UNIVERSITAS BINA NUSANTARA _________________________________________________________________ Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA SISTEM PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PT. SINAR CIPTA CHEMINDO Heronniko Hendra Sutanto Supriyadi Kelas/Kelompok
0700709262 0700710434 0700709880 07PBT / 05
Abstrak Kemampuan perusahaan untuk menjawab tantangan dan masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini merupakan salah satu kunci keberhasilan pada perusahaan. Seperti permasalahan yang dihadapi PT. Sinar Cipta Chemindo khususnya di dalam proses pembelian, persediaan dan penjualan. Kemampuan untuk menjawab masalah-masalah tersebut itu tentunya memerlukan faktor-faktor pendukung. Salah satunya adalah pemanfaatan teknologi informasi seperti sistem basis data. Dengan tujuan untuk mendukung kegiatan operasional yang berjalan pada perusahaan tersebut serta mendukung kebutuhan informasi pembelian, persediaan dan penjualan. Dalam hal ini metodologi yang dilakukan yaitu metode analisis dan perancangan. Dengan melakukan analisis proses dan dokumentasi yang terkait dalam proses pembelian, persediaan dan penjualan, melakukan wawancara serta mempelajari buku-buku dan bahan-bahan untuk menambah informasi. Juga melakukan perancangan basis data berdasarkan tiga tahap : konseptual, logikal dan fisikal, yang dilanjutkan dengan perancangan layar dan perancangan program. Hasil yang diharapkan dapat membantu pihak manajer atau pihak lain yang bersangkutan dalam mengambil keputusan dengan tersedianya data dan informasi yang akurat dan cepat. Juga data dapat lebih terorganisir dengan baik dan mengurangi faktor kesalahan manusia. Dalam penerapan sistem basis data ini tetap disarankan untuk menjaga rutinitas mekanisme backup, juga pemberian hak akses pemakaian untuk mempertimbangkan rahasia perusahaan dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Juga dalam penerapan dan pemakaiannya diperlukan percobaan atau persiapan yang baik agar sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Kata kunci : pembelian, persediaan, penjualan, analisis, perancangan basis data.
vii
PRAKATA
Dengan segala kerendahan hati, kami pertama – tama panjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena hanya atas kasih karunia-Nya saja sehingga kami mampu menyelesaikan analisis dan perancangan sistem basis data pada PT. Sinar Cipta Chemindo. Kami berterima kasih pula pada Universitas Bina Nusantara yang telah memberi kesempatan untuk menjalankan tugas akhir ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman kami sebelum terjun langsung ke masyarakat. Tak lupa kami juga berterima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika. 3. Bapak Choirul Huda, S.Kom., MM, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan pandangan, saran, arahan, dan bimbingan kepada kami. 4. Bapak Stannilaus Indramuljadi Tanumihardja, Direktur PT. Sinar Cipta Chemindo yang telah mengijinkan kami melakukan penelitian. 5. Orangtua kami yang selalu memberi dorongan dan dukungan baik dalam bentuk moril maupun spirituil. 6. Bapak Niko, Manajer Keuangan PT. Sinar Cipta Chemindo yang telah banyak membantu kami dalam pengumpulan data.
viii
ix 7. Semua teman – teman yang telah banyak membantu kami. Dan semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah membantu hingga terselesaikannya analisis dan perancangan sistem basis data ini.
Jakarta, 5 Januari 2007
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar………………………………………………………………... i Halaman Judul Dalam……………………………………………………………… ii Halaman Persetujuan………………………………………………………………. iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji......................................................................... iv Abstrak……………………………………………………………………………... vii PRAKATA…………………………………………………………………………. viii DAFTAR ISI .…………………………………………………………………........ x DAFTAR TABEL ..…………………………………………………………........... xvii DAFTAR GAMBAR ..…...…………………………………………………........... xix DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………............. xxiii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang……………………………………………………….. 1 1.2 Ruang Lingkup……………………………………………………….. 2 1.3 Tujuan dan Manfaat…………………………..……………………… 3 1.4 Metodologi Penelitian……………………………...………………… 4 1.5 Sistematika Penulisan…………………….……..…………………… 5
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Data……..……………………...………………………… 8 2.2 Pengertian Basis Data……………………………………...…............ 7
x
xi 2.3 Keuntungan dan Kerugian Basis Data…………...…..........................
9
2.4 Database Management System (DBMS)…...…………………........... 11 2.4.1 Keuntungan dan Kerugian DBMS…………………….............. 13 2.5 Database Language ………………..…………………………........... 14 2.5.1 Data Definition Language (DDL)……………………............. 14 2.5.2 Data Manipulation Language.................................................... 15 2.6 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data ( Database Aplication Lifecycle).... 16 2.6.1 Perencanaan Basis Data………………………..……............... 18 2.6.2 Sistem Definisi…………………………...……………............ 18 2.6.3 Pengumpulan Kebutuhan dan Analisis…………...…............... 18 2.6.4 Perancangan Basis Data………………………...…….............. 19 2.6.4.1 Rancangan Konseptual (Conceptual Design).............. 19 2.6.4.2 Rancangan Logikal (Logical Design)…….................. 25 2.6.4.3 Rancangan Fisikal (Physical Design)……................. 30 2.6.5 Pemilihan Sistem Manajemen Basis Data…………................. 34 2.6.6 Rancangan Aplikasi…………………………..………............. 34 2.6.7 Prototyping…………………………………………................ 35 2.6.8 Implementasi…………………………………...……............... 35 2.6.9 Konversi……………………………………...……….............. 37 2.6.10 Pengujian (Testing)……….……………………...................... 37 2.6.11 Perawatan Operasional………………………...……............... 37 2.7 Pembelian…………………………………………………................
38
2.8 Persediaan……………………………………………………............
39
2.9 Penjualan……………………...……………………………….........
40
xii 2.9.1 Pengertian Penjualan Tunai…………………………..............
40
2.9.2 Pengertian Penjualan Kredit…………………………..............
40
2.10 Diagram Alir Dokumen (DAD)………………………...…………..
41
2.11 State Transition Diagram (STD)…………………….……………..
43
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA 3.1 Sejarah Perusahaan…………...……………………………………...
45
3.2 Struktur Organisasi……………………………...…………………...
46
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab……………………………..……..
46
3.4 Sistem yang Berjalan…………………………………...……………
50
3.4.1 Prosedur yang sedang Berjalan………………………..……...
50
3.4.1.1 Prosedur Pembelian………………...………………...
50
3.4.1.2 Prosedur Penjualan………………………..………….
50
3.4.1.3 Prosedur Pembayaran kepada Pemasok………..…….
51
3.4.1.4 Prosedur Penagihan Pembayaran oleh Pelanggan…....
52
3.4.1.5 Prosedur Retur Pembelian……………..……………..
52
3.4.1.6 Prosedur Retur Penjualan……………………..……...
52
3.4.2 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan……………......
54
3.4.2.1 Pembelian………………………..…………………...
54
3.4.2.2 Penjualan……………………..………………………
55
3.4.2.3 Pembayaran kepada Pemasok…………...……………
56
3.4.2.4 Penagihan Pembayaran kepada Pelanggan…...………
57
3.4.2.5 Retur Pembelian……………..……………………….
58
3.4.2.6 Retur Penjualan……………………..………………..
59
xiii 3.5 Analisis Kebutuhan Informasi……………………...………………..
60
3.6 Permasalahan yang Dihadapi…………………………..……………
62
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah……………………………...……….
63
3.8 Perancangan Basis Data………………………………..……………
64
3.8.1 Perancangan Basis Data Konseptual…………..……………...
65
3.8.1.1 Mengidentifikasi Tipe Entitas……………..…………
65
3.8.1.2 Mengidentifikasi Tipe Relasi…………..…………….
67
3.8.1.3 Mengidentifikasi Tipe Atribut……...………………...
69
3.8.1.4 Menentukan Domain Atribut…………………...…….
75
3.8.1.5 Menentukan Atribut Primary Key dan Candidate Key
77
3.8.1.6 Validasi model konseptual lokal dengan user Transactions...................................................................
79
3.8.2 Perancangan Basis Data Logikal………………………...…....
81
3..8.2.1 Membangun dan Memvalidasi Model Data Logikal untuk Setiap View…………………………...
81
3.8.2.1.1 Menghilangkan Many To Many Binary Relationship………………………………...
81
3.8.2.1.2 Menghilangkan Many To Many Recursive Relationship………………………………..
84
3.8.2.1.3 Menghilangkan Multi Valued Attributes.....
84
3.8.2.2 Menghasilkan Relasi Untuk Model Data Logikal Lokal……....................................................................
86
3.8.2.2.1 Identifikasi Strong Entity……………….....
86
3.8.2.2.2 Identifikasi Weak Entity…………..………
86
xiv 3.8.2.2.3 Identifikasi Tipe Relasi One To Many (1:*) Binary………………………………………
87
3.8.2.2.4 Identifikasi Tipe Relasi One To One (1:1) Binary……………………...………………
92
3.8.2.2.5 Identifikasi Tipe Relasi Many To Many (*:*) Binary…...………..………………..
93
3.8.2.2.6 Identifikasi Tipe Relasi Rekursif…..……...
97
3.8.2.2.7 Identifikasi Tipe Relasi Multi Valued….….
97
3.8.2.3 Validasi Hubungan Menggunakan Normalisasi …….
98
3.8.2.4 Validasi Model Logikal Dengan User Transactions...
121
3.8.3 Perancangan Basis Data Fisikal………………...……………..
131
3.8.3.1 Pemilihan Database Management System ……...…...
131
3.8.3.2 Merancang Relasional Basis Data……………...……
135
3.8.3.3 Merancang Constraints...............................................
149
3.8.3.4 Menganalisis Transaksi – Transaksi………...……….
150
3.8.3.5 Pemilihan Index Untuk Setiap Entitas………...……..
154
3.8.3.6 Perkiraan Penggunaan Ruang Disk yang Dibutuhkan
155
3.8.3.7 Mekanisme Keamanan…………………..........……..
161
3.8.3.8 Validasi Transaksi Model Fisikal………………...….
162
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 4.1 Implementasi………………..……………………………………….
183
4.1.1 Spesifikasi Komputer...……………………..………………...
183
4.1.1.1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras……...……...
183
xv 4.1.1.2 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak………...…..
184
4.1.1.3 Spesifikasi Kebutuhan Jaringan……..………………
185
4.1.2 Rencana Implementasi………………...………………………
186
4.1.2.1 Jadwal Implementasi……………………..………….
186
4.1.2.2 Instalasi…………………………………...………….
186
4.1.2.3 Implementasi…………………………..…………….
187
4.1.2.4 Konversi Data………………………………...……...
187
4.1.2.5 Evaluasi dan Pengujian…………………...………….
187
4.1.2.6 Operasi…………………………..…………………..
187
4.1.3 Struktur Menu…………………...…………………………….
188
4.1.4 State Transaction Diagram (STD)………………………...….
189
4.1.5 Spesifikasi Proses ....................................................................
193
4.1.6 Perancangan Layar.…………………………………..……….
280
4.1.7 Perancangan Laporan……………………………...………….
294
4.2 Evaluasi………………...……………………………………………
302
4.2.1 Kuisioner Evaluasi.....................................................................
303
4.2.2 Backup dan Recovery Basis data…………………………..….
307
4.2.2.1 Backup Basis Data………………...…………………
307
4.2.2.2 Recovery Basis Data………………...……………….
309
4.2.3 Cara Pengoperasian Aplikasi…………………………...……..
309
4.2.2.1 Form Login……………………………...…………...
309
4.2.2.2 Menu Master………………………...……………….
310
4.2.2.3 Menu Transaksi…………………………..………….
311
4.2.2.4 Submenu Retur………………………………..……..
311
xvi 4.2.2.5 Menu Keuangan…………………………...…………
312
4.2.2.6 Form Barang…...………………………...………….
313
4.2.2.7 Form Pemasok…………………...…………………..
314
4.2.2.8 Form Pelanggan…………………...…………………
315
4.2.2.9 Form Pegawai…………………………...…………...
316
4.2.2.10 Form Pembelian………………………..……………
317
4.2.2.11 Form Penjualan………………………..…………….
318
4.2.2.12 Form Retur Pembelian…………………..…………..
319
4.2.2.13 Form Retur Pejualan…………………...…………….
320
4.2.2.14 Form Pembayaran………………………………….
321
4.2.2.15 Form Penagihan……………………………………
322
4.2.2.16 Form Pengiriman…………………………………..
323
4.2.2.17 Form Penerimaan…………………………………..
324
4.2.2.18 Form Permintaan………………......………………...
325
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan…………………………………………………………...
326
5.2 Saran……………………………………………………………….
327
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………….... 328 RIWAYAT HIDUP………………………………………………………………... 330 LAMPIRAN .............................................................................................................. 333 FOTOCOPY SURAT SURVEI
DAFTAR TABEL Tabel 3.1
Tabel Identifikasi Tipe Entitas .....................................................
66
Tabel 3.2
Tabel Identifikasi Tipe Relasi ......................................................
67
Tabel 3.3
Tabel Entitas Pemasok .................................................................
69
Tabel 3.4
Tabel Entitas Pelanggan ..............................................................
69
Tabel 3.5
Tabel Entitas Pegawai ..................................................................
70
Tabel 3.6
Tabel Entitas Barang ....................................................................
70
Tabel 3.7
Tabel Entitas Pembelian ..............................................................
71
Tabel 3.8
Tabel Entitas Penjualan ...............................................................
71
Tabel 3.9
Tabel Entitas Pembayaran ...........................................................
72
Tabel 3.10
Tabel Entitas Penagihan ..............................................................
72
Tabel 3.11
Tabel Entitas Penerimaan ............................................................
73
Tabel 3.12
Tabel Entitas Pengiriman .............................................................
73
Tabel 3.13
Tabel Entitas Permintaan .............................................................
74
Tabel 3.14
Tabel Entitas ReturBeli ................................................................
74
Tabel 3.15
Tabel Entitas ReturJual ................................................................
75
Tabel 3.16
Tabel Domain Atribut ..................................................................
76
Tabel 3.17
Tabel Candidate key dan Primary Key ........................................
77
Tabel 3.18
Tabel Perbandingan Spesifikasi DBMS ......................................
133
Tabel 3.19
Tabel Perbandingan Platform DBMS ..........................................
133
Tabel 3.20
Tabel Perbandingan Hardware DBMS ........................................
134
Tabel 3.21
Analisis Transaksi a, b dan c .......................................................
150
Tabel 3.22
Analisis Transaksi d dan e ...........................................................
150
xvii
xviii Tabel 3.23
Analisis Transaksi f dan g ............................................................
151
Tabel 3.24
Analisis Transaksi h dan i ............................................................
151
Tabel 3.25
Analisis Transaksi j dan k ............................................................
151
Tabel 3.26
Analisis Transaksi l, m, dan n ......................................................
152
Tabel 3.27
Analisis Transaksi o, p dan q .......................................................
152
Tabel 3.28
Analisis Transaksi r dan s ............................................................
153
Tabel 3.29
Analisis Transaksi t dan u ............................................................
153
Tabel 3.30
Analisis Transaksi v,w dan x .......................................................
153
Tabel 3.31
Pemilihan Index dan Cluster / Noncluster ...................................
155
Tabel 3.32
Estimasi Ukuran Record Per Entiti ..............................................
159
Tabel 3.33
Estimasi Ukuran Entiti Per Hari ..................................................
159
Tabel 3.34
Estimasi Perkiraan Ukutan Awal Entiti .......................................
160
Tabel 3.35
Kebutuhan Kapasitas Disk Dalam Lima Tahun ..........................
161
Tabel 3.36
Mekanisme Keamanan .................................................................
162
Tabel 4.1
Jadwal Implementasi ...................................................................
186
Tabel 4.2
Backup dan Recovery ...................................................................
307
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1
Database Lifecycle ..............................................................................
17
Gambar 2.2
Simbol Diagram Alir Dokumen ..........................................................
43
Gambar 2.3
Simbol State ........................................................................................
43
Gambar 2.4
Perpindahan State ................................................................................
44
Gambar 2.5
Kondisi dan Aksi .................................................................................
44
Gambar 3.1
Struktur Organisasi .............................................................................
46
Gambar 3.2
Aliran Dokumen Pembelian ................................................................
54
Gambar 3.3
Aliran Dokumen Penjualan .................................................................
55
Gambar 3.4
Aliran Dokumen Pembayaran kepada Pemasok .................................
56
Gambar 3.5
Aliran Dokumen Penagihan Pembayaran ...........................................
57
Gambar 3.6
Aliran Dokumen Retur Pembelian ......................................................
58
Gambar 3.7
Aliran Dokumen Retur Penjualan .......................................................
59
Gambar 3.8
Entity Relationship Diagram Model Konseptual ................................
68
Gambar 3.9
Entity Relationship Diagram Model Konseptual dengan Primary Key.........................................................................................
78
Gambar 3.10 Validasi Transaksi (Model Konseptual) ..............................................
79
Gambar 3.11 Entity Relationship Diagram Model Logikal Dengan Primary Key ........................................................................................
120
Gambar 3.12 Validasi Transaksi (Model Logikal) ...................................................
121
Gambar 4.1
Arsitektur Dasar Jaringan ....................................................................
185
Gambar 4.2
Struktur Menu .....................................................................................
188
Gambar 4.3
STD Login ...........................................................................................
189
xix
xx Gambar 4.4
STD Menu Utama ...............................................................................
190
Gambar 4.5
STD File ..............................................................................................
191
Gambar 4.6
STD Master .........................................................................................
191
Gambar 4.7
STD Transaksi .....................................................................................
192
Gambar 4.8
STD Retur ...........................................................................................
192
Gambar 4.9
STD Keuangan ....................................................................................
193
Gambar 4.10 Perancangan Layar Login ....................................................................
280
Gambar 4.11 Perancangan Layar Menu Utama ........................................................
280
Gambar 4.12 Perancangan Layar Master Barang .....................................................
281
Gambar 4.13 Perancangan Layar Master Pemasok ..................................................
282
Gambar 4.14 Perancangan Layar Master Pelanggan ................................................
283
Gambar 4.15 Perancangan Layar Master Pegawai ...................................................
284
Gambar 4.16 Perancangan Layar Transaksi Pembelian ............................................
285
Gambar 4.17 Perancangan Layar Transaksi Penjualan .............................................
286
Gambar 4.18 Perancangan Layar Retur Pembelian ..................................................
287
Gambar 4.19 Perancangan Layar Retur Penjualan ...................................................
288
Gambar 4.20 Perancangan Layar Pembayaran .........................................................
289
Gambar 4.21 Perancangan Layar Penagihan ............................................................
290
Gambar 4.22 Perancangan Layar Pengiriman ...........................................................
291
Gambar 4.23 Perancangan Layar Penerimaan ..........................................................
292
Gambar 4.24 Perancangan Layar Permintaan ...........................................................
293
Gambar 4.25a Perancangan Laporan Stok Barang a ..................................................
294
Gambar 4.25b Perancangan Laporan Stok Barang b ..................................................
294
Gambar 4.26 Perancangan Laporan Pengawasan .....................................................
295
xxi Gambar 4.27 Perancangan Laporan Pembelian ........................................................
296
Gambar 4.28 Perancangan Laporan Penjualan .........................................................
296
Gambar 4.29 Perancangan Laporan Retur Pembelian ..............................................
297
Gambar 4.30 Perancangan Laporan Retur Penjualan ...............................................
297
Gambar 4.31 Perancangan Laporan Pembayaran .....................................................
298
Gambar 4.32 Perancangan Laporan Penagihan ........................................................
298
Gambar 4.33 Perancangan Laporan Pengiriman .......................................................
299
Gambar 4.34 Perancangan Laporan Penerimaan ......................................................
299
Gambar 4.35 Perancangan Laporan Permintaan .......................................................
300
Gambar 4.36a Perancangan Laporan Barang Pemasok a ...........................................
300
Gambar 4.36b Perancangan Laporan Barang Pemasok b ...........................................
301
Gambar 4.37a Perancangan Laporan Barang Pelanggan a .........................................
301
Gambar 4.37b Perancangan Laporan Barang Pelanggan b .........................................
302
Gambar 4.38a Hasil Kuisioner Pertanyaan No. 1.......................................................
304
Gambar 4.38b Hasil Kuisioner Pertanyaan No. 2.......................................................
304
Gambar 4.38c Hasil Kuisioner Pertanyaan No. 3.......................................................
305
Gambar 4.38d Hasil Kuisioner Pertanyaan No. 4.......................................................
305
Gambar 4.38e Hasil Kuisioner Pertanyaan No. 5.......................................................
306
Gambar 4.38f Hasil Kuisioner Pertanyaan No. 6.......................................................
306
Gambar 4.38g Hasil Kuisioner Pertanyaan No. 7.......................................................
307
Gambar 4.39 Form Login .........................................................................................
309
Gambar 4.40 Warning Box .......................................................................................
310
Gambar 4.41 Menu Master .......................................................................................
310
Gambar 4.42 Menu Transaksi ...................................................................................
311
xxii Gambar 4.43 Submenu Retur ....................................................................................
311
Gambar 4.44 Menu Keuangan ..................................................................................
312
Gambar 4.45 Form Barang .......................................................................................
313
Gambar 4.46 Form Pemasok ....................................................................................
314
Gambar 4.47 Form Pelanggan ..................................................................................
315
Gambar 4.48 Form Pegawai .....................................................................................
316
Gambar 4.49 Form Pembelian ..................................................................................
317
Gambar 4.50 Form Penjualan ...................................................................................
318
Gambar 4.51 Form Retur Pembelian ........................................................................
319
Gambar 4.52 Form Retur Penjualan .........................................................................
320
Gambar 4.53 Form Pembayaran ...............................................................................
321
Gambar 4.54 Form Penagihan ..................................................................................
322
Gambar 4.55 Form Pengiriman ................................................................................
323
Gambar 4.56 Form Penerimaan ................................................................................
324
Gambar 4.57 Form Permintaan .................................................................................
325
DAFTAR LAMPIRAN
Laporan Permintaan Bulan Oktober 2006 …………….……………..………... L1 Laporan Pembelian Bulan Oktober 2006 ……….....………………….……….. L2 Laporan Penerimaan Bulan Oktober 2006 ………………….…………………. L3 Laporan Pembayaran Bulan Oktober 2006 ………………...………………….. L4 Laporan Retur Pembelian Bulan Oktober 2006 ……………………………….. L5 Laporan Penjualan Bulan Nopember 2006 …………………………..………... L6 Laporan Pengiriman Bulan Nopember 2006 ……………...…………………... L7 Laporan Penagihan Bulan Nopember 2006 …………….……………………... L8 Laporan Retur Penjualan Bulan Nopember 2006 ……………………………... L9
xx
