ANALÝZA DOPADŮ ZÁKONA Č. 300/2008 Sb. PŘÍLOHA 3 Typový postup implementace – Územně členěné statutární město
Verze:
v1.00 (první připomínkování)
Datum vydání:
16. 3. 2009
1/15
1
Popis scénáře
Scénář je přílohou analýzy dopadů zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a slouží jako vzorový návod pro zajištění souladu s tímto zákonem pro subjekty dané kategorie. Tento scénář je určen pro kategorii územně členěných statutárních měst. Městské části/obvody a jejich úřady použijí podle rozsahu svěřené přenesené působnosti a počtu obyvatel adekvátní scénář pro obce – buď pro ORP, pro střední obec, nebo pro malou obec.
1.1
Popis typického subjektu
Typický subjekt je v tomto scénáři statutární město s velkým magistrátem se složitou organizační strukturou v čele s tajemníkem, který vykonává velký rozsah agend v přenesené působnosti, tedy přijímá a odesílá velký počet písemností podle správního řádu, objevuje se zde proto významná potřeba elektronického podpisu. Statutární město se dělí na městské části nebo městské obvody, které mají vlastní úřad a je na ně statutem přenesena část působnosti města. Magistrát má povinnost vést spisovou službu v plném rozsahu, úřad městské část/obvodu má povinnost vést spisovou službu v plném rozsahu jen tehdy, pokud na něj město statutem přeneslo aspoň část výkonu státní správy v přenesené působnosti. Statutární město má typicky velké množství zřizovaných a zakládaných organizací, umístěných na svém území, typicky proto využívá kurýra pro doručování vlastní korespondence na svém území. Typicky zřizuje městskou policii. Provozuje typicky více veřejných kontaktní místo CzechPOINT (magistrát + vybrané MČ/MO).
2/15
2
Přípravná fáze
Do této fáze spadá příprava na účinnost zákona. Zahrnuje kroky, které subjekt musí provést v předstihu před tím, než zákon vstoupí v platnost, tedy do konce června 2009. Vysvětlivky k harmonogramu:
2.1
Březen 09
Bez barvy – v tomto měsíci ještě akce není aktuální (příliš brzy)
Duben 09
Zelená – v tomto měsíci je vhodné akci zahájit
Červen 09
Červená – čas, kdy bylo možné akci provést, už minul (příliš pozdě)
Aktualizovat data o svém subjektu v ePusa Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Statutární města mají většinou údaje v ePusa (www.epusa.cz) aktuální, nicméně je doporučeno toto prověřit.
2.2
Zajistit odpovídající uložení zpracovávaných el. dokumentů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Pokud už tak statutární město, resp. magistrát, neučinil, je nutné co nejdříve zahájit jednání se svým dodavatelem stávající aplikace elektronické spisové služby a ve spolupráci s ním zajistit napojení spisové služby a e-podatelny na IS datových schránek. Součástí tohoto propojení je vyžádání si systémového certifikátu u provozovatele ISDS pro vytvoření bezpečného spojení mezi serverem spisové služby a ISDS. Důležitá, avšak v této chvíli typicky nedokonalá, je podpora el. podepisování dokumentů v současných aplikacích spisové služby, používaných na magistrátech. Spisová služba musí umět z uživatelského hlediska jednoduchým způsobem pomoci uživateli dokument elektronicky podepsat a bezpečně jej i s podpisem uložit pro další zpracování (vypravení). Opět je proto nutné iniciovat jednání s dodavatelem spisové služby na toto téma. Má-li statutární město s dodavatelem aplikace pro vedení spisové služby uzavřenou smlouvu o podpoře, měly by být úpravy řešeny v rámci této podpory (tj. zdarma) – jedná se o uvedení do souladu s legislativou. Školení postupu práce s datovou schránkou přes spisovou službu by měl také zajistit dodavatel aplikace pro vedení spisové služby jako hrazenou službu.
3/15
2.3
Technicky zajistit pracoviště pro autorizovanou konverzi dokumentů Březen 09
2.3.1
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Autorizovaná konverze na žádost
Zákon stanovuje, že autorizovanou konverzi na žádost provádí kontaktní místa veřejné správy, tedy veřejná pracoviště CzechPOINT. Využití výzvy IOP na pracoviště CzechPOINT je pro města v této chvíli zatím ještě stále možné. Proto pokud stávající vybavení kontaktních míst nevyhovuje technologických požadavkům na provádění autorizované konverze (což typicky nevyhovuje), je možné pro jedno pracoviště využít dotace IOP, zbylá pracoviště je v této chvíli město nuceno upgradovat na své vlastní náklady. Technické požadavky na vybavení pro autorizovanou konverzi určí prováděcí vyhláška1 k zákonu, konfiguraci takového pracoviště je doporučeno převzít z požadavků výzvy IOP.
2.3.2
Autorizovaná konverze z moci úřední
Minimálně zpočátku bude zřejmě autorizovaná konverze z moci úřední, tedy z důvodu interní potřeby magistrátu, využívána minimálně, kromě toho je zřízení konverzního pracoviště poměrně nenákladné a rychlé. Z toho důvodu se zatím zdá být nadbytečné zřizovat další pracoviště pro autorizovanou konverzi nad rámec veřejného pracoviště CzechPOINT (na místech, kde je CzechPOINT provozován). Nová pracoviště by měla být zřízena tam, kde dosud CzechPOINT není, minimálně v těch dislokovaných pracovištích magistrátu a těch MČ/MO, které vykonávají agendy v přenesené působnosti. Doporučenou cestou je opět zřízení pracoviště CzechPOINT, ať už veřejného nebo interního (CzechPOINT@office). Časově náročnější aktivitou, nutnou pro zřízení takového pracoviště, může být výběr a vyškolení obsluhy. Je proto doporučeno v první vlně vyškolit na provádění autorizované konverze více zaměstnanců.
2.3.3
Aplikační zajištění autorizovaných konverzí
Jedním z požadavků zákona je i zajištění evidence provedených konverzí (viz §26) – má být součástí CzechPOINTů? ověřit Aplikace pro provádění konverzí – kdo ji dodá? Jak bude vypadat doložka?
2.4
Přidělit digitální certifikáty vybraným pracovníkům do úřadu Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Pro města, která to dosud neprovedla, je silně doporučeno sladit podpisový řád s využíváním elektronického podpisu. To znamená přidělení kvalifikovaných certifikátů všem pracovníkům, kteří podle podpisového řádu mají právo podepisovat dokumenty, odcházející z magistrátu. Typicky se jedná o všechny vedoucí pozice a vybrané referentské pozice, u statutárních měst může jít o řádově stovku i více pozic. Statutární města v tomto rozsahu elektronickým podpisem dosud obvykle vybavena nejsou. 1
V době zpracování analýzy byly návrhy prováděcích vyhlášek v interním připomínkovém řízení MV ČR
4/15
Správa2 takového množství certifikátů odpovídá cca 0,5 až 1 pracovnímu úvazek, proto by města, která dosud elektronické podpisy ve významnější míře nevyužívala, měla zvážit přijetí dalšího pracovníka pro tuto činnost, typicky do útvaru informatiky. Vzhledem k počtu kvalifikovaných certifikátů, které bude muset magistrát pořídit, a i vzhledem k obsahu chystaných návrhů některých dalších zákonů3 se jeví používání certifikátů interní CA úřadu (magistrátu) pro podepisování dokumentů jako nadbytečné. Interní CA však může stále mít své místo v některých specializovaných úlohách, které nesouvisejí s předmětem této analýzy, např. pro bezpečné vzdálené přihlašování (VPN). Kvalifikovaný certifikát by měl být použit všude tam, kde význam elektronického podpisu přesahuje přes hranice magistrátu. Náklady na pořízení kvalifikovaných certifikátů jsou i pro velké statutární město nízké v porovnání se zajištěním provozování zabezpečené interní CA a jí vydaných interních certifikátů pro odpovídající množství zaměstnanců. Vlastní proces podepisování je nutno řešit ve spolupráci s dodavatelem aplikace pro vedení spisové služby. Pracovníkům, kterým bude nově přidělen kvalifikovaný certifikát, je doporučeno absolvovat školení základů elektronického podepisování. Město této velikosti si typicky bude toto školení zajišťovat samo, kromě toho jej může poskytovat i menším obcím ve svém správním obvodu.
2.5
Dohlédnout na splnění těchto povinností u svých založených a zřízených organizací a organizačních složek Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Minimálně u některých zřizovaných a zakládaných organizací dojde v souvislosti s nabytím účinnosti také ke změnám, které z větší části výrazně přesahují rámec této analýzy4. Příspěvkové organizace zřízené městem většinou jsou zapsané v obchodním rejstříku (vzhledem k době svého vzniku), datová schránka jim tedy bude zřízena ze zákona. Zřízení datové schránky u ostatních subjektů by měla předcházet analýza, která se zaměří především na množství a strukturu vyměňovaných písemností a posoudí přínosy a nevýhody. Statutární město zřizuje městskou policii (MP). Vzhledem k tomu, že se typicky jedná o organizační složku, nebude mít MP přidělenou vlastní datovou schránku. Je proto doporučeno rozšířit využívání aplikace pro vedení spisové služby i na MP a do té doby stanovit náhradní způsob doručování dokumentů, které budou MP doručovány do datové schránky města, nebo je bude MP přes datovou schránku města chtít odesílat. Většinová korespondence MP se bude pravděpodobně týkat oslovování osob podezřelých ze spáchání přestupku (jedná se hlavně o fyzické osoby, méně již o právnické osoby, využívání datové schránky zde proto bude spíše v menšině) a komunikace mezi MP a odbory zřizovatele (datovou schránku zde není možné použít).
2
Zahrnuje vedení evidence certifikátů, asistenci uživatelům se získáním, obnovou a používáním certifikátu, zajišťování školení nových zaměstnanců a sledování legislativy v této oblasti 3 např. nový §69a připravované novely zákona č. 499/2004 Sb., který zavádí pojem „převádění dokumentů“ a definuje jeho náležitosti 4 Např. připravovaná novela zákona č. 499/2004 Sb. obsahuje povinnost pro školy vést spisovou službu elektronicky
5/15
2.6
Určit administrátory, pověřené osoby a pracovníky pracovišť provádějících autorizovanou konverzi Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
V případě statutního města je doporučeno jako administrátora určit tajemníka úřadu a případně kromě něj i jím navrženého zástupce, typicky vedoucího odboru, do jehož kompetence spadá podatelna. Nejde o technickou roli (jak se může z názvu zdát), jde především o právo pověřovat další osoby pro přístup do datové schránky. Pověřenými osobami by se měli stát všichni pracovníci podatelny/výpravny, nebo alespoň tři z nich (tak, aby byla vždy zajištěna jejich vzájemná zástupnost). Pověření by mělo být typicky vydáno v plném rozsahu, tedy i pro dokumenty zaslané do vlastních rukou. V této fázi jde o jmenování administrátorů a pověřených osob interně v rámci magistrátu. Po nabytí účinnosti zákona je nutné tyto pracovníky oficiálně pověřit pro Ministerstvo vnitra ČR jako správce informačního systému datových schránek (viz Fáze zahájení prvního provozu). Pracoviště, provádějící autorizované konverze na žádost, budou ze zákona všechna kontaktní místa veřejné správy (CzechPOINT). Vzhledem k předpokládanému nízkému počtu autorizovaných konverzí z moci úřední se nezdá být nutné zřizovat další pracoviště pro tuto činnost. Na pracovníka, pověřeného prováděním autorizovaných konverzí nejsou ze zákona kladeny žádné požadavky, nicméně vzhledem k povaze a možným důsledkům této činnosti je silně doporučeno, aby prováděním autorizovaných konverzí byli pověřeni pracovníci, kteří splňují podmínky pro provádění vidimací a legalizací podle příslušného zákona5, tedy především složení příslušné zkoušky odborné způsobilosti – tento názor je stále v řešení s právníky, pro magistrát by nemusel znamenat vážnější problém. Je nutné zakotvit výše uvedené změny v pracovně-právních vztazích, tedy v popisu pracovního místa a případně v pracovní smlouvě. Vzory těchto změn jsou uvedené dále. Zaškolení pracovníků si bude typicky město schopna zajistit samo v rámci svých eGON center, s výjimkou zmíněné zkoušky odborné způsobilosti u pracovníků, kteří budou provádět autorizovanou konverzi dokumentů. Předpokládá se, že statutární města plnící funkci ORP zajistí školení a metodickou pomoc i pro obce ve svém správním obvodu.
2.6.1
Vzory změn v pracovních náplních
Pracovní náplň každého pracovníka komunikujícího s okolním prostředím organizace/úřadu • v souladu s organizačním řádem volí pro komunikaci s příslušnými adresáty mimo úřad (magistrát) elektronický dokument ve formě datové zprávy doručované pomocí datové schránky vždy, když je tato forma komunikace povinná na základě příslušných právních předpisů (Zákon č. 300/2008 Sb.); •
v souladu s organizačním řádem volí pro komunikaci s příslušnými adresáty mimo úřad (magistrát) dokument v listinné formě pouze tehdy, když podle příslušných právních předpisů (Zákon č. 300/2008 Sb.) není povinná elektronická komunikace formou datové zprávy doručované pomocí datových schránek.
5
zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů
6/15
Pracovní náplň pracovníka určeného za administrátora datové schránky • pracovník je povinen využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek; •
pracovník je povinen uvědomit neprodleně ministerstvo vnitra v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky.
Pracovní náplň pracovníka určeného za oprávněnou osobu • pracovník je osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky; •
pracovník se pravidelně, periodicky a v určenou dobou přihlašuje do datové schránky prostřednictvím přístupových údajů (podrobnosti stanoví Pravidla přihlašování do datové schránky organizace, která jsou součástí spisového řádu???);
•
pracovník je povinen využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek;
•
pracovník je povinen zacházet s přístupovými údaji do datové schránky tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití;
•
v případě, že pracovník zjistí, že mohlo dojít ke zneužití přístupových údajů do datové schránky, informuje neprodleně administrátora datové schránky
•
pracovník je povinen uvědomit neprodleně ministerstvo vnitra v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky;
•
pracovník je v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky, povinen uvědomit rovněž nadřízeného, který ho určil pověřenou osobou.
Pracovní náplň pracovníka provádějícího autorizovanou konverzi: • pracovník provádí autorizovanou konverzi z elektronické do listinné formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace; •
pracovník provádí autorizovanou konverzi z listinné do elektronické formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace;
•
pracovník konvertovaný dokument opatří ověřovací doložkou tak, aby tento dokument splňoval všechny nezbytné náležitosti podle příslušných právních předpisů;
•
pracovník vede evidenci provedených konverzí.
Pracovní náplň pracovníka kontaktního místa Czech POINT • pracovník zajišťuje pro klienta asistovaný přístup do ISDS, který zahrnuje: •
zjištění existence datové schránky určitého subjektu;
•
učinění podání ve formě datové zprávy do datové schránky určitého subjektu;
•
vyzvednutí dokumentu z datové schránky klienta a případně jeho autorizovanou konverzi;
•
pracovník provádí autorizovanou konverzi z elektronické do listinné formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace;
•
pracovník provádí autorizovanou konverzi z listinné do elektronické formy dokumentu v souladu s ustanoveními zákona č. 300/2008 Sb. a v souladu se spisovým a skartačním řádem organizace;
•
pracovník konvertovaný dokument opatří ověřovací doložkou tak, aby tento dokument splňoval všechny nezbytné náležitosti podle příslušných právních předpisů.
7/15
2.7
Zajistit důvěryhodnou el. spisovnu pro uložení uzavřených spisů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Předpokládá se, že provozovatelem důvěryhodného garantovaného úložiště dokumentů pro (veřejnoprávní) subjekty na území kraje se stane kraj v rámci svého Technologického centra, které bude sloužit především jako elektronická spisovna pro uzavřené elektronické spisy (resp. elektronické části hybridních spisů), případně i uložené dlouhodobě otevřené spisy. Připravovaná novela zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě sice předpokládá tříleté přechodné období na zajištění této a pár dalších povinností. To ovšem statutární město jako pověřeného původce nezbavuje zodpovědnosti za elektronické dokumenty, které v tomto přechodném období v jeho spisové službě vznikly. Proto by měla město začít intenzivně hledat alespoň náhradní řešení. Velká statutární města by vzhledem k rozsahu svých agend i agend svých čístí/obvodů měla zvážit budování úložiště vlastními silami s tím, že úložiště kraje může využívat jako sekundární zálohu. Pro statutární města plnící funkci ORP je ideální cestou vybudovat Technologické centrum ORP a v rámci něj vybudovat obecné zálohovací úložiště pro obce ve svém správním obvodu (využití pro krátkodobé řešení zálohování elektronických dokumentů ze své spisové služby), následně předpokládat v horizontu cca 2 let zřízení důvěryhodné elektronické spisovny v rámci Technologického centra kraje, kterou obec využije. Statutární město se tak jako ORP stane provozovatelem úložiště pro své dokumenty i pro dokumenty menších obcí ve svém správním obvodu. V rámci technologického centra se předpokládá i provozování hostované spisové služby, typicky pro obce ve správním obvodu. Při budování Technologického centra ORP je nutná dobrá koordinace s krajem a s ostatními ORP na území kraje. Související výzvy na dotační tituly z IOP jsou v okamžiku zpracování tohoto dokumentu dokončovány a měly by být vyhlášeny během následujících dní.
2.8
Uzavření smluv s Českou poštou, případně i s další certifikační autoritou Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Česká pošta by měla sama iniciovat obchodní jednání s městem ohledně uzavření smlouvy o ceně využívání datové schránky. V této chvíli je smlouvou mezi Českou poštou a.s. a Ministerstvem vnitra ČR garantována nejvyšší cena 17,90 vč. DPH, smluvní cena může být nižší než garantovaná. Statutární města již mohou mít smlouvu minimálně s jednou akreditovanou certifikační autoritou, pokud se tak dosud nestalo je doporučeno smlouvu uzavřít, případně (pokud smlouva existuje) ji doplnit6 o službu časových razítek a stanovit její cenu.
2.9
Zajistit přehledové školení všech zaměstnanců úřadu Březen 09
Duben 09
Květen 09
6
Červen 09
Červenec 09
V době zpracování analýzy nabízela službu časových razítek na svých stránkách veřejně pouze I.CA, PostSignum tuto službu připravuje a lze předpokládat, že i eIdentity službu v nejbližší době začne nabízet
8/15
Vzhledem k rozsahu změn, které nastanou od 1. 7. 2009, by s nimi měli být všichni zaměstnanci alespoň rámcově seznámeni s novou legislativou a jejími dopady na magistrát. Součástí školení by mělo být testování v testovací instanci aplikace pro vedení spisové služby7, napojené na testovací prostředí ISDS. Město by mělo být schopno zajistit školení vlastními silami pro své pracovníky i pro obce ve svém obvodu (tuto činnost si asi rozdělí s krajem – musí se dohodnout – toto aktualizovat)
2.10 Umožnit nahlížení do elektronických spisů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Vzhledem k předpokládanému nárůstu spisů, které budou vedeny plně nebo částečně v elektronické podobě, bude nutné zajistit umožnění nahlížení do spisů v případech, které legislativa umožňuje, typicky se jedná o účastníky správních a daňových řízení. Vzhledem k tomu, že připravovaná novela zákona č. 499/2004 Sb. v přechodných ustanoveních stanoví, že ještě po dobu 3 let se budou elektronické dokumenty při uzavření spisu tisknout, je v této chvíli doporučeno zatím nahlížení do spisu řešit zapůjčením jeho listinné podoby s tím, že se elektronické dokumenty budou do spisu tisknout ihned po jejich doručení a ne až při uzavírání spisu. Nejpozději při uzavírání spisu pak musí proběhnout kontrola souladu elektronické podoby spisu s jeho listinnou podobou. V případě, že se magistrát rozhodne zpřístupnit nahlížení do spisů v elektronické podobě, je nezbytné zřídit odpovídající prostory, vybavené odpovídající ICT technikou včetně aplikačního vybavení, které jednoduchým a zároveň bezpečným způsobem umožní oprávněným osobám nahlédnutí do spisu. Tato problematika není triviální a přesahuje rozsah této analýzy. Vzhledem k tomu, že jde o problém, který budou nutně řešit v podstatě všechny úřady, lze předpokládat, že v blízké budoucnosti bude nalezena doporučená cesta.
2.11 Připravit změny interních dokumentů Březen 09
Duben 09
Květen 09
Červen 09
Červenec 09
Činnosti a povinnosti, které zákon přináší, je nutné k datu nabytí jeho účinnosti (od 1. 7. 2009) promítnout do interních norem magistrátu. Jedná se typicky o tyto dokumenty: • Organizační řád • Podpisový řád • Spisový a skartační řád • Další dotčené interní normy (existují-li) Je doporučeno připravit nařízení tajemníka, kterým budou provedeny změny v interních dokumentech magistrátu.
7
Předpokládá se existence takového testovacího prostředí. V případě, že neexistuje, je jeho včasné zřízení silně doporučováno!
9/15
2.11.1 Organizační řád
Dopady zákona typicky nebudou mít vliv na organizační strukturu magistrátu. Dále je uvedeno navrhované doplnění organizačního řádu. V obecné části: Komunikace s jinými subjekty • Komunikace mezi magistrátem a jinými subjekty se odehrává: o
v listinné formě (tj. klasicky ve formě papírového dokumentu);
o
elektronicky formou datové zprávy doručované prostřednictvím datové schránky.
•
Pro doručování mezi magistrátem/městem a státními orgány, orgány územního samosprávného celku, státními fondy, zdravotními pojišťovnami, Českým rozhlasem, Českou televizí, samosprávnými komorami zřízených zákonem, notáři a soudními exekutory se používá elektronická forma komunikace prostřednictvím datové schránky, pokud to umožňuje povaha příslušného dokumentu.
•
Stejně tak se používá elektronická forma komunikace prostřednictvím datové schránky, pokud to umožňuje povaha příslušného dokumentu, při komunikaci mezi magistrátem/městem a fyzickou osobou, podnikající fyzickou osobou nebo právnickou osobou, pokud má tato osoba zpřístupněnu svou datovou schránku a pokud se dokument nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě.
•
Doručování prostřednictvím datové schránky se nepoužije, pokud je z bezpečnostních důvodů zavedena jiná forma komunikace.
V části upravující rozsah svěřených činností útvaru, zajišťujícího provoz podatelny: • eviduje datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města/magistrátu a předává je příslušným odborům, •
odesílá dokumenty, města/magistrátu
připravené
k
vypravení
prostřednictvím
datové
schránky
V části upravující rozsah svěřených činností útvaru, zajišťujícího provoz kontaktního místa veřejné správy: • provádí autorizované konverze dokumentů (konverze) podle platných právních předpisů, vede evidenci provedených konverzí
2.11.2 Podpisový řád
Dále je uvedeno navrhované doplnění podpisového řádu. Pokud je podpisový řád součástí organizačního řádu nebo spisového a skartačního řádu, je nutné jej upravit tam. •
Elektronický dokument doručovaný prostřednictvím datové schránky označí osoba oprávněná jej podepsat svým elektronickým podpisem.
2.11.3 Spisový a skartační řád
Dále je uvedeno navrhované doplnění spisového a skartačního řádu. V části popisující příjem dokumentů na elektronické podatelně:
10/15
•
•
•
Obsluha e-podatelny kontroluje obsah datové schránky několikrát denně, nejméně však třikrát denně. Při zjištění, že datová schránka obsahuje doručenou datovou zprávu, neprodleně provede zpracování doručené zprávy. Podání doručená prostřednictvím datové schránky podatelna přijme v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a po jeho zaevidování jej v elektronické spisové službě předá příslušnému spisovému uzlu. Je-li podání podepsané zaručeným elektronickým podpisem, podatelna ověří podatelna platnost podpisu u certifikační autority a o výsledek ověření zaznamená do elektronické spisové služby. U vrácených dodejek u dokumentů, odeslaných prostřednictvím datové schránky, zaeviduje do elektronické spisové služby k jednotlivým dokumentům podatelna datum doručení datové zprávy.
V části popisující přípravu dokumentů k odeslání na spisových uzlech: • Zpracovatel v elektronické spisové službě ověří, zda má adresát zřízenou datovou schránku. Pokud datová schránka existuje, zvolí způsob doručení „datová schránka“, vyplní identifikátor datové schránky adresáta a označí dokument jako připravený k odeslání výpravnou • Datová schránka se pro doručení nepoužije, pokud se doručuje na místě, veřejnou vyhláškou nebo pokud to povaha dokumentu neumožňuje • Výpravna odesílá dokumenty připravené k odeslání prostřednictvím datové schránky několikrát denně, nejméně však třikrát denně
2.11.4 Další interní normy
Je nutné revidovat všechny další interní normy, na které má zavedení datových schránek a autorizované konverze dokumentů dopad. Může se jednat např. o následující oblasti: • provoz a využívání IT prostředků • zpracování a oběh účetních dokladů • poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb.
11/15
3
Fáze zahájení prvního provozu
Všechny uvedené akce musí být provedeny krátce po přidělení datové schránky, což bude pravděpodobně začátkem července 2009.
3.1
Pověřit administrátory a pověřené osoby pro MV ČR
Administrátory určí primátor na kontaktním místu veřejné správy (CzechPOINT). Pověřené osoby pověří administrátor na kontaktním místu veřejné správy (CzechPOINT), kde pro ně zároveň vyžádá přihlašovací údaje. Detaily vlastního procesu ve chvíli zpracování této analýzy nejsou známé, lze však předpokládat že půjde o relativně jednoduchý úkon, který však bude vyžadovat osobní přítomnost účastníků, nebo jimi zmocněných osob s ověřenou plnou mocí.
3.2
Převzít přihlašovací údaje
Přihlašovací údaje budou zaslány poštou (v papírové podobě) do vlastních rukou, a to vždy primátorovi, případně administrátorům a pověřeným osobám (pokud byly určeny).
3.3
Informovat občany a organizace
Zákon tuto povinnost výslovně neukládá, nicméně je vhodné na běžných místech (internetové stránky města, informační tabule u vchodu aj.) informovat návštěvníky obce o rozsahu provozovaných služeb, místu jejich poskytování a ceně za jejich poskytnutí.
3.4
Začít používat datovou schránku a poskytovat autorizované konverze
K datu nabytí účinnosti zákona (1.7.2009) začít poskytovat službu autorizované konverze na požádání Co nejdříve po přidělení datové schránky aktivovat funkcionalitu datových schránek v aplikaci pro vedení elektronické spisové služby provedením patřičných nastavení a začít tuto funkcionalitu aktivně využívat pro příjem i odesílání dokumentů.
3.5
Přehodnotit využívání vlastního kurýra
Některá statutární města využívají vlastního kurýra pro osobní doručování v rámci území města. Vzhledem k povinnosti využití datové schránky k doručování lze předpokládat, že podíl dokumentů, které bude možné v rámci města doručovat kurýrem, významně klesne. Z dlouhodobého hlediska se proto zaměstnávání vlastního kurýra nadále nevyplatí. Analýza ukázala, že přechod od doručování kurýrem na doručování prostřednictvím datové schránky typicky nebude pro statutární města znamenat významnou změnu nákladů – mzdové a provozní náklady kurýra podle prvních odhadů přibližně odpovídají ceně, kterou město nově zaplatí za doručování těchto dokumentů prostřednictvím datové schránky, a to i v případě maximální možné ceny za datovou zprávu. V případě, že si město bude chtít z nějakého důvodu kurýra ponechat ve stavu, je doporučeno zkrátit jeho úvazek nebo jej pověřit vykonáváním dalších činností.
12/15
4 4.1
Fáze běžného provozu Přebírat doručené dokumenty z datové schránky subjektu
Proces přihlášení do datové schránky a převzetí dokumentů do aplikace elektronické podatelny s následným předáním do spisové služby by měla plně pokrýt právě aplikace elektronické podatelny (resp. aplikace pro vedení el. spisové služby, jíž je el. podatelna typicky součástí). Přihlášení do datové schránky by mělo proběhnout vždy na vyžádání osoby, pověřené pro přístup k datové schránce (tj. po provedení nějaké akce, např. stisknutí tlačítka).
4.2
Odesílat dokumenty prostřednictvím datové schránky
Odeslání dokumentu prostřednictvím datové schránky se skládá z několika kroků, popsaných dále. 4.2.1
Rozhodnutí o možnosti vydání dokumentu v elektronické podobě
Pracovník, který připravuje dokument, musí posoudit: • zda dokument je z pohledu legislativy možné daný dokument vytvořit v elektronické podobě • zda povaha dokumentu umožňuje doručení prostřednictvím datové schránky (jde především o možnost použití datových formátů, podporovaných datovou schránkou) • zda nejde o doručení na místě Pokud alespoň jedna z podmínek není splněna, doručení prostřednictvím datové schránky se nepoužije. doplnit příklady kdy DS použít a kdy ne – k tomu je nutné znát provozní dokumentaci ISDS (bude aktualizováno)
4.2.2
Příprava el. dokumentu k vypravení přes DS
Před odesláním je doporučeno zajistit převod dokumentu 8 do vhodného výstupního formátu (např. PDF) a jeho případné elektronické podepsání. Tuto úlohu by měla plně zajistit (nebo alespoň významně zjednodušit) funkcionalita aplikace pro vedení el. spisové služby. Požadavky na elektronický dokument, odesílaný přes datovou schránku: • musí být ve formátu, podporovaném datovými schránkami – vše s výjimkou spustitelných souborů a komprimovaných souborů • vyžaduje-li to zákon, podle kterého je dokument připravován, pak musí být dokument elektronicky podepsán zaručeným el. podpisem (někde postačí el. značka), případně označen časovým razítkem • v rámci jedné datové zprávy je možné poslat více dokumentů (je pouze nutné, aby aplikace pro vedení el. spisové služby tuto možnost podporovala); možnost a vhodnost spojení dokumentů z více případů (čísel jednacích) do jednoho podání se řídí stejnými pravidly jako v případě listinné podoby
8
V tomto případě se podle názoru autorů analýzy nejedná o převod nebo změnu formátu dokumentu ve smyslu připravované novely zákona č. 499/2004 Sb., ani o autorizovanou konverzi dokumentu podle zákona č. 300/2008 Sb., neboť z pohledu těchto zákonů nejde o originál dokumentu, ten touto operací teprve vznikne
13/15
4.2.3
Vyhledání datové schránky adresáta
Aplikace pro vedení el. spisové služby by měla uživatelům nabídnout podporu při vyhledávání datové schránky adresáta. Obecně platí, že informační systém datových schránek nabídne možnost vyhledávání datové schránky i bez nutnosti přihlášení pověřené osoby; vyhledávání však bude vracet výsledek dotazu pouze v případě, že bude nalezena právě jedna datová schránka; v případě, že bude nalezeno více datových schránek, odpovídajících zadání, bude uživatel požádán o zpřesnění zadání. Možné případy: • dokument je odpověď na podání, které bylo doručeno přes datovou schránku – v tomto případě by měla být DS adresáta aplikací pro vedení spisové služby automaticky přidělena • dokument vzniká bez předchozího podání (kontakt navazuje úřad) – pracovník připravující písemnost na vypravení se musí pokusit o vyhledání datové schránky adresáta; teprve v případě, že datová schránka nebyla nalezena, je možné vybrat jiný způsob doručení • dokument je odpověď na podání, které bylo doručeno jiným způsobem (v listinné podobě, přes elektronickou podatelnu aj.) – i v tomto případě, kdy pro doručení nebyla použita datová schránka, je povinností pokusit se vyhledat datovou schránku adresáta V případě, že datová schránka neexistuje (nebyla nalezena), použije se jiný způsob doručení. 4.2.4
Vlastní odeslání přes DS
Pracovník, který vyhotovil dokument, jej připraví pro doručení prostřednictvím datové schránky (viz předchozí kapitoly – převede dokument do vhodného formátu, případně jej opatří uznávaným el. podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem a přiřadí datovou schránku, na kterou má být dokument doručen. Následně označí dokument za hotový a předá jej k vypravení. Vlastní odeslání pak typicky zajišťuje pracovník výpravny, který je zároveň pověřenou osobou pro práci s datovou schránkou úřadu. Proces vlastního vypravení je zajištěn prostředky aplikace pro vedení el. spisové služby.
4.3 4.3.1
Provádět autorizované konverze dokumentů Konverze z moci úřední
doplnit kdo dělá a kdy bude využita – zatím je předpoklad, že využívána bude minimálně nebo vůbec – ověřit 4.3.2
Konverze na žádost
Konverzi na žádost zajišťují ze zákona kontaktní místa CzechPOINT. Služba bude provedena na požádání osoby a bude hrazená – ceny viz příloha „Sazebník“ zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění zákona č. 301/2008 Sb.
4.4
Zajišťovat platnost digitálních certifikátů
Zahrnuje vedení evidence certifikátů, asistenci uživatelům se získáním, obnovou a používáním certifikátu, zajišťování školení nových zaměstnanců a sledování legislativy v této oblasti. Pro organizaci velikosti ORP lze předpokládat pracnost odpovídající cca 0,5 až 1 úvazek. Obec by měla zvážit, zda se jí vyplatí zřídit novou pracovní pozici.
14/15
5 5.1
Mimořádné situace Volby do zastupitelstva
Poté, co je zvolen nový primátor, musí administrátor (typicky tajemník magistrátu) v rámci předávání města informovat Ministerstvo vnitra ČR o změně osoby primátora, zažádat o přístupové údaje do datové schránky pro nového primátora a o ukončení platnosti přístupových údajů jeho nástupce.
5.2
Odstoupení nebo odvolání starosty (primátora)
de facto stejný postup jako u předchozího, jen může jít o „nepřátelské převzetí“ a nebude časový soulad mezi odchodem původního vedoucího a příchodem nástupce – ověřit z pohledu legislativy
5.3
Ztráta nebo odcizení přístupových údajů
Administrátor nebo primátor požádá o zneplatnění přístupových údajů a případně o předání nových. Toto předání je zpoplatněno, je-li požadováno dříve než po 3 letech od předchozího předání přístupových údajů.
5.4
Ukončení pracovního poměru pověřené osoby nebo administrátora
U pověřené osoby požádá administrátor o zneplatnění přístupových údajů a zrušení pověření. U administrátora požádá jiný administrátor nebo primátor o zrušení určení administrátora.
5.5
Výměna aplikace pro vedení spisové služby
V případě, že se úřad rozhodne změnit aplikaci pro vedení el. spisové služby, musí při výběru nové aplikace zajistit minimálně následující: • musí být schopna pracovat s datovými schránkami • musí podporovat elektronické podepisování dokumentů a kontrolu podpisů • musí umožnit převod dokumentů do formátů, podporovaných datovými schránkami • měla by být schopna pokrýt nebo alespoň podpořit proces nahlížení do elektronických spisů
15/15
