Handboek Freelancen 2006/2007
tijs van den boomen wilma van hoefl aken
U ITGEVERIJ N I EUW E Z IJDS
De cijfers en bedragen in deze editie van het Handboek Freelancen geven de actuele stand van zaken weer van januari 2006. Bij de fiscale gegevens zijn steeds twee bedragen opgenomen: de bedragen van 2005 en, tussen haakjes, die van 2006. De fiscale gegevens van 2005 heb je nodig voor de belastingaangifte die je in 2006 doet; de gegevens uit 2006 heb je nodig voor de aangifte die in je 2007 doet. Belastingen en regelingen worden nogal eens gewijzigd. Voor de laatste informatie kun je terecht bij de belastingtelefoon (0800-0543) of op www.belastingdienst.nl. Belangrijke verschuivingen vatten de auteurs van het Handboek Freelancen voor je samen op www.handboekfreelancen.nl.
Uitgegeven door: Uitgeverij Nieuwezijds, Amsterdam Omslagontwerp: Studio Jan de Boer, Amsterdam Zetwerk: Holland Graphics, Amsterdam Eerste oplage februari 2006 Tweede oplage juli 2006 Derde oplage december 2006 Copyright © 1996, 1997, 1998, 2000 Tijs van den Boomen Copyright © 2002, 2003, 2004, 2006 Tijs van den Boomen, Wilma van Hoeflaken issn 1570 – 2324 isbn 978 90 5712 222 4 nur 780 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfi lm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.
Vooraf
‘Mensen die een vrij beroep uitoefenen zijn gelukkiger dan mensen die voor een baas werken. Dat verschil is vrij groot. Het hebben van een vrij beroep heeft meer invloed op je geluk dan een hoog inkomen. Vrijelijk over je eigen tijd beschikken, doen wat je wilt, dat is blijkbaar belangrijk.’ Aldus Ruut Veenhoven, hoogleraar Sociale condities voor menselijk geluk aan de Erasmus Universiteit en al ruim dertig jaar onderzoeker op het gebied van geluk en levenskunst. Er is één maar: ‘Je moet natuurlijk wel tegen de onzekerheid kunnen die erbij hoort.’ Een eigen baas bepaalt zelf wat hij doet, wanneer hij dat doet en voor welke prijs. Werd freelancen vroeger nog wel eens gezien als ‘opstapje naar een echte baan’, tegenwoordig is het een begeerlijke manier van leven. De meeste freelancers moeten er niet aan denken onder een baas te moeten werken, voor veel mensen in loondienst is een eigen praktijk een heimelijke droom. Freelancers worden ook wel self navigators genoemd. Andere benamingen die de ronde doen: micro-ondernemers, vrije beroepsbeoefenaren, eenpitters en zelfstandigen zonder personeel, afgekort tot het slaapverwekkende zzp’s. Een freelancer is een zelfstandige ondernemer, net zoals een slager, een fabrikant en een aannemer. Het verschil met andere ondernemers is dat
vi
Handboek Freelancen
een freelancer meestal diensten verkoopt in plaats van producten. Specialistische kennis en ervaring staan bij een freelancer centraal, de investeringen in machines, voorraden en gebouwen zijn vaak laag en de start is relatief gemakkelijk omdat weinig of geen vergunningen nodig zijn. Freelancers gaan doorgaans naar hun klanten toe, soms voeren ze hun werkzaamheden ook op locatie uit. Personeel hebben ze meestal niet. Toch is de grens tussen freelancers en andere ondernemers niet altijd duidelijk te trekken: een videoproducent met een studio en vijftigduizend euro aan apparatuur wordt meestal een freelancer genoemd, een kleine boekhouder met een kantoor wordt als ondernemer gezien. Een zelfstandige loodgieter is een grensgeval. De fiscus hanteert het begrip freelancer overigens niet, maar kent alleen ondernemers. Voor ondernemers met een pand, machines en personeel zijn er honderden handboeken, marktverkenningen, juridische naslagwerken en doe-het-zelfondernemingsplannen. Maar handzame informatie voor freelancers is dun gezaaid. Terwijl er in Nederland toch honderdduizenden freelancers actief zijn. Onder de freelancevlag opereren mensen in de bloei van hun carrière, herintreders, net-afgestudeerden en een groeiend aantal vutters die zich eindelijk aan de ontplooiing van hun talenten kunnen wijden. Sommige freelancers houden daarnaast een parttime baan aan, of ze combineren het freelancen met een andere inkomstenbron. Het Handboek Freelancen is een naslagwerk voor startende en ervaren freelancers. Het is een leidraad om een freelancepraktijk op te zetten of om een bestaande praktijk door te lichten. Dit boek maakt je vertrouwd met de basisbegrippen van bedrijfsvoering, want verkoopbare kwaliteiten zijn niet veel waard als je niet over een minimum aan verkoopkwaliteiten beschikt. Het handboek behandelt de belangrijkste algemene aspecten van freelancen, zaken die voor alle freelancers hetzelfde zijn. Voor specifieke informatie zoals vestigingsvergunningen en vereiste diploma’s kun je terecht bij de Kamer van Koophandel of bij je beroepsvereniging. Belangrijke adressen staan op pagina 272 en volgende.
Vooraf
vii
Een greep uit de onderwerpen in dit handboek: hoe ontwikkel je een krachtig netwerk? Welke eisen stelt de fiscus aan het ondernemerschap? Wie bezit het auteursrecht en wanneer wordt dit overgedragen? Welke stappen kun je ondernemen tegen wanbetalers? Aan welke eisen voldoet een goede offerte? Moet je een eigen website hebben? Wanneer is een verzekering tegen arbeidsongeschiktheid nodig? Is een auto van de zaak voordeliger? Hoe onderbouw je gesprekken met financiers? Aan de hand van de vragen uit de laatste twee hoofdstukken kun je een actieplan opstellen voor de start of uitbouw van je praktijk. Zo’n plan is ook geschikt als basis voor gesprekken met financiers en adviseurs. Met de berekeningsschema’s op pagina 264 kun je de financiële onderbouwing van je praktijk uitwerken. Laat je niet afschrikken door de omvang en detaillering van dit boek. Het is een naslagwerk. Gebruik het om díe zaken op te zoeken waaraan je behoefte hebt. In de startfase is het meestal niet interessant om te weten hoe je ‘overtollig geld’ het beste kunt beleggen. En omgekeerd is de liquiditeit meestal geen probleem als je een aantal jaren bezig bent. Praktische tips voor de organisatie van je werk staan in hoofdstuk 11, checklists zijn opgenomen op pagina 248 en volgende. Sommige zaken hoef je maar één keer uit te zoeken, zoals het complexe vraagstuk van de erkenning van je zelfstandigheid door fiscus en bedrijfsvereniging. En als je niet btw-plichtig bent, kun je dat deel gewoon overslaan. Ook auteursrecht en samenwerking in een maatschap zijn niet voor alle freelancers belangrijk. Als je een enorme weerstand hebt tegen boekhouden, kun je de hele financiële administratie uitbesteden. Dat kost geld en belemmert het inzicht in je reilen en zeilen, maar het kan wel. Tot slot: ondernemen is geen wetenschap. Intuïtie, originaliteit en flair spelen net zo goed een rol als vakkennis, reflectie en financieel inzicht. Een freelancepraktijk is geen machine die je van a tot z kunt doorgronden. Ze is eerder een levend organisme dat je regelmatig moet voeden, maar
viii
Handboek Freelancen
dat je tegelijk ook de kans moet geven om zich te ontwikkelen in een richting die je aanvankelijk misschien niet had voorzien. Een goede freelancepraktijk past als een tweede huid, zorg dus dat ze meegroeit met je behoeften. Of dat nu het grote geld is, een avontuurlijk leven of inhoudelijke verdieping. Of alle drie.
Inhoud 1
2
Het economisch tij
1
1.1 1.2 1.3
2 3 4
De freelancer 2.1 2.2 2.3 2.4
3
Recessie? Diensteneconomie E-lancers
Kennis en ervaring Wat een ondernemer moet kunnen Concrete doelen Nadelen van freelancen
7 8 9 11 13
De markt
15
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11
15 18 20 21 23 26 27 34 37 38 40
Aanbod en doelgroepen kiezen Het alternatieve marktonderzoek Marketing Persoon Specialisatie Kwaliteit Tarief Werkplek De formule Bedrijfsnaam of eigen naam Huisstijl
x
Handboek Freelancen
4
5
Klanten werven
43
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13
43 46 48 49 53 57 60 62 63 65 68 70 72
Begroten 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10
6
Netwerken Werving Bestaande klanten binden Nieuwe klanten benaderen Website Mailen op papier Bellen Face to face Briefing De offerte Onderhandelen Ondertekende opdracht Auteursrecht regelen
De grondregel Investeren Financieren Eigen vermogen Lang vreemd vermogen Kort vreemd vermogen Financieringsplan Winst Cashflow Declarabele uren
77 78 79 82 84 85 87 88 89 94 100
Erkenning als zelfstandige
103
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
105 112 115 117 118
Verklaring arbeidsrelatie Belastingdienst Freelancecontract Rariteitenbepaling Bijna-freelancers
xi
Inhoud
7
8
9
10
Risico’s afdekken
121
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5
122 123 127 129 137
Volksverzekeringen Ziektekosten Arbeidsongeschiktheid Persoonlijke financiële planning Overige verzekeringen
Belastingen
139
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8
140 143 154 158 163 166 167 168
Het verzamelinkomen Aftrekposten De aanslag Btw Netto besteedbaar inkomen Reserveren Werkruimte Auto
Boekhouding
177
9.1 9.2 9.3 9.4 9.5
179 184 186 189 191
Basisopzet Combinatie zakelijk en privé Factuur Automatiseren Boekhouder
Rechtsvorm
193
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8
194 195 196 198 199 201 204 205
Aansprakelijkheid regelen Eenmanszaak Maatschap Vennootschap Onder Firma (vof) Commanditaire Vennootschap (cv) Besloten Vennootschap (bv) Stichting Coöperatieve vereniging
xii
Handboek Freelancen
11
12
De organisatie van het werk
207
11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6
207 208 210 212 214 219
Start 12.1 12.2 12.3
13
Bereikbaarheid Apparatuur Timemanagement Scheiding werk en privé Kinderopvang rsi
221 Actieplan Combinatie met baan Combinatie met uitkering
221 225 226
Toekomst
237
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7
238 239 240 240 241 242 244
Nieuwe doelen Klantenbestand doorlichten Meer omzet. Of juist minder? De opdrachtenportefeuille Samenwerken Derden inhuren Stoppen
Checklists 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
247 Ondernemerskwaliteiten Welk tarief kun je rekenen Offerte Afschrijvingstermijnen Kostensoorten Zelfstandige of loonslaaf Aftrekposten Factuur Aansprakelijkheid Maatschapscontract
248 249 251 254 255 257 258 259 260 261
xiii
Inhoud
Schema’s 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
263 Investeringsbegroting/financieringsplan Afschrijvingsschema Exploitatiebegroting Bezettingsgraad Belastingvrijstelling Heffingskorting Netto besteedbaar inkomen Benodigd netto-inkomen Voldoende omzet? Minimale omzet
264 265 265 266 267 267 268 268 269 270
Auteursrecht Beroeps- en belangenverenigingen Instanties Financiering Netwerken Training en advies tegen gereduceerde tarieven
272 274 282 285 287 288
Adressen 1 2 3 4 5 6
271
Aanbevolen literatuur
291
Index
293
Over de auteurs
299
