2006

Manažment v teórii a praxi

1/2006

on-line odborný časopis o nových trendoch v manažmente ghghghghghghghghghghgh

SÚSTREĎME SA NA SVOJ CORE BUSINESS Daniela Chorváthová ABSTRAKT Príspevok je venovaný postaveniu facility managementu v podnikoch. Facility management má dve podoby. Pred dvadsiatimi rokmi vznikol v USA v prevádzkovo-technickej rovine – teda predovšetkým ako správa budov. Dnes je facility management chápaný ako efektívne riadenie všetkých podporných činností, ktoré podnik potrebuje preto, aby sa mohol venovať len svojej hlavnej činnosti. V príspevku poukazujem na úspory, ktoré vyplývajú zo zavedenia facility managementu do podniku. Facility management prináša zaujímavé príležitosti pre zákazníkov i pre dodávateľov. Kto sa ho naučí dobre používať získa zaujímavú konkurenčnú výhodu. KĽÚČOVÉ SLOVÁ: core business, podporné činnosti, fixné náklady, primárne činnosti, facility manažér, FM dodávateľ JEL klasifikácia: M11, M13 ÚVOD Dnešná koncentrácia výroby predstavuje proces sústreďovania podnikateľských aktivít do stále väčších celkov za podmienok dôsledného vyčlenenia tých činností, ktoré nesúvisia s jadrom podnikateľskej činnosti – core business. Má svoje ekonomické hranice, určené predovšetkým celkovými nákladmi na jednotku výroby. Tie sú obyčajne tým nižšie, čím väčšie je vyrábané množstvo. Cesta k poznaniu postavenia podniku z hľadiska nákladov je východiskom pre pochopenie postavenia podporných činností a ich možnosťou komplexného riadenia mimo podniku, metódou facility managementu. Vedenie podniku sa prestane zaoberať množstvom najrôznejších problémov, ktoré je potrebné riešiť. Má volné ruky na riešenie tých činností, ktoré sú pre podnik podstatné, ktoré prinášajú efekt a v konečnom dôsledku vyšší zisk. A navyše dôjde k spriehľadneniu vlastných nákladov. Facility management sa na riadení podniku podieľa optimalizáciou všetkých činností, ktoré zaisťujú a podporujú jej hlavnú činnosť. VZNIK FACILITY MANAGEMENTU Začiatky facility managementu spadajú do 80-tich rokov 20. storočia v USA, spoločne so vznikom organizácie IFMA (International Facility Management Association). IFMA je nezisková organizácia, ktorá združuje odborníkov z oblati facility managementu. V súčasnosti združuje členov vo viac ako 40-tich krajinách sveta a jej hlavným cieľom je šíriť informovanosť v oblasti facility managementu, vytvárať profesijné štandardy a napomáhať ich zavedeniu do každodennej praxe. V Európe sa facility management začína presadzovať až začiatkom 90. rokov vo Veľkej Británií, vo Francúzsku, v Rakúsku a Nemecku. Z postkomunistických štátov východnej a strednej Európy sa za priekopníka facility managementu považuje Maďarsko, kde v roku 1998 vznikla národná asociácia facility manažérov (HUFMA). Prvým postkomunistickým štátom, ktorý sa stal členom IFMA, je Česká

MANAŽMENT V TEÓRII A PRAXI, roč. 2, 2006, č. 1, apríl 2006

ISSN 1336-7137

32


1/2006


republika, ktorá bola za člena prijatá v roku 2000. V poslednom čase sa aj na Slovensku stretávame s pojmom facility management. Základným zmyslom facility managementu je vytvoriť optimálne podmienky na výkon hlavného predmetu podnikania. Ak oslobodíme management od riešenia operatívnych problémov, môže byť ušetrený čas venovaný rozvoju kľúčových aktivít, a tým vzniká možnosť výraznejšie zvýšiť efektivitu vlastného podnikania. Jedná sa o podporné činnosti, ktoré je potrebné zaistiť tak, aby primárny proces prebiehal čo najekonomickejšie. V praxi to znamená, že vedenie spoločnosti si stanoví základné činnosti, ktoré sú predmetom jej podnikania (core business) a ostatné činnosti prenechá facility managementu. Pre facility manažérov sú tieto podporné procesy ich hlavnou činnosťou a preto k nim pristupujú s maximálnym nasadením a profesionalitou. Vzhľadom k tomu, že ich zaisťujú v podstatne väčšom merítku než je obvyklé, dosahujú významné úspory, ktoré sa prejavujú vo výraznom znížení nákladov pre ich klientov a vo vyššej kvalite poskytovaných služieb. Podporné činnosti napomáhajú primárnym činnostiam tým, že obstarávajú vstupy, technológiu, pracovné sily a rozličné celopodnikové funkcie. • Obstarávateľská činnosť, obstarávanie chápeme ako nákup vstupov použitých v hodnotovom reťazci podniku, alebo ako kúpené vstupy samotné. Medzi kúpené vstupy patria suroviny, zásoby a iné položky, ale tiež základné prostriedky, ako strojné zariadenia, vybavenie laboratórií, kancelárske zariadenia a budovy. Obstaravateľská činnosť často preniká celým podnikom. V šírke tohto rozptylu zatieni často veľkosť skutočných celkových nákupov. To znamená, že mnohé nákupy sú len veľmi málo skúmané, a tak majú často široký dopad na celkové náklady podniku. Zlepšenie nákupných spôsobov a metód môžu podstatne ovplyvniť náklady a kvalitu kúpených vstupov a iných činností spojených s týmito vstupmi. • Technologický rozvoj, každá hodnototvorná činnosť má v sebe i technológiu, knowhow, výrobné postupy alebo je to technológia vložená do výrobných zariadení. Netýka sa výhradne technológií spojených s primárnou činnosťou, ale má mnoho podôb, od základného výskumu a návrhu výrobku až k výskumu reklamných prostriedkov, návrhu výrobného zariadenia a spôsobu práce v servisných službách. • Riadenie pracovných síl, zahrňuje činnosť týkajúcu sa náboru, prijímania, ďalšieho rozvoja a platov zamestnancov. K riadeniu pracovných síl dochádza v rôznych častiach podniku a široký rozptyl týchto činností môže viesť k navzájom si odporujúcim taktickým postupom. Riadenie pracovných síl má vplyv na konkurenčnú výhodu v podniku, lebo má svoju úlohu pri rozhodovaní o kvalifikácií a motivácií zamestnancov a o nákladoch na ich prijatie a výcvik. • Infraštruktúra podniku, zahrňuje generálne riaditeľstvo, plánovanie, financie, účtovníctvo, právne oddelenie, riadenie kvality. Na infraštruktúru podniku sa niekedy pozerá ako na ,,réžiu“, môže však byť zdrojom konkurenčnej výhody. Za hlavné oblasti, kde je implementovanie facility managementu nevyhnutné, sa považujú: • Priemyselné podniky • Štátne a finančné inštitúcie • Administratívne centrá • Obchodné centrá • Nemocnice, univerzity, školy • Armáda


ISSN 1336-7137

33


1/2006


Ide najmä o subjekty vlastniace nehnuteľnosti väčšie ako 10 000 m2, alebo subjekty vlastniace súbor nehnuteľností a prevádzok, kde efekt facility managementu je najmarkantnejší. V privátnej sfére sa už aj na Slovensku začínajú uplatňovať zásady facility managementu v praxi. Pokiaľ však hlavný predmet podnikania prináša vlastníkom nehnuteľností a výrobných prevádzok potrebný zisk, diskusiu o facility managemente, a teda o prípadných úsporách a z nich vyplývajúceho zvýšeného zisku, nepripúšťajú. V okamihu, keď hospodársky výsledok spoločnosti sa dostáva do červených čísel, začínajú skúmať možnosti úspor a tu niekde sa datujú začiatky facility managementu na Slovensku. Iné je to pri zahraničných investoroch prichádzajúcich na Slovensko. Súčasťou ich know-how je aj partnerská facility spoločnosť z krajiny pôvodu, s ktorou majú spoluprácu otestovanú a rozširujú iba jej horizont o výkon na území našej republiky. CIELE, ÚLOHY A PRÍNOSY FACILITY MANAGEMENTU Facility management má po celom svete mnoho rôznych definícií, ale všetky viac či menej modifikujú pôvodnú definíciu asociácie IFMA: Metóda, ako dokonale zladiť pracovné prostredie, pracovníkov a pracovné činnosti v organizácií. Zahrňuje v sebe princípy obchodnej administratívy, architektúry, humanitných a technických vied. Cieľom je posilniť tie procesy v organizácií, pomocou ktorých pracovisko a pracovníci podávajú najlepšie výkony a v konečnom dôsledku pozitívne prispievajú k ekonomickému rastu a celkovému úspechu organizácie. Ide o efektívne podporovanie hlavného výrobného programu spoločnosti. Hlavným dôvodom presadzovania facility managementu je snaha spoločností čo najlepšie uspieť v tvrdom boji s konkurenciou. V dynamickom prostredí je potrebné prijímať rýchle a správne rozhodnutia, a to na základe úplných a pravdivých informácií. V najvyspelejších štátoch (USA, Veľká Británia, Švédsko, Nemecko) má facility management trvalé miesto, garantuje zákazníkovi všetky procesy, ktoré nespadajú do jeho hlavnej činnosti. Medzi hlavné úlohy facility managementu patrí: • Strategické a taktické plánovanie výroby, vybavenia a údržby • Financovanie vybavenia a údržby • Správa nehnuteľností • Výstavba, rekonštrukcia • Stanovenie organizačných pravidiel a postupov • Priestorové plánovanie a inžiniering • Prevádzka budov, areálu a ich údržba Prínosy facility managementu: redukcia prevádzkových nákladov, zníženie priestorových nárokov, strategický prehľad pre plánovanie, spresnenie účtovníctva a inventarizácie, optimalizácia prostriedkov, presná adresnosť nákladov: • Redukcia prevádzkových nákladov, prínos, ktorý je pre klientov facility managementu jeden z najpodstatnejších. Na Slovensku všade tam, kde ešte nenastala dôsledná transformácia vlastníctva a nebol zrealizovaný personálny, resp. organizačný audit, je táto úspora najväčšia.


ISSN 1336-7137

34


1/2006


Príklad Finančná inštitúcia s celoslovenskou pôsobnosťou. V tejto spoločnosti je všetko tak decentralizované, že každé regionálne riaditeľstvo žije vlastným hospodárskym životom a kontrola a opodstatnenosť nákladov sa vymyká systémovej kontrole. Napríklad v meste, v ktorom je 6 pobočiek, každá má svojho správcu, každá má svojho údržbára, každá má iného dodávateľa materiálov, každá má inú strážnu službu, atď. V tomto meste aplikáciou zásad facility managementu je možné dosiahnuť zaujímavé úspory. Všetky pracovné miesta, ktoré nesúvisia s hlavným predmetom činností, sa zrušia a začnú sa zabezpečovať centralizovane prostredníctvom outsourcingu. Ak problémom bude existencia celoštátneho dodávateľa na všetky požadované dodávky, v tom prípade to môže byť regionálny centrálny dodávateľ. Ale nesporné je, že týmto spôsobom dosiahneme mzdovú úsporu, na ktorú nadväzujú ostatné úspory. Ide najmä o úsporu investícií na informačné technológie a softvér, autopark, atď. Takáto úspora je motivujúca, veď v určitých časových úsekoch je nevyhnutné modernizovať aj technologické vybavenie, ale aj dokupovať amortizované pracovné potreby. •

Zníženie priestorových nárokov, dôkladnou organizačnou a prevádzkovou analýzou nehnuteľností a prevádzok (analýza priestorov a plôch) a vplyvom redukcie zamestnancov je k dispozícií kancelárska plocha, resp. vhodné výrobné prevádzky na prenájom za komerčnú trhovú cenu. Keďže mnohé facility spoločnosti majú vo svojom core business aj realitnú činnosť, s vyhľadaním prípadného nájomcu by nemal byť problém.

•

Presná adresnosť nákladov, kvalitnou centrálnou evidenciou a zodpovedajúcim softvérovým vybavením môžeme presne sledovať adresnosť nákladov. Pre facility management je výhodný softvérový produkt, ktorý pokrýva správu a údržbu majetku, riadenie údržbárskych a servisných prác, pasportizáciu objektu, evidenciu majetku, riadenie dodávateľsko-odberateľských vzťahov, sledovanie platieb, vyhodnocovanie spotreby. Objektívne analyzujeme jednotlivé strediská, budovy, poschodia, priestory a to mesačne, ročne a prípadné nezrovnalosti je možné operatívne riešiť.

•

Optimalizácia prostriedkov a služieb, analýzou spotreby médií, služieb a prostriedkov často zistíme zbytočné plytvanie a neúmernú spotrebu. Skúsený facility manažér dokáže tieto nezrovnalosti identifikovať a ponúknuť varianty riešenia. Napríklad vyregulovanie a automatizácia vykurovacieho systému znamená 20 % úsporu spotreby tepla. Mnohé riešenia znamenajú v prvej etape určité investície, avšak celkovo prinesú úspory. Už vo fáze plánovania by sa malo počítať s tým, že nehnuteľnosť sa nebude užívať počas celej doby životnosti iba na jeden účel, je potrebné aby bola umožnená variabilita.

Presadzovanie facility managementu je proces, ktorý pozostáva z niekoľkých fáz. Prvou fázou je dôkladná analýza všetkých činností a procesov prebiehajúcich v danej organizácií. V druhej fáze sa tieto informácie vyhodnocujú a optimalizujú, výsledkom tejto optimalizácie je tretia fáza - projekt nasadenia s kompletným návrhom dátových tokov a procesov s napojením na CAFM (Computer Aided Facility Management) systém. CAFM systémy pracujú na princípe prepojenia grafických informácií s informačnými


ISSN 1336-7137

35


1/2006


alfanumerickými dátami. V praxi to napríklad znamená, že pôdorysné znázornenie miestnosti je priamo prepojené s databázou informácií o čísle, názve a funkcii miestnosti, s informáciou o pracovníkovi, ktorý v tejto miestnosti pracuje. Výhodou CAFM systému je komplexnosť, uživateľská prístupnosť a prehľadnosť, prepojenie s podnikovým účtovníctvom. Nevýhodou týchto systémov je cenovo náročné hardwarové vybavenie. V nasledujúcej štvrtej fáze sa sledujú prevádzkové náklady a piata fáza je hodnotiaca – vyhodnocujú sa úspory všetkého druhu za určité časové obdobie. POSTAVENIE FACILITY MANAŽÉRA A PERSPEKTÍVY FACILITY MANAGEMENTU Facility management môže byť dobrý iba vtedy, keď ho riadia kvalitní ľudia. Vo svete je vykonávaný prostredníctvom certifikovaného facility manažéra, certifikát vydáva IFMA a udeľuje titul CFM. Facility manažér je vo svete chápaný ako riadiaci pracovník, ktorý musí mať široké poznatky (technické, procesné, ekonomické, ekologické, psychologické a etické). V praxi existujú dve skupiny facility manažérov: • Facility manažér spoločnosti (Corporate Facility Manager). • Facility manažér dodávateľskej spoločnosti (u veľkých FM dodávateľov). Facility manažér spoločnosti je podrobne oboznámený s primárnym procesom vo svojej spoločnosti (často je členom vedenia – alebo by ním mal byť!), je oboznamovaný s požiadavkami zamestnancov, pozná vstupy, výstupy, požiadavky na jednotlivé zariadenia. Jeho činnosť by sa mala sústrediť na koncepciu, stratégiu, plánovanie, kontrolu a vyhodnocovanie. Podnikový facility manažér je garantom bezchybného chodu podporných činností v spoločnosti. Facility manažér dodávateľskej spoločnosti nemôže byť podrobne oboznamovaný so všetkými detailami primárneho procesu svojho klienta, ale musí ho poznať natoľko, aby mohol bezchybne zaisťovať podporu tohto procesu. Jeho priorita je viac v prevádzke a v strednodobom a krátkodobom plánovaní. Facility manažér dodávateľa by mal neustále sledovať kvalitu svojej dodávky a hľadať možnosti ako túto kvalitu zvýšiť, alebo ako inovovať dodávku. Vstupom do spoločnosti sa zrealizuje analýza všetkých procesov a navrhne optimálne riešenie. Je potrebné posúdiť, kde je výhodné činnosti vykonávať vlastnými zamestnancami a v ktorom prípade je vhodný nákup služby od externého dodávateľa. Hlavnými kritériami sú kvalita, jednoduchosť procesu a minimalizácia nákladov. Výsledkom sú organizačné zmeny s priamym ekonomickým efektom. Oblasti • • • • • • • •

kompetencií facility manažéra: plánovanie a management projektov financie správa nehnuteľností ľudské faktory a faktory prostredia prevádzka a údržba technických systémov funkcie zariadenia kontrola kvality a inovácia komunikácia

Facility manažér je vo vedení spoločnosti zodpovedný za bezchybný chod podporných činností. Hlavnou náplňou činnosti facility manažéra je stratégia, dlhodobá a strednodobá koncepcia a plánovanie podporných činností.


ISSN 1336-7137

36


1/2006


Facility manažér je u nás nová profesia. Doposiaľ boli vedúcimi prevádzky prevažne technici. Nová profesia však kladie dôraz viac na riadiace schopnosti než na technickú úroveň. Facility manažér musí vedieť plánovať, koordinovať, dodržiavať naplánované činnosti a ich náklady. U nás je vnímanie podporných činností ešte stále zamerané na prevádzkovú oblasť. Hlavná sila facility managementu však spočíva v zmene chápania podporných procesov. Prínosom facility managementu je predovšetkým transparentnosť nákladov a využitie potenciálu objektu. Facility management je dnes možné nasadiť prakticky vo všetkých oblastiach hospodárstva. Hlavný profit zo zavedenia facility managementu je v znížení základných nákladov. Svetové štúdie IFMA poukazujú až na 30% úsporu prevádzkových nákladov po zavedení facility management systému. Ďalej je to zvýšenie výkonnosti, skvalitnenie kontroly, lepšie využitie zdrojov, skvalitnenie servisov a služieb, v jednoduchšej a rýchlejšej komunikácií a vo vyššej spokojnosti partnerov a zákazníkov. Najdôležitejšie pre zavedenie FM je: • získanie rešpektu u vedúcich manažérov spoločnosti. Pokiaľ najvyššie managementy spoločnosti nebudú chápať, čo im facility management môže priniesť za úspory a neprizvú ho do svojho stredu, do tej doby bude facility management chápaný ako lepšia „správa budov“, • rozšíriť počty vyštudovaných facility manažérov. Naše školstvo musí zaradiť facility management do učebných plánov (na technickom a ekonomickom smere). Na renomovaných svetových univerzitách existujú katedry facility managementu a facility manažéri sú váženými odborníkmi, • zabudovať princípy facility managementu do našej legislatívy, zákonov a predpisov. ZÁVER Globalizácia spoločnosti napomáha rozvoju facility managementu. Denne sa stráca veľká suma peňazí na podporné činnosti. Začať s nápravou zhora je vylúčené. Začať sa musí odspodu od každého podniku. Uplatnenie facility managementu v podnikoch umožňuje znižovanie nákladov. Facility management je chápaný ako efektívne riadenie všetkých podporných činností, ktoré sú v podniku potrebné, aby sa podnik mohol venovať svojej hlavnej činnosti, ktorá ho živí. Prečo sa facility management na Slovensku uplatňuje pomaly, spočíva podľa môjho názoru v tom, že podniky nemajú potrebné informácie a predovšetkým vôbec netušia, aké sú konkrétne náklady na výkon jednotlivých činností. Skutočnosť je taká, že všetky činnosti, potrebné k chodu podniku, sú väčšinou nejako vykonávané, ale nie sú riadené spôsobom, ktorý by bol porovnateľný s riadením samotného businessu. Nemajú vlastnú stratégiu, vlastné rozpočty, vlastný business plán. Často sa ani spoločnosť s informáciami o nich nestretáva. Pritom nejde o malé peniaze. Napríklad v podniku, kde obrat dosahuje štyri až päť miliárd, sú fixné náklady približne miliarda a polovica týchto nákladov preteká činnosťami spojenými s chodom podniku. I napriek tomu, že nejde o zanedbateľnú čiastku, nie je facility managementu venovaná taká pozornosť, akú by si zaslúžil. Facility management je spôsob riadenia podporných činností, ktorý svojou profesionalitou v tejto oblasti prináša úspory a umožňuje podniku sústrediť sa na hlavný predmet podnikania a rozvíjať svoju konkurenčnú schopnosť.


ISSN 1336-7137

37


1/2006


LITERATÚRA 1. 2. 3. 4.

VYSKOČIL,V. K. - ŠTRUP,O.: Podpůrné procesy a snižování režijních nákladů. Facility management. PRAHA: Professional Publishing, 2003. LEDNICKÝ,V.: Facility management. In: Sborník výzkumných prací Ústavu malého a středního podnikání-díl 7, Slezská univerzita v Opavě, 2002. VYSKOČIL,V. K.: Proč zavádět Facility management? In: Sborník výzkumných prácí Ústavu malého a středního podnikání-díl 7, Slezská univerzita v Opavě, 2002. HAMMER,M.: Agenda 21, co musí každý podnik udělat pro úspěch v 21. století. PRAHA: Management Press, 2002.

INFORMÁCIE O AUTORKE Ing. Daniela Chorváthová Ekonomická univerzita v Bratislave, Fakulta podnikového manažmentu, Dolnozemská cesta 1/b, Sk-852 35 Bratislava, tel.: +421 267 295 632, mail: [email protected]


ISSN 1336-7137

38

2006

Recommend Documents