KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR 205/P/SK/HT/2007 TENTANG PERUBAHAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR 259/P/SK/HT/2004 TENTANG ORGANISASI DAN RINCIAN TUGAS KANTOR PIMPINAN UNIVERSITAS, LEMBAGA, DIREKTORAT, BIRO, DAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA, Menimbang
: a. bahwa berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 194/P/SK/HT/2007 tentang Jumlah dan Pembidangan Tugas serta Syarat Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor telah dilakukan penyederhanaan jabatan Wakil Rektor Universitas Gadjah Mada dengan nomenklatur baru menjadi Wakil Rektor Senior Bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat; Wakil Rektor Senior Bidang Administrasi, Keuangan dan Sumber Daya Manusia, serta Wakil Rektor Bidang Alumni dan Pengembangan Usaha; b. bahwa untuk mengoptimalkan kinerja unit-unit kerja yang berada langsung di bawah Rektor dan yang dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Senior atau Wakil Rektor, perlu dilakukan restrukturisasi jabatan sekaligus pengalihan koordinasi tugas masing-masing unit kerja sesuai dengan nomenklatur Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor yang baru, dengan mengubah tata kerja dan struktur organisasi Universitas sebagaimana diatur dalam Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004 berikut lampirannya; c. bahwa sehubungan dengan huruf a dan b, perlu dilakukan perubahan terhadap Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004 yang ditetapkan dengan Keputusan Rektor;
Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 115, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3859); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 1999 tentang Penetapan Perguruan Tinggi Negeri sebagai Badan Hukum (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 116, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3860); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 153 Tahun 2000 tentang Penetapan Universitas Gadjah Mada sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 271); 5. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 12/SK/MWA/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Gadjah Mada; 6. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 16/SK/MWA/2007 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Rektor Universitas Gadjah Mada;
Memperhatikan : Persetujuan Rapat Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada tanggal 25 Agustus 2007;
MEMUTUSKAN: Menetapkan
: KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PERUBAHAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR 259/P/SK/HT/2004 TENTANG ORGANISASI DAN RINCIAN TUGAS KANTOR PIMPINAN UNIVERSITAS, LEMBAGA, DIREKTORAT, BIRO, DAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA.
Pasal I Beberapa ketentuan dalam Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004 diubah sebagai berikut: 1. Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 angka 3 diubah menjadi: Unit Kerja adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Perpustakaan, Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi, Arsip Universitas, Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu, Kebun Pendidikan, Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Pusat Pengembangan Pendidikan, Satuan Audit Internal, Satuan Keamanan Kampus, Kantor Administrasi Fakultas. 2. Pasal 3 diubah menjadi: Kantor Pimpinan Universitas terdiri atas: 1. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga. 2. Bidang Hukum dan Tatalaksana. 3. Bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan 4. Kantor Urusan Internasional. 3. Pasal 4 diubah sehingga keseluruhannya berbunyi sebagai berikut: Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas : 1. Menyusun RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas; 2. Menyusun juklak dan juknis di bidang Tata Usaha dan Rumah Tangga, bidang Hukum dan Tatalaksana, bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan serta menyebarluaskannya; 3. Melakukan monitoring kepatuhan kegiatan universitas terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Melakukan koordinasi penyusunan dan pelaksanaan peraturan universitas; 5. Melakukan koordinasi penyelesaian berbagai persoalan hukum yang dihadapi universitas; 6. Menjadi penghubung dengan pihak luar (public relation) universitas; 7. Mengelola kegiatan penciptaan citra (image building) universitas; 8. Mengembangkan berbagai program pemasaran universitas; 9. Mengembangkan dan memelihara hubungan publik; 10. Melakukan monitoring terhadap kegiatan Universitas dengan pihak Luar Negeri; 11. Memfasilitasi pengembangan hubungan dengan luar negeri; 12. Mengembangkan sistem administrasi perkantoran universitas; 13. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan kesekretariatan Kantor Pimpinan Universitas, termasuk mencakup masalah ketatausahaan, kerumahtanggaan, hukum, ketatalaksanaan, hubungan masyarakat dan keprotokolan serta kerjasama luar negeri. 4. Menambah ayat (4) ketentuan dalam Pasal 5 dengan memindahkan rincian tugas Kepala Kantor Internasional sebagaimana tercantum dalam Pasal 44 Keputusan Rektor No. 259/P/SK/HT/2004, sehingga keseluruhan Pasal 5 berbunyi sebagai berikut:
Pasal 5 (1) Rincian tugas Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga : a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja KPU; b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan; c. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan ; d. Mengatur penggunaan dan layanan kendaraan dinas di lingkungan Kantor Pusat Universitas e. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan; f. Mengatur tempat dan fasilitas kegiatan upacara, rapat-rapat dinas, dan acara lainnya; g. Melaksanakan layanan konsumsi kegiatan upacara, rapat-rapat dinas, dan acara resmi universitas lainnya; h. Memantau dan mengevaluasi kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan; i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan pelaksanaan program kerja KPU. (2) Rincian Tugas Bidang Hukum dan Tatalaksana : a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas; b. Menyusun konsep juklak dan juknis di bidang Hukum dan Tatalaksana; c. Menghimpun dan mengkaji berbagai peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan tinggi; d. Memantau kepatuhan kegiatan Universitas terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku; e. Menyusun dan memberikan layanan penyusunan peraturan di unit-unit organisasi Universitas; f. Mengkoordinasikan penyelesaian masalah hukum yang dihadapi Universitas; g. Melaksanakan negosiasi dan perundingan dalam pembuatan perjanjian dengan pihak lain; h. Melaksanakan diseminasi berbagai peraturan perundang-undangan yang berlaku; i. Mengelola administrasi dokumen hukum. (3) Rincian tugas Bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan : a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas; b. Menyusun konsep juklak dan juknis di bidang Humas dan Keprotokolan; c. Mengembangkan dan memelihara hubungan masyarakat; d. Mengelola kegiatan penciptaan citra Universitas; e. Mensosialisasikan berbagai kebijakan dan program Universitas; f. Mengembangkan dan mengelola kegiatan dokumentasi dan publikasi Universitas; g. Mempersiapkan bahan penyusunan pidato Pimpinan Universitas; h. Melakukan urusan keprotokolan. (4) Rincian tugas Kantor Urusan Internasional : a. Menyusun RKAT dan program kerja Kantor Urusan Internasional; b. Menyusun juklak juknis di bidang urusan internasional; c. Meningkatkan dan mempercepat hubungan serta menambah jumlah institusi luar negeri untuk kerjasama tingkat internasional yang dapat digunakan untuk meningkatkan kepentingan dosen, pegawai, dan mahasiswa Universitas; d. Membuka peluang dan hubungan secara aktif untuk kerjasama luar negeri dalam rangka membangun jaringan internasional; e. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan-pertemuan internasional di tingkat Universitas; f. Menyebarkan informasi untuk pengembangan human resource baik ke dalam maupun ke luar negeri;
g. Mengkoordinasikan kunjungan pimpinan Universitas ke luar negeri; h. Membuat, menerbitkan, dan menyebarkan informasi tentang beasiswa bagi dosen, pegawai, maupun mahasiswa; i. Melakukan administrasi kepentingan jaringan luar negeri (MOU, kontak poin Universitas, mahasiswa asing, peneliti asing, tamu asing, dan lain-lain) serta mengimplementasikan ke dalam bidang yang sesuai; j. Melakukan promosi ke pihak luar negeri baik langsung maupun tidak langsung (penerbitan, brosur, pembuatan web, dan lain-lain); k. Membantu memproses dokumen-dokumen yang dibutuhkan pihak asing untuk menjadi partner Universitas (visa, ijin belajar, dan lain-lain).
5. Mencabut BAB X KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS BIRO PENGEMBANGAN USAHA DAN KERJASAMA KELEMBAGAAN, DAN KANTOR URUSAN INTERNASIONAL, dan menggantinya menjadi bab baru yaitu BAB IX KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS KANTOR ADMINISTRASI KERJASAMA, DAN KANTOR ADMINISTRASI ALUMNI DAN PENGEMBANGAN USAHA, yang diikuti dengan penyesuaian dalam pasal-pasal, sehingga keseluruhan bunyi Bab IX sebagai berikut: BAB IX KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS KANTOR ADMINISTRASI KERJASAMA, DAN KANTOR ADMINISTRASI ALUMNI DAN PENGEMBANGAN USAHA Pasal 36 Kantor Administrasi Kerjasama dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor Senior Bidang Administrasi, Keuangan dan Sumberdaya Manusia. Pasal 37 Rincian tugas Kantor Administrasi Kerjasama (KAK) adalah: 1. Menyusun RKAT dan Program Kerja KAK; 2. Menyusun juklak dan juknis di bidang administrasi kerjasama; 3. Melakukan kegiatan pengadministrasian seluruh kerjasama Universitas dan melakukan manajemen royalty yang digunakan oleh pihak luar Universitas; 4. Mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan kerjasama; 5. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kerjasama Universitas; 6. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja KAK. Pasal 38 Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan Usaha dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor Bidang Alumni dan Pengembangan Usaha. Pasal 39 Rincian tugas Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan Usaha (KAPU) adalah: 1. Menyusun RKAT dan Program Kerja KAPU; 2. Menyusun juklak dan juknis di bidang alumni dan pengembangan usaha; 3. Menyusun data alumni dan proses rekrutmen; 4. Melakukan penyelenggaraan temu alumni secara berkala setiap Dies Universitas; 5. Melakukan koordinasi pengelolaan dan pemeliharaan website alumni; 6. Menyajikan data alumni kepada Pimpinan Universitas; 7. Melakukan pendataan, pengelolaan dan pemeliharaan hubungan dengan alumni;
8. 9. 10. 11. 12. 13.
Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan wisuda Universitas; Melakukan koordinasi dan memfasilitasi pembentukan unit-unit usaha yang melibatkan kepakaran, staf, dan sumberdaya yang dimiliki Universitas; Mengembangkan jaringan usaha kelembagaan dengan pihak luar Universitas; Mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan unitunit usaha; Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan unit-unit usaha yang dimiliki oleh Universitas; Menyusun laporan pelaksanaan Program Kerja KAPU.
6. Mencabut seluruh ketentuan dalam BAB IX KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI, dan menggantikannya menjadi bab baru yaitu BAB X KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS DIREKTORAT KEMAHASISWAAN, sehingga keseluruhan bunyi BAB X sebagai berikut: BAB X DIREKTORAT KEMAHASISWAAN Pasal 40 (1) Direktorat Kemahasiswaan dipimpin oleh Direktur, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor; (2) Dalam pelaksanaan tugas, Direktur dibantu oleh seorang Sekretaris; (3) Sekretaris bertanggung jawab kepada Direktur. Pasal 41 (1) Direktorat Kemahasiswaan terdiri atas : a. Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan; b. Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa. c. Sub Direktorat Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas (PPKB). (2) Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan terdiri atas: a. Manajer Gelangang Mahasiswa dan Fasilitas Kemahasiswaan. b. Seksi Kegiatan Kemahasiswaan. (3) Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa terdiri atas: Manajer Asrama Mahasiswa Pasal 42 (1) Rincian tugas Direktur Kemahasiswaan: a. Menyusun RKAT dan Program Kerja Direktorat; b. Menyusun kebijakan kegiatan kemahasiswaan dalam rangka mendukung visi misi Universitas sebagai Universitas Riset yang bertaraf Internasional; c. Merumuskan kebijakan dan melakukan koordinasi kegiatan Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas untuk mahasiswa S1; d. Menyusun kebijakan perencanaan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; e. Menyusun petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang kemahasiswaan; f. Melakukan koordinasi, membina dan mengawasi organisasi kemahasiswaan; g. Melakukan pengelolaan dan pengembangan Asrama Mahasiswa dan Gelanggang Mahasiswa milik universitas; h. Melakukan koordinasi pengelolaan dana kesehatan mahasiswa, pelayanan kesehatan mahasiswa, layanan konseling akademik dan konseling pribadi; i. Melakukan koordinasi dan mengembangkan program kegiatan peningkatan penalaran, minat, dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa yang dilakukan unit organisasi kemahasiswaan Universitas; j. Menyediakan advokasi hukum kepada mahasiswa dalam hubungan dengan kegiatan mahasiswa; k. Memberikan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
l. Melakukan koordinasi pemilihan mahasiswa untuk program keteladanan; m. Melakukan koordinasi pelaksanaan wisuda universitas; n. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rektor. (2) Rincian tugas Sekretaris: a. Membantu Direktur dalam penyusunan Program Kerja Direktorat; b. Membuat standar kinerja Direktorat; c. Melakukan koordinasi semua kegiatan Direktorat; d. Melakukan evaluasi dan pengendalian kegiatan Direktorat; dan e. Membuat laporan kegiatan dan laporan keuangan Direktorat. Pasal 43 (1) Rincian tugas Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan adalah: a. Menyusun konsep RKAT dan Program Kerja Direktorat; b. Menyusun konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang pengembangan kemahasiswaan; c. Merencanakan kegiatan penalaran, minat, dan bakat mahasiswa; d. Melaksanakan administrasi dan program kegiatan penalaran, minat, bakat, dan fasilitas kemahasiswaan; e. Melaksanakan dan mengelola sistem informasi kegiatan kemahasiswaan; f. Melaksanakan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; g. Melaksanakan pemilihan mahasiswa berprestasi untuk program keteladanan; h. Melaksanakan kegiatan wisuda mahasiswa; dan i. Mengelola dan mengembangkan gelanggang mahasiswa dan fasilitas kemahasiswaan milik universitas. (2) Rincian tugas Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa adalah: a. Menyusun konsep RKAT dan Program Kerja Direktorat; b. Menyusun konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang kesejahteraan mahasiswa; c. Merencanakan kegiatan pengelolaan fasilitas kesejahteraan mahasiswa dan beasiswa; d. Melaksanakan layanan kesehatan mahasiswa, bimbingan konseling akademik dan konseling pribadi; e. Melaksanakan advokasi hukum kepada mahasiswa yang berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan; dan f. Mengelola dan mengembangkan Asrama Mahasiswa. (3) Rincian tugas Sub Direktorat Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas (PPKB) adalah: a. Melaksanakan strategi dan menyusun rencana kegiatan pengembangan kepemimpinan untuk civitas akademika Universitas Gadjah Mada; b. Melaksanakan pengembangan sistem kepemimpinan yang berkualitas di Universitas Gadjah Mada; c. Mensosialisasikan rencana dan kebijakan peningkatan pertumbuhan kepemimpinan berkualitas; d. Menyelenggarakan pelatihan kepemimpinan bagi civitas akademika Universitas Gadjah Mada; e. Mengembangkan sistem evaluasi pelaksanaan dan keberhasilan pengembangan kepemimpinan berkualitas di Universitas Gadjah Mada. Pasal 44 (1) Rincian tugas Manajer Gelanggang Mahasiswa dan Fasilitasi Kemahasiswaan: a. Menyusun RKAT Gelanggang Mahasiswa dan Fasilitas Kemahasiswaan;
b. Menyusun dan menginventaris peraturan penggunaan Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan; c. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan tugas pegawai Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan; d. Memelihara/mengelola barang inventaris Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan; e. Mengelola mahasiswa penghuni Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan; f. Mengelola administrasi penghuni Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan; g. Membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan. (2) Rincian tugas Seksi Kegiatan Kemahasiswaan: a. Merencanakan kegiatan penalaran, minat dan bakat mahasiswa; b. Melakukan administrasi kegiatan penalaran, minat, bakat dan fasilitas kemahasiswaan; c. Melakukan program dan kegiatan peningkatan penalaran, bakat dan minat kemahasiswaan; d. Melakukan dan mengelola data informasi kegiatan kemahasiswaan; e. Mengeluarkan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; f. Memproses pemilihan mahasiswa berprestasi. (3) Rincian tugas Manajer Asrama Mahasiswa: a. Menyusun RKAT dan Program Kerja Asrama Mahasiswa; b. Menyusun dan menginventaris peraturan yang berhubungan dengan asrama; c. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan tugas pegawai asrama; d. Memelihara/mengelola barang inventaris asrama; e. Mengelola mahasiswa penghuni asrama; f. Mengelola administrasi penghuni asrama; g. Membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan asrama.
7. Mengubah Lampiran Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas, Lembaga, Direktorat, Biro, dan Unit Kerja di Lingkungan Universitas Gadjah Mada, sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini. Pasal II Keputusan ini berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Yogyakarta Pada tanggal 19 September 2007 Rektor, ttd Prof. Ir. Sudjarwadi, M.Eng., Ph.D.
