2. számú melléklet
2010. évi ellenőrzési jelentés az Esztergom és Nyergesújfalu Többcélú Kistérségi Társulás munkaszervezetének belső ellenőrzéséről I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása (Ber. 31. § (3) bekezdés a) pont) A 2.3. számú melléklet táblázatos formában az alábbiakat rögzíti: Terv: A Társulási Tanács a 92/2009. (XI.12.) TTh. határozatával fogadta el a 2010. évre vonatkozó belső ellenőrzési tervet. A 2010. évi belső ellenőrzési tevékenység tervezése során a terv végrehajtására fordítható nettó munkaidőt 464 munkaórával hagyta jóvá a Társulási Tanács. A tanácsadó tevékenységekre fordítható nettó munkaidőt 80 munkaórában, míg az egyéb tevékenységekre eső időt (továbbképzés, beszámoló, tervezés, nyilvántartások) szintén 80 munkaórában határozták meg. Összesen: 624 munkaóra. Tény: A 2010. évben, a terv végrehajtására fordított nettó munkaidő 464 munkaórát jelentett, tanácsadó tevékenységre nem került sor, míg az egyéb tevékenységek 32 munkaórát tettek ki. Ez az idő az ellenőrzések adminisztratív nyilvántartásaira, valamint a 2010. évi ellenőrzési terv összeállítására lett igénybevéve. Összesen: 496 munkaóra. Az ellenőr díjazása csak a végrehajtott ellenőrzésekre terjedt ki. 1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága (Ber. 31. § (3) bekezdés aa) pont) 1.1. A tervezés minőségének utólagos rövid értékelése A terv végrehajtása során a tervezés folyamatában végzett kockázatelemzés megfelelőnek bizonyult, a kockázatos területek és folyamatok feltárásra kerültek, a fókuszcélok kijelölése, továbbá a kockázatok súlyozása megtörtént, így a tervezés stabil alapját képezte a hatékony és eredményes munkavégzésnek. A gazdasági- pénzügyi- irányítási folyamatokat kielégítően lefedte a belső ellenőrzési tevékenység, azaz a tervezés során a kockázatelemzés kiterjedt minden kockázatos területre, illetve az érintett területek megfelelő mértékét lefedte. 1.2. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Az 2.2. számú melléklet alapján az elvégzett ellenőrzések kerülnek bemutatásra: Ellenőrzendő folyamatok A kistérségi társulás által nyújtott (vissza- és vissza nem térítendő) támogatások elszámolásának ellenőrzése /különös tekintettel a Kistelepülési Alapra vonatkozólag/ Közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása, a törvényi előírásoknak megfelelősége az adott időszakban.
Az ellenőrzés ütemezése 2010. januárfebruár Jelentés: 2010. március 2010. áprilismájus Jelentés: 2010. június
Erőforrás szükségletek
112 munkaóra
96 munkaóra
1
2. számú melléklet A költségvetés tervezése, az előirányzatok módosítása és átcsoportosítása
A költségvetés végrehajtása (kiadások teljesítése és a bevételek realizálása)
2010. júliusaugusztus Jelentés: 2010. szeptember 2010. októbernovemberJelentés: 2010. december
128 munkaóra
128 munkaóra
Összegezve megállapítható, hogy a tervezett 5 db ellenőrzésből (1 db szabályszerűségi, 2 db pénzügyi, és 2 db rendszer) 5 db ellenőrzés került végrehajtásra (1 db szabályszerűségi, 2 db pénzügyi, és 2 db rendszer) A tervezettel megegyezően 464 munkaóra (szabályszerűségi ellenőrzésekre: 48 munkaóra, pénzügyi ellenőrzésekre: 160 munkaóra, rendszer ellenőrzésekre: 256 munkaóra) került felhasználásra. * 1.2.1 Elmaradt ellenőrzések Elmaradt ellenőrzések nem történtek. 1.2.2 Soron kívüli ellenőrzések Soron kívüli ellenőrzések lefolytatására a Tanács elnöke és a munkaszervezet vezetője a terv végrehajtása során megbízást nem adott. 1.2.3 Terven felüli ellenőrzések Terven felüli ellenőrzések lefolytatására a Tanács elnöke és a munkaszervezet vezetője a terv végrehajtása során megbízást nem adott. 2. Az ellenőrzések minőségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők (Ber. 31. § (3) bekezdés ab) pont) Ebben a pontban kerül bemutatásra és értékelésre a belső ellenőrzési tevékenység ellátásának minősége, az adott évben rendelkezésre álló személyi és tárgyi feltételek, valamint a belső ellenőrzési tevékenység ellátását elősegítő és akadályozó tényezők: 2.1. A belső ellenőrzési egység(ek) létszámhelyzete Az 2.1. számú mellékletben részletezett módon a belső ellenőrzési tevékenységet 1 fő megbízási jogviszonyban álló belső ellenőr látta el. A megbízás kizárólag a munkaszervezetre vonatkozott, nem terjedt ki a társult önkormányzatokra, intézményeikre, költségvetési szerveikre, gazdasági társaságaikra. A PM útmutatása szerint a megbízásos jogviszony külső szolgáltató bevonásának minősül, a kapacitás meghatározása munkanapok helyett, munkaórákban történik. A fentiek alapján az ellenőr tevékenységei ellátására tervezett munkaóráinak száma: 464 munkaóra. A felhasznált munkaóra 464, tehát a terv az előirányzott adatokkal teljesült. * A Társulási Tanács valójában 4 db ellenőrzést hagyott jóvá, csak a közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása tárgyú ellenőrzés pénzügyi és szabályszerűségi is volt egyben, amit a táblázatos mellékletben külön-külön kellett szerepeltetni, tehát az a 4 db ellenőrzés valójában 5 db a beszámoló struktúrája szerint. 2
2. számú melléklet
Tekintettel, hogy a társulás 1 fő belső ellenőrt foglalkoztatott, így egyedül látta el a Ber.-ben meghatározott valamennyi ellenőrzési tevékenységet, és további kapacitás- kihasználást jelentett, hogy el kellett látnia a belső ellenőrzési vezető, továbbá a vizsgálatvezető hatáskörébe delegált feladatokat is. 2.2. A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok sikeresek-e, melyek a főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél Közszolgálati jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőri állásra kiírt pályázatokra nem került sor. 2.3. A belső ellenőrök képzettségi szintje és gyakorlata (Ber. 11. §) A belső ellenőr megbízási szerződéseiben vállalt feladatai teljesítéséhez - Ber. 11. § (1) a) - kellő szakértelemmel /iskolai végzettség és gyakorlat tekintetében/ rendelkezett. 2.4. A belső ellenőrök képzései (Ber. 12. § k)) 2.4.1 Szakmai képzés Nem került rá sor. 2.4.2 Idegennyelvi képzés Nem került sor. 2.4.3 Informatikai képzés Nem került sor. 2.4.4 Egyéb (pl. kommunikációs, vezetési képzések). Nem került sor. 2.5. A belső ellenőrzés funkcionális függetlensége biztosított-e, sérült-e (Ber. 6. §) A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőr a Társulási Tanács elnöke és a munkaszervezet vezetőjének alárendeltségébe tartozott, és közvetlenül a Társulási Tanács elnökének, és a munkaszervezet vezetőjének alárendelten végzte a feladatait. Feladatot, megbízást az ellenőrzések lefolytatása során csak a Társulási Tanács elnökétől és a munkaszervezet vezetőjétől kapott. 2.6. Az ellenőrzés során valamilyen dokumentációhoz és/vagy ellenőrzötthöz való hozzáférés akadályai (Ber. 13. §) Az ellenőrzések során a munkaszervezet felelős munkatársai: a) az ellenőrzés végrehajtását nem akadályozták, az együttműködés biztosított volt; b) az ellenőr részére szóban és/vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadták, a dokumentációkba a betekintést biztosították, kérés esetén az eredeti dokumentumokat - másolat és átvételi elismervény ellenében - az ellenőrnek megadott határidőre átadták; c) az ellenőrzés megállapításai, és javaslatai alapján a végrehajtásért felelősöket és a végrehajtás határidejét feltüntetve intézkedési tervet készítettek,. d) az ellenőr számára megfelelő munkakörülményeket biztosították.
3
2. számú melléklet 2.7. Összeférhetetlenségi esetek (Ber. 15. §) Összeférhetetlenségi esetek, a vizsgált folyamatok és személyek tekintetében nem álltak fenn.1 2.8. Az ellenőrzési jelentések általános minősége (Ber. 27. §) A munkaszervezet felelős munkatársai részéről a megállapítások elfogadottsága a záradékolás során megfelelő volt, a belső ellenőr megvalósítható ajánlásokat tett, a jelentés érdemi ajánlásokat és javaslatokat tartalmazott. 2.9. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők Az ellenőrzések lefolytatása során a személyi és tárgyi feltételek biztosítva voltak a munkaszervezet vezetője részéről, technikai feltételek (pl. számítógép, internet-hozzáférés, jogtár) hiánya nem akadályozta a munka hatékonyságát. 2.10. Az ellenőrzések nyilvántartása (Ber. 32. §) A munkaszervezet belső ellenőre az iktatási és nyilvántartási kötelezettségeknek, a hivatali iktatórendszer keretében tett eleget. Valamennyi konkrét ellenőrzési mappát, külön iktatószám alatt kezelt, s a kötelezően tárolni szükséges dokumentumokat a mappában lefűzte (összefoglalóan: ügyirat): Ellenőrzendő folyamatok A kistérségi társulás által nyújtott (vissza- és vissza nem térítendő) támogatások elszámolásának ellenőrzése /különös tekintettel a Kistelepülési Alapra vonatkozólag/ Közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása, a törvényi előírásoknak megfelelősége az adott időszakban A költségvetés tervezése, az előirányzatok módosítása és átcsoportosítása A költségvetés végrehajtása (kiadások teljesítése és a bevételek realizálása)
Nyilvántartás száma (iktatószám)
6806/2010.
22053/2010. 38907/2010. 39021/2010.
3. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai, következtetései és javaslatai (Ber. 31. § (3) bekezdés ac) pont) Az alábbiakban kerülnek bemutatásra a belső ellenőr által fontosnak minősített megállapítások, illetve a következtetések, és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatok. Tekintettel a megállapítások, és a következtetések jelentős számára, azokat a konkrét ellenőrzési jelentések tartalmazzák, jelen beszámolóban a javaslatok felsorolása történik meg ellenőrzésenként: 1 Az ellenőr: az ellenőrzött szerv ellenőrzött szerv munkatársainak, illetve ellenőrzött terület felelőseinek a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója nem volt; az ellenőrizendő szakterülettel vagy folyamattal közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában nem működött közre, a program lezárását, illetve a feladat elvégzését követő két éven belül; nem fordult elő olyan eset, amikor az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása tőle egyéb okból nem lett volna elvárható.
4
2. számú melléklet PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉSEK I. A kistérségi társulás által nyújtott (vissza- és vissza nem térítendő) támogatások elszámolásának ellenőrzése /különös tekintettel a Kistelepülési Alapra vonatkozólag/ 1. Gondolja végig, hogy a települési tagönkormányzatok által benyújtott elszámolási dokumentumok hatékonyabb ellenőrzéséhez, egységesített tartalmú számadási rendszert határoz-e meg. 2. Rögzítse az elszámolások ellenőrzési rendjét, melynek során a munkaszervezet erre a feladatra kijelölt munkatársa megbízásán túl, pénzügyi végzettséggel és érvényesítői jogkörrel felruházott munkatárs megbízása is szükséges. Rögzítse továbbá az ellenőrzések dokumentálási módját is. 3.
Készítse/készíttesse el a támogatások folyamatára vonatkozó ellenőrzési nyomvonalat, tekintettel az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 156. § (2) bekezdésben foglaltakra. PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSEK
I. Közbeszerzések ellenőrzése, elszámolása, a törvényi előírásoknak megfelelősége az adott időszakban 1. Legkésőbb a soron következő eljárás előkészítését megelőzően2 gondoskodjon a Kbt. 6. § (1) bekezdésében meghatározott közbeszerzési szabályzat kiegészítéséről a közbeszerzési eljárások belső ellenőrzésének felelősségi rendjére vonatkozólag. RENDSZERELLENŐRZÉSEK I. A költségvetés tervezése, az előirányzatok módosítása és átcsoportosítása 1. A Társulás költségvetésének elkészítése során biztosítsa, az Ámr. 29. § (12) bekezdésében foglaltak betartását a költségvetés szerkezetére vonatkozóan, és alakítsa ki a fejezet/cím rendet. 2. Az Ámr. 145/B. § (1) bekezdése alapján, készítse el az ellenőrzési nyomvonalat a költségvetési tervezés és előirányzat módosítás folyamatára. II. A költségvetés végrehajtása (kiadások teljesítése és a bevételek realizálása 1. Az Ámr. 145/B. § (1) bekezdése alapján, készítse el az ellenőrzési nyomvonalat a költségvetési gazdálkodás, kötelezettségvállalás és előirányzat felhasználás folyamatára. 4. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása (Ber. 31. § (3) bekezdés ad) pont) Az ellenőrzések végrehajtása során nem fordultak elő ilyen esetek.
2 Kbt. 4. § 14.: „közbeszerzési eljárás előkészítése: az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítése”
5
2. számú melléklet 5. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Ber. 31. § (3) bekezdés ae) pont) Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdésével, továbbá az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 155. §-val összhangban a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési (FEUVE) rendszer kiépítése és működtetése szükséges a szervezet folyamataiban rejlő kockázatok minimális szintre szorítása érdekében, ami egyben megalapozza a munkaszervezet törvényes és szakmai-működési rendszerének a kritériumait, ezáltal a tevékenységek hatékonysága és gazdaságossága is növelhető. II. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása (Ber. 31. § (3) bekezdés b) pont) 1. Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolás a 12. § n) pontjában meghatározott nyilvántartási rendszer alapján, figyelembe véve a 29/A. § (4) és (5) bekezdésében meghatározott, az ellenőrzött szerv, szervezeti egység vezetője által megküldött beszámolót (Ber. 31. § (3) bekezdés ba) pont) 2. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok (Ber. 31. § (3) bekezdés bb) pont) -
Esztergom, 2011. április…..
Készítette: Bodnár Mihály
6
