Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2006/2007
Název práce: Revize vnitřních předpisů Občanské poradny Nymburk
Jméno a příjmení autora: Veronika Pačesová Rok: 2007
OBSAH: 1. Úvod
3
2. Stanovy Občanské poradny Nymburk a zřizovací listina OP Nymburk
4
3. Vnitřní předpisy v občanských sdruženích
10
4. Stávající vnitřní předpisy v Občanské poradně Nymburk
14
5. Návrhy změn vnitřních předpisů v Občanské poradně Nymburk
19
6. Závěr
22
7. Použitá literatura
23
2
1. Úvod Občanská poradna Nymburk (dále jen OP) vznikla jako občanské sdružení dne 7. 6. 2003 registrací na MV ČR s cílem věnovat se prevenci kriminality v regionu Nymburska, a to zejména prostřednictvím poradenství občanům, kteří se ocitli v tíživé životní situaci. Občanská poradna poskytuje rady, informace a pomoc všem, kteří se na ni obrátí. Je nezávislým místem bezplatné,diskrétní a nestranné pomoci, provází občany při jejich obtížích. Usiluje o to, aby občané netrpěli neznalostí svých práv a povinností,neznalostí dostupných služeb nebo neschopností vyjádřit své potřeby či hájit své oprávněné zájmy. Podílí se na činnosti Asociace občanských poraden a společně s ostatními poradnami upozorňuje příslušné orgány státní správy a samosprávy na nedostatky legislativy a na neřešené problémy občanů ve snaze ovlivnit vývoj politiky a sociálních služeb. Pomoc klientům je poskytována ve 4 úrovních – informace, rada (zaměřená přímo na situaci klienta), aktivní pomoc (pomoc při vypisování formulářů, návrhů, formulace podání atd.) a asistence (vyjednávání, doprovázení, příp. zastupování) a ve 14 oblastech: sociální dávky, sociální pojištění, sociální služby, pracovněprávní vztahy, bydlení, rodinné právo, majetkoprávní vztahy, finance (daně, půjčky a dluhy), zdravotnictví, školství, specifické cílové skupiny klientů (bezdomovci, oběti domácího násilí, cizinci atd.), ochrana spotřebitele, právní systém a ochrana lidských práv a ostatní (ekologie, NNO, EU) atd. Cílem této práce je zamyslet se nad existujícími vnitřními předpisy OP, nad tím, které dosud v OP chybějí, zrevidovat organizační a provozní řád OP a vytvořit seznam směrnic, které dosud chybějí a které by bylo vhodné vytvořit. Cílem práce není vytvořit veškeré chybějící směrnice a předpisy, neboť toto by bylo nad rámec této práce, ale zamyslet se nad tím, které předpisy v OP dosud chybějí, zamyslet se nad aktuálností již vytvořených předpisů a posoudit jejich potřebnost pro OP. Téma práce jsem si zvolila proto, že vnitřní předpisy, které v OP existují, byly vytvořeny před 2 lety, kdy měla OP pouze 2 zaměstnance. Od té doby se mnohé změnilo, OP v současné době realizuje pět velkých projektů a má 9 zaměstnanců. Je tedy na místě zamyslet se nad aktuálností stávajících vnitřních předpisů, a to i v souvislosti s tím, že se OP připravuje na registraci jako zařízení sociálních služeb. Jako taková garantuje určitou úroveň služeb, která je kontrolovatelná, a to jak ze strany příslušných orgánů tak i Asociace občanských poraden.
3
2. Stanovy Občanské poradny Nymburk a zřizovací listina OP Nymburk
STANOVY OP NYMBURK Čl. I Úvodní ustanovení Název občanského sdružení: Občanská poradna Nymburk zkráceně: "OP Nymburk" (dále jen "sdružení") Sídlo: Palackého 449, 288 02 Nymburk
Čl. II Právní postavení sdružení 1. Sdružení je dobrovolné, nezávislé, sdružující členy na základě společného zájmu. 2. Sdružení je právnickou osobou.
Čl. III Cíl činnosti sdružení 1. Cílem sdružení je: a) zajistit, aby občané netrpěli neznalostí svých práv a povinností, neznalostí dostupných služeb nebo neschopností účinně vyjádřit své potřeby; b) na základě analýzy problémů občanů upozorňovat zákonodárné orgány, orgány místních samospráv, příslušné orgány státní správy na nedostatek legislativy a současně informovat subjekty poskytující služby na neřešené problémy občanů, a tím přispívat k rozvoji a zlepšení služeb a fungování úřadů na místní a celostátní úrovni 2. Za tímto účelem zajistí provozování občanského poradenství, a to zejména v oblastech: ochrany spotřebitele, pracovně právních vztahů, bydlení, sociální problematiky, důchodového pojištění, majetkoprávních vztahů, rodiny a mezilidských vztahů, právního systému a ochrany lidských práv aj. 3. Služby budou poskytovány bezplatně, budou nezávislé, důvěrné a nestranné. Jsou určeny všem lidem bez rozdílu.
4
Čl. IV Členství 1. Členem sdružení mohou být fyzické osoby starší 18 let a právnické osoby, které souhlasí se stanovami a cíli sdružení. 2. O přijetí za člena sdružení rozhoduje na základě písemné přihlášky výbor sdružení. 3. Členství vzniká dnem přijetí za člena. 4. Dokladem členství je potvrzení o členství, vydané výborem. 5. Zánik členství: a) vystoupením člena písemným oznámením, b) úmrtím člena, c) u právnické osoby jejím zrušením, c) zrušením členství na základě rozhodnutí valné hromady, d) zánikem sdružení,
Čl. V Práva a povinnosti členů 1. Člen má právo zejména: a) podílet se na činnosti sdružení, b) volit do orgánů sdružení, c) být volen od 18 let do orgánů sdružení, d) obracet se na orgány sdružení s podněty a stížnostmi a žádat o jejich vyjádření. 2. Člen má povinnost zejména: a) dodržovat stanovy sdružení, b) aktivně se podílet na plnění cílů sdružení, c) svědomitě vykonávat funkce v orgánech sdružení. 3. Členství je bez členských příspěvků.
Čl. VI Orgány sdružení Orgány sdružení jsou: a) valná hromada b) výbor c) revizní komise
5
Čl. VII Valná hromada 1. Valná hromada je nejvyšším orgánem sdružení. 2. Valnou hromadu tvoří všichni členové sdružení. 3. Valnou hromadu svolává výbor dle potřeby, nejméně však 1x ročně. Výbor svolá valnou hromadu vždy, když o to požádá nejméně 1/3 členů sdružení. 4. Valná hromada zejména: a) rozhoduje o změnách stanov sdružení, b) schvaluje úkoly sdružení pro příslušné období, výroční zprávu sdružení, rozpočet sdružení a roční uzávěrku hospodaření, c) volí na dobu 2 let členy výboru a revizní komise, d) rozhoduje o zrušení členství, e) rozhoduje o zrušení sdružení, 5. Valná hromada je usnášení schopná, je-li přítomna nadpoloviční většina všech členů. Hlasovací právo členů sdružení je rovné. O změně stanov sdružení, o zrušení sdružení rozhoduje valná hromada dvoutřetinovou většinou všech členů, v ostatních věcech rozhoduje nadpoloviční většinou přítomných členů.
Čl. VIII Výbor 1. Výbor je výkonným orgánem sdružení, který za svou činnost odpovídá valné hromadě. 2. Výbor má nejméně 3 členy. 3. Výbor řídí činnost sdružení v období mezi zasedáními valné hromady. 4. Výbor svolává předseda, v jeho nepřítomnosti místopředseda, nejméně 4x ročně. 5. Výbor zejména: a) volí ze svých členů předsedu a místopředsedu výboru, jmenuje manažera, b) koordinuje činnost sdružení, c) svolává valnou hromadu, d) zpracovává podklady pro rozhodnutí valné hromady, e) rozhoduje o přijetí za člena sdružení, f) navrhuje změnu zásad a pravidel členství ve sdružení. 6. Předseda a místopředseda výboru zastupují sdružení navenek a jednají jeho jménem. 7. K zajištění činnosti sdružení může výbor zřídit poradní skupiny, jejichž členy mohou být i osoby, které nejsou členy sdružení. 6
8. Výbor je usnášení schopný, je-li přítomna nadpoloviční většina všech jeho členů. 9. Výbor rozhoduje nadpoloviční většinou přítomných členů. 10. Jestliže se přes opakované nejméně trojí svolání v průběhu 6 měsíců nesejde usnášení schopná valná hromada, přebírá její pravomoci výbor.
Čl. IX Revizní komise 1. Revizní komise je kontrolním orgánem sdružení, který za svou činnost odpovídá valné hromadě. 2. Revizní komise má nejméně 3 členy. 3. Revizní komise vykonává dohled nad hospodařením sdružení a upozorňuje výbor na zjištěné nedostatky a podává návrhy na jejich odstranění. Kontrolu provádí nejméně 1x ročně. 4. Pro zasedání valné hromady vypracovává revizní komise zprávu o výsledcích revizí a kontrolní činnosti.
Čl. X Zásady hospodaření 1. Sdružení hospodaří s movitým i nemovitým majetkem. 2. Zdroji majetku jsou zejména: a) dary a příspěvky fyzických a právnických osob, b) výnosy majetku, c) příjmy z činností při naplňování cílů sdružení, d) příspěvky z veřejných rozpočtů. 3. Za hospodaření sdružení odpovídá výbor, který každoročně předkládá valné hromadě zprávu o hospodaření, včetně finanční závěrky. 4. Hospodaření se uskutečňuje podle ročního rozpočtu schváleného valnou hromadou.
Čl. XI Zánik sdružení 1. Sdružení zaniká a) dobrovolným rozpuštěním nebo sloučením s jiným sdružením z rozhodnutí valné hromady. b) rozhodnutím ministerstva vnitra. 2. Zaniká-li sdružení dobrovolným rozpuštěním, rozhodne současně valná hromada o způsobu
7
majetkového vypořádání.
Čl. XII Závěrečná ustanovení 1. Z rozhodnutí valné hromady mohou být jmenováni čestní členové sdružení z osobností na poli vědy, kultury, politiky, školství aj., kteří souhlasí a podporují cíle sdružení. Při jmenování přebírají tito jmenovací listinu čestného člena sdružení. 2. Sdružení může na základě rozhodnutí valné hromady vydat organizační a jednací řád sdružení. 3. Sdružení má právo v souladu s cíli své činnosti obracet se na státní orgány s peticemi. 4. Právo vystupovat jménem sdružení navenek má kromě předsedy a místopředsedy výboru také manažer. 5. Změna stanov byla schválena valnou hromadou dne 1. 6. 2004. V Nymburce dne 13. 5. 2003
ZŘIZOVACÍ LISTINA OP NYMBURK K naplnění cílů sdružení s názvem Občanská poradna Nymburk zřizuje toto sdružení Občanskou poradnu Nymburk. Řízením, zastupováním a jednáním jménem Občanské poradny Nymburk zároveň pověřuje ředitelku Občanské poradny Nymburk.
I. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ zřizovatel: Občanská poradna Nymburk název: Občanská poradna Nymburk sídlo: 288 02 Nymburk, Palackého 449 IČO: 26631628 ředitelka: Veronika Pačesová, DiS.
8
II. CÍLE, POSLÁNÍ A PŘEDMĚT ČINNOSTI Posláním OP je poskytovat rady, informace a pomoc všem, kteří se na ni obrátí. Je nezávislým místem bezplatné, důvěrné a nestranné pomoci, provází občany při jejich obtížích. Cíli činnosti OP vyplývající z poslání, je zejména: a) zajistit, aby občané netrpěli neznalostí svých práv a povinností, neznalostí dostupných služeb nebo neschopností účinně vyjádřit své potřeby; b) podílet se na činnosti Asociace občanských poraden (dále jen AOP) a společně upozorňovat příslušné státní a místní orgány na nedostatky legislativy a na neřešené problémy občanů ve snaze ovlivnit vývoj politiky a sociálních služeb. Předmětem činnosti je v souladu s výše uvedeným posláním a cíli poskytování informací, rad i aktivní pomoci občanům, kteří se dostali do nepříznivé životní situace. Služby jsou poskytovány bezplatně, jsou nezávislé, důvěrné a nestranné. Jsou určeny všem lidem bez rozdílu, kteří se na OP obrátí. Služby jsou poskytovány zejména v oblastech: ochrany spotřebitele, pracovně právních vztahů, bydlení, sociální problematiky, důchodového pojištění, majetkoprávních vztahů, rodiny a mezilidských vztahů, právního systému a ochrany lidských práv, trestního práva, práva EU, zdravotnictví, školství, daní a poplatků aj.
III. VYMEZENÍ MAJETKU A HOSPODAŘENÍ Občanská poradna Nymburk hospodaří s movitým i nemovitým majetkem. Zdroji majetku jsou zejména: dary a příspěvky fyzických a právnických osob, výnosy majetku, příjmy z činností při naplňování cílů OP, příspěvky z veřejných rozpočtů. Za hospodaření OP odpovídá výbor občanského sdružení Občanská poradna Nymburk, který každoročně předkládá valné hromadě zprávu o hospodaření, včetně finanční závěrky. Hospodaření se uskutečňuje podle ročního rozpočtu schváleného valnou hromadou občanského sdružení Občanská poradna Nymburk.
9
IV. OBECNÁ USTANOVENÍ Tato zřizovací listina je současně statutem pro Občanskou poradnu Nymburk.
Veronika Pačesová, DiS. ředitelka OP Nymburk V Nymburce dne 18. 6. 2003
3. Vnitřní předpisy v občanských sdruženích Fungování a vznik občanských sdružení je v současné době upraven zákonem č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů. Co se týká vzniku občanských sdružení, zákon uvádí, že občanská sdružení vznikají registrací na Ministerstvu vnitra ČR a dále stanovuje pravidla registrace. K registraci je třeba přiložit návrh na registraci a stanovy občanského sdružení. Zákon dále upravuje, kdo a za jakých podmínek může vytvořit občanské sdružení (v ustanovení § 6 odst. 2 zákona č. 83/1990 Sb. se uvádí „Návrh na registraci mohou podávat nejméně tři občané, z nichž alespoň jeden musí být starší 18 let (dále jen „přípravný výbor“). Návrh podepíší členové přípravného výboru a uvedou svoje jména a příjmení, rodná čísla a bydliště.“) a co musí obsahovat stanovy nového občanského sdružení. Stanovy musí ze zákona obsahovat tyto náležitosti: a) název sdružení, b) sídlo, c) cíl jeho činnosti, d) orgány sdružení, způsob jejich ustavování, určení orgánů a funkcionářů oprávněných jednat jménem sdružení, e) ustanovení o organizačních jednotkách, pokud budou zřízeny a pokud budou jednat svým jménem, f) zásady hospodaření. Jak vyplývá z výše uvedeného, stanovy jsou hlavním a nejdůležitějších předpisem, podle kterého fungují občanská sdružení. Nicméně nemohou upravovat vše. Další věci mohou být upraveny ve zřizovací listině, statutu a dalších vnitřních předpisech dané organizace. Stanovy jsou také jedním z mála předpisů, jehož podoba je alespoň částečně upravena
10
zákonem. Podoba všech dalších vnitřních předpisů (s výjimkou některých směrnic týkajících se účetnictví) již ve většině případů nikterak upravena není a záleží pouze na dané organizaci, zda a jakých způsobem vnitřní předpis vytvoří. Vnitřní předpisy jsou nezbytnou součástí organizace práce, a to jak ve velkých, tak i v malých organizacích. Někdy se má za to, že v malých organizacích nejsou vnitřní předpisy nutné, neboť situace je možné řešit ad hoc, organizace má málo pracovníků a není třeba sdružení byrokratizovat. Není to tak úplně pravda. V praxi pak může docházet k tomu, že se problémy v organizaci řeší nestandardně a pokaždé jinak. Mezi pracovníky pak dochází k nejistotě ohledně správného postupu či kompetencí. Tato situace pak může vést i k tomu, že organizace navenek působí jako chaotická a neprofesionální. Potřeba vnitřních předpisů se samozřejmě v různých organizacích liší, podle struktury, velikosti a zaměření organizace, je však možné jmenovat oblasti, ve kterých je existence vnitřních předpisů pro bezproblémový chod organizace nutná. Vnitřní předpisy můžeme rozdělit dle účelu na několika oblastí: a) ekonomická oblast b) personální oblast c) oblast práce s klienty d) ostatní předpisy Než se budu věnovat jednotlivým oblastem podrobněji, dovolím si ještě vyzdvihnout jeden velmi důležitý vnitřní předpis, který by neměl chybět v žádné organizaci – organizační řád. Dovolím si říci, že organizační řád je alfou a omegou každé ať malé či velké organizace, neboť popisuje činnosti, povinnosti a odpovědnost jednotlivých organizačních složek a vztahy mezi nimi. Součástí organizačního řádu bývá také organizační schéma, které graficky vyjadřuje vztahy mezi jednotlivými organizačními složkami. Je vhodné, aby jak organizační řád tak i organizační schéma byly rozpracovány až do popisu pracovní činnosti (náplní práce) jednotlivých pracovníků organizace. Organizační řád je základním vnitřním předpisem, který vytváří vnitřní prostředí organizace a rámec pro další fungování. Z něj se pak odvíjí další směrnice. Další důležitou oblastí, která se bez vnitřních předpisů neobejde, je oblast ekonomická. Smyslem vnitřních předpisů v této oblasti je stanovit pravomoci a kompetence jednotlivých pracovníků v ekonomické oblasti. Na rozdíl od ostatních oblastí, které ve většině případů nejsou upraveny zákonem, tato oblast zákonem upravena je, a to např. zákon č. 563/1991 Sb., zákon o č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů, dále předpisy stanovující účtovou
11
osnovu a postupy účtování atd. a dalšími právními předpisy. Předpisy v ekonomické oblasti upravují zejména následující oblasti: -
finanční pravomoci a zodpovědnosti jednotlivých řídících pracovníků
-
finanční inventury
-
vedení pokladny
-
příprava a vedení účetních dokladů
-
rozpočty
-
cashflow
-
podpisová práva k účtům
-
rozhodování o investicích a nákupech
-
zadávání služeb
-
náhrada škod vzniklých na majetku organizace
Rovněž předpisy v personální oblasti vycházejí ze zákona, ale jen v menší míře. Tato oblast je upravena zejména zákoníkem práce a jeho prováděcími předpisy a dále pak předpisy v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Zákoník práce upravuje zejména pracovní dobu, přesčasy, dovolenou, způsob vedení a evidence informací o jednotlivých pracovnících, způsoby podávání hlášení jednotlivým úřadům (např. při vzniku nového pracovního poměru), dále způsoby odměňování, ochranu pracovníků a další oblasti. Personální předpisy upravují nejčastěji následující oblasti: -
personální pravomoci řídících pracovníků
-
vedení personální dokumentace (jaké, kdo, kdo má přístup, ukládání, ochrana osobních údajů)
-
pracovní doba, dovolená, přesčasy
-
výběr, přijímání a zaškolování nových pracovníků
-
profesní růst – kvalifikační řád (odborná kritéria na jednotlivé pozice, vzdělávání, supervize, individuální a týmové plány, hodnocení zaměstnanců – kdo, co a jak)
-
stanovení mezd a výplata (kdo, dle čeho, kritéria, kdy) + mzdové náhrady
-
systém odměňování a sankcí (porušení pracovní kázně)
-
tuzemské a zahraniční pracovní cesty + využívání soukromých a služebních vozidel
-
postup při vyřizování stížností pracovníků
-
dobrovolníci a stáže (evidence + smlouvy, vedení a hodnocení, mlčenlivost a ochrana osobních údajů)
12
-
vzory smluv, prohlášení, osobních listů atd.
Další oblastí jsou předpisy v oblasti práce s klienty. Klienti zejména sociálních a zdravotních zařízení mohou být vzhledem ke svému postavení skupinou značně závislou. Charakter služby je přitom značně intimní a může u klientů vyvolávat pocit studu či pokoření. Proto je velmi důležité, aby klienti znali svoje práva a povinnosti a dokázali je i uplatnit. Předpisy v oblasti práce s klienty musí vycházet ze zásad lidské slušnosti a přirozené důstojnosti každého člověka. Tato oblast může upravovat způsoby komunikace s klienty, metody práce s klienty, to, zda (a jakým způsobem) si klient může stěžovat na poskytované služby, postupy při přijímání finančních a věcných darů od klientů, provozní pravidla fungování jednotlivých pracovišť v rámci organizace (tzv. provozní řády), pravidla pro nakládání s osobními daty klientů (v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů), situace, za kterých může dojít k porušení práv klientů a způsoby reagování na tyto situace, etická pravidla komunikace s klientem (tzv. etický kodex) a mnoho dalších. Smyslem vnitřních předpisů v této oblasti je zajistit rovné postavení všech klientů vůči organizaci poskytující služby a zdůraznit práva klientů (v opozici s dřívějším pečujícím přístupem, kdy bylo důležité, co chce a vnímá jako důležité pomáhající organizace či pracovník, nikoliv již tolik to, co vnímá jako důležité klient). Mezi oblast ostatních vnitřních předpisů patří např. spisový řád, který stanovuje způsoby ukládání písemností v organizaci, dobu a místo jejich archivace a způsoby skartace. Dále sem mohou patřit předpisy upravující přijímání věcných a finančních darů, poskytování provozních záloh, půjček zaměstnancům, pravidla pro poskytování benefitů ze „sociálního fondu“ atd. Jednoznačný postup pro sestavování vnitřních předpisů není nijak daný a řídí se především potřebami dané organizace. Každý vnitřní předpis by však měl obsahovat následující: a) název organizace b) jméno a podpis pracovníka, který předpis zpracoval c) jméno a podpis statutárního orgánu, který předpis schválil d) období, kdy předpis nabývá účinnosti e) jména a podpisy pracovníků, kteří jsou odpovědní za dodržování předpisu f) okruh pracovníků, na které se daný předpis vztahuje
13
4. Stávající vnitřní předpisy v Občanské poradně Nymburk Základní údaje o OP Nymburk jsou obsaženy v úvodu této práce a v kapitole 1 věnované stanovám, proto je již nebudu opakovat, zmíním se však stručně o dalších aktivitách OP Nymburk, které již nejsou tak úplně součástí občanského poradenství. Kromě občanského poradenství se OP Nymburk věnuje poskytování služeb osobám ve výkonu trestu odnětí svobody (dále jen VTOS) ve věznici Jiřice, Vinařice a Bělušice a osobám po výstupu z výkonu trestu odnětí svobody. Cílem práce s osobami ve VTOS je rozvoj kompetencí potřebných při návratu do společnosti a na trh práce. K tomu slouží zejména individuální pohovory mezi pracovníkem a klientem, počítačové kurzy, kurz komunikačních dovedností, motivační kurzy, besedy s bývalými vězni, kteří se úspěšně reintegrovali do společnosti a na trh práce, nábory zaměstnavatelů, kurz právního minima, pomoc při řešení dluhů a exekucí, besedy o pracovních podmínkách v zemích ER, rekvalifikační kurzy (tesař, obsluha vysokozdvižného vozíku atd.), kurz tvůrčího psaní a další. Cílem práce po VTOS je pomoci klientům nalézt práci v souladu s jejich předpoklady a možnostmi na trhu práce v cílových regionech (Středočeský a Ústecký kraj). Po VTOS klient získá mentora, který jej po dobu 6 měsíců provází obdobím po výstupu a pomáhá mu s jednáním na úřady, hledání zaměstnání, příp. bydlení, při řešení dluhů a dalších okolnostech, které vyplývají z klientovi situace a které chce řešit. Dalším projektem, který není úplně součástí občanského poradenství a který OP realizuje je projekt zaměřený na pomoc obětem násilí a trestných činů v rámci Středočeského kraje. V rámci projektu funguje 6 poradenských center (Milovice, Brandýs nad Labem – Stará Boleslav, Hořovice, Neratovice, Mníšek pod Brdy, Kolín), ve kterých jsou klientům z řad obětí násilí a trestných činů poskytovány následují služby: psychologické poradenství, právní poradenství, sociálně-právní poradenství z oblasti pracovněprávní, rodinného práva, majetkoprávních vztahů, ochrany lidských práv, sociálních dávek a pomoci atd., aktivní pomoc při sestavování dokumentů a podání, doprovod na jednání k lékaři, soudu, policii, vyjednávání s dalšími stranami v zájmu klienta (asistence), zprostředkování kontaktů na organizace návazné péče (např. azylové domy). Veškeré služby jsou klientům poskytovány bezplatně, nestranně, nezávisle a diskrétně. Všechny vnitřní předpisy, které v současné době v OP existují, vznikly v době, kdy v OP fungovalo pouze občanské poradenství, tj. nebyly realizovány dva výše uvedené projekty. Tato situace je v předpisech velmi znát, neboť předpisy jsou šity na míru pouze
14
jedné službě, a to občanskému poradenství. Všechny stávající vnitřní předpisy vycházejí ze stanov a zřizovací listiny OP Nymburk. Předpisy dále vycházejí ze Standardů kvality občanských poraden Asociace občanských poraden, které v některých ustanoveních podrobněji rozpracovávání (zejména v oblasti práce s klientem). V současné době jsou v OP platné následující vnitřní předpisy:
4.1 Organizační řád OP Nymburk Tento předpis je platný od 1. 9. 2005. Obsahuje poslání a cíle občanského poradenství, dále popisuje služby občanského poradenství a způsob jejich poskytování, provozní pravidla pro užívání techniky a způsoby řešení havarijních situací, ustanovení o vzniku, změně a zániku pracovního poměru a dohod o provedení práce a pracovní činnosti (vychází z platného znění zákoníku práce), pravidla upravující práci dobrovolníků, povinnosti pracovníků (zaměstnanců a dobrovolníků), postup v případě výskytu překážek v práci, pravidla pro přijímání a vyřizování stížností klientů, ustanovení o náhradě škody (vychází z platného znění zákoníku práce), pravidla postupu v případě porušení pracovní kázně a závěrečná ustanovení. Organizační řád se vztahuje na všechny pracovníky OP včetně dobrovolníků. Předpis však nezahrnuje všechny pracovní pozice, které se v OP v součastné době nacházejí.
4.2 Schéma organizační struktury Schéma organizační struktury je platné od 1. 9. 2005 a stanovuje vztahy a kompetence mezi valnou hromadou, výkonným výborem a OP Nymburk. Schéma obsahuje nejen vazby mezi jednotlivými články, ale popisuje také kompetence jednotlivých článků a označuje členy jednotlivých částí. V rámci struktury je označeno, kdo má právo vystupovat za OP navenek (ředitelka + zástupkyně), kdo má podpisové právo k účtu (ředitelka) a kdo má hmotnou zodpovědnost (ředitelka).
4.3 Provozní řád OP Nymburk Provozní řád OP stanovuje cíle a principy činnosti občanského poradenství, sídlo a konzultační hodiny OP, dále upravuje cílovou skupinu, pravidla poskytování služeb občanského poradenství klientům, délku konzultací, pravidla pro odmítnutí poskytnutí služby klientům, postupy a možnosti, jak podat stížnost ze strany klienta na poskytované služby, postup při řešení havarijních situací. Provozní řád je platný od 1. 9. 2005. Tento předpis slouží
15
poradcům, kteří poskytují občanské poradenství klientům, a je vyvěšený také v čekárně, kde se s ním mohou seznámit i klienti. Provozní řád je vytvořeny pouze pro službu občanského poradenství, pro žádnou jinou – tj. neobsahuje všechny pracovní pozice, neupravuje provoz ostatních služeb.
4.4 Schéma pracovního týmu Schéma pracovního týmu obsahuje jména a pozice pracovníků, velikost jejich úvazku a graficky vyjadřuje vztahy mezi jednotlivými pozicemi. Součástí schématu jsou rovněž pracovníci, kteří nejsou zaměstnanci organizace, ale spolupracují s ní např. formou nákupu služeb (účetní, právník, supervizor) nebo formou dobrovolnické práce. Stávající schéma bylo vytvořeno 1. 9. 2005 a v současné době neodpovídá příliš současné situaci, protože nezahrnuje všechny pracovní pozice, které se v OP nacházejí.
4.5 Pravidla pro přijímání pracovníků na pozici poradce Tento předpis je platný od 1. 9. 2005 a stanovuje kvalifikační a osobnostní předpoklady osob, které se mohou hlásit na pozici poradce OP. Předpis dále stanovuje podrobná pravidla pro přijímání pracovníků a pro organizaci přijímacího pohovoru.
4.6 Systém školení poradců v OP Nymburk Předpis je platný od 1. 9. 2005 a graficky znázorňuje jednotlivé fáze školení pracovníků na pozici poradců v OP. Předpis obsahuje názvy jednotlivých fází, stručný popis a časovou dotaci na jednotlivé fáze. Předpis je vyvěšen na nástěnce v kanceláři OP.
4.7 Metody a postupy k realizaci místní sociální politiky OP v souladu se standardy kvality občanských poraden spolupracuje s veřejnou správou a samosprávou na místní úrovni při řešení problémů občanů, při optimalizaci úředních postupů a při hledání nových možností řešení problémů prostřednictvím upozorňování na nedostatky legislativy, vznášení připomínek a podnětů k příslušným správním orgánům, medializace kasuistik uživatelů apod. Postupy a metody k naplňování této činnosti jsou podrobně rozpracovány v tomto vnitřním předpisu. Jedná se zejména o tyto metody: zpracovávání statistických údajů a jejich předávání zástupcům měst a obcí regionu,
16
pravidelné setkání se zástupci měst a obcí nad problémy jejich občanů, publikace tiskových zpráv atd. Předpis je platný od 1. 9. 2005 a je závazný pro všechny pracovníky OP.
4.8 Systém kontroly k zajištění kvality služeb Předpis je platný od 1. 9. 2005 a stanovuje kdo (ředitel) a jakým způsobem (zejména kontroly záznamů z jednání s klienty, pravidelné náslechy poradenských rozhovorů atd.) kontroluje kvalitu poskytovaných služeb občanského poradenství. Předpis zároveň stanovuje sankce a důsledky v případě zjištění nedostatků. Předpis se vztahuje na všechny pracovníky OP, kteří poskytují občanské poradenství (tj. poradce).
4.9 Pokyn k uplatňování politiky rovných příležitostí Pokyn podrobněji rozpracovává princip rovných příležitostí, a to jak při poskytování služeb, tak i při výběru a přijímání pracovníků. Cílem politiky rovných příležitostí je zajištění rovnoprávného zacházení se všemi osobami bez jakékoliv rozdílu rasy, pohlaví, zdravotního postižení, sexuální orientace, politické příslušnosti, světonázorové orientace, sociální statusu apod. Předpis je platný od 1. 9. 2005. Předpis dále stanovuje povinnost dodržovat princip rovných příležitostí i klientům OP a rovněž sankce v případě neplnění. Předpis se vztahuje na všechny pracovníky OP a rovněž na klienty, kteří jsou o předpisy informováni prostřednictvím vývěsky v čekárně.
4.10 Pokyn k ochraně práv uživatelů služeb občanské poradny Pokyn se vztahuje ke standardům kvality občanských poraden, konkrétně standardu A.2, který podrobněji rozpracovává. Jde o to, že poradce si musí být vědom, že při poskytování poradenství může docházet k situacím, kdy jsou porušována práva uživatelů a musí na tuto situaci umět adekvátně zareagovat. Předpis platný od 1. 9. 2005 uvádí nejčastější možné situace, kdy může dojít k porušení práv uživatelů služeb, a dále stanovuje postup v těchto situacích, jakož i pravidla pro předcházení vzniku těchto situací. Předpis dále upravuje situace, ve kterých může dojít ke středu zájmů poradce a uživatele služeb, a stanovuje postupy vedoucích k nápravě. Předpis se vztahuje na všechny pracovníky OP, kteří se věnují poskytování občanského poradenství.
17
4.11 Pokyn k nakládání s osobními údaji uživatelů služeb Předpis platný od 1. 9. 2005 podrobněji upravuje pravidla pro nakládání s osobními údaji uživatelů služeb, pokud je poradce získal. OP je zaregistrovaná jako správce osobních údajů na Českém statistickém úřadě a jako taková musí dodržovat pravidla stanovená zákonem o ochraně osobních údajů. Předpis je v souladu s tímto zákonem a stanovuje způsoby získávání osobních údajů od klientů i pracovníků, vzory souhlasů s poskytnutím osobních a citlivých údajů, způsoby ukládání dat a způsob jejich skartace. Předpis je závazný pro všechny pracovníky OP, kteří přichází do styku s osobními údaji klientů nebo pracovníků. Znění předpisu je zároveň vyvěšeny v čekárně pro klienty.
4.12 Etický kodex poradce Etický kodex občanských poradců vychází ze Základní listiny práv a svobod a stanovuje respektování práv klientů v poradenském procesu a stanoví nezpochybnitelnost lidské důstojnosti. Kodex definuje občanského poradce, podrobněji rozpracovává principy nezávislosti, nestrannosti, diskrétnosti a bezplatnosti a dále stanovuje některé povinnosti a práva poradců. Zejména zakotvuje povinnost poradce dále se vzdělávat v souladu s požadavky OP, právo poradce na supervizi, odborný růst a stanovuje obecně pravidla pro tvorbu písemných záznamů o klientech. Předpis je platný od počátku fungování OP, tj. od 1. 10. 2003 a je závazný pro všechny poradce. Předpis je k dispozici klientům vyvěšený na nástěnce v čekárně OP.
4.13 Vyřizování stížností na kvalitu nebo způsob poradenství Předpis je platný od 1. 9. 2005 a podrobně upravuje právo klienta na podání stížnosti včetně postupu při jejím podání, vyřízení, lhůty pro vyřízení a formálních náležitostí stížnosti. Předpis se vztahuje na klienty a všechny pracovníky OP. Předpis je k dispozici klientům vyvěšený na nástěnce v čekárně OP.
4.14 Postup OP Nymburk při řešení havarijních a nouzových situací Předpis je platný od 1. 9. 2005 a obsahuje výčet havarijních a nouzových situací včetně postupu při řešení těchto situací. Výčet obsahuje návod na řešení situace v době požáru, havárie (plyn, voda, elektřina) ale i v době nedostatku finančních prostředků OP na provoz činnost občanského poradenství, nedostatku pracovníků OP nebo v případě ztráty
18
prostor. Předpis se vztahuje na všechny pracovníky OP a je vyvěšen také v čekárně pro klienty.
4.15 Postup archivace a skartace Předpis platný od 1. 9. 2005 stanovuje dobu a způsob archivace a skartace záznamů o klientech OP. Předpis neobsahuje způsoby archivace a skartace dokumentů v ekonomické a účetní oblasti. Předpis je závazný pro všechny pracovníky OP.
4.16 Postup při přijímání finančních a věcných darů Předpis platný od 1. 9. 2005 stanovuje pravidla, za kterých je možné přijmout finanční nebo věcný dar od klientů či jiných soukromých fyzických nebo právnických osob. Součástí předpisu jsou rovněž vzory darovacích smluv. Předpis je závazný pro všechny pracovníky OP.
5. Návrhy změn vnitřních předpisů v Občanské poradně Nymburk OP Nymburk změnila k 1. 1. 2007 své sídlo, což není zaznamenáno ani v jednom z vnitřních předpisů. Proto jako jednu z prvních změn navrhuji sjednotit adresy a kontakty na všech hlavičkách všech předpisů tak, aby byly jednotné. Vnitřní předpisy nejsou rovněž očíslované, proto navrhuji, aby každému předpisu bylo přiděleno číslo v podobě číslo předpisu / rok vydání předpisu (např. 1/2005). Co se týká výše popsané doporučené struktury, kterou by vnitřní předpisy měly mít, většina z nich ji vůbec nemá. Většina předpisů obsahuje název, jméno a podpis pracovníka, který ji vytvořit (a zároveň schválil), datum a místo vytvoření předpisu, ale již nic víc. Do každého předpisu je tudíž nutné doplnit jména a podpisy pracovníků, kteří jsou odpovědni za její dodržování a dále okruh pracovníků, na které se vztahuje. Dále je vhodné na konec každého předpisu doplnit prostor, do kterého se budou zapisovat pracovníci, kteří tak potvrdí svým podpisem a uvedením data, že a kdy se s předpisem seznámili. Také by bylo vhodné stávající (i nově vypracované) vnitřní předpisy založit a rozčlenit do šanonu podle oblastí, kterých se týkají. V organizačním řádu je nutné více rozpracovat jednotlivé pozice a vztahy mezi nimi a řád doplnit o nově vzniklé pozice v roce 2007, které v něm dosud zaznamenány nejsou.
19
Dále je nutné v souvislosti s tímto mírně upravit i organizační schéma a zároveň doporučuji jej přesunout, aby se stalo přílohou organizačního řádu. Dále by organizační řád měl být doplněn o pravidla pro sledování kvality, hodnocení a rozvoj organizace, pravidla pro public relation a vnější vztahy, pravidla fundraisingu a jednání s dárci, pravidla o pracovních podmínkách a pomůckách (pracovní místo, služební telefon, pracovní náhrady, využívání počítačové sítě atd.) a obecné bezpečnostní předpisy (bezpečnost práce, řešení havarijních situací – je vhodné přesunou existující pravidla do organizačního řádu, což celý systém zjednoduší). Co se týká provozního řádu, pak je nutné vytvořit provozní řád pro každou existující službu zvlášť nebo všechna pravidla zakomponovat do jednoho. Současný provozní řád totiž obsahuje pouze pravidla pro poskytování služeb občanského poradenství. Z prvního zjištění a pohledu na výše uvedené oblasti (ekonomickou, personální, práce s klientem a oblast ostatních předpisů) vyplývá, že v OP téměř úplně chybí směrnice v ekonomické oblasti. Z ekonomické oblasti má OP zpracované rozpočty a cashflow, a to jak k jednotlivým projektům, tak i v rámci celé organizace. Rovněž jsou nastavena podpisová práva k účtům, kdo rozhoduje o investicích a nákupech, kdo zadává služby – nicméně tato pravidla nejsou nikde písemně vyjádřena. Tato situace vyplývá z toho, že v době, kdy se vnitřní předpisy vytvářely, se ekonomice věnoval jeden za dvou pracovníků, který měl na starosti celou ekonomickou oblast. V současné době se však již situace změnila, organizace má 9 zaměstnanců, vyšší roční obrat a díky neexistujícím směrnicím v ekonomické oblasti nejsou zcela jasné některé kompetence. V OP je proto nutné vytvořit minimálně tyto vnitřní předpisy: -
pravidla pro vedení jednotlivých pokladen (v rámci každého projektu je totiž vedena samostatná pokladna) – tj. kdo, zacházení s hotovostí, termíny, pokladní kniha, kontrola
-
zodpovědnost za hospodaření jednotlivých pozic – tyto zodpovědnosti nejsou v současné době vůbec stanoveny, je stanovena pouze zodpovědnost ředitele
-
pravidla pro vedení účetnictví – kdo, jak komunikuje, kdo co dělá, termíny, rozdělení zakázek a středisek jednotlivých projektů
-
pravidla pro nakládání s bankovními účty – kdo má podpisová a dispoziční práva k jakým účtům, limity
-
pravidla pro inventarizaci – drobný hmotný majetek, zboží atd. – kdo, jakým způsobem, termíny, odkazy na hmotné odpovědnosti
20
-
zásady a pravidla zacházení s rozpočty a cashflow – kdo, jaké zásady, termíny, metodika, kontrola čerpání
-
pravidla pro nákupy služeb – finanční limity subdodávek, kdo a o čem rozhoduje, jak se zadává, jak se kontroluje atd.
-
pravidla pro úhradu škod vzniklých na majetku organizace – kdo, jakým způsobem, limity atd. – odkaz na hmotné odpovědnosti a zákoník práce
Co se týká personální oblasti, pak i v této oblasti mnoho předpisů chybí. Předpisy, které existují (např. pravidla pro přijímání poradců), jsou neúplná a zaměřená pouze na oblast občanského poradenství. Je proto nutné stávající existující předpisy rozšířit o ostatní projekty a aktivity OP Nymburk – pravidla pro přijímání pracovníků, systém školení pracovníků. Dále je nutné, aby to, co je dosud částečně upraveno v organizačním a provozním řádu OP – pracovní doba, přesčasy, pravidla pro práci s dobrovolníky – bylo přesunuto a dopracováno v rámci vnitřních předpisů v personální oblasti. V rámci OP je v personální oblasti nutné vytvořit tyto předpisy: -
personální pravomoci řídících pracovníků – dosud nejsou příliš dobře stanoveny
-
pravidla pro vedení personální dokumentace – jaké, kdo, kdo má přístup, ukládání, sem je vhodné pak přesunou i část znění předpisů o ochraně osobních údajů pracovníků
-
pravidla pro výběr, přijímání a zaškolování pracovníků – nastavit pro všechny existující pozice v OP
-
profesní růst – odborná kritéria na jednotlivé pozice (dosud částečně zpracována v pravidlech přijímání poradců, což je nedostatečné), vzdělávání, supervize, individuální a týmové plány, hodnocení zaměstnanců – kdo, co a jak
-
pravidla pro stanovení mezd a odměn – kdo, podle čeho, kritéria, kdy + pravidla pro výplatu mzdových náhrad (přesčasy atd.)
-
pravidla pro tuzemské a zahraniční pracovní cesty – kdo, kdy, jakým způsobem se vede jaká dokumentace (zápisy z pracovních cest), používání soukromých vozidel
-
dobrovolníci a stáže s nimi – dosud ne příliš dobře nastaveno v rámci organizačního a pracovního řádu – evidence, smlouvy, vedení a hodnocení, mlčenlivost, ochrana osobních údajů
-
pracovní doba, přesčasy, dovolená
21
Poměrně podrobným způsobem jsou zpracovány předpisy z oblasti práce s klienty. Nicméně i tady je nutné předpisy doplnit o pravidla práce s klienty i z dalších dvou projektů. Co se týká dokumentů z dalších oblastí, je nutné revidovat pravidla pro archivaci a skartaci a doplnit o všechny dokumenty, které se archivují a skartují. V současné době je předpis nastaven pouze na záznamy o klientech. Dále je nutné vytvořit vnitřní předpisy v oblasti IT, tj. pravidla pro užívání internetu, počítačové sítě, pravidla pro zálohování dat, nastavit systém kontroly – kdo, jakým způsobem, termíny, sankce. Předpisy v rámci IT dosud v OP žádné neexistují.
6. Závěr Cílem mé práce bylo zamyslet se nad existujícími vnitřními předpisy OP, nad tím, které dosud v OP chybějí, zrevidovat organizační a provozní řád OP a vytvořit seznam směrnic, které dosud chybějí a které by bylo vhodné vytvořit, což se mi, jak se domnívám, v rámci kapacity této práce podařilo. Při tvorbě své práce jsem zúročila znalosti z kurzu „Manažeři – kurz efektivního řízení 2006/2007“ AMY a zároveň tyto znalosti aplikovala do praxe při revizi vnitřních předpisů OP. Ačkoliv k danému tématu nelze najít příliš mnoho odborné (teoretické) literatury, nebyla tato skutečnost na překážku. Z prací studujících kurzu nebo jiných obdobných kurzů vyplývá, že téma vnitřních předpisů a směrnic je pro mnoho organizací důležitých. Zdá se tedy, že občanská sdružení si uvědomují, že jejich institucionalizovanost nemusí být úplně na překážku a že některé věci je nutné ošetřit prostřednictvím vnitřních předpisů. Já osobně jsem si při tvorbě této práce uvědomila, že vnitřní předpisy mohou v mnoha případech práci ulehčit. Tato práce má pozitivní dopad také na OP Nymburk, která tento text využije v dopracování a revizi svých směrnic tak, aby odpovídaly skutečné potřebě organizace.
22
7. Použitá literatura
1. Jde o řízení. Průvodce efektivním řízením v neziskovém sektoru. Praha. o.s. Sananim.
2. Kačaba, I. Vnitřní pravidla řízení organizace aneb „Pokud jsou pravidla, je jasno“.
3. Zákon č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů.
4. Leško, M. 2003. Vnitřní předpisy organizace. Závěrečná práce kurzu „Řízení neziskových organizací“.
5. Lucie Tichá. 2006. Vnitřní předpisy občanského sdružení Sokrates Ústí nad Labem. Závěrečná práce kurzu „Manažeři – kurz efektivního řízení 2005/2006“.
23
