2008 SB.,

STUDIJNÍ MATERIÁL K E-LEARNINGOVÉMU KURZU

DATOVÉ SCHRÁNKY - ZÁKON Č. 300/2008 SB., O ELEKTRONICKÝCH ÚKONECH A AUTORIZOVANÉ KONVERZI DOKUMENTŮ

05/2013

JUDR. V. KNOBLOCHOVÁ

Obsah: 1 Předmět úpravy zákona ....................................................................................................................... 5 1.1 Vymezení předmětu úpravy zákona.............................................................................................. 5 1.2 Pozitivní a negativní vymezení ...................................................................................................... 5 1.2.1 Pozitivní vymezení .................................................................................................................. 5 1.2.2 Negativní vymezení ................................................................................................................ 6 1.3 Orgány veřejné moci ..................................................................................................................... 6 1.4 Definice pojmů .............................................................................................................................. 7 1.5 Související změny právních předpisů............................................................................................. 8 1.5.1 Změny zákonů v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech ............................. 9 2 Datová schránka ................................................................................................................................. 11 2.1 Účel zřízení datové schránky ....................................................................................................... 11 2.2 Datová schránka není e-mail!...................................................................................................... 12 2.3 Bezpečnost datových schránek ................................................................................................... 14 2.4 Potřeba elektronického podpisu ................................................................................................. 14 2.5 Náklady na odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek ................................................ 14 2.6 Výhody a nevýhody datové schránky.......................................................................................... 15 2.7 Datová schránka fyzické osoby.................................................................................................... 16 2.7.1 Způsob podání žádosti.......................................................................................................... 17 2.7.2 Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky fyzické osoby ................................................ 17 2.8 Datová schránka podnikající fyzické osoby ................................................................................. 18 2.8.1 Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby.............................. 19 2.9 Datová schránka právnické osoby............................................................................................... 19 2.9.1 Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky právnické osoby............................................ 20 2.10 Datová schránka orgánu veřejné moci...................................................................................... 21 2.10.1 Náležitosti žádosti o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci jsou následující: 21 2.11 Datová schránka orgánů územních samosprávných celků (zvláštní ustanovení) ..................... 22 3 Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky.............................................................................. 23 2

3.1 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky fyzické osoby ................................................ 23 3.2 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby.............................. 23 3.3 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky právnické osoby............................................ 23 3.4 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky orgánu veřejné moci .................................... 24 3.5 Pověřené osoby ........................................................................................................................... 24 3.6 Administrátor .............................................................................................................................. 25 3.7 Povinnosti osob oprávněných k přístupu do datové schránky.................................................... 25 4 Přístupové údaje, zpřístupnění a znepřístupnění datové schránky ................................................... 26 4.1 Přihlášení do datové schránky..................................................................................................... 26 4.2 Technické a bezpečnostní požadavky na přihlášení do datové schránky ................................... 26 4.3 Nastavení nové datové schránky................................................................................................. 28 4.4 Zpřístupnění datové schránky ..................................................................................................... 30 4.5 Znepřístupnění datové schránky ................................................................................................. 30 4.6 Zneplatnění přístupových údajů.................................................................................................. 31 4.7 Doručování přístupových údajů do zahraničí .............................................................................. 32 4.8 Zrušení datové schránky.............................................................................................................. 33 5 Informační systém datových schránek............................................................................................... 34 5.1 Rozsah vedených informací......................................................................................................... 34 5.2 Seznam fyzických osob, podnikajících fyzických osob, právnických osob a orgánů veřejné moci, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku ....................................................................... 36 5.3 Využití informačního systému evidence obyvatel....................................................................... 36 5.4 Informační povinnost a součinnost ............................................................................................. 37 6 Příjem podání orgánem veřejné moci ................................................................................................ 39 6.1 Příjem podání podaného elektronicky ........................................................................................ 39 6.2 Příjem podání podaného v listinné podobě ................................................................................ 40 6.3 Přidělení podání zpracovateli...................................................................................................... 41 6.4 Další možné úkony ve vztahu k podání ....................................................................................... 41 7 Doručování dokumentů...................................................................................................................... 43 3

7.1 Kdy doručovat do datové schránky a kdy ne............................................................................... 43 7.2 Doručení do vlastních rukou adresáta......................................................................................... 44 7.3 Doručení poštou, ač má příslušný subjekt zřízenou datovou schránku ...................................... 45 7.4 Podání žádosti o určení neúčinnosti doručení ............................................................................ 46 7.5 Technické parametry doručovaného dokumentu....................................................................... 46 7.6 Jak vytvořit a odeslat datovou zprávu? ....................................................................................... 47 7.6.1 Obálka a obsah vytvářené datové zprávy............................................................................. 47 7.6.2 Odeslání datové zprávy ........................................................................................................ 48 7.7 Doklad o doručení písemnosti..................................................................................................... 49

8 Vedení elektronického spisu ................................................................................................. 50 8.1 Kompletace spisu......................................................................................................................... 50 8.2 Záznamy do spisu, vyznačení doložky právní moci a vykonatelnosti.......................................... 50 8.3 Nahlížení do spisu........................................................................................................................ 50 8.4 Předávání spisu jiným orgánům .................................................................................................. 50

4

1 Předmět úpravy zákona 1.1 Vymezení předmětu úpravy zákona Dne 1. července 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále si jej budeme označovat jako „zákon o elektronických úkonech“), jehož hlavním účelem bylo sjednocení způsobů doručování a zefektivnění komunikace mezi občanem a orgánem veřejné moci. Tento zákon za dobu své poměrně krátké účinnosti byl již několikrát novelizován. Elektronickou komunikaci v oblasti orgánů veřejné moci v současné době již umožňuje řada právních předpisů, např. správní řád, zákon o správě daní a poplatků, občanský soudní řád či jiné právní předpisy. Rozsah elektronické komunikace směrem k úřadům přitom neustále roste a roste tak i zájem o možnost elektronické komunikace zejména v oblastech, kde je třeba činit opakující se úkony vůči státní správě (jako jsou např. podání v oblasti daní apod.). Zákon o elektronických úkonech měl tedy za cíl především sjednotit způsoby doručování v elektronické podobě v oblasti veřejné správy.

1.2 Pozitivní a negativní vymezení Otázka zefektivnění a modernizace práce veřejné správy byla zejména v posledních letech stále aktuálnější. Od začátku roku 2008 fungují CZECH POINTy, nedlouho poté byly spuštěny také ePodatelny, umožňující podávání návrhů či jiných podání k orgánům veřejné správy v elektronické podobě. Zřízení datových stránek tedy mělo být dalším krokem k elektronizaci veřejné správy; cílem zřízení datových schránek mělo být zejména rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti. Neméně důležitým aspektem ve vztahu ke zřízení datových stránek je i uznání rovnocennosti elektronických dokumentů a dokumentů papírových a zajištění jejich bezpečnosti.

1.2.1 Pozitivní vymezení Zákon o elektronických úkonech upravuje především: 1.

elektronické úkony orgánů veřejné moci vůči fyzickým osobám a právnickým osobám,

2.

elektronické úkony fyzických a právnických osob vůči orgánům veřejné moci,

3.

elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím datových schránek, a

5

4.

dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob prostřednictvím datových schránek.

Kromě výše uvedeného upravuje zákon o elektronických úkonech i: 1.

informační systém datových schránek, a

2.

autorizovanou konverzi dokumentů.

1.2.2 Negativní vymezení Zákon o elektronických úkonech výslovně vylučuje z působnosti zákona dokumenty, které obsahují utajované informace. Jaké informace jsou utajované, stanoví zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. Podle citovaného zákona je utajovanou informací informace v jakékoliv podobě zaznamenaná na jakémkoliv nosiči označená v souladu s tímto zákonem, jejíž vyzrazení nebo zneužití může způsobit újmu zájmu České republiky nebo může být pro tento zájem nevýhodné, a která je uvedena v seznamu utajovaných informací. Utajovaná informace se přitom klasifikuje stupněm utajení, kdy zákon rozeznává 4 stupně utajení:


přísně tajné, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit mimořádně vážnou újmu zájmům České republiky,




tajné, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit vážnou újmu zájmům České republiky,




důvěrné, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit prostou újmu zájmům České republiky,




vyhrazené, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může být nevýhodné pro zájmy České republiky.

1.3 Orgány veřejné moci Jaké orgány a instituce zahrnuje zákon o elektronických úkonech mezi orgány veřejné moci? Odpověď na tuto otázku je důležitá především z důvodu, že právě na tyto orgány a instituce, které jsou do uvedené kategorie zahrnuty, se zákon o elektronických úkonech vztahuje. Jde o následující orgány:


státní orgány,




orgány územních samosprávných celků,




státní fondy,




zdravotní pojišťovny, 6




Český rozhlas,




Česká televize,




samosprávné komory zřízené zákonem,




notáři, a




soudní exekutoři.

1.4 Definice pojmů Zákon o elektronických úkonech zavádí určité pojmy, které je třeba znát v případě jeho aplikace. V této kapitole si stručně vysvětlíme některé základní pojmy. Datová schránka Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k (i) doručování orgány veřejné moci a k (ii) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, (iii) dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. Orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky doručují své písemnosti příslušným adresátům (fyzickým nebo právnickým osobám), stejně jako komunikují s jinými orgány veřejné moci. Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba může provádět úkon vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. Co je ale důležité je to, že veškerým úkonům, které jsou prostřednictvím datové schránky činěny, jsou přiznávány stejné účinky, jako by tyto úkony byly učiněny písemně a podepsány. Informační systém datových schránek Informační systém datových schránek je informačním systémem veřejné správy, který obsahuje základní údaje o uživatelích datových schránek, jejich oprávněních a o datových zprávách. Rozsah informací o datových schránkách vedených v informačním systému datových schránek je upraven v § 14 zákona o elektronických úkonech. Informačním systémem datových schránek se budeme zabývat podrobněji v samostatné kapitole. Identifikátor datové schránky Identifikátor datové schránky slouží k její identifikaci a nesmí být zaměnitelný s žádným jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci. Způsob tvorby identifikátoru stanoví Ministerstvo vnitra vyhláškou, která byla vydána pod č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Správce informačního systému datových schránek v souladu s citovanou vyhláškou vytváří identifikátor datové schránky automatizovaně s využitím algoritmů pro generování náhodných čísel. Identifikátor datové schránky je pro každou datovou schránku jedinečný

7

Konverze Konverzí se rozumí:


úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo




úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Dokument, který provedením konverze vznikl (tzv. výstup), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (tzv. vstup). V případě, že nějaký právní předpis vyžaduje, aby byl předložen dokument v listinné podobě, je tato povinnost splněna předložením jeho výstupu. Administrátor Fyzické osoby, fyzické podnikající osoby, právnické osoby a orgány veřejné moci (resp. osoby, jejich jménem jednající), které jsou jako jediné oprávněné k přístupu do datové schránky, mohou určit, že úkony, které jsou jim podle zákona o elektronických úkonech vyhrazeny ve vztahu k pověřeným osobám a k ministerstvu, může činit fyzická osoba k tomu určená, tzv. administrátor. Administrátor může mimo jiné žádat o znepřístupnění schránky, zneplatnění přístupových údajů apod.

1.5 Související změny právních předpisů Současně se zákonem o elektronických úkonech nabyly účinnosti i další související předpisy, zejména zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jakož i zákon č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů. Současně byly přijaty příslušné prováděcí předpisy, které jsou následující: − vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů − vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby − vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů − vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů

8

1.5.1 Změny zákonů v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech Přijetí zákona o elektronických úkonech s sebou nezbytně neslo nutnost provedení změn v řadě jiných zákonů. Z tohoto důvodu byl především přijat zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Změny zpravidla souvisí se zakotvením povinnosti orgánům veřejné moci doručovat písemnosti v příslušných řízeních (ve správním řízení, občanském soudním řízení, exekučním řízení apod.) prostřednictvím datových schránek Podíváme-li se alespoň stručně na provedené změny, pak citovaným zákonem došlo ke změně následujících právních předpisů: −

změna zákona o správních poplatcích1 Do zákona o správních poplatcích, resp. do jeho přílohy nazvané „Sazebník“, byly nově zařazeny položky, které stanoví výši správních poplatků za:

−




provedení autorizované konverze dokumentů do elektronické podoby,




provedení autorizované konverze dokumentů do listinné podoby, a za




opětovné vydání přístupových údajů k datové schránce.

změna trestního řádu2 Do trestního řádu bylo do ustanovení § 62, který upravuje doručování v trestním řízení, vloženo ustanovení o tom, že orgán činný v trestním řízení doručuje písemnosti (pokud nejsou doručeny přímo při úkonu trestního řízení) do datových schránek. Pouze v případě, že tímto způsobem písemnost doručit nelze (důvodem může být mimo jiné to, že daná osoba nemá datovou schránku zřízenu), pak písemnost doručuje orgán činný v trestním řízení.

−

změna exekučního řádu3 I v exekučním řádu byla provedena hlavní změna především v tom smyslu, že exekutorovi byla dána možnost doručovat písemnosti v exekučním řízení mimo jiné zákonem umožněné způsoby i prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky. Exekutor přitom může způsob doručování zvolit, zákon mu neukládá doručování do datových schránek jako povinnost. Jiné způsoby, kterými může exekutor písemnosti v exekučním řízení doručovat, jsou dále osobní doručení, doručení prostřednictvím

1

zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů 3 zákon č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti (exekuční řád) a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů 2

9

svého zaměstnance anebo doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, případně jiné osoby, která provádí přepravu zásilek. Další změnou zakotvenou do exekučního řádu je ta, že exekutoři mají možnost v rámci další činnosti provádět i autorizovanou konverzi dokumentů. −

změna soudního řádu správního 4 Obdobným způsobem byl změněn soudní řád správní, když do jeho § 42 bylo jako povinný způsob doručování písemností zakotveno doručování do datových schránek. Teprve v případě, že takové doručení není možné, doručuje písemnosti soud na žádost adresáta na jinou adresu nebo na elektronickou adresu.

−

změna insolvenčního zákona5 I změna insolvenčního zákona byla provedena pouze v tom ohledu, že bylo upraveno doručování ze strany insolvenčního soudu do datové schránky insolvenčního správce. Těm se – jak bude uvedeno v tomto kurzu – zřizuje datová schránka povinně. Na jinou adresu nebo elektronickou adresu může insolvenční soud doručovat až pouze v případě, že nelze doručovat do datové schránky.

−

změna notářského řádu6 Výše uvedeným zákonem byla notářům dána možnost provádět autorizovanou konverzi dokumentů.

−

změna zákona o ověřování7 Poslední změnu, kterou přinesl zákon č. 301/2008 Sb., je změna zákona o ověřování. Tato změna se netýkání ani tak datových schránek, jako toho, že nově budou moci provádět legalizaci (ověřování pravosti podpisů) a vidimaci (ověřování shody kopie listiny s originálem) i držitelé poštovní licence a Hospodářská komora České republiky.

Změna v občanském soudním řízení8 Jen pro úplnost je třeba dodat, že významné změny v souvislosti se zavedením datových schránek doznal i občanský soudní řád. Novela občanského soudního řádu sice nesouvisí pouze se zavedením datových schránek a je obsáhlejší, kdy si klade za cíl zefektivnění a zrychlení soudního procesu, nicméně jedním z významných okruhů této novely je především změna systému doručování. Zásadní změnou v doručování přijatou v souvislosti se zavedením datových schránek je především upřednostnění elektronického doručování písemností s tím, 4

zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů 6 zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů 7 zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů 8 zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů 5

10

že pro osoby, jimž byla zřízena datová schránka, je doručování prostřednictvím datové schránky, dokonce povinné.

2 Datová schránka 2.1 Účel zřízení datové schránky Zřízení datových schránek bylo jedním z dalších kroků k elektronizaci veřejné správy; cílem a účelem zřízení datových schránek mělo být zejména rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti. Neméně důležitým aspektem ve vztahu ke zřízení datových stránek je i uznání rovnocennosti elektronických dokumentů a dokumentů papírových a zajištění jejich bezpečnosti. Zřízení datových schránek by mělo umožnit poměrně levnou a rychlou komunikaci ze strany orgánů veřejné moci vůči právnickým a fyzickým osobám (samozřejmě těm, které mají datovou schránku zřízenou), ale i směrem opačným, tedy ze strany právnických a fyzických osob vůči orgánům veřejné moci. Prostřednictvím datových schránek mohou činit úkony i orgány veřejné moci navzájem. Datová schránka mimo jiné umožňuje:


odesílání zpráv,




přijímání zpráv,




zjišťování stavu odeslaných zpráv,




přijímání dokladů o dodání a doručení,




ověřování, zda má adresát datovou schránku.

Zákon o elektronických úkonech zavádí celkem čtyři druhy datových schránek:


datová schránka orgánů veřejné moci,




datová schránka právnické osoby,




datová schránka podnikající fyzické osoby,




datová schránka fyzické osoby.

Obecně přitom platí zásada: jeden subjekt – jedna datová schránka. Informační systém datových schránek je tedy konstruován tak, aby každá osoba měla jiný přístup do různých datových schránek, které jsou jí zřízeny, a to podle „rolí“, které zastává. Znamená to tedy, že 11

např. fyzická osoba může mít zřízeny dvě datové schránky – jednu pro sebe jako fyzickou osobu – občana a druhou pro sebe jako pro fyzickou osobu – podnikatele. Orgány veřejné moci pak budou dané osobě doručovat podle typu úkonu do datové schránky fyzické osoby či do datové schránky podnikající fyzické osoby. Příklad: Pan Novák je daňový poradce a má zřízenou datovou schránku jak pro sebe jako fyzickou osobu, tak pro sebe jako fyzickou osobu – podnikatele (daňového poradce). Pan Novák jako fyzická osoba (nikoliv při výkonu svého podnikání) půjčil panu Komárkovi částku ve výši 100.000,- Kč. Pan Komárek mu půjčku nevrátil, a proto pan Novák podal žalobu k soudu. Soud bude panu Novákovi doručovat do datové schránky, kterou má na vlastní žádost zřízenou pro sebe, jako fyzickou osobu (nikoliv do datové schránky pana Nováka, podnikatele). Pokud by pan Novák žaloval pana Komárka z důvodu neuhrazení faktury za poskytnutí daňového poradenství, bude soud písemnosti doručovat do datové schránky pana Nováka – podnikatele. Pro orgány veřejné moci zákon o elektronických úkonech umožňuje, aby Ministerstvo vnitra zřídilo na žádost orgánu veřejné moci další datovou schránku, a to zejména pro potřebu vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci nebo k výkonu konkrétní agendy nebo činnosti orgánu veřejné moci. V případě, že fyzická nebo právnická osoba vykonává působnost v oblasti veřejné správy, Ministerstvo vnitra jí na žádost umožní, aby její datová schránka plnila rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné moci. V žádosti musí fyzická nebo právnická osoba osvědčit, že vykonává působnost v oblasti veřejné správy.

2.2 Datová schránka není e-mail! Přestože práce s datovou schránkou je podobná práci s e-mailem a může se zdát, že datová schránka je v podstatě schránkou e-mailovou, není tomu tak. Datová schránka je provozována za jiným účelem a i z právního hlediska je její postavení odlišné. Jaké jsou tedy rozdíly mezi datovou schránkou a e-mailem?


úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky, jako by šlo o úkon učiněný písemně a podepsaný. Úkon učiněný e-mailem tyto účinky nemá, ledaže by byla e-mailová zpráva podepsána zaručeným elektronickým podpisem. ! Na tomto místě bych ráda upozornila na praxi jednoho z krajských soudů, se kterou jsem se při práci s datovou schránkou setkala. Doručila jsem prostřednictvím datové 12

schránky vzdání se práva na odvolání proti usnesení, které příslušný krajský soud vydal. S ohledem na ustanovení § 18 zákona o elektronických úkonech by toto podání mělo mít stejné účinky jako podání učiněné písemně a mnou podepsané. Bohužel soud k mému podání nepřihlédnul s odůvodněním, že ustanovení § 42 odst. 3 občanského soudního řádu vyžaduje v případě doručení elektronickou formou bez zaručeného elektronického podpisu doplnění podání do tří dnů předložením jeho originálu, případně písemným podáním shodného znění. Tento výklad je dle mého názoru nesprávný, neboť zákon o elektronických úkonech je tzv. lex specialis vůči občanskému soudnímu řádu a stanoví specifické účinky doručování písemností vůči orgánům veřejné moci. Současně takový výklad zakládá nerovnost mezi doručováním ze strany orgánů veřejné moci a ze strany fyzických a právnických osob vůči orgánům veřejné moci. Takový výklad by datovou schránku postavil na roveň e-mailu. U jiných orgánů veřejné moci jsem se s tímto výkladem nesetkala.


v případě, že se písemnost doručuje do datové schránky, pak zákon o elektronických úkonech upravuje pro takové doručení možnost „fikce doručení“. To znamená, že v případě, kdy si adresát zprávu z datové schránky nevyzvedne (nepřihlásí se do datové schránky do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán), považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí pouze v těch případech, kdy zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení. Za stanovených podmínek je možné v případě, že bylo doručeno fikcí, žádat o určení neúčinnosti doručení. Příklad: Společnosti Alfa, a.s., byl do datové schránky doručen rozsudek soudu prvního stupně dne 2. května 2012. Ta se ovšem do datové schránky nepřihlásila a tak 12. května 2012 nastala fikce doručení rozsudku. Od tohoto dne počne běžet patnáctidenní lhůta k podání odvolání proti rozsudku. Pokud společnost Alfa, a.s. v této lhůtě odvolání nepodá, rozsudek nabude právní moci bez ohledu na skutečnost, že se s ním společnost Alfa, a.s., neseznámila.




prostřednictvím datové schránky je možné zaslat datovou zprávu do vlastních rukou. To je zřejmé i z příkladu, který jsme uvedli – rozsudek patří vždy mezi písemnosti, které je třeba doručit adresátovi do vlastních rukou.




prostřednictvím datových schránek je možné komunikovat mezi fyzickými a právnickými osobami navzájem. Ministerstvo vnitra umožní na žádost fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby dodávání dokumentů z datové schránky jiné fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby do datové schránky této osoby. Tato služba je ale placená.




obsah datových zpráv bude z datové schránky vymazán po uplynutí 90 dnů od jejich doručení. Datové schránky tedy neslouží jako dlouhodobé úložiště datových zpráv a adresát (vlastník datové schránky) si musí všechny dokumenty do datové schránky doručené na vlastní odpovědnost sám uchovávat (ať již uložením na disk počítače, 13

vytištěním a založením do spisu apod.) . Nově Česká pošta, s.p., nabízí v této souvislosti službu tzv. datového trezoru, kdy datový trezor automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech. Jde o doplňkovou službu k datovým schránkám, která je placená.


2.3 Bezpečnost datových schránek Systém datových schránek by měl pracovat na stejných principech, jako pracuje internetové bankovnictví. Zajištění jeho bezpečnosti by mělo být realizováno na několika úrovních, a to na úrovni (i) zajištění proti ztrátě dat, (ii) zajištění proti zneužití osobních údajů, (iii) zajištění ochrany údajů obsažených v datových zprávách, (iv) zajištění přístupu k datové schránce. Z informací uvedených na www.datoveschranky.info vyplývá, že fyzická bezpečnost informačního systému datových schránek je na vysoké úrovni dané certifikovanými datovými centry, ve kterých je provozován. Přístup do těchto prostor je přísně kontrolován a omezen pouze na oprávněné osoby. Z informačního systému datových schránek tedy nemohou uniknout přihlašovací údaje, neboť v něm nikde nejsou uloženy. Obsah datových zpráv, jejich obálek i příloh, se ukládá odděleně a obojí je silně šifrováno. Přístup k tomuto obsahu ani k osobním údajům uživatelů datových schránek nemají ani samotní správci provozovatele systému. Jejich role jsou přesně určeny a striktně odděleny tak, aby se žádná osoba nemohla s chráněnými daty seznámit.

2.4 Potřeba elektronického podpisu V případě, že bude mít daná osoba zřízenou datovou schránku, pak zásadně ke komunikaci prostřednictví datové schránky nemusí mít zřízený elektronický podpis. Úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má totiž stejné právní účinky jako úkon, který byl učiněn písemně a oprávněnou osobou podepsán. Nicméně v některých případech bude třeba i v těchto případech použití zaručeného elektronického podpisu – a to vždy tam, kde je vyžadován ověřený podpis nebo kde je nutné, aby dokument podepsalo více osob.

2.5 Náklady na odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek Pokud jde o náklady za odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek, pak se liší podle toho, komu byla datová schránka zřízena:


datová schránka orgánů veřejné moci - odesílání datových zpráv je zpoplatněno, jejich příjem zpoplatněn není (z údajů, které byly zveřejněny, byly sjednány s Českou

14

poštou, s.p. poplatky, kde po odeslání určitého počtu datových zpráv cena za odeslání datové zprávy klesá)9,


datová schránka pro právnické osoby - jak odesílání, tak příjem datových zpráv ve vztahu orgánům veřejné moci je zdarma,




datová schránka pro fyzické osoby podnikající - jak odesílání, tak příjem datových zpráv ve vztahu orgánům veřejné moci je zdarma,




datová schránka pro fyzické osoby - jak odesílání, tak příjem datových zpráv ve vztahu k orgánům veřejné moci je zdarma,




odesílání datových zpráv mezi fyzickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami a právnickými osobami navzájem je zpoplatněno. Úhrada ceny za poskytnutou službu se provádí měsíčně na základě poskytovatelem (tedy Českou poštou, s.p.) vystaveného daňového dokladu doručeného buď elektronicky přímo do datové schránky uživatele, nebo v listinné podobě na fakturační adresu uvedenou uživatelem v objednávce služby. V případě, že žádná zpráva nebyla v průběhu měsíce odeslána, měsíční poplatek za využívání služby není účtován a fakturace se neprovádí. Pro zajímavost uvádíme ceník poplatků ke dni zpracování tohoto kurzu: Odeslání Poštovní datové zprávy Odeslání Odpovědní datové zprávy Odeslání Dotované datové zprávy

11,68 Kč 11,68 Kč 11,68 Kč

2.6 Výhody a nevýhody datové schránky

Výhody:




úspora nákladů na poštovné či zaručený elektronický podpis – jak již bylo uvedeno výše, odesílání a příjem datových zpráv prostřednictvím datové schránky ve vztahu

9

Na http://egov.cz/index.php?option=com_content&view=article&id=258:datove-schranky-po-2-letechprovozni-naklady-pes-12-miliardy&catid=9:datove-schranky&Itemid=3 lze najít určité vyhodnocení nákladů na provoz datových schránek po 2 letech jejich provozu. Tyto informace jsou spíše orientační.

15

k orgánům veřejné moci je zdarma, orgány veřejné moci mají odesílání datových zpráv zpoplatněné, nicméně z dostupných informací vyplývá, že ceny jsou nižší než v případě fyzického zasílání dokumentů prostřednictvím poštovního doručovatele,


přístup do datové schránky je možný z kteréhokoliv místa, kde je internet,




časová úspora – odpadá nutnost chodit na poštu odesílat a vyzvedávat zásilky,




možnost pověřit další osoby přístupem do datové schránky a vyřizováním korespondence, a to i pro datové zprávy určené do vlastních rukou adresáta (zastupitelnost),




možnost doručování dokumentů i mezi právnickými osobami, fyzickými osobami – podnikateli a fyzickými osobami navzájem. Poštovní datová zpráva byla dosud považována za doručenou až poté, kdy adresát potvrdil, že zprávu obdržel. Nově je poštovní datová zpráva považována za doručenou již okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky. Tento způsob doručování lze využít zejména v obchodním styku.

Nevýhody:




nutnost datovou schránku pravidelně vybírat, v případě, že nebude vybírána, desátým dnem od uložení zprávy nastává fikce doručení,




je nutné pracovat s elektronickou podobou dokumentů a zajišťovat jejich uložení, případně konverzi, neboť obsah datových zpráv bude smazán po 90 dnech od doručení datové zprávy do datové schránky.

2.7 Datová schránka fyzické osoby Fyzické osoby, které nepodnikají, ze zákona mít datovou schránku nemusí. Mohou si ji ale samozřejmě nechat zřídit na základě své žádosti. Každá fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky fyzické osoby. Datovou schránku si ale nemůže nechat zřídit každá fyzická osoba, zákon tuto možnost dává pouze osobám, které jsou plně způsobilé k právním úkonům (osoby nezletilé nebo osoby, jejichž způsobilost k právním úkonům byla omezena či dokonce byly způsobilosti zbaveny, datovou schránku mít zřízenou nemohou). Datovou schránku fyzickým osobám zřídí Ministerstvo vnitra na jejich žádost, a to bezplatně a do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Nyní si přiblížíme, jakým způsobem může fyzická osoba o zřízení datové schránky požádat a jaké náležitosti musí ve své žádosti uvést. Jde o 16

informace, které budou občany zajímat a i na městských či obecních úřadech by jim příslušní úředníci měli tyto informace být schopni poskytnout.

2.7.1 Způsob podání žádosti Jak již jsme uvedli, fyzické osoby, které nepodnikají, mít datovou schránku povinně zřízenou nemusí. Nicméně v dnešní době určitě řada lidí možnost zřídit si datovou schránku a jejím prostřednictvím s úřady komunikovat, přivítá. Nejen při podnikání totiž musí občané s úřady komunikovat, řada občanů (zaměstnanců) si sama podává daňové přiznání, žádá o vydání stavebního povolení či činí jiná podání, ať již ve vztahu ke správním orgánům, soudům či jiným institucím. Pro zlevnění a usnadnění komunikace tak pro některé z nich bude zřízení datové schránky přínosem. Aby jim ministerstvo vnitra datovou schránku zřídilo, musí si podat žádost o zřízení datové schránky a tuto žádost podepsat, přičemž podpis na žádosti musí být úředně ověřen. Pro tento účel byly vytvořeny jednoduché formuláře žádostí o zřízení datové schránky, a to ve formátu pdf či 602XML. Formuláře je možné stáhnout např. na www.datoveschranky.info. Použití uvedených formulářů nicméně není povinné, je možné si sepsat vlastní žádost, jen je třeba dodržet zákonem požadované náležitosti žádosti. Ty budou uvedeny níže.

Žádost o zřízení datové schránky mohou fyzické osoby podat následujícími způsoby:
osobně – vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.
poštou – vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.
elektronicky – v případě, že chce fyzická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.
prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

2.7.2 Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky fyzické osoby

17









jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny, rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození; pokud se fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila, státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem ČR, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis fyzické osoby.

V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra fyzickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku fyzické osoby nelze zřídit.

2.8 Datová schránka podnikající fyzické osoby Fyzická osoba, která podniká, rovněž nemusí mít (až na výjimky) povinně zřízenou datovou schránku. Výjimkou jsou daňový poradci, advokáti a insolvenční správci, kteří musí mít datovou schránku zřízenou povinně. Pro advokáty a daňové poradce byl nicméně stanoven odklad této povinnosti, kdy jim Ministerstvo zřídí datovou schránku až prvním dnem prvního kalendářního měsíce třetího roku po nabytí účinnosti zákona o elektronických úkonech (tedy k 1. 7. 2012). V současné době již tedy mají i advokáti a daňoví poradci povinně zřízenou datovou schránku. Každá podnikající fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky podnikající fyzické osoby. Aby ministerstvo vnitra podnikající fyzické osobě datovou schránku zřídilo, musí si podat žádost o zřízení datové schránky a tuto žádost podepsat, přičemž podpis na žádosti musí být úředně ověřen. Pro tento účel byly vytvořeny jednoduché formuláře žádostí o zřízení datové schránky, a to ve formátu pdf či 602XML. Formuláře je možné stáhnout např. na www.datoveschranky.info. Použití uvedených formulářů nicméně není povinné, je možné si sepsat vlastní žádost, jen je třeba dodržet zákonem požadované náležitosti žádosti. Ty budou uvedeny níže. Žádost o zřízení datové schránky mohou podnikající fyzické osoby podat následujícími způsoby:
osobně – vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.
poštou – vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.

18


elektronicky – v případě, že chce podnikající fyzická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.
prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

2.8.1 Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby









jméno, popřípadě jména, příjmení, popřípadě obchodní firma, rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození; pokud se podnikající fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila, státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem ČR, identifikační číslo ekonomického subjektu, bylo-li přiděleno, místo podnikání, popřípadě sídlo, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis podnikající fyzické osoby.

V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra podnikající fyzickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku podnikající fyzické osoby nelze zřídit.

2.9 Datová schránka právnické osoby Převážná většina právnických osob musí mít datovou schránku povinně zřízenou. Jde o následující osoby, pro které zákon o elektronických úkonech tuto povinnost stanoví:


právnické osoby zřízené zákonem,




právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku,




organizační složka podniku zahraniční právnické osoby zapsaná v obchodním rejstříku.

Ostatní právnické osoby datovou schránku mít zřízenou nemusí a Ministerstvo vnitra jim datovou schránku zřídí pouze na jejich žádost. Výše uvedené právnické osoby, které musí mít datovou schránku zřízenou povinně, nepodávají žádost o zřízení datové schránky; datovou schránku jim automaticky zřídí 19

Ministerstvo vnitra. Zřízení datové schránky je bezplatné a Ministerstvo vnitra je povinno datovou schránku zřídit právnické osobě zřízené zákonem bezodkladně po jejím vzniku, právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejím zapsání. Každá právnická osoba má nárok na zřízení pouze jedné datové schránky právnické osoby, bez ohledu na velikost této právnické osoby. V případě, že právnická osoba nemá ze zákona povinnost mít zřízenou datovou schránku, může podat dle vlastního uvážení žádost o její zřízení. Žádost o zřízení datové schránky mohou takové právnické osoby podat následujícími způsoby:
osobně – vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.
poštou – vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.
elektronicky – v případě, že chce právnická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.
prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

2.9.1 Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky právnické osoby







název nebo obchodní firma, identifikační číslo ekonomického subjektu, a nebylo-li přiděleno, pak registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, byl-li přidělen, adresa sídla, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby, stát registrace nebo evidence právnické osoby, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby.

V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené 20

náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra právnickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku právnické osoby nelze zřídit.

2.10 Datová schránka orgánu veřejné moci Všem orgánům veřejné moci se zřizuje datová schránka povinně. Jde o datovou schránku orgánu veřejné moci a jiná datová schránka se nezřizuje (např. datová schránka právnické osoby, a to i přesto, že je orgán veřejné moci zároveň právnickou osobou). Datovou schránku zřídí orgánu veřejné moci Ministerstvo vnitra bezodkladně po jejich vzniku, v případě notářů a soudních exekutorů bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence. Ministerstvo vnitra může zřídit orgánu veřejné moci i další datové schránky orgánu, a to bezplatně na jeho žádost do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Taková datová schránka se zřizuje zejména pro potřebu vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci nebo výkonu konkrétní agendy nebo činnosti orgánu veřejné moci.

2.10.1 Náležitosti žádosti o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci jsou následující:






název orgánu veřejné moci a název vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci, pro jejíž potřebu se datová schránka zřizuje nebo název agendy nebo činnosti orgánu veřejné moci, pro jejíž potřebu se datová schránka zřizuje, identifikační číslo ekonomického subjektu, bylo-li přiděleno, adresa sídla, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby, jíž mají být zaslány přístupové údaje.

Splňuje-li žádost o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci stanovené požadavky, zřídí Ministerstvo vnitra další datovou schránku orgánu veřejné moci a zašle přístupové údaje k této datové schránce oprávněné osobě do vlastních rukou, jinak orgán veřejné moci po předchozí marné výzvě k odstranění nedostatků žádosti vyrozumí o tom, že další datovou schránku orgánu veřejné moci nelze zřídit.

21

2.11 Datová schránka orgánů územních samosprávných celků (zvláštní ustanovení) Zákon o elektronických úkonech upravuje zvláštní ustanovení pro orgány územních samosprávných celků v § 7 zákona. Podle tohoto ustanovení se pro orgány územního samosprávného celku (obce a kraje) zřizuje vždy jedna datová schránka orgánu veřejné moci, pokud si nepožádá orgán územního samosprávného celku o zřízení další datové schránky. Nezáleží přitom na velikosti obce, povinně musí mít zřízenou datovou schránku jak obec, která má 100 obyvatel, tak město s 50 000 a více obyvateli. Zvláštní ustanovení pamatuje na hlavní město Prahu, kdy se pro orgány městské části hlavního města Prahy zřizuje jedna datová schránka orgánu veřejné moci a zrovna tak se jedna datová schránka orgánu veřejné moci zřizuje pro orgány městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města (jde např. o Plzeň, Brno, Pardubice, Ostravu apod.), pokud si nepožádají o zřízení další datové schránky.

22

3 Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky Kdo je osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky, stanoví § 8 zákona o elektronických úkonech a rozlišuje přitom oprávnění podle toho, o jakou datovou schránku jde.

3.1 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky fyzické osoby Osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky fyzické osoby je fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena. Byla-li tedy zřízena datová schránka např. pro Františka Nováka, nar. 12. června 1973, bytem Hlušíkova 12, Praha 1, pak je to pouze tento František Novák, kdo je oprávněn se do datové schránky přihlašovat a tuto schránku používat. Může ale, jak bude uvedeno níže, k přístupu do datové schránky pověřit i jinou osobu.

3.2 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby Osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby je podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena. Níže bude uvedeno, jakým způsobem a v jakém rozsahu může podnikající fyzická osoba pověřit jinou osobu k tomu, aby se za ni do datové schránky přihlašovala.

3.3 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky právnické osoby K přístupu do datové schránky je u právnické osoby oprávněn statutární orgán právnické osoby, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datové schránka zřízena. Např. tedy u společnosti s ručením omezeným bude k přístupu do datové schránky oprávněn její jednatel, u akciové společnosti člen představenstva atd. V případě, že má společnost vícečlenný statutární orgán (např. dva jednatele, tři členy představenstva), má každý člen samostatné přihlašovací údaje. Tato oprávněná osoba může k přístupu do datové schránky udělit pověření jiné osobě, jak bude uvedeno níže. To bude praktické zejména u větších právnických osob, neboť zpravidla u většiny právnických osob nevyřizuje korespondenci její statutární orgán, ale tato činnost je delegována na jinou osobu (administrativní personál).

23

3.4 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky orgánu veřejné moci V případě datových schránek orgánů veřejné moci má oprávnění k přístupu do datové schránky vedoucí tohoto orgánu. Zákon o elektronických úkonech přitom stanoví, že za vedoucího orgánu veřejné moci se u orgánů územních samosprávných celků pro účely tohoto zákona považuje hejtman kraje, primátor hlavního města Prahy, starosta obce, starosta městské části hlavního města Prahy a starosta městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města.

3.5 Pověřené osoby Jak již bylo naznačeno výše, vlastník datové schránky může pověřit další osoby k přístupu do datové schránky. V pověření je možné nastavit, zda bude mít pověřená osoba přístup i ke zprávám určeným do vlastních rukou či nikoliv. Pověřeným osobám budou zaslány vlastní přístupové údaje a po přihlášení budou moci vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje. Při odesílání datové zprávy fyzickou nebo právnickou osobou orgánu veřejné moci bude datová zpráva obsahovat informaci o tom, zda byla odeslána z datové schránky přímo oprávněnou osobou (tedy např. jednatelem společnosti s ručením omezeným) nebo zda byla odeslána osobou pověřenou. Tato informace nicméně nebude mít žádný vliv na to, zda byla zpráva doručena osobou oprávněnou – odeslání zprávy pověřenou osobou bude chápáno jako odeslání zprávy na základě plné moci. Žádost o vydání přístupových údajů pro osoby pověřené k přístupu do datové schránky je možné podat podle v současné době dostupných údajů buď: •

•

prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT, kam se dostaví společně jak oprávněná osoba, tak i osoba, kterou hodlá oprávněná osoba pověřit k přístupu do datové schránky. Oprávněná osoba podepíše žádost k přístupu do datové schránky a pověřená osoba potvrdí svým podpisem, že s přijetím pověření souhlasí. Po vyplnění žádosti jsou přístupové údaje odeslány na adresu pověřené osoby. vyplněním elektronického formuláře žádosti v prostředí administrativní části webového portálu ISDS („Nastavení“). Po odeslání žádosti jsou přístupové údaje odeslány na adresu pověřené osoby. Při vytvoření pověřené osoby z nastavení datové schránky se tedy přístupové údaje zasílají doporučenou poštou.

Pokud jde o orgány veřejné moci, byly vypracovány metodiky pro vybrané orgány veřejné moci (zejména pro orgány územní samosprávy), které doporučují, jak se připravit na používání datové schránky a provádění autorizované konverze dokumentů. V uvedených metodikách se doporučuje, aby veškerá výměna datových zpráv mezi spisovou službou byla řízena podatelnou a výpravnou. Pověřenými osobami by se z tohoto důvody tedy měli stát všichni zaměstnanci podatelny/výpravny, nebo alespoň tři z nich, aby byla zajištěna jejich 24

vzájemná zastupitelnost. U velmi malých obcí, kde starosta vykonává většinu administrativy sám, zpravidla nebude důvod k pověření jiné osoby k přístupu do datových schránek, nicméně z důvodu zastupitelnosti může mít i v takovémto případě pověření jiné osoby své opodstatnění.

3.6 Administrátor K datové schránce je možné určit tzv. administrátora. Administrátor má stejné oprávnění jako vlastník datové schránky, zejména může pověřovat další osoby, případně jim pověření odebrat. Nejde tedy o technickou pozici a určení administrátora bude mít své místo zejména u společností s rozsáhlou organizační strukturou, u státních orgánů, krajů, statutárních měst a větších obcí apod. Osobou administrátora by měla být především osoba, která je zodpovědná za příjem a vypravování písemností, nicméně je čistě na uvážení oprávněné osoby, koho a zda administrátora určí.

3.7 Povinnosti osob oprávněných k přístupu do datové schránky Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny:


využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek,




v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky, uvědomit o tom neprodleně Ministerstvo vnitra. Pověřené osoby jsou zároveň povinny uvědomit i toho, kdo je jako pověřené osoby určil (tedy zpravidla vlastníka datové schránky, případně administrátora).

25

4 Přístupové údaje, zpřístupnění a znepřístupnění datové schránky Osoba, která je oprávněná k přístupu do datové schránky, se do ní přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů. Tyto přístupové údaje jsou vždy neprodleně po zřízení datové schránky zaslány Ministerstvem vnitra do vlastních rukou osobě, která je podle zákona o elektronických úkonech osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky (u fyzických osob těmto fyzickým osobám, u právnických osob jejich statutárním orgánům, u územně členěného statutárního města jeho primátorovi apod.). Přístupové údaje k datové schránce pro pověřenou osobu se zásadně na žádost oprávněné osoby zasílají do vlastních rukou pověřené osoby.

4.1 Přihlášení do datové schránky Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášení oprávněné osoby, nejpozději ale patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů oprávněné osobě! Přihlášení do datové schránky zajišťuje ministerstvo prostřednictvím jím vydaných přístupových údajů nebo elektronických prostředků anebo prostřednictvím elektronických prostředků třetích osob. Náležitosti přístupových údajů a elektronické prostředky k přihlášení stanoví ministerstvo vyhláškou č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

4.2 Technické a bezpečnostní požadavky na přihlášení do datové schránky Přístupové údaje pro přihlašování do datové schránky tvoří uživatelské jméno a bezpečnostní heslo. Uživatelské jméno je pro každou osobu jedinečné. −

Uživatelské jméno je řetězec nejméně 6 a nejvýše 12 znaků vzniklý automatizovaným generováním.

−

Bezpečnostní heslo je řetězec nejméně 8 a nejvýše 32 znaků. Vždy se jedná o kombinaci písmen, číslic a speciálních znaků. Heslo si může každý uživatel změnit. Je možné nastavit neomezenou platnost hesla nebo heslo s devadesátidenní platností, kdy je potřeba poté vždy nastavené heslo změnit. Lze jen doporučit, aby heslo nemělo žádný význam, aby nebylo tvořeno žádným údajem týkajícím se jeho majitele (jméno 26

rodinných příslušníků, data narození či výročí, rodná čísla apod.). Vhodně zvolené heslo je pak zpravidla mnohem odolnější proti případným snahám o jeho prolomení, nicméně má jednu velkou nevýhodu, a to je jeho obtížnější zapamatovatelnost, což pak vede ke snaze si toto heslo zapsat. −

Přípustné znaky pro tvorbu uživatelského jména a bezpečnostního hesla jsou uvedeny v příloze č. 1 k citované vyhlášce č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

−

Bezpečnostní heslo nesmí být shodné s uživatelským jménem, se kterým tvoří přístupové údaje.

Pro přihlašování do datové schránky lze použít i elektronický prostředek, který je kryptografickým prostředkem, a to za podmínek uvedených ve vyhlášce č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Pro vyšší ochranu Vaší datové schránky je možné přihlašování rozšířit o možnost zabezpečení pomocí SMS kódů nebo pomocí bezpečnostního kódu. To vše lze nastavit v aplikaci ISDS. V případě, že je při přihlašování do datové schránky pomocí přístupových údajů zadáno chybně bezpečnostní heslo pětkrát po sobě, informační systém datových schránek odepře přístup do datové schránky prostřednictvím stejných přístupových údajů na dobu 1 hodiny od okamžiku pátého chybného zadání bezpečnostního hesla. Zároveň zašle provozovatel informačního systému datových schránek na elektronickou adresu zvolenou osobou, pro níž byla datová schránka zřízena, nebo administrátorem, sdělení, že došlo k pokusu o neoprávněný přístup do datové schránky a že se osobě oprávněné k přístupu do datové schránky doporučuje, aby bez prodlení provedla změnu bezpečnostního hesla. To neplatí v případě, že se oprávněná osoba přihlašuje prostřednictvím elektronického prostředku.

Dalším bezpečnostním prvkem pro práci s datovými schránkami je opatření proti nečinnosti osoby přihlášené do datové schránky. V případě, že osoba přihlášená do datové schránky, neprovede v datové schránce žádný úkon po dobu 30 minut, pak ji informační systém datových schránek z datové schránky odhlásí. Účelem takového postupu je především zabránit tomu, aby kdokoliv neoprávněný mohl se systémem pracovat. To neplatí v případě, je-li do datové schránky přistupováno prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace s užitím systémového certifikátu Informační systém datových schránek by měl být podle informací zveřejněných na webových stránkách www.datoveschranky.info koncipován tak, aby jeho používaní nevyžadovalo žádnou konkrétní technologii či konkrétního výrobce. Obecně lze říci, že každý počítač s připojením na internet, na kterém je možné běžně prohlížet webové stránky, je vhodný i pro práci s aplikací datových schránek. Tato aplikace pak především z bezpečnostních důvodů na 27

straně klienta obsahuje kromě internetového prohlížeče i programové moduly, které zajišťují šifrování a podepisování dat. Proto se doporučuje zvolit si takové vybavení, které je pro hladký chod systému datových schránek u klienta vhodné. V současné době je řešení testováno na platformě Windows (2000/XP/Vista) s prohlížeči Internet Explorer a FireFox, na platformě Linuxu jsou testovány distribuce Suse a RedHat s prohlížečem FireFox, na platformě MAC se doporučuje využít variantu virtuálního PC s instalovaným Linuxem nebo Windows a příslušnými prohlížeči. Dotaz: Kdy musím změnit heslo a proč? Odpověď: První změna hesla vás čeká po použití přístupových údajů, které jste obdrželi v obálce (tzv. iniciální přístupové údaje). Pokud se uživatel přihlásí iniciálním heslem nebo heslem, jemuž vypršela platnost, je automaticky vyzván ke změně hesla. Prvním nebo již „vypršeným“ heslem je možné se bez jeho změny přihlásit pouze pětkrát, poté se přístupové údaje trvale zablokují a je nutné požádat o jejich zneplatnění a vystavení nových na kontaktním místě Czech POINT. Po změně iniciálního hesla je výchozí nastavení platnosti hesla 90 dnů. Při překročení této doby je při následujícím přihlášení vynucována změna hesla. Uživatelé však mají možnost v Nastavení své datové schránky vynucenou změnu hesla po 90 dnech vypnout a nastavit tak jeho neomezenou platnost. Vypnutí povinné změny hesla ale nedoporučujeme. Důvodem je závažnost následků, ke kterým může dojít vinou zneužití přístupových údajů. V případě potřeby můžete vynucenou změnu hesla v Nastavení datové schránky opět zapnout.10

4.3 Nastavení nové datové schránky U nové datové schránky lze doporučit po přihlášení nastavení dvou důležitých věcí – pověření dalších osob, což bylo probráno v samostatné kapitole a upozorňování na příchozí zprávy. Informační systém datových schránek by totiž měl umožňovat zasílání informace o tom, že do datové schránky byla doručena nová zpráva. Zpráva o doručení může být zasílána buď na email nebo prostřednictvím sms na uvedený mobilní telefon. Upozornění prostřednictvím emailu je zdarma, upozornění prostřednictvím sms je placené a jedna zpráva stojí 3 Kč. Samotná zpráva, která bude do datové schránky doručena, ale přeposlána být nemůže – jde pouze o oznámení o tom, že nová zpráva byla do datové schránky doručena.

10

Čerpáno z nejčastějších dotazů na www.datoveschranky.info

28

Pravidelné přihlašování do datové schránky je velmi důležité. Zákon o elektronických úkonech v § 17 odst. 3 totiž stanoví, že dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Je třeba přitom zdůraznit, že dokument je doručen již v okamžiku přihlášení, není tedy nutné jeho přečtení. Příklad: Společnost Alfa s.r.o. má jediného jednatele, který pověřil přístupem do datové schránky ještě svou účetní, nicméně v pověření jí neudělil oprávnění k přístupu k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. Do datové schránky byl doručen rozsudek soudu prvního stupně, a to do vlastních rukou. Přihlášením účetní do datové schránky nedojde k doručení rozsudku, k tomu dojde až v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí jednatel společnosti, případně fikcí doručení, jak bude uvedeno níže. Pokud by se oprávněná osoba do datové schránky nepřihlásila ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán, pak se považuje tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty (jde o tzv. fikci doručení). To by neplatilo pouze v případě, kdy by určitý právní předpis vylučoval náhradní doručení. Jako příklad si můžeme uvést např. platební rozkaz v občanském soudním řízení – u něj je náhradní doručení vyloučeno, proto ani v případě nepřihlášení se do datové schránky nemůže mít tato skutečnost za následek fikci doručení uvedeného dokumentu. U orgánu veřejné moci právě uvedené neplatí. K podání orgánu veřejné moci dojde již okamžikem dodání zprávy do datové schránky, což je zpravidla během několika málo sekund po odeslání dokumentu z datové schránky příslušného uživatel. Nelze totiž připustit, aby si orgán veřejné moci sám určoval a ovlivňoval okamžik podání účastníka a s tím spojené účinky zahájení běhu procesních lhůt až o deset dnů v situaci, kdy je mu podání dodáno do jeho datové schránky a má jej objektivně k dispozici. Stejně tak není ani pojmově představitelné, aby k podání orgánu veřejné moci došlo fikcí uplynutím deseti dnů, pokud by se do své datové schránky nepřihlásil vůbec. Judikát Podání prostřednictvím datové schránky vůči orgánu veřejné moci (§ 18 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) je učiněno okamžikem dodání datové zprávy do schránky orgánu veřejné moci. podle rozsudku Nejvyššího správního soudu 9 Afs 28/2010-79 z 15. července 2010, zveřejněno ve Sbírce rozhodnutí NSS 11/2010 pod č. 2131/2010

Pokud jde o doručování dokumentů do datových schránek mezi právnickými, podnikajícími fyzickými a fyzickými osobami navzájem, pak nově zákon o elektronických úkonech stanoví, že zpráva je považována za doručenou již okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky. 29

4.4 Zpřístupnění datové schránky Způsob zpřístupnění datové schránky již byl popsán výše. Osoba, která je oprávněná k přístupu do datové schránky, se do ní přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů. Přístupové údaje by měly být tvořeny uživatelským jménem a bezpečnostním heslem, přičemž uživatelské jméno je pro každou osobu jedinečné a je tvořeno řetězcem nejméně 6 znaků. Bezpečnostní heslo je tvořeno řetězcem nejméně 8 znaků a oprávněná osoba si toto heslo může kdykoliv změnit. Přístupové údaje budou neprodleně po zřízení datové schránky zaslány Ministerstvem vnitra do vlastních rukou osobě, která je podle zákona o elektronických úkonech osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky (u fyzických osob těmto fyzickým osobám, u právnických osob jejich statutárním orgánům, u územně členěného statutárního města jeho primátorovi apod. Na žádost oprávněné osoby se přístupové údaje k datové schránce pro pověřenou osobu zašlou přímo pověřené osobě do vlastních rukou. Ke zpřístupnění datové schránky dojde k okamžiku, kdy se oprávněná osoba nebo administrátor do schránky poprvé přihlásí. Pokud by se ale nepřihlásila do 15 dnů od doručení přístupových údajů, pak je datová schránka zpřístupněna patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám.

4.5 Znepřístupnění datové schránky V průběhu používání datových schránek může dojít k situaci, kdy osoba, pro niž byla schránka zřízena, zanikne, zemře, je zbavena způsobilosti k právním úkonům apod. V takovém případě je Ministerstvo vnitra povinna datovou schránku znepřístupnit, a to i zpětně ke dni, kdy taková událost nastala. Znepřístupnění datové schránky fyzické a podnikající fyzické osoby Datovou schránku fyzické osoby a podnikající fyzické osoby Ministerstvo vnitra znepřístupní, a to případně i zpětně, ke dni:


úmrtí osoby, pro niž byla datová schránka zřízena,




uvedenému v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého jako den úmrtí této osoby,




nabytí právní moci rozhodnutí o zbavení nebo omezení způsobilosti této osoby k právním úkonům,

30




kdy byla tato osoba omezena na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby, výkonu trestu odnětí svobody, výkonu zabezpečovací detence, ochranného léčení nebo ochrany zdraví lidu.

Znepřístupnění datové schránky podnikající fyzické osoby a právnické osoby Datovou schránku podnikající fyzické osoby a právnické osoby Ministerstvo vnitra znepřístupní, a to případně i zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence, např. z obchodního rejstříku u právnické osoby, ze živnostenského rejstříku u podnikající fyzické osoby apod. Znepřístupnění datové schránky právnické osoby zřízené zákonem a orgánu veřejné moci Datovou schránku právnické osoby zřízené zákonem a datovou schránku orgánu veřejné moci Ministerstvo vnitra znepřístupní, a to případně i zpětně, dnem jejich zrušení, a jde-li o notáře nebo soudního exekutora, ke dni zániku funkce. Znepřístupnění datové schránky zřízené na žádost Datovou schránku fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, právnické osoby a orgánu veřejné moci Ministerstvo vnitra znepřístupní také na žádost osoby nebo orgánu veřejné moci, jimž byla datová schránka zřízena, nebo administrátora, jde-li o datovou schránku, kterou ministerstvo zřizuje na žádost. V takovém případě ale nelze datovou schránku znepřístupnit zpětně a datová schránka je znepřístupněna nejpozději třetím pracovním dnem následujícím po dni podání žádosti. V případě, že datová schránka zřízená na žádost byla znepřístupněna, může oprávněná osoba, orgán veřejné moci nebo administrátor požádat Ministerstvo vnitra znovu o její zpřístupnění a Ministerstvo vnitra je povinno datovou schránku zpřístupnit do 3 pracovních dnů od podání žádosti. Pokud ale byla datová schránka na žádost znepřístupněna dvakrát za poslední rok, lze ji zpřístupnit nejdříve uplynutím 1 roku od jejího posledního znepřístupnění.

4.6 Zneplatnění přístupových údajů V případě, že dojde k odcizení nebo ztrátě přístupových údajů, Ministerstvo vnitra neprodleně po oznámení této skutečnosti uvedené přístupové údaje zneplatní a současně zašle dané osobě do vlastních rukou nové přístupové údaje. Žádost o zneplatnění přístupových údajů je třeba podat buď osobně na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT nebo písemným podáním adresovaným Ministerstvu vnitra. Nové přístupové údaje mohou být zaslány dvěma způsoby: − doporučenou zásilkou do vlastních rukou adresáta na zvolenou adresu. − pomocí tzv. virtuální obálky: − po podání žádosti na CzechPOINTu je na e-mailovou adresu žadatele zaslán tzv. aktivační link, − po kliknutí na aktivační link se uživateli zobrazí stránka aktivačního portálu, 31

− − −

z "Potvrzení oznámení o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových" přepíše údaj o ID virtuální obálky a ID datové schránky, po kliknutí na tlačítko "Zobrazit přístupové údaje" systém vypíše kompletní přístupové údaje, nezbytné pro přihlášení do datové schránky, včetně hesla. aktivační email je na zadanou adresu odeslán neprodleně po vyřízení žádosti. Pokud jej žadatel neobdržel, může si na této adrese vygenerovat nový aktivační email.

V případě, že dojde ke zrušení pověření k přístupu do datové schránky pro některou z osob, jimž bylo takové pověření zřízeno (typické to bude zejména v případě ukončení pracovního poměru pověřené osoby), pak je třeba požádat rovněž o zneplatnění přístupových údajů pro tuto osobu. V praxi bude rovněž častým případem to, že u právnické osoby nebo orgánu veřejné moci dojde ke změně osoby oprávněné jejím jménem jednat (dojde ke změně starosty obce, změně jednatele společnosti s ručením omezeným apod.). I v těchto případech je třeba, aby byla změna oprávněné osoby Ministerstvu vnitra oznámena, a to neprodleně po oznámení této skutečnosti zneplatní přístupové údaje uvedené osobě. Současně zašle novému statutárnímu orgánu právnické osoby nebo jeho členu, novému vedoucímu orgánu veřejné moci či novému vedoucímu organizační složky podniku zahraniční právnické osoby nové přístupové údaje, a to do vlastních rukou. Zaslání nových přístupových údajů je zpoplatněno správním poplatkem ve výši 200,- Kč v případě, že osobě oprávněné k přístupu do datové schránky jsou přístupové údaje zaslány opětovně během 3 let. O zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových může ze závažných důvodů rozhodnout i správce ISDS. K tomu může dojít výjimečně v případě, kdy je Ministerstvo vnitra jako správce přesvědčeno, že zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových je nutné k zajištění bezpečnosti informačního systému datových schránek. Jedná se především o případ první vlny zřizování datových schránek právnických osob, zapsaných v obchodním rejstříku, kdy PIN obálka s přístupovými údaji k datové schránce právnické osoby, odeslaná statutárnímu zástupci na adresu společnosti, nebyla v ISDS po uplynutí úložní doby označena jako doručená. V tom případě byly těmto statutárním zástupcům zaslané přístupové údaje zneplatněny a odeslány nové na adresu jejich bydliště, uvedenou v obchodním rejstříku.

4.7 Doručování přístupových údajů do zahraničí Přístupové údaje je možné zasílat pouze do zemí, které umožňují službu dodání výhradně jen do vlastních rukou adresáta. V praxi není výjimkou, že člen statutárního orgánu společnosti (např. jednatel, člen představenstva) je cizinec, který má uvedenou adresu v některé ze zemí, které neumožňují službu dodání výhradně jen do vlastních rukou adresáta. V takovém případě se datová schránka a přístupová práva sice vytvoří, avšak této oprávněné osobě je zaslán 32

vysvětlující dopis s uvedením důvodů, proč přístupové údaje nelze zaslat. Součástí tohoto dopisu je i návrh postupu, jak přístupové údaje získat s využitím pracoviště CzechPOINT na zastupitelských úřadech České republiky. V takových případech příjemce dopisu na pracovišti CzechPOINTu na zastupitelském úřadu požádá o zneplatnění původních přístupových údajů a vydání nových. V žádosti uvede emailovou adresu, na kterou je mu zaslán aktivační odkaz. S jeho pomocí a s využitím údajů v potvrzení o podání žádosti si následně sám na svém počítači vygeneruje nové přístupové údaje do datové schránky (viz výše uvedený popis tzv. virtuální obálky).

4.8 Zrušení datové schránky Ministerstvo vnitra zruší datovou schránku v následujících případech:


datovou schránku fyzické osoby po uplynutí 3 let ode dne úmrtí fyzické osoby, případně dne, který je v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí,




datovou schránku podnikající fyzické osoby po uplynutí 3 let ode dne výmazu podnikající fyzické osoby ze zákonem stanovené evidence,




datovou schránku právnické osoby po uplynutí 3 let ode dne zániku právnické osoby nebo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které nemají právního nástupce, případně ode dne jejich výmazu ze zákonem stanovené evidence,




datovou schránku orgánu veřejné moci po uplynutí 3 let ode dne jeho zrušení.

Po dobu, kdy budou datové schránky znepřístupněny, ale ještě nebudou zrušeny, nebudou datové schránky přístupné osobám, které měly před jejich znepřístupněním statut oprávněné osoby nebo pověřené osoby. V případě nutnosti ale bude možné se na základě zvláštních právních předpisů s obsahem datových schránek seznámit.

33

5 Informační systém datových schránek Informační systém datových schránek je uzavřeným systémem, který obsahuje datové schránky, metadata o uživatelích a jejich oprávněních a datových zprávách, které jsou prostřednictvím tohoto systému zasílány. V principu jde tedy o informační systém postavený nad databází, se kterým bude možné komunikovat prostřednictvím grafického uživatelského rozhraní a rozhraní poskytující webové služby jiným informačním systémům. Nejde tedy o klasický e-mailový systém, kde jsou zprávy posílány z jednoho serveru na druhý. Obsah datových zpráv je v informačním systému datových schránek chráněn tak, aby se s ním nemohl seznámit správce informačního systému datových schránek, ale pouze oprávněná osoba. Správcem informačního systému datových schránek je Ministerstvo vnitra a provozovatelem informačního systému datových schránek je držitel poštovní licence. Náklady spojené s provozováním informačního systému datových schránek by měl hradit stát z prostředků státního rozpočtu vyčleněných podle návrhu Ministerstva vnitra pro stanovený účel v kapitole všeobecná pokladní správa.

5.1 Rozsah vedených informací V informačním systému datových schránek se vedou tyto informace o datových schránkách:











identifikátor datové schránky (dále jen „identifikátor“), datum zřízení, zpřístupnění, znepřístupnění a zrušení datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy, datum přihlášení osoby oprávněné k přístupu do datové schránky do této datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy a údaj identifikující tuto osobu, datum odeslání dokumentu nebo provedení úkonu z datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy a údaj identifikující osobu, která odeslání dokumentu nebo úkon provedla, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození, adresa místa trvalého pobytu nebo jiného pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České republiky fyzické osoby, pro niž byla zřízena datová schránka, jméno, popřípadě jména, a příjmení, popřípadě obchodní firma podnikající fyzické osoby, pro niž byla zřízena datová schránka, datum a místo jejího narození, adresa místa trvalého pobytu u občanů České republiky, místo, kde má povolení k pobytu nebo k trvalému pobytu v České republice, včetně uvedení adresy, a adresa bydliště v cizině, jde-li o cizince, adresa bydliště v členském státě Evropské unie, ve kterém je usazen, jde-li o státního příslušníka členského státu Evropské unie, který nemá povolení k pobytu nebo k trvalému pobytu v České republice, místo podnikání a identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno, 34













obchodní firma nebo název právnické osoby, pro niž byla zřízena datová schránka, sídlo a identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno, název a sídlo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro kterou byla zřízena datová schránka, název orgánu veřejné moci, pro nějž byla zřízena datová schránka, sídlo a identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození, adresa místa trvalého pobytu nebo jiného pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České republiky osoby oprávněné k přístupu do datové schránky, přístupové údaje, vazby přístupových údajů na přístupové údaje k individuálním uživatelským účtům podle § 14a zákona o elektronických úkonech, rozsah přístupu a datum vzniku a zániku oprávnění k přístupu do datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození, adresa místa trvalého pobytu nebo jiného pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České republiky administrátora a datum vzniku a zániku určení administrátorem s uvedením hodiny, minuty a sekundy, elektronická adresa nebo obdobný údaj pro vyrozumění o dodání datové zprávy do datové schránky, popřípadě kontaktní adresa, na niž má být adresátu doručováno; seznam kontaktních adres, u nichž byl dán souhlas k jejich zveřejnění, vede ministerstvo způsobem umožňujícím dálkový přístup, datum a čas událostí spojených s provozem informačního systému datových schránek.

Výše uvedené informace jsou neveřejné a nelze je poskytnout jiným osobám, s výjimkou kontaktní adresy, na niž má být adresátu doručováno, pokud byl dán souhlas k jejímu zveřejnění. Ministerstvo vnitra přitom umožní identifikovat datovou schránku tak, aby do ní mohlo být doručováno. Správce ani provozovatel informačního systému datových schránek nejsou oprávněni k přístupu do datových schránek jiných subjektů. Ministerstvo vnitra může na žádost osoby poskytující své služby na internetu, jež jsou přístupné prostřednictvím jí provozovaných individuálních uživatelských účtů adresátů těchto služeb (dále jen „poskytovatel internetových služeb“), povolit využívání rozhraní informačního systému datových schránek, které slouží pro správu přístupových údajů a identity osob oprávněných k přístupu do datových schránek a vazby přístupových údajů těchto osob na přístupové údaje k individuálním uživatelským účtům (dále jen „přístupové rozhraní“). Součástí žádosti je popis způsobu využití přístupového rozhraní. Ministerstvo vnitra rozhodne o žádosti do 3 měsíců ode dne jejího podání. Splňuje-li poskytovatel internetových služeb věcné, personální, technické, bezpečnostní a organizační podmínky, ministerstvo mu vydá povolení k využívání přístupového rozhraní. Povolení se vydává na dobu 5 let. Ministerstvo vnitra stanovilo věcné, personální, technické, bezpečnostní 35

a organizační podmínky pro využívání přístupového rozhraní a zveřejnilo je ve Věstníku ministerstva v částce 43/2012.

5.2 Seznam fyzických osob, podnikajících fyzických osob, právnických osob a orgánů veřejné moci, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku Ministerstvo vnitra vede tzv. seznam držitelů datových schránek, který je přístupný způsobem umožňujícím dálkový přístup. Jde o jakousi obdobu telefonního seznamu držitelů datových schránek, po kterém byla v praxi poptávka. Seznam je součástí informačního systému datových schránek a člení se na samostatné části vedené pro fyzické osoby, pro podnikající fyzické osoby, pro právnické osoby a pro orgány veřejné moci. Jaké údaje jsou v seznamu uvedeny, je upraveno v ustanovení § 14b zákona o elektronických úkonech. Seznam lze najít např. zde: http://seznam.gov.cz/ovm/welcome.do.

5.3 Využití informačního systému evidence obyvatel Ministerstvo vnitra za účelem správy informačního systému datových schránek využívá i určité údaje, které jsou vedeny v informačním systému evidence obyvatel. Jde o tyto informace: −

−

−

ze základního registru obyvatel tyto referenční údaje: 1. příjmení, 2. jméno, popřípadě jména, 3. adresa místa pobytu, 4. datum, místo a okres narození, u subjektu údajů, který se narodil v cizině, datum, místo a stát, kde se narodil, 5. datum, místo a okres úmrtí, jde-li o úmrtí subjektu údajů mimo území České republiky, datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo; je-li vydáno rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého, den, který je v rozhodnutí uveden jako den smrti nebo den, který subjekt údajů prohlášený za mrtvého nepřežil, a datum nabytí právní moci tohoto rozhodnutí, z informačního systému evidence obyvatel tyto údaje: 1. jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení, 2. rodné číslo, 3. zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, z informačního systému cizinců tyto údaje: 1. jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení, 2. rodné číslo, 36

−

3. zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, ze základního registru právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci všechny referenční údaje, s výjimkou údaje o agendovém identifikátoru fyzické osoby pro agendu tohoto registru.

5.4 Informační povinnost a součinnost Vzhledem k tomu, že určité subjekty mají ze zákona povinnost mít zřízenou datovou schránku a tuto datovou schránku zřizuje Ministerstvo vnitra automaticky (nikoliv na žádost uvedených subjektů), stanoví zákon o elektronických úkonech informační povinnosti pro správní orgány či soudy v souvislosti se vznikem, změnou či zánikem osoby, která musí mít datovou schránku. Zákon o elektronických úkonech stanoví následující informační povinnosti:


Ministerstvo spravedlnosti je povinno bezodkladně informovat Ministerstvo vnitra o zápisu osoby do seznamu insolvenčních správců, o údajích vedených o osobě v seznamu insolvenčních správců nezbytně nutných pro zřízení datové schránky a jejich změnách a o výmazu osoby ze seznamu insolvenčních správců.




Soud určený k vedení obchodního rejstříku bezodkladně informuje Ministerstvo vnitra o zápisu právnické osoby nebo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku do obchodního rejstříku, o údajích vedených o právnické osobě nebo organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku nezbytně nutných pro zřízení datové schránky, jejich statutárních orgánech a změnách těchto údajů a o výmazu právnické osoby nebo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku z obchodního rejstříku.




Česká advokátní komora je povinna bezodkladně informovat Ministerstvo vnitra o zápisu osoby do seznamu advokátů, o údajích vedených o osobě v seznamu advokátů nezbytně nutných pro zřízení datové schránky a jejich změnách a o výmazu osoby ze seznamu advokátů.




Notářská komora České republiky je povinna bezodkladně informovat Ministerstvo vnitra o zápisu osoby do evidence notářů, o údajích vedených o osobě v evidenci notářů nezbytně nutných pro zřízení datové schránky a jejich změnách a o výmazu osoby z evidence notářů.




Exekutorská komora České republiky je povinna bezodkladně informovat Ministerstvo vnitra o zápisu osoby do seznamu soudních exekutorů, o údajích vedených o osobě v seznamu soudních exekutorů nezbytně nutných pro zřízení datové schránky a jejich změnách a o výmazu osoby ze seznamu soudních exekutorů.




Komora daňových poradců České republiky je povinna bezodkladně informovat Ministerstvo vnitra o zápisu osoby do seznamu daňových poradců, o údajích vedených

37

o osobě v seznamu daňových poradců nezbytně nutných pro zřízení datové schránky a jejich změnách a o výmazu osoby ze seznamu daňových poradců.


Správní orgán vedoucí evidenci podnikajících fyzických osob nebo právnických osob je povinen bezodkladně informovat Ministerstvo vnitra o zápisu podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby do této evidence, o údajích vedených o podnikající fyzické osobě nebo právnické osobě v této evidenci nezbytně nutných pro zřízení datové schránky a jejich změnách a o výmazu podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby z této evidence.




Věznice nebo vazební věznice bezodkladně informuje ministerstvo o vzetí fyzické osoby do vazby nebo o nástupu fyzické osoby do výkonu trestu odnětí svobody, jde-li o osobu, která má zřízenu datovou schránku. Detenční ústav bezodkladně informuje Ministerstvo vnitra o nástupu fyzické osoby, která má zřízenu datovou schránku, do výkonu zabezpečovací detence. Soud bezodkladně informuje Ministerstvo vnitra o vykonatelném rozhodnutí, jímž se fyzická osoba, která má zřízenu datovou schránku, omezuje na osobní svobodě z důvodu ochranného léčení nebo ochrany zdraví lidu.

Výše uvedené informace jsou přitom Ministerstvu vnitra poskytovány způsobem umožňujícím dálkový přístup.

38

6 Příjem podání orgánem veřejné moci Ustanovení § 64 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jako „zákon o spisové službě“) stanoví povinnost v rámci spisové služby evidovat všechna došlá podání, tedy i podání, která byla učiněna elektronicky, případně prostřednictvím datových schránek, s výjimkou:


dokumentů, které obsahují chybný formát nebo počítačový program, které jsou způsobilé přivodit škodu na výpočetní technice určeného původce (dokumenty obsahující viry),




dokumentů, které podléhají zvláštní evidenci, případně které nepodléhají evidenci (spam) a které určený původce uvede ve svém spisovém řádu.

6.1 Příjem podání podaného elektronicky Ustanovení § 69a zákona o spisové službě obsahuje zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě. Orgán veřejné moci vždy opatří dokument, který je doručen v digitální podobě (např. prostřednictvím datové schránky), a není opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, kvalifikovaným časovým razítkem. Kvalifikované časové razítko pak zaručuje, že data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. V případě, že orgán veřejné moci vykonává spisovou službu v listinné podobě a dokument je jí doručen elektronicky, provede převedení dokumentu na dokument listinný a dále již pracuje s listinnou podobou podání standardním způsobem až do okamžiku odesílání vyřízeného podání (např. rozhodnutí ve věci). Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí orgán veřejné moci postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu. Povinnost vykonávat spisovou službu je stanovena § 63 zákona o spisové službě. Zákon o spisové službě přitom rozlišuje dvě skupiny tzv. veřejnoprávních původců, které jsou povinny vykonávat spisovou službu. První skupina je povinna vykonávat spisovou službu v plném rozsahu, druhá skupina (kam patří obce s výjimkou hlavního města Prahy, obcí s pověřeným obecním úřadem a obcí se stavebním nebo matričním úřadem, jakož i některé jimi zřízené nebo založené organizační složky či právnické osoby, či školy) budou spisovou službu vykonávat v omezeném rozsahu, tedy zejména půjde o:


příjem dokumentů,




označování dokumentů,




evidence a rozdělování dokumentů, 39




vyřizování a podepisování dokumentů,




odesílání dokumentů,




ukládání dokumentů,




spisová rozluka,




ustanovení o dokumentech v digitální podobě.

Tyto subjekty přitom mají možnost si zvolit, v jaké formě spisovou službu povedou, zda v podobě elektronické nebo listinné. Ostatní veřejnoprávní původci, kteří jsou povinni spisovou službu vykonávat, ji budou muset vykonávat v elektronické podobě, a to s určitými výjimkami (jde o případy, kdy zvláštní povaha působnosti těchto orgánů vyžaduje vedení spisové služby v listinné podobě – např. zpravodajské služby či ozbrojené síly při svém působení v terénu). Poté, co je orgánu veřejné moci doručen dokument v elektronické podobě, provede jeho kontrolu. Při té může zjistit, že dokument obsahuje tzv. škodlivý kód – jde např. o dokument, který obsahuje „vir“. V takovém případě orgán veřejné moci dokument zničí a neprodleně o tom vyrozumí odesílatele dokumentu. V případě, že je dokument opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou či kvalifikovaným časovým razítkem, ověří orgán veřejné moci jejich platnost. Pokud by v takovém případě zjistil jejich neplatnost, měl by být o tom odesílatel vyrozuměn a dokument uložen v nezměněné podobě v elektronickém systému spisové služby. Doručené dokumenty jsou opatřeny dále jednoznačným identifikátorem, který zajišťuje jejich nezaměnitelnost. Pokud orgán veřejné moci vede spisovou službu pouze v listinné podobě, po převodu dokumentu do listinné podoby tento „nově“ vzniklý listinný dokument označí evidenčním číslem či číslem jednacím a zaeviduje jej v podacím deníku.

6.2 Příjem podání podaného v listinné podobě Pokud je orgánu veřejné moci, který vede elektronickou spisovou službu, doručeno podání v listinné podobě, pak tento orgán převede listinný dokument do elektronické podoby. Listinné podání bude třeba i po jeho převedení do elektronické podoby nutné zachovat v původní listinné podobě, proto je třeba jej uložit po skartační dobu. V řízení se ale dále bude pracovat již pouze s elektronickou podobou dokument.

40

6.3 Přidělení podání zpracovateli Poté, co je doručené podání výše uvedeným způsobem zpracováno, je třeba jej přidělit jeho zpracovateli. To bude probíhat způsobem, který je v daném orgánu veřejné moci obvyklý. Rozdělování doručených dokumentů by měla provádět podatelna podle spisového řádu. Podatelna tedy rozdělí dokumenty na jednotlivé organizační celky (odbory, oddělení), kde vedoucí, případně jiná pověřená osoba, určí konkrétního zpracovatele podání. V souladu s ustanovením § 15 odst. 4 správního řádu se do spisu činí záznam o tom, kdo je oprávněnou úřední osobou. Pokud je tedy spis vedený v listinné podobě, pak se do něj učiní záznam o určených oprávněných osobách, pokud je veden elektronicky, je třeba, aby systém elektronické spisové služby umožňoval provedení záznamu do spisu.

6.4 Další možné úkony ve vztahu k podání


postoupení pro nepříslušnost V případě, že podání dojde správnímu orgánu, který není věcně nebo místně příslušný, je tento správní orgán povinen podání bezodkladně postoupit příslušnému správnímu orgánu a současně o tom uvědomit toho, kdo podání učinil. Usnesení o postoupení pro nepříslušnost se pouze zaznamenává do spisu. Správní orgán, který k vyřízení podání nebyl příslušný, nečiní žádné jiné procesní úkony, nicméně i podání, k jehož vyřízení není příslušný, musí zaevidovat, přidělit oprávněné úřední osobě, která otázku příslušnosti posoudí a věc vyřídí formou postoupení. V případě, že je doručeno nepříslušnému správnímu orgánu podání, které je v rozdílné formě, než daný správní orgán vede svou spisovou službu, musí dojít pro účely vyřízení věci postoupením pro nepříslušnost k převodu dokumentu. To znamená, že v případě, kdy bude doručeno podání elektronicky orgánu, který vede spisovou službu v listinné podobě, bude třeba převést digitální dokument do podoby listinné a naopak. Po odeslání originálu spisového materiálu zůstane nepříslušnému správnímu orgánu stejnopis usnesení o postoupení věci a kopie podání. Vzhledem k tomu, že postupující správní orgán není příslušný k jakýmkoliv úkonům v řízení a není ani schopen posoudit, zda by se převedením dokumentu neztratily důležité vlastnosti dokumentu, musí postoupit dokument v takové podobě, v jaké mu byl dodán.




vyžádání stanoviska dotčených orgánů V některých případech je třeba k rozhodnutí orgánu veřejné moci získat závazná stanoviska jiných správních orgánů, případně jejich vyjádření, které jsou podkladem pro jejich rozhodnutí (správní řád tyto správní orgány označuje jako dotčené orgány). Dotčené orgány přitom mají v souvislosti s posouzením otázky, zda zahájit řízení, 41

s probíhajícím řízením nebo s výkonem dozoru právo nahlížet do spisu a právo obdržet kopii materiálů tvořících součást spisu, pokud jsou podstatné pro výkon jejich působnosti. V uvedených případech, kdy bude třeba vyžádat si stanovisko dotčeného orgánu, pak správní orgán, který vede spisovou službu v elektronické podobě, zasílá dotčenému správnímu orgánu potřebné podklady také v elektronické podobě. V případě, že bude třeba vyžádat si vyjádření dotčeného orgánu, je na posouzení správního orgánu, zda povaha dokumentu, k němuž je třeba vyjádření dotčeného orgánu, umožňuje jeho převedení.


vyřízení podání, vyhotovení rozhodnutí, podpis, odeslání Poté, co orgán veřejné moci podání vyřídí, je třeba příslušné rozhodnutí či stanovisko či jiný způsob vyřízení podání odeslat jeho adresátovi. Forma, v jaké bude podání vyřízeno, závisí především na tom, zda orgán veřejné moci vykonává spisovou službu v listinné podobě nebo v podobě elektronické. Pokud orgán veřejné moci vede spisovou službu v podobě listinné, pak i příslušné vyřízení podání vyhotoví v podobě listinné. Má-li adresát zřízenou datovou schránku, převede dokument do elektronické podoby (za předpokladu, že právním předpisem není upraven způsob vyhotovení dokumentu v elektronické podobě) a doručí jej adresátovi do datové schránky. V případě, že adresát datovou schránku zřízenou nemá, doručí jej adresátovi v listinné podobě. Pokud orgán veřejné moci vede spisovou službu v elektronické podobě, pak i dokument vyhotoví v podobě elektronické a v případě, že má adresát zřízenou datovou schránku, doručí dokument do datové schránky. V případě, že adresát datovou schránku zřízenou nemá, orgán veřejné moci vyhotoví dokument v podobě listinné a v této podobě dokument odešle.

42

7 Doručování dokumentů Zákon o elektronických úkonech zavádí jako přednostní a povinné doručování dokumentů ze strany orgánů veřejné moci do datových schránek (samozřejmě pouze v případech, kdy adresát má datovou schránku zřízenou a zpřístupněnou). Tento způsob doručení se použije i v případě, že adresát výslovně požádá o jiný způsob doručení.

7.1 Kdy doručovat do datové schránky a kdy ne Příslušný zaměstnanec orgánů veřejné moci tedy musí vždy při vyřízení podání posoudit, zda:


adresát má zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku,




povaha dokumentu umožňuje doručení prostřednictvím datové schránky,




z pohledu příslušných právních předpisů je možné daný dokument vytvořit v elektronické podobě,




nejde o doručení na místě nebo doručení veřejnou vyhláškou.

V případě, že jsou splněny výše uvedené podmínky, pak orgán veřejné moci musí dokument doručit do datové schránky. V případě, že jiné právní předpisy než je zákon o elektronických úkonech, umožňují doručování prostřednictvím datových schránek, pak je třeba vždy aplikovat pořadí způsobů doručování stanovené v tomto příslušném právním předpisu. Doručení do datové schránky v případě, kdy ji má adresát zřízenou a zpřístupněnou, není možné v následujících případech:


doručuje se veřejnou vyhláškou – v jakých případech se doručuje veřejnou vyhláškou, upravují jednotlivé právní předpisy. Ve správním řízení je úprava doručování veřejnou vyhláškou obsažena v § 25 a 26 správního řádu. Doručení veřejnou vyhláškou se provádí tak, že se písemnost (nebo oznámení o možnosti převzít písemnost) vyvěsí na úřední desce správního orgánu a na písemnosti se vyznačí den vyvěšení. Písemnost nebo oznámení o možnosti převzít písemnost se také zveřejňuje způsobem umožňujícím dálkový přístup. Pokud jde o řízení, ve kterém se veřejnou vyhláškou doručuje ve správních obvodech několika obcí, pak ji správní orgán také nejpozději v den vyvěšení zašle příslušným obecním úřadům, které jsou povinny písemnost bezodkladně vyvěsit na svých úředních deskách na dobu nejméně 15 dnů.




doručuje se na místě – v některých případech je možné doručit písemnost přímo na místě při provádění určitého úkonu. V takovém případě je třeba upřednostnit tento způsob doručení. S takovým případem počítá např. ustanovení § 150 odst. 5 správního řádu při ukládání povinnosti formou příkazu - pokud je účastník přítomen a plně uzná důvody vydání příkazu, považuje se stav věci za prokázaný a příkaz lze vydat na místě,

43

pokud uloží povinnost k peněžitému plnění do výše 10.000,- Kč nebo k nepeněžitému plnění, jež účastník může uskutečnit hned na místě.


neumožňuje-li to povaha dokumentu. Především není možné prostřednictvím datové schránky zasílat dokumenty, které obsahují utajované informace. Ostatní dokumenty lze prostřednictvím datové schránky zasílat, pokud to jejich povaha umožňuje. V některých případech bude povaha dokumentu vylučovat doručení do datových schránek. Typicky může jít o osobní korespondenci, která nemá úřední povahu (jako je pozvánka na společenskou akci, děkovný dopis apod.), o dokument, který z povahy věci převod do elektronické podoby neumožňuje nebo je nevhodný (jde např. o průkazy totožnosti, cestovní průkazy) apod.

Dokument je do datové schránky doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má oprávnění přístupu k danému dokumentu. V případě, že se oprávněná osoba do datové schránky nepřihlásí do 10 dnů ode dne dodání dokumentu do datové schránky, pak se dokument považuje za doručený posledním dnem této lhůty (nastává tedy tzv. fikce doručení). To neplatí pouze v případě, že zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení (to je například vyloučeno při doručování platebního rozkazu v občanském soudním řízení, trestní příkaz v trestním řízení). Pokud jde o počítání lhůty 10 dnů, je otázkou, zda se i v tomto případě uplatní ustanovení pravidla pro počítání času uvedená v § 40 správního řádu. Podle citovaného ustanovení v případě, kdy připadne konec lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejbližší pracovní den – to neplatí v případě, pokud jde o lhůtu určenou podle hodin. Je třeba konstatovat, že na to, kdy nastane fikce doručení do datové schránky, není jednotný názor. Touto otázkou se mimo jiné zabýval poradní sbor ministra vnitra, který dospěl k závěru, že lze s ohledem na dosavadní praxi a judikaturu doporučit počítání této lhůty podle pravidla obsaženého v § 40 odst. 1 písm. c) správního řádu. Je ale třeba také uvést, že v judikatuře je vyzdvihován především aspekt možnosti faktického převzetí písemnosti, což někteří autoři s ohledem na možnost přihlásit se do datové schránky v podstatě kdykoliv, chápou jako argument pro to, že se pravidlo uvedené § 40 odst. 1 písm. c) správního řádu neuplatní a fikce doručení nastane již desátý den ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky adresáta bez ohledu na skutečnost, zda tento den připadl na den pracovní nebo na sobotu, neděli či svátek. Osobně se domnívám, že fikce doručení nastane až nejbližší pracovní den, nikoliv v sobotu, neděli či svátek.

7.2 Doručení do vlastních rukou adresáta Doručení dokumentu, který je určen do vlastních rukou adresáta, může být rovněž učiněno prostřednictvím datové schránky. Zákon o elektronických úkonech v § 17 odst. 6 výslovně stanoví, že doručení dokumentu podle odst. 3 nebo 4 citovaného paragrafu má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou. 44

Jak již bylo uvedeno výše, vlastník datové schránky může pověřit další osoby k přístupu do datové schránky. V pověření je možné nastavit, zda bude mít pověřená osoba přístup i ke zprávám určeným do vlastních rukou či nikoliv. V případě, že oprávněné osoby nemají pověření k přístupu ke zprávám určeným do vlastních rukou, pak pokud se do datové schránky přihlásí, nedojde k doručení dokumentu určeného do vlastních rukou. To nastane až v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí její vlastník (případně osoba, která má pověření k přístupu ke zprávám určeným do vlastních rukou adresáta) nebo uplynutím výše uvedené lhůty 10 dnů od dodání dokumentu do datové schránky, pokud není náhradní doručení vyloučeno.

7.3 Doručení poštou, ač má příslušný subjekt zřízenou datovou schránku Jak již bylo uvedeno výše, orgány veřejné moci jsou prioritně zpravidla povinny doručovat dokumenty do datové schránky. Bohužel, zkušenosti z praxe jsou v tomto směru zatím spíše negativní. Orgány veřejné moci velmi často dokumenty i nadále doručují poštou, ač má příslušný subjekt zřízenou datovou schránku. Nejsou výjimkou ani situace, kdy orgány veřejné moci zasílají dokumenty do datové schránky jiného subjektu, zejména to bývá časté u osob shodného příjmení, případně u společností ve skupině, které mají shodnou část firmy. V praxi se již soudy zabývaly otázkou, zda doručení ze strany orgánu veřejné moci bylo platné, pokud měl orgán veřejné moci doručit písemnost do datové schránky, ale neučinil tak, a zaslal ji poštou. Podle rozsudku Nejvyššího správního soudu 1 As 90/2010-95 ze dne 16. prosince 2010 se v takovém případě jedná o nesprávné doručení, nicméně díky tomu, že se zásilka fakticky dostala do dispoziční moci adresáta a měl možnost se s ní seznámit, považuje se doručení za platné. Jiná situace by ale nastala, kdyby si adresát zásilku, nesprávně zaslanou poštou, vůbec nevyzvedl - v tom případě nelze podle uvedeného rozsudku uplatnit fikci doručení, která by jinak nastala. Uvedený závěr podporuje rovněž odborná literatura, podle níž „nebudou-li dodržena pravidla, resp. pořadí způsobů doručování, vyplývající z § 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. a odpovídajících procesních předpisů (§ 19 správního řádu, vyvstává otázka platnosti takového doručení. Pokud adresát dokument v listinné podobě převezme, došlo tedy k faktickému doručení (adresát se s písemností seznámil), bylo sice doručováno formálně v rozporu se zněním relevantních právních předpisů, jiný způsob doručování však nemá vliv na průběh řízení a lze tedy konstatovat, že bylo doručeno platně. Tomuto názoru nasvědčuje i dikce ustanovení § 19 odst. 6, případně § 84 odst. 2 správního řádu. Pokud tedy bylo účastníkovi

45

fakticky doručeno a on měl možnost s písemností se seznámit, nemůže namítat neplatnost doručení.“11 Rovněž z ustálené judikatury Nejvyššího správního soudu vyplývá, že „řádné doručení písemností v praxi znamená, že se písemnost zašle nebo odevzdá tomu, komu je určena, a že existuje důkaz o tom, že daná osoba písemnost převzala. Důvodem existence právní úpravy doručení je jistě mimo jiné i potřeba zabezpečit, aby si doručující správní orgány či soudy mohly být jisty, že se písemnost dostala do rukou adresáta. Je-li totiž adresát s obsahem písemnosti obeznámen, potom otázka, zda bylo doručení vykonáno předepsaným způsobem, nemá význam. Nedodržení formy tedy samo o sobě neznamená, že se doručení musí zopakovat, rozhodující je, zda se daná písemnost dostala do rukou adresáta.“12 Na orgány veřejné moci lze nicméně apelovat, aby vždy důsledně ověřily, zda daný subjekt má zřízenou datovou schránku a pokud ano, pak (je-li to možné), doručovaly prostřednictvím datové schránky.

7.4 Podání žádosti o určení neúčinnosti doručení Osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, může za podmínek stanovených jiným právním předpisem žádat o určení neúčinnosti doručení, které nastalo v důsledku marného uplynutí desetidenní lhůty. Možnost žádat o neúčinnost doručení stanoví např. § 24 odst. 2 správního řádu. V takovém případě osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, musí prokázat, že pro dočasnou nepřítomnost nebo z jiného vážného důvodu nemohla bez svého zavinění uloženou písemnost v uvedené lhůtě vyzvednout (tedy přihlásit se do datové schránky). Žádost o určení neúčinnosti doručení je třeba podat do 15 dnů ode dne, kdy pominula překážka, která osobě, pro niž byla datová schránka zřízena, bránila přihlásit se do datové schránky, nejpozději však do 1 roku ode dne, kdy nastala fikce doručení.

7.5 Technické parametry doručovaného dokumentu Zákon o elektronických úkonech stanoví v § 20 odst. 3, že obsah datové zprávy a všech jejich částí musí být uzpůsoben tak, aby se s ním bylo možné seznámit a dále jej zpracovávat bez zvláštních technických znalostí a způsobem umožňujícím práci s ním i osobám se zdravotním postižením prostřednictvím speciálních technických pomůcek. Technické náležitosti užívání 11

srov. Macková, A., Štědroň, B. Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů s komentářem, včetně souvisejících zákonů a prováděcích předpisů. Praha: Wolters Kluwer ČR, a. s., 2009. s. 81 - 82

12

(srov. rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 6. 3. 2009, č. j. 1 Afs 148/2008 - 73, dostupný na www.nssoud.cz).

46

datových schránek, přípustné formáty datové zprávy, maximální velikost datové zprávy a dobu uložení datové zprávy v datové schránce stanovilo Ministerstvo vnitra vyhláškou č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Podle citované vyhlášky činí maximální velikost datové zprávy dodávané do datové schránky 10 MB. Přípustné formáty jsou uvedeny v příloze č. 3 k vyhlášce a jde např. o formáty pdf, xml, rtf, txt apod.

7.6 Jak vytvořit a odeslat datovou zprávu?13 7.6.1 Obálka a obsah vytvářené datové zprávy V případě, že uživatel datové schránky chce vytvořit a odeslat novou zprávu, pak si vybere položku „nová zpráva". V takovém případě systém automaticky doplní informace o odesílateli, odesílatel vybere z číselníku příjemce, vyplní obecné informace, vyznačí druh doručení, právní titul, věc. V případě fyzické osoby bude rozhraní vypadat takto:

13

čerpáno z schranky/1001772/52875/

http://www.businessinfo.cz/cz/clanek/datove-schranky/pouzivani-datove-

47

Uživatel může dále do zprávy vkládat přílohy – dokumenty v povolených formátech.

7.6.2 Odeslání datové zprávy Po zkompletování obálky datové zprávy a přiložený potřebných dokumentů jako příloh je možno datovou zprávu odeslat. Informační systém datových schránek tuto zkontroluje (po technické stránce a ve smyslu provozního řádu), zašifruje, přidá příslušná systémová data (časová razítka) a „přijme ji k přepravě". Uživatel se může podívat na přehled odeslaných zpráv. Tento seznam se zobrazí takto:

48

7.7 Doklad o doručení písemnosti V souladu s ustanovením § 20 odst. 1 písm c) zákona o elektronických úkonech je Ministerstvo vnitra povinno oznámit odesílateli, že datová zpráva, kterou odeslal, byla dodána do datové schránky adresáta, a toto oznámení označí uznávanou elektronickou značnou. Toto oznámení pak bude dokladem o doručení písemnosti.

49

8 Vedení elektronického spisu

8.1 Kompletace spisu Při vyřizování věci orgán veřejné moci v souladu s ustanovením § 65 odst. 1 zákona o spisové službě spojí všechny dokumenty, které se týkají téže věci, do jednoho spisu. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat, vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů. Po vyřízení spisu se spis uzavře. Vyřízením spisu se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, včetně převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a kontrola doplnění skartačního znaku a skartační lhůty. Některé dokumenty mají specifický režim, kdy je třeba je uchovávat odděleně od spisu. V případech, kdy jsou ve spisu dokumenty, které mají např. utajovaný režim, zabezpečí se přístup k těmto dokumentům nastavením omezení přístupových oprávnění.

8.2 Záznamy do spisu, vyznačení doložky právní moci a vykonatelnosti V některých případech je třeba provádět do spisu záznamy, jde nejen o vyznačení doložky právní moci a vykonatelnosti, ale i záznam o tom, kdo je oprávněnou osobou, o výsledku šetření a opatřeních přijatých k nápravě při vyřízení stížnosti apod. Spisová služba by měla tyto skutečnosti podporovat a umožňovat je.

8.3 Nahlížení do spisu S výše uvedeným je spojená i problematika nahlížení do elektronického spisu. Pokud je spis veden v elektronické podobě, pak by mělo být umožněno nahlídnutí do spisu takto vedeného, nicméně není vyloučeno spis či jeho části pro účely nahlížení do spisu vytisknout. Nahlížení do spisu v elektronické podobě dosud není upraveno.

8.4 Předávání spisu jiným orgánům Orgány veřejné moci by měli mezi sebou rovněž komunikovat prostřednictvím datových schránek. Nakolik bude možné datové schránky využívat pro předávání spisu mezi orgány veřejné moci, bude dáno zejména povahou dokumentů. V případě, kdy to povaha dokumentu

50

nebude umožňovat, pak nebude možné dokumenty dodávat do datových schránek, ale budou muset být zaslány jiným způsobem.

51