r automatisering m a a r d e e l s ingevuld w o r d e n . E e n groot d e e l v a n de taken op het g e b i e d van kantoorautomatisering zullen uitbesteed w o r d e n . O o k d e functie v a n de b e h o u d s m e d e w e r k e r , die w e r k z a a m is o p het restauratieatelier, z a l s l e c h t s ten dele vervuld worden Digitalisering O m de collectie beter toegankelijk te m a k e n e n d e veel g e r a a d p l e e g d e s t u k k e n te b e s c h e r m e n voor achteruitgang zijn in d e a f g e l o p e n jaren al d i v e r s e c o l l e c t i e o n d e r d e l e n gedigitaliseerd. Z o zijn er via de w e b s i t e de v o l g e n d e materialen te r a a d p l e g e n : foto's, kaarten, prenten e n tekeningen, a n s i c h t e n , a d r e s b o e k e n , kranten, historische tijdschriften e n g e n e a l o g i s c h e b r o n n e n .

1

Martin de Caluwé / Westfries Archief, Benchmark archiefdiensten 8

2011, Hoorn 2011.

D e gedigitaliseerde b r o n n e n v o o r z i e n duidelijk in e e n behoefte, g e z i e n het groeiend aantal r a a d p l e g i n g e n . O m de raadpleging mogelijk te m a k e n zijn er g e a u t o m a t i s e e r d e b e h e e r - e n z o e k s y s t e m e n a a n g e s c h a f t , is de w e b s i t e a a n g e p a s t e n met m e d e w e r k i n g v a n vrijwilligers zijn veel b r o n n e n ook o p n a a m ontsloten. D e z e ontwikkelingen (digitalisering e n ontsluiting) zullen in d e k o m e n d e j a r e n voortgezet w o r d e n . V o o r het digitaliseren v a n bronnen heeft het R e g i o n a a l A r c h i e f e e n b e s c h e i d e n budget, w a a r o p in 2 0 1 2 al b e z u i n i g d is. O m beter a a n de grote v r a a g te k u n n e n v o l d o e n wordt e e n b e r o e p g e d a a n op a a n v u l l e n d e s u b s i d i e s , z o a l s die in d e a f g e l o p e n jaren al zijn t o e g e k e n d voor projecten rond de s t u k k e n rond het B e l e g e n Ontzet v a n A l k m a a r (1573), delen v a n de p o l d e r a r c h i e v e n v a n d e S c h e r m e r e n de Zijpe e n s t u k k e n betreffende de T w e e d e Wereldoorlog. Samenwerking

en

regionalisering

D e beleidslijnen uit het l o p e n d e b e l e i d s p l a n (digitalisering, s a m e n w e r k i n g e n regionalisering) zijn v e r e n i g d in het streven o m m e e r met historische v e r e n i g i n g e n e n erfgoed-instellingen s a m e n te w e r k e n in het ontsluiten v a n de b r o n n e n . D o o r de regionale bronnen op d e z e manier te ontsluiten, met behulp v a n vrijwilligers, is het mogelijk de historische informatie 24 per d a g , 7 d a g e n per w e e k , b e s c h i k b a a r te m a k e n voor i e d e r e e n die geïnteresseerd is in de g e s c h i e d e n i s v a n zijn of haar w o o n - en/of geboorteplaats e n - s t r e e k . D e v o l g e n d e uitdaging is d e z e g e ï n t e r e s s e e r d e n actief te betrekken bij d e z e informatie d o o r het opzetten v a n interactieve o n d e r d e l e n o p d e w e b s i t e . E e n e e r s t e stap hierin is al e e r d e r g e z e t met de i n v o e r m o d u l e s w a a r m e e de vrijwilligers w e r k e n , z o d a t z e op ieder m o m e n t vanaf huis k u n n e n inloggen e n w e r k e n a a n het toegankelijk m a k e n v a n het b r o n n e n m a t e r i a a l . Met de inzet v a n nieuwe w e b 2.O-technieken zullen d e z e ontwikkelingen verder v o r m g e g e v e n w o r d e n , z o d a t ook d e b e o o g d e interactiviteit plaats kan vinden. Het v o r m e n v a n c o m m u n i t y ' s die g e z a m e n l i j k o n d e r w e r p e n b e s t u d e r e n e n bediscussiëren, z o w e l online als offline, wordt op d e z e m a n i e r g e s t i m u l e e r d . Dit zal o n d e r m e e r g e b e u r e n d o o r n a u w e r e s a m e n w e r k i n g met de al b e s t a a n d e netwerken z o a l s de historische v e r e n i g i n g e n . D a a r n a a s t is het R e g i o n a a l Archief in s a m e n w e r k i n g met de historische v e r e n i g i n g e n gestart met het digitaliseren e n via internet b e s c h i k b a a r stellen v a n de tijdschriften e n j a a r b o e k e n die de historische v e r e n i g i n g e n uitgeven. D e z e publicaties w o r d e n m e e s t a l in kleine o p l a g e uitgegeven e n zijn d a a r d o o r v a a k niet m e e r leverbaar. Dankzij digitalisering w o r d e n de resultaten v a n verricht o n d e r z o e k , wat o n d a n k s het lokale karakter v a a k interessant is v o o r e e n veel bredere kring, v o o r i e d e r e e n b e s c h i k b a a r . Het R e g i o n a a l Archief stelt ook haar infrastructuur b e s c h i k b a a r voor gebruik door de historische v e r e n i g i n g e n . O p d e z e m a n i e r is het mogelijk v o o r h e n o m niet alleen de gedigitaliseerde materialen via de applicaties v a n het R e g i o n a a l Archief op internet te zetten, m a a r ook o m de s o m s kostbare e n unieke e x e m p l a r e n uit hun collecties na digitalisering e e n veilige plaats te g e v e n in de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s . D e m e e s t e historische v e r e n i g i n g e n b e s c h i k k e n i m m e r s niet over e e n veilige e n g e k l i m a t i s e e r d e o p s l a g of over e e n digitale infrastructuur w a a r i n de d u u r z a a m h e i d v a n de a f b e e l d i n g e n is g e g a r a n d e e r d . Dankzij d e z e s a m e n w e r k i n g is het materiaal voor de toekomst veiliggesteld e n b o v e n d i e n voor e e n groot publiek bereikbaar. V a n e e n aantal historische v e r e n i g i n g e n zijn inmiddels al tijdschriften e n c o l l e c t i e o n d e r d e l e n gedigitaliseerd e n via internet te bekijken. E n k e l e v a n die collecties zijn al o p g e s l a g e n in de d e p o t s v a n het R e g i o n a a l Archief. Met e e n aantal v e r e n i g i n g e n zijn inmiddels a f s p r a k e n g e m a a k t , terwijl met a n d e r e g e s p r o k e n wordt over d e z e s a m e n w e r k i n g . Bezoekers Z o w e l de g e b r u i k e r s v a n de website als de b e z o e k e r s v a n de s t u d i e z a a l zijn z e e r tevreden o v e r d e g e b o d e n dienstverlening. In 2011 is het k l a n t e n o n d e r z o e k v a n 2 0 0 7 e n 2 0 0 9 (de zogenaamde 'Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven', uitgaande van de b r a n c h e v e r e n i g i n g v a n archiefinstellingen in N e d e r l a n d - de Stichting B R A I N ) h e r h a a l d , met e e n prima resultaat. D e b e z o e k e r s g a v e n het R H C A e e n rapportcijfer v a n 8,2 (in 2 0 0 9 w a s dat

9

e e n 8,1), terwijl het landelijk g e m i d d e l d e uitkwam op 7,7. Met dit cijfer w a s het R e g i o n a a l Archief het op e e n na hoogst s c o r e n d e archief v a n N e d e r l a n d . In het aantal s t u d i e z a a l b e z o e k e r s w a s in 2011 e e n flinke stijging w a a r te n e m e n , net als bij het aantal gebruikers v a n de w e b s i t e . Of dit e e n e e n m a l i g v e r s c h i j n s e l is als g e v o l g v a n het betrekken v a n de nieuwe huisvesting of e e n structurele stijging v a n w e g e de vestiging op e e n strategischer plek, z a l in d e k o m e n d e jaren moeten blijken. Het beleid blijft er op gericht o m d o o r d e s t e e d s g r o e i e n d e a a n w e z i g h e i d op internet e n het actief betrekken v a n publiek bij de activiteiten het aantal b e z o e k e r s v a n archief e n website te laten g r o e i e n . Inspectie N a a s t de publieks- e n erfgoedfunctie is het R e g i o n a a l Archief belast met het toezicht op het b e h e e r v a n de a r c h i e f b e s c h e i d e n v a n de d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n voor z o v e r d e z e niet zijn overgebracht (artikel 3 2 Archiefwet 1995). O m d e z e wettelijke toezichttaak g o e d uit te k u n n e n v o e r e n heeft het R e g i o n a a l Archief e e n archiefinspecteur in dienst. D e inspectietaak is de a f g e l o p e n jaren echter s t e e d s ingewikkelder e n o m v a t t e n d e r g e w o r d e n . O m e e n g o e d b e e l d te krijgen v a n d e z e materie heeft het R e g i o n a a l A r c h i e f e e n i n s p e c t i e b e l e i d s p l a n o p g e s t e l d . Daaruit bleek dat voor het g o e d k u n n e n invullen v a n d e z e wettelijke taak er m e e r ruimte nodig is d a n b e s c h i k b a a r w a s . Dit wordt v e r o o r z a a k t d o o r de t o e n e m e n d e digitalisering bij de g e m e e n t e n , die grote g e v o l g e n heeft voor de w e r k p r o c e s s e n e n de d u u r z a a m h e i d van de digitaal o p g e s l a g e n informatie e n d a a r m e e ook op het toezicht dat de inspecteur moet uitoefenen. D a a r n a a s t s p e l e n in de regio v e r s c h i l l e n d e f u s i e p r o c e s s e n t u s s e n g e m e e n t e n . D e t o e z i c h t h o u d e n d e taak v a n het R e g i o n a a l A r c h i e f is h i e r m e e niet alleen flink v e r z w a a r d m a a r ook v e r a n d e r d . Het A l g e m e e n B e s t u u r heeft in 2 0 1 0 i n g e s t e m d met e e n extra inzet v a n inspectie, o m d a a r m e e de inspectie w e e r op e e n a c c e p t a b e l niveau te krijgen. In 2011 is g e b l e k e n dat dit heeft gewerkt: e e n groter aantal inspecties zijn uitgevoerd, terwijl de a d v i e s t a a k ook op het vereiste niveau is uitgevoerd. V a n w e g e de vele ontwikkelingen in d e context v a n de archiefinspectie ( C o m m i s s i e O o s t i n g herziening interbestuurlijk toezicht) z a l er e e n evaluatie p l a a t s v i n d e n in 2 0 1 2 / 1 3 . D a n z a l b e k e k e n w o r d e n wat d e p r e c i e z e behoefte a a n capaciteit e n kennis is, op b a s i s w a a r v a n nieuw beleid geformuleerd k a n w o r d e n . In d e t u s s e n l i g g e n d e tijd wordt in ieder g e v a l v o l d a a n a a n de wettelijke voorschriften e n kan d o o r het t o e g e n o m e n toezicht het a r c h i e f b e h e e r w o r d e n verbeterd. Huisvesting Met het g e r e e d k o m e n v a n de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s a a n d e B e r g e r w e g in 2 0 1 3 zullen v o o r het R e g i o n a a l Archief twee grote p r o b l e m e n o p g e l o s t w o r d e n . Het huidige depot is i m m e r s niet alleen te klein, m a a r voldoet ook niet m e e r a a n de e i s e n die de Archiefwet a a n e e n a r c h i e f b e w a a r p l a a t s stelt. Het nieuwe depot a a n de B e r g e r w e g is niet alleen ruimer, m a a r z a l kwalitatief uiteraard ook a a n de wettelijke e i s e n v o l d o e n . O m in de tussentijd te v o o r z i e n in het p r o b l e e m v a n g e b r e k a a n o p s l a g c a p a c i t e i t is archiefruimte g e h u u r d bij c o l l e g a - a r c h i e f d i e n s t e n in de regio. Met het uitzicht o p het nieuwe depot is er w e e r v o l d o e n d e ruimte ook actief te a c q u i r e r e n op b a s i s v a n het A c q u i s i t i e b e l e i d s p l a n . Met n a m e particuliere a r c h i e v e n in d e g e m e e n t e n die nog niet z o lang a a n g e s l o t e n zijn bij de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling zullen extra a a n d a c h t krijgen. Digitaal

depot

(e-depot)

A l s g e v o l g v a n d e snelle ontwikkelingen op het g e b i e d v a n de automatisering z a l het R e g i o n a a l Archief geconfronteerd g a a n w o r d e n met de overdracht v a n digitale b e s t a n d e n . Het R e g i o n a a l Archief z a l hiertoe over e e n elektronisch depot m o e t e n b e s c h i k k e n dat voldoet a a n de e i s e n v a n de Archiefwet. V e r s c h i l l e n d e grote archiefinstellingen in N e d e r l a n d h e b b e n de h a n d e n ineen g e s l a g e n e n w e r k e n a a n de ontwikkeling v a n m o d e l l e n v a n dergelijke elektronische d e p o t s die o p niet al te lange termijn b e s c h i k b a a r z u l l e n zijn. D e z e ontwikkelingen w o r d e n v a n nabij g e v o l g d e n v e r w a c h t wordt dat het R e g i o n a a l Archief z i c h bij

10

e e n v a n d e initiatieven a a n k a n sluiten e n d a a r m e e d a n ook o p tijd over e e n elektronisch depot k a n b e s c h i k k e n . O m z i c h hierop v o o r te bereiden loopt er o p dit m o m e n t bij het R e g i o n a a l Archief e e n o n d e r z o e k , wat a l s resultaat niet alleen e e n overzicht moet b i e d e n v a n de s t a p p e n die het R e g i o n a a l Archief moet zetten, m a a r dat ook d e voor- e n n a d e l e n v a n d e verschillende a a n b i e d e r s aangeeft, inzicht geeft in d e w e n s e n e n behoeften v a n d e a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n e n e e n beeld geeft v a n d e b e n o d i g d e investeringen voor dit depot in relatie tot d e baten voor de a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n . U i t g a n g s p u n t e n voor het e-depot zijn d e wettelijke e i s e n die hieraan gesteld w o r d e n . B i n n e n die e i s e n wordt g e z o c h t naar e e n o p l o s s i n g die voor z o w e l d e g e m e e n t e n a l s v o o r het R e g i o n a a l Archief d e beste is. Proces Het R e g i o n a a l Archief is belast met d e uitvoering v a n d e v o l g e n d e t a k e n : management en ondersteuning; inventarisatie, bewaring e n b e h e e r v a n d e archivalia; restauratie e n c o n s e r v e r i n g ; b e h e e r w e t e n s c h a p p e l i j k e bibliotheek e n topografisch-historische atlas; inspectie o p het b e h e e r v a n gemeentelijke a r c h i e v e n ; b e s c h i k b a a r s t e l l e n v a n informatie o p d e s t u d i e z a a l ; b e v o r d e r e n v a n lokale e n regionale g e s c h i e d b e o e f e n i n g ; b e s c h i k b a a r stellen v a n informatie via internet. Middelen Regionaal Archief Lasten Baten Bijdragen gemeenten Resultaat

Begroting 2013

2.283.271 310.408 2.144.560

Begroting 2012 2.182.832 145.500 2.037.332

171.696

0

0

Realisatie 2011

11

2.135.150 105.000 2.030.150

2.2 Paragrafen 2.2.1 Weerstandsvermogen De financiële positie v a n R H C A wordt b e p a a l d d o o r het w e e r s t a n d s v e r m o g e n . In het verleden is uit d e exploitatieoverschotten e e n a l g e m e n e r e s e r v e g e v o r m d o m als buffer te d i e n e n om s c h o m m e l i n g e n in het resultaat op te v a n g e n . Dergelijke s c h o m m e l i n g e n k u n n e n d i v e r s e r e d e n e n h e b b e n , o n d e r m e e r d o o r fluctuaties in de a f n a m e v a n o p s l a g e n b e w a r e n van particuliere a r c h i e v e n of via o n v o o r z i e n e uitgaven. D a a r n a a s t is het risico dat e e n a a n v u l l e n d e dienstverlening in het g e h e e l niet m e e r wordt a f g e n o m e n . In paragraaf 2.2.2 zijn mogelijke risico's belicht die niet cijfermatig in d e begroting zijn o p g e n o m e n . In juni 2 0 0 8 heeft het A l g e m e e n B e s t u u r de nota R e s e r v e s e n V o o r z i e n i n g e n v a s t g e s t e l d . Hierin is o p g e n o m e n dat de a l g e m e n e r e s e r v e e e n plafond heeft van € 1 0 0 . 0 0 0 e n dat het streven is o m dit in 2 0 1 4 te b e r e i k e n . N a de verwerking v a n het resultaat over 2011 bedraagt de hoogte v a n d e z e a l g e m e n e r e s e r v e € 9 1 . 9 3 6 . N a a s t d e z e a l g e m e n e reserve is er per 31-12-2011 g e e n b e s t e m m i n g s r e s e r v e a a n w e z i g . Met ingang v a n 2 0 1 0 is de bijdrage a a n het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m m e t € 1,57 per inwoner v e r h o o g d o m d e extra kosten v a n de nieuwe huisvesting te k u n n e n betalen. Echter, in 2011 w a s de nieuwe situatie nog niet g e h e e l v a n t o e p a s s i n g en zijn nog niet alle extra o n t v a n g e n g e l d e n ingezet o m de nieuwe huisvesting te k u n n e n b e k o s t i g e n . T e n e i n d e de waarschijnlijke extra e e n m a l i g e lasten v a n d e verhuizing e n alle z a k e n die met het betrekken v a n de nieuwe huisvesting s a m e n h a n g e n te k u n n e n b e k o s t i g e n , is in de r e s u l t a a t b e s t e m m i n g bij het vaststellen van de j a a r s t u k k e n over 2011 o p g e n o m e n dat e e n b e s t e m m i n g s r e s e r v e g e v o r m d wordt met dit d o e l . T e v e n s is in d e j a a r s t u k k e n v a n 2011 o p g e n o m e n o m e e n b e s t e m m i n g s r e s e r v e te v o r m e n voor o p g e l o p e n achterstallig werk d o o r d e uitvoering v a n m e t a m o r f o z e projecten. N a vaststelling v a n de j a a r s t u k k e n over 2011 bedraagt de h u i s v e s t i n g s r e s e r v e € 1 4 9 . 7 3 3 e n de r e s e r v e v o o r achterstallig werk d o o r de uitvoering van m e t a m o r f o z e projecten € 3 0 . 0 0 0 . N a het bereiken v a n de uiteindelijke nieuwe situatie e n afronding v a n het g e h e l e v e r h u i z i n g s p r o c e s , z a l in 2 0 1 3 e e n eindafrekening plaatsvinden v a n de mogelijk tijdelijk teveel o n t v a n g e n g e l d e n . Bij het afsluiten v a n b o e k j a a r 2011 is e e n tussentijdse afrekening o p g e m a a k t over de eerste f a s e v a n d e verhuizing e n is er d o o r het A l g e m e e n B e s t u u r besloten o m tussentijds te v e r r e k e n e n .

2.2.2

Risicoparagraaf

Flexibele pensioenuitkeringen en WW-verplichtingen N a a s t d e s t a n d a a r d verhoging v a n de s a l a r i s k o s t e n komt s t e e d s v a k e r het a a n d e e l v a n de R H C A in de k o s t e n v a n flexibele p e n s i o n e r i n g a a n d e orde. Het heeft hier betrekking op de aanvulling op b a s i s v a n de C a o - a f s p r a k e n totdat de o u d - w e r k n e m e r de leeftijd v a n 6 5 jaar heeft bereikt. In de nabije t o e k o m s t zullen s t e e d s v a k e r w e r k n e m e r s v a n d e z e faciliteit gebruik g a a n m a k e n . D e kosten hiervan zijn niet in het m e e r j a r e n p e r s p e c t i e f m e e g e n o m e n e n k u n n e n in de toekomst voor extra lasten z o r g e n . D a a r n a a s t kan er s p r a k e zijn v a n W W - v e r p l i c h t i n g e n bij beëindiging v a n tijdelijke d i e n s t v e r b a n d e n , bijvoorbeeld v a n p r o j e c t m e d e w e r k e r s . Getracht wordt d e h i e r m e e s a m e n h a n g e n d e lasten z o v e e l mogelijk te b e p e r k e n m a a r uitgesloten zijn z e niet. R H C A beschikt niet over e e n r e s e r v e en/of v o o r z i e n i n g ter d e k k i n g v a n hieruit voortvloeiende k o s t e n z o d a t hiervoor e v e n t u e e l d e a l g e m e n e m i d d e l e n d i e n e n te w o r d e n ingezet. Huisvesting P e r 2011 zijn de publieksruimten e n de kantoren v a n het R e g i o n a a l Archief g e h u i s v e s t in het g e b o u w v a n de o u d e A m b a c h t s s c h o o l a a n de B e r g e r w e g 1 te A l k m a a r . A c h t e r het g e b o u w wordt e e n nieuw depot g e b o u w d , dat in 2 0 1 3 in gebruik g e n o m e n wordt. D e voor de verhuizing 12

e n inrichting b e n o d i g d e kosten zijn gedekt d o o r de verhoging v a n de bijdragen per 1 januari 2 0 1 0 . V a n u i t d e z e g e l d e n wordt de voorbereiding van e n d e daadwerkelijke verhuizing betaald. Dit betreft o n d e r m e e r de huur v a n depotruimte elders v a n w e g e ruimtegebrek in het o u d e depot, digitalisering v a n s t u k k e n ter v o o r k o m i n g v a n r a a d p l e e g - e n v e r v o e r s c h a d e , inhuur v a n d e s k u n d i g e n e n extra p e r s o n e e l voor d e voorbereiding e n z a k e n als P R , c o m m u n i c a t i e e n de daadwerkelijke verhuizing zelf. O o k de eventuele extra kosten die v o o r het nieuwe p a n d g e m a a k t w o r d e n e n de kosten v a n w e g e de bilocatie w o r d e n uit d e z e g e l d e n betaald. Immers, de tijdelijke g e s c h e i d e n huisvesting v a n enerzijds kantoor- e n publieksruimte a a n de B e r g e r w e g e n anderzijds het depot op d e o u d e locatie a a n de Hertog A a l b r e c h t w e g leidt tot het h e e n e n w e e r v e r v o e r e n v a n te r a a d p l e g e n e n te b e w e r k e n s t u k k e n . In het begin v a n 2 0 1 3 wordt het n i e u w e depot o p g e l e v e r d . D a a r m e e z a l het R H C A geconfronteerd w o r d e n met e e n verhoging v a n de h u i s v e s t i n g s l a s t e n . M a a r d a a r n a a s t zijn er ook nog direct a a n de verhuizing gerelateerde kosten e n w e r k z a a m h e d e n die op de begroting zullen d r u k k e n . Hierin wordt v o o r z i e n d o o r het t o e v o e g e n a a n de ' b e s t e m m i n g s r e s e r v e huisvesting' v a n de v e r w a c h t e resultaten over 2011 e n 2 0 1 2 . Bij d e vaststelling v a n de jaarrekening 2 0 1 3 , zal er finale besluitvorming plaatsvinden rond d e z e b e s t e m m i n g s r e s e r v e , waarbij het A l g e m e e n B e s t u u r e e n besluit neemt over het eventuele resterende saldo. In het k a d e r v a n de d o o r te v o e r e n bezuinigingstaakstelling is voor 2 0 1 3 e e n b e s p a r i n g o p g e n o m e n v a n 7 , 5 % ten o p z i c h t e v a n de begrote kosten voor de nieuwe huisvesting. Dit terwijl d e extra bijdrage g e b a s e e r d is op prijspeil 2 0 0 9 e n tot h e d e n niet g e ï n d e x e e r d is. In hoeverre d e z e b e s p a r i n g realistisch is, z a l blijken als de uiteindelijke huisvestingssituatie dichterbij komt of bereikt is. Inspectie G e c o n s t a t e e r d is dat door d e t o e n e m e n d e digitalisering bij d e g e m e e n t e n e n d e fusiep r o c e s s e n die in d e regio s p e l e n de inspectietaak v a n het R e g i o n a a l Archief sterk v e r z w a a r d is. D a a r n a a s t is nog niet duidelijk wat d e g e v o l g e n zullen zijn v a n d e herziening v a n het interbestuurlijk toezicht. O m voor de korte termijn de inspectietaak op e e n wettelijk v o l d o e n d e niveau uit te k u n n e n v o e r e n is d e inspectiecapaciteit voor de periode 2 0 1 1 - 2 0 1 3 jaar vergroot, waarbij is u i t g e g a a n v a n e e n jaarlijkse uitgave v a n m a x i m a a l € 4 5 . 0 0 0 . Dit bedrag moet g e v o n d e n w o r d e n binnen de b e s t a a n d e begroting, wat inhoudt dat wellicht de r e s e r v e s hiervoor m o e t e n w o r d e n a a n g e s p r o k e n . N a twee jaar vindt e e n evaluatie plaats, o p b a s i s w a a r v a n e e n n i e u w voorstel wordt g e d a a n a a n het A l g e m e e n Bestuur. E r moet d u s rekening g e h o u d e n w o r d e n met e e n extra uitgave v o o r archiefinspectie. Digitaal depot (e-depot) O p niet al te lange termijn z a l het R e g i o n a a l Archief m o e t e n b e s c h i k k e n over e e n digitaal depot dat a a n de wettelijke e i s e n voldoet. O m z i c h hierop v o o r te bereiden is het R e g i o n a a l Archief e e n o n d e r z o e k gestart. Het A l g e m e e n B e s t u u r heeft hiertoe besloten in 2 0 1 1 , waarbij is u i t g e g a a n v a n e e n begroting van circa € 2 5 . 0 0 0 . O o k dit b e d r a g moet g e v o n d e n w o r d e n binnen d e b e s t a a n d e begroting, wat inhoudt dat ook hiervoor wellicht de r e s e r v e s moeten worden aangesproken. Het d o e l v a n het o n d e r z o e k is te k o m e n tot e e n projectplan v o o r het opzetten v a n e e n digitaal depot. N a a s t e e n overzicht v a n d e voor- e n n a d e l e n v a n de v e r s c h i l l e n d e a a n b i e d e r s zal het o n d e r z o e k inzicht m o e t e n g e v e n in de w e n s e n e n behoeften v a n de a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n op dit g e b i e d . O o k geeft het e e n beeld v a n de b e n o d i g d e investeringen voor dit depot in relatie tot d e baten voor de a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n . O p b a s i s v a n d e z e g e g e v e n s z a l a a n het A l g e m e e n B e s t u u r e e n a d v i e s uitgebracht w o r d e n over d e te v o l g e n w e g . D a n z a l er ook m e e r duidelijkheid zijn over de hieraan v e r b o n d e n kosten o p de langere termijn.

13

2.2.3. O n d e r h o u d kapitaalgoederen Het Besluit Begroting e n V e r a n t w o o r d i n g heeft in o o r s p r o n g niet direct betrekking o p G e m e e n s c h a p p e l i j k e R e g e l i n g e n m a a r is m e e r direct o p g e s t e l d voor g e m e e n t e n . E e n aantal paragrafen is d a a r o m minder v a n t o e p a s s i n g o p G e m e e n s c h a p p e l i j k e R e g e l i n g e n . G e z i e n d e beperkte o m v a n g v a n (het o n d e r h o u d v a n ) k a p i t a a l g o e d e r e n geldt dat o n d e r a n d e r e voor d e z e paragraaf. O m d a t het R e g o n i a a l Archief wel in bezit is v a n k a p i t a a l g o e d e r e n , b e s t e d e n w e hier toch e n i g e a a n d a c h t a a n . Het R e g i o n a a l Archief volstaat met d e v e r w a c h t e b o e k w a a r d e n per 1-1-2013 e n p e r 3 1 - 1 2 - 2 0 1 3 . In 2 0 1 2 e n 2 0 1 3 zullen er in het k a d e r v a n d e inrichting v a n d e nieuwe huisvesting omvangrijke investeringen g e p l e e g d w o r d e n . O p 3 1 - 1 2 - 2 0 1 3 bedraagt d e v e r w a c h t e b o e k w a a r d e v a n d e activa circa € 5 3 0 . 0 0 0 .

Boekwaarde 31-12-2013

Boekwaarde 01-01-2013

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa

507.165 22.788

367.334 32.046

Totaal

529.953

399.380

Boekwaarde 01-01-2013

Investeringen

Afschrijvingen

Boekwaarde 31-12-2013

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa

367.334 32.046

210.000

70.169 9.257

507.165 22.788

Totaal

399.380

210.000

79.426

529.953

De investeringen h e b b e n betrekking o p tentoonstellingsmateriaal, inrichting v a n het nieuwe depot.

d e p o t k a s t e n e n overige

2.2.4 Financiering Algemeen In s a m e n h a n g met d e invoering v a n d e W e t F i n a n c i e r i n g D e c e n t r a l e O v e r h e d e n ( W e t Fido) is s i n d s 2001 het o p n e m e n v a n e e n f i n a n c i e r i n g s p a r a g r a a f bij e e n begroting v o o r g e s c h r e v e n . O n d e r d e l e n v a n d e f i n a n c i e r i n g s p a r a g r a a f zijn d e treasury e n d e wijze v a n financiering v a n d e bedrijfsvoering. •

Treasury

Het Dagelijks B e s t u u r is door het A l g e m e e n B e s t u u r g e m a n d a t e e r d o m voor het R H C A e e n Treasurystatuut vast te stellen. D e vaststelling d a a r v a n heeft, d o o r het A l g e m e e n Bestuur, in d e c e m b e r 2 0 0 5 p l a a t s g e v o n d e n . Het Treasurystatuut R H C A regelt d e verantwoordelijkheden e n r a n d v o o r w a a r d e n voor het a a n g a a n v a n , g a r a n d e r e n e n v e r s t r e k k e n v a n g e l d l e n i n g e n . Renterisico Er zijn over het a l g e m e e n g e e n g e l d e n uitgezet. D a a r o m wordt in d e begroting g e e n rekening g e h o u d e n met d e d a a r m e e s a m e n h a n g e n d e rentebaten. O p grond v a n v o r e n s t a a n d e m a g w o r d e n g e c o n c l u d e e r d dat het R H C A niet of nauwelijks renterisico loopt.

14

Rentevisie De rentevisie is v a s t g e l e g d in het Treasurystatuut R H C A e n luidt als volgt: d e rentevisie van het R H C A is in het bijzonder g e b a s e e r d op d e visies v a n het C e n t r a a l P l a n b u r e a u , de N e d e r l a n d s e B a n k e n de E u r o p e s e C e n t r a l e B a n k . Kredietrisico Het R H C A heeft e e n lening verstrekt a a n d e V e r e n g i n g v a n H u u r d e r s v o o r d e a a n s c h a f v a n e e n telefooncentrale. D e verstrekte lening op 31-12-2011 bedraagt € 12.483. Het risico dat het R H C A loopt is d e r h a l v e z e e r beperkt. V e r d e r heeft het R H C A g e e n garanties verstrekt. Koers risico Het R H C A heeft g e e n v a s t r e n t e n d e g e l d e n uitstaan e n zal ook v a s t r e n t e n d uitzetten.

in 2 0 1 3 g e e n

gelden

Derivaten Het R H C A z a l derivaten uitsluitend gebruiken als middel o m renterisico's te vermijden. Derivaten zullen nooit w o r d e n gebruikt z o n d e r v o o r a f g a a n d a d v i e s v a n het Dagelijks Bestuur. Intern liquiditeitsrisicobeheer Het R H C A loopt g e e n risico d o o r wijzigingen in d e liquiditeitsplanning, d a a r er in de begroting niet met rentebaten uit hoofde v a n liquide m i d d e l e n rekening is g e h o u d e n . D o o r stelselmatige facturering e n betaling v a n af te n e m e n d i e n s t e n e n s a l a r i s s e n e n het positieve s a l d o dat in 2011 te z i e n is g e w e e s t is er begin 2 0 1 2 s p r a k e v a n e e n positief s a l d o bij d e B N G . D e v e r w a c h t i n g is dat het b a n k s a l d o ook in 2 0 1 3 niet negatief zal w o r d e n . O v e r dit positieve s a l d o v e r g o e d t d e B a n k N e d e r l a n d s e G e m e e n t e n ( B N G ) e e n rente die n a g e n o e g gelijkwaardig is a a n d e rente v a n e e n d e p o s i t o r e k e n i n g bij d e z e bank. Leningenportefeuille Het R H C A heeft g e e n langlopende leningen. A l s gevolg van omvangrijke investeringen in 2012 en 2 0 1 3 zal het R H C A mogelijk e e n lening a a n moeten g a a n . •

Wijze van financiering

Algemeen In d e begroting 2 0 1 3 wordt 9 5 % v a n alle i n k o m s t e n v a n het R H C A gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen e n 5 % met e i g e n i n k o m s t e n . D e d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n o n t v a n g e n daartoe kwartaalnota's, w e l k e zijn g e b a s e e r d op d e begroting. G e m e e n t e n e n w a t e r s c h a p p e n (maar ook a n d e r e organisaties) n e m e n o p projectbasis extra d i e n s t e n v a n het archief af, bijvoorbeeld v o o r e e n m a l i g e publicaties of tentoonstellingen. D a a r n a a s t verricht het R H C A op c o m m e r c i ë l e b a s i s d i e n s t e n v o o r d e r d e n . Het R H C A is actief in het v e r w e r v e n v a n f o n d s e n ten b e h o e v e v a n d e uitvoering v a n projecten. Financieringssystematiek V o o r d e gemeentelijke bijdrage 2 0 1 3 is in d e begroting rekening g e h o u d e n met e e n v e r d e r e b e z u i n i g i n g v a n 2 , 5 % ten o p z i c h t e v a n d e gemeentelijke bijdrage uit 2 0 1 1 . Hiernaast is de gemeentelijke bijdrage uit 2 0 1 2 n a a r 2 0 1 3 , o p b a s i s van d e brief 'gemeentelijke bijdrage 2 0 1 3 g e m e e n s c h a p p e l i j k e regelingen" van G e m e e n t e A l k m a a r , v e r h o o g d met 2 , 0 8 % loon- e n prijscompensatie. 2

O p b a s i s v a n d e v a n a f 2 0 1 0 g e l d e n d e f i n a n c i e r i n g s s y s t e m a t i e k bedraagt d e uiteindelijke gemeentelijke bijdrage voor 2 0 1 3 voor d e g e m e e n t e A l k m a a r € 8,67 per inwoner e n voor d e overige g e m e e n t e n € 3,67 per inwoner.

Zie pagina 26 voor uitleg van de indexering van 2,08%

15

2.2.5

Bedrijfsvoering

In d e z e paragraaf g a a n w e in op v e r s c h i l l e n d e o n d e r d e l e n v a n de bedrijfsvoering o m e e n indruk te g e v e n v a n de wijze w a a r o p het primaire p r o c e s v a n het R H C A o n d e r s t e u n d wordt. D e organisatie ziet er globaal als volgt uit: Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Regie en Beleid

Directie

Bewerken en Behouden

Dienstverlening

Financieel Alle financiële w e r k z a a m h e d e n , met uitzondering v a n treasury-functie, zijn uitbesteed a a n afdeling Financiën van de G G D H o l l a n d s N o o r d e n . Automatisering Het automatiseringsbeleid voor 2 0 1 3 blijft gericht op verbetering v a n stabiliteit, transparantie e n c o m m u n i c a t i e . D e reguliere taken o p g e b i e d v a n s y s t e e m b e h e e r , a p p l i c a t i e b e h e e r e n informatiepunten w o r d e n voortgezet e n d a a r w a a r mogelijk verbeterd. Dit houdt in de b e s c h i k b a a r h e i d van e-mail, netwerk e n hardware v a n 9 9 % v a n de w e e k ofwel e e n uitval v a n niet m e e r d a n 10 uur per jaar. D e w e r k z a a m h e d e n op het g e b i e d voor kantoorautomatisering zijn g r o t e n d e e l s uitbesteed a a n e e n automatiseringsbedrijf. Investeringsbeleid In het k a d e r v a n de nieuwe voorschriften B B V zullen s t e e d s m e e r v e r v a n g i n g e n die e e n langere e c o n o m i s c h e l e v e n s d u u r h e b b e n m o e t e n w o r d e n g e a c t i v e e r d . Gebruikelijk is dat v e r v a n g i n g e n kleiner dan € 5.000 niet als investeringen w o r d e n g e z i e n . Dit k a n g e h a n d h a a f d blijven, tenzij er s p r a k e is v a n cumulatie v a n a a n s c h a f f i n g e n met e e n z e l f d e karakter in het jaar, d a n is activering verplicht. V o o r b e e l d e n v a n v e r v a n g i n g s i n v e s t e r i n g e n nieuwe stijl zijn alle v e r v a n g i n g e n v a n c o m p u t e r s . Dit heeft tot g e v o l g dat het i n v e s t e r i n g s v o l u m e gaat t o e n e m e n m a a r dat t e v e n s a n d e r e exploitatiebudgetten naar b e n e d e n m o e t e n w o r d e n bijgesteld, dit als g e v o l g van e e n t o e n a m e v a n de kapitaallasten. Personeel en organisatie Met betrekking tot d e ontwikkeling v a n d e m e d e w e r k e r s z a l a a n het o p peil h o u d e n v a n de d e s k u n d i g h e i d v a n p e r s o n e e l veel a a n d a c h t w o r d e n g e s c h o n k e n . D e o n d e r s t e u n e n d e taken op dit g e b i e d zijn uitbesteed a a n de G G D H o l l a n d s N o o r d e n . Huisvesting In het voorjaar v a n 2 0 1 3 z a l e e n e i n d e k o m e n a a n de over twee locaties v e r d e e l d e huisvesting v a n het R e g i o n a a l Archief. D a n zullen z o w e l publieksruimten, kantoren e n depot a a n de B e r g e r w e g g e h u i s v e s t zijn. N a de oplevering v a n het nieuwe depot a a n de B e r g e r w e g zal de o u d e depotruimte v a n het R e g i o n a a l Archief a a n de Hertog A a l b r e c h t w e g 5 in A l k m a a r afgestoten w o r d e n . Beleidsplan Uitgangspunt voor het v i g e r e n d e B e l e i d s p l a n is de ontwikkeling naar e e n R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m . D e eerste jaren v a n de planperiode lag de nadruk vooral nog op het verder invullen 16

v a n d e organisatie conform d e voorstellen uit het o r g a n i s a t i e p l a n . G a a n d e d e planperiode zijn s t e e d s m e e r d e contouren v a n het historische centrum z i c h t b a a r g e w o r d e n . Werkplan 2013-2014 D e o v e r h e i d s a r c h i e v e n richten z i c h v a n o u d s h e r vooral o p het verbeteren v a n het c o n s e r v e r e n , b e w a r e n e n toegankelijk m a k e n v a n het historische e r f g o e d . E r b e s t o n d e n o p dit vlak a c h t e r s t a n d e n : veel a r c h i e v e n w a r e n o n v o l d o e n d e toegankelijk e n in e e n o n v o l d o e n d e staat van o n d e r h o u d . D e publieksgerichte taak beperkte z i c h o v e r w e g e n d tot d e openstelling v a n d e s t u d i e z a a l , bibliotheek e n atlas. Het publiek dat w e l historische belangstelling heeft, m a a r niet zelf d e stap naar het archief zet, w e r d nauwelijks b e d i e n d . Met d e inzet v a n nieuwe t e c h n i e k e n als digitalisering e n internet, e n het actiever b e n a d e r e n v a n het publiek d o o r o n d e r m e e r s a m e n w e r k i n g met a n d e r e erfgoedinstellingen wordt getracht dit publiek beter te b e d i e n e n . D e landelijke e n provinciale overheid o g e n v a n het ministerie " e e n netwerk ontwikkelde publieksfunctie", waarbij v a n het publiek, m a a r zelfs o o k e e n richting g e v e n a a n die v r a a g .

stimuleren d e z e ontwikkelingen v a n harte. E r dient in d e te ontstaan v a n relatief sterke instellingen met e e n g o e d niet alleen g e r e a g e e r d wordt o p d e (groeiende) v r a g e n actieve rol g e s p e e l d wordt bij het vergroten v a n e n het

D o o r s a m e n w e r k i n g e n schaalvergroting ontstaat het draagvlak voor de a r b e i d s - e n kapitaalsintensieve projecten die noodzakelijk zijn o m d e mogelijkheden v a n d e automatisering e n digitalisering volledig te benutten. Het gaat daarbij bijvoorbeeld o m g e a u t o m a t i s e e r d e b e h e e r s y s t e m e n e n digitale z o e k s y s t e m e n die d w a r s d o o r v e l e b e s t a n d e n (van binnen e n buiten d e a r c h i e v e n ) k u n n e n z o e k e n e n w a a r m e e d e b e z o e k e r z i c h e e n f y s i e k e zoektocht langs d e vele instellingen k a n b e s p a r e n . O o k d e nieuwe ontwikkelingen o p het g e b i e d v a n internet zullen gebruikt w o r d e n o m d e informatie te v e r s p r e i d e n e n verrijken. Dat betekent dat er niet alleen m a a r p a s s i e f informatie wordt a a n g e b o d e n via het internet, m a a r dat het publiek ook daadwerkelijk betrokken wordt bij de ontsluiting e n verrijking v a n d e collectie (bijvoorbeeld d.m.v. 'crowd-sourcing'). 2.2.6 Verbonden partijen E r wordt intensief s a m e n g e w e r k t met a n d e r e archiefdiensten e n met d e in A l k m a a r e n d e regio b e s t a a n d e m u s e a , historische v e r e n i g i n g e n , bibliotheken, a r c h e o l o g i s c h e diensten e n afdelingen m o n u m e n t e n z o r g . E c h t e r het R e g i o n a a l Archief staat financieel e n bedrijfsmatig g e h e e l los e n zelfstandig v a n d e z e o r g a n i s a t i e s .

17

3.

Financiële begroting

3.1 Financiële begroting 2013 Realisatie

Begroting

Begroting

2011

2012

2013

145.500

105.000

2.037.332

2.030.150

Opbrengsten Verrichte diensten Incidentele baten Gemeentelijke bijdragen Projectbaten

154.260 47.058 2.144.560 109.090

Totaal opbrengsten

2.454.968

2.182.832

2.135.150

922.673 58.044 61.657 67.897 429.520 38.499 21.018 38.811 531.242 34.821

968.245 90.000 37.000 118.846 461.500 35.600 13.000 424.142 34.500

951.898 44.821 114.442 79.426 689.766 68.158 30.000 40.000 65.052 51.588

2.283.271

2.182.832

2.135.150

171.696

0

0

Kosten Salarissen en sociale lasten Overige personeelslasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Automatiseringskosten Digitalisering Inspectiekosten Materiële kosten Directe productkosten Projectlasten

79.090

Totaal kosten Resultaat

Toelichting op de financiële begroting: BATEN In d e realisatie over 2011 is e e n aantal posten verwerkt dat e e n incidenteel karakter heeft e v e n a l s d e verplichte presentatie v a n d e projectbaten v a n d e m e t a m o r f o z e projecten. D e o p b r e n g s t e n voor verrichte diensten voor 2 0 1 3 zijn lager d a n d e realisatie v a n 2011 e n d e begroting v a n 2 0 1 2 . D e verhuur v a n d e depotruimte g e s c h i e d o p b a s i s v a n jaarcontracten, waarbij d u s g e e n z e k e r h e i d bestaat of b e s t a a n d e inkomsten o o k in het jaar erna b e h a a l d kunnen worden. D e gemeentelijke bijdrage is b e p a a l d door d e v a s t g e s t e l d e gemeentelijke bijdrage over 2 0 1 2 te v e r m e e r d e r e n met d e loon- e n prijscompensatie e n te v e r m i n d e r e n met het b e d r a g dat bezuinigd wordt over d e gemeentelijke bijdrage v a n 2 0 1 1 . O p b a s i s v a n d e brief v a n G e m e e n t e A l k m a a r met v a s t g e s t e l d e uitgangspunten voor 2 0 1 3 bedraagt d e indexering voor loon- e n prijsontwikkelingen 2 , 0 8 % . D e vermindering v a n d e gemeentelijke bijdrage wordt b e p a a l d door d e v e r d e r e b e z u i n i g i n g s m a a t r e g e l v a n 2 , 5 % o v e r d e gemeentelijke bijdrage v a n 2011 (inclusief extra bijdrage voor d e n i e u w e huisvesting). Het totale b e d r a g p e r inwoner dat voor 2 0 1 3 z a l g e l d e n , is o p g e n o m e n in bijlage 4, a l s m e d e het b e d r a g dat o p basis v a n d e aantallen inwoners per 1-1-2012 in totaal v e r s c h u l d i g d z a l zijn. 3

3

Zie pagina 26 voor uitleg van de indexering van 2,08%

18

LASTEN D e s a l a r i s s e n zijn met € 2 9 . 2 2 5 g e s t e g e n ten opzichte v a n de realisatie van 2 0 1 1 . Dit wordt v e r o o r z a a k t doordat er rekening is g e h o u d e n met e e n loonindex v a n 2 , 5 % e n de reguliere salarisstijging v a n w e g e de loonsystematiek (periodieken). D e kapitaallasten n e m e n ten opzichte v a n de realisatie v a n 2011 v e r d e r toe als g e v o l g van extra investeringen o m de nieuwe huisvesting te realiseren. D e kapitaallasten in de begroting 2 0 1 2 zijn naar verwachting te hoog ingeschat, omdat het R e g i o n a a l Archief e e n v e r b o u w i n g s i n v e s t e r i n g e e n m a l i g in zijn g e h e e l heeft k u n n e n afschrijven door de ontvangst van een investeringssubsidie. D e h u i s v e s t i n g s k o s t e n bereiken e e n piek in 2 0 1 3 als g e v o l g v a n het in gebruik n e m e n v a n de n i e u w b o u w a a n de B e r g e r w e g e n het d o o r l o p e n d e huurcontract tot m e d i o juni 2 0 1 3 v a n het p a n d a a n de Hertog A a l b r e c h t w e g . T e v e n s w o r d e n hier de g e z a m e n l i j k e h u i s v e s t i n g s k o s t e n v a n de huurders v a n het p a n d a a n de B e r g e r w e g op verantwoord, z o a l s s c h o o n m a a k k o s t e n , b e v e i l i g i n g s k o s t e n , receptiekosten e n kosten van het restaurant. De automatiseringskosten zijn hoger d a n begroot kantoorautomatisering grotendeels wordt uitbesteed.

in

2012,

omdat

in

2013

de

O n d e r d e materiële kosten w o r d e n e e n groot aantal kleinere begrotingsposten o p g e n o m e n . D e in d e begroting o p g e n o m e n materiële kosten zijn niet m e e r te vergelijken met v o o r g a a n d e jaren. In 2011 e n 2 0 1 2 zijn d e kosten verhuizing B e r g e r w e g nog o n d e r d e e l g e w e e s t v a n de materiële k o s t e n . K o s t e n van bijvoorbeeld inhuur v a n p e r s o n e e l die v e r b a n d h o u d e n met de verhuizing n a a r de B e r g e r w e g w o r d e n in 2011 e n 2 0 1 2 nog verantwoord o n d e r de materiële kosten e n vanaf 2 0 1 3 op de begrotingspost p e r s o n e e l van d e r d e n . In 2 0 1 3 z a l in het k a d e r van de afronding v a n het v e r h u i z i n g s p r o c e s naar alle waarschijnlijkheid e e n eindafrekening o p g e s t e l d w o r d e n . O m e e n beter inzicht te k u n n e n g e v e n in d e nieuwe situatie is er v o o r de begroting v a n 2 0 1 3 g e k o z e n o m de kosten te begroten d a a r w a a r d e z e daadwerkelijk betrekking o p h e b b e n .

3.2 Meerjarenperspectief RHPA Bedragen in € 1.000

Lasten Baten

B e n o d i g d e gemeentelijke bijdrage

2013

2014

2015

2016

2.135

2.126

2.169

2.212

105

107

109

111

2.030

2.019

2.059

2.101

Dit m e e r j a r e n p e r s p e c t i e f is o p g e s t e l d d o o r voor z o w e l de baten als de lasten de v o l g e n d e i n d e x e r i n g e n toe te p a s s e n ten o p z i c h t e v a n 2 0 1 3 : 2014 2015 2016

+ 2 % a l g e m e n e indexering e n -/- 2 , 5 % bezuiniging op de gemeentelijke bijdrage + 2 % o p de g e h e l e gemeentelijke bijdrage + 2 % o p de g e h e l e gemeentelijke bijdrage

Hierbij wordt er v a n uitgegaan dat de ingestelde nullijn voor 2 0 1 2 e e n m a l i g is g e w e e s t . V e r d e r e doorvoering v a n de nullijn z o u extra b e z u i n i g i n g e n v a n naar schatting 2 % per jaar betekenen. 19

Bijlage I

Personele informatie D e organisatie v a n het R e g i o n a a l Archief is o p g e b o u w d uit e e n centrale afdeling e n twee t e a m s . D e totale formatie bedraagt: 15,21 fte. • R e g i e e n beleid 2,56 fte. • T e a m bewerken en behouden 6,41 fte •

T e a m dienstverlening

6,25

Formatie per 1 januari 2 0 1 3 (zoals in de begroting verwerkt) FTE

FUNCTIE AFDELING REGIE EN BELEID Managementassistent Medewerker Conservering/Restauratie M e d e w e r k e r Automatisering Directeur/Archivaris Subtotaal

0,60 0,44 0,40 1,11 2,56

TEAM BEWERKEN EN BEHOUDEN 1 m e d e w e r k e r Inventarisatie Bibliothecaris M e d e w e r k e r Bibliotheek M e d e w e r k e r Atlas Conservator Atlas Medewerker Behouden M e d e w e r k e r Inspectie en Acquisitie Teamcoördinator M e d e w e r k e r Inspectie Subtotaal

1,00 0,84 0,70 0,67 0,80 0,20 0,80 1,00 0,40 6,41

TEAM DIENSTVERLENING Medewerker Studiezaal en Educatie Medewerker Studiezaal M e d e w e r k e r Dienstverlening Archiefassistent Teamcoördinator Medewerker A C T / T E N T M e d e w e r k e r e-depot Subtotaal

1,00 0,60 1,90 0,90 1,00 0,45 0,40 6,25

e

15,21

TOTAAL RHCA

20

fte

Bijlage II

Productenraming •

Product Regie en Beleid

Activiteit

D e activiteit omvat d e eindverantwoordelijkheid voor het m a n a g e m e n t v a n het R e g i o n a a l Archief. D a a r i n is b e g r e p e n d e bestuurlijke advisering i n z a k e a a n g e l e g e n h e d e n die de dienst betreffen, beleidsontwikkeling in de ruimste zin v a n het w o o r d e n voorts al h e t g e e n bijdraagt a a n het g o e d functioneren van de dienst. D e a d v i e s f u n c t i e s automatisering e n restauratie e n c o n s e r v e r i n g zijn hierin ook opgenomen. Beleidsontwikkeling G e s t r e e f d wordt n a a r verbetering v a n d e regionale s a m e n w e r k i n g op het g e b i e d v a n informatievoorziening e n - b e h e e r e n cultuurhistorisch beleid. D a a r t o e zijn er in d e a f g e l o p e n jaren d i v e r s e initiatieven ontplooid in s a m e n w e r k i n g met v e r s c h i l l e n d e erfgoedinstellingen. V o o r b e e l d e n hiervan zijn de oprichting v a n Historische Informatiepunten (i.s.m. O p e n b a r e Bibliotheek e n historische verenigingen), de s a m e n w e r k i n g in het digitaliseren v a n historische b r o n n e n met d i v e r s e historische v e r e n i g i n g e n e n het oprichten v a n e e n erfgoedportal in A l k m a a r (i.s.m. d i v e r s e erfgoedinstellingen). O o k de s a m e n w e r k i n g o p landelijk g e b i e d in projecten als M e t a m o r f o z e e n W i e W a s W i e dient hier v e r m e l d te w o r d e n . Proces Het functioneren v a n de dienst vereist o v e r l e g , z o w e l binnen de dienst als met organisaties in de g e m e e n t e n , binnen het a r c h i e f w e z e n e n het cultuurhistorische v e l d . D a a r n a a s t d i e n e n de ontwikkelingen o p het g e b i e d v a n digitale informatievoorziening e n b e h o u d v a n collecties te w o r d e n g e v o l g d .

Kengetallen/indicaties

werkelijk 2011

begroot 2012

begroot 2013

80

350

350

Archieven: overgedragen archieven gemeenten

•

Product Bewerken en B e h o u d e n

Activiteit O p grond v a n de A r c h i e f w e t 1995: het b e w a r e n in g o e d e , g e o r d e n d e e n toegankelijke staat van o v e r h e i d s a r c h i e v e n , particuliere a r c h i e v e n e n collecties e n het toezicht op het b e h e e r v a n de niet-overgebrachte a r c h i e v e n bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de v o l g e n d e d o e l e i n d e n : -bewijs e n g e h e u g e n voor overheid e n burger -tijdige e n ordelijke overbrenging v a n a r c h i e v e n naar de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s - g e s c h i e d s c h r i j v i n g e n bewaring v a n het culturele e r f g o e d . 21

Kerngegevens De a r c h i e v e n e n de collecties w o r d e n b e w a a r d in e e n a r c h i e f b e w a a r p l a a t s w a a r v a n de totale vloeroppervlakte 1.300 m beslaat. D e b e s c h i k b a r e o p s l a g c a p a c i t e i t b e s l a a t c a . 7.500 m (strekkende meter). O p dit m o m e n t is het depot z o g o e d als vol. O m toch te k u n n e n v o l d o e n a a n de o p s l a g van a r c h i e v e n in e e n wettelijk g o e d g e k e u r d depot is bij het W e s t f r i e s Archief te H o o r n , het N o o r d H o l l a n d s Archief te H a a r l e m e n het W a t e r l a n d s Archief te P u r m e r e n d circa 750 meter extra depotruimte g e h u u r d . O p d e z e m a n i e r kan het R e g i o n a a l A r c h i e f d e groei van a r c h i e v e n e n collecties o p e e n g o e d e manier blijven o p v a n g e n . De huidige stand v a n z a k e n is: 2

1

R H C A gemeenten: Bibliotheekcollecties Atlascollecties Subtotaal 1: Waterschappen: Particulieren / o p s l a g : Subtotaal 2: O p s l a g archief extern: Totaal:

4.530 1.315 640 6.485 800 780 8.065 750 8.815 m (strekkende meter) 1

Beleidsontwikkeling E e n belangrijkste beleidslijn is het w e g w e r k e n v a n de a c h t e r s t a n d in de toegankelijkheid van a r c h i e v e n e n collecties e n het a f r o n d e n v a n de invoering v a n d e verkorte o v e r b r e n gingstermijn op grond van de Archiefwet 1995. D e r h a l v e zal met regelmaat bij d e a a n g e s l o t e n gemeenten moeten worden geïnspecteerd. In 2 0 1 4 zullen de gemeenten hun b o u w v e r g u n n i n g e n over m o e t e n d r a g e n , wat z o w e l v o o r de g e m e e n t e n als voor het R H C A veel werk z a l b e t e k e n e n . In het a l g e m e n e stuk over de beleidsontwikkeling is al v e r w e z e n n a a r het Inspectiebeleidsplan. D o o r o n v o l d o e n d e capaciteit als g e v o l g v a n d e t o e g e n o m e n werkdruk (o.m. door f u s i e p l a n n e n e n digitaliseringsprojecten bij de a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n ) e n v e r a n d e r e n d e o m s t a n d i g h e d e n in d e organisatie v a n het toezicht (o.m. plannen v a n de C o m m i s s i e Oosting) bleek extra investering op dit g e b i e d noodzakelijk. Dit is voorlopig o p g e l o s t d o o r e e n tijdelijke inzet v a n externe krachten v o o r de termijn v a n drie jaar. D a a r n a z a l er e e n definitievere o p l o s s i n g g e v o n d e n m o e t e n w o r d e n . Bijna alle g e m e e n t e n v o l d o e n inmiddels a a n de wettelijke eis i n z a k e de overdrachtstermijn. P e r 2011 is de invoering v a n het a r c h i e f b e h e e r s y s t e e m ( A B S ) voltooid e n a a n g e v u l d met e e n nieuw r a a d p l e e g - e n z o e k s y s t e e m op d e w e b s i t e . De klant die al b e k e n d is met d e collectie kan thuis de inventarissen via internet d o o r z o e k e n e n alvast d e g e w e n s t e stukken r e s e r v e r e n , w a a r m e e belangrijke tijdwinst b e h a a l d kan w o r d e n . Z e k e r met het oog op de tijdelijke 'bi- locatie' e n het h e e n - e n - w e e r v e r v o e r e n v a n de stukken w a s het k u n n e n a a n v r a g e n vanuit huis e e n n o o d z a k e l i j k e v o o r w a a r d e o m d e stukken v o o r de klanten op tijd k l a a r t e h e b b e n liggen. Het s y s t e e m bleek niet op alle punten o p t i m a a l . O m d a t ook e e n nieuwe w e b s i t e noodzakelijk bleek in v e r b a n d met het integreren v a n de software, z a l bij het b o u w e n v a n d e nieuwe site ook verder gewerkt w o r d e n a a n het n o g publieksvriendelijker m a k e n v a n de verschillende applicaties. Niet alle g e m e e n t e n h e b b e n in het v e r l e d e n o o g g e h a d voor a r c h i e v e n v a n particulieren. Dat uit z i c h o n d e r m e e r in s c h e v e v e r h o u d i n g e n in de collectie particuliere a r c h i e v e n v a n het R e g i o n a a l Archief. O m dit m e e r in evenwicht te b r e n g e n is de laatste jaren extra a a n d a c h t g e g e v e n a a n d e acquisitie v a n a r c h i e v e n e n collecties uit die g e m e e n t e n . Dit heeft o.m. geresulteerd in d e verwerving v a n e e n aantal kerkelijke a r c h i e v e n e n beeldcollecties. O o k op dit g e b i e d wordt s a m e n w e r k i n g g e z o c h t met d e historische v e r e n i g i n g e n , die s o m s zelf a r c h i e v e n of archiefstukken in bezit h e b b e n , die niet altijd verantwoord o p g e s l a g e n k u n n e n

22

w o r d e n . V i a d e z e v e r e n i g i n g e n k u n n e n ook contacten g e l e g d w o r d e n met e i g e n a r e n v a n a r c h i e v e n , of m e e r informatie i n g e w o n n e n over b e l a n g w e k k e n d e a r c h i e v e n in de regio. Al e e r d e r is g e w e z e n op de n o o d z a a k v a n het ontwikkelen v a n e e n digitaal depot. D e k o m e n d e j a r e n zal dit o n d e r w e r p s t e e d s m e e r a a n belang w i n n e n . Hiervoor z a l d a n ook ruimte m o e t e n w o r d e n g e c r e ë e r d op de begroting. Dit betreft z o w e l p e r s o n e l e ruimte als financiële ruimte. In het o n d e r z o e k dat nu loopt z a l de v r a a g n a a r de p r e c i e z e behoefte beantwoord worden. Proces D e doelstellingen w o r d e n bereikt d o o r het uitvoeren v a n de v o l g e n d e p r o c e s s e n : i n n e m e n , o r d e n e n e n beschrijven v a n de a a n g e b o d e n archivalia; de g e o r d e n d e archivalia in g o e d e staat b e w a r e n , h e t g e e n g o e d e b e w a a r o m s t a n d i g h e d e n vereist in e e n veilig depot met beheerst klimaat; c o n s e r v e r e n e n restaureren v a n de archivalia e n collecties; digitaliseren e n microficheren van a r c h i e v e n e n collecties; het i n s t a n d h o u d e n e n ontsluiten v a n e e n w e t e n s c h a p p e l i j k e bibliotheek e n e e n t o p o g r a fisch-historische atlas; het periodiek uitvoeren v a n inspecties bij de a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n op het b e h e e r v a n het d y n a m i s c h e n semi-statisch archief; het uitvoeren v a n controle op tijdige e n ordelijke overbrenging v a n de d a a r v o o r in a a n m e r king k o m e n d e a r c h i e v e n . Kengetallen/indicaties

Archieven: overgedragen archieven gemeenten a a n w i n s t e n overige a r c h i e v e n inventariseren e n beschrijven aantal m l a r c h . h e r v e r p a k k e n e n b e w e r k e n (meters) W e t e n s c h a p p e l i j k e bibliotheek: aantal a a n w i n s t e n aantal beschrijvingen A a n t a l p a g i n a ' s digitaliseren/microficheren: bibliotheek (kranten, a d r e s b o e k e n e n tijdschr.) atlas archieven

•

werkelijk 2011

begroot 2012

begroot 2013

80 250 100 246

350 50 200 50

350 50 200 50

710 954

500 800

500 800

170.000 1.860 213.000

15.000 5.000 80.000

15.000 5.000 40.000

Product Dienstverlening

Activiteit Het publiek, dat op grond v a n de Archiefwet 1 9 9 5 i n z a g e verlangt v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n , moet daartoe faciliteiten w o r d e n g e b o d e n e n bij het z o e k e n n a a r informatie terzijde w o r d e n g e s t a a n . D a a r n a a s t tracht het R e g i o n a a l Archief de lokale e n regionale g e s c h i e d b e o e f e n i n g te b e v o r d e r e n . Kerngegevens C a p a c i t e i t v a n de studiezaal in m M a x i m u m aantal b e z o e k e r s tegelijkertijd O p e n s t e l l i n g v a n de s t u d i e - l e e s z a a l dagdelen avonden

238 46

2

8 1

23

Beleidsontwikkeling Het digitaal b e s c h i k b a a r stellen van a r c h i e f b e s c h e i d e n , collecties, inventarissen e n catalogi z o w e l o p de s t u d i e z a a l als via internet dient m e e r d e r e d o e l e n . E n e r z i j d s vereenvoudigt d e z e t o e p a s s i n g het werk op de s t u d i e z a a l v o o r z o w e l b e z o e k e r als m e d e w e r k e r . D a a r n a a s t wordt met het publiceren op internet bereikt dat de burger te allen tijde, ook buiten kantooruren, de v e e l g e v r a a g d e stukken kan r a a d p l e g e n . Dit maakt het ook v o o r de b e w o n e r s v a n veraf g e l e g e n g e m e e n t e n makkelijk o m de stukken te r a a d p l e g e n of e e n b e z o e k voor te bereiden. E n als laatste betekent het dat v o o r d e v e e l g e r a a d p l e e g d e s t u k k e n de g e b r u i k e r s s c h a d e v o o r k o m e n kan w o r d e n . Het wereldwijd b e s c h i k b a a r k o m e n v a n de bronnen heeft als extra v o o r d e e l dat v o o r m a l i g e b e w o n e r s van de g e m e e n t e n , of de n a k o m e l i n g e n v a n e m i g r a n t e n , op e e n makkelijke manier veel informatie over de g e s c h i e d e n i s v a n hun land v a n herkomst kunnen opvragen. D a a r n a a s t is het beleid er op gericht o m de historie e n historische g e b e u r t e n i s s e n v a n de regio o n d e r de a a n d a c h t te b r e n g e n . Het R e g i o n a a l A r c h i e f verleent m e d e w e r k i n g a a n e d u c a t i e v e en a n d e r e projecten. A l s g o e d v o o r b e e l d v a n het o n d e r de a a n d a c h t b r e n g e n v a n historische g e b e u r t e n i s s e n dient de artikelenreeks 'Ik w a s erbij', die wekelijks verschijnt in de Alkmaarsche Courant. V a n d e z e reeks artikelen is inmiddels e e n t w e e d e bundel v e r s c h e n e n . A n d e r e recente publicaties zijn D e stad Alkmaer met haare dorpen (uitgebracht door de w e r k g r o e p O u d Schrift van het R e g i o n a a l Archief), Bergen door de ogen van Bonda (i.s.m. de E e r s t e B e r g e n s c h e B o e k h a n d e l ) e n Levend Alkmaars Erfgoed. Herbestemming van alle tijden (i.s.m. Alkmaarse erfgoedinstellingen). D e t o e n a m e v a n de bronnen die via internet te r a a d p l e g e n zijn e n d e inzet v a n 'social m e d i a ' leidt niet alleen tot e e n t o e n a m e van de raadpleging v a n de w e b s i t e , m a a r kan ook leiden tot nieuwe b e z o e k e r s op de s t u d i e z a a l . Net z o a l s nu de g e n e a l o o g z i c h na het v o l m a k e n van de s t a m b o o m richt op c o n t e x t o n d e r z o e k (hoe leefden mijn v o o r o u d e r s , welk b e r o e p o e f e n d e n z e uit e n wat hield dat toen in), z a l e e n d e e l v a n d e 'plaatjeskijkers' d o o r het kijken n a a r de gedigitaliseerde bronnen op internet g e g r e p e n w o r d e n d o o r de g e s c h i e d e n i s . O p d e z e manier k u n n e n nieuwe d o e l g r o e p e n a a n g e s p r o k e n w o r d e n . O o k de nieuwe huisvesting s a m e n met a n d e r e erfgoedinstellingen, in de buurt v a n het centrum e n stedelijke instellingen als m u s e u m e n bibliotheek, lijkt nieuwe mogelijkheden te g e n e r e r e n . Dat de huidige b e z o e k e r s m e e r werk v r a g e n is ook e e n g e v o l g van de t e c h n i s c h e ontwikkelingen. M e n s e n s c h r e v e n tot v o o r kort v e e l over uit de a r c h i e f s t u k k e n , m a a r m a k e n nu met hun digitale c a m e r a foto's e n w e r k e n die thuis verder uit. Dat betekent dat z e in é é n b e z o e k veel m e e r s t u k k e n r a a d p l e g e n v a n v o o r h e e n , wat tot g e v o l g heeft dat het s t u d i e z a a l p e r s o n e e l veel m e e r s t u k k e n moet halen e n w e e r o p b e r g e n . O o k d e nieuwe b e z o e k e r s v r a g e n m e e r a a n d a c h t , e v e n a l s de wat o u d e r e klanten die moeite h e b b e n met de computertoepassingen. Het aantal leerlingen van d e b a s i s s c h o o l dat met d e klas naar het archief komt, is het laatste jaar ook flink t o e g e n o m e n . Bijna wekelijks komt er nu e e n klas op b e z o e k . D a a r n a a s t w o r d e n niet alleen c u r s u s s e n g e g e v e n op de locatie v a n het R e g i o n a a l Archief, m a a r ook bij de Historische Informatiepunten in de regio. A l s laatste g r o e p dient nog g e n o e m d de middelbare s c h o l i e r e n , die v o o r hun w e r k s t u k k e n ook s t e e d s v a k e r het archief w e t e n te v i n d e n . D e v e r s c h i l l e n d e digitaliseringprojecten e n het o n d e r h o u d e n v a n de applicaties o m d e z e zichtbaar e n d o o r z o e k b a a r te h o u d e n , l e g g e n s t e e d s m e e r druk op de b e s c h i k b a r e tijd e n kennis v a n de m e d e w e r k e r s . Daarbij komt nog het voorbereidingstraject voor de verhuizing, dat ook e e n t o e n a m e v a n de werkdruk tot g e v o l g heeft. Dit is v o o r d e k o m e n d e jaren e e n extra punt v a n z o r g . Proces D e doelstellingen w o r d e n bereikt d o o r het uitvoeren v a n de v o l g e n d e p r o c e s s e n : O p e n s t e l l e n v a n de s t u d i e z a a l voor publiek B e s c h i k b a a r stellen van informatie via internet 24

T e r i n z a g e g e v e n v a n stukken uit d e a r c h i e v e n e n collecties D o e n v a n o n d e r z o e k e n verstrekken v a n inlichtingen O p v e r z o e k v e r v a a r d i g e n v a n foto's e n fotokopieën V e r z o r g e n v a n historische publicaties V e r l e n e n v a n m e d e w e r k i n g a a n historische publicaties, tentoonstellingen, h e r d e n k i n g e n e n e d u c a t i e v e projecten in het onderwijs. werkelijk 2011

Kengetallen/indicaties

Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal

4.757 2.003 264.162 167.516 285

bezoeken studiezaal bezoeken overig b e z o e k e n website b e z o e k e r s website schriftelijke inlichtingen (incl. mail) 4

begroot 2012

begroot 2013

4.500 1.000 456.715 355.994 320

4.500 1.000 450.000 300.000 320

Middelen

Producten Regie & Beleid Bewerken & Behouden Dienstverlening Resultaat

4

Lasten 593.644 806.657 734.849

Baten 2.000 95.000 8.000

Bijdragen Gemeenten 591.644 711.657 726.849

105.000

2.030.150

2.135.150

Saldo

-

-

Betreft bezoekers en/of deelnemers aan evenementen (880). cursussen/workshops (388), rondleidingen (360), leerlingen basisonderwijs (375) en tentoonstellingen (300).

25

Bijlage III Financiële kaders en uitgangspunten Begroting 2013 Bij d e s a m e n s t e l l i n g v a n d e Begroting 2 0 1 3 is rekening g e h o u d e n met de v o l g e n d e richtlijnen e n uitgangspunten: a. b.

O p d e s a l a r i s s e n is e e n indexering v a n 2 , 5 % t o e g e p a s t . V o o r het hanteren v a n indexeringen bij het b e p a l e n v a n e e n n i e u w e hoogte v a n d e gemeentelijke bijdrage is het noodzakelijk o m d e v e r h o u d i n g te w e t e n t u s s e n loon- en prijscomponenten in d e begroting v a n 2 0 1 3 . In d e begroting v a n 2 0 1 3 is de v e r h o u d i n g als volgt: • •

c.

d.

Looncomponent 44% Prijscomponent 5 6 % O p het l o o n g e d e e l t e wordt het p e r c e n t a g e loonindexatie t o e g e p a s t e n op het prijsgedeelte d e prijsindexatie. Vanuit d e G e m e e n t e A l k m a a r w o r d e n in d e brief d e v o l g e n d e te hanteren p e r c e n t a g e s m e e g e g e v e n • Stijging l o o n k o s t e n : 2,50% • A l g e m e n e prijsstijging: 1,75% O p b a s i s hiervan bedraagt d e te hanteren index voor d e gemeentelijke bijdrage 4 4 % v a n 2 , 5 % v e r m e e r d e r d met 5 6 % v a n 1,75% = 2 , 0 8 % . D e gemeentelijke bijdrage 2 0 1 3 is tot s t a n d g e k o m e n d o o r d e gemeentelijke bijdrage over 2 0 1 2 te v e r m e e r d e r e n met 2 , 0 8 % l o o n - e n p r i j s c o m p e n s a t i e e n te v e r m i n d e r e n met d e b e z u i n i g i n g s m a a t r e g e l v a n 2 , 5 % o v e r d e gemeentelijke bijdrage uit 2 0 1 1 . A l l e b e g r o t i n g s p o s t e n zijn o p n i e u w b e k e k e n e n v o o r alle z a k e n zijn nieuwe inschattingen g e m a a k t o m d e begrotingstaakstelling te r e a l i s e r e n .

26

Bijlage IV G e m e e n t e l i j k e bijdrage 2 0 1 3 Gemeente

Inwoners 01-01-12

Alkmaar Hollands Kroon Bergen Castricum Den Helder Graft/de Rijp Harenkarspel Heerhugowaard Heiloo Langedijk Schagen Schermer Zijpe Totaal

Bijdrage 2013 per gemeente

94.222 47.667 30.689 34.463 57.071 6.438 16.191 52.468 22.646 26.997 18.653 5.455 11.584

817.075 175.052 112.702 126.562 209.588 23.643 59.460 192.684 83.165 99.144 68.501 20.033 42.541

424.544

2.030.150

D e uiteindelijke gemeentelijke bijdrage bedraagt voor de g e m e e n t e A l k m a a r € 8,67 per inwoner e n voor de overige g e m e e n t e n € 3,67 per inwoner.

27