ANALÝZA DOPADŮ ZÁKONA Č. 300/2008 Sb. PŘÍLOHA 6 Typový postup implementace – malá obec s úřadem
Verze:
v1.00 (první připomínkování)
Datum vydání:
16. 3. 2009
1/16
1
Popis scénáře
Scénář je přílohou analýzy dopadů zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a slouží jako vzorový návod pro zajištění souladu s tímto zákonem pro subjekty dané kategorie. Tento scénář je určen pro kategorii malých obcí s úřadem a administrativními pracovníky.
1.1
Popis typického subjektu
Typický subjekt je v tomto scénáři obec s malým úřadem s jednoduchou organizační strukturou s řádově jednotkami zaměstnanců, který nevykonává žádné agendy v přenesené působnosti. Odesílá a přijímá minimální počet písemností podle správního řádu. Má povinnost vést spisovou službu pouze v omezeném rozsahu, často ji vede v listinné podobě (bez využití aplikace pro vedení spis. služby). Typicky zřizuje jednu nebo dvě školy a nemá žádné zakládané obchodní organizace. Typicky nezřizuje městskou/obecní policii. Menší část z obcí této kategorie provozuje veřejné kontaktní místo CzechPOINT.
2/16
2
Přípravná fáze
Do této fáze spadá příprava na účinnost zákona. Zahrnuje kroky, které subjekt musí provést v předstihu před tím, než zákon vstoupí v platnost, tedy do konce června 2009. Vysvětlivky k harmonogramu: Březen 09
Bez barvy – v tomto měsíci ještě akce není aktuální (příliš brzy)
Duben 09
Zelená – v tomto měsíci je vhodné akci zahájit
Červen 09
Červená – čas, kdy bylo možné akci provést, už minul (příliš pozdě)
2.1
Aktualizovat data o svém subjektu v ePusa Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Obce této kategorie většinou údaje v ePusa (www.epusa.cz) udržují jen v omezeném rozsahu a ne vždy aktuální, je doporučeno je doplnit a ověřit jejich aktuálnost.
2.2
Zajistit odpovídající uložení zpracovávaných el. dokumentů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Postup se zde liší podle toho, zda obec vede spisovou službu s využitím aplikace, nebo zda ji vede pouze v listinné podobě bez využití výpočetní techniky. Pod variantou „papírové“ spisové služby je zahrnut i postup, kdy jsou doručovací kniha či podací deník vedeny v obecných počítačových nástrojích typu MS Excel, které slouží čistě k evidenci a neobsahují legislativní podporu či kontrolní mechanismy. Vzhledem ke stoupajícím nárokům na spisovou službu je u obcí této velikosti doporučeno zvážit, zda pro ně není výhodnější přejít na model hostovaného provozu spisové služby v Technologickém centru obce s rozšířenou působností (TC ORP). Hostovaný provoz znamená, že aplikace je fyzicky provozována v TC ORP, které zajišťuje její běh, zabezpečení a poskytuje i technickou a metodickou podporu. V tom případě je nutné co nejdříve zahájit jednání s ORP, pokud už se tak nestalo. Je připravována výzva z programu IOP, která obci za určitých podmínek umožní získat dotaci na zajištění provozu spisové služby ve výši až 23 tisíc Kč s tím, že náklady jsou za jistých podmínek uznatelné i zpětně od 1.1.2007. Jednou z podstatných podmínek je, že žadatelem může být pouze skupina obcí o určitém počtu, buď jako sdružení obcí podle zákona o obcích, nebo formou uzavření partnerské smlouvy s ORP. Podrobnosti o výzvě jsou uvedeny v hlavním dokumentu v kapitole XY.
2.2.1
Obce, které vedou spisovou službu elektronicky (s využitím specializované aplikace)
U obcí, které vedou spisovou službu s využitím elektronické aplikace, je nutné co nejdříve zahájit jednání se svým dodavatelem stávající aplikace elektronické spisové služby a ve spolupráci s ním zajistit napojení spisové služby a e-podatelny na IS datových schránek, pokud už tak obec neučinila. Součástí tohoto propojení je vyžádání si systémového certifikátu u provozovatele ISDS pro vytvoření bezpečného spojení mezi serverem spisové služby a ISDS. 3/16
Spisová služba by také měla umět z uživatelského hlediska jednoduchým způsobem pomoci uživateli dokument elektronicky podepsat a bezpečně jej i s podpisem uložit pro další zpracování (vypravení). Opět je proto nutné iniciovat jednání s dodavatelem spisové služby na toto téma. Má-li obec s dodavatelem aplikace pro vedení spisové služby uzavřenou smlouvu o podpoře, měly by být úpravy řešeny v rámci této podpory (tj. zdarma) – jedná se o uvedení do souladu s legislativou. Školení postupu práce s datovou schránkou přes spisovou službu by měl také zajistit dodavatel aplikace pro vedení spisové služby jako hrazenou službu. Pokud se obec rozhodne provozovat aplikaci pro vedení spisové služby i nadále ve své režii, je silně doporučeno ji postupem času napojit na záložní úložiště, vybudované v Technologickém centru ORP. Do té doby je nutné dbát na časté a bezpečné zálohování dat ze spisové služby.
2.2.2
Obce, které vedou spisovou službu „papírově“ (bez podpory počítače)
Obcím, které v této chvíli aplikaci pro vedení spisové služby nevyužívají a vedou spisovou službu pouze v listinné podobě, je silně doporučeno zvážit její pořízení, prioritně formou hostovaného řešení (viz výše). Obce, na jejichž úřad není přenesena působnost státu, musí ze zákona1 vést spisovou službu pouze v omezeném rozsahu. S nárůstem dokumentů v elektronické podobě bude problematičtější dodržet náležitosti vedení i této omezené varianty spisové služby bez využití podpory výpočetní techniky. V případě obcí v této kategorii se problém týká především doručených písemností od jiných správních úřadů (kraj, obec s rozšířenou působností, finanční úřad aj.), typicky určených k vyvěšení na úřední desce. Navíc obcím přibývá povinnost archivovat elektronické dokumenty doručené nebo vypravené prostřednictvím datové schránky. Tuto povinnost již obce měly i dříve, ale prakticky nebylo potřeba ji řešit vzhledem k minimálnímu (často nulovému) počtu dokumentů v elektronické podobě. Jak bylo naznačeno výše, je nejjednodušší cestou, jak zajistit vedení elektronické spisové služby, je využít připravované typové výzvy IOP na pořízení spisové služby, buď ve spolupráci s obcí s rozšířenou působností (ORP), do jejíhož správního území obec spadá, nebo jako sdružení obcí v rámci kraje. Alternativně je možné využít i dalších variant pro zajištění elektronické podpory spisové služby, kterou nabízejí některé kraje (např. služba Virtuos2 Plzeňského kraje) nebo komerční společnosti. Při výběru aplikace je nutné dbát na garanci napojení této spisové služby na úložiště, které vznikne v rámci budování Technologického centra ORP. Vedení spisové služby čistě v listinné podobě bez podpory výpočetní techniky je silně nedoporučováno. Pokud se obec přesto rozhodne i nadále vést spisovou službu tímto způsobem, je doporučení řídit se postupem, uvedeným ve scénáři pro velmi malé obce.
2.3
Technicky zajistit pracoviště pro autorizovanou konverzi dokumentů Březen 09
1 2
Duben 09
Květen 09
Červen 09
§63 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů podrobnosti na www.evirtuos.cz
4/16
Červenec 09
2.3.1
Autorizovaná konverze na žádost
Zákon stanovuje, že autorizovanou konverzi na žádost provádí kontaktní místa veřejné správy, tedy veřejná pracoviště CzechPOINT. Nicméně poměrně velký počet obcí této kategorie ještě CzechPOINT nemá zřízen. Vzhledem k tomu, že jde o nejjednodušší a nejlevnější způsob, jak získat vybavení počítačového pracoviště kompletně připraveného na autorizovanou konverzi dokumentů a případně na další činnosti, je silně doporučeno této možnosti využít. Pokud u již existujícího kontaktního místa CzechPOINT stávající vybavení nevyhovuje technologických požadavkům na provádění autorizované konverze (což typicky nevyhovuje), je nutné tato pracoviště dovybavit (upgrade) z dotace IOP. Technické požadavky na vybavení pro autorizovanou konverzi určí prováděcí vyhláška3 k zákonu, konfiguraci takového pracoviště je doporučeno převzít z požadavků výzvy IOP. Využití výzvy IOP na pracoviště CzechPOINT je pro obce v této chvíli zatím ještě stále možné.
2.3.2
Autorizovaná konverze z moci úřední
Minimálně zpočátku bude zřejmě autorizovaná konverze z moci úřední, tedy z důvodu interní potřeby úřadu, využívána minimálně. Z toho důvodu se zatím zdá být nadbytečné zřizovat další pracoviště pro autorizovanou konverzi nad rámec veřejného pracoviště CzechPOINT.
2.3.3
Aplikační zajištění autorizovaných konverzí
Jedním z požadavků zákona je i zajištění evidence provedených konverzí (viz §26) – má být součástí CzechPOINTů? ověřit Aplikace pro provádění konverzí – kdo ji dodá? Jak bude vypadat doložka? Pokud obec předpokládá využití výzvy IOP na CzechPOINT pro pořízení nebo upgrade jednoho pracoviště CzechPOINT, je poslední termín pro podání žádostí na současnou výzvu do 31.3. do 16hod!
2.4
Přidělit digitální certifikáty vybraným pracovníkům do úřadu Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Je silně doporučeno sladit pravidla pro podepisování (podpisový řád) s pravidly využívání elektronického podpisu. To znamená přidělení kvalifikovaných certifikátů těm pracovníkům, kteří mají právo podepisovat dokumenty, vypravované z úřadu. Typicky se u obcí v této kategorii jedná o starostu, místostarosty a vybrané zaměstnance úřadu (typicky jde o jednoho zaměstnance). Obce takto typicky vybaveny nejsou. V případě, že obec vede spisovou službu s využitím aplikace, je doporučováno vlastní proces podepisování řešit ve spolupráci s dodavatelem této aplikace. Pokud se obec rozhodla vést spisovou službu v listinné podobě bez podpory specializované aplikace, je nutné, aby elektronické podepisování dokumentů vyřešila jiným způsobem.
3
V době zpracování analýzy byly návrhy prováděcích vyhlášek v interním připomínkovém řízení MV ČR
5/16
Je doporučeno pracovníkům, kterým bude nově přidělen kvalifikovaný certifikát, zajistit školení základů elektronického podepisování. Obcím v této kategorii je doporučeno využít nabídky školení, připravených ORP, krajem, případně soukromými subjekty.
2.5
Dohlédnout na splnění těchto povinností u svých založených a zřízených organizací a organizačních složek Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
U zřizovaných organizací dojde v souvislosti s nabytím účinnosti také ke změnám, které z větší části výrazně přesahují rámec této analýzy4. Příspěvkové organizace zřízené obcí jsou většinou školy zapsané v obchodním rejstříku (vzhledem k době svého vzniku), datová schránka jim tedy bude zřízena ze zákona. Pokud obec využívá MP jiné obce prostřednictvím veřejnoprávní smlouvy, bude pro korespondenci s MP využívat datovou schránku zřizovatele MP.
2.6
Určit administrátory, pověřené osoby a pracovníky pracovišť provádějících autorizovanou konverzi Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
U větších obcí této kategorie, v čele jejichž úřadu stojí tajemník, je doporučeno jako administrátora určit tajemníka úřadu. Nejde o technickou roli (jak se může z názvu zdát), jde především o právo pověřovat další osoby pro přístup do datové schránky. U většiny ostatních obcí bude tuto roli typicky vykonávat přímo starosta, případně je možné jako administrátora jmenovat např. místostarostu nebo jiného člena rady či zastupitelstva. Pověřenými osobami by se měl stát pracovník (příp. pracovníci) zajišťující v rámci svých povinností příjem a vypravování korespondence. Je-li to možné, měla by být zajištěna zástupnost. Pověření by mělo být typicky vydáno v plném rozsahu, tedy i pro dokumenty zaslané do vlastních rukou. V této fázi jde o jmenování administrátorů a pověřených osob interně v rámci úřadu. Po nabytí účinnosti zákona je nutné tyto pracovníky oficiálně pověřit pro Ministerstvo vnitra ČR jako správce informačního systému datových schránek (viz Fáze zahájení prvního provozu). Pracoviště, provádějící autorizované konverze na žádost, budou ze zákona kontaktní místa veřejné správy (CzechPOINT). Vzhledem k předpokládanému nízkému počtu autorizovaných konverzí z moci úřední se nezdá být nutné zřizovat další pracoviště pro tuto činnost. Je-li to možné, je doporučeno vyškolit dalšího pracovníka, aby byla zajištěna zástupnost a aby v případě nárůstu počtu konverzí byla obec připravena. Na pracovníka, pověřeného prováděním autorizovaných konverzí nejsou ze zákona kladeny žádné požadavky, nicméně vzhledem k povaze a možným důsledkům této činnosti je silně doporučeno, aby prováděním autorizovaných konverzí byli pověřeni pracovníci, kteří splňují podmínky pro provádění vidimací a legalizací podle příslušného zákona5, tedy především složení příslušné zkoušky 4
Např. připravovaná novela zákona č. 499/2004 Sb. obsahuje povinnost pro školy vést spisovou službu elektronicky 5 zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů
6/16
odborné způsobilosti – tento názor je stále v řešení s právníky, pro obce v této kategorii může znamenat vážný problém (typicky takového člověka nemají a jeho vyškolení je finančně i časově náročné) Je nutné zakotvit výše uvedené změny v pracovně-právních vztazích, tedy v popisu pracovního místa a případně v pracovní smlouvě. Vzory těchto změn jsou uvedené dále. Zaškolení pracovníků si budou některé větší obce v této kategorii schopny zajistit samy, s výjimkou zmíněné zkoušky odborné způsobilosti u pracovníků. Ostatní obcím je doporučeno obrátit se s žádostí o školení na ORP, kraj, případně využít nabídky soukromých subjektů. Předpokládá se, že ORP zajistí školení a metodickou pomoc i pro obce ve svém správním obvodu.
2.6.1
Vzory změn v pracovních náplních
Pracovní náplň každého pracovníka komunikujícího s okolním prostředím organizace/úřadu • v souladu s organizačním řádem volí pro komunikaci s příslušnými adresáty mimo úřad elektronický dokument ve formě datové zprávy doručované pomocí datové schránky vždy, když je tato forma komunikace povinná na základě příslušných právních předpisů (Zákon č. 300/2008 Sb.); •
v souladu s organizačním řádem volí pro komunikaci s příslušnými adresáty mimo úřad dokument v listinné formě pouze tehdy, když podle příslušných právních předpisů (Zákon č. 300/2008 Sb.) není povinná elektronická komunikace formou datové zprávy doručované pomocí datových schránek.
Pracovní náplň pracovníka určeného za administrátora datové schránky • pracovník je povinen využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek; •
pracovník je povinen uvědomit neprodleně ministerstvo vnitra v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky.
Pracovní náplň pracovníka určeného za oprávněnou osobu6 • pracovník je osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky; •
pracovník se pravidelně, periodicky a v určenou dobou přihlašuje do datové schránky prostřednictvím přístupových údajů (podrobnosti stanoví Pravidla přihlašování do datové schránky organizace, která jsou součástí spisového řádu???);
•
pracovník je povinen využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek;
•
pracovník je povinen zacházet s přístupovými údaji do datové schránky tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití;
•
v případě, že pracovník zjistí, že mohlo dojít ke zneužití přístupových údajů do datové schránky, informuje neprodleně administrátora datové schránky
•
pracovník je povinen uvědomit neprodleně ministerstvo vnitra v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky;
6
oprávněnou osobou je každý s přístupem do datové schránky, tedy vedoucí orgánu veřejné moci (starosta), jím určení administrátoři a pověřené osoby
7/16
•
pracovník je v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky, povinen uvědomit rovněž nadřízeného, který ho určil pověřenou osobou.
Pracovní náplň pracovníka provádějícího autorizovanou konverzi: • pracovník provádí autorizovanou konverzi z elektronické do listinné formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace; •
pracovník provádí autorizovanou konverzi z listinné do elektronické formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace;
•
pracovník konvertovaný dokument opatří ověřovací doložkou tak, aby tento dokument splňoval všechny nezbytné náležitosti podle příslušných právních předpisů;
•
pracovník vede evidenci provedených konverzí.
Pracovní náplň pracovníka kontaktního místa Czech POINT • pracovník zajišťuje pro klienta asistovaný přístup do ISDS, který zahrnuje: •
zjištění existence datové schránky určitého subjektu;
•
učinění podání ve formě datové zprávy do datové schránky určitého subjektu;
•
vyzvednutí dokumentu z datové schránky klienta a případně jeho autorizovanou konverzi;
•
pracovník provádí autorizovanou konverzi z elektronické do listinné formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace;
•
pracovník provádí autorizovanou konverzi z listinné do elektronické formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace;
•
pracovník konvertovaný dokument opatří ověřovací doložkou tak, aby tento dokument splňoval všechny nezbytné náležitosti podle příslušných právních předpisů.
2.7
Zajistit důvěryhodnou el. spisovnu pro uložení uzavřených spisů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Předpokládá se, že provozovatelem důvěryhodného garantovaného úložiště dokumentů pro (veřejnoprávní) subjekty na území kraje se stane kraj v rámci svého Technologického centra, které bude sloužit především jako elektronická spisovna pro uzavřené elektronické spisy (resp. elektronické části hybridních spisů), případně i uložené dlouhodobě otevřené spisy. Připravovaná novela zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě sice předpokládá tříleté přechodné období na zajištění této a pár dalších povinností. To ovšem obec jako pověřeného původce nezbavuje zodpovědnosti za elektronické dokumenty, které v tomto přechodném období v jeho spisové službě vznikly. Ideální cestou je využít úložiště, které vznikne v rámci Technologického centra ORP (TC ORP) pro krátkodobé řešení zálohování elektronických dokumentů ze své spisové služby. Následně se předpokládá, že v horizontu cca 2 let vzniknou důvěryhodné elektronické spisovny v rámci Technologického centra kraje, na které by TC ORP měly zajistit propojení svých úložišť. Využije-li obec nabídky TC ORP (případně kraje) na službu provozování hostované spisové služby, bude mít toto propojení garantováno.
8/16
2.8
Uzavření smluv s Českou poštou, případně i s další certifikační autoritou Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Česká pošta by měla sama iniciovat obchodní jednání s krajem ohledně uzavření smlouvy o ceně využívání datové schránky. V této chvíli je smlouvou mezi Českou poštou a.s. a Ministerstvem vnitra ČR garantována nejvyšší cena 17,90 vč. DPH, smluvní cena může být nižší než garantovaná. Pro obce této kategorie typicky nemá smysl uzavírat smlouvu s akreditovanou certifikační autoritou vzhledem k malé intenzitě využívání jejích služeb.
2.9
Zajistit přehledové školení všech zaměstnanců úřadu Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Vzhledem k rozsahu změn, které nastanou od 1. 7. 2009, by s nimi měli být všichni zaměstnanci alespoň rámcově seznámeni s novou legislativou a jejími dopady na úřad. V případě, že obec provozuje vlastní aplikaci pro vedení spisové služby, mělo by být součástí školení i testování v testovací instanci aplikace pro vedení spisové služby7, napojené na testovací prostředí ISDS. V případě, že obec využije hostovaného řešení, zajistí toto testovací prostředí provozovatel. U obcí, které se rozhodnou i nadále vést spisovou službu čistě v listinné podobě, je vhodné alespoň vyzkoušet testovací prostředí ISDS, které by mělo být k dispozici od 1.6.2009. Obec se může s požadavkem na školení pro své pracovníky obrátit na OPR či kraj, které budou moci v rámci tzv. eGon center využít dotace na tuto činnost (tuto činnost si asi rozdělí s krajem – musí se dohodnout – toto aktualizovat).
2.10 Umožnit nahlížení do elektronických spisů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Červen 09
Červenec 09
Pro obce této kategorie není tato problematika relevantní.
2.11 Připravit změny interních dokumentů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Činnosti a povinnosti, které zákon přináší, je nutné k datu nabytí jeho účinnosti (od 1. 7. 2009) promítnout do interních norem subjektu. Jedná se typicky o tyto dokumenty: • Organizační řád • Podpisový řád (typicky jako součást organizačního řádu) • Spisový a skartační řád (existuje-li) • Další dotčené interní normy (existují-li)
7
Předpokládá se existence takového testovacího prostředí. V případě, že neexistuje, je jeho včasné zřízení silně doporučováno!
9/16
U větších úřadů je doporučeno připravit nařízení tajemníka, kterým budou provedeny změny v interních dokumentech úřadu.
2.11.1 Organizační řád
Dopady zákona typicky nebudou mít vliv na organizační strukturu úřadu. Dále je uvedeno navrhované doplnění organizačního řádu. V obecné části: Komunikace s jinými subjekty • Komunikace mezi úřadem a jinými subjekty se odehrává: o
v listinné formě (tj. klasicky ve formě papírového dokumentu);
o
elektronicky formou datové zprávy doručované prostřednictvím datové schránky.
•
Pro doručování mezi úřadem/ÚSC a státními orgány, orgány územního samosprávného celku, státními fondy, zdravotními pojišťovnami, Českým rozhlasem, Českou televizí, samosprávnými komorami zřízených zákonem, notáři a soudními exekutory se používá elektronická forma komunikace prostřednictvím datové schránky, pokud to umožňuje povaha příslušného dokumentu.
•
Stejně tak se používá elektronická forma komunikace prostřednictvím datové schránky, pokud to umožňuje povaha příslušného dokumentu, při komunikaci mezi úřadem/ÚSC a fyzickou osobou, podnikající fyzickou osobou nebo právnickou osobou, pokud má tato osoba zpřístupněnu svou datovou schránku a pokud se dokument nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě.
•
Doručování prostřednictvím datové schránky se nepoužije, pokud je z bezpečnostních důvodů zavedena jiná forma komunikace.
V části upravující rozsah svěřených činností útvaru, zajišťujícího provoz podatelny: • eviduje datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky kraje a předává je příslušným odborům, •
odesílá dokumenty, připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky kraje
V části upravující rozsah svěřených činností útvaru, zajišťujícího provoz kontaktního místa veřejné správy: • provádí autorizované konverze dokumentů (konverze) podle platných právních předpisů, vede evidenci provedených konverzí
2.11.2 Podpisový řád
Dále je uvedeno navrhované doplnění podpisového řádu. Pokud je podpisový řád součástí organizačního řádu nebo spisového a skartačního řádu, je nutné jej upravit tam. •
Elektronický dokument doručovaný prostřednictvím datové schránky označí osoba oprávněná jej podepsat svým elektronickým podpisem.
2.11.3 Spisový a skartační řád
Dále je uvedeno navrhované doplnění spisového a skartačního řádu.
10/16
V části popisující příjem dokumentů na elektronické podatelně: • Obsluha e-podatelny kontroluje obsah datové schránky několikrát denně, nejméně však třikrát denně. Při zjištění, že datová schránka obsahuje doručenou datovou zprávu, neprodleně provede zpracování doručené zprávy. • Podání doručená prostřednictvím datové schránky podatelna přijme v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a po jeho zaevidování jej v elektronické spisové službě předá příslušnému spisovému uzlu. Je-li podání podepsané zaručeným elektronickým podpisem, podatelna ověří podatelna platnost podpisu u certifikační autority a o výsledek ověření zaznamená do elektronické spisové služby. • U vrácených dodejek u dokumentů, odeslaných prostřednictvím datové schránky, zaeviduje do elektronické spisové služby k jednotlivým dokumentům podatelna datum doručení datové zprávy. V části popisující přípravu dokumentů k odeslání na spisových uzlech: • Zpracovatel v elektronické spisové službě ověří, zda má adresát zřízenou datovou schránku. Pokud datová schránka existuje, zvolí způsob doručení „datová schránka“, vyplní identifikátor datové schránky adresáta a označí dokument jako připravený k odeslání výpravnou • Datová schránka se pro doručení nepoužije, pokud se doručuje na místě, veřejnou vyhláškou nebo pokud to povaha dokumentu neumožňuje • Výpravna odesílá dokumenty připravené k odeslání prostřednictvím datové schránky několikrát denně, nejméně však třikrát denně
2.11.4 Další interní normy
Je nutné revidovat všechny další interní normy, na které má zavedení datových schránek a autorizované konverze dokumentů dopad. Může se jednat např. o následující oblasti: • provoz a využívání IT prostředků • zpracování a oběh účetních dokladů • poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb.
11/16
3
Fáze zahájení prvního provozu
Všechny uvedené akce musí být provedeny krátce po přidělení datové schránky, což bude pravděpodobně začátkem července 2009.
3.1
Pověřit administrátory a pověřené osoby pro MV ČR
Administrátory určí starosta na kontaktním místu veřejné správy (CzechPOINT). Pověřené osoby pověří administrátor nebo starosta na kontaktním místu veřejné správy (CzechPOINT), kde pro ně zároveň vyžádá přihlašovací údaje. Detaily vlastního procesu ve chvíli zpracování této analýzy nejsou známé, lze však předpokládat že půjde o relativně jednoduchý úkon, který však bude vyžadovat osobní přítomnost účastníků, nebo jimi zmocněných osob s ověřenou plnou mocí.
3.2
Převzít přihlašovací údaje
Přihlašovací údaje budou zaslány poštou (v papírové podobě) do vlastních rukou, a to vždy starostovi, případně administrátorům a pověřeným osobám (pokud byly určeny).
3.3
Informovat občany a organizace
Zákon tuto povinnost výslovně neukládá, nicméně je vhodné na běžných místech (internetové stránky kraje, informační tabule u vchodu aj.) informovat návštěvníky obce o rozsahu provozovaných služeb, místu jejich poskytování a ceně za jejich poskytnutí.
3.4
Začít používat datovou schránku a poskytovat autorizované konverze
K datu nabytí účinnosti zákona (1.7.2009) začít poskytovat službu autorizované konverze na požádání Co nejdříve po přidělení datové schránky aktivovat funkcionalitu datových schránek v aplikaci pro vedení elektronické spisové služby provedením patřičných nastavení a začít tuto funkcionalitu aktivně využívat pro příjem i odesílání dokumentů.
12/16
4 4.1 4.1.1
Fáze běžného provozu Přebírat doručené dokumenty z datové schránky subjektu Obec s aplikací pro vedení spisové služby
Proces přihlášení do datové schránky a převzetí dokumentů do aplikace elektronické podatelny s následným předáním do spisové služby by měla plně pokrýt právě aplikace elektronické podatelny (resp. aplikace pro vedení el. spisové služby, jíž je el. podatelna typicky součástí). Přihlášení do datové schránky by mělo proběhnout vždy na vyžádání osoby, pověřené pro přístup k datové schránce (tj. po provedení nějaké akce, např. stisknutí tlačítka).
4.1.2
Obec vedoucí spisovou službu v listinné podobě
Nevede-li obec spisovou službu s využitím aplikace, bude se k ISDS připojovat prostřednictvím webového rozhraní (obdobně, jako se pracuje s emailem přes web). Je doporučeno u všech doručených zpráv: • uložit přiložené dokumenty, se kterými bude obec dále pracovat, ověřit jejich elektronický podpis a převést je do tištěné podoby • uložit kompletní doručenou zprávu včetně jejích metadat a příloh (bude upřesněno)
4.2
Odesílat dokumenty prostřednictvím datové schránky
Odeslání dokumentu prostřednictvím datové schránky se skládá z několika kroků, popsaných dále. 4.2.1
Rozhodnutí o možnosti vydání dokumentu v elektronické podobě
Pracovník, který připravuje dokument, musí posoudit: • zda dokument je z pohledu legislativy možné daný dokument vytvořit v elektronické podobě • zda povaha dokumentu umožňuje doručení prostřednictvím datové schránky (jde především o možnost použití datových formátů, podporovaných datovou schránkou) • zda nejde o doručení na místě Pokud alespoň jedna z podmínek není splněna, doručení prostřednictvím datové schránky se nepoužije. doplnit příklady kdy DS použít a kdy ne – k tomu je nutné znát provozní dokumentaci ISDS (bude aktualizováno)
4.2.2
Příprava el. dokumentu k vypravení přes DS
Před odesláním je doporučeno zajistit převod dokumentu 8 do vhodného výstupního formátu (např. PDF) a jeho případné elektronické podepsání. Tuto úlohu by měla plně zajistit (nebo alespoň významně zjednodušit) funkcionalita aplikace pro vedení el. spisové služby. V případě vedení spisové služby v listinné podobě je nutné zajistit převedení dokumentu do vhodného formátu a jeho elektronické podepsání jinými prostředky. Požadavky na elektronický dokument, odesílaný přes datovou schránku: 8
V tomto případě se podle názoru autorů analýzy nejedná o převod nebo změnu formátu dokumentu ve smyslu připravované novely zákona č. 499/2004 Sb., ani o autorizovanou konverzi dokumentu podle zákona č. 300/2008 Sb., neboť z pohledu těchto zákonů nejde o originál dokumentu, ten touto operací teprve vznikne
13/16
• •
•
4.2.3
musí být ve formátu, podporovaném datovými schránkami (podporováno by mělo být vše s výjimkou spustitelných souborů a komprimovaných souborů) vyžaduje-li to zákon, podle kterého je dokument připravován, pak musí být dokument elektronicky podepsán zaručeným el. podpisem (někde postačí el. značka), případně označen časovým razítkem v rámci jedné datové zprávy je možné poslat více dokumentů (je pouze nutné, aby aplikace pro vedení el. spisové služby tuto možnost podporovala); možnost a vhodnost spojení dokumentů z více případů (čísel jednacích) do jednoho podání se řídí stejnými pravidly jako v případě listinné podoby
Vyhledání datové schránky adresáta
Aplikace pro vedení el. spisové služby by měla uživatelům nabídnout podporu při vyhledávání datové schránky adresáta. Obecně platí, že informační systém datových schránek nabídne možnost vyhledávání datové schránky i bez nutnosti přihlášení pověřené osoby; vyhledávání však bude vracet výsledek dotazu pouze v případě, že bude nalezena právě jedna datová schránka; v případě, že bude nalezeno více datových schránek, odpovídajících zadání, bude uživatel požádán o zpřesnění zadání. Možné případy: • dokument je odpověď na podání, které bylo doručeno přes datovou schránku – v tomto případě by měla být DS adresáta aplikací pro vedení spisové služby automaticky přidělena • dokument vzniká bez předchozího podání (kontakt navazuje úřad) – pracovník připravující písemnost na vypravení se musí pokusit o vyhledání datové schránky adresáta; teprve v případě, že datová schránka nebyla nalezena, je možné vybrat jiný způsob doručení • dokument je odpověď na podání, které bylo doručeno jiným způsobem (v listinné podobě, přes elektronickou podatelnu aj.) – i v tomto případě, kdy pro doručení nebyla použita datová schránka, je povinností pokusit se vyhledat datovou schránku adresáta V případě, že datová schránka neexistuje (nebyla nalezena), použije se jiný způsob doručení. 4.2.4
Vlastní odeslání přes DS
Pracovník, který vyhotovil dokument, jej připraví pro doručení prostřednictvím datové schránky (viz předchozí kapitoly – převede dokument do vhodného formátu, případně jej opatří uznávaným el. podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem a přiřadí datovou schránku, na kterou má být dokument doručen. Následně označí dokument za hotový a předá jej k vypravení (případně jej sám vypraví). Odeslání musí zajistit pracovník, který je pověřenou osobou pro práci s datovou schránkou úřadu. Proces vlastního vypravení je zajištěn prostředky aplikace pro vedení el. spisové služby.
4.3 4.3.1
Provádět autorizované konverze dokumentů Konverze z moci úřední
doplnit kdo dělá a kdy bude využita – zatím je předpoklad, že využívána bude minimálně nebo vůbec – ověřit 4.3.2
Konverze na žádost
Konverzi na žádost zajišťují ze zákona kontaktní místa CzechPOINT.
14/16
Služba bude provedena na požádání osoby a bude hrazená – ceny viz příloha „Sazebník“ zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění zákona č. 301/2008 Sb.
4.4
Zajišťovat platnost digitálních certifikátů
Hlídání platnosti certifikátu a zajišťování jeho obnovy si v této kategorii zajišťují jednotliví pracovníci. Obec může v této souvislosti požádat o asistenci ORP nebo kraj. Přidělování, případně odebrání (zneplatnění) certifikátu musí mít oficiální formu pověření, mělo by být vázáno na nástup, případně odchod pracovníka nebo voleného zástupce.
15/16
5 5.1
Mimořádné situace Volby do zastupitelstva
Poté, co je zvolen nový starosta, musí administrátor (typicky tajemník úřadu) v rámci předávání úřadu informovat Ministerstvo vnitra ČR o změně osoby starosty, zažádat o přístupové údaje do datové schránky pro nového starostu a o ukončení platnosti přístupových údajů jeho nástupce. V případě, že administrátor nebyl jmenován, musí tento proces zajistit nově zvolený starosta. – ověřit správnost postupu
5.2
Odstoupení nebo odvolání starosty
defakto stejný postup jako u předchozího, jen může jít o „nepřátelské převzetí“ a nebude časový soulad mezi odchodem původního vedoucího a příchodem nástupce – doplnit postup po diskusi s legislativou
5.3
Ztráta nebo odcizení přístupových údajů
Administrátor nebo starosta požádá o zneplatnění těchto přístupových údajů a případně o předání nových. Toto předání je zpoplatněno, je-li požadováno dříve než po 3 letech od předchozího předání přístupových údajů.
5.4
Ukončení pracovního poměru pověřené osoby nebo administrátora
U pověřené osoby požádá administrátor nebo starosta o zneplatnění přístupových údajů a o zrušení pověření. U administrátora požádá jiný administrátor nebo starosta (primátor) o zrušení určení administrátora.
5.5
Pořízení nebo výměna aplikace pro vedení spisové služby
V případě, že se úřad rozhodne změnit aplikaci pro vedení el. spisové služby, musí při výběru nové aplikace zajistit minimálně následující: • musí být schopna pracovat s datovými schránkami • musí podporovat elektronické podepisování dokumentů a kontrolu podpisů • musí umožnit převod dokumentů do formátů, podporovaných datovými schránkami • měla by být schopna pokrýt nebo alespoň podpořit proces nahlížení do elektronických spisů V případě pořizování nebo výměny aplikace spisové služby je doporučeno primárně zvážit možnost využití hostované aplikace v Technologickém centru ORP, případně kraje (pokud budou tuto službu nabízet).
16/16
