UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputer Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007
EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. PERTAMINA TONGKANG
ANITA EFRATAMA TARIGANS
0700693794
PONY SALIM
0700695780
Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan sistem sumber daya manusia pada PT. Pertamina Tongkang, memastikan adanya pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi yang ditetapkan baik. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kepustakaan dan metode penelitian lapangan seperti wawancara, audit check list, dan observasi/pengamatan terhadap fisik perusahaan. Metode audit yang digunakan adalah metode audit around the computer. Hasil yang dicapai dari evaluasi pada sistem informasi sumber daya manusia yaitu ditemukan kelebihan dan kelemahan dari penggunaan sistem informasi sumber daya manusia, dimana kelemahan yang ada memungkinkan adanya resiko-resiko yang dapat terjadi serta diperlukan adanya rekomendasi sebagai tindakan perbaikan yang dapat dipertimbangkan dengan tujuan untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan demikian sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem informasi sumber daya manusia secara berkala agar sistem informasi sumber daya manusia dapat lebih diandalkan lagi. Kata kunci : Evaluasi, Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia
iv
PRAKATA
Puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas berkat dan rahmatNya, penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini tepat pada waktunya untuk memenuhi salah satu syarat yang diajukan dalam menyelesaikan jenjang studi Strata-1 (S1) di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. Dengan adanya dukungan moral, bantuan, petunjuk, saran, nasehat, bimbingan dan kesempatan kerjasamanya yang diberikan oleh berbagai pihak kepada penulis selama dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini, maka perkenankanlah penulis untuk menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan skripsi ini, yaitu kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Ibu Yanti, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 4. Ibu Noerlina, S.Kom., MM, sebagai Sekretaris Jurusan Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 5. Ibu Noerlina, S.Kom., MM, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan, masukan, dan semangat bagi penulis. 6. Bapak Dwi Indra Kuntoadji selaku Manajer OPKD yang telah memberikan izin kepada penulis untuk dapat melakukan penelitian pada PT. Pertamina Tongkang.
v
7. Bapak Hendra Zulyar selaku Ast. Man. Kebijakan SDM yang telah menyediakan waktu untuk penulis agar dapat melakukan penelitian pada Pertamina Tongkang. 8. Bapak Nofrianto selaku Ast. Man. Organisasi Prosedur dan Diklat yang telah membimbing dan membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini. 9. Bapak Muhammad Husain Haekal pada bagian Teknologi Informasi di PT. Pertamina Tongkang atas bantuan, kerjasama, kesabaran, perhatian, dan dukungannya bagi penulis. 10. Seluruh karyawan PT. Pertamina Tongkang yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu atas bantuan, kerjasama, dan dukungannya bagi penulis. 11.
Orang tua serta seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan secara moril dan materil serta doa bagi penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
12.
Para Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah membimbing dan memberikan pengajaran kepada penulis selama masa kuliah.
13.
Teman-teman yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini. Akhir kata penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memerlukan perbaikan-
perbaikan, oleh karena itu penulis mengharapkan masukan dan saran, sehingga dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkannya serta bagi PT. Pertamina Tongkang pada khususnya.
Jakarta, Januari 2007
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Abstrak
iv
Prakata
v
Daftar isi
vii
Daftar Tabel
xii
Daftar Gambar
xiii
Daftar Lampiran
xiv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1
Latar Belakang Masalah
1
1.2
Ruang Lingkup
2
1.3
Tujuan dan Manfaat
2
1.4
Metodologi Penelitian
3
1.5
Sistematika Penulisan
4
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
6
Sistem Informasi Akuntansi
6
2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
6
2.1.2
Tujuan/Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.3
Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi
8
vii
2.2
2.3
Sistem Pengendalian Intern (SPI)
9
2.2.1
Pengertian Pengendalian Intern
9
2.2.2
Tujuan/Kegunaan Pengendalian Intern
10
2.2.3
Komponen Pengendalian Intern
10
2.2.4
Sistem Pengendalian Intern pada sistem berbasis komputer
11
2.2.4.1 Pengendalian Umum
12
2.2.4.2 Pengendalian Aplikasi
14
Audit Sistem Informasi
14
2.3.1
Pengertian Audit Sistem Informasi
14
2.3.2
Tujuan Audit Sistem Informasi
15
2.3.3
Metode Audit Sistem Informasi
18
2.3.4
Tahapan Audit Sistem Informasi
21
2.3.5
Pentingnya kontrol dan Audit
24
2.3.6
Standar Audit
25
2.4
Teori Penetapan Penilaian Resiko
32
2.5
Sumber Daya Manusia
32
2.5.1
Pengertian Sumber Daya Manusia
32
2.5.2
Pengertian Sistem Sumber Daya Manusia
33
2.5.3
Tahapan Sumber Daya Manusia
34
2.5.3.1 Perekrutan Karyawan
34
2.5.3.2 Penyeleksian Karyawan
35
2.5.3.3 Pelatihan Karyawan
39
2.5.3.4 Penilaian Kinerja Karyawan
40
viii
BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1
42
Gambaran Umum PT. Pertamina Tongkang
42
3.1.1
Latar Belakang PT. Pertamina Tongkang
42
3.1.2
Visi dan Misi PT. Pertamina Tongkang
44
3.1.2.1 Visi Perusahaan
44
3.1.2.2 Misi Perusahaan
44
Tujuan Perusahaan
44
3.1.3 3.2
Struktur Organisasi PT. Pertamina Tongkang
45
3.3
Uraian Jabatan
46
3.4
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan pada PT. Pertamina Tongkang
55
3.4.1
Uraian Proses
55
3.4.1.1 Sistem Informasi Perekrutan Calon Karyawan
55
3.4.1.2 Sistem Informasi Penyeleksian Calon Karyawan
55
3.4.1.3 Sistem Informasi Pelatihan Karyawan
56
3.4.1.4 Sistem Informasi Penilaian Karyawan
57
3.4.2
Flowchart HRD PT. Pertamina Tongkang
59
3.4.3
Uraian Aplikasi yang digunakan
64
BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
74
4.1
Perencanaan Audit
74
4.2
Daftar Pengendalian
78
4.2.1
78
Pengendalian Operasional (Operational Control)
ix
4.3
4.2.2
Pengendalian Keamanan (Security Control)
79
4.2.3
Pengendalian Boundary (Boundary Control)
83
4.2.4
Pengendalian Input (Input Control)
86
4.2.5
Pengendalian Output (Output Control)
89
Temuan Audit 4.3.1
91
Hasil Pengamatan dan Wawancara terhadap Pengendalian Operasional
4.3.2
Hasil Pengamatan dan Wawancara terhadap Pengendalian Keamanan
4.3.3
93
Hasil Pengamatan dan Wawancara terhadap Pengendalian Output
4.4
4.5
93
Hasil Pengamatan dan Wawancara terhadap Pengendalian Input
4.3.5
92
Hasil Pengamatan dan Wawancara terhadap Pengendalian Boundary
4.3.4
91
94
Evaluasi terhadap Hasil Temuan Audit
94
4.4.1
Evaluasi terhadap Temuan Pengendalian Operasional
94
4.4.2
Evaluasi terhadap Temuan Pengendalian Keamanan
96
4.4.3
Evaluasi terhadap Temuan Pengendalian Boundary
97
4.4.4
Evaluasi terhadap Temuan Pengendalian Input
99
4.4.5
Evaluasi terhadap Temuan Pengendalian Output
99
Penilaian Resiko terhadap Hasil Temuan Audit Checklist
101
4.5.1
101
Penilaian Resiko terhadap Pengendalian Operasional
x
4.6
4.7
4.5.2
Penilaian Resiko terhadap Pengendalian Keamanan
102
4.5.3
Penilaian Resiko terhadap Pengendalian Boundary
102
4.5.4
Penilaian Resiko terhadap Pengendalian Input
103
4.5.5
Penilaian Resiko terhadap Pengendalian Output
103
Matrix Temuan Audit
105
4.6.1
Audit Pengendalian Operasional
105
4.6.2
Audit Pengendalian Keamanan
106
4.6.3
Audit Pengendalian Boundary
106
4.6.4
Audit Pengendalian Input
107
4.6.5
Audit Pengendalian Output
108
Laporan Audit
109
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
117
5.1
Simpulan
117
5.2
Saran
118
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN SURAT SURVEI
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 4.2.1 Audit Checklist Pengendalian Operasional
79
Tabel 4.2.2 Audit Checklist Pengendalian Keamanan
83
Tabel 4.2.3 Audit Checklist Pengendalian Boundary
86
Tabel 4.2.4 Audit Checklist Pengendalian Input
89
Tabel 4.2.5 Audit Checklist Pengendalian Output
91
Tabel 4.6.1 Audit Pengendalian Operasional
105
Tabel 4.6.2 Audit Pengendalian Keamanan
106
Tabel 4.6.3 Audit Pengendalian Boundary
106
Tabel 4.6.4 Audit Pengendalian Input
107
Tabel 4.6.5 Audit Pengendalian Output
108
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart Tahapan Audit Informasi
23
Gambar 2.2 Framework CoBit
31
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pertamina Tongkang
45
Gambar 3.2 Flowchart Perekrutan
59
Gambar 3.2.1 Flowchart Perekrutan I
60
Gambar 3.2.2 Flowchart Perekrutan II
61
Gambar 3.3 Flowchart Pendidikan dan Pelatihan
62
Gambar 3.4 Flowchart Penilaian
63
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Tampilan Logon
L1
Tampilan Menu Awal Aplikasi
L2
Tampilan Menu Perekrutan
L3
Tampilan Master Calon Pegawai
L4
Tampilan Master Kesehatan
L5
Tampilan Master Laporan Wawancara
L6
Tampilan Master Laporan Psikotest
L7
Tampilan Hasil Test Masuk
L8
Tampilan Menu Pegawai Tetap
L9
Tampilan Warning Data Pekerja
L10
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Data Pekerja)
L11
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Data Pribadi)
L12
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Data Istri/Suami)
L13
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Data Anak)
L14
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Data Pendidikan)
L15
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Data Kursus)
L16
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Data Seminar)
L17
Tampilan Menu Perjanjian Kerja/Pengangkatan (Pengalaman Kerja)
L18
Tampilan Menu Pelatihan
L19
Tampilan Menu Riwayat Pelatihan/Seminar
L20
Tampilan Report Riwayat Pelatihan/Seminar
L21
xiv
Tampilan Menu Riwayat Kursus
L22
Tampilan Report Riwayat Kursus
L23
Tampilan Menu Penilaian
L24
Tampilan Menu Laporan Penilaian Hasil Kerja
L25
Tampilan Report Laporan Penilaian Hasil Kerja
L26
Tampilan Perintah untuk Save
L27
Tampilan Memo Permintaan Tenaga Kerja
L28
Tamplian Surat – Keputusan tentang Recruitment Pekerja Waktu Tidak Tertentu
L29
Tampilan Surat – Keputusan tentang Pengangkatan Pekerja Darat
L30
Tampilan Surat – Mutasi
L31
Tampilan Surat – Keputusan tentang Pengangkatan Pekerja Darat Masa Percobaan L32 Tampilan Memorandum Permohonan Pelatihan Pekerja
L33
Tampilan Surat – Perintah Pelatihan
L34
Tampilan Laporan Manfaat Hasil Pelatihan
L35
Tampilan Evaluasi Kompetensi Peserta Pelatihan
L36
Tampilan Evaluasi Pelatihan/Pendidikan
L37
Tampilan Spesifikasi Jabatan
L39
xv
