UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2005 / 2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PADA PT. YOUNGINDO UTAMA
FENTY JAFAR YAPPAR MULYONO DARMAWAN
0600617241 0600618881
Kelas / Kelompok
07PMT / 01
Abstrak PT. Youngindo Utama merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang ekspor / import dengan produk utamanya obat-obatan. Dalam mendukung kegiatan operasionalnya, perusahaan ini memerlukan suatu sistem basis data yang terkomputerisasi, agar dapat mempermudah dalam pengaksesan data, dan mengurangi sejumlah masalah seperti terjadinya ketidakakuratan data, kesulitan dalam mencari harga jual untuk pelanggan, dan terjadi pengulangan data. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang basis data yang dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang dihadapinya. Metodologi yang digunakan adalah metode analisis yang dilakukan melalui wawancara, observasi, serta menggunakan referensi pustaka, dan metode perancangan basis data yang meliputi perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. Hasil yang diperoleh dari penulisan skripsi ini berupa suatu rancangan basis data persediaan, dan penjualan yang diharapkan dapat mengatasi masalah dan meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan adanya basis data yang diusulkan, maka perusahaan akan dapat mengolah dan memperoleh data dengan lebih mudah dan mendapatkan laporan yang dibutuhkan dengan lebih cepat sehingga dapat mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Basis data, Persediaan, Penjualan.
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. Adapun skripsi ini ditulis sebagai persyaratan dalam menyelesaikan jenjang studi Strata-1 (S1) pada Universitas Bina Nusantara. Atas bantuan dan dukungan moral yang telah diberikan oleh berbagai pihak kepada penulis selama penulisan skripsi ini, maka perkenankanlah penulis untuk menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini, yaitu kepada : 1. Tuhan Yang Maha Esa atas rahmatNYA kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. 2. Kedua orangtua penulis atas dukungan mereka yang telah mendidik dan membimbing serta membiayai semua pendidikan penulis. 3. Bapak Choirul Huda, S.kom, MM, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, saran, dorongan, dan masukan hingga skripsi ini dapat terselesaikan. 4. Ibu (Almh.) Dr. Theresia Widia Soerjaningsih, MM, selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta 5. Bapak Prof.Dr.Gerardus Polla, M.App.Sc. , selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta 6. Bapak Ir.Sablin Yusuf, M.Sc.,M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer
7. Bapak H.M Subekti,BE,M.Sc, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika, yang memberikan motivasi agar lulus tepat waktu. 8. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan yang tak ternilai selama masa studi, serta para pegawai perpustakaan yang telah melayani dengan baik selama peminjaman buku-buku referensi. 9. Bapak Jimmy Ganto, selaku pimpinan PT. YOUNGINDO UTAMA, yang memberikan kesempatan untuk mengadakan survei ke perusahaan. 10. Bapak Antonius Arie Wibowo, selaku Manajer PT. YOUNGINDO UTAMA, yang telah bersedia memberikan informasi dan keterangan yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan skripsi ini. 11. Seluruh staf yang telah banyak memberi masukan dan meluangkan waktu menjawab pertanyaan-pertanyaan penulis. 12. Rekan-rekan, sahabat dan teman-teman yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan kepada penulis. 13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang baik secara langsung maupun tidak langsung telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan waktu yang tersedia. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan berbagai kritik dan saran yang membangun demi perbaikan skripsi ini.
Akhir kata, besar harapan sekiranya skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan, khususnya bagi PT. YOUNGINDO UTAMA dan semoga skripsi ini dapat memberikan sumbangan yang berguna bagi ilmu pengetahuan.
Jakarta , Januari 2006 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar
i
Halaman Judul Dalam
ii
Halaman Persetujuan HardCover
iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji
iv
Abstrak
vi
Prakata
vii
Daftar Isi
x
Daftar Tabel
xvi
Daftar Gambar
viii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
1
1.2. Ruang Lingkup
3
1.3. Tujuan dan Manfaat
4
1.4. Metodologi
5
1.5. Sistematika Penulisan
6
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1.Teori-teori Basis Data
8
2.1.1. Pengertian Data
8
2.1.2. Pengertian Basis Data
8
2.1.3. Pengertian File
9
2.1.4. Pengertian Record
9
2.1.5. Pengertian Field
9
2.2.Konsep Basis Data
10
2.3.Arsitektur Basis Data
10
2.3.1. Eksternal Level
10
2.3.2. Konseptual Level
11
2.3.3. Internal Level
12
2.4.Pengertian DBMS (Database Management System)
13
2.4.1. Data Definition Language ( DDL )
14
2.4.2. Data Manipulation Language ( DML )
14
2.5.Komponen – Komponen DBMS
15
2.6.Pengertian Entiti
17
2.7.Pengertian Relasi
17
2.8.Pengertian Atribut
20
2.9. Permodelan Relasi Entiti
21
2.10. Daur Hidup Aplikasi Basis Data
22
2.10.1. Perencanaan Basis Data
23
2.10.2. Definisi Sistem
23
2.10.3. Kebutuhan Pengumpulan dan Analisis
24
2.10.4. Perancangan Basis Data
24
2.10.4.1. Perancangan Basis Data Konseptual
25
2.10.4.2. Perancangan Basis Data Logikal
27
2.10.4.3. Perancangan Basis Data Fisikal
32
2.10.5. DBMS Selection (Optional)
34
2.10.6. Application Design
35
2.10.7. Prototyping (Optional)
35
2.10.8. Implementation
36
2.10.9. Data Conversion and Loading
36
2.10.10. Testing
36
2.10.11. Operational Maintainance
37
2.11. Keamanan Data
37
2.12. Persediaan
39
2.12.1. Jenis – Jenis Persediaan
41
2.12.2. Metode Pencatatan Persediaan
43
2.13. Penjualan
43
2.13.1. Order Penjualan
48
2.13.2. Faktur Penjualan
51
2.13.3. Retur Penjualan
51
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Sejarah Perusahaan
54
3.2. Visi dan Misi PT. Youngindo Utama
55
3.2.1.Visi
55
3.2.2.Misi
55
3.3. Struktur Organisasi PT. Youngindo Utama
55
3.4. Diagram Aliran Dokumen Sistem Berjalan
59
3.4.1.Transaksi Penjualan
59
3.4.2.Retur Penjualan
68
3.4.3.Persediaan Barang
79
3.5. Analisis kebutuhan informasi dan masalah yang dihadapi
82
3.5.1.Analisis Kebutuhan Informasi
82
3.5.2.Analisis Masalah yang dihadapi
83
3.6. Usulan Pemecahan Masalah
84
3.7. Perancangan Basis Data
84
3.7.1.Perancangan Basis Data Konseptual
85
3.7.1.1.Identifikasi Tipe Entitas
85
3.7.1.2.Identifikasi Tipe Relasi
89
3.7.1.3.Identifikasi Atribut dari tipe entitas
92
3.7.1.4.Domain Atribut
97
3.7.1.5.Atribut – atribut candidate key dan primary key
103
3.7.1.6.Validasi dengan menggunakan model Enhanced
106
3.7.1.7.Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi pengguna 107 3.7.2.Perancangan Basis Data Logikal 3.7.2.1.Pembentukan dan Validasi Model Data Logikal Lokal
109 109
3.7.2.1.1.Penghilangan Fitur-fitur yang tidak kompetibel dengan Model relasional
109
3.7.2.1.2.Pembentukan relasi model data Logikal Lokal
117
3.7.2.1.3.Validasi Relasi dengan Normalisasi
156
3.7.2.2.Validasi model logikal Lokal terhadap transaksi pengguna 3.7.3.Perancangan basis data Fisikal
168 172
3.7.3.1.Pemilihan DBMS
172
3.7.3.2.Rancangan Relasi Dasar
179
3.7.3.3.Perancangan Constraint
210
3.7.3.4.Analisa Transaksi
272
3.7.3.5.Pemilihan Indeks
299
3.7.3.6.Estimasi Kebutuhan Disk Space (Kapasitas Penyimpanan)
306
3.7.3.7.Rancangan Mekanisme Keamanan
322
3.8.Perancangan Aplikasi
326
3.8.1.Struktur Menu Program Aplikasi
326
3.8.2.State Transition Diagram (STD) Program Aplikasi
327
3.9.Rancangan Input dan Output Program Aplikasi
341
3.9.1.Rancangan Input
341
3.9.2.Rancangan Output
359
3.10.Spesifikasi Proses 3.10.1.Spesifikasi Proses Program Aplikasi
360 361
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 4.1.Rencana Implementasi
418
4.2.Backup and Recovery
419
4.3.Spesifikasi Perangkat Keras
422
4.4.Spesifikasi Piranti Lunak
422
4.5.Spesifikasi Personil (BrainWare)
423
4.6.Cara Pengoperasian Aplikasi
424
4.7.Evaluasi
469
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan
472
5.2. Saran
473
Daftar Pustaka
474
Daftar Riwayat Hidup
477
Fotocopy Surat Survey
L-1
Fotocopy KMK
L-2
Transkrip Wawancara
L-3
Dokumen Perusahaan
L-4
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel tipe entitas
85
Tabel 3.2 Tabel Tipe Relasi
91
Tabel 3.3 Tabel atribut – atribut Entitas
92
Tabel 3.4 Tabel Domain Atribut
97
Tabel 3.5 Tabel candidate dan Primary Key dari entitas
103
Tabel 3.6 Skema Relasi Biner One to Many
133
Tabel 3.7 Skema Relasi Biner One to One
153
Tabel 3.9 Tabel Perbandingan antara SQL SERVER 2000 dan Oracle 9i
172
Tabel 3.10 Tabel Perbandingan harga Oracle 9i dan SQL Server 2000
174
Tabel 3.11 Matriks Feasibility Analysis pemilihan DBMS
175
Tabel 3.12 Matriks Feasibility Analysis pemilihan DBMS
178
Tabel 3.13 Tabel Analisa Transaksi I
272
Tabel 3.14 Tabel Analisa Transaksi II
275
Tabel 3.15 Tabel Analisa Transaksi III
277
Tabel 3.16 Tabel Analisa Transaksi IV
279
Tabel 3.17 Tabel Analisa Transaksi V
282
Tabel 3.18 Tabel Analisa Transaksi VI
284
Tabel 3.19 Tabel Analisa Transaksi VII
286
Tabel 3.20 Tabel Analisa Transaksi VIII
288
Tabel 3.21 Tabel Analisa Transaksi IX
291
Tabel 3.22 Tabel Analisa Transaksi X
293
Tabel 3.23 Daftar Pemilihan Indeks
300
Tabel 3.24 Tabel Perhitungan Ukuran tiap tabel
307
Tabel 3.25 Tabel Perhitungan Clustered Index
310
Tabel 3.26 Tabel Perhitungan Non Clustered Index
314
Tabel 3.27 Tabel Perhitungan Total Tabel Size
320
Tabel 4.1 Tabel Rencana Proyek dan Implementasi
418
Tabel 4.2 Tabel Periode Backup
419
Tabel 4.3 Tabel Evaluasi Entitas
469
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Tahapan dalam daur hidup aplikasi Basis Data
22
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Youngindo Utama
55
Gambar 3.2.1. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Putus
61
Gambar 3.2.2. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Putus
62
Gambar 3.3.1. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 65 Gambar 3.3.2. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 66 Gambar 3.3.3. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 67 Gambar 3.3.4. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 67 Gambar 3.4.1. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus
71
Gambar 3.4.2. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus
72
Gambar 3.4.3. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus
73
Gambar 3.4.4. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus
73
Gambar 3.5.1. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Konsinyasi
76
Gambar 3.5.2. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Konsinyasi
77
Gambar 3.5.3. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Konsinyasi
78
Gambar 3.6.1. Diagram Aliran Dokumen Proses Persediaan Barang
80
Gambar 3.6.2 Diagram Aliran Dokumen Proses Persediaan Barang
81
Gambar 3.7. ER Diagram Tipe entitas dan tipe relasi
90
Gambar 3.8. Diagram dengan penambahan atribut Primary key
105
Gambar 3.9. ER Digram model Konseptual dengan Model Enhanced
106
Gambar 3.10.ER Diagram model Konseptual dengan panah transaksi
107
Gambar 3.12.ER Diagram model data Logikal dengan panah transaksi
169
Gambar 3.13.Struktur Menu Program Aplikasi
326
Gambar 3.14.STD Halaman Login
327
Gambar 3.15.STD Halaman Utama
327
Gambar 3.16.STD Menu
327
Gambar 3.17.STD Menu Transaksi
328
Gambar 3.18.STD Menu Pengiriman
328
Gambar 3.19.STD Menu Pembayaran
328
Gambar 3.20.STD Menu Perubahan
329
Gambar 3.21.STD Menu Master
329
Gambar 3.22.STD Menu Laporan
330
Gambar 3.23.STD Sub Menu Ubah Sandi
330
Gambar 3.24.STD Sub Menu Staf Baru
330
Gambar 3.25.STD Sub Menu Hapus Staf Masuk
331
Gambar 3.26.STD Sub Menu Order Penjualan
331
Gambar 3.27.STD Sub Menu Faktur Penjualan
331
Gambar 3.28.STD Sub Menu Retur Penjualan Langsung
332
Gambar 3.29.STD Sub Menu Retur Penjualan Konsinyasi
332
Gambar 3.30.STD Sub Menu Surat Jalan
332
Gambar 3.31.STD Sub Menu Stok
333
Gambar 3.32.STD Sub Menu Stok Minimum
333
Gambar 3.33.STD Sub Menu Penagihan
333
Gambar 3.34.STD Sub Menu Pengiriman Konsinyasi
334
Gambar 3.35.STD Sub Menu Pengiriman Langsung
334
Gambar 3.36.STD Sub Menu Pembayaran Langsung
334
Gambar 3.37.STD Sub Menu Pembayaran Konsinyasi
335
Gambar 3.38.STD Sub Menu Perubahan Order Penjualan
335
Gambar 3.39.STD Sub Menu Perubahan Faktur Penjualan
335
Gambar 3.40.STD Sub Menu Perubahan Surat Jalan
336
Gambar 3.41.STD Sub Menu Perubahan Retur Penjualan Langsung
336
Gambar 3.42.STD Sub Menu Perubahan Retur Penjualan Konsinyasi
336
Gambar 3.43.STD Sub Menu Barang
337
Gambar 3.44.STD Sub Menu Pelanggan
337
Gambar 3.45.STD Sub Menu Pemasok
337
Gambar 3.46.STD Sub Menu Staf
338
Gambar 3.47.STD Sub Menu Gaji
338
Gambar 3.48.STD Sub Menu Post Harga Jual
338
Gambar 3.49.STD Sub Menu Post Harga Beli
339
Gambar 3.50.STD Sub Menu Harga Jual
339
Gambar 3.51.STD Sub Menu Harga Beli
339
Gambar 3.52.STD Sub Menu Laporan Penjualan Langsung
340
Gambar 3.53.STD Sub Menu Laporan Penjualan Konsinyasi
340
Gambar 3.54.STD Sub Menu Laporan Stok
340
Gambar 3.55.Rancangan Layar Masuk
341
Gambar 3.56.Rancangan Layar Menu Utama
341
Gambar 3.57.Rancangan Ubah Sandi
341
Gambar 3.58.Rancangan Staf Baru
342
Gambar 3.59.Rancangan Hapus Staf Masuk
342
Gambar 3.60.Rancangan Layar Order Penjualan
342
Gambar 3.61.Rancangan Layar Faktur Penjualan
343
Gambar 3.62.Rancangan Layar Retur Penjualan Langsung
344
Gambar 3.63.Rancangan Layar Retur Penjualan Konsinyasi
345
Gambar 3.64.Rancangan Layar Surat Jalan
346
Gambar 3.65.Rancangan Layar Stok
346
Gambar 3.66.Rancangan Layar Stok Minimum
347
Gambar 3.67.Rancangan Layar Penagihan
347
Gambar 3.68.Rancangan Layar Pengiriman Konsinyasi
348
Gambar 3.69.Rancangan Layar Pengiriman Langsung
348
Gambar 3.70.Rancangan Layar Pembayaran Pelanggan Konsinyasi
349
Gambar 3.71.Rancangan Layar Pembayaran Pelanggan Langsung
349
Gambar 3.72.Rancangan Layar Perubahan Order Penjualan
350
Gambar 3.73.Rancangan Layar Perubahan Penjualan Konsinyasi
350
Gambar 3.74.Rancangan Layar Perubahan Penjualan Langsung
351
Gambar 3.75.Rancangan Layar Perubahan Retur Penjualan Langsung
351
Gambar 3.76.Rancanagn Layar Perubahan Retur Penjualan Konsinyasi
352
Gambar 3.77.Rancangan Layar Ms_Barang
352
Gambar 3.78.Rancangan Layar Ms_Staf
353
Gambar 3.79.Rancangan Layar Ms_Gaji
354
Gambar 3.80.Rancangan Layar Ms_Pelanggan
355
Gambar 3.81.Rancangan Layar Ms_Pemasok
356
Gambar 3.82.Rancangan Layar Harga Beli
357
Gambar 3.83.Rancangan Layar Harga Jual
357
Gambar 3.84.Rancangan Layar Post Harga Jual
358
Gambar 3.85.Rancangan Layar Post Harga Beli
358
Gambar 3.86.Rancangan Output Laporan Penjualan Langsung
359
Gambar 3.87.Rancangan Output Laporan Penjualan Konsinyasi
359
Gambar 3.88.Rancangan Output Laporan Stok
360
Gambar 3.89.Rancangan Output Laporan Penagihan
360
