UNIVERSITAS BINA NUSANTARA _________________________________________________________________________
Program Studi Ganda Sistem Informasi - Akuntansi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PESAWAT PADA DIVISI LOGISTIK PERUSAHAAN PENERBANGAN STUDI KASUS: PT. PAS
Dian Widia 0600664931 ABSTRAK PT. PAS adalah maskapai penerbangan di Indonesia. Pada saat ini PT. PAS menghadapi tantangan di ladang bisnisnya, sejalan dengan semakin semaraknya bisnis penerbangan terakhir ini. Oleh karena itu dalam rangka menghadapi persaingan itu, PT PAS harus menghadapi beberapa isu yang harus dibenahi di sektor keuangan dan investasi. Salah satu sektor yang perlu mendapatkan perhatian adalah permasalahan seputar persediaan spare part – nya yang memiliki jumlah yang sangat besar. Masalah yang dihadapi perusahaan pada saat ini adalah kurangnya pengendalian terhadap persediaan suku cadang yang dimiliki oleh perusahaan.Dimana tingkat pemesanan ulang persediaan belum ditentukan serta segala proses pencatatan yang berlaku masih bersifat manual. Hal ini dapat menjadi hambatan dalam mengolah dan memperoleh informasi pada saat pengambilan keputusan, serta dapat mengakibatkan pelaporan yang dibuat oleh administrasi materia menjadi tidak konsisten. Adapun hal yang dapat dilakukan sebagai bahan pertimbangan untuk mengurangi masalah yang terjadi, yaitu dengan membuat sebuah aplikasi untuk Sistem Informasi Manajemen Persediaan yang dapat mengintegrasikan data yang ada dari hasil proses bisnis yang terjadi sehari – hari serta dapat meningkatkan pengendalian persediaan suku cadang (spare part). Dengan adanya aplikasi yang baru maka diharapkan persediaan suku cadang (spare part) dapat dikendalikan dengan lebih baik dan mudah. Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen, persediaan, suku cadang iv
PRAKATA Sebelumnya penulis mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini. Walaupun dalam pelaksanaannya terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan penelitian dan pengamatan pada PT. PAS, ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku berhubungan dengan topik Skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan–kekurangan di dalam
Skripsi,
sehingga penulis sangat mengharapkan bantuan berupa kritik dari para dosen serta caracara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Pada kesempatan ini, tak lupa Penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan dukungan moril dan materiil dalam penyelesaian Skripsi ini. Penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Com.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.. 4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara.. 5. Bapak Siswono, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara.
v
8. Bapak Salim, SE., Ak., selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran dan perhatian serta kesabarannya dalam membimbing Penulis selama proses penyusunan Skripsi ini. 9. Bapak Ir. Ekananta Manalif, MM, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran dan perhatian serta kesabarannya dalam membimbing Penulis selama proses penyusunan Skripsi ini. 10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada Penulis. 11. Orang tua dan keluarga besar Penulis yang senantiasa memberikan doa dan dukungan baik moril maupun materiil kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini dengan sebaik-baiknya. 12. Seluruh teman-teman PAZ angkatan 2002. Terima kasih atas persahabatan kita selama ini. 13. Dan semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung memberikan dukungan bagi Penulis. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat berguna bagi pembaca termasuk Penulis sendiri.
Jakarta, 22 Januari 2007 Penulis
Dian Widia 0600664931
vi
DAFTAR ISI
Halaman
Judul Luar Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak
iv
Prakata
v
Daftar Isi
vii
Daftar Tabel
xiii
Daftar Gambar
xiv
Daftar Lampiran
xx
BAB 1
PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang
1
1.2
Ruang Lingkup
3
1.3
Tujuan dan Manfaat
4
1.4
Metodologi
6
1.5
Sistematika Penulisan
7
viivii
BAB 2
LANDASAN TEORI 2.1
2.2
2.3
Pengertian Sistem Informasi Manajemen 2.1.1. Pengertian Sistem
9
2.1.2. Pengertian Informasi
9
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi
11
2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
13
Persediaan 2.2.1. Pengertian Persediaan
14
2.2.2. Jenis Persediaan
16
2.2.3. Biaya dalam Persediaan
21
2.2.4. Metode Penetuan Jumlah Persediaan
24
2.2.5. Persediaan Minimum (Minimum Stock)
25
2.2.6. Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)
25
2.2.7. Perencanaan Persediaan
26
2.2.8. Manajemen Persediaan
27
2.2.9 Metode Penilaian Persediaan
29
2.2.10 Pengawasan Persediaan
29
2.2.11 Pengendalian Internal atas Persediaan
31
Metode Analisis Data dan Desain Berorientasi Object 2.3.1. Pengertian Object dan Class
32
2.3.2. Rich Picture
33
2.3.3. Pengertian System Definition
34
2.3.4. Kriteria FACTOR
34
viii
2.3.5. Analysis 2.3.5.1. Problem Domain Analysis 2.3.5.1.1. Class
35
2.3.5.1.2. Structure
37
2.3.5.1.3. Behavior
40
2.3.5.2. Application Domain Analysis 2.3.5.2.1. Usage
42
2.3.5.2.2. Function
44
2.3.5.2.3. User Interface
45
2.3.6. Perancangan 2.3.6.1. Architecture Design
46
2.3.6.1.1. Criteria
49
2.3.6.1.2. Component Architecture
52
2.3.6.1.3. Process Architecture
56
2.3.6.2. Component Design
BAB 3
2.3.6.2.1. Model Component
59
2.3.6.2.2. Function Component
61
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1
Sejarah Singkat Perusahaan
63
3.2
Visi dan Misi Perusahaan
64
3.3
Struktur Organisasi
65
3.4
Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
68
ix
BAB 4
3.5
Gambaran Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Pesawat
69
3.6
Permasalahan yang Dihadapi
72
3.7
Usulan Perbaikan
73
ANALISIS
DAN
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN PERSEDIAAN 4.1
Analysis 4.1.1. Rich Picture
74
4.1.2. Process Description
74
4.1.3. System Definition & FACTOR
78
4.1.4. Problem Domain Analysis 4.1.4.1. Structure
79
4.1.4.2. Classes
82
4.1.4.3. Events and Statechart
89
4.1.5. Application Domain Analysis 4.1.5.1. Usage
95
4.1.5.1.1. Overview
95
4.1.5.1.2. Actors
96
4.1.5.1.3. Use Cases
98
4.1.5.2. Sequence Diagram
110
4.1.5.3. Function
121
4.1.5.4. User Interface
123
x
4.2
4.1.5.4.1. Dialogue in Style
124
4.1.5.4.2. Overview
125
4.1.5.4.3. Examples
127
Design 4.2.1. The Task 4.2.1.1. Purpose
150
4.2.1.2. Koreksi dalam Analisis
150
4.2.1.2. Kriteria Sistem
151
4.2.2. Technical Platform 4.2.2.1. Spesifikasi Perangkat
152
4.2.2.2. Sistem Software
153
4.2.2.3. System Interface
154
4.2.2.4. Bahasa Pemrograman
154
4.2.3. Architecture 4.2.3.1. Component Architecture
154
4.2.3.2. Process Architecture
156
4.2.3.3. Standard
159
4.2.4. Model Component 4.2.4.1 Structure
160
4.2.4.2. Classes
162
4.2.5. User Interface Design
168
xi
4.2.6. Rekomendasi
BAB 5
4.2.6.1. Kegunaan Sistem
173
4.2.6.2. Pelatihan Bagi Pengguna
174
4.2.6.3. Rencana Pelaksanaan
174
SIMPULAN DAN SARAN 5.1
Simpulan
175
5.2
Saran
177
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN NOTASI
L1
FOTOKOPI SURAT SURVEY
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1
Tipe Persediaan, Transaksi yang Mempengaruhi Sistem dan 19 Prosedur yang Berlainan
Tabel 2.2
Contoh Tabel Event
36
Tabel 2.3
Kegiatan Analisis Application Domain
41
Tabel 2.4
Kegiatan Desain Arsitektur
49
Tabel 2.5
Beberapa Kriteria dalam Perancangan
51
Tabel 2.6
Client Server Architecture
56
Tabel 2.7
Kegiatan Perancangan Komponen
59
Tabel 4.1
Kriteria FACTOR
78
Tabel 4.2
Event Table model SIM Persediaan PT. PAS
89
Tabel 4.3
Function List pada SIM Persediaan PT. PAS
123
Tabel 4.4
Daftar window dan hasil print out
124
Tabel 4.5
Kriteria SIM Persediaan PT. PAS
152
Tabel 4.6
Spesifikasi peralatan untuk SIM Persediaan PT. PAS
153
Tabel 47
Kegunaan sistem bagi SIM Persediaan PT. PAS
173
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1
Contoh Statechart Diagram
40
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. PAS
66
Gambar 3.2
Struktur Organisasi Divisi Logistik
67
Gambar 3.3
Rich Picture Sistem yang berjalan
70
Gambar 4.1
Rich Picture rancangan SIM Persediaan PT. PAS
75
Gambar 4.2
Struktur pada class Karyawan
79
Gambar 4.3
Struktur pada Persediaan
79
Gambar 4.4
Struktur pada Pembelian
80
Gambar 4.5
Class Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS
81
Gambar 4.6
Class Karyawan
82
Gambar 4.7
Class Teknisi
82
Gambar 4.8
Class Penerimaan
83
Gambar 4.9
Class Gudang
83
Gambar 4.10
Class Perencanaan
83
Gambar 4.11
Class Administrasi Material
84
Gambar 4.12
Class Pembelian
84
Gambar 4.13
Class Surat Permintaan Spare Part
85
Gambar 4.14
Class Surat Kembali Barang
85
Gambar 4.15
Class Pengeluaran Barang
86
xiv
Gambar 4.16
Class Surat Permintaan Beli Spare Part
86
Gambar 4.17
Class Material Requisition
87
Gambar 4.18
Class Purchase Order
87
Gambar 4.19
Class Material Receipt Sheet
88
Gambar 4.20
Class Spare Part
88
Gambar 4.21
State chart untuk Class Karyawan
90
Gambar 4.22
State chart untuk Class Teknisi
90
Gambar 4.23
State chart untuk Class Penerimaan
91
Gambar 4.24
State chart untuk Class Gudang
91
Gambar 4.25
State chart untuk Class Perencanaan
91
Gambar 4.26
State chart untuk Class Administrasi Material
92
Gambar 4.27
State chart untuk Class Pembelian
92
Gambar 4.28
State chart untuk Class Surat Permintaan Spare Part
92
Gambar 4.29
State chart untuk Class Surat Kembali Barang
93
Gambar 4.30
State chart untuk Class Pengeluaran Barang
93
Gambar 4.31
State chart untuk Class Surat Permintaan Beli Spare Part
93
Gambar 4.32
State chart untuk Class Material Requisition
94
Gambar 4.33
State chart untuk Class Purchase Order
94
Gambar 4.34
State chart untuk Class Material Receipt Sheet
94
Gambar 4.35
State chart untuk Class Spare Part
95
Gambar 4.36
Actor Specification untuk Teknisi
96
Gambar 4.37
Actor Specification untuk Gudang
96
Gambar 4.38
Actor Specification untuk Perencanaan
96
xv
Gambar 4.39
Actor Specification untuk Pembelian
97
Gambar 4.40
Actor Specification untuk Penerimaan
97
Gambar 4.41
Actor Specification untuk Administrasi Material
97
Gambar 4.42
Use Case Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS
98
Gambar 4.43
Use case specification untuk “membuat Surat Permintaan Spare Part”
Gambar 4.44
99
Use case specification untuk “membuat Surat Kembali Barang”
Gambar 4.45
100
Use case specification untuk “membuat Surat Permintaan Beli Spare Part”
Gambar 4.46
101
Use case specification untuk “membuat Surat Pengeluaran Barang”
Gambar 4.47
Use
case
102 specification
untuk
“membuat
Material
Requisition”
103
Gambar 4.48
Use case specification untuk “membuat Purchase Order”
104
Gambar 4.49
Use case specification untuk “membuat Material Receipt 105 Sheet”
Gambar 4.50
Use case specification untuk “membuat Laporan Persediaan” 106
Gambar 4.51
Use
case
specification
untuk
“membuat
Laporan
Penerimaan” Gambar 4.52
Use
case
107 specification
Pengeluaran”
untuk
“membuat
Laporan 108
xvi
Gambar 4.53
Use case specification untuk “membuat Laporan Permintaan Barang”
Gambar 4.54
109
Sequence Diagram untuk “membuat Surat Permintaan Spare Part”
110
Gambar 4.55
Sequence Diagram untuk “membuat Surat Kembali Barang”
111
Gambar 4.56
Sequence Diagram untuk “membuat Surat Permintaan Beli Spare Part”
Gambar 4.57
112
Sequence Diagram untuk “membuat Surat Pengeluaran Barang”
113
Gambar 4.58
Sequence Diagram untuk “membuat Material Requisition”
114
Gambar 4.59
Sequence Diagram untuk “membuat Purchase Order”
115
Gambar 4.60
Sequence Diagram
untuk “membuat Material Receipt
Sheet”
116
Gambar 4.61
Sequence Diagram untuk “membuat Laporan Persediaan”
117
Gambar 4.62
Sequence Diagram untuk “membuat Laporan Penerimaan”
118
Gambar 4.63
Sequence Diagram untuk “membuat Laporan Pengeluaran”
119
Gambar 4.64
Sequence Diagram untuk “membuat Laporan Permintaan Barang”
120
Gambar 4.65
Navigation Diagram
126
Gambar 4.66
Halaman Utama
127
Gambar 4.67
Form Surat Permintaan Spare Part
128
Gambar 4.68
Form Material Receipt Sheet
129
Gambar 4.69
Form Surat Permintaan Beli Spare Part
130
xvii
Gambar 4.70
Form Surat Pengeluaran Barang
131
Gambar 4.71
Form Material Requisition
132
Gambar 4.72
Form Surat Kembali Barang
133
Gambar 4.73
Form Purchase Order
134
Gambar 4.74
Form Laporan Persediaan
135
Gambar 4.75
Form Laporan Penerimaan
136
Gambar 4.76
Form Laporan Pengeluaran
137
Gambar 4.77
Form Laporan Permintaan Barang
138
Gambar 4.78
Surat Permintaan Spare Part
139
Gambar 4.79
Surat Kembali Barang
140
Gambar 4.80
Surat Permintaan Beli Spare Part
141
Gambar 4.81
Surat Pengeluaran Barang
142
Gambar 4.82
Material Requisition
143
Gambar 4.83
Material Receipt Sheet
144
Gambar 4.84
Purchase Order
145
Gambar 4.85
Laporan Persediaan
146
Gambar 4.86
Laporan Penerimaan
147
Gambar 4.87
Laporan Pengeluaran
148
Gambar 4.88
Laporan Permintaan Barang
149
Gambar 4.89
Component Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS
155
Gambar 4.90
Deployment Diagram pada SIA Penjualan RSO PT. EP
157
Gambar 4.91
Arsitektur Jaringan pada SIA Penjualan RSO PT. EP
158
Gambar 4.92
Window untuk pesan kesalahan
159
xviii
Gambar 4.93
Revised Class Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS
161
Gambar 4.94
Revisi Class Karyawan
162
Gambar 4.95
Revisi Class Surat Permintaan Spare Part
163
Gambar 4.96
Revisi Class Surat Kembali Barang dan Detil Surat Kembali Barang
Gambar 4.97
163
Revisi Class Surat Pengeluaran Barang dan Detil Surat Pengeluaran Barang
Gambar 4.98
164
Revisi Class Material Receipt Sheet dan Detil Material 165 Receipt Sheet
Gambar 4.99
Revisi Class Surat Permintaan Beli Spare Part
165
Gambar 4.100 Revisi Class Material Requisition
166
Gambar 4.101 Revisi Class Purchase Order
167
Gambar 4.102 Revisi Class SparePart
167
Gambar 4.103 Navigation Diagram Revised Class
168
Gambar 4.104 Form Daftar Barang dibawah Minimum Stock
169
Gambar 4.105 Form Modify Spare Part
170
Gambar 4.106 Form Entry Surat Kembali Spare Part
171
Gambar 4.107 Form Entry Material Receipt Sheet
172
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
NOTASI
Class Diagram
L1
Statechart
L2
Use Case
L3
Sequence Diagram
L4
Component and Deployment Diagram
L5
xx
