UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007
EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT. KALIMUSADA MOTOR Suliana 0700701266 Fanny Efriliani Kusnadi 0700708650 Helen Santoso 0700710554 Kelas / Kelompok : 07 PCA / 01
ABSTRAK Usaha di bidang service kendaraan merupakan bisnis yang menjanjikan. Hal ini dikarenakan semakin pesatnya jumlah kendaraan di kalangan masyarakat. Seiring dengan kondisi tersebut, maka banyak perusahaan sejenis lainnya yang turut bersaing dalam bidang service kendaraan, sehingga persaingan pun menjadi sangat ketat. Untuk memberikan service kendaraan yang memuaskan, maka diperlukan pengelolaan sistem informasi secara profesional, terutama pada sistem informasi persediaan yang merupakan salah satu sistem utama dalam menjalankan proses bisnis. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kepustakaan dan metode penelitian lapangan. Metode penelitian kepustakaan digunakan untuk mendapatkan sumbersumber teori yang relevan dan reliabel. Sedangkan metode penelitian lapangan digunakan untuk memperoleh data yang akan digunakan sebagai sumber dalam mengetahui sistem pengendalian internal pada sistem informasi persediaan yang sedang berjalan, mendeteksi kelemahan-kelemahannya, dan memberikan rekomendasi. Berdasarkan hasil audit, sistem pengendalian internal pada sistem informasi persediaan yang sedang berjalan pada PT. Kalimusada Motor telah cukup memadai. Namun masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diwaspadai karena dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dengan mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem informasi persediaannya, maka akan sangat membantu PT. Kalimusada Motor dalam memberikan service yang memuaskan untuk mempertahankan pelanggan yang loyal sekaligus menjaring pangsa pasar baru. Dengan demikian PT. Kalimusada Motor dapat terus berkembang di bidang service perbaikan kendaraan.
Kata Kunci : Audit Sistem Informasi, Sistem Informasi Persediaan, Sistem Pengendalian Internal.
iv
Prakata
Puji
syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala kasih dan karunia-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan karya ilmiah ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Kegiatan audit dalam rangka melengkapi penulisan karya ilmiah ini berjudul Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Kalimusada Motor. Adapun penulisan karya ilmiah ini disusun untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan program studi Strata-1 dan mencapai gelar sarjana komputer pada jurusan Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Pada kesempatan ini dengan rasa hormat dan ketulusan hati, penulis hendak mengucapkan rasa terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini, terutama kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Drs. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Ibu Yanti, S.Kom., MM., selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 3. Ibu Noerlina, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 4. Bapak Drs. Sanyoto Gondodiyoto, SE., Ak., MComm., MKom., MM selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam membimbing dan memberikan pengarahan dalam penyusunan karya ilmiah ini. 5. Seluruh dosen dan karyawan Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bimbingan dan bekal ilmu pengetahuan.
v
6. Bapak YB. Sardjuhadi selaku Kepala Bengkel PT. Kalimusada Motor dan Bapak Wiharto selaku Kepala Accounting serta seluruh staf pada PT. Kalimusada Motor yang telah memberikan waktu, kesempatan, bantuan, dan dukungan selama penyusunan skripsi. 7. Orangtua yang selalu memberikan perhatian, dukungan, doa serta nasehat kepada penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi dengan baik. 8. Seluruh teman-teman yang telah memberikan bantuan moril dan doa selama penyusunan skripsi ini. 9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah memberikan masukan dalam pembuatan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca dan berbagai pihak yang terkait dalam usaha penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dalam meningkatkan sistem pengendalian internal pada sistem informasi persediaan PT. Kalimusada Motor dan juga bermanfaat bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Jakarta, Januari 2007
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Halaman Judul luar
i
Halaman Judul Dalam
ii
Halaman Persetujuan Hardcover
iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak
iv
Prakata
v
Daftar Isi
vii
Daftar Gambar
xii
Daftar Tabel
xiii
Daftar Lampiran
xiv
BAB 1
BAB 2
PENDAHULUAN.........................................................................................
1
1.1
Latar Belakang...................................................................................
1
1.2
Ruang Lingkup...................................................................................
2
1.3
Tujuan dan Manfaat...........................................................................
2
1.4
Metodologi.........................................................................................
3
1.5
Sistematika Penulisan......................................................................... 5
LANDASAN TEORI.....................................................................................
6
2.1
Sistem Informasi Akuntansi…………………………………..……
6
2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..............................
6
2.1.2
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ……………………….
6
2.1.3
Komponen Sistem Informasi Akuntansi…………….…..….
8
2.1.4
Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi…...….
9
vii
2.2
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan……………………….….. 11 2.2.1
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan….……….. 11
2.2.2
Fungsi Terkait…………………………………….……….. 12
2.2.3
Dokumen yang Digunakan……………………….……….. 13
2.2.4
Prosedur…………………………………….…….……….. 14 2.2.4.1 Naratif……………………………………………… 14 2.2.4.2 Flowchart……………………………..……………. 16 2.2.4.3 Data Flow Diagram……………..……….………… 18
2.2.5
Manajemen Data …………………………….…….……… 20
2.2.6
Resiko dan Pengendalian …………………………………. 22 2.2.6.1 Resiko…………………………….………………... 22 2.2.6.2 Sistem Pengendalian ………….…………………… 23
2.2.7 2.3
2.4
Laporan yang Dihasilkan ………………………………….. 27
Sistem Pengendalian Intern……………………..……..…………… 29 2.3.1
Pengertian Sistem Pengendalian Intern ………..………….. 29
2.3.2
Tujuan Sistem Pengendalian Intern………………………… 29
2.3.3
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern ……………...….. 30
2.3.4
Jenis-Jenis Sistem Pengendalian Intern……………………. 33
Audit Sistem Informasi…………………………………………….. 36 2.4.1
Pengertian Audit Sistem Informasi………………………… 36
2.4.2
Tujuan Audit Sistem Informasi…………………………….. 37
2.4.3
Pentingnya Pengendalian dan Audit Sistem Informasi …….. 38
viii
BAB 3
2.4.4
Jenis-jenis Audit……………………………………...……. 40
2.4.5
Standar Audit Sistem Informasi…………………...………. 42
2.4.6
Prosedur Audit Sistem Informasi………………………….. 47
2.4.7
Bukti Audit ………………………………………….…….. 49
2.4.8
Instrumen Audit……………………………………………. 50
DESKRIPSI SISTEM INFORMASI PT. KALIMUSADA MOTOR........... 53 3.1
Gambaran Umum…………………………………...……………… 53 3.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan………………………………… 53
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan…………………………...……… 56
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan………………..…………………… 57
3.3
Uraian Tugas dan Wewenang………………..…………………….. 58
3.4
Sistem Yang Sedang Berjalan pada Perusahaan................................ 67 3.4.1
Fungsi Terkait........................................................................ 67
3.4.2
Dokumen yang Digunakan.................................................... 69
3.4.3
Prosedur................................................................................. 70 3.4.3.1 Naratif........................................................................ 70 3.4.3.2 Flowchart.................................................................. 76 3.4.3.3 Diagram Context....................................................... 83 3.4.3.4 Data Flow Diagram.................................................. 84
3.4.4
Manajemen Data................................................................... 86
3.4.5
Resiko dan Pengendalian………………………….……….. 88 3.4.5.1 Resiko…………………………………………..….. 88 3.4.5.2 Sistem Pengendalian ………………………………. 89
ix
BAB 4
3.4.6
Laporan yang Dihasilkan…………………….……..……… 92
3.4.7
Tampilan Layar…………………………………………….. 93
3.4.8
Konfigurasi…………………………………………….……106
AUDIT SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT. KALIMUSADA MOTOR........................................................................................................ 108 4.1
4.2
Perencanaan Audit………………………………………………… 108 4.1.1
Penjelasan Umum………………………………………..… 108
4.1.2
Program Audit………………………………….………….. 109
Pelaksanaan Audit…………………………………………………. 114 4.2.1
Pengendalian Umum……………………………………….. 114 4.2.1.1 Pengendalian Manajemen Operasi…………….…… 114 4.2.1.2 Pengendalian Manajemen Keamanan……………… 120
4.2.2
Pengendalian Aplikasi………………………………………126 4.2.2.1 Pengendalian Input………………………………….126 4.2.2.2 Pengendalian Output……………………………….. 134 4.2.2.3 Pengendalian Boundary …………………..……….. 141 4.2.2.4 Pengendalian Database…………………………….. 146
BAB 5
4.3
Laporan Audit……………………………………………………… 150
4.4
Pokok-Pokok Hasil Temuan dan Rekomendasi …………………… 155
SIMPULAN DAN SARAN.......................................................................... 169 5.1
Simpulan…………………………………………………………… 169
5.2
Saran……………………………………………………………….. 171
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................ 172
x
DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart Penambahan Barang (Wilkinson, 2000, h 479)……..………….
16
Gambar 2.2 Flowchart Pengeluaran Barang (Wilkinson, 2000, h 424)…………………. 17 Gambar 2.3 Data Flow Diagram Penambahan Barang (Wilkinson, 2000, h477)……….
18
Gambar 2.4 Data Flow Diagram Pengeluaran Barang ( Wilkinson, 2000, h423)………. 19 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Kalimusada Motor.…………………..… …….…..
57
Gambar 3.2 Flowchart Penambahan Barang PT.Kalimusada Motor..…………………… 76 Gambar 3.3 Flowchart Pengeluaran Barang PT.Kalimusada Motor..……………… …… 78 Gambar 3.4 Diagram Context Sistem Informasi Persediaan PT. Kalimusada Motor.…… 83 Gambar 3.5 Data Flow Diagram Penambahan Barang PT. Kalimusada Motor...……….. 84 Gambar 3.6 Data Flow Diagram Pengeluaran Barang PT. Kalimusada Motor…………. 85
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Standar Audit Sistem Informasi menurut ISACA (Gondodiyoto, 2006, h69).... 44 Tabel 2.2 Kuesioner Pengendalian Internal (Weber, 2006, h797)……………………….. 51 Tabel 4.1 Matriks Program Audit atas Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi . 111 Tabel 4.2 Kuesioner Pengendalian Manajemen Operasi………………………….…....... 115 Tabel 4.3 Kuesioner Pengendalian Manajemen Keamanan…………………………....... 121 Tabel 4.4 Kuesioner Pengendalian Input……………………………………………....... 126 Tabel 4.5 Kuesioner Pengendalian Output…………………………………………........ 133 Tabel 4.6 Kuesioner Pengendalian Boundary………………………………………........ 140 Tabel 4.7 Kuesioner Pengendalian Database ……………….……………………..….... 145 Tabel 4.8 Matriks Pokok-Pokok Temuan Hasil Audit dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Operasi ……………………………………............ 153 Tabel 4.9 Matriks Pokok-Pokok Temuan Hasil Audit dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan…………………………..………..….... 157 Tabel 4.10 Matriks Pokok-Pokok Temuan Hasil Audit dan Rekomendasi atas Pengendalian Input ………………………………………………………....... 159 Tabel 4.11 Matriks Pokok-Pokok Temuan Hasil Audit dan Rekomendasi atas Pengendalian Output ………………………..………….……………….....… 161 Tabel 4.12 Matriks Pokok-Pokok Temuan Hasil Audit dan Rekomendasi atas Pengendalian Boundary …………….………………………………......….... 164 Tabel 4.13 Matriks Pokok-Pokok Temuan Hasil Audit dan Rekomendasi atas Pengendalian Database …………….……………………………….......….... 166
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
L.1
Dokumen…………………………………………..……………….....…………. L 1 L.1.1 Faktur Pembelian…………………………………………………….…… L 1 L.1.2 Purchase Order…………………………………………………….…….. L 1 L.1.3 Nota Retur……………………………………..…………………………. L 2 L.1.4 Laporan Penerimaan Barang…………………..…………………………. L 2 L.1.5 Work Order………………………………………………………………. L 3 L.1.5.1 Work Order Rangkap ke-1………………………………..……… L 3 L.1.5.2 Work Order Rangkap ke-2 (Tampak Depan)…………..………... L 3 L.1.5.3 Work Order Rangkap ke-2 (Tampak Belakang)……………..…… L 4 L.1.5.4 Work Order Rangkap ke-3 (Tampak Depan)……………..….…… L 4 L.1.5.5 Work Order Rangkap ke-3 (Tampak Belakang)…………..…….. L 5 L.1.6 Surat Permintaan Barang ……………………………..………………..… L 5
L.2
Laporan…………………………………………………………………….…….. L 6 L.2.1 Inventory Report Menu…………………………………………....……... L 6 L.2.1.1 Daftar Persediaan…………………………………………………. L 6 L.2.1.2 Mutasi Persediaan………………………………………..………. L 7 L.2.1.3 Kartu Stock Persediaan………………………………………….. L 7 L.2.1.4 Persediaan Minimum…………………………………………..…. L 8 L.2.1.5 Laporan Daftar Persediaan (Hardcopy)………………………….. L 9 L.2.1.6 Laporan Mutasi Persediaan (Hardcopy)…………………………. L 10 L.2.1.7 Laporan Kartu Stock Persediaan (Hardcopy)…………………… L 10 L.2.1.8 Laporan Persediaan Minimum (Hardcopy)…………………….. L 11
xiv
