UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007
EVALUASI SISTEM INFORMASI GENERAL LEDGER ATAS SUBSISTEM KAS KECIL PADA PT SADIKUN NIAGAMAS RAYA CABANG SRENGSENG
RONAYANTI
0600637786
Kelas/Kelompok : 09 MAA / 11
Abstrak Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui tingkat efektifitas Sistem Informasi General Ledger atas subsistem kas kecil dan memberikan rekomendasi dari potensial resiko yang mungkin terjadi. Metode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dan penelitian lapangan (check list, wawancara, observasi, tes atau pengujian). Hasil yang dicapai adalah pengukuran tingkat efektifitas sistem aplikasi dengan matriks resiko, daftar pengendalian yang ada dan laporan audit. Simpulan yang diperoleh adalah Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil pada PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng dirancang sesuai standar yang telah ditetapkan dan dapat memberikan kontribusi besar untuk mendukung pembuatan laporan keuangan yang akurat, namun pengendalian yang ada masih kurang baik sehingga perlu dilakukan peningkatan control di masa mendatang.
Kata Kunci : Evaluasi, Sistem Informasi General Ledger, Subsistem kas kecil, PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng.
iv
PRAKATA
Puji Syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas kasih dan berkat yang telah diberikan kepada saya, sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Skripsi ini berjudul “Evaluasi Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil pada PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng“, disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Jenjang Studi Strata-1 (SI), Jurusan Sistem Informasi, Program Studi Komputerisasi Akuntansi, di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Saya mohon maaf apabila dalam penulisan skripsi ini terdapat kesalahan penulisan, karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan baik materiil, moral dan doa. Oleh karenanya pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tulus dan penuh hormat kepada: 1.
Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.APP., Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2.
Bapak Ir. Sablin Yusuf, Msc., M.Comp. Sc. selaku Dekan Fasilkom.
3.
Ibu Yanti , S.Kom., MM. selaku ketua program studi.
4.
Bapak Eddy Sutedjo, Drs, S.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan petunjuk, saran dan bimbingan bagi saya dalam penulisan dan penyusunan skripsi ini.
5.
Para Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan pengetahuan yang sangat berguna sejak awal hingga akhir perkuliahan. v
6.
Ibu Djulia Tanurahardja, sebagai Kepala Cabang di PT Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng yang telah memberikan izin kepada saya untuk mengumpulkan data, melakukan survey dan pengamatan yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini.
7.
Ibu Meryani selaku Finance Supervisor dan seluruh staf PT Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng yang telah memberikan banyak bantuan bagi penulis.
8.
Orang tua dan kerabat penulis yang telah memberikan nasehat, dorongan dan dukungan moril dan material selama penyusunan skripsi ini.
9.
Teman-teman yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada saya dalam penyusunan skripsi ini, khususnya : Bangkis, John, Rivai, Reni, Firman, Meity dan Leo. Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat memberikan sumbangsih kepada
kemajuan ilmu pengetahuan dan bermanfaat bagi semua orang dalam menambah wawasan.
Jakarta, 15 Januari 2007
Penulis
vi
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar………………………………………………………………………i Halaman Judul Dalam……………………………………………………………………ii Halaman Persetujuan Hardcover……………..........……………………………………iii Abstrak…………………………………………………………………………………..iv Prakata…………………………………………………………………………………....v Daftar Isi………………………………………………………………………………...vii Daftar Tabel……………………………………………………………………………..xii Daftar Gambar………………………………………………………….......…………..xiii Daftar Lampiran……………………………………………………………………......xiv
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang……………………………………….……………...……1
1.2
Ruang Lingkup…………………………………………………………...2
1.3
Tujuan dan Manfaat Penelitian…………………………………………...3
1.4
Metodologi Penelitian………………………………………………........4
1.5
Sistematika Penulisan…………………………………………………….5
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Sistem Informasi Akuntansi……………………………………………...7 2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi……………………….....7
2.1.2
Tujuan / Kegunaan SIA………………………………………......7
2.1.3
Siklus Proses Transaksi SIA…………………………………….. 9
2.1.4
Siklus Pengeluaran dan Siklus Buku Besar dan Pelaporan……..11 vii
2.2
2.3
2.4
Sistem Pengendalian Intern………………………………………….….14 2.2.1
Pengertian Pengendalian Intern…………………………………14
2.2.2
Tujuan Sistem Pengendalian Intern…..…………………………15
2.2.3
Komponen Pengendalian Intern………………………………...16
2.2.4
Sistem Pengendalian Intern pada sistem berbasis komputer…....20
Audit Sistem Informasi………………………………………………….42 2.3.1
Pengertian Audit Sistem Informasi……………………………..42
2.3.2
Prosedur Audit Sistem Informasi……………………………….43
2.3.3
Standar Audit……………………………………………………45
2.3.4
Instrument Audit………………………………………………...47
Audit Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil..…...48 2.4.1
Pengertian General Ledger, Ledger, Subledger, COA………….48
2.4.2
Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil…. .48
2.4.3
Audit Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil…………………………………………….49
2.4.4
Matriks Penetapan Penilaian Resiko dan Pengendalian pada Sistem Informasi General Ledger atas Subsistem Kas Kecil.......49
BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.3
Gambaran Umum………………………………………….…………….56 3.1.1
Latar Belakang PT. Sadikun Niagamas Raya…………………...56
3.1.2
Visi dan Misi PT. Sadikun Niagamas Raya.................................57 3.1.2.1 Visi PT. Sadikun Niagamas Raya....................................57 3.1.2.2 Misi PT. Sadikun Niagamas Raya....................................57 viii
3.1.3
Tujuan PT. Sadikun Niagamas Raya............................................58
3.2
Struktur Organisasi PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng.....59
3.3
Uraian Jabatan..........................................................................................60
3.4
Sistem yang berjalan.................................................................................70 3.4.1
Uraian Proses................................................................................70
3.4.2
Diagram dari proses yang berjalan...............................................74 3.4.2.1 Diagram Konteks..............................................................74 3.4.2.2 Diagram Nol.....................................................................75
3.4.3
Uraian Aplikasi yang digunakan..................................................76 3.4.3.1 Uraian pengembangan dari aplikasi.................................76 3.4.3.2 Proses pemakaian dari aplikasi.........................................78
BAB 4 AUDIT
SISTEM
INFORMASI
GENERAL
LEDGER
ATAS
SUBSISTEM KAS KECIL PADA PT. SADIKUN NIAGAMAS RAYA CABANG SRENGSENG 4.1
4.2
Audit Plan.................................................................................................81 4.1.1
Menetapkan Tujuan Pelaksanaan Audit.......................................81
4.1.2
Menetapkan Ruang Lingkup Audit..............................................82
4.1.3
Persiapan Audit Lapangan............................................................82
4.1.4
Prosedur Audit yang dilakukan....................................................83
4.1.5
Spesifikasi Sistem Aplikasi yang diaudit.....................................84
Daftar Pengendalian.................................................................................85 4.2.1.1 Check list atas Internal Control....................................................85 4.2.1.2 Wawancara atas Internal Control.................................................87 ix
4.2.2.1 Check list atas Security Management Controls…………………88 4.2.2.2 Wawancara atas Security Management Controls……………….91 4.2.3.1 Check list atas Operations Management Controls…………..….93 4.2.3.2 Wawancara atas Operations Management Controls……………96 4.2.4.1 Check list atas Boundary Controls……………………………...98 4.2.4.2 Wawancara atas Boundary Controls…………………………..100 4.2.5.1 Check list atas Input Controls………………………………….102 4.2.5.2 Wawancara atas Input Controls………………………………..106 4.2.6.1 Check list atas Output Controls………………………………..110 4.2.6.2 Wawancara atas Output Controls……………………………...112 4.2.7.1 Check list atas Software Applications……………………….…114 4.2.7.2 Wawancara atas Software Applications………………………..116 4.3
`
Hasil Temuan 4.3.1
Temuan Pengendalian Intern………………………………….117
4.3.2
Temuan Pengendalian Manajemen Keamanan….…………….117
4.3.3
Temuan Pengendalian Manajemen Operasi…………………...118
4.3.4
Temuan Pengendalian Batasan………………..……………….118
4.3.5
Temuan Pengendalian Masukan………………..……………...119
4.3.6
Temuan Pengendalian Keluaran……………………………….121
4.3.7
Temuan Pengendalian Aplikasi Software..……………………121
4.4 Risk Measurement…………………………………………………….....122 Matriks Penilaian Resiko (Risk) dan Pengendalian (Controls)……….124 4.4.1
Internal Controls………………………………………………124
4.4.2
Security Management Controls..................................................125 x
4.5
4.6
4.4.3
Operations Management Controls…………………………….127
4.4.4
Boundary Controls.....................................................................128
4.4.5
Input Controls………………………………………………….129
4.4.6
Output Controls………………………………………………..130
4.4.7
Software Applications………………………………………….132
Rekomendasi Audit……………………………………………………133 4.5.1
Internal Controls……………………………………………....133
4.5.2
Security Management Controls………………………………..133
4.5.3
Operations Management Controls…………………………….133
4.5.4
Boundary Controls…………………………………………….134
4.5.5
Input Controls………………………………………………….134
4.5.6
Output Controls………………………………………………..135
4.5.7
Software Applications……….…………………………………135
Laporan Audit………………………………………………………….136
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1
Simpulan………………………………………………………………161
5.2
Saran…………………………………………………………………..161
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1
Check list pada Internal Controls……………………………………….85
Tabel 4.2
Wawancara pada Internal Control……………………………………...87
Tabel 4.3
Check list pada Security Management Controls………………………..88
Tabel 4.4
Wawancara pada Security Management Controls………………………91
Tabel 4.5
Check list pada Operations Management Controls……………………..93
Tabel 4.6
Wawancara pada Operations Management Controls…………………...96
Tabel 4.7
Check list pada Boundary Controls………………………………….….98
Tabel 4.8
Wawancara pada Boundary Controls………………………………….100
Tabel 4.9
Check list pada Input Controls………………………………………...102
Tabel 4.10
Wawancara pada Input Controls………………………………………106
Tabel 4.11
Check list pada Output Controls……………………………………….110
Tabel 4.12
Wawancara pada Output Controls..........................................................112
Tabel 4.13
Check list pada Software Applications………………………………...114
Tabel 4.14
Wawancara pada Software Applications................................................116
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi…………………………………9
Gambar 2.2
Context diagram of General Ledger and reporting system…………….11
Gambar 2.3
Matriks Penilaian Resiko…………………………………………..........52
Gambar 2.4
Matriks Penilaian Pengendalian………………………………………...54
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Sadikun Niagamas Raya Cabang Srengseng.....59
Gambar 3.2
Diagram Konteks .....................................................................................74
Gambar 3.3
Diagram Nol ............................................................................................75
Gambar 4.1
Tampilan Menu Add Transactions.........................................................119
Gambar 4.2
Tampilan Error Message........................................................................121
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Bon Pengeluaran Kas…………………………………………....……...L1
Lampiran 2
Voucher Pengeluaran Kas Kecil..............................................................L2
Lampiran 3
Bukti Penerimaan (Permintaan Pengisian kembali Dana Kas Kecil)......L3
Lampiran 4
Bukti Kas Keluar......................................................................................L4
Lampiran 5
Contoh Format Laporan Subledger kas kecil...........................................L5
Gambar 1
Tampilan Awal.........................................................................................L6
Gambar 2
Tampilan Menu Login..............................................................................L7
Gambar 3
Tampilan Login Awal Sistem Informasi General Ledger........................L8
Gambar 4
Tampilan Error Message jika Login tidak valid......................................L9
Gambar 5
Tampilan Menu awal aplikasi...............................................................L10
Gambar 6
Tampilan Menu pilih Group PT.............................................................L11
Gambar 7
Tampilan Pilihan dari Menu Main.........................................................L12
Gambar 8
Tampilan Pilihan dari Menu Transaction..............................................L13
Gambar 9
Tampilan Pilihan dari View Transaction...............................................L14
Gambar 10
Tampilan pilih insert..............................................................................L15
Gambar 11
Tampilan dari Add Transaction.............................................................L16
Gambar 12
Tampilan pilih tanggal transaksi voucher..............................................L17
Gambar 13
Tampilan pilih journal tipe....................................................................L18
Gambar 14
Tampilan Input voucher pengeluaran kas..............................................L19
Gambar 15
Tampilan untuk menentukan COA........................................................L20
Gambar 16
Tampilan Isi transaksi jurnal (Debet).....................................................L21
Gambar 17
Tampilan Masukan transaksi debet ke database....................................L22 xiv
Gambar 18
Tampilan pilih kredit dan pilih cash account………………………….L23
Gambar 19
Tampilan simpan jurnal ke GL di server……………………………...L24
Gambar 20
Tampilan hasil posting jurnal ke GL......................................................L25
Gambar 21
Tampilan Menu untuk koreksi inputan pilih Modify.............................L26
Gambar 22
Tampilan Menu Modify Transaction.....................................................L27
Gambar 23
Tampilan pilihan dari View History.......................................................L28
Gambar 24
Tampilan untuk pilih View History Cash...............................................L29
Gambar 25
Tampilan untuk pilih View History Petty Cash……………………….L30
Gambar 26
Tampilan Menu konfirmasi untuk menghapus jurnal…………………L31
Gambar 27
Tampilan untuk memilih Refresh...........................................................L32
Gambar 28
Tampilan untuk lihat hasil inputan pada buku besar untuk kas kecil....L33
Gambar 29
Tampilan pilihan dari Menu Synchronizer............................................L34
Gambar 30
Tampilan pilihan dari Menu Help..........................................................L35
Gambar 31
Tampilan pilihan About GL Client dari Menu Help..............................L36
Gambar 32
Tampilan pilihan UI Guide dari Menu Help..........................................L37
Gambar 33
Tampilan Menu konfirmasi untuk Exit..................................................L39
Gambar 34
Tampilan bukti pengeluaran dari tiap transaksi jurnal...........................L40
Gambar 35
Tampilan Kontrol terhadap digit nominal input....................................L41
Gambar 36
Tampilan System Log.............................................................................L42
xv
