PEKELILING BENDAHARI BIL : 12/2006
No Rujukan Fail
: 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh
:
1 Disember 2006
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Kampus Cawangan Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN MENGENAI PENDAHULUAN PELBAGAI DAN PELARASAN
1.0
TUJUAN
Tujuan garis panduan
ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan
kepada staf Universiti Teknologi MARA (UiTM) mengenai syarat-syarat dan cara memohon
pendahuluan
pelbagai serta proses pelarasan ke atas
pendahuluan yang telah diambil.
2.0
TAFSIRAN
2.1
“Projek”
bermaksud
dilaksanakan
oleh
program/aktiviti/tugasan
UiTM
seperti
kerja-kerja
yang
perlu
penyelidikan,
seminar/bengkel, Majlis Konvokesyen, Minggu Wawasan Siswa, lawatan akademik pelajar , aktiviti pelajar dan seumpamanya.
1 / 14
2.2
“Pusat Tanggungjawab” (PTJ) meliputi semua Fakulti, Bahagian, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus Cawangan yang menerima agihan peruntukan tahunan.
2.3
“Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya.
2.4
“Pegawai
Penyelaras”
bermaksud
staf
yang
dilantik
untuk
menyelaraskan keseluruhan urusan berhubung dengan projek yang perlu dilaksanakan. Sebagai contoh, Ketua Timbalan Pendaftar Hal Ehwal Pelajar
dilantik sebagai Pegawai Penyelaras bagi Minggu
Wawasan Siswa.
2.5
“Pejabat Pembayar” ialah Pejabat Bendahari yang memproses bayaran pendahuluan pelbagai kepada pemohon dan menguruskan proses pelarasan ke atas pendahuluan yang telah diambil.
2.6
“Pendahuluan Pelbagai”
ialah sejumlah wang yang dibayar
kepada pemohon sebelum sesuatu projek dimulakan untuk membeli barang/perkhidmatan
yang
diperlukan
bagi
mengendalikan
/
menyiapkan projek berkenaan.
2.7
“Pelarasan Pendahuluan” ialah cara membayar balik pendahuluan pelbagai yang telah diambil.
3.0
SYARAT-SYARAT AM
Staf yang ditugaskan untuk mengendalikan sesuatu projek yang diluluskan oleh UiTM, boleh memohon pendahuluan pelbagai untuk membeli barang/perkhidmatan bagi menjayakan atau menyiapkan projek berkenaan, tertakluk kepada syarat-syarat berikut :-
2 / 14
3.1
Perbelanjaan bagi
projek
berkenaan
telah
diluluskan
oleh
jawatankuasa atau pihak yang mengeluarkan surat kelulusan/arahan untuk mengendalikannya.
3.2
Pendahuluan pelbagai hanya boleh diberikan kepada staf UiTM yang berjawatan tetap atau staf kontrak yang mempunyai baki tempoh kontrak tidak kurang daripada enam (6) bulan.
3.3
Pendahuluan pelbagai tidak boleh dikeluarkan atas nama pelajar atau syarikat/agensi luar atau individu dari syarikat/agensi luar.
3.4
Permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah dibuat selewatlewatnya 14 hari sebelum tarikh projek bermula atau berakhir.
3.5
Wang
pendahuluan
pelbagai
adalah
untuk
digunakan
bagi
pembelian barang/perkhidmatan yang belum dibeli dan bukan untuk membayar balik perbelanjaan yang telah didahulukan oleh seseorang staf.
Jika perbelanjaan bagi sesuatu projek telah didahulukan oleh staf, bayaran balik bagi perbelanjaan yang dibenarkan,
boleh dituntut
dengan mengemukakan resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras kepada Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari berkaitan.
3.6
Pendahuluan pelbagai yang diambil hendaklah digunakan hanya untuk tujuan/pembelian barang-barang/perkhidmatan
seperti
yang disenaraikan semasa memohon pendahuluan.
3.7
Pelarasan
pendahuluan
pelbagai
adalah
melalui
resit-resit
perbelanjaan yang perlu dikemukakan kepada Pejabat Pembayar, dalam tempoh
dua (2) bulan dari tarikh cek bayaran
pendahuluan. 3 / 14
3.8
Bagi projek yang memerlukan masa lebih daripada dua (2) bulan untuk disiapkan,
permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah
dibuat secara berperingkat
dengan mengambil tindakan seperti
berikut :-
3.8.1.
Jumlah pendahuluan yang dipohon pada sesuatu peringkat (tertakluk kepada jumlah maksima yang telah ditetapkan) hendaklah berdasarkan perbelanjaan yang perlu dan mampu dibuat di dalam tempoh dua bulan dari tarikh cek pendahuluan.
3.8.2.
Sebelum tempoh dua bulan berkenaan berakhir, kemukakan resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras, kepada Pejabat Pembayar untuk dibuat pelarasan. Sila rujuk Para 10.0.
3.8.3.
Kemukakan permohonan pendahuluan pelbagai yang baru, bagi jumlah yang akan digunakan untuk
peringkat
seterusnya.
3.9.
Pendahuluan pelbagai yang baru tidak akan diberikan sekiranya masih terdapat pendahuluan terdahulu yang belum diselaraskan, kecuali dengan kelulusan Bendahari.
3.10. Jika
projek
dibatalkan
pendahuluan tersebut
selepas
pendahuluan
hendaklah diserahkan
diambil,
wang
sepenuhnya ke
kaunter penerimaan Pejabat Bendahari (mengikut kumpulan wang yang telah diluluskan untuk membiayai projek berkenaan)
dalam
tempoh tujuh (7) hari dari tarikh pembatalan.
4 / 14
3.11. Potongan gaji secara otomatis dengan jumlah penuh (lump sum) akan dibuat jika :-
3.11.1.
wang pendahuluan tidak dikembalikan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh projek dibatalkan.
3.11.2.
resit-resit perbelanjaan tidak dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan.
3.11.3.
terdapat
resit-resit perbelanjaan yang tidak boleh
diambilkira untuk menyelaraskan pendahuluan yang telah diambil.
3.11.4.
4.0
baki pendahuluan tidak dikembalikan.
PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN
Pendahuluan pelbagai TIDAK BOLEH DIGUNAKAN untuk tujuan berikut:-
4.1
Pembelian/perolehan barang atau perkhidmatan yang boleh dan praktikal diuruskan dengan menggunakan pesanan jabatan seperti pembelian beg seminar, bahan-bahan makmal, peralatan memasak,
makanan
dan
minuman
untuk
peserta
seminar/kursus/bengkel dan seumpamanya.
4.2
Pembelian inventori atau harta.
Inventori ialah barang tidak luak yang melebihi RM500.00 tetapi kurang daripada RM3,000.00 setiap satu, pada masa perolehan dan mempunyai jangka hayat lebih daripada setahun. Walau bagaimana pun, perabot, permaidani dan langsir adalah termasuk di dalam kategori inventori walaupun harga perolehannya
lebih daripada
RM3,000.00 setiap satu.
5 / 14
Harta ialah barang mudah alih yang tak luak yang berharga RM3,000.00 atau lebih setiap satu, (tidak termasuk pemaidani, perabot dan langsir)
pada masa perolehan serta memerlukan
penyelenggaraan dari masa ke semasa.
4.3
Pembayaran emolumen/gaji/upahan secara berjadual kepada staf yang dilantik samada tetap/kontrak/harian/sementara.
4.4
Pembayaran elaun syarahan sambilan, elaun lebih masa, elaun keraian dan seumpamanya kepada staf.
4.5
Pembayaran elaun latihan amali , elaun skim khidmat pelajar dan seumpamanya kepada pelajar.
4.6
Perbelanjaan majlis jamuan di hotel atau restoran seperti majlis untuk meraikan staf/pelajar/orang luar yang membantu menjayakan sesuatu projek.
Majlis penghargaan seperti ini
(jika diluluskan oleh jawatankuasa
atau pihak yang mengeluarkan surat kelulusan /arahan untuk mengendalikan projek berkenaan) hendaklah dibuat secara catering dengan menggunakan pesanan jabatan UiTM, pada kadar yang berpatutan, selaras dengan kadar-kadar yang ditetapkan di dalam pekeliling
mengenai
perbelanjaan
keraian
rasmi
yang
berkuatkuasa.
Urusan
untuk
mendapatkan
pesanan
jabatan
hendaklah
dikemukakan kepada Pejabat Pembayar, sebelum majlis jamuan dibuat.
4.7
Pembelian minuman keras, rokok, dan seumpamanya, yang mana tidak dibenarkan di dalam perbelanjaan Kerajaan, walau dengan apa cara sekali pun.
6 / 14
4.8
Perbelanjaan tambah nilai kad Touch and Go untuk kenderaan staf yang digunakan dalam pengurusan projek berkenaan.
Bayaran tol yang telah dibuat bagi kegunaan seumpama ini, samada menggunakan kad Touch and Go atau melalui resit biasa, boleh dituntut bersama-sama dengan tuntutan perjalanan rasmi staf berkenaan.
5.0
4.9
Pembayaran tuntutan perjalanan staf.
4.10
Pembelian kad pra-bayar telefon bimbit.
PERBELANJAAN YANG DIBENARKAN
5.1
Pendahuluan pelbagai BOLEH DIGUNAKAN untuk perkara-perkara seperti berikut : -
5.1.1
Pembelian barang (bukan inventori/harta) yang diperlukan bagi
sesuatu projek, yang
tidak sesuai/tidak praktikal
untuk dibuat pembelian melalui pesanan jabatan.
5.1.2
Pembelian bahan/alatulis keperluan pejabat/pengajaran yang hendak digunakan segera dalam kuantiti yang kecil seperti marker pen, file fastener dan seumpamanya.
5.1.3
Pembayaran elaun gantian kepada
pelajar-pelajar
makan / elaun penginapan yang menyertai aktiviti yang
diluluskan oleh UiTM, bayaran saguhati kepada pelajar yang membantu staf mengendalikan
sesuatu projek
dan
seumpamanya.
7 / 14
5.1.4
Perbelanjaan tambah nilai kad Touch and Go untuk kenderaan yang diberikan kepada pegawai kanan Universiti, di mana beliau layak mendapat kenderaan berserta dengan pemandu khas. Perbelanjaan ini adalah untuk perjalanan rasmi sahaja.
5.1.5
Pembayaran tol bagi kenderaan UiTM yang dipusatkan.
5.1.6
Pembayaran honorarium kepada penceramah jemputan dari luar bagi kursus/latihan/bengkel yang diadakan.
5.1.7
Pembayaran
upahan
secara
individu/kumpulan yang berjadual)
one-off
diminta (tidak ada perlantikan
oleh staf (penyelidik)
mendapatkan
kepada
maklumat
untuk menyediakan /
/data
/
perangkaan
dan
seumpamanya yang diperlukan bagi projek penyelidikan yang telah diluluskan oleh Universiti.
Contoh : Staf yang membuat projek penyelidikan pergi ke Sabah dan meminta pelajar-pelajar lepasan sekolah di sana untuk mengedarkan borang soal selidik kepada masyarakat setempat dan mengumpulkannya kembali untuk diserahkan kepada penyelidik berkenaan.
5.1.8
Perbelanjaan runcit seperti upah angkat barang, sewa ruang
penyimpanan
kenderaan/bayaran
barang
UiTM
pengangkutan
dan
(locker),
sewa
seumpamanya,
semasa mengendalikan projek di luar kampus.
5.1.9
Pembayaran excess baggage bagi barang-barang UiTM yang dibawa oleh delegasi Universiti ke sesuatu destinasi samada dalam/luar negeri.
8 / 14
5.1.10 Pembayaran yuran penyertaan kursus/seminar staf atau pelajar, jika penganjur mensyaratkan bayaran yuran perlu dibuat
semasa
permohonan
/pendaftaran
atau
jika
penganjur tidak dapat menerima surat jaminan (guarantee letter) atau pesanan jabatan UiTM.
5.2
Pendahuluan pelbagai bagi perkara-perkara
selain daripada
yang dinyatakan di atas, hendaklah mendapat kelulusan Bendahari.
6.0
KADAR BAYARAN
6.1
Jumlah maksima pemberian pendahuluan pelbagai atas nama seorang staf ialah RM5,000.00 sahaja.
6.2
Pendahuluan pelbagai yang melebihi RM5,000.00, adalah tertakluk kepada pertimbangan dan kelulusan Bendahari.
7.0
PEJABAT PEMBAYAR Bayaran pendahuluan pelbagai diuruskan oleh Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari Cawangan yang berkaitan, berdasarkan bajet yang diluluskan untuk membiayai
projek berkenaan samada dari Kumpulan Wang
Pengurusan /Amanah /Penyelidikan /Perundingan/Pembangunan.
Sila
rujuk Lampiran A.
8.0
PERMOHONAN PENDAHULUAN
8.1
Carta
Alir
Proses
Penyediaan
Dokumen
Permohonan
Pendahuluan Pelbagai adalah seperti di Lampiran B.
9 / 14
8.2
Dokumen-dokumen
yang
perlu
dikemukakan
kepada
Pejabat
Pembayar adalah seperti berikut : -
8.2.1
Borang
Permohonan
Pendahuluan
Pelbagai
-
PK.PBUiTM.(O).23/02 (Lampiran C) yang telah lengkap diisi.
8.2.2
Salinan surat kelulusan/arahan mengendalikan projek yang mengandungi maklumat mengenai tempat
projek
akan
diadakan, tarikh mula dan tarikh tamat projek, jenis perbelanjaan dan jumlah bajet yang diluluskan, serta kumpulan wang yang membiayai projek berkenaan.
8.2.3
Salinan surat kelulusan ke luar negeri jika projek di adakan di luar negeri.
8.2.4
Borang
peruntukan
PB
3/80
(Pindaan
1/2002)
(Lampiran D) yang telah diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab.
9.0
PROSES BAYARAN PENDAHULUAN PELBAGAI DAN PELARASAN
Proses bayaran pendahuluan pelbagai dan pelarasan pendahuluan yang diambil adalah seperti di dalam Prosedur Operasi ISO 9001 : 2000 Pejabat Bendahari iaitu Prosedur Bayaran Pendahuluan Perjalanan/Pelbagai Dan Pelarasan – PK.UiTM.(O).23.
10.0
PELARASAN PENDAHULUAN PELBAGAI
10.1
Pendahuluan pelbagai hendaklah diselaraskan melalui resit-resit asal perbelanjaan dan/atau resit pemulangan wang dalam tempoh dua
(2)
bulan
dari
tarikh
cek
bayaran
pendahuluan
dikeluarkan.
10 / 14
10.2
Carta Alir Proses Penyediaan Dokumen Pelarasan
adalah
seperti di Lampiran E.
10.3
Resit-resit asal perbelanjaan
hendaklah disahkan oleh Ketua
Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras projek.
10.4
Jika wang pendahuluan digunakan untuk bayaran kepada individu atau sebarang perbelanjaan yang mana resit penerimaan tidak dikeluarkan
oleh
penerima,
Surat
Akuan
Penerimaan
Wang/Bayaran seperti di Lampiran F hendaklah disediakan dan dan ditandatangani oleh penerima semasa wang diserahkan. Surat Akuan Penerimaan Wang/Bayaran yang telah ditandatangani oleh penerima adalah dikira sebagai resit perbelanjaan.
10.5
Resit-resit
perbelanjaan
yang
boleh
diambilkira
untuk
pelarasan pendahuluan ialah : -
10.5.1
Resit asal yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Pegawai Penyelaras projek.
10.5.2
Resit
perbelanjaan
bagi
perkara-perkara
yang
disenaraikan semasa permohonan pendahuluan.
10.5.3
Resit perbelanjaan yang bertarikh kemudian daripada tarikh cek pendahuluan.
Contoh :
Tarikh cek pendahuluan – 1/9/2006. Semua
resit perbelanjaan hendaklah bertarikh 2/9/2006 dan selepasnya.
10.5.4
Tandatangan penerima
dalam surat pengesahan
penerimaan wang adalah tandatangan asal.
11 / 14
10.6
Resit perbelanjaan bagi pembelian inventori / harta ATAU pembayaran bagi perkara-perkara yang tidak dibenarkan ATAU resit-resit
yang
bertarikh
pendahuluan,
kemudian
TIDAK
BOLEH
daripada
tarikh
DIAMBILKIRA
menyelaraskan pendahuluan pelbagai yang telah Jumlah
wang
yang
digunakan
hendaklah dikembalikan
bagi
pembelian
cek untuk
diambil.
berkenaan
kepada Pejabat Pembayar,
untuk
pelarasan.
10.7
Jika terdapat baki wang pendahuluan, serahkan dengan seberapa segera ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari.
Proses
Penerimaan Baki Wang Pendahuluan Di Kaunter Penerimaan Pejabat Bendahari adalah seperti di Lampiran G.
10.8
Dokumen pelarasan
yang perlu dikemukakan kepada Pejabat
Pembayar adalah seperti berikut : -
10.8.1
Borang Pelarasan Pendahuluan PK.PBUiTM.(O).23/03 (Lampiran H) yang telah lengkap diisi.
10.8.2
Resit-resit asal perbelanjaan yang telah disahkan oleh
Ketua
Pusat
Tanggungjawab
atau
Pegawai
Penyelaras projek.
10.8.3
Salinan resit pemulangan baki pendahuluan (jika berkaitan).
10.8.4
Salinan
surat
kelulusan/arahan
mengendalikan
projek.
10.8.5
Salinan surat kelulusan ke luar negeri jika projek diadakan di luar negeri.
12 / 14
11.0
12.0
SENARAI LAMPIRAN 11.1
Lampiran A
-
Pejabat Pembayar Pendahuluan Pelbagai
11.2
Lampiran B
-
Carta Alir Proses Penyediaan Permohonan Pendahuluan Pelbagai
11.3
Lampiran C
-
Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai PK.PBUiTM.(O).23/02
11.4
Lampiran D
-
Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
11.5
Lampiran E
-
Carta Alir Proses Penyediaan Pelarasan Pendahuluan Pelbagai
11.6
Lampiran F
-
Surat Akuan Penerimaan Wang/Bayaran
11.7
Lampiran G
-
Proses Penerimaan Baki Wang Pendahuluan Di Kaunter Penerimaan Wang
11.8
Lampiran H
-
Borang Pelarasan PK.PBUiTM.(O).23/03
Dokumen
Dokumen
Pendahuluan
PEMAKAIAN DAN TARIKH KUATKUASA
12.1
Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi Mara Kampus Shah Alam dan Kampus Cawangan, bagi semua Kumpulan Wang berkuat kuasa mulai 1 Disember 2006 dan
12.2
Pekeliling Bendahari berkaitan dengan pendahuluan pelbagai yang terdahulu adalah dibatalkan.
Yang benar
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
13 / 14
s.k
1.
Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan)
3.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni)
4.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Pengkomersilan/Inovasi)
14 / 14
